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UBB - CAPACITA

Versión: 21 Fecha de publicación: 03/05/2017 Página:1 de 37

MANUAL DE CALIDAD

Revisado por:

Freddy Banda Cheuquepán

Jefe Depto. de Formación Continua

Concepción

Aprobado por:

Carmen González Labbé

Directora Formación Continua

MANUAL DE CALIDAD UBB - CAPACITA

Versión: 21 Fecha de publicación: 03/05/2017 Página: 2 de 37

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INDICE

TEMA PÁGINA

SECCION 1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN 5

SECCION 2. ALCANCE, APLICACIÓN, SERVICIOS Y EXCLUSIONES 6

2.1 ALCANCE Y APLICACIÓN 6 2.2 PRODUCTOS – SERVICIOS 6 2.3 EXCLUSIONES 6

SECCION 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 7

SECCION 4. REQUISITOS GENERALES 7

SECCION 5. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 7

5.1 GENERALIDADES 7 5.2 MANUAL DE CALIDAD 8 5.3 DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMA Y LA ORGANIZACIÓN 8 5.4 DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROLADOS 9 5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS 9 5.6 CONTROL DE REGISTROS 9

SECCION 6. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCION 9

6.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION 9 6.2 ENFOQUE AL CLIENTE 10 6.3 POLITICA DE GESTION DE CALIDAD 10 6.4 PLANIFICACIÓN 11

6.4.1 Objetivos de gestión de calidad 11 6.4.2 Objetivos de los procesos 11 6.4.3 Planificación del sistema de gestión de calidad 11

6.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 12 6.6 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PERSONAL 13 6.7 COMUNICACION INTERNA 15 6.8 REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCION 15



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SECCION 7. GESTION DE LOS RECURSOS 15

7.1 PROVISION DE RECURSOS 15 7.2 RECURSOS HUMANOS 16

7.2.1 Competencia del personal 16 7.2.2 Detección de necesidades y programas de capacitación 16 7.2.3 Eficacia de las actividades de capacitación 17

7.3 INFRAESTRUCTURA 17

7.4 AMBIENTE DE TRABAJO 17

SECCION 8. REALIZACION DEL SERVICIO 17

8.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO 17 8.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 17

8.2.1 Determinación y revisión de requisitos 18 8.2.2 Comunicación y Retroalimentación con el cliente 18

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION 18 8.4 COMPRA 18 8.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO 19

8.5.1.1 Control de la producción y de la prestación del Servicio 19 8.5.1.2 Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio. 19 8.5.2 Identificación y trazabilidad 20

8.5.3 Propiedad del cliente 20 8.5.4 Preservación del producto 20 8.5.5 Control de dispositivos de seguimiento y medición 20

SECCION 9. MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO 21 9.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION 21

9.1.1 Satisfacción de usuarios, participantes y partes interesadas 21 9.1.2 Auditoría interna 21 9.1.3 Seguimiento y medición de los procesos 21 9.1.4 Seguimiento y medición del servicio 21

9.2 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME 22 9.3 ANALISIS DE DATOS 22



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9.4 MEJORAMIENTO 22

9.4.1 Mejoramiento continuo 22 9.4.2 Acciones correctivas y preventivas 22

SECCION 10. OTROS REQUISITOS 23 10.1 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS Y DE INFRAESTRUCTURA 23 10.2 REQUISITOS DE PERSONAL 23 10.3 REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACION 23 10.4 REQUISITOS DE LA RELACION CON LOS PARTICIPANTES 24 10.5 CERTIFICACIÓN 25

SECCION 11. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS 25, 26, 27 y 28

ANEXOS ANEXO Nº 1 FLUJO DE PROCESOS 29 ANEXO Nº 2. FORMATO REGISTRO DE OBJETIVOS DE GESTION Y METAS 30 ANEXO Nº 3 FORMATO DESCRIPCION DE CARGOS 31 ANEXO Nº 4. FORMATO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 32 ANEXO Nº 5. FORMATO PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACION 33 ANEXO Nº 6. FORMATO REGISTRO IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD 34 ANEXO Nº 7. FORMATO REGISTRO BIENES PROPIEDAD USUARIOS, PARTICIPANTES Y PARTES INTERESADAS 35



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SECCION 1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN

La Universidad del Bío-Bío se crea mediante Decreto Ley Nº 18.744 del 29 de septiembre de 1988, a partir de la integración de la Universidad de Bío-Bío de Concepción y el Instituto Profesional de Chillán. Es una Institución de Educación Superior estatal, pública y regional, que concibe su gestión como instrumento del Estado de Chile para el cultivo, desarrollo y transmisión del conocimiento en equidad, tarea que aspira cumplir con eficiencia para constituir un referente del sistema nacional universitario. Participa en forma voluntaria en el proceso de acreditación institucional y de carreras, que el Ministerio de Educación decidió a impulsar a través de la Comisión Nacional de Acreditación (CNA).

La Universidad tiene como Misión “generar, aplicar y difundir el conocimiento en las ciencias, la tecnología, las artes y las humanidades; formando profesionales competentes, integrales y reflexivos; respondiendo a las necesidades regionales y nacionales, para servir a la sociedad con excelencia y calidad”. La estructura orgánica de la Universidad considera la Dirección de Formación Continua (DFC), orientada a vincular el conocimiento que se cultiva al interior del plantel con el sector productivo mediante acciones de capacitación tendientes al perfeccionamiento, actualización y especialización. Los Departamentos de Formación Continua de Concepción y Chillán, denominados genéricamente UBB–Capacita, hacen suya la misión encomendada a la Dirección de Formación Continua en todo lo relacionado con la capacitación, ya sea mediante la realización de seminarios, cursos, Postítulos y/o Diplomados abiertos o cerrados. Para ello, toma como sistema de gestión, aplicable a las actividades vía Franquicia SENCE, la norma NCh 2728:2015 y asume que los docentes de las diferentes Facultades y Departamentos de la Universidad son prestadores de servicios de relatoría en las materias que son de su competencia. Las actividades (seminarios, cursos, postítulos y/o Diplomados abiertos o cerrados) que la Universidad imparta, sin franquicia SENCE, serán sometidas a discreción al Sistema de Gestión según la NCh 2728:2015, según sea su naturaleza. En la ciudad de Concepción, Capital de la Región del Bio Bio, el Departamento de Formación Continua de la Universidad (UBB – Capacita Concepción) se ubica en Avenida Collao 1202, casilla 5-C, fax 041-2731003, teléfonos 041-2731281 / 041-2731596, correos electrónicos [email protected], [email protected] y página Web www.ubiobio.cl. En la ciudad de Chillán, Capital de la Provincia de Ñuble, el Departamento de Formación Continua de la Universidad (UBB–Capacita Chillán) se ubica en Calle 18 de Septiembre Nº580, Tercer Piso, casilla 447, fax, teléfonos 042-2463620 y 042-2463621, correo electrónico [email protected] y página Web www.ubiobio.cl. Las partes interesadas relevantes de UBB-Capacita son: empresas e instituciones públicas y privadas usuarios, participantes y partes interesadas, Facultades, Departamentos y sus respectivos relatores-docentes, pertenecientes a la Universidad del Bío-Bío, relatores externos a

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



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la Universidad, Instituciones públicas reguladoras de su gestión, potenciales usuarios, participantes y partes interesadas y los participantes (asistentes) a las actividades capacitación.

SECCION 2. ALCANCE, APLICACIÓN, PRODUCTOS - SERVICIOS Y

EXCLUSIONES

2.1 ALCANCE Y APLICACIÓN El Sistema de Gestión de Calidad de UBB-Capacita tiene el siguiente alcance:

Diseño e implementación de servicios de capacitación abiertos y cerrados, destinados a difundir el conocimiento generado en la Universidad del Bío-Bío, tanto

a nivel regional como nacional, en modalidad presencial con impulsa personas, curso abiertos y cerrados en las áreas de Administración; Agricultura; Alimentación; Gastronomía y Turismo; Arte Artesanía y Grafica, Ciencias y Técnicas Aplicadas; Comercio y Servicios Financieros; Computación e Informática; Construcción; Ecología; Educación y Capacitación; Electricidad y Electrónica; Forestal; Idiomas y Comunicación; Mecánica Industrial; Procesos Industriales; Servicio a las Personas; Salud, Nutrición y Dietética, dirigido a Organismos, Empresas o Instituciones Públicas y/o Privadas para funcionarios, empleados, trabajadores, profesionales y otros.

2.2 PRODUCTOS - SERVICIOS Los productos y servicios de UBB-Capacita son cursos, seminarios, talleres, diplomados, postítulos y otras actividades de capacitación, tales como charlas y/o reuniones técnicas, especificadas en el alcance del presente Manual (punto 2.1).

2.3 EXCLUSIONES

No hay exclusiones dentro del sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita.

Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio: 7.5.2 UBB–Capacita controla sus procesos y servicios permanentemente, tal como se indica en el punto “Seguimiento y medición” que está presente en todos los procedimientos del sistema de gestión de calidad, por lo que la validación de los procesos y servicios que estipula este punto normativo, se aborda bajo el control indicado anteriormente.

Control de dispositivos de seguimiento y medición: 7.6 El Sistema del Libro de Clase Electrónico LCE es probado y revisado antes de cada actividad con Uso de franquicia SENCE, con el objetivo de verificar su funcionamiento, adecuación y estar



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utilizando la última versión del software de ACEPTA. UBB capacita para asegurar el uso el lector biométrico tiene disponible más de uno en cada Departamento de Formación Continua Chillán y Concepción.

SECCION 3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Todos los términos y definiciones que asume y reconoce UBB – Capacita en su sistema de gestión de calidad se encuentran en la Norma ISO 9000:2015 Sistema de gestión de la calidad Fundamentos y Vocabulario. Cualquier usuario del sistema debe, por tanto, remitirse a dicho documento para conocer el significado de los términos y definiciones usados por UBB-Capacita para llevar a cabo su Política de Gestión de Calidad. En este Manual la sigla AFC significa “actividad de formación continua”, DFC significa Dirección de Formación Continua de la Universidad del Bío-Bío y UBB–Capacita corresponde al Organismo Técnico de Capacitación (OTEC) de la Universidad del Bío-Bío.

SECCION 4. REQUISITOS GENERALES (punto 4.1 norma) UBB-Capacita ha identificado los procesos necesarios de aplicar en su sistema de gestión de calidad, ha determinado su secuencia, interacción, criterios y medios necesarios para asegurar su operación, control eficaz, disponibilidad de recursos e información, realizar seguimiento, medición, análisis e implementar acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y el mejoramiento continuo. Lo anterior está reflejado en toda la documentación que soporta su sistema de gestión, que se expone en la Sección 5 de este Manual, y en el Flujo de procesos que se expone en Anexo Nº 1.

SECCION 5. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

(Punto 4.2 norma)

5.1 GENERALIDADES (Punto 4.2.1 norma) Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de UBB-Capacita son los siguientes:

a) Declaración documentada de la Política de Gestión de Calidad b) Declaración documentada de los Objetivos de Calidad c) Manual de Gestión de Calidad. d) Procedimientos requeridos por la norma NCh 2728:2015 y DA-45v3 e) Procedimientos requeridos por UBB-Capacita para planificar, operar y controlar sus

procesos. f) Documentos externos controlados. g) Especificación de compra de productos y/o servicios que UBB–Capacita demanda del

mercado. h) Registros requeridos por la norma NCh 2728:2015 y el sistema de gestión de calidad de

UBB - Capacita.

5.2 MANUAL DE CALIDAD (Punto 4.2.2 norma)



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Este documento describe globalmente el sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita, indicando y describiendo su alcance, los procesos que lo componen, su interacción, los procesos exigidos por las norma pero excluidos del sistema de la organización, Política y Objetivos de Gestión de Calidad, términos y definiciones y estructura organizacional. Se actualiza cada vez que hay un cambio estructural y/u organizacional en UBB-Capacita, que afecte al sistema de gestión de calidad. La responsabilidad y autoridad para actualizarlo la tiene la Directora de Formación Continua, que aprueba este Manual.

Las modificaciones de este Manual se realizan según lo descrito en Procedimiento

documentado “Elaboración y Control de Documentos”, código PGUB-01.

5.3 DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA NCh 2728:2015 Y UBB-Capacita Documentos de apoyo a la operación son los siguientes:

Elaboración y Control de documentos y registros, código PGUB-01..

Auditoria Interna, código PGUB-03.

Control del Servicio No Conforme, código PGUB-04.

Acciones Correctivas y Preventivas, código PGUB-05.

Selección y evaluación de proveedores, código PGUB-06.

Revisión por la Dirección, código PGUB-07.

Manual de Calidad. Documentos operativos son los siguientes:

Diseño de actividades de capacitación (abiertas y cerradas), código PGUB-10.

Difusión de AFC, código PGUB-20.

Codificación ADP, Registro Público Nacional de Perfeccionamiento (Mineduc) RPNP (C.P.E.I.P.), código PGUB-25. www.mineduc.cl

Inscripción de asistentes a las AFC, código PGUB-30.

Realización de la AFC, código PGUB-35.

Resultado de las AFC, código PGUB-40.

Entrega de certificados, diplomas y constancias, código PGUB-45.

Facturación, código PGUB-50.

Adquisiciones, código PGUB-55.

5.4 DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROLADOS Documentos Externos Controlados (DEC) presentes en el sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita son los siguientes:

Ley 19.518.

Ley 20422

Manual de Procedimientos de Sence.

Norma NCh 2728:2015.



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Otros que UBB-Capacita requiera para el desarrollo de su gestión.

Norma ISO 9000:2015 Sistema de gestión de la calidad Fundamentos y Vocabulario

Los que sean necesarios y solicitados por la autoridad competente.

5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS (Punto 4.2.3 de norma) Todas las actividades y obligaciones para revisar y aprobar documentos, reconocer sus modificaciones, asegurar que se encuentran donde se usan, que son legibles, identificables, y

que se controlan los documentos externos obsoletos, se encuentra en el procedimiento

documentado “Elaboración y Control de documentos”, código PGUB-01.

5.6 CONTROL DE REGISTROS (Punto 4.2.4 norma) La forma en que UBB-Capacita controla la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del sistema de gestión de calidad,

se encuentra en el procedimientos Elaboración y Control de documentos”, código PGUB-01.

SECCION 6. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCION

(Punto 5 norma)

6.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION (Punto 5.1 de las norma)

La Dirección de Formación Continua evidencia su compromiso con la implementación, desarrollo y mejora del sistema de gestión de calidad de la siguiente manera:

Estableciendo y documentando la Política de Gestión de Calidad de UBB-Capacita

Estableciendo y documentando los Objetivos de Gestión de Calidad de UBB–Capacita.

Llevando a cabo Revisiones por la Dirección.

Asegurando la disponibilidad de recursos para evaluar interna y externamente la eficacia del sistema de gestión de calidad. Para ello existe un presupuesto anual, el cuál es aprobado por la Vice Rectoría de Asuntos Económicos de la Universidad del Bío-Bío.

6.2 ENFOQUE AL CLIENTE (Punto 5.2 norma) UBB-Capacita asegura un enfoque al cliente de su sistema de gestión de calidad, llevando a cabo lo que se indica en los puntos “Determinación de los requisitos del cliente” y “Satisfacción del cliente”, de este mismo Manual.

6.3 POLITICA DE GESTION DE CALIDAD (Punto 5.3 norma)



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POLÍTICA DE CALIDAD

LA DIRECCIÓN DE FORMACIÓN CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO, a través de la

OTEC UBB CAPACITA ubicada en las Sedes de Concepción y Chillán, presta servicios de capacitación a personas y organizaciones públicas y privadas, para mejorar sus habilidades, conocimientos y actitudes, centrando su accionar en las áreas que le son propias de su quehacer.

OTEC UBB CAPACITA, planifica, ejecuta y evalúa todas las actividades de capacitación y los vincula con los departamentos de la Universidad del Bío-Bío. Para ello se asume el modelo de gestión de calidad de la Norma Chilena NCh 2728:2015 y los

siguientes principios:

Cumplir con los requerimientos de los usuarios, participantes y otras partes interesadas, requisitos legales y de las exigencias derivadas de su sistema de gestión de calidad.

Aplicar el mejoramiento continuo para optimizar la eficacia y eficiencia de sus procesos.

Mantener una vinculación permanente con sus usuarios, participantes y otras partes

interesadas, para evidenciar su satisfacción con la prestación del servicio.

Relacionar a sus académicos con el medio laboral público y privado.

HÉCTOR GUILLERMO GAETE FERES Rector

CARMEN GLORIA GONZÁLEZ LABBÉ ALDO BALLERINI ARROYO Director(a) Formación Continua Vicerrector(a) Académico

Mayo 2017

6.4 PLANIFICACIÓN (Punto 5.4 norma)



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6.4.1 OBJETIVOS DE GESTIÓN DE CALIDAD (Punto 5.4.1 norma) Los Objetivos de Gestión de Calidad de UBB-Capacita se fijan anualmente. Una de las instancias para fijarlos es el proceso de Revisión por la Dirección. Si no es esta instancia, puede ser una reunión extraordinaria realizada por la Directora de Formación Continua para ello. Lo relevante es que los Objetivos de Gestión de Calidad y Metas de la organización quedan oficializados en el registro RGUB-0702 cuyo formato se expone en el Anexo Nº 2. Este registro lo administran los Jefes de Departamentos de Formación Continua de Concepción y Chillán respectivamente.

6.4.2 Objetivos de los procesos Los objetivos de gestión de los procesos están expresados en todos los procedimientos de la

organización, en el punto 1 titulado “Objetivo”, los que son monitoreados permanentemente a

través del punto 5 “Seguimiento y medición”, que tienen todos los procedimientos documentados del sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita.

6.4.3 Planificación del sistema de gestión de calidad ( Punto 5.4.2 Norma) La planificación anual del sistema de gestión de calidad de UBB–Capacita queda oficializada en el registro RGUB-0702 (Objetivos de gestión de Calidad y metas) y RGUB-0701 (Revisión por la Dirección). Adicionalmente a estos registros, los Jefes de Departamentos de Formación Continua de Concepción y Chillán pueden generar una serie de archivos y/o registros tales como carta Gantt, que explican con mayor detalle la planificación de UBB-Capacita.



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6.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Considerando la dependencia que la OTEC UBB–Capacita tiene de la Universidad del Bío-Bío, su estructura organizacional es la siguiente:

Este organigrama es de tipo funcional. Constituye un ordenamiento basado en la restructuración organizativa de la Universidad del Bío-Bío y en las responsabilidades y autoridades asignadas para que las diferentes áreas contribuyan al logro de Política y Objetivos de gestión de calidad y



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metas de UBB–Capacita.

6.6 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PERSONAL (Punto 5.5.1 norma)

a) DIRECTORA FORMACION CONTINUA

1- Proponer y evaluar las políticas generales y particulares para el desarrollo de actividades

de la Dirección de Formación Continua.

2- Identificar, Planificar e Implementar nuevas líneas estratégicas de la Dirección de Formación Continua que satisfagan los requerimientos del medio donde se desenvuelven.

3- Supervisar y apoyar las acciones de los departamentos de Formación Continua de

Concepción y Chillán.

4- Generar y Gestionar las acciones necesarias para incentivar el desarrollo de programas de capacitación de alto impacto y vinculación con sectores público y privados.

5- Planificar y mantener relaciones con los organismos e instituciones del sector privado y

público, con la finalidad de mantener el flujo de acciones tradicionales de capacitación y formación en la sede donde le corresponda actuar, procurando abrir espacios de participación a la comunidad y velar por la calidad impartida.

6- Supervisar el desarrollo de los programas de Información Continua en ejecución, velando

por la calidad y el orden de los mismos.

7- Establecer nuevas líneas estratégicas de gestión de calidad para mantener certificación obtenida por la norma Chilena NCh 2728;2015

8- Mantener informada en forma permanente Vicerrectoría Académica, con respecto de las actividades programadas y en desarrollo.

9- Evaluar, de acuerdo a indicadores conocidos por la comunidad universitaria, los

programas desarrollados.

10- Proponer los reglamentos necesarios para el buen funcionamiento de la unidad, con el objeto de establecer líneas de acción que no transgreda a otras unidades internas.

11- Administrar la Dirección General de Planificación y Estudio, mediante acciones,

coordinación y evaluación de las actividades relacionadas con el área.

12- Formular y administrar los recursos económicos asignados a la Dirección Formación Continua.



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13- Realizar la revisión y respuesta de correos electrónicos, revisión de correspondencia, firma de V°B° de documentos, preparar ordinarios. Además de organizar y cumplir con la agenda de compromiso (reuniones, entrevistas)

14- Direccionar y calificar al personal bajo su dependencia.

15- Coordinar la ejecución del presupuesto asignado a la Dirección en materias de

contrataciones y compras, según disposiciones legales y vigentes.

16- Colaborar y prestar apoyo en todas las actividades afines con las necesidades del servicio.

c) REPRESENTANTES DE LA DIRECCIÓN (Punto 5.5.2 norma).

En UBB–Capacita, dada la estructura organizacional y física que posee, la Representación de

la Dirección la ejerce la Directora Formación Continua. Ella tiene la siguiente responsabilidad y autoridad:

Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos y programas necesarios para operar y mejorar el sistema de gestión de calidad.

Gestionar, mediante acciones planificadas y sistemáticas, el cumplimiento de la Política de Gestión de Calidad.

Evaluar periódicamente los resultados de la operación del sistema de gestión de calidad.

Informar a la autoridad sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

c) PERSONAL Y/O COLABORADORES DE UBB-Capacita

Jefe Departamento Formación Continua

1- Identificar los procesos necesarios de aplicar en el Sistema de Gestión de Calidad UBB-

Capacita, determinar la secuencia, la interacción, criterios y medios necesarios para asegurar su operación, control eficaz, disponibilidad de recursos e información, realizar seguimiento, medición, análisis e implementar acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y el mejoramiento Continuo.

2- Administrar registros asociados a la planificación anual del Sistema de Gestión de Calidad

de 3- UBB-Capacita, entre los que se incluyen los objetivos, programas de gestión y metas.



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4- Apoyar la planificación de auditorías internas y externas para determinar si el Sistema de

Gestión de Calidad UBB-Capacita es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NCh 2728:2015 y con los requisitos del sistema establecidos por la organización y su dicho sistema se ha implementado y se mantiene en forma eficaz.

5- Mantener la comunicación permanente con la Dirección de Formación Continua para

hacer eficaz y eficiente el Sistema Gestión de Calidad, de manera que exista un ambiente de trabajo que permita lograr la satisfacción de los usuarios, participantes y partes interesadas, que son tanto de UBB-Capacita como de las Facultades y Departamentos de la Universidad que dictan actividades de capacitación.

6- Mantener una comunicación permanente con el cliente en la etapa de diseño de una

actividad de capacitación.

7- Colaborar y prestar apoyo en todas aquellas actividades afines con las necesidades del servicio.

Los otros cargos están establecidos en el registro Descripción de Cargos Personal de

UBB Capacita RGUB-910

6.7 COMUNICACION INTERNA (Punto 5.5.3 norma)

En UBB - Capacita se reconocen los siguientes medios para la comunicación interna:

Correos electrónicos

Comunicados del Rector, del Vicerrector, de la Directora de Formación Continua y de los Representantes de la Dirección.

Comunicados de la Autoridad Competente.

Reuniones internas

Sugerencias de colaboradores, por ejemplo, de relatores.

6.8 REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCION (Punto 5.6 norma) La Revisión de la alta Dirección se lleva a cabo en UBB–Capacita una vez al año. Los detalles del

proceso se encuentran en el procedimiento documentado “Revisión por la Dirección”,

código PGUB-07.

SECCION 7. GESTION DE LOS RECURSOS

(Punto 6 norma)



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7.1 PROVISION DE RECURSOS (Punto 6.1 norma)

La Universidad del Bío-Bío, a través de la Vice Rectoría de Asuntos Económicos, Dirección de Formación Continua y de las diferentes Facultades y Departamentos de la Universidad, provee anualmente los recursos financieros, materiales y humanos para implementar, mantener, controlar y mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad, lo que queda oficializado en el registro RG-0701 (Revisión por la Dirección), que es donde se planifican anualmente las actividades relevantes del sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita.

7.2 RECURSOS HUMANOS (Punto 6.2 norma)

7.2.1 COMPETENCIA DEL PERSONAL La Dirección de Formación Continua determina la competencia del personal que realiza trabajos que afectan la calidad de servicio de UBB–Capacita, en base a la Descripción de Cargos que se tiene del personal propio y de las exigencias que se les piden a los relatores de Actividades de

Capacitación a través del Procedimiento documentado “Selección y evaluación de

proveedores”, código PGUB-06. La descripción de cargos del personal se oficializa en el registro RGUB-910, cuyo formato se encuentra en Anexo Nº 3. Este registro es administrado por la Directora de Formación Continua y almacenado en el archivador Sistema de Gestión de Calidad Registros. Se declara que toda información de evidencia del cumplimiento de Educación, Formación, Habilidades y experiencia de los relatores de UBB Capacita se encuentra en la dirección de Recursos Humanos de la Universidad del Bìo Bìo. La evidencia del personal de UBB Capacita se encuentra en Departamento de Formación Continua Concepción. Archivador Personal. E Departamento de Formación Continua Chillan mantiene una base de datos de relatores donde es posible evidencia la formación, educación, habilidades y experiencia. Esta documentación en papel o digital también es para el uso de los curso con registro ATE.

7.2.2 Detección de necesidades y programas de Capacitación. La Directora de Formación Continua anualmente determina las necesidades de capacitación del personal de UBB–Capacita en base a la diferencia que existe entre la descripción de cargos y lo que requiere el personal para cumplir la Política y los Objetivos de Gestión de Calidad, los Procedimientos y las Especificaciones del Sistema. Esto queda oficializado en el registro “Detección de necesidades de capacitación” RGUB-920 (ver formato Anexo Nº 4). A partir de lo anterior, la Directora de Formación Continua genera un Programa anual de capacitación del personal de UBB-Capacita. Esto queda oficializado en el registro RGUB-930 (ver formato en Anexo Nº 5). Nota: Toda persona que Revisa y Aprueba un documento del sistema de gestión de calidad, queda registrado como “capacitado” en cuanto a su contenido.



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7.2.3 Eficacia de las actividades de Capacitación. La eficacia de las acciones de capacitación del personal UBB-Capacita se evalúa permanentemente a través de las auditorías internas y externas (certificador). Procesos que no tengan “No Conformidades” significa que están operando de acuerdo a lo esperado por la Dirección de Formación Continua. En caso de haber levantamiento de No Conformidades, la Directora de Formación Continua debe revisar las causas y determinar si son necesarias acciones de capacitación, entre otras, para eliminar y/o minimizar el problema.

7.3 INFRAESTRUCTURA (Punto 6.3 norma) Para llevar a cabo su política y sus objetivos de gestión de calidad, UBB–Capacita utiliza salas de clases, laboratorios y equipos multimedia que le facilita la Universidad del Bío-Bío, de la cuál en definitiva depende jerárquica y financieramente. UBB Capacita tiene declarada su infraestructura ante la autoridad competente SENCE.

7.4 AMBIENTE DE TRABAJO (Punto 6.4 norma) UBB–Capacita a través de la dirección proporciona el ambiente apropiado para el personal de UBB Capacita. Las dependencias de los departamentos de Formación Continua de Chillán y Concepción cuenta con oficinas con luz natural y artificial, ventilación muebles adecuados al propósito de la labor a realizar por el personal. Cada puesto de trabajo está equipado con un Computador, y sus accesorios (Teclado, Mouse, Parlantes, Monitor) y acceso a internet, escritorio, sillas y teléfono. Las oficinas están adecuadas para atender público interno y externo y con esto la dirección proporciona lo necesario para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios, participantes y partes interesadas.

7.5 INFORMACIÓN FINANCIERA

Los recursos financieros con que cuenta UBB Capacita quedan determinados en la asignación

presupuestaria que la Vicerrectoría de Asuntos Económicos le asigna anualmente a las diversas

reparticiones de la Universidad. El presupuesto para el año 2017 es el siguiente:

SECCION 8. REALIZACION DEL SERVICIO (Punto 7 norma)

8.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO (Punto 7.1 norma)



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La planificación de la realización del servicio la realizan los relatores de las actividades de capacitación y los Jefes de departamento formación continua de UBB–Capacita de Concepción y Chillán respectivamente, teniendo como base lo estipulado en el procedimiento documentado

“Diseño de actividades de capacitación (abiertas y cerradas)”, código PGUB-10.

8.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE (Punto 7.2 norma)

8.2.1 Determinación y revisión de Requisitos (Puntos 7.2.1 Y 7.2.2 Norma) La determinación y revisión de los requisitos relacionados con el servicio que da UBB-Capacita, tales como la realización del servicio, los no especificados por los usuarios, participantes y partes interesadas, pero necesarios para llevar a cabo el servicio, los legales, los reglamentarios y/o cualquier otro requisito adicional, son trabajados en forma conjunta entre los relatores de las actividades de capacitación y los Jefes de departamento de UBB–Capacita de Concepción y Chillán, según sea el caso. Estos datos son entrada para el proceso de diseño de las actividades de capacitación.

8.2.2 Comunicación y retroalimentación con el cliente (Punto 7.2.3 Norma) La comunicación con el cliente en la etapa de diseño de una actividad de capacitación la llevan a cabo en forma relevante los relatores y la Facultad a que pertenecen. También los Jefes de departamento de formación continua participan cuando las consultas de los usuarios, participantes y partes interesadas están relacionadas con la franquicia Sence. Esto queda

expuesto en el procedimiento documentado “Diseño de actividades de capacitación (abiertas

y cerradas)”, código PGUB-10. Comunicación con los usuarios, participantes y partes interesadas también se efectúa según lo estipulado en los siguientes procedimientos documentados del sistema de gestión de calidad:

“Difusión de actividades de capacitación” , código PGUB-20

“Realización de la actividad de capacitación”, código PGUB-3

“Facturación de Actividad de formación Continua” código RPUB-45

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION

(Punto 7.3 norma) La planificación del diseño y desarrollo de las actividades de capacitación de UBB-CAPACITA, la determinación de sus elementos de entrada, la obtención de los resultados del diseño y desarrollo, la revisión, verificación, validación y control de cambios del diseño y desarrollo, además de los registros asociado a ello, se encuentran definidos en el Procedimiento

documentado el procedimiento documentado “Diseño de actividades de capacitación (abiertas

y cerradas)”, código PGUB-10.



.

8.4 COMPRAS (punto 7.4 norma) La Dirección de Formación Continua y los Jefes de Departamento de Formación Continua de Concepción y Chillán respectivamente, han determinado que los servicios de relatoría de las diversas actividades de capacitación son críticos, ya que afectan directamente la Política y Objetivos de Gestión de Calidad de UBB–Capacita. Por tal razón se seleccionan, evalúan y reevalúan los relatores. Con otros proveedores de insumos y/o materiales, tales como artículos de librería, servicios computacionales de la Universidad, movilización, bodega y servicio de casino, como los más relevantes, UBB-Capacita no tiene injerencia directa sobre su selección y calidad del servicio y/o producto que entregan, ya que el vínculo global y mayoritario es de la Universidad como un todo con ellos, es decir, la capacidad de influir en una potencial evaluación o decisión de elección de estos proveedores, es casi nula dadas las facturaciones de las partes. En caso de que uno de estos proveedores no cumpla las expectativas de UBB-Capacita y afecte en algún grado su servicio, los Jefes de departamento de Formación Continua informarán de esta situación, por la vía que estimen conveniente (correo electrónico u ordinario) a la Dirección de Administración y Personal de la Universidad, para asegurar que se cumplan las expectativas de UBB-Capacita. Para cautelar que los servicios de relatoría se mantengan dentro de las exigencias que UBB-Capacita requiere para cumplir su Política y los Objetivos de Gestión de Calidad, se ha desarrollado el siguiente documento:

“Procedimiento Selección y evaluación de proveedores”, código PGUB-06. Otros asuntos en este tema son la compra de materiales para realizar las actividades de capacitación y la logística para los intermedios (café, alimentación, etc.). Esto no ha sido catalogado como crítico, ya que hay múltiples proveedores en el mercado y tradicionalmente se encarga de ello la misma Facultad que realiza la actividad de capacitación, conforme a las políticas de UBB-Capacita. Es también importante mencionar que el servicio de facturación de las actividades de formación continua lo realiza el Departamento de Contabilidad de la Universidad del Bío Bío, para cumplir

con este proceso existe el “Procedimiento Facturación Actividad de Formación continua

PGUB-45”

8.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO (Punto 7.5 de la norma)

8.5.1.1 Control de la producción y de la prestación del Servicio (Punto 7.5.1 norma) Todo lo relacionado con la realización y el control del servicio de capacitación que presta UBB-

Capacita está contemplado en el Procedimiento documentado “Realización de la actividad de



.

capacitación”, código PGUB-35.

La organización implemento, mantiene y actualiza el Libro de Clase Electrónico LCE a través de la página del SENCE pág. www.sence.cl, donde se puede evidenciar las últimas versiones del LCE. Se evidencia en el Procedimiento PGUB-35.

8.5.1.2 Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio (Punto

7.5.2 Norma) Este punto de las norma no aplica a la gestión de UBB–Capacita (ver punto 2.3 de este Manual).

8.5.2 Identificación y Trazabilidad (Punto 7.5.3 Norma) UBB-Capacita identifica sus servicios de capacitación en el registro RGUB-940, que contiene la siguiente información:

Código interno.

Nombre actividad de formación continua (AFC)

Departamento (que lo dicta)

Nombre relator

Nº de horas.

Fecha de inicio y de término.

Centro de costo. Este registro lo administra la Secretaria de Formación Continua de Concepción.

8.5.3 Propiedad del Cliente (Punto 7.5.4 Norma) Esto aplica cuando la OTEC UBB- Capacita realiza capacitación en instalaciones externas a la Universidad del Bío-Bío, o bien cuando, haciéndose la capacitación en la Universidad, el cliente trae elementos y/o materiales para su realización. Para ello se usa el registro RGUB-940 (Anexo 6).

8.5.4. Preservación del Producto (Punto 7.5.5 Norma) Los programas de las actividades de capacitación los respaldan los propios relatores y/o las Facultades a la que pertenecen, sean estos electrónicos o en papel. Todo el material que se entrega a los participantes de las actividades de capacitación, ya sea en CD o en papel, lo elabora el relator, quien cautela su protección en sus dependencias de la Universidad, hasta la entrega final. Si el relator es externo a la Universidad, los Jefes de Departamento de Formación Continua le piden una copia del material, la que almacenan en sus respectivos computadores.

http://www.sence.cl/



.

8.5.5 Control de dispositivos de seguimiento y medición (Punto 7.6 Norma) Este punto de la norma no aplica a la gestión de UBB–Capacita (ver punto 2.3 de este Manual).

SECCION 9. MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO

(Punto 8 normas)

9.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION (Punto 8.2 normas) Todos los procedimientos documentados del sistema de gestión de calidad de UBB–Capacita

contienen el punto “Medición y Control”, el cual indica el monitoreo que se hace al proceso para alcanzar sus objetivos y para demostrar a sus usuarios, participantes y partes interesadas y otras partes interesadas que la Universidad del Bío-Bío, a través de UBB–Capacita, entrega un servicio de capacitación conforme a lo ofrecido y pactado, para asegurar la conformidad de su sistema de gestión de calidad y para mejorar continuamente la eficacia de él.

9.1.1 Satisfacción de usuarios, participantes y partes interesadas (Punto 8.2.1 normas) Para medir el desempeño del sistema de gestión de calidad, UBB-Capacita realiza seguimiento de la información relativa a la percepción de los usuarios, participantes y partes interesadas respecto al cumplimiento de sus requisitos. Para ello, ejecuta los Procedimientos documentados

Resultado de las actividades de capacitación”, código PGUB-40.

9.1.2 Auditoría interna (Punto 8.2.2 normas) UBB-Capacita lleva a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si su sistema de gestión de calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NCh 2728:2015 y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y si dicho sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Lo

anterior está definido en el Procedimiento documentado “Auditoría interna”, código PGUB-

03, al igual que las responsabilidades y requisitos para la planificación y realización de auditorías, para informar los resultados y para mantener los registros correspondientes.

9.1.3 Seguimiento y medición de los procesos (Punto 8.2.3 normas) El seguimiento y medición de los procesos que componen el sistema de gestión de calidad de UBB-Capacita, y las acciones que se siguen en caso de haber desviaciones, se hace a través de

lo que se indica en el punto “Seguimiento y medición”, que está presente en todos los procedimientos documentados de la organización.



.

9.1.4 Seguimiento y medición del servicio (Punto 8.2.4 norma) El seguimiento y medición del servicio de capacitación que entrega UBB-Capacita se ejecuta de acuerdo a lo indicado en los Procedimientos documentados:

“Realización de la actividad de capacitación”, código PGUB-35.

“Control del Servicio no conforme”, código PGUB-04.

“Resultado de las actividades de capacitación”, código PGUB-40.

9.2 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (Punto 8.3 normas)

UBB-Capacita se asegura de que su servicio no conforme con los requisitos de los usuarios, participantes y partes interesadas, se identifica y controla para prevenir una aplicación o entrega no intencional a los usuarios, participantes y partes interesadas. Los controles, las

responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme están

definidos en el Procedimiento documentado “Control del Servicio No Conforme”, código

PGUB-04.

9.3 ANALISIS DE DATOS (Punto 8.4 normas) UBB-Capacita determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde realizar la mejora continua, a

través de lo indicado en el Procedimiento documentado “Resultados de la actividad de


9.4 MEJORAMIENTO (Punto 8.5 norma)

9.4.1 Mejoramiento Continuo (Punto 8.5.1 norma) UBB-Capacita mejora continuamente la eficacia de su sistema de gestión de calidad mediante los siguientes procesos y/o acciones:

a) Uso de los principios de la Política de Gestión de Calidad. b) Generación y logro de los objetivos de gestión de calidad. c) Gestión de los resultados de las auditorías, tanto internas como externas. d) Análisis de datos que proporcionen información sobre satisfacción de usuarios,

participantes y partes interesadas, conformidad con los requisitos, características y tendencias de los procesos y sobre proveedores críticos.

e) Gestión de las no conformidades, de manera de investigar sus causas, implementando acciones correctivas y preventivas y revisando su eficacia.

9.4.2 Acciones correctivas y preventivas (Puntos 8.5.2 y 8.5.3 norma)



.

Las acciones que realiza UBB-Capacita para eliminar la causa de las no conformidades reales y potenciales, con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir y/o para prevenir su ocurrencia, se

indican en el Procedimiento documentado “Acciones correctivas y preventivas”, código

PGUB-05.

9.5 ANALISIS DE DATOS (Punto 8.4 normas) UBB-Capacita determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde realizar la mejora continua, a

través de lo indicado en el Procedimiento documentado “Resultados de la actividad de


9.6 MEJORAMIENTO (Punto 8.5 norma)

9.4.1 Mejoramiento Continuo (Punto 8.5.1 norma) UBB-Capacita mejora continuamente la eficacia de su sistema de gestión de calidad mediante los siguientes procesos y/o acciones:

f) Uso de los principios de la Política de Gestión de Calidad. g) Generación y logro de los objetivos de gestión de calidad. h) Gestión de los resultados de las auditorías, tanto internas como externas. i) Análisis de datos que proporcionen información sobre satisfacción de usuarios,

participantes y partes interesadas, conformidad con los requisitos, características y tendencias de los procesos y sobre proveedores críticos.

j) Gestión de las no conformidades, de manera de investigar sus causas, implementando acciones correctivas y preventivas y revisando su eficacia.

9.4.2 Acciones correctivas y preventivas (Puntos 8.5.2 y 8.5.3 norma)

Las acciones que realiza UBB-Capacita para eliminar la causa de las no conformidades reales y potenciales, con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir y/o para prevenir su ocurrencia, se

indican en el Procedimiento documentado “Acciones correctivas y preventivas”, código

PGUB-05.

SECCION 10. OTROS REQUISITOS (Punto 9 norma NCh 2728:2015)

10.1 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS Y DE INFRAESTRUCTURA

(Punto 9.2 norma NCh 2728:2015) UBB–Capacita dispone de oficinas en los Sedes Concepción y Chillán de la Universidad del Bío-



.

Bío, recursos financieros y administrativos de la Dirección de Formación Continua que le permiten desarrollar su Política y Objetivos de gestión de calidad. Las actividades de capacitación que realiza UBB-Capacita se efectúan siempre en las instalaciones de la Universidad del Bío-Bío, aún cuando hay oportunidades en que éstas son cerradas y se realizan en las instalaciones de la organización contratante del servicio. Solo en situaciones de emergencia, tales como tomas de las instalaciones universitarias o inundaciones (caso del Campus Collao en Concepción) se procede a arrendar salas en entes externos a la Universidad.

10.2 REQUISITOS DE PERSONAL (Punto 9.3 norma NCh 2728:2015) La Directora de Formación Continua es un docente universitario asignado conforme a las disposiciones establecidas en la Universidad. Los Jefes de departamento de Formación Continua de Concepción y Chillán son profesionales de dedicación completa a la Universidad. Ambas sedes cuentan además con una Secretaría, las cuales también son funcionarias de carrera de vasta experiencia en el tema administrativo y de gestión en capacitación. Las competencias de todos están documentadas en el registro Descripción de Cargos, cuyo formato se expone en el Anexo Nº 3. Los relatores, cuyos parámetros de exigencia están documentados en el procedimiento

“Selección y evaluación de proveedores”, código PGUB-06”, tienen competencia e idoneidad para efectuar el diseño curricular de las actividades de capacitación, para ejecutarlas, para desarrollar las labores administrativas y logísticas y para relacionarse con los usuarios, participantes y partes interesadas en funciones comerciales. En estas últimas labores trabajan, dependiendo de lo específico que sea la actividad de capacitación, con los Jefes de departamento de Formación Continua de Concepción y Chillán según sea el caso. Se declara que toda información de evidencia del cumplimiento de Educación, Formación, Habilidades y experiencia de los relatores y personal de UBB Capacita se encuentra en la dirección de Recursos Humanos de la Universidad del Bìo Bìo.

10.3 REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACION (Punto 9.4 norma NCh

2728:2015) UBB-Capacita dispone en su sistema de gestión de los elementos para desarrollar actividades de capacitación coherentes y consistentes con lo que ofrece al mercado. Todo lo anterior se indica y detalla en los siguientes procedimientos:

“Diseño de actividades de capacitación (abiertas y cerradas”, código PGUB-10.

“Difusión de la actividad, código PGUB-20.

“Codificación Actividad de Perfeccionamiento ADP RPNP”, código PGUB-25.

“Inscripción de asistentes a la actividad de capacitación”, código PGUB-30.

10.4 REQUISITOS DE LA RELACION CON LOS PARTICIPANTES

(Punto 9.5 norma NCh 2728:2015)



.

Toda información sobre las actividades de capacitación es entregada a los usuarios, participantes y partes interesadas por los Jefes de departamento de Formación Continua de Concepción y Chillán o sus Secretarias. La información se entrega en forma verbal, escrita y/o por correo electrónico y contiene principalmente, los siguientes puntos:

Objetivos generales

Objetivos específicos

Temario o contenido

Duración en horas

Población objetivo

Requisitos de los participantes

Nº de participantes

Metodología

Relatores

Material didáctico de apoyo

Apuntes a entregar a los participantes

Precio

Planes de contingencia.

Forma de evaluar el logro de objetivos y contenidos (para cursos cuya duración es igual o mayor a 24 horas), indicando tipo de instrumento, número de instrumentos a aplicar y escala de medición.

Requisitos de aprobación (para cursos cuya duración es igual o mayor a 24 horas) Adicionalmente, UBB–Capacita entrega a cada participante a través de los relatores, los Encargados de Facultad / Departamentos o de los Jefes de Formación Continua, según sea el caso, una cartilla que contiene la siguiente información:

Reglas de la Universidad

Medidas disciplinarias

Apoyo a los participantes

Valor de la actividad

Política y procedimientos de retiro y devolución.

Política y procedimientos de reclamos.

Todo lo anterior se detalla en la Procedimiento documentado “Realización de la actividad de


10.5 CERTIFICACIÓN (Punto 10 norma NCh 2728:2015) UBB-capacita someterá el sistema de gestión de calidad explicitado en el presente documento a la evaluación de empresas certificadoras reconocidas nacional e internacionalmente y acreditadas en el Instituto Nacional de Normalización, para obtener su certificación bajo la norma NCh 2728:2015.



.

Anexos ANEXO Nº 1 FLUJO DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD UBB-Capacita ANEXO Nº 2. FORMATO REGISTRO, OBJETIVOS DE GESTION DE CALIDAD Y METAS UBB – CAPACITA Registro Código RGUB-0702 ANEXO Nº 3. FORMATO REGISTRO DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEL PERSONAL DE UBB-Capacita Registro código RGUB-910 ANEXO Nº 4. FORMATO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PERSONAL DE UBB – Capacita. Código RGUB-920 ANEXO Nº 5. FORMATO PROGRAMA DE CAPACITACION DE PERSONAL UBB-Capacita RGUB 930 ANEXO Nº 7. REGISTRO BIENES PROPIEDAD USUARIOS, PARTICIPANTES Y PARTES INTERESADAS

11. REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Tema Punto del texto Indicar modificación Fecha de

publicación

Registro

Control de

cambios de

documentos

11 Se agrega registro. 14/08/06

Política de

gestión de

calidad.

6.3 Se agrega el principio “Cumplir con todos

los requisitos legales y reglamentarios…”.

Se elimina nota que estaba para

interpretar lo anterior en la Política, en la

versión 1 del Manual.

14/08/06.

Alcance 2.1 Se agrega a donde se dirige la

capacitación

versión 3

(11/09/06)

Exclusiones 2.3 Se elimina la exclusión correspondiente al

punto 7.5.4 de la NCh 2728 (Bienes

propiedad cliente)

A partir de versión 3 (11/09/06

Compras 8.4 Se agregan conceptos de relación con

proveedores no críticos.

Versión 3 (11/09/06

Sección 1.

Descripción de

la Organización

4to. Párrafo Se destaca que el Sistema de Gestión de

Calidad de UBB-Capacita aplica con

obligatoriedad a cursos vía Franquicia

SENCE

A partir del

02/11/2006



.

Reestructuració

n

6.5

Organigrama

De

13/11/2008

Cambia

dependencia de

Unidad de

Formación

Continua

Todo el

Documento

Se cambia en todo el documento la

dependencia de las actividades de

capacitación de la antigua DITTES a

Vicerrectoría Académica de acuerdo a

nuevo organigrama

De

13/11/2008

Cambio de

Registro

RGUB-900

6.4.1. Objetivos

de Gestión de

Calidad.

6.4.3.

Planificación del

Sistema de

Gestión de

Calidad

Se cambia en el Manual de Calidad el

Registro que aparecía como RGUB-900,

por el RGUB-0702, así como en el

Registro de Control de Cambios de

Documentos.

21.07.2009

reuniones de

Revisión por la

Dirección y

RGUB 0702

Objetivos de

Gestión

Revisión por la

Dirección.

Anexo RGUB

Nº02 Objetivos

de Gestión

Se modifica la periodicidad de Reuniones

de Revisión por la Dirección.

Se agrega columna “seguimiento” al

registro RGUB 0702

Se elimina el anexo 6. REGISTRO IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION REALIZADAS POR

UBB-CAPACITA

A partir de

Versión 07

(26/08/2009)

Se actualiza el

manual

Pág. 1 Se incorporan nuevas dirección: Directora

de Formación Continua Sra. Carmen

González Labbe y Jefe Depto. de

Formación Continua Concepción y

Millerly Contreras Aguayo.

19/08/2010

Versión 8

Se modifica y

actualiza

manual de

calidad

Pág. 30

Pàg 22

Se modifica el Nombre del anexo Nº2

Se modifica 9.1.1 párrafo 1 dice para ello

ejecuta los procedimientos documentados

“Realización y Evaluación de seminarios y

cursos código PGUB-30.

Debe decir: para ello, ejecuta los

Procedimientos documentados

“Resultados de las actividades de

capacitación”, Código PGUB-40.

Versión 09

08/07/2011



.

Por lo que se elimina la mención del

procedimiento PGUB-30 por erro de

digitación.

Se eliminan de

todo el manual

las

especificación

EGUB-85

5.3 Documentos

requeridos por la

Norma NCh

2728:2015 Y

UBB-Capacita

Pàg 8

5.4 Documentos

externos

controlados Pág.

9

Se elimina la especificación EGUB-85

Términos y definiciones del sistema de

gestión de calidad, por incorporarse al

manual la Norma ISO 9000:2005 Sistema

de Gestión de la Calidad Fundamentos y

Vocabulario como documentos externo.

Versión 10

12/12/11

Se elimina

proceso del

Anexo Nº1

Pág 30 Anexo 1

Flujo de Procesos

del Sistema de

Gestión de

Calidad

Se elimina el proceso Términos y

definiciones

Versión 11

26/03/12

Modificación y

actualización

del documento

Se retira la jefatura del Departamento de

Formación Continua de Chillán, por

encontrarse el cargo vacante

Versión 12

24/05/2013

Se modifica Pág 23 punto

10.2

Se cambia donde dice Departamento de

Formación Continua debe decir Dirección

de Recursos Humanos de la Universidad

del Bìo Bìo

Versión 13

30/06/2013

Se incorpora

párrafo dos en

pág. 23

Punto 8.5.1.1.

Párrafo 2 en

Pág 28

Se incorpora el párrafo dos ”La

organización implemento, mantiene y

actualiza el Libro de Clase Digital LCE a

través de la página del SENCE

www.sence.cl, donde se puede evidenciar

las últimas versiones del LCE. Se

evidencia en el Procedimiento PGUB-35”

Versión 14

05/08/2013

Se Cambia el

Nombre del

Responsable

Revisión

Pág. 1 Revisado Se cambia el nombre del responsable de

la revisión del Manual de Calidad, por

Freddy Banda Cheuquepán nuevo Jefe de

Formación Continua Concepción

Versión 15

23/05/2014

Se cambia

palabra

Punto 8.5.1.1

Pág 28

Se cambia donde Dice LCD por LCE

Libro de Clase Electrónico

Versión 16

06/06/2014

Se elimina y se Punto 6.6 b) pág. Se elimina el párrafo “los Jefes de Versión 17




.

incorpora 14

Pág. 21

Pág. 34,35,36

Pág 14,15,16

Formación Continua de Concepción y Chillán. Se incorpora el párrafo “ Directora Formación Continua” Se corrige donde dice “5.4.3 eservación del Producto” debe decir “8.5.4 Preservación del Producto”. Se corrige correlativo de N° de hojas 34,35,36. Se modifican las responsabilidades de la Directora Formación Continua y se incorpora las funciones del Jefe departamento Formación Continua.

12/06/2014

Se elimina y se

incorpora

Sección 1 Pág 5

Pág. 12

Organigrama

Punto 6.5

Se elimina el correo electrónico millerly@ubiobio y se incorpora el correo [email protected] punto sección 1 pág. 5. Se elimina el correo jcsotoubiobio.cl del Departamento de formación Continua Chillán y se incorpora al DFC Concepción. Se incorpora la palabra “Académico” en el cargo de Vicerrector en organigrama de la organización quedando “Vicerrector Académico Universidad del Bío- Bío” La dependencia de la dirección de formación continua es el Vicerrector Académico de la Universidad del Bío Bío. Se eliminan los cargos “Servicios de Auditoría externa, Contabilidad Externa, otros proveedores”, por ser proveedores de servicios. Se incorpora el Cargo de “Representante de la Dirección.”

Revisión 18

25/06/14

Se elimina

Se incorpora

párrafo.

Se reemplaza

Todo el

Manual

Pág. 7 punto 2.3

Exclusiones

Todo el Manual

Se elimina el Procedimiento “Codificación SENCE de la actividad de Formación Continua”, código PGUB-15. Debido a que en la página www.sence.cl están las indicaciones y la codificación es online.

Se incorpora el siguiente párrafo: El Sistema del LCD es probado y revisado antes de cada actividad con Uso de franquicia SENCE, además constantemente se revisa la pagina para actualizar el software de ACEPTA.

Se reemplaza la palabra Director por

Directora.

08-05-2015

Versión 19




.

Se reemplaza

Se reemplaza el número de horas

mínimas de una Actividad de Formación

Continua para realizar la encuesta de 16

a 24 horas.

Se incorpora Punto 6.5 Pág.

12

Se incorpora en el organigrama los cargos de Secretaria de Actividad de Formación Continua y Jefe de Proyecto de Actividad de Formación Continua.

Revisión 20

27/05/2016

Todo el manual Se cambia NCH 2728:2003 por NCH 2728:2015 Se cambia usuarios por usuario, participantes y partes interesadas

Rev 21

03/05/2017

ANEXO Nº 1 FLUJO DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

UBB-Capacita

Procesos de apoyo a la operación Elaboración y Control de Auditoría Control Acciones Control de Registros Interna del Servicio Correctivas y Documentos No Conforme Preventivas



.

Procesos operativos

ANEXO Nº 2. FORMATO REGISTRO, OBJETIVOS DE GESTION DE CALIDAD Y METAS UBB -

CAPACITA

Registro Código RGUB-0702

Diseño de actividades de formación continua (AFC)

Adquisiciones

Realización de la AFC

Resultado de las AFC

Codificación Perfeccionamiento CPEIP

Entrega de certificados, diplomas y constancias

Facturación de AFC

Inscripción participante a las AFC

Necesidades

usuarios,

participantes y

parttes

interesadas

Otros procesos de apoyo a la operación

Selección y Revisión Servicios de relatoría Competencia Evaluación de por la de actividades de personal Proveedores Dirección capacitación UBB-Capacita

Codificación SENC de AFC ww.sence.cl online

Difusión

Satisfacción usuarios, participantes y parttes interesadas



.

RGUB 0702 OBJETIVOS DE GESTION DE CALIDAD Y METAS UBB - Capacita

Fecha de actualización:

Nro.OBJETIVO DE GESTION DE

CALIDAD ACCIONES ESTRATEGICAS Respons. Indicadores META Revisa SEGUIMIENTO

1

CARMEN GONZÁLEZ LABBÉ FREDDY BANDA CHEUQUEPÁN

DIRECTORA FORMACIÓN CONTINUA JEFE DEPARTAMENTO FORMACIÓN CONTINUA

CONCEPCION CONCEPCIÓN

Nombre y Cargo Nombre y Cargo

ANEXO Nº 3. FORMATO REGISTRO DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEL PERSONAL

DE UBB-Capacita

Registro código RGUB-910



.

Responsable :

Fecha última actualización :

Nombre cargo Responsabilidad

y autoridad

Educación Capacitación/

formación

Habilidades Experiencia



.

ANEXO Nº 4. FORMATO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

PERSONAL DE UBB – Capacita. Código RGUB-920

UBB -Capacita RGUB-920

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Fecha de e :

Nombre persona afecta al registro :

Rut :

Cargo (s) :

Nota: A continuación marcar con una “X” la condición de la persona al llenar el registro.

1 Requerimientos de capacitación Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Norma NCh 2728....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Política, objetivos y metas gerenciales....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Proced. Elab. y control de documentos....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Proced. Control de registros....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Proced. Control de servicio no conforme....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Proced. Auditoría interna....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

Proced. Acciones correctivas y preventivas....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

2 Otros documentos del SGC (identificarlos):

....................................... ..................... ....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

...................................................................Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

..................................................................Capacitado ............ Requiere capacitación .................

............................................................. ....Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

............................................................ .... Capacitado ............ Requiere capacitación ...............

_____________________________________________________________________________

______________________ ________________________

Dirección Formación Continua Fecha



.

ANEXO Nº 5. FORMATO PROGRAMA DE CAPACITACION DE PERSONAL UBB-Capacita

RGUB 930

PROGRAMA DE CAPACITACION DE PERSONAL DE UBB–Capacita

Registro RGUB-930

Periodo de capacitación :

Personal a participar (Nombre)

RUT Actividad de capacitación

Objetivo Duración estimada

(hrs.)

Periodo probable

realización

Comentarios / Observaciones

Evaluación de la Eficacia

Fecha de aprobación programa:

Nombre Jefe de Depto. Formación Continua



.

ANEXO Nº 6. REGISTRO IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE ACTIVIDADES

DE CAPACITACION REALIZADAS POR UBB-CAPACITA

Nombre

Actividad de Capacitación

Código Interno

Departamento

Relator

Nº de Horas

Fecha Inicio

Fecha Término



.

ANEXO Nº 7. REGISTRO BIENES PROPIEDAD USUARIOS, PARTICIPANTES Y PARTES

INTERESADAS

REGISTRO RECEPCION – ENTREGA BIENES CLIENTE. CODIGO RGUB-940

a) Nombre empresa o servicio propietario de los bienes:

b) Nombre persona responsable empresa:

c) Nombre seminario / curso:

d) Fecha de inicio:

e) Fecha término:

f) Responsable OTEC:

Identificación del bien

Código del bien (si procede)

Estado de recepción

Estado de entrega

Comentarios u observaciones

Nota: Si este registro se imprime, debe ser firmado por los responsables de la empresa propietaria de los bienes y por el Jefe de Departamento de Formación Continua que corresponda.

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