LA CONTABILIDAD, EL SISTEMA CONTABLE Y LAS TEORIAS DE LA

INFORMACION

P R E S E N TA D O P O R :

AN D R E S F E L I P E M E D I N A AR I Z A

U N I V E R S I D A D D E L A C O S TA – C U C

FA C U LTA D C I E N C I A S E C O N O M I C A S

P R O G R A M A C O N TA D U R I A P Ú B L I C A

V S E M E S T R E

2 0 1 3

Concepto de contabilidad

La contabilidad, es una herramienta que nos permite el registro y control de todas las

operaciones que se realizan en una empresa.

La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa

información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de

tomar las decisiones”. Es por eso que se dice que la contabilidad reflejada en sus

estados, es una radiografía de la realidad de la empresa.

Función de la contabilidad

La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal función es suministrar, cuando searequerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, delas operaciones realizadas por un ente público o privado.

Además de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, lasoperaciones y los hechos económicos.

Evolución de la contabilidad y sus

principales aportes.

La contabilidad siempre ha existido a través de la historia, y así ha pasado por todas las etapas de

la evolución de la civilizaciones, se puede distinguir que se empleaban técnicas contables que se

derivan del intercambio comercial de los bienes que se producían.

Es así como la contabilidad a divagado por la historia, potenciándose, hasta volverse una de las

herramientas esenciales en mundo empresarial, ya que no llevar una buena contabilidad puede

ser el principio del fin de una empresa.

La contabilidad hacia el siglo XXI se encuentra influenciada por tres variables denominadas de la

siguiente manera:

Tecnología.

Complejidad y globalización de los negocios.

Formación y educación.

Concepto de sistema de Información

contable

Para la importancia de nuestra profesión como Contadores Públicos debemos dirigirnos a la norma para

entender el alance de la de el sistema de información contable entonces en el Artículo 3º del Decreto

reglamentario 2649/93 así:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico.

Predecir flujos de efectivo

Apoyar a los administradores en la alineación, organización y dirección de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito

Artículo 4º. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

A La información contable se le puede clasificar en dos grandes categorías, y estas son:

La contabilidad financiera o la contabilidad externa

La contabilidad de costos o contabilidad interna.

“ La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no

participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los

proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta contabilidad permite obtener

información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de

la empresa ”.

“ La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el

grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de

decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele

difundirse al público ”.

El propósito primordial de la recolección de información contable es suministrar todos los dato adecuados del

estado financiero sobre una empresa. Para los encargados de tomar la decisiones econo-administrativas

necesitan de esa información ara así poder ejecutar planes y ejercer el respectivo control de las actividades de

la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

Para cumplir con los objetivos y cualidades de la información contable, al sistema contable tradicional

(información financiera) se le integran nuevos componentes que permitan evaluar la gestión de los

administradores, ejercer el control sobre las operaciones del ente económico y cumplir con las cualidades de la

información contable, todo esto bajo una visión holística (totalizadora) enmarcada en la era de la información y

un mundo globalizado (mercado).

Propósito y naturaleza de la información

contable

Control: cuando se maneja un buen sistema de contabilidad le da a la parte administrativa

un mayor control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los

métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus

activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la modelo de compatibilidad

cuando manipula sin inconvenientes con la estructura, el personal, y las características

especiales de un negocio en particular.

Características de un sistema de información contable efectivo

LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN

LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Antecedentes de la teoría general de sistemas

En el siglo XVII la ciencia deja bastante atrás a la filosofía en el propósito de explicar la naturaleza que

nos rodea.

Al filósofo alemán George Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831) se le atribuyen las siguientes ideas:

El todo es más que la suma de sus partes (Sinergia).

El todo determina la naturaleza de las partes.

Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo. n Las partes están

dinámicamente interrelacionadas o son independientes.

A finales del siglo XIX los biólogos vitalistas trataban de explicar muchas características de los procesos

vivientes que los científicos físicos no podían explicar.

En el siglo XIX los físicos y matemáticos estudiaron la eficiencia de los motores térmicos para explicar

porque estos no se podían aprovechar al 100% y surgió el concepto de energía útil. Aparece el

concepto de entropía derivado de las leyes de la termodinámica.

Antecedentes de la teoría general de sistemas

A principios del siglo XX la física Newtoniana (que explicaba el Universo como un mecanismogigantesco que obedecía a las leyes determinísticas del movimiento) decaía al no poder tratar conmás complejidades. El método del análisis de desintegración se volvió eficaz para explicar lacomplejidad del hombre (su cuerpo, cultura, sistema social, sistema cultural, sistema económico).

En 1956 Ross W. Ashby desarrollo los conceptos de cibernética, autorregulación y autodirecciónalrededor de las ideas de Wiener y Shannon. Buolding subrayó la necesidad de un “cuerpo deconstructores sistemáticos que pudiera estudiar las relaciones generales del mundo empírico”, y dijo,esto es cuestión de la teoría general de sistemas.

En 1966 Rapoport percibe la teoría general de sistemas como una metodología, más que una teoría,en el sentido científico de la palabra.

Sistemas de información contable

El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones

de sistema:

SISTEMA ABIERTO: El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas al

medio, de tal forma que está intercambiando flujos de entrada y/o salida con el

medio o entorno.

SISTEMA CIBERNÉTICO: El sistema toma de sus salidas entradas, en forma

de retroalimentación (feed back), con el objetivo de autorregularse y

equilibrarse a las condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas

generadoras de entropía (desorden), a través de procesos de homestoasis

(ajustes) que permiten generar la negentropía (orden) necesaria para que el

sistema se equilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o

internamente.

Elementos del sistema de información contable

LOS ELEMENTOS DE ENTRADA

Un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware, software y

comunicaciones), los datos contables, los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas

internacionales de contabilidad, los procedimientos establecidos por los organismos de control autorizados

para expedir normatividad contable, los procedimientos propios de la unidad económica, el personal y los

recursos económicos, materiales, maquinaria, medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos no

financieros y datos del entorno.

LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN

Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de

conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior.

Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientos contables, que hacen la labor de

conversión sobre esos datos, para transformarlos y agruparlos en información financiera. Igual ocurre con los

otros subsistemas de información que integran el sistema de información gerencial que procesan los datos no

financieros y del entorno que permiten evaluar la gestión de los administradores y ejercer control sobre las

operaciones.

LOS ELEMENTOS DE SALIDA

Son los informes financieros (estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y

cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema de información

gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable (desde la transacción hasta el

informe – estado financiero en que aparece), el proceso administrativo (planear, hacer, controlar y

actuar) y las operaciones de la empresa (las actividades relacionadas con la obtención de los

productos que permitirán el cumplimiento de los objetivos de la organización).

EL MEDIO

El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte del entorno

económico en el que se desenvuelva

la organización (teniendo en cuenta un mercado globalizado cuya dinámica es de constante cambio),

además las entidades gubernamentales de control y vigilancia y las entidades privadas tales como:

Junta Central de Contadores, Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Contaduría General de la

Nación, Superbancaria, Supervalores, Supersociedades, Dancoop, Supersalud, Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales, etc.

LA VISIÓN

Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde se visualiza la organización en el futuro, es

una meta ambiciosa pero verosímil y asequible.

Elementos del sistema de información

contable

LOS OBJETIVOS

Estos deben estar orientados al logro de la misión, y esta a su vez se instrumenta para el

logro de la visión.

Los objetivos se clasifican en:

Internos: También llamados institucionales, están orientados al uso eficiente de los

recursos que consumen los productos y/o servicios que se producen, se controlan con

indicadores de eficiencia.

Externos: También llamados sociales, están orientados a cumplir con los atributos del

producto y/o servicio que espera el cliente, se controlan con indicadores de eficacia y

efectividad.

LA SINERGIA

El sistema de información adquiere una dimensión diferente al integrar como sus

elementos componentes al sistema de información financiera contable (tradicional) y al

sistema de información gerencial (toma de decisiones), de esta forma se hace frente a la

entropía (desorden) generando la información para lo toma de decisiones cumpliendo con

los objetivos y cualidades que la información contable debe tener.

Elementos del sistema de información contable

Elementos del sistema de información

contable

LA ENTROPÍA

Entendida como el desorden, contraria al orden (orden = información = negentropía. Cuando

un sistema no tiene actividad, es por que ha alcanzado su máximo nivel de desorden y se

dice que tiene bajo contenido de información. Un sistema con bajo contenido de información

es un sistema entrópico, un sistema con alto contenido de información es negentrópico.

LA NEGENTROPÍA

(Orden = información = negentropía), entendida como el orden (Información). La

negentropía la genera la organización con una actualización constante de la normatividad, el

uso de tecnologías adecuadas, personal capacitado, procedimientos adecuados a las

funciones que realiza organización, de tal forma que sé de armonía a todos los elementos

involucrados en la preparación de la información y monitoreo constante del medio.

El concepto de negentropía parte del mismo concepto de entropía, que al multiplicarla

matemáticamente por menos uno (-1) nos da la misma cantidad pero con su signo

matemático contrario, veamos:

ENTROPÍA = DESOREN

ENTROPÍA * -1 = DESOREN * -1

- ENTROPÍA = -DESORDEN

NEGENTROPÍA = ORDEN

LA RETROALIMENTACIÓN (FEED BACK)

La retroalimentación se da como producto o resultado de la evaluación que se hace da la

información de salida que produce el sistema, esta evaluación permite observar si la

organización está cumpliendo con los objetivos y cualidades que el medio le establecen, de

no cumplirlos, se debe proceder a establecer cuales son las causas que originan las

distorsiones o desviaciones y emprender un plan de ajuste en la organización para que se

supere el problema y la organización vista como un sistema vuelva a equilibrarse.

Elementos del sistema de información contable

Elementos del sistema de información contable

LA HOMEOSTASIS

Procesos de ajuste que se realizan al interior de la organización con el objetivo de equilibrarse o

autorregularse cuando no se está cumpliendo con los objetivos, estos procesos se dan como

resultado de los procesos de retroalimentación. Son los departamentos de control encargados de

evaluar la información que produce el sistema, los responsables de dar la alerta cuando el

sistema se esté desviando de sus objetivos.

LOS FLUJOS

Son los datos que entran al sistema y que fluyen hasta convertirse en salidas en forma de

información, estos datos se capturan en formatos y se originan cada vez que se realizan

transacciones económicas entre las organizaciones dentro de una economía o entre economías

diferentes o cada vez que suceden eventos no financieros que se están midiendo con el objetivo

de controlar la empresa. Los datos son el principal suministro de los sistemas de información.

LOS ATRIBUTOS

Son los posibles valores que puede tomar cada uno de los campos del registro que conforma el

flujo.

LOS PROCEDIMIENTOS. Las funciones se apoyan en los procedimientos, cuando un

procedimiento involucra una transacción se produce un flujo de datos para el sistema de

información gerencial.

LA INFORMACION CONTABLE Y LAS

TEORIAS DE INFORMACION

Esta teoría fue Desarrollada por C.E. Shannon y W. Weaver.

La sintaxis se refiere a la teoría matemática de la información también

llamada teoría métrica de la información o teoría sintáctica de la

información.

Esta teoría no se ocupa del contenido semántico del conjunto de

mensajes, del cual selecciona uno para trasmitirlo, sino que centra su

atención en las señales que son transmitidas independiente de su

significado.

La sintaxis se abstrae de todo contenido semántico y pone su atención

en cómo se forman y transforman los signos.

De lo anterior podemos inferir que esta teoría no explica la naturaleza de la

información contable, ya que la teoría sintáctica de la información, estuvo

construida a partir de la teoría de la comunicación relacionada con el

intercambio de mensajes y se fundamenta en la probabilidad de aparición de

una unidad elemental portadora de informaciónes.

Teoría sintáctica de la información

Debido a las limitaciones que tiene la teoría matemática de la información al no

tener en cuenta el contenido de los símbolos, sino únicamente la frecuencia con

la que estos pueden ocurrir, y que sus resultados y terminología se aplican en el

campo de las comunicaciones, en donde el término información tiene un sentido

semántico asignado, hubo necesidad de desarrollar una teoría semántica de la

información, esta teoría ha sido desarrollada con base a la lógica inductiva de

probabilidades propuesta.

La teoría semántica de la información, no manifiesta la naturaleza de la

información contable; pero los interpreta desde la lógica proposicional clásica

donde el significado de las preposiciones solo puede ser verdadero o falso y deja

de lado el significado de los enunciados desde el contexto y la intención del

sujeto, este significado desde el contexto y la intención del sujeto es lo que

interesa a la información contable, ya el significado de los enunciados contables

adquiere sentido desde el contexto social, político y cultural donde se encuentre

el sujeto que los interpreta.

Teoría semántica de la información

Se entiende la información como una cualidad secundaria de los objetos la cual

es producida por los sujetos a partir de las propiedades presentes en esos

objetos. Lo anterior significa que la información es el producto de una síntesis

de propiedades reales de los objetos (elementos objetivos) y la actividad del

sujeto (elementos subjetivos).

Las estructuras que utiliza el sujeto para estructurar esas propiedades objetivas

se encuentran condicionadas por el desarrollo psicogenético y el contexto

social, político, histórico y cultural en el que vive el sujeto.

Ese paso del símbolo a la información, es una actividad que se realiza y se repite

cada vez que se lleva a cabo la estructuración de los datos por diferentes sujetos o

por el mismo sujeto, pero cada vez dando como resultado más o menos el mismo

producto, sino se conocen las reglas de estructuración para que esos símbolos nos

lleven al mundo de la información, el informe contable puede estar allí enfrente de

nosotros y no decirnos nada. El hombre se pone en contacto con el mundo de la

información a través de los objetos sensibles, pero a la contabilidad le interesan

ciertos objetos específicos, creados específicamente para conectar al mundo de la

información contable.

Teoría pragmática de la información

La física ha aportado una medida cuantitativa del desorden para

describir el grado de desorganización que tiene un sistema, esta

medida ha recibido el nombre de entropía, y se define como una

medida del grado de desorden en un sistema.

Aporta un concepto importante, y es que los sistemas deben generar

una fuerza igual y contraria a la entropía para contrarrestar su efecto

degradativo, y esta fuerza es la neguentropía a la que aquí se le llama

información.

Teoría Neguentrópica de la

información

Conclusiones

La contabilidad es de gran primacía ya que esta se maneja en todas la esferas de la sociedad. Las

empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras,

Para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los

servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter

legal.

Es por eso que el hombre desde tiempos antiguos se ha obstinado en llevar un control profundo de

todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes

empresas. Por consiguiente, este siempre esta en pro de buscar una continua evolución en ese

ámbito.

Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen

información de los estados econoicos de la empresa, sino como aquellos que producen

información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los

procesos oportunamente.

Los encargados de tomar decisiones deben entender que la información contable no sólo sirve para

presentar unos resultados a los socios y a las entidades de control y vigilancia del Estado. sino que

de decisiones deben ser conscientes que la información contable suministrada por un sistema de

información contable tradicional, es sólo una parte de la información requerida, ya que esta

información es muy limitada como se vio en el anterior párrafo, que se deben diseñar sistemas de

información contables que trasciendan a lo gerencial para poder lograr evaluar la gestión del

administrador y la eficiencia, eficacia y efectividad de las operaciones que constituyen la clave para

el logro de los objetivos de la organización a través de sus productos.

Por último, podemos decir que ninguna de las siguientes teorías explican la naturaleza de la informacióncontable ya que, La teoría sintáctica proporciona la característica cuantitativa del concepto de la información;La teoría semántica tiene en cuenta el significado de los enunciados pero se fundamenta en la lógicaproporcional clásica y deja al lado el contexto e intención del sujeto; La teoría neguentrópica solo nos aportaque se define como una medida del grado de organización de un sistema.

Pero la teoría Pragmática si explica la naturaleza de la información contable, ya que el hombre en su vidacotidiana se pone en contacto con el mundo de la información a través de los objetos sensibles, pero a lacontabilidad le interesan ciertos objetos específicos, creados específicamente para conectar con el mundo dela información contable, y son estos objetos precisamente los que le permiten al hombre abandonar laontología de primer nivel que trabaja con objetos concretos, tangibles e individuales, y pasar a trabajar conentes más abstractos y elaborados como lo es la información contable

Bibliografía

o BARKER, Richard. El Modelo Entidad relación: Case * Method.

Massachusetts: Addison – Wesley Publishing, 1990. 241 P. ISBN: 0-

201-60111-7.

o JOSAR, Cristina. La Contabilidad y el Sistema Contable. Maracaibo,

Estado Zulia.

o BRIMSON, James A. Contabilidad por Actividades. México: Prentice

Hall, 1998. 256 P. ISBN: 970-15-0214-0.

o LEGIS. Reglamento General de la Contabilidad (Decreto

reglamentario 2649/93) y PUC para comerciantes: Legis Editores

S.A., 1999. 399 P. ISBN: 0124-0315.

o EDWARDS, Chris; WARD, John y BYTHEWAY, Andy.

Fundamentos de Sistemas de Información 2a. ed. Madrid: Ed

Prentice Hall, 1998. 240 P. ISBN:84-8322-013-X.