1. Análisis de puesto.

2. Organigramas.

3. Manuales de organización.

INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN

INTRODUCCIÓN

Ya hemos estudiado la función de organizar en sus puntos más importantes, pero para materializar el diseño de la estructura organizacional y todo lo que conlleva, son necesarios los instrumentos para llevar a cabo una organización racional. Es indispensable contar con ellas y aplicarlas de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales herramientas de la organización son:

• La descripción y asignación de puesto (Mediante análisis).

• Organigramas.

• Manuales de Organización.

1.- ANÁLISIS DE PUESTO

Es una relación escrita que delinea los deberes y las condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y por qué lo hace.

Este documento responde a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son mis responsabilidades?

• ¿Qué tipo de autoridad tengo?

• ¿Quién es mi jefe inmediato?

• ¿Quiénes son mis subordinados?

• ¿Con quienes coordino mis tareas?

1.- ANÁLISIS DE PUESTO

En este punto es importante definir tres términos importantes que están implícitos.1.-RESPONSABILIDAD. Es una actividad que ha sido asignada a una persona.2.-AUTORIDAD. Es el derecho o poder para actuar sobrellevando la responsabilidad.3.-SUBORDINACION. La obligación de sobrellevar una responsabilidad.

1.2 FUNDAMENTOS PARA ELABORAR LA DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS

Fundamentos para elaborar la descripción de puestos.

Esto se debe ser considerado como un contrato, ya que ambas partes como el reclutador como el interesado deben estar de acuerdo con las especificaciones del trabajo o las cualidades y experiencias del interesado. Las descripciones de puesto debe ser elaborado por un ejecutivos para todos los empleados.

Una persona que ocupe un puesto NO debe de tener una responsabilidad que su subordinado no comparta. El empleado es responsable de todas las actividades dentro de su área. Su trabajo debe ser dinámico y supervisado regularmente.

1.3 ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Elementos de una descripción de puestoUna descripción de puesto consta de los siguientes elementos.Encabezado. En esta parte se anotan todos aquellos datos que permitan identificar el puesto descrito, asimismo se detalla los que se le denomina ubicación del puesto en la organización. (De quien depende (Jefe inmediato))Descripción genérica. Párrafo que define brevemente la función del puesto. Objetivo básico del puesto.Descripción detallada. Es la relación detallada, precisa y clara de todas y cada una de las responsabilidades correspondiente al puesto.

1.4 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Especificaciones del puestoEn este documento se determinan las características que una persona debe reunir para poder desempeñar el puesto exitosamente. La especificación de puesto se toma como referencia la descripción del puesto ya que se evalúa al interesado identificando sus características físicas, psicológicas y especificas que posee una persona que desee ocupar el puesto.Este documento detalla aspectos como edad, sexo, estado civil, escolaridad, estudios específicos, experiencias, cualidades personales y físicas que debe de tener necesariamente para el desempeño del puesto.

ORGANIGRAMAS

Método de

organización

jerárquico

administrativo

ORGANIGRAMAS

El organigrama es el resultado de la organización, ya que es la representación grafica de como se organizo la empresa. El organigrama es un conjunto de figuras geométricas (rectángulos, círculos, cuadros, ETC) que representan órganos y líneas que se utilizan para dar una idea grafica de cómo está estructurada una organización, por ello es de gran utilidad en la empresa.

Los organigramas ayudan a la tarea de identificar y relacionar las diversas partes de la organización.

ORGANIGRAMAS LIMITACIONES

Limitaciones.

• Muestra únicamente las relaciones formales de autoridad sin contemplar relaciones informales significativas.

• Algunas veces no se muestra como debería ser la organización (Si no actualiza constantemente)

• En ocasiones refleja solo la estructura parcial de la organización.

• Se requieren referencias para entenderlo.

ORGANIGRAMAS REQUISITOS

Precisión. En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deber definirse con exactitud.

Sencillez. Debe ser, ante todo, muy claro y que no contenga un número excesivo de cuadros y puestos.

Uniformidad. En su diseño es conveniente simplificar tecnicismos, líneas y su composición para una fácil comprensión.

Presentación. Los organigramas deben contener el nombre de las funciones y no de personas, los organigramas representan la estructura del cuerpo administrativo.

Vigencia. Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados.

CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama también cuenta con las siguientes características en cuanto a su orden.

Por su ámbito de aplicación (1.- GENERALES. 2.-Departamentales o específicos.

Por su contenido (1.- Integrales. 2.- Funcionales. 3.- De puesto, plazas y unidades.

Por su ámbito de aplicaciónOrganigramas generales. Contienen información de una organización hasta determinado nivel jerárquico, depende de su magnitud y características.

Organigramas departamentales o específicos. Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.

Por su contenidoOrganigramas integrales. Son la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía y características.

Organigramas funcionales. Incluyen el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el grafico.

Organigramas de puesto, plazas y unidades. Indican por cada unidad consignada las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas, aunque esto no es común.

CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS

FORMAS DE PRESENTACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

Organigrama

Vertical.

Presenta

unidades

ramificadas de

arriba abajo, a

partir del titular

en la parte

superior. Este

es el de uso

más común en

la

administración.

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FORMAS DE PRESENTACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

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Organigrama

horizontal.

Despliega unidades

de izquierda a

derecha y colocan

al titular en el

extremo izquierdo.

Los niveles

jerárquicos se

ordenan de forma

análoga en

columnas mientras

que las relaciones

entre las unidades

por línea se

disponen

horizontalmente.

FORMAS DE PRESENTACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

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Organigrama

circular. Están

formados por un

cuadro central,

que corresponde

a la autoridad

máxima de la

empresa, en cuyo

derredor se traza

círculos

concéntricos,

cada uno de los

cuales constituye

un nivel

jerárquico de la

organización.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

GUIA escrita por

ejecutivos que

facilitan el trabajo

de la memoria.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

El manual de organización nació de la practica principalmente para asentar por escrito todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente por escrito de todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente que se consideran necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, eliminando los inconvenientes y prejuicios que trae consigo dejar las cosas a la memoria, el criterio o al buen juicio personal.

3.2 ALGUNAS VENTAJAS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Minimizan los errores

Los directivos y ejecutivos no tienen que estar repitiendo órdenes que están oportunamente detalladas en el manual.

Sirven de guía para los nuevos empleados.

Facilitan el control interno.

Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Los elementos de un manual de organización son los organigramas, las descripciones y las especificaciones de puesto.Algunas instituciones, aparte de estos tres elementos, incluyen aspectos tales como fundamento jurídico para su elaboración, objetivos del manual y alguno que otro elemento que se requiere de acuerdo con el criterio de quienes lo formulan y circunstancias propias de la empresa.