La organización en la empresa

La empresa

La empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es múltiple. Desde el punto de vista económico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene límites y los fines han de tenerlos.

Existen, además, otras finalidades, aparte del lucro, que mueven a la creación de empresas, como, por ejemplo: el auto- empleo, fines sociales (creación y mantenimiento del empleo y la riqueza para determinadas capas de la población o regiones), prestación de servicios a los ciudadanos (empresas municipales de servicios, como el transporte o la limpieza viaria), etcétera

La empresa

El Diccionario de la Real Academia Española define la empresa como: «Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción, y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios generalmente con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad»

Las empresas obtienen productos (bienes y servicios) a partir de los factores productivos (trabajo, capital y materias primas) que intercambian en el mercado, bien por otros productos o bien por dinero

De diversas definiciones se deduce que la empresa tiene un componente jurídico, uno económico y un componente que se desenvuelve dentro del campo de las organizaciones

El componente jurídico centra el marco de derecho sobre el que la empresa ha de crearse y funcionar en la sociedad.

La empresa es, a su vez, uno de los elementos más importantes para las economías de los países, tanto en lo macroeconómico como en lo microeconómico.

Las actividades empresariales están sometidas a un riesgo claro: un particular o un grupo de personas o instituciones ha de invertir su capital para su puesta en marcha. Por ello, su finalidad es conseguir beneficios. La organización, tanto financiera como productiva y administrativa, se convierte en un elemento clave para intentar lograr la maximización de beneficios

La empresa combina elementos productivos, decisorios, financieros y organizativos para convertir un input en un output

Fig. La empresa.

Elementos de la empresa

La creación de una empresa supone tener que pensar acerca de los instrumentos necesarios para que la actividad planeada pueda desarrollarse. Las teorías clásicas sobre la empresa nos hablan de la existencia de tres elementos esenciales para ello:

Tierra Capital Trabajo

EL capital.: Se denomina así al conjunto de bienes o derechos que la empresa tiene y que se incluyen dentro de su patrimonio. El capital está formado tanto por los bienes inmuebles (fincas, solares, edificios, naves) como por los bienes muebles.

Mención relevante precisa, dentro del capital, la llamada Propiedad Industrial. Según Rodrigo Uría, la Propiedad Industrial engloba:

El nombre comercial. Identifica al empresario o empresa que ejerce una actividad empresarial

La marca. Es el signo o medio que distingue los productos de una empresa en el mercado. La marca puede registrarse en el Registro de la Propiedad Industrial.

La patente. Es un derecho de uso y explotación que tiene un particular o empresa sobre un invento. La legislación española establece como requisito imprescindible para el disfrute de este derecho la inscripción del invento en el Registro de la Propiedad Industrial

A estos factores productivos hemos de añadir otros dos que se consideran esenciales, y que son los clientes y los proveedores. Los clientes son las personas físicas o jurídicas que compran los productos de la empresa. Los proveedores son las personas físicas o jurídicas que suministran a la misma los bienes o servicios que son imprescindibles para que la actividad empresarial pueda desarrollarse.

La clasificación de las empresas

La clasificación de las empresas no es una tarea fácil en la actualidad, por varios motivos: existe un número inmenso de organizaciones de este tipo; las actividades a las que se dedican son variadísimas; también son muy variadas sus estructuras organizativas y productivas; pueden tomar tamaños y formas jurídicas muy distintas; existen fines y objetivos innumerables; y como vemos, los criterios de clasificación tampoco facilitan la tarea.

Aun así, existen clasificaciones que se centra en el análisis sobre los tipos de empresas más habituales con las que los trabajadores pueden encontrarse al incorporarse al mundo laboral

a) Tipología de empresas

Los criterios de clasificación de las empresas que vamos a estudiar serán los siguientes:

•El tamaño.• La propiedad del capital.• El coste de la producción.• El ámbito geográfico de desarrollo de la actividad.• El sector económico.• El número de productos o servicios que constituyen su objeto.• El nivel de delegación en la toma de decisiones.

En función del número de trabajadores, se diferencia entre:

Según su tamaño

Algunas de las clasificaciones sobre las empresas utilizan este criterio para distinguir unas organizaciones de otras. En realidad, se pueden usar parámetros muy diferentes para medir el tamaño de las empresas.

Microempresas. Su plantilla está formada por un número de trabajadores comprendido entre uno y cinco.

Pequeñas empresas. Tienen de seis a 50 trabajadores.

Empresas medianas. Cuentan con un número de trabajadores que está comprendido entre 51 y 500.

Grandes empresas. Cuentan con más de 500 trabajadores.

Recordar que son valores estimados

para hablar teóricamente,

valores reales varían de acuerdo a las legislaciones de

cada país

Otros criterios combinan varios parámetros, como número de trabajadores, activo y cifra de negocios.

Fuente : http://www.consejoconsultivoemt.cl/wp-content/uploads/2014/09/Boletin-Clasificacion-de-Empresas-por-Tama%C3%B1o-Estatuto-Pyme.pdf

¿ Y en ?

Clasificación de las empresas de menor tamaño en el mundo (EMT)

Empresa de Menor Tamaño (EMT),

Según la propiedad del capital

Cuando el capital para la creación de la empresa se aporta y está en manos privadas, estamos ante una empresa privada.

Si todo o parte del capital empresarial es propiedad del Estado, se dice que estamos ante una empresa pública.

Empresas mixtas son aquellas en las que el capital es en parte privado y en parte público.

El Estado suele crear empresas con dos finalidades:

Una de carácter mercantilista. A través de algunas de sus empresas se presenta en el mercado con el fin de competir y obtener beneficios.

En otras ocasiones busca cubrir necesidades básicas de la población

Según el coste de la producción respecto al valor del artículo

Aurelio Abancens López, en su obra Organización EmpreSarial (Volumen I. Editorial Donostiarra. San Sebastián, 1994), distingue entre empresas de:

• Capital intensivo.• Material intensivo.• Mano de obra intensiva.

El valor de la maquinaria, de la materia prima y de la mano de obra, respectivamente, representa un coste muy grande con relación al valor del artículo producido

Según el ámbito geográfico de su actividad

• Empresas locales. Desarrollan sus actividades en un ámbito geográfico inferior al nacional.

• Empresas nacionales. Ejercen su actividad en todo el territorio de una nación o Estado.

• Empresas internacionales. El ámbito geográfico de su actividad supera las fronteras nacionales.

Según el sector económico al que pertenecen

Empresas del sector primario. Son empresas cuya actividad principal se relaciona con la extracción de materia prima. Se incluyen aquí las dedicadas a la agricultura, ganadería, silvicultura, pesca y minería

Empresas del sector secundario. Su actividad principal es la transformación de las materias primas. Un ejemplo clásico es la industria siderometalúrgica.

Empresas del sector terciario. La actividad de estas empresas se centra en la prestación de servicios.

Empresas del sector cuaternario. Por la importancia de las constructoras, algunos autores las incluyen aquí.

Según el número de bienes que producen o servicios que prestan

Empresas monoproductoras. Se dedican a producir un único bien o servicio.

Empresas multiproductoras. Producen más de un bien o servicio

Según la delegación existente en la toma de decisiones

Empresas centralizadas. Son aquellas que con- centran la toma de sus decisiones en algún o algunos órganos.

Empresas descentralizadas. Son aquellas que reparten la capacidad para la toma de decisiones entre diversos órganos de diferentes niveles jerárquicos

b) Clasificación de las empresas según su forma jurídica

La clasificación de las empresas según la forma jurídica que adoptan es uno de los criterios de clasificación más usuales

Se diferencian dos grandes grupos: por un lado se agrupan las empresas individuales y, por otro, las empresas con forma societaria

Chile

b) Clasificación de las empresas según su forma jurídica

Tipos de asociaciones entre empresarios

Las asociaciones entre empresarios sirven para agrupar competencias y recursos de dos o más personas, de tal modo de coordinar acciones comunes. En otras palabras, las asociaciones permiten superar las limitaciones individuales para mejorar la productividad y la competencia.

Existen tres formas de asociarse:

Asociaciones gremiales.Cooperativas.Sociedades comerciales.

Las cooperativas son asociaciones de ayuda mutua para mejorar la calidad de vida de sus miembros. Las cooperativas buscan constituir mutualidades, fondos y servicios, mejorar la productividad y la competencia, suplir necesidades y conseguir aspiraciones económicas, sociales y culturales.Según los intereses y necesidades de sus miembros, las cooperativas pueden ser:

Cooperativas de trabajo:Agrícolas.Campesinas.Pesqueras.

Cooperativas

Cooperativas de servicios:Abastecimiento y distribución de energía eléctrica.Abastecimiento y distribución de agua potable.De vivienda.De ahorro y crédito.De consumo.

Las sociedades comerciales son organizaciones con personalidad jurídica distinta a la de los socios y son creadas para ganar dinero (con fines de lucro).Todas son formadas solemnemente; es decir, se crean por escritura pública, con un extracto inscrito en el registro de comercio y publicado en el Diario Oficial.

Sociedades comerciales

CONCEPTOS BÁSICOS ANTES DE DEFINIR CLASIFICACIÓN DE UNA EMPRESA

PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA

¿Qué es una persona natural?

Es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal. En estos casos la persona asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la Empresa, incluyendo las deudas generadas por esta Actividad Comercial

Una persona natural puede realizar actividades comerciales bajo la figura de la Empresa Unipersonal.

EMPRESARIO INDIVIDUAL

Un “empresario individual” es una entidad integrada por el capital, dedicada a actividades industriales, mercantiles, y no esta organizada como una persona jurídica, si no que se encuentra formada por una sola persona natural, es decir, se trata de una empresa individual, empresa unipersonal.

Desde el punto tributario, son actividades que están clasificadas en el comercio. Tributan en la 1° Categoría, en base a rentas efectivas.La responsabilidad del empresario individual es ilimitada, puede llegar a responder con sus bienes personales de las obligaciones o deudas contraídas por la empres

¿ Qué es una persona jurídica?

Es aquella en la cual la Empresa constituida como persona jurídica asume todos los derechos y obligaciones y no el dueño de esta. En este caso la empresa tiene su propio Rut e implica que las deudas y obligaciones contraídas por la empresa se limitan sólo a los bienes que ésta tiene a su nombre. Puede ser formada por una o más personas.

Personalidad jurídica:

A este respecto el Art. 2053 Inc. 2° C.C. Expresa: "La sociedad forma una persona jurídica distinta de los socios que la componen individualmente considerados“

Esto permite que las sociedades puedan participar en negocios de gran envergadura, porque van a tener todos los atributos de la personalidad radicados en ella.

Hay muchos tipos de sociedades y se encuentran dispersas en nuestra legislación, a saber:

• En el Código Civil.• En el Código de Comercio.• En la ley Nº 18.046 "Sobre Sociedades Anónimas".• En la ley Nº 13.918• Las reglas comunes están en el Código Civil, se refiere a las sociedades como contrato general.• El Código de Comercio trata en forma particular la Sociedad Colectiva Comercial y la Sociedad en Comandita.• En leyes especiales se tratan las Sociedades Anónimas y las Sociedades de responsabilidad limitada.

Legislación en Chile

Características de las sociedades

- Es una persona jurídica distinta a los socios, por lo que tiene un nombre y rut distinto. - Conformada por el capital de los socios, que puede ser dinero, bienes o incluso su trabajo. - Tiene patrimonio propio, distinto al personal de los socios. -Se constituye para crear negocios.

- Sirve para proteger el patrimonio personal de los socios

Tipos de sociedades:

Existen tres tipos de sociedades que son las más utilizadas en nuestro país: la Sociedad Anónima, la Sociedad de Responsabilidad Limitada y la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)

Conocida como EIRL, es un tipo de organización que se conforma siempre por un solo individuo y es de carácter comercial. La administración le corresponde al empresario(a) individual, el que puede otorgar poderes a otras personas para que representen a la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada y firmen los contratos que sean necesarios para operar a su nombre. La responsabilidad del empresario o empresaria queda limitada al monto del aporte que hace a su empresa.

¿Qué es una Sociedad?Una Sociedad es un contrato en que dos o más personas se unen o asocian para desarrollar una actividad determinada. En este tipo de organización los socios/socias se reparten las ganancias y asumen los riesgos o pérdidas en conjunto, en proporción a sus aportes o en la forma que determinen los Estatutos de la Sociedad.

Art. 2053 del Código Civil

Sociedad Anónima

Es una persona jurídica conformada por accionistas que reúnen un capital común. Cada socio accionista responde hasta el monto de dinero que aportó, lo que implica que la responsabilidad es limitada. Las sociedades anónimas son administradas por un directorio que debe tener como mínimo tres miembros, que a su vez deben elegir un gerente y un presidente. Se caracterizan además porque las decisiones se toman por mayoría, es decir a través de la votación de todos los socios que la conforman.

Existen dos tipos de sociedades anónimas:

- Abiertas: corresponden a aquéllas donde se hace oferta pública de sus acciones y transan en la Bolsa. Deben inscribirse en el Registro Nacional de Valores y están sometidas a la fiscalización de la Superintendencia de Valores y Seguros.Deben tener 500 o más accionistas (el número de socios es ilimitado), lo cuales tienen una responsabilidad limitada al monto de sus acciones.

- Cerradas: En este caso la responsabilidad de los socios también es limitada, pero no están reguladas por la Superintendencia de Valores y Seguros

Sociedad de Responsabilidad Limitada

Es una sociedad que se caracteriza porque los socios responden limitadamente por el monto de capital que aportan. Puede tener entre 2 y 50 socios, y en el caso de superar este máximo, pasa a convertirse en una sociedad colectiva con responsabilidad ilimitada. Teóricamente y a diferencia de la sociedad anónima, este tipo de sociedad es administrada por todos los socios de común acuerdo, lo que implica que todas las decisiones deben ser tomadas por unanimidad. Sin embargo, lo normal es que los socios designen a una persona para que administre la sociedad, que puede ser uno de los socios o un tercero, que será quien tome las decisiones.

Otras sociedades

- Sociedad en comandita : Es una sociedad poco utilizada actualmente, donde existen socios comanditarios, que en la práctica son quienes aportan capital, y socios gestores, que administran la sociedad.El ejemplo clásico de este tipo de sociedad son las boticas, donde el comanditario era el químico y el gestor el que aportaba los recursos.

-Sociedad colectiva Son poco comunes debido a que los socios deben responder ilimitadamente y poner en riesgo su patrimonio. Sin embargo, se caracterizan por la facilidad para constituirlas, por lo que se utilizan en casos excepcionales o urgencias. Su vigencia radica en que la legislación que las regula se utiliza además para normalizar todo aquello que no esté expresamente reglamentado para las sociedades de responsabilidad limitada. Además, el número de socios que la pueden conformar es infinito.

Las asociaciones gremiales promueven el desarrollo, protección y establecimiento de normas de los procesos de las actividades profesionales o de oficio que realizan sus integrantes, que pueden ser personas naturales o jurídicas.Las asociaciones gremiales dan acceso a sus miembros a los instrumentos financieros y de fomento disponibles en el Estado, que entregan recursos para innovaciones tecnológicas, productivas, de desarrollo de mercados, entre otras

Asociaciones Gremiales

http://www.asimet.cl/pdf/Bolet%C3%ADn%20Empresas%20en%20Chile%20por%20Tama%C3%B1o%20y%20Sector%202005-2012.pdf

Hay 988.745 empresas formales en Chile: en el año 2012, habían registradas 988.745 empresas en el SII. La tasa de crecimiento anual entre el 2005 hasta la fecha es de 2,0%, mientras que el PIB en ese mismo periodo ha crecido un 4,3% anual.

Sectores con mayor dinamismo: los sectores que han mostrado un mayor aumento anual en el número de empresas entre el 2005 y el 2012 son Intermediación Financiera (7,8%), Minería (7,5%) y las Industrias Manufactureras Metálicas (6,3%).

Agricultura y Pesca en retroceso: en ambos sectores el número de empresas ha ido cayendo a una tasa anual de -2,0% y -8,1% respectivamente.

Distribución empresas según tamaño: existen sectores con alta predominancia de microempresas como en Comercio (80,9%) y en otros que sucede lo contrario como Minería (52,8%).

Participación en ventas: la concentración de las ventas en las empresas de menor tamaño varía considerablemente según el sector. Por ejemplo, en Hoteles y Restaurantes la participación en ventas de las grandes empresas es 36,6%, mientras que en Minería es 97,3%.

Ventas promedio: En términos generales, las microempresas venden $1 millón de pesos mensuales, las pequeñas M$14, las medianas M$91 y las grandes empresas M$2.254. En promedio, las empresas generan $34 millones mensuales.

Generación de empleo: el sector que mayor aumento anual ha presenciado en el número de trabajadores es Minería (11,4%), agregando en el periodo más de 66 mil puestos de trabajo. En cambio, se destruyeron casi 20 mil empleos entre Agricultura y Pesca en el periodo.

Número de trabajadores promedio: las microempresas cuentan con un trabajador, las pequeñas con 9, las medianas con 56 y las grandes con 343. En promedio, las empresas en Chile tienen 8 trabajadores. Es el sector industrial el que tiene más trabajadores en promedio (16).

La dirección de la empresa

Si examinamos las distintas tareas que se

realizan en una empresa y las diferenciamos

según la responsabilidad que conllevan, se

verá que están estructuradas en tres grados

o niveles:

el directivo,

el ejecutivo y

el operativo.

Dirigir supone tomar decisiones para lograr unos fines determinados. Toda empresa puede dirigirse de forma centralizada o descentralizada. Se considera que una dirección es centralizada cuando es la máxima jerarquía quien adopta todas las decisiones; esto es habitual en empresas pequeñas. Por su parte, la dirección descentralizada se caracteriza por la delegación de autoridad y responsabilidad a las diferentes unidades en las que se estructura la organización, con el fin de alcanzar mejor sus objetivos. En la dirección descentralizada no todas las decisiones se adoptan en el nivel directivo, sino que también se toman decisiones en el nivel ejecutivo, e incluso en el operativo, aunque en cada uno de ellos estas decisiones son de distinto orden.

En el nivel directivo se adoptan decisiones que afectan a toda la empresa y tienen trascendencia a largo plazo. Medidas como determinar los productos que se elaboran, las fábricas que se construyen o los acuerdos estratégicos nacionales o internacionales son algunas de ellas. En este nivel, se encuentran los directores de las diversas áreas funcionales de la empresa; esto es: director general, director de marketing, director de producción y, por último, director de financiación.

En el nivel ejecutivo o intermedio se integran los distintos jefes o mandos intermedios. En él se toman decisiones de tipo técnico, relativas al cumplimiento de los planes y programas diseñados para alcanzar los fines generales. Así, el jefe de ventas seleccionará a los vendedores, determinará su tarea, establecerá los sistemas de remuneración y formación, supervisará la coordinación con la dirección de marketing, etcétera.

Por último, en el nivel operativo también se abordan cuestiones (normalmente más sencillas) relacionadas con el desarrollo de sus tareas específicas. Por ejemplo, un vendedor se ocupará de visitar a los clientes actuales y potenciales, de recibir los pedidos, de gestionar los cobros, del seguimiento de los impagados, etcétera.

Ejemplo

Las funciones de la dirección de una empresa

La correcta dirección de una empresa implica, fundamentalmente, las funciones de planificar, organizar, gestionar y controlar. A continuación, explicaremos con más detenimiento cada una de ellas.

Planificar. Consiste en fijar los fines que se desean alcanzar en el futuro y trazar el camino que se seguirá para lograr su consecución. Con la planificación se da respuesta a las siguientes preguntas: ¿en qué situación se encuentra la empresa? ¿Adónde se quiere llegar? ¿Cómo conseguirlo?

Organizar. Se trata de ordenar los medios materiales y humanos para alcanzar esos fines. Es decir: ¿qué medios se necesitarán para lograrlos?

Gestionar. Esto es, hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten eficazmente y conseguir que todo el personal realice el cometido que se le ha asignado. O sea: ¿quién se encargará de cada función?

Controlar. Consiste en comprobar que los datos reales se corresponden con las previsiones y, si es necesario, corregir los posibles desvíos. Es decir: ¿dónde estamos? ¿Dónde se debería estar? ¿Hay que corregir algún punto?

Las actividades de la dirección expuestas anteriormente no son exclusivas de las empresas, sino que resultan adecuadas para cualquier actividad humana. Pueden desarrollarse metódicamente, ser realizadas de forma anárquica, etc., de igual modo que, en el ámbito personal, los individuos también planifican, organizan, gestionan y controlan sus actividades o, incluso, su propia vida.

La organización de la empresa

Los objetivos y la estrategia para lograrlos constituyen la función de planificación, mientras que su desarrollo requiere establecer la estructura orgánica que lo permita.

En la estructura de la empresa conviven, en armonía o conflictivamente, la organización formal y la organización informal.

La organización formal es la configuración intencional que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa.

Esta organización formal supone ordenar y coordinar todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios. En una organización estructurada correctamente cada persona tiene una labor específica. De esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecución de sus tareas y no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias; esto es así porque las relaciones de autoridad, la información, los métodos de trabajo, procedimientos y responsabilidades están previstos de antemano por la organización. Dicha organización es la variable que más influye en el rendimiento de los trabajadores y, por tanto, también en el de la empresa.

La organización informal se conforma mediante una red de relaciones informales que se producen en el ámbito empresarial y que no han sido planificadas por la dirección ni establecidas con anterioridad.

De esta manera, dos empresas con una organización formal similar serán diferentes, y también será distinto su funcionamiento, puesto que estarán integradas por personas que se adaptan de forma muy diferente a la organización formal.

Fases del proceso organizativo.(Organización formal)

Para dotar de organización a una empresa es preciso seguir una serie de pasos:

1. Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qué vamos a hacer.2. Efectuar la división de esta actividad.3. Ordenar las divisiones y señalar las personas que se responsabilizarán de cada una de ellas.

4. Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada división, fijando el papel de cada uno de ellos.

5. Implantar un sistema de comunicación que permita que las distintas partes de la organización tengan la información necesaria para tomar las decisiones de su competencia.

6. Fijar un sistema de control. Las organizaciones interactúan siempre en un entorno muy cambiante al que han de adaptarse constantemente; por ello, la función organizativa no finaliza nunca. En esta fase se comprueba que la organización funciona como se había previsto, introduciéndose los ajustes necesarios para su mejora.

Al configurar la organización podemos considerar la empresa como un sistema compuesto, a su vez, por varios subsistemas, que serán las divisiones que, de forma intencional, establezca el nivel de dirección. Estas divisiones tienen sus propios objetivos y estructura. Al mismo tiempo, cada subsistema se relacionará con los demás y también con el sistema empresa.

La empresa se comunicará, así mismo, con el entorno; por eso, se afirma que es un sistema abierto. Si el sistema se configura adecuadamente, resulta que el «todo», es decir la empresa, será más que la suma de las partes o subsistemas en que se ha dividido. A la acción conjunta de las distintas divisiones se le llama sinergia (del griego sinergia, que quiere decir «cooperación»). La sinergia genera un mayor efecto en conjunto que la suma de los efectos que produciría cada parte por separado (esto es, 2 1 2 5 5).

La empresa como sistema.

Las estructuras en las organizaciones

Una Organización es un conjunto de individuos que poseen un objetivo común. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada, actividades que insumen recursos. Además, se encuentran inmersos dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es imprescindible dividir el trabajo. Esto, permite coordinar las acciones y desarrollarlas en forma correcta.

El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones; más específicamente, su estructura.

La estructura de una organización, es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interacciones de los individuos que la integran.

La estructura organizacional, es la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan entre sí.

Pasos básicos para el Diseño de la estructura de una organización:

Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivosConsiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.

Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivosEste paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.

Paso Nº 3: DepartamentalizarAgrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación

Paso Nº 4: Asignar las funcionesAsignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas.

Organigrama

Definición de organigrama

Organigrama: es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

La mayoría de las estructuras organizacionales son demasiado complejas para transmitirse verbalmente. Por esta razón, es que se utilizan herramientas para su representación y así simplificar la realidad.

El organigrama es una “representación parcial de la estructura formal”, por dos razones distintas:

Toda la información de la estructura formal no se puede graficar en un único gráfico. Dependiendo del tipo de organigrama que utilicemos veremos algún aspecto diferente de dicha estructura.

Por ser un modelo, se llega a un nivel de detalle y, a partir de allí, la información que exista no se representa. Además, el observador que diseña el organigrama posee racionalidad limitada (es propia de cada individuo).

El planeamiento dentro de la organización es una herramienta clave para la toma de decisiones a nivel gerencial siempre y cuando la información que brinde sea representativa y útil. Las realidades son dinámicas y los organigramas no están ajenos a esta cualidad.

La estructura formal de una organización se halla dividida en diversas unidades que son agrupadas, de alguna manera lógica, de acuerdo a las tareas que deban cumplir. La pregunta que nos podría surgir sería:

¿Por qué la organización divide sus tareas?

División (o Especialización) del Trabajo

Es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo.

Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las complejas actividades, la división de trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además genera una gama de trabajos, permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos e interés.

Departamentalización

La departamentalización es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado.

También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado.

Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.

Criterios de Departamentalización

Cabe aclarar que el proceso de departamentalización incluye otro proceso: el de delegación. La capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores es una variable fundamental a tener en cuenta al momento de departamentalizar.

Dentro de los criterios de departamentalización podemos citar:

a) Funcional: reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ej., Departamento de Producción, Ventas, Mercadotecnia, etc.

b) Por producto o servicios: se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. Por ejemplo: Departamento de Zapatos, Departamento de Carteras, Departamento de Camperas, etc.

c) Por territorio ó área geográfica: se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo: Departamento de Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires, Departamento Interior del País, etc.

d) Por cliente: se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos. Ejemplo: Departamento de Productos Industriales, Departamento de Productos de Consumo, Departamento de Productos Militares.

e) Por volumen de venta: Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. Ejemplo: Departamento Mayorista, Departamento Minorista, Departamento Consumidor Final.

f) Por segmento de mercado: se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente.

Ventajas que proporciona el uso de organigramas

Los organigramas son útiles para:

Mostrar parte de la estructura formal de una organización

Sacar a relucir defectos de la organización (como duplicación de funciones, delegación efectiva, etc).

Desventajas del uso de organigramas

Al ver un organigrama, no podemos visualizar la estructura total de la organización. Esto se debe a que el modelo sólo refleja las “relaciones jerárquicas formales” y deja fuera de representación alguna a la estructura informal.

Son estáticos (en cuanto a dibujo), mientras que las organizaciones son siempre cambiantes y por esta razón pueden quedar rápidamente desactualizados a menos que sean frecuentemente revisados y puestos al día. Por ejemplo, si en el organigrama se incluyen los nombres de las personas junto con los puestos que ocupan, ni bien una persona se retire o cambie de puesto el organigrama debe modificarse.

Desventajas del uso de organigramas

Principios de los organigramas

Toda técnica de uso de de una herramienta (en nuestro caso, los organigramas), utilizan como base premisas o supuestos correctos que sustentan, en gran parte, el buen uso de la herramienta, en el marco de establecido. A continuación se detalla un conjunto de “principios” (estos supuestos y/o premisas válidas),los cuales deberán ser considerados y respetados.

Unidad de Mando

Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus funciones, sólo debe recibir órdenes de un jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros de niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de subordinados, y que éstos no reciban órdenes más que de ese jefe, de lo contrario se produciría un error denominado “Dualidad de Mando”.

”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.”

Alcance del Control

Un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. Las limitaciones de dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y afectan al desempeño en su conjunto.

Homogeneidad Operativa

No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.

Delegación Efectiva

Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Simbología

Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal.Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción.Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.

Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional, líneo-asesora o de staff.

Formas de graficar un organigrama

Documente por medio de un organigrama la información que se detalla a continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario.

La empresa "Todo Uso S.R.L." se dedica a la fabricación y comercialización de juguetes, artículos para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y Ventas. La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. El departamento (Vendedores) está a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos. La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administración y división de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la sección Compras, que depende directamente de la Gerencia de Producción. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección Reclutamiento (con una oficina de Búsqueda), y un departamento de Capacitación. En este último se encuentran dos secciones (Orientación y Perfeccionamiento), cumpliendo así, las tareas que le son propias. Las tareas de registro contable, fueron terciarizadas al estudio contable "Alanis S.A.". Además, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora contratada.