LOS ORGANIGRAMASLos organigramas son la representación gráfica de la estructura administrativa de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada

departamento o sección de la misma.

FUNCIONES

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

VENTAJAS

Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en

la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. Muestra quién depende de quién. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se

propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

DESVENTAJAS

Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organización debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es más que un pretexto.

Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones:

Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cúmulo de relaciones informales e informales significativas.

Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

1. POR SU DESARROLLO O FINALIDAD:

INFORMATIVO: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

ANALÍTICO: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

FORMAL: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

INFORMAL: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

2. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA 

VERTICALES: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

HORIZONTALES: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

MIXTOS: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

DE BLOQUE: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. 

CIRCULARES: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras. 

OTROS TIPOS DE ORGANIGRAMAS: se puede representar gráficamente otros tipos de organigramas tales como:

Organigrama escalar Organigrama de hombre a hombre Organigrama por grupos Organigrama de tipo Bisagra Organigrama afnor Organigrama por niveles

3. POR SU ÁMBITO 

GENERALES: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

ESPECÍFICOS: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

4. POR SU CONTENIDO: 

INTEGRALES: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

FUNCIONALES: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. 

REGLAS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

CRITERIOS PREVIOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

1. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, practico no complejo. 2. Que refleje las jerarquías existentes.3. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa y

personas ajenas. 4. Que este actualizado.5. Que se tengan en cuenta para promocionar los ascensos.

COMO CONOCER Y ELABORAR EL ORGANIGRAMA

Como todo trabajo, el de organizar debe hacerse en forma ordenada, y para ese fin se sugieren los siguientes pasos:

1. Conocer el objetivo: los esfuerzos de organización deben ir de acuerdo con el trabajo que se ha de ejecutar.

2. Dividir el trabajo en operaciones parciales: Por lo común unan actividades se subordinan a otras pero todas deben notarse.

3. Dividir las actividades en unidades prácticas: Para hacer este agrupamiento puede emplearse la similitud entre ellas.

4. Para cada actividad o grupos de actividades definir con toda claridad las obligaciones e indicar quien deberá desempeñarlas: Define el trabajo que ha de hacerse permite que el organizador decida exactamente qué es lo que debe realizarse.

5. Asignar personal especializado: Llenar los departamentos con personal capacitado

6. Delegar la autoridad necesaria al personal asignado: Debe conferirse a cada empleado la autoridad necesaria para llevar acabo el trabajo que se asigne.

REGLAS O ETAPAS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

1. Identificación: Cada organigrama debe llevar en la parte superior el tipo de organigrama y el nombre de la organización.

2. Uso de rectángulos: Es aconsejable emplear rectángulos que pueden ser de un tamaño uniforme o de acuerdo a un nivel jerárquico.

3. Uso de líneas: Las líneas utilizadas son de dos clases: Continuas y Discontinuas o de puntos o cortadas.

a.- Continua: demuestra las relaciones directas que existen entre las diferentes unidades administrativas de una organización.

b.- Línea punteada: E s utilizada para representar las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, por ejemplo: Comité formal.

c.- Asesorías: Se las representa con unas líneas finas y un rectángulo a continuación.

d.- De servicio: Se la representa por una línea y un rectángulo abajo.

e.- Representación de unidades descentralizadas: Es necesario aclarar que no todas las unidades descentralizadas o autónomas tienen el mismo grado de autonomía.

4. Leyendas: Las leyendas deben ser claras y concisas evitando en lo posible el uso de abreviaciones.

5. Niveles jerárquicos: Deben determinarse claramente los niveles jerárquicos como: Nivel Directivo, Ejecutivo y Operacional.

6.-Cuadro de referencias: Es necesario que conste en la parte inferior del organigrama el nombre del autor, el visto bueno o aprobación del mismo.

BIBLIOGRAFIA

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de- organigramas.html

http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama- empresarial/el-organigrama-empresarial.shtml

http://www.mailxmail.com/curso-empresa-organigrama/empresa- tipos-organigramas-primera-parte