ORGANIGRAMAS PANADERIA
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2015
María Elena Leyva Castro-
AL12504391
Carrera: Licenciatura en Administración y Gestión de
Pymes Asignatura: Administración
Activa Unidad 3: Actividad 2,
“Funciones y Actividades” Panadería Diana
Docente: Lic. Ma. Isabel Calvo Fecha: 20 Marzo 2015
Administración Activa Unidad 3. Funciones y Actividades María Elena Leyva Castro-AL12504391 Actividad 2
Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
PANADERIA DIANA
Introducción
Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organización se refiere a la forma en la que se estructuran dichas actividades conforme las condiciones de la empresa y los recursos para alcanzar los objetivos planteados. Revisaremos los elementos que se deben considerar al momento de organizar una empresa, identificaremos el principio de organización en la empresa y etapas de esta para su aplicación en el desarrollo del proceso, mediante el uso de los principios básicos de la administración activa.
Entidad social u organización informal
En esta entidad las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. En esta acepción, la palabra organización indica cualquier iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un ejemplo claro de la organización informal son las relaciones amistosas. En la Panificadora Diana la organización es informal, derivado de que no eran considerados aspectos como la capacitación de su personal en la elaboración de nuevos productos, identificación de una zona donde no hubiera una panadería y exista una necesidad no atendida, no se garantiza y asegura la calidad de los insumos y productos a través de buenas prácticas de Manufactura., No se considera la creación de un producto diferenciado y definición de líneas de autoridad.
Procesos de Panadería Diana Las funciones más comunes en este tipo de microempresas son:
Producción Planeación de la producción. Organización de la producción Dirección de la producción Control de la producción Comercialización Contabilidad y finanzas Personal Compras
Administración Activa Unidad 3. Funciones y Actividades María Elena Leyva Castro-AL12504391 Actividad 2
Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Operaciones diarias de la microempresa Para la elaboración del pan biscocho o danés se requieren un conjunto de actividades integradas, continuas y coordinadas. Verificación del programa de producción:
Determinar la cantidad de materia prima necesaria y obtenerla de inmediato. Revisión de la maquinaria:
Verificar necesidades de mantenimiento. Efectuar reparaciones. Verificar la limpieza en toda la maquinaria del proceso de elaboración del pan.
Supervisión del personal:
Supervisar la asistencia del personal en los puntos claves del proceso supliendo las ausencias.
Jornada de trabajo:
Por lo general se emplea un turno de 7.00 a.m. a 20 hrs. con una hora para los alimentos (se ha sugerido dividir la elaboración del pan en dos turnos).
En este lapso se efectúan diversas supervisiones para asegurar la fabricación
adecuada del producto y la continuidad del proceso. Se debe llevar un control de la cantidad elaborada del producto para evaluar el
cumplimiento de las metas de producción. Limpieza de equipos: • Asear diariamente los equipos, utilizando: bactericida y detergente. Los procesos formalizados de organización de una empresa tratan de realizar los siguientes pasos lógicos, para factor del desarrollo de este trabajo mencionaremos solamente:
Distribución de funciones o unidades de actividad principales (división en departamentos y funciones de apoyo).
División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales para el establecimiento de un organigrama).
Administración Activa Unidad 3. Funciones y Actividades María Elena Leyva Castro-AL12504391 Actividad 2
Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Podemos apreciar que Panadería Diana es una organización informal, derivado de que son familiares los que la integran. Como consecuencia de esta organización informal, los canales de comunicación (canales informales) pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la formación de líderes o jefes informales al margen de los jefes establecidos en la organización formal. El trabajo en el seno de una organización requiere, indiscutiblemente, la interacción entre los individuos. El surgimiento de esta organización informal suele deberse a:
La existencia de relaciones personales entre distintos miembros de la estructura formal, no recogidos en la misma.
Por la aparición de líderes espontáneos, en aspectos que no tienen que ver con la marcha cotidiana de la empresa.
Como consecuencia de la existencia de un ambiente reivindicativo en materias de diversa índole, en este tipo de organización, la información no oficial se transmite por el "a mí me han dicho"..."oí el otro día"... que se transforman en rumores que tendrán mayor o menor trascendencia según sea la fuente que las emite por primera vez.
Personal, estructura, organización, dirección y control.
Abordaremos diversos temas que permitirán al microempresario dar solución a las siguientes interrogantes:
¿Qué funciones desempeña el propietario en la micro y pequeña empresa? ¿Cuáles son las actividades fundamentales de la microempresa?.
Administración Activa Unidad 3. Funciones y Actividades María Elena Leyva Castro-AL12504391 Actividad 2
Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
¿Cómo se definen los puestos necesarios para su operación? Tipos de estructuras organizacionales y cómo elegir la más adecuada. ¿Cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitación?. Proceso administrativo en una empresa
En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporación de un equipo especializado para cada área, el jefe de una micro o de una pequeña empresa se ocupa al mismo tiempo de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas adelante a pesar de sus recursos limitados y de no ser un especialista en todas las áreas del negocio que dirige, cuestión que tampoco es fácil de lograr por razones del avance tecnológico (que cada vez es más complejo). Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el pequeño empresario deba asumirlas en su mayoría. En tal caso, se recomienda la contratación de los servicios de especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva. Cabe mencionar los siguientes:
Un asesor jurídico de buena reputación y en función de sus recursos. Un contador con las mismas características del anterior. Un experto en comercialización, sobre todo en la etapa de arranque. Un consultor en procesos industriales y administración.
En el caso particular de este giro, actualmente se cuenta con un organigrama lineal, esta organización se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y continúa el mando por escalas ininterrumpidas. Panadería Diana está organizada y se muestra la conformación de la siguiente manera: 1 Encargado de programar la producción, en este caso es el Propietario y/o Gerente
(comprar los insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un control de los ingresos y gastos del negocio, así como coordinar con la parte autora de la mínima administración).
1 maestro panadero responsable de la producción. 1 hornero encargado del horneado y terminado del pan artesanal. 1 persona encargada de las Finanzas, Contabilidad y Caja.
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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas: A continuación se señalan las áreas funcionales y el bosquejo de dos organigramas propuestos para una pequeña empresa. Los organigramas propuestos son de tipo Funcional, se basan en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento. Esta organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente que coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la empresa. Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:
Propietario
(Gerente)
Maestro Panadero
HorneroFinanzas,
Contabilidad, Caja
Administración Activa Unidad 3. Funciones y Actividades María Elena Leyva Castro-AL12504391 Actividad 2
Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Conformándose mediante la siguiente estructura: 1 Propietario y/o Gerente. 1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /Caja-
Vendedor Menudeo/Vendedor Mayoreo 1 Encargado de la producción, cuenta con tres subordinados
/Panificador/Hornero/Oficios Varios
En el segundo proyecto de Organigrama, se tiene que:
Subordinados, dos para el Departamento de Finanzas y Ventas y dos para el Departamento de Producción
Departamento de Finanzas, Encargado de comprar los insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un
control de los ingresos y gastos del negocio y pago de nómina. Departamento de Producción, producción del pan
artesanal.
Encargado de programar la ProducciónPropietario-
Gerente General
Departamento de Finanzas y
Ventas
Caja-Vendedor menudeo
Vendedor mayoreo
Departamento de Producción
Panificador Hornero Oficios Varios
1
Propietario-Gerente General
Encargado de Ventas al Mayoreo y
Menudeo
Caja-Ventas Menudeo
Chofer-Entrega ventas Mayoreo
Encargado de Producción
Panificador
Hornero
Encargado de Mantenimiento y
Recursos Materiales
Asesor Contable
2
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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Conformándose mediante la siguiente estructura:
1 Propietario y/o Gerente, Encargado de programar la Producción. 1 Asesor Contable, no necesariamente dentro de la plantilla física de la
microempresa, en este caso es el encargado de comprar los insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un control de los ingresos y gastos del negocio y pago de nómina.
1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /Caja-Ventas Menudeo/Chofer- Entrega Ventas Mayoreo.
1 Encargado de la producción, cuenta con dos subordinados /Panificador/Hornero. 1 Encargado de mantenimiento y recursos materiales.
Al establecer un sistema de organización, se deben observar los siguientes aspectos:
a) Tipo de empresa. Es decir, determinar el ramo de actividad a que se dedica: industrial, comercial o de servicios.
b) Volumen de operaciones. Consiste en determinar los hechos y operaciones de la empresa para conocer su complejidad.
c) Expansión e influencia territorial de sus actividades. Consiste en determinar la magnitud en cuanto a desconcentración territorial de las operaciones de la empresa.
Programa de capacitación al personal del giro
Curso Número de personal al que
habría que capacitar
Proceso productivo 3 Manejo de equipo 3 Control de calidad de materias primas y producto terminado
4
Seguridad Industrial 3 Primeros Auxilios 2
Origen: Mi PyME, Guías Empresariales Panadería
Proceso administrativo de la empresa Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: Planeación, organización, dirección y control. Planeación La función de la planeación busca influir en el futuro adoptando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representa la esencia de una operación efectiva.
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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Las actividades básicas que involucra la planeación son:
Elaboración de la planeación prospectiva Determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área. Preparación de métodos, estrategias, opciones, políticas y procedimientos. Formulación de programas y presupuestos que contribuyan a alcanzar los objetivos
y metas trazadas a corto y largo plazos. Contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico:
1. Normativa, etapa en donde se plantean dos situaciones: el tipo de futuro que se desea alcanzar y definir la situación de la empresa si se continúa en la dirección actual.
2. Definicional, conocimiento situación actual de la empresa, de sus principales características y de sus interacciones internas y externas.
3. Confrontación estratégica y factibilidad, en base al futuro deseable seleccionado y la Identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos con objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual y definición de la orientación global, así el futuro de la empresa es alcanzable.
Organización La organización contribuye a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen en forma unida y efectiva en el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa, conlleva una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa, de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las que no se logra materialmente el objetivo; pero ordenan los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa de las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas, las actividades básicas relativas a la función de organización son: Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales), actividades (cómo), responsables (quién), tiempos (cuándo), determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal), establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad), asignación de funciones, determinación de tramos de control, diseño de la estructura organizacional, elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.
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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Dirección El propósito fundamental de esta función es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Comprende las siguientes etapas:
1. Autoridad. Forma en que se delegan y ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.
2. Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y en que ésta fluye hacia el interior y exterior de la empresa.
3. Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y se ordenó.
Actividades básicas que comprenden la función de dirección son: Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se llevarán a cabo las actividades de la empresa (organización) y vigilancia de lo que debe hacerse (control). Control El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. El proceso de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cumplimiento; es decir, establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes). 3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Tomar medidas correctivas, como entrenamiento o mayor instrucción. De existir variación, continuar con la actividad. Actividades básicas que comprende el proceso de control son:
1. Establecer indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad),
2. Medir y evaluar lo realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción),
3. Comparar esto contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento,
4. Inspección y localización de fallas e implantar medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano
Conclusiones Al haber realizado la investigación de PANADERIA DIANA se puede concluir que la empresa como problema genérico se detectaron problemas en la etapa de organización, debido a la falta de Manuales Administrativos, ya que no se cuenta con una estructura organizacional completamente definida, no está formalmente establecida ni por puestos, funciones o áreas-departamentos. La administración es un proceso que tiene por objeto la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, esta abarca la aplicación de un conjunto de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como la planeación, organización, dirección y control. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación o análisis simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásica, es necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucren los distintos procesos y propósitos que estén presentes en las organizaciones.
Referencias Bibliográficas:
Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto
Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1997. Kast, Fremont E. y Rosenzweig, James E., Administración en las Organizaciones, Ed. McGraw Hill, México, 1993. Stoner, James A.F. y Wankel, Charles, Administración, Ed. Prentice Hall, México, 1993. Werther, William B. y Davis, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos, Ed. McGraw
Hill, México, 1995.