Manual de Procedimientos Administrativos de PDA y PES VrsAF11

8/19/2019 Manual de Procedimientos Administrativos de PDA y PES VrsAF11

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Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo deÁrea (PDA) y Proyectos Especiales. Fecha de actualización Noviembre 2010

Noviembre 2010


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INDICE

SECCION - I - CAJA CHICA

SECCION - II – EMISION DE CHEQUES

SECCION - III – COMPRAS Y DESEMBOLSOS

SECCION - IV – REPLANEACIONES

SECCION - V – CUENTA BANCARIA

SECCION - VI – ANTICIPOS A EMPLEADOS

SECCION - VII – INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

SECCION VIII: ANEXOS


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1. SECCION - I - CAJA CHICA

OBJETIVO

Este fondo se crea con la finalidad de cubrir gastos menores o iguales al 10% de acuerdo almonto asignado para este fin, para agilizar las gestiones administrativas del PDA.

1.1 NORMAS ESPECÍFICAS

1.1.1. La responsabilidad de caja chica estará delegada únicamente a la persona delegadapor la Gerencia del PDA y Coordinador de Proyectos Especiales. Esto esautorizado por Efectividad Operativa de Programas y Proyectos y cuenta con elvisto bueno del Coordinador Regional del PDA.

1.1.2. En caso de ausencia del custodio de caja chica por motivos de despido, renuncia,enfermedad o subsidio el Gerente del PDA deberá justificar por escrito lasrazones del cambio. Según sea el caso, deberá indicar en la justificación si lacustodia de caja chica será temporal o por tiempo indefinido. Esta justificación delcambio deberá contar con el VoBo del Coordinador Regional cuando sea temporaly si es por tiempo indefinido será autorizado por Efectividad Operativa deProgramas y Proyectos.

El monto de la CAJA CHICA del PDA será de C$ 5,000.00 a un máximo de C$ 8,000.00córdobas dependiendo de la distancia y Presupuesto del PDA, en el caso de los proyectosespeciales el monto tiene a variar de acuerdo a las características y las circunstancias delproyecto.

En caso que un Programa ejecute uno ó más proyectos especiales pueden administrar unasolo caja chica, si los fondos van a ser administrados en una sola cuenta bancaria.

1.1.3 Los Vales provisionales, son autorizado únicamente por el Gerente del PDA ycoordinador de proyectos especiales.

1.1.4. El fondo no podrá usarse para préstamos personales o anticipos.

1.1.5. Los fondos de caja chica no se utilizaran para cambiar cheques.

1.1.6. No se reembolsarán comprobantes o soportes que contengan borrones, correcciones

o manchones.

1.1.7. No se otorgarán adelantos para reparaciones, mantenimiento de inmuebles, mobiliarioy equipo en general.

1.1.8. La persona responsable de Caja Chica no pagara o reembolsará ninguna factura porcompra de materiales, suministros, combustible, etc., que no sean revisados por laAdministración y aprobados por la Gerencia, lo cual se debe de evidenciar con el sello múltipledonde debe aparecer la autorización, presupuestado en POA y/o replaneado.

1.1.9. Las colillas del supermercado deben adjuntarse con su factura de gastos totales.

1.1.10. Las rendiciones de cuentas de los vales provisionales deberán ser entregados alcustodio de caja chica en un plazo máximo de 3 (tres) días. En caso de incumplimiento del


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plazo para rendir cuenta de parte del solicitante éste será amonestado con llamado deatención verbal y el empleado deberá rendir cuentas inmediatamente.

En caso de faltas graves el procedimiento a seguir será acorde a lo establecido en elreglamento interno actualizado y autorizado por el Ministerio del Trabajo.

1.1.11. El administrador del PDA, efectuarán arqueos sorpresivos a este fondo al menos unavez al mes, dejando evidencia por escrito, utilizando el formato de arqueos de caja chica. ElGerente y/o Coordinador de Proyectos Especiales también podrá realizar arqueossorpresivos,

cuando lo considere conveniente.

1.1.12. Contador de PDA deberá realizar arqueo mensual

al custodio de caja chica haciendouso del formato de arqueo de caja chica provisto por este manual. El custodio de caja chicadeberá llevar el registro de todos los formatos de arqueos mensuales.

1.1.13. De resultar faltante o sobrante, el encargado de su custodia deberá rembolsar o

depositar inmediatamente el monto. En caso de faltas graves el procedimiento a seguir seráacorde a lo establecido en el reglamento interno actualizado y autorizado por el Ministeriodel Trabajo.

1.1.14. Todo egreso de este fondo deberá soportarse con un comprobante de gastos, valeprovisional o factura debidamente aprobado, según firmas autorizadas.

1.1.15. Los gastos deben ser autorizados por el Gerente y/o Coordinador de ProyectosEspeciales y revisados por el responsable Administrativo, quien rubricará y colocará un checkcomo evidencia de revisión aritmética. Igual norma se aplicará para los comprobantes o valesprovisionales de caja chica.

1.1.16. Al finalizar el día de labores a las 5.00 p.m. la caja chica deberá ser resguardada en unlugar seguro y bajo llave.

1.1.17. Todo comprobante de caja chica debe tener tres firmas: solicitante, autorización, yresponsable del fondo (entregado).

1.1.18. En las facturas, para cumplir con este requisito, se debe imprimir SELLO MULTIPLEcon las firmas de solicitado, recibido y aprobado. La firma de aprobado debe corresponder a lafirma del Gerente del PDA y/o Coordinador de Proyectos Especiales o Coordinador Regionalcorrespondiente en ausencia del Gerente y/o Coordinador de Proyectos Especiales.

1.1.19. La persona responsable del fondo de caja chica solicitara el reembolso cuando se hayaconsumido el 75% de los fondos; como máximo se realizaran dos reembolsos por mes.

1.1.20. El reembolso del fondo de caja chica debe ser autorizado por el Gerente. Estereembolso se hará efectivo a través de un cheque girado a favor del custodio del fondo.


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1.2. PROCEDIMIENTO

A. El solicitante presentará al custodio del fondo, COMPROBANTE DE CAJA,COMPROBANTE O VALE PROVISIONAL DE GASTOS, FACTURAS, ETC, con lasdescripciones necesarias escrito con letra clara en tinta o máquina preferiblemente, y

autorizado por las firmas correspondientes según cada caso y a lo normado en elpresente manual.

B. El custodio revisará el documento verificando si llena los requisitos establecidosimprimiendo señal ( √ ). Si está correcto, éste entregará el dinero solicitando la firmade recibido y firmándolo al entregar el efectivo, sellando inmediatamente con laleyenda de PAGADO O CANCELADO. Si no cumple con los requisitos lodevolverá a la persona solicitante para su corrección.

1.3. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA

1.3.1. El encargado preparará el formato “RESUMEN DE GASTOS DE CAJA CHICA”,

garantizando el llenado de las casillas detalladas a continuación:

PREPARADO POR: Se escribirá el nombre de la persona que elabora el Resumen deGastos de Caja Chica y se firmará por ésta.

REVISADO POR: El nombre y firma del Administrador que revisa el cálculo y los

comprobantes del Formato.

APROBADO POR: Se escribirá el nombre de la persona que aprueba el Resumen deGasto de caja Chica y se firmará por ésta.

FECHA: Se anotará la fecha en que se prepara el resumen de gastos de caja chica.

REFERENCIA: El número consecutivo asignado a cada comprobante de gastos.

PAGADO A: El nombre de la persona que recibió el efectivo.

DESCRIPCION: Concepto del gasto APROBADO POR: La persona que autorizó el desembolso.

MONTO: valor real del gasto

CODIGOS DE ANALISIS O CENTROS DE COSTOS

1.3.2. Una vez preparado este documento se somete a revisión del contador soportándosecon todos los comprobantes. El contador verifica y anota sus iníciales como pruebade la revisión de los datos, realizar el registro en el voucher interface.

1.3.3. Posterior a la revisión el administrador (a) debe elaborar el cheque de rembolso de

caja chica, para la aprobación del Gerente.,

Nota: este procedimiento solo aplica para caja chica. (punto 1.3.3)


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2. SECCION - II – EMISION DE CHEQUES

2.1. NORMAS ESPECÍFICAS:

2.1.1. Todo gasto o compra mayor del 10% del fondo de caja chica debe ser tramitado por

cheque.

2.1.2. No se emitirán cheques para gastos o compras no presupuestadas y que no hayan

sido incluidas en el flujo de efectivo del mes correspondiente, salvo en casos de

emergencias y cuenten con una replaneacion previamente aprobada.

2.1.3. El desembolso de efectivo a través de cheques se gestionará ante el área Administrativa

con formato nombrado “Requisición de Cheque” elaborado por el área solicitante, para

su revisión y aprobación soportada con: contrato de trabajo según sea el caso,

memorándums, órdenes de compras cuando sea de crédito, pro forma etc.

2.1.4. El cheque debe ser emitido a nombre del proveedor del bien o servicio.

2.1.5. No se emitirán cheques a favor de empleados, con excepción de:

a). Para Gastos de Viaje mensuales, de acuerdo a plan (cuenta 150).

b). Adelanto para atender visitas o eventos de Áreas Programáticas y/o

patrocinadores, oficiales de programas. (cuenta 151).

c). Cuando al empleado no se le ha aperturado su cuenta de nómina con el banco.

d). Cuando el empleado sea el custodio de caja chica.

2.1.6. No se emitirá segundo cheque a favor de empleados que no hayan rendido cuenta de

cheque anterior.

2.1.7. Los cheques deberán presentar dos firmas:

• Menores de C$ 120,000.00 firma “A” y “B” o pueden ser dos “A”

• Igual o mayor a C$ 120,001.00 solamente con dos firmas “A”

2.1.8. FIRMAS AUTORIZADAS:

Firmas de Nivel “A”: Dirección Nacional, Gerencia de DTS, Gerencia Financiera,Coordinadora Nacional de Efectividad Operativa de Programas y Proyectos, Coordinador

Regional del PDA, Coordinador de Proyectos de No Patrocinio y Gerente de PDA.


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MONTO FIRMA CHEQUESAPRUEBAREQUISAS DE PDA

APRUEBA REQUISASDE

PROGRAMAS Y ROY.ESPECIALES

> 10% C. CHICA - C$

25.000

A y B Gerente de PDA, Coordinador de

Programa y ProyectosEspecialesC$ 25,001.00 – C$35,000.00

A y B o A, A CoordinadorRegional deProgramas (CRP)

C$ 35,001.00 – C$60,000.00

A y B ó A, A CNEOPP Coordinador deProyectosEspeciales y BIA

C$ 60,001.00 - C$120,000.0

A y B ó A, A Gerencia de DTS. Gerencia de DTS

> 120,001.00 A y A*Directora Nacional y Gerente de DTS o

Gerente Financiero

Directora Nacional Directora Nacional

*Este nivel de autorización de firma se aplicara para firmas de contratos, resumen de cotizaciones,actas de compra, órdenes de compra (cuando sean compras de crédito), replaneaciones yconvenios.

Nota: Firmas B en PDA del liderazgo comunitario solo podrán firmar cheques de gastos operativos.

En casos que la asociación comunitaria no tenga personaría jurídica, los pagos de alquiler de casa ycontrato del personal serán firmados por la Gerencia del DTS.

Firmas de Nivel “B”: Miembro del Comité Intercomunitario y un empleado del PDA en caso que

se trate de una nueva oficina de programas y proyectos.

Las firmas autorizadas deberán revisar los soportes del cheque emitido, para garantizar la aplicaciónde las normas financieras y presupuestarias establecidas.

Calendarización de elaboración y entrega de cheques: Se realizara de acuerdo al criterio de laadministración del PDA´s.

No elaborar cheques a finales de mes para evitar cantidades significativas de cheques flotantes.Serán consideras excepciones pagos de servicios básicos, INSS e INATEC.

2.1.10. Para realizar compras iguales o mayores de US$1,000.00 dólares, (para referencia en

moneda local referirse a la tasa de cambio aprobada del año fiscal) se solicitaran trescotizaciones y deberá completarse el resumen de cotizaciones y acta de compra dondese tome la decisión.

2.1.11. Para compras menores de US$1,000.00 dólares se solicitarán dos cotizaciones escritas,pero no será necesario hacer el resumen de cotizaciones ni acta de compra.


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2.1.12. No serán recibidas requisas de cheques mayores de C$60,000.00 córdobas querequieren revisión y firma por la Gerencia de DTS, que no reúnan los requisitosestablecidos en el punto 2.1.14 de esta sección.

2.1.13. No serán recibidas requisas de cheques mayores de C$120,000.00 córdobas querequieren revisión y firma por la Dirección Nacional, que no reúnan los requisitosestablecidos en el punto 2.1.14 de esta sección.

2.1.14. Para compras mayores de US$1000.00 dólares se deberá conformar una comisión decotización y una comisión de compra la que deberá de ser integrada por:

• 1 miembro del comité intercomunitario• 1 miembro de grupo de interés y• El Gerente y el Administrador• Para compras menores a US$1000.00 dólares o su equivalente en córdobas no será

necesario conformar comisiones, pero si es importante que se proceda con lascotizaciones.

2.2. PROCEDIMIENTOS:

2.2.1 Antes de emitir un cheque, la unidad administrativa debe contar con el respaldo de unasolicitud escrita.

a. Cada proyecto solicitará por escrito, con las especificaciones técnicas, a la Administración,la gestión de elaboración de cheque de acuerdo a lo que está establecido en los planes ypresupuesto.

b. La requisición de cheque será completada por la unidad administrativa.c. Cuando se efectúen compras a más de un proveedor simultáneamente, cuyos montos sean

mayores al 10% del monto aprobado de caja chica y menores de US$1000.00 se deberáadjuntar carta explicativa indicando el porqué de la compra a más de un oferente.

d. La requisición de cheque se llenará así:

e. A nombre de: Nombre del beneficiario al cual debe emitirse el cheque.

f. Fecha: Fecha en que se elabora. De acuerdo a requisa.

g. Cantidad de: Cantidad en números y letras del valor por el cual debe emitirse el cheque.Nota: En caso que los proveedores solo acepten cheques certificados, el PDA deberá decubrir el pago de la misma actividad que pertenece la compra.

h. Nombre del solicitante: Firmas del solicitante y de la persona que aprueba la emisión odesembolso

i. Aprobado por: Nombre y firma de quien lo aprueba. (La persona que aprueba larequisición del cheque debe estar autorizada según cuadro de autoridad y de acuerdo alregistro de firmas autorizadas.)

j. Descripción: Concepto del gasto o erogación de efectivo. Una breve descripción


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del tipo de gasto y/o pago que se va a efectuar. Indicar si la compra o pago está haciendodentro del presupuesto aprobado para el mes o si corresponde a un anticipo y/o trasladode fondos.

k. Códigos de Análisis o Centros de Costos: al cual pertenecen los gastos y/o pago deservicios a efectuar, para registro de contabilidad.

2.2.2. A toda solicitud de requisición de cheque debe adjuntarse la siguiente documentación:

a. Formulario de análisis cotizaciones junto con sus tres facturas pro forma (cuando aplique).b. Acta de compra (cuando aplique)

.

c. En caso que el proveedor no tenga factura se deberá anexar contrato. Estos contratospodrán ser únicamente por concepto de

d. El contrato deberá especificar que el contratado está obligado a cumplir con el trabajoconvenido de acuerdo a la oferta económica presentada y las especificaciones técnicascorrespondientes. El PDA no asumirá gastos no contemplados una vez firmado el contrato.

: servicios profesionales, fabricación de artículos,productos perecederos, material vegetativo, compra e instalación de equipos y maquinaria

especializada, transporte, impresión de documentos, diseño de documentos, construcción ymejoramiento, manufacturación, especies pecuarias, alimentación (cuando no tenga factura)y compras a ser recibidas en varias entregas.

e. Los contratos, según sus montos, serán firmados conforme lo indicado en la matriz deaprobación de requisas y cheques contenidas en este manual.

f. El visto bueno del DTS, en todos documentos soportes adjuntos

a la solicitud derequisición, debe ser por el Coordinador Regional cuando aplique (> C$ 25,000)

g. Administrador revisa los documentos soportes a la requisición del cheque, asegurándoseque el gasto corresponda a un bien o servicio presupuestado y para adquirirse en el mescorrespondiente de acuerdo al flujo de efectivo.

h. La revisión de las sumatorias se evidencia con un check ( √ ) y las iníciales de quien revisó.

i. Los cheques firmados se entregan la persona responsable de la custodia y entrega de losmismos.

j. Para la entrega del cheque se solicita una identificación, anota la misma en el voucher, ocomprobante de cheque, solicita la firma en el mismo, y en libro de control de entrega decheques, que para tal fin se llevará bajo su custodia. Serán expeciones pagos de serviciosbásicos, INSS e INATEC realizados a través de depósitos bancarios.

k. Si el cheque es por la adquisición de un bien o servicio, se solicita como condición para laentrega del cheque, la factura original asegurándose que contenga la firma de quien recibiólos bienes o servicios en el PDA. La factura debe contener el sello de cancelado y la firma.La factura no debe tener manchones, enmendaduras y borrones.

l. Todos los cheques elaborados, así como los comprobantes de los cheques pagados que nohan sido entregados, se guardarán al final del día en un lugar seguro.


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2.2.3. Una vez emitido el cheque se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Después de entregado el cheque, todo comprobante de desembolso debe quedar archivado conla respectiva factura, a más tardar 3 días después de emitido el cheque.

b) Las facturas, comprobantes, o recibos pagados deben tener en el frente, un sello que diga"Pagado por el Proyecto: __________ con Cheque No._________." Se debe registrar elnombre o firma de la persona que recibe el servicio y/o artículos.


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3. SECCION - III – COMPRAS Y DESEMBOLSOS

OBJETIVOS:

Asegurar el abastecimiento Técnico Material para el buen desarrollo de las operaciones delPDA, con suministros y equipamiento de calidad y al más bajo costo.

3.1 NORMAS ESPECÍFICAS:

3.1.1. El PDA al iniciar cada mes debe elaborar un plan de compras, el que debe estar autorizadopor el Gerente del PDA.

3.1.2. Todas las compras de bienes y servicios sin excepción deben ser tramitadas y revisadaspor el administrador (a) del PDA.

3.1.3. Para el análisis y decisión sobre las compras debe integrarse una comisión de compras, lacual debe decidir sobre monto establecido.

3.1.4. Toda compra de equipo de computación (cuenta 811) será realizada a través de la Oficina

Nacional, la solicitud deberá hacerse en la base de datos y autorizada por la DirecciónNacional.

3.1.5. Para compra de motocicletas (cuenta 811) se debe elaborar una justificación donde sedeberá incluir toda la información financiera necesaria y anexar copia del POA donde estaplanificado, esta será aprobada por el Coordinador Nacional de PDA´s, unza vez aprobadose entregara copia a Servicios Generales de la Oficina Nacional para las gestiones decompra.

3.1.6. Todas las compras para el abastecimiento técnico material (suministros de Oficina), debehacerse trimestralmente por la Administración, estará autorizadas por el Gerente del PDA.

3.1.7. El pago de toda compra se deberá realizar contra entrega.

3.1.8. El Administrador debe asegurar que el bien a recibir, reúne la calidad y las especificacionestécnicas negociadas y aprobadas, de no ser así, debe cancelar el proceso de compra.

3.1.9. En caso de alza de precio en productos sin previo aviso, luego de haber iniciado unproceso de compra, se podrá comprar al establecimiento comercial que ofreció el segundoprecio competitivo dentro del mismo proceso de cotización. Se deberá anexar unaaclaración como soporte del cambio en las cantidades a comprar. (Deberá quedar evidenciade la notificación del proveedor sobre el alza de precio)

3.1.10. Todos los documentos de respaldo deben llevar la firma de las siguientes cuatro personas:

• quien solicito la compra (requisa de cheque)

• quien recibió los bienes (sello de RECIBIDO debe quedar en la factura)

• quien verifico los cálculos matemáticos y precios (factura de compra: iníciales de quienrevisa)

• quien autoriza el pago (requisa y comprobante de cheque)


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3.2 PROCEDIMIENTOS:

1. Requisas:

• Sin enmendaduras ni manchones.

• Requisa según nivel de aprobación (colocar nombre del firmante).

• Fecha en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del Cheque.

• Coherencia en la cantidad a pagar con: resumen de cotización, proforma, orden de compra,y contrato (si lo tiene).

• La factura y recibos oficiales de caja debe de tener numero de RUC del proveedorseleccionado y numero de factura, número telefónico, dirección, pie de imprenta

• Mencionar tipo de cambio en caso que el precio del producto cotizado sea en dólares.

2. Cheque:

• Sin enmendaduras ni manchones.• Cantidad del cheque igual que requisa.

• Sello de pagado únicamente al beneficiario,

3. Carta de Invitación a Cotizar:

Esta debe de dirigirse a los establecimientos o proveedores a los que están solicitandocotización, y debe mencionar las especificaciones/descripciones/características y cantidadesdel producto que el PDA esté cotizando, el proveedor debe de indicar nombre, fecha yfirma de RECIBIDO. Esta debe contener una nota que diga: NO ACEPTAMOSDOCUMENTOS CON ENMENDADURAS, MANCHONES Y BORRONES.

4. Resumen de Cotización:

Las aprobaciones dependerán de los montos según matriz de autorización vigente (ver cuadro).

El resumen de cotización incluir SOLAMENTE las firmas según montos expuestos en cuadro anexo.NO debe de incluirse firma de la comisión de cotización PDA, puesto que las firmas de la comisióndel PDA irán incluidas en el acta de cotización (separado del resumen de cotización).

ResumendeCotización

DirectoraNacional

Gerente DTS Coord.EfectividadOperativa

CoordinadorRegional dePDA

Gerente de PDA

C$ 120,001.00 a + 0 <C$120,000.00

0 <C$60,000.00

0 <C$35,000.00

0 < C$25.000.00

VoBo por: Gerente PDA Gerente PDA Gerente PDA Gerente PDA Administrador

Aprobadopor:

DirectoraNacional


Coord. Regionalde PDA.

Gerente de PDA


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Los resumen de cotización de deben de elaborar a partir de US$1000.00 dólares.

5. Acta de Cotización:

• Solamente incluir Firmas de la Comisión de Cotización del PDA. (Este es un proceso anivel interno del PDA).

• Firman 4 miembros como máximo de la comisión de cotización: Gerente PDA,Administrador y 2 Comunitarios.

6. Orden de Compra:

• Las aprobaciones dependerán de los montos según matriz de autorización vigente:

Aprobadopor:

DirectoraNacional


CoordinadorRegional dePDA

Gerente dePDA

Monto: C$ 120,001.00 a + 0 < C$120,000.00 0 < C$60,000.00 0 < C$35,000.00 0 < C$25.000.00

• Solamente deben de llevar una sola firma de aprobación. Ninguna otra firma (según tabla)

• La orden de compra es un compromiso que se hace con el proveedor, por lo tanto seelabora solamente cuando se trate de compras de crédito, y NO compras de contado.

• Los documentos soportes deben ser documentos legales, facturas y proformasmembretadas, recibos, contratos firmados.

• Fecha debe de estar en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del CK.

• Precios deben de ir iguales según proforma, contrato y resumen de cotización.

• Concordancia en las especificaciones de los bienes o servicios a adquirir.

7. Acta de Compra:• Solamente deben incluir Firmas de la Comisión de Compra del PDA.

• La Comisión de Compra debe de tener 4 miembros como máximo (Gerente,Administrador, 2 Comunitarios).

• Fecha en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del CK.

• Justificación de la compra.

• Razones de la decisión.• Firmas de la Comisión de Compra. Los firmantes de la comisión de compras deberán estar

registrados en una hoja.

8. Cotizaciones: • Para compras con fondo aprobado de caja chica no se requiere cotización

• Para compras efectuadas que superan el 10% del fondo autorizado de caja chica hasta <U$ 400.00 se debe presentar una cotización escrita.

• Para compra de U$ 401.00 a US$999.00 se presentaran 2 cotizaciones escritas.

• Para realizar compras iguales o mayores de U$1,000.00 se solicitarán 3 cotizacionesescritas, elaborar actas y resumen.


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• La descripción y cantidades del producto debe coincidir en todas las cotizaciones.

• En proforma debe de aparecer dirección, teléfono del lugar del proveedor.

• Nombre de la persona que representa legalmente el establecimiento.

• Incluir # de RUC que aparece en la proforma.

• CK debe ser elaborado a nombre del propietario, representante legal o la razón social delnegocio. De no ser así, el/la propietario/a legal debe elaborar una carta autorizando que elPDA elabore CK a nombre de la persona que ella indique.

• Fecha de la proforma debe concordar con el período de proceso de compra y la fechacontenida en el formato del cheque.

• Cotizaciones por servicios varios (construcción, transporte, capacitación etc. Se debeanexar fotocopia de cédula del proveedor del servicio.)

• Toda compra debe ir soportadas con una copia de la portada de aprobación de perfil ycopia de la matriz de detalle de presupuesto aprobada.

• Las cotizaciones remitidas vía electrónica deben contener el correo y evidencia de acuse derecibo.

• Debe de estar considerado dentro del presupuesto y planificado.• Cuando se hacen cotizaciones y los precios están más bajos o más altos de lo planificado,

se puede comprar más o menos según presupuesto, se debe de explicar en la cartagerencial bien claro.

Las Cotizaciones solicitadas deben hacerse por escrito con la siguiente Información: Cantidad requerida Unidad de medida o presentación Descripción técnica del bien Fecha máxima para la presentación de la oferta Términos de pago Que tengan sello y firma del proveedor. En el caso de de compras a proveedores

locales no se requiere que impriman sello.

DOCUMENTOS SOPORTES QUE DEBE CONTENER UN CK: etc.• Carátula de perfil de productos aprobado

• TDR´s (construcciones, consultoría, capacitaciones, campañas, reproducciones, publicidad)

• Carta de invitación a cotizar

• Resumen de cotizaciones

• Cotizaciones

• Acta de compra• Orden de compra (Solamente en caso de compras de crédito)

• Factura original

• Copia de cédula RUC del establecimiento seleccionado y/o proveedor si se comprueba que lafactura no tiene pie de imprenta y no está membretada. Si la factura cumple con los requisitosde pies de imprenta no es necesario agregar copia de la cédula RUC.


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• Nota del especialista aprobando que existen condiciones para hacer efectiva la adquisición delbien o la compra.

• Contrato en caso de no contar con factura o si es un servicio.

• Copia de convenio de cooperación con las comunidades estableciendo los compromisos deambas partes (cuando se requiere). Ej: Escuelas.

• Lista de participantes si es requerido• Actas de entrega de bienes varios a los grupos atendidos, en caso que fuese necesario

NO se aceptarán documentos con manchones, enmendaduras y borrones.

3.2.2 MANEJO DE KARDEX

OBJETIVO:Garantizar control de entradas y salidas de suministros de oficina en PDA y Proyectos Especiales

NORMAS ESPECÍFICAS:3.2.1. Corresponde la Administración llevar un control riguroso del inventario de suministros

y del plan de compras a fin de iniciar a tiempo el proceso de compra, de acuerdo a losmáximos y mínimos.

3.2.2. Los primeros días de cada mes, el responsable de suministros verifica que las existenciasllegan al límite mínimo, o no hay suficiente existencia para cubrir los pedidos de cada área.

c). El Kardex es un control de existencias de materiales y bienes de oficina, donde seregistran las entradas y salidas de cada producto y garantiza mantener información

actualizada sobre el saldo de inventario.

d). De acuerdo al saldo de inventario el responsable de Kardek debe gestionar la compradel material garantizando existencia para cubrir las necesidades de todas las áreas de laoficina.

e). Si los bienes comprados y recibidos corresponden a suministros todos ellos,independientemente de su volumen, deben ser recibidos y anotados en el formulario“Reporte de Recepción”.

f). Si los materiales serán utilizados en una sola actividad se debe de entregar al técnicocon acta de entrega.

g). Si la compra cubre un trimestre o más tiempo deberá de elaborar kardek de materialesde capacitación independiente del kardek de materiales de oficina y entregarse altécnico de acuerdo a solicitud realizada.

h). Si se compran materiales para capacitación bajo la cuenta de gastos 815 y las cantidadesson significativas se deberá manejar un kardex por separado.


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3.2.3. Corresponde la Administración llevar un control riguroso del inventario de suministrosy del plan de compras a fin de iniciar a tiempo el proceso de compra, de acuerdo a losmáximos y mínimos.

3.2.4. El kardex podrá ser manejado electrónicamente por artículo. Sin embargo siempre deberánllenarse las requisiciones de suministro y archivarse copia de las facturas de compra demateriales.

3.2.5. Los primeros días de cada mes, el Responsable de suministros verifica que las existenciasllegan al límite mínimo, o no hay suficiente existencia para cubrir los pedidos de cada área.


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4. SECCION - IV – REPLANEACIONES

OBJETIVO:

Brindar elementos para el control del presupuesto de Programas y Proyectos Especiales,garantizando un buen uso de los recursos sobrantes y sin ejecutar, manteniendo así los nivelesaceptables de ejecución.

NORMAS ESPECÍFICAS

PROCEDIMIENTOS PARA LAS REPLANEACIONES

Las actividades planificadas en el POA, deberán ser ejecutadas en su totalidad. La replaneación seráelaborada, reconocidas y autorizadas solamente en casos de extrema y justificada razón. Para tal finse detallan a continuación los aspectos e indicaciones que deberán tomarse en cuenta.

4.1 Las replaneaciones solamente podrán ser por los motivos siguientes:

a. Sobrantes pequeños de actividades ejecutadas en el mes, que sumadas pudierancomplementar otra actividad ya planificada.

NO DEBE DE CONFUNDIRSE LO QUE ES UN SOBRANTE DE ACTIVIDADES, CONACTIVIDADES NO REALIZADAS.

b. Actividades planificadas que no podrán ser ejecutadas. Estas son aquellas actividades quepor motivos o problemas fuera del alcance del proyecto, no pueden ser ejecutadas o hansido ya cubiertas por otras instituciones.

c. Cambios en el presupuesto por aumentos ó disminución.

d. Cuando se tenga información de cambios en el presupuesto por las razones antesexpuestas, se podrán hacer replaneaciones de las actividades nuevas que se realizaran ó lasactividades que se recortaran, con un mes de anticipación.

4.2. Es permitido realizar una replaneación por trimestre. Solamente en caso fortuito se podrárealizar una replaneación antes del periodo establecido. Esta debe hacerse con el aval delDirección Nacional.

4.3. Toda replaneación debe hacerse un mes antes de ejecutar la actividad replaneada. En casode haber realizado gastos no planificados sin tener una replaneacion aprobada, alpresentar la replaneación y esta no es aprobada, los involucrados deberán asumir losgastos.

4.4. La replaneación deberá de ser consultada y aprobada por el Comité Ínter comunitario oAsociación de Desarrollo Comunitaria, mostrando como evidencia el número y fecha deActa y el punto en donde se discutió la replaneación, el cual dará evidencia de que seconsulto con la comunidad


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4.5. Para su validez, la replaneación deberá tener la firmad de revisado por finanzas deproyectos y la aprobación respectiva. Cuando este documento esté debidamente firmadose entregará una copia a Finanzas de Proyectos de la Oficina Nacional.

4.6. No se aceptaran, ni aprobaran replaneaciones, si esta es para incrementar salarios aempleados.

4.7. Para facilitar las aprobaciones, los niveles de responsabilidad serán de acuerdo a la matrizde autorización

a. Del presupuesto operativo no debe replanearse para gastos administrativos, sin embargode sobrantes administrativos pueden replanearse para actividades operativas.

b. Toda replaneación deberá contener todos sus soportes adjuntos (perfiles, fotocopia deacta donde se discutió, etc)

c. El acta de replaneación debe contar con al menos 3 firmas del comité intercomunitario ycoordinador de área programática según el caso.

d. Si el monto de las replaneaciones en el año sobre pasan el 25% se deberá reformular elPOA.


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5. SECCION - V – CUENTA BANCARIA:

OBJETIVO:

Asesorar al personal de Programas y Proyectos Especiales del área financiera en la gestión bancaria.

NORMAS ESPECÍFICAS:

A. Los fondos de programas y proyectos especiales deben manejarse utilizando una cuenta decheques, en moneda nacional con firmas mancomunadas y por ningún motivo deberánfirmarse cheques en blanco.

B. Si el proyecto tuviera que llevar dos cuentas bancarias una de cheques y otra de ahorrocon fines de rentabilizar los recursos que se encuentran depositados, deberán llevar undiario general por cada cuenta.

5.1 Aperturas de cuentas Bancaria

Para la apertura de cuentas bancarias se debe:

1. Elaborar un concept paper del Proyecto2. Carta de solicitud de apertura de la cuenta3. Para inclusión de firmas se requiere lo siguiente:

• Cédula de identidad ampliada• Dos cartas de recomendación• Nombres y apellidos• Estado Civil• Dirección Domiciliar• Teléfono• Ingresos Mensuales (si no tiene un trabajo fijo puede hacer un estimado de sus ingresos)

• Ocupación• Cargo dentro de la estructura

La firma de las cartas y tarjetas del Banco deberán hacerse con lapicero tinta negra. Los firmantesdeben asegurarse que la firma cada vez que se utilice sea igual a la firma registrada en las tarjetas.

Deberá entregarse copia de cartas de gestiones bancarias de apertura de cuentas en contabilidadde la Oficina Nacional.

5.2 Cambio de firmas en cuentas Bancarias

Procedimientos para cambio de firmas en cuentas bancarias de PDA´s y PES:

5.2.1 Carta de solicitud de inclusión o anulación de la firma con el visto bueno de suCoordinador Regional

5.2.2 Número(s) y nombre(s) exacto(s) de la (s) cuenta(s) bancarias, según aparecen en losRegistros del Banco5.2.3 En el caso de inclusión de firma, además de lo anterior mencionado se requiere lo

siguiente:• Cédula de identidad ampliada• Dos cartas de recomendación


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• Nombres y apellidos• Estado Civil• Dirección Domiciliar• Teléfono• Ingresos Mensuales (si no tiene un trabajo fijo puede hacer un estimado de sus ingresos)• Ocupación• Cargo dentro de la estructura

5.2.4 La firma de las cartas y tarjetas del Banco deberán hacerse con lapicero tinta negra.

5.2.5 Deberá entregarse copia de cartas de gestiones bancarias de apertura de cuentas encontabilidad de la Oficina Nacional.

5.3 Cuenta de Depósitos Monetarios

5.3.1. Todos los PDA´s que reciben asistencia financiera y técnica con Visión Mundial Nicaraguadeben manejar una cuenta bancaria, con el propósito de realizar todos los pagos por mediode cheques:

a) Apertura de la Cuenta, antes de abrir la cuenta bancaria debe tomarse en cuenta losiguiente:

• La cuenta debe abrirse a nombre del PDA o el Proyecto Especial.

• La cuenta debe ser con firmas mancomunada, es decir que al emitir cheques sea necesaria lafirma de dos personas, para su cobro.

a). Firmas Autorizadas

, deben registrarse todas las firmas de las personas (Director Nacional,Gerencia del DTS, Gerencia Financiera, Coordinadora de Efectividad Operativa,Coordinar Regional de PDA, Gerente del PDA y firma de un líder comunitario).

5.3.2. Observaciones:

a). Solamente se podrá registrar la firma de un miembro del personal en la cuenta bancaria enla etapa inicial de diagnostico y diseño, donde aun no se ha elegido las comunidades queconformaran el PDA.

b). Cuando el comité intercomunitario cambie de miembros (según lo estipulen los estatutos),deben cancelarse inmediatamente la firma del miembro saliente y registrarse la del miembroque ingresa (en el caso que una de las firmas B sea de un líder comunitario).

c). El Gerente de PDA deberá notificar y justificar la razón de la cancelación de la firma “B” enPDA.

d). Si el gerente es despedido o renuncia, debe cancelarse su firma inmediatamente. ElCoordinador Regional del PDA deberá notificar y justificar la razón de la cancelación de lafirma “A” en PDA.

e). El registro de la firma del nuevo gerente debe hacerse al momento de confirmarlo en elcargo.


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f). Si el gerente es trasladado hacia otra sede debe cancelarse su firma en el PDA del cual estásiendo reubicado. La gestión de inclusión de firma en el nuevo PDA será dirigida por elCoordinador Regional.

g). La chequera debe permanecer en la oficina sede del PDA, en un lugar seguro y con llave,bajo la responsabilidad del Administrador.

h). Cualquier otro ingreso o aportes de otras organizaciones si éstas no requieren el uso decuentas bancarias específicas, deben depositarse en la cuenta corriente del PDA.

SECCION - VI – ANTICIPOS A EMPLEADOS

6. ANTICIPO A EMPLEADOS

OBJETIVO:

Garantizar la aplicación de las normas en los adelantos a empleados para gastos en gestiones detrabajo.

6.1 NORMAS ESPECÍFICAS

6.1.1. Los gastos de viaje cubrirán el transporte público urbano hacia Managua y/o a losdepartamentos. Así mismo el pago de transporte a nivel interno.

Los gastos de alimentación para empleados del PDA, cubrirá:

a). Desayuno cuando el viaje por motivos de trabajo (taller, capacitación, evento especial,reunión en la comunidad, gestión de firmas en Oficina Nacional, visitas de oficiales deprogramas) desde la casa de habitación comience antes de las 7:00 a.m., con valor máximo deC$ 60.00 (sesenta córdobas netos). Esto debe estar debidamente autorizado por el superiorinmediato.

b). Almuerzo, siempre y cuando se haya salido al campo antes de las 10:00 a.m. y se regrese alas 2:00 p.m., con un valor máximo de C$ 80 (Ochenta córdobas netos). Esto debe estardebidamente autorizado por el superior inmediato.

c). Cena, cuando la gira de trabajo (taller, capacitación, evento especial, reunión, visitas deoficiales de programas, atención de casos especiales de salud de niños patrocinados) hayaconcluido o se extienda posterior a las 7:00 pm y debe ser aprobado por el jefe inmediato, conun valor máximo de C$ 60.00 (sesenta córdobas netos).

d) Para la rendición de cuenta deberán presentar facturas y en caso de no obtener factura membretada se deberá llenar recibo de pago donde deberá plasmarse el gasto real consumidoy la f irma de la persona que recibió el pago, numero de cedula. Si les dan factura no haynecesidad de presentar el recibo. Si se pasan del monto asignado favor poner en la factura eltope establecido.


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q). Si el gasto excede el monto del adelanto, el empleado debe adjuntar una nota aclaratoriadel exceso autorizado, para su debido reembolso.

r). Cuando una persona tenga un Adelanto de gastos y sea nombrada por el PDA para asistir acapacitaciones, eventos organizados por otras instituciones y/o Visión Mundial Nicaraguadebe liquidar el adelanto, previo a recibir uno nuevo.

6.1.2 Cuando se trate de adelantos para cubrir eventos y actividades de capacitación u otros, elcheque debe emitirse a nombre de la persona que fue nombrada para atender la logística,aunque sean varias las personas que asistirán a la actividad. Este adelanto debe ser sujeto arendición de cuentas y deberá presentarse en el formato de rendición de cuentas contodos sus documentos soporte (también se aplica la política de multa cuando se exceda dela fecha establecida para rendición de cuentas).

6.1.3 En caso de que la actividad o evento sea a finales del mes y cubrirá parte del otro mes serendirá hasta que termine.

6.1.4 Para gastos por atención de logística deberán enterar 8 días hábiles después de haberconcluido dicha actividad.

6.2 PROCEDIMIENTOS PARA ADELANTOS DE GASTOS DE VIAJE (Cuenta 150)

6.2.1. El punto de partida de un adelanto de gasto de viaje es el plan de gastos de viaje elaboradoy fechado por el empleado, el que debe adjuntarse a la requisición de cheque. El plan debeser firmado por el jefe inmediato y la requisa por el Gerente.

6.2.2. La rendición de cuentas se hace mediante reporte de gastos el que debe ser autorizadopor el Gerente y debe contener:

Reporte de gastos de empleado Recibos o facturas del gasto, adheridos y enumerados, sin manchones y a nombre del

proyecto. Gastos efectuados sin comprobantes si es necesario

8.3. PROCEDIMIENTOS PARA ADELANTOS DE GASTOS PARA COMPRAS (cuenta 151)

OBJETIVOS

Cubrir otros gastos que se incurren en gestiones de trabajo y compras de bienes yservicios sobre los cuales no se dispone de información en cuanto a precios.

NORMAS ESPECÍFICAS

6.3.1. En la rendición de adelantos para compras varias de bienes y servicios cada facturaadjunta al reporte de gastos.

6.3.2. Una vez autorizado el reporte con sus facturas correspondientes, el empleado presentaestos documentos al Administrador, quien recepcionará los mismos para su revisión yliquidación del adelanto.


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6.3.3 Si estos reportes no reúnen los requisitos mencionados, serán regresados al empleadoresponsable del adelanto.

6.3.4 Si el gasto excede el monto del adelanto, el empleado debe adjuntar una nota aclaratoria delexceso autorizado, para su debido reembolso.

6.3.5 Cuando una persona tenga un Adelanto de gastos y sea nombrada por el PDA para asistir acapacitaciones, eventos organizados por otras instituciones y/o Visión Mundial Nicaragua debeliquidar el adelanto, previo a recibir uno nuevo. No se debe entregar un adelanto de gastos sinhaber rendido cuenta del adelanto anterior.

6.3.6 Cuando se trate de gastos de viaje para actividades de capacitación u otros eventos, el chequedebe emitirse a nombre de la persona que fue nombrada para asistir, aunque sean varias laspersonas que asistirán a la actividad (siempre y cuando los gastos excedan la cantidad que puedecubrirse con fondos de Caja Chica). Este adelanto debe ser sujeto de rendición de gastos (detallede gastos realizados), después de haber ejecutado el gasto. Adjuntando la lista de los participantes,con sus respectivas firmas.

6.3.7 La rendición de cuentas debe ser autorizado por el Gerente y debe contener:

Reporte de gastos de empleado Recibos o facturas del gasto, adheridos y enumerados, sin manchones y a nombre del

proyecto. Debe de presentarse a más tardes 7 días hábiles después de haber concluido el evento, o la

ultima compra.


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CAPITULO VII: INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO:

Asegurar una adecuada administración y resguardo de los bienes de Programas y ProyectosEspeciales.

NORMAS ESPECÍFICAS

7.1 Activos Fijos:

7.1.1. Son todos los bienes muebles (computadoras, equipo de oficina, vehículos, etc.) o inmuebles(edificios, terrenos, etc.) que forman parte del Capital del PDA, adquiridos por donación o porcompra. Tienen al menos las siguientes características:

a). Todo el equipamiento o artículos correspondientes al activo fijo propiedad de PDAS (cuenta811 y 812),(192 y 193) deben estar registrados en el formulario “ Inventario de Activos Fijos”el cual debe mantenerse al día y contener la siguiente información:

• Código de artículo• Descripción del articulo (No. de modelo y serie)• Fecha de compra• Precio de compra en moneda local• Fecha de retiro (bajas)• Persona o Responsable de Área al que esta asignada.

b). Todo el inventario de activo fijo debe estar asignado a un área y persona especifica.

7.2. Responsable de los Activos:

7.2.1. Cada miembro del personal es responsable de la custodia de los activos asignados a sucargo, para lo cual deberá habilitársele una tarjeta de responsabilidad para lasadquisiciones y bajas en las fechas en que ocurran. Toda asignación de activo fijo debetener constancia por escrito de acuse de recibo, en formato “Asignación de Activo Fijoo tarjeta de responsabilidad de asignación de mobiliario y equipo. (VER ANEXOS……)

7.2.2. Todo movimiento ya sea por cambio entre áreas, reposición de equipo, desechos, etc.,debe hacerse a través del Área Administrativa.

7.2.3. Es responsabilidad del Área Administrativa, informar por escrito inmediatamente detoda asignación, cambios o desechos en el activo fijo al área de contabilidad.


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7.2.4. Ningún activo fijo puede salir sin la debida autorización del Gerente de las oficinas dePDA´s o PES, son para uso exclusivo de las actividades del PDA: en la sede o en lascomunidades apoyadas.

7.3.

Compra de Activos o Donaciones recibidas:

Todas las compras de activos pueden hacerse si están aprobadas en la planificación y presupuestoanual. Después de cada compra y/o donación los activos deben registrarse en el Libro deInventarios y colocarle su número de inventario físico. Deben informarse en el Informe FinancieroMensual.

7.4. Bajas de Activos:

7.4.1 Cuando un activo está inservible o ya no existe físicamente debe dársele de baja (darlo de bajasin removerlo del inventario). Ello debe hacerse de la siguiente forma:

a). El responsable de los activos avisa al gerente del PDA, para que este solicite el vistobueno de la Gerencia del DTS, procediéndose a levantar acta para registrar el motivo dela baja del activo.

b). La Gerencia del DTS analizará el motivo que originó la baja en caso de pérdida o robo, y junto con el gerente deben determinar si hubo irresponsabilidad de la persona encargadade los activos. En el caso de que haya existido descuido, debe convenirse con elcolaborador que tenía asignado el bien la forma de reposición del activo.

c). Debe elaborarse un documento de compromiso para la reposición, entre el responsable yla Gerencia del PDA. El documento debe indicar el motivo que originó su elaboración, laforma en que se repondrá el activo y las firmas del responsable de los activos y elGerente.

d). Cuando un activo sea dado de baja por deterioro o para ser donado, no debe salir de lasinstalaciones del PDA hasta que se tenga la autorización de baja del Director Nacional.

e). En caso de solicitudes para dar de baja motocicletas favor referirse al manual de uso demotocicletas.

7.5 Uso del libro de inventario:

En éste se debe registrar todos los activos adquiridos por el PDA o Programa, clasificados en lascuentas 811 y 812, debe cuidarse la cuadratura entre el registro de Inventario y los saldos de estascuentas en el Reporte Financiero semestral; al cierre de año fiscal debe realizarse cualquier ajuste sifuese necesario para que cuadre el Inventario con el reporte financiero de Septiembre en cada unade las cuentas (811 y 812) con debidas justificaciones.

Al cierre de año deberá presentarse en Finanzas de Proyectos una copia del inventario histórico,totalizado por cada AF.


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7.6

Una vez que se levanta el listado de activos adquiridos, deberá darse a cada uno una codificaciónque será definida por cada proyecto, de manera consecutiva y es la codificación que debe marcarseen cada bien de manera que pueda ser fácilmente identificado. Código asignado a un activo es únicoy no reutilizable a otras compras de bienes.

Codificación de Inventario:

Ejemplo de codificación de una computadora: C-001-10 (C de computadora, 001 el númeroasignado y 10 el año fiscal), para mobiliario F-010-10 (F de fijo, 010 numero asignado y 10 añofiscal), para moto V-012-10 (V de vehículo, 012 numero asignado y 10 año fiscal)

Las compras realizadas a través de las cuentas 810, 815 no deben de mezclarse con las cuentas 811y 812, para dichas cuentas deberá llevarse un inventario aparte.

7.7 Uso de tarjeta de asignación:

Todos los miembros del personal que tengan activos asignados para su uso (calculadora,

engrapadora, perforadora, etc.), deben tener una tarjeta de responsabilidad en donde aparecentodos los movimientos de activos a su cargo. La tarjeta debe permanecer en la sede del PDA yrevisarse contra los activos previo retiro de un empleado del PDA.


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VIII INDICE DE ANEXOS

I. CAJA CHICA

1. Comprobante Provisional de Gastos.2. Sello Múltiple.3. Arqueo de Caja Chica.4. Comprobante de Gastos.5. Resumen de Gastos de Caja Chica.

II. EMISIÓN DE CHEQUES6. Requisición de Cheque.7. Sello Cancelado por el Proyecto.

III. COMPRAS Y DESEMBOLSOS

8. Sello de Recibido.9. Resumen de Cotizaciones.10. Acta de Compra.11. Orden de Compra.12. Requisición de Suministros.13. Tarjeta Control de Existencias.

IV. REPLANEACIÓN14. Acta de Replaneación de Fondos.

V. ANTICIPOS A EMPLEADOS

15. Adelanto de efectivo a empleados16. Informe de Gastos del empleado17. Gastos efectuados sin comprobantes18. Comprobante de gastos de Alimentación.

.VI. INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

19. Inventario de Activos Fijos de cuentas 811 y 812.20. Inventario de Activos Fijos de otras cuentas (opcional).21. Tarjeta de asignación de Mobiliario y Equipo.

VII. LEYENDAS PARA FORMATOS Y SELLOS DEL MANUAL ADMINISTRATIVO DE PDA

Anexos del manual

administrativo.xlsx


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ANEXO # 1

Comprobante Provisional de Caja ChicaVISI N MUNDIALNICARAGUA

COMPROBANTE DE CAJA CHICA Proyecto/programa:_________________________

Preparado por:_________________________

Fecha: _________ / ________/________

Proveedor / Beneficiario: Códigos de Cuenta y Análisis

MontoProyec

to #

Códigode

Zona

Cuenta

8xxx

Fuentede

Financiamiento

MarcoLógico

SectorProgramático

Tipo decostos

Monto en letras: T0 T2 T4 T6 T7 T9

EXPLIQUE EL PROPÓSITO Y RAZÓNREQUERIDOS:

Aprobado por: Recibido por:

Nombre:__________________________ Nombre:________________________

Firma:_________________________ Firma:______________________

ANEXO # 2 Sello Múltiple.

Solicitado Por: ____________________

Recibido Por: _____________________

Aprobado Por: ____________________

Fecha: ___________________________

Descripción: _________________________

________________________________


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ANEXO # 3 Arqueo de Caja Chica

PDA ____________

ARQUEO DE CAJA CHICAFONDO ASIGNADO A : C$:Fecha:

EFECTIVO BILLETES

DENOMINACION CANTIDAD C$ TOTAL C$

500 0.00

100 0.00

50 0.00

20 0.00

10 0.00

5 0.001 0.00

0.5 0.00

0.25 0.00

0.10 0.00

0.05 0.00

0.001 0.00

TOTAL BILLETES C$ 0.00

EFECTIVO EN MONEDA

DENOMINACION CANTIDAD TOTAL

5 0.00

1 0.00

0.5 0.00

0.25 0.00

0.10 0.00

0.05 0.00

0.01 0.00

TOTAL MONEDAS C$ 0.00

TOTAL EN EFECTIVO C$ 0.00

TOTAL EN RECIBOS C$ 0.00

TOTAL EN PROVISIONALES C$

GRAN TOTAL C$ 0.00

OBSERVACIONES________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

FIRMA DE RESPONSABLE DE CAJA FIRMA DE QUIEN REALIZO EL ARQUEO


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VISION MUNDIAL NICARAGUA

COMPROBANTES ENCONTRADOS Y REVISADOS

MES DE _____________________AF/

PDA ____________

Preparado por: _________________________ Fecha: _____________

Aprobado por: _______________________________ Fecha:____________________

Fecha Ref.# Concepto Monto C$

FirmasSello de

CanceladoAprob Recibido Entreg

TOTAL 0.00


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ANEXO # 04

Comprobante de Caja ChicaVISIÓN MUNDIAL

NICARAGUACOMPROBANTE DE CAJACHICA Proyecto/programa: ________________________

Preparado por: ___________________________

Fecha: _________ / ________/________

Proveedor / Beneficiario: Códigos de Cuenta y Análisis

Monto

Proyecto#

Códigode Zona

Cuenta8xxx

Fuente deFinanciamient

o

MarcoLógic

o

SectorProgramatic

o

Tipode

costos

Monto en letras:T0 T2 T4 T6 T7 T9

EXPLIQUE EL PROPÓSITOY RAZÓN REQUERIDOS:

Solicitado por: Recibido por: Aprobado por:

Nombre:__________________ Nombre:_________________ Nombre:_________________

Firma:__________________ Firma:___________________ Firma:___________________


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ANEXO # 05 RESUMEN DE CAJA CHICA

Fecha de preparación:__________________

Revisado por: _______________________

Pagado a Referencia Monto Proyecto #

CódigodeZona

Cuenta8xxx

Fuente deFinanciamiento

MarcoLógico

SectorProgramatico

Tipodecostos

T0 T2 T4 T6 T7 T9

TOTAL:

Monto en letra:___________________________

___________________

Aprobado por: Fecha


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ANEXO # 06

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA

REQUISICIÓN DE CHEQUENOMBRE Y NUMERO DE PROGRAMA

Elaborar pago a nombre de:________________________________________________________________Monto en letra:__________________________________________________________________________

Aprobado por:_____________________________Fecha de Aprobado:__________________

Descripción Monto

Códigos de Análisis

Proyecto#

Códigode Zona

Cuenta degastos8XX

Fuente deFinanciamiento

MarcoLógico

SectorProgramatico

Tipode

costos

T0 T2 T4 T6 T7 T9

Total de la requisa


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ANEXO # 9

RESUMEN DE COTIZACIONES FECHA: _________

CANTIDAD DESCRIPCION DEL ARTICULO PRECIO COTIZADO POR EL PROVEEDOR OBSERVACIONES

PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

P. UTotal

P. UTotal

P. UTotal

0 0 0

0 0 0

0 0 00 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0SUB-TOTAL

0 0 0IVA 15% 0 0 0

TOTAL 0 0 0 APROBADO POR: 0 0 0

Vo. Bo.


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ANEXO # 10

ACTA DE COMPRA

Nos hemos reunido la comisión de compras de la oficina, señores: _____________________, a fin

de decidir la compra de________________________, para ________________, para ello se tienen 3

cotizaciones de: __________________________________, _________________________________

y _________________________________,si analizamos las cotizaciones nos damos cuenta que el

mejor precio es__________________., además que_____________________, ofrece

______________La competencia, ofrece etc. Después de las explicaciones expuestas, esta

COMISION DE COMPRAS, decide que se compren dicho articulo se compre.

(Lugar y fecha).

FIRMAS:

Gerente Administrador

_______________________Miembro Comisión de compras


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ANEXO # 11


ORDEN DE COMPRANo. _____________

Fecha : __________

NOMBRE DEL PROVEEDOR

AVISO AL VENDEDOR:

Marcar todas las facturas, paquetes, etc. conOrden de Compra No. Arriba indicado. Este

número debe aparecer en todas las facturas.Favor suministrarnos los siguientes artículos

CANTIDADORDENADA

DESCRIPCION PRECIO TOTAL

SUB-TOTAL15%

TOTALPreparado por : Fecha: Cuenta No. Artículos

RecibidosFecha

Aprobado Por : Fecha :

SEÑOR PROVEEDOR :

Favor adjuntar esta orden de compraa la factura para poder cancelarle. NO ACEPTAMOS

FACTURAS CON ENMENDADURAS, MANCHONES YBORRONES.

Firma y Sellodel Proveedor


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ANEXO # 12

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUAPDA:_________

REQUISICI N DE SUMINISTROSLe ruego entregar a _________________________________ lo siguiente:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

Estos suministros se destinaran para: ________________________________________________________

Entregó _________________ Recibí Conforme____________________

Aprobado


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ANEXO # 13

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUAPDA:_________

TARJETA CONTROL DE EXISTENCIAS

Articulo:_______________________________

FECHA REFERENCIA UNIDADES FISICAS

ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS

TOTALES

REVISADO POR: ____________________


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ANEXO # 14 ACTA DE REPLANEACIÓN DE FONDOS

ACTA DE REPLANEACION No.Nosotros, __________________ , Gerente del Programa de Desarrollo de área

______________, y los señores: __________________, __________, _______________a,representantes comunitarios, nos reunimos en las oficinas del Programa , ubicado en el municipiode ____________________, el día ___________ de __________ del año _____, según acta N0.

_______, para discutir la replaneaciòn de los siguientes fondos.

1 - ACTIVIDADES SOBRANTES:

Actividades Números deproyecto T2 T4 T6 T7 Monto U$

Firmadel

Area

Subtotal Operativo 0.00

Subtotal Administrativo 0.00

Total de _________________ 0.00

Subtotal Operativo 0.00

Subtotal Administrativo 0.00

Total de _________________ 0.00

TOTAL DE SOBRANTES A REPLANEAR 0.002 - ACTIVIDADES NO EJECUTADAS: $

Actividades Números deproyecto T2 T4 T6 T7 Monto U$Firma

delArea

Sub total Operativo

Sub total administrativo

Sub total Operativo


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Total de Actividades no Ejecutadas

Total de Sobrantes

Total a replanear

3. TODO ESTE MONTO SERÁ INVERTIDO EN:

ActividadesNúmeros

deproyecto

T2 T4 T6 T7Monto

U$

Sub total Operativo 0.00

Sub total administrativo 0.00

Total de 0.00

Sub total Operativo


TOTAL OPERATIVO

TOTAL ADMINISTRATIVO

GRAN TOTAL A REPLANEAR

Representantes comunitarios

Gerente PDA

Solicitamos aprobación a:

Asesor de finanzas de proyecto Coordinador Regional de PDA´s

Revisado VoBo.

Lic. Claudia Patricia Lopez Lic. Maria Isabel Lopez

Coord. Nac. de Efectividad operativa Gerente del DTS

VoBo. Autorizado

Lic. Maria Haydee Pereira Reyes

Director de VMNIC

Aprobado


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ANEXO 15

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA ADELANTO EN EFECTIVO PARA VIAJE

INFORMACIÓN DEL EMPLEADO

Propósito del viaje:____________________ Nombre/Beneficiario:

Código de empleado

Puesto:

Fechasde viaje

Descripción del gasto Monto

Códigos de Cuenta y Análisis

Proyecto #

Código deZona

Cuenta

8xxx

Fuente deFinanciami

ento

MarcoLógico

SectorProgramatico

T0 T2 T4 T6 T7

Total de Monto solicitado

Monto en letras:

Solicitado por Aprobado por:

Fecha_____________ Fecha_____________


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ANEXO # 16

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA

INFORME DE GASTOS DEL EMPLEADO Propósito del viaje:________________________________

Fecha Descripción RefMonto


Proyecto #

Código deZona

Cuenta

8xxx

Fuente deFinanciamie

nto

Marco

Lógico

SectorProgramat

ico

T0 T2 T4 T6 T7

TOTAL

Menos adelanto de viaje

Menos gastos pre pagadosMONTO NETO ADEUDADO A (DEL)

EMPLEADO

NOMBRE DEL EMPLEADOFIRMA DELEMPLEADO FECHA:_______

NÚMERO DEL EMPLEADOAPROBADO POR (Nombre yFirma) FECHA:______

Nota:

1) Todos los gastos de viaje debe de quedar dentro del mes contable

2) Todo adelantos de gastos para atención a visitas o actividad específica se deben de liquidar y en el término deocho días de concluido la actividad3) Las columnas de Código de Cuentas y Análisis se pueden modificar para que correspondan con laconfiguración de T2 en Sunsystems


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ANEXO # 17


PDA:___________

GASTOS EFECTUADOS SIN OBTENER COMPROBANTES

FechaDescripción del

gastosMonto


Proyecto#

Códigode

Zona

Cuenta8xxx

Fuente deFinanciami

ento

MarcoLógico

SectorProgramatico

Tipo decostos

T0 T2 T4 T6 T7 T9

TOTAL C$ 0.00

Solicitado por Revisado por: Aprobado por:

Fecha Fecha Fecha


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ANEXO # 18

VISION MUNDIAL NICARAGUACOMPROBANTE DE GASTOS DE ALIMENTACION

Fecha:______________________ Por:_____________

Recibí de Visión Mundial la cantidad de:_______________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

En Concepto de: Almuerzo_________Cena_______ Desayuno______

Otros:____________________________________________________En el lugar de:____________________________________________________

Realizando la actividad de:____________________________________________

Nombre delempleado:___________________________Depto/Area:__________________

Recibi conforme_______________Cedula # ________________________


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ANEXO # 19


Programa ó Proyecto:

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE LAS CUENTAS 811 Y 812

AÑO FISCAL:

Fecha decompra

Descripcióndel Artículo

Asignado a:PrecioTotal

CódigoActual

Fechade

Retiro

N° demodelo y

serie

CK#

Observación

TOTAL 0.00

ElaboradoPor: Revisado Por: Aprobado por

C de computadora, F de fijo V de Vehículos

ANEXO: 20


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Programa ó Proyecto

INVENTARIO DE ACTIVOS CON OTRO TIPO DE CUENTA

AÑO FISCAL:

Fecha decompra

Áreaasignado

Descripción delArtículo

PrecioTotal

N° de modelo yserie

CK#

UbicaciónFísica

TOTAL 0.00


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ANEXO # 21

Nombre del Empleado: Area:

Activo

NúmeroDescripción

Fecha de

Recibido

MODELO/ # DE

SERIEFirma

Fecha de

Devolución

Ubicación del

Activo

Entregado o

Transferido a:Firma

1

2

3

45

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

1. Un empleado al momento de dejar de trabajar con Visiòn Mundial Nicaragua debe de entregar el mobiliario y equipo asignado

2. Si el empleado cambia de puesto y no ocupa el mismo mobiliario y equipo debe entregarlo3. Si un empleado se retira y no entrega el equipo el Jefe del empleado es responsable de la reposiciòn del mobiliario y equipo faltante.

Firma del Jefe:______________

VISION MUNDIAL INTERNACIONAL

PDA:________________

TARJETA DE ASIGNACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO


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ANEXO # 22

LEYENDAS PARA FORMATOS Y SELLOS DEL MANUAL ADMINISTRATIVO DE PDA

1 Nombre delformato

Comentario para colocar debajo del formato

2 Comprobantede gasto Aplica para gastos efectuados a través de caja chica y reembolsos.El formato de comprobante de gasto será utilizado para soportar gastos de cajachica y reembolsos cuando no se obtenga factura. Deberá indicar nombre y firma derecibido; nombre y firma de la persona que entregó el efectivo. El comprobante degasto deberá contar con la aprobación del Gerente/Coordinador de ProyectoEspecial

Nota: En el caso de los comprobantes de egreso si no se cuenta con factura comosoporte de comprobante de egresos se recomienda firmar contrato compra- venta ocontrato por servicios (alimentación/transporte/ traslado/facilitación/alquiler etc.).

3 Sello decancelado

Aplica para comprobantes de egreso y pagos efectuados a través de caja chica

El comprobante de egreso y todos sus documentos soportes deberán contener sellode cancelado y el número de cheque con el que fue pagado el servicio o adquisiciónde bienes, materiales y suministros.

En el caso las facturas y comprobante de gastos pagados a través de caja chica serecomienda colocar sello de cancelado al momento de reembolsar al solicitante.

4 Sello derecibido

Aplica para comprobantes de egresoToda factura y/o contrato por compra de bienes, materiales y suministros deberácontener el sello de recibido con el nombre del PDA, número de cheque, nombre dequien recibió y fecha en que fueron recibidos. Esto permitirá conocer a la unidadadministrativa si los materiales, suministros o el bien han sido recibidos de acuerdo alas cantidades ordenadas.

5 Comprobanteprovisional degastos

Aplica para gastos a través de caja chica

Este comprobante provisional de gastos será utilizado para efectuar pagos o

adelanto de gasto a través de caja chica pero que aun no se cuenta con factura.Este comprobante deberá ser debidamente aprobado por el Gerente del PDA /Coordinador de Proyecto Especial.

Una vez que se obtenga la factura correspondiente, el solicitante deberá presentarlacon todos los detalles contenidos en el sello múltiple al custodio de caja chica. Elcustodio deberá eliminar el comprobante provisional de gastos y sustituirlo por lafactura debidamente aprobada.

Nota: El comprobante provisional de gasto servirá de soporte de gasto al custodio dela caja chica en caso de arqueos sorpresivos.

6 Sello Múltiple Aplica para gastos de caja chica

Toda factura de caja chica deberá contener sello múltiple debidamente aprobado porel Gerente de PDA/Coordinador de Proyecto Especial.En este sello se indicará nombre de la persona que solicita, nombre de quien recibe,firma de aprobación, fecha y descripción de gasto efectuado.

Nota: Formato de comprobante de gastos pagados a través de caja chica norequieren este sello pues ya contiene información sobre descripción, fecha, firmas desolicitado, entregado y aprobado.


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Nombre delformato

Comentario para colocar debajo del formato

Arqueo decaja chica

Aplica para fondos de caja chica

Una sana política de control interno en lo referente a la caja chica establece que almenos una vez al mes y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por el

administrador/contador del PDA y/o Proyecto Especial en lo referente a los fondos dela Caja Chica. Este formato de arqueo será útil para comprobar la eficiencia y elcorrecto uso que se está haciendo de este fondo, por parte de las personasresponsables.

Recibo decherque

Aplica para comprobantes de cheque

Comprobante de egreso, es un soporte que respalda el pago de una determinadacantidad de efectivo por medio de un cheque. Se hará uso cuando solo se cuentacon contrato compra venta y/o servicios. Se deberá garantizar llenar el nombre de lapersona que lo elabora, quien hace la solicitud y quien recibe el pago a través decheque.

Resumen de

cotización

Aplica para comprobantes de cheque

Este es un proceso financiero estándar por el cual se invita a proveedores a empezarun proceso de compra/venta, que conduce a una oferta de servicios y productosespecíficos. El resumen de cotización debe contener descripción del artículo,cantidad, precio cotizado, monto total cotizado y nombre del oferente o casacomercial. El objetivo de este análisis comparativo es poder brindar elementossuficientes al tomador de decisión en relación a precio, calidad y disponibilidad.Deberá contar con debida aprobación, según matriz de autorización vigente.

Acta decompra

Aplica para comprobante de chequeDocumento mediante el cual se evidencia por escrito la decisión de compra, cantidady precio. Solamente se debe incluir firmas de la comisión de compra del PDA.

Orden decompra

Aplica para compras de crédito como soporte de comprobantes de cheque

La orden de compra es un documento que emite el comprador (PDA/ProyectoEspecial ) para solicitar productos al proveedor, indicando cantidad, detalle, precio,fecha de emisión, condiciones de pago, aprobación, nombre de la persona quepreparó la orden. Se deberá garantizar que cada orden contenga su númeroconsecutivo correspondiente.

Requisición desuministros

Formato utilizado para control de entrega de suministros del PDA. Debe contenerlugar, fecha, persona que recibirá los materiales, cantidad, descripción, preciounitario, valor, destino final del suministro, visto bueno unidad administrativainmediato, aprobación por parte del gerente, nombre y firma de quien entrega ynombre y firma de quien recibe.
http://es.wikipedia.org/wiki/Compradorhttp://es.wikipedia.org/wiki/Comprador

Manual de Procedimientos Administrativos de PDA y PES VrsAF11

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