5. ORGANIGRAMAS

EL ORGANIGRAMA

Integrantes:

Fanny Ahumada Recabarren

Tania Díaz Vásquez

Ignacio Lizana Carreño

Joy Medina Bravo

Grupo: 5

Profesor:

Sr. Ibar Vargas Venegas

Programa:

Ingeniería en Sistemas Computacionales

11 de Junio de 2009

Universidad Técnica Federico Santa María

Sede Viña del Mar

RESUMEN

Existen muchas definiciones de organigrama dependiendo de los autores, como

definición general el organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran

gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están

relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las

unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras

mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de

comunicación.

Para la preparación de un organigrama es necesario seguir una serie de actividades

se deben reunir información con respecto al número de personas a incluir, esto a modo de

control de la creación del organigrama, otro dato es el número de niveles que se necesitan

para el organigrama y las unidades que comprende cada nivel, se investigarán los puestos

que corresponden a cada unidad y sus respectivas plazas, se debe definir las relaciones

entre las unidades definidas anteriormente. En caso de elaborar organigramas funcionales

se requiere información sobre las funciones que realice cada una de las unidades que vayan

a quedar representadas en el organigrama.

Al momento de la creación, se debe tener en cuenta la situación de la empresa si es

una organización nueva, la única fuente de información la constituyen los estudios y

proyectos realizados. En cambio, si la organización ya existe las fuentes de información

pueden ser los archivos de la institución, empleados y funcionarios además de los lugares

donde se realiza el trabajo.

Es necesario señalar que para la elaboración y/o actualización de un organigrama

es importante la iniciativa de la unidad encargada a petición o por órdenes superiores.

Además se requiere de personal compenetrado con la materia por lo que es procedente

efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo, se puede

capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad,

basta con designar un responsable para llevarlo acabo.

La planeación de actividades para construir un organigrama se debe plasmar en un

documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una Administración Página 2


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gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposición

de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. Este trabajo debe

concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se recomienda ordenar en

carpetas en calidad de documentos fuente.

A modo de control, se realiza un examen crítico de los datos obtenidos con el fin

de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Administración Página 3


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ÍNDICE

RESUMEN 2

INTRODUCCIÓN 7

1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA 8

1.1. CONCEPTO 8

1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA 9

1.3. FUNCIONES 10

1.4. VENTAJAS 10

1.5. DESVENTAJAS 11

1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 11

2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS 12

2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS 12

2.1.1. Por su naturaleza 12

2.1.2. Por su ámbito 12

2.1.3. Por su contenido 13

2.1.4. Por su presentación 15

3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS18

3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN 18

3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN

ORGANIGRAMA 19

3.2.1. Información sobre unidades 19

3.2.2. Información sobre relaciones 19

3.2.3. Información sobre funciones o labores 19

3.2.4. Fuentes de información 19

3.2.3.2. Organización existente 20

3.2.5. Métodos de recolección de datos 20Administración Página 4


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3.2.6. Registro de datos 20

3.2.7. Análisis de datos 20

3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA 21

3.2.1. Precisión 21

3.2.2. Vigencia 21

3.2.3 Uniformidad 21

4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS 22

4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL 22

4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS 24

4.1.1. Rectángulos 24

4.1.2. Círculo 24

4.1.3. Elipse 24

4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua 25

4.1.5. Líneas 25

4.1.6. Los nombres 27

4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES 29

4.3. FORMA 29

4.4. DIMENSIÓN 29

4.5. ORDENAMIENTO 30

4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN 30

4.7. RELACIONES 30

4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal) 30

4.7.2. Relación de autoridad funcional 31

4.7.3. Relación de asesoría 32

4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN

DE ORGANIGRAMAS 33

4.8.1. Autorización para realizar el estudio 33

4.8.2. Integración del equipo de trabajo 33

4.8.3. Determinación del programa de trabajo 34



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4.8.4. Capacitación de información 34

4.8.5. Clasificación y registro de la información 34

4.8.6. Análisis de información 35

CONCLUSIONES 36

BIBLIOGRAFìA 37



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INTRODUCCIÓN

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos:

1. Describir los puestos de trabajo así como la asignación de

responsabilidades.

2. Establecer las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la

determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad.

Estos niveles de jerarquía se denominan estructura horizontal o vertical de la

empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha

desde el nivel más alto al más bajo respectivamente.

La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por

tanto es importante conocer cuáles son las clases de organigramas que hay para saber cuáles

son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.

Conocer los diferentes tipos de organigrama es de vital importancia para las

empresas para conocer sus distintos estilos valga la redundancia.



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1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA

1.1. CONCEPTO

Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico). Es la

representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y

debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su

respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Son

considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la

posición, acción y responsabilidad de cada servicio.

A continuación se analizarán las definiciones de algunos autores más destacados

Benjamín Franklin: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

institución, un área o unidad administrativa, en las que se muestran las relaciones

que guardan entre sí los órganos que la componen.

Guillermo Gómez Ceja: Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de

la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las

principales funciones que desarrollan.

Harold Koontz: Toda estructura organizacional, eficiente o deficiente, puede

representarse en forma gráfica ya que es un simple diagrama que señala las

relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Galindo Munch y García Martínez: Son representaciones gráficas de la estructura

formal de una organización. Muestra las interrelaciones, funciones, niveles

jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en forma

intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como

Cartas o Gráficas de Organización.

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente

las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, Administración Página 8


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mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades

individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante

líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de

comunicación.

1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA

La finalidad de los organigramas son las siguientes:

Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que

integran una dependencia o entidad.

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la

organización.

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,

múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o

excesivos de supervisión y control.

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus

respectivos niveles jerárquicos.

Refleja los diversos tipos de trabajo que se realizan en la empresa debidamente

asignados por área de responsabilidad o función.

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

a) Los cargos existentes en la compañía.

b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

c) Como la autoridad se le asigna a los mismos.

1.3. FUNCIONES



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Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las

unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus

características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como

velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y

medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a

conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este

instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de

administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la

implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

La función principal del organigrama es descubrir y eliminar defectos o fallas de

organización, comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.

1.4. VENTAJAS

Las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas son las

siguientes:

1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo

en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga

descripción.

3. Muestra quién depende de quién.

4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles.

5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.



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6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que

se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al

formular el plan ideal.

1.5. DESVENTAJAS

Los organigramas presentan importantes limitaciones:

1. Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un conjunto de

relaciones informales.

2. Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta

autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

3. Muchos organigramas muestran las estructuras en forma ideal y no

necesariamente muestran la realidad. Los administradores olvidan que las

organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.

1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

Una limitación es que expresan únicamente las relaciones formales entre las

unidades que integran las dependencias o entidades obviando las relaciones informales y

los recursos humanos.

No se puede representar el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las

relaciones de comunicación que existen entre la diversas unidades que componen la

dependencia.

Al representar solo la estructura formal los organigramas pueden presentar

información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que,

si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de

información en instrumentos complementarios.



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2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS

2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo

a los siguientes criterios: Naturaleza, Ámbito, Contenido y Presentación.

2.1.1. Por su naturaleza

1. Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden

referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

2. Macro administrativos: Involucran a más de una organización.

3. Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más

organizaciones de un mismo sector.

2.1.2. Por su ámbito

2.1.2.1. Generales

Contienen información representativa de una organización hasta un determinado

nivel jerárquico dependiendo de su magnitud y características. Representan toda la

organización y sus interrelaciones. Son conocidos como carta maestra.

Figura 2-1. Organigrama General



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2.1.2.2. Específicos

Muestran la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.

Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

Figura 2-2. Organigrama Específico

2.1.3. Por su contenido

2.1.3.1. Integrales

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una

organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Figura 2-3. Organigrama Integral



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2.1.3.2. Funcionales

Incluyen las unidades y sus interrelaciones, indican las principales funciones que

tienen asignadas las unidades.

Figura 2-4. Organigrama Funcional

2.1.3.3. De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el

número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las

personas que ocupan las plazas.

Figura 2-5. Organigrama de puestos, plazas y unidades



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2.1.4. Por su presentación

2.1.4.1. Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte

superior, desarticulando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Es el más

usado en la administración y se recomienda su uso en los manuales de organización.

Figura 2-6. Organigrama Vertical

2.1.4.2. Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo

izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que

las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.

Figura 2-7. Organigrama Horizontal



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2.1.4.3. Mixtos

La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de

ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de

organizaciones con un gran número de unidades en la base.

Figura 2-8. Organigrama Mixto

2.1.4.4. De bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios

más reducidos.

Figura 2-9. Organigrama en Bloque

2.1.4.5. Circular

El círculo central corresponde a la autoridad máxima y alrededor se trazan círculos

concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de

esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los

canales de autoridad y responsabilidad.Administración Página 16


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Departamento de

Perfumería

Departamento de

Productos

Departamento de

Jabones

Departamento de

Propaganda

Departamento de

Ventas

Departamento de EstudiosDe Mercado

Departamento de

Tesorería

Departamento de

Presupuestos

Departamento de

Contabilidad

División Manufactura

División Comercial

División Financiera

PRESIDENTE

Figura 2-10. Organigrama Circular

Tabla 2-1. Cuadro resumen de los tipos de organigramas.

a. Contenido Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran

el organismo social.

Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las

funciones principales que éstos realizan.

De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos

establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos.

b. Ámbito de aplicación Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus

interrelaciones.

Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la

organización de una unidad o área de la empresa.

c. Presentación Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles

desde él más alto hasta el más bajo.

Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de

arriba hacia abajo.

Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones

verticales y horizontales.

De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de

unidades en espacios reducidos.

Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas

horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos

concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.



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3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN

Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros

y puestos.

No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más

frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los

jefes o supervisores del último nivel.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas;

cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo

cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre

de la persona que lo ocupe.

Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos

de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

1. Títulos de descripción condensada de las actividades.

2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.

3. Fecha de formulación.

4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las

líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que

serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará

adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas

horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte

superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del

departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha

de elaboración.Administración Página 18


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3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

3.2.1. Información sobre unidades

1. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución.

Ésta será una cifra de control.

2. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo de la unidad en que radique la

autoridad total y las unidades que comprenden cada nivel.

3. Se investigarán los puestos que corresponden a cada unidad y las plazas que

comprenden cada puesto.

3.2.2. Información sobre relaciones

Debe precisarse con cuales otras unidades y qué tipo de relaciones tienen cada uno

de las unidades de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

3.2.3. Información sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre

las funciones que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el

organigrama.

3.2.4. Fuentes de información

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

1. Planificación de una organización nueva.

2. Representación de una organización existente.

3.2.3.1. Planeación de la organización



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En el caso de una organización nueva, las únicas fuentes de información las

constituyen los estudios y proyectos realizados.

3.2.3.2. Organización existente

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

1. Los archivos de la institución.

2. Los empleados y funcionarios.

3. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

3.2.5. Métodos de recolección de datos

1. Investigación documental (leyes, reglamentos, reformas, boletines).

2. Cuestionarios escritos.

3. Entrevistas con jefes y empleados.

4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo

(se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

3.2.6. Registro de datos

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su

análisis, y su tabulación en su caso.

3.2.7. Análisis de datos

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e

interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en

condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.

3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA



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3.2.1. Precisión

En los organigramas, las unidades de la dependencia y sus interrelaciones deben

aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las

relaciones de dependencia entre ellos.

3.2.2. Vigencia

Deben reflejar la situación actual, razón por la cual deben ser constantemente

actualizados. También se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de

actualización y el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

3.2.3 Uniformidad

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia

o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras

utilizadas en el diseño.



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4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS

Al construir un organigrama se debe tener presente:

1. Delimitar con precisión las Unidades.

2. Señalar de forma completa las relaciones existentes.

3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades y en caso de

utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.

4. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de Línea

o Ejecución, Estado Mayor o Staff y coordinación.

5. Las unidades que no tienen definida con claridad su ubicación

administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse

particularmente al pie del organigrama.

6. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y

dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse

verticalmente.

7. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera

utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL

La ubicación depende de las particularidades y relaciones de trabajo de cada

organismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar las

estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos.

Los tres niveles en que se divide la estructura de organización son: directivo,

"staff" y operacional. En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo

siguiente:

a. En la parte superior del organigrama se presentan las unidades del nivel

directivo (alto nivel gerencial del organismo).

b. En la parte intermedia del organigrama se ubican las unidades con funciones

de apoyo al nivel directivo y a la institución en general ("nivel de staff"). El Administración Página 22


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Staff prestan servicio especializado en la organización, desarrollan funciones

de asesorías y/o de servicios auxiliares .El nivel de "staff" se subdivide en

dos:

Subnivel Asesoría o Consultoría: Se ubican

inmediatamente bajo el nivel directivo.

Subnivel de Servicios Auxiliares: se ubican

inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.

c. En la base del organigrama aparecen las unidades del nivel operacional que

son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en

términos de misión o de su razón de ser en ley.

Figura 4-1. Ejemplos de organigrama



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4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS

Las figuras geométricas representan unidades de trabajo que componen la

estructura de organización dibujada en la gráfica. Deben representar la relación especial

con organismos relacionados a dicha organización.

También sirven para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las

unidades representadas. Las dimensiones de las diferentes figuras en un organigrama no

tienen ningún significado especial, pero se recomienda representar todas las unidades de

trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.

4.1.1. Rectángulos

Representan llas unidades administrativas

2) Rectángulo formado por línea continua

3) Rectángulo formado por línea entrecortada

4) Rectángulo con lados dobles

4.1.2. Círculo

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un

número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas

con el mismo número.

1) Círculo formado por línea continua

2) Círculo formado por línea entrecortada

4.1.3. Elipse

Representa un organismo subsidiario de otro.

Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro

organismo, pero tiene personalidad jurídica propia. Se entiende que está en una jerarquía

menor que el organismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los Administración Página 24


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intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por

la Junta de Directores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a

cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una

situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.

4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua

Es una figura que se utiliza frecuentemente para reflejar estructuras de

organización grandes. Se puede utilizar para representar organismos, unidades, proyectos,

servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya

representado con alguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para

representar, entre otras:

Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.

La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar,

cuando éstos quieran destacarse.

Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la

entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.

Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son

creados con carácter permanente.

4.1.5. Líneas

Las líneas que unen las distintas unidades en el diagrama indican los diferentes

tipos de relaciones existentes entre éstos. Los organigramas más frecuentes suelen presentar

una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos

tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.

Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,

relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Líneas llenas verticales indican autoridad sobre.

Líneas horizontales señalan especialización y correlación. Administración Página 25


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Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de

coordinación y relaciones funcionales.

Líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

Si la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Si la

línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:

4.1.5.1. El punto de origen y de terminación de la línea

El punto de origen indica donde radica la autoridad y el punto de término indica la

unidad sobre la cual recae esa autoridad. Dado que el vínculo jerárquico supone una

relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan

terminen en flechas.

Se recomienda no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la

relación entre dos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras

unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta

deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua.

4.1.5.2. Tipo de línea

La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre

componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer

explicado en la leyenda.

a) Línea continua: Ilustra la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad

y subordinación que existe entre las unidades de trabajo de un mismo organismo o

entre el organismo en cuestión y otro.

b) Línea discontinua: Representa varios tipos de relaciones especiales entre

componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no

suponen subordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama

el significado que se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que



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las líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo

posible, para los diagramas analíticos.

Entre estas líneas encontramos:

Línea formada por pequeños trazos (-----)

Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de

coordinación, y la de control técnico.

Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación

bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo

adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.

c) Otras líneas: Se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para

indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los

cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner

de manifiesto con:

Líneas continuas y flechas

Líneas discontinuas y flechas

Líneas discontinuas

4.1.6. Los nombres

Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la

organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de

presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:

a. El nombre de la unidad deber ser el que aparece en la ley o estatuto

que lo crea.

b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que

están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse

con nombres que indiquen el quehacer de la unidad.

c. El nombre de la unidad debe describir la función que realiza para

facilitar la comunicación y el uso de la gráfica.

Tabla 4-2. Tabla comparativa de la forma de



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Correcto Incorrecto

Oficina de Auditoria Oficina del Auditor

Oficina de Contraloría Oficina del Contralor

Oficina de Asesoramiento Legal Oficina de Asesoramiento

4.1.6.1. Criterios para la denominación de las unidades de trabajo

a) Las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter

asesorativo y consultivo.

b) Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc.

c) Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados

como denominaciones de unidades de trabajo.

El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o

presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene

necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en

esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.

El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para

identificar cualquier componente de trabajo de una institución.

d) Las denominaciones "departamento", "administración" y "rama" no deben utilizarse

para el nombre de unidades o componentes internos de trabajo de los organismos

gubernamentales para así evitar confusiones.

El término departamento, se utiliza exclusivamente para designar aquellos

organismos principales creados por ley para atender funciones básicas

inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de

primordial importancia para el País.

El término administración, es aplicable a los organismos gubernamentales

que trabajan con relativa autonomía en el Gobierno.



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El término rama se utiliza para denominar, con carácter genérico, cada una

de las partes, esferas o componentes grandes y básicos de trabajo del

Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama

Ejecutiva.

4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES

Los rectángulos se utilizan para representar unidades. No es recomendable el uso

de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen difícil la comprensión

del organigrama. La importancia de los cargos dentro del organigrama se da en la posición

donde se ubica en el organigrama y la relación con las demás unidades (No importa el

tamaño de la figura).

Se debe anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente,

conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre

completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.

4.3. FORMA

Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada

elemento integrante del organigrama. Se recomienda que los textos aparezcan

horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.

4.4. DIMENSIÓN

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones

semejantes.



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4.5. ORDENAMIENTO

La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con

los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su

naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN

Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura

orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.

4.7. RELACIONES

Las principales relaciones son:

4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal)

Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a

través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades

que aparecen en el gráfico de la organización.

Recomendaciones:

Utilizar un trazo grueso para las líneas que se interconectan con los rectángulos.

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que

rompe con el principio de autoridad-responsabilidad además de crear la impresión

de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por

una sola línea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La

importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.Administración Página 30


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Figura 4-2. Representación de la relación autoridad lineal.

4.7.2. Relación de autoridad funcional

Representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al

método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la

autoridad lineal, o bien entre un organismo especializado en determinada función y los

subordinados de otros jefes de líneas. La autoridad funcional deberá presentarse por medio

de líneas cortas de trazo discontinuo.

Figura 4-3. Representación de la relación autoridad funcional

4.7.3. Relación de asesoría



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Existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos

especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan

con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite

proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no

para transmitírselas como órdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano

superior, para que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato. Existen dos tipos

de esta clase de relación:

4.7.3.1. Relación de asesoría interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras que forman parte de la estructura

organizacional. Estas unidades están conformadas con recursos humanos, materiales,

financieros y tecnológicos de la organización. Su ubicación en el organigrama se suele

representar por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la

línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

4.7.3.2. Relación de asesoría externa

Es la que suministra asesoría a las unidades de línea pero desempeñan sus

funciones en forma independiente de ésta. Su ubicación en el organigrama se hace a través

de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la

unidad de la cual dependen jerárquicamente.

4.7.3.3. Relación de coordinación

Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la

organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien, entre el

órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de

colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.



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Figura 4-3. Representación de la relación de coordinación

4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE

ORGANIGRAMAS

Los pasos básicos para la preparación de organigramas son:

4.8.1. Autorización para realizar el estudio

La unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia

iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe emanar de

los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien

realice la recopilación de la información para el diseño del organigramas.

4.8.2. Integración del equipo de trabajo

La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia,

por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto;

asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de

poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo.



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4.8.3. Determinación del programa de trabajo

Es necesario que la planeación de actividades para construir un organigramas se

plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede

emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con

una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional.

4.8.4. Capacitación de información

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las

funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo,

así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio.

También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde , a través de

la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa

relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.

La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:

Los órganos que integran dichas áreas.

El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

Las relaciones que guardan entre ellos.

La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan y, en su caso.

Los puestos y el número de plazas que lo integran.

4.8.5. Clasificación y registro de la información

Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se

recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los

mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería

desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de

texto con la opción de manejo gráfico. Administración Página 34


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4.8.6. Análisis de información

Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de

detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.



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CONCLUSIONES

El organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una

empresa, a través de las líneas de autoridad. Es el esquema de la organización; el cual se

simboliza con rectángulos que indican las diferentes áreas de la empresa. Es el modelo

bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fácil visualización así como la

interpretación de la posición resultante en dicha división, de acuerdo con el propio código

de la organización.

Nos proporciona una fiel representación de la división del trabajo, y la

visualización rápida de los siguientes aspectos:

1. Las posiciones dentro de la organización.

2. Cómo se agrupan las unidades.

3. Cómo fluye entre ellas la autoridad.

También nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como

organización informal; aunque la elección del tipo de organigrama depende de la finalidad

y de la clase de presentación que se pretende. En cuanto al grado de detalles y de precisión,

el organigrama clásico es decididamente el más adecuado.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la

organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos

que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la

capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.



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BIBLIOGRAFÌA

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