LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial;

RAZONES

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa

en cada departamento o sección de la misma.

UTILIDAD

Organigrama: definición

"El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría".

Organigrama: definición

“La representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen" Del libro: Organización de Empresas, Segunda Edición, de Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 78.

Elementos de la EstructuraAutoridadEspecializaciónDepartamentalizaciónCadena de MandoTramo de ControlCentralización / DescentralizaciónFormalización

1.- Títulos de descripción condensada de las actividades, nombre de la empresa y la actividad que se defina.2.- Nombre del funcionario que formuló3.- Fecha de formulación4.- Aprobación5.- Leyenda, o sea explicación de líneas y símbolos especiales6.- La carta debe ser de tamaño manuable y fácil de leer7.- No contener nombre de personas. Ser claros.

CONTENIDO

•Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

•Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.

•Muestra quién depende de quién.•Señala puntos importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles.•Sirve como historia de los cambios, instrumentos

de enseñanza y medio de informacional público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

•Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.

•Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

VENTAJAS

•Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

•No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles y no se pueden indicar con más líneas porque el organigrama sería confuso.

•Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas no estén al día.

DESVENTAJAS

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.

Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

· Títulos de descripción condensada de las actividades. · Nombre del funcionario que formuló las cartas. · Fecha de formulación. · Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) · Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN:

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo.

Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina.

Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto.

En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN:

Información sobre unidades:· El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en

la institución. Ésta será una cifra de control. · Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en

que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

· Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones: Debe precisarse con cuales otros órganos y qué tipo de relaciones

tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores: Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere

información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama

ENTRE LAS TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA SE DEBEN CONSIDERAR:

¿Organización futura o actual?La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones: Planeación de una organización nueva. Representación de una organización existente.

Planeación de la organización: En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes

de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información:En el caso de una organización existente, las fuentes de información

pueden ser: Los archivos de la institución, Los empleados y funcionarios, Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos: Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas,

boletines, etc.). Cuestionarios escritos. Entrevistas con jefes y empleados. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se

observa de las oficinas y talleres donde se labora) NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

Registro de datos: Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que

permitan su análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos: La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de

análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.

Clasificación: Los organigramas se pueden clasificar dentro de dos grandes grupos de

acuerdo a diferentes criterios que son: por su ámbito y por su presentación.

POR SU ÁMBITO: Generales: Presentan toda la organización y sus interrelaciones; se

llaman también carta maestra.

Específicos: Representan la organización de un departamento o sección de una empresa

Clasificación:

Por su objetivo: Estructurales y funcionalesPor el área: Generales y departamentalesPor su contenido: Esquemáticos o analíticos

Objetivo:

Presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización.

Por su objetivo: Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la

empresa. Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las

unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

Especiales: se destaca alguna característica.

Por su área: Generales: presentan toda la organización; se llaman también

cartas maestras. Departamentales: representan la organización de un

departamento o sección.

Por su contenido: Esquemáticos: contienen solo los órganos principales, se

elaboran para el público, no contienen detalles. Analíticos: más detallados y técnicos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

1.- VERTICAL: los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.2.- HORIZONTAL: los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.3.- CIRCULAR: los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.4.- MIXTO: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.5.- ESCALAR: se utiliza en empresas pequeñas por su aspecto lineal.

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior, ligados por líneas que representa la comunicación de responsabilidad y autoridad.

De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.   

ORGANIGRAMAS VERTICALES

PresidenciaMunicipal

TesoreríaMunicipal

Subdirección de

Ingresos

Control De Ingresos

Impuestos

Catastro

Licencias

Subdirección de Egresos

Subdirección de

Planeación.

Cuenta Pública

Cuentas por Pagar

Afectación Presupuestal

Subdirección de R. H.

Nómina

Control Asistencia

Subdirección de Control

Pptal.

Subdirección Sevrs. Grales.

Mantto.

Intendencia

Subdirección de

Informática

Sistemas

Soporte Técnico

Redes

H. AYUNTAMIENTO DE COATZACOALCOS, 2007-2009FUNCIONAL

Representan los mismo elementos de los anteriores y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMAS CIRCULARES

Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de estos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad

TÉCNICAS DE ORGANIZACION.

Organigrama Circular.

Está formado por un cuadro central que corresponde a laautoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazancírculos, cada uno constituye un nivel jerárquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

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Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes

ORGANIGRAMAS ESCALARES

EJEMPLO ESCALAR

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Organigrama Mixto.

Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones deespacio.

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EJERCICIOInstrucciones: Completa cada uno de los enunciados, selecciona la respuesta correcta de las opciones que se te presentan, debiendo escribir sobre el espacio en blanco cada una de las respuestas.

Posibles respuestas.Concepto organigramaClasificación de los organigramasObjetivo de los organigramasUtilidad de los organigramasContenido de los organigramas

1- Título de descripción condensada de las actividades, nombre de la empresa y la actividad que se defina, nombre del funcionario que formuló, fecha de formulación, aprobación, leyenda, la carta debe ser de tamaño manuable y fácil de leer, no contener nombre de personas: Es el .....................................

2.- Es una herramienta muy útil para organizar la estructura formal de una organización, en el cual se representa gráficamente, el nivel jerárquico, las interrelaciones, las funciones de cada puesto dentro de la organización que conlleva cierta responsabilidad con su consecuente nivel de autoridad. Lo anterior atendiendo a las necesidades de cada grupo social: ...........................................

3.- Uniforma y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan actividad, responsabilidad y funciones. Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indica lo que se debe hacer y cómo hacerlo. Son una base par el mejoramiento de sistemas. Reduce el costo al incrementar la eficiencia: ...................................................

4.- Por su objetivo, por el área, por su conocimiento, se refiere a: ...................................

5.- Presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización es el:------------------

CONTIENEN:

1.Objetivos generales de la organización. 2.Políticas generales. 3.Glosario de términos administrativos. 4.Nombres de áreas o departamentos y puestos. 5.Procedimientos de organización. 6.Responsabilidades de los altos niveles.      7.Funciones. 8.Cartas de organización. 9.Descripción de puestos. 10.Introducción y objetivos del manual. 11.Historia de la empresa.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN.

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CONCLUSIÓN

Los organigramas se conocen como la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se da a conocer de manera formal la relación que existe entre los departamentos o puestos que integran la empresa.

Se consideran instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

Es por esto que los organigramas dentro de las empresas tienen gran importancia, es decisión de la empresa para elegir la que más se adapte a sus necesidades.

BIBLIOGRAFÍA

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Méndez, J. S. ((2002). Economía y la Empresa. México: Mc. Graw Hill.

Reyes, P. A. (1989). Administración de Empresas, Teoría y Práctica, Parte 1. México: Limusa.

Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administración del Personal y Recursos Humanos. México: Mc. Graw Hill.