Sistemas Final
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I N S T I T U T O T E C N O L Ó G I C O D E C A N C Ú N INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES “APUNTES DE LA MATERIA: CONTABILIDAD FINANCIERA” (Lecturas compiladas y revisadas por el C.P. Julio Cesar Gómez Sánchez) . 1
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I N S T I T U T O T E C N O L Ó G I C O D E C A N C Ú N
INGENIERIA EN
SISTEMAS
COMPUTACIONALES
“APUNTES DE LA MATERIA: CONTABILIDAD FINANCIERA”
(Lecturas compiladas y revisadas por el C.P. Julio Cesar Gómez Sánchez)
.
Cancún Q, Roo, a xx marzo 2011
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INDICE1. CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD1.1Conceptos de la contabilidad1.2Información financiera: objetivos e características, usuarios.1.3Formas de organización de las entidades.
2. 2. ESTADOS FINANCIEROS2.1Estado de Situación Financiera: definición, elementos que lo
integran, clasificación del activo, pasivo y capital, Elaboración del Balance General, formas de presentación.
2.2Estado de Resultados: definición, elementos que lo integran, clasificación de ingresos y egresos, elaboración del estado de resultados, formas de presentación.
3. REGISTRO DE OPERACIONES3.1 La partida doble3.2 Clasificación de las Cuentas de Balance3.3 Clasificación de las Cuentas de Resultados3.4 Registro de Operaciones de libro diario3.5 Balanza de Comprobación
4. TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE4.1 La cuenta4.2 Elementos de la cuenta4.3 Reglas del cargo y del abono4.4 Aplicación practica
5. SISTEMAS DE REGISTRO5.1 Sistemas de registro de mercancías5.1.1 Sistemas de inventarios perpetuos5.2 Método de valuación de inventarios5.3Balanza de comprobación5.4Catalogo de cuentas5.5 Sistemas de pólizas en software
6. ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS6.1 Concepto y clasificación de los métodos de análisis6.1.1 Método de Porcientos integrales6.1.2 Método de razones financieras6.1.3 Método de tendencias
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UNIDAD I
“FUNDAMENTOS DE LA CONTADURÍA”
OBJETIVO
“Dar una visión amplia sobre los antecedentes históricos, concepto y ramas de la contaduría, así como también sus áreas de conocimiento, los campos de actuación profesional y su visión, los principales organismos de la contaduría pública que agrupan en México a la profesión, su código de ética profesional y la estructura de las NIF (A1), definiciones de contabilidad financiera, tipos de contabilidad y disposiciones legales sobre la obligatoriedad de la contabilidad.”
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1. CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD
Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha
logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un
registro de hechos históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente
informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de
decisiones internas (dentro de la misma organización, este tipo de decisión implica
variación en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas (genera una
conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y
accionistas, etc.).
La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve
obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida.
CONCEPTOS
“Contabilidad es una técnica que produce sistematiza y estructura información
cuantitativa expresada en unidades monetarias sobre eventos económicos
identificables y cuantificables que realiza una identidad“.
C.P (Joaquín Moreno Fernández. Contabilidad)
“Contabilidad es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para ordenar,
analizar, y registrar las operaciones practicadas por unidades económicas
individuales o constituidas bajo la forma de sociedad civil o mercantil”.
C.P (Elías Flores Lara.)
Proporciona una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad
organizacional.
Registra y controla las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.
Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
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Proteger los activos de la organización mediante mecanismo que evidencien en
forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracciones de
activos. Explicar y justificar la gestión de los recursos.
Objetivos de la contabilidad
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación
a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas
poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar
información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones
realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y
razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.
Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias,
referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la
fecha de emisión.
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Suministrar información requerida para las operaciones de planeación,
evaluación y control, salvaguardar los activos de la institución y comunicarse con
las partes interesadas y ajenas a la empresa.
Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y
ayudar a coordinar los efectos en toda la organización.
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información
relacionada con una entidad económica, así la contabilidad se refiere a la
medición, al registro y a la presentación de este tipo de información a varios tipos
de usuarios.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas:
Lleva un control de sus negociaciones mercantiles.
Lleva un control de sus negociaciones financieras.
Porque en todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la
contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
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1.2 INFORMACIÓN FINANCIERA: OBJETIVO E IMPORTANCIA,
CARACTERISTICAS, USUARIOS
FLUJO DE INFORMACIÓN CONTABLE.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que
ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para
llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. Flujo
de Información Contable.
El objetivo de la contabilidad de proporcionar información oportuna y valedera de
las actividades de un Ente, es conseguido de manera simple a través de la
planificación de sus actividades (principales y considerando las acciones
esporádicas).
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Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de
Información Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación
con su Entorno de presentan de manera Vertical, estableciéndose pues que el
Flujo Horizontal tiene como función principal la de Centralizar y el Flujo Vertical
tiene la función de Recopilar o captar la información.
La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de
Mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las
Compras,
Cuando un Ente realiza sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus
Proveedores, la que será registrada en el Libro de Compras , Luego se realizará
las Ventas de Mercaderías a nuestros Clientes, donde ser genera la emisión de
Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; (detallando la Cantidad, Precio e
Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago de estas.)
Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías todo
esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos).
El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la función
de registrar los pagos a nuestros proveedores, así como otras operaciones con
efectivo (Otros Ingresos y Egresos).
La Dinámica en el Almacén se base en el Ingreso de Mercaderías y la Salida de
estas, que serán Administradas en Kardex por producto, en el que se definirá el
Costo de las Mercaderías según el Método de Evaluación, que puede ser
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas
(UEPS), Costo Promedio u otro.
El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras,
Ventas y Caja y Kardex. Es función de la administración temporalizar la
centralización de estos datos, los cuales se recomiendan realizarlos a diario; por lo
que no es coincidencia el nombre de Libro Diario, el cual recibe los resúmenes
diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacén, así como también otros resúmenes
de Hojas de Trabajo.
Cabe indicar que toda actividad legal genera la tributación, la que viene a ser
consecuencia del negocio tanto cono retención o custodia en las Ventas, como
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Flujos de efectivos
Decisiones
Información útil a inventarios
Estados financieros
Contabilidad financiera
desembolso en el caso de las Compras; las mismas que serán diferenciadas para
establecer el Monto a Depositar a la entidad administradora de los mismos.
El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se recomienda elaborarlos
en hoja de trabajo adicionales, las que luego de establecer los resúmenes
respectivos, serán centralizados en el Libro Diario, el mismo día de su
acontecimiento; operaciones contables según se vayan presentando, como es el
caso de la Planilla de Remuneraciones, que puede ser quincenal o mensual.
Existiendo también caso que se realizan una vez al año como Asientos de Ajuste y
Cierre de Actividades.
El traslado de la información del Libro Diario al Libro Mayor, operación que nos
reportara el Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como
estableciendo el Saldo de las mismas. La Mayorización también es recomendable
elaborarla a diario, como ideal, pero esto estará de acuerdo con la necesidad de
tener la información oportuna para Gerenciar la Entidad.
Las Herramientas que pone a disposición la Contabilidad a la Gerencia, son
llamados Estados Financieros, los que no son sino los Saldos de las Cuentas
según sus Clasificaciones: de Balance o de Gestión; mediante los cuales la
Gerencia podrá disponer de las directivas en bien del desarrollo de sus
Actividades Comerciales.
La información es el recurso más importante de una empresa, es por eso que es
de suma importancia proporcionar información de hechos económicos, financieros
y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua,
ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con
relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y
RAZÓN del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer
sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
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Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y financiero:
Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control
de operaciones.
Financiero: Proporciona información a usuarios externos de las operaciones
realizada por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.
USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
Dentro de la clasificación de los usuarios podemos destacar: usuarios internos y
externos, mismos que a continuación explicamos para una mayor comprensión.
USUARIOS EXTERNOS
Se dice que la información financiera satisface al usuario general, si ésta le
comunica elementos de juicio sobre: la solvencia (estabilidad) financiera, liquidez,
eficiencia (actividad) operativa, riesgo financiero, nivel de rentabilidad
(productividad), capacidad financiera de crecimiento, origen y aplicación del flujo
de efectivo, cambios en sus recursos y en sus obligaciones, desempeño de la
administración, capacidad para mantener el patrimonio, potencial para continuar
operando en condiciones normales y la facultad para cumplir su responsabilidad
social a un nivel satisfactorio.
Los propósitos de la información son diferentes para cada usuario, pero todos
tienen la comunidad de interés económico en la entidad; entre esos interesados se
encuentran la administración, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores,
los acreedores, las autoridades gubernamentales, etc.
Directores: La dirección de la empresa necesita de información detallada y urgente. De sus decisiones, que toman continuamente, depende el funcionamiento de la empresa.
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Decisiones como estas: ¿compramos un camión, lo alquilamos o asignamos este
servicio a una agencia de transportes?, ¿pedimos un préstamo al banco o a los
socios?, ¿nuestro resultado viene derivado de un margen alto o de una óptima
rotación?, ¿debemos variar la política de cobros a los clientes? Los directivos
accederán a información contable muy detallada (incluso a los documentos que la
soportan) y ésta les llega con total celeridad.
Trabajadores: por medio de sus representantes legales, acceden a la información
contable de la empresa. Así, la ley exige que se faciliten al comité de empresa las
Cuentas Anuales, informes trimestrales sobre las ventas y producción tanto de la
empresa como del sector, así como informes trimestrales sobre las previsiones de
trabajo y contratación. Con estos datos, los trabajadores podrán hacerse una idea
de si peligran o no sus puestos de trabajo, y de si van a cobrar la nómina con
normalidad.
Acreedores: es decir a las personas o instituciones a quienes se les adeuda
dinero.
Accionistas: es decir, las personas físicas o morales que han aportado sus ahorros
(excedente de ingresos) para convertirse en propietarios de una empresa, al
menos en la parte proporcional que su aportación representa del total del capital
de la empresa escogida. Los accionistas son dueños de la empresa.
Analistas intermediarios financieros: Los analistas financieros son personas cuya
función se basa en monitorear el desempeño financiero de la empresa que cotizan
en bolsa, con el objetivo de asignarle una calificación, la cual implica que la
empresa tiene capacidad para cumplir con sus obligaciones oportunamente. De
igual forma, los intermediarios financieros como bancos, casas de bolsa,
arrendadoras financieras, entre otros, necesitan conocer la información financiera
de las empresas para decidir si se otorga o no un préstamo.
Público inversionista: personas que poseen recursos económicos suficientes para
impulsar los negocios o proyectos en los cuales se vislumbran grandes
oportunidades de éxito.
Las autoridades gubernamentales: Debido a que la empresa tiene la obligación
legal y el compromiso social de entregar un porcentaje de sus utilidades en forma
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de impuestos, el gobierno es un usuario importante de la contabilidad. En efecto,
las autoridades gubernamentales están facultadas por ley para establecer las
bases sobre las cuales se determinaran y cobraran impuestos o cualquier otra
contribución que deba hacer una entidad económica hacia el gobierno del país en
el que opere. Para tal fin, el gobierno federal de cada país establece requisitos de
elaboración y presentación de información contable que reflejen los resultados de
operación y la situación patrimonial de las entidades económicas con el propósito
de determinar el monto de los impuestos que deben pagar.
Información Financiera
*Acreedores
*Accionistas
*Analistas
*Financieros
Usuarios Internos
*Directores generales
*Gerentes
*Jefes de Departamentos
*Empleados
*Público Inversionista
*Organismo Regulares
*Autoridades
Gubernamentales
USUARIOS EXTERNOS
Organismos reguladores: Para las empresas que coticen en bolsa les es obligatorio presentar la información financiera cada trimestre ante la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV). De igual forma, si la empresa cotiza en el extranjero tendrá la obligación de presentar dicha información ante los organismos reguladores locales.
USARIOS INTERNOS
De la misma forma que los usuarios externos tienen necesidades de información,
los administradores de una entidad económica, representados por los funcionarios
de los niveles superiores , tales como directores generales, directores funcionales,
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gerentes de área, jefes de departamento, tienen la necesidad de monitorear el
desempeño de la unidad para cual trabajan, y el resultado de su propio trabajo.
Por naturaleza, dicha información es de un nivel de detalle mucho mayor que el
suministrado a los usuarios externos. Por lo mismo, no están regidos por leyes ni
por otro tipo de disposiciones sino exclusivamente por la necesidad de la
información y la creatividad de quienes elaboran este tipo de información.
Una vez agotado el tema de los diferentes usuarios, procedemos a clarificar los
distintos sistemas de información contable que satisfacen las necesidades que los
diferentes usuarios tienen al respecto.
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según
en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas
empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a
continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos, como lo
veremos a continuación.
1.3 FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LAS IDENTIDADES
Tipos de empresa según una clasificación que incluye diversos criterios:
1.- Sector de Actividad:
Primario: se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadería, caza,
pesca, extracción de áridos, agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc.
Secundario o Industrial : transformación de la materia prima.
Terciario o de Servicios : Incluye a las empresas para realizar trabajos físicos o
intelectuales como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería,
asesorías, educación, restaurantes, etc.
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2.- Según la Forma Jurídica:
La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones, los
derechos y las responsabilidades de la empresa.
Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad legal para
ejercer el comercio.
Sociedad Colectiva: tipo de empresas de propiedad de más de una persona
Cooperativas: No poseen ánimo de lucro y son para satisfacer necesidades o
intereses socioeconómicos de cooperativistas, clientes de la empresa,
proveedores y trabajadores.
Comanditarias: Poseen dos tipos de socios:
a) los colectivos con la característica de la responsabilidad ilimitada
b) comanditarios cuya responsabilidad se limita a la aportación de capital
efectuado.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de éstas
empresas tienen que asumir una responsabilidad de carácter limitada,
respondiendo solo por capital o patrimonio que aportan a la empresa.
Sociedad Anónima: Tienen responsabilidad limitada al capital que aportan, pero
poseen la alternativa de tener las puertas abiertas a cualquier persona que desee
adquirir acciones de la empresa.
3.- Según el Tamaño:
Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y financiamientos
grandes, de varios millones de dólares, miles de empleados de confianza y
sindicalizados, administración y operación muy avanzado obtener líneas de crédito
y préstamos importantes con instituciones financieras nacionales e
internacionales.
Medianas Empresas: Empresas intervienen varios cientos de personas hasta
miles, y tienen sindicato, y hay áreas definidas con responsabilidades y funcione
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4.- económicas lucrativas
En algunas veces de consideraciones tales como los recursos necesarios para
iniciar un negocio, la complejidad del mismo o el tamaño, una sola persona puede
constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado.
Para todo fin práctico, una entidad económica constituida por una sola persona
esta funcionalmente completa y puede operar de manera adecuada. Al final de
cuentas, es el espíritu de personas emprendedoras, enriquecido con las
características necesarias para que el negocio subsista, el que infunde vida en las
organizaciones. De hecho, para efectos fiscales esta forma de organizarse ha sido
ampliamente reconocida como persona física con actividades empresariales. Sin
embargo, como veremos más adelante, nos es la única forma de organizarse para
desarrollar una activada económica.
Persona física:
Es una sola persona que se constituye como entidad económica para realizar un
objeto fiscalmente
En consideración de aspectos tales como los recursos necesarios para iniciar un
negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc., una solo persona puede
constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado.
Por lo tanto, para cualquier efecto práctico, una entidad económica constituida por
una sola persona, esta funcionalmente completa y puede operar adecuadamente.
Al final de cuentas, es el espíritu de personas emprendedoras, enriquecido con las
características necesarias para que el negocio subsista, el que infunde vida en las
organizaciones. De hecho, para efectos fiscales esta forma de organizar se ha
sido ampliamente reconocida como persona física con actividades empresariales.
Sin embargo, no es la única forma de organizarse para desarrollar una actividad
económica.
En efecto cualquier persona puede iniciar un negocio propio, sin requerir de socios
y de cumplir ciertos tramites, o bien dedicarse a la presentación de algún servicio
de forma dependiente o independiente.
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Cuando una persona constituye un negocio propio se considera que desempeña
la función de administrador único, o bien puede confiarle a otra persona dicha
responsabilidad. También puede ser que la persona se dedique a la presentación
de algún servicio, como arrendador de bienes, brindas sus servicios profesionales
de forma independiente, dedicarse a la compra de bienes entre otros.
Para poder operar bajo este esquema solo se requiere que la persona llene las
formas fiscales necesarias y las presentes en la oficina de recaudación que le
corresponda. De esta forma se estará cumpliendo con las disposiciones fiscales
que implica este esquema.
Sociedad: se constituye al reunirse varias personas que participan en un mismo
negocio con el fin de obtener utilidades mediante la venta de un servicio o
producto.
Existen dos puntos de sociedades:
De personas: voz y voto cuenta por igual, sin importar los recursos aportados.
De capitales: voz y voto con base en los recursos aportados.
Sociedad mercantil:
Es la combinación del talento y recursos económicos de personas con el propósito
de hacer más factible la realización de una empresa. Se constituye una sociedad
cuando varias personas se reúnen como propietarios o “socios”.
Existen dos tipos de sociedades: de personas y de capitales; La diferencia es que en el primer caso, la voz y el voto de cada persona cuenta por igual en el segundo caso, la sociedad de capitales, la voz y el voto de cada socio está en función del monto de su aportación es decir mientras más recursos haya aportado más podrá influir en la administración.
Una de las formas más comunes de organizar es una denominada sociedad
anónima.
La sociedad anónima:
Es una entidad legal con personalidad jurídica propia, independiente de la de sus
socios. En una entidad que existe solo para la ley. Una sociedad anónima puede
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participar en contratos, poseer propiedades a su nombre y operar negocios en la
misma forma que si fuera una persona física.
La mayoría de los negocios están organizados como sociedades anónimas, por
que las reglamentaciones legales y fiscales otorgan un gran atractivo al hecho de
operar de esta forma. Organizar una empresa como sociedad anónima ofrece
varias ventajas que no puedes disfrutar las otras sociedades y el propietario
individual, pero también tiene ciertas desventajas.
Las principales ventajas son las siguientes:
La sociedad anónima se constituye, por ley, como una entidad legal autónoma,
por lo cual los dueños o accionistas se encuentran desligados de la misma. Esta
característica limita el derecho de los acreedores, en un momento dado, a los
montos por los accionistas al negocio.
A una sociedad anónima se le resulta más fácil obtener capital a través de la
ventana de sus acciones.
La vida de la sociedad no resulta afectada por los cambios de propietarios que se
producen por la venta de acciones, o por la enfermedad o muerte de sus
administradores o accionistas. La vida de la sociedad anónima solo puede
terminarse por una decisión de los propios accionistas del estado, en ciertos
casos de excepción.
Para efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta se consideran Personas
Morales:
Las Sociedades Mercantiles
Los Organismos Descentralizados que realicen preponderantemente
actividades empresariales
Las Instituciones de Crédito
Las Sociedades y Asociaciones
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UNIDAD II
“ESTADO DE SITUACION FINANCIERA”
OBJETIVO:
“Dar una visión amplia de los elementos que conforman la Situación Financiera, destacando su importancia y su uso para la toma de decisiones para las empresas.”
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2.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Definición
Documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma
C.P. (Javier Romero Robles)
Importancia
El estado de situación financiera (o también llamado balance general) radica en la
toma de decisiones, ya que nos muestra una fotografía de la empresa. También
puede considerarse como “una visión del futuro de la entidad, tanto en corto como
en el largo plazo”.
Finalidad
Mostrar la posición o situación de la entidad en una fecha determinada, además
de igualar las partidas entre los recursos y sus fuentes o Conocer la situación
financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su
empresa a lo largo de un período.
LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE:
La información presentada en los estados financieros interesa a:
La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado.
Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la
empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para
determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está correctamente
liquidado.
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Algunas de las reglas son las siguientes:
1.- Cuando el saldo de la otra cuenta bancaria sea acreedor al momento de
presentar el balance debe de reclasificarse dicho saldo contra el pasivo que lo
origino.
2.- En el caso de que se tenga una cuenta por cobrar y otra por pagar
a nombre de una misma persona se debe restar dicho saldo y mostrar únicamente
el importe correspondiente a la cuenta que tenga mayor saldo, obviamente por la
diferencia.
3.- La parte de capital social que aún no ha sido exhibida estará representada por
un saldo en la cuenta de accionistas, la cual no debe presentarse como una
cuenta de activo, sino que deberá mostrarse dentro del capital contable
restándose el saldo de capital social.
4.- Los saldos de los inventarios deben reflejarse dentro del activo circulante
después de las cuentas por cobrar.
5.- En el caso de un pasivo que tenga un vencimiento a largo plazo, pero en el
cual se haya establecido un plan de pagos mensuales para liquidarlo, la parte de
esa deuda que vaya a ser liquidada a un plazo no mayor de un año debe de
considerarse dentro del pasivo a corto plazo.
Balance general
Estado financiero que muestra los recursos de que dispone la entidad para la
realización de sus fines (activo) y las fuentes externas e internas de dichos
recursos (pasivo más capital contable), a una fecha determinada. De su análisis e
interpretación podemos conocer, entre otros aspectos, la situación financiera y
económica, la liquidez y rentabilidad de una entidad.
(C.P. Javier Romero)
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Etimología: La palabra balance es una derivación de la palabra griega bislanx
(balanza), la cual proviene del latín bis, que significa dos, y lanx que significa
platos o platillos, es decir, la palabra balance representa siempre la igualdad de
dos cosas o grupos de cosas que se colocan en dichos platos.
(C.P. Javier Romero)
En este caso, la igualdad se da entre la suma del activo (recursos de que dispone
la entidad para la realización de sus fines) y la suma del pasivo más el capital
contable (fuentes de recursos, externas e internas).
La Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos, en el Boletín B-l ("Objetivo de los estados financieros") define al balance
general en los siguientes términos: "Es aquel documento que muestra los activos,
los pasivos y el capital contable a una fecha determinada.”
El análisis de la definición del IMCP y el conocimiento que se tiene del principio de
dualidad económica, nos permite hacer las siguientes observaciones:
El balance general nos muestra el activo, es decir, los recursos de que dispone la
entidad para la realización de sus fines.
1.- El pasivo y el capital contable, las fuentes de dichos recursos que, a su vez,
son la especificaciones de los derechos que sobre los mismos existen,
considerados en su conjunto.
2.- Todos ellos, son presentados a una fecha determinada. Dada la importancia de
la información comunicada por este estado, mismo que en su aplicación en la
práctica profesional ha evolucionado hacia un estado de origen y aplicación de
recursos, un estado de origen y aplicación de fondos, un estado.
“Por prepararse a una fecha determinada, se refiere a que el balance general es
una fotografía de la empresa, aun cuando los datos contenidos en él podían
cambiar al día siguiente son que aparentemente se hayan realizado otras
transacciones, esto es debido a que ciertos eventos económicos o circunstancias
hacen que los valores del activo, pasivo o capital contable sufran cambios o
modificaciones, como por ejemplo, los efectos de la inflación, las variaciones del
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tipo de cambio en la conversión de la moneda, la merma por volatilización o
evaporación de algunas mercancías, los pagos y cobros anticipados que se
devengan, la depreciación y amortización de algunos activos, y otros más.
Es muy importante señalar que si bien es cierto que el balance general nos
muestran una fotografía de la empresa a una fecha determinada, no debemos
caer en la apreciación o pensamiento tradicional, mismo que puede expresarse de
la siguiente manera: por tratarse de un estado financiero estático, éste es el activo,
el pasivo y capital que tiene la entidad hasta este día y es una visión del pasado".
CARACTERÍSTICAS
Los estados financieros son resultado del proceso contable, por lo cual sus
características deberán ser de la propia contabilidad, además de estar preparados
de conformidad con las normas de información financiera deberán ser:
Confiable: Su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones
internas o eventos sucedidos por lo que el usuario lo acepta y utiliza para tomar
decisiones.
No es una cualidad inherente a ellos pues el usuario quien le otorga esta cualidad
cuando el sistema de información financiera (captación y procesamiento de datos,
así como su reconocimiento, contable), incorpora las transacciones,
transformaciones internas y eventos económicos que afectan a la entidad de
acuerdo con su realidad económica y no con su forma jurídica o legal
(preeminencia de la sustancia económica sobre la forma legal);
Es una representación fiel de lo que pretende representar, comunicando
información veraz, representativa, objetiva, verificable y suficiente.
Relevantes: La información posee esta cualidad ejerce influencia sobre las
decisiones económicas de quienes la utilizan ayudando a los usuarios a la
elaboración de predicciones sobre las consecuencias e acontecimientos pasados,
o en la confirmación de expectativas. Por lo tanto, a la relevancias encuentra
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asociada a una doble posibilidad; posibilidad de predicción y de conformación por
parte del usuario.
Además, la información contenida debe mostrar aspectos importantes de la
identidad que fueron reconocidos contablemente (importancia relativa), la cual se
manifiesta si existe riesgo de que su omisión o representación errónea afecte la
percepción del usuario en la toma de decisiones.
Compresibles: Una calidad esencial de la información proporcionada es que debe
ser fácil de entender a los usuarios. Para este propósito se supone que los
usuarios tienen la capacidad de analizar la información financiera y un
conocimiento razonable de las actividades económicas y del mundo de los
negocios. Esta cualidad vinculada al usuario con las decisiones que este toma y
refleja su relación con la información financiera. La compresibilidad de la
información se incrementa con la adecuada revelación de información (revelación
suficiente).
Comparables: La información contenida a los estados financieros debe permitir a
los usuarios generales compararla a lo largo del tiempo para poder identificar y
examinar las diferencias o semejanzas con la información de la misma identidad o
entidades distintas.
El estado de situación financiera es el medio que la contabilidad ha utilizado para
mostrar el efecto acumulado de las operaciones que se han efectuado en el
pasado.
Nos muestra, a una fecha determinada, cuáles son los activos con los que cuenta
la empresa para las futuras operaciones, así como los derechos que existen sobre
los mismos y que aparecen bajo el nombre de pasivos y capital contable.
Responsabilidad
Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su
elaboración, revisión y elaboración.
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Clasificación
A continuación se presentan las siguientes definiciones de las partidas integrantes
del estado de situación financiera:
1.-Activos. El activo se refiere a todos aquellos recursos económicos que posee
una empresa y que son registrados y medidos de acuerdo con los principios
contables generalmente aceptados.
Los activos se pueden clasificar como circulante, fijos y diferidos.
Activo circulante: son los de fácil conversión en efectivo; por ejemplo el dinero
que se encuentra en la caja y en el banco, las facturas pendientes de cobro a los
clientes, las cuentas por cobrar que se tengan en letras de cambio o pagares, los
préstamos que se han otorgado a los empleados y que son de fácil recuperación,
así como la venta de mercancía al contado.
Activo fijo: son las inversiones que se hacen en la entidad con la finalidad de
utilizarse y no de venderse en un corto tiempo, a menos que se necesite su
cambio o actualización.
Activo diferido: representa los pagos anticipados que se realiza la entidad o
empresa con la finalidad de recibir un beneficio o servicio en el futuro, en un plazo
esperado, mayor de un año.
2.-Pasivos. El pasivo representa todas aquellas deudas, y obligaciones presentes
contraídas por una empresa, provenientes de transacciones o eventos pasados,
con el objeto de financiar los bienes que constituyen el activo.
El pasivo se clasifica de acuerdo con su fecha de liquidación o vencimiento en
pasivo circulante o de corto plazo y pasivo no circulante o de largo plazo.
Todos ellos representan un compromiso que la empresa tiene y que ha de cubrir
ya sea en el periodo en curso o en periodos futuros.
24
Pasivo a corto plazo o circulante: Representado por deudas u obligaciones que la
entidad debe liquidar en un periodo menor o máximo de un año.
Pasivo a largo plazo: Representada por deudas u obligaciones que la entidad
tiene que liquidar a un periodo, mayor a un año.
Pasivo diferido: son cobros anticipados por los que la entidad tiene la obligación
de proporcionar un servicio a terceras personas.
3.-Capital. es aquella parte que resta de los activos después de que los pasivos
han sido deducidos. Representa la inversión de los accionistas o socios en una
entidad y consiste generalmente en las aportaciones, más las utilidades retenidos
o menos las pérdidas acumuladas, más otro tipo de superávit en su caso.
Las principales partidas que forman parte del capital son: Capital Social,
Aportaciones para futuros aumentos de capital, Utilidades no distribuidas y/o
Pérdidas acumuladas.
Elementos que la integran
El estado de situación financiera, como cualquier otro estado, se integrará de las
tres partes que son:
1.- Encabezado, con la indicación del nombre, razón o denominación social de la
entidad, la designación de balance general y la fecha a la cual se formula (que se
expresa con la palabra "AL", es decir, "balance general al")
2.- Cuerpo , con las cuentas del activo, pasivo y capital contable correctamente
presentadas (según las reglas de presentación).
3. - Pie , donde irán las firmas de las personas que intervienen en su elaboración y
autorización, y aquellas que a juicio de los interesados deban firmarlos; en su
caso, la leyenda de que las notas que se acompañan son parte integrante del
estado (presentándose en hoja por separado tales notas).
25
Los estados financieros básicos son:
• El balance general
• El estado de resultados
• El estado de cambios en el patrimonio
• El estado de cambios en la situación financiera
• Él estado de flujos de efectivo
Cuando se haga uso de un programa informático será necesario tener las
siguientes consideraciones:
•En el encabezado se anotarán los datos que ya se han mencionado: el nombre
de la entidad, la mención de tratarse de un estado de situación o posición
financiera o balance general y la fecha.
•Es conveniente hacer una separación entre el encabezado y el cuerpo del estado
•Los nombres del activo, pasivo y capital contable, se pueden escribir con
mayúsculas, subrayados y centrados sobre el concepto (entendemos por
concepto, la parte de los estados financieros destinada a anotar los nombres de
los elementos que integran el estado, los grupos de los mismos y los nombres de
las cuentas).
•Los nombres de los grupos: circulante, no circulante, inmuebles, maquinaria y
equipo, intangible, contribuido o ganado (déficit), se anotarán al margen del
concepto; es posible anotarlos también con mayúsculas y subrayados, para
distinguirlos de las cuentas.
•Los nombres de las cuentas se presentarán de tal manera que puedan
distinguirse del grupo a que pertenecen, un poco a la derecha del margen y
antes del nombre del concepto (activo, pasivo o capital contable); estos nombres
empezarán con mayúsculas, seguidas de minúsculas.
Uso de las columnas: Las columnas son la parte de los estados financieros
destinadas a anotar los valores (importes de las cuentas, grupos y totales).
26
Cuando se inicie un renglón, se anotará el signo de moneda ($) y no se volverá a
escribir en las siguientes cantidades si no ha habido algún corte (se conoce como
corte, la línea que limita o corta una columna); después de cada corte, se volverá
a anotar el signo de moneda ($). Al finalizar el estado, se cortará con línea doble,
lo cual indica que ahí termina la información del estado en lo que respecta a las
cifras contenidas, ya que no debemos olvidar que aún faltan las notas y las firmas.
Nombre de la entidad
Encabezado Mención de un balance general
Fecha a la cual se practica
(Cantidades expresadas en: <Especificar cifras que se manejan:
Millones, miles o cientos>)
Concepto
Columnas
ACTIVO
CIRCULANTE
Caja
signo
Bancos
corte
FIJO
Terrenos
signo
Edificios
corte
$1 000
10 000
signo
$11 000
250 000
signo
$261 000
161 000
$100 000
150 000
signo $111 000
50 000
27
Cuerpo
PASIVO
CIRCULANTE
Proveedores
Acreedores
CAPITAL CONTABLE
CAPITAL CONTRIBUIDO
Capital social
CAPITAL GANADO
Utilidad neta del ejercicio
Utilidades acumuladas
Reserva legal
corte
signo
signo
$20 000
25 000
5 000
$50 000
50 000
signo
$100 000
Corte doble
línea
LAS NOTAS QUE SE ACOMPAÑAN, SON PARTE INTEGRANTE
DE ESTE ESTADO FINANCIERO.
AUTORIZADO POR: ELABORADO POR:
FIRMA FIRMA
NOMBRE Y PUESTO C.P. NOMBRE Y RELACIÓN
CON LA
28
Pie
EN LA EMPRESA. EMPRESA Y
ESTADO FINANCIERO.
FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL
El balance es un estado de situación financiera y comprende información
clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. Su
importancia radica ya que es un estado principal y se considera el estado
financiero más importante según la mayoría de autores.
El término “balance general” proviene del balance que se realiza al generar la lista
de los bienes que se dispone y por otra la de los individuos, sociedades o
instituciones que se reunieron en el negocio.
Teniendo en cuenta que los elementos de un balance son:
- El activo
- El pasivo
- El patrimonio
Por lo tanto concluye que la ecuación patrimonial se compone de:
"Activo = Pasivo + Patrimonio"
Tenga en cuenta que...
El balance general se puede presentar mediante estructuras diferentes, las más
usuales son dos:
Con forma de reporte
Con forma de cuenta
Balance general con forma de reporte
Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola página, de
tal manera que a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del
pasivo, para determinar el capital contable o patrimonio contable.
29
De acuerdo a lo anterior se puede apreciar que el balance general con forma de
reporte se basa en la fórmula:
Activo-Pasivo = Capital
Que queda expresada por medio de literales de la siguiente manera:
A –P = C
A la fórmula anterior se le conoce con el nombre de formula del capital.
Aspecto Legal: El balance general debido a su importancia se debe elaborar y
pasar a un libro u hojas con un rayado distribuido de la siguiente manera: un
espacio amplio destinado para indicar el nombre de las cuentas, y cuatro
columnas iguales con subdivisiones para pesos y centavos, en las cuales se
anotan los valores o importes de las cuentas, de los totales de los grupos así
como del activo, pasivo y capital contable.
Para que el balance general tenga una buena presentación se deben observar las
siguientes indicaciones:
1. El nombre de la entidad se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera
línea.
2. La mención de ser balance general y la fecha de presentación se deben anotar
en el centro de la hoja o dejando un espacio (sangría) al principio de la segunda
línea.
3. La tercera línea se debe transformar en doble, con el fin de separar el
encabezado del cuerpo del balance general.
4. Los nombres activo, pasivo, y capital contable se deben anotar en el centro del
espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas.
5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el activo y el pasivo se
debe anotar dejando una pequeña sangría.
6. El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar al margen de la hoja, con
el objeto de que no se confundan con los nombres de los grupos.
7. Únicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad de cada
columna, a los totales y a las cantidades que se escriben después de un corte
(corte es la línea horizontal que se traza al sumar o restar).
30
8. Los cortes deben abarcar toda la columna.
9. Únicamente el resultado final (importe del capital contable) se corta con dos
líneas horizontales.
10. No se deben dejar renglones en blanco, pues la ley lo prohíbe.
Columnas.
Primera: Se usan cuando se presentan las cuentas complementarias
(estimaciones, depreciaciones, amortizaciones), las cuales se deducen de una
cuenta principal
Segunda: Se debe anotar el valor o importe de cada cuenta.
Tercera: Se anotar el importe total de cada grupo.
Cuarta: En esta columna se deben anotar los importes totales del activo, pasivo y
capital contable.
Pueden presentarse casos en los que la colocación de los valores o importes de
las cuentas presenten cambios. Por ejemplo, cuando en un grupo únicamente hay
una cuenta, en lugar de anotarse su importe en la segunda columna, se debe
anotar directamente en la tercera columna, ya que de hecho forma el importe total
Balance general en forma de cuenta
En esta forma se emplean dos páginas; en la de la izquierda se anotan
clasificadamente las cuentas que constituyen el activo, y en la de la derecha, las
del pasivo y el capital contable.
Como podemos notar, el total del activo es igual al total del pasivo más el capital
contable, razón por la cual el balance general con forma de cuenta se basa en la
fórmula:
Activo = Pasivo + Capital
Que expresada por medio de literales queda:
A = P + C
31
A La fórmula anterior se conoce con el nombre de Formula de balance general.
Primera y segunda columna: En la primera no se hace ninguna anotación y la
segunda se presenta cuando existen las cuentas complementarias (estimaciones,
depreciaciones, amortizaciones), las cuales se deducen de una cuenta principal.
Tercera Columna: Aquí se debe anotar el valor o importe de cada cuenta.
Cuarta Columna: En esta columna se debe anotar el importe total de cada grupo,
así como el importe total del activo, pasivo y capital contable.
El total del pasivo más el capital contable se debe anotar a la misma altura del
total activo.
Los renglones que quedan en blanco del capital contable al total del pasivo más el
capital, se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el
nombre de zeta.
El balance general se debe presentar al terminar el ejercicio.
Presentación del balance general
Las formas de presentación del balance general son varía según la necesidad:
1.- En forma de cuenta T.- Conserva la misma fórmula pero invertida; es decir,
patrimonio más pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y
en primer término al capital y en segundo término al pasivo; a la derecha los
activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.
2.- En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer
lugar el activo, posteriormente el pasivo y por último el patrimonio, es decir activo
menos pasivo igual a capital.
3.-En forma de condición financiera.- Se obtiene el patrimonio que es la diferencia
entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y
32
deduciendo los pasivos no circulantes.
Teniendo en cuenta su grado de función, el balance puede clasificarse en analítico
y condensado.
4.- La forma analítica se detallan las partidas que forman ciertos grupos.
Presentación general
Encabezado
- Nombre completo de la empresa, indicando el tipo de sociedad, si está
constituida como tal.
- Nombre del estado financiero: Balance General
- Fecha exacta del corte del balance. Ejemplo a 31 de diciembre de 2007; debido a
que el Balance General no es para un período, ya que este podría realizarse en
cualquier fecha del año.
- Firma del representante legal, del contador público y del revisor fiscal que
sustentan el Balance General.
33
La comercial Mercantil, S.A.Balance general, al 31 de diciembre del año "X"(Cantidades expresadas en miles de pesos)
1 2 3 4 1 2 3 4Activo Pasivo
Circulante Circulante1 Caja $ 1,000,000.00 11 Proveedores $ 1,000,000.00
2 Bancos 500,000.00 12Documentos por pagar 800,000.00
3 Mercancías 1,500,000.00 13Acreedores diversos 200,000.00 $
2,000,000.00
4 Clientes 500,000.00 Fijo
5 Documentos por cobrar 700,000.00 14Acreedores hipotecarios 1,000,000.00
1,000,000.00
6 Documentos diversos 300,000.00 $ 4,500,000.00 Créditos diferidos
Fijo 15Rentas cobradas por anticipo 100,000.00 100,000.00
7 Edificios $ 2,000,000.00 Total pasivo3,100,000.00
8 Mobiliario y equipo 1,200,000.00Capital contable
5,600,000.00
9 Equipo de reparto 800,000.00 4,000,000.00Cargos diferidos
10 Costos de instalación 200,000.00Total activo $ 8,700,000.00
Total pasivo mas capital
8,700,000.00
34
35
El Balance General puede ser presentado utilizando los modelos propuestos en el
Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Sin embargo se advierte que los modelos
planteados son esquemas ilustrativos para propósitos académicos, por lo tanto
estos deberán ajustarse a los criterios y situaciones particulares de cada uno de
los entes y al cumplimiento de los principios de contabilidad.
Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo en una sola página, de tal
manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo
para determinar el capital contable.
36
TOTAL
__________________
__________________
__________________ ________________
Total Activo $5,000.00
PASIVO
_________________
_________________ _______________
Total Pasivo $2,000.00
CAPITAL CONTABLE: $3,000.00
____________
Ejemplo:
De acuerdo con lo anterior, vemos que el balance general en forma de reporte se
basa en la fórmula:
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL
Que expresada por medio de literales queda:
A - P = C
Esta fórmula se conoce con el nombre de fórmula capital.
Balance general en forma de cuenta
En esta forma se emplean dos páginas, en la de la izquierda, se anota
clasificadamente el activo y en la de la derecha, el pasivo y el capital contable,
Ejemplo:
FORMA HORIZONTAL
Balance general en forma de cuenta
ACTIVO PASIVO
___________ $ _________ ___________ $ _________
___________ _________ ___________ _________
___________ _________ Total pasivo $ 2,000.00
___________ _________ Capital contable $ 3,000.00
Total Activo $ 5,000.00 Total: pasivo + capital $ 5,000.00
Como se puede observar, el total del activo es igual al total del pasivo más el
capital, razón por la cual el balance general en forma de cuenta se basa en la
fórmula:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Que expresada por medio de literales queda:
A = P + C
La fórmula anterior se conoce con el nombre de formula del balance general.
37
Ejemplo:
A) Con los siguientes datos elabora el balance general en forma de cuenta
Nombre de la empresa: LA POLONESA S.A.
Fecha de presentación 30 DE JULIO DEL 20X1
Propietario: Lic. ALVARO DAVID PEREZ
Contador general: CP. JUAN MANUEL RODRIGUEZ LOPEZ
Cuentas :
Bancos $2400.00
Clientes $3600.00
almacén $5800.00
Papelería y útiles $200.00
Mobiliario y equipo $700.00
Equipo de transporte $1300.00
Gastos de constitución 420.00
Proveedores $3500.00
Acreedores $950.00
Documentos por pagar $1000.00
Capital social $7000.00
Utilidad neta del ejercicio $1570.00
38
LA POLONESA S.A
BALANCE GENERAL AL 31 DE JULIO 20X1
CIFRAS DE MILES DE PESOS
ACTIVO Pasivo
CIRCULANTE Circulante
Bancos $ 2400.00 Proveedores $ 3500.00
Clientes 3600.00 Acreedores 950.00
almacén 5800.00 Documentos por
pagar
1000.00 $5450.00
Papelería y útiles 200.00 $ 12000.00 Capital contable
No circulante Capital
contribuido
Inmuebles,
maquinaria y equipo
$ 700.00 Capital social 7000.00
Mobiliario y equipo 1300.00 2000.00 Capital ganado
Equipo de
transporte
Utilidad neta del
ejercicio
1570.00
intangibles
Gastos de
constitución
20.00 8570
Activo Pasivo +capital
contable
$14020.00
LAS NOTAS QUE SE ACOMPAÑAN SON PARTE INTERANTE DE ESTADOS FINANCIEROS
AUTORIZADO POR ELABORADO POR
LIC. ALVARO DAVID PEREZ C.P. JUAN MANUEL RODRIGUEZ LOPEZ
DIRECTOR GENERAL CONTADOR GENERAL
39
2.1.1. ESTADO DE RESULTADOS
La contabilidad financiera debe presentar información que permita a los
propietarios conocer los montos de las utilidades o de las pérdidas obtenidas
como resultado de sus operaciones realizadas durante un periodo contable.
De ahí la necesidad de elaborar un nuevo estado financiero, el estado de
resultados.
Concepto, Elementos, Presentación
Concepto
Si entendemos el concepto de empresa como una entidad constituida por un
conjunto de recursos humanos, técnicos, materiales y financieros coordinados
por una autoridad que toma decisiones para lograr sus fines, podemos
pensar que uno de los fines primordiales de las entidades comerciales,
industriales o de servicios es la obtención de lucro o ganancia como
compensación a su inversión.
La NIF A-3 dice que la información acerca de la actividad operativa de una
entidad se refiere en especial a su comportamiento en cuanto a la obtención
de ingresos y su enfrentamiento con sus costos y gastos, que conforman
entre ambos sus resultados netos y, por lo tanto, su rentabilidad.
Tal información es útil para evaluar los cambios potenciales en los recursos
económicos futuros, para predecir el potencial de la entidad para generar
flujos de efectivo y para estimar la eficacia y eficiencia con que puede utilizar
sus recursos.
El estado de resultados, para entidades lucrativas o, en su caso, estado de
actividades, para entidades con propósitos no lucrativos, que muestra la
información relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por
40
ende, de los ingresos, costos y gastos y la utilidad/pérdida neta o cambio
neto en el patrimonio resultante en el periodo
Según NIF A-3Elementos
Para facilitar la comprensión y el estudio de este estado financiero debemos
conocer algunos de los elementos que lo integran.
La NIF A-S, Elementos básicos de los estados financieros, en vigor a partir
del 1 de enero de 2006, define los elementos integrantes del estado de
resultados de las entidades lucrativas y del estado de actividades de las
entidades no lucrativas.
Entidad lucrativa. Es aquella unidad identificable que realiza actividades
económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos
materiales y de capital. Siendo su principal atributo, la intención de resarcir y
retribuir a los inversionistas su inversión, a través de un rendimiento o
reembolso.
Entidad no lucrativa. Es aquella unidad identificable que realiza actividades
económicas constituidas por combinaciones de recursos humanos, recursos
materiales y de aportación, coordinados por una autoridad que toma
decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que fue
creada, principalmente sociales , y que no resarce la inversión de sus
patrocinadores.
Señala que el estado de resultados emitido por las entidades lucrativas se
integra de: utilidad o pérdida neta, ingresos, costos y gastos, y que las
entidades con propósitos no lucrativos emiten el estado de actividades,
integrado por: cambio neto en el patrimonio contable, ingresos, costos y
41
gastos. Así mismo norma en el sentido de que los conceptos ingresos, costos
y gastos son aplicables por igual a ambos tipos de entidades.
Utilidad neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa,
después de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el
estado de resultados, siempre que los ingresos sean mayores a dichos
costos y gastos, durante un periodo contable.
Pérdida neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa,
después de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el
estado de resultados, siempre que los ingresos sean menores a dichos
costos y gastos, durante un periodo contable.
Ingresos. Incremento de los activos o decrementos de los pasivos de una
entidad, durante un periodo contable, con impacto favorable en la utilidad o
pérdida neta.
Teniendo en cuenta los dos tipos de ingresos.
- Ingreso Ordinario. Operaciones usuales, es decir, propias del giro de la
entidad, ya sean frecuentes o no.
- Ingreso no Ordinario. Operaciones inusuales, es decir no propias del giro
de la entidad, ya sean frecuentes o no.
Costos y gastos. Decremento de los activos o incrementos de los pasivos
de una entidad, durante un periodo contable, con la intención de generar
ingresos, y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta.
42
Cambio neto en el patrimonio contable. Es la modificación del patrimonio
contable de una entidad con propósitos no lucrativos, durante un periodo
contable, originada por la generación de ingresos, costos y gastos, así como
por las contribuciones patrimoniales recibidas.
Objetivo
El estado de resultados es un estado financiero básico, que presenta información
relevante acerca de las operaciones desarrolladas por la entidad lucrativa durante
un cierto periodo. Mediante la determinación de la utilidad neta y la identificación
de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados y de los
esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado en el
mismo estado. Está integrado básicamente por los siguientes elementos:
a) ingresos, costos y gastos, excepto aquéllos que por disposición expresa de
alguna norma particular, forman parte de las otras partidas integrales, según se
definen en esta NIF; y
b) utilidad o pérdida neta. Esta información es útil principalmente para que, en
combinación con la de los otros estados financieros básicos, se pueda:
Evaluar la rentabilidad de una empresa
Estimar su potencial de crédito
Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de su flujo de efectivo
Evaluar el desempeño de la empresa
Medir riesgos
Repartir dividendos
Presentación
El estado de resultado, como cualquier otro estado financiero, se integre de tres
partes que son:
a) Encabezado
b) Cuerpo
c) Pie
43
Encabezado. En esta parte se debe anotar el nombre, razón o denominación
social de la entidad; la mención de tratarse de un estado de resultados o de
pérdidas y ganancias (uno de los dos), y el periodo contable o ejercicio a que se
refiere, normalmente expresado con las palabras "del... al'.
Cuerpo. Aquí anotaremos de manera clara y comprensible los ingresos, los costos
y los gastos, así como la utilidad o pérdida obtenida, teniendo en cuenta los
comentarios que hicimos con anterioridad, en el sentido de agrupar en primer
lugar los ingresos principales y normales y posteriormente los que no cumplen con
estas características.
En relación con el uso de las columnas, al igual que en el balance, no hay una
regla fija. Aun cuando tradicionalmente se han empleado un concepto y cuatro
columnas, lo importante es que los datos sean presentados con claridad y en una
forma fácil de entender, en cumplimiento de la característica cualitativa de
información suficiente en la presentación del estado y las recomendaciones que se
dieron respecto de los encabezados, subrayado, uso del signo de moneda y corte,
son aplicables los que se dieron en relación con el balance general.
Pie. Esta parte está destinada para estampar los nombres, puestos y firmas de
quienes lo autorizaron, elaboraron, etc., y las notas al mismo, o la mención de que
las notas que se acompañan son parte integrante de este estado financiero.
44
Nombre de la entidad
Encabezado Mención de ser un estado de resultados
Fecha a la cual se practica.
Las notas que se acompañan son parte integrante de este estado financiero
P AUTORIZADO PORI FIRMAE NOMBRE Y PUESTO EN LA EMPRESA
ELABORADO PORFIRMA
C.P NOMBRE
45
CUERPO
CUENTAS COLUMNASVentas netasInventario inicialCompras netasMercancías disponiblesInventario finalCosto de ventasUtilidad brutaGastos de operaciónGastos de ventaGastos de administraciónPerdida de operaciónOtros ingresos y otros gastosCosto integral de financiamientoIntereses a favorFluctuaciones cambiarias a favorREPOMO a favorUtilidad por operaciones antes de ISR y PTUISRPTUUtilidad neta del ejercicio
Ejercicio
a) Con los siguientes datos elabora el estado de resultados
Nombre dela empresa: CARMINA BURANA S.A
Fecha de presentación: 30 DE DICIEMBRE DEL 20X1
Propietario: LIC. VIRGINIA LOPEZ REYES
Contador general: CP. JUAN ROBERTO ROMERO AGUILAR
Cuentas :
Ventas netas $150475000
Inventario inicial $50800000
Compras netas 95760000
Mercancías disponibles $146560000
Inventario final 40750000
Costos de ventas 105810000
Utilidad bruta $44665000
Gastos de operación
Gastos de vetas $23400000
Gastos de administración 24570000
Perdida de operación $3305000
Otros ingresos y otros gastos
Costo integral de financiamiento
Intereses a favor
Fluctuaciones cambiarias a favor 41950000
REPOMO a favor 1745000
Utilidad antes de ISR y PTU 2127000
ISR $880950
PTU 251700
Utilidad antes del ejercicio neta
46
CARMINA BURANA S.A
ESTADO DE RESULTADOS REEXPRESADOS DEL 1 DE ENERO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X1
Ventas netas $150475000
Inventario inicial $50800000
Compras netas 95760000
Mercancías disponibles $146560000
Inventario final 40750000
Costos de ventas 105810000
Utilidad bruta $44665000
Gastos de operación
Gastos de ventas $23400000
Gastos de administración 2470000 47970000
Perdida de operación $3305000
Otros ingresos otros gastos
Costo integral de financiamiento $1950000
Intereses a favor 1745000
Fluctuaciones cambiarias a favor 2127000 5822000
REPOMO a favor $251700
Utilidad por operaciones antes del ISR y
PTU
ISR $880950
PTU 251700
Utilidad neta del ejercicio $1358350
Las notas que se acompañan son parte integrante de este estado financiero
Autorizado por ELABORADO POR
LIC. VIRGINIA LOPEZ REYES CP. JUAN ROBERTO ROMERO AGUILAR
DIRECTORA GENERAL CONTADOR GENERAL
47
UNIDAD III
“REGISTRO DE OPERACIONES”
OBJETIVO:
“Se deben analizar, es decir, se debe determinar la variación que sufren las
cuentas afectadas y, después, se deben aplicar las reglas del cargo y del
abono”
48
3.1 La partida Doble
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las
operaciones más usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que
tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aquí tiene que ver
dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar cargar o deudora, entre otras
palabras debito. El haber es acreditar, abonar, entre otras palabras crédito.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el
franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor".
Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la
empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo
mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de
otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone
siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una
empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos
patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al
Debe de una cuenta y al Haber de otra.
Por ejemplo, si nos conceden una subvención pero nos la dejan a deber y no nos
la pagan hasta tres meses más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la
concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estará
recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la
paguen.
Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengado,
porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y
obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.
49
El sistema de la partida doble se sustenta en una interpretación del Principio
Universal de la Causalidad ó “Ley de la Causalidad”.
De acuerdo con esta teoría, de la relación de la causa con el efecto, según la
Partida Doble se debe considerar tanto la causa como el efecto que produce cada
operación, y que, por sencilla ésta sea afectará cuando menos a dos cuentas, por
lo que también se dice de que toda operación es la causa de cuando menos dos
efectos sobre el Balance de empresa. Por estas razones a la contabilidad también
se le conoce como: “Sistema de Contabilidad por Partida Doble”.
Principios de la Partida Doble:
El Sistema de la Partida Doble, como tal, tiene sus propios principios que norman
su funcionamiento, y son los siguientes:
1° No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
2° Toda a la persona que recibe debe a la persona que da o entrega.
3° Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
4º Toda pérdida es deudora y toda ganancia es acreedora
De acuerdo con los principios enunciados, para facilitar la aplicación del Sistema
de la Partida Doble, se formaron las siguientes reglas.
“Reglas de la Partida Doble”
1) Para las personas:
¿Quién recibe? Es deudor
¿Quién da o entrega? Es acreedor
2) Para las cosas:
¿Que ingresa? Es deudor
¿Que sale? Es acreedor
50
3) Para los resultados:
¿Que pierde? Es deudor
¿Qué gana? Es acreedor
51
3.2 Clasificación de las cuentas de balance
Caja
Bancos
Activo
Circulante
Mercancías
Clientes
Documentos Por Cobrar
IVA acreditable
Deudores Diversos
Terrenos
Edificios
ActivoMobiliario Y Equipo De
Oficina
Bienes y
derechos de
la empresa
Activo FijoEquipo De Computo
Electrónico
Equipo De Reparto O De
Entrega
Deposito En Garantía
Acciones Y Valores
Gastos De Instalación
Papelería Y Útiles
Activo
Diferido
Propaganda Y Publicidad
Primas De Seguros
Rentas Pagadas Por
Anticipado
Interés Pagados Por
Anticipado
Gastos de mercadotecnia
Gastos preoperativos
Gastos de administración
52
53
NOTA:
En el activo circulante dentro del balance clasificado, le restaremos al total de
efectos y cuentas por cobrar la provisión para incobrables. En los activos
fijos, a las cuentas sujetas a depreciación; edificio, equipos, etc. Se les deberá
restar las depreciaciones respectivas a cada cuenta.
Ejemplo.: Si el edificio presenta alguna depreciación habrá que restarle la
depreciación de edificio. Igualmente los activos intangibles serán amortizados.
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su
significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su
naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que
desempeñan en contabilidad. Así tendremos:
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Proveedores
Documentos Por Pagar
Anticipo de clientes
Activo
CirculanteAcreedores Diversos
Gastos Pendientes De Pago
PasivoImpuestos Pendientes De
Pago
Deudas y
obligaciones
a cargo de la
empresa Activo Fijo
Hipotecas Por Pagar O
Acreedores Hipotecarios
Documentos Por Pagar A
Largo Plazo
Activo
Diferido
Rentas Cobradas Por
Anticipado
Intereses Cobrados Por
Anticipado
Reales o de valores
De valuación
Transitorias
De orden
Nominales o de resultados de patrimonio
Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su
patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como
tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:
Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes,
Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por
Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraídas por la
empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar,
Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.
Cuentas de valuación.
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales
valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de
algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo
histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:
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Provisión para cuentas incobrables
Depreciación acumulada
Amortización acumulada
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha
desgastado, pérdida de valor, por. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o
ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la
información contable sería la siguiente:
Maquinaria: valor de costo 100000,-
Menos: pérdida de valor
(Depreciación acum. Maquinaria) (40000,-)
Valor contable actual (60000,-)
Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos
o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas
correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su
nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó,
se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en
Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja,
etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 . en caja, hasta que descubramos la
causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que
el asiento sería el siguiente:
Diferencia en Caja 5000,-
56
Caja 5000,-
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora
(equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000,-
Diferencia en Caja 5000,-
Cuentas de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la
naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al
final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero
no representan activos, pasivos o patrimonio.
Cuentas nominales o de resultados.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los
ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período
determinado.
Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las
ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con los capitales sociales u
originados por las actividades normales del negocio.
57
Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son
las siguientes:
Capital social
Superávit
Reservas
Activo
Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar
un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos
que el bien otorgue
ACTIVO CIRCULANTE
Caja
En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas
de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los
ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se
emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
BANCOS
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar
diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle
esa operación deberá complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco
Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente
formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos
58
negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son
las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean
registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto
significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a
la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la
aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas
emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente
Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de
la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas
aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos.
Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta.
Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo
que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes,
pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que
forman este grupo son:
Seguros Pagados por Anticipado
Intereses Pagados por Anticipado
Impuestos Pagados por Anticipado
59
Activo a largo plazo
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de
carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la
empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en
empresas filiales o afiliadas.
Activo fijo
Está constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente
destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más
importantes deben separarse por rubros, tales como:
Terrenos
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde
tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor
de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos
o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.
Edificios
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de
los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la
empresa para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios
adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular
a corto o largo plazo.
60
Maquinaria
En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas
empleadas en la producción de bienes y servicios.
Muebles y enseres
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos
para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de
la empresa.
Equipos de oficina
Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los
sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos
equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen
una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se
ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión
en computadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir,
fotocopiadoras, etc.
CARGOS DIFERIDOS
Gastos de desarrollo
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos,
necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una
serie de gastos.
61
En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no
ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los
ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos
preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo
preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es
normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le
ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por
otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien
sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra
circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos
no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo
que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
CUENTAS DE ORDEN
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas
que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u
obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran:
Deudoras
Banco cuenta giros al cobro
Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al
cobro en los bancos.
Mercancías en consignación
Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas
incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.
62
ACREEDORAS
Giros al cobro en bancos
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su
cobro, pero que aún no han sido cobrados.
PASIVO
Se entiende por cuentas de pasivo aquellas que sirven para llevar un registro de
las diversas deudas que tenga el comerciante.
Por ejemplo.
Como ejemplo de cuentas de pasivo se pueden citar la de documentos por pagar,
en la cual se anotan aquellos documentos a su cargo pendientes de pago; la
cuenta de acreedores, en la cual se anotaran las deudas a favor de terceras
personas, que no estén respaldadas por documentos, etcétera.
PASIVO CIRCULANTE
Efectos y cuentas por pagar
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por
supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas
controlarán deudas de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por
razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
Impuestos pendientes de pago
Sueldos devengados por pagar
Gastos diversos por pagar
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PASIVO A LARGO PLAZO
HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a
favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder
del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por intermedio de la cuenta
Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero
en este caso, y está de más decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el
activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante),
esta se colocará no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de
acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe
restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte
sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero
que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones
normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos
del capital - ganancias en la emisión de acciones - superávit de capital-; c) por
donaciones - superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos -
superávit por revalorización de activos.
Reservas
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico
de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
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Reservas Legales
Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si obtienen
utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la
creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades.
En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las ganancias netas que
obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para la formación de
una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital
Social.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que
regulan la vida de la sociedad.
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de
las ganancias para reservas con distintos fines.
Cuentas que conforman el estado de ganancias y pérdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más
describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como:
Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,-
trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen
una mayor complejidad.
Gastos de ventas
Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios
realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos.
La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.
65
Gastos de administración
Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior,
pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de
administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como
gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de
administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.
Egresos e ingresos diversos
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de
operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con
carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.
No sería correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni
abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras
tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de
edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.
66
3.3 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE RESULTADO
El estado de resultados es un estado financiero que muestra la utilidad o perdida
de una entidad a un periodo determinado a través de sus elementos de ingresos,
costos y gastos.
67
Se utilizan
Cuentas de Resultados
Para elaborar el estado de resultados determinando la
utilidad o perdida bruta.
Deudoras Acreedoras
Utilizando el sistema analítico.
Utilizando el sistema de inventarios perpetuos.
Se clasifican en
En sus dos presentaciones
Es importante que se identifiquen las cuentas que intervienen en el estado de
resultados y las formas de presentación.
Ahora les presentaremos las cuentas de resultados de los gastos y productos.
Gastos de venta
Se carga Se abona
Durante el ejercicio.
Del importe de las erogaciones
efectuadas por la empresa, con la
finalidad de incrementar los ingresos
por la venta de mercancías. Este
importe puede ser por propaganda y
publicidad, renta, teléfono, sueldo de
gerentes de venta, comisiones a
vendedores, papelería, etc.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de su saldo para pagarla
con cargo a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los gastos del
departamento que se haya devengado,
68
Cuentas de Resultados
Se clasifican en
Deudoras Acreedoras
Costos de Venta
Gastos de Venta
Gastos de Admón.
Gastos Financieros
Otros Gastos
Otros productosProductos Financieros
Ventas
En la esquematización las cuentas de resultado son de naturaleza deudora y acreedora. Las deudoras corresponden a los costos y gastos. Las acreedoras se identifican como ingresos en una entidad.
por cualquier de los conceptos
anteriores.
Saldo. Es deudor y representa el costo
de las erogaciones con la finalidad de
incrementar el volumen de ventas de la
entidad.
Presentación. Se presenta en la
segunda parte del estado de resultados,
formando parte de los gatos de
operación
Gastos de administración
Se carga Se abona
Durante el ejercicio.
Del importe de las erogaciones
efectuadas por la empresa, con la
finalidad de lograr sus objetivos. Estos
gastos pueden ser honorarios, renta de
oficinas, teléfono, sueldos de gerentes
y administradores, gratificaciones,
primas vacacionales, artículos de aseo,
etc.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de su saldo para pagarla
con cargo a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los gastos del
departamento que se haya devengado,
por cualquier de los conceptos
anteriores.
Saldo. Es deudor y representante el
importante de las erogaciones para la
administración de la entidad y el logro
69
de los objetivos para los que fue
creada.
Presentación. Se presenta en la
segunda parte del estado de
resultados, formando parte de los
gastos de operación.
Gastos financieros
Se carga Se abona
Durante el ejercicio.
Del importe de los intereses pagados.
Del importe de los descuentos concedidos.
Del importe de las comisiones bancarias.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de su saldo
para pagarla con cargo a la
cuenta de pérdidas y
ganancias.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los gastos del departamento que se
haya devengado, por cualquier de los conceptos
anteriores.
Saldo. Es deudor y representa el costo de las
erogaciones efectuadas por la entidad para
conseguir financiamiento.
Presentación. Se presenta en la segunda parte del
estado de resultados, formando parte de los gastos
y productos financieros.
Otros gastos
Se carga Se abona
Durante el ejercicio.
Del importe de las erogaciones efectuadas por
operaciones eventuales que no constituyen la
actividad principal, como la perdida en venta de
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de su saldo
para pagarla con cargo a la
cuenta de pérdidas y
70
activo fijo y faltantes de caja. ganancias.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los conceptos anteriores
Saldo. Es deudor y representa el importe de las
erogaciones efectuadas por la entidad en forma
esporádica.
Presentación. Se presenta en la última parte del
estado de resultados, formando parte de los otros
gastos y productos.
Productos financieros
Se carga Se abona
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de su saldo
para pagarlas con abono
a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Durante el ejercicio.
Del importe de los intereses cobrados.
Del importe de los descuentos obtenidos.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los productos financieros que se hayan
devengado por cualquier de los conceptos anteriores.
Saldo. Es acreedor y representa el importe de los
productos ganados durante el ejercicio, derivados por
el uso del dinero.
Presentación. Se presenta en la segunda parte del
estado de resultados, formado parte de los gastos y
productos financieros
Otros productos
Se carga Se abona
Al finalizar el ejercicio. Durante el ejercicio.
71
Del importe de su saldo
para pagarlas con abono
a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Del importe de las ganancias por operaciones
esporádicas, como la utilidad en venta de activo fijo y
la utilidad en venta de inversiones.
Al finalizar el ejercicio.
Del importe de los conceptos anteriores.
Saldo. Es acreedor y representa el importe de las
utilidades por actividades eventuales.
Presentación. Se presenta en la última parte del
estado de resultados, formado parte de los otros
gastos y otros productos.
72
Algunos ejemplos de cómo se registran diversas cuentas en el estado de
resultados.
En la figura de pago de luz, renta o teléfono se observo cómo se registran diversos
pagos, que deberán anotarse en subcuentas distintas, según el gasto,
considerando siempre el porcentaje que se marque para cada departamento que
constituye la entidad; este porcentaje dependerá del uso que tenga dicho servicio
en cada departamento.
En la Figura de Intereses Ganados se observo la forma en que pueden registrar
los intereses ganados en las instituciones de créditos cuando se tiene una
inversión.
73
Pago de luz, renta o teléfono
Gastos de administración: renta, luz o teléfono.Gastos de venta: renta, luz o teléfono.IVA acreditables.
Bancos
Se abonaSe carga
Intereses Ganados
Bancos Productos financieros: intereses.
Se abonaSe carga
En la Figura de Comisiones Bancarias se observa la forma en la que pueden
registrar las comisiones pagadas a las instituciones de crédito, como por ejemplo,
un cheque devuelto.
En la Figura de Venta de Material de Empaque de observa la forma en que puede
registrar la venta de material de desperdicio, que constituye un ingreso eventual o
esporádico.
3.4 REGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIO MAYOR
Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada día, cuando se
realizan inversiones en el negocio, se venden productos o servicios a los clientes,
se efectúan compras a proveedores de artículos y se pagan deudas. (DIANA
ESTELA G)
Estas operaciones tienen que anotarse de manera ordenada y la forma más
elemental es en un diario general.
El diario general es un registro principal que puede ser un libro o medio magnético
en la cual quedan registrados, cronológicamente, todas las transacciones
74
Comisiones Bancarias
BancosGastos financieros: comisiones IVA
acreditables
Se abonaSe carga
Venta de Material de Empaque
Otros productos: material de empaque
IVA trasladado
Caja
Se abonaSe carga
efectuadas en un negocio de acuerdo con los las normas de información financiera
y en función de impacto que esta haya tenido en 5 cuentas básicas. Cada
operación registrada debe tener, por los menos, un cargo y un abono
compensatorio o igual .El asiento que tiene más de un cargo y un abono se
conoce como asiento compuesto y el asiento tiene que estar balanceado para que
sea correcto. “DIANA ESTELA G”
En este libro se encuentra información como:
La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta.
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber.
Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro
original o de primera anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben
acreditarse posteriormente en el mayor.
75
Nombre cuenta
DEBE HABER
Carga Abandonar
Debilitar Acreditar
Cantidad
abonadaCargo Abono
Suma del
Debe
Suma de
Haber
SALDO
El artículo 25 del Código de Comercio ofrece la posibilidad de que las notaciones
en dicho libro puedan hacerse por totales de operaciones en períodos no
superiores al mes (sería como si el libro Diario se convirtiese en libro Mensuario).
En ese caso las empresas para mayor claridad, registran las operaciones diarias
en libros auxiliares:
Diario de Compras y Gastos
Diario de Ventas e Ingresos.
Diario de tesorería (cobros y pagos de Caja y Banco c/c).
Las Secciones Básicas
Sección de ingresos y sus respectivos cargos.
Sección de cheques girados y compras al crédito.
Además existen secciones de control como:
Sección de control de inventario de mercancía.
Sección de controles de saldos de cuentas.
Sección de observaciones.
Sección de firma, de fecha y número.
Proceso de registro
El proceso de registro sigue estos pasos:
1.- Identificar la operación de los documentos fuente, como pueden ser las fichas
de depósito de los bancos, los talones de venta y las matrices de los cheques.
2.- Especificar cada cuenta afectada por la operación y clasificarla por tipos
(activo, pasivo o capital contable).
3.- Determinar si la operación aumenta o disminuye cada cuenta.
4.- Utilizando las reglas del débito y el crédito determinar si se tiene que debitar o
acreditar la cuenta.
76
5.- Anotar la operación en el diario, incluyendo una breve explicación del asiento
diario. Es costumbre escribir primero el lado del débito del asiento y después el
lado del crédito.
Debe Haber
25000 Mobiliario A Caja pesetas 25000
Ejemplo de asiento de diario:
La justificación de este asiento atendiendo a las teorías ya conocidas, sería que
las cuentas que reciben patrimonio (Mobiliario) se colocan en el Debe (parte
izquierda) y las cuentas que entregan patrimonio (Caja) se anotan en el Haber
(parte derecha).
En cuanto a la explicación de por qué se introduce la preposición “a” delante de la
cuenta acreedora podía ser:
Que la cuenta Mobiliario recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja.
Tipos de estructura del libro Diario:
25000 226 16 2enero 16 570 25000
(1) (2)
Mobiliario a Caja pesetas
Compra al contado de mesa de oficina
(3)
(4) (5)
Libro diario bilateral:
(1) Importe o cantidad en él Debe (cargos).
(2) Número de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe
(3) Número del asiento, fecha, títulos de cuentas y detalle del asiento.
(4) Número de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Haber
(5) Importe o cantidad en el Haber (abonos).
77
Libro diario unilateral:
16 2 enero Mobiliario a caja pesetas
Compra al contado de mesa de
oficina
226 25000 570 25000
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
(1) Número del asiento del diario
(2) Fecha.
(3) Títulos de cuentas y detalle del asiento.
(4) Número de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe
(5) Importe o cantidad en el Debe (cargos).
(6) Número de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe
(7) Importe o cantidad en el Haber (abonos).
LIBRO MAYOR
Las operaciones después de registradas en libro Diario se pasarán al Libro Mayor,
pero las funciones de ambos son distintas.
El libro Diario recoge todas y cada una de las operaciones, realizadas por la
empresa registradas por orden cronológico, es decir una detrás de otra en el
momento de producirse, a diferencia del libro Mayor que en cada folio o ficha
registra información de una sola cuenta.
El libro Mayor no es obligatorio según la actual legislación mercantil. Sin embargo
prescindiendo de su obligatoriedad o no, es necesario este libro para saber en
cada momento la evolución y situación de cada elemento patrimonial de la
empresa.
Los formatos de estructura del libro Mayor pueden ser también, bilaterales o
unilaterales. Ejemplo de registro en el libro Mayor de la compra efectuada de mesa
de oficina:
MOBILIARIO
FECHA CONCEPTO REF° DEBE HABER SALDO +/-
78
2
ENERO
MESA DE OFICINA
CONTADO
16 25000 25000 +
CAJA PESETAS
FECHA CONCEPTO REF° DEBE HABER SALDO +/-
1 ENERO EFECTRIVO SEGÚN,
APERTURA
1 40000 25000 40000 +
2 ENERO COMPRA MESA DE
OFICINA
16(1) (2) (3)
(1) Número del asiento en libro Diario.
(2) Diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber.
(3) Indicador del saldo: (+) si es deudor y (-) si es acreedor.
3.5 BALANZA DE COMPROBACIÓN
Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del
mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así
a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre
del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y
créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de
débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. “C.P.C JAIME
FLORES S.”
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período
identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista
muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la
preparación de los Estados Financieros.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al
contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le
es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos
directamente del mayor.
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Definición de Balanza de Comprobación:
Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo general al fin de cada
mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los
abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La “balanza” casi siempre
contiene los siguientes datos:
a) folios de las cuentas.
b) nombres de éstas.
c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados.
d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre sí.
Conjunto de datos que arroja el libro mayor antes de que se registren los asientos
de liquidación de cuentas de los presupuestos y de resultados de cada uno de los
siguientes grupos: erario, administración e inventario. La forma contiene tres
grandes divisiones:
a) cuentas, números y títulos de las mismas.
b) movimientos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas
que corresponden a “debe” y “haber”.
c) saldos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas
correspondientes a “deudores” y “acreedores”.
En consecuencia, es la lista o extracto de saldos o total de los débitos y de los
créditos de las cuentas de un mayor que tiene por objeto determinar la igualdad de
cargos y abonos asentados y fijar un resumen básico para los estados financieros.
La balanza de comprobación sirve para:
1.- Confirmar que la contabilidad de la empresa este bien organizada.
2.- Localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el
encontrarlos en detalle y corregirlos. Es posible que el balance de sumas y saldos
sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Es una lista
muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la
preparación de los Estados Financieros.
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3.- Para obtener los saldos de las cuentas, ya que los datos que se toman del
Mayor corresponden a la suma de los movimientos deudor y movimiento acreedor
de cada uno de ellos, por lo tanto la diferencia entre estos dará el saldo
correspondiente a cada cuenta.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al
contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le
es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos
directamente del mayor.
La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las
sumas de las anotaciones, de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber.
Por lo general el balance es un documento voluntario para el empresario, aun que
recomendable para que este pueda conocer el estado financiero de su empresa.
La balanza de comprobación sirve para localizar errores de un periodo identificado
del tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy
conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación
de los estados financieros.
La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre de la empresa o razón social.
2.- Mención de ser una balanza de comprobación y periodo de formulación
3.- Folio de las cuentas en el libro mayor
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos (deudor y acreedor)
6.- Saldos (deudor y acreedor)
7.- Sumas iguales.
Empresa x
Balanza de comprobación fecha
Saldos
Cuentas Deudores Acreedores
Caja y banco 16000
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Clientes 10000
Inventario de productos 5000
Inventario de producción 1500
Propiedades, planta y
equipo
900000
Costo de ventas 136500
Proveedores 10000
Capital 1060000
1070000 1070000
Sumas iguales
En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas
que están saldadas.
ALPHA Y OMEGA, SA
BALANZA DE COMPROBACIÓN DEL 1 AL 31 DE ENERO
NO. DE
FOLIO
NOMBRE DE LAS
CUENTAS
MOVIMIENTOS SALDOS
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
SUMAS IGUALES
Búsqueda de Errores en la balanza de comprobación:
1. Volver a sumar las cifras individuales
2. Determinar diferencias en los totales del Debe / Haber
3. Revisar con cuidado las cantidades colocadas en el Debe / Haber
4. Verificar las cifras tomadas del mayor general
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5. De cada modificación se comprueba ambas sumas.
Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación:
1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del
diario.
2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.
3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
Ejemplo:
La Imperial S.A.
Balanza de Comprobación al 28 de febrero de 1996
Folio
Mayor
Descripción Movimientos Saldos
Debe Haber Debe Haber
1 Caja 25,700 25,700
2 Bancos 218,240 21,200 197,040
3 Mercancías 370,500 156,650 213,850
4 Clientes 65,360 37,100 28,260
5 Documentos x
cobrar
1,200 1,200
6 Deudores Diversos 200,000 20,000
7 Edificios 450,000 450,000
8 Mobiliario y equipo 80,000 80,000
9 Equipo de
computo
5,000 5,000
83
10 Propaganda y
publicidad
6,800 6,800
11 Papelería y útiles 4,000 4,000
12 Proveedore
s
20,000 25,000 5,000
13 Documento
s x pagar
70,500 70,500
14 Capital 1,625,800 1,625,800
1,446,80
0
1,446,800 1,701,300 1,701,300
Si al formular la balanza de comprobación las sumas de los movimientos deudor y
acreedor no son iguales, esto indica que se pudo haber cometido cualquiera de los
siguientes errores:
1.-haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación.
2.-haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen
en el mayor.
3.- Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los
cargos y los abonos, en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas de
mayor.
4.- Haber cargado o abonado en las cuentas de la mayor duna cantidad distinta de
la que aparece en el asiento del diario.
5.- Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que
aparece en el asiento del diario.
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UNIDAD IV
“TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE”
OBJETIVO:
“Conservar el equilibrio de las cuentas de acuerdo a su naturaleza contable para reflejarse en el balance general y estado de resultados siguiendo los principios de la partida doble aplicadas a los aspectos de la vida empresarial.”
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1. TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE
La contabilidad financiera se basa en el postulado de dualidad económica que
establece que el activo es igual al pasivo más el capital contable, A=P+C, es decir
que los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines
proceden de fuentes externas e internas, y que las operaciones que la contabilidad
cuantifica se registran por medio de la teoría de la partida doble, mediante cargos
y abonos que representan los aumentos y disminuciones del activo, pasivo y
capital contable.
La ecuación matemática A=P+C siempre se cumple, sin importar qué tipo de
operación se registre, por ello es una Ley Universal.
Es necesario tener presente que:
Los aumentos en el activo se cargan y las disminuciones de este se abonan.
Los aumentos de pasivo y capital se abonan y que sus disminuciones se cargan.
Cualquier transacción realizada por la entidad siempre genera una causa y un
efecto, que modifican la estructura de sus recursos y sus fuentes, registradas
mediante cargos y abonos, sin alterar la igualdad numérica de su balance.
Contabilidad por partida doble
El sistema de contabilidad por partida doble es la base del sistema estándar usado
por negocios y otras organizaciones para llevar la cuenta de las transacciones
financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las
operaciones de un negocio (u otra organización) se representan cabalmente por
variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular
del negocio como valor monetario.
Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los
valores de débito deben ser iguales al valor total de los valores de crédito. La
premisa para esto es que cualquier transacción monetaria debe afectar
lógicamente a dos aspectos de una compañía.
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Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Débito), también debe ser
pagado (Cuenta de Banco de Crédito). De la misma forma, si se vende un
elemento (Inventario de Crédito), entonces también se le debe pagar por él a la
compañía (Cuenta de Banco de Crédito).
La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener
tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto +
Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones
deben estar "equilibradas" - los lados de débito y crédito deben equivaler el mismo
monto.
Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo y los
valores de crédito al derecho de una cuenta general de legajo. Las cuentas del
legajo se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T
cuando la cuenta está vacía o llena, y cuando esto sucede hay que anular la
cuenta.
Es general entre los contadores, y así es enseñado en las facultades de
contaduría, que la contabilidad por partida doble debe usarse, se piensa de
sanción, por los negocios y otras organizaciones. Nada más lejos de la verdad; la
contabilidad por partida doble es exigida fundamentalmente con fines tributarios y
además busca uniformar la contabilidad con fines estadísticos y para tener
elementos comunes al momento de negociar las empresas. Pero el Estado y la
Nación no llevan su contabilidad por partida doble, sino presupuestos por el
sistema de caja. Las entidades sin ánimo de lucro que deben preservar su
patrimonio tienen como eje de su contabilidad los presupuestos de ingresos, de
gastos y la ejecución presupuestal llevada por el sistema de caja.
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4.1 LA CUENTA
Cuenta. Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que
producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, de
pasivo y de capital.
Nombre de la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta debe de dar una idea
clara y precisa del valor o concepto que controla los documentos a favor de la
empresa se le domina documentos por cobrar, etc.; por lo tanto, habrá tantas
cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.
Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son:
Cuentas de activo
Cuentas de pasivo
Cuentas de capital
Cuentas de activo. Las cuentas de activo son las que controlan los bienes y
derechos propiedad de la empresa.
Cuentas de pasivo. Las cuentas de pasivo son las que controlan las deudas y
obligaciones a cargo de la entidad.
Cuentas de capital. Las cuentas del capital son las que controlan tanto las
utilidades así como también las pérdidas del negocio.
La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación,
mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos
de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos
los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la
ecuación.
Nombre de cuenta
Cargos abonos
Ejemplo:
Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta
que refleje ese bien y que llamaremos “caja”.
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Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre
tercero denominaremos la cuenta “Cuenta por cobrar”
Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada
“Mobiliario”.
Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de
pasivo denominada “Cuenta por pagar”.
La forma y el contenido de la cuenta va a variar de acuerdo de una empresa a
otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté
utilizando para registrar las transacciones.
Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato dentro
de una empresa.
1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).
2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando
hojas de acuerdo de las transacciones).
3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de
contabilidad.
4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas
grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual
tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos, por medio del
computador)
4.2 ELEMENTOS DE LA CUENTA.
Las cuentas son el conjunto de registros en donde se va a describir en forma
detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el
estado de situación financiera y el estado de resultados. También se pueden
definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los
conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado
de resultados. (C.P.C JAIME FLORES S.)
Por lo tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las
cuentas de resultados, o de operación, se van a referir a los ingresos, costos y
gastos del ente económico.
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En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo, es
necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los
conceptos que integran los estados financieros, como sigue:
1.- El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relación
se van a llevar; por ejemplo, la cuenta efectivo se asignará al dinero que estará en
la caja de la empresa; banco, al dinero que estará en la cuenta de cheques, etc.
2.- A cada cuenta se le destinará una hoja separada por la mitad, como sigue:
Nombre de la cuenta
- Al espacio izquierdo se le llama debe y
a la suma de las cantidades anotadas en
este espacio se le llama movimiento
deudor.
- Al espacio derecho se le llama haber y
a la suma de las cantidades anotadas en
este espacio se le llama movimiento
acreedor.
- La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se llama
saldo.
- Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo será cero y se
dice que la cuenta está saldada.
- Si el movimiento deudor es mayor que,
el acreedor, se llama saldo deudor.
- Los registros que se hacen en el lado
izquierdo se llaman cargo o débito.
- Si el movimiento acreedor es mayor
que, el deudor, se llama saldo acreedor.
- Los registros que se hacen en el lado
derecho se llaman abono o crédito.
3.- Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora y acreedora.
Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser
deudor. Las cuentas de pasivo y capital son de naturaleza acreedora y su saldo
natural debe ser acreedor.
Si el capital es de naturaleza a creedora y si las utilidades lo incrementan y las
pérdidas lo reducen, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el
capital son de naturaleza a creedora y se registran en él haber y las cuentas de
costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora
y se registran en el debe:
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Cuentas de resultados
Debe
Costos y Gastos
Haber
Ingresos
Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el
contrario, si es deudor representa una pérdida.
Concepto de cargo. Es todo registro realizado en él debe de una cuenta. Cuando
se hace referencia a él como parte de un grupo de valores que modifican a la
cuenta se llama movimiento deudor. (C.P.C JAIME FLORES S.)
Cuenta de abono. Es todo registro realizado en el haber de una cuenta. En el
contexto de un conjunto de modificaciones a la cuenta se le llama también
movimiento acreedor. (C.P.C JAIME FLORES S.)
Concepto de saldo. Es el remanente de valor que registra la cuenta a una fecha
determinada, después de haberse restado a la suma de movimientos (deudores o
acreedores) mayores, los menores. (C.P.C JAIME FLORES S.)
4.3 REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO
Los aumentos y disminuciones que sufren los valores del Activo, Pasivo y Capital
Contable de una entidad económica, como consecuencia de la celebración de
transacciones financieras, deben registrarse en las cuentas respectivamente por
medio de CARGOS y ABONOS.
Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, deben
determinarse las reglas observables para conocer cuando un cargo o un abono
significan un aumento o una disminución a las diferentes cuentas de Activo,
Pasivo y Capital Contable.
Para determinar dichas reglas que se llamarán: Reglas del Cargo y del Abono,
recurriremos a la Ecuación Contable Fundamental: Activo = Pasivo + Capital.
Recordando los elementos de la cuenta, se observa que el Activo queda en
calidad de CARGO por aparecer del lado izquierdo de la cuenta (Debe), mientras
91
que el Pasivo y el Capital Contable aparecen como ABONOS por estar
localizados en el lado derecho de la misma cuenta (Haber).
De esta manera, la colocación de los elementos de la Ecuación Contable
(Situación Financiera) sobre la cuenta, establece que:
1) Las cuentas de Activo deben iniciarse e incrementarse mediante CARGOS.
2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable empezarán y se incrementarán
mediante ABONOS.
En consecuencia de lo anterior se deduce que:
1) Las cuentas de Activo disminuyen mediante los ABONOS.
2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable disminuyen con los CARGOS.
Por lo tanto:
1) Las cuentas de Activo son de naturaleza Deudora, en virtud de tener Saldo
Deudor.
2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable son de naturaleza Acreedora por
tener Saldos Acreedores
ACTIVO
Debe (+) Haber(-)
SALDO DEUDOR (SD)
Ejemplo:
CLIENTES
debe haber
125,200.00
18,900.00
60,400.00
35,700.00
10,000.00
25,350.00
(MD)
204,500.00
71,050.00
(MA)
SALDO DEUDOR (SD)
92
133 450.00
PASIVO
Debe (+) Haber(-)
SALDO ACREEDOR (SA)
Ejemplo:
PROVEEDORES
debe haber
39,700.00
25,160.00
7,800.00
118,460.00
12,500.00
35,200.00
(MD)
72,660.00
166,160.00
(MA)
93,500.00
(SA)
SA=saldo acreedor
De los conceptos anteriores se desprenden las Reglas del Cargo y el Abono
que son:
1. Debe cargarse a una cuenta cuando:
o Aumenta el Activo
o Disminuye el Pasivo
o Disminuye el Capital Contable
2. Debe abonarse a una cuenta cuando:
o Disminuye el Activo
o Aumenta el Pasivo
o Aumenta el Capital Contable
Respecto a las Reglas del Cargo y Abono al Capital Contable, es necesario
observar lo siguiente:
El Capital Contable se incrementa por:
93
1. Capital Social
2. Utilidad del Ejercicio
A su vez la Utilidad del Ejercicio es la diferencia entre:
1. Ingresos
2. Egresos
Las Cuentas de Egresos observan reglas del Cargo y el abono en forma inversa a
las Cuentas de Ingresos, es decir, se carga en ellas el importe de sus incrementos
y cuando fuere el caso, se abonan sus disminuciones.
Por lo tanto las cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio, así como las
Cuentas de Ingresos, son de naturaleza acreedora, es decir, deben mostrar un
saldo acreedor. Por su parte, las Cuentas de Egresos son de naturaleza deudora,
ya que siempre tendrán un saldo deudor.
Sintetizando, es posible afirmar que:
1) Las Cuentas de Activo se inician con un Cargo, se incrementan cargándolas,
disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.
2) Las Cuentas de Pasivo empiezan con un Abono, aumentan abonándolas,
disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.
3) Las Cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio y de Ingresos, se inician
con un abono, se incrementan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo
es acreedor.
4) Las Cuentas de Egresos empiezan con un cargo, aumentan cargándolas,
disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.
A partir de la contabilidad por partida doble, cada operación o transacción
celebrada por las entidades debe registrarse considerando tanto la causa como
el efecto de la operación, en virtud de que cualquier operación involucra cuando
menos a dos cuentas, las cuales aumentarán i disminuirán, originando a una
anotación en el debe de la cuenta, es decir, un cargo (aplicación), y otra en el
haber, es decir, un abono (origen).
Esto se puede ejemplificar de una manera sencilla con cuentas cuyo
entendimiento es obvio.
94
Compra de mercancías de contado. En este caso, debemos registrar tanto el
aumento en el activo de la cuenta de mercancías, como la disminución en el
activo en la cuenta de proveedores.
Compra de mercancías a crédito. En este ejemplo, debemos registrar el
aumento en el activo en la cuenta de mercancías, así como el aumento en el
pasivo en la cuenta de proveedores.
Pago a proveedores. En este caso, tenemos que registrar tanto la disminución
en el activo en la cuenta de caja, como en la disminución en el pasivo en la
cuenta de proveedores.
Aportaciones de los socios en efectivo. Aquí tenemos que registrar tanto el
aumento en el activo en la cuenta de caja, como en aumento de capital en la
cuenta del capital social. Pago de gastos en efectivo. En este caso, debemos
registrar la disminución en el activo en la cuenta de caja, como la disminución del
capital por concepto del gasto.
De los ejemplo anteriores podemos hacer dos observaciones importantes: en
primer lugar, que cualquier operación realizada involucra cuando menos a dos
cuentas y que éstas van a sufrir alteraciones o modificaciones como
consecuencia de la transacción, lo cual deberá registrarse mediante aumentos o
disminuciones, mismo que al hablar de cuentas reciben el nombre de cargos y
abonos. En segundo lugar, podemos constatar que no en todas las operaciones
realizadas se presenta forzosamente un aumento y una disminución en las
cuentas, esto se debe a que no todas las cuentas tienen la misma naturaleza, es
decir no todas las cuentas sirven para registrar los mismo conceptos valores, ya
que unan se emplean para registrar las fuentes internas de los recursos (capital).
Para determinar dichas reglas que se llamarán: Reglas del Cargo y del Abono,
recurriremos a la Ecuación Contable Fundamental denominado formula de
balance: Activo = Pasivo + Capital.
Recordando los elementos de la cuenta, se observa que el Activo queda en
calidad de CARGO por aparecer del lado izquierdo de la cuenta (Debe), mientras
que el Pasivo y el Capital Contable aparecen como ABONOS por estar
localizados en el lado derecho de la misma cuenta (Haber).
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Izquierda Derecha
Debe
Cargo o cargar
Activo
=
$100,000
=
Haber
Abono o abonar
Pasivo + Capital
$40 000 + $60 000
De los conceptos anteriores se desprenden las Reglas del Cargo y el Abono que
son:
1. Debe cargarse a una cuenta cuando:
Aumenta el Activo
Disminuye el Pasivo
Disminuye el Capital Contable
2. Debe abonarse a una cuenta cuando:
Disminuye el Activo
Aumenta el Pasivo
Aumenta el Capital Contable
En un esquema de mayor o T, lo anterior podemos representarlo como sigue:
CARGOS
CARGAR
ABONOS
ABONAR
+ ACTIVO
- PASIVO
- CAPITAL
- ACTIVO
+ PASIVO
+ CAPITAL
Como ya sabemos, el capital contable de la entidad experimentará aumentos o
disminuciones derivadas de los resultados de operación, es decir, como
consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa en un periodo
contable, ésta obtendrá utilidades que incrementarán el capital o bien pérdidas
que lo disminuirán.
96
4.4 PRÁCTICA
1.- Se va a suponer que con fecha 15 de enero se inicia una empresa con los
ACTIVO
CAJA $50 000
BANCOS $100 000
MERCANCIAS $300 000
MOBILIARIO Y
EQUIPO$150 000
$600 000
Siguientes valores:
Durante el día se realizaron las siguientes operaciones:
1. Compro mercancías por $ 20 000.00 y por esta misma suma se expidió un
cheque.
2. Vendió mercancías por $ 60 000.00 a crédito.
3. Vendío mercancías por $ 90 000.00 al contado riguroso.
4. Pagó con cheque $ 10 000.00 a El universal por varios anuncios publicados.
5. Pagó con cheque una letra de cambio a su cargo con valor de $ 5 000.00.
6. Pagó en efectivo $1 900.00 por el suministro de energía eléctrica de las
oficinas.
7. Un cliente le pago con cheque $ 20 000.00.
8. Depositó en el banco $ 30 000.00 en efectivo
97
PASIVO
PROVEEDORES $50 000
DOC. POR PAGAR $150 000
CAPITAL $400 000
$600 000
98
DIARIO
1 “15 DE ENERO X”
1 Caja $50 000
2 Bancos $100 000
3 Mercancías $300 000
4 Mobiliario y equipo $150 000
5 Proveedores $50 000
6 Documentos por pagar $150 000
7 Capital $400 000
2 “15 DE ENERO”
3 Mercancías $620 000
2 Bancos $620 000
3 “15 DE ENERO”
8 Clientes $60 000
3 Mercancías $60 000
4 “15 DE ENERO”
1 Caja $90 000
3 Mercancías $90 000
5 “15 DE ENERO”
9 Gastos de venta $10 000
1 Caja $10 000
6 “15 DE ENERO”
6 Documentos por pagar $5 000
2 Bancos $5 000
7 “15 DE ENERO”
10 Gastos de administración $1 900
1 Bancos $1 900
8 “15 DE ENERO”
10 Gastos de administración $8 000
2 Bancos $8 000
9 “15 DE ENERO”
1 Caja $20 000
8 Clientes $20 000
10 “15 DE ENERO”
2 Bancos $30 000
1 Caja $30 000
Ahora vamos a pasar los asientos anteriores a las cuentas correspondientes del
mayor, con objeto de poder conocer sus movimientos y efectuar la comprobación
a que nos venimos refiriendo.
Caja Bancos Mercancías
50 000 1 900 100 000 20 000 300 000 60 000
90 000 30 000 30 000 10 000 20 000 90 000
260 000 5 000
8 000
160 000 31900 130 000 43 000 320 000 120 000
Mobiliario y equipo proveedores Documentos por pagar
150 000 50 000 5 000 150 000
150 000 50 000 5 000 150 000
Capital Clientes Gastos de venta
400 000 60 000 20 000 10 000
400 000 60 000 20 000 10 000
Después de haber determinado los movimientos
deudor y acreedor de cada una de las cuentas,
tales movimientos se deben sumar para comprobar su equilibrio.
Comprobación
Folio CuentasMovimientos
Deudor Acreedor
1 Caja $160 000 $31 900
2 Bancos $130 000 $43 000
3 Mercancías $320 000 $150 000
99
0
Gastos de administración
1 900
8 000
9 900
4 Mobiliario y equipo $150 000
5 Proveedores $50 000
6 Documentos por pagar $5 000 $150 000
7 Capital $400 000
8 Clientes $60 000 $20 000
9 Gastos de venta $10 000
10 Gastos de
administración$9 900
Sumas
iguales
Sumas iguales$844 900 $844 900
Como puede verse, las sumas de los movimientos deudor y acreedor de todas las
cuentas son iguales y además deben coincidir con las sumas de los cargos y
abonos de los asientos de diario y ahora se elabora la balanza de comprobación
aumentándole otras dos columnas más que la anterior en la cual ira el saldo
deudor y acreedor que su suma debe ser igual.
UNIDAD V
“SISTEMA DE REGISTRO”
100
OBJETIVO:
“Dar una visión amplia de los elementos que conforman sistemas de registro de mercancías que sirven de base para su elaboración y presentación que permitan al empresario la toma de decisiones óptimas.”
5.1 SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCANCIAS
Cada negocio cuenta con un registro de operaciones sobre las mercancías. En él,
se registra con precisión las utilidades y pérdidas de las ventas.
Existen varios procedimientos para el registro de operaciones de mercancías, las
cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Capacidad económica del negocio
101
Volumen de operaciones Claridad en el registro
Información deseada.
Los principales procedimientos que existen son:
Procedimiento global o de mercancías generales
Procedimiento analítico o pormenorizado
Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos
Para poder entender con facilidad los distintos procedimientos que existen para el
registro de mercancías, es necesario conocer cada una de las operaciones que se
pueden realizar con las mercancías. Las operaciones que más se efectúan sobre
las mercancías son:
Compras
Gastos de Compras
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre Compras
Ventas
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
También deben considerarse las partidas iníciales y finales dentro de los
inventarios, ya que aunque no sean procedimientos propiamente dichos, estos
reflejan los movimientos que se hacen dentro de los productos.
Al analizar la cuenta de inventario en el estado de situación financiera es
necesario identificar tres aspectos importantes:
A).Los sistemas de registro
B).Los métodos de evaluación
C).Los sistemas de estimación
102
1.-Sistemas de registro. Una empresa decide el momento en que debe
registrarse la adquisición y el consumo del inventario. Dicho momento puede ser
cuando se realiza cada transacción o al final del periodo. La decisión debe
basarse principalmente en el tipo de empresa de que se trate. Para ello existen
dos sistemas de registro:
a).Inventario perpetuo
b).Inventario periódico
2.-Métodos de evaluación. Por lo general, los precios sufren variaciones en cada
compra que se hace durante el periodo contable. El objetivo de los métodos de
evaluación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y
el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar
el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el
que sea más representativo de su actividad. Para ello existen varios métodos:
a).Costo específico
b).PEPS (primeras entradas, primeras salidas)
c).UEPS (últimas entradas, primeras salidas)
d). Promedio ponderado
Sistemas de estimación. Ante alguna circunstancia impredecible (robo, incendio,
inundación), o bien ante la necesidad de preparar estados financieros al final de
periodo, el contador debe estimar el valor del inventario sin hacer un recuento
físico de los productos disponibles.
a).Precio de menudeo o detallista
b).Utilidad bruta
Procedimiento global
103
Llamado también “sistema de mercancías genérales, Reside en establecer una
única cuenta para realizar el registro de éstas operaciones. La cuenta que
constituye por sí misma el sistema global se denomina “Mercancías” o
“Mercancías generales”.
C.P (Javier Romero López)
Mercancías generales
Se carga:
Al principal ejercicio
Inventario inicial
Durante el ejercicio
Compras…
Gastos…
Devoluciones sobre venta
Descuentos sobre ventas
Se abona:
Durante el ejercicio
Ventas…
Devolución sobre compras…
Descuentos sobre compras…
Como se observa, todo el registro no distingue del tipo de operación, sino que se
divide por el tipo de transacción que se efectúa, ya sea esta una carga o un
abono. En la cuenta de “Mercancías Generales” se registran todos los Cargos y
todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que se identifica
en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancías, su movimiento
carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes
conceptos.
Desventajas del procedimiento.
La organización de los puntos no es la más óptima, ya que solo utiliza una
cuenta para organizar todas las operaciones, y solo dividirla en cargas y abonos.
Por lo tanto no podemos saber por separado cuales fueron los detalles de las
operaciones.
Como no existe una cuenta inicial con el inventario, no podemos tener la
comparativa para averiguar el inventario final
104
Al no haber control sobre entradas y salidas, no se puede verificar si hubo algún
problema con los productos.
Si es necesario encontrar el inventario final, se tendrá que recurrir a las
referencias físicas
No se puede encontrar la utilidad o pérdida si no se conoce el inventario final.
Ajuste de la cuenta de mercancías generales.
Esta cuenta, al principiar el ejercicio, se debe considerar como cuenta del Activo
circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancías, pero tan pronto
como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancías,
como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente
como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se
debe sumar al valor de las compras netas, para determinar la suma o total de
mercancías.
El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las compras de
mercancías efectuadas durante el ejercicio.
El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por
las compras de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se
debe sumar al valor de las compras, para determinar las compras totales.
Para separar de la cuenta de mercancías generales los movimientos de activos y
de resultados es necesario conocer el valor del inventario final.
Una vez determinado el inventario final, su valor se debe abonar a la cuenta de
mercancías generales y cargar a una cuenta denominada inventarios.
Ejemplo
Iniciamos un negocio con $100,000.00 en efectivo y $700,000.00 en mercancías
Diario
Concepto Debe Haber
Inventarios
Mercancías Generales
Constitución del Capital
$100,000
$700,000
$800,000
105
Entonces decimos que:
En caja tenemos $100,000
En mercancías tenemos $700,000
Por lo tanto, nuestro capital inicial es de $800,000
Si vendemos mercancías de $600,000 de las cuales nos pagara la mitad en
efectivo y el resto en crédito, se estipula lo siguiente:
En caja se añade $300,000, más los $100,000 que ya existen
Las Mercancías tienen ventas de $600,000
Entonces en la cuenta de ventas tenemos que:
Diario
Concepto Debe Haber
Caja
Clientes
Mercancías generales
Ventas
$300,000
$300,000
$600,000
Pero sucede que los clientes devuelven mercancías por la cantidad de
$40,000.00, suma que abonamos a las respectivas cuentas.
Las mercancías generales se le añaden $40,000 por devolución de ventas
(aumento de activos).
106
Diario
Concepto Debe Haber
Mercancías generales
Devolución sobre ventas
Devolución de Ventas
$40,000 $40,000
Además de la devolución, se conceden descuentos al cliente por $10,000.00 que
se abona a la cuenta correspondiente.
Diario
Concepto Debe Haber
Caja
Clientes
Descuento de Ventas
$10,000
$10,000
A las mercancías generales se abona los $10,000 por los descuentos.
El negocio hace compras a crédito por $300,000
Diario
Concepto Debe Haber
Mercancías generales
Proveedores
Compras
$300,000 $300,000
Se añade a las mercancías, productos por valor de $300,000
Pero las compras también generan gastos por el valor de $10,000, pagados en
efectivo
Diario
Concepto Debe Haber
Mercancías generales
Caja
Gastos de compras
$10,000
$10,000
Las mercancías se le cargan gastos por el valor de $10,000.
107
Se devuelven mercancías a los proveedores por el valor de $55,000.00, y lo
sumamos a la cuenta de los proveedores.
Diario
Concepto Debe Haber
Proveedores
Mercancías generales
Devolución a compras
$55,000
$55,000
Abonamos a las mercancías la cantidad de $55,000.
Además de la devolución de compras, el proveedor concede un descuento sobre
compras de $5,000.00 que se carga a las respectivas cuentas.
Diario
Concepto Debe Haber
Proveedores
Mercancías generales
Descuentos a compras
$5,000
$5,000
Se abonan los descuentos de la compra a las mercancías.
Al final del ejercicio, se encuentra que el inventario final es de $500,000. Se añade
a la cuenta de inventarios.
Diario
Concepto Debe Haber
Proveedores
Mercancías generales
Aplicación de Descuentos a
inventarios
$5,000
$5,000
Procedimiento analítico.
108
A diferencia del procedimiento global, el procedimiento analítico consiste en abrir
cuenta por cada concepto dentro de los movimientos de la cuenta general.
Entonces, se crean cuentas por todos estos conceptos:
Inventarios
Compras
Gastos de compras
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre Compras
Ventas
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas.
A estas cuentas creadas por cada uno de los conceptos se les llama cuentas
auxiliares, o como cuentas de mercancías.
Ventajas del procedimiento
En cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de las
ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y
descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para que cada uno de
estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.
Se facilita la formación del Estado de pérdidas y ganancias, debido a que se
conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma.
Al tener varias cuentas auxiliares y estipular todos los movimientos con detalle,
se puede averiguar en cualquier momento el valor de los inventarios, de las
ventas, de los gastos, de las devoluciones y de las rebajas.
109
Al estar organizado por cuentas auxiliares, se facilita la creación del estado de
pérdidas y ganancias, debido a que cada detalle de los valores está separado de
manera correcta.
Desventajas del procedimiento.
No se puede conocer el inventario final en un momento dado dentro del ejercicio,
porque no existe una cuenta de mercancías en existencia.
Al no haber una cuenta de mercancías en existencia, no se puede controlar
movimientos externos ocasionados por problemas en la bodega como extravíos,
robos o errores de manejo en las mercancías.
Para conocer el inventario final, es necesario un recuento físico y que el negocio
cierre por un momento dado para solo dedicarse a la contabilidad de productos.
Al no conocer el inventario final con la rapidez necesaria, no se puede conocer el
estado de ganancias y pérdidas.
Ajustes para determinar el estado de resultados
Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la
utilidad o pérdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada
uno de los resultados de la primera parte del Estado de pérdidas y ganancias.
Las ventas netas se calculan como un cargo dentro de la cuenta de ventas,
menos las devoluciones y descuentos sobre ventas.
Diario
Concepto Debe Haber
Mercancías generales
Pérdidas y ganancias
Ventas
$100,000
$100,000
Las compras totales se suman con los gastos de compras y se establece una
cuenta de compras.
110
Diario
Concepto Debe Haber
Mercancías
Gastos de compras
Compras
$10,000
$10,000
Las compras netas se insertan en la cuenta de compras, como un abono, y se
resta las devoluciones y descuentos de compras.
Diario
Concepto Debe Haber
Devoluciones sobre
compras
Descuentos sobre
compras
Compras Netas
$55,000
5,000
$60,000
El total de mercancías se suma a la cuenta de compras como un cargo al
inventario inicial.
Diario
Concepto Debe Haber
Compras
Mercancías
Inventarios
$700,000
$700,000
El costo de lo vendido se resta a la cuenta de copras como un abono, al valor del
inventario final.
Diario
111
Concepto Debe Haber
Inventarios
Mercancías
Costo de Ventas
$500,000
$500,000
La utilidad o pérdida bruta se resta a la cuenta de ventas, como un cargo, al valor
del costo de los productos vendidos, que aparecen como saldo en la cuenta de
compras.
Diario
Concepto Debe Haber
Ventas
Compras
Utilidad o Perdida Bruta
$450,000
$450,000
Traspaso de la cuenta de pérdidas y ganancias.
La cuenta de pérdidas y ganancias es el estado que refleja el resultado económico
obtenido por la empresa a lo largo de un determinado periodo de tiempo. La
memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance
y en la cuenta de pérdidas y ganancias.
5.1.1 SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS
112
Existen dos sistemas para llevar los registros de inventarios y la cuenta del costo
de la mercancía vendida: perpetuo y periódico. A continuación se presenta el
primero.
El inventario perpetuo son registros constantes que reflejan cualquier momento las
cantidades en existencia. Cada vez que se compra o se vende, se registra el
cambio en una tarjeta o en un sistema computarizado.
El inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de
mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra
mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende disminuye y se
registra el costo de la mercancía vendida.
Así en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en
existencia y el costo total de las ventas del periodo.
Siempre que se compren mercancías y se incurra en gastos por fletes, se hace un
cargo a la cuenta inventario de mercancías por las compras y los gastos de fletes,
en tanto que se acredita la cuenta proveedores o bancos, según corresponda.
Se justifica cuando el valor del material es considerable o cuando la adquisición
del producto requiere previsiones, con mucha anticipación y los plazos de entrega
son largos (ejemplo: materiales importados).En pocas palabras, mantiene un
registro continuo que deduce diariamente las existencias y el costo de los bienes
vendidos. La finalidad de este método consiste en controlar todas las actividades
que afecten a la compra y venta de mercancías en las tres cuentas mencionadas.
Empresa “X”
Estado de resultados por el periodo del 1º. al 31 de Enero de 2008
(Cifras expresadas en miles de pesos)
Ventas $ 332
549.11
Menos: Costo de Ventas 216 687.78
Utilidad Bruta $ 115 861.33
113
Menos:
GASTOS DE
OPERACIÓN
$ 50
000.00
Gastos de Venta $ 30 000.00
Gastos de
Administración
20 000.00
Utilidad en
Operación
$ 65 861.33
Gastos Financieros $ 10
000.00
Productos
Financieros
20 000.00 10 000.00
Otros Gastos $ 10
000.00
Otros Productos 5 000.00 5 000.00 $ 5
000.00
UTILIDAD NETA $ 70
861.33
VENTAJAS
Las ventajas del método de inventarios perpetuos son:
Nos proporciona en cualquier momento el importe del inventario de mercancías
Todo el control de las operaciones básicas se controla en solo tres cuentas.
No es necesario practicar un inventario físico en mercancías, ya que se cuenta
con un control específico de las mismas en el almacén.
Se puede llevar un control de los resultados brutos en la compra y venta de
mercancías.
114
Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las
existencias de mercancía al terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre a
realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario
Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la preparación
de la sección del costo de cada venta al finalizar el periodo, es decir, la cuenta
costo de ventas debe cerrarse contra pérdidas y ganancias
Registro de inventarios perpetuos.
El siguiente ejemplo demuestra como todas las operaciones pueden ser
desarrolladas en el inventario perpetuo, registrando los siguientes movimientos de
la empresa “X”.
Se compraron 1000 artículos al precio de $400.00 cada uno.
Se pagó con cheque al banco por transportistas con costos de $50000.00.
Se rebajó el 3% sobre el total de la compra anterior cuyo importe se acredita en
$12000.00.
Se devuelven 100 artículos por la cantidad de $400,000.00.
Se venden $50000.00 por la cantidad de $353776.00.
El costo de venta de las mercancías es el de los costos medios a la fecha por la
cantidad de $221,110.00.
Se concedió un descuento del 4% a un cliente, cuyo cargo es de $14,151.00.
Se devuelven 10 artículos por el importe de $7075.55.
Para llevar a cabo el siguiente asiento será necesario que las operaciones hayan
sido pasadas al libro mayor y afectado a la vez al mayor auxiliar de Almacén.
115
Banco
(S)
$300,000.00
$57,500.00 (2)
$16,273.70 (6)
Caja
(5)
$406,842.40
$8136.88 (7)
IVA por Pagar
(6) $ 2,122.66
(7) $ 1,061.33
$ 53,066.40
(5)
Proveedores
(1) $ 13,800.00
(2) $ 46,000.00
$ 460,000.00 (1)
Se realiza las operaciones necesarias en cada asiento para el desarrollo de
resultados.
Asiento 1: Saldo de Valores / Saldo de
Existencias = Costo Medio
$400,000.00 / 1,000 piezas = $ 400.00
Este costo unitario viene en la factura de
compra del proveedor.
Asiento 2: Se vuelve a sacar el costo medio pero con el incremento de los gastos
de compras.
$450,000.00 / 1,000 piezas = $ 450.00
Asiento 3: En este caso, el costo unitario pasa a ser el costo medio anterior, ya
que no hay ningún movimiento.
$438,000.00 / 1,000 piezas = $ 438.00
Asiento 4: En esta operación se trata de devolver al proveedor una mercancía
por alguna causa justificada. Se toma el precio unitario del proveedor.
116
Costos de Ventas
(5) $ 211,110.00 $ 4,422.22 (7)Almacén
(1) $ 400,000.00
(2) $ 50,000.00
(7) $ 4,422.22
$ 12,000.00 (3)
$ 40,000.00 (4)
$ 221,110.00 (5)
Capital
$ 300,000.00 (4)
IVA por Acreditar
(3) $ 60,000.00
(4) $ 7,500.00
$ 1,800.00 (3)
$ 6,000.00 (4)
El costo medio se verá modificado otra vez por lo que se elabora una operación
aritmética.
$398,000.00 / 900 piezas = $ 422.23
Asiento 5: Para elaborar el movimiento de importe de venta se calcula el costo de
ventas más el 60% de utilidad. El costo de ventas se calcula multiplicando el costo
medio anterior por el número de piezas.
Importe de Venta = 60% Utilidad * Costo de Ventas
Costo de Ventas = Piezas * Costo Medio
Calculando nos queda
500 piezas * $422.23 = $211,110.00*132,666300 = $353,776.00
Asiento 6: Este asiento no afecta al mayor auxiliar del almacén.
Asiento 7: Al igual que el asiento 5, aquí se calcula de nuevo el importe de venta,
ya que el cliente devuelve 10 artículos.
10 piezas * $422.23 = $4,422.22*2,653.33 = $7,075.55
Para comprobar lo efectuado en los asientos de las cuentas de resultados, se
representa el estado de Resultados de la Empresa X en el periodo de un mes.
117
Empresa X
Estado de resultados por el periodo del 1 al 31 de Enero
(cifras expresadas en miles de pesos)
Ventas
Menos: Costo de Ventas
Utilidad Bruta
Menos: Gastos de Operación
Gastos de Ventas
Gastos de Administración
Utilidad en Operación
Gastos Financieros
Productos Financieros
Otros Gastos
Otros Productos
UTILIDAD NETA
$10,000.00
20,000.00
$10,000.00
5,000.00
$30,000.00
20,000.00
10,000.00
5,000.0
$332,549.11
216,687.78
$115,861.33
50,000.00
$65,861
5,000.00
$70,861.00
Sistemas de inventarios
El Sistema de Inventario Perpetuo:
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo
para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario
disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas
directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el
sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como
las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden
tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar
por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial
+ Incrementos (Compras)
- Disminuciones costo de las mercancías vendidas
= Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el
costo del inventario disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes
decisiones:
1. La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus
almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la
mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo
le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.
118
2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario
cuando éste se muestra bajo.
3. Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los
registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es
necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo
físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.
Asientos bajo el Sistema Perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario
cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan
dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o
a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías
vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el
costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un
registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta
costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
Registro en el diario
1. Compras a crédito de $560,000:
Inventario $560,000
Cuentas por pagar $560,000
2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000):
Cuentas por cobrar $900,000
Ingresos por ventas $900,000
Costo de mercancías vendidas $540,000
Inventario $540,000
3. Asientos de fin de periodo:
119
No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías
vendidas están actualizados.
Registro en los Estados Financieros
Estados de resultados (parcial):
Ingresos por ventas $900,000
Costo de mercancía vendidas < $540,000>
Margen Bruto $360,000
Balance final (parcial):
Activos Circulantes:
Efectivo $ xxx,xxx.
Inversiones a corto plazo $ xxx,xxx.
Cuentas por cobrar $ xxx,xxx.
Inventarios $120,000
Cargos pagados por adelantado $ xxx,xxx.
Sistema de inventario periódico
Cuando se aplica el sistema de inventario periódico, no se mantiene un saldo
actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías
para revenderse, se hace un cargo a la cuenta de compras; por su parte, las
cuentas devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras
y fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por
pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Por lo
tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de
mercancías al finalizar el periodo.
5.2 METODOS DE VALUCION DE INVENTARIOS
120
Por lo general, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que
se hace durante el periodo contable. Esto dificulta que el contador determine el
costo de las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al
terminar el periodo. Existen métodos para ayudar al contador a determinar el costo
del inventario final.
MÉTODO DE COSTO ESPECÍFICO
Para valuar inventarios requiere que se lleve un registro detallado de la
información relacionada con cada operación de compra, con el fin de que puedan
identificarse las facturas especificas a que corresponden las mercancías
disponibles, al final del periodo. A cada compra se le puede asignar un número
especial, o a los productos de un pedido específico se les puede poner tarjeta, de
modo que al momento de la venta sea posible determinar la factura a la que
corresponde el artículo vendido. El método de costo especifico es el mejor para las
compañías que compran productos que pueden identificarse con facilidad
mediante un número especial de serie o modelo, o bien, para compañías que
manejan un número limitado de mercancías.
Como ejemplo, suponga que fertilizantes Formosa, S.A., aplica el método del
costo específico para valorar el inventario final. Durante su primer año de
operaciones, se efectuaron las siguientes compras de fertilizantes:
Fecha de compra Cantidad Precio unitario Costo total
Ene-10 50 sacos 50 000 $ 2 500 000
Abr-20 200 sacos 55 000 11 000 000
Jul-15 200 sacos 52 500 10 500 000
Sep-05 50 sacos 56 000 2 800 000
121
500 sacos $ 26 800 000
En el transcurso del año se vendieron 440 sacos de fertilizantes. Al terminar el año
quedaban en existencia 60. De estos 60 sacos del inventario final, pueden
identificarse con facilidad 30 comprados el 5 de septiembre y 30 adquiridos del 15
de julio.
El costo del inventario final, con el método del costo especifico, se calcula de la
forma siguiente:
30 sacos a $ 56,000 cada uno = $ 1, 680,000
30 sacos a $ 52,500 cada uno = $ 1, 575,000
60 sacos $ 3, 255,000
(Costo del inventario final según el método la factura especifica)
PEPS Primeras entradas primeras salidas
El método PEPS de inventarios supone que las primeras mercancías compran
dasson las primeras que se venden. Por tanto, las mercancías en existencia al
final del periodo serán las ultimas, es decir las de compra más reciente, valoradas
al precio actual o al último precio de compra.
Con información de fertilizantes Formosa, S.A., el cálculo del inventario final, de
Acuerdo con el método PEPS, se efectuara como sigue:
Fecha de
compra
Cantidad Precio
unitario
Costo total
Ene-10 50 sacos 50 000 $ 2 500 000 50 vend
Abr-20 200 sacos 55 000 11 000 000 200 vend 440
122
Jul-15 200 sacos 52 500 10 500 000 190 vend
10 existencia
Sep-05 50 sacos 56 000 2 800 000 50 existencia 60
500 sacos $ 26 800
000
Los 500 sacos de fertilizantes disponibles para la venta, menos 440 sacos
vendidos, dejan un saldo en existencia al final del periodo contable de 60 sacos de
fertilizantes.
De acuerdo con el método PEPS estos 60 sacos se valoran en la forma siguiente:
50 sacos a $ 56,000 = $ 2, 800,000 (Valor del
10 sacos a $ 52,500= $ 525,000 inventario final según el método PEPS)
60 sacos $3,325, 000
UEPS Ultimas entradas primeras salidas
En el método UEPS de valuación de inventarios, se supone que las últimas
mercancías compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que se
encuentran sin venderse al final del periodo representan las que se encontraban
en existencia en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando
se utiliza el método UEPS para valuación de inventarios, se supone que
los115primeros artículos comprados son los últimos que se venden; por tanto, el
inventario final debe valuares según el primer precio de compra o el más antiguo.
Con la información de fertilizantes FORMOSA S.A., el inventario final se calcula
con el método UEPS, en la forma siguiente:
Fecha de compra Cantidad Precio
unitario
Costo total
123
Ene-10 50 sacos 50 000 $ 2 500 000 50 vend 60
Abr-20 200 sacos 55 000 11 000 000 10
existencia
190 vend
Jul-15 200 sacos 52 500 10 500 000 200 vend 440
Sep-05 50 sacos 56 000 2 800 000 50
existencia
500 sacos $ 26 800 000
Los 60 sacos de fertilizantes del inventario final se valoran como sigue, de acuerdo
con el método UEPS:
50 sacos a $ 50,000 = $ 2, 500,000
10 sacos a $ 55,000 =$ 550,000
60 sacos $ 3, 050,000
(Valor del inventario final según el método UEPS)
5.3 BALANZA DE COMPROBACIÓN
Concepto: Cuando se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede
prepararse una balanza de comprobación, que es una lista del saldo de cada una
de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del
mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores
son iguales.
C.P (Joaquín Moreno Fernández.)
Para que el Balance comparativo se pueda interpretar con más facilidad es
necesario que tanto el Activo como el Pasivo aparezcan debidamente clasificados.
El Balance comparativo debe contener los siguientes datos:
1. Nombre del negocio.
124
Encabezado 2. Indicación de que se trata de un Balance comparativo.
3. Fecha de los ejercicios que se comparan.
Cuerpo
1. Valor detallado de cada uno de los bienes que formen el Activo, tanto del
Balance inicial como del final.
2. Valor detallado de cada una de las obligaciones que formen el Pasivo, tanto del
Balance inicial como del final.
3. Importe del Capital inicial, así como del final.
Firmas
1. Del contador que lo hizo y autorizó.
2. Del propietario.
Al igual que el Balance general, el Balance comparativo también se puede
presentar de dos formas:
Con forma de reporte
Con forma de cuenta
Verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el Capital contable de ambos
ejercicios.
De acuerdo con lo anterior, el Balance comparativo con forma de’ reporte se basa
en la fórmula:
Para ilustrar las explicaciones anteriores, se incluye en la página siguiente un
modelo de Balance comparativo con forma de reporte.
Por medio del modelo se puede apreciar que en el Balance comparativo se
emplean cuatro columnas para anotar las cantidades de las cuentas y sus
alteraciones.
Empleo de Zas columnas. En las cuatro columnas mencionadas se deben anotar
las cantidades tanto del Balance inicial como del final, así como el importe de las
alteraciones que han sufrido cada una de las cuentas. A continuación se indica la.
Forma en que se deben emplear dichas columnas.
Primera columna. Se emplea para anotar. La cantidad de cada una de las
cuentas que intervienen en el Balance final.
125
Segunda columna. Se emplea para anotar la cantidad de cada una de las
cuentas que integran el Balance inicial.
Los valores del Balance final, por lo regular, son superiores a los del Balance
inicial, por lo que, colocados en la forma señalada, es más fácil determinar la
diferencia de cada cuenta, ya que por tener en primer término la cantidad superior
y en segundo la inferior es más fácil efectuar la resta, que si aparecieran
invertidas.
Tercera columna. Esta columna se emplea para anotar la alteración o diferencia
de cada cuenta; esta alteración o diferencia se obtiene comparando la cantidad del
Balance final con la del inicial; también se debe anotar en esta columna la
diferencia que se obtenga de comparar las sumas de cada grupo y las que se
obtengan de comparar los totales de Activo, los totales de Pasivo y los totales de
Capital.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al
contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le
es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos
directamente del mayor.
Esto es necesario al finalizar un periodo contable (mensual, trimestral, semestral o
anual) ya que se verifican los registros de los asientos por las operaciones
realizadas, y que se respete la partida doble, es decir, que la suma de los cargos,
sea igual a la suma de los abonos, los cuales modificaron sus movimientos.
La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre de la empresa
2.- Mención de ser una balanza de comprobación y periodo de formulación
3.- Folio de las cuentas en el libro mayor
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos (deudor y acreedor)
6.- Saldos (deudor y acreedor)
126
Alpha y Omega, S.A.
Balanza de comprobación del 1 al 28 de febrero de 2011
No. De folio Nombre de las
cuentas
Movimientos Saldos
Debe Habe
r
Deudor Acreedor
Sumas iguales
Al analizar la balanza de comprobación, pudiese ser que no obtengamos sumas
iguales, esto señala, el error pudo ser ocasionado por alguna de las siguientes
causas:
Haber cometido errores en las suma de los movimientos o saldos de la propia
balanza.
Haber sumado equivocadamente los movimientos en el libro mayor.
Haber pasado equivocadamente una cantidad del diario al mayor.
Haber registrado en diario un asiento sin respetar la partida doble y así haberlo
pasado al mayor.
Haber registrado en el mayor ya sea únicamente los cargos o los abonos de un
asiento.
Ejemplo:
Almacenes Cohen
Balanza de comprobación al 15 de enero año “X”
Folio movimientos Saldos
Cuentas Deudor Acreedor Deudor Acreedor
127
1 Caja $160
000
$31 900 $128 100
2 Bancos $130
000
$43 000 $87 000
3 Mercancías $320
000
$150
000
$170 000
4 Mobiliario y equipo $150
000
$150 000
5 Proveedores $50 000 $50 000
6 Documentos por
pagar
$5 000 $150
000
$145 000
7 Capital $400
000
$400 000
8 Clientes $60 000 $20 000 $40 000
9 Gastos de venta $10 000 $10 000
10 Gastos de
administración
$9 900 $9 900
Sumas iguales $844
900
$844
900
$595 000 $595 000
Comprobación
Folio Cuentas Movimientos
Deudor Acreedor
Caja $160
000
$42 000
Bancos $130
000
$33 000
Mercancías $320
000
$150 000
Mobiliario $150
000
128
Proveedores $50 000
Documentos por
pagar
$5 000 $150 000
Capital $400 000
Clientes $60 000 $20 000
Gastos de venta $10 000
Gastos de
Admón.
$10 000
Sumas iguales $845
000
$845 000
129
Ejemplo :
EXPO S.A. DE C.V.
BALANZA DE COMPROBACION DE 1 DE ENERO AL 29 DE FEBRERO DE 2004
Cuentas Saldos Anteriores Movimientos Saldo Actual
Debe Haber Debe Haber Debe Haber
Activo
Banco $ - $ - $ 602,000.00 $ 145,500.0
0
$ 456,500.00 $ -
Almacén $ - $ - $ 225,000.00 $ 90,000.00 $ 135,000.00 $ -
Costos de Ventas $ - $ - $ 90,000.00 $ - $ 90,000.00 $ -
Sueldos y Salarios $ 20,000.00 $ - $ 20,000.00 $ -
Gastos de
Administración
$ 25,500.0 $ - $ 25,500.00 $ -
Gastos Financieros $ - $ - $ - $ -
Pasivo
Proveedores $ - $ - $ - $ 125,000.0
0
$ - $ 125,000.00
130
131
Capital
Ventas $ - $ - $ - $ 172,000.0
0
$ - $ 172,000.00
Capital $ - $ 430,000.00 $ - $ 430,000.0
0
$ - $ 430,000.00
Intereses por
pagar
$ - $ - $ - $ -
Sumas
iguales
$ - $ 430,000.00 $ 962,500.00 $ 962,500.0
0
$ 727,000.00 $ 727,000.00
5.4 EL CATÁLOGO DE CUENTAS
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente
indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así
errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que
se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que
forman los mayores auxiliares.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos
especiales, quizá lo más práctico sea optar por una clasificación decimal que
permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.
La elaboración de un catálogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:
Facilitar le elaboración de estados financieros.
Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema
de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.
Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización
En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.
Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar
el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el
catálogo de cuentas.
Facilita su manejo, incluso su memorización.
Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias
al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente
flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al
sistema. Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementación de un catálogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras
financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa o entidad.132
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el
sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo
de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera
siguiente:
Balance:
1.1. Activo
2.2. Pasivo
3. 3. Capital
Estado de Pérdidas y Ganancias:
4. 4. Productos
5.5. Costos
6. 6. Gastos de operación
7. 7. Otros gastos y productos
8.8.……
9. 9. Cuentas de Orden
0. 0. Cuentas "puente".
Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán
invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número
1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para
obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la
clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el
catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Vienen después las sub clasificaciones, que pueden extenderse en forma
prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:
1.1. Activo
1.0 Circulante
1.1Fijo
133
1.2Diferido
Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:
1. Activo
10. Circulante
100 Caja y Bancos
101 Cuentas por cobrar
102 Inventarios
En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la
cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la
102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por
ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el número 103, y así sucesivamente
hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más
cuentas.
1. Activo
10. Circulante
100. Caja y Bancos
1000 Caja General
1001 Caja chica
1002 Banco x
1003 Etc.
De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de
las cuentas constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con
operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas.
Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas comerciales o industriales un
catálogo de cuentas de cuatro cifras, sería suficiente, en el entendido de que no
existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio
en base a sus necesidades y características particulares.
134
Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable,
ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto
con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deberá
ingresar primeramente el número de cuenta que según el catálogo adoptado le
corresponda.
Concepto de catálogo de cuentas
Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas
las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa,
proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de
éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a
cada una de las cuentas contenidas en el mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal,
alfabética, numérica alfabética o alfanumérica;
Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo
crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros.
Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los
números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de
acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo
subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.
Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero
antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados
Financieros.
Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iníciales de los grupos y
subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la
135
misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de
distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.
Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.
Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y
esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma
ordenada para su fácil manejo y control.
5.5 SISTEMA DE POLIZAS EN SOFTWARE
La contabilidad es quizás una de las actividades por no decir la más importante
dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del
incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas
en los ambientes competitivos.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que
tienen estos, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como
para aquellos usuarios externos de la información.
Los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en el mercado
como elemento de control y organización, sin embargo no debe de limitarse solo a
esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder
explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios
de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la
empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles
como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es más
fuerte y más agresivo.
La debida utilización de los Si se ha venido desarrollando desde que se
comenzaron a implementar los ordenadores informáticos en el soporte técnicos de
las empresas para convertir sus datos en algo ágil y ordenado; por esta razón se
ha venido creando diferentes SI que se acomoden a la características y los fines
que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las empresas 136
y cumplir con la información que satisfaga a los clientes, proveedores y
accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se procesan.
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el
conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos
económicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de
sistemas contables:
SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus
variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones según
las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después de que se
produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos anteriores
no puede ir, por lo tanto, solo uno.
Estructura de un sistema contable
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos, relacionada con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin
embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En
una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
137
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar
decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se
deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de
las transacciones de venta de una empresa como Masería demasiado larga para
que cualquier persona se dedicara a leerla.
Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de
las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la
información de ventas resumida por departamento mientras que la alta gerencia
de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Sistemas Contables automatizados Por todo lo anterior mencionado,
mencionamos algunos sistemas contables computarizados:
Aspel COI.- procesa, integra y mantiene actualizada la información
Contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable
SAP BUSSINES ONE.- diseñado para empresas con menos de 250 empleados que
requieren un acceso rápido a información del negocio de forma precisa, integral y
segura.
SAI.- Sistema Administrativo Integral
CONTPAQI Contabilidad
138
Software contable
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software
contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una
empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de
artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida,
como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice
los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la
organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo
también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software
desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación
considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos,
notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable
incremento el uso de soluciones de código abierto.
Un elemento vital para el funcionamiento de cualquier empresa, es la contabilidad
y el desempeño de dicho sector suele verse beneficiado con la presencia de la
tecnología.
El software contable se define como un conjunto de programas de contabilidad
que simplifican las tareas básicas de una empresa como registrar compras,
ventas, balances, deudas y todos los movimientos de dinero.
139
UNIDAD VI
“ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN FIANACIERA”
OBJETIVO
“Dar una visión amplia de los conceptos básicos de los métodos de clasificación y sus diversas ramas de la aplicación de los análisis y métodos e interpretación de la información financiera”
140
6.1 CONCEPTOS Y CLASIFICACION DE LOS METODOS DE ANALISIS
Para el análisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes
términos:
Rentabilidad: es el rendimiento que generan los activos puestos en operación.
Tasa de rendimiento: es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.
Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas
oportunamente.
Concepto
“Es la emisión de un juicio criterio u opinión de la información contable de una
empresa, por medio de técnicas o métodos de análisis que hacen más fácil su
comprensión y presentación.”
C.P (Elías Flores Lara.)
De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros,
existen los siguientes métodos de evaluación:
Método Vertical. Se emplea para analizar estados financieros como el Balance
General y el Estado de Resultados, comparando las cifras en forma vertical.
Método Horizontal. Es un procedimiento que consiste en comparar estados
financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los
aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este
análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se informa si
los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos;
también permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios
significativos en la marcha.
Es una función administrativa y financiera que se encarga de emitir los
suficientes elementos de juicio para apoyar o rechazar las diferentes opiniones
141
que se hayan formado con respecto a situación financiera que presenta una
empresa.
Luego de la presentación y análisis de los anteriores conceptos relativos al término
de la Interpretación de Datos Financieros, se puede concluir que consiste en
la determinación y emisión de un juicio conjunto de criterios personales relativos a
los conceptos, cifras, y demás información presentada en los estados financieros
de una empresa específica, dichos criterios se logran formar por medio del análisis
cuantitativos de diferentes parámetros de comparación basados en técnicas o
métodos ya establecidos.
Métodos de análisis financiero
Los métodos de análisis financiero se consideran como los procedimientos
utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numéricos que
integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo
periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables.
A diferencia del análisis vertical que es estático porque analiza y compara datos
de un solo periodo, este procedimiento es dinámico porque relaciona los cambios
Financieros presentados en aumentos o disminuciones de un periodo a otro.
Muestra también las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones,
lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio,
interpretación y toma de decisiones.
Principales indicadores financieros
Los indicadores financieros más comunes evalúan cuatro aspectos:
1.- Rentabilidad:
a) Margen de utilidad.
b) Rendimiento sobre el capital contable.
2.- Liquidez:
a) Razón circulante.
142
Con el indicador de liquidez se analiza si el negocio tiene la capacidad suficiente
para cumplir con las obligaciones contraídas. Entiéndase por obligaciones las
deudas con acreedores, proveedores, empleados y otras.
3.-Utilización de los activos:
a) Rotación de cuentas por cobrar
b) Rotación de inventarios.
4.- Utilización de pasivo:
a) Relación de pasivo total con activo total.
Rotación de inventario (ri): Este mide la liquidez del inventario por medio de su
movimiento durante el periodo.
Plazo promedio de inventario (ppi): Representa el promedio de días que un
artículo permanece en el inventario de la empresa.
Rotación de cuentas por cobrar (rcc): mide la liquidez de las cuentas por cobrar
por medio de su rotación.
Plazo promedio de cuentas por cobrar (ppcc): sirve para calcular el número de
veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso del año.
Método histórico: Se analizan tendencias, ya sea de porcentajes, índices o
razones financieras, puede graficarse para mejor ilustración.
Ejemplo ilustrativo: Análisis financiero
Con los datos de los estados financieros de Office Clean, S.A. se realizaran los
cálculos necesarios para elaborar el análisis financiero de dicha empresa. Observe
que en el caso de los cálculos que utiliza la cuenta de ventas netas se emplea el
total de ingresos por servicios, debido a que se trata de una empresa dedicada a
la prestación del servicio de limpieza de oficinas.
143
OFFICE CLEAN, S.A.
Análisis financiero
Junio 200X
Indicador Resultado Interpretación
Margen de utilidad
Utilidad neta
Ventas netas
$87 000=
0.4243= 42.43%
$205 000
La utilidad de junio del 200X representa 42%
del total de ingreso por servicios.
Rendimiento sobre
capital contable
Utilidad neta
Capital contable
$87 000 =
0.2295 =
22.95%
$379 000
La utilidad de junio del 200X representa
aprox. 23% del capital contable de la
empresa.
Razón circulante
Activo circulante
Pasivo a corto plazo
$387 900 = 1.18
veces
$327 650
El activo circulante puede cubrir 1.18 veces
el total de los pasivos circulantes.
Rotación de cuentas
por cobrar
Ventas
Clientes
$205 000 =
1.7826 veces
$115 000
La totalidad de las cuentas por cobrar
(clientes) se cobra 1.78 veces por año
Relación de pasivo
total con activo total
Pasivo total
Activo total
$393 150 =
0.5091
$772 150
Por cada peso que se tiene invertido en sus
activos se adeudan 50 centavos
aproximadamente.
Caso demostrativo: análisis financiero
Se retomara el caso de la empresa Servi-Mant, S.A. y se realizara el análisis
financiero, para lo cual se emplearan los datos contenidos en los estados
financieros que se acaban de elaborar antes. A continuación se presenta una
tabla-resumen con los resultados de cada indicador.
SERVI-MANT, S.A.144
Análisis financiero
Mayo 200X
Indicador Resultado Interpretación
Margen de utilidad
Utilidad neta
Ventas netas
$48 350 = 0.2948 = 29.48% La utilidad del mes de
mayo representa 29% del
total de sus ingresos
Rendimiento sobre
capital contable
Utilidad neta
Capital contable
$48 350 = 0.1420 = 14.2%
$340 350
La utilidad de mayo del
200X representa 14% del
capital contable.
Razón circulante
Activo circulante
Pasivo a corto plazo
$272 300 = 0.98 veces
$276 700
El activo circulante no
alcanza a cubrir el total de
los pasivos circulantes
puesto que el resultado es
inferior a 1
Rotación de cuentas
por cobrar
Ventas
Clientes
$164 000 = 1.64 veces
$100 000
La totalidad de las cuentas
por cobrar (clientes) se
cobra 1.64 veces.
Relación de pasivo
total con activo total
Pasivo total
Activo total
$316 700 = 0.48 = 48%
$657 050
Por cada peso que se
tiene invertido en sus
activos se adeudan 48
centavos aprox.
Los estados financieros se puede definir como resúmenes esquemáticos que
incluyen cifras, rubros, y clasificaciones; habiendo de reflejar hechos
contabilizados.
145
Cifras y rubros: Valores monetarios que reflejan los estados financieros en
moneda nacional.
El análisis de la información financiera surge de la necesidad del conocimiento de
los indicadores económicos así como su interpretación, ya que son
imprescindibles para introducirnos en un mercado competitivo es decir son la base
para el proceso de toma de decisiones financieras, además permite evaluar
objetivamente el trabajo de la Organización, determinando las posibilidades de
desarrollo y perfeccionamiento de los servicios y los métodos y estilos de
dirección.
Para lograr un óptimo análisis e interpretación de la situación financiera de una
entidad, se debe poseer la mayor información posible, es decir, no basta
solamente con la obtención de los estados financieros principales(Balance
General y Estado de Resultado), sino, que debe consultarse los diferentes
informes y documentos anexos a los mismos. La presentación de los Estados
Financieros en forma comparativa acrecienta la utilidad de estos informes,
poniendo de manifiesto la naturaleza económica de las variaciones, así como la
tendencia de los mismos, que afectan el desenvolvimiento de la empresa.
Método comparativo.
Al comparar los balances generales de 2 periodos con fechas diferentes podemos
observar los cambios obtenidos en los Activos, Pasivos y Patrimonio de una
Entidad en términos de dinero
Método gráfico.
El análisis se representa gráficamente, los gráficos más utilizados son: las barras,
los circulares y los cronológicos múltiples.
146
6.1.1 MÉTODO DE PORCIENTOS INTEGRALES
Se aplica este método en aquellos casos en los cuales se desea conocer la
magnitud o importancia que tienen las partes que integran un todo. Es determinar
la magnitud que integran cada uno de los renglones que componen por ejemplo el
activo circulante en relación con su monto total.
Para ello se equipara la cantidad total o global con el 100% y se determina en
relación con dicho 100% el porciento relativo a cada parte.
Los resultados obtenidos quedan expresados en porcientos, encontrando aquí la
ventaja y la desventaja del método. La ventaja es porque al trabajar con números
relativos nos olvidamos de la magnitud absoluta de las cifras de una empresa y
con ello se comprende más fácilmente la importancia de cada concepto dentro del
conjunto de valores de una empresa el defecto es que como se está hablando de
porcientos es fácil llegar a conclusiones erróneas, especialmente si se quieren
establecer porcientos comparativos es útil este método para obtener conclusiones
aisladamente, ejercicio por ejercicio, pero no es aconsejable si se desean
establecer interpretaciones al comparar varios ejercicios este método puede ser
utilizado total o parcialmente.
Porcientos integrales totales
Aquí las cantidades que se igualan al 100% son:
En el primer estado el total del activo y la suma del pasivo más el capital contable,
pudiéndose determinar después los porcientos de cada capítulo del estado de
situación financiera, así como los porcientos parciales de cada uno de los
conceptos.
En el estado de resultados, el 100% corresponde a las ventas netas.
147
Porcientos integrales parciales: En el estudio del activo circulante
Por porcientos integrales de los valores del activo circulante Se toma como igual al
100% el valor total de este rubro y sobre esta base, se calculan cada uno de los
valores parciales de cada uno de sus conceptos.
Porcientos integrales acumulativos del activo circulante en relación al pasivo
circulante. Aquí se tiene presente el descubrir la verdadera capacidad de pago de
la negociación en forma más completa y verídica que la razón simple del
circulante.
En este caso se toma al pasivo circulante igual a 100 y posteriormente se calcula
el porciento que representa cada uno de los valores del activo circulante en
relación a dicho 100%, con la circunstancia de que dichos porcientos se van
acumulando.
En esta forma y debido a que los distintos conceptos del activo circulante se
encuentran ordenados de acuerdo a su disponibilidad, este método toma en
consideración a la solvencia y a la liquidez de sus valores circulantes.
Formulas aplicables
Porciento integral = (cifra parcial / cifra base) 100
Porciento integral es igual a cifra parcial sobre cifra base por cien
Factor constante = (100 / cifra base) cada cifra parcial
Factor constante es igual a cien sobre cifra base por cada cifra parcial
Cualquier fórmula puede aplicarse indistintamente a determinada clase de estado
financiero.
148
6.1.2 METODOS DE RAZONES FINANCIERAS.
Los métodos de análisis proporcionan indicios y ponen de manifiesto hecho o tendencias que sin la aplicación de tales métodos quedarían ocultos.
“El valor de los métodos de análisis radica en la información que suministren para
ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquella; en
su estímulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los
negocios, así como de la orientación hacia la determinación de las causas o de las
relaciones de dependencia de los hechos y tendencias”.
C.P (Joaquín Moreno Fernández. Contabilidad)
Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la Empresa
para saldar las obligaciones que vencen.
Las más importantes son:
Razón circulante
Activo circulante = Veces
Pasivo a corto plazo
Esta prueba indica la proporción en veces en que la empresa puede hacer frente a
su deuda en el corto plazo. Los activos circulantes incluyen efectivo, valores,
cuentas por cobrar e inventarios. Los pasivos circulantes están formados por
cuentas por pagar a corto plazo, intereses y capital exigibles en el corto plazo
(derivados de deuda a corto y largo plazo), sueldo e impuestos, entre otros. Para
la correcta interpretación de esta razón es necesario analizar, también, la
composición de los activos circulantes, para determinar si todos ellos tienen una
recuperación similar.
149
Efectivo
Inventarios
ventas
cuentas por
cobrar
Razón acida o inmediata
Activo circulante – inventarios = veces
Representa los pesos de activo disponible (casi inmediato) con que se cuenta para
el pago de pasivos a corto plazo. Muestra la capacidad de la empresa para cubrir
sus obligaciones sin considerar la venta inmediata de sus inventarios. En esta
prueba se eliminan los inventarios para mostrar la capacidad de la empresa para
cubrir sus obligaciones sin basarse en la venta y recuperación de sus inventarios,
pues son estos los que más tardan en convertirse en efectivo, dado el ciclo de
efectivo que es como sigue:
A) Razones de flujo de fondos
Las razones de flujo son utilizados por los diversos acreedores y proveedores para
obtener una mayor información acerca de la capacidad de una empresa para
cubrir el pago de un préstamo en tiempo más sus intereses:
Razones de Actividad: miden la efectividad con que la empresa esta utilizando los
Activos empleados.
*Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar
utilidades.150
*Razones de Cobertura: miden el grado de protección a los acreedores e
inversionista a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro país la más utilizada
es la razón entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.
Métodos de razones financieras
Los métodos de análisis proporcionan indicios y ponen de manifiestos hechos o
tendencias que sin la aplicación de tales métodos quedarían ocultos.
“El valor de los métodos de análisis radica en la información que suministren para
ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquella; en
su estímulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los
negocios, así como de la orientación hacia la determinación de las causas o de las
relaciones de dependencia de los hechos y tendencias”.
La solvencia se determina mediante el estudio del capital neto de trabajo y de sus
componentes, así como de la capacidad de la empresa para generar recursos
líquidos durante el ciclo de su operación normal.
(Ramón García-Pelayo y Gross)
La estabilidad se define como la capacidad que tiene la empresa de mantenerse
en operación en el mediano y largo plazo, la cual se determina mediante el estudio
de su estructura financiera, particularmente, de las proporciones que existen en
sus inversiones y fuentes de financiamiento.
(Ramón García-Pelayo y Gross)
La productividad, en términos generales, puede definirse como la capacidad de
una empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y
promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el
estudio de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los
gastos y de la utilidad con la inversión del capital.
(Ramón García-Pelayo y Gross)
151
Entre las razones financieras más utilizadas que se toman de base para el análisis
financiero, se encuentran:
Distintos tipos de índices o razones.
Índice o razón. Método de cálculo objetivo o significativo
I. De solvencias o circulantes o
de capital de trabajo
Activo Circulante
Pasivo circulante
Se expresa en: Veces.
Muestra la capacidad de la
empresa para responder a sus
obligaciones de corto plazo con
sus activos circulantes. Mide el
número de veces que los activos
circulantes del negocio cubren sus
pasivos a corto plazo.
II. De liquidez o prueba del ácido.
Activos de liquidez inmediata
Pasivo circulante
Se expresa en: Veces
Muestra la capacidad de la
empresa para responder a sus
obligaciones de corto plazo con
sus activos más líquidos.
III. De endeudamiento o Solidez
Pasivo total
Activo Total
Se expresa en: Veces
Por cientos
Mide la porción de activos
financiados por deuda. Indica la
razón o porcentaje que representa
el total de las deudas de la
empresa con relación a los
recursos de que dispone para
satisfacerlos.
IV. De deuda a capital
Pasivo total
Capital Liquido
Expresa la relación que existe
dentro de la estructura de capital
entre los recursos proporcionados
por terceros y los fondos propios.
152
Se expresa en: Veces Señala la proporción que el pasivo
representa con relación al capital
líquido.
V. De patrimonio a activo total.
Total Patrimonio
Activo Total
Se expresa en veces
Es la relación que existe dentro de
la estructura de capital entre los
recursos proporcionados por los
accionistas o dueños del capital y
el activo total.
VI. Utilidad bruta en ventas o
margen bruto de utilidades.
Utilidad bruta en ventas
Ventas netas
Se expresa en: Razón o por
ciento.
Refleja la proporción que las
utilidades brutas obtenidas
representan con relación a las
ventas netas que las producen.
VII. Utilidad neta en ventas o margen
neto de utilidades.
Utilidad neta
Ventas netas
Se expresan en Razón o
Mide la razón o por ciento que la
utilidad neta representa con
relación a las ventas netas que se
analizan, o sea, mide la facilidad
de convertir las ventas en utilidad
153
Por ciento
VIII
.
De gastos de operación
incurridos
Gastos de operación
Ventas Netas
Se expresan en: Razón o
Por ciento
Mide en que proporción los gastos
de operación incurridos
representan con relación a las
ventas del período que se analiza.
IX. Rotación de cuentas por cobrar y
período promedio de cobranza o
período de cobro.
Ventas al crédito
Promedio de cuentas. por cobrar
Se expresan en: Veces
Período promedio de cobranza
360.
Rotación (veces)
Se expresa en: Días.
Indica el número de veces que
el saldo promedio de las cuentas y
efectos por cobrar pasa a través
de las ventas durante el año.
Expresa el número de días que las
cuentas y efectos por cobrar
permanecen por cobrar. Mide la
eficiencia del crédito a clientes.
154
X. Rotación de inventarios y período
de existencia
Empresas Comerciales
Costo de ventas
Promedio de inventario
Se expresa en: veces
Empresas Industriales
Gasto materias. primas
y materiales
Promedio de inventario
Período de existencia:
360
Rotación (veces)
Se expresa en: días
Expresa el promedio de veces que
los inventarios rotan durante el
año. Indica los días que como
promedio permanecen en
existencia las mercancías.
XI. Rotación de las cuentas por
pagar y período de pago.
.Compras anuales.
Promedio de cuentas por pagar
Se expresa en: veces
Período de pago
360
Rotación (veces)
Se expresa en días
Mide la eficiencia en el uso del
crédito de proveedores. Indica el
número de veces que las cuentas
y efectos por pagar pasan a través
de las compras durante el año.
Expresa el número de días que las
cuentas y efectos por pagar
permanecen por pagar.
155
6.1.3 METODO DE TENDENCIAS
En caso de que sea necesario establecer comparaciones no sólo de dos
ejercicios, sino de un mayor número, el método de aumentos y disminuciones se
puede complementar con el método de tendencias.
El método de tendencias es la forma de representar numéricamente, por medio de
series estadísticas, la inclinación o propensión de los principales aspectos
financieros de la empresa; mediante el análisis de las cifras de varios periodos.
La importancia del estudio de la dirección de las tendencias en varios años radica
en hacer posible la estimación, sobre bases adecuadas, de los probables cambios
futuros en las empresas, y cómo y por qué las afectarán. Este método es de gran
utilidad debido a que:
El análisis de las cifras de un solo ejercicio no permite obtener una completa
descripción de la posición de la empresa.
Muestra características relativas a la habilidad de la administración.
Hace patentes los cambios operados en la política administrativa.
La administración actúa con conocimiento de causa.
Para estudiar el sentido de una tendencia, es necesario tener presentes las
siguientes condiciones:
Deben ordenarse cronológicamente las cifras correspondientes.
Es necesario trabajar con información expresada y actualizada a pesos de poder
adquisitivo del ejercicio más reciente.
Únicamente hay que calcular las tendencias de cifras significativas.
Sólo deben compararse tendencias de hechos que guarden alguna relación de
dependencia
La abundancia de comparaciones simultáneas produce confusión.
Las tendencias pueden ser representadas gráficamente.
Indicador resultado Interpretación
Margen de utilidad
La utilidad de junio del
156
Utilidad neta
Ventas netas
$ 87000$205000
=0 .4243=42 .43 %
200X representa4% del
total de un ingreso por
servicios.
Rendimiento sobre
capital contable
Utilidad neta
Capital contable
$87000$379 000
=0.2295=22 .95 %
La utilidad de junio del
200X representa aprox.
23% del capital contable
de la empresa Estética
K-Nina.
Razón circulante
Activo Circulante n
Pasivo a corto plazo
$ 453 4 00$393150
=1.1532veces
El activo circulante de
Estética K-Nina. Puede
cubrir1.15 veces el total
de los pasivos
circulante.
Rotación de cuentas por
cobrar
Ventas n
Cuentas por cobrar
$205000$115 000
=1.7826veces
La totalidad de las
cuentas por cobrar
(Clientes) se cobra 1.78
veces por año
Relación de pasivo total
con activo total
Pasivo total n
Activo total
$393150$772150
=0.5091
Por cada peso que
Estética K-Nina tiene
invertido en sus activos
se adeudan 50 centavos
aproximadamente.
157
Ventajas del método
La ventaja de este método es el uso de números relativos, ya que en última instancia los
números índices no son sino números relativos; en este caso, durante el cálculo vamos
obteniendo automáticamente una idea de su magnitud, ya que su valor se relaciona
siempre con una base; al mismo tiempo, con su lectura nos podemos dar cuenta de la
tendencia o sentido hacia el cual se ha dirigido el concepto cuya serie se representa. De
ahí que conozcamos este método con el nombre de tendencias.
Desventajas del método
Sin embargo, también presenta ciertas desventajas, siendo la principal, la misma que
mencionábamos a propósito del Método de Por cientos integrales, o sea, la de que
tratándose de números relativos, es factible olvidarse de los números absolutos que
representan y por lo tanto, no considerar su verdadera magnitud en términos monetarios
Método de tendencia relativa
Consiste en conocer si los valores absolutos o relativos de un concepto han
crecido o disminuido en el tiempo, partiendo de un periodo considerado base.
Puede referirse a cifras históricas o la determinación de cifras estimadas para el
futuro.
C.P (Roberto Macías pineda )
En primer lugar este método es aplicable para observar con mayor claridad los
distintos valores históricos que presenta un fenómeno en varios periodos o
situaciones estudiados, tomando como base uno de ellos cuyo valor se reduce a
100 y obtener los subsecuentes valores relativos aplicando las formulas
siguientes:
PORCENTAJE RELATIVO = Cifra Comparada X 100
Cifra Base
158
PORCENTAJE DE TENDENCIA = Cifra Comparada - Cifra Base X 100
RELATIVA Cifra Base
Ejemplo de método de tendencia relativa
Si suponemos que las ventas de una empresa por los 6 últimos años han sido las
siguientes:
AÑO VENTAS NETAS RELATIVOS TENDENCIA RELATIVA
1976 $ 200,000 100 % - 0 -
1977 250,000 125 25
1978 300,000 150 50
1979 400,000 200 100
1980 350,000 175 75
1981 450,000 225 125
Este primer enfoque del método de tendencias ofrece una gran ayuda en la
concepción correcta de la forma como se comportan determinados conceptos en
las empresas como son: Las ventas, los costos, gastos, compras, utilidades,
activos, etc. para poder conocer sus oscilaciones en el transcurso del tiempo.
Método de tendencia lineal
Un segundo enfoque del método de tendencias (lineal) es aplicable para
determinar matemáticamente las estimaciones futuras de una serie de cifras
históricas como pueden ser las ventas, los costos, los gastos o las utilidades de
una empresa. Esto se logra mediante la utilización del método de los mínimos
cuadrados, el cual consiste en adaptar la línea recta que presenta mas
exactamente a la curva de la serie de datos mediante la aplicación de la fórmula
de la línea recta:159
y = a + b x
Los mínimos cuadrados reportan resultados más precisos cuando se aplican a una
serie de datos históricos; sin embargo, cuando en la información aparezca una
cifra anormal deberá eliminarse para que los resultados no se obtengan
distorsionados.
Las ecuaciones simultáneas de segundo grado que se utilizan en este método
son:
y = b x + na
xy = b x2 + a x
Las literales tienen el siguiente significado:
y = Importe de ventas, costos o utilidades a proyectar
b = Cuota variable unitaria.
x = Medida de actividad.
n = No. De datos o puntos representados.
a = Parte fija.
= Suma de las cantidades que debemos tomar en cuenta.
El cálculo será determinado por los valores de las siguientes incógnitas: "a" y de
"b" que se obtienen mediante los tres pasos siguientes:
1o.- Calculando los valores de x; y; xy; x2
2o.- Haciendo la sustitución en las fórmulas de este método
3o.- Resolviendo las ecuaciones para conocer el valor de "a" y de "b"
Titulo Autor
CONTABILIDAD 1 Autor: Ofelia Ordoñez Delgado
160
Bachillerato Editorial : ST
CONTABILIDAD FINANCIERA Genaro Guajardo Cantú
3ª, 4ª y 5a Edición
McGraw Hill
CONTABILIDAD Charles T. Horngren, Walter T.
Harrison, Jr.
Prentice Hall Hispanoamericana S.A.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD Javier Romero
McGraw Hill
Año 2006
CONTABILIDAD FINANCIERA Autor=Genaro Guajardo Cantú
McGraw Hill
Año 1995
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD Javier Romero
3ª Edición
McGraw Hill
Año 1997
Introducción a la Contabilidad
Financiera
Charles T. Horngren, Gary L.
Sundem, John A. Elliott - 2000
Costos Industriales Francisco Javier Jiménez Boulanger,
Francisco Jiménez Boulanger, Carlos
Luis Espinoza Gutiérrez
Páginas visitadas.
http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/analisis_estfinan.html
http://html.rincondelvago.com/finanzas_5.html
http://www.monografias.com/trabajos13/anadeef/anadeef.shtml#razon
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/
clasmeanfisr.htm
http://www.mitecnologico.com/Main/AnalisisFinancieroYSusMetodos
161
http://mitecnologico.com/sistemas/Main/ContabilidadFinanciera
http://www.monografias.com/trabajos11/interdat/interdat.shtml
http://www.monografias.com/
http://www.mujeresdeempresa.com/finanzas/080601-analisis-
financierointroduccion-y-metodos.asp
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_contable
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
http://www.imcp.org.mx/spip.php?
page=seccion_tema&id_mot=51&id_rubrique=2
http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
http://www.promonegocios.net/contabilidad/concepto-contabilidad.html
http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml
http://www.monografias.com/trabajos11/conunos/conunos.shtml
http://www.uady.mx/~contadur/files/cuerpo-acad/caef/aief/
resumen_NIF_marco_conceptual.pdf
[Doc.] USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
http://www.google.com/url?
sa=t&source=web&cd=2&ved=0CCEQFjAB&url=http%3A%2F
%2Fwww.itescam.edu.mx%2Fprincipal%2Fsylabus%2Ffpdb%2Frecursos
%2Fr38524.DOC&rct=j&q=usuarios%20de%20la
%20contabilidad&ei=fkaATer_B7SG0QHzze2CCQ&usg=AFQjCNEhPBSEiOO
btAhbUfsH4JqLhhp6zg&cad=rja
http://www.mitecnologico.com/Main/FormasDeOrganizacionContable
http://www.eumed.net/cursecon/5/organ-empresas.htm
http://html.rincondelvago.com/organizacion-en-la-empresa_3.html
162
