Proyecto Auditoria de Gestion Mauricio

8/19/2019 Proyecto Auditoria de Gestion Mauricio

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EMPRESA R &A S.R.L

I. RESUMEN EJECUTIVO

La empresa R&A S.R.L, creada mediante testimonio de Constitución N° 090/1993

de feca 1! de no"iem#re Con matr$cu%a en 'N()*+R)SA 00-! de feca1 de diciem#re de 1993, N N° 211!-01 epedido en feca ! diciem#re de%

mismo a4o con re5istro en SN 6 otros documentos %e5a%es 7ue an dado ori5en a

su persona%idad 8ur$dica, siendo por %o tanto una empresa %e5a%mente esta#%ecida

en e% pa$s.

nicia%mente %a empresa era unipersona% se dedica#a a "ender a%5unos accesorios

de "e$cu%os, de#ido a %a ecesi"a competencia imp%ementa otros accesorios 6

amp%ia e% ne5ocio.

)n %a actua%idad es una S.R.L cuenta con sucursa%es, se caracterian por ser

una empresa mediana 6 por ofrecer productos de consumo se%ecti"o a %a

po#%ación de in5resos medios a e%e"ados.

(e acuerdo a %os a%%a5os se conc%u6e e% si5uiente nforme de dia5nóstico en

proceso de compras 6 contro% interno donde se presenta de manera precisa %os

principa%es a%%a5os detectados a partir an:%isis 6 "erificación desarro%%ado en %a

empresa R&A S.R.L.Se procedió a rea%iar an:%isis a %as deficiencias en proceso de compras 6 su

respecti"o contro% interno, a continuación presentamos resumen de %as de#i%idades

suscitadas %os cua%es se encuentran cate5oriadas por e% 5rado de ries5o 7ue

presentan 6 7ue re7uieren ser su#sanadas en e% menor tiempo posi#%e;

a.A%to Ries5o

neistencia de manua%es


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EMPRESA R &A S.R.L

I. Recoen!acione"

orta%ecer a% interior de %a Administración cada uno de %os e%ementos 7ue acen

parte de %a estructura de% Sistema de Contro% nterno 6 proceso de compras de %a

empresa, 5arantiar e% cump%imiento a %as normas 6 entes re5u%ariadores 7ue %o

sustentan, tra#a8ando en torno a %a formu%ación de acciones correcti"as 7ue

permitan un me8oramiento continuo de% mismo, para #eneficio de %a empresa.

Rea%iar se5uimiento continuo 6 permanente a %os ries5os identificados en

proceso de %as compras, adoptando %as po%$ticas 6 contro%es definidos para su

tratamiento, e"itando con e%%o 7ue se con"iertan en o#st:cu%os para e%

cump%imiento de %os o#8eti"os 6 metas.

II. Conc#$"i%n

+or %o indicado anteriormente conc%uimos 7ue =erencia =enera% de#e instruir a

7uien corresponda >+ersona% de %a empresa R&A S.R.L?, %a ap%icación oportuna

de medidas de contro% eficiente para e% mane8o Administrati"o, Conta#%e,

impositi"o, La#ora% 6 de% sistema conta#%e, %as mismas 7ue tienen 7ue ser

su#sanadas en e% menor tiempo posi#%e, su8et:ndose a %os %ineamientos

estipu%ados en normas %e5a%es.

AUDITORÍA DE GESTIÓN Página


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EMPRESA R &A S.R.L

II. INTRODUCCIÓN.'

Las compras comprenden un proceso comp%e8o 7ue "a m:s a%%: de %a ne5ociación6 de% tr:mite #urocr:tico. Con una #uena 5estión de compras %a empresa consi5ue

aorrar costes, satisfacer a% c%iente, en tiempo 6 cantidad, 6 o#tener #eneficios

empresaria%es directos, pues %a 5estión de compras 6 apro"isionamiento son

decisi"as para 7ue %a empresa ten5a @ito o fracaso.

)% presente estudio se rea%iar: a %a empresa R& A dedicada a% ru#ro de "enta de

todo tipo de accesorios para "e$cu%os, para ana%iar en 7u@ consiste e% proceso

de compras, soportes de compro#antes de e5reso, presupuesto 6 %a e"a%uación de

%as mismas para ad7uirir e% producto m:s idóneo en cada momento, asimismo

poder identificar oportunidades de me8ora en e% proceso de %as compras.

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EMPRESA R &A S.R.L

III. O)JETIVOS.'

(.1 O)JETIVO GENERAL

Re"isar 6 ana%iar %a ap%icación de po%$ticas 6 procedimientosimp%ementados en e% proceso de compras %oca%es de %a empresa R & A

S.R.L para emitir un informe so#re %a uti%iación eficiente de %os recursos.

(. O)JETIVOS ESPECÍ*ICOS

*e8orar e% proceso de compras en e% territorio naciona%.


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EMPRESA R &A S.R.L

IV. METODOLOGÍA.'

+.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

NOM)RE DE LA EMPRESA, R&A S.R.L. *u%tiaccesorios

TIPO DE EMPRESA, Sociedad de Responsa#i%idad Limitada >S.R.L?

RU)RO, )mpresa Comercia%

DIRECCION, '#icada en %a A". =ri5ot:, do#%e $a %a =uardia, entre do. B 3er.

Ani%%o >Soppin5 )% +ari?

ANTIG-EDAD, 1! a4os. nicio sus acti"idades comercia%es en e% a4o 1.999.

TAMAO, +e7ue4a )mpresa.

+. /ISTORIA DE LA EMPRESA

La empresa R&A inició sus acti"idades en e% a4o 1999, fue creada por %a Se4ora

Rosaria Aranci#ia arate. Con e% propósito de comercia%iar accesorios para

"e$cu%os, a% pasar e% tiempo se "io afectada por %a competencia 6 fue cuando

decidió amp%iar su empresa con %a "enta no so%o de accesorios, sino tam#i@n con

e7uipos de mDsica, a%armas, productos de %impiea 6 %u#ricantes para "e$cu%os.

Actua%mente %a empresa cuenta con dos sucursa%es, %a casa matri se encuentra

u#icada en %a A". =ri5ot:, entre do. B 3er, ani%%o, en %a ciudad de Santa Cru de %a

Sierra Eo%i"ia.

MISION

+roporcionar productos de a%ta ca%idad 6 un ser"icio profesiona% 5arantiado 7ue

ase5ure %a satisfacción de %as necesidades de sus c%ientes 6 %a superación de sus

epectati"as.

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EMPRESA R &A S.R.L

VISIÓN

Ser una empresa %$der en e% mercado naciona% en %a enta de Accesorios, e7uipos

de mDsica, a%armas, productos de %impiea 6 %u#ricantes para e$cu%os.

VALORES CORPORATIVOS

Fonestidad, onrade, %ea%tad, responsa#i%idad, compromiso, so%idaridad 6

conciencia.

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

La empresa fue creada para prestar e% ser"icio de enta de Accesorios, e7uipos

de mDsica, a%armas, productos de %impiea 6 %u#ricantes para e$cu%os, #a8o %os

si5uientes %ineamientos;

)ce%ente Ca%idad, A%ta Confia#i%idad 6 +recios Competiti"os, en función de %os

re7uerimientos de% c%iente 6 procurando 5arantiar %a satisfacción de sus

necesidades mediante;

• *e8oramiento Continuo de %os procesos inter"inientes en %a prestación de%

ser"icio de enta, por medio de %a comunicación directa 6 constante consus c%ientes.

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EMPRESA R &A S.R.L

+.(CARACTERISTICAS

R$23o a# 4$e 5e36enece, La empresa R&A S.R.L. pertenece a% sector terciario de

%a econom$a por7ue se dedica a %a comercia%iación de productos 6a terminados.

P3o!$c6o" 4$e o73ece, La empresa R&A S.R.L. ofrece una 5ama de productos,

como ser;

E4$i5o" !e 8"ica,Radios+ar%antesEa8os

Amp%ificadoresCornetas

Antenas de radio Acce"o3io",

C:maras de retroEocinasLuces F(Fa%ó5enosocos de faro%esundas de asientosundas de "o%antes+isos de 5oma+isos de a%fom#ra

So#re asientosuercas de se5uridadLimpia para#risas$sceras de puertas+orta p%acasapa aroso%antes deporti"osi%tros de aire deporti"os+orta "asos+eda%es deporti"os

A#a3a",

A%armas con sensores A%armas con "iper

P3o!$c6o" !e #i5ie9a,Si%icona para ta#%eroSi%icona para %%antasLimpia tapiSampooCera de #ri%%o

*asa de pu%ir Am#ientadores

L$23ican6e", Aceite de motor Aceite para ca8a autom:tica Aceite idr:u%ico

Li7uido de freno


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GERENTE PROPIETARIA

ENCARGADO DEADMINISTRACION

SUPERVISOR COMERCIAL

VENDEDORES ;(< CAJEROS ;(<

ENCARGADO DE ALMACEN

EMPRESA R &A S.R.L

+.+ ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

AUDITORÍA DE GESTIÓN Página =


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S$c$3"a#, )3presanecesidad de

a#astecimiento.

Re4$e3iien6o, e%encar5ado de "entas

rea%i9a %a so%icituddeta%%ada a %a =erencia

Centra%

=erencia centra% en"iaa% encar5ado de

a%macen "erifica si e%producto re7uerido

e3iste en a%macenes.

)% encar5ado dea%macen "erifica si e%producto re7uerido

e3iste en a%macenes einforma a %a 5erencia

centra%.

Ge3encia cen63a#,detecta necesidad dereponer mercaderia

A53$e2a #a "o#ici6$! de compra de %os

re7uerimientos de %asdistintas sucursa%es.

Se contacta a53o>ee!o3e" ?

"o#ici6a co6i9acione".

P3o>ee!o3e",)ntre5an mercaderia

Ve37icacion !e #a7ac6$3a ? 3e>i"ion !e#

5e!i!o.

Se en>ia a A#acene"

Se 3ea#i9a e# en>io3e"5ec6i>o !e #o"

5e!i!o" !e ac$e3!o a#o" 3e4$e3iien6o"!e ca!a "$c$3"a#.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRALa empresa R&A SRL rea%ia sus procedimientos de compra de forma

emp$rica, por %o consi5uiente no %os tiene forma%mente esta#%ecidos en un

f%uo5rama.(e acuerdo a %a información "er#a% otor5ada por %a =erente, se e%a#oró e%

si5uiente f%uo5rama;

DIAGRAMA DE )LO@UE

+.0 DETALLE DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA


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1 S$c$3"a#, E53e"a nece"i!a! !e a2a"6eciien6o.' La empresa cuenta con

dos sucursa%es, %as cua%es en e% momento de 7ue necesitan art$cu%os %os

"endedores acen %a so%icitud "$a te%efónica a% encar5ado de "entas. Re4$e3iien6o, e# enca3ga!o !e >en6a" 3ea#i9a #a "o#ici6$! !e6a##a!a a #a

Ge3encia Cen63a#.' 'na "e 7ue e% encar5ado de "entas "erifica %a necesidad

de %os art$cu%os, ace %a so%icitud deta%%ada a %a =erencia Centra% de manera

"er#a%.( Ge3encia cen63a# en"$a a% encar5ado de "entas de %a casa matri a "erifica si

e% producto re7uerido eiste en a%macenes E# enca3ga!o !e >en6a" !e #a ca"a a63i9 a "o#ici6$! !e #a ge3encia "erifica

si e% producto re7uerido por %a sucursa% eiste en a%macenes e informa a %a

5erencia centra% so#re %a eistencia o fa%tante de mercader$a.0 Ge3encia cen63a#, !e6ec6a nece"i!a! !e 3e5one3 e3ca!e3Ba.' A% "erificarse

7ue no eiste en a%mac@n %os art$cu%os re7ueridos por %a sucursa%, %a =erencia

=enera% comprue#a %a necesidad de comprar %a mercader$a 7ue fa%ta.2 A53$e2a #a "o#ici6$! !e co53a !e #o" 3e4$e3iien6o" !e #a" !i"6in6a"

"$c$3"a#e".' La =erencia Centra% rea%ia %a apro#ación para acer %a

respecti"a compra de mercader$a 7ue re7uiere cada sucursa%.: Se con6ac6a a 53o>ee!o3e" ? "o#ici6a co6i9acione".' La =erente +ropietaria

se encar5a de ne5ociar con %os pro"eedores.= P3o>ee!o3e", En63egan e3ca!e3Ba.' 'na "e 7ue se rea%ia %a compra, %os

pro"eedores %%e"an %a mercader$a asta %a casa matri. Ve3i7icaci%n !e #a 7ac6$3a ? 3e>i"i%n !e# 5e!i!o.' Cuando %%e5an %os

productos a %a empresa, %a =erente +ropietaria 8unto con e% encar5ado de

administración re"isan e% pedido para "erificar %a ca%idad 6 cantidad de %os

art$cu%os so%icitados.1 Se en>Ba a A#acene".' )% encar5ado de a%mac@n reci#e %a mercader$a 6

rea%ia %a co%ocación en %os respecti"os estantes, "itrinas, etc. 7ue se

encuentran en e% a%mac@n de %a empresa.

11 Se 3ea#i9a e# en>i% 3e"5ec6i>o !e #o" 5e!i!o" !e ac$e3!o a #o"3e4$e3iien6o" !e ca!a "$c$3"a#.' +or D%timo %a =erente +ropietaria rea%ia

%a distri#ución de %os art$cu%os re7ueridos por cada sucursa%.

+. RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES


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La empresa R&A a% no contar con un departamento de compras esta#%ecido, %a

=erente +ropietaria se encar5ada de rea%iar %as respecti"as compras,

re%acion:ndose con %os encar5ados de %as distintas :reas de %a empresa de %a

si5uiente manera;

A#acn.' A%mac@n #rinda información a %a =erencia a %a ora rea%iar %a compra

de %os respecti"os art$cu%os necesarios para %a "enta.

+.: PROVEEDORES

Los principa%es pro"eedores con %os 7ue cuenta %a empresa R&A son %os

si5uientes;

ACS)CR' >a%armas de "e$cu%os 6 %uces F(? AL)*AR >radios con *+3G((, con panta%%asH par%antes 6 #a8os?

'N+AR)S >focos de faro%es, #ocinas cornetas 6 #ocinas de retro?

LAC< >%$7uidos de freno, idr:u%ico, si%icona, %impia tapices 6 otros?

+Rpisos, 5uarda #arros, etc.?

SAAR >forros de asientos, pisos, espa%dares, faro%es, #a%ias, esco#i%%as,

ca4os? S%$7uidos de radiador, si%icona para #ri%%o?

)*ASA >#ocinas, esco#i%%as, %impia para#risas?

+.= POLITICAS DE COMPRAS

(e acuerdo a% re%e"amiento de %a información se o#tiene %as si5uientes po%$ticasreferidas a compras;

(urante e% proceso de compra "erifica precios, cantidad de mercanc$as

6 tiempo de entre5a.


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Compas %oca%es a% contado 6 a% cr@dito con a%5unos pro"eedores

dependiendo de% "o%umen de compras. erifica seriedad de propuesta por parte de% pro"eedor antes de e8ecutar

e% pedido.

erifica %a situación %e5a% de% pro"eedor con respecto de %a inscripción aentes re5u%adores 6 fisca%iadores.

La empresa considera %os si5uientes factores a %a ora de se%eccionar a sus

pro"eedores;

P3o>ee!o3 5o3 e5e3iencia, )n cuanto a e7uipos de mDsicas %as compras se

rea%ian a %a empresa AL)*AR, 6a 7ue %a misma %e distri#u6e una "ariedad de

productos durante muco tiempo, a %a cua% %a empresa considera como su Dnico

pro"eedor.

M6o!o ca6eg%3ico, La =erente propietaria rea%ia se%ección de sus pro"eedores

por cat:%o5os en cuanto a %os productos como ser; a%armas %uces F(, c:maras de

retro 6 etc. directamente de %a empresa ACS)CR' B en cuanto a %os productos

%u#ricantes 6 de %impiea rea%ia su compra de %a empresa *N


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P3ecio, Iue %os precios sean accesi#%es, acorde a %a cantidad 6 ca%idad de %os

productos 7ue %a empresa re7uiera.

Se3>icio, Iue %os productos est@n =arantiado 6 7ue e% pro"eedor se

responsa#i%ice por %os productos 7ue %%e5an en ma% estado.

Ac6i>i!a!e" P3e>ia" a #a P#ani7icaci%n

A tra"@s de una carta de so%icitud a %a Sra. Rosaria Aranci#ia :rate se so%icitó;

Acta de constitución

Antecedentes de %a empresa

*anua% de unciones de% (pto. de Compras

)structura de %a empresa >or5ani5rama?

Re5istro de Comercio Nit

+rocedimientos de Contro% nterno para e% (pto. de Compras

Compro#antes Conta#%es de compras

+o%$ticas de Compras

%uo5ramas de compras

Contrato con pro"eedores

ANFLISIS *.O.D.A.

*ORTALEAS.'o iempos de entre5a de productos a% c%iente de acuerdo a% p%ao

pactado.o erificación forma%idad %e5a% de pro"eedores.

o (escuentos 6 promociones atracti"os para c%ientes potencia%es.

OPORTUNIDADES.'o mp%ementar manua% de compras.

o Crear departamento de a#astecimiento.


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o Crear nue"as sucursa%es.

DE)ILIDADES.'o )scaa de%e5ación de autoridad 6 responsa#i%idad.

o Ausencia de manua% de compras

o No rea%ia recuentos f$sicos periódicos de mercader$ao neistencia de softJare especia%iado en compras

o Ausencia en %a estructura or5aniati"a de departamento de compras.

o +rocesos etensos en %a so%icitud de mercader$a.

AMENAAS.'

o (ecretos, %e6es 6 re5u%aciones naciona%es 6 departamenta%es 7ue

afecten e% norma% funcionamiento de %a empresa.o C%ausura de% ne5ocio por irre5u%aridades tri#utarias.

o Sensi#i%idad de mercado por %a competencia forma% e informa%.

+.1 PLANI*ICACION DE LA AUDITORIA DE GESTION

Con %a información contenida en %as documentaciones so%icitadas 6 descritas en %os

puntos .1 a .9 se rea%ió;

Aná#i"i" !e #a in7o3aci%n ? !oc$en6aci%nerificada 6 ana%iada %a carta de re7uerimientos de documentación de %a

empresa se e"idencia 7ue %a misma no cuenta con %os si5uientes

documentos; Ausencia de manua% de funciones espec$ficos para cada puesto de tra#a8o

con re%ación a% :rea de compras. neistencia contro% de in"entarios.

neistencia de un departamento de compras.

Ausencia de f%uo5rama forma%.

E>a#$aci%n !e# Con63o# In6e3no)n %os procesos esta#%ecidos por %a empresa se o#ser"a %os puntos cr$ticos de

contro% interno en e% :rea de compras, sector donde se desarro%%ar: nuestro

tra#a8o.(e acuerdo a recopi%ación de información se identificó %o si5uiente;

Ausencia de +o%$ticas de compras forma%mente esta#%ecidas.


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)% re5istro de transacciones de compras se rea%ia en %os %i#ros en

forma manua% 6 poco deta%%ada. No se efectDa e% recuento f$sico a% momento de% in5reso de %a

mercader$a a in"entarios.

)scaso cana% de comunicación entre %os encar5ados de %as sucursa%es6 %a casa matri.

Ausencia de softJare especia%iado para re5istrar %as compras;

entradas 6 sa%ida de mercader$a.

)% ru#ro de% mercado en e% 7ue se desen"ue%"e %a empresa tiene un efecto ne5ati"o 6presenta un a%to 5rado de ries5o inerente de#ido a %a competencia informa%.

La ausencia de po%$ticas, manua%es, procedimientos c%aros, definidos 6 epresados

con forma%idad acia e% persona% 5eneran 7ue eista un a%to 5rado de ries5o de

contro%, %o cua% 5enerar: para %a auditor$a un a%to 5rado de ries5o para e% auditor 6

ma6or prue#as.

)n función a %a determinación de %os ries5os a%tos de %os puntos cr$ticos en e%

proceso de compras, e% enfo7ue de %a auditor$a se rea%iara mediante prue#as

mitas; Cump%imiento 6 Sustanti"as >ana%$ticas 6 a deta%%e?.


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PROGRAMAS DE AUDITORIA

EMPRESA COMERCIAL R & A S.R.L

COMPRAS LOCALES

PROGRAMA DE TRA)AJO

P3e5a3a!o 5o3,............*ecHa,.....................Re>i"a!o 5o3,..............*ecHa,.....................

Re7. a #o" PT


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1< )%a#orar cuestionarios 6 5u$as de entre"istas a %a *.A.) para conocer

e% proceso de compras.

< Ana%iar %os epedientes de auditor$as anteriores as$ como %as

recomendaciones ecas.

(< erificar %a coordinación entre "endedores 6 5erencia centra% con

respecto a compras.

+< erificar eistencia de arci"o G pro"eedores para a#astecimiento de

a%5Dn art$cu%o.

0< EMITIR CONCLUSIÓN

No corresponde para es

e%a#orar carta


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EJECUCIÓN

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ' OCTU)RE 1+


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PAPELES DE TRA)AJO

INEISTENCIA DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

(e acuerdo a entre"ista rea%iada a %a *:ima Autoridad )8ecuti"a de %a empresa en

- de septiem#re de 01, en %a cua% se pudo e"idenciar %os si5uientes aspectos;

G Ausencia de un departamento de compras.G No cuenta con normas, po%$ticas 6 procedimientos de compras forma

esta#%ecidos por %a =erencia Centra%.G No rea%ian presupuesto de compras.

G Ausencia de sistema de contro% de entradas 6 sa%idas de in"entarios.

La =erencia Centra% de#er$a crear un (epartamento de compras, dentro de% c

de#en esta#%ecer *anua% de unciones, procedimientos, presupuestos de compr

softJare de contro% de entradas 6 sa%idas de in"entarioH de#ido a 7ue este t

informa%idad por %a fa%ta de cu%tura or5aniaciona% podr$a 5enerar ineficiencia en e% u

recursos económicos 6 de sus operaciones.

ELA)ORADOR POR,KKKKK REVISADO POR,KKKKK AUTORIADO POR,K


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AUSENCIA DE )ASE DE DATOS DE PROVEEDORES

(e acuerdo a so%icitud de información re7uerida a =erencia Centra%, rea%iada en feca

septiem#re de% presente a4o, se o#tu"o %a respuesta en %a cua% se e"idencia 7ue %a )m

Comercia% R&A S.R.L. no cuenta con una #ase de datos de sus pro"eedores.

La ausencia de% uso de una #ase de datos de pro"eedores ocasionado por ineficien

po%$ticas 6 procedimientos podr$a 5enerar p@rdidas económicas futuras para %a entidad a%

en precios e%e"ados 7ue afecten %a compra de mercader$as.

)n ta% sentido se recomienda a %a =erencia Centra% instruir a% )ncar5ado de A%mac@n e%

una #ase de datos de pro"eedores en un softJare en e% 7ue se deta%%e; nom#re de% pro"

Nit, correo, dirección, te%@fono, precio, productos 7ue ofrece, para contar con inform

pertinente pre"io a %a compra de mercader$as 7ue se rea%icen.

ELA)ORADOR POR,KKKKK REVISADO POR,KKKKK AUTORIADO POR,K

/OJA DE RESUMEN DE /ALLAGOS.


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Ausencia de un departamento de compras.

No cuenta con normas, po%$ticas 6 procedimientos de compras forma%mente

esta#%ecidos por %a =erencia Centra%.

No rea%ian presupuesto de compras.

Ausencia de sistema de contro% de entradas 6 sa%idas de in"entarios.

Ausencia de #ase de datos de pro"eedores.

IN*ORME *INAL

/ALLAGOS.P3ie3 Ha##a9go, A$"encia !e $n !e5a36aen6o !e co53a".La empresa R&A S.R.L., no cuenta con un departamento de compras puesto

7ue %a propietaria es %a encar5ada de rea%iar%as.Seg$n!o Ha##a9go, No c$en6a con no3a" 5o#B6ica" ? 53oce!iien6o" !e

co53a" 7o3a#en6e e"6a2#eci!o" 5o3 #a Ge3encia Cen63a#.La empresa R&A S.R.L., no cuenta con normas, po%$ticas 6 procedimientos de

compras, si #ien %a =erencia Centra% conoce %os procedimientos 6 po%$ticas de

compras uti%iadas estas no est:n forma%mente esta#%ecidas.Te3ce3 Ha##a9go, No 3ea#i9an 53e"$5$e"6o !e co53a".La =erencia Centra% encar5ada de rea%iar %as compras no rea%ia presupuestos

para %as compras.C$a36o Ha##a9go, A$"encia !e "i"6ea !e con63o# !e en63a!a" ? "a#i!a" !e

in>en6a3io".


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No cuenta con un sistema de contro% de in"entarios tanto para %a entrada 6

sa%ida de mercader$a.@$in6o Ha##a9go, A$"encia !e 2a"e !e !a6o" !e 53o>ee!o3e".No eiste una #ase de datos de pro"eedores de mercader$a ni escrita ni

RECOMENDACIONES.

La =erencia Centra% de#er$a crear un (epartamento de compras, dentro de%

cua% se de#en esta#%ecer *anua% de unciones, procedimientos, presupuestos

de compra 6 un softJare de contro% de entradas 6 sa%idas de in"entario, adem:s

de instruir a% )ncar5ado de A%mac@n e%a#orar una #ase de datos de

pro"eedores en un softJare en e% 7ue se deta%%e; nom#re de% pro"eedor, N,

correo, dirección, te%@fono, precio, productos 7ue ofrece, para contar con

información pertinente pre"io a %a compra de mercader$as 7ue se rea%icen.


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GERENTE PROPIETARIA

ENCARGADO DEADMINISTRACION

SUPERVISOR COMERCIAL

VENDEDORES ;(< CAJEROS ;(<

ENCARGADO DE ALMACEN


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Recoen!aci%n


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Ven6a", )3presanecesidad dea#astecimiento.

Enca3ga!o !e

S$c$3"a#, Rea%i9a %aso%icitud deta%%ada a %a

=erencia Centra%

Ge3enciaCen63a#,

So%icita a A%macen %a

"erificacion de

stocK.

Enca3ga!o !e

A#acen, erifica einforma so#re %ae3istencia de% producto

so%icitado.

Ge3enciaCen63a#,

)"a%uar %anecesidad para%a reposicion de%os productosso%icitados.

Ge3encia Cen63a#, Aprue#a %a

so%icitud de compra de acuerdoa importancia 6 ur5encia de %osre7uerimientos de %as

sucursa%es.

Ge3encia Cen63a#,

Contacta a pro"eedores6 so%icita coti9aciones.

Ge3encia Cen63a#, reci#e

coti9aciones 6 e"a%Da precio6 ca%idad.

Ge3encia Cen63a#, Se

contacta con e% pro"eedorpara rea%i9ar e% pedido.

Enca3ga!o !e A#acen,/n5resa *ercaderia deacuerdo a so%icitud de

compra con super"ision de

=erencia Centra%.

Ge3encia Cen63a#,

erifica factura.

Enca3ga!o !e A#acen,(istri#u6e mercaderia se5un

so%icitud de sucursa%es.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA NACIONALES *LUOGRAMA

N

in de%procedimiento

SI


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+.+ DETALLE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES

1. Ven6a", E53e"a nece"i!a! !e a2a"6eciien6o.' So%icita a )ncar5ado desucursa% %a necesidad de a#astecimiento de productos fa%tantes.

. Enca3ga!o !e S$c$3"a#, Rea#i9a #a "o#ici6$! !e6a##a!a a Ge3encia

Cen63a#.' Los encar5ados de sucursa% se comunican con =erencia Centra%

"$a te%efónica para rea%ia %a so%icitud de a#astecimiento 6 tam#i@n en"$an

"$a )Gmai% %a so%icitud deta%%ando %a mercader$a 7ue re7uieren.(. Ge3encia Cen63a#, So#ici6a a A#acn #a >e3i7icaci%n !e "6oc.' =erencia

Centra% so%icita a% encar5ado de a%mac@n de %a casa matri 7ue "erifi7ue si

eiste en e% a%mac@n %a mercader$a 7ue re7uieren %as sucursa%es.+. Enca3ga!o !e A#acn, Ve3i7ica e in7o3a "o23e #a ei"6encia !e#

53o!$c6o "o#ici6a!o.' A% "erificar e% encar5ado de a%mac@n 7ue no eisten

en a%macenes %a mercader$a 7ue so%icitó cada sucursa%, informa dica

situación a =erencia Centra%.0. Ge3encia Cen63a#, E>a#8a #a nece"i!a! 5a3a #a 3e5o"ici%n !e #o"

53o!$c6o" "o#ici6a!o".' A% reci#ir e% informe de% encar5ado de a%mac@n,

5erencia centra% decide si es necesario rea%iar e% a#astecimiento para

atender a %a so%icitud de cada sucursa%.. Ge3encia Cen63a#, A53$e2a #a "o#ici6$! !e co53a !e ac$e3!o a

i5o36ancia ? $3gencia !e #o" 3e4$e3iien6o" !e #a" "$c$3"a#e".'

=erencia Centra% aprue#a %a so%icitud de compra de cada sucursa%, tomando

en cuenta si %a mercader$a re7uerida necesita ser repuesta inmediatamente

por ser mu6 re7uerida en e% mercado.:. Ge3encia Cen63a#, Con6ac6a a 53o>ee!o3e" ? "o#ici6a co6i9acione".'

=erencia Centra% se contacta "$a )Gmai% o te%efónica con sus pro"eedores

6 %es so%icita cotiaciones de %a mercader$a re7uerida.

=. Ge3encia Cen63a#, 3eci2e co6i9acione" ? e>a#8a 53ecio ? ca#i!a!.' A%

reci#ir %as cotiaciones de sus pro"eedores, =erencia Centra% e"a%Da

principa%mente e% precio 6 %a ca%idad de %os productos 7ue %e ofrece cada


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pro"eedor 6 procede a se%eccionar a% pro"eedor 7ue cump%a con %as

epectati"as de %a empresa.

. Ge3encia Cen63a#, Se con6ac6a con e# 53o>ee!o3 5a3a 3ea#i9a3 e#

5e!i!o.' 'na "e se%eccionado e% pro"eedor, =erencia Centra% se comunica

"$a te%efónica con dico pro"eedor 6 procede a rea%iar e% respecti"o pedido

de mercader$a.

1.Enca3ga!o !e A#acn, Ing3e"a Me3ca!e3Ba !e ac$e3!o a "o#ici6$! !e

co53a con "$5e3>i"i%n !e Ge3encia Cen63a#.' )% pro"eedor en"$a e%

pedido asta %a empresa 6 encar5ado de a%mac@n con super"isión de

=erencia Centra% reci#e e in5resa %a mercader$a asta e% a%mac@n.

11. Ge3encia Cen63a#, Ve3i7ica 7ac6$3a.' Lue5o de ser reci#ida 6 "erificada %a

mercader$a, =erencia Centra% procede a "erificar %a factura emitida por e%

pro"eedor.

1. Enca3ga!o !e A#acn, Di"63i2$?e e3ca!e3Ba "eg8n "o#ici6$! !e

"$c$3"a#e".' ina%mente e% encar5ado de a%mac@n se encar5a de distri#uir

%a mercader$a de acuerdo a %a so%itud 7ue rea%ió cada sucursa%.


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ANEOS

MANUAL DE *UNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

No23e !e# ca3go, Asistente de Compras

Ca3go !e Je7e Ine!ia6o, =erencia.

ORGANIGRAMA,

*ALTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROPUESTO...

*UNCIÓN )FSICA


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mercanc$as de acuerdo con %os re7uisitos esta#%ecidos 6 %os p%aos

pactados. )%a#orar 6 presentar informes mensua%es de %as estad$sticas de compras

c%asificadas en sus diferentes ru#ros. Rea%iar estudios 6 pro6ección de nue"os pro"eedores >Euscar para

e"a%uar precios?, como respuesta a %a constante oferta 6 demanda de %osmercados.

(esempe4ar %as dem:s funciones inerentes a% car5o 7ue %e sean

asi5nadas en forma re5u%ar u ocasiona% por su superior inmediato. *antener estricta reser"a de %a información confidencia% por moti"os de su

car5o.

LA )*+R)SA R&A )SA


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LA )*+R)SA R&A RANS+


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Santa Cruz de la Sierra, 28 de septiembre de 2.014

Se4ora;Ro"a3ia A3anci2iaGERENTE GENERAL DE EMPRESA R&A S.R.L.+resente.G


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Re7, So#ici6$! !e 2a"e !e !a6o" !e 53o>ee!o3e"

)stimada se4ora;

en5o %a comp%acencia de diri5irme a 'd., con e% fin de so%icitar e% acceso a toda

%a información disponi#%e en %a #ase de datos de sus pro"eedores.

Sin otro particu%ar, me despido de usted, atentamente, esperando su respuesta.

J/ONN ARENAS L.

Santa Cru de %a Sierra, 30 de septiem#re de .01

Se4or;

JHonn? A3ena" L.+resente.G

Re7, Re"5$e"6a a "o#ici6$! !e 2a"e !e !a6o" !e 53o>ee!o3e"

Se4or;


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)n respuesta a %a carta de so%icitud de feca - de septiem#re de% presente a4o,

comunicamos a usted 7ue %a )mpresa Comercia% R&A S.R.L., no cuenta con una

#ase de datos de sus pro"eedores.

Sin otro particu%ar, sa%udamos a usted atentamente.

ROSARIA ARANCI)IA =erente =enera%. R&A S.R.L.

LA )*+R)SA R&A


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Li#ros de anotaciones en cada sucursa% donde so%o se deta%%a e% códi5o de f:#rica

6 e% precio de cada producto.


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*OTOS DEL ALMACEN


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Proyecto Auditoria de Gestion Mauricio

Documents

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