PROYECTO CONTABLE EN MONICA 8.0

1

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO

“REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA”

ESCUELA DE CONTABILIDAD

TÍTULO: “APLICACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE QUE PERMITA ESTABLECER

LA SITUACIÓN REAL ECONÓMICA FINANCIERA EN EL COMERCIAL ORDOÑEZ

AGUIRRE DEL CANTÓN CHUNCHI, DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO

2010”

Proyecto Contable

Previo a la Obtención del Título de Técnica Superior en

Contabilidad Computarizada

AUTORA: Viviana Paola Aguirre Sanmartín

Riobamba – Ecuador

201

2

ÍNDICE Pág.

CERTIFICACIÓN i

AUTORÍA ii

APROBACIÓN iii

DEDICATORIA iv

AGRADECIMIENTO v

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I: SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 1

1.1 RESEÑA HISTÓRICA 1

1.1.1 Objetivos 2

1.1.2 Áreas y personal 3

1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 3

1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica 6

1.2.2 Misión 11

1.2.3 Visión 11

1.2.4 Políticas 12

1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 13

1.3.1 Productos y servicios 15

1.3.2 Análisis FODA 16

1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE 19

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 21

2.1. LA CONTABILIDAD 21

2.1.1 Aspectos Generales 21

2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad 22

2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES 23

3

2.3. SISTEMA CONTABLE 25

2.1.1 El Proceso Contable 25

2.1.2 Plan de Cuentas 37

2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES 39

2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales 39

2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales 39

2.5. TRIBUTACIÓN 43

2.5.1 El RUC 43

2.5.2 Impuesto al Valor Agregado 44

2.5.3 Impuesto a la Renta 45

2.5.4 Agentes de Retención 47

2.5.5 Liquidación y pago de impuestos 50

2.6. PROCEDIMIENTOS 52

2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos 52

2.6.2 Características de los procedimientos 53

2.6.3 Estructura de los procedimientos 54

2.6.4 Procedimientos Contables 55

2.7. POLÍTICAS 56

2.7.1 Tipos de Políticas 57

2.7.2 Formulación de Políticas 58

2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0 59

2.8.1 Definición y utilidad 59

CAPITULO III:PROPUESTA 63

3.1 JUSTIFICACIÓN 63

3.2 OBJETIVOS 64

3.3. SISTEMA CONTABLE 65

3.2.1 Plan de Cuentas 76

3.2.2 Procedimientos Contables 77

4

3.2.3 Políticas Contables 89

3.2.4 Diseño de Documentos Fuente 93

3.3. APLICACIÓN PRÁCTICA 97

5

ÍNDICE DE CUADROS

NOMBRE PÁG.

CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 18

CUADRO No. 2: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS 34

CUADRO No. 3: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE

CONTRIBUYENTE

43

CUADRO No. 4: MULTAS PARTA DECLARACIONES TARDÍAS 51

6

ÍNDICE DE GRÁFICOS

NOMBRE PÁG.

GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE

COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 4

GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA

COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 5

GRÁFICO No. 03: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 14

GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA 42

GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0 59

GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0 60

GRÁFICO No. 07: MENÚ PARÁMETROS 67

GRÁFICO No. 08: MENÚ PARÁMETROS VERSIÓN PREVIA 68

GRÁFICO No. 09: MENÚ PARÁMETROS OPCIÓN OTRA EMPRESA 70

GRÁFICO No. 10: MENÚ CONTABILIDAD 71

GRÁFICO No. 11: MENÚ CONTABILIDAD OPCIÓN PLAN (CATÁLOGO)

DE CUENTAS ADICIONAR CUENTA 72

GRÁFICO No. 12: DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD 73

GRÁFICO No. 13: OPCIÓN CREAR ASIENTOS CONTABLES 75

GRÁFICO No. 14: ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE 77

GRÁFICO No. 15: FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE 78

GRÁFICO No. 16: FLUJOGRAMA COMPRAS DE MERCADERÍAS Y/O

SERVICIOS 80

GRÁFICO No. 17: FLUJOGRAMA VENTAS DE MERCADERÍAS 82

GRÁFICO No. 18: FLUJOGRAMA CONTROL DE BIENES 84

GRÁFICO No. 19: FLUJOGRAMA BAJA DE ACTIVOS FIJOS 86

GRÁFICO No. 20: FLUJOGRAMA LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y PAGO

DE IMPUESTOS 88

7

LISTA DE ANEXOS

Anexo No. 1: RUC de Comercial “Ordoñez Aguirre”

Anexo No. 2: Rol y provisiones de rol

Anexo No. 3: Formulario 104A declaración mensual del IVA

Anexo No. 4: Plan de Cuentas

Anexo No. 5: Libro Diario

Anexo No. 6: Libro Mayor

Anexo No. 7: Estados Financieros

8

INTRODUCCIÓN

La información contable permite formular juicios y tomar decisiones económicas, además

ayuda a predecir los efectos futuros de dichas decisiones, a dirigir la atención a los

problemas, imperfecciones e incidencias como a las oportunidades futuras.

La contabilidad como objetivo realiza el registro y control correcto de las transacciones

efectuadas por una empresa considerando los documentos fuente que se expiden, como

evidencia de los hechos, por lo tanto el contador debe cumplir con normas y

disposiciones que regulan esta actividad profesional.

El interés de implementar un sistema contable a través de un sistema informático

(Mónica 8.0) en Comercial “Ordoñez Aguirre” del cantón Chunchi, organización dedicada

a comercializar artículos para el hogar como electrodomésticos, bicicletas, muebles,

celulares, motos, etc. surge como respuesta a la necesidad identificada por el presente

proyecto contable, siendo que la operatividad de toda practica necesita ser efectiva y

sobre todo eficiente en cada una de las funciones de la empresa, es conveniente

modernizar los procesos y sobre todo utilizar tecnología disponible y adecuada para ese

fin, dicha implementación contribuirá sobre todo a agilitar las actividades previas a la

presentación de informes económicos y financieros para la toma de decisiones.

Este documento consta de tres capítulos, el Capítulo I, trata sobre el Diagnóstico

situacional de Comercial “Ordoñez Aguirre”. El Capitulo II presenta un fundamento

teórico basado en principios, normas y demás disposiciones de aceptación general. En el

capítulo III se presenta la propuesta diseñada para mejorar la gestión contable y por

ende administrativa de la empresa, dicha propuesta presenta datos con respecto a los

requerimientos tecnológicos, materiales, personal etc., a los procesos que se deben

seguir para normar la actividad comercial de la empresa así como la demostración

práctica de la utilidad y beneficios que brinda el programa contable Mónica 8.0, se

complementa el trabajo con las conclusiones y recomendaciones.

9

Se espera que la presente propuesta sea analizada y posteriormente aplicada para

mejorar la gestión de la función contable y administrativa de la empresa y de esa manera

contribuir a superar aspectos y situaciones negativas identificadas como debilidades

dentro de la empresa por el bien de sus clientes internos y externos.

10

CAPITULO I

SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ

AGUIRRE”

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

En el Cantón Chunchi, considerando las expectativas de la colectividad en

cuanto a la necesidad de adquirir bienes muebles entre ellos

electrodomésticos para el uso del hogar de acuerdo a sus posibilidades

económicas, un visionario emprende el negocio denominado Comercial

“Ordoñez Aguirre”, que viene funcionando desde el año 2006, dentro del

área comercial.

A fin de comercializar sus productos con un servicio de calidad, ofrece

facilidades de compra a través de alternativas para adquirir bienes al

contado y a crédito; la empresa ha ido creciendo paulatinamente

principalmente por la atención amable y cortés hacía los clientes que

acuden a Comercial “Ordóñez Aguirre”; mantiene relaciones comerciales

con instituciones públicas y privadas por la seriedad con la que realiza las

transacciones.

11

Es importante indicar que la empresa empezó sus actividades con una

persona encargada de la administración, cuya acción la desarrollaba de

forma empírica pero por el incremento considerable en el volumen de

comercialización, hace un año empezó a experimentar un marcado

desarrollo.

1.1.1 Objetivos

Los directivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” se han trazado los

siguientes objetivos:

“Objetivo General:

Comercializar toda clase de bienes muebles para el hogar,

fundamentalmente para satisfacer las necesidades de los clientes.

Objetivos Específicos:

Implementar un buen sistema de información dentro y fuera de la

empresa.

Supervisar el desarrollo de las actividades de los miembros de la

empresa para logara optimizar los recursos.

Diseñar y aplicar un programa de capacitación para el personal de

la empresa para ofrecer una buena atención al cliente.

12

Innovar constante la línea de productos que se comercializan para

cumplir con las expectativas de los clientes”1

1.1.2 Áreas y personal

Cuenta con 4 personas entre personal operativo y administrativo. La

empresa no cuenta con instalaciones de su propiedad y servicios básicos

adecuados que ofrecen condiciones para desarrollar su actividad,

brindando comodidad y visibilidad tanto a los clientes internos como

externos, su distribución física es la siguiente:

ÁREA ADMINISTRATIVA: consta de una oficina, en la cual laboran el

gerente y la secretaria, que cuentan con el siguiente mobiliario:

escritorios, sillones, archivadores, computadores, teléfonos y fax,

impresoras, sillas.

ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN: integrado por los espacios para la

exhibición de los productos, atención al cliente, cobros y bodega.

1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ

AGUIRRE”

La estructura organizacional actual de la empresa según la investigación

de campo no ha sido definida de manera formal, lo que demuestra el

siguiente organigrama: 1 Archivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo

13

GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE

COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”

VENDEDOR

CONTADORVENTAS

GERENCIA

Fuente: Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo

Como se puede observar el gráfico anterior, no se visualiza una correcta

estructura organizativa, por lo que se ha determinado un organigrama

estructural en base al personal que allí labora que muestra la autoridad y

jerarquía organizacional que debería tener la empresa.

En el organigrama se presentan los niveles, departamentos y secciones

que deberían conformar la empresa.

14

GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”

CONTABILIDAD

CAJAS VENTAS

GERENCIA

SECERATARÍA

(1)

(2)

(3)

NIVELES

JERARQUICOSSIMBOLOGÍA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

LÍNEA DE AUTORIDAD

REFERENCIAS

1. EJECUTIVO

2. AUXILIAR

3. OPERATIVO

Fuente: Trabajo de campo 2010

Elaboración: Viviana Aguirre

15

1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica

A continuación se presenta las principales funciones de quienes ocupan

los puestos de trabajo según el organigrama estructural propuesto:

GERENTE GENERAL: Su principal función es planificar, dirigir, controlar

y supervisar las actividades administrativas y financieras.

Planear, organizar dirigir y controlar las actividades propias de la

empresa.

Responsabilizarse mediante inventario y caución de todos los

bienes de la empresa.

Representar de forma legal a la empresa.

Cumplir y hacer cumplir las políticas establecidas por los

propietarios de la empresa y organismos de regulación y control.

Emanar disposiciones pertinentes que permitan orientar y controlar

la utilización eficiente de los recursos humanos, económicos,

técnicos y administrativos de la empresa.

Controlar que las actividades de la empresa sean ejecutadas

dentro del marco legal cumpliendo con los fines y políticas de la

institución.

Elaborar un plan anual de actividades.

Elaborar el presupuesto de la empresa.

16

Realizar análisis de la información económica financiera y tomar

decisiones pertinentes en pos de alcanzar los objetivos propuestos.

Supervisar el uso y mantenimiento de instalaciones de la empresa

y de los demás activos.

Atender y dar soluciones a los problemas que se presentan dentro

de la empresa.

Informar periódicamente a los propietarios de las actividades

realizadas.

SECRETARIA GENERAL

Efectuar actividades de secretaría y apoyo a las gestiones del

gerente de la empresa.

Actualizar el archivo de la unidad departamental.

Redactar correspondencia de rutina.

Atender llamadas telefónicas.

Elaborar (digitar o mecanografiar) matrices y cuadros estadísticos.

Receptar la correspondencia y distribuirla a las diferentes

secciones.

Atener al público y dar información sobre las actividades que

realiza la empresa.

Administrar el fondo de caja chica.

Coordinar la ejecución de trabajo de secretaría y manejo de

archivos.

17

Asistir a sesiones del departamento, tomar versiones taquigráficas

y digitarlas o mecanografiarlas

CONTADOR:

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por la ley,

reglamentos internos en coordinación con las NEC, PCGA, NEA y

las demás disposiciones que regulan la actividad contable en el

Ecuador.

Elaborar y legalizar los Estados Financieros de la empresa.

Mantener un sistema adecuado de contabilidad de acuerdo a las

necesidades de la entidad.

Someter anualmente a consideración de los directivos de la

empresa los Estados Financieros con sus correspondientes

anexos.

Revisar y validar la información contable que se presente del

negocio.

Exigir diariamente la información básica a los responsables, sobre

todas las operaciones económicas financieras que se realizan en la

empresa.

Participar en la elaboración del presupuesto anual conjuntamente

con el Gerente.

Realizar las demás actividades ordenadas por sus superiores que

estén en relación con la naturaleza de su trabajo.

18

VENDEDORES.- Se encuentran dentro del departamento de

Contabilidad.

Realizar actividades de ventas.

Relacionarse con los clientes.

Ser eficientes, eficaces rápidos en sus funciones.

Despejar las inquietudes de los clientes.

Obedecer a sus superiores.

Acoplarse a los reglamentos de la Institución.

Coordinar estrategias de publicidad con el Gerente General que

estén de acorde con el producto que se quiera promocionar.

Preocuparse de la buena imagen de la entidad para así atraer a la

clientela.

Promocionar la variedad de productos existentes dentro del

Almacén.

Evaluar periódicamente si las estrategias que se han puesto en

práctica son las correctas.

Entregar la mercadería con puntualidad.

Verificar que el producto o los productos a ser entregar estén en

óptimo estado.

Verificar las guías de transporte de mercaderías que le han sido

entregadas.

Responsabilizarse por los bienes y productos que le han sido

entregados.

19

CAJERA(O) 1 2

Realizar el cobro de valores por la venta de los productos entre

otros.

Responsabilizarse de la custodia de especies valoradas a su cargo

y entregar los valores correspondientes, al inmediato superior.

Realizar estados diarios, semanales o mensuales de las

recaudaciones efectuadas.

Emitir recibos o comprobantes de pago por los cobros efectuados.

Facturar las ventas de conformidad a lo establecido por el SRI, a

efectos de las liquidaciones periódicas del IVA y del ICE.

Registrar las ventas a crédito y remitir mensualmente informes a la

dirección financiera.

Realizar depósitos bancarios de los valores correspondientes a las

ventas diarias en efectivo.

JEFE DE VENTAS

Diseñar planes de ventas con su respectiva justificación e

información fuente.

Control de las actividades del personal de ventas.

Determinar las acciones a efectuar para la promoción de los

productos.

Elaborar el plan de ventas anualmente.

20

Diseñar el plan de publicidad y determinar los medios de

comunicación para su ejecución.

Elaborar y presentar informes periódicos sobre las actividades

realizadas al inmediato superior.

1.2.2 Misión

Como la empresa no cuenta con una filosofía definida para el desarrollo

de su actividad pero si con un sentido de compromiso y trabajo muy fuerte

por parte de sus colaboradores o empleados, se ha definido la filosofía en

base a la actividad que desarrollo y el criterio de sus integrantes.

Misión Propuesta: “A través de la comercialización brindar la mayor

gama de electrodomésticos, muebles, motos, bicicletas, teléfonos móviles

y más bienes muebles para los hogares del cantón Chunchi, en las

mejores marcas a precios económicos y buenas condiciones de pago

para lograr la satisfacción de los clientes”2

1.2.3 Visión

Al igual que la misión se ha propuesto lo siguiente:

Visión Propuesta: “Convertirse para el año 2015 en una empresa

comercial de bienes muebles para el hogar líder en el cantón Chunchi y 2 Autora Viviana Aguirre

21

sus alrededores con infraestructura adecuada a las necesidades del

mercado local y regional, con una sólida imagen y garantía en la calidad

de sus productos”3

1.2.4 Políticas

POLÍTICAS DE COMPRAS Y VENTAS:

“Se denomina política de compras y ventas a los criterios generados

desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos

de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para realizar todas

las adquisiciones de una empresa.

Las Políticas de compra formalizan el compromiso de empresas

consumidoras con la compra de productos certificados. Su atractivo es

que son voluntarias, mejoran la imagen de la empresa y especifican una

preferencia por la compra de madera certificada conforme esté disponible.

"Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que

bien pueden resumir la definición de la función de compras”4

Actualmente la empresa se maneja con las siguientes políticas de

compras:

3 Autora Viviana Aguirre

4 http://www.buenastareas.com/ensayos/Politica-De-Compra/130218.html

22

Efectuar compras a crédito

Crédito de 3,6,9,12 y 18 meses plazo

Descuento en el pago de mercaderías realizadas en efectivo

La adquisición de las mercaderías a los distintos proveedores debe

ajustarse a las tendencias del mercado

POLÍTICAS DE VENTAS:

Crédito en las ventas de mercaderías de 3,6,9,12 meses plazo

Descuentos en las ventas de mercaderías en efectivo, cheques y

tarjetas de crédito

Las mercaderías serán entregadas a domicilio sin recargos

1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”

Respecto a los clientes de la empresa, se puede indicar que existen

clientes reales y potenciales, actualmente la empresa tiene como objetivo

cubrir todo el mercado del cantón y a futuro cubrir los mercados de las

parroquias aledañas y cantones de la provincia, cabe indicar también que

los productos que comercializa la empresa son los requeridos de acuerdo

a las necesidades de los clientes, es decir que Comercial “Ordoñez

Aguirre” actúa pensando en sus clientes.

Para poder satisfacer las necesidades de los clientes Comercial “Ordoñez

Aguirre” realiza pedidos y operaciones con varios proveedores, tales

23

como: JADECO, MUEBLES METÁLICOS, IMPORTADORA

TOMEBAMBA, MABE ECUADOR S.A., NATIONAL SALES Cia. Ltda.,

ELECTROLUX C.A., ECUACOLCHONES, DISMAYOR S.A.

EXPOCARGA S.A., COMERCIALIZADORA JVC Cia. Ltda., cabe indicar

que durante el transcurso de este año, las ventas se han incrementado,

ya que los precios son económicos y con atractivas condiciones de pago y

promociones.

Comercial “Ordoñez” esta ubicado en las calles Manuel Reyes y General

Córdova del cantón Chunchi, telefax. 032 937101 celular: 097040161.

GRÁFICO No. 3: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”



BODEGA

ÁREA

ADMINISTRATIVA

ÁREA DE

COMERCIALIZACIÓN

VENTAS

CALLE GENERAL CÓRDOVA

CA

LL

E M

AN

UE

L R

EY

ES

PLAZA CENTRAL DE CHUNCHI

24

El horario de atención de Comercial “Ordoñez Aguirre” es de domingo a

viernes de 08H00 a 22H00 sin cerrar al medio día y los días sábados de

acuerdo a las circunstancias.

El mercado que cubre la empresa específicamente es el cantón Chunchi,

sin embargo sus directivos han decido continuar con la venta a domicilio

por lo que se extiende el mercado a todas las parroquias del mismo,

gracias a la iniciativa de satisfacer las necesidades del mercado. Cabe

indicar que el mercado hacia el cual se dirige la empresa esta integrado

por todas las personas que forman parte de la población económicamente

activa (amas de casa, padres de familia, jóvenes, adultos, familiares de

los emigrantes del cantón)

1.3.1 Productos y servicios

La actividad principal de Comercial “Ordoñez Aguirre” es la de

comercializar electrodomésticos, muebles y demás bienes muebles para

el hogar como equipos de audio y video, electrodomésticos de línea

blanca, bicicletas, camas, armarios, colchones, celulares, etc. para lo cual

cuenta con diferentes proveedores a nivel nacional. La empresa se

caracteriza por ofrecer productos garantizados, considerando el avance

tecnológico y los estándares de calidad exigidos por los clientes.

Los productos que ofrece Comercial “Ordoñez Aguirre” son:

25

Electrodomésticos: En las marcas MABE, INDURAMA, LG,

PANASONIC, AIWA, SAMSUNG, SONY, DUREX, PHILIPS, entre

otros.

Muebles: juegos de sala, comedor, dormitorio, cocina, estudio.

Motos: RANGER, QINGQI, SUZUKI, MOTOTRACK, MOTOR UNO,

KAWASAKI,

Celulares: Nokia, LG, SAMSUNG, SONY, MOTOROLA, entre otros

para las bandas de PORTA y MOVISTAR.

Bicicletas: para niños y adultos en diferentes marcas, modelos y

colores, y más productos para el hogar.

La venta se realiza al contado y a crédito hasta un año plazo, la cartera de

crédito de la empresa es buena ya que los clientes cumplen con sus

obligaciones de manera propicia para la empresa.

1.3.2 Análisis FODA

“El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro

de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta

manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello

tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las

palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

26

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y

por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.

Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen,

actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,

explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la

empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición

desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,

habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan

positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que

pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su

simpleza residen conceptos fundamentales de la Administración.”5

5 http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html

27

CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Ubicación estratégica, ya que se encuentra situada diagonal al mercado central del cantón lo cual favorece a la empresas por que es un lugar muy concurrido.

Personal comprometido con la empresa, los colaboradores de Comercial “Ordoñez Aguirre” están conscientes de que sus acciones inciden en la productividad de la organización por lo que siempre están dispuestos a dar lo mejor en el desarrollo de sus actividades.

Comercialización de productos de marcas reconocidas, es evidente que la marca de un producto incide para su adquisición por lo cual la visita de clientes a la empresa esta asegurada.

Solvencia económica, representada por su capacidad de pago y disponibilidad de efectivo para solventar su capital de trabajo.

Buena atención al cliente, demostrada a través de la amabilidad y cordialidad del personal de la empresa.

Promociones especiales, para fechas importantes.

Estabilidad laboral para su personal.

• Crecimiento y desarrollo económico y social del cantón y sus alrededores impulsado por autoridades de turno.

• Impulso al desarrollo microempresrial por parte del estado. • Bono de desarrollo humano, las personas cuentan con ingresos para adquirir

algún bien para su hogar. • Acceso y avance tecnológico, las personas requieren bienes que les permitan

satisfacer sus necesidades de forma moderna, actualizada y rápida.

DEBILIDADES AMENAZAS Falta de capacitación permanente para todo el personal, actualmente la

empresa requiere de capacitación en todas las áreas.

Falta de un sistema contable adecuado a su actividad.

Falta de variedad de productos por la inexistencia de un estudio de mercado para identificar los requerimientos de los clientes.

Falta control interno para identificar puntos críticos en el desarrollo administrativo y financiero de la empresa.

Falta de una estructura organizacional que considere e identifique a todos los puestos de trabajo de la empresa.

• Competencia desleal, publicidad y propaganda engañosa. • Contrabando, la comercialización ilegal de productos de la línea de la empresa. • Especulación del mercado, variación de precios por acontecimientos económicos,

políticos y sociales del país. • Protestas y paralizaciones indígenas, obstaculizan el transporte de los productos.



28

1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE

Según el Servicio de Rentas Internas “Comercial Ordoñez Aguirre” está

registrada bajo la razón social de Jorge Luis Ordoñez Santander

iniciando la actividad económica el 22 de Junio del 2006; con el RUC Nº

0302065222001 (Ver Anexo #1), el domicilio principal es en las calles

Manuel reyes y General Córdova; el contribuyente no está obligado a

llevar contabilidad, y debe presentar la declaración mensual del IVA.

Debido a las disposiciones de ley que dice: “Están obligados a llevar

contabilidad las personas naturales que realicen actividades

empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1

de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y cuatro mi

dólares (24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio

inmediato anterior sean superiores a los cuarenta mil dólares (40.000

USD) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades

agrícolas, pecuarias, forestales o similares.

Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que

operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el

inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos,

agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar

una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible”.6

6 Ley de Régimen Tributario Interno. Reforma. Art. 19. Pág. 11

29

Comercial “Ordoñez Aguirre” realiza los registros de ingresos y egresos a

través de hojas de cálculo en el programa Microsoft Excel para facilitar

datos respecto a la declaración del IVA al final de cada mes.

Esto significa que no dispone de instrumentos o herramientas para

sustentar el registro debido de los moviemientos económicos financieros

de la empresa lo cual impide revelar la real situación económica financiera

de Comercial “Ordoñez Aguirre”.

30

CAPÍTULO II

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1. LA CONTABILIDAD

2.1.1 Aspectos Generales

¨La contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos

financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas

con las operaciones de una empresa”7

“Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite

analizar en un tiempo determinado el resultado de nuestras actividades,

razón suficiente para fundamental teóricamente la presente

investigación”8

“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de

las ciencias administrativas que se sustenta en principios y

procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los

objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en

operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento,

7 HARGADON, Bernard: Principios de Contabilidad, Pág. 9

8 DÁVALOS, Nelson: Contabilidad General, Pag. 28

31

con las finalidades de informar e interpretar la situación económica

financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o

ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad”9.

"La Contabilidad es la técnica que registra analiza e interpreta

cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una

empresa” 10

2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad

Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite

analizar en un tiempo determinado el resultado de las actividades

económicas y financieras de una empresa. A través de la contabilidad se

puede conocer:

Cuanto debemos y cuanto nos deben.

Quienes nos deben y a quienes debemos

El movimiento de ingresos y egresos, variaciones del capital.

Saldos finales de las cuentas a cualquier fecha.

Información que permita a los directivos tomar decisiones correctas

con relación al movimiento económico de la empresa.

Objetivos de la contabilidad:

Conocer la situación económica-financiera de una empresa en un

período determinado, en que generalmente es de un año, así como

9 OROZCO Cadena, José: Contabilidad General Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional Pág. 1

10 ZAPATA Sánchez, Pedro: Contabilidad General, 4 Edición ,2002 Pág.16

32

también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para

poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa.

Introducir mejoras en su gestión, dando paso a la implantación de

sistemas contables.

Mejorar significativamente los sistemas contables a fin de que

cumplan con sus funciones: la información y control.

2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES

El reglamento que rige a la contabilidad dice que se llevará la contabilidad

en forma obligatoria:

Por el sistema de la partida doble

En idioma nacional (castellano) y

En moneda nacional, para registrar el movimiento económico y

determinar los resultados del respectivo año fiscal (“Que a partir

del 1ro. de Abril del 2000 se lo hará en USD dólares americanos,

valorados a s/. 25.000 c/u, esto por la dolarización implantada en

nuestro país”).

La ley, determina que el ejercicio económico de las empresas

termina anualmente el 31 de diciembre de cada año, salvo

autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas SRI).

En caso de incumplimiento, se procederá a la determinación

presuntiva de conformidad con lo dispuesto en la ley.

33

Es obligación de todas las empresas enviar copias de los

Balances de Situación y de Pérdidas y Ganancias, conjuntamente

con la declaración y pago del impuesto a la Renta al SRI, o a sus

respectivas delegaciones para el resto de provincias, de acuerdo

al noveno dígito del RUC y el plazo establecido por la ley; así

como las empresas sujetas al control y vigilancia de la

Superintendencia de Compañías (es decir que tenga personería

jurídica) deberán presentar a este organismo el informe del

gerente y comisario de la empresa, hasta el primer cuatrimestre

del año siguiente al del ejercicio económico.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son

conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e

identificación del ente económico, de la forma de cuantificación y de las

técnicas de presentación de informes financieros.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) han contribuido a

mejorar los informes contables de todo el mundo. En Ecuador se han

emitido 27, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos,

regulan el registro y control contable, la elaboración y presentación de

estados financieros.

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son el producto de

grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas,

financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para

34

estandarizar la información financiera presentada en los estados

financieros. Las NIC, son un conjunto de normas o leyes que establecen

la información que deben presentarse en los estados financieros y la

forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC

no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino

más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias

comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la

información financiera. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor,

cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del

negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una

empresa. Las NIC son emitidas por el Internacional Accounting Standards

Board (anterior Internacional Accounting Standards Committee)”11

2.3. SISTEMA CONTABLE

2.1.1 El Proceso Contable

Para hablar del proceso contable es importante considerar los siguientes

aspectos:

a) LA PARTIDA DOBLE: constituye el principio de contabilidad

generalmente aceptado (PCGA) más práctico, útil y conveniente

para producir los estados financieros. Consiste en que cada hecho u

operación que se realice afectará, por lo menos a dos partidas o 11

http://www.gesfomedia.com/manuales_contabilidad.html

35

cuentas contables; por lo tanto, el uso de la partida doble propicia

esta regla; no habrá deudor sin acreedor, y viceversa. Este principio

tiene dos enunciados:

Toda cuenta, sin excepción, se debe considerar personificada: a

una cuenta s le considerara una persona, pero en forma abstracta.

Por esta consideración, hablaremos de cuentas deudoras y

cuentas acreedoras.

En toda transacción mercantil no hay deudor sin acreedor, ni

acreedor sin deudor toda transacción que se realice en la empresa

será registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en

cuentas acreedoras que entregan valores.

Pero es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el

fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las

diferentes transacciones. Preguntas directrices:

¿Cuáles son las cuentas que intervienen?

Qué cuenta recibe y qué cuenta entrega?

¿Por cuánto recibe? , ¿Por cuánto entrega?

En toda operación, la suma deudora debe coincidir exactamente con la

suma acreedora.

36

b) LA ECUACIÓN CONTABLE: la ecuación contable es la fórmula

fundamental en que se basa la contabilidad para desarrollar

técnicamente su sistema.

Ejemplo: La Empresa Comercial “Ordoñez Aguirre”, dispone de la

siguiente situación financiera al 31 de diciembre del 2009 y desea

emprender un negocio de comercialización:

Dinero en efectivo 3.0000,00

Edificio de su propiedad 6.000,00

Mercaderías 30.000,00

Deuda con documento a Casa Comercial “NN” 500,00

Deuda a proveedores 300,00

La presentación de la ecuación contable será:

Conclusión: La ecuación contable de la empresa Comercial “Ordoñez

Aguirre” sería:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

39.300,00 = 800,00 + 38.500,00

ACTIVO

Caja 300,00

Mercaderías 30000,00

Edificios 6.000,00

PASIVO

Proveedores 300,00

Documentos por Pagar 500,00

TOTAL PASIVO 800,00

Total Activo 39.300,00

PATRIMONIO

Capital 38.500,00

Total P. y Patrimonio 39.300,00

37

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

PASIVO = ACTIVO - CAPITAL

CAPITAL = ACTIVO - PASIVO

Los elementos que intervienen en la ecuación contable son: ACTIVO =

PASIVO + CAPITAL

ACTIVO: Es todo lo que posee o le adeudan a la empresa, ejemplo:

CAJA

BANCOS

CUENTAS POR COBRAR

DOCUMENTOS POR COBRAR

MERCADERÍAS

ACTIVOS FINOS

PAGOS POR ADELANTADO

PASIVO: Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la

empresa, propietario(s), socios, accionistas; según el caso) ejemplo:

OBLIGACIONES PATRONALES POR PAGAR

IESS POR PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

DOCUMENTOS POR PAGAR

HIPOTECAS POR PAGAR

COBROS POR ADELANTADO

38

PATRIMONIO: El capital constituye el aporte; en dinero y/o en bienes,

efectuado por los propietarios, socios o accionistas de la empresa;

según el caso, o también se establece por diferencias entre el activo

y el pasivo). Y esta integrado básicamente por las siguientes cuentas:

CAPITAL (Conocido también como capital social)

RESERVAS (Legal, Facultativa, Estatutaria,) según el caso

(+) UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS (Ejercicios anteriores)

(-) PÉRDIDAS DEL PRESENTE EJERCICIO ECONÓMICO. ETC.

TRANSACCIÓN COMERCIAL: es el intercambio de bienes y/o

servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades

humanas, intercambio que tiene indispensablemente dos etapas

simultáneas que son:

1) Recibimos el bien (mercaderías, vehículos etc.) ó el servicio (agua,

luz, teléfono, arriendo, sueldos, etc.) parte real de la transacción.

2) Entregamos el precio o valor de dicho bien o servicio

Ejemplo: Compramos 10 cocinas a $ 300,00 c/u

PASO 1: Recibimos las 10 cocinas a $ 300,00 c/u = $ 30000.

PASO 2: Entregamos El valor de $ 33.360,00 en efectivo por la compra

de cocinas más IVA 12%.

39

LIBRO DIARIO: Es la acción de trasladar los datos de la transacción al

libro diario de la empresa. Toda jornalización tiene dos pasos:

1. Se analiza el principio de la partida doble es decir la cuenta o las

cuentas que reciben son deudoras (van al DEBE); y la cuenta o las

cuentas que entregan son (ACREEDORAS).

2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro

diario.

El asiento contable o registro de entrada original es la formula técnica de

anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble. Todo

asiento contiene:

Fecha

Cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado

Explicación del asiento y el comprobante que originó a

jornalización. Los asientos se clasifican en: simples, compuestos y

mixtos.

Asientos Simples, constan de una cuenta deudora y una cuenta

acreedora, por ejemplo:

FECHA DETALLE DEBE HABER

01/06/2010

-1- CAJA CUENTAS POR COBRAR Ref. registro del valor cancelado al cliente Marcelo Flores

500.00

500.00

40

Asientos Compuestos, constan de dos o más cuentas deudoras y una o

más cuentas acreedoras, por ejemplo:


01/06/2010

-1- MUEBLES DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA

DOCUMENTOS POR PAGAR BANCOS

Ref. Compra de muebles y equipo para of. 50% al contado y 50% a 30 días plazo.

100.00 150.00

125.00 125.00

Asientos mixtos, constan de una cuenta deudora y dos o más

acreedoras, o viceversa, por ejemplo:


01/06/2010

-1- CUENTAS POR COBRAR CAJA VENTAS Ref. venta de mercaderías

2.000.00 10.000.00

12.000.00

MAYORIZACIÓN: Agrupa los valores de cada una de las cuentas del

libro mayor con sus respectivas sumas y saldos. El libro mayor es el

segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea

el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma

particular

TÍTULO O NOMBRE DE LA CUENTA

DEBE HABER

SALDO

También se conoce otro rayado del libro mayor:

COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” LIBRO MAYOR PRINCIPAL

Cuenta: __________ Código: __________

FECHA DESCRIPCIÓN # ASIENTO MOVIMIENTO SALDO

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

41

El procedimiento que se debe seguir para mayorizar los asientos

contables es el siguiente:

Se debe trasladar cuenta por cuenta, las cuentas que constan en el

libro diario.

A cada cuenta asígnele una tarjeta y escriba el nombre completo

de la cuenta.

Pase los valores de la cuenta que constan en el diario, si están en

el debe al debe; si están en el haber al haber de la respectiva

cuenta.

Luego se debe obtener los saldos, así asigne a los valores del

DEBE el signo (+), y si están en el haber el signo (-), luego se

debe obtener la diferencia matemática, si el resultado es positivo,

se trata de un saldo deudor; por el contrario si el valor es negativo,

se trata de un saldo acreedor. Se puede dar 3 tipos de saldos:

Saldo Deudor, Saldo Acreedor y Saldo Nulo.

BALANCE DE COMPROBACIÓN: Para su elaboración se trasladan

las cuentas con sus respectivas sumas y saldos en el orden que

aparecen en el libro mayor al finalizar un ejercicio contable; en la

práctica se presenta mensualmente ya que da la pauta para verificar si

se han registrado correctamente las diferentes transacciones. Por

norma general, la sumatoria de las cuentas del debe como las del

haber deben ser extremadamente iguales; “esto por el principio de la

partida doble”.

42

REGULACIÓN Y AJUSTE DE CUENTAS.- Significa dejar los saldos

de una cuenta en su verdadero valor la fecha de presentación de los

estados financieros. Es verificar la exactitud de la cuenta a una fecha

determinada. Las clases de ajustes que se pueden presentar en un

período contable son los siguientes:

Acumulados por gasto: Se presentan cuando al término del

período contable se ha realizado un gasto, el mismo que aun no ha

sido cancelado. Aparece una cuenta deudora de gasto y como no

se ha cancelado surge una cuenta acreedora “acumulado por

pagar” y se la clasifica en los pasivos corrientes. Ejemplo:

Folio No. 01

FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

30-06-10 30-06-10

-X- Gasto Sueldos y Salarios Sueldo y salarios acumulados por pagar P/r sueldos por pagar mes de mayo

-x- Gasto Publicidad y Propaganda Publicidad y Propaganda Acumulada por Pagar. P/r. Publicidad y propaganda por pagar

850.00 500.00

850.00 500.00

Acumulados por Rentas: Surge cuando el término del período

contable la empresa a vendido un servicio, el mismo que aun no ha

sido cobrado, aparare una cuenta deudora de activo corriente

exigible y una cuenta acreedora de renta, grupo de cuenta de otros

ingresos.

Diferido por Gasto: Son futuros gastos, que siendo cuentas de

activos (pagos anticipados), se convierten en gastos ciertos con

43

el transcurso del tiempo de acuerdo como se va recibiendo el

servicio.

Diferidos por Rentas: Son futuras rentas, cobradas por la

empresa antes de entregar el servicio y que se convierten en

rentas ciertas cuando ya se entrega el servicio.

Por Inventario: Cundo se utiliza las cuentas del sistema de cuenta

múltiple para el registro de transacciones de compras y ventas de

mercaderías y además actividades complementarias, al finalizar el

período contable debe realizarse ajustes para determinar compras

y ventas netas, costo de ventas y utilidad bruta en ventas.

Por Valuación: Ajustes por valuación contable, cualquier cantidad

diferente de una erogación en efectivo utilizada como base

contable; y Ajustes por depreciación, los activos fijos de la empresa

están sujetos al desgaste o al deterioro físico como consecuencia

de su uso y falta de uso, por lo que es necesario depreciarlos.

Los métodos utilizados son: Línea Recta, Método Legal y Suma de

dígitos (ascendente y descendente).

CUADRO No. 02: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

NOMBRE DEL ACTIVO PORCENTAJE

Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares

5% anual

Instalaciones, maquinaria, equipo y muebles 10% anual

Vehículos, equipos de trasporte y equipo caminero móvil.

20% anual

Equipos de computo y software 33% anual

Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 17

44

Ejemplo: Cuando se adquiere un activo; un vehículo en $ 50.000,00

pagadero con cheque No. 685421 de nuestra cta. cte. del banco

Pichincha.

Folio: 03


30-06-10

-X- Vehículos Bancos P/r la compra del vehículo

50.000

50.000

Cuando se registra el gasto por depreciación anual, al cierre del ejercicio

económico mediante el asiento de ajuste:


31-12-10

-X- Depreciación Vehículos Depr. Acumulada Vehículos p/r. la depreciación del vehículo

9.000

9.000

ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros son informes que

se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de

proporcionar información sobre la situación económica y financiera de

la empresa. Los principales estados financieros tienen como objetivo

informar sobre la situación financiera de la empresa a una fecha

determinada, sobre los resultados de sus operaciones y el flujo del

efectivo.

El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias: El estado de

resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa

y su resultado final, ya sea de ganancia o de pérdida.

45

El Balance General o de Situación Financiera.- Es un informe

contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de

Activo, Pasivo, y Patrimonio y determina la posición financiera de la

empresa en un momento dado.

El Estado de Flujo de Caja.- Demuestra el comportamiento del

dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio económico), con el

objeto de no ocasionar desequilibrios económicos.

El Estado de Superávit o Ganancias Retenidas.- Es un Estado

Financiero, que demuestra los cambios o variaciones ocurridos en

ciertas cuenta patrimoniales pomo por ejemplo las utilidades o

pérdidas que han sido distribuidas a los socios o accionistas (en

ejercicios anteriores y durante el presente ejercicio económico), se

elabora para conocimiento de los socios o accionistas de la

empresa, quienes podrán analizar e interpretar sobre el

comportamiento de su capital.

ANÁLISIS FINANCIERO: Evaluación y diagnostico económico-

financiero de la empresa, mediante la relación de ciertos índices que

permite analizar con objetividad el comportamiento de las cuentas que

interesa conocer para la toma oportuna de decisiones.

46

2.1.2 Plan de Cuentas

Es un listado lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las

sub-cuentas con su denominación y código correspondiente que

intervienen en el proceso contable de una entidad específica.

El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a

la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente

para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control, se diseña y

elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados

y las normas de contabilidad. El plan de debe estructurar de acuerdo con

la necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se

elaborará luego de un estudio preciso que permita conocer sus metas,

particularidades, políticas, etc. La estructura del plan de cuentas debe

partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados,

presentan los siguientes niveles:

Primer Nivel.- El grupo está dado por términos de la situación financiera,

económica y potencial, así:

Situación Financiera: Activo, Pasivo y Patrimonio

Situación económica: Cuentas de resultados deudoras (gasto) y

Cuentas de resultados acreedoras (rentas)

Situación Potencial: Cuentas de Orden

47

Segundo Nivel.- El subgrupo está dado por la división racional de los

grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así:

El activo se desagrega bajo el criterio de liquidez: Activo corriente,

Activo Fijo o propiedad, planta y equipo, Diferidos y Otros Activos

El pasivo, se desagrega bajo el criterio de temporalidad: Pasivo

corriente (a corto plazo), Pasivo Fijo (largo plazo), Diferidos y Otros

Pasivos.

El patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: Capital,

Reservas, Superávit de capital y Resultados.

La cuentas de resultados deudoras (gastos) se desagregan así:

Operacionales, No operacionales y Extraordinarios.

Las cuentas de orden se desagregan en: Deudoras y Acreedoras

Codificación de Cuentas, “Es la expresión resumida en una idea a

través de la utilización de números y/o símbolos, en consecuencia, el

código viene a ser el equivalente al nombre”.12

ACTIVO, INGRESOS Y GASTOS PASIVO, PATRIMONIO

0. PARTE

0.0. SECCIÓN

0.0.0 SUB. SECCIÓN

0.0.0.00. CUENTA

0.0.0.00.000 SUB- CUENTA

0. PARTE

0.0. SECCIÓN

0.0.0.00. CUENTA

0.0.0.00.000 SUB- CUENTA

12

VELA Pastor “Manual de Contabilidad” Edit. Ariel 1996 Pág. (35)

48

El criterio siguiente se lo aplica en las cuentas de Activo, ya que Pasivo y

Patrimonio no tienen subsecciones, por lo tanto se omite la codificación

de ese nivel. Las subcuentas se expresan con tres dígitos para que

puedan ingresarse hasta 999 subcuentas, el nivel de dígitos depende del

tamaño de la empresa.

2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES

“Representan el conjunto de ilustraciones que participan en una

transacción mercantil, constituyen la constancia de las transacciones,

proporcionan mayor grado de confiabilidad en caso de controversias”13.

2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales

Son importantes para los auxiliares, se constituyen en un momento como

prueba en la verificación de datos durante el proceso contable o después,

incluso para presentar determinados reclamos tanto del beneficiario

como del perjudicado en casos legales.

2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales

Los documentos son muy variados sin embargo estos pueden ser:

13

YENI Torres. “Didáctica de la Contabilidad y Administración” Pág. 45

49

1. Negociables: aquellos que pueden convertirse en dinero en efectivo

al momento de su presentación, tanto para pagar o respaldar una

deuda, dentro de los principales están:

Cheque: Es un documento de orden en efectivo por una cierta

cantidad y a favor de un beneficiario que pagará un banco

siempre y cuando esté bien girado y tenga fondos.

Pagaré: Documento mediante el cual una persona(s) se obliga (n)

a pagar una cierta cantidad de dinero en un plazo establecido, en

este documento se pueden hacer abonos o pagos parciales a esta

cuenta, pudiendo también ser negociado por terceras personas.

2. No Negociables: todos aquellos documentos auxiliares que sirven de

apoyo en las transacciones comerciales efectuadas y registradas en

los libros contables, nos permiten establecer determinado orden en la

organización de nuestras cuentas. Entre los principales:

Recibo: Es uno de los documentos comerciales de mayor uso, con

el recibo se prueba que una persona ha entregado a otros

determinados valores, se lo utiliza como constancia de pago por

todos los pagos.

Vale: Es un documento de mucho uso en la Institución ya que es

un formulario preimpreso en el cual se registra las transacciones

diarias, es un comprobante de egreso.

Nota de crédito (n/c): Es un documento emitido, por empresas y

bancos.

50

Nota de crédito Comercial: Documento mediante el cual se le

hace conocer al cliente, la razón por la cual se le acredita un valor

a su cuenta, en la práctica comercial las causas más usuales son:

Devolución en compras de mercaderías, por registrar fallas o no

corresponder a las características solicitadas por el cliente

Error en facturación, por mayor valor del que debió ser

facturado.

Nota de debito (N/D): Es un documento emitido, por empresas y

bancos.

Factura: Es un documento que la empresa vendedora entrega al

comprador; por la adquisición de bienes, en la que se encuentra

detallada básicamente:

51

GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA

Fuente: www.sri.gov.ec

52

Nota de crédito Bancaria: Documento mediante el cual se le

hace conocer al dueño de una cuenta corriente o cuenta de

ahorros; la razón por la cual, se le acredita un valor a

su cuenta.

2.5. TRIBUTACIÓN

2.5.1 El RUC

Registro Único de Contribuyente (RUC): El registro de contribuyente

RUC se constituye en la identificación del comerciante (persona Natural

o jurídica), requisito legal indispensable. Son agentes de retención, las

empresas e instituciones tanto públicas como las empresas del sector

privado que fuesen calificadas por el SRI como contribuyentes especiales,

que están obligados a retener en la fuente un porcentaje del IVA causado

en la compra de bienes y servicios. El Agente de percepción son los

bancos legalmente autorizados para recibir impuestos

CUADRO No. 03: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE

CONTRIBUYENTE

TIPO DE CONTRIBUYENTE FIJO OPCIONAL

Personas Naturales

Obligado a llevar contabilidad

Declaración mensual de IVA.

Declaración de Retenciones en la fuente.

Declaración de Impuesto a la Renta anual.

Presentación de Anexo Transaccional.

Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).

53

NO obligado a llevar contabilidad

Declaración mensual o semestral de IVA (según la actividad que realice).

Declaración de Impuesto a la Renta anual (siempre que supere la base anual).


Presentación de Anexo Transaccional (siempre que posea autorización de puntos de venta).

Sociedades

Privadas



Declaración de Impuesto a la Renta anual.



Públicas





Declaración de Impuesto a la Renta anual (es obligatorio para empresas públicas).

Especiales



Declaración de Impuesto a la Renta anual

Presentación de Anexo Transaccional

Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE)

Fuente: www.sri.gov.ec

2.5.2 Impuesto al Valor Agregado

Valor añadido a la transferencia de bienes o la prestación de servicios, el

objeto del impuesto corresponde a las transferencias de dominio, a las

importaciones de bienes, muebles de naturaleza corporal, en todas las

etapas de su comercialización y a la prestación de los servicios, el la

forma y condiciones que prevé la ley de régimen Tributario interno.

54

El hecho generador del IVA se causa en el momento en que se realiza

el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transmitir la

propiedad y dominio de los bienes mueble o la prestación de servicios,

hechos por los cuales se debe emitir, obligatoriamente, la respectiva

factura o documento similar.

El sujeto activo es el fisco; lo administra el Ministerio de Finanzas y

Crédito público a través del servicio de rentas internas (SRI).

2.5.3 Impuesto a la Renta

Estarán sujetos a retención del 1% los pagos o acreditaciones en cuenta

por:

a) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal,

excepto combustible y los pagos o acreditaciones en cuenta

realizadas por actividades de construcción obra material inmueble,

urbanización, lotización o actividades similares.

b) Los intereses y comisiones que causen las operaciones de crédito

entre las institución del sistema financiero. La institución financiera

que pague o acredite los rendimientos financieros actuará como

agente de retención.

c) Aquellos efectuados por concepto del servicio de transporte

privado de pasajeros transporte público o privado de carga,

prestado por personas naturales o sociedades.

55

Están sujetos a la retención del 2% los pagos o acreditaciones en cuenta

por:

Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios

en los que prevalece la mano de obra sobre el factor intelectual.

Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a

sus establecimientos aliados.

Los ingresos por concepto de intereses, descuentos y cualquier

otra clase de rendimientos financieros generados por préstamos,

cuentas corrientes, certificados financieros pólizas de

acumulación, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier

otro tipo de documentos similares, sean éstos emitidos por

sociedades constituidas o establecidos en el país, por sucesiones

indivisas o por personas naturales residentes en el Ecuador

Aquellos generados por la enajenación ocasional de acciones o

participaciones, no están sujetos a esta retención. Las ganadas de

capital no exentas originadas en la negociación de valores, no

estarán sometidas a retención en la fuente de Impuesto a la Renta;

sin embargo, los contribuyentes harán constar tales ganancias en

su declaración anual del impuesto a la Renta global.

Están sujetos a la retención del 8% los pagos o acreditaciones en cuenta

por:

a) Honorarios, comisiones, regalías y demás pagos realizados a

profesionales y a otras personas naturales nacionales o extranjeras

56

residentes en el país por más de seis meses que presten servicios

en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra.

b) Aquellos realizados a personas naturales extranjeras o nacionales

no residentes que permanezcan en el país por más de seis meses,

que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la

mano de obra.

c) Aquellos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles de

propiedad de personas naturales.

d) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y

mercantiles, por sus actividades notariales y de registro.

e) Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del

cuerpo técnico como en el caso de artistas nacionales y extranjeros

residentes.

f) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes

inmuebles a sociedades.

Todos los pagos no contemplados en los porcentajes específicos de

retención, señalado en esta resolución, están sujetos a la retención del

2%.

2.5.4 Agentes de Retención

Serán agentes de retención del impuesto a la renta:

57

Las entidades del sector público, según el Art. 118 de la

Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las personas

naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar

contabilidad, que realicen pagos o acrediten en cuenta valores que

constituyan ingresos gravados para quien los perciba;

Todos los empleadores por los pagos que realicen en concepto de

remuneración, bonificaciones camisones y más emolumentos a

favor de los contribuyentes en relación de dependencia ; y

Los contribuyentes dedicados a actividades de exportación por

todos los pagos que efectúe a sus proveedores de cualquier bien

o producto exportable, incluso aquellos de origen agropecuario.

En tanto los agentes de retención del impuesto al Valor agregado serán:

Las entidades del sector público, según la definición del Art. 118

de la Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las

personas naturales obligadas a llevar contabilidad, a las que el

servicio de rentas Internas las haya calificado como contribuyentes

especiales. La retención se efectuará sobre el IVA que deben

pagar en sus adquisiciones e bienes o servicios.

Así mismo se constituye en agente de retención del IVA toda

sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que

adquiere bienes o servicios cuyos proveedores sean personas

naturales no obligadas a llevar contabilidad.

58

Los agentes de retención están sujetos a las obligaciones y

sanciones establecidas en el Art. 49 de la Ley de Régimen

Tributario Interno”14.

Solo están facultados para retener una parte de este impuesto, los

contribuyentes especiales cuando compran a las empresas o personas

que califican como contribuyentes ordinarios /que lleven contabilidad, en

los siguientes casos:

Está autorizada a retener el 100% del IVA causado, cuando compre un

servicio gravado con el impuesto, a una persona natural no obligada a

llevar contabilidad.

El IVA retenido constituye un Pasivo para quien retiene, valor total que

debe honrarlo en las fechas que establece la ley.

Las retenciones de que fuera objeto constituye un Activo, que al fin de

mes se compensa con el IVA cobrado en las ventas.

La retención no se sujeta a devolución; por tanto, una vez retenido,

se declara en firme.

Entre contribuyente especiales no procede retención en la fuente

Son objeto de retención los proveedores, (persona natural o jurídica) que

no estén calificados como especiales, en los siguientes porcentajes:

30% del IVA en la venta de bienes 14

CALERO Carlos David. El Asesor Contable No. 74

59

70% del IVA en la venta de servicios

100% del IVA en la venta de servicios, cuando el vendedor es una

persona natural o negocios no obligados a llevar contabilidad.

2.5.5 Liquidación y pago de impuestos

Los sujetos pasivos (personas naturales ó jurídicas) presentarán

mensualmente una declaración por las operaciones gravadas con el IVA,

realizadas dentro del mes calendario inmediatamente anterior, en la forma

y plazos que establece el reglamento. Los sujetos pasivos están

obligados a presentar la declaración mensual y a efectuar la

correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las

operaciones gravadas; del impuesto líquido, se deducirá el valor del

crédito tributario por IVA pagado en las compras y por anticipo IVA

retenido.

60

CUADRO No. 04: MULTAS PARA DECLARACIONES TARDÍAS

Art. 100 LORTI Tercer Suplemento R.O. 242 del 29-Dic-2007

INFRACCIONES

IMPUESTO A LA RENTA ANUAL

FORMULARIOS 101, 102 Y 102A

RETENCIONES EN LA FUENTE MENSUAL

FORMULARIO 103

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO RETENCIONES DE IVA MENSUALES

FORMULARIO 104

IMPUESTO A LOS CONSUMOS

ESPECIALES FORMULARIO 105

MENSUAL FORMULARIO 104A

SEMESTRAL FORMULARIO 104A

SI CAUSA IMPUESTO

3% del impuesto causado por mes o

fracción de mes,

máximo hasta el 100% del impuesto causado


fracción de mes,


3% del impuesto a pagar por mes o fracción de mes,

máximo hasta el 100% del impuesto

causado

NO APLICA

3% del impuesto causado (retenido) por mes o fracción de mes,



fracción de mes,


NO CAUSA IMPUESTO

SI SE HUBIERAN GENERADO INGRESOS

SI NO SE HUBIEREN PRODUCIDO

RETENCIONES SI SE HUBIEREN PRODUCIDO VENTAS

SI NO SE HUBIEREN PRODUCIDO

RETENCIONES

SI NO SE HUBIEREN GENERADO INGRESOS

0.1% por mes o fracción de mes, de las ventas o

ingresos brutos

percibidos en el período al cual se refiere la

declaración sin exceder

el 5% de dichas ventas o ingresos

NO APLICA

0.1% por mes o fracción de mes, de las ventas

o ingresos brutos percibidos en el período al cual se refiere la declaración sin exceder el 5%

de dichas ventas o ingresos

NO APLICA NO APLICA

PUBLICACIÓN SRI

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS TASAS DE INTERÉS TRIMESTRALES POR MORA TRIBUTARIA EN PORCENTAJES

TRIMESTRE 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

ENERO-MARZO 1.171 1.026 0.736 0.824 0.904 1.340 1.143 1.149

ABRIL-JUNIO 1.089 0.994 0.825 0.816 0.860 1.304 1.155

JULIO-SEPTIEMBRE 1.115 0.931 0.814 0.780 0.824 1.199 1.155

OCTUBRE-DICIEMBRE 1.035 0.885 0.712 0.804 0.992 1.164 1.144

Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 15

61

2.6. PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control

interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,

sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,

responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y

procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan

en una organización.

2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos

1) El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para

complementar los controles de organización.

2) Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de

cada departamento, así como la actividad de la organización,

esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de

responsabilidad indefinida.

3) Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y

exacta información de los resultados operativos y de organización

en el conjunto.

4) Un sistema de información para la dirección y para los diversos

niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos

contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente

62

informativo de las operaciones, así como para exponer con

claridad, cada uno de los procedimientos.

Entre políticas de los procedimientos en general se pueden anotar:

1) Todos los procedimientos deben ser objetivos y técnicamente

identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro

del proceso productivo u operacional.

2) La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la

empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure

un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores,

fraude y corrupción.

3) La existencia del sistema presupuestario que establezca un

procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando,

de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.

4) La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se

estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los

empleados.

2.6.2 Características de los procedimientos

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar un sistema,

tienen que preparar los procedimientos integrales de las funciones de la

empresa, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar

adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los

63

encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria,

estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que

participen en el cumplimiento con la función empresarial.

2.6.3 Estructura de los procedimientos

Contenido del manual de procedimientos:

1. Título y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.

3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

4. Descripción del procedimiento.

5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del

proceso.

6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de

autocontrol.

Los procedimientos, se desarrollan para cada una de las actividades u

operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y

operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por

la ley, dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el

momento de plantear y justificar su uso.

64

2.6.4 Procedimientos Contables

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la

contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en

extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras

actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad

de los registros de la contabilidad.

Los procedimientos contables son:

1) Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con

los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general

inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance

General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado

comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y

auxiliares.

2) Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza

una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su

registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y

auxiliares de contabilidad. Al final se elabora el Balance de prueba.

3) Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:

a) Asiento de ajuste:

b) Hoja de trabajo

c) Comprobante de cierre

65

El Inventario General Final y el Balance General Consolidado, elaborados

en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el Balance

General Inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.15

2.7. POLÍTICAS

“Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de

una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la

necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está

constituida por personas. Sin embargo, en muchos sentidos esas

personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos

niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades,

etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería

a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio

criterio.

Entonces se tendrían hechos como los siguientes:

1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8

de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin

embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de

la mañana.

2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la

mejor hora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el

15

BOSCH, Julio y Vargas L. CONTABILIDAD Tomo I Cooperativa de Cultura, Publicaciones Multiactiva Ltda. Santiago, Chile, 2000. pág. 278- 296

66

jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a

las 13 horas.

3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma

materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a

horas distintas.

4. El personal de mantención debe estar prácticamente todo el día

frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados

para su revisión.

5. Existe una alta rotación de personal en la unidad de contabilidad,

pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias

y habilidades del personal recién contratado.

6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos

jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se

preocupan de ellos.

2.7.1 Tipos de Políticas

En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según

sea la forma en que se originan.

1. Políticas impuestas externamente.

2. Políticas formuladas internamente.

3. Política de selección y entrenamiento del personal.

4. Políticas de remuneraciones.

5. Políticas sobre relaciones con sindicatos.

67

6. Políticas sobre Moral Interna.”16

2.7.2 Formulación de Políticas

“Las políticas generales que se pueden plantear dentro de esta área

comprenden, entre otras.

Políticas de Comercialización: La formulación de la política en

relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de

guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que

se ofrecerá al mercado. La política de precios comprende no sólo

la determinación de los precios mismos, sino también los

programas de descuentos y otros. La fijación de la política de

distribución del producto. Finalmente, deberá fijarse la política de

ventas y la promoción de ella.

Políticas de Producción: Al igual que en la formulación de las

políticas de venta, en la fabricación del producto también deben

fijarse determinadas políticas generales. Es decir, determinar si se

debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza.

Políticas Financieras. Una de las políticas importantes en esta

área es la referente a la obtención del capital y depende en alto

grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la

disposición de hacer uso de capital exterior.

16 CHIAVENATO, Adalberto, Administración Proceso Administrativo, Teoría Proceso, Práctica, Mc Graw Hill Bogotá, Tercera Edición. Pág. # 158-165

68

Políticas sobre Personal.- En el trato con las personas, la

empresa debe desarrollar una buena planificación con el fin de

contar con participantes que no sólo sean idóneos para las

funciones y tarea que se les asignan, sino también entusiastas y

colaboradores en el proceso del logro de los objetivos”17

2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0

GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0

Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0

2.8.1 Definición y utilidad

Es un asistente en los negocios que permite resolver múltiples tareas

relacionadas a la situación contable de la empresa, que ha sido diseñada

para servir de una manera fácil y rápida, a la vez proporcionándonos la

información lo más detalladamente posible.

17

IDEM 16 Pág. 274-276

69

GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0


Este sistema está diseñado en el programa Windows, es un conjunto de

programas que permite realizar:

Facturas. Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de

ventas por clientes, por fechas, por ítem, por vendedor, sí como la

facilidad de imprimir las facturas.

Inventario. Podemos llevar el control de los ítems del inventario:

asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el

costo, y la cantidad disponible de un determinado ítem.

Cuentas por cobrar (Cartera). Permite manejar las ventas al crédito

que realizamos con nuestros clientes: Vencimiento de facturas, Cargos

70

financieros, podemos obtener los estados de cuenta por cada cliente.

En el cierre de periodos nos permite determinar cuanto nos debe cada

uno de nuestros clientes.

Cuenta corrientes. Lleva un control preciso de los montos girados, los

cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados,

montos totales para un período.

Contabilidad. Registra las actividades de la empresa mediante

asientos contables (Método de la partida doble). Lo cual involucra un

plan contable (Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos

de hasta 14 caracteres y multinivel MONICA. También el programa

nos permite modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del

negocio.

Análisis de Cuentas. Al contador le permite analizar en cualquier

momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la

empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa. La

transferencia de asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace

automáticamente.

Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier

momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance

71

de Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado de

Ganancias y Pérdidas. ofrece una gran versatilidad en el manejo de la

información, tiene pantallas intuitivas, permite tener hasta 99

empresas, las opciones son auto explicativas a demás permite corregir

errores sin mayores contratiempos.

72

CAPITULO III

PROPUESTA

3.1 JUSTIFICACIÓN

El sistema contable propuesto para registro y control de las transacciones

económicas financieras en Comercial “Ordoñez Aguirre” se basa en las

características del negocio. A fin de demostrar la viabilidad de aplicarlo a

través del programa MONICA 8.0 para el registro y control contable de la

empresa en cuestión es necesario determinar algunos parámetros a fin de

que la práctica se ajuste a las necesidades de la empresa, para el efecto

la determinación del plan de cuentas, valoración del inventario, sistema de

control de inventarios, formas de documentos fuente, asientos de cierre,

políticas y procedimientos en si aspectos que ayudará al registro de todas

las transacciones económicas financieras que al ser procesadas arrojen

los resultados reales a través de los reportes requeridos (estados

financieros).

Al contar con instrumentos y herramientas administrativas como las

mencionadas anteriormente el rendimiento de la función contable en la

empresa será productivo, y más aún lo será por la aplicación de un

sistema computarizado que permite obtener o procesar información de

73

manera rápida y efectiva a fin de que los directivos de la empresa

dispongan de datos certeros para la mejor toma de decisiones.

3.2 OBJETIVOS

Realizar la automatización de las actividades de registro y control

contable en Comercial “Ordoñez Aguirre” de la ciudad de

Riobamba a través del programa computarizado Mónica 8.0 para

facilitar y mejorar su proceso contable.

Propender una eficiente gestión contable dentro del marco de la

modernización.

Estructurar un plan de cuentas adecuado a las actividades que

desarrolla la empresa para prever la disponibilidad de cuentas

contables en el registro y control de las actividades económicas y

financieras que pueda realizar.

Establecer los requerimientos materiales y humanos para la

implementación del sistema contable automatizado.

Definir procesos contables que ayuden al desarrollo de la función

contable para normalizar sus actividades.

Precisar el ingreso y procesamiento correcto de datos en el sistema

computarizado para entregar de forma oportuna información

precisa y clara que permita una mejor toma de decisiones a los

directivos de la empresa.

74

3.3. SISTEMA CONTABLE

El sistema contable propuesto considera las características de la

empresa, es decir su actividad principal que es la compra venta de

electrodomésticos y demás bienes muebles para el hogar y la familia; así

mismo, se ha definido como sistema para el control de inventarios el de

Cuenta Múltiple, como método de valoración de inventarios el método

Promedio Ponderado por las características del mercado, para lo cual se

requiere procedimientos, políticas y formatos de documentación fuente

mismos que se presentan posteriormente.

Para ejecutar el registro y control contable a través de Monica 8.0

básicamente se requiere:

Monitor VGA (Color ó monocromático)

64 Megabytes de memoria RAM como mínimo. Se recomienda 256

megabytes ó más.

Disco Duro con al menos 60 Megabytes libres

Una impresora de 80 columnas. Se recomienda una impresora con

capacidad gráfica, por ejemplo una impresora láser, ó una

impresora de inyección de tinta (“Inkjet”) MONICA identifica el tipo

de impresora.

75

Sistema operativo Windows 98, Windows ME (milleneum),

Windows 2000, Windows XP, Windows NT ó versiones siguientes.

(recomendable Windows XP, ó Windows 2000)

Un lector de discos (CD-ROM)

Un contador y un asistente técnico

Papel

Cartuchos de tinta o toner de acuerdo al tipo de impresora

Cds y/o memory flash

Folders

La empresa cuenta con los requerimientos materiales y tecnológicos

respecto al requerimiento humano la persona que funge como secretaria

cumple tambien labores de contabilidad lo cual facilita que através de

capacitación se pueda disponer de un profesional contador (a), sobre el

asistente técnico al momento de adquirir el programa Monica 8.0 el

proveedor ofrece estos servicios como un servicio post venta a demás los

conocimientos de la autora servirán para solventar problemas o

inconvenientes básicos en el manejo del programa.

Manual de MÓNICA 8.0

Ingreso a Mónica 8.0

1. Inicio

2. Programas

3. Mónica

76

4. Luego clic en el cuadro de diálogo que dice “presione aquí para

comenzar”,

5. Luego se escoge el nombre de la empresa con la que va ha

trabajar

6. A continuación se despliega el menú principal y presenta los

módulos en los cuales se puede trabajar: A cualquiera de estas

opciones se puede ingresar dando un clic con el mouse.

Para iniciar el trabajo en MONICA por primera vez y si es necesario se

tiene que determinar los parámetros o definir los elementos básicos para

que el programa funcione de acuerdo a sus necesidades.

GRÁFICO No. 07: MENÚ PARÁMETROS


Una vez dentro de PARÁMETROS, BÁSICOS, CONTABLES Y

ACCESORIOS, se debe:

Definir la fecha de inicio de la contabilidad.

77

Definir el tipo de moneda.

Definir el método de valoración para los inventarios.

Definir la contabilidad (cuentas de cierre)

Definir las fuentes de contabilidad.

Adicionalmente el usuario puede actualizar información de versiones

previas, dando clic en parámetros y allí seleccionar Versión previa, luego

seleccionar opción desde la cual desea transferir sus datos (se puede

transferir desde la versión 4, 4.10, 5, 6 y 7).

GRÁFICO No. 08: MENÚ PARÁMETROS VERSIÓN PREVIA


Una vez realizada la transferencia de datos, ejecutar la opción de

CHEQUEAR ARCHIVOS a fin de comprobar que la transferencia se ha

realizado normalmente.

78

Crear una empresa: Para crear una empresa (se puede crear hasta 99)

se sigue el siguiente procedimiento:

a) MONICA

b) Presione aquí para comenzar

c) Parámetros

d) Otra empresa

e) Adicionar

f) Si vamos a ingresar una nueva empresa, anotamos el nombre o

razón social de la misma. Las demás opciones que aparecen en

pantalla dejamos en NO.

g) Al final se pide confirmación de la orden y aparece el directorio en

el cual se grabará la empresa. Esto es muy importante si se tiene

previsto trasladar la información a otro computador.

h) Salimos del programa y volvemos a entrar escogiendo la empresa

que creamos.

i) Parámetros / generales / básicos. Definimos nombre de la

empresa, dirección, número e teléfono, ciudad, y así se imprimirán

los encabezados de los diversos reportes. La moneda en la que

expresarán los informes.

j) Parámetros / generales / contables / inicio de la contabilidad.

Anotamos la fecha de inicio del ejercicio contable, por lo general es

01/01/2000 (día/mes/año).

79

k) Un paso muy importante si se quiere llevar la contabilidad en

MONICA consiste la definición de la contabilidad, proceso que se

realizará más adelante una vez que se haya ingresado el Plan de

Cuentas.

GRÁFICO No. 09: MENÚ PARÁMETROS OPCIÓN OTRA EMPRESA


Cuando se han definido los parámetros, es hora de elaborar el plan de

cuentas, para lo cual se aconseja seguir un criterio de codificación

definido y uniforme.

MODULO CONTABILIDAD: Para registrar las transacciones se utilizan

'libros' contables, el Libro diario por ejemplo registra las transacciones

diarias que ocurren en la empresa: ventas, compras, devoluciones, pagos

de alquiler, gastos de oficina, etc. Estas transacciones o asientos se

registran utilizando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u

80

origen del dinero, por ejemplo 'Cuentas Corrientes' identifica la cuenta

corriente de la empresa, 'Caja' identifica el dinero que tiene la empresa

en efectivo.

GRÁFICO No. 10: MENÚ CONTABILIDAD

Fuente: Microsoft Manual de usuario Mónica 8.0

Plan de Cuentas: A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un

sistema computarizado como MONICA, se debe seguir ciertos

lineamientos y/ó restricciones, aunque no es necesario definir

completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como

FACTURAS, CHEQUES, INVENTARIO, es necesario completar la

definición de los parámetros de contabilidad, a fin de poder ingresar los

asientos al LIBRO DIARIO.

81

GRÁFICO No. 11: MENÚ CONTABILIDAD OPCIÓN PLAN

(CATÁLOGO) DE CUENTAS ADICIONAR CUENTA

Fuente: Microsoft Manual de usuario Mónica 8.0

Definir Tabla de Cuentas.- Ingresar a la opción de Contabilidad del

menú principal y de allí hacer un clic en la hoja de Plan de Cuentas.

En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una

por una, para ello hacer clic en Adicionar Cuenta y se debe seguir las

instrucciones ó utilizar la tabla de cuentas predefinidas.

Adicionar, modificar cuenta. - En pantalla del plan de cuentas se le

muestra la lista de cuentas contables, hacer clic en Adicionar Cta. En

la pantalla que se muestra, ingresar el código de la cuenta y su

descripción correspondiente. Luego hacer clic en el tipo

correspondiente de cuenta: Activo, pasivo, capital, gastos, ventas.

Presionar adicionar cuando este listo. Si ha cometido un error, no se

preocupe, elegir el botón correspondiente de Modificar Cuenta

82

identificar la cuenta y realizar la modificación correspondiente,

inclusive se puede Eliminar Cta. si lo desea, siempre que el balance

de esta cuenta sea cero.

Definir Cuenta de cierre y Cuenta de Capital del Propietario. - A fin

de poder realizar el cierre de período en los libros contables, es

necesario que defina una cuenta contable en la que se sumará los

asientos de cierre para las cuentas de 'Ventas' y 'Gastos'. Crear la

cuenta de 'cierre', con la clasificación de Capital. Es decir esta cuenta

debe ser una cuenta de Capital. Lógicamente esta cuenta solamente

será utilizada por MONICA al cerrar el período. Una vez definida estas

dos cuentas, ingresar a la opción de Parámetros del menú principal y

luego a la opción de Generales, luego hacer un clic en Contables, y

finalmente un clic en definición de Contabilidad, se mostrará una

pantalla con 2 campos, en ellos se debe ingresar el código de las 2

cuentas anteriormente mencionadas.

GRÁFICO No. 12: DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD


83

Ingresar saldos iníciales. Es ideal, al iniciar una contabilidad tener, la

totalidad de las cuentas contables totalmente definidas, así como sus

saldos, es decir tener un balance de comprobación, sin embargo en la

practica es muy difícil tenerlo todo a la vez, por ello no espere a tener

todos los saldos de la empresa cuadrados para iniciar su contabilidad

con MONICA.

Balance de Comprobación. Una vez completado el proceso anterior,

obtenga un reporte de balance de comprobación; como su nombre lo

indica permite revisar los saldos que se tenían. MONICA permite una

gran flexibilidad en estos reportes; para comenzar, no es necesario

cerrar un periodo para obtener los reportes financieros. El Balance

general puede ser obtenido en cualquier mes partiendo desde el último

cierre realizado (o inicio de la contabilidad). El sistema permite iniciar

la contabilidad en cualquier mes. Cuando se llega al fin del periodo se

debe realizar el cierre normalmente, los reportes financieros, como es

lógico se generan desde el inicio de la contabilidad hasta el cierre de

período. En este punto, y antes de ingresar nuevos asientos, eliminar

cuentas contables si fuera necesario. Sin embargo por principio

contable no se puede modificar los asientos para los períodos

cerrados.

Asientos Contables: En la pantalla de la contabilidad se hace un clic en

asientos contables, luego un clic en Nuevo asiento, en el cual puede ver

84

la lista de los últimos asientos que se han registrado, luego presionar

Adiciona asiento. En esta pantalla los campos son auto explicativos para

el conocedor de la contabilidad básica de la empresa. Para llenar un

campo simplemente hacer un clic sobre el recuadro correspondiente, por

ejemplo para la descripción del asiento hacer clic sobre „Referencia‟ y

llenar la referencia correspondiente. Si no recuerda el código de la cuenta

correspondiente presionar el botón Ver tabla de cuentas, el cual le

muestra la lista de su tabla de cuentas del cual puede seleccionarlo. Si

desea eliminar una línea del asiento que se esta realizando, simplemente

se da un clic sobre la línea correspondiente y luego se presiona Borra

línea, el asiento automáticamente recalculará los saldos

correspondientes. Cuando ha terminado de ingresar el asiento

correspondiente entonces presionar agregar al Diario, si el asiento cuadra

entonces MONICA los incorpora en los libros contables este asiento.

GRÁFICO No. 13: OPCIÓN CREAR ASIENTOS CONTABLES


85

Libro Diario: Este libro contable muestra los asientos para una cuenta en

particular, para un determinado período. Se tiene la facilidad de modificar

el asiento contable de la lista de asientos del libro diario.

Libro Mayor: Al igual que el libro diario este muestra los asientos para

una cuenta en particular, para un determinado período. El libro mayor

puede ser emitido en un informe que puede ser en formato Excel, PDF.

Cierre del Período: Al Finalizar el periodo fiscal generalmente 12 meses,

el cual finaliza el 31 de diciembre se debe realizar el 'cierre' de las cuentas

de Ventas y de Gastos (y/o Costos) y obtener los reportes financieros

(Aunque con MONICA. Para proceder a cerrar el periodo fiscal en el

computador tiene que ingresar a la opción Cierre de periodo, de la opción

de Contabilidad del menú de contabilidad, luego hacer un clic en Procesar

cierre. Reportes Contables.

3.2.1 Plan de Cuentas

El siguiente esquema representa la forma como esta descrito y codificado

el plan de cuentas:

0.

0.0.

0.0.0

0.0.0.00.

0.0.0.00.000

Parte (activo)

Grupo (corriente)

Subgrupo (disponible)

Cuenta (caja)

Subcuenta (caja 1)

86

3.2.2 Procedimientos Contables

Para que la aplicación del sistema contable sea positiva se ha de seguir el

siguiente esquema del proceso contable:

GRÁFICO No. 14: ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE

Fuente: MORENO Joaquín. Contabilidad Superior Pág. 32

87

GRÁFICO No. 15: FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE

TRANSACCIONES COMERCIALES

ELABORA INVENTARIOS

INICIO

ASIENTOS DE CIERRE

CONTABLE¿VERIFICACIÓN?

FIN

SI

NO

FLUJOGRAMA: Ciclo Contable

VERIFICA EXISTENCIAS

SI

ASIENTOS DE AJUSTES CONTABLES

DIARIZACIÓN Y

MAYORIZACIÓN

ARCHIVO

DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

ASIENTO DE APERTURA

ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL

LIBRO DIARIO

BALANCE DE COMPROBACIÓN

AJUSTADOLIBRO DIARIO

DOCUMENTOS FUENTE

LIBRO MAYOR

BALANCE DE COMPROBACIÓN

HOJA DE TRABAJO

q ESTADO DE RESULTADOS q BALANCE GENERALq ESTADO DE FLUJO DE CAJAq ESTADO DE SUPERAVIT

INVENTARIOS FINALES

BALANCE GENERAL FINAL

ANÁLISIS FINANCIERO

Elaborado por: Viviana Aguirre


88

a) Procedimiento de Compras de mercaderías y/o servicios

PROCEDIMIENTO: Compras de Mercaderías y/o Servicios

# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 UNIDAD SOLICITANTE Responsable Presenta nota de requerimiento ante el gerente, para la adquisición de bienes. y/o contratación de servicios.

2 GERENCIA Gerente

Dispone al vendedor verificar la disponibilidad o existencia de bienes solicitados, quien emite un informe. Autoriza la compra de bienes y la contratación de servicios o dispone satisfacer la venta. Solicita y analiza proforma, compara con la Planificación de operaciones y autoriza con Visto Bueno y sumilla, pasa al DPTO. CONTABILIDAD para su procesamiento.

3 DPTO. CONTABILIDAD Contador Recibe la documentación, revisa el presupuesto para determinar disponibilidad de recursos, si no los hay sugiere financiamiento.

4 GERENCIA Gerente Si dispone de recursos la empresa, se realiza la adquisición, remite documentos de la compra al departamento contabilidad

5 DPTO. CONTABILIDAD Contador El contador, emite comprobante de pago y cheque, pasa al Gerente para firmar.

6 GERENCIA Gerente Revisa y firma documentos y devuelve al DPTO. CONTABILIDAD.

7 DPTO. CONTABILIDAD Contador Realiza el registro contable y archivo, remite documentos al gerente para que concluya con el proceso de adquisición.

8 DPTO. CONTABILIDAD Vendedor

Recoge el pedido de almacén, con su nota de requerimiento, este documento es remitido al DPTO. CONTABILIDAD para su regularización. Coloca la mercadería adquirida para su exhibición y posterior venta.



89

GRÁFICO No. 16: FLUJOGRAMA COMPRAS DE MERCADERÍAS Y/O SERVICIOS

DISPONE AL VENDEDOR VERIFIQUE DISPONIBILIDAD DE

REQUERIMIENTOS

ELABORA REQUERIMIENTO DE BIENES O SERVICIOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA GERENCIA

SOLICITANTE

RECIBE BIENES Y/O

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

REALIZA LA ADQUISICIÓN O

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

¿APRUEBA?

REVISA DOCUMENTOS,

REALIZA REGISTRO

CONTABLE, REMITE COPIA

DE DOCUMENTOS A

GERENCIA

FIN

SI

NO

FLUJOGRAMA: Compras de Mercaderías y/o Servicios

GERENTE

EXISTENCIA DE BIENES /

SERVICIOS INTERNOS

NO

SI


REVISA DOCUMENTOS Y PRESUPUESTO

¿DISPONE DE RECURSOS?

REVISA Y FIRMA DOCUMENTOS

SI

NO

CONTADOR

VENDEDOR

INFORME

CONTACTA PROVEEDORES Y

ADJUNTA PROFORMA

DOCUMENTOS DE LA ADQUISICIÓN O CONTRATO DE

SERVICIOS

CONTADOR

GERENTE COMPROBANTE DE PAGO, FACTURA

CHEQUE

ARCHIVO DE EXPEDIENTES

CONTADOR


GERENTE

SOLICITANTE

GERENTE




90

b) Procedimiento Ventas de Mercaderías

PROCEDIMIENTO: Venta de Mercaderías


1 DPTO. CONTABILIDAD

Vendedor

El Vendedor recibe los pedidos de la mercadería solicitada por el cliente y verifica almacén su existencia si no hay existencia solicita a bodega su revisión.


Vendedor

Verifica que exista la mercadería solicitada, en caso de no existir, devuelve el pedido con el sello “sin existencia” de lo contrario pasa a la siguiente tarea


Vendedor Entrega los productos solicitados y firma un registro de salida para constancia,


Vendedor El vendedor procede a entregar la mercadería solicitada al cliente, elabora documentos de venta para ser enviados a caja y contabilidad.


Cajera Realiza el cobro respectivo de la venta realizada y entrega la mercadería en cuestión y archiva copias de documentos.


Contador Recibe documentos de la venta, realiza el registro contable y archivo de documentos.



91

GRÁFICO No. 17: FLUJOGRAMA VENTAS DE MERCADERÍAS

VERIFICA EN EXISTENCIA EN

ALMACÉN

CLIENTES

¿EXISTENCIA?

REVISA DOCUMENTOS,

REALIZA REGISTRO

CONTABLE, REMITE COPIA

DE DOCUMENTOS A

COMERCIALIZACIÓN

FIN

SI

NO

FLUJOGRAMA : Ventas de Mercaderías

VENDEDOR

EXISTENCIA DE BIENES

NO

SI

REVISA NOTA DE PEDIDO Y ELABORA COMPROBANTE DE

VENTA

¿CONFORME?

MUESTRA LA MERCADERÍA Y

ELABORA DOCUMENTO QUE SUSTENTA LA

VENTA

SI

NO

CAJERA

GERENTE

ENTREGA PRODUCTOS

SOLICITADOS

CONTADOR

ARCHIVO

VENDEDOR


SOLICITA A BODEGA PRODUCTOS

SOLICITADOS POR EL CLIENTE

SOLICITUD DE PEDIDO

SALIDA DE BODEGA

SOLICITUD DE PEDIDO SIN EXISTENCIA

NOTA DE VENTA

REALIZA EL COBRO Y ENTREGA DE LA MAERCADERÍA

REGISTRA VENTA, ENVÍA DOCUMENTOS A

CONTABILIDAD Y ARCHIVA COPIAS

FACTURA

REALIZA PEDIDO DE MERCADERÍAS

CLIENTE

PAGA Y RECIBE LA

MERCADERÍA

CLIENTE



92

c) Procedimiento Control de Bienes

PROCEDIMIENTO: Control de Bienes


1 UNIDAD ADMINISTRATIVA

Responsable

El responsable del bien del negocio elabora el expediente respectivo a través de un inventario o constatación física. Elabora un informe lo remite a contabilidad y una copia lo archiva


Contador

Recibe informes emitidos por los responsables de los bienes, los analiza y si esta conforme procede al registro contable y archivo respectivo de lo contrario remite a al responsable para su revisión. De estar conforme elabora un informe que será emitido al gerente.

3 GERENCIA Gerente Revisa informe, si lo aprueba emite aprobación al contador de lo contrario remite observaciones apara su revisión al contador.

4 GERENCIA Gerente

Conjuntamente con el contador al final de cada período realizan la constatación física de los bienes. El contador emite un informe y pasa a gerencia para su análisis, aprobación o emisión de observaciones o resoluciones de acuerdo a las circunstancias para que se cumpla.


Responsable

El responsable del bien del negocio cumple con las disposiciones de gerencia respecto a la custodia de los bienes a su cargo y comunica de lo actuado al contador.


Contador Recibe informes aprobados por gerencia y procede al registro contable y archivo respectivo.



93

GRÁFICO No. 18: FLUJOGRAMA CONTROL DE BIENES

UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO CONTABILIDAD GERENCIA

CUSTODIO O RESPONSABLE

INVENTARIO FÍSICO

INFORME

REVISA INFORME

REVISA

¿APRUEBA?

REMITE APROBACIÓNREGISTRO CONTABLE

ARCHIVO

FIN

SI

NO

FLUJOGRAMA: Control de Bienes

CONTADOR

INFORME

GERENTE/PROPIETARIO

CONFORME

NO

SI


ELABORA EXPEDIENTES DE BIENES

ANALIZA Y VERIFICA INFORME

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN



94

d) Procedimiento Baja de Activos Fijos

PROCEDIMIENTO: Baja de Activos Fijos



Responsable

Dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento de la desaparición de los bienes por presunto robo, hurto o siniestro comunicará por escrito al gerente con todos los pormenores del caso, copia retiene para archivo.

2 GERENCIA Gerente

Recibe comunicación y dispone de inmediato que se formule la denuncia respectiva, y realiza el análisis, tendiente a comprobar la infracción e identificar a los responsables.

3 GERENCIA Gerente

El gerente previa asesoria jurídica solicita y formula la correspondiente denuncia ante el Juez o autoridad policial competente, para que se inicien las investigaciones pertinentes, copia de la denuncia archiva, otra envía al custodio o usuario, quienes en conjunto vigilan la tramitación del juicio, hasta que se dicte sentencia.

4 GERENCIA Gerente

Del análisis pertinente realiza un informe: Si del informe se desprende que los bienes se han recuperado, el trámite concluye y dispone al Asesor Jurídico que notifique. Si la pérdida o destrucción de un bien, fuere injustificada, sin perjuicio de otras responsabilidades a que hubiese lugar, dispondrá que el responsable reponga el bien con otro de igual naturaleza o pague en, dinero al precio de mercado actual. Si no ha sido posible recuperar el bien o su valor; o no sea posible establecer el responsable que ocasionó el perjuicio económico, dispondrá que contabilidad elimine de los registros contables los bienes desaparecidos y su valor se los debite a una cuenta por cobrar del responsable inmediatamente encargado de su custodia, hasta que se dicte la sentencia.


Contador Recibe informes y disposiciones de gerencia para el registro y archivo correspondiente.



95

GRÁFICO No. 19: FLUJOGRAMA BAJA DE ACTIVOS FIJOS

CUSTODIO/RESPONSABLE

COMUNICA NOVEDADES AL

GERENTE A TRAVÉS DE

INFORME

ANALIZA INFORMERECIBE DOCUMENTOS

REALIZA REGISTROS

CONTABLES

REALIZA INFORME

CONTADOR

COMUNICACIÓN DE

NOVEDADES

DISPOSICIÓN DE ACCIONES

VARIOS RESPONSABLES

COMUNICACIÓN DE LA

NOVEDAD

DISPOSICIÓN DE ACCIONES

RECIBE COMUNICACIÓN

DISPONE ACCIONES PARA SU

COMPROBACIÓN

INFORME DE NOVEDADES

GERENTE

ASESOR JURÍDICO

COMUNICACIÓN DE

NOVEDADES DISPOSICIÓN DE

ACCIONES

RECIBE DOCUMENTOS

FORMULA DENUNCIA PENAL

VIGILA TRÁMITE DE JUICIO

GERENTE

DISPONE QUE EL CUSTODIO O

USUARIO REPONGA EL BIEN

SE RECUPERA LOS

BIENES?

SI

NO

DISPONE ELIMINACIÓN DE

REGISTRO CONTABLE Y EL

DÉBITO AL CUSTODIO

FLUJO GRAMA: Baja de Activos Fijos

ARCHIVO

FIN

ARCHIVO

CONTADOR



96

e) Procedimiento Liquidación, declaración y pago de Impuestos

PROCEDIMIENTO: Liquidación , declaración y pago de Impuestos



Responsable

Los responsables de la información financiera que incluyan cobros o pagos deben emitir los respectivos informes a contabilidad para el registro correspondiente.


Contador

Recibe documentos y procede a la emisión de comprobantes respecto a disposiciones tributarias de ser el caso, realiza el registro contable. Coordina con las unidades administrativas involucradas para la rectificación o recepción de documentos.


Contador

En los primeros 5 días de cada mes realiza la liquidación de impuestos para determinar crédito tributario o impuesto causado. Procede al registro contable emite documentos de respaldo y los archiva

5

DPTO. CONTABILIDAD

Contador

Procede a la declaración de impuestos (vía internet o vía formulario), y elabora los documentos requeridos para el pago si es el caso.

6 GERENCIA Gerente

Recibe documentos para realizar la declaración y/o el pago de impuestos, autoriza el pago, si los documentos no tienen conformidad con disposiciones tributarias para el pago remite a contabilidad para su reformulación. De realizar el pago solicita documentos de respaldo y entrega a contabilidad para su registro y archivo.


Contador

Si no se ha realizado el pago procede a la reformulación de documentos y repite el proceso para la liquidación declaración y pago de impuestos, los documentos remite a gerencia para su respectiva aprobación. De haberse efectuado el pago recibe los documentos de respaldo para el registro contable y archivo respectivo.



97

GRÁFICO No. 20: FLUJOGRAMA LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y

PAGO DE IMPUESTOS

ELABORA DOCUMENTOS DE COBROS Y PAGOS A

CONTABILIDAD

UNIDAD ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE

RECTIFICA ERRORES U

OBSERVACIONES DE

DOCUMENTOS REMITIDOS A

CONTABILIDAD Y VUELVE A

ENVIARLOS

FLUJOGRAMA : Liquidación, declaración y pago de impuestos

RESPONSABLE


REALIZA LA LIQUIDACIÓN

DE IMPUESTOS DETERMINA

CRÉDITO O IMPUESTO

CAUSADO

REVISA DOCUMENTOS,

REALIZA REGISTRO

CONTABLE,

FIN

CONTADOR

ARCHIVO

ACUDE AL PAGO DE IMPUESTOS CON LOS

DOCUMENTOS

CONTADOR

CONFORMIDAD

NO

SI

LLENA FORMULARIOS PARA LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS, ENVÍA A

LA DECLARACIÓN Y/O PAGO DE IMPUESTOS

DOCUMENTOS DE RESPALDO

EFECTIVIZA LA DECLARACIÓN O PAGO

CONTADOR

CONFORMIDAD

NO

SI

REVISA DOCUMENTOS,

REALIZA REGISTRO

CONTABLE,

VARIOS DOCUMENTOSVARIOS DOCUMENTOS

FORMULARIOS SRI O COMPROBANTE

DECLARACIÓN VÍA INTERNET

FORMULARIOS SRI O COMPROBANTE DECLARACIÓN

VÍA INTERNET

ARCHIVO

REVISA DOCUMENTOS,

REALIZA REGISTRO

CONTABLE,



98

3.2.3 Políticas Contables

a) Políticas para Compras de mercaderías y/o servicios:

Las compras se realizarán en lo posible al contado.

Para realizar la compra de mercadería yo servicios, se requiere

acciones conjuntamente del gerente, vendedor y contador previa

presentación de requerimientos justificados.

En compras superiores a $ 1.000 se debe sugerir descuentos al

menos del 2%

Solicitar, analizar y seleccionar por parte del gerente la mejor oferta

de proveedores a través de proformas emitidas para la adquisición

de mercaderías y/o servicios.

Todas las compras de mercaderías deben ser recibidas en el

almacén de la empresa.

Viajar al lugar de expendio del proveedor una vez al mes para

trasladar la mercadería.

La mercadería que no corresponde al pedido es devuelta

inmediatamente.

En el caso de adquisiciones superiores a $ 5.000,00, pactar con los

proveedores pagos en plazos de 3, 6, 9 y 12 meses

b) Políticas para Cuentas por Cobrar:

Toda transacción relativa al cobro de cuotas a clientes que

pertenezcan a instituciones con las cuales la empresa tenga

99

convenios comerciales para la venta de mercadería se generará a

cargo del contador, con una semana de anticipación al pago de

sueldos mediante un comprobante de cobro para su respectivo

descuento y pago.

Valores concedidos a los empleados menores a $100.00 serán

considerados como anticipos, valores superiores a esta cantidad

serán considerados préstamos institucionales.

Se preparará los estados de cuenta de los clientes mediante el

registro de los abonos y las cancelaciones correspondientes

inmediatamente posterior al pago, y serán emitidas en los primeros

5 días del mes posterior.

Se conciliará mensualmente los saldos de auxiliares y mayor con

los estados de cuenta de cada cliente.

c) Políticas de Ventas:

Para la venta se proporcionarán proformas a todos los clientes que

la soliciten con atención personalizada.

La entrega de productos vendidos se realizará siempre en el local

de la empresa. Siendo opcional la entrega e instalación a domicilio

del cliente.

En ventas superiores a 1.000 dólares y que sean en efectivo se

concederá el 1% de descuento.

El cliente que no sea considerado permanente pagará en efectivo.

100

Las Políticas de descuento promocional es establecida por el

Gerente.

Los precios marcados no tienen opción a rebaja.

Los precios varían si la venta es directa al consumidor o al por

mayor.

La mercadería es probada y revisada el momento de la entrega.

Los servicios de asistencia técnica y mantenimiento en lo posible

se desarrollan en la empresa.

Se elaboraran folletos para la oferta de los productos que

comercializa la empresa a fin de que se de a conocer al público en

general.

d) Políticas para Control de Bienes:

Los bienes que posee la empresa deberán ser valorados al costo

de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento

de un responsable directo, quien deberá gestionar la adquisición de

mercaderías y/o servicios siguiendo el proceso de compras.

Cada semestre se deberán realizar constataciones físicas de los

bienes de la empresa.

Cada fin de mes se deberán confrontar los inventarios físicos con

los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas

debidamente aseguradas para que se eviten los robos.

101

Realizar entrega de mercancías únicamente con documentos que

lo autorice.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los registros de

libros contables.

e) Políticas para el Control del Efectivo:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse

por caja chica y caja.

El valor de cobro por venta de mercaderías en efectivo deberá ser

depositado en la cuenta corriente de la empresa durante las 24

horas siguientes al día de la venta.

Se creará un fondo de caja chica a cargo de la secretaria de la

empresa, para solventar gastos menores a 100 dólares.

No se realizarán cambios de billetes y debe haber una sola

persona responsable de la caja y caja chica.

La persona responsable de caja chica, no debe tener acceso a la

contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal.

Los responsables de caja estarán sujetos a sorpresivos arqueos de

caja.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la

persona responsable del mismo.

Caja registra todo el efectivo que ingrese y salga de la empresa.

102

El responsable de caja debe cotejar el saldo físico y de libros del

efectivo, cheques o especies valoradas que se encuentran en la

caja.

f) Políticas para la Liquidación y Pago de Impuestos:

El contador deberá realizar el registro de las transacciones que

impliquen el cobro, pago o retención de impuestos el día en que se

originen y previa revisión de su documento de respaldo.

Se emitirá inmediatamente los comprobantes de retención de

impuestos.

Dentro de los primeros 5 días de cada mes, el contador deberá

realizar la liquidación de impuestos

Es responsabilidad del contador la declaración de impuestos.

En caso de caer en mora o producirse multa por la falta e

declaración o pago de impuestos por responsabilidad del contador

dichos valores le serán descontados.

Mantener un saldo apropiado en la cuenta corriente de la empresa

para el débito por efecto de pago de impuestos.

3.2.4 Diseño de Documentos Fuente

Para facilitar el soporte interno de los registros derivados de movimientos

económicos y financieros de la empresa se han diseñado los siguientes

formatos:

103

Comprobante de Retención de impuestos

RUC: 0302065222001

Dirección: Manuel Reyes y General Córdova Chunchi – Ecuador COMPROBANTE DE RETENCIÓN

S:001-001 Nº

Sr. (es): ________________________________________ AUT. SRI. RUC / C.I : ______________________________________ Fecha de Emisión:

Dirección:_______________________________________ Tipo de comprobante de venta:

Teléfono:__________________ Nº de Comprobante de venta:

Concepto:_________________________________________________________________

Ejercicio Fiscal

Base imponible para la retención

Impuesto Código

Impuesto % DE

Retención Valor

Retenido

TOTAL

SON: ------------------------------------------------------------------------------------DÓLARES ORIGINAL: SUJETO PASIVO / COPIA: AGENTE DE RETENCIÓN

Firma del Agente de Retención Contribuyente

MERINO VILLALBA SONIA PATRICIA - IMPRENTA ALEMANA NORIEGA; RUC: 0602649360001 -AUTORIZACIÓN SRI. 2164 DEL 000301 AL 000400 FECHA CADUCA: ABRIL 2011



Auxiliar de Bancos

AUXILIAR DE BANCOS

BANCO:

CTA CTE No:

FECHA DETALLE CHEQUE # DEPÓSITOS GIROS(-) SALDO



104

Distribución de Utilidades

ROL DE UTILIDADES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGOS DÍAS

TRABAJADOS VALOR 10%

No. CARGAS FAMILIARES

VALOR 5%

VALOR A RECIBIR

15%

FIRMAS

SUMATORIA

ELABORADO POR VISTO BUENO



CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES 5% COLABORADOR DÍAS TRABAJADOS

CONSTANTE

COEFICIENTE VALOR A RECIBIR

SUMATORIA

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES 10%

COLABORADOR DÍAS

TRABAJADOS

No. De CARGAS

FAMILIARES

DÍAS TRABAJADOS *

No. DE CARGAS FAMILIARES

CONSTANTE

COEFICIENTE

VALOR A

RECIBIR

SUMATORIA

105

Kárdex



Rol de pagos

ROL DE PAGOS

MES:

# NOMBRES

CARGO

SUELDO

INGRESOS

TOTAL

INGRESOS

DESCUENTOS

TOTAL

DES

CT

VALO

R LIQUIDO A

RECIBIR

REMUN. MENSUAL

SOBRETIEMPO APOR

TE IESS 9.35%

ANTICIPO

PRÉSTAMO

IESS

COMISAR.

MULTAS DÍ

AS VALOR

H 50

%

VALOR

H 100

%

VALOR

Elaborado por Autorizado por



KARDEX

MÉTODO:

ARTICULO: UNID.MED.: CÓD. REFERENCIA:

MARCA: PROVEED.: EXIST.MINIMA:

COSTO: COLOR: EXIST.MAXIMA:

FECHA DETALLE

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

CANT VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

CANT VALOR


CANT VALOR


106

Provisión de Rol de Pagos

PROVISIÓN ROL DE PAGOS

MES

# NOMBRES CARGO SUELDO DECIMO TERCERO

DECIMO CUARTO

FONDO RESERVA

VACACIONES

APORTE

PATR 12.15%

TOTAL PROVISIONES

Elaborado por Autorizado por



3.3. APLICACIÓN PRÁCTICA

En el Cantón Chunchi el comercial “ORDOÑEZ AGUIRRE”, se dedica a la

comercialización de muebles, artefactos y artículos para el hogar, posee

al 31 de diciembre del 2009 los siguientes valores y obligaciones, la

empresa es considerada según el SRI como persona natural no obligada

a llevar contabilidad.

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE

11.565,80

DISPONIBLE

6.500,00

Caja

2.300,00

107

Bancos Bco. Fomento

4.200,00

EXIGIBLE

990,00

Cuentas por Cobrar

990,00

Sra. Fabiola Barrera 650,00

Sr. Jacinto Díaz 340,00

REALIZABLE

4.075,80

Mercaderías

4.075,80

10 Colchones Imperial 840,00

2 Escritorios de aula 110,00

1 docena sillas redonda 90,00

1 refrigeradora innova 485,00

3 licuadoras Oster 195,00

1 vaso licuadora 9,80

2 cocinetas 4 quemadores 76,00

2 cocinas industriales 240,00

1 juego dormitorio 620,00

1 juego comedor 540,00

1 juego sala 870,00

ACTIVO FIJO

16.025,00

DEPRECIABLES

16.025,00

Vehículos

11.500,00

Camioneta CHEVROLET

2200 11.500,00

108

Muebles y Enseres

3.375,00

Escritorios 1.500,00

Sillas 400,00

Estantes 150,00

Vitrinas 800,00

Divisiones de Ambiente 500,00

Dispensador 25,00

Equipo de Oficina

200,00

Televisor Diggio 29" 200,00

Equipo de Computo

950,00

Computadoras Core duo 800,00

Multifunción Lexmark 1100 150,00

TOTAL ACTIVOS

27.590,80

PASIVOS

Cuentas por pagar

2.100,00

Proveedor Importadora

Tomebamba 2.100,00

TOTAL PASIVOS

2.100,00

PATRIMONIO

Capital Social

25.490,80

TOTAL PATRIMONIO

25.490,80

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

27.590,80

109

Transacciones correspondientes al periodo enero – marzo de 2010:

Enero 2: compramos a “JADECO” 12 vasos de vidrio licuadora

Oster $ 7.18 c/u + IVA 1 extractor Oster 450v –modelo 3167 $ 67.85 + IVA

pagamos al contado según factura No 009322

Enero 10: Compramos a “MUEBLES METÁLICOS“, 1 escritorio de 2

cajones $ 150, 1 banca 2 en 1 $ 90, 1 silla de niño $ 6.15 mas IVA

pagamos en efectivo según factura No 003277

Enero 11: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de

diciembre por un valor de $ 50 y $ 25 por concepto de luz y agua con

cheque.

Enero 15: Compramos a “IMPORTADORA TOMEBAMBA” según factura

No 0012790 1 cocina 6 quemadores y horno niquelado $ 492.14, 1 cocina

blanca 4 quemadores $ 212.80, 1 set de vasos con jarra $ 7.22, 2

refrigeradoras modelo 287 LTS 1 puerta $ 327.82 c/u nos conceden un

descuento del 3 % pagamos $ 500 en efectivo y por la diferencia fírmanos

una letra de cambio a 60 d/p.

Enero 15: Vendemos a la Sra. Mayra Álvarez 2 colchones imperial $ 150

c/u nos cancela en efectivo factura No 0560.

110

Enero 16: Vendemos a la Sra. Alba Patiño una refrigeradora 287 lts 1

puerta en $ 440+ IVA nos cancela el 50 % en efectivo y la diferencia a

crédito personal para 2 mensualidades según factura No 561

Enero 31: Se paga con cheque sueldos del mes de enero por $ 1120 a

todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150 con cheque.

Febrero 4: Vendemos a la Sra. Inés Zarate una silla de niño $ 8.50 y 1

escritorio aula $ 73.90 + IVA nos cancela en efectivo factura No 562

Febrero 9: Vendemos a la Sra. Elsa Guerra 1 cocina blanca 4

quemadores EE $ 285 mas IVA nos cancela en efectivo factura 563

Febrero 10: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de

enero por un valor de $ 45 y $ 25 por concepto de luz y agua con cheque.

Febrero 16: Compramos a “IMPORTADORA TOMEBAMBA” según

factura No 0013584 2 lavadoras digital 11 kg blancas 331.50 c/u + IVA

cancelamos con che No 106 del banco del Pichincha

Febrero 20: Vendemos al colegio “4 DE JULIO” Según factura No 564 1

cocina industrial $ 162 y una refrigeradora INNOVA $ 636 nos cancelan

el 50 % en efectivo y la diferencia a crédito personal.

111

Febrero 28: Se paga con cheque sueldos del mes de febrero por $ 1120

a todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150 con cheque.

Marzo 4: Vendemos a la Sra. Rosalía Calle según factura 570 1 lavadora

Digital 11 Kg. Blanca en $ 473 nos cancela con Cheque

Marzo 8: Vendemos al “MUNICIPIO DE CHUNCHI” 1 juego de sala en $

880 nos cancela en efectivo según factura No 574

Marzo 10: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de

febrero por un valor de $ 49 y $ 25 por concepto de luz y agua con

cheque.

Marzo 10: Vendemos a la Sra. Juana Ortiz 10 set de vasos con jarra a

7.22 nos pago en efectivo según factura No 575

Marzo 30: Vendemos a la Sra. Eva Palacios 1 colchón imperial $ 142 +

IVA nos cancela en efectivo según factura 585.

Marzo 31: Se paga con cheque sueldos del mes de marzo por $ 1120 a

todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150, con cheque.

112

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES:

Los miembros de Comercial “Ordoñez Aguirre” son personas que

entienden la importancia de un sistema contable para revelar la

real situación económica financiera, siendo que así mismo influye

en el éxito o fracaso administrativo de la empresa.

La empresa no cuenta con una estructura organizacional definida

por lo que es difícil que cada uno de sus empleados conozca

certeramente sus funciones, sin embargo el encargado de la

registro económico financiero ha venido desarrollando

manualmente el registro y control de sus transacciones lo que

demuestra el interés de mejorar administrativamente.

Se ha considerado la teoría que sustenta la aplicación de un

sistema contable, lo cual ha servido de base para determinar en

base al análisis de la situación actual de la empresa respecto a la

disponibilidad de recursos y objetivos planteados para diseñar la

propuesta que tiene como fin normar y regular las actividades de la

función contable de la empresa.

113

El ejercicio práctico a través de los reportes obtenidos en el

programa MONICA 8.0 han sido efectivos ya que el programa

contable proporciona información que facilita la toma de decisiones

con respecto a la situación económica financiera de Comercial

“Ordoñez Aguirre”.

RECOMENDACIONES:

Al principal directivo de la empresa aprovechar el compromiso y

voluntad de sus colaboradores para el adecuado registro y control

contable de sus transacciones económicas financieras a través de

la implantación de procesos y procedimientos que normen dichas

actividades a fin de optimizar los recursos.

Es necesario que el responsable de la empresa analice las

necesidades de la empresa con respecto a su estructura

organizacional a fin de que se diseñe e implante una estructura que

permita conocer a cada uno de sus miembros su rol dentro de la

empresa.

Al gerente de la empresa verificar si la propuesta planteada a

través del presente trabajo esta coherente con la disponibilidad de

recursos y objetivos planteados para considerar la implantación

práctica.

114

Al responsable o responsables del manejo de los inventarios en

Comercial “Ordoñez Aguirre” asi como al responsable de la

empresa analizar la información obtenida a través de los reportes

procesados por el programa MONICA 8.0 para determinar la

viabilidad de ejecutar la propuesta para mejorar el registro y control

contable de las transacciones económicas financieras de la

empresa.

115

ANEXOS

Anexo No. 1: RUC de Comercial “Ordoñez Aguirre”

117

Anexo No. 2: Rol y provisiones de rol

COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"

ROL DE PAGOS

Mes: ENERO

INGRESOS EGRESOS TOTAL

LIQUIDO A

PAGAR

FIRMAS N° NOMINA CARGO SALARIO

TOTAL DESCUENTOS

INGRESOS IESS

9.35% MULTAS ANTICIPOS

TOTAL EGRESOS

ADMINISTRATIVOS

1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 0 37,40 362,60

2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 4,06 33,98 286,02

3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 0 0 26,18 253,82

TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,50 4,06 0 97,56 902,44

VENTAS

4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 0 22,44 217,56

TOTAL VENTAS 240 240 22,44 0 0 22,44 217,56

TOTAL 1240 115,94 4,06 0 120 1120


ROL DE PAGOS

Mes: FEBRERO


LIQUIDO A

PAGAR


TOTAL DESCUENTOS

INGRESOS IESS


TOTAL

EGRESOS

ADMINISTRATIVOS

1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 37,40 362,60

2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 0 29,92 290,08

3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 0 26,18 253,82

TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,5 0 93,5 906,5

VENTAS

4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 4,06 0 26,5 213,5

TOTAL VENTAS 240 240 22,44 4,06 0 26,5 213,5

TOTAL 1240 115,94 4,06 0 120 1120

118


ROL DE PAGOS

Mes: MARZO


LIQUIDO A

PAGAR


TOTAL DESCUENTOS

INGRESOS IESS


TOTAL EGRESOS

ADMINISTRATIVOS

1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 37,40 362,60

2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 0 29,92 290,08

3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 4,06 30,24 249,76

TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,5 4,06 97,56 902,44

VENTAS

4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 0 22,44 217,56

TOTAL VENTAS 240 240 22,44 0 22,44 217,56

TOTAL 1240 115,94 4,06 120 1120


ROL DE PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALES MENSUALES /2010

Mes: MARZO

N° NOMINA CARGO

APORTES

IESS PATRONAL

(12,15%)

DECIMO TERCERO

DECIMO CUARTO

FONDOS DE RESERVA

VACACIONES

ADMINISTRATIVOS

1 Jorge Ordoñez Gerente 48,60 33,33 20,00 33,33 16,67

2 Elena Aguirre Secretaria 38,88 26,67 20,00 26,67 13,33

3 Cristina Castillo Cajera 34,02 23,33 20,00 23,33 11,67

TOTAL ADMINISTRATIVO 121,50 83,33 60,00 83,33 41,67

VENTAS

4 Jaime Cárdenas Vendedor 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00

TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00

TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67

119



Mes: FEBRERO

N° NOMINA CARGO

APORTES

IESS PATRONAL

(12,15%)

DECIMO TERCERO

DECIMO CUARTO

FONDOS DE RESERVA

VACACIONES

ADMINISTRATIVOS





VENTAS


TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00

TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67



Mes: ENERO

N° NOMINA CARGO

APORTES IESS

PATRONAL (12,15%)

DECIMO

TERCERO

DECIMO

CUARTO

FONDOS DE

RESERVA VACACIONES

ADMINISTRATIVOS





VENTAS


TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00

TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67

120

Anexo No. 4: Plan de Cuentas

139

Anexo No. 5: Libro Diario

151

Anexo No. 6: Libro Mayor

164

Anexo No. 7: Estados Financieros

177

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Activo.- Conjunto integrado por los bienes, derechos y valores de propiedad de una

empresa (A=P+C)

Administración.- Conjunto de funciones que tienen por finalidad el cumplimiento de los

objetivos de una empresa

Ajuste.- Significa regulación. Contablemente el ajuste asegura la exactitud de los saldos

de las cuentas

Amortización.- Porcentaje mediante los cuales se calcula importe de la amortización

anual de los activos intangibles. Redimir una deuda

Compras.- Cuenta del grupo de los bienes de cambio a la que se debitan las

mercaderías adquiridas durante el ejercicio

Comprobante de diario.- registra individualmente las transacciones, contiene las firmas

de quienes elaboran, revisan y aprueban la transacción.

Comprobante de diario.- registra individualmente las transacciones, contiene las firmas

de quienes elaboran, revisan y aprueban la transacción.

Contabilidad.- Es la ciencia, arte y técnica que registra en libros adecuados las

transacciones de una empresa, para conocer los resultados obtenidos al finalizar un

ejercicio económico o periodo contable, a trabes de los estados financieros

Contribuyente.- Persona natural o jurídica que paga los impuestos o gravámenes

fiscales por mandato de la ley

178

Control.- comprobación, inspección, intervención, registro, dominio, supremacía.

Crédito a la empresa.- es la concesión de crédito que realizan a la empresa los

proveedores.

Crédito documentario.- concesión de crédito basada en la firma de un documento,

denominado Letra de Cambio por la venta de mercaderías para un plazo mayor a 30

días.

Crédito personal.- concesión de crédito en función a la confianza que tiene la empresa

con sus clientes; básicamente por la venta de mercaderías, concedido generalmente a

un plazo no mayor de 30 días.

Cuenta contable.- Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios,

derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantiene durante el ciclo

contable; el que debe ser explicativo; para evitar confusión u otra interpretación.

Deudores Incobrables.- Cuenta de resultados a la cual se debitan los créditos

incobrables con abono o crédito a la previsión para créditos incobrables

Diario de compras.- registro que se utiliza en las empresas comerciales; y, que sirve

para controlar las compras de mercaderías (objetivo de la empresa), diario que tiene las

columnas necesarias para el débito como para el crédito.

Diario de ventas.- registro que se utiliza en las empresas comerciales; y, que sirve para

controlar todas las ventas de mercaderías (objetivo de la empresa), diario que tiene las

columnas necesarias para el débito como para el crédito.

179

Diario.- Libro de primera entrada donde se registran las operaciones en forma

cronológica

Empresa.- entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el

propósito de desarrollar las actividades relacionadas con la producción y

comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer diversas

necesidades humanas.

Flujo De Efectivo.- Proceso financiero de la empresa mediante el cual se hace efectivo

sus recursos y sus egresos de fondos

Ganancia Neta.- Beneficio líquido que produce una empresa o una determinada

operación

Gastos.- Desembolso necesarios para cumplir los objetivos de la empresa

Inventario.- Relación detallado de los rubros que componen el activo realizable y el

activo fijo de la empresa. Recuento físico de mercaderías muebles, útiles, instalaciones

y otros bienes

IVA.- Impuesto al valor agregado que graba el valor de las transacciones de dominio o la

importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de

comercialización, y al valor de los servicios prestados.

Libro diario.- Registra la actividad de la empresa mediante asientos contables

(método de la partida doble).

Pasivo.- Obligaciones de la empresa a favor de terceras personas (P=A-C)

180

Patrimonio.- Es la diferencia entre el activo y el pasivo mas los aportes para futuras

capitalizaciones, en el caso de que estos aportes no estuvieren registrados en el rubro

del patrimonio.

Promedio ponderado.- método que determina el valor promedio de las mercaderías que

ingresan a la empresa, permite una valoración adecuada del inventario

Proveedores.- Se provee a suministros suministrar, necesario o conveniente para un fin.

Sistema de Inventario Periódico.- actividades relacionadas entre si para el control de

inventarios bajo la utilización de cuentas contables principales, secundarias y regulación

de la cuenta mercadería.

Transacción.- Transacción comercial o económica es el intercambio de bines y /o

servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades humanas.

Ultimo compra (Costo Actual).- valúa las mercaderías al costo actual de mercado,

mediante ajustes contables”

Valor neto realizado.- Es el precio estimado de venta en el curso ordinario de los

negocios menos los costos estimados de terminación y los costos estimados

necesarios para hacer la venta..

181

BIBLIOGRAFÍA

Archivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo

BOSCH, Julio y Vargas L. Contabilidad Tomo I Cooperativa de

Cultura, Publicaciones Multiactiva Ltda. Santiago, Chile, 2000.

BRAVO, Mercedes: Contabilidad General

CHIAVENATO, Adalberto, Administración Proceso Administrativo,

Teoría Proceso, Práctica, Mc Graw Hill Bogotá, Tercera Edición.

DÁVALOS, Nelson: Contabilidad General.

HARGADON, Bernard: Principios de Contabilidad.

Ley de Régimen Tributario Interno. Reforma. Art. 19.

Manual de Mónica 8.0

OROZCO Cadena, José: Contabilidad General Teoría y Práctica

Aplicada a la Legislación Nacional.

SÁNCHEZ Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010.

SARMIENTO, Rubén: Contabilidad General, 6ta. Edición, 2.001

VASCONEZ, José Vicente: Introducción a la Contabilidad.

VELA Pastor “Manual de Contabilidad” Edit. Ariel 1996

YENI Torres. “Didáctica de la Contabilidad y Administración”

ZAPATA, Sánchez Pedro: Contabilidad General, Editorial Mc Graw Hill, 2.003

http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html


http://www.monografias.com

http://www.sri.gov.ec

http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html


http://www.monografias.com/

http://www.sri.gov.ec/

182

SUMMARY

Commercial Business "Aguirre Ordoñez, sells appliances, furniture and other

home furniture goods, since 2006, began its activities with a person whose action

the developed empirically, today up to 4 people, is located in the streets Manuel

Reyes and General Córdova Chunchi Canton, does not have a defined

philosophy for the development of their business but with a sense of commitment

and strong work by their partners or employees, within the accounting function.

According to the SRI is considered natural person not obliged to maintain

accounting records, your tax liability is the monthly VAT declaration, business

administration has no instruments or tools to support the record because of

financial economic movement which prevents the company disclose the real

economic and financial situation.

The results of the research, the author's academic and theoretical foundation,

has allowed the design of an accounting system implemented by Monica 8.0,

which includes the same aspects necessary to guide the development of the

accounting process in a business of this type. It has been ascertained the

benefits of the proposal based on the practical exercise by the effective and

timely issuance of financial statements for decision making, allowing managers to

invite the company to receive and implement this proposal so that the

administrative productive.

183

RESUMEN

El negocio Comercial “Ordoñez Aguirre”, comercializa electrodomésticos,

muebles y demás bienes muebles para el hogar, desde el año 2006, empezó sus

actividades con una persona cuya acción la desarrollaba de forma empírica, hoy

la integran 4 personas, está ubicada en las calles Manuel Reyes y General

Córdova del cantón Chunchi, no cuenta con una filosofía definida para el

desarrollo de su actividad pero si con un sentido de compromiso y trabajo muy

fuerte por parte de sus colaboradores o empleados, dentro de la función

contable.

Según el SRI es considerado persona natural no obligada a llevar contabilidad,

su obligación tributaria es la declaración mensual del IVA, la administración del

negocio no dispone de instrumentos o herramientas para sustentar el registro

debido de los moviemientos económicos financieros de la empresa lo cual

impide revelar la real situación económica financiera.

Los resultados de la investigación, la formación académica de la autora y el

sustento teórico, ha permitido diseñar un sistema contable aplicado a través de

Mónica 8.0, el mismo que recoge aspectos necesarios para la guía en el

desarrollo del proceso contable en un negocio de este tipo. Se ha podido

determinar las ventajas de la propuesta en base al ejercicio práctico por la

efectiva y oportuna emisión de estados financieros para la toma de decisiones, lo

que permite invitar a que los directivos de la empresa reciban y aplique dicha

propuesta a fin de que la gestión administrativa sea productiva.

PROYECTO CONTABLE EN MONICA 8.0

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