Representación gráfica de procesos y procedimientos para la visualización y mejora del trabajo

¿Por qué hacer flujogramas? Visión ampliada de los procesos

Mejora de comunicación

Conocimiento de entradas, salidas y productos

Identificación de acciones a mejorar, así como defectos.

Reducir número de pasos

Uso de diagramas para capacitación

Detalla cada paso del proceso

Indica a los participantes donde deben intervenir y hasta donde alcanzan sus funciones

Ubica a proveedores y clientes internos del proceso

Indica las relaciones de subordinación

Indica la relación entre puestos y departamentos

Otros usos del Diagrama de Flujo

Organizar el trabajo

Aclarar papeles y funciones

Identificar oportunidades de mejora

Medición del desempeño

Simbología Límite.- Indica el principio o el

final de un proceso

Operación.- Actividad o tarea que modifica el insumo

Decisión.- Punto de decisión o división en el flujo del proceso.

Documento: Producto de una actividad.

Inicio / Fin

Operación

Si / No

Solicitud

Base de datos.- La salida de una actividad se almacena en un medio electrónico

Conector.- La salida de un flujograma inicia o se relaciona con otro diagrama.

Flechas.- Indican secuencia y dirección del flujo

Base de datos

A A

Transporte.- Movimiento de un lugar a otro

Inspección.- Detención en el proceso para evaluar la calidad del resultado.

Demora.- Espera obligatoria.

Almacenamiento.- Resultado almacenado en espera de un cliente

Transporte

Inspección

Demora

Otros símbolos Calle.- Indica quien es el

responsable de las operaciones que en ella se representan.

Preparador.- Otra forma de representar al responsable de la operación

Documento múltiple.- Indica grupo de documentos

Salto de págnia.- Indica la continuación de una página a otra.

Dirección de…

Paquete

1

Creación de un flujograma

Contacta de 1 a 5 contratistas inscritos en el

registro interno de la institución

CD

Conseguir datos para diagramar procesos Auto – generación.- Quien elabora, ya conoce el proceso.

Entrevistas personalizadas.- Se entrevista a ciertas personas seleccionadas adecuadamente para conocer el proceso (generalmente directores o responsables del proceso).

Entrevistas grupales.- Igual que el punto anterior pero en una especie de “junta” donde estén presentes todos los involucrados.

Lectura del proceso obsoleto.- Se revisan los datos del mismo proceso a como estaba estructurado anteriormente (para re-elaboración y re-estructuración).

Trampas en el diagrama de procesosProblema Posible solución

Diagrama “desequilibrado” (demasiados detalles en unas zonas y pocos en otras)

Comparar con otras partes del diagrama y tratar de equilibrar

Vacíos (pasos faltantes o inciertos) Conocer bien y a fondo el proceso

Diagrama demasiado “ocupado” Usar hojas adicionales y continuar el proceso con saltos de página

Terminología poco clara Tomar notas durante la elaboración y aclarar bien los puntos. Si es necesario, crear un glosario.

Personas difíciles Establecer reglas básicas como tratar solo puntos reelevantes.Preferentemente, contar con apoyo de un facilitador

Análisis de la información Tener en cuenta que el diagrama es un medio, no un

fin.

Clasificar pasos por los que si agregan valor al producto y los que no.

Aclarar el porqué del diagrama.

Software para diagramar procesos

Microsoft Visio

Bizagi Process Modeler

Bibliografía

Damelio, RobertFundamentos de Mapeo de procesosEd. Panorama, México 1999-2005

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