Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación
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Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Octubre 2 de 2013 Requerimientos vía Web. Parte 1
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Requerimientos vía Web . Parte 1. Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación. Octubre 2 de 2013. Una historia sobre el SAC. INICIO. Te tocar ir personalmente. ¡A viajar se dijo !. - PowerPoint PPT Presentation
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Sistema de Atención al CiudadanoProyecto de Modernización de Secretarías de Educación
Octubre 2 de 2013
Requerimientos vía Web.Parte 1
Una
historia
sobre
el SAC
INICIO
¿Cómo puedo solicitar
un certificado salaria
l
en la Secretaría de
Cesar?
Te tocar ir
personalmente.¡A viajar se dijo !
Noooo…
Pero no tengo
tiempo y dinero para
viajar.
Pues la verdad es
la única forma que existe.
1. Traslado terrestre ida y regreso
• Tiquetes: S180.000• Alimentación $ 60.000• Tiempo: tres días de permiso
no remunerado ($120,000)• Otros: 30.000
ANÁLISIS GASTOS VIAJE
Total: 390.000
2. Traslado aéreo ida y regreso
• Tiquetes: $300.000• Alimentación $ 20.000• Tiempo: Un día de permiso no
remunerado ($40.000)• Otros: 40.000
ANÁLISIS GASTOS VIAJE
Total: 400.000
Definitivamente no podré
viajar.
Tendré que esperar para
solicitar el crédito y
comprar mi carro
Líder SAC
¿ Qué puedo hacer para
que los ciudadanos radiquen sus PQR vía Web?
Líder SAC Gerente de Modernización
¿Qué podemos hacer?
Tengo un dilema los ciudadanos casi no
radican vía Web
¿Por donde iniciamos?
Líder SAC
Hagamos una reunión del área y realizamos una
lluvia de ideas
Gerente de Modernización
Líder SAC
Estrategias
SAC - MEN
Estrategias
SAC - WEB
Líder SAC
Capacitemos a los docentes de las
Instituciones educativas
Hagamos volantes
Coloquemos un video en la página
de la Secretaría
Pautemos en radio y en televisión...
En el canal regional Se puede colocar
requerimientos vía Web ?
Dependencia de atención al ciudadano
Líder SAC
Y ahora que hacemos? Creemos un plan de divulgación básico
Gerente de Modernización
Identifiquemos grupos para trabajar
Y por donde empezamos?
Gerente de ModernizaciónLíder SAC
IDENTIFICANDO GRUPOS
Líder SAC
Tenemos que hacer un análisis, para identificar
el orden del grupo, ventajas y desventajas¿Qué orden vamos
a tomar ?
Gerente de Modernización
Líder SACGerente de Modernización
1. Secretaría de Educación
Opción 1:
5. Entidades Privadas
2. Instituciones Educativas
4. Entidades Territoriales
6. Ciudadanía en general
3. Comunidad Educativa
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 1:
Estrategias:
Iniciando desde Ciudadanía en general hasta Secretarías de Educación
Debemos buscar la mejor forma para que todos los ciudadanos del departamento se enteren rápidamente que pueden hacer requerimientos en la Secretaría vía Web
Gerente de Modernización y líder SAC
1. Campañas de radio.2. Pautemos en el canal regional.3. Hagamos Volantes.4. Coloquemos videos en las páginas
de la Alcaldía y la Gobernación.
Opción 1Estrategias:
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
1. Llegamos a muchas personas usando medios masivos de comunicación
2. Llegamos a todos los lugares del departamento.
3. Aumentamos el número de requerimientos vía Web
Opción 1
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
4. Al trabajar enfocados al grupo 6 (Ciudadanía en general) trabajamos todos con todos los grupos al mismo tiempo.
5. Este orden nos ahorra trabajo y tiempo
Opción 1
Gerente de Modernización y líder SAC
Desventajas:
1. Puede que el nivel de radicación vía Web se desborde y no podamos dar un buen servicio.
2. No hay control del proceso.
Opción 1
Gerente de Modernización y líder SAC
Líder SAC
Si pero tiene un gran riesgo, lo que nos implicaría muchas
perdidas
La opción 1 tiene muchas ventajas y nos ahorra mucho tiempo
Gerente de Modernización
Líder SAC
* Las personas perderían la confianza en el servicio Web y no
volverían a radicar vía.* Se dañaría la imagen del servicio de la
Secretaría*Perderíamos el trabajo realizado
Perdidas !!¿ Qué perdidas?
Gerente de Modernización
Líder SAC
Si….. vamosAnalicemos la
opción 2
Gerente de Modernización
1. Secretaría de Educación
Opción 2:
5. Entidades Privadas
2. Instituciones Educativas
4. Entidades Territoriales
6. Ciudadanía en general
3. Comunidad Educativa
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 2:
Estrategias:
Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general
Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo
Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
1. Capacitemos a los funcionarios de la Secretaría, a directores y administrativos de las Instituciones Educativas.
2. Hagamos carteleras para las Instituciones educativas.
Estrategias: Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
3. Hagamos una circular informativa emitida por el Secretari@ de Educación.
4. En el encuentro de rectores hagamos una actividad para que ellos la repliquen a sus docentes
Estrategias: Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
5. Enviemos un comunicado a las entidades territoriales y privadas.
6. Aquí ya podemos utilizar las estrategias de la opción 1.
Estrategias:Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo
Ventajas:
1. Tenemos en cuenta las características del grupo
2. Tenemos en cuenta el tamaño del grupo.
3. Las estrategias van de acuerdo al punto 1 y 2
Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
4. No se desborda el servicio.
5. Podemos generar estrategias por cada grupo, ver el impacto en el servicio, normalizar el servicio y ver oportunidades de mejora, y luego continuar con el siguiente grupo, es gradual.
Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo
Desventaja:Opción 2Ventajas:
6. Garantiza los resultados.
7. Se puede tener mayor control del proceso.
8. Permite identificar oportunidades de mejora.
Gerente de Modernización y líder SAC
Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo
Desventajas:
1. Requiere de mucho tiempo.
2. Se debe hacer seguimiento continuo.
Opción 2
Gerente de Modernización y líder SAC
Líder SAC
La opción 2 no me gusta conlleva mucho tiempo
Si pero… tiene pocas desventajas y muchas
ventajas.. Adicional muchas
ganancias
Gerente de Modernización.
Líder SAC
* Las personas tendrían mayor confianza en el servicio al radicar vía Web.
*Aunque lleva mucho tiempo y trabajo, garantiza los resultados.
* Nuestro indicador de radicación vía Web aumentaría gradualmente y se mantendría
Ganancias !!¿Qué Ganancias?
Gerente de Modernización.
TRABAJAREMOS CON LA OPCIÓN 2
Iniciando desde Secretarías de Educación hasta
Ciudadanía en general .
Líder SAC Gerente de Modernización.
Si… yo hablo con el administrador y
trabajamos en el sistemaHay que realizar algo
en el sistema ??
Líder SACGerente de Modernización.
Administrador del sistema
Si claro, para eso fue la última reunión de área que tuvimos…donde
todos dimos ideas
Recuerdas la actividad que estamos realizando para aumentar
los PQR radicados vía Web?
Líder SAC
Si !!Debemos actualizar la
información… parametrizando !!
Si… quisiera saber si tenemos que hacer ajustes al
sistema??
Líder SAC Administrador del sistema
Administrador del sistema
* Tramites y preguntas frecuentes. * El encabezado e imagen central.
* La información de las páginas principales
Y…¿Qué vas a parametrizar ?
Líder SAC
En qué te puedo ayudar?
Ayúdame a recoger información por cada dependencia de los
tramites y preguntas frecuentes
Líder SAC Administrador del sistema
Yo voy a actualizar las imágenes e información
de las páginas principalesOk… me voy a trabajar con todas las dependencias
Líder SAC Administrador del sistema
Administrador del sistema
• Imagen de encabezado • Imagen central• Titulo_Texto 1, 2 3 y 4• Body_Texto 1, 2, 3 ,4 y 9
Líder SAC
Por favor cada dependencia debe enviar por correo electrónico, las preguntas frecuentes y tramites con sus respectivos formatos para actualizar nuestro SAC
RR- HH
CALIDAD
EDUCATIVA
FINANCIERA
INSPECCIÓN Y VIGILANCIADESPACHO
FONDO
PRESTACIONAL
NOMINA
Ya te envié un correo con todos los tramites por
dependencia y las preguntas frecuentes de cada una
Ok… ya mismo voy a parametrizar y actualizar el
sistema
Líder SAC Administrador del sistema
Administrador del sistema
• Tramites
• Preguntas frecuentes
RESULTADO
1. Tramites ( Actualizados)2. Preguntas frecuentes (Actualizadas)3. Páginas principales (actualizadas)
TAREA FINALIZADA ESTAMOS LISTOS !!
Líder SAC Administrador del sistema
Secretario de Educación
Gerente de Modernización, Líder y Administrador SAC
Secretario
necesitamos su
apoyo
Vamos a hacer un plan de divulgación dirigido a que las
personas se enteren que pueden radicar vía Web
Queremos
brindar un
mejor servicio
Pueden contar con todo lo que necesiten…Ustedes
saben que estamos enfocados en trabajar para
toda la comunidad !!
Líder funcional SAC
¿ Cómo estará el indicador de requerimientos radicados vía Web a
nivel nacional ?
Líder funcional SAC
Desde enero ha aumentado en 2.462, sin embargo el % es
bajo
Una
historia
sobre
el SAC
La historia queda inconclusa… debo esperar la siguiente parte ….
FIN
SAC
Invitamos a todas las
Secretarías de Educación
a generar estrategias
para aumentar los requerimientos radicados
vía Web
PMSEGRACIAS POR SU ATENCIÓN !!
Creado por: Andrea Rojas
