Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT

7/25/2019 Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT

1/37

Juan Jos Uribe McKinsey & Company

Bogot, Mayo, 2003

Optimian!o "a #"aneaci$n !e"#orta%o"io !e #royectos !e '

' Jorna!a (aciona" !e )erencia !e #royectos !e '

CONFIDENCIAL


2/37

*)+(*

#"aneaci$n !e" #orta%o"io

Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios

Fase : !eleccionando el Porta"olio


3/37

OBJ+'-O. + /* #/*(+*C'( +/ #O1*O/'O + '

Ase#urar $alor econ%&ico a tra$'s de:( )'todos est*ndares de e$aluaci%n( Con+unto co&,n de prioridades

Crear siner#ias a tra$'s del e&pa-ueta&iento de re-ueri&ientossi&ilares

Planear a lar#o pla.o para ase#urar los recursos su"icientesy la coordinaci%n para los re-ueri&ientos &*s i&portantes

Per&itir la i&ple&entaci%n oportuna de a-uellos proyectos&*s pe-ue/os -ue se encuentran en &arc0a

Lo#rar un claro co&pro&iso desde el inicio tanto de !iste&asco&o de la nidades de Ne#ocio

Planear las capacidades de I con ase en el Porta"olioco&pleto de I

Maimiar e" 4a"orecon$mico !e"porta%o"io

Optimiar "auti"iaci$n !e "osrecursos !e '

Construircon%iana en e"proceso !ep"aneaci$n


4/37

#/*(+*C'( +/ #O1*O/'O + '

Construir

+scenarios.e"eccionar#orta%o"io)enerar '!eas

esarro""ar

#ropuestas

UNs:

Generar Ideas For&ular

re-ueri&ientos yene"icios

Fi+ar las pri&erasprioridades entalleres de traa+o

UNs/TI:

4e"inarre-ueri&ientosy ene"icios

TI:

Desarrollarsolucionespreli&inares

Esti&ar costos

TI:

Ar&oni.ar elporta"olio I

Preparar4eco&endaciones

UNs: E$aluar

reco&endaciones Entre#ar el

porta"olio a laAd&inistraci%n

Planeaci%n de lai&ple&entaci%n no es

parte de la C0arla

UNs/TI:Diu+ar elescenario y anali.arde acuerdo a los

principalesi&pedi&entos


5/37

+5U'#O + ' #*1* /* #/*(+*C'(

L5der dePlaneaci%n dePorta"olio

Coordinador deAr-uitectura

Cae.a dePlaneaci%n de

Proyectos

Grupo dePlaneaci%n:Proyecto 1

Grupo deplaneaci%n:Proyecto 2

666

#articipantes1esponsabi"i!a!es

Ad&inistrar el proceso deplaneaci%n

Apoyar a las Ns en la#eneraci%n7desarrollo delas ideas de proyectos

Coordinar es"uer.os de Ien el desarrollo de laspropuestas

Desarrollar un &odeloest*ndar de costeo

Operar y &antener las

0erra&ientas deplaneaci%n si e8isten


6/37

*)+(*

Planeaci%n del Porta"olio

ase 67 )eneran!o '!eas





7/37

)+(+1*(O '+*. + #1O8+CO.

E8cluya a-uellas ideas -ue i&pli-uen un es"uer.o pe-ue/o dei&ple&entaci%n 9por e+e&plo &enos de un &es de pro#ra&ador; dado-ue estas se reali.an en el d5a d5a6

P%n#ase de acuerdo en prioridades:

( * Ms a"ta priori!a!Cuanti"icaci%n detallada del costo7ene"icio; desarrollo de la ar-uitecturade la aplicaci%n y c0e-ueo de su e&pal&e con la ar-uitectura #eneral desiste&as

( B *"ta priori!a!Cuanti"icaci%n esti&ada del costo7ene"icio; orrador de la soluci%n

( C Ba9a priori!a!No se re-uiere traa+o adicional

Ase#,rese -ue el ? @=> de las ideas se de"inen en las pri&erasreuniones7talleres

Factores a tener en cuenta


8/37

'+* + #1O8+CO + ' :6;2* #*1* C/*.''C*C'(

Urgenciaoperaciona"

Necesidad 'cnica

Necesidad le#al o dene#ocios

Bene%iciosestratgicos9Jenta+a co&petiti$a;$alor al diente

Bene%iciosinancieros9en ===Ks

NO necesariot'cnica&ente7sincon"lictos con otrossiste&as

Eli&ina li&itaciones&enores en el usodel siste&a

)e+oras notalesen se#uridad ycon"iailidad

Eli&ina con"lictoscr5ticos7introducenue$as capacidadesi&portantes alsiste&a

No rele$ante

Nin#uno

1==

4esponde a laacci%n

reco&endada

Cu&ple conre-ueri&ientos

9posile&ente nocr5ticos

Cu&ple conre-ueri&ientos

cr5ticos

Lo#ra i&pacto&enor en posici%nco&petiti$a

1== ? 2==

Lle$a a una &e+ora#radual en &e+orade la posici%n 9$5a&e+oras parcialesdel siste&a

2== ? == == ( 1;===

Lo#ra unadi"erenciasi#ni"icati$a enposici%n 9$5a una&e+or capacidad de

decisi%n

Ataca unanecesidad cr5ticae8tre&a; la cualrepresenta #randesries#osCu&ple conre-ueri&ientos

necesarios parala continuidad delne#ocio

Lo#ra un i&pactoduradero9$5a nue$os&ecanis&os desoporte para

decisiones o saltocu*ntico en calidadde in"o6

1;===

6 2 3 ? @

)ra!o;CategorAa

Criterio

*B

EJEMPLO


13/37

)+(+1*(O '+*. + #1O8+CO.7 /+CC'O(+. *#1+('*.

*segrese ueDDD e "o contrario encontrar ueDDD

Da entrena&iento;especial&ente al &o&ento decalcular los ene"icios

n senti&iento de Ns perdidas resulta en esti&adospores y un desencanto #eneral del proceso

Pasa r*pida&ente a la si#uiente"ase a-uellas ideas -ue sonclara&ente de alta prioridad

Dado -ue la #eneraci%n de ideas puede tender ade&orarse; el desarrollo de propuestas concretas paraproyectos ur#entes podr5a retrasarseconsiderale&ente6

4eali.a el ranMin# solo despu'sde -ue tiene la &ayor5a de las

ideas 9 por e+e&plo

!in una $isi%n #eneral de las ideas; ud6 no puede lle#ara una clasi"icaci%n ra.onale ; especial&ente para los

ene"icios "inancieros; i&plicando una posilerepetici%n de tareas en el proceso &*s adelante6

E8cluye ideas con poco es"uer.ode traa+o para lo#rarlas

No solo de&ora el proceso; sino -ue las Ns se&olestan al $er -ue al#unos de sus prole&as no sonconsiderados dado -ue no caen en A o 9-ue esusual&ente el caso de las ideas -ue re-uieren poco

es"uer.o para lo#rarlas

E8plica clara&ente el proceso

desde el principio

Ns no to&an el proceso seria&ente 0asta -ue $en las

consecuencias: sus necesidades no aparecen en elpresupuesto


14/37

*)+(*

Planeaci%n del Porta"olio


ase 27 esarro""an!o #ropuestas




15/37

+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO.

+mpauete;*signe '!easeta""ereuerimientos epenE

!enEcias

E&pa-ueteideas deproyectosrelacionadas

!eleccione ele-uipo de Ipara eldesarrollo de lapropuesta

Asi#ne idease&pa-uetadas9I lideres deproyectos

.o"uciones;

re"eases

Detalle7clari"i-uere-ueri&ientos delsiste&a

unte ideas en#rupos dei&ple&entaci%ncon re-ueri&ientossi&ilares

ecno"ogAa;*ruitectura

Desarrollesoluciones enrelaci%n con otrassoluciones yoportunidadesar-uitecturas

co&unes

Esti&e los costos dei&ple&entaci%n con ase en lasoluci%n *sica propuesta

Esti&e el costo total; i6e6;adicionando tecnolo#5a y costosde soporte

Esti&e ene"icios

=Costo !e

imp"ementaEci$n =puro=

Costotota"

Bene%iciosestima!os

-a"or (eto!e" #royecto


16/37

+.*11O//*(O #1O#U+.*.7 OU#U 1+5U+1'O

'n%ormaci$n !e"

#royectoNo&re:

N,&ero:

L5der del Proyecto N:

L5der del proyecto I:

1euerimientos

Funcionalidad

Funcionalidade8cluida

!upuestos paralai&ple&entaci%n

Concepto !e "a

so"uci$n Ar-uitectura del

siste&a

Ar-uitectura de laaplicaci%n

Descripci%n escrita

1e"eases

16 4elease( Funcionalidad( Co&ponente

26 4elease( ( 666

4ies#os

ailidades

ene"icios

+stimaci$n costos

Co&ponente 194el6 1( ala: Q( atc0es: 3(

Costo:


17/37

+M#*5U+*(O '+*. + #1O8+CO.

*ruitectura

actua" !esistemas

*ruitecturai!ea" !e"

sistema

BBBBB BBBBB

BBBBB

BBBBB

BBBBB

B

B

**

Matri !e!epen!encias

/"e4a a mayorese%iciencias pues7 Pro&ue$e uso de

soluciones co&unes

Per&ite un desarrolloco&,n de al#unas

propuestas

Ideas de Proyectos

Identi"i-ue los co&ponentes -ue pueden a"ectarse( Co&ponente cla$e 9A: solo una por proyecto( Otros co&ponentes 9: &,ltiples entradas por

proyecto

Co&ponentes

del!iste&a

BB

BB

BB

BB

BB

BB

B


18/37

*.')(*(O '+*. + #1O8+CO.

#articipantes !e '

!elecciones participantes de Icon:

( Conoci&iento t'cnico en las*reas del siste&a a"ectadas

( Conoci&iento de ne#ocios pataun an*lisis r*pido ei&ple&entaci%n

( E8periencia en planeaci%n yesti&aci%n de costos

!eleccione l5deres deproyecto de I para serresponsales de:

( Desarrollar propuestas apartir de ideas de una"or&a pro"esional yoportuna

( 4eali.ar un Crono#ra&ade traa+o

O O. 5 O.


19/37

+*//*(O /O. 1+5U+1'M'+(O.

#roceso

Inte#re al l5der del proyecto de la N en eldesarrollo de la propuesta

Desarrolle un crono#ra&a -ue re"le+e ensu"iciente ni$el de detalle

Con+unta&ente de"ina los re-ueri&ientos delne#ocio;

( For&ulando "uncionalidades ( -u' seincluye

( Identi"icando "uncionalidades norelacionadas ( -u' no se incluye

( aciendo supuestos en *reas cr5ticas; si se

re-uiere( Calculando ene"icios y c0e-ueando su

$alide.

Diu+e una "oto losu"iciente&ente detallada delos re-ueri&ientos -ue

!e pueda "or&ular unasoluci%n

!e pueda 0acer un esti&adode costos los su"iciente&entecon"iale

!e puedan "or&ar #rupos

ra.onales parai&ple&entaciones con+untas

Ob9eti4o

O1MU/*(O .O/UC'O(+.


20/37

O1MU/*(O .O/UC'O(+.

us-ue inte#rar soluciones

entre ellas

( E&pa-ueta&iento dere-ueri&ientos pe-ue/os-ue per&itan undesarrollo con+unto

( 4o&per soluciones en

su?partes 9releases

us-ue &antener7construiren la ar-uitectura desiste&as para ayudar aase#urar control6

!oluciones7releases

Desarrolle

soluciones

En l5nea con laar-uitectura de!iste&as

De"ina laar-uitectura de laaplicaci%n

Busque soluciones

parciales con unfuerte impacto de

negocios

Evale oportunidades para

Ar-uitectura co&,n Co&ponentes co&unesEvale el uso de nuevas tecnologas

Ar-uitectura7tecnolo#5a

Depen?dencias

Analice

dependencias

so de otrosproyectos

Pro$eedorpara otrosproyectos

.O/UC'O(+. CO(+('O


21/37

.O/UC'O(+.7 CO(+('O

*ruitectura !e" sistema( C%&o enca+a la soluci%nS( Cuales son los "lu+os de datosS( Tu' ases de datos se utili.ar*nS( Cuales son sus co&ponentesS

*ruitectura !e "a ap"icaci$n( Cual es el dise/o internoS( Tu' ni$eles de tecnolo#5a se planeanS( Tu' tecnolo#5a deer5a utili.arseS( Co&o se separan sus co&ponentesS

*"ternati4as( Tu' otras soluciones e8istenS( Co&o se co&paran con otras alternati$asS( Cual ser5a el i&pacto en proyectos

posterioresS

1aciona"( Por -u' se esco#i% esta soluci%nS

1e"eases;-ersiones( En cuantas $ersiones puede entre#arse la

soluci%nS( Cuales son los pasos de i&ple&entaci%nS

*(*/'F*(O +#+(+(C'*.


22/37

*(*/'F*(O +#+(+(C'*.

#roceso

Analice &atri. de co&ponentes para"or&ar #rupos e identi"icar:( Co&ponentes cr5ticos( Proyectos con #randes intersecciones

4e$ise los supuestos para clari"icarcasos de re-ueri&ientos dependientes

Ob9eti4o

Para ase#urar la calidad de lassoluciones

( Identi"icando co&ponentes co&unes

( Estalecer la secuencia dei&ple&entaci%n de proyectos

( 4esol$er dependencias co&ple+as-ue a&ena.an los desarrollosparalelos de los proyectos6

1+-'.*(O *15U'+CU1*.;+C(O/O)>*.


23/37

1+-'.*(O *15U'+CU1*.;+C(O/O)>*.

#roceso

Construir una ar-uitectura desiste&as durale

Ase#urar coordinaci%n ar-uitect%nicade los distintos proyectos

Identi"icar oportunidades de in$ersi%n

en ar-uitecturas co&unes E$itar errores de dise/o Coordinar uso de tecnolo#5as

4an-uear ideas de proyectos deacuerdo al i&pacto en la ar-uitectura

4e$isar soluciones para los proyectoscr5ticos -ue tienen una altadependencia de sus co&ponentes

Pro$eer a los l5deres de I conest*ndares en( Plata"or&as tecnol%#icas usadas en

el dise/o de aplicaciones(A&plio plan de desarrollo

ar-uitect%nico para la co&pa/5a

Ob9eti4os

C*/CU/*(O CO.O.;B+(+'C'O.


24/37

se un&odelo

paracalcular PayacM JPN

C*/CU/*(O CO.O.;B+(+'C'O.

+stimar costos puros

!e imp"ementaci$n De la soluci%n

reco&endada;e8cluyendo todos losotros costos

De solucionesalternati$as ra.onales9e6#6; con o sinin$ersiones en nue$ossiste&as

Con ase en el&odelo de costosincluyendo( I&ple&entaci%n( Nue$as tecnolo#5as

( Costos de soporte

.o"uci$n

!esarro""a!a

eterminar bene%icios para U(sEl l5der del proyecto de la N calcula el "lu+ode ca+a para cada $ersi%n7release para elper5odo de i&ple&entaci%n

Ca"cu"ar4a"or neto!e"proyecto

AUicMl#6

4eleases 7Jersiones

Ar-uitectura dela aplicaci%n

CO4AOracleP?V

P?PA4I!C

+stimar costos tota"es

Ar-uitectura delsiste&a

De$elop&ent6

+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO. /+CC'O(+.


25/37

+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO. /+CC'O(+.*#1+('*.

o&a el tie&po necesario paradesarrollar la propuesta; antes decalcular los costos

Los esti&ados no ser$ir*n para deter&inar elpresupuesto #eneral

Incorpore las consideracionesar-uitect%nicas en la soluci%n

!iner#ias potenciales con otras propuestas no seutili.an

Au&enta la proailidad de &alas decisiones eninter"aces 7 tecnolo#5as de aplicaciones

*segrese ueDDD e "o contrario encontrar ueDDD

*)+(*


26/37

*)+(*

Planeaci%n delPorta"olio



ase 37 Construyen!o +scenarios


CO(.1U8+(O +.C+(*1'O. + #O1*O/'O


27/37

CO(.1U8+(O +.C+(*1'O. + #O1*O/'O

/ineamientos amp"ios !e" porta%o"iosurgen !urante "a etapa !e p"aneaci$n7

Dependencias entre proyectosdeter&inan la secuencia

Esti&ados de recursos y 0ailidadesrestrin#en las capacidades dei&ple&entaci%n

Los o$erlaps de los proyectos li&itanla 0ailidad de i&ple&entar en paralelo

Los re-ueri&ientos le#ales7de &ercadodictan las li&itaciones de tie&po

El an*lisis costo ene"icio indica losproyectos de alta prioridad

+" euipo !e p"aneaci$n construyeescenarios !e porta%o"io !e "os proyectosse"ecciona!os; redise/*ndolos si esnecesario de acuerdo a las li&itacionescla$e en:

4ecursos

ie&po

Presupuesto

Dependencias

CO(.1U8+(O */+1(*'-*. + +.C+(*1'O.


28/37

CO(.1U8+(O */+1(*'-*. + +.C+(*1'O.

)es pro#ra&ador

Ca!a escenario !eberAa

construirse para7

Opti&i.ar el $alorecon%&ico de losproyectos

ener en cuenta las

dependencias en lasecuencia ener en cuenta las

restricciones de0ailidades7recursos

Opti&i.ar los ca&iostecnol%#icos

#ro9ectProyecto1Proyecto2Proyecto3Proyecto666Proyecto1Proyecto2Proyecto3Proyecto666

+scenario

6

+scenario

2

1ecursos:M#G

Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT

Documents

Transcript of Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT