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Manual de Legalización de libros contables en la aplicación

CAICONTA

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1. Introducción ............................................................................ 2

2. Procedimiento a seguir desde caiconta ................................... 2

3. Generar la Memoria ................................................................. 5

4. Generar la Huella Digital en formato PDF ................................ 6

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1. Introducción

La presentación de los libros obligatorios de la sociedad para su legalización, deberá realizarse en el Registro Mercantil de su domicilio social, en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio (30 de abril en ejercicios que corresponden con el año natural).

El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.

Como novedad, para la presentación de los libros contables correspondientes al ejercicio 2015, se introduce la posibilidad de encriptar algunos de los libros. (Instrucción del 1 de Julio de 2015, de la DGRN sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas).

2. Procedimiento a seguir desde caiconta

Desde la opción PROCESOS, Legalización de Libros podrá generar los libros a legalizar: Libro de Inventario y Cuentas Anuales, Libro Diario y Memoria y, a partir de los libros correspondientes al ejercicio 2013, se incluyen además, por primera vez, la legalización telemática del libro de acciones nominativas, el libro registro de socios y el libro de actas.

Posteriormente se podrán importar a la página del Registro Mercantil correspondiente o bien grabar en un CD, en los casos previstos para ello

Se abre la siguiente ventana, donde se cumplimentan los campos referidos a la solicitud y datos registrales de la sociedad. También se indicarán los libros a legalizar.

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Para adjuntar el libro de acciones nominativas, el libro registro de socios (*) y el libro de actas, se han habilitado las opciones correspondientes en el apartado “Otros documentos”, en el cual podrán incluirse los libros citados bajo su propio epígrafe. Para ello deberá contar con dichos libros en cualquiera de los formatos admitidos (PDF, XLS, WQ1, WK1, DOC, DOCX, RTF, ODS, ODT).

(*) El libro registro de socios se puede confeccionar en la aplicación caiconta a

través del listado personalizado nº10823, siempre y cuando tengamos la aplicación caisoc.

Además podrá optar por encriptar estos archivos, marcando el check al efecto en la columna “Encriptar”.

Este cifrado se realizará según el algoritmo AES (Rijndael) con longitud de clave de 256 bits.

Debe introducir una contraseña de encriptado

Podrá modificar las condiciones preestablecidas de los libros oficiales.

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Pinchando en el botón aparece la siguiente ventana de datos:

Una vez indicadas las nuevas opciones de impresión de los libros, pinchamos

en el botón de aceptar, quedando grabadas en la empresa para posteriores impresiones.

Aparece de nuevo la ventana de Legalización de Libros. Pinchando en el botón

e indicando la ubicación donde se desean guardar, se inicia el proceso de generación de los libros indicados, que se guardan en un archivo comprimido “.zip” el cual contendrá todos los ficheros necesarios para realizar la legalización de sus libros ante el Registro Mercantil, incluso la huella.

El nombre del fichero comprimido será:

LL+código del Registro Mercantil+NIF.zip

En el caso que haya optado por encriptar alguno de sus archivos, la contraseña solicitada se guardará en la misma carpeta y, deberá conservarla con el fin de desencriptar sus ficheros si fuera necesario.

El nombre del fichero donde se guarda la contraseña de encriptado será: LL+código del Registro Mercantil+NIF.txt

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Finalizado este proceso se presenta la Certificación de las Firmas Digitales, generadas por los libros cuya legalización se solicita, igual a la que se genera desde Legalia, la cual solamente utilizará, en el improbable caso que no sea posible la presentación telemática de sus libros.

Una vez finalizado el proceso podrá importar dicho fichero comprimido directamente al programa del Registro Mercantil.

3. Generar la Memoria

En la opción de LISTADOS / Memoria se podrá crear, modificar e imprimir la memoria de la empresa. Para cada memoria aparecerá la siguiente pantalla conteniendo esta información:

� Documento, ruta donde se quedará guardado el documento que se va a generar para su posterior archivo, edición o impresión.

Pinchando en el botón podrá buscar o crear el documento con extensión .doc. El programa por defecto lo guarda en .../CAI/CAICONTA/Memorias en una carpeta con el número de la empresa y dentro de ésta, crea otra carpeta con el ejercicio del que se va a generar la memoria.doc

� Plantilla para fusionar, ruta donde se guarda la plantilla.doc desde la

que se prepara el documento anterior. Haciendo clic en el botón podrá buscar la plantilla. Las plantillas propuestas por el programa se guardan en .../CAI/CAICONTA/Plantillas:

20XX-Memoria ABREVIADA.doc, memoria comparada vigente para ejercicios

posteriores a 2010.

20XX-Memoria PYME.doc, memoria comparada vigente para ejercicios

posteriores a 2010.

Donde “XX” hace referencia a los dos últimos dígitos del ejercicio del cual se está realizando la memoria.

En el botón el usuario podrá completar aquellos datos adicionales referidos al tipo de empresa, registro, fecha de constitución, etc., necesarios para la confección de la memoria. Estos datos quedarán grabados en la empresa y se podrán modificar desde esta opción.

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Proceso de creación de la memoria.

Pinchando sobre el botón se cargan, los datos correspondientes a fórmulas contenidas en la plantilla, con los datos de la empresa en el documento. El texto fijo corresponde con el de la plantilla utilizada. El estado creado del documento pasará a tener la fecha y hora en que se ha generado. Una vez fusionados los datos, la Memoria se podrá imprimir, pinchando en el

botón o editar, pinchando en el botón

Edición de la Memoria

Una vez que se ha hecho la fusión pinchando en el botón se edita el documento con los datos de la empresa, el cual podrá ser modificado y guardado.

El nombre con que se guarda por defecto es Memoria.doc dentro de la carpeta creada con el número de la empresa y, dentro de la subcarpeta del ejercicio al que corresponde dicha memoria.

Copiar plantilla

En el caso que desee modificar la plantilla para utilizarla con sus propios textos, puede seleccionar en Plantilla la ubicación de la plantilla que se quiere copiar

y, pinchando en el botón se edita el modelo de la plantilla seleccionado. Este se guarda con el nombre correspondiente y en la ubicación deseada. Posteriormente se procederá a la modificación de dicha plantilla adaptándola a las necesidades del usuario. Una vez realizadas las modificaciones oportunas se guardará de nuevo para conservar los cambios efectuados. Se recomienda copiar las plantillas en ...\CAI\CAICONTA\Plantillas\Memorias

4. Generar la Huella Digital en formato PDF

Desde la opción PROCESOS, Legalización de Libros:

� Grabará el fichero necesario para la presentación telemática de los libros oficiales en la ubicación deseada.

� Grabará el fichero con la contraseña de encriptado en el caso que haya optado por dicha posibilidad.

� Generará la huella en PDF para que pueda utilizarla en el caso que no sea posible la presentación telemática.

Pinchando en el botón e indicando la ubicación donde se desea guardar la documentación a generar, se inicia el proceso de generación de los libros indicados, que se guardan en un archivo comprimido “.zip” el cual contendrá todos los ficheros necesarios para realizar la legalización de sus libros ante el Registro Mercantil, incluso la huella.