Proyecto de Modernización de

Secretarías de Educación

ABRIL DE 2009

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Implementación de Procesos para la Modernizaciónde la Gestión de las Secretarías de Educación,

Participantes en el Proyecto de Modernización Fase V

PROES S.A. Ingenieros ConsultoresContrato No. 033 DE 2009Marzo de 2010

CALIDAD

EFICIENCIA

COBERTURA PERTINENCIA

Ayudar a consolidar los procesos de reorganización y fortalecimiento de las Secretarías, para que amplíen su capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo y logren cumplir las metas fijadas en los ejes de la revolución educativa.

Eficiencia

Eficacia

No es solo cumplir

Es cumplir de la mejor manera y optimizando los recursos disponibles

OBJETIVO DE LA MODERNIZACIÓN

OBJETIVO DEL PROYECTO

Lograr que la Secretaría de Educación modernice su gestión, usando las mejores prácticas administrativas, con:

• Procesos orientados al cumplimiento de su misión.• Soportados con sistemas de información que apoyan

la toma de decisiones.

Para: prestar el servicio educativo en condiciones eficientes, con transparencia y equidad.

COMPONENTESDEL PROYECTO

SECRETARIA DE EDUCACION MODERNIZADA

FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

5

¡UN CAMBIO DE ÉXITO!

PROCESOS TECNOLOGÍA

ESTRUCTURA GENTE YCULTURA

Aborda las dimensiones internas de la Secretaría, en forma sistémica. Un cambio en una dimensión impacta a las demás.

Gestión de cambio para facilitar el asumir el nuevo reto: Sensibilización, comunicaciones, fortalecimiento de equipos, desarrollo de competencias.Implementación del programa de las 5S.

Implementación y mejoramiento continuo de procesos

Sistemas de información que apoyan la toma de decisiones

Nueva estructura organizacional

Competencia MEN Dr. Wilson Bermúdez

Tel: (1) 2818180

COMPONENTESDEL PROYECTO

¿Qué vamos a hacer?

Trabajar en equipo para lograr:

Implementar 6 macroprocesos.

Implementar el Programa de las 5S.

Ejecutar una estrategia de administración del cambio.

Potencializar las competencias y habilidades de gestión de los funcionarios.

PROCESOSCADENA DE VALOR

A. Gestión Estratégica

B. Gestión de programas y proyectos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D Gestión de la calidad del servicio educativo en EPBM

E. Atenciónal Ciudadano

MA

CR

OP

RO

CES

OS

MIS

ION

ALES

F. Gestión de la inspección y vigilancia de EE

G. Gestión de la Información

H. Gestión del Talento Humano

I. Gestión Administrativa de Bienes y Servicios

J. Gestión Financiera

K. Control Interno

L. Gestión de la Tecnología Informática

M. Gestión de asuntos legales y públicos

N. Administración del sistema de gestión de calidad

MA

CR

OP

RO

CES

OS

DE A

PO

YO

MACROPROCESOGERENCIAL

GENTE Y CULTURA

Conocer, entender, participar, asimilar y adoptar los nuevos esquemas de trabajo (procesos y sistemas de información).

Desarrollo de habilidades para la gestión: Manejo del cambio, eficiencia en la gestión, comunicación,

liderazgo, compromiso, innovación, creatividad, trabajo en equipo, orientación al logro, pensamiento estratégico, cultura de la evaluación, cultura del aprendizaje y cultura del servicio

SISTEMAS DEINFORMACION

En implementación y uso:SIMAT: MatriculaSAC: Atención al CiudadanoHUMANO: Recursos Humanos

Por implementar:SIGCE: Calidad EducativaSGCF: Financiero

ETAPAS DELPROYECTO

1. PreparaciónDe la Firma

1. PreparaciónDe la Firma

1 Semana1 Semana

2. Preparacióncon el MEN

1 Semana1 Semana

3. Preparacióncon las

Secretarías

1 Semana1 Semana

4. Capacitación eImplementación.

12 Semanas12 Semanas

5. Mejoramiento Continuo

5 Semanas5 Semanas

4. Cierre

1 Semana1 Semana

¿Cómo se ejecuta el proyecto?

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 1PREPARACIÓNDE LA FIRMA

Conformación del equipo de consultores para la ejecución

del Proyecto.

Preparación interna del equipo de la firma.

Ajuste al cronograma de ejecución del proyecto

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 2

Preparación con el MEN

ETAPA 2PREPARACIÓN CON

EL MINISTERIO

Preparación del equipo de la firma con funcionarios del

Ministerio.

Socialización de la Estrategia Gente y Cultura.

Definición de la metodología de trabajo por etapa y la

metodología de seguimiento del proyecto.

Definición de indicadores para medir el impacto del

proyecto.

Diseño de la encuesta para medir la satisfacción de los

clientes de la Secretaría.

Apertura protocolaria del proyecto.

Nombramiento del Gerente de Modernización y

Facilitadores.

Conformación del Comité Directivo.Diagnóstico de Procesos, Sistemas de Información, Gente y

Cultura, 5S, y un inventario de actividades de

Modernización.

Definición del cronograma y el plan de implementación.

Medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría.

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 2

Preparación con el MEN

ETAPA 3Preparación

con lasSecretarías

ETAPA 3PREPARACIÓN CON

LA SECRETARIA

ETAPA 4 Capacitación e

Implementación de Procesos

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 2

Preparación con el MEN

ETAPA 3Preparación

con lasSecretarías

ETAPA 4CAPACITACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN

Capacitación e implementación de procesos articulados con

un programa de administración del cambio, a través de los

cuales se desarrollan y potencializan las competencias y

habilidades de gestión de todos los funcionarios de la

Secretaría.

Implementación del Programa de las 5S – Organización de

espacios de trabajo.

Realización de auditoría de procesos.

ETAPA 5

MejoramientoContinuo

ETAPA 6

Cierre

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 2

Preparación con el MEN

ETAPA 4 Capacitación e

Implementación de Procesos

ETAPA 3Preparación

con lasSecretarías

ETAPA 5MEJORAMIENTO

CONTINUO

Capacitación e implementación de una estrategia de

mejoramiento continuo - Ciclo PHVA.

Formulación y ejecución de planes de mejoramiento.

Realización de la segunda auditoría de procesos.

Segunda medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría.

ETAPA 6

Cierre

ETAPA 1

Preparaciónde la Firma

ETAPA 2

Preparación con el MEN

ETAPA 4 Capacitación e

Implementación de Procesos

ETAPA 5

MejoramientoContinuo

ETAPA 3Preparación

con lasSecretarías

ETAPA 6CIERRE

Presentación del resumen consolidado de las mediciones de

indicadores del proyecto.

Elaboración y presentación del Informe de Gestión y la

Memoria Técnica.

Medición de la satisfacción de la Secretaría respecto a la

firma.

Comité Directivo de cierre del proyecto.

INVOLUCRADOS

Ministerio de Educación Nacional

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

PROES S.A. Ingenieros Consultores

Cada uno de los funcionarios de la Secretaría de Educación

Quienes somos

Razón Social:

PROYECTOS Y ESTUDIOS PROES S. A. Ingenieros Consultores

Sigla:

PROES S. A. Ingenieros Consultores

Nuestra firma tiene por objeto social la prestación de servicios de consultoría, asesoría, asistencia, interventoría, auditoria y estudios de toda índole, relacionados con la ingeniería, arquitectura, economía, finanzas, administración, informática, derecho y demás disciplinas técnicas administrativas y sociales que concurran al desarrollo socioeconómico de la población en general.

Desde el 6 de octubre del año 2003 PROES S. A. Ingenieros Consultores, cuenta con Certificación ISO 9001 y el reconocimiento internacional IQNet, a través del ICONTEC.

Así mismo, el 15 de Julio de 2009 por medio del Consejo Colombiano de Seguridad, la firma obtuvo el Certificado de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional con base en la norma NTC-OHSAS 18001:2007 y la inscripción el RUC con una calificación de 91%.

Certificaciones

GREMIOS

ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

Libertad y Orden

Ministerio de Educación NacionalPrograma Nuevo Sistema Escolar

República de Colombia

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Libertad y Orden

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL PROGRAMA NUEVO SISTEMA ESCOLAR

1 DIRECTOR DEL PROYECTO

2 COORDINADORES

3 CONSULTORES EN CALIDAD EDUCATIVA

12 CONSULTORES SENIOR 11 CONSULTORES GENTE Y CULTURA

10 CONSULTORES JUNIOR

SE de Apartadó SE de ChíaSE de Ciénaga SE de Duitama SE de Facatativá SE de Piedecuesta SE de Pitalito SE de Riohacha SE de Rionegro SE de Vaupés SE de Zipaquirá

NUESTRO EQUIPO

DIRECTOR DEL PROYECTOIng. Rafael Gil Ramírez.

DIRECTOR DEL PROYECTOIng. Rafael Gil Ramírez.

COORDINADORIng. Héctor William Aldana C.

CONSULTOR EN CALIDAD EDUCATIVAAdriana Ivone Rincón

CONSULTOR SENIOR

Ing. Yaneth Ceballos B.

CONSULTOR JUNIOR

Ing. Cesar Reyes G.

CONSULTOR GENTE Y CULTURA

Dra. Aura Leonor Morales.

NUESTRO EQUIPO UNIDO CON LA SECRETARÍA DE

EDUCACIÓN

SECRETARIO DE EDUCACIÓNDR. DAVID AMEZQUITA DRISSSECRETARIO DE EDUCACIÓNDR. DAVID AMEZQUITA DRISS

GERENTE DE MODERNIZACIÓNPEDRO CHAVES

PROES S.A., INGENIEROS CONSULTORES

FACILITADORZORAIDA DIAZ

(Tiempo completo)

FACILITADORHAIDER ESPINOSA

(Tiempo parcial)

Que nos gustaría recibir de

la Secretaría de Educación?

Que nos gustaría recibir de

la Secretaría de Educación?

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la Secretaría de Educación?

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la Secretaría de Educación?

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la Secretaría de Educación?

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CULMINACIÓN

MUCHAS GRACIAS …..!