OBS - Gestión de Proyectos Complejos (1)

Gestión de Proyectos ComplejosDiagrama de Gantt, Pert y CPM.

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Gestión de proyectoscomplejosDiagrama de Gantt, Pert y CPM

Índice

1. Introducción

2. La nueva gestión de proyectos: necesidades y desafíos

3. Diagrama de Gantt: para quién

4. Comunicación y colaboración a través del Diagrama de Gantt

5. Diagrama de Gantt en la práctica 1: definición de tareas. Duración, orden y

dependencias

6. Diagrama de Gantt en la práctica 2: cronograma. El peso de la experiencia en el

establecimiento de prioridades

7. Cómo elegir herramienta para diseñar diagramas Gantt: la adaptabilidad

8. Alternativas a Gantt

9. El método de la ruta crítica: CPM

10. Pert, el complemento perfecto

11. Planificación, control y seguimiento de proyecto: la suma de todos

12. Gantt y las buenas prácticas en gestión de proyectos

13. El éxito en la gestión de proyectos complejos

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1Introducción

La gestión de proyectos complejos requiere de una actitud abierta que, sin dejar de lado la racionalidad ni la lógica, permita adaptarse a las circunstancias, bien mediante la toma de acciones, bien reorientando las que ya habían dado comienzo. El tiempo de reacción es fundamental y marca la diferencia entre un resultado óptimo y uno precario, o meramente aceptable. Apoyarse en metodologías de eficacia probada como el Diagrama de Gantt, Pert o CPM, entre otras, es un buen punto de partida para, desde la etapa de planificación, comenzar a tomar el control, minimizando el riesgo.

El inicio de la etapa de planning quedaría marcado por cuatro cometidos:

- Definición de tareas.- Establecimiento de los plazos para llevarlas a cabo.- Asignación de recursos.- Previsión de resultados, en función de tiempo de ejecución y presupuesto.

Créditos fotográficos: Maksim


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Otros aspectos a tener en cuenta en la gestión de proyectos

complejosAl gestionar proyectos complejos, o de cualquier otro tipo, hay que tener muy en cuenta tres factores:

- La estrategia, cuyo desarrollo promete alcanzar los objetivos planteados.- La visión y la misión que, junto con los valores, configuran la cultura de empresa, que también ha de reflejarse en el proyecto y su ejecución, a lo largo de todas sus fases.- El entorno: competitivo, dinámico, impredecible a veces, pero también impulsor de innovación, fuente de conocimiento y global.

Pero, no sólo ellos incidirán decisivamente en la consecución de objetivos, sino que también entran en juego otros aspectos que se debe atender, como:

- La comunicación: fluida y abierta, cuanto más transparente y clara, mejor, especialmente de cara a los miembros del equipo. A la hora de seleccionar las técnicas de monitorización y análisis tiene que tenerse en cuenta su capacidad para ser compartidas, en aras de garantizar que la información es accesible cuando tiene que serlo.

- El seguimiento: la monitorización del desarrollo de las distintas fases de ejecución del proyecto permiten alcanzar un grado de control que contribuye en gran medida a minimizar el riesgo. El uso de tecnologías y la selección de las herramientas adecuadas es fundamental.

- Las personas: motivación, reconocimiento y autonomía facilitan la creación de un entorno de trabajo saludable, donde la proactividad es sólo una forma más de expresión de la productividad.

La gestión de proyectos complejos plantea oportunidades y desafíos que deben saber canalizarse adecuadamente. El uso de técnicas de planificación, administración y control del









proyecto y su ejecución, como el Diagrama de Gantt, permite a los responsables tomar conciencia de las necesidades y límites desde una visión global integrada de todas y cada una de las partes en que puede descomponerse el proyecto. Así, desde este conocimiento es posible realizar los ajustes precisos, controlando las desviaciones y administrando de forma óptima los recursos disponibles.









2La nueva gestión de proyectos:

necesidades y desafíos

El project managment hoy día se enfrenta a nuevos retos, que provocan la aparición de necesidades que quizás no se habían planteado con anterioridad, y que son independientes del sector o actividad de la organización. Algunas de estas exigencias tienen que ver con:

- Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado.- Cambiar el modo de competir.- Integrar la innovación en los sistemas de gestión y control.- Apoyarse en la tecnología para alcanzar la optimización en los procesos.- Aceptar la globalidad como el vehículo de las transformaciones a nivel de datos, de relaciones y de negocio.

Cuando tantos aspectos diferentes confluyen en una única responsabilidad es importante contar con una estructura que, desde un orden lógico, permita visualizar la realidad para no perder en ningún momento la alineación con los objetivos ni la sensación de control.

De entre todas las metodologías que existen, el Diagrama de Gantt debería ser tomado como la primera opción, por los beneficios que reporta a la gestión de proyectos, a la hora de diseñar la arquitectura de cada plan en sus momentos iniciales.









Créditos fotográficos: "Paper Clipboard" by bplanet

Project Management y Diagrama de GanttEn los primeros estadios de planificación de un proyecto el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea. Sus ventajas son:

- Su configuración es sencilla.- No requiere de profundidad en el detalle.- Permite completarse añadiendo técnicas que ofrezcan mejores condiciones para el análisis de opciones.

Sin embargo, la claridad que garantiza esta metodología se torna excesivamente simple a medida que la planificación se desarrolla y los planes comienzan a implementarse. Sigue, no obstante, suponiendo un excelente punto de partida sobre el que continuar construyendo y es el esqueleto sobre el que se soportan técnicas como el PERT o el CPM.


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3Diagrama de Gantt: para quién

Un proyecto requiere de la interacción de muchos elementos, pero su rentabilidad se resume en hallar el modo de optimizar la relación entre tres variables: alcance, tiempo y coste. Con el Diagrama de Gantt se plasman las actividades que resultarán en la consecución de un proyecto. Hacer efectivo este alcance es una cuestión de recursos, temporales y económicos. La gestión debe, desde el principio, buscar minimizar ambos por todos los medios, para optimizar el resultado final.

Sin embargo, la complejidad de los proyectos de este tipo hace que lo más habitual sean los imprevistos, lo que provoca que los directores de proyecto, project managers y responsables de ejecución tengan que lidiar con retrasos, compras extra o la modificación de las condiciones pactadas, que termina repercutiendo en el planning.

El Diagrama de Gantt es la fotografía que les permite visualizar una imagen muy realista de la situación. Condensar tanta información, libre de detalles que puedan distraer la atención en la toma de decisiones importantes, permite concentrarse en los asuntos que realmente tienen relevancia. De esta forma se puede conocer cuál es la acción a tomar en cada caso, ante cada circunstancia que exige una reacción inmediata.









Créditos fotográficos: "Bookkeeping With Pen" by adamr

Los principales beneficiarios del Diagrama de GanttCuando desde el principio del proyecto se trabaja con el Diagrama de Gantt, se está plantando la semilla de múltiples beneficios que reportarán a lo largo de todo el periodo de ejecución. Estas ventajas se deslizan en cascada hasta alcanzar a todos quienes de una manera u otra, participan en el proyecto, como:

- Impulsores del proyecto: desde la generación del proyecto y la creación de la estrategia, el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para plasmar gráficamente la idea sobre la que todo el plan se desarrollará. La misión se desglosa en actividades que se adscriben a la variable tiempo para su ejecución ordenada.

- Responsables y directores de proyecto: encargados de perfeccionar y ajustar a la realidad la estrategia, traducida en barras que representan las distintas actividades en que cada etapa


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del proyecto se descompone y su relación con el tiempo previsto para alcanzar cada objetivo.

- Integrantes del proyecto: la transparencia es la mejor forma de apelar a la responsabilidad individual de los miembros del equipo y de minimizar errores y malentendidos. Compartir la información de forma clara, tal y como se dispone en el Diagrama de Gantt es la mejor guía para que cada persona sepa cómo y cuándo debe actuar.

- Terceros que pueden guardar relación puntual o no con el proyecto: no sólo la propia organización participa en el desarrollo de un proyecto. Colaboradores, proveedores, socios profesionales, clientes... mantener una buena comunicación es clave para ganar en fluidez y la simplicidad y ausencia de mayores detalles que proporciona esta herramienta la hacen ser muy adecuada para este uso.









4Comunicación y colaboración a través

del Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt no es sólo una técnica de gestión. Además de ser una de las metodologías de uso más extendido en el management internacional desde hace décadas, se trata de un instrumento de comunicación de gran valor. Las claves que hacen que esta forma de gestión sea tan utilizada son:

- Simplicidad de uso.- Impacto visual.- Capacidad de actualización.- Poder de condensar la información.

En un proyecto están involucradas muchas personas diferentes cada una de las cuales ostenta distintos roles. La complejidad del desarrollo de un plan de este tipo requiere de la intervención de profesionales y especialistas que, en ocasiones, provienen de diferentes zonas geográficas y ni siquiera comparten un mismo idioma. La comunicación es fundamental para fomentar un proceso participativo, del que todos resultarán beneficiados.









Créditos fotográficos: "Networks And Communications" by xedos4

Comunicar con el Diagrama de Gantt en la prácticaLograr un punto de información común es procurar un entorno de trabajo saludable y eficaz. El Diagrama de Gantt resuelve muchas de las cuestiones que pueden plantearse a la hora de elegir el mejor medio de comunicación para dar respuesta a las necesidades de grupos heterogéneos, como suele suceder en muchos proyectos, y su uso puede concretarse en:

- Preparación de un calendario de ejecución para compartir con terceros participantes en el proyecto o con el resto de miembros de la empresa.- Planificación y programación del proyecto.- Asignación de recursos a cada tarea.- Distribución temporal de las actividades que componen el proyecto.- Actualización de lo dispuesto en el planning a medida que avanza la ejecución.

Cuanto más detalle se incluya en la confección del Diagrama de Gantt, mayores posibilidades de análisis brindará. Utilizando esta herramienta se crea un entorno colaborativo que


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consigue detectar desviaciones prematuramente, gracias a las actualizaciones, por lo que reconducir acciones ayudará a evitar gastos extra y demoras en los plazos previstos.

Todo esto es posible porque la sencillez con la que se trabaja sobre un Diagrama de Gantt minimiza el tiempo necesario para operar con los datos en él recogidos. Este método permite incluso compartir contenidos en tiempo real con el resto de participantes en el proyecto, gracias a las nuevas tecnologías que facilitan la movilidad y la inmediatez que los proyectos hoy día requieren, en respuesta a las demandas de los mercados actuales.









5Diagrama de Gantt en la práctica 1:

definición de tareas. Duración, orden y

dependencias

Incorporar técnicas como el Diagrama de Gantt en la gestión de proyectos complejos facilita dos de las tareas que mayor impacto causan en los resultados finales: la planificación y el seguimiento. A la hora de llevar a la práctica esta metodología se debe comenzar por la definición de tareas.

Este primer paso que buscará definir las etapas y actividades en que el proyecto se estructurará, requiere de un planteamiento que considere tres variables:

- Duración- Orden- Dependencias

En función de ellas y de sus relaciones, será posible calcular la asignación de recursos o la distribución de cargas de trabajo para cada actividad. Asimismo, si se saben complementar adecuadamente, es posible acceder a análisis más profundos que permitan minimizar el riesgo.









Créditos fotográficos: "Question Symbol" by graur razvan ionut

La línea de tiempo más eficiente en la gestión de proyectos:

Diagrama de GanttEl Diagrama de Gantt se compone de dos ejes, vertical y horizontal, sobre los que quedan reflejados las actividades en que se desglosa el proyecto asociadas a su calendario de ejecución. Las distintas fases, las tareas que cada una comprende y el plazo estimado para su consecución se plasman de manera sencilla y muy visual. Éstas son dos de las principales ventajas del Diagrama de Gantt aplicado a la gestión de proyectos complejos.

En la práctica, para confeccionar un Diagrama de Gantt, los datos deben quedar distribuidos de la siguiente manera:

- Eje horizontal: representa las unidades de tiempo en que se planificará el desarrollo del proyecto. Es lo más parecido a un calendario y puede detallarse en términos diarios,


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semanales, mensuales, etc.

- Eje vertical: recoge las actividades que han de llevarse a cabo, distribuidas o no por partidas. Cada una de estas tareas se corresponde con una barra horizontal de longitud proporcional a la estimación temporal de su duración. El principio de la barra marca el momento previsto para el inicio de la actividad y el final determina su plazo máximo de finalización. El grosor de estas barras no aporta información alguna.

Además de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama pueden resaltarse acontecimientos. Estos eventos que, al corresponder a reuniones, hitos a conseguir o avisos importantes no suelen tener asignada una duración específica; funcionan como puntos de conexión aportando una información extra a todas las personas que tienen acceso a él. Pueden usarse también para marcar el cambio de fase o etapa.

La metodología del Diagrama de Gantt permite, mediante el uso de técnicas adicionales, determinar el camino crítico del proyecto. Conocer el mínimo plazo de ejecución depende de una acurada representación, resultado de un esfuerzo previo de listado de actividades, definición de tiempos y prioridades y, no menos importante, designación del orden lógico de consecución.

Este gráfico, con su sistema de coordenadas, indica el progreso que se debe seguir y los tempos que marcarán el desarrollo previsto de proyecto. Hacer un seguimiento se plantea como algo imprescindible para extraer toda la utilidad de la herramienta y poder optimizar los plazos de ejecución de las distintas actividades, practicando ajustes si fuere necesario. El Diagrama de Gantt requiere de actualización continua y puede, en todo caso, completarse con la previsión de recursos para un resultado que aportará mayor alcance al análisis y la implementación de la estrategia.









6Diagrama de Gantt en la práctica 2:

cronograma. El peso de la experiencia en

el establecimiento de prioridades

De forma previa a reflejar en los ejes del Diagrama de Gantt las actividades a realizar y el tiempo estimado para su ejecución, se deben llevar a cabo algunas tareas de preparación.

Habría que comenzar elaborando una lista de todas las que se considera que intervendrán en el desarrollo. La mayoría de las actividades que componen un proyecto están interrelacionadas: de unas dependen otras y al término de las primeras dan comienzo las siguientes, y así sucesivamente.

Hacer una previsión realista implica optimizar recursos y, sobre todo, ganar tiempo o, al menos, no perderlo. Evitar desajustes desde los primeros estadios de definición es primordial, pero no es sencillo. La experiencia juega un rol importante en el establecimiento de prioridades y eso se ve reflejado en el resultado final que queda expuesto en el Diagrama de Gantt.









Créditos fotográficos: "Business Concept With Charts" by cooldesign

El establecimiento de prioridades en el Diagrama de GanttCuando el proyecto se descompone en actividades secuenciales, el final de cada una marca el inicio de la que le sigue. Un retraso en la ejecución de la primera proyectaría sus efectos en todas las demás y, aunque esta circunstancia en la práctica puede deberse a muchos factores, no se puede olvidar que, en cierta medida, es posible prever un desenlace de este tipo desde la fase de planificación de proyecto.

La experiencia es el mejor aliado a la hora de preparar el Diagrama de Gantt ya que en base a ella es posible predecir:

- Cuáles son las actividades que involucran a un mayor número de personas y recursos.- Cómo trabajan los proveedores y subcontratistas, en los casos en que su intervención sea necesaria.- Cuáles son los plazos de entrega de los suministros necesarios para la ejecución de una


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tarea.- En qué momentos es necesario cumplir con determinadas formalidades o requisitos legales, que suponen al final un tiempo extra.

Asignar un límite temporal más holgado a actividades de este tipo puede proveer un margen de tiempo que será de gran valor en las últimas fases de la ejecución del proyecto. Conocer bien el sector, la empresa y los procesos, las personas y su forma de trabajar, así como haber trabajado en otras ocasiones en proyectos similares, es crítico para establecer prioridades y aumentar la utilidad del Diagrama de Gantt.

Adicionalmente, estos conocimientos sirven también para enriquecer las bondades de la herramienta. Gantt hace posible, mediante complementos o notas informativas, perfeccionar su aportación a la inteligencia de proyecto.

Algunas de las formas más eficaces de hacerlo serían correlacionando las necesidades de personal con cada tarea o actividad, para tener una idea precisa de las cargas de trabajo y su traducción en costes; o controlando el progreso de las actividades para, mediante un seguimiento de su evolución, conocer si están sufriendo desviaciones que, al estar a tiempo, aún es posible reconducir sin mayores repercusiones.









7Cómo elegir herramienta para diseñar

diagramas Gantt: la adaptabilidad

Cuando el uso del Diagrama de Gantt comenzó a hacerse popular, a finales de la década de los setenta, su presentación era manual. Los gráficos se dibujaban en papel y así, a mano alzada, se trazaban las barras representando cada actividad que componía los proyectos y se plasmaba la duración prevista.

La tecnología ha evolucionado, pero también lo han hecho la sociedad, las empresas y la forma de trabajar de las personas. Los entornos empresariales se nutren de influencias de todo tipo y se ven enriquecidos con la colaboración de activos que, en muchas ocasiones, sólo tienen en común el proyecto en sí.

Contemplando la diversidad de participantes que intervienen en un proyecto, merece la pena apostar por una herramienta versátil para el diseño del Diagrama de Gantt. Las características que debe presentar, al menos, la solución elegida son:

- Posibilidad de actualización.- Sencillez de diseño.- Facilidad a la hora de trabajar con ella.- Apertura a la incorporación de herramientas complementarias.- Accesibilidad, que permita ser compartida para crear un entorno colaborativo basado en ella.









Las mejores herramientas del mercado para diseñar el Diagrama de

GanttTeniendo en cuenta los requisitos mínimos exigibles a cualquier herramienta de diseño del Diagrama de Gantt, para asegurar que ésta pueda dar cobertura a las necesidades de gestión de proyectos complejos, existen distintas alternativas, gratuitas y de pago, que pueden considerarse a la hora de seleccionar la que resumirá el plan de proyecto.

Créditos fotográficos: "Business Graph" by ddpavumba

Entre las gratuitas destacan:

1. TaskJuggler: la mejor opción de entre todas las herramientas gratuitas de gestión de proyectos. Cumple con todos los requisitos mínimos que se mencionaban en líneas anteriores y su aporte a la dirección de proyecto es comparable al de Microsoft Project. Además, es compatible con todos los sistemas operativos del mercado.


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2. Gantter: no requiere de instalación y además es compatible con las principales herramientas de gestión de proyectos. Su potencial reside en el gran valor que aporta a la hora de crear un entorno colaborativo y la facilidad con que permite realizar modificaciones y actualizaciones de los contenidos.

3. Gantt Designer: funcionamiento similar a una hoja de cálculo. Sus ventajas son la facilidad a la hora de modificar datos y la variedad de opciones de diseño. Sus contenidos pueden compartirse a través de la web y con Microsoft Office.

4. ProjectLibre: una de las últimas herramientas que han llegado al mercado. Completa, de sencillo manejo y compatible incluso con la gestión de múltiples proyectos. Si hubiese que destacar algún inconveniente sería la precariedad de sus opciones de reporting.

5. Microsoft Excel: no sirve para crear Diagramas de Gantt, pero puede usarse en la gestión de proyectos complejos por la facilidad de diseño de sus gráficos. Su desventaja más importante es que no permite hacer actualizaciones de manera natural.6. GanttPV: más complejo de utilizar que otras aplicaciones gratuitas, presenta, sin embargo, un importante beneficio a la hora de calcular costes, ya que permite realizar previsiones, en base a un coste por hora fijado previamente. Sus principales inconvenientes son que no es compatible con otros software de gestión de proyectos y además no hace posible compartir contenidos.

Las opciones de pago más interesantes son:

1. Microsoft Project: probablemente la herramienta más completa para la gestión de proyectos complejos. Además del Diagrama de Gantt permite hallar la ruta crítica, calcular costes, evaluar la distribución de recursos, detectar desviaciones, etc. Es muy sencilla de utilizar y extraordinariamente visual, algo que mejora la comunicación.

2. Miscrosoft Visio: es una de las mejores opciones cuando el compartir información de proyecto es una prioridad. Su manejo es sencillo y la riqueza de gráficos y posibilidades de









representación del contenido son dos aspectos a tener en cuenta.

3. GanttProject: muy útil a la hora de establecer las dependencias entre actividades. Su principal beneficio es que, de forma automática, genera un diagrama PERT asociado así como otro que refleja las necesidades de mano de obra. Su funcionamiento es simple y, además, es fácil de compartir y de exportar en distintos formatos.

4. SmartSheet: crear listas de tareas, hacer previsiones, trabajar en múltiples proyectos, mantener toda la información actualizada... son sólo algunos de sus puntos fuertes. El más destacable, sin duda, la posibilidad que brinda de colaboración en tiempo real. No obstante, esta opción no está exenta de desventajas, como la falta de esa visión comparativa que refleje los cambios y que tan necesaria resulta para la gestión de proyectos complejos; o el modo en que relega la distribución de recursos a un segundo plano por poner un mayor acento en las actividades.

Además de estas opciones, en el mercado existen muchas más como ProjectManager, BaseCamp, ProjectBubble, LiveTimer, FourteenDayz, Budgetic, WorkForceTrack, Dooster, etc.. que puede ser interesante revisar hasta encontrar la que verdaderamente se ajusta a las necesidades puntuales del proyecto que se está planeando.









8Alternativas a Gantt

Diagrama de Gantt, Pert, CPM, Task Calendar... La ejecución de un proyecto depende en gran medida de su planificación. Alcanzar el éxito en la gestión de proyectos complejos tiene mucho que ver con escoger la herramienta adecuada pero, antes de proceder a su selección, hace falta invertir un poco de tiempo en hacer un esfuerzo introspectivo que resulte en un resumen de las principales necesidades que se plantean en esta fase previa al inicio de los trabajos.

Conociendo las exigencias del proyecto es más sencillo definir qué tipo de aplicación podrá dar la cobertura esperada en cuanto a:

- Control de costes.- Distribución de recursos.- Previsiones.- Análisis what if.- Seguimiento de tareas.- Monitorización de los tiempos de ejecución.

Cuando se trata de llevar a cabo la gestión de un proyecto complejo, o si se requiere ejercer un control sobre varios proyectos que se desarrollan simultáneamente, puede que el Diagrama de Gantt no sea suficiente, o que, directamente, no sea lo que se busca.

Más allá del Diagrama de GanttGantt se queda corto a la hora de representar proyectos sujetos a muchos cambios, donde el dinamismo en las dependencias, en los requerimientos de cada actividad o en los plazos









incluso, sea una constante. Por el contrario, adentrarse en la complejidad de esta herramienta cuando lo que se tiene entre manos es un proyecto con un número de participantes muy limitado (máximo dos) o con una configuración eminentemente lineal es excesivo y va en detrimento de los resultados porque, en vez de facilitar la gestión, la dificulta.

Créditos fotográficos: "Pen And Business Graph" by jannoon028

Cuando esto sucede, se deben plantear otras alternativas. Algunas de las más interesantes son:

- Pert: es la herramienta idónea cuando el proyecto consta de un gran número de actividades que discurren en paralelo, además de secuencialmente. Proporciona todas las facilidades para efectuar modificaciones, actualizar la información e incluso permite contemplar distintas estimaciones de tiempo asociadas a cada tarea.

- CRM: similar a Pert, CRM muestra la ruta crítica de un proyecto, su trayectoria óptima que,


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por supuesto, puede sufrir modificaciones a medida que se producen cambios en las circunstancias reales.

Aunque éstas son las principales, su uso puede complementarse entre sí, o mediante la incorporación de otras, quizás menos conocidas, como pueden ser:

- El diagrama de Hitos.- Diagrama de Milestone.- Diagrama de red.- Diagrama de flechas.- Diagrama de precedencias.- La lista de tareas bidimensional.- El método de la cadena crítica.- El método de redistribución de recursos.

Llevarlas a cabo precisará de la intervención de un software que ayude a optimizar resultados como cualquier de los que pueden encontrarse en el mercado, tanto de forma gratuita como de pago.









9El método de la ruta crítica: CPM

Todo proyecto se descompone en actividades, relacionadas directamente o no, que se desarrollan secuencialmente o simultáneamente. Controlar la duración de cada una es ganar influencia en el tiempo total de ejecución y, por eso, supone uno de los mayores retos de la gestión de proyectos complejos.

El Diagrama de Gantt, la técnica más frecuentemente empleada para administrar tareas en función de su duración estimada, puede no ser suficiente para garantizar el control que se requiere sobre las operaciones y los recursos cuando los proyectos aumentan de volumen o de número. En estos casos, la solución reside en la utilización del CPM (Critical Path Method), también conocido como el método de la ruta crítica.

Créditos fotográficos: NuggetKiwi


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Cómo poner el método CPM en prácticaPara poder hallar la ruta crítica y simplificar así la gestión de proyectos complejos, es preciso partir de un cierto nivel de conocimiento que debe incluir:

- Conocer cuáles son todas las actividades que componen el proyecto, estableciendo prioridades y conociendo el estado de las dependencias.- Asociar cada actividad a un límite temporal.- Determinar los recursos que a priori se estiman necesarios para la ejecución de cada tarea.

Partiendo de estos datos, se puede diseñar un diagrama de red en el que cada actividad se situará en un nodo, relacionado y posicionado con respecto a las demás. Conociendo la previsión acerca del tiempo necesario para la conclusión de cada una, se procederá a identificar la ruta crítica, teniendo en cuenta los tiempos de inicio y fin de cada tarea y calculando sus holguras.

En cada caso, esta ruta crítica vendrá determinada por todas aquellas actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero. La actualización es fundamental, como también lo es el saber que la mayoría de proyectos pueden contar con varias rutas críticas, no solamente una.

El método CPM tiene un único inconveniente: que esta metodología no contempla la incertidumbre, es decir, que para poder analizar escenarios simulados hay que recurrir a otras técnicas, como Pert. Sin embargo, sus beneficios son muchos y entre sus ventajas se encuentran:

● Otorga la capacidad de predecir el plazo máximo de finalización de un proyecto.● Permite discernir entre las distintas actividades, mostrando claramente las que son

prioritarias para ajustarse al planning.● Su planteamiento es tan visual que contribuye a adquirir una comprensión gráfica muy

clara del proyecto en conjunto.









10Pert, el complemento perfecto

Cuando se buscan las mejores técnicas para la gestión de proyectos complejos, Pert (Project Evaluation and Review Techniques) siempre aparece entre las distintas opciones a barajar, seguramente por su cualidad de ser el complemento perfecto. No sólo lo es para los usuarios de la metodología CPM, que en su manejo echan en falta una herramienta que les ayude a calcular la incertidumbre; sino que también lo es para quienes emplean el Diagrama de Gantt, técnica bastante precaria en cuanto a cálculos adyacentes.

Lejos de la certeza de las consideraciones temporales con que se trabaja en CPM, cuando se usa Pert se trabaja con distintas probabilidades asociadas a la variable tiempo. Antes de comenzar a diseñar la malla Pert hace falta conocer:

- Las actividades que componen el proyecto.- Las dependencias entre ellas.- La duración estimada de cada una.

Créditos fotográficos: Jeremykemp


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Gestión de proyectos complejos con Pert, paso a pasoConocidos estos datos, se debe proseguir con la determinación del tiempo de ejecución de las actividades. Esta estimación se lleva a cabo asociando a una función probabilística beta este factor temporal interpretado de tres modos distintos:

- Optimista- Normal- Pesimista

Conjugando estos tres escenarios a través de la fórmula adecuada, se obtiene el resultado que determina el tiempo esperado. Cuando se conoce el tiempo esperado para cada actividad se diseña una malla formada por nodos, similar gráficamente a la que se utiliza en el método CPM, gracias a la cual será posible calcular:

- La ruta crítica.- La varianza para cada actividad.- La desviación estándar de la ruta crítica.

Todos estos datos hacen posible dar respuesta a cuestiones sobre la probabilidad de alcanzar la consecución de un proyecto en un plazo de tiempo determinado; información que ofrece un punto de vista muy interesante y una aproximación muy necesaria a la ejecución real del planning, de gran valor para la gestión de proyectos complejos.









11Planificación, control y seguimiento de

proyecto: la suma de todos

Optimizar recursos, minimizar el riesgo, reducir los costes... en otras palabras, ser un experto en gestión de proyectos complejos implica saber tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso. Las latencias generan incertidumbres que pueden conllevar a la pérdida de control y, por eso mismo, a la hora de administrar un proyecto la precisión es una necesidad.

Apoyarse en las herramientas adecuadas puede significar el ser capaz de prever los resultados y por eso, familiarizarse con determinados métodos y técnicas, conocer cómo sacarles el mayor partido, saber qué herramientas simplifican su ejecución y dónde encontrarlas son, entre otros, tareas que un responsable de proyecto no puede obviar.

Créditos fotográficos: "Target Board" by Danilo Rizzuti


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La elección no es una opciónPensando en grande, los límites no tienen cabida y entonces, cuando se trata de gestionar un proyecto de tamaña diversidad, de tal volumen, con tantas implicaciones, ¿por qué forzarse a escoger cuando se puede tener todo?

La representación gráfica del planning de un proyecto es el tablero sobre el que se moverán las fichas del seguimiento. Cuanto más precisa, detallada, completa, pero a la vez sencilla, comprimida y gráfica sea esta fotografía, mayor utilidad se desprenderá de ella. Se ha hecho la selección de técnica y herramienta adecuada cuando:

- Su manejo es simple e intuitivo.- Toda la información que se precisa conocer tiene cabida de forma estructurada.- Es posible practicar nuevas anotaciones, comentarios, modificaciones y, por supuesto, actualizar los contenidos en todo momento.- Permite facilitar la comunicación, es sencilla de compartir y fomenta la colaboración entre todos los participantes en el proyecto.

En cualquier caso, existen tres métodos que no pueden faltar si se quiere llevar a cabo una administración de proyecto inteligente, que supedite cada actividad a un control racional y exhaustivo:

- Diagrama de Gantt- CPM- Pert

Aunque las tres metodologías pueden emplearse de forma independiente (si bien, también es cierto que las dos últimas están tan vinculadas que, prácticamente la totalidad de las veces, se emplean conjuntamente), el emprender la planificación de un proyecto contando con las tres facilita el éxito en la gestión ya que, pese a ser técnicas muy completas, los vacíos que









deja cada una quedan cubiertos por las demás, brindando así, en conjunto, una visión global muy exacta de las necesidades del proyecto que permite una toma de decisiones a tiempo y minimizar el riesgo, al proporcionar datos sobre:

- Las actividades en que se sustenta el proyecto y su duración.- Los recursos humanos necesarios en cada caso.- Los hitos y/o eventos reseñables a lo largo del periodo de desarrollo de proyecto.- Los costes y sobrecostes, si los hubiere.- La existencia de demoras, retrasos o ineficiencias con respecto al planning original.

Si los datos obtenidos reflejan la necesidad de practicar cambios en el calendario inicial debido al aumento de los plazos de entrega o ejecución de determinadas actividades, puede contemplarse la posibilidad de aplicar técnicas de aceleración que, aunque acortan efectivamente el tiempo estimado para la conclusión del proyecto, no están exentas de riesgo. Las más habitualmente utilizadas son:

- Crashing.- División por fases.- Buffer Management.- Fast Tracking.- Programación mainline - offline.









12Gantt y las buenas prácticas en gestión

de proyectos

Quienes saben combinar con éxito los recursos y los costes de un proyecto, orientándolos hacia la consecución de los objetivos prefijados tienen la clave del éxito en la gestión de proyectos complejos. Más allá del uso de técnicas como el Diagrama de Gantt o Pert, la pericia en este campo tiene que ver con la observación de algunas recomendaciones que se traducen en una pequeña lista de buenas prácticas que puede resumirse en cinco puntos.

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Directrices para la gestión de proyectos complejosFinalizar un proyecto dentro del plazo establecido para ello, ajustar los costes al máximo, sin sobrepasar en ningún caso el presupuesto asignado para cada actividad, y obtener resultados de calidad, es producto de la mezcla adecuada de planificación, seguimiento y control. La forma de combinar estas tres acciones marcará la diferencia entre éxito y fracaso.

Recopilar cinco buenas prácticas para la gestión de proyectos complejos está relacionado con el modo de conjugar las variables anteriormente expuestas. La experiencia dicta que hay que poner énfasis en:

- La planificación del proyecto: ahorrar tiempo en esta fase de preparación puede pagarse muy caro cuando la deadline se acerca.

- Perfeccionar un plan de trabajo realista: apoyarse en una línea de tiempo donde las diferentes actividades que componen el proyecto y sus duraciones estimadas queden representadas es un buen punto de partida. A medida que la ejecución avanza se puede y se debe, ir completando este gran esquema, dotando de detalle y actualizando la información que contiene.

- Llevar una apropiada gestión del riesgo: resolver todas las cuestiones que surjan a medida que vayan apareciendo es necesario para evitar males mayores; pero aún más importante es anticiparse y tratar de prever los riesgos que pueden presentarse a lo largo del proyecto y que repercutirán en costes o retrasos. Durante el desarrollo, se ha de permanecer alerta, para evitar la aparición de contratiempos que no se habían podido anticipar.

- Saber administrar el alcance del proyecto: saber gestionarlo, o negociarlo con patrocinadores o grupos de interés, no es una tarea previa al inicio de los trabajos, sino que esta habilidad deberá ser puesta en práctica cada vez que se requiera un cambio o cuando se reciban nuevas propuestas cuya incidencia afecte a la raíz del planning original. Del mismo modo, hay que tratar de ser aséptico a la hora de dar vía libre a los pequeños cambios que,









aunque aparentemente carezcan de significancia en relación a la planificación, de acumularse podrían causar un impacto mucho mayor de lo que se calcula.

- Dominar los procedimientos ligados a los roles de responsabilidad en un proyecto: revisar el plan de trabajo regularmente, monitorizar las fluctuaciones del presupuesto, hacer seguimiento de las actividades en desarrollo y actualizar el planning son algunas de las tareas a las que todo responsable de proyecto debe dar cobertura. Por supuesto, cuestiones como la calidad, la comunicación, los requisitos legales, y otros asuntos de este tipo merecen también atención prioritaria.









13El éxito en la gestión de proyectos

complejos

El éxito en la gestión de proyectos complejos se ayuda del uso de la tecnología, aplicada al tratamiento de la información y a la comunicación; se guía por las técnicas, como el Diagrama de Gantt, CPM, Pert o las metodologías de crashing; y se sustenta en tres pilares, que son denominador común en el modo de administrar y liderar un proyecto de los roles más experimentados:

- Sistematización.- Personalización.- Actualización continua.

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Gestión de proyectos complejos: cómo evitar los errores más

frecuentesQuienes ostentan una responsabilidad de este calibre aprecian la objetividad en los datos, la claridad en el análisis y la perfección en los métodos. Todos coinciden que un proyecto que se ha gestionado con éxito ha finalizado en el plazo esperado proporcionando resultados de calidad y sin malgastar ni un solo recurso, ni humano ni económico.

La dificultad viene dada, primero, porque todas las variables que resultan en la consecución del proyecto están interrelacionadas; y segundo, porque en un proyecto complejo el volumen de actividad alcanza niveles difíciles de monitorizar, situación que suele tornarse aún más complicada de controlar si se tiene en cuenta que las tareas no sólo se suceden, sino que se simultanean, con todo lo que ello implica.

En un entorno de este tipo, existen algunos errores que se deben evitar:

- No haber planificado tiempo extra, sobre todo en las primeras fases del proyecto.- Descuidar pequeñas variaciones, en los plazos o en el presupuesto que, a pesar de su mínima incidencia presente pueden crear una tendencia difícil de corregir más adelante.- Carecer de información precisa acerca del desarrollo de proyecto, especialmente en lo concerniente a la ejecución y consecución de actividades y al flujo de recursos.- Permitir licencias en relación a la calidad.- No advertir a tiempo la pérdida de motivación del equipo.

La experiencia, la preparación y la información son las armas que los responsables de la gestión de proyectos complejos pueden usar en su favor ante las circunstancias adversas.

Quienes ya están listos para hacer frente a los altibajos de un proyecto, la presión de la administración de equipos, las negociaciones y los plazos, son personas con capacidad









para:

- Actuar proactivamente para, en base a una estrategia predefinida, buscar la mejora continua en la gestión de proyectos.- Apoyarse en las nuevas tecnologías para multiplicar su alcance reduciendo tiempos de respuesta y minimizando el riesgo.- No temer al cambio.- Planificar, sin dejar de comprender el dinamismo que todo desarrollo de proyecto lleva implícito.









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del área financiera.● Además, el Executive MBA y el Máster en Dirección de Recursos Humanos de OBS

han sido considerados los segundos mejores programas online de sus áreas.

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