LIBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO

Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al

contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde

interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.

FOLIACIÓN

LLaa ffoolliiaacciióónn ddee eessttee lliibbrroo aall iigguuaall qquuee llaa ffoolliiaacciióónn ddeell lliibbrroo mmaayyoorr eess DDOOBBLLEE;;

eell ddeebbee ssee aannoottaa ffrreennttee aall hhaabbeerr..

EELL DDEEBBEE,, ooccuuppaa llaa ppaarrttee iizzqquuiieerrddaa ddeell lliibbrroo;;

EELL HHAABBEERR;; ooccuuppaa llaa ppaarrttee ddeerreecchhaa ddeell lliibbrroo;;

EEnn llaa ppaarrttee ssuuppeerriioorr ssee aannoottaann eell mmeess yy eell aaññoo aa qquuee

ccoorrrreessppoonnddee aall ccuuaaddrroo qquuee ssee eessttáá eellaabboorraannddoo..

FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de

los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria.

En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar

deudas o enviar dinero al Banco como depósito en cuenta corriente.

En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado

origen el ingreso o la salida de dinero.

SALDO DEL LIBRO CAJA

Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es

decir que los ingresos son mayores que los egresos y al decir

ingresos lo estamos considerando sumado con el saldo

inicial.

En algunos casos caja no tendrá saldo, pero JAMAS

TENDRA SALDO ACREEDOR ya que no puede salir más

dinero del que hay.

SALDO INICIAL DE CAJA

EEss eell iimmppoorrttee ddee ddiinneerroo ccoonn eell qquuee ssee iinniicciiaa eell mmeess;; oo eell eejjeerrcciicciioo

eeccoonnóómmiiccoo;; ssii eess aall iinniicciioo ddeell eejjeerrcciicciioo eeccoonnóómmiiccoo.. EEssttee ssaallddoo ddeebbee sseerr eell iinnddiiccaaddoo eenn eell

IInnvveennttaarriioo IInniicciiaall eenn llaa ssuubbccuueennttaa 110011 CCaajjaa..

SSii eess aall iinniicciioo ddeell nnuueevvoo mmeess;; eessttee ddeebbee sseerr iigguuaall aall ssaallddoo ddee cciieerrrree ddeell mmeess

aanntteerriioorr.. EEll ssaallddoo iinniicciiaall ssee aannoottaa eenn eell ddeebbee yy aall iinniicciioo ddee llaass ooppeerraacciioonneess..

SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA

Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio

económico.

Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del mes

siguiente.

Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al que

indica el Balance General y que también se encuentra en el

Inventario Final o de cierre.

OBTENCION DEL SALDO

El saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas más saldo inicial) y a ese resultado se le resta las

salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

CENTRALIZACIÓN DEL LIBRO CAJA EN EL PROCEDIMIENTO DE

REGISTRO COMPUTARIZADO

uando se utiliza el procedimiento de registro

computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO

(mediante un instrumento llamado voucher), documento

por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y

luego los cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se

distribuye los datos a todos los libros correspondientes, entre ellos

a CAJA. Es decir es automático. Pero todo esto depende del

sistema contable computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros,

registros, cuentas y toda la parafernalia contable para que se lleve a cabo

automáticamente.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS

ara registrar los egresos de Caja en el Libro Diario,

se cargan todas las cuentas que están anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con abono a la cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja. b.- Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual al HABER, se completará con el registro de la cuenta 101 Caja registrando lo que

falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE. Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16, etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al menos ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de la clase 6 y 7 se provisionan el Libro Diario. Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeñas empresas. En estas entidades se utilizaran cuentas de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las

provisiones. Al respecto, debemos tener presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, también implican asiento por destino, pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente mes; pero para facilitar la confección de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan en una hoja adicional llamada "Hoja Auxiliar" para que al termino del mes no se haga difícil su registro

.

C

P

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

Para registrar los ingresos de Caja en

el Libro Diario, se carga a la cuenta

10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101

caja con abono a todas las cuentas

que están anotadas en el DEBE DEL

LIBRO CAJA

.

Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el procedimiento de registro manual

1. Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito.

2. En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale.

3. Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero.

4. Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado

origen a la salida de dinero.

5. Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.

6. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran en el Libro Caja).

7. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja).

8. Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la "hoja auxiliar".

9. En el asiento de centralización del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja.

10. En el asiento de centralización del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA.

11. El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos.

TIPOS DE LIBRO CAJA

En la práctica contable generalmente aceptada se

encuentra dos tipos de libro Caja:

a) Libro de Caja Italiana

b) Libro de Caja Tabular

A. Se registra el nombre o razón social de la empresa seguida de la

denominación Libro Caja así como el mes correspondiente al registro.

B. Representa el folio colocado por igual en ambos lados ya sea en el Debe o

Haber.

C. Se registra la fecha en orden cronológico relacionado a los ingresos o

egresos que obtiene la empresa o persona natural.

D. Se registra el Código de las contracuentas que permitieron ya sea un

ingreso o egreso en la cuenta caja.

E. Se detalla los movimientos mercantiles de cobros y pagos que realiza la

empresa así como los nombres de las contracuentas y subcuentas que

dieron motivo a tales acontecimientos mercantiles.

F. Se anotan los importes diarios que están relacionados con los ingresos o

egresos de Caja.

G. Se registran los saldos totales que representan al Debe (Ingresos) y el

Haber (Gastos).

a) LIBRO CAJA ITALIANA

Es considerado de registro simple.

Es utilizada por pequeñas empresas o

trabajadores independientes que generan rentas

de cuarta categoría.

Se caracteriza por que la magnitud de sus

ingresos o egresos son pequeños

MES DE .......... Marzo ............................ DEL ............................. 2013

DEBE 0202 HABER

FECH

A

CODIGO

CUENTA

DETALLE SUB TOT

AL

TOTAL

FECH

A

CODIGO

CUENTA

DETALLE

SUB –

TOTAL

TOTAL

01/03

Saldo Inicial 5,000 03/03

10.4 Depósito en

Cta. Cte. 2,000

05/03

12.1 Por la

cancelación de la Factura

3,000 07/03

10.4 Depósito en

Cta. Cte. 4,000

07/03

12.1 Por la

cancelación de la Factura

4,000 10/03

67.5 Descuento por

pago puntual 250

10/03

12.3 Por la

cancelación de la Letra

2,500 13/03

67.5 Descuento por

pago puntual 300

13/03

12.3 Por la

cancelación de la Letra

3,000 13/03

10.4 Depósito en

Cta. Cte. 2,700

15/03

10.4 Pago a

proveedor con cheque

20,000 15/03

42.1 Cancelación de

la Factura 20,000

17/03

10.4 Cta. Cte. 60,000 17/03

33.4 Por la

adquisición de la camioneta

50,800

40.11 Por pago del

IGV

9,200

97,500 SUB TOTALES 89,250

SALDO FINAL DE CAJA 8,250

97,500 TOTALES 97,500

ASIENTOS:

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 92,500

10.1 Caja

10 Efectivo y Equivalente 80,000

10.4 Cta. Cte.

12Cuentas por cobrar a comerciales 12,500

12.1- 7,000

12.3- 5,500

31/03 Por el ingreso a Caja Marzo 2013

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 8,700

10.4 Cta. Cte.

33 Inmueble 50,800

40Tributos por pagar 9,200

40.11 IGV

42 Cuentas por pagar 20,000

42.1 Facturas

67 Gastos Financieros 550

67.5 Descuentos concedidos

10 Efectivo y Equivalente 89,250

10.1 Caja

31/03 Por los Egresos de Caja Marzo 2013

1. Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en el Debe (entradas) como el Haber

(salidas).

2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo

de caja

3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber

4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo

a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR O AMERICANA

Es otra forma de llevar el libro caja que

controla el movimiento de dinero tanto

en los INGRESOS como en los

EGRESOS, su uso es ideal para

empresas que tienen gran cantidad de

movimiento de efectivo.

MES DE .......... Marzo ............................ DEL .............................. 2013

DEBE HABER

CTA 12

CTA 10

SUB-

CTA

TOTAL

DEBE

FE CH

A CONCEPTO

TOTAL

HABER

DIV. CTA

10 CTA

40 CTA

42

- - - 10,000 01 Saldo inicial de

caja - - - - -

- - - - 03 Depósito en

cuenta corriente 8,000

10.41

8,000 - -

10,000 - 12.1 10,000 05 Cobro cliente 10,000 10.4

1 10,000 - -

- 5,000 10.4

1 5,000

Pago a proveedor con cheque 200

5,000 42.1 - - 5,000

- 5,000 10.4

1 5,000

Pago IGV a SUNAT con cheque 201

5,000 401

11 - 5,000 -

30,000

SUB-TOTALES 28,000

SALDO FINAL

DE CAJA 2,000

30,000 TOTALES

30,000

ASIENTOS:

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 20,000

10 Efectivo y equivalente 10,000

10.4 cta. Cte.

12 Cuentas por cobrar comerciales 10,000

12.1 Facturas

31/03 Por los ingresos a caja Marzo 2013

DEBE HABER

10 Efectivo y equivalente 18,000

10.4 Cta. Cte.

40 Tributos por pagar 5,000

40.11 IGV

42 Cuentas por pagar 5,000

42.1 Facturas

10 Efectivo y equivalente 28,000

10.1 Caja

31/03 Por Egresos de caja Marzo 2013