Para optar al grado de: Licenciado en Ciencias de la ... VIRTUAL/TESIS/01... · armando un bosquejo...

Tesis:

“Diseño de un Sistema de Costeo Automatizado para Empresas Productoras de Fertilizantes en El Salvador”

Para optar al grado de: Licenciado en Ciencias de la Computación

Presentado por:

William Stanley Arévalo García

Jurados: Ing. Ana Mercedes Cáceres (Presidente) Ing. Juan Carlos Ponce (Primer Vocal)

Ing. Erick Angel Panameño (Segundo Vocal)

Antiguo Cuscatlán, 9 de Junio de 2007

Diseño de un Sistema de Costeo Automatizado

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ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA Introducción ..................................................................................................... i

CAPÍTULO I - “ASPECTOS GENERALES”

1.1 Antecedentes ............................................................................................ 1

1.1.1 Costos .................................................................................................... 1

1.1.2 Fertilizantes de Centroamérica (FERTICA EL SALVADOR S.A.)……. 3

1.1.2.1 Antecedentes..................................................................................... 3

1.1.2.2 Generalidades ................................................................................... 4

1.1.2.3 Tecnología de información en FERTICA S.A. ................................... 8

1.2 Planteamiento del Problema ..................................................................... 9

1.3 Justificación del Tema ............................................................................... 11

1.4 Objetivos del Trabajo ................................................................................ 13

1.4.1 Objetivo General .................................................................................. 13

1.4.2 Objetivos Específicos ........................................................................... 13

1.5 Alcances .................................................................................................... 14

1.6 Limitaciones y delimitaciones .................................................................... 16

1.6.1 Limitaciones ......................................................................................... 16

1.6.2 Delimitaciones ...................................................................................... 17

1.6.2.1 De contenido ...................................................................................... 17

1.6.2.2 De temporalidad ................................................................................ 18


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1.6.2.3 Área geográfica ................................................................................. 18

1.7 Metodología de la investigación ................................................................ 18

1.7.1 Fuentes de información ........................................................................ 18

1.7.1.1 Fuentes internas ............................................................................. 19

1.7.1.2 Fuentes externas ............................................................................ 19

1.8 Métodos de recolección de la información ................................................ 19

1.8.1 Entrevista personal ............................................................................... 19

1.8.2 Observación ......................................................................................... 20

1.8.3 Documentación .................................................................................... 20

CAPÍTULO II - “MARCO TEÓRICO”

2.1 Sistema ..................................................................................................... 21

2.1.1 Concepto .............................................................................................. 21

2.1.2 Sistemas de Información ...................................................................... 21

2.1.2.1 Concepto ......................................................................................... 21

2.1.3 Elementos de los Sistemas de Información ....................................... 22

2.1.4 Tipos de Sistemas de Información ..................................................... 22

2.1.5 Ciclo de vida de un Sistema ............................................................... 24

2.1.6 Sistemas de Información y su importancia en las Organizaciones ........ 27

2.1.7 Desarrollo y Diseño de Sistemas ....................................................... 29

2.1.8 Sistemas Multiusuarios ...................................................................... 31

2.2 Base de Datos ........................................................................................... 33

2.2.1 Concepto ............................................................................................... 33


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2.2.2 Enfoque Beneficio de las Bases de Datos ............................................ 34

2.2.3 Bases de Datos Relacionales ............................................................... 37

2.2.4 DBMS ................................................................................................... 38

2.2.5 Modelo de Datos .................................................................................. 45

2.2.5.1 Modelo Entidad Relación ................................................................ 45

2.3 Definición de Costo ................................................................................. 46

2.4 Importancia de los Costos ....................................................................... 47

2.5 Clasificación de los Costos ..................................................................... 48

2.5.1 Clasificación primaria del Costo .......................................................... 48

2.5.2 Clasificación y comportamiento de los Costos .................................... 48

2.5.2.1 De acuerdo con la función en que se incurre .................................. 49

2.5.2.2 Con relación a su comportamiento.................................................. 49

2.5.2.3 Según su identificación ................................................................... 50

2.6 Elementos del Costo ................................................................................. 51

2.6.1 Costos Directos ................................................................................... 52

2.6.2 Costos Indirectos ................................................................................. 53

2.7 Sistemas de Costeo .................................................................................. 55

2.8 Tipos de Sistemas de Costeo ................................................................... 56

2.9 Métodos de Costeo de Inventarios ........................................................... 58

2.9.1 Costo Promedio Ponderado ................................................................ 58

2.9.2 Costeo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) ..................... 60

2.9.3 Costeo de últimas entradas, primeras salidas (UEPS) ........................ 61


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CAPÍTULO III – “SITUACIÓN ACTUAL”

3.1 Situación Actual ........................................................................................ 62

3.2 Proceso Actual .......................................................................................... 65

3.2.1 Diagrama de proceso de la situación actual ......................................... 65

3.2.1.1 DFD Contextual…………………………………………………………… 65

3.2.1.2 DFD’S de primer nivel…………………………………………………… .. 66

3.2.2 Documentación de los DFD’s ................................................................. 72

3.2.2.1 DFD Contextual ................................................................................... 72

3.2.2.2 DFD’s de primer nivel ......................................................................... 74

3.3 Análisis de las necesidades ...................................................................... 81

3.4 Diagnóstico de la situación actual ............................................................. 82

CAPÍTULO IV – “DESARROLLO DEL SISTEMA PROTOTIPO”

4.1 Nomenclatura y descripción de los diagramas .......................................... 85

4.1.1 Diagramas DFD´S ................................................................................ 85

4.1.2 Diagrama Entidad Relación .................................................................. 86

4.1.3 Diagrama Relacional de la base de datos ............................................ 87

4.1.4 Diagrama HIPO .................................................................................... 88

4.2 Análisis del Sistema .................................................................................. 89

4.2.1 Requerimientos de software y hardware .............................................. 89

4.2.1.1 Software .......................................................................................... 89

4.2.1.2 Hardware ........................................................................................ 90

4.2.1.3 Recurso Humano ............................................................................ 91


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4.2.2 Modelización de procesos .................................................................... 93

4.2.2.1 DFD Contextual............................................................................... 94

4.2.2.2 DFD´s Primer nivel .......................................................................... 95

4.2.2.3 Documentación del DFD contextual ................................................ 108

4.2.2.4 Documentación de los diagramas de primer nivel .......................... 110

4.3 Diseño de base de datos .......................................................................... 126

4.3.1 Diagrama Entidad Relación .................................................................. 126

4.3.2 Diagrama Relacional de la Base de Datos ........................................... 127

4.3.3 Documentación de la Base de Datos ................................................... 128

4.4 Diseño del Sistema ................................................................................... 159

4.4.1 Diseño de Transición de Estados ........................................................ 159

4.4.2 Diseño de Módulos .............................................................................. 160

4.4.2.1 Descripción de Módulos .................................................................. 160

4.4.2.2 Diagrama de Hipo ........................................................................... 167

4.4.3 Diseño de Entradas y Controles .......................................................... 168

4.4.3.1 Diseño de la Estrategia de Codificación .......................................... 168

4.4.3.2 Diseño de Pantallas de Alimentación .............................................. 173

4.4.3.3 Diseño de la Estrategia de Validación ............................................. 186

4.4.4 Diseño de Salidas ................................................................................ 187

4.4.4.1 Diseño de Formato Tabular ............................................................ 187

4.4.4.2 Diseño de la Salida Impresa ........................................................... 190

4.4.5 Diseño del Diálogo en Línea ............................................................... 197

4.4.5.1 Diagrama de Diálogo ...................................................................... 197


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4.4.5.2 Diseño de Mensajes y Comentarios ................................................ 198

4.4.5.3 Diseño de subsistema de ayuda ......................................................... 202

CAPITULO V – “CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES”

5.1 Conclusiones ............................................................................................. 204

5.2 Recomendaciones .................................................................................... 205

Bibliografía ...................................................................................................... 208

ANEXOS

Anexo 1: Fuentes de información

Anexo 2: Reporte diario de producto ensacado

Anexo 3: Orden de ensacado

Anexo 4: Consumo de material de empaque

Anexo 5: Factura de Consumo de energía

Anexo 6: Sistema arancelario centroamericano (SAC)

Anexo 7: Ley de bancos

Anexo 8: Manual del usuario


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INTRODUCCIÓN

Hoy en día los recursos tecnológicos tanto de Hardware como Software han

llevado a las empresas a un nivel muy alto en cuanto a la eficiencia y eficacia

de sus operaciones y procesos, ya que estos recursos no solo proveen

soluciones de procesamiento o almacenamiento, sino que ayudan a las

empresas a tomar las mejores decisiones cuando se encuentran ante alguna

situación determinada.

Es por eso que cualquier empresa que tenga una visión de crecimiento

constante en los mercados tan competitivos de hoy, no podría quedarse sin

aprovechar los recursos que actualmente ofrecen empresas de Tecnología de

Información, ya que si una empresa no cuenta con la tecnología de información

adecuada que pueda procesar, almacenar, administrar, compartir y proteger la

información que maneja, difícilmente podrá subsistir de forma adecuada, ya que

los datos y la información que se genera a través de los procesos, forman parte

del corazón vital de la empresa.

Tomando en cuenta lo anteriormente planteado, el siguiente trabajo pretende

encaminar a la empresa FERTICA El Salvador a un cambio en cuanto al

procesamiento de todos los datos que están involucrados con los costos de sus

productos. Desarrollando así una aplicación sistematizada que permita,


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centralizar, procesar, calcular y resguardar todos los datos del proceso de

costeo, ya que actualmente esta empresa esta teniendo deficiencias en cuanto

a la adecuada administración de los datos de sus costos.

El siguiente trabajo esta divido en varias partes, que van desde el Análisis de

Sistemas, que es donde se recoge toda la información necesaria para ir

armando un bosquejo del Sistema a crear basado en toda la información interna

y externa que se recopilo, para luego pasar a la parte del Desarrollo del

Sistema, que es donde se ve involucrado la descripción de los procesos,

diagramas y la creación de un prototipo funcional que procese, calcule y

muestre los datos de prueba que se ingresen.


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CAPÍTULO I – “ASPECTOS GENERALES”

1.1 ANTECEDENTES

1.1.1 COSTOS1

En las últimas tres décadas del siglo XIX, Inglaterra fue el país que se ocupo

mayoritariamente de teorizar sobre los costos. Así fue como entre 1828 y 1839

Carlos Babbge publicó un libro en el que resalta la necesidad de que las

fábricas, establezcan un departamento de contabilidad que se encargue del

control del cumplimiento de los horarios de trabajo. A finales del siglo XIX el

autor Henry Metcalfe publicó su primer libro que denominó “Costos de

Manufactura”. El mayor desarrollo de la contabilidad de costos tuvo lugar entre

1890 y 1915 en este lapso de tiempo se diseñó la estructura básica de la

contabilidad de costos y se integraron los registros de los costos a las cuentas

generales en países como Inglaterra y Estados Unidos y se aportaron

conceptos tales como: establecimientos de procedimientos de distribución de

los costos indirectos de fabricación, adaptación de los informes y registros para

los usuarios (internos y externos), valuación de los inventarios, estimación de

costos de materiales y mano de obra.

Hasta ese entonces la contabilidad de costos ejercía control sobre los costos de

producción y registraba su información sobre la base de datos históricos, pero

1 Fuente: http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/43/histocosto.htm


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al integrarse la contabilidad general y la contabilidad de costos entre 1900 y

1910, la contabilidad de costos dependió de los costos de producción.

Pero la contabilidad se comenzaba a entender como una herramienta de

planeación, lo cual demandaba la necesidad de crear formas para anticiparse a

los simples hechos económicos históricos, fruto de esto fue el surgimiento de

los costos predeterminados entre 1920 y 1930 cuando el norteamericano

Federico Taylor empezó a experimentar los costos estándar en la empresa de

acero Bethlehem Steel Co.

Hay evidencias que permiten afirmar que los costos predeterminados fueron

empleados en 1928 por la empresa Americana WESTINGHOUSE antes de

difundirse por las grandes empresas de la Unión Americana. Estos costos

permitían disponer de datos antes de iniciar la producción, luego viene la

depresión de los años 30 época durante la cual los países industrializados

tuvieron que realizar considerables esfuerzos para proteger su capital.

En 1953 el norteamericano Ac. Littleton en vista del crecimiento de los activos

fijos definió la necesidad de amortizarlos a través de tasas de consumo a los

productos fabricados como costos indirectos, en 1955 surge el concepto de

contraloría por medio del control de las actividades de producción y finanzas de

las organizaciones, y un lustro después, el concepto de contabilidad


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administrativa como herramienta del análisis de los costos de fabricación y

como instrumento básico para el proceso de la toma de decisiones.

Hasta antes de 1980 las empresas industriales consideraban que sus

procedimientos de acumulación de costos constituían secretos industriales pues

el sistema de información financiera no incluía las bases de datos y archivos de

la contabilidad de costos. Indiscutiblemente, esto se tradujo en estancamiento

para la contabilidad de costos con relación a otras ramas de la contabilidad

hasta cuando se comprobó que su aplicación producía beneficios.

Es así como han surgido los actuales sistemas de costeo, y mientras más se

generen avances y cambios en el sistema organizacional y los sistemas de

producción, se implementaran nuevas metodologías y herramientas de

medición y control de los costos.

1.1.2 FERTILIZANTES DE CENTROAMÉRICA (FERTICA EL SALVADOR

S.A.)

1.1.2.1 ANTECEDENTES2

FERTICA EL SALVADOR S.A. fue fundada en 1960 por inversionistas

salvadoreños, centroamericanos, norteamericanos y alemanes. Inició sus

operaciones de producción en 1963 con una planta cuya capacidad era de 110 2 Fuente: www.fertica.com


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Toneladas Métricas anuales de fórmulas completas, bajo el proceso de

granulación introducido por la TVA3 en E.E.U.U. En 1970 Guanos y Fertilizantes

de México S.A. (después FERTIMEX4), adquirió la mayoría de las acciones

iniciándose un período de crecimiento acelerado en toda el área

Centroamericana.

Para 1979 la empresa cerró sus instalaciones debido a la situación económica

que afectaba a muchas empresas centroamericanas debido a los conflictos de

origen político. Pero pasado un tiempo inició nuevamente la reactivación de sus

instalaciones industriales y se reactivaron otras áreas para prestar servicio de

envasado y almacenaje a otras empresas importadoras.

En 1991, un grupo de inversionistas salvadoreños, noruegos y norteamericanos

adquirieron en su totalidad las acciones de FERTICA. Desde ese entonces, la

empresa comenzó la reconstrucción total y mejora de todas sus instalaciones

logrando recuperar nuevamente el mercado de fertilizantes.

1.1.2.2 GENERALIDADES

FERTICA (El Salvador) S. A., constituye una empresa orientada a la producción

de insumos agrícolas, especialmente a la elaboración de fertilizantes químicos

3 T.V.A.: Tennessee Valley Authority 4 FERTIMEX: Fertilizantes Mexicanos (Propiedad del gobierno mexicano en esa época)


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granulados, conocidos como formulas complejas o N-P-K-S5. FERTICA se ha

dedicado a la producción de fertilizantes, pero a su vez a la producción de ácido

sulfúrico, materia prima de gran importancia para numerosas industrias de

Centro América.

Es además una de las empresas más especializadas en el servicio de

almacenaje de productos químicos.

La preocupación constante de FERTICA ha sido invertir en tecnología para

lograr producir fertilizantes de la mejor calidad. Otra inversión de gran

importancia, ha sido la capacitación y desarrollo de todo su personal, ambos

esfuerzos le han permitido competir en calidad y precios contra el producto

importado que goza de grandes ventajas por falta de una protección

arancelaria.

La empresa ha hecho inversiones importantes en beneficio para su personal, es

así como disfrutan de servicios de salud, de despensa familiar y de

instalaciones deportivas y recreativas como canchas de football, de volleyball,

basketball, de tenis, mesas de billar, así como piscina para adultos y para niños.

Existe en FERTICA una excelente integración de trabajadores y dirigentes

contribuyendo todos al éxito de la empresa. Además contribuye

significativamente en el desarrollo social y económico del país dando ocupación 5 NPKS: Nitrato, Fósforo, Potasio y Azufre.


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a más de 250 trabajadores y a numerosas empresas grandes y pequeñas que

aportan servicios y suministros.

Su estructura organizacional está soportada en un sólido grupo homogéneo de

jóvenes ejecutivos, bajo el liderazgo y la experiencia de dirigentes formados

para soportar crisis de todo tipo. FERTICA supo seleccionar y valorizar un

reducido, pero eficaz grupo de técnicos y trabajadores calificados, responsables

y muy leales a su empresa con quienes emprendió la reactivación con muy

escasos recursos. Este equipo ha recibido entrenamiento, capacitación y

desarrollo, tanto dentro como fuera del país.

FERTICA quizás sea el único ejemplo real de reactivación en tiempo de crisis

económica y de violencia. Ha levantado su credibilidad y prestigio partiendo de

menos cero. Ha hecho sólida su posición financiera, manteniendo una estricta

disciplina en el gasto y un minucioso y técnico análisis de sus inversiones.

La empresa está constituida por los siguientes departamentos: departamento

administrativo, que es el que se encarga de administrar el área de recursos

humanos y también maneja la seguridad industrial. El departamento de finanzas

se encarga de manejar la contabilidad de toda la empresa, así como también

maneja los créditos y procesa todos los datos que se recopilan en las diferentes

actividades.


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El departamento de ventas tiene como objetivo, la venta de los diferentes

productos fertilizantes, pero está área también se encarga de la investigación y

desarrollo de nuevos productos. Y finalmente el departamento de compras se

encarga de llevar el control de la compra de materias primas, que se basa en

las cotizaciones de los proveedores para seleccionar así la más adecuada.

FERTICA se dedica a la producción y exportación de Ácido Sulfúrico y Ácido

Sulfónico. Se elabora ácido sulfúrico a partir de azufre, para uso en los

procesos productivos de fertilizantes y para otras industrias.

Desarrolla fórmulas de fertilizantes para aplicar a diferentes clases de cultivos

como maíz, café, fríjol, etc. Basándose en la fórmula: N-P-K-S. Entre las

diferentes fórmulas que produce podemos mencionar:

• 16-10-0

• 15-15-15

• 10-30-10

• 12-24-12

• 10-5-20

• 0-20-0

• 15-8-6-4

• 20-3-20


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• 15-5-15

• 16-16-0

Actualmente FERTICA sigue expandiéndose a nivel centroamericano, y desde

hace varios meses, FERTICA El Salvador adquirió en su totalidad FERTICA

Costa Rica6, logrando así obtener una planta productora de fertilizantes de gran

capacidad a nivel Centroamericano. Igualmente, FERTICA tiene presencia en

Guatemala y Honduras, cubriendo de esta manera gran parte del área

Centroamericana.

1.1.2.3 TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN EN FERTICA S.A.

Hoy en día, FERTICA cuenta con 2 redes de cómputos importantes: la primera

se encuentra ubicada en las oficinas centrales en San Salvador, y la segunda

está en el complejo industrial ubicado en Acajutla, Sonsonate.

Para el manejo sistematizado de varios procesos, FERTICA cuenta con

diferentes aplicaciones, que van desde la utilización de un sistema de

contabilidad desarrollado por la empresa Crystal, hasta la utilización de

aplicaciones como SAE7 desarrolladas por la empresa ASPEL para el

departamento de ventas y compras, además de aplicaciones varias

6 Fuente: http://www.teletica.com/archivo/tn7/finanzas/2005/04/confirman_venta.htm 7 SAE: Sistema Administrativo Empresarial (Desarrollado por la empresa ASPEL)


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desarrolladas en Fox Pro 2.6 para MS-DOS8 para el manejo y cálculo de los

costos, como también hojas de Excel con fórmulas previamente creadas.

Hoy en día se contabilizan, para diferentes trabajos, un poco más de 75

computadoras distribuidas en red y localizadas en los dos lugares anteriormente

mencionados. Todas las computadoras tienen capacidades que van desde

equipos con procesadores celeron hasta computadoras con procesadores

Pentium 4, tomando en cuenta que la asignación de una computadora y sus

capacidades dependerán del tipo de trabajo que el empleado desempeñe (ver

anexo 4).

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El entorno económico actual ha exigido prestar una especial atención a la

contabilidad de costos. Las presiones competitivas a nivel nacional e

internacional han modificado la naturaleza de la economía y han causado que

muchas empresas cambien la manera de operar sus negocios en forma radical,

por lo que las empresas no pueden quedarse estancadas con metodologías de

trabajo que no permitan realizar el trabajo de forma eficiente y eficaz.

8 MS-DOS: Microsoft Disk Operating System (Sistema Operativo de Disco de Microsoft)


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A continuación se mencionan las problemáticas encontradas:

• A medida que el entorno cambia, un sistema de costos manual no

suministra información de forma exacta y a tiempo, de tal manera que

para muchas empresas, surge la necesidad de contar con un Sistema de

Costeo Automatizado.

• Actualmente dentro de Fertica S.A., el cálculo de los costos de

producción se realiza de forma manual y utilizando hojas de cálculos en

la computadora, generando un tiempo de demora considerable, no

permitiendo que la gerencia general obtenga la información con la

rapidez debida.

• Además, el llevar la mayor parte de los datos a mano, tiene la desventaja

que alguna equivocación generada por un mal cálculo o por un olvido de

colocar algún dato, se tenga que hacer de nuevo todo el procedimiento

de recalculo, demorando aun más el tiempo de presentar los reportes.

• Otra desventaja que se tiene con el sistema manual es que cuando se

quieren consultar datos históricos, la información no se encuentra

disponible de inmediato.


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• Un sistema de costos de producción manejado de forma manual

disminuye las posibilidades de obtener información precisa y confiable de

los costos de cada producto.

De acuerdo a la situación planteada, mediante la presente investigación se

propone diseñar un Sistema Informático de Costeo, que permita llevar un

registro más eficiente de la información y que esté disponible cuando se

requiera.

1.3 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA

El aspecto primordial para la implantación de un Sistema de Costeo se basa en

el principio administrativo de que cualquier empresa dedicada a una actividad

productora de bienes o servicios requiere de un adecuado procedimiento que le

permita determinar el costo de cada uno de los productos elaborados9. Un

Sistema de Costeo Automatizado es una herramienta moderna de toma de

decisiones donde se mide el valor que se agrega al producto final, y toda esta

información puede estar disponible de forma rápida, gracias a los avances para

el registro de datos, utilizando tecnología de información.

9 Fuente: Contabilidad de Costos (Ralph S. Polimeni, Frank J. Fabozzi, Arthur H)


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Tener un sistema informático deficiente para el costeo, o no tener ningún tipo de

sistematización en las empresas representa una gran debilidad para esta.

Dado que en un contexto tan competitivo como el de hoy, es necesario que las

empresas sean capaces de cuantificar sus costos con aceptable exactitud y

utilizar los recursos con racionalidad, por ello es de suma importancia

solucionar el problema de las empresas que todavía no han incorporado sus

procesos a sistemas automatizados que ahorran tiempo y brindan cálculos

exactos.

Un Sistema de Costeo automatizado, es una herramienta útil, capaz de registrar

información veraz y precisa para efectos de costear los productos que se

manufacturan. En segundo lugar, proporcionaría a la gerencia, información

oportuna relacionada con los hechos que influyan en la ejecución y eficiencia de

una actividad, y finalmente serviría de base para la fijación de precios de venta.

El Sistema de Costeo automatizado que se diseñe servirá para el control de los

recursos de la empresa FERTICA S.A., la que para fines del desarrollo del

presente proyecto servirá de empresa referencia debido a que en la actualidad

es la única empresa del país que cubre en su totalidad todo el proceso

productivo de fertilizantes, permitiendo observar una toma decisiones oportuna

y acertada para el control de los recursos.


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1.4 OBJETIVOS DEL TRABAJO

1.4.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Costeo Automatizado que permita registrar y calcular los

costos de producción para Empresas Productoras de Fertilizantes en El

Salvador.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los procesos que se manejan para establecer el costo de

producción de cada producto.

Definir los requerimientos de Hardware y Software que permitan la

viabilidad de desarrollo del proyecto.

Diseñar un sistema que cumpla con los principios de seguridad,

integridad y disponibilidad de la información.

Proveer una herramienta que permita minimizar el tiempo de trabajo para

el cálculo y registro de los costos de producción.

Emitir los reportes necesarios que serán utilizados para su posterior

análisis, incluyendo aquellos que son exigidos por la DGII10 (Kardex).

10 DGII: Dirección General de impuestos internos.


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1.5 ALCANCES

El sistema proporcionara una interfaz grafica que permita exportar todos los

registros de movimientos de inventario, para que estos a su vez puedan ser

importados en el sistema de contabilidad que actualmente posee la empresa.

Toda la información que se procese en el sistema, podrá ser exportada en

formato de Texto plano o en formato Excel, permitiendo así que la información

pueda ser utilizada para el fin que así se requiera. De igual manera se

proporcionara una interfaz que permita importar datos que se manejaban antes

de empezar a utilizar este nuevo sistema.

El sistema a desarrollar será utilizado como una herramienta útil para llevar el

control de los costos de producción de cada producto que se comercializa,

modernizando de está manera el proceso manual que se tiene.

El sistema registrará todos los costos que se manejan, desde la importación de

materia prima, hasta los costos internos que se manejan en producción, de tal

forma que se obtenga automáticamente el costo total, y que a su vez permita

elaborar los reportes de movimientos de inventario.


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Para el costeo de inventarios se utilizará el método de costo promedio

ponderado que es el más adecuado para aplicar en este tipo de industrias y es

el que actualmente se está utilizando en la empresa.

Se registraran los ingresos de consumo de materias primas y productos

intermedios en producción de forma diaria y se generará un consolidado

mensual de estas operaciones por cada producto.

Se ingresaran los costos de producción de cada producto terminado, incluyendo

el control de los costos directos, horas laboradas, fallas en el proceso, tiempos

de operación por máquina y capacidad, así como de los gastos indirectos de

producción.

Se registraran las compras y ventas por cada producto para ser descargadas

del inventario y tener actualizado los costos de productos terminados.

El sistema tendrá un control de administración de usuarios, aplicando diferentes

niveles de utilización del sistema (Consulta, Impresión, Ingreso, Modificación).

El sistema podrá generar gráficos estadísticos de datos importantes, como son

las ventas, compras e histórico de costos por producto, permitiendo así una

mejor evaluación de la información que se esta procesando.


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El sistema proporcionará una interfaz de consultas, para tener acceso de forma

eficiente a todos los datos registrados hasta ese momento, además que

permitirá exportar de forma fácil estos datos a hojas de Microsoft Excel.

1.6 LIMITACIONES Y DELIMITACIONES

1.6.1 LIMITACIONES

El Desarrollo del Sistema se llevará a cabo, tomando en cuenta los recursos

tecnológicos con los que cuenta la empresa de Fertilizantes de Centroamérica

S.A., es decir, considerando sistema operativo, sistema generador de base de

datos y red actuales, sin embargo se recomendará la mejor opción como

herramienta factible para el Desarrollo y Mantenimiento del Sistema propuesto.

El proyecto comprenderá el análisis, diseño y desarrollo de un Sistema de

Administración de Costos, pero no se contempla su implementación y puesta en

marcha, ya que el objetivo del proyecto es proponer un Sistema que se adecue

a las necesidades identificadas, quedando a criterio de la empresa, la posterior

implementación del sistema.

El software se desarrollará para ser utilizado bajo una plataforma Windows, por

lo que su utilización en otro tipo de sistema operativo no será soportada.


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1.6.2 DELIMITACIONES

1.6.2.1 DE CONTENIDO

Se diseñará un Sistema Automatizado de Costeo para Empresas Productoras

de Fertilizantes en El Salvador, llegando hasta la fase de construcción de un

prototipo funcional de primer nivel.

La empresa a la que se le diseñará el prototipo será Fertilizantes de

Centroamérica (FERTICA EL SALVADOR S.A.), de la cual se obtendrán los

datos para el desarrollo del sistema, sin embargo, dadas las políticas de

confidencialidad de la empresa, está no proporciona cifras reales de los costos

de los productos, y solo se obtendrá información y descripción del proceso de

costeo. Por tal motivo, los datos que sirvan para alimentar el sistema serán

ficticios.

El Sistema Automatizado será creado utilizando la herramienta de desarrollo

Microsoft Visual Fox Pro 6.0, ya que actualmente la empresa posee licencia

sobre ese paquete, de tal forma que no se incurrirá en gastos de compra de

ningún tipo de licencia.

La implementación del sistema automatizado no se contempla como parte del

desarrollo del proyecto, es decir, que aunque se presenta un prototipo funcional,

quedará a discreción de la empresa el implementarlo en sus operaciones.


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1.6.2.2 DE TEMPORALIDAD

El desarrollo del proyecto abarcará los años 2005 y 2006.

1.6.2.3 ÁREA GEOGRÁFICA

El proyecto se desarrollará en el Departamento de Contabilidad de la Empresa

Fertilizantes de Centroamérica S.A. ubicada en 5ta. Ave. Nte. Y 19 C. Pte.

Edificio Fertica #302, San Salvador, El Salvador.

1.7 METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN

1.7.1 FUENTES DE INFORMACIÓN

Para llevar a cabo la recolección de la información para el reconocimiento del

problema al cual se le quiere brindar una solución, se contará con dos tipos de

fuentes que serán:

• Fuentes Internas

• Fuentes Externas


UDJMD 19

1.7.1.1 FUENTES INTERNAS

La mayor fuente de información para este trabajo de tesis son las personas que

manejan y controlan el sistema de costos, identificando a través de ellos todas

las necesidades existentes. (Ver Anexo 1)

1.7.1.2 FUENTES EXTERNAS

Se identificara aquellas obligaciones legales en que la empresa incurrir para

presentar a la Dirección General de Impuestos Internos, y que el sistema

automatizado debería proporcionar. (Ver Anexo 1)

1.8 MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Estos métodos son para reunir datos relacionados con los requerimientos

empleados para tener la seguridad de llevar a cabo una investigación amplia y

exacta de acuerdo a las necesidades existentes.

1.8.1 ENTREVISTA PERSONAL

Este método se ejecuta mediante citas programadas con la persona que se

contacte en la empresa seleccionada, con el objetivo de obtener todos los

detalles sobre los diferentes procesos que se realizan para determinar los

costos de los productos.


UDJMD 20

La información se recopilará de forma minuciosa, tratando de no omitir ningún

punto. De tal forma que esta información pasará a ser analizada y se evaluará

si será aplicada dentro del sistema desarrollado.

Se utiliza como instrumento de recolección de información la Guía de entrevista

semi-estructurada. (Ver anexo 1)

1.8.2 OBSERVACIÓN

Se utiliza la observación directa, ya que mediante ella se conoce todo el

proceso que lleva el cálculo de los costos de cada producto, identificando así

todas las entidades involucradas.

1.8.3 DOCUMENTACIÓN

Este método ayuda a profundizar más en el tema, de tal forma que se logre un

buen análisis, diseño y documentación del sistema a desarrollar.

Para el desarrollo de este método, se utiliza como referencia todos aquellos

documentos que se utilizan en el proceso de costeo, así como también todos

los documentos que se generan para las entidades gubernamentales

relacionadas en esta rama de la contabilidad.


UDJMD 21

57CAPITULO II – “MARCO TEÓRICO”

2.1 SISTEMAS

2.1.1 CONCEPTO

Un sistema se puede definir como “una asamblea de componentes unidos por

una interacción, que de alguna manera está regulada, y que conforman un todo

organizado”10

2.1.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN

2.1.2.1 CONCEPTO

Se define como “un conjunto o disposición de elementos que están organizados

para realizar un objetivo predefinido procesando información” 11

Todo sistema de información es una unión de procesos que operan sobre un

conjunto de datos estructurados, según prioridades predefinidas, y que

recopilan, elaboran y distribuyen la información necesaria para las operaciones

de las organizaciones y para las actividades de dirección y control. También se

puede definir un sistema de información como un conjunto de subsistemas (que

incluyen hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos,

10 Computer Dictionary. Third Edition. Charles J. Sippl y Cía, Pág. 544 11 Ingeniería del Software.5° Edición. Roger Pressman. Pág. 166


UDJMD 22

usuarios, procedimientos, etc.) que tienen como fin procesar entradas y

convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones.

2.1.3 ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Para que un sistema logre su objetivo se requiere que contenga los siguientes

elementos:

Software: Son todos los programas y estructuras de datos que son

útiles para el eficiente funcionamiento del equipo. Se refiere a todos

los elementos lógicos.

Hardware: Son los dispositivos electrónicos y eléctricos que

proporcionan una función externa, es decir, son los elementos físicos.

Personas: Los usuarios u operadores del hardware y software.

Documentación: Son los manuales u otro tipo de información

descriptiva que detalla la manera en que funciona el sistema.

Procedimientos: Son los pasos o métodos que puntualizan el uso

determinado de cada elemento que compone el sistema.

2.1.4 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo del fin que se les desea dar,

entre los cuales se pueden mencionar:


UDJMD 23

Sistemas de procesamiento de transacciones: Los sistemas de

procesamiento de transacciones son sistemas de información

encargados de procesar grandes cantidades de transacciones

rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente

en la empresa. Por ejemplo el pago de planilla, facturación, etc.

Sistemas de información gerencial: Los sistemas de información

gerencial no reemplazan a los sistemas de procesamiento de

transacciones ni tampoco son los mismos, sino que estos sistemas

incluyen procesamiento de transacciones. Los sistemas de

información gerencial son sistemas de información que trabajan con

la interacción entre usuarios y computadoras.

Sistema de apoyo a decisiones: El sistema de apoyo a decisiones es

muy similar al sistema de información gerencial tradicional ya que

ambos dependen de una base de datos como fuente, pero se

diferencia en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de

decisiones en todas sus fases, aunque la decisión final siempre

depende de la persona que las toma (administrador del sistema o

gerente).


UDJMD 24

2.1.5 CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

El ciclo de desarrollo se compone de siete etapas, a lo cual le sigue la etapa de

estar en producción, esta etapa es la de funcionamiento, de uso del sistema.

Suele extenderse por 5 o hasta 10 años, dependiendo del tipo de sistema, la

organización en que se utiliza y los cambios del medio.

1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista

se involucra en la identificación de los problemas, de las oportunidades y

de los objetivos. Esta fase es crucial para el proyecto, pues nadie estará

dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema equivocado.

2. Determinación de los requerimientos de información

En esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué

información requiere el usuario para desempeñar sus tareas. Puede ver

cómo varios de los métodos para establecer las necesidades de

información, lo obligan a relacionarse directamente con los usuarios.

Esta etapa sirve para elaborar la imagen que el analista tiene de la

organización y de sus objetivos.


UDJMD 25

3. Análisis de las necesidades del sistema

La siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en

analizar las necesidades propias del sistema. Una vez más, existen

herramientas y técnicas especiales que facilitan al analista la realización

de las determinaciones requeridas. Estas incluyen el uso de los

diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada

para representar en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los

procesos y la salida de la información. A partir del diagrama de flujo de

datos se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los

elementos que utiliza el sistema, así como sus especificaciones, si son

alfanuméricos y el espacio de impresión que requieren.

4. Desarrollo y documentación de software

En esta etapa el analista trabaja con los programadores para desarrollar

todo el software original que sea necesario. Dentro de las técnicas

estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el

método HIPO12, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-

Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. Aquí es

donde, el analista de sistemas transmite al programador los

requerimientos de programación.

12 HIPO: Método de entrada-proceso-salida-jerárquica


UDJMD 26

5. Pruebas del sistema

El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es

menor si se detectan los problemas antes de la entrega del sistema, es

decir, su puesta en producción. El programador realiza algunas pruebas

por su cuenta, otras se llevan a cabo en colaboración con el analista de

sistemas. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo,

para identificar las posibles fallas del sistema.

6. Implantación y evaluación del sistema

En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a

implantar el sistema de información. Esto incluye el adiestramiento que el

usuario requerirá. Si bien, parte de esta capacitación la dan las casas

comerciales, la supervisión del adiestramiento es una responsabilidad del

analista de sistemas. Más aún, el analista necesita planear la transición

que trae consigo un cambio de sistemas.

7. Funcionamiento y mantenimiento

El mantenimiento del sistema y de su documentación empieza

justamente en esta etapa; y después, esta función se realizará de forma

rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las actividades de

mantenimiento integran una buena parte de la rutina del programador,

que para las empresas llega a implicar importantes sumas de dinero.


UDJMD 27

2.1.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA EN LAS

ORGANIZACIONES

La función de un sistema de información es procesar las entradas de datos y

conservar archivos de estos, para producir información oportuna y precisa

mediante los reportes u otras salidas. Y dentro de una organización lo que

buscan es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa,

suministrando la información adecuada, con la calidad requerida; a la persona o

departamento que lo solicita.

Existen muchas razones para que las organizaciones piensen en desarrollar

proyectos de implementación de sistemas de información, algunas de las más

importantes son:

1. Capacidad

Mayor velocidad de procesamiento: Uso de las capacidades de la

computadora para efectuar cálculos, ordenar, recuperar datos e

información.

Incremento en el volumen: Proporcionar la capacidad de procesar una

cantidad de actividades con el propósito de aprovechar nuevas


UDJMD 28

oportunidades del tipo comercial que usualmente son el resultado del

crecimiento de la empresa.

Recuperación más rápida de la información.

2. Control

Mayor exactitud y mejoramiento de la consistencia: Llevar a cabo los

cálculos aritméticos, contables, etc. de manera correcta y siempre en la

misma forma.

Proveer mejor seguridad: Proteger datos importantes y sensibles en una

forma tal que solo sea accesible para el personal autorizado.

3. Comunicación

Mejorar la comunicación: Acelerar el flujo de información y mensajes

entre entidades externas así como dentro de la oficina, se incluyen la

transmisión de documentos dentro de las mismas.

Integración de las áreas de la empresa: Coordinar las actividades de la

empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas a través de la captura

y distribución de la información.


UDJMD 29

4. Costos

Mayor control de los costos del negocio: Seguimiento de los costos de

mano de obra, bienes e instalaciones para determinar sus cambios en

relación con los resultados esperados.

Reducción de los costos: Uso de la capacidad de la máquina para

procesar datos con un costo menor de los que proveen otros métodos.

2.1.7 DESARROLLO Y DISEÑOS DE SISTEMAS

El Diseño de Sistemas se define como el proceso de aplicar ciertas técnicas y

principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema,

con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

• El diseño de los datos.

Diseña el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis,

en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

• El Diseño Arquitectónico.

Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del

programa.


UDJMD 30

• El Diseño de la Interfaz.

Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas

que operan junto con él y con los operadores y usuarios que lo emplean.

• El Diseño de procedimientos.

Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La

importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra

Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El

Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos

del cliente.

El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de

Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir

todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la

calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un

estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la

empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear

varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias

seguir. Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan


UDJMD 31

cada vez mas con el uso de computadoras están teniendo un papel muy

importante en el desarrollo de sistemas.

2.1.8 SISTEMAS MULTIUSUARIOS

Un sistema multiusuario es un sistema informático que da servicio mediante la

utilización compartida de sus recursos a un número concurrente de usuarios. En

función del número de usuarios y de la carga de trabajo esperado. Estos

sistemas se pueden definir como de tamaño pequeño, medio o grande.

La distinción entre estas tres categorías no está clara ya que no hay límites

concretos que caractericen los equipos pertenecientes a una gama. En la

práctica, las prestaciones y características de equipos que se catalogan en

diferentes gamas a veces llegan a solaparse. No obstante se pueden perfilar

algunas características de cada uno de estos sistemas.

• Los sistemas multiusuario de tamaño pequeño

Se caracterizan por dar servicio concurrentemente a un número de

usuarios "pequeño". Por tanto, hay una diferencia cuantitativa con los

sistemas multiusuarios grandes en cuanto a número de usuarios y

procesos que son capaces de soportar. También hay una diferencia

cualitativa (en la forma de trabajo) con otros ordenadores en los que se


UDJMD 32

trabaja en modo monousuario (ordenadores personales), los cuales no

permiten su utilización por más de un usuario simultáneamente.

• Los sistemas multiusuario de tamaño medio

Se caracterizan por admitir un régimen de proceso y poseer unas

prestaciones intermedias entre los grandes sistemas multiusuario y los

pequeños. En este tipo de sistemas es muy difícil establecer límites

exactos puesto que algunos de los ordenadores de esta gama se

solapan en cuanto a características y prestaciones con los de la gama

superior, y otros con los de la gama inferior. Sin embargo, al ser cada

vez más potentes, su forma de trabajo y entorno operativo se parece

cada vez más al de los grandes sistemas multiusuario, sustituyéndose en

algunos casos para soportar aplicaciones que tiempo atrás se

desarrollaban bajo entorno mainframe.

• Los sistemas multiusuarios de tamaño grande

Son los denominados mainframe. Están presentes en el mercado de la

informática desde los inicios de la industria de los ordenadores.

Estos sistemas se caracterizan por soportar una carga de trabajo y un

número de usuarios superior al resto de las gamas de ordenadores.

También hay otros factores, tales como el manejo de bases de datos

muy grandes, la exigencia de regímenes de transacciones on-line muy


UDJMD 33

severos, la operación centralizada por razones funcionales o de

seguridad, etc., que los distinguen de los de tamaño medio y pequeño.

2.2 BASE DE DATOS

2.2.1 CONCEPTO

Una Base de Datos es un conjunto de datos que desea administrar, reconfigurar

y agregar componentes posteriormente.

Una base de Datos es un buen programa para ser utilizado para administrar

listas que no son todos números, como direcciones y números de teléfono,

inventarios y listas de socios. Con una base de datos puede ordenar los datos

por nombre, ciudad o código postal o por cualquier rubro individual de la

información registrada. Puede crear formularios para ingresar o actualizar o solo

mostrar los datos. Puede crear informes que muestran solamente los datos que

le interesan, como socios que deben su cuota. Algunas bases de datos

populares se pueden mencionar: MS Access, dBase, FoxPro, Paradox,

Approach, y Oracle, MySQL, SQLServer


UDJMD 34

2.2.2 ENFOQUE BENEFICO DE LAS BASES DE DATOS

• Los datos pueden compartirse

Compartir no solo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir la

información de la base de datos, sino también que sea posible desarrollar

nuevas aplicaciones para operar sobre los mismos datos. Es decir, que sea

posible satisfacer los requerimientos de datos de aplicaciones nuevas sin tener

que agregar información a la base de datos.

• Es posible reducir la redundancia

En sistemas que no son de bases de datos, cada aplicación tiene sus propios

archivos exclusivos. A menudo este hecho puede conducir a una redundancia

considerable de los datos almacenados, con el consecuente desperdicio de

espacio de almacenamiento. Esto no significa que toda la redundancia puede o

debe necesariamente ser eliminada. Sin embargo, sí debe ser controlada

cuidadosamente.

• Es posible evitar la inconsistencia

En ocasiones en las que las entidades no coincidan; cuando unas de ellas han

sido actualizadas y otras no, se dice que la base de datos es inconsistente. Si

se elimina la redundancia, entonces no puede ocurrir tal inconsistencia. Como

alternativa, si no se elimina la redundancia pero se controla entonces se puede


UDJMD 35

garantizar que la base de datos nunca será inconsistente, asegurando que todo

cambio realizado a cualquiera de las entidades será aplicado también a las

otras en forma automática. A este proceso se le conoce como propagación de

actualizaciones.

• Es posible brindar un manejo de transacciones

Una transacción es una unidad de trabajo lógica, que por lo regular comprende

varias operaciones de la base de datos, en particular varias operaciones de

actualización. Si se necesitan dos actualizaciones y se declara que ambas son

parte de la misma transacción, entonces el sistema puede en efecto garantizar

que se hagan ya sea ambas o ninguna de ellas, aun cuando el sistema fallará a

la mitad del proceso.

• Es posible mantener la integridad

La integridad se refiere a asegurar que los datos de la base de datos estén

correctos. La inconsistencia entre dos entradas que pretenden representar el

mismo hecho es un ejemplo de la falta de integridad. Desde luego, este

problema en particular puede surgir sólo si existe redundancia en los datos

almacenados. No obstante, aun cuando no exista redundancia, la base de datos

podría seguir conteniendo información incorrecta.


UDJMD 36

• Es posible hacer cumplir la seguridad

Al tener la completa jurisdicción sobre la base de datos, el DBA13 puede

asegurar que el único medio de acceso a la base de datos sea a través de los

canales adecuados y por lo tanto puede definir las reglas o restricciones de

seguridad que serán verificadas siempre que se intente acceder a los datos

sensibles. Es posible establecer diferentes restricciones para cada tipo de

acceso para cada parte de la información de la base de datos.

• Es posible hacer cumplir los estándares

Con el control central de la base de datos, el DBA puede asegurar que todos los

estándares aplicables en la representación de datos sean observados. Es

conveniente estandarizar la representación de datos, en particular como un

auxiliar para el intercambio de datos o para el movimiento de datos entre

sistemas. En forma similar, los estándares en la asignación de nombres y en la

documentación de los datos también son muy convenientes como una ayuda

para compartir y entender los datos.

13 DBA: Daba Base Administrador (Administrador de Base de Datos) Fuente: WikiPedia.org (http://es.wikipedia.org/wiki/DBA_%28database_administrator%29)


UDJMD 37

2.2.3 BASES DE DATOS RELACIONALES

Una base de datos relacional contiene tablas vinculadas entre sí. Cada tabla

contiene registros que contienen campos. Un cuestionario puede filtrar sus

registros para mostrar solamente los que coinciden con cierto criterio o para

disponerlos en un orden determinado.

Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de

procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el

usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se

especifican de forma sencilla.

Las tablas son un medio de representar la información de una forma más

compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más

tablas.14Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más

tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada.

En términos tradicionales una relación se asemeja a un archivo, una tupla a un

registro, y un atributo a un campo. Pero estas correspondencias son

aproximadas, en el mejor de los casos. Una relación no debe considerarse

como ``solo un archivo'', sino más bien como un archivo disciplinado, siendo el

resultado de esta disciplina una simplificación considerable de las estructuras

14 Fuente Monografías.com http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml


UDJMD 38

de datos con las cuales debe interactuar el usuario, lo cual a su vez simplifica

los operadores requeridos para manejar esas estructuras.

Así, todos los datos en una base de datos relacional se representan de una y

solo una manera, a saber, por su valor explícito (ésta se denomina en

ocasiones “principio básico del modelo relacional”). En particular, las

conexiones lógicas dentro de una relación y entre las relaciones se representan

mediante esos valores; no existen ligas o apuntadores visibles para el usuario,

ni ordenamientos visibles para el usuario, ni grupos repetitivos visibles para el

usuario, etc.

2.2.4 DBMS O SGDB

El DBMS15 o SGDB16 es el software que maneja todos los accesos a la base de

datos. Inicialmente, en los años 40s, los Sistemas de Archivos generados a

través de lenguajes de programación no propietarios como Cobol17 y Fortran18

(vigentes en la actualidad), permiten almacenar los datos a través de archivos

planos con funciones básicas de lectura y escritura sobre ellos. En 1964, se

conciben los primeros Gestores de Base de Datos, por medio de los cuales se

pretende dar un viraje a los Sistemas de Archivos, los cuales se limitan a la

15 DBMS: Data Base Management System 16 SGDB: Sistema de Gestión de Base de Datos 17 COBOL: COmmon Business -Oriented Language (Lenguaje Común Orientado a Negocios) 18 FORTRAN: Formula Translation


UDJMD 39

estructuración del almacenamiento físico de los datos. Con los SGDB se crea

el concepto de Administración de los datos, por medio de actividades integradas

que permiten verlos físicamente en un solo almacenamiento pero lógicamente

se manipulan a través de esquemas compuesto por estructuras donde se

establecen vínculos de integridad, métodos de acceso y organización física

sobre los datos, permitiendo así obtener valores agregados de utilización tales

como: manejo de usuarios, seguridad, atomicidad e independencia física y

lógica de los datos, entre otros.

Luego se genera una nueva noción, donde las bases de datos deben almacenar

por medio de una estructura tabular llamada relación o tabla (Codd,1970),

compuesta por filas y columnas, accesando dichas relaciones a través de un

lenguaje de alto nivel (declarativo). De esta forma en los años 80s surgen

varios productores de SGDB Relacionales como Oracle, Informix, Ingres y DB2.

Comenzando los años 80’s ya se siente la necesidad de que los SGDB actuales

manipulen objetos complejos y estructuras como las usadas en sistemas CAD19

y CASE20, entre otras. A partir de esto se da inicio a dos grandes tendencias:

los ORDBMS21 los cuales se proyectan como una extensión de los SGDB

Relacionales dirigidos hacia el paradigma OO22, y los OOSGDB estarían

19 CAD: Computer Aided Design (Diseño asistido por computadora) 20 CASE: Computer Aided Software Engineering (Ingeniería de Software asistido por Ordenador) 21 ORDBMS: Object Relational Database Management System 22 OO: Object Oriented


UDJMD 40

disponibles para almacenar y manipular las clases, los objetos, la asociación

entre ellos y sus métodos.

Esquema de un DBMS:

Objetivos de los SGDB: Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGDB:

• Abstracción de la información. Los SGDB ahorran a los usuarios detalles

acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de


UDJMD 41

datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al

usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.

• Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de

modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que

realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

• Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la

aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es

lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad

de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias.

• Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta

redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que

aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los

datos repetidos se actualicen de forma simultánea.

• Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a

tener un gran valor. Los SGDB deben garantizar que esta información se

encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer

información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la


UDJMD 42

información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado

pero despistado.

• Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la

validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos

ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o

cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

• Respaldo y recuperación. Los SGDB deben proporcionar una forma eficiente

de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de

restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.

• Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el

doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden

a una base de datos, bien para recuperar información, bien para

almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de

forma simultánea. Así pues, un SGDB debe controlar este acceso

concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.

• Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el

SGDB tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios

realizados.


UDJMD 43

SGDB Gratuitos23:

• Microsoft SQL Server Compact Edition

• Sybase ASE Express Edition para Linux (Edición gratuita para Linux) SGDB Comerciales:

• dBase

• FileMaker

• Fox Pro

• IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)

• IBM Informix

• Interbase de CodeGear, filial de Borland

• MAGIC

• Microsoft Access

• Microsoft SQL Server

• NexusDB

• Open Access

• Oracle

• Paradox

• PervasiveSQL

• Progress (DBMS)

• Sybase ASE

23 Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/DBMS


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Microsoft Visual Fox Pro 6 como DBMS:

Visual FoxPro es un sistema poderoso de desarrollo de bases de datos para

crear rápidamente aplicaciones de bases de datos de alto desempeño para

equipos de escritorio de cliente enriquecido, cliente distribuido y cliente/servidor.

Además es un lenguaje de programación orientado a objetos y a su vez un

Gestor de Base de Datos.

Con Visual Fox Pro los desarrolladores tienen las herramientas necesarias para

administrar datos desde tablas de información organizativas, ejecutar consultas

y crear un sistema de administración de bases de datos relacionales integradas

(SGDB) para programar una aplicación de administración de datos totalmente

desarrollada para usuarios finales

Entres las características de Visual Fox Pro se pueden mencionar24:

• Capacidades poderosas y muy veloces para el manejo de datos nativos y

remotos.

• Flexibilidad para crear todo tipo de soluciones de bases de datos.

• Lenguaje de programación Orientado a objetos.

• Utilización de sentencias SQL25 en forma nativa.

24 Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Fox_Pro 25 SQL: Structured Query Language (Lenguaje de Consulta Estructurado) Fuente: www.wikipedia.org


UDJMD 45

• Poderoso manejo de vistas y cursores y control completo de estructuras

relacionales.

• Su propio gestor de base de datos incorporado. Sin embargo, también

puede conectarse con servidores de base de datos, tales como

ORACLE26, Microsoft SQL Server o MySQL27.

• Cuenta con un motor de generación de informes renovado y muy flexible

para soluciones más robustas.

2.2.5 MODELO DE DATOS

2.2.5.1 MODELO ENTIDAD RELACIÓN

El modelo Entidad-Relación (E-R) es uno de los varios modelos conceptuales

existentes para el diseño de bases de datos. Fue inventado por Peter Chen en

los años setenta. El propósito de este modelo es simplificar el diseño de bases

de datos a partir de descripciones textuales de los requerimientos.

Los elementos esenciales del modelo son las entidades, los atributos y las

relaciones entre las entidades. Una entidad es un objeto que existe y que es

distinguible de otros objetos. Por ejemplo, Horst von Brand, profesor de la

Universidad Santa María, siendo una persona distinguible de cualquier otra, es

26 ORACLE: Sistema de Gestión de Base de Datos (Comercial) Fuente: www.wikipedia.org 27 MySQL: Sistema de Gestión de Base de Datos (Gratuito) Fuente: www.wikipedia.org


UDJMD 46

una entidad. Una entidad puede ser concreta (como dicho profesor) o abstracta

(como un algoritmo, un curso o una dirección en Internet)

Las entidades tienen atributos. Un atributo de una entidad es una característica

interesante sobre ella, es decir, representa alguna propiedad que nos interesa

almacenar. Por ejemplo, el profesor tiene un nombre, una fecha de nacimiento y

un número de D.U.I.28; algunos de los valores de estos atributos los comparte

con otras personas, y otros son exclusivos de él. El profesor además tiene otras

propiedades, como su masa o estatura, que no son interesantes.

Los conjuntos de entidades se designan en el diagrama de E-R con un

cuadrado que lleva su nombre dentro. Los atributos de cada uno de ellos se

grafican usando círculos o elipses que cuelgan del cuadrado que representa el

conjunto respectivo. A modo de ejemplo, la representación de una entidad

persona con sus atributos se presenta en la figura.

2.3 DEFINICIÓN DE COSTO

Es el valor de lo que sale, medido en término monetario, potencialmente en vías

de ser incurridos, para alcanzar un objetivo específico. De manera, que si

adquirimos materias prima, pagamos mano de obra, reparamos maquinarias

28 DUI: Documento Único de Identidad


UDJMD 47

con el fin de fabricar, vender o prestar algún servicio, los importes gastados se

denominan costos.

Bajo está definición hay que analizar dos tipos de costos:

Costo de comprar y vender: El costo en éste caso es el precio neto de

compra, que se cancela por un determinado bien, sumando los

desembolsos necesarios (generalmente fletes) hasta que sea puesto a la

venta.

Costo de fabricar: Se incorporan otros elementos al proceso de

fabricación o de transformación. Cada empresa al realizar sus propios

productos, posee entonces el costo de fabricación, que se genera en el

proceso productivo de un determinado producto.

2.4 IMPORTANCIA DE LOS COSTOS

Los costos sirven, en general, para tres propósitos:

• Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar

el inventario.

• Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y

actividades de la empresa (informes de control)


UDJMD 48

• Proporcionar información a la administración para fundamentar la

planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales)

2.5 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

2.5.1 CLASIFICACIÓN PRIMARIA DEL COSTO

Los desembolsos pueden gastarse o compararse con los ingresos en el

período en el cual se producen (gastos que no son de fábrica:

mercadotecnia, venta, distribución, gastos administrativos.)

Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, gastos o cargos

diferidos u otros activos, y después depreciarse, amortizarse o agotarse.

Tales cargos son:

o "Gastados" en el período incurrido si no se relacionan con la

producción.

o "Inventariados" como costo de producto si no se relacionan con la

producción, o más bien, con funciones que no son de fabricación

(depreciaciones)

Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de

productos que, cuando sean vendidos, se convertirán en el renglón de

costos de artículos vendidos en el estado de resultados.


UDJMD 49

2.5.2 CLASIFICACIÓN Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS

2.5.2.1 DE ACUERDO CON LA FUNCIÓN EN QUE SE INCURRE

• De producción: son los que se generan en el proceso de transformar la

materia prima en productos terminados: materia prima (costo de los

materiales integrados al producto), mano de obra (que interviene

directamente en la transformación del producto) y gastos de fabricación

indirectos (intervienen en la transformación del producto, con excepción

de la materia prima y la mano de obra directa)

• De distribución o venta: son los que se incurren en el área que se

encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último

consumidor.

• De administración: se originan en el área administrativa.

2.5.2.2 CON RELACIÓN A SU COMPORTAMIENTO (O AL VOLUMEN DE

ACTIVIDAD: ES DECIR A SU VARIABILIDAD)

• Variables: mantienen una relación directa con las cantidades producidas,

son proporcionales al volumen de trabajo (materiales, energía)

• Semivariables: en determinados tramos de la producción operan como

fijos, mientras que en otros varían y, generalmente, en forma de saltos


UDJMD 50

(pasar de un supervisor a dos supervisores); o que están integrados por

una parte fija y una variable (servicios públicos)

• Fijos: (estructurales) en períodos de corto a mediano plazo, son

constantes, independientes del volumen de producción (alquiler de la

fábrica, cargas sociales de operarios mensualizados). Existen dos

categorías:

• Costos fijos discrecionales: son susceptibles de ser modificados

(sueldos, alquileres.

• Costos fijos comprometidos: no aceptan modificaciones, son los

llamados costos sumergidos (depreciación de la maquinaria)

2.5.2.3 SEGÚN SU IDENTIFICACIÓN CON ALGUNA UNIDAD DE COSTEO

• Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del

volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los

que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o

centro de costos (materiales, mano de obra, consumidos por un trabajo

determinado)

• Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en

particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que

han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.)


UDJMD 51

2.6 ELEMENTOS DEL COSTO

En toda empresa de tipo industrial podemos distinguir cuatro funciones básicas:

Producción, Ventas, Administración y Finanzas.

Los costos de producción se transfieren al inventario de productos terminados y

los gastos como su nombre lo indica se aplican a la administración general

(gastos de ventas, de administración y financieros)

El gerente o propietario de toda empresa debe conocer cual es el costo de los

productos y cuales son los elementos que lo constituyan.

A continuación se observa como se clasifican los costos y cuales son los

elementos que los integran.

COSTO TOTAL

COSTOS DIRECTOS

COSTOS INDIRECTOS

MATERIA PRIMAS

MANO DE OBRA

DIRECTA

GASTOS DE FABRICACION

GASTOS DE OPERACION

MATERIALES INDIRECTOS

MANO DE OBRA

INDIRECTA

GASTOS GENERALES

DE FABRICACION

GASTOS DE ADMINISTRA

CION

GASTOS DE VENTA

GASTOS FINANCIEROS


UDJMD 52

2.6.1 COSTOS DIRECTOS

Incluyen aquellos rubros que se asignan directamente a un producto o trabajo

determinado y está constituido por:

• Materias Primas y Materiales Directos.

Son todas aquellas materias primas y materiales que forman parte del

producto final. Su valor es significativo dentro del costo total y debe ser

factible de medir la cantidad utilizada. Lo fundamental de la materia prima es

la facilidad en la asignación directa de los costos. Todos los ítems que

puedan asignarse directamente a un producto o trabajo (es decir, que sean

fáciles y económicos de asignar), constituyen materiales directos.

• Mano de Obra.

Comprende sueldos, salarios, prestaciones sociales, aportes patronales,

correspondientes a personas que intervienen directamente en la elaboración

de un trabajo o producto determinado y que se pueden computar y asignar

fácilmente a él.


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2.6.2 COSTOS INDIRECTOS

Incluye aquellos rubros que participan en forma colectiva en las actividades de

la empresa y no se asignan directamente a un producto o trabajo específico.

También se incluyen aquellos ítems que, aún cuando podrían ser asignados

directamente, no resulta fácil y/o económico hacerlo. El costo indirecto está

formado por:

• Gastos de Fabricación

Incluyen aquellos rubros que participan en la producción misma; pero que

dada su naturaleza, se asignan indirectamente a ella.

Estos gastos de fabricación los subdividimos en:

1. Materiales Indirectos:

Son aquellos materiales que se utilizan en la fabricación y que cumplen con

alguna de las siguientes características.

No forman parte del producto final ni son directamente asignables a él.

No forman parte del producto final, son fácilmente asignadas a él, pero

tienen poca importancia dentro del costo total.

Forman parte del producto final, pero son difícilmente asignables a él.


UDJMD 54

Forman parte del producto final, son directamente asignables a él, pero

tiene poca importancia dentro del costo total.

2. Mano de Obra Directa:

Está formada por los sueldos, salarios, prestaciones, gratificaciones, aportes

personales, correspondientes a personas que participan indirectamente en la

producción. Además incluye el costo de aquellas personas que aún cuando

participan directamente en la elaboración de los productos o trabajos, es difícil

y/o antieconómico de medir y asignar directamente a ellos.

3. Gastos Generales de Fabricación:

Agrupa otros costos que participan indirectamente en la producción y que no

han sido incluidos como materiales indirectos, ni como mano de obra indirecta.

Ejemplo: Depreciación, alquileres, mantenimientos de maquinaria y equipo, etc.

4. Gastos de Administración.

Son costos incurridos en la planificación, organización, dirección y control de la

empresa. Incluye sueldos de personal administrativo, gastos en materiales y

servicios de oficina, etc.


UDJMD 55

5. Gastos de Venta

Son los gastos ocasionados por la ejecución de la función ventas, como:

Alquileres, fletes, mantenimiento de vehículos, etc. Las comisiones de los

vendedores y los impuestos dependen del precio de venta, por ello conviene

agregarlos al costo final como un factor e recargo.

6. Gastos Financieros

Son costos que se incurren al obtener fondos externos (préstamos) a la

empresa para el financiamiento de las actividades. (Ejemplo: intereses)

Consideramos que no basta el conocer cuáles son los elementos del costo; si

no que, es necesario que los responsables de la determinación del mismo,

puedan clasificarlos y aplicarlos en la realidad, además que el gerente sepa

cuál es la utilidad de esta técnica y le sirva de base para tomar buenas

decisiones.

2.7 SISTEMAS DE COSTEO

Los sistemas de costeo son subsistemas de la contabilidad general los cuales

manipulan los detalles referentes al costo total de fabricación. La manipulación

incluye, clasificación, acumulación, asignación, y control de datos, para lo cual

se requiere un conjunto de normas contables, técnicas y procedimientos de

acumulación de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto.


UDJMD 56

2.8 TIPOS DE SISTEMAS DE COSTEO

A continuación se mencionan los sistemas de costeo más comunes:

• Los sistemas por órdenes específicas

Son aquellos en los que se acumulan los costos de la producción de

acuerdo a las especificaciones del cliente. De manera que los costos que

demandan cada orden de trabajo se van acumulando para cada trabajo

siendo el objeto de costos un grupo o lote de productos homogéneos o

iguales, con las características que el cliente desea.

• Los sistemas por proceso

Son aquellos donde los costos de producción se acumulan en las distintas

fases del proceso productivo, durante un lapso de tiempo. En cada fase se

debe elaborar un informe de costos de producción, en el cual se reportan

todos los costos incurridos durante un lapso de tiempo; los costos de

producción serán traspasados de una fase a otra, junto con las unidades

físicas del producto y el costo total de producción se halla al finalizar el

proceso productivo.


UDJMD 57

• Los sistemas de costeo históricos

Son los que acumulan costos de producción reales, es decir, costos

pasados o incurridos; lo cual puede realizarse en cada una las órdenes de

trabajo o en cada una de las fases del proceso productivo.

• Los sistemas de costeo predeterminados

Son los que funcionan a partir de costos calculados con anterioridad al

proceso de fabricación, para ser comparados con los costos reales con el fin

de verificar si lo incorporado a la producción ha sido utilizado eficientemente

para un determinado nivel de producción, y tomar las medidas correctivas.

• Los sistemas de costeo absorbente

Son los que consideran y acumulan todos los costos de producción, tanto

costos fijos como costos variables, éstos son considerados como parte del

valor de los productos elaborados, bajo la premisa que todos los costos son

necesarios para fabricar un producto.

• El sistema de costeo basado en actividades (ABC)

Este sistema parte de la diferencia entre costos directos y costos indirectos,

relacionando los últimos con las actividades que se realizan en la empresa.

Las actividades se plantean de tal forma que los costos indirectos aparecen

como directos a las actividades, desde donde se les traslada a los productos


UDJMD 58

(objeto de costos), según la cantidad de actividades consumidas por cada

objeto de costos. De está manera, el costo final está conformado por los

costos directos y por los costos asociados a ciertas actividades,

consideradas como las que añaden valor a los productos.

2.9 MÉTODOS DE COSTEO DE INVENTARIO

Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus

costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Entre los métodos

de costeo mas utilizados se puede mencionar: costo promedio ponderado,

costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas

entradas primeras salidas (UEPS)

2.9.1 COSTO PROMEDIO PONDERADO

El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo

promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el

período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario

promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube

durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se

determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles


UDJMD 59

para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades

disponibles.

Ejemplo:

Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el

número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de

mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60

unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de

20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x

$1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de

$60,000 (40 x $1,500 = $60,000)

Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por

lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda

ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos que al utilizar el método PEPS el

costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios

antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que las

ultimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van a

quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando

directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor,

las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades


UDJMD 60

del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede

con el método UEPS.

En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya

que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más

costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora

bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e

inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que

el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general

y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en

vista a que la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por

un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor

grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los

costos de venta determinados por este método.

2.9.2 COSTEO DE PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS)

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar

un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la

unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los

costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas.

Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos


UDJMD 61

que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de

Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos

de las compras más recientes.

2.9.3 COSTEO DE ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos

por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos

que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de

mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del

inventario inicial y las compras primeras del período) en el inventario final.


UDJMD 62

CAPÍTULO III – “SITUACIÓN ACTUAL” 3.1 SITUACIÓN ACTUAL La empresa FERTICA El SALVADOR S.A. ha operado desde hace varios años

administrando un sistema de costeo de forma casi manual ya que solo se ha

auxiliado de aplicaciones de hojas de cálculos para poder registrar los datos y

poder realizar posteriormente su respectivo análisis. Pero con el transcurso de

los años este metodología de trabajo se ha vuelto más complicada debido a la

cantidad de datos que esta procesando la empresa, lo que ha obligado a la

empresa a buscar otras alternativas de Software que le permitan controlar todos

los datos del costeo de cada producto elaborado, y que cumpla con algunos

criterios necesarios, entre los que se puede mencionar: información compartida,

seguridad y disponibilidad de la información.

Actualmente los procesos se inician recibiendo toda la información a través de

reportes o formularios impresos, para que luego todos estos datos pasen a ser

digitados en hojas Excel e iniciar el acumulado de todos los datos que al final

permite tener la información de costeo necesaria. El proceso de ingreso y

cálculo de los datos requiere de mucha atención ya que cada uno de ellos debe

ser ingresado en un archivo específico de Excel, ya que de no ingresarlo o

ingresarlo de forma incorrecta generaría información inconsistente, lo cual se

vería reflejado en el aumento del tiempo estipulado para el calculo de los costos

de todos los productos.


UDJMD 63

El proceso de Costeo se realiza diariamente con los cálculos e ingreso de datos

sobre todo lo que se produce en las diferentes plantas de producción o área de

ensacado de producto, para que al final de cada mes, se realice un consolidado

general y se costee la información, obteniendo los resultados de ese periodo

por cada producto.

Para el cálculo de los costos de todos los productos se utiliza el método de

Costo Promedio Ponderado y el tipo de sistema que se utiliza es por Procesos y

en algunos casos se utiliza el de Órdenes Especificas. Cabe mencionar que el

método que se esta utilizando para el costeo se encuentra mencionado en el

articulo 143 del Código Tributario donde además se menciona como se debe

hacer el proceso de costeo.

Otros datos que están estrechamente ligados con el costeo de cada producto,

son los datos de los inventarios. Actualmente la empresa maneja una pequeña

aplicación basada en MS-DOS29 que le permite llevar el control de sus

inventarios de productos semi-terminados o terminados y que a su vez calcula

el costo promedio de cada producto dependiendo los ingresos y salidas que

éste tenga en un periodo determinado. Pero esta aplicación es muy reducida ya

que no permite manejar datos históricos, consultas adecuadas y tampoco

permite realizar backups de los datos. Cabe que mencionar que cuando se

procesan las ordenes de producción y las ordenes de ensacado estas siempre 29 MS-DOS: Microsoft Disk Operating System (Sistema Operativo de Disco de Microsoft)


UDJMD 64

generan transacciones que afectan la base de datos de inventario. Pero estos

procesos se trabajan de forma separadas ya que la aplicación de inventarios

solamente permite ingresar movimientos de inventarios y realizar un reporte de

todos los movimientos del periodo que se este trabajando, limitándole a la

empresa la posibilidad de poder manejar los datos de sus inventarios de forma

más eficiente.

Otros datos que igualmente sirven de fuente para el proceso de costeo son los

relativos a los costos de importación de la materia prima. Todos estos datos

también son procesados en hojas de Excel30 y posteriormente afectan los

inventarios.

Toda la información es manejada a través de reportes o formularios impresos,

tanto la información que sirve para introducir en las hojas de Excel o el sistema

de inventario, como los resultados que se presentan para su respectivo análisis.

Esto muchas veces dificulta el manejo de información, ya que todos estos

reportes y formularios son archivados y estos muchas veces no están

disponibles en el momento preciso.

Como lo exige la ley del Código Tributario, FERTICA lleva toda su

documentación de contabilidad de costos de todas las transacciones que

realiza, además de maneja su respectiva documentación y registros

electrónicos así como se menciona en el articulo 140, llevando también los 30 Excel: Hoja de Calculo de Microsoft


UDJMD 65

registros de costos y retaceos correspondientes a cada ejercicio, como se pide

en el inciso B del mismo articulo.

3.2 PROCESO ACTUAL 3.2.1 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 3.2.1.1 DFD CONTEXTUAL


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3.2.1.2 DFD’S DE PRIMER NIVEL

• SUBPROCESO DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO


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• SUBPROCESO DE CORTE MENSUAL DE INVENTARIO

Inicio


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• SUBPROCESO DE RETACEO O PRORRATEO DE IMPORTACIONES


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• SUBPROCESO DE REGISTRO DE ORDENES DE PRODUCCION


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• SUBPROCESO DE REGISTRO DE CONSUMO ELECTRICO


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• SUBPROCESO DE REGISTRO DE ORDEN DE ENSACADO


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3.2.2 DOCUMENTACION DE LOS DFD’S 3.2.2.1 DFD CONTEXTUAL

Nombre de Proceso: Sistema de costeo (0.0)

Descripción El sistema de costeo se encarga de almacenar, calcular y visualizar el proceso

de costeo en la fabricación de producto terminado dentro de la empresa

productora de fertilizantes. Este proceso involucra el control de inventarios,

ingresos, salidas y ajustes para cada producto que la empresa maneja. Luego

se pasa al proceso de retaceo de las importaciones de materias primas,

pasando luego por el costeo de las Órdenes de producción y las ordenes de

ensacado. Además se toma en cuenta el gasto de consumo de electricidad que

cada planta consume. Y reuniendo todos los costos se tiene el valor del

producto ya terminado y en su respectivo empaque listo para ser vendido local

o internacionalmente. Dentro de este sistema los datos pueden ser consultados

ya que se imprime la mayoría de los registros y se almacenan en archivos.

Flujos de datos de entrada o Factura pro-forma

o Créditos fiscales

o Órdenes de producción

o Órdenes de ensacado

o Facturas de exportación


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o Factura de consumo de energía

o Ingreso de datos a la base de datos

Flujos de datos de salida

o Reportes de inventario

o Datos de Órdenes de ensacado

o Datos de Órdenes de producción

o Datos de consumo de energía

o Datos de Órdenes de ensacado y producción


o Datos de movimientos de inventario

Entidades involucradas

o Gerente Financiero

o Departamento de ventas

o Departamento de compras

o Base de datos de inventarios

o Departamento de contabilidad

o Departamento de ensacado

o Departamento de producción

o Archivo de documentos

o Usuarios

o Archivos de Excel


UDJMD 74

3.2.2.2 DFD’S DE PRIMER NIVEL

Nombre de subproceso: Registro de Movimiento de inventario (1.0)

Descripción Dentro de este proceso se registran todos los movimientos de ingresos, salidas,

ajustes de existencias y cantidades del catálogo de productos que tiene la

empresa. Aquí se ven reflejadas las compras, ventas y traslados entre otros

movimientos. Las existencias de los productos se ven afectadas en este

proceso, ya que se están ingresando o sacando cantidades de productos o

materias primas. Aquí mismo también se recalcula el costo promedio de cada

producto, por cada ingreso que hay, ya sea por compras o por producto

terminado que ya ha sido transformado en el proceso de producción. Este

proceso se realiza a diario y la cantidad de movimientos varía dependiendo de

la necesidad de producción de cubrir la demanda de un producto determinado.

También este proceso maneja los ajustes cuando se han realizado

comparaciones entre el inventario físico y el teórico que maneja el sistema.



o Orden de producción

o Orden de ensacado



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o Reporte de movimientos de inventario


o Departamento de Ventas

o Departamento de Compras


o Usuarios



o Base de Datos de Inventario

Nombre de subproceso: Corte mensual de inventario (2.0)

Descripción

Este proceso se realiza mensualmente y afecta los datos de todo el catálogo de

productos del sistema, desafortunadamente la aplicación informática que ayuda

a realizar este proceso no permite llevar un historial del costo promedio de cada

producto ni de sus saldos iniciales y finales, ya que solamente reasigna a cada

producto sus saldos finales como saldos iniciales para iniciar otro periodo

mensual de transacciones para cada producto del catálogo. Este proceso se

realiza una vez por periodo (cada mes). Al finalizar se emite un reporte al

gerente financiero sobre los costos históricos almacenados del periodo que se


UDJMD 76

acaba de cerrar.

Flujos de datos de entrada o Solicitud de realizar operación


o Reporte de costos promedios por producto actual e histórico. Y reporte

de operaciones de inventario.


o Gerente financiero

o Usuarios


Nombre de subproceso: Retaceo de importaciones (3.0)

Descripción Dentro de este proceso se realiza un desglose de todos los gastos generados

tras la importación de un producto o materia prima. Este paso se realiza antes

de ingresar al inventario, ya que con este retaceo o prorrateo se conoce con

exactitud el valor por unidad o tonelada métrica del producto o materia prima

que se está importando. Este proceso se realiza cada vez que el departamento

de compras realiza una importación, y éste a su vez proporciona la


UDJMD 77

documentación necesaria que permite totalizar todos los gastos de esa

importación. Una vez obtenido los datos finales que equivalen al valor por

tonelada métrica del producto importado y la cantidad total recibida, éste es

ingresado al inventario para que el departamento de producción tenga

disponibilidad para su procesamiento. Todos los datos de Retaceo se

almacenan en Hojas de Calculo de Microsoft Excel.

Flujos de datos de entrada

o Factura pro forma

o BL (Bill of Lading)

o Póliza de seguro

o Certificado de Libre venta, de origen y de análisis.

o Tarja de CEPA (Cantidad de Producto recibida en el puerto)

o Notas de cargo


o Orden de compra

o Recibo de materiales


o Datos de Retaceo por producto.




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o Usuarios



o Archivos de Excel

Nombre de subproceso: Registro de Ordenes de Producción (4.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad ingresar todas las órdenes de producción de

cada producto que ha sido utilizado como insumo para obtener el producto final

y que es producido por las diferentes plantas de producción. El departamento

de producción se encarga diariamente de enviar a contabilidad un formulario

donde se detalla específicamente las cantidades utilizadas por cada producto,

además de detallar los tiempos que se ven involucrados en la producción.



o Datos de planta


o Datos de Ordenes de producción




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o Usuarios


o Archivos de documentos

o Archivo de Excel

Nombre de subproceso: Registro de consumo eléctrico (5.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad ingresar todos los datos del consumo

eléctrico que la empresa proveedora del servicio proporciona cada mes. Este

consumo es el consumo general que todas las instalaciones de la planta

tuvieron en un mes determinado, y que ayuda para el siguiente proceso que es

el de distribución de consumo de eléctrico por área o planta. La factura de

electricidad proporciona diferentes datos que van desde el consumo en KWH

pasando por el costo de KWH, hasta el consumo en las diferentes horas del día.

Todos estos datos ayudan a determinar el total de KWH consumidos, así como

su costo.


o Factura de consumo eléctrico


o Datos de consumo eléctrico


UDJMD 80



o Usuarios

o Archivo de Excel

o Archivo de Documentos

Nombre de subproceso: Registro de Órdenes de ensacado (6.0)

Descripción Este proceso se encarga de controlar el total de toneladas métricas de un

producto que ha sido embolsado en su respectivo empaque. Una vez que el

producto terminado se encuentra a granel pasa al proceso de ensacado, en

donde se determina en qué empaque va a ser colocado, en algunos casos para

un producto determinado se puede utilizar más de un empaque, por lo que al

final se tiene un producto terminado a granel ensacado en diferentes

empaques.


o Órdenes de ensacado.

o Consumo de material de empaque.


o Datos de orden de ensacado Entidades involucradas


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o Usuarios



o Archivo de Excel.

3.3 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES Para la administración de costos de la elaboración de un producto, se necesita

una herramienta de software que dé soporte a la cantidad de datos que se

manejan y que además proporcione la información adecuada y veraz cuando

así requiera.

La herramienta de software que necesita la empresa debe proporcionar la

información en el momento preciso, estar disponible y compartida de forma

eficiente para todo aquél usuario que así lo requiera.

La empresa necesita disminuir los tiempos de procesamiento de datos para el

cálculo de los costos, y esto solo se logrará si la herramienta de software realiza

las tareas, procesos de registros y cálculos necesarios, que toman tiempo

haciéndolos en otros aplicativos como hojas de cálculos y llevándolos los datos

separadamente.


UDJMD 82

Otro procedimiento que se necesita reducir el tiempo de trabajo, es la

corrección o modificación de datos, debido a que actualmente hay que modificar

varios documentos para cambiar un dato. El sistema automatizado debería

realizar todos estos cambios de forma automática y afectar los datos necesarios

en menos tiempo.

Otra necesidad que surge es la de procesar la información entre varias

personas y no centralizar todos los datos a una sola. Para esto se necesita

implementar una herramienta de software que permita trabajar de forma

multiusuarios, en donde cada acción que el usuario realice quede registrada, ya

sea ingreso, modificación o eliminación de datos.

3.4 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Para una empresa es muy importante la administración de sus costos, ya que

para tomar una buena decisión se debe tener a la mano la información correcta,

sobre todo en lo que se refiere a la elaboración un producto específico.

Basado en la investigación preliminar, se pudo determinar que la empresa

utiliza el método costo promedio ponderado, pero las herramientas de

informática que le da soporte para realizar estos procedimientos no llenan

totalmente todas las necesidades en cuanto a disponibilidad y procesamiento

de los datos.


UDJMD 83

Tomando en cuenta lo anterior, puede observarse que una administración de

costos sin un sistema automatizado adecuado que procese los datos, genera

problemáticas en cuanto a disponer de la información de forma eficiente y que a

su vez no se obtengan datos confiables, y además no provee de los

mecanismos adecuados para compartir información entre los departamentos.

Los datos que se procesan no están centralizados; algunos datos los

almacenan en hojas de cálculos y los demás se registran en el sistema de

inventario basado en MS-DOS, por lo que su interacción es nula, no

permitiendo la comparación de datos, además la actualización o modificación

de estos se vuelve más trabajosa ya que hay que actualizar varios archivos de

forma manual.

Actualmente solo una persona procesa todos estos datos, ya que las

herramientas de informática utilizadas no permiten que varios usuarios trabajen

con la misma información al mismo momento. Esto no permite que el ingreso de

la información sea más eficiente.

La cantidad de información que se maneja para los costos va en aumento, por

lo que la forma en la que se trabaja actualmente para guardar los datos de cada

proceso de costos se vuelve ineficiente, y es necesario la migración a una

aplicación de software que llene todos los requerimientos de datos que la

empresa busca.


UDJMD 84

Por otro lado, el sistema de inventario basado en MS-DOS no permite realizar

consultas de forma histórica, porque todos sus datos los maneja para un

periodo determinado, una vez terminado este período, inicia el nuevo periodo

eliminando los datos ingresados del periodo pasado. Algo que la empresa no

puede darse el lujo de perder, ya que estos datos históricos eliminados le

ayudarían a generar estadísticas de comportamientos, entre otros usos para

esos datos.


UDJMD 85

CAPÍTULO IV – DESARROLLO DEL SISTEMA PROTOTIPO 4.1 NOMENCLATURA Y DESCRIPCION DE LOS DIAGRAMAS 4.1.1 DIAGRAMAS DFD’S Los diagramas de flujo de datos representan actividades centrales de la

empresa, ligadas entre sí por la información que dichas actividades producen e

intercambian.

A continuación se listan los objetos utilizados en este tipo de diagramas:

Objeto Descripción

Este objeto representa las entidades

origen o destino. Las cuales pueden

ser personas o departamentos

Este objeto representa los procesos

del sistema.

Este objeto representa los

almacenamientos digitales. (Base de

datos)

Este objeto representa un almacén de

datos físicos (Archivo de

documentos)


UDJMD 86

Este objeto representa los flujos de

datos, que pueden ser documentos

fuentes o procesados.

Este objeto representa aquellas

acciones que las entidades realizan y

que no reflejan ningún documento.

4.1.2 DIAGRAMA ENTIDAD RELACION Este diagrama muestra la relación que hay entre las diferentes entidades del

sistema y como interactúa su cardinalidad.

A continuación se muestra los objetos utilizados:

Objeto Descripción

Este objeto representa las entidades

origen o destino.

Este objeto representa una

asociación entre dos o más

entidades.


UDJMD 87

Este objeto representa la cardinalidad

de uno a muchos entre dos

entidades.

Este objeto representa la cardinalidad

de uno a uno entre dos entidades.

4.1.3 DIAGRAMA RELACIONAL DE BASE DE DATOS Muestra la estructura de la base de datos, en la cual se ocupan los siguientes

objetos:

Objeto Descripción

Este objeto representa una tabla

dentro de la base de datos relacional.

Tiene su encabezado y su contenido

que son los campos de esa tabla.

Este objeto representa la relación de

uno a muchos entre dos tablas.


UDJMD 88

Este objeto representa la relación uno

a uno que hay entre dos tablas.

4.1.4 DIAGRAMA HIPO Los diagramas de HIPO son utilizados para la descripción de procesos. El

modelo HIPO marca la jerarquía que hay entre cada modulo, además del

proceso de entrada y salida.

Objeto Descripción

Este objeto representa un modulo del

sistema y esta identificado con un

numero único. Este modulo puede

formar parte de otros módulos o

puede ser el principal

Este objeto es un conector, y conecta

un modulo con otro. Y tiene doble

sentido, de arriba hacia abajo o de

abajo hacia arriba.

No.


UDJMD 89

4.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA 4.2.1 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE 4.2.1.1 SOFTWARE COMPUTADORA (Servidor) Requerimientos Mínimos

Características

• Sistema operativo:

• Protocolo de comunicación:

• Protección antivirus:

• Sistema de archivos:

• Sistema de backup:

• Base de datos

• Microsoft Windows 2000 Small business o superior

• TCP/IP31

• Antivirus Corporate Edition

• NTFS32

• Software de Backup

Corporativo.

• Microsoft Visual Fox Pro

COMPUTADORA (Cliente) Requerimientos Mínimos

Características

• Sistema operativo:

• Protocolo de comunicación:

• Protección antivirus:

• Sistema de archivos:

• Microsoft Windows 98 o superior

• TCP/IP

• Antivirus Personal Edition

• FAT3233 o NTFS

31 TCP/IP: Transmision Control Protocol./Internet Protocol (Protocolo de Control de Transmisión ) 32 NTFS: New Technology File System. (Sistema de Archivos de Nueva Tecnología) Fuente: www.wikipedia.org 33 FAT32: File Allocation Table 32 Bits (Tabla de asignación de Archivo)


UDJMD 90

• Sistema:

• Software adicional:

• Sistema Multiusuario

(Desarrollado en Microsoft Visual Fox Pro 6)

• Visual Fox Pro Runtimes.

4.2.1.2 HARDWARE

• COMPUTADORA (Servidor) Requerimientos Mínimos en Hardware

Características

• Computadora:

• Procesador:

• Memoria RAM:

• Disco Duro:

• Tarjeta de Red:

• CD-ROM & FDD-ROM

• Monitor:

• Unidad de Respaldo:

• IBM PC o compatible

• Intel Pentium III a 1Ghz o Superior

(1 Procesador o Más)

• 512MB en RAM o Superior

• 40GB o Superior (SCSI34)

• 100Mbps o Superior

• 52x, 1.44MB

• Color 15” o Superior

• ZIP Drive35 de 250MB o Superior

34 SCSI: Small Computer System Interface 35 Zip Drive: Disco Magnético de Almacenamiento de Datos. Fuente: www.wikipedia.org


UDJMD 91

• COMPUTADORA (Cliente) Requerimientos Mínimos en Hardware

Características

• Computadora:

• Procesador:

• Memoria RAM:

• Disco Duro:

• Sistema Operativo:

• Tarjeta de Red:

• CD-ROM & FDD-ROM

• Monitor:

• Impresor:

• IBM PC o compatible

• Intel Celeron a 1Ghz o Superior

• 128MB en RAM o Superior

• 15MB (Espacio libre para la

aplicación)

• Microsoft Windows 98SE o superior

• 100Mbps36 o Superior

• No necesario.

• Color 15” o Superior

• Matricial Carro Pequeño.

4.2.1.3 RECURSO HUMANO

Para la utilización del sistema de costeo automatizado, se necesita de usuarios

con algunos conocimientos y requisitos, éstos se detallan a continuación.

36 Mbps: Mega Bits por segundo.


UDJMD 92

Puesto: Usuario Final Actividad asignada: Manejar toda la información sobre los costos en que incurre la producción de

todos los productos. Desde el ingreso de las compras, pasando por los

diferentes cálculos, así como la elaboración de reportes del proceso.

Conocimientos:

o Estudiante de la carrera de Contaduría Pública o Administración de

Empresas.

o Conocimientos amplios en el área de costos.

o Conocimientos en leyes fiscales y tributarias.

o Conocimientos en MS Windows y Microsoft Excel.

Puesto: Soporte Técnico del Sistema Actividad asignada:

o Dar Soporte técnico a todo el sistema de costeo, a través de

modificaciones, actualizaciones y correcciones al sistema, ya sea en

la parte de programación o administración de la base de datos.


UDJMD 93

Conocimientos:

o Técnico en informática o estudiante de la carrera de Informática (3º

Año de estudio)

o Conocimientos en el área de costos y área administrativa

o Conocimientos en programación en Microsoft Visual Fox Pro.

o Conocimientos en bases de datos relacionales

o Conocimientos en programación con SQL

o Conocimientos en Diseño de reportes y pantallas.


UDJMD 94

4.2.2 MODELIZACION DE PROCESOS 4.2.2.1 DFD CONTEXTUAL


UDJMD 95

4.2.2.2 DFD’S PRIMER NIVEL

• SUBPROCESO DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO


UDJMD 96

• SUBPROCESO DE CORTE MENSUAL DE INVENTARIO


UDJMD 97

• SUBPROCESO DE RETACEO DE IMPORTACIÓN DE PRODUCTOS


UDJMD 98

• SUBPROCESO DE INGRESO DE PRODUCCIÓN DIARIA


UDJMD 99

• SUBPROCESO COSTEO DE ÓRDENES DE PRODUCCIÓN (ACUMULADO)


UDJMD 100

• SUBPROCESO DE INGRESO DE INGRESO DE ORDEN DE ENSACADO


UDJMD 101

• SUBPROCESO DE COSTEO DE ORDEN DE ENSACADO (ACUMULADO)


UDJMD 102

• SUBPROCESO DE INGRESO DE CONSUMO ELÉCTRICO


UDJMD 103

• SUBPROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE CONSUMO ELECTRICO


UDJMD 104

• SUBPROCESO DE COSULTA DE DATOS


UDJMD 105

• SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO DE DATOS


UDJMD 106

• SUBPROCESO DE REPORTES


UDJMD 107

• SUBPROCESO DE COPIA DE SEGURIDAD DE LOS DATOS


UDJMD 108

4.2.2.3 DOCUMENTACION DEL DFD CONTEXTUAL

Nombre de Proceso: Sistema de costeo automatizado (0.0)

Descripción Este es el proceso principal que se encarga de almacenar, calcular y visualizar

todos los procesos de costeo involucrados para la fabricación de producto

terminado dentro de una empresa productora de fertilizantes. Todo este

proceso involucra desde el control de inventarios, ingresos, salidas y ajustes

para cada producto que la empresa maneja. El siguiente proceso que se

maneja es el de retaceo de importaciones de materias primas, pasando

después por el ingreso y costeo de las Órdenes de producción, para que luego

el producto ya terminado a granel pase al proceso de ensacado y se controle a

través de las Órdenes de ensacado. Además se toma en cuenta el gasto de

consumo de electricidad que cada planta tiene para la producción. Y teniendo

todos estos costos juntos se tiene el valor del producto ya terminado y en su

respectivo empaque listo para ser vendido local o internacionalmente. Dentro de

este sistema los datos pueden ser consultados y además impresos para su

posterior análisis, además de permitir la realización de copias de seguridad de

los datos.


o Factura pro-forma



UDJMD 109

o Órdenes de producción

o Órdenes de ensacado

o Facturas de exportación

o Factura de consumo de energía

o Ingreso de datos a la base de datos


o Reportes de inventario

o Reportes de Órdenes de ensacado

o Reportes de Órdenes de producción

o Reportes de consumo de energía

o Confirmación de acciones

o Datos de productos

o Datos de Órdenes de ensacado y producción


o Datos de movimientos de inventario


o Gerente Financiero

o Departamento de ventas


o Base de datos de costo


UDJMD 110





o Usuarios

o Almacenamiento de Datos (BDA)

4.2.2.4 DOCUMENTACION DE LOS DIAGRAMÁS DE PRIMER NIVEL

Nombre de subproceso: Movimiento de inventario (1.0)

Descripción Dentro de este proceso se registran todos los movimientos de ingresos, salidas,

ajustes de existencias y cantidades del catálogo de productos que tiene la

empresa. Aquí se ven reflejadas las compras, ventas y traslados entre otros

movimientos. Las existencias de los productos se ven afectadas en este

proceso, ya que se están ingresando o sacando cantidades de productos o

materias primas. Aquí mismo también se recalcula el costo promedio de cada

producto, por cada ingreso que hay, ya sea por compras o por producto

terminado que ya ha sido transformado en el proceso de producción. Este

proceso se realiza a diario y la cantidad de movimientos varía dependiendo de

la necesidad de producción de cubrir la demanda de un producto determinado.

También este proceso maneja los ajustes cuando se han realizado


UDJMD 111

comparaciones entre el inventario físico y el teórico que maneja el sistema.




o Orden de ensacado

Flujos de datos de salida o Reporte de movimientos de inventario


o Departamento de Ventas

o Departamento de Compras


o Usuarios



o Almacenamiento de inventario

Nombre de subproceso: Corte mensual de inventario (2.0)

Descripción

Este proceso se realiza mensualmente y afecta los datos de todo el catálogo de


UDJMD 112

productos del sistema, ya que crea un historial del costo promedio de cada

producto y reasigna a cada producto sus saldos finales como saldos iniciales

para iniciar otro periodo mensual de transacciones para cada producto del

catálogo. Este proceso se realiza una vez por periodo mensual. Al finalizar se

emite un reporte al gerente financiero sobre los costos históricos almacenados

del periodo que se acaba de cerrar.

Flujos de datos de entrada o Solicitud de realizar operación


o Reporte de costos promedios por producto actual e histórico. Entidades involucradas


o Usuarios


o Almacenamiento de Inventario

Nombre de subproceso: Retaceo de importaciones (3.0)

Descripción Dentro de este proceso se realiza un desglose de todos los gastos generados

tras la importación de un producto o materia prima. Este paso se realiza antes

de ingresar al inventario, ya que con este retaceo o prorrateo se conoce con


UDJMD 113

exactitud el valor por unidad o tonelada métrica del producto o materia prima

que se está importando. Este proceso se realiza cada vez que el departamento

de compras realiza una importación, y éste a su vez proporciona la

documentación necesaria que permite totalizar todos los gastos de esa

importación. Una vez obtenido los datos finales que equivalen al valor por

tonelada métrica del producto importado y la cantidad total recibida, éste es

ingresado al inventario para que el departamento de producción tenga

disponibilidad para su procesamiento.

En este punto cabe mencionar que la importación de las materias primas están

exentas de impuestos, por lo que estos cálculos no fueron tomados en cuenta a

la hora de diseñar el presente modulo (Ver anexo 6).

Para El caso del cálculo de los intereses, este nace a partir de los diferentes

préstamos que se hacen a los bancos, que son préstamos denominados para

Compra de Materias Primas a corto plazo (como se definen en la Ley de

Bancos, Cap. 3, Art. 59, Ver anexo 7). Tomando como base el monto del

crédito, el tiempo y la taza de interés, se calcula los intereses por el periodo en

que se determine antes de hacer el pago total de ese préstamo, y así sumarlo a

los costos totales de internación de esa materia prima especifica.


o Factura pro forma


UDJMD 114

o BL (Bill of Lading)

o Póliza de seguro

o Certificado de Libre venta, de origen y de análisis.

o Tarja de CEPA (Cantidad de Producto recibida en el puerto)

o Notas de cargo


o Orden de compra

o Recibo de materiales


o Reporte de retaceo por producto o productos



o Usuarios



o Almacenamiento de Retaceos

Nombre de subproceso: Ingreso de producción diaria (4.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad ingresar todas las órdenes de producción de

cada producto que ha sido utilizado como insumo para obtener el producto final


UDJMD 115

y que es producido por las diferentes plantas de producción. El departamento

de producción se encarga diariamente de enviar a contabilidad un formulario

donde se detalla específicamente las cantidades utilizadas por cada producto,

además de detallar los tiempos que se ven involucrados en la producción. Esta

información alimenta el siguiente proceso que es el de costear las órdenes de

producción. Además dentro de este proceso se descarga del inventario la

cantidad de producto o materia utilizada en esa producción.




o Datos de planta

o Datos de movimiento de inventario


o Reporte de orden de producción diaria



o Usuarios


o Archivos de documentos

o Almacenamiento de Ordenes de Producción


UDJMD 116

Nombre de subproceso: Costeo de Órdenes de producción Acumulado (5.0)

Descripción Este proceso tiene como fin, realizar un costeo de todas las órdenes de

producción por producto y por planta que se realizan en un mes determinado.

Cada orden de producción costeada contiene el total de materia prima utilizada

tanto en unidades o tonelada métrica utilizada así como su valor monetario,

además se incluyen los gastos de fabricación del producto para luego

determinar el costo de producción por tonelada métrica y su valor monetario del

producto terminado. Una vez se determina el costo por tonelada métrica, éste

ya puede ser ingresado al inventario como producto terminado a granel. Para

este proceso solo se necesita la información de las órdenes de producción

diarias que fueron tratadas en el proceso anterior. Este proceso se realiza

solamente una vez al mes.


o Orden de producción diaria


o Datos de planta


o Reportes de orden de producción costeada Entidades involucradas


UDJMD 117


o Usuarios


o Almacenamiento de Ordenes de Producción

Nombre de subproceso: Ingreso de Órdenes de ensacado (6.0)

Descripción Diariamente este proceso se encarga de controlar el total de toneladas métricas

de un producto que ha sido embolsado en su respectivo empaque. Una vez

que el producto terminado se encuentra a granel pasa al proceso de ensacado,

en donde se determina en qué empaque va a ser colocado, en algunos casos

para un producto determinado se puede utilizar más de un empaque, por lo que

al final se tiene un producto terminado a granel ensacado en diferentes

empaques. Este proceso sirve para alimentar el siguiente proceso el cual es el

de costear la orden de ensacado acumulado de un mes.


o Órdenes de ensacado (ver anexo 2)

o Consumo de material de empaque (ver anexo 3)


o Reporte de orden de ensacado Entidades involucradas


UDJMD 118


o Usuarios



o Almacenamiento de Ordenes de Ensacado

Nombre de subproceso: Costeo de Órdenes de ensacado Acumulado (7.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad realizar un costeo de todas las órdenes de

ensacado de un producto en el período de un mes. Para cada producto

ensacado se determina el total de toneladas métricas ensacadas, así como el

costo por tonelada métrica y el tipo de empaque que se utilizó. En ocasiones se

utilizará más de un tipo de empaque para ensacar un solo producto. Otros datos

que se ingresan y calculan son los costos directos y gastos de fabricación,

además de los tiempos empleados en el ensacado del producto y también total

de empaques empleados y su respectivo costo. Una vez se tiene el costo del

producto ensacado, éste es ingresado al inventario como producto terminado

ensacado que ya se pone en disponibilidad para la venta.


o Órdenes de ensacado diario


UDJMD 119

o Información de productos


o Reporte de orden de ensacado Entidades involucradas


o Usuarios


Nombre de subproceso: Ingreso de consumo eléctrico (8.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad ingresar todos los datos del consumo

eléctrico que la empresa proveedora del servicio proporciona cada mes. Este

consumo es el consumo general que todas las instalaciones de la planta

tuvieron en un mes determinado, y que ayuda para el siguiente proceso que es

el de distribución de consumo de eléctrico por área o planta. La factura de

electricidad proporciona diferentes datos que van desde el consumo en KWH

pasando por el costo de KWH, hasta el consumo en las diferentes horas del día.

Todos estos datos ayudan a determinar el total de KWH consumidos, así como

su costo.


o Factura de consumo eléctrico (Ver Anexo 4)


UDJMD 120


o Reporte de consumo eléctrico Entidades involucradas


o Usuarios

Nombre de subproceso: Distribución de consumo eléctrico por arrea (9.0)

Descripción Dentro de este proceso lo que se realiza es una distribución del consumo de

energía eléctrica por cada planta de producción, pero para saber cuanto se le

asignará de consumo de energía se compara el total de producción que cada

planta ha tenido en un mes determinado. De esta forma a la planta que más ha

producido se le cargará más energía y a la que menos ha producido se le

cargará menor cantidad de energía consumida. Todos estos cálculos se

realizan pasando por los totales de producción de cada planta a porcentajes de

producción, para luego cruzarlos con los datos totales de consumo de energía

eléctrica. Al final los datos que se obtienen por planta son el total de KWH

consumidos y su costo.


o Datos de factura de consumo eléctrico


UDJMD 121


o Reporte de consumo eléctrico por área Entidades involucradas


o Usuarios


Nombre de subproceso: Consulta de Datos (10.0)

Descripción Este proceso permite realizar todo tipo de consultas utilizando diferentes

criterios de búsqueda de tal manera que se obtenga la información específica

que se está solicitando. Dentro de este proceso se pueden consultar: retaceos,

movimientos de inventario, Órdenes de producción, Órdenes de ensacado,

consumo de energía, datos de productos. Todo este proceso esta dividido en

módulos para cada tipo de búsqueda lo cual vuelve más sencilla la forma de

buscar datos dentro de la base de datos. Este proceso se realiza diariamente

según se necesite.


o Criterios de consulta

o Datos de consulta (Códigos, fechas, nombres)


UDJMD 122

o Filtros de consulta


o Despliegue de datos en pantalla (Grid) Entidades involucradas

o Contabilidad

o Usuarios


Nombre de subproceso: Mantenimiento de Datos (11.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad administrar aquellos datos secundarios que

sirven de fuente para los procesos principales. Dentro de estos datos se pueden

mencionar nombres de países, proveedores, plantas de producción, tipos de

empaques, transportistas y también maneja los datos del catálogo de

productos. Este proceso permite las acciones de ingresar, modificar, actualizar

y eliminar datos de las tablas anteriormente mencionadas. Cada dato ingresado

a través de estos mantenimientos es validado y verificado para evitar la

duplicidad. Todos los registros ingresados en estas tablas son mostrados en el

momento en la misma pantalla de ingreso. Este proceso se realiza de forma

variable según se requiera.


UDJMD 123


o Ingreso de datos de productos, países, plantas, categorías de productos,

tipos de empaques, proveedores.

o Verificación y validación de información

o Solicitud de ingreso de datos


o Despliegue de datos en pantalla (Grid) Entidades involucradas




o Usuarios

Nombre de subproceso: Reporte de productos (12.0)

Descripción Este proceso tiene como finalidad realizar reportes para su impresión en

cualquier tipo de impresor. Sobre la base de diferentes criterios de filtros este

proceso permite sacar impresiones de los datos que sean procesados a través

de los diferentes procesos principales del sistema, dando así la ventaja de

proporcionar a otros departamentos o al encargado del departamento, una


UDJMD 124

fuente de información para su respectivo análisis que ayude a la toma de

decisiones. Este proceso suele realizarse de forma variable según se solicite

alguna información, a excepción de aquellos reportes que se ha establecido que

se realizarán mensualmente, tal como la impresión del kardex y los reportes de

Órdenes de producción y ensacado costeadas.


o Criterios de filtro de información

o Verificación y validación de información

o Solicitud de reportes


o Despliegue de datos en pantalla (Prevista de impresión)

o Impresión de reportes

Nombre de subproceso: Copia de seguridad (Backup) (13.0)

Descripción Dentro de este proceso se realiza una copia de seguridad de todos los datos

que están almacenados en el sistema con el objetivo de tener una copia

almacenada para efectos de restauración en caso de que la información que

actualmente se maneja sufra algún tipo de corrupción. Este proceso evitaría

una perdida irreparable de datos en caso que éstos se corrompieran por


UDJMD 125

cualquier incidente. También ofrece estabilidad al sistema ya que ante cualquier

incidente de pérdida de datos, se dispondría de las últimas copias de seguridad

del sistema, con la única variante que se tendrían que ingresar los últimos

movimientos realizados. Para lograr que la restauración de la información sea

más eficaz, en cuanto en poner en marcha de nuevo el sistema tras un

incidente de corrupción de datos, este proceso de copia de seguridad se

realizará cada semana, disminuyendo así el tiempo necesario para el reingreso

de los últimos datos perdidos, cabe destacar que el proceso de backup es

manual por lo que se pueden hacer todos los respaldos que así se requieran y

en el momento que se deseen.


o Datos de toda la base de datos

o Verificación y validación de datos de entrada

o Solicitud de realizar copia de seguridad

o Ruta de destino donde se almacenara la copia de seguridad.


o Datos de toda la base de datos

o Confirmación de realización de copia de seguridad


o Usuarios


UDJMD 126

4.3 DISEÑO DE BASE DE DATOS 4.3.1 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN


UDJMD 127

4.3.2 DIAGRAMA RELACIONAL DE BASE DE DATOS


UDJMD 128

4.3.3 DOCUMENTACIÓN DE BASE DE DATOS Nombre de la Tabla áreas

Llave Principal areas_id

Llaves foráneas n/t

Índices areas_id

Descripción: Datos de áreas de la Empresa

Campo Tipo/Long. Descripción Not Null

areas_id Numérico (5) Código de área Sí

areas_nombre Carácter (50) Nombre de área Sí

areas_fecha_ir Fecha (8) Fecha en que se ingresa el registro Sí

Nombre de la Tabla bancos

Llave Principal bancos_id


Índices bancos_id

Descripción:

Datos de los bancos con quién se realizan los

tramites de importación de materias primas o

productos

Campo Tipo/Long. Descripción Not

Null bancos_id Numérico (5) Código del banco Sí


UDJMD 129

bancos_nombre Carácter (50) Nombre del banco Sí

areas_fecha_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

Nombre de la Tabla empaque

Llave Principal empaque_id


Índices empaque_id

Descripción: Datos de los tipos de empaque utilizados en el

proceso de ensacado.


empaque_id Numérico (3) Código de tipo de empaque Sí

empaque_nombre Carácter (50) Nombre del tipo de empaque Sí

empaque_fecha_

ingreso

Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

Nombre de la Tabla movimiento_inventario_tipo_transaccion

Llave Principal movimiento_inventario_tipo_transacción_id


Índices mov_inv_ti, tmov_nombr

Descripción Datos de los tipos de movimientos que se dan a la

hora de realizar un movimiento de inventario.


UDJMD 130


movimiento_inventari

o_tipo_transacción_i

d

Numérico (2) Código del tipo de de transacción

de inventario

Sí


o_tipo_nombre

Carácter (50) Nombre del tipo de movimiento Sí


o_fecha_ingreso



o_tipo

Numérico (7) Identificador para conocer con qué

tipo de transacción se está

tratando. Los valores únicos que

puede tener son: INGRESO,

SALIDA y AJUSTE.

Sí

Nombre de la Tabla paises

Llave Principal paises_id


Índices paises_id

Descripción: Datos de país desde donde se realiza la

importación


UDJMD 131


paises_id Numérico (2) Código de país Sí

paises_nombre Carácter (50) Nombre de país Sí

paises_fecha_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

Nombre de la Tabla plantas

Llave Principal plantas_id


Índices plantas_id

Descripción: Plantas de producción de la Empresa


plantas_id Numérico (5) Código de planta Sí

plantas_nombre Carácter (50) Nombre de planta Sí

plantas_fecha_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

plantas_gastos_de_

fabricación_x_tm

Numérico

(10,2)

Gastos de fabricación por

tonelada métrica (Estos gastos de

fabricación son fijos por planta)

Sí

Nombre de la Tabla productos Llave Principal productos_id

Llaves foráneas productos_categorias_id

Indices product_id, prd_cat_id, prod_nombr


UDJMD 132

Descripción:

Datos de los productos elaborados por la

Empresa, tanto de materia prima, producto

terminado a granel y producto terminado

ensacado


productos_id Caracter (12) Código de producto Sí

productos_nombre Caracter (50) Nombre de producto Sí

productos_

presentacion Caracter (50) Presentación de producto

Sí

productos_categorias

_id Numérico (2) Categorías de los productos

Sí

productos_fecha_

ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro

Sí

productos_costo_

promedio Numérico (10,2) Costo promedio del producto

Sí

productos_notas Carácter (200) Notas No

productos_saldo_

inicial_cantidad

Numérico (10,2) Total inicial de cantidad de

productos existentes

Sí

productos_saldo_

final_cantidad

Numérico (10,2) Saldo final de productos

existentes

Sí

productos_saldo_

inicial_valor

Numérico (10,2)Valor del saldo inicial de productos

Sí

productos_saldo_ Numérico (10,2) Valor del saldo final de productos Sí


UDJMD 133

final_valor

productos_ingresos_

cantidad

Numérico (10) Cantidad de ingresos de

productos

Sí

productos_ingresos_

valor

Numérico (10,2)Valor por ingresos de productos

Sí

productos_salidas_

cantidad

Numérico (10) Cantidad de salidas de productos

Sí

productos_salidas_

valor

Numérico (10,2)Valor por salidas de productos

Sí

Nombre de la Tabla productos_categorias Llave Principal productos_categorías_id


Indices prd_cat_id, prd_cat_no

Descripción: Datos de categorías de productos


productos_categorías_

id

Numérico (2) Código de categoría Sí

productos_categorias_

nombre

Carácter (50) Nombre de categoría Sí

productos_categoria_

fecha_ingreso

Fecha (8) Fecha de ingreso de la

categoría

Sí


UDJMD 134

Nombre de la Tabla productos_factor Llave Principal productos_id


Índices product_id

Descripción: Factor de conversión de Kg. a toneladas métricas

según el tipo de empaque utilizado

Campo Tipo/Long. Descripción Not

Null productos_ id Numérico (10) Código del producto Sí

productos_factor Numérico (10,2) Valor numérico de conversión Sí

Nombre de la Tabla proveedores

Llave Principal proveedores_ id


Indices proveed_id

Descripción: Datos de proveedores de la Empresa


proveedores_ id Numérico (5) Código de proveedor Sí

proveedores_ nombre Carácter (50) Nombre del proveedor Sí

proveedores_

pais_origen Carácter (50) País de origen del proveedor

Sí

proveedores_fecha_a Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí


UDJMD 135

proveedores_ notas Carácter (200) Notas Sí

Nombre de la Tabla transportista

Llave Principal transportista_id


Índices transp_id

Descripción: Datos de transportistas


transportista_ id Numérico (3) Código de transportista Sí

transportista_ nombre Carácter (50) Nombre del transportista Sí

transportista_

fecha_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro

Sí

Nombre de la Tabla usuarios Llave Principal usuarios_id


Índices usuario_id

Descripción: Usuarios del sistema


usuarios_id Numérico (4) Código de usuario Sí


UDJMD 136

usuarios_nombres Carácter (50) Nombres del usuario Sí

usuarios_apellidos Carácter (50) Apellidos del usuario Sí

usuarios_username Carácter (10) Usuario de ingreso al Sistema Sí

usuarios_password Carácter (10) Password de ingreso al Sistema Sí

usuarios_notas Carácter (150) Notas No

usuarios_nivel_acces

o Carácter (15)

Nivel de acceso asignado al

usuario

Sí

usuarios_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

Nombre de la Tabla registro_transacciones Llave Principal usuarios_id


Índices usuario_id

Descripción: Datos sobre la transacción u operación que

realizan los usuarios, en los procesos principales.


transacción_id Numérico (10) Correlativo de ingreso de las

transacciones.

Sí

usuarios_id Numérico (10) Código del usuario Sí

procesos_id Numérico (10) Código del proceso ejecutado Sí

transacción_descripcion Carácter (30) Detalla qué tipo de operación

realizó el usuario.

Sí


UDJMD 137

Nombre de la Tabla movimiento_inventario

Llave Principal movimiento_inventario_id

Llaves foráneas productos_id

Índices mov_inv_id, mov_inv_ti

Descripción: Datos de los movimientos de inventario


movimiento_inventario

_id Numérico (6)

Código de movimiento de

inventario

Sí

productos_id Carácter (12) Código de producto Sí

movimiento_fecha_

ingreso Fecha (8)

Fecha del movimiento de

inventario

Sí

movimiento_unidades_

entrantes Numérico (10)

Unidades entrantes reflejadas

en el movimiento

Sí

movimiento_unidades_

salientes

Numérico (10) Unidades salientes reflejadas en

el movimiento

Sí

movimiento_valor_

entrante Numérico (10,2) Valor entrante

Sí

movimiento_valor_

saliente Numérico (10,2) Valor saliente

Sí

movimiento_inventario Carácter (7) Tipo de movimiento Sí


UDJMD 138

_tipo

movimiento_detalle Carácter (50) Detalle del movimiento de las

entradas y salidas de productos

Sí

movimiento_no_partida Numérico (12) Número de partida contable en

donde se refleja el movimiento

Sí

movimiento_inventario

_tipo_transacción_id Numérico (2)

Código del tipo de transacción

realizado en el inventario

Sí

Nombre de la Tabla productos_costo_promedio_historico

Llave Principal productos_costo_promedio_historico_id


Índices product_id

Descripción: Datos de costo promedio mensual por cada producto


productos_costo_

promedio_historico_id

Numérico (10) Código del registro del costo

histórico

Sí

productos_id Carácter (12) Sí

productos_fecha_

ingreso


productos_costo_saldo

_inicial

Numérico (10) Saldo inicial de ese periodo Sí

productos_costo_saldo Numérico (10) Saldo final de ese periodo Sí


UDJMD 139

_final

productos_costo_

cantidad_inicial

Numérico (10) Cantidad inicial de ese periodo Sí

productos_costo_

cantidad_final

Numérico (10) Cantidad final de ese periodo Sí

productos_costo_mes

_corte

Numérico (10) Mes de corte Sí

productos_costo_anho

_corte

Numérico (4) Año de corte Sí

productos_costo_

promedio

Numérico

(10,2)

Costo promedio histórico del

producto

Sí

Nombre de la Tabla retaceo Llave Principal retaceo_ id

Llaves foráneas productos_id, provedores_id, paises_id

Índices retaceo_id, products_id, proveed_id, paises_id

Descripción: Datos de retaceo o prorrateo de la importación

de la materia prima o productos


retaceo_ id Numérico (10) Código del retaceo generado

automáticamente

Sí

productos_id Carácter (12) Código del producto Sí


UDJMD 140

retaceo_ fecha_ingreso Fecha (8) Fecha de ingreso del registro Sí

retaceo_ nombre_vapor Carácter (50) Nombre del vapor que

transportaba el producto

Sí

proveedores_id Carácter (12) Código del proveedor Sí

retaceo_ factura_no Carácter (20) No. De factura de

importación

Sí

retaceo_

factura_valor_unitario

Numérico

(10,2)

Valor unitario por tonelada

métrica reflejado en la

factura

Sí

retaceo_ factura_cantidad Carácter (10) La cantidad de T.M. que la

factura refleja

Sí

retaceo_ no_partida Numérico (5) Número de partida contable Sí

retaceo_ no_partida_flete Numérico (5) Valor del flete por T.M. Sí

retaceo_

no_partida_seguro Numérico (5)

Valor del seguro por toda la

carga

Sí

retaceo_ flete_unitario Numérico

(10,2)

Valor del flete por T.M. Sí

retaceo_ seguro_unitario Numérico

(10,2)

Valor del seguro por T.M. Sí

retaceo_ total_cif Numérico

(10,2)

Valor total CIF Sí

paises_id Numérico (2) Código del país Sí

retaceo_ Numérico (5) Número del documento de No


UDJMD 141

no_recibo_materiales recibo de materiales

retaceo_ cantidad_recibida Numérico

(10,2)

Cantidad de producto

recibida

Sí

retaceo_total_cif_fob Numérico

(10,2) Total de CIF FOB

Sí

retaceo_valor_unitario_fin

al

Numérico

(10,2)

Valor final unitario por T.M.

del producto o materia prima

Sí

Nombre de la Tabla retaceo_banco_referencia

Llave Principal retaceo_ id


Índices retaceo_id, bancos_id

Descripción: Número de referencia del documento emitido por el

banco para realizar una importación


retaceo_ id Numérico (10) Código de retaceo Sí

bancos_id Numérico (5) Código de banco Sí

retaceo_bancos_

Número_referencia Numérico (15) Número de referencia bancaria

Sí

Nombre de la Tabla retaceo_cepa Llave Principal retaceo_ id


UDJMD 142


Índices retaceo_id

Descripción: Cobro de tramite realizado en CEPA por

importaciones



retaceo_

cepa_descripcion Carácter (100) Descripción de trámite CEPA

Sí

retaceo_ cepa_valor Numérico (10) Valor del cobro de cepa Sí

retaceo_

cepa_Número_partida Numérico (5) Numero de partida contable

No

Nombre de la Tabla retaceo_comisiones_bancarias Llave Principal retaceo_ id

Llaves foráneas banco_id

Índices retaceo_id, banco_id

Descripción: Pago a bancos por trámite de importaciones



banco_id Numérico (5) Código de banco Sí

retaceo_ Carácter (100) Descripción de comisión Sí


UDJMD 143

comiSíones_

descripcion

cargada

retaceo_

comiSíones_interes

Numérico (10) Valor del Interés Sí

retaceo_

comiSíones_dia_

creditos

Numérico (10) Días de crédito Sí

retaceo_

comiSíones_valor

Numérico (10) Valor de la comisión Sí

retaceo_

comiSíones_no_

partida

Numérico (10) Número de partida contable Sí

Nombre de la Tabla retaceo_otros_cargos Llave Principal retaceo_ id


Índices retaceo_id

Descripción: Datos de otros servicios o cobros realizados

en la importación.




UDJMD 144

retaceo_

otros_cargos_descripcion Carácter (100)

Descripción de cobros por

otros servicios

Sí

retaceo_ otros_cargos_valor Numérico

(10,2)

Valor del cobro

Sí

retaceo_

otros_cargos_Número_partida

Numérico (5) Número de partida

contable

Sí

Nombre de la Tabla retaceo_transportista Llave Principal retaceo_ id

Llaves foráneas transportista_id

Índices retaceo_id, trans_id

Descripción: Datos de cobro por transporte


retaceo_ id Numérico (10) Código del retaceo Sí

retaceo_

transportistas_

descripcion

Carácter (100) Descripción del cobro del

transportista

Sí

retaceo_

transportistas_valor_

unitario

Numérico (10,2) Valor del cobro Sí

retaceo_

transportistas_valor_

Numérico (10) Valor total de todas las

toneladas métricas cargadas

Sí


UDJMD 145

total

retaceo_

transportistas_no_

partida

Numérico (10) Número de partida contable Sí

transportista_id Carácter (2) Código del transportista Sí

Nombre de la Tabla orden_producción_diario Llave Principal orden_produccion_id

Llaves foráneas plantas_id, productos_id

Índices plantas_id, product_id, orden_id

Descripción: Datos generales de producción diaria


orden_producción_id Numérico (10) Código de orden de producción Sí

plantas_id Carácter (5) Código de planta de producción Sí

orden_producción_

diario_total

Numérico (10) Total de orden de producción en

T.M.

Sí

orden_producción_

diario_fecha Fecha (8) Fecha de orden de producción

Sí


orden_producción_

diario_tiempo_ Numérico (10)

Tiempo programado para

realizar la orden de producción

Sí


UDJMD 146

programado

orden_producción_

diario_tiempo_fallas_

en_proceso

Numérico (10) Tiempos de fallas que se

reportaron

Sí

orden_producción_

diario_tiempo_fallas_

mecánicas

Numérico (10) Tiempos de fallas mecánicas

reportados

Sí

orden_producción_

diario_tiempo_

efectivo

Numérico (10) Tiempo efectivo con el que se

realizo la producción

Sí

Nombre de la Tabla orden_producción_diario_detalle

Llave Principal orden_produccion_id


Índices product_id, orden_id

Descripción: Datos de detalle de orden de producción diaria


orden_producción_id Numérico (10) Código de orden de producción Sí

productos_id Carácter (12) Código de planta de producción Sí

orden_producción_

cantidad_tm Numérico (10) Total de orden de producción

Sí


UDJMD 147

Nombre de la Tabla orden_producción_costeada

Llave Principal orden_produccion_costeada_id

Llaves foráneas plantas_id, productos_id

Índices plantas_id, costo_total, product_id, orden_id

Descripción: Datos generales de producción de un producto

específico


orden_producción_

costeada_id

Numérico (8) Código de orden de producción Sí

plantas_id Carácter (5) Código de planta de producción Sí


orden_producción_

costeada_fecha_inicio

Fecha (8) Fecha de inicio de orden de

producción

Sí

orden_producción_

costeada_fecha_final

Fecha (8) Fecha de finalización de orden

de producción

Sí

costo_total_materia_

prima

Numérico (10,2) Costo total de materia prima Sí

orden_producción_

gastos_fabricacion

Numérico (10,2) Gastos de producción Sí

orden_producción_

costo_total_materia_

prima_tm

Numérico (10,2) Costo total de materia prima por

tonelada métrica

Sí


UDJMD 148

orden_producción_

costo_total_tm

Numérico (10,2) Costo total por tonelada métrica Sí

Nombre de la Tabla orden_producción_costeada_detalle

Llave Principal orden_produccion_costeada_id


Índices orden_id

Descripción: Detalle de producción del producto y la materia

prima utilizada.


orden_producción_

costeada_id

Numérico (10) Código de orden de producción

costeada

Sí

productos_id Numérico (10) Código del producto Sí

orden_producción_

costeada_detalle_

cantidad_tm

Numérico (10) Cantidad de toneladas métricas

utilizadas

Sí

orden_producción_

costeada_costo_tm

Numérico (10) Costo por T.M. Sí

orden_producción_

costeada_costo_total

Numérico (10) Costo total de de T.M. Sí

Nombre de la Tabla orden_ensacado_diario Llave Principal orden_id


UDJMD 149

Llaves foráneas product_id

Índices orden_id

Descripción: Datos de las ordenes de ensacado de diario


orden_ensacado_id Numérico (10) Código único para el correlativo

de las ordenes de ensacado

diario

Si

orden_ensacado_diari

o_factor

Numérico

(10,2)

Factor por el cual se convertirá

a T.M.

Si


o_fallas_en_proceso

Numérico

(10,2)

Tiempos de fallas en el proceso No


o_fallas_mecanicas

Numérico

(10,2)

Tiempos de fallas mecánicas No


o_fecha_ingreso

Numérico

(10,2)

Fecha de ingreso del registro. Si


o_tiempo_efectivo

Numérico

(10,2)

Tiempo efectivo de trabajo No


o_tiempo_programado

Numérico

(10,2)

Tiempo programado de la orden No


o_tm

Numérico

(10,2)

Toneladas métricas producidas Si

orden_ensacado_diari Numérico Total de toneladas métricas Si


UDJMD 150

o (10,2) producidas.

Productos_id Numérico (10) Código del producto Si

Nombre de la Tabla orden_ensacado_diario_saco Llave Principal orden_id

Llaves foráneas product_id

Índices orden_id

Descripción: Datos de los detalles de las ordenes de ensacado

de diario


orden_ensacado_

diario_id

Numérico (10) Código de orden de ensacado Sí

productos_id Numérico (10) Productos incluidos en la orden Sí

empaque_id

Numérico(8) Código del empaque utilizado Sí


o_cantidad

Numérico

(10,2)

Cantidad de sacos utilizados Sí

Nombre de la Tabla orden_ensacado_costeada Llave Principal orden_ensacado_consolidado_id


Índices orden_id


UDJMD 151

Descripción: Datos de calculo de costeo de las Órdenes de

ensacado acumuladas.


orden_ensacado_

consolidado_id

Numérico (10) Código de orden de ensacado Sí

productos_id Numérico (10) Productos incluidos en la orden Sí

orden_ensacado_

consolidado_fecha_

inicio

Fecha (8) Fecha de inicio del consolidado Sí

orden_ensacado_

consolidado_fecha_

fin

Fecha (8) Fecha de finalización del

consolidado

Sí

orden_ensacado_

consolidado_tm_

ensacadas

Numérico (10) Cantidad de toneladas métricas

ensacadas

Sí

orden_ensacado_

consolidado_costos_

directos

Numérico (10) Costos directos de la orden Sí

orden_ensacado_

consolidado_gastos_

fabricacion

Numérico (10) Gastos de fabricación de la

orden

Sí

orden_ensacado_

consolidado_total

Numérico (10) Total de la orden Sí


UDJMD 152

orden_ensacado_

consolidado_

produccion

Numérico (10) Total del valor de todas las

Órdenes de producción

Sí

orden_ensacado_

consolidado_costo_x_

tm

Numérico (10) Costo por tonelada métrica Sí

orden_ensacado_

consolidado_costo_x_

saco

Numérico (10) Costo por saco Sí

orden_ensacado_

consolidado_total_

sacos

Numérico (10) Total de sacos utilizados Sí

orden_ensacado_

consolidado_tiempo_

programado

Numérico (10) Tiempo programado para la

ejecución de la orden de

ensacado

Sí

orden_ensacado_

consolidado_tiempo_

fallas_mecanicas

Numérico (10) Tiempos de fallas durante la

ejecución

Sí

orden_ensacado_

consolidado_tiempo_

fallas_electricas

Numérico (10) Tiempo de fallas eléctricas

durante la ejecución

Sí

orden_ensacado_

consolidado_tiempo_

fallas_proceso

Numérico (10) Tiempo de fallas durante la

ejecución

Sí


UDJMD 153

orden_ensacado_

consolidado_tiempo_

efectivo

Numérico (10) Tiempo efectivo durante la

ejecución.

Sí

orden_ensacado_

consolidado_gastos_

ensacado

Numérico (10) Gastos de ensacado Sí

Nombre de la Tabla orden_ensacado_consolidado_detalle Llave Principal orden_ensacado_consolidado_id


Índices orden_id

Descripción: Datos en detalle sobre los productos utilizados en

la orden de ensacado


orden_ensacado_

consolidado_id

Numérico (10) Código de orden de ensacado

consolidado

Sí

productos_id Carácter (12) Código del producto Sí

orden_ensacado_

consolidado_tm

Numérico(10) Toneladas métricas ensacadas Sí

orden_ensacado_

consolidado_costo_tm

Numérico

(10,2)

Costo por tonelada métrica Sí

orden_ensacado_ Numérico Costo total Sí


UDJMD 154

consolidado_costo_

total

(10,2)

Nombre de la Tabla consumo _ electricidad

Llave Principal consumo_electricidad_id


Índices consumo _ id

Descripción: Datos de consumo de electricidad reflejados en la

factura de cobro


consumo_electricidad_

id

Numérico (10) Código de registro de consumo

de electricidad

Sí


fecha_inicio

Fecha (8) Fecha de inicio del consumo Sí


fecha_final

Fecha (8) Fecha de corte del consumo Sí

consumo_electricdad_

mes

Numérico (2) Mes de consumo Sí


anho

Numérico (4) Año de consumo Sí


factor_horas_punta

Numérico (10) Consumo de electricidad

durante las horas punta

Sí

consumo_electricidad_ Numérico (10) Consumo de electricidad Sí


UDJMD 155

factor_horas_valle durante las horas valle


factor_horas_resto


durante las horas resto

Sí


kwh_horas_punta


reflejado en Kwh. durante las

horas punta

Sí


kwh_horas_valle

Numérico (10) Consumo de electricidad reflejado en Kwh. durante las horas valle

Sí


kwh_horas_resto

Numérico (10) Consumo de electricidad reflejado en Kwh. durante las horas resto

Sí


costo_horas_punta

Numérico (10) Costo del consumo de electricidad en horas punta

Sí


costo_horas_valle

Numérico (10) Costo del consumo de electricidad en horas valle

Sí


costo_horas_resto

Numérico (10) Costo del consumo de electricidad en horas resto

Sí

proviSíon_consumo_

promedio_horas_punta

Numérico (10) Aprovisionamiento de la segunda quincena en horas punta

Sí

proviSíon_consumo_

promedio_horas_valle

Numérico (10) Aprovisionamiento de la segunda quincena en horas valle

Sí

proviSíon_consumo_

promedio_horas_resto

Numérico (10) Aprovisionamiento de la segunda quincena en horas resto

Sí

proviSíon_consumo_ Numérico (10) Aprovisionamiento en Kwh. de la segunda quincena en horas

Sí


UDJMD 156

kwh_horas_punta punta

proviSíon_consumo_

kwh_horas_valle

Numérico (10) Aprovisionamiento en Kwh. de la segunda quincena en horas valle

Sí

proviSíon_consumo_

kwh_horas_resto

Numérico (10) Aprovisionamiento en Kwh. de la segunda quincena en horas resto

Sí

proviSíon_costo_horas

_punta

Numérico (10) Aprovisionamiento en costo de la segunda quincena en horas punta

Sí

proviSíon_costo_horas

_valle

Numérico (10) Aprovisionamiento en costo de la segunda quincena en horas valle

Sí


subtotal

Numérico (10) Subtotal del consumo Sí


subtotal_proviSíon

Numérico (10) Aprovisionamiento del Subtotal por consumo

Sí

ponsumo_electricidad_

costo_uso_red

Numérico (10) Costo de uso de la red Sí


costo_tasa_red

Numérico (10) Tasa de impuesto por uso de la red

Sí


total

Numérico (10) Subtotal por consumo de electricidad

Sí


total_energia

Numérico (10) Total por consumo de electricidad

Sí


kwh_consumidos

Numérico (10) Consumo total reflejado en Kwh.

Sí


UDJMD 157


costo_por_kwh_

consumidos

Numérico (10) Costo total por Kwh. consumidos

Sí

Nombre de la Tabla consumo_electricidad_area Llave Principal consumo_electricidad_area_id


Índices c_area_id

Descripción: Datos del consumo de electricidad por área



area_id


de electricidad por área

Sí


fecha_inicio

Fecha (8) Fecha de inicio del consumo Sí


fecha_fin

Fecha (8) Fecha de finalización del

consumo

Sí


total_consumido

Numérico (10) Total de electricidad consumo

por área

Sí

Nombre de la Tabla consumo_electricidad_area_detalle

Llave Principal consumo_electricidad_area_id

Llaves foráneas areas_id


UDJMD 158

Índices c_area_id, areas_id

Descripción: Datos del detalle del consumo de electricidad por

área



area_id


de electricidad por área

Sí


area_id

Numérico (5) Fecha de inicio del consumo Sí


area_consumo

Numérico (10) Fecha de finalización del

consumo

Sí


UDJMD 159

4.4 DISEÑO DEL SISTEMA 4.4.1 DISEÑO DE TRANSICION DE ESTADO


UDJMD 160

4.4.2 DISEÑO DE MÓDULOS 4.4.2.1 DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS

Módulo Retaceo de importaciones

Categoría: Procesos Principales

Descripción

Dentro de este Módulo se permite registrar todos los

datos de las importaciones de los productos o

materias primas que se ingresan al país para su

tratamiento o transformación. Se ingresan datos de

los trámites de aduana, así como de transporte y

documentos bancarios.

Módulo Orden de producción diaria


Descripción

Dentro de este Módulo se ingresan los datos de

producción de un determinado producto, como lo es

la cantidad en T.M. generadas, así como la planta

que lo produjo y en la fecha que se produjo.

Módulo Costeo de orden de producción acumulada


Descripción

Dentro de este Módulo se permite registrar todos los


UDJMD 161

datos de las importaciones de los productos o

materias primas que se ingresan al país para su

tratamiento o transformación. Se ingresan datos de

los trámites de aduana, así como de transporte y

documentos bancarios.

Módulo Orden de ensacado diario


Descripción

Dentro de este Módulo se ingresan los datos de

ensacado de un producto determinado, que van

desde el total de T.M.37 ensacadas, tiempos

programados y tipo de empaque utilizado.

Módulo Costeo de orden de ensacado


Descripción

Dentro de este Módulo se consolidan todas las

órdenes de ensacado de un producto determinado,

adicionando sus respectivos gastos y costos que este

proceso generó, además de los tiempos totales que

se utilizaron para este proceso.

37 T.M.: Toneladas Métricas


UDJMD 162

Módulo Movimiento de inventario


Descripción

Dentro de este Módulo se registran todos los ingresos

y egresos que los productos o materias primas

tienen. Se ingresa tanto su valor en T.M. o unidades

así como el valor monetario de este producto, y el

tipo de movimiento que se ha efectuado para calcular

automáticamente su costo promedio.

Módulo Consumo de energía eléctrica


Descripción

Dentro de este Módulo se registran los datos de

facturación de consumo de energía de un periodo

determinado. Además que se calcula un

aprovisionamiento de este consumo para la segunda

mitad del mes próximo. Los datos a ingresar son

consumos de Kwh38. y su valor monetario.

38 Kwh: Kilowatts por Hora


UDJMD 163

Módulo Distribución de consumo de energía por área


Descripción

Dentro de este Módulo se calcula y distribuye el valor

de consumo de energía para cada área de

producción, tomando como parámetro el total de

producción de T.M. que se tuvo sobre cierto producto.

Módulo Paises, Áreas, Empaques, Bancos, Proveedores, Plantas, Productos, Transportistas

Categoría: Mantenimiento

Descripción

Dentro de estos módulos se permite ingresar, editar,

actualizar y hasta eliminar registros sobre información

general. Se ingresa la fecha, el código y la

descripción del registro según el Módulo que se haya

seleccionado.

Módulo

Consumo de electricidad, Costo de producción, Órdenes de producción, Órdenes de ensacado, Retaceo de importaciones y Movimiento de inventarios

Categoría: Consultas

Descripción

Dentro de estos módulos se pueden realizar

diferentes consultas a los datos ingresados en los


UDJMD 164

procesos principales. Para lo cual se proporcionan

diferentes parámetros de búsquedas como filtros,

para encontrar los datos de forma especifica. Además

este modulo permite exportar las consultas a formato

Excel.

Módulo

Consumo de electricidad, Costo de producción, Órdenes de producción, Órdenes de ensacado, Retaceo de importaciones y Movimiento de inventarios

Categoría: Reportes

Descripción

Dentro de estos módulos se pueden realizar reportes

de los datos ingresados en los procesos principales.

Para lo cual se proporcionan diferentes parámetros

como filtros, para mostrar e imprimir la información de

forma más especifica.

Módulo Backup

Categoría: Opciones

Descripción

Este Módulo permite realizar un backup de todas las

tablas (Base de datos), tanto su estructura como su

contenido a un directorio destino seleccionado por el

usuario.


UDJMD 165

Módulo Importar y Exportar Datos


Descripción

Este modulo tiene como finalidad proporcionar una

facilidad tanto para la exportación como la

importación de datos, pudiendo leer desde archivos

TXT o DBF así como exportar datos a formato TXT o

XLS.

Módulo Estadística

Categoría: Estadística

Descripción

Este modulo tiene como finalidad proporcionar una

mejor apreciación de los datos que se van

registrando en el sistema, y muestra gráficos

estadísticos de los inventarios como de información

del resto del proceso de costeo.

Módulo Cierre de operaciones (Cierre mensuales de movimientos de inventario)


Descripción

Este Módulo permite realizar un corte de movimientos


UDJMD 166

de inventarios. Recalculando los saldos iniciales y

finales de cada producto y creando un registro

histórico para cada producto de todos sus

movimientos, costo promedio, y sus saldos iniciales y

finales.

Módulo Ayuda

Categoría: Ayuda

Descripción

Este Módulo proporciona al usuario un contenido

completo sobre la utilización de todas las pantallas

del sistema, a través de la descripción de ésta, su

objetivo y forma de funcionamiento


UDJMD 167

4.4.2.2 DIAGRAMA DE HIPO


UDJMD 168

4.4.3 DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES 4.4.3.1 DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE CODIFICACIÓN Para la asignación de códigos que se utilizan en cada uno de los módulos del

sistema, se tomó en cuenta la complejidad del proceso en el cual estaba

inmerso ese Módulo, así como los requerimientos que la empresa requería.

Para la mayoría de los casos los códigos son numéricos y siguen un correlativo

automático generado por el sistema a partir del último registro ingresado, para

los otros casos el usuario ingresará el código que la empresa utiliza

internamente en sus operaciones de control.

El correlativo se regenera día a día, volviendo a su valor inicial.

A continuación se enlista la serie de codificaciones utilizadas para cada Módulo

y su descripción.

Módulo Codificación Correlativo automático

Retaceo de

importaciones

Correlativo inicial: 1000

Número anexo: Fecha de ingreso,

Ejem. 22-08-77

Correlativo final: 1000220877

Longitud: 10

Si


UDJMD 169

Orden de

producción diaria


Número anexo: Fecha de ingreso,

Ejem: 22-08-77


Longitud: 9

Si

Orden de

producción

costeada

Correlativo Inicial: 10

Número Anexo: Fecha inicio y fin

Ejemplo: 22-08-77 al 22-09-77


Longitud: 12

Si

Orden de ensacado

diario

Correlativo inicial: 300 Número Anexo: Fecha ingreso, Ejemplo: 22-08-77 Correlativo final: 300220877 Longitud: 9

Si

Orden de ensacado

costeada


Número Anexo: Fecha inicio y fin.

Ejemplo: 22-08-77 y 22-09-77


Longitud: 12


UDJMD 170

Movimiento de

inventario


Número anexo: Tipo de transacción

Ejemplo: 20

Número anexo 2: Mes y Ano

Ejemplo: 08-77


Longitud: 10

Si

Consumo de

electricidad total y

por área

Correlativo Inicial: No. Factura Energía

Ejemplo: 1209220933

Número anexo: Ninguno

Correlativo Final: No. Factura Energía

Longitud: 10

No

Productos

Correlativo inicial: Ingresado

manualmente

Ejemplo: 107-04-19205

Número anexo: Ninguno

Correlativo Final: Ingresado

manualmente

Longitud: 12

No


UDJMD 171

Áreas


Número anexo: ninguno


Longitud: 5

Si

Bancos




Longitud máxima: 2

Si

Empaque




Longitud máxima: 3

Si

Tipo de

movimiento de

inventario




Longitud máxima: 2

Si

Paises




Si


UDJMD 172

Longitud máxima: 2

Plantas




Longitud: 5

Si

Categorías de productos




Longitud: 2

Si

Transportistas




Longitud: 1

Si

Usuarios




Longitud: 4

Si


UDJMD 173

4.4.3.2 DISEÑO DE PANTALLAS DE ALIMENTACIÓN

• PANTALLAS DE MANTENIMIENTO No. 01 Pantallas de mantenimiento. Imagen

Formulario

Dimensiones del formulario: 535x575 pixeles

Imagen de fondo formulario: Verde oliva

Dimensiones de imagen de fondo: 640x480 pixeles

Formato de imagen de fondo: JPG

Tipo de letra y tamaño de título: Haettenschweieler, 20

Tipo de letra y tamaño de etiquetas: Arial, 8

Imagen de

fondo


UDJMD 174

Barra de

botones

Adicionar un nuevo registro

Editar el registro actual, permitiéndole actualizar los datos.

Eliminar un registro seleccionado.

Guardar o actualizar cambios realizados.

Cancelar cambios hechos tras la edición de un registro.

Muestra la ayuda de la pantalla donde se esté trabajando.

Salir de pantalla.

Buscar código de registro

Dimensiones de los botones: 25x25 pixeles

Formato de Imagen de los botones: ICO

Área de

entrada de

datos

Tipo y tamaño de letra: Arial, 8

Dimensiones de los textbox: 23x49 a 23x300

Color de los textbox habilitados: Blancos

Color de los textbox Deshabilitados: Grises

Área de

datos (Grid)

Número de columnas: 3 columnas

Tipo de letra y tamaño: Arial, 8

Imagen:

Dimensiones de la imagen: 80x140 pixeles

Formato de la imagen: JPG


UDJMD 175

Pantallas

Las pantallas en la categoría de mantenimiento son:

Mantenimiento de áreas

Mantenimiento de bancos

Mantenimiento de empaques

Mantenimiento de tipo de movimientos de inventario

Mantenimiento de países

Mantenimiento de plantas de producción

Mantenimiento de productos (Catalogo de productos)

Mantenimiento de categorías de productos

Mantenimiento de proveedores

Mantenimiento de transportistas

Mantenimiento de usuarios


UDJMD 176

• PANTALLAS DE CONSULTAS No. 02 Pantallas de consultas de datos Imagen

Formulario







Imagen de

fondo


UDJMD 177

Barra de

botones

Ejecutar la búsqueda

Limpiar formulario de datos

Exportar datos a formato Excel

Ayuda

Salir de formulario



Área de

entrada de

datos


Dimensiones de los textbox y combobox: 23x49 a 23x300

Color de los textbox y combobox habilitados: Blancos

Color de los textbox y combobox Deshabilitados: Grises

Área de

datos (Grid)

Número de columnas: 8 -10 columnas


Imagen:



Pantallas

Las pantallas en la categoría de consulta de datos son:

Consulta de consumo de electricidad por planta

Consulta de costos de producción por producto


UDJMD 178

Consulta de costos promedios históricos

Consulta de consumo de electricidad total

Consulta de movimientos de inventario

Consulta de movimientos de inventario general

Consulta de órdenes de producción

Consulta de órdenes de ensacado

Consulta de retaceo de importaciones

Consulta de producto (Catalogo de productos)


UDJMD 179

• PANTALLAS DE PROCESOS PRINCIPALES No. 03 Pantallas procesos principales Imagen

Formulario







Imagen de

fondo


UDJMD 180

Barra de

botones


Editar el registro actual, permitiéndole actualizar los datos.

Cancelar los cambios hechos tras la edición de un registro.


Cancelar cambios hechos tras la edición de un registro.

Muestra la ayuda de la pantalla donde se esté trabajando.

Salir de pantalla.




Área de

entrada de

datos




Color de los textbox y combobox deshabilitados: Grises

Área de

datos (Grid)

Número de columnas: 3 - 5 columnas


Imagen:




UDJMD 181

Pantallas

Las pantallas en la categoría de procesos principales son:

Ingreso de consumo de energía

Distribución de energía por área

Movimientos de inventario

Ingreso de orden de producción diario

Costeo de Órdenes de producción consolidado

Ingreso de orden de ensacado diario

Costeo de Órdenes de ensacado consolidado

Ingreso de retaceo de importaciones


UDJMD 182

• PANTALLAS DE REPORTES No. 04 Pantallas de reportes Imagen

Formulario







Imagen de

fondo


UDJMD 183

Barra de

botones

Previsualizar reporte

Imprimir reporte

Ayuda

Salir de pantalla



Área de

entrada de

datos





Imagen:



Pantallas

Las pantallas en la categoría de reporte son:

Reporte de movimientos de inventario

Reporte de Órdenes de producción

Reporte de productos (Catálogo de productos)

Reporte de retaceo de importaciones


UDJMD 184

• PANTALLAS DE OPCIONES No. 04 Pantallas de opciones Imagen

Formulario







Imagen de fondo


UDJMD 185

Barra de botones

Ejecutar acción de proceso

Ayuda

Salir de formulario



Área de

entrada de

datos





Imagen:



Pantallas

Las pantallas en la categoría de opciones son:

Opciones cierre mensual

Opciones copia de seguridad

Exportación de Datos

Importación de Datos


UDJMD 186

4.4.3.3 DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE VALIDACIÓN La validación de entrada de los datos dentro de cada formulario se determinó a

través del análisis de qué tipo de datos se ingresarían en cada campo de la

base de datos. Todas las pantallas utilizan una validación Standard que a

continuación se nombran:

Tipo Descripción Aplica a

Campos texto

En estos campos se pueden agregar

texto y Número sin ninguna restricción.

Estos campos están formateados para

que los datos se ingresen

automáticamente en mayúscula.

Nombres,

descripciones,

notas.

Campos

numéricos

Estos campos están automáticamente

formateados para solo ingresar

valores numéricos con o sin punto

decimal.

Valores, cantidades.

Campos de

fecha

Estos campos están formateados con

una máscara de entrada de

DD/MM/YYYY. Y que además se

valida si la fecha ingresada es la

correcta

Fechas


UDJMD 187

4.4.4 DISEÑO DE SALIDAS 4.4.4.1 DISEÑO DE FORMATO TABULAR

• REPORTES GENERALES (STANDARD)

Logo empresa

Nombre de la empresa

Nombre del reporte

Datos adicionales

Encabezado

Detalle

Pie de página

Totales Otros datos

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5


UDJMD 188

• REPORTES ÓRDENES DE ENSACADO Y PRODUCCIÓN COSTEADA (STANDARD)

Logo empresa


Nombre del reporte

Datos adicionales

Encabezado

Datos generales

Datos de producción o ensacado

Detalle

Pie de página

Campo 1 Campo 3Campo 2 Campo 4 Campo 5

Total en valor: $Total de productos:


UDJMD 189

• REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO

Logo empresa


Nombre del reporte

Datos adicionales

Encabezado

Rango de fecha

Detalle

Datos de producto, categoría de producto y fecha.

Entrada Salidas

Unid. Unid.

Existencia

Costo Por unidad

Cantidades Valores $

Entrada Salidas

Valor Valor

Pie de página

Total en valor: $Total de productos:


UDJMD 190

4.4.4.2 DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA

Reporte Consumo de energía eléctrica por área Imagen

Propiedades

Tipo de letra y tamaño de Título: Times New Roman, 16

Tipo de letra y tamaño de subtítulo: Arial, 12

Tipo de letra y tamaño de títulos: Arial, 10

Dimensiones Imagen: 140x180

Tipo de imagen: JPG Tamaño Página: Carta


UDJMD 191

Reporte Orden de ensacado costeada Imagen

Propiedades


Tipo de letra y tamaño de subtítulo: Times New Roman, 12

Tipo de letra y tamaño de títulos: Times New Roman, 10




UDJMD 192

Reporte Orden de producción costeada Imagen

Propiedades







UDJMD 193

Reporte Retaceo de importaciones Imagen

Propiedades







UDJMD 194

Reporte Reporte de movimiento de inventario Imagen

Propiedades







UDJMD 195

Reporte Reporte de catalogo de productos Imagen

Propiedades







UDJMD 196

Reporte Movimiento de inventario







UDJMD 197

4.4.5 DISEÑO DEL DIALOGO EN LÍNEA 4.4.5.1 DIAGRAMA DE DIALOGO


UDJMD 198

4.4.5.2 DISEÑO DE MENSAJES Y COMENTARIOS Tipo mensaje Mensajes de Error Imagen

Descripción

Muestra los mensajes de error y que no permiten la

ejecución normal del sistema, hasta que no se tome

una medida por parte del usuario.

Propiedades


Número de opciones: 1

Fondo: Gris

Mensajes

Dentro de esta categoría de mensajes podemos

mencionar:

Error de conexión a base de datos

Usuario y password incorrectos

Códigos no encontrados

Validación de textbox necesarios no

completados


UDJMD 199

Tipo mensaje Mensajes de toma de decisión Imagen

Descripción

Muestra los mensajes en los cuales se necesita de la

intervención del usuario para realizar una tarea

específica.

Propiedades



Fondo: Gris

Mensajes


mencionar:

• Eliminación de registros

• Opciones de continuar una acción

• Salir del sistema


UDJMD 200

Tipo mensaje Mensajes de confirmación de una acción Imagen

Descripción

Muestra los mensajes en los cuales se le confirma al

usuario que la acción que solicitó se ha realizado con

éxito.

Propiedades



Fondo: Gris

Mensajes


encontrar:

• Eliminación de registros

• Actualización de registros

• Adición de registros

• Procesos finalizados correctamente


UDJMD 201

Tipo mensaje Mensajes Varios Imagen

Descripción

Son aquellos mensajes que solo muestran una

descripción general del sistema.

Propiedades

Tipo de letra y tamaño de título: Stencil, 24

Tipo de letra y tamaño de subtítulos: Arial, 12


Formato de imagen: JPG

Mensajes

Dentro de la categoría de estos mensajes podemos

mencionar:

• Pantalla inicio del sistema (Splash)

• Pantalla acerca del sistema

• Pantalla de conexión a base de datos


UDJMD 202

Fondo

Propiedades

Dimensiones de imagen: 640x480

Formato de imagen: JPG

4.4.5.3 DISEÑO DE SUBSISTEMA DE AYUDA Pantalla de ayuda Imagen

Propiedades

Dimensiones: Ajustable según el usuario (640x480

Default)


UDJMD 203

Tipo de letra y tamaño de subtítulos: Broadway, 12

Tipo de letra y tamaño de títulos: Arial, 16

Menú

Menú o libro de opciones

Opción para visualizar tema

Libro o menú desplegable


Botones

Ocultar los menús y submenús

Regresar a tema anterior

Regresar a pantalla principal

Imprimir documento de ayuda

Opciones de la ayuda

Notas

Software de diseño de ayuda: Help & Manual v4.0

Formato de archivo de ayuda: CHM


UDJMD 204

CAPÍTULO V – “CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES” 5.1 CONCLUSIONES

1. La investigación realizada para reconocer y describir los procesos que realiza

la empresa para el calculo de los costos por producto elaborado, permitió

identificar que se utiliza el sistema de costeo por ordenes especificas, ya que

diariamente están recibiendo órdenes de producción y ensacado de producto

para que el final de cada periodo se realice un costeo consolidado de todas las

ordenes. Además se identificó que el método utilizado para el costeo de los

inventarios, es el método de costo promedio ponderado.

2. Una vez desarrollado el Sistema de Costeo, éste será utilizado únicamente

por usuarios previamente autorizados por la gerencia financiera, para lo cual el

sistema proporciona una interfaz de validación de usuario que permitirá llevar

un control de quienes utilizan el sistema. La integridad de los datos esta

respaldada por procesos internos del aplicativo que registran las transacciones

realizadas por usuario, además que no permite la duplicidad y desorganización

de los datos. Para que la información esté disponible para el departamento o la

persona que así lo requiera, este aplicativo funciona en modo multiusuario con

una base de datos centralizada que permite compartir información con otros

usuarios según el nivel de acceso que éste tenga asignado.


UDJMD 205

3. El sistema costeo automatizado permite disminuir los tiempos de

procesamiento o consulta de los datos, ya que internamente administra la

información de forma centralizada y estos a su vez pueden interactuar unos con

otros, quitando la metodología de trabajo de crear islas de datos. Este sistema

proporciona la interfaz de trabajo adecuada para el ingreso y la consulta de la

información.

4. Un pilar fuerte del sistema automatizado es la emisión de reportes, ya que

estos son fundamentales para la toma de decisiones y evaluación de

comportamientos con otros periodos. La emisión de reportes está centralizada

en emitir solamente aquellos datos necesarios que sean solicitados. Todos los

reportes contemplados dentro del sistema son los que la empresa maneja y

requiere y que además pueden ser utilizados para alimentar otros procesos.

5.2 RECOMENDACIONES

1. Se considera que los métodos que actualmente la empresa utiliza para el

costeo de los productos elaborados llenan todos los requerimientos de

informaron que ésta necesita, es indispensable contar con la herramienta de

software adecuada que de soporte a todos los datos que se manejan, por lo que

es necesario migrar del estado actual en que se manejan los datos de forma

separada y sin ninguna relación, a una aplicación de software que centralice

todos los datos y los ponga a disponibilidad de los departamentos o las


UDJMD 206

personas que así lo requieran. Para esto también se recomienda que la

implementación del nuevo sistema automatizado se haga en paralelo y que este

proceso dure alrededor de 3 meses, tiempo necesario para evaluar el

funcionamiento del nuevo sistema.

2. Dado que la empresa actualmente cuenta con 2 plantas de producción a nivel

centroamericano, una ubicada en Acajutla El Salvador y la otra ubicada en

Punta Arenas Costa Rica, se recomienda que en un futuro la aplicación

desarrollada pudiera ser migrada a una base de datos más robusta que

permitiera compartir información entre ambas plantas de producción, de tal

forma que los gerentes pudieran accesar a la información actualizada de ambas

plantas de producción en el momento que lo necesiten según se haya

determinado el tipo de acceso asignado. Para este caso se recomienda que la

aplicación se migrara a un entorno Web. Cabe mencionar que la planta ubicada

en Punta Arenas, Costa Rica utilizan los mismos métodos de costeo que se

utilizan en El Salvador, por lo que esto beneficiaria la integración de los datos

en un futuro.

3. Se recomienda que los niveles de acceso de los usuarios sean

adecuadamente asignados para tener mejor control de los usuarios y proteger

la integridad de los datos. Además es recomendable realizar backups

periódicamente para evitar la perdida de información irreversible bajo la

realización anticipada de pruebas de los backups para asegurarse que la


UDJMD 207

información se recuperara sin ningún problema. Es necesario además, que

estos backups sean almacenados en lugares y medios seguros.

4. Para lograr que el sistema cumpla con el objetivo de reducir los tiempos de

actividades para el procesamiento de los datos de costos, se recomienda que el

usuario o empleado sea capacitado debidamente en el uso del sistema de

costeo, conociendo cada función del sistema y donde se debe ingresar o

consultar cada dato, de tal manera que se evite que el desconocimiento del uso

del sistema atrase el proceso de determinación de los costos. Además que se

deberá contratar al personal idóneo que tenga los conocimientos de costos

requeridos.

5. Para que los reportes sean más puntuales y detallados se recomienda

siempre utilizar adecuadamente los criterios de filtros de datos que se

proporcionan en cada pantalla de reportes. Además se recomienda utilizar

impresoras de matriz de punto con papel continuo de una o dos hojas según

sea necesario, ya que dependiendo del tipo de reporte a imprimir, éste

necesitará un número determinado de páginas y será más eficiente la impresión

utilizando el tipo de páginas mencionado.


UDJMD 208

BIBLIOGRAFIA

• Contabilidad de costos:

Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales

3º Edición

Mc Graw Hill

Ralph S. Polimeni, Frank J. Fabozzi, Arthur H.

Año: 2000

• Contabilidad de costos:

Un enfoque gerencial

10º Edición

Prentice Hall

Horngren, Foster & Datar

Año: 2001

• Contabilidad y administración de costos

6º Edición

Mc Graw Hill

Gayle, Letricia

Año: 1999


UDJMD 209

• Ingeniería del software

Un enfoque practico.

5º. Edición

Mc. Grall Hill

Roger Pressman

Año: 2001

• Fundamentos de bases de datos

4º Edición

Editorial McGraw Hill

Abraham Silberschatz, Korth, Sudarshan

Año: 2003

• Análisis y Diseño de Sistemas

4º Edición

Prentice-Hall

Kendall y Kendall

Año: 2001

• Recopilación de Leyes en Materia Tributaria

10 Edición.

Editoriales Lis

Lic. Luís Vásquez López

Año: 2005

ANEXO NO. 1 ANEXO DE FUENTES DE INFORMACION

4.1 Fuentes internas Para la recolección de datos, dentro de la empresa se contó con la colaboración

de las siguientes personas:

• Lic. Mario Rene Padilla

(Gte. Administrativo y Financiero)

• Lic. Julio Argueta

(Sub-Contador General)

• Miguel Lopez

(Auxiliar Contable de Costos)

• Danilo Rivas

(Auxiliar Contable)

Quienes proporcionaron toda la información de documentos y descripción de

procesos, además de colaborar en la elaboración del diseño de sistema según

les parecía más favorable en su trabajo.

Se realizaron una serie de entrevistas en donde utilizando un cuestionario de

recolección de información se obtuvo la información que se necesitaba para el

Análisis del Sistema, en donde habían preguntas cerradas y abiertas. El

cuestionario semi-estructurado utilizado es el siguiente:

Fecha: _____________

Nombre de Entrevistado: __________________________

Puesto: ________________________________________

1. ¿Qué perspectivas tiene sobre la metodología de trabajo que se utiliza actualmente para el proceso de

costeo?

2. ¿Cree que podría optimizarse la metodología de trabajo que actualmente se ocupa para el costeo?

3. ¿Cómo podría una automatización de la metodología de trabajo ayudar a realizar más eficientemente

el trabajo de costeo?

4. ¿Cree que ante el nivel de datos que se manejan sobre costos, la empresa debería contar con una

herramienta informática adecuada y mas moderna para manejarlos?

5. ¿Según su criterio, que debería proporcionar un sistema automatizado de costeo?

6. ¿Cuáles son los sub-procesos que se ven involucrados actualmente para el costeo?

7. ¿Qué datos o documentos se procesa actualmente para el trabajo de costeo?

8. ¿Cuál es la información que mas se consulta dentro del proceso de costeo?

9. ¿De que tipo de reportes son necesarios generar para su análisis o para mantener almacenados de

forma impresa?

10. ¿Qué prestaciones adicionales cree que debería proveer un sistema automatizado de costos?

4.2 Fuentes Externas

Para conocer de forma amplia y concreta las obligaciones legales en que la

empresa recae para llevar el control de sus costos e inventarios, se tomo como

base El Código Tributario, en el cual se puede encontrar como la ley exige a

las empresas el control de sus inventarios y que documentación deberá

presentar.

En el artículo 139 y 140 del Código Tributario se mencionan las obligaciones en

que la empresa incurre entre las que se mencionan la forma de llevar el control

de sus inventarios y el valuó de estos.

En el artículo 126 inciso “a” del código tributario, se menciona las obligaciones

en las que la empresa recae para el control de su información.

• A presentar o exhibir a la Administración Tributaria, las declaraciones,

balances, inventarios físicos valuados y los registrados contablemente

con los ajustes correspondientes si los hubiere, informes, documentos,

archivos y registros, comprobantes de crédito fiscal, facturas,

comprobantes de origen de las mercaderías, listas de precios y demás

informes relacionados con hechos generadores de los impuestos;

(Articulo 126, inciso A, Código Tributario)

Además Ya sea que se utilice o no un sistema computarizado, se mencionan

otras obligaciones que son las siguientes:

• Comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal: Al principio de

cada ejercicio o período impositivo asentarán con claridad todos sus

bienes, derechos y obligaciones en un libro encuadernado. Durante el

desarrollo de sus operaciones registrará en dicho libro con claridad y

detalle las compras, gastos y ventas, ya sean al contado o al crédito, los

cobros y pagos, y harán al final de cada ejercicio una liquidación de sus

operaciones;

• Importadores: Llevarán, un registro de costos y retaceos de las compras

que correspondan al ejercicio que se declara;

• Industriales: Llevarán registro detallado de los costos de la materia

prima, elaborados y en proceso; Art. 140, Incisos: a,b, f, Código

Tributario)

Sobre como deben llevarse los inventarios, en el artículo 142 se menciona

como realizar este proceso:

Los sujetos pasivos cuyas operaciones consistan en transferencias de bienes

muebles corporales están obligados a llevar registros de control de inventarios

que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación, resultado de

las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes inventariados así como

la descripción detallada de las características de los bienes que permitan

individualizarlos e identificarlos plenamente.

Todo sujeto pasivo que obtenga ingresos gravables de la manufactura o

elaboración, transformación, ganadería, producción, extracción, adquisición o

enajenación de materias primas, mercaderías, productos o frutos naturales, o

cualesquiera otros bienes, nacionales o extranjeros, de los cuales mantenga

normalmente existencias al final del ejercicio, ésta obligado a practicar

inventario físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo.

Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y

agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria

dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se

toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el

precio unitario neto de IVA y el valor total de las unidades. Deben expresarse

las referencias del libro de "costos", de "retaceos", o de "compras locales" de

donde se ha tomado el precio correspondiente. El detalle elaborado deberá

constar en acta que contenga los requisitos referidos y que será firmada por el

sujeto pasivo, su representante o apoderado y el contador del mismo, la cual

servirá como soporte del comprobante y registro contable, asimismo deberá

registrarse un resumen del inventario practicado en el libro de Estados

Financieros legalizado o en el libro en el que asienten las compras, ventas y

gastos, cuando se trate comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal.

El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el

efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencias al

principio y al final de cada ejercicio o período impositivo.

“El registro de inventarios a que se refiere el inciso primero de este articulo

debe llevarse de manera permanente y constituye un registro especial e

independiente de los demás registros. (Articulo 142 del Código Tributario)

Los métodos de valuación que la ley considera para su aplicación, se

mencionan en el artículo 143, dejando claro que el método de valuación de

costo promedio puede ser utilizado.

Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de cada

uno de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del promedio

ponderado del costo de las unidades en existencia al principio de un período y

el costo de las unidades compradas o producidas durante el período. El

promedio puede ser calculado en una base periódica, o al ser recibido cada

compra, embarque o lote de unidades producidas, dependiendo de las

circunstancias de la actividad que desarrolla el sujeto pasivo; (Art. 143, inciso c,

Código Tributario)

En el artículo 147 se menciona que las empresas deberán mantener registros y

documentación de los últimos 5 años que sirva como prueba de sus

operaciones y para los que usan sistemas computarizados, deberán tener

resguardada los registros de esa información en el mismo periodo de tiempo.

ANEXO NO. 2 REPORTE DIARIO DE PRODUCTO ENSACADO

ANEXO NO. 3 ORDEN DE ENSACADO

ANEXO NO. 4 CONSUMO DE MATERIAL DE EMPAQUE

ANEXO NO. 5 FACTURA DE CONSUMO DE ENERGIA

ANEXO NO. 6 SISTEMA ARANCELARIO CENTROAMERICANO (SAC)

Dentro del Sistema de Costeo Automatizado no se contemplo el cálculo de los

impuestos para la importación de las materias primas, ya que tomando como

base el Sistema Arancelario Centroamericano, tanto las materias primas para la

fabricación de fertilizantes o abonos está libre de impuestos, tal y como se

detalla en el Capitulo 25 y capitulo 31 del Sistema Arancelario.

Capitulo 28 Sección V Productos Minerales

Capitulo 31 Abonos

Pág. 1

Pág. 2

Pág. 3

Fuente: Dirección General de Aduanas El Salvador

www.aduana.gob.sv 2007

ANEXO NO. 7 LEY DE BANCOS

Fuente: Superintendencia del Sistema financiero

www.ssf.gob.sv

Manual de usuario para el sistema de costeo automatizado v1.0

UDJMD 1

1.0 INTRODUCCIÓN El presente manual es una guía practica para la utilización del Sistema de

Automatizado de costeo para la empresa FERTICA EL SALVADOR S.A. éste,

se ha divido en varias secciones para su fácil utilización y se han descrito cada

una de las zonas tanto de ingreso de datos, como de consulta o de

visualización de información.

El manual presenta además imágenes de las pantallas del sistema para su

mejor comprensión, así como todas las herramientas de navegación y de

control de la información que se muestran en cada una de ella.


UDJMD 2

2.0 GENERALIDADES El presente manual es una introducción a la utilización del Sistema de Costeo,

aquí se muestran las opciones que cada pantalla posee y su forma general de

manejo.

A continuación, no se plantean casos específicos de trabajo para cada proceso,

pero sí se describe la utilización y el tipo de datos a ingresar en cada pantalla,

además de la información que resulta de todos los procesos.

Toda la información que se procese dentro del sistema es propiedad de

FERTICA, por lo que sólo la Empresa puede disponer de esa información así

como los usuarios ésta asigne para su utilización.

Los usuarios serán definidos por el Administrador del Sistema, por lo que antes

de que cualquier persona utilice el Sistema, debe estar previamente registrado

dentro de la base de datos.

Cualquier problema de falla o error mostrado durante el uso del Sistema, deben

ser consultados y reportados al Administrador del Sistema. No es permitido bajo

ninguna circunstancia que los usuarios intenten tratar de resolver el problema

con cualquier tipo de herramienta de terceros.


UDJMD 3

3.0 REQUISITOS DEL SISTEMA

Para poder utilizar el sistema de costeo automatizado en un equipo debe contar

con las siguientes características mínimas en hardware y software:

o Equipo PC con procesador Celeron de 1.0Ghz o superior

o 128MB de memoria RAM

o 15MB de espacio libre en disco local (Maquina usuario)

o Resolución de pantalla de 800x600

o Microsoft Windows 98SE o superior

o Conexión de red a 100Mbps.

o Impresor matricial de carro pequeño.

Nota:

El software esta disponible solo en versión español.


UDJMD 4

Pantalla: INGRESO AL SISTEMA (4.0) Imagen

Descripción

Esta pantalla permite el ingreso a la aplicación

únicamente a aquellas personas o usuarios que hayan

sido previamente registradas en la base de datos,

permitiendo así el control de quienes utilizan el Sistema.

Además que da acceso al uso de ciertas áreas del mismo

según el tipo de usuario que se le ha otorgado a la

persona.

Botones

Iniciar la sesión con usuario y password (Si el

usuario es valido este ingresa al sistema)

Cancelar el inicio de sesión (Cierra la pantalla)

Restricciones

Solo ingresan al sistema usuarios previamente

autorizados por el administrador del sistema.


UDJMD 5

Pantalla: MOVIMIENTOS DE INVENTARIO (5.1) Imagen

Descripción

Esta pantalla permite ingresar los movimientos de

inventario que a diario se registran. En el cual se

especifica que el tipo de movimiento que se va a realizar.

Área de botones:


Editar el registro actual.

Cancelar los cambios hechos tras la edición.


Cancelar cambios realizados.

Muestra la ayuda de esta pantalla.

1

2

3

1


UDJMD 6

Salir de pantalla.


Área de ingreso de datos: En esta área se selecciona el producto, el tipo de

movimiento y su descripción.

Área de despliegue de información:

En esta área se muestran los movimientos de inventarios

realizados en el día.

Restricciones

Ninguna

Pantalla: RETACEO DE IMPORTACIONES (5.2) Imagen

2

2

1

2


UDJMD 7

Descripción

Esta pantalla permite ingresar y calcular los costos de

importación de un producto.

Área de botones:






Salir de pantalla.


Área de ingreso de datos: En esta área se selecciona el producto que se esta

importando, se ingresa además los datos de la factura de

compra donde se especifica el monto de la compra y la

cantidad comprada de producto. Se ingresan los costos

de CEPA, transporte y comisiones bancarias según lo

amerite. Además de datos generales de la importación.

Restricciones

Ninguna

1

2


UDJMD 8

Pantalla: ORDENES DE PRODUCCION DIARIO (5.4) Imagen

Descripción

En esta pantalla se ingresa las órdenes de producción de

diario.

Área de botones:






Salir de pantalla.

1

2

1

3

4


UDJMD 9


Área de ingreso de datos: En esta área se selecciona el producto con el que se

trabajo la orden de producción, además se selecciona la

planta y la cantidad de producto producido.

En esta área se ingresan las materias primas

utilizadas para la fabricación del producto.

En esta área se ingresan los tiempos en que se

realizo la producción de esa orden.

Restricciones

Ninguna

Pantalla: ORDENES DE PRODUCCION COSTEADA (5.5) Imagen

2

3

4

1

2

3

4


UDJMD 10

Descripción

En esta pantalla se calcula la orden de producción

costeada para un producto en un mes especifico

Área de botones:






Salir de pantalla.



trabajo la orden de producción costeada, además se

ingresa el periodo de selección de trabajo.



En esta área se ingresan los tiempos totales de

producción.

Restricciones

Ninguna

1

2

3

4


UDJMD 11

Pantalla: ORDENES DE ENSACADO DIARIO (5.6) Imagen

Descripción

En esta pantalla se ingresan las ordenes de ensacado de

diario.

Área de botones:






Salir de pantalla.

1

2

1

3


UDJMD 12



trabajo la orden de ensacado, además se ingresa la

cantidad de producto ensacada como el numero de sacos

utilizados.




ensacado de ese producto especifico.

Restricciones

Ninguna

Pantalla: ORDENES DE ENSACADO COSTEADA (5.6) Imagen

2

3

4

1

2

3


UDJMD 13

Descripción

En esta pantalla se calcula la orden de ensacado

costeada mensual.

Área de botones:






Salir de pantalla.



trabajo la orden de ensacado acumulada, además se

ingresa la cantidad de producto ensacada como el

numero de sacos utilizados por cada orden.




ensacado de ese producto especifico y además los

gastos que este proceso incurre.

1

2

3

4


UDJMD 14

Restricciones

Ninguna

Pantalla: MANTENIMIENTO DE DATOS (6.0) Imagen

Descripción

El mantenimiento de datos ayuda a ingresar, modificar y

actualizar los datos secundarios del sistema, dentro de

estos mantenimientos se pueden mencionar los de áreas,

paises, proveedores, empaques, plantas, transportistas, y

para todos estos se manejan la misma forma de trabajo.

Botones

Barra de botones:


Edita el registro actual permitiendo actualizar datos.

1

2

3

1


UDJMD 15

Eliminar un registro


Cancelar cambios hechos tras la edición

Muestra la ayuda de la pantalla

Salir de pantalla.


Área de ingreso de datos:

En esta área se ingresan todos los datos del registro. Un

código se genera automáticamente y se coloca la fecha

en que se esta realizando el registro.


En esta área se repliegan todos los registros ingresados

hasta la fecha.

Restricciones

Solo los usuarios con acceso de supervisor pueden

acceder a estos datos.

2

2


UDJMD 16

Pantalla: REPORTES (7.0) Imagen

Descripción

Las pantallas de reportes generan información escrita de

cada proceso realizado en el sistema.

Botones

Barra de botones:


Edita el registro actual permitiendo actualizar datos.

Eliminar un registro


Cancelar cambios hechos tras la edición

Muestra la ayuda de la pantalla

Salir de pantalla.



1

2

1

2


UDJMD 17

En esta área se ingresan todos los datos del registro. Un

código se genera automáticamente y se coloca la fecha

en que se esta realizando el registro.


En esta área se repliegan todos los registros ingresados

hasta la fecha.

Restricciones

Solo los usuarios con acceso de supervisor pueden

acceder a estos datos.

Pantalla: CONSULTAS DE DATOS (8.0) Imagen

Descripción

Las pantallas de consulta muestran información puntual

sobre algún proceso. Todas las consultas están

estructuradas en un formato estándar. Por lo que este

2

1

2

2


UDJMD 18

ejemplo aplica para todas las pantallas de consulta.

Botones

Barra de botones:

Ejecutar la búsqueda

Limpiar formulario de datos

Salir de formulario


Dentro de esta área se ingresan los datos que son los

parámetros de búsqueda, todas las pantallas de

búsqueda manejan criterios de filtros para mostrar la

información.


Una vez ejecutada la consulta, esta se muestra en

esta parte, pero si la consulta no genero ningún resultado

el sistema mostrara una pantalla de información.

Restricciones

Ninguna.

1

2

3


UDJMD 19

Pantalla: CIERRE MENSUAL DE OPERACIONES DE NVENTARIO (9.0)

Imagen

Descripción

Esta pantalla tiene como finalidad el cierre de todas las

transacciones de inventario para cada producto y

recalcula los saldos iniciales y finales de estos.

Botones

Barra de botones:


Salir de formulario


En esta área se ingresa el mes y el año para el cual se va

realizar el corte, cabe recalcar que solo se puede realizar

un solo corte para cada periodo.


En esta área se muestra el código único para esa

1

2

1

3

2

3


UDJMD 20

operación y le fecha en que se va realizar el corte para

que queden registrados en el sistema.

Restricciones

Esta opción esta disponible solo para usuarios con

acceso de supervisor.

Pantalla: COPIA DE SEGURIDA (10.0)

Imagen

Descripción

Esta pantalla tiene como finalidad el cierre de todas las

transacciones de inventario para cada producto y

recalcula los saldos iniciales y finales de estos.

Botones

Barra de botones:


Salir de formulario

Directorio destino:

1

2

1

2

3


UDJMD 21

aquí se seleccional directorio destion donde se hara la

copia de seguridad de la base de datos.

Opciones

En esta área se selecciona si se quiere agregar la fecha y

hora al directorio destino y si la información se copiara

zipeada en un solo archivo o no.

Restricciones

Esta opción esta disponible solo para el administrador del

sistema.

3

Para optar al grado de: Licenciado en Ciencias de la ... VIRTUAL/TESIS/01... · armando un bosquejo...

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