Mapeo de Procesos Clave Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing

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Taller para Grupos de MapeoTaller para Grupos de Mapeo

Mapeo de Procesos Clave


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Objetivos del Taller

Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo

Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos

Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios



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Fundamentos del Proyecto

La necesidad de desarrollar una Gestin Orientada a Procesos (GOP), surge de los lineamientos corporativos

Supone abordar la GOP a partir de la definicin de los Procesos Clave y los Factores Clave de xito

Implica crear condiciones para la integracin de los sistemas vigentes a partir de la convergencia de diferentes iniciativas: GxC, FUNDIBEQ, GOP, Lineamientos estratgicos, Cuadro de Mando, Gestin del Cambio, etc.

Supone efectuar el Mapeo de los Procesos Clave utilizando herramientas que permitan medir el desempeo y gestionar la mejora continua



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Sistema de Gestin Integrado (SGI) Qu no es un Sistema de Gestin Integrado?

No es la duplicacin de esfuerzos No es la generacin de un nuevo sistema

Qu es un Sistema de Gestin Integrado? Es la articulacin de distintos los sistemas de gestin de la Unidad

(Planificacin, Control de Resultados, Seguridad, Operaciones, Medio Ambiente, Calidad, etc.)

Es la eliminacin de trabajos paralelos Es el desarrollo de herramientas que permitan medir, gestionar y

direccionar la mejora de los procesos Es focalizar en procesos clave Es aunar esfuerzos para lograr objetivos comunes y acordados Es clarificar y ordenar lo que se est haciendo Es eliminar procedimientos ociosos y burocrticos



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Alcance y etapas del Proyecto

Definicin del Mapa de Procesos Clave de la Unidad (nivel 0) Identificacin de Factores Clave de xito de la Unidad Seleccin de los Macro Procesos prioritarios, considerando

tanto Urgencia como Importancia y eleccin de Sponsors Conformacin y capacitacin de los Grupos de Mapeo Despliegue de los Procesos seleccionados:

Elaboracin de Mapas de los Macro procesos (nivel 1) Elaboracin de Diagramas de los Subprocesos (nivel 2) Especificacin de Entradas y Salidas Identificacin de los Factores Clave de xito (nivel 2) Definicin de Indicadores de Percepcin y Desempeo

Validacin de Indicadores con los respectivos Sponsors Presentacin de los Grupos de Mapeo a la Direccin



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Gestin Orientada a Procesos

Supone la alineacin con la Visin, Misin y Objetivos Estratgicos de la Unidad

Requiere una visin transversal de la organizacin Se focaliza en los clientes del proceso No es un fin en s misma, sino un medio para alcanzar los

objetivos de la Unidad de un modo eficaz y eficiente El despliegue no supone la mejora de los procesos Lo que no se mide no se puede controlar Una cadena y un proceso es tan resistente como lo es su

eslabn ms dbil



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Maduracin del Enfoque en Procesos

OrganizacinFuncional

Foco en las funciones

OrganizacinMatricial

OrganizacinPor Procesos

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Estructura funcionaly gestin por procesos

Foco en los procesos



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Procesos Clave de la Unidad (Nivel 00)

Planeamiento y Control de Gestin

Compras y Contrataciones

Abastecimiento de Crudo y Productos

(1)

Mantenimiento y Proyectos de Inversin

Gestin de los Sistemas de MASC

Servicios y Soporte al Negocio

Abastecimiento, Distribucin y Venta de Lubricantes

Operacin de Refinera (2)

Comercializacin y Distribucinde Combustibles y Asfaltos (3)

Gestin de Estaciones de Servicios (4)

Gestin de los Recursos Humanos

Gestin de las Relaciones Externas



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Mapeo de Procesos 2008




(1)












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Mapeo de Procesos 2009




(1)












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Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de ProcesosProcesos

Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios



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Concepto de Proceso

Es un conjunto de actividades y recursos, que adecuadamente relacionados entre s transforman elementos de entrada en elementos de salida.



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Caracterizacin de procesos

Elementos bsicos que caracterizan un proceso: Nombre y descripcin Responsable y operadores del proceso Objetivos y alcance del proceso Entradas y salidas del proceso Clientes, requerimientos y tolerancias Proveedores y especificaciones Recursos y capacidades del proceso Indicadores de desempeo (KPIs)



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Diagrama Global de un Proceso

PP

rr

oo

vv

ee

ee

dd

oo

rr

CC

LL

II

EE

NN

TT

EE

P R O C E S OP R O C E S O

Sub

Proceso

Sub

Proceso

P r o d u c t o sP r o d u c t o s y S e r v i c i o sy S e r v i c i o s

Entrada Salida

Feedback

I n f o r m a c i nI n f o r m a c i n

Feedback Feedback



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Stakeholders relevantes (1)

Sin perjuicio de que se puedan considerar otros Stakeholders, los ms significativos son los siguientes:

Accionistas: se hace referencia a los distintos niveles de Direccin de la Lnea de Negocios y de la Corporacin, que segn los casos pueden estar representando la voz de los accionistas.

Clientes Externos: se hace referencia a todas aquellas personas, reas, unidades, organizaciones o empresas que reciban productos o servicios de la Unidad estando fuera de la misma, con independencia de que pertenezcan a terceros o a compaas del grupo Repsol YPF.



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Cliente Interno: se hace referencia a todas aquellas personas o reas que perteneciendo a la Unidad reciban productos o servicios de otra persona o rea de la misma Unidad.

Personal: se hace referencia a todas las personas que realizan actividades regulares dentro de la Unidad, con independencia de que se trate de personal propio o contratado, pudiendo incluirse segn los casos al personal de empresas contratistas que preste servicios relevantes en la Unidad con continuidad en el tiempo.



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Proveedores: en particular se hace referencia a aquellos proveedores que operan regularmente con la Unidad por la provisin de materia prima, materiales, insumos o servicios.

Comunidad: se hace referencia a la comunidad del mbito de influencia donde la Unidad realiza sus actividades.

Organismos Pblicos: se hace referencia al gobierno municipal, provincial o nacional, as como a los organismos de control o de otro tipo con los que la Unidad pueda interactuar.



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Mapa de Procesos

La Cadena de Valor es el conjunto de actividades que realiza una organizacin para disear, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos o servicios.

El Mapa de Procesos es la representacin grfica de los Procesos que conforman la Cadena de Valor de la organizacin.

El Mapa de Procesos proporciona una visin general de la estrategia de la Unidad desde una perspectiva transversal, reflejando las principales funciones y las interacciones con clientes y otros grupos de inters.



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Clasificacin de Procesos

SegnM. Porter

Procesos de Apoyo

Procesos Principales

Procesos Estratgicos

Procesos Operativos

Procesos de Apoyo

SegnRepsol YPF



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Categorizacin de Procesos

Procesos EstratgicosSon los que proporcionan las guas de actuacin para la Unidad. Gestionan la relacin con el entorno o dan lineamientos para otros procesos. Estn relacionados con la Misin e involucran a la Alta Direccin.

Procesos OperativosSon los relacionados con la elaboracin de productos o prestacin de servicios especficos de la Unidad, que generan aportacin de valor al cliente directo.

Proceso de ApoyoSon aquellos en los que se apoya la Unidad para lograr su cometido, aunque no constituyen la actividad principal. Brindan soporte a los procesos estratgicos, operativos o a otros de apoyo.



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Despliegue de Procesos

Macro ProcesosNivel 00

Nivel 01

Nivel 02



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Herramientas bsicas de Mapeo

Diagramas Genricos Mapas de Procesos

Diagramas Dinmicos Contienen Subprocesos o Actividades

Especificaciones de Entradas y Salidas Factores Clave de xito Indicadores de percepcin y desempeo Fichas de Proceso Procedimientos, Instructivos y Registros



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Diagramas Genricos

Se utilizan generalmente en los Niveles 00 y 01 para identificar los procesos o subprocesos que conforman el Mapa de Procesos

No se establecen interrelaciones entre los procesos o subprocesos

No se identifican las reas que participan ni las Entradas o Salidas



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Ejemplo de Diagrama Genrico

Procesos Estratgicos

Procesos Operativos

Procesos de Apoyo



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Diagramas Dinmicos

Se utilizan generalmente en Niveles 02 y 03 para establecer la relacin secuencial o interrelaciones entre Subprocesos o Actividades

Se identifican las Entradas y Salidas del Proceso Los Bloques internos representan Subprocesos o Actividades

y los Bloques que los contienen permiten identificar a los sectores involucrados

Se pueden utilizar bloques superpuestos cuando varios sectores participan de una misma Actividad



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N03/RM PE403030 Visbreaking (CM)

E1: Carga diaria a Unidades

E2: Residual de Vaco y PQ

CASProcesosDestilacin

Correccin

S3: GLP a FCC

S5: Residual a Blending

E3: Gas Combustible

S2: Gas Combustible

S7: Residual a Combustible

E4: Ajuste de Variables

DestilacinCASLaboratorio

Evaluacin de estabilidad de

ResidualFraccionamientoHorno /Soaker

E5: Vapor

S1: Gases Combustin

E6: Material de Corte

S6: Ajuste de variables

S4: Gasolina a FCC

OR

OR

AND

Es factible

No es factible

Es estable

No es estable

ANDAND

AND



Evento Interno: Es un disparador de un proceso interno quepermite la interrelacin con otro proceso (como resultado interno),ambos gestionados por el Grupo.

Resultado Interno: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtienetras la finalizacin de la ejecucin de un proceso y que permite lainterrelacin con otro proceso (como evento interno), ambosgestionados por el Grupo.

Resultado Externo: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtuvotras la finalizacin de la ejecucin de un proceso y que vadestinado a un ente ajeno al Grupo, gestionado por lo general, poruna organizacin externa.

Nomenclatura para Corporate Modeler

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AND

OR

Conector de convergencia y divergencia (Diamante deConvergencia): Se requiere que dos o ms opciones se cumplanpara poder seguir el rumbo de un proceso. En programacin estosse conocen como conectores AND.

Conector de probabilidad (Diamante de Decisin/Probabilidad): Existen decisiones o eventos que cambian el rumbo de un proceso en dos o ms opciones distintas. En programacin, estos se conocen como conectores OR o XOR.

Conector obligatorio: Indica el flujo de los procesos.Conector opcional: Indica el flujo de los procesos.

Indicador: Representa de forma cuantitativa el comportamiento oel desempeo de toda una organizacin o una de sus partes.


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Actividad: Representa las tareas que permiten en su conjuntodesarrollar o concluir un subproceso o proceso.

Grupo de Organizaciones: Representa la agrupacin de variasUnidades Organizativas que realizan, cada una de ellas, unamisma actividad con el fin de simplificar un diagrama. Por ejemplo:Gerencia Programacin y Control.

Unidad Organizativa: Representa cualquier organizacin quepertenezca a la estructura Organizativa del Grupo Repsol YPF.Por ejemplo: Direccin Refino.

Rol: Representa aquellos rganos o agrupaciones de puestos de laorganizacin que realizan una actividad en comn oconjuntamente. Por ejemplo: Destilacin, Laboratorio, CAS.


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Codificacin de Procesos

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N00 Nivel de despliegue 00N01 Nivel de despliegue 01N02 Nivel de despliegue 02N03 Nivel de despliegue 03

RM Refino-Marketing, Cdigo de procesos de negocio

PE Per, mbito geogrfico

40 Operacin refinera, Cdigo de procesos nivel 01

30 Destilera, Cdigo de subproceso nivel 02

10 Destilacin primaria, Cdigo de subproceso nivel 03

N03/RM PE403010



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Elementos de un Proceso

Los siguientes 5 elementos bsicos que conforman y caracterizan un proceso son:

ProcesoEntradas Salidas

Recursos

Controles



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Elementos de un Proceso

ProcesoControlesActividades de seguimiento y control, queincluye: Variables del proceso, indicadoresde desempeo, KPI y mediciones.Procedimientos de control, incluidos los relacionados con las actividades de autocontrol.

RecursosRecursos Humanos, financieros.Equipos, instalaciones y rodados.Metodologa, procedimientos o instructivos.Sistemas informticos, comunicaciones. Servicios propios o de terceros.

EntradasMaterias primas y materiales queforman parte del producto o se consumen: Materia Prima, Energa,Combustibles, Informacin que dispara el proceso.

SalidasProductos, servicios o elementos resultantes del proceso. Descartes.Emisiones agua, aire y tierra.Informacin y reportes.Incidentes. NC, AC, AP



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FICHA DE PROCESO Cdigo:Revisin:Vigencia:

Objeto y Finalidad (Qu se hace y para qu) Alcance (Inicio, Fin, Etapas, Diagrama del proceso, Disparador, Exclusiones, etc.)

Proveedores Detalle, especificaciones o requisitos Detalle Referencias Clientes Detalle, especificaciones o requisitos

Indicadores o verificaciones ObjetivosCONTROLES

ENTRADAS RECURSOS SALIDAS

Proceso: Responsable

Ficha del Proceso



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Procedimientos e Instructivos

Detalla la metodologa o el modo en que se realiza una determinada actividad o grupo de actividades.

Los contenidos tpicos de un procedimiento son los siguientes: Objetivo o finalidad Alcance o campo de aplicacin Definiciones y abreviaturas Normas de referencia Responsabilidades Descripcin Registros Disposiciones transitorias



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Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos

Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarioscomo prioritarios



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Prximos pasos

Revisar el Diagrama Genrico y completar la elaboracin de todos los Diagramas Dinmicos, verificando la consistencia de las descripciones realizadas

Identificar y detallar las especificaciones relacionadas con las Entradas y Salidas de los Diagramas Dinmicos

Identificar los Factores Clave de xito y los Indicadores de Percepcin y Desempeo relacionados con los grupos de inters relevantes

Validar los Indicadores con el respectivo Sponsor

Preparar y efectuar la presentacin al Equipo de Direccin

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