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11/06/a 12:34 Nombre de Archivo: Manual de Caja Último cambio por: Equipo FI

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APLICACIÓN DE CAJA

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APLICACIÓN DE CAJA INTRODUCCIÓN Cada cajero al entrar en SAP se encontrará directamente con el menú de la caja de su delegación:

Al desplegar la carpeta principal, accedemos a las carpetas con los distintos bloques de operaciones en los que se ha estructurado la caja:

A continuación explicamos las transacciones que podemos realizar en cada uno de los bloques.

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1. OFICINA

Tenemos la posibilidad de acceder a la bandeja de entrada y de salida del correo interno de SAP. Como veremos más adelante, dentro del bloque “Cierre del día”, el cajero al dar por cerrada su caja envía un correo a su responsable informando del cierre y adjuntando el informe de caja. Estos mensajes enviados los podrá consultar el cajero en la transacción “Salida”:

2. DOCUMENTO

En este bloque de transacciones el usuario podrá visualizar, modificar ó anular los documentos contables ó preliminares que grabe. Es importante destacar

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que muchos de los apuntes que contabilice el cajero no podrán ser anulados por otros usuarios. Cuando el documento que tenemos que anular es un cobro ó un pago total, debemos seleccionar la transacción “Anular compensación”, cuando se trata de un documento preliminar seleccionaremos “Anular doc.prelimin.” y cuando se trate de una operación multisociedad “Anular Doc.Multisoc”. El resto de documentos que tengamos que anular lo haremos a traves de la transacción “Anular”. En todas las anulaciones el sistema nos pide un motivo de anulación y siempre debemos indicar el “03 – Contab.negativa en periódo cerrado”. 3. CUENTA

En este bloque de transacciones el cajero podrá consultar los saldos y las partidas abiertas de cualquier cliente, acreedor ó cuenta de mayor de las sociedades para las que tenga autorización.

Para más información sobre la visualización de saldos y partidas consultar los manuales de FI de tratamiento de cuentas (de deudor, acreedor y libro mayor).

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4. PARÁMETROS DE CAJA Esta es la primera carpeta a la que diariamente debe acceder el cajero. En ella están disponibles dos transacciones que fijan por defecto los datos clave de la contabilización en caja: Fecha y cuenta contable de caja.

Dado que los apuntes de caja se introducen consecutivamente, con el fin de no tener que introducir la fecha en cada uno de ellos, al principio de cada sesión, debemos ejecutar la transacción “Seleccionar Fecha”:

Indicaremos la fecha con la que queremos contabilizar. Esto hará que por defecto en cada apunte aparezca dicha fecha, evitando así su introducción repetitiva. La transacción “Cambiar caja” se utilizará en aquellas delegaciones en las que existe la posibilidad de contabilizar en cuentas de caja distintas. Estas cuentas alternativas de caja se denominan “Cajas especiales” y suele tratarse de cajas en las que se realizan operaciones pero que no se encuentran físicamente en la delegación.

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Por ejemplo en Segovia existe una caja en la que se realizan operaciones de recaudación, liquidación, cobros,....sin embargo dicha caja se graba en Valladolid. En este caso, la caja de Segovia es una caja especial en la delegación de Valladolid.

Una vez indicada la fecha y la cuenta de caja, se procede a introducir los apuntes de caja, para ello se han considerado tres grandes bloques de operaciones: - Operaciones de liquidación - Otras operaciones frecuentes - Cierre de día 5. CAMBIAR RECAUDADOR

Esta transacción es únicamente para aquellas delegaciones con tratamiento de plataforma.

En el mismo caso que CAMBIO DE FECHA o CAMBIO DE CAJA, indicaremos el número de Recaudador que queremos contabilizar. Esto hará que por defecto en cada apunte (Campo Referencia) aparezca dicha Interlocutor, evitando así su introducción repetitiva.

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Si lo que necesitamos es contabilizar sobre el Cajero, (deberemos dejar el campo en blanco) simplemente marcando el flag y aceptar realizará la misma operación que Recaudador pero en este caso dejará el campo Referencia en blanco.

6. OPERACIONES DE LIQUIDACIÓN Este bloque recoge todas las operaciones que tienen que ver con las liquidaciones de los equipos de recaudación.

6.1 Recaudación del Día

Al seleccionar la transacción “Recaudación del Día” el sistema nos pide que indiquemos la sociedad:

Si le indicamos al sistema una sociedad que no pertenece a la Caja ó Delegación en la que estamos trabajando, no nos permitirá continuar. Una vez que se especifica la sociedad nos aparece la cabecera del documento:

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Como se puede observar nos establece por defecto como fecha del documento y como fecha contable, la fecha que hemos especificado al inicio de la sesión.

Si pulsamos "intro" o aceptamos con el icono nos aparece la pantalla:

En esta pantalla se debe especificar el importe de la totalidad de las recaudaciones ya sean de máquinas “A” o de máquinas “B” según listado de informática. Una vez que se ha especificado dicho importe se acepta con la

tecla “Intro” o aceptamos con el icono y nos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe especificar el importe de las recaudaciones que corresponden a máquinas “B” exclusivamente. Una vez que se ha indicado dicho importe se acepta de la misma forma y nos aparece la siguiente pantalla:

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Esta pantalla es idéntica a la anterior y en ella se debe indicar el importe de las recaudaciones de máquinas “A” de esta sociedad según el mismo listado informático. Cada sociedad lleva incorporada en una tabla, si tienen maquinas “A” y/o “B”, de forma que si solo tuviese maquinas “B” no mostraría la pantalla relativa a las máquinas “A” (Posición 3) y viceversa. Si la sociedad tiene máquinas tipo “A” y “B” pero un día no existen recaudaciones de algún tipo de máquinas, en su pantalla se debe especificar cero. Una vez que se han especificado los importes con la tecla “Intro” o aceptando

con el icono nos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla nos aparece un resumen del asiento contable que se ha generado. Una vez realizados los pasos anteriores se deben proceder a grabar este

asiento, para ello se debe pulsar el icono y nos aparece la pantalla original de recaudaciones:

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SAP asigna un numero de forma automática a cada asiento que se introduce. Para introducir las siguientes recaudaciones de una nueva sociedad se debe

pulsar el icono de forma que volvemos al menú principal.

Ahora volveríamos a repetir el proceso para cada sociedad. Aunque no es necesario en la operativa de caja, si se quiere ver el asiento realmente generado podemos ir a la carpeta documento y seleccionar “Visualizar”:

Número de documento asignado por SAP de forma automática.

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El sistema nos ofrece por defecto el último documento generado. En caso de querer ver otro documento, se debe especificar el número del documento deseado. La información del asiento que nos ofrece es la siguiente:

Como se puede observar la contabilización se realiza como una entrada en caja contra unas cuentas transitorias de ingresos e IVA que al final de mes se deben regularizar. En maquinas “A” el asiento se hace por la parte de nuestra recaudación y al final de mes las aplicaciones de máquinas generaran la facturación del local y vía interfaces contabilizamos el 100% del ingreso contra una cuenta definitiva cancelando las cuentas transitorias realizadas a lo largo del mes. Según lo que hemos visto las recaudaciones se introducen en SAP de forma global para cada sociedad y se consideran todas cobradas por caja, sin embargo para SAP los talones se consideran efectos que compensan deudas y por tanto no se meten dentro de caja sino que se consideran como un efecto en cartera. Por ello cuando una recaudación se cobre por talón se debe aumentar los efectos en cartera y hacer una salida de caja que anule el cobro incluido el total de recaudaciones. 6.2 Ajustes de Recaudación Los ajustes de recaudaciones recogen todas aquellas partidas que varían el reparto de recaudaciones del listado que nos facilitan. Es decir son ajustes a las recaudaciones no grabados en la aplicación de máquinas. Estos apuntes se introducen uno a uno y se consideran todos cobrados por caja de forma que si luego se cobra por talón se debe hacer una salida de caja que anule el cobro realizado anteriormente. En las delegaciones donde la aplicación de máquinas es SICCOD, los ajustes se grabarán de forma global en un único apunte, ya que el detalle sí se encuentra en esa aplicación. Los ajustes a las recaudaciones pueden ser positivos o negativos en función de que a la empresa operadora le suponga una mayor o menor recaudación:

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Ejemplos de Ajustes Positivo pueden ser: Cobro de una sola vez de la bolsa fiscal o Ajuste por cobro de intereses de prestamos. Ejemplos de ajustes negativos pueden ser: Pago IAE del local, Pago IVA, ...... Dependiendo del tipo de ajuste que exista en la delegación, los datos a introducir son diferentes. 6.2.1 Ajustes de recaudación individuales

Al seleccionar la transacción “Ajuste de Recaudación” accedemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe especificar la sociedad en la que procede contabilizar el ajuste y el cliente al que imputar el mismo. A continuación indicaremos el importe del ajuste y el concepto, para ello desplegaremos el match code del campo “Texto de pos:” y seleccionaremos el que corresponda (en nuestro ejemplo “AIVA – Ajuste pago de IVA”):

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Por último, indicaremos si se trata de un ajuste positivo, lo que significa una entrada de dinero en caja, ó un ajuste negativo (nuestro ejemplo), lo que significa una salida de dinero en caja. Una vez completados todos los campos aceptamos, pulsando “intro” ó el icono

. El sistema nos informa del cliente al que vamos a imputar el ajuste:

aceptamos pulsando “intro” ó el icono y accedemos al resumen del documento:

Posteriormente, se procede a guardar la operación pulsando el icono 6.2.2 Ajustes de recaudación SICCOD

Al seleccionar la transacción “Ajuste de Recaudación SICCOD” accedemos a la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se debe especificar la sociedad en la que procede contabilizar el ajuste y si se trata de un ajuste positivo, lo que significa una entrada de dinero en caja, ó un ajuste negativo, lo que significa una salida de dinero en caja. Una vez que especificamos y aceptamos los datos nos sale la siguiente pantalla:

Esta pantalla sólo nos informa de los datos que refleja pero no permite

modificar datos por lo que solo podemos pulsar "intro" o el icono para pasar a la pantalla siguiente:

En esta pantalla especificamos el importe global de los ajustes de recaudación (en nuestro ejemplo negativos) que se han producido en el día. Aceptamos y pasamos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe poner un “*” en el campo importe o repetir el importe que se especificó en la posición 1 aceptándose como se hace normalmente.

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La siguiente pantalla es el resumen del asiento que se genera y para el cajero solo es útil a título informativo.

Posteriormente, se procede a guardar la operación pulsando el icono y

después se vuelve al menú general pulsando el icono . 6.3 Deudas de liquidación Según lo visto hasta ahora, hemos considerado que todas las recaudaciones del día se han cobrado, pero puede ocurrir que partes de ellas se queden pendientes de cobro. Por otra parte al recaudador le puede faltar dinero de las recaudaciones por diferente motivos, que normalmente se corresponden con entregas que ha realizado a lo largo del día en diferentes conceptos, como son: Cargas, cambios, etc. Igualmente se ha podido producir un error en la liquidación con un local y tener una diferencia negativa a la hora de liquidar “ Deuda por diferencias de liquidación”. Todas este tipo de operaciones se debe contabilizar como “Deuda de liquidación”:

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Al seleccionar esta transacción, accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad que debe soportar la deuda (normalmente coincidirá con aquella que sea la titular de las recaudaciones):

Tras indicar la sociedad, aceptamos y accedemos a la siguiente pantalla:

Este campo únicamente se debe rellenar con el código de interlocutor del recaudador, en las delegaciones con plataformas

En el campo cuenta se debe especificar el código del cliente. Para ello, si se conoce el código, se escribe o bien pulsando el matchcode buscamos:

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Una vez localizado se pasa a la siguiente pantalla pulsando “intro”:

En esta pantalla, se debe especificar el importe de la deuda en el campo importe y en el campo texto con el match code se debe elegir el tipo de deuda

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que corresponda, sabiendo que los códigos de todas las deudas empiezan por D seguido de tres letras:

Con doble click aceptamos la que corresponda. En nuestro ejemplo seleccionamos una deuda por Recaudación Pendiente y nos aparece la siguiente pantalla:

Todas estas deudas se consideran vencidas a los 8 días de su nacimiento dado que la recaudación es normalmente semanal por lo que sí lo aceptamos nos lo especifica automáticamente:

Si la recaudación fuese quincenal se puede especificar el vencimiento a mano poniendo 15 en lugar de 8. Una vez que lo aceptamos pasamos a la siguiente pantalla:

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Al igual que en ajustes, en la segunda posición sólo hay que poner un “*” en el campo importe, o volver a especificar el importe introducido en la posición 1 y dejar el campo texto tal y como está. Aceptamos dicha pantalla y nos aparece el importe automáticamente.

Si grabamos como lo hemos hecho anteriormente, es decir con el icono nos indicará él numero de documento que se ha generado:

Si queremos visualizar el asiento procedemos de igual forma que en las veces anteriores:

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Si en esta pantalla pulsamos dos veces sobre el cliente, nos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla nos indica el código de la cuenta contable a la que se ha dirigido el apunte del cliente, que en este caso es la 440001. Además, vemos que en el texto se especifica el código del cliente de la operación junto al concepto de la misma. De igual forma se deben introducir, todas las operaciones de Deudas generadas a partir de las Hojas de Liquidación de los locales que el recaudador acompaña al realizar la liquidación con el cajero. 6.4 Créditos de liquidación Los créditos de liquidación, se refieren a las cantidades que los equipos de recaudación cobran sin que exista una deuda pendiente de cobro especifica que lo justifique, sino que al contrario, lo que ocurre es que se adquiere una deuda con un tercero al cual se debe el importe cobrado. Con este apartado generamos la obligación de pago con el tercero que nos genera el cobro. Estos cobros se conocen por las liquidaciones de las hojas de liquidación de locales, o por las hojas de liquidación del recaudador.

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Existen diferentes conceptos por los que se pueden generar estos créditos, como son: Cantidades cobradas por error en recaudación y que posteriormente habrá que devolver, cantidades que nos entregan los clientes para su custodia que viene a ser un depósito, cantidades que sobran al recaudador en las recaudaciones y no sabe el motivo, e incluso cantidades que pueden sobrar en caja al cajero. En todos estos casos, aparece un acreedor, en algunas ocasiones el acreedor es el propio cliente, en otras ocasiones el acreedor será un empleado. Esto hace que determinados clientes y los empleados se deben dar de alta como acreedores, si bien se pueden relacionar los códigos de cliente y acreedor de un mismo tercero ya sea empleado o cliente.

Al seleccionar la transacción “Crédito de Liquidación” accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad:

Tras introducir la sociedad aceptamos, y en este caso nos solicita el código del acreedor:

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Este campo únicamente se debe rellenar con el código de interlocutor del recaudador, en las delegaciones con plataformas

El código de acreedor se puede conocer consultando con el matchcode de forma similar a lo visto en las deudas:

Una vez que se ha seleccionado el acreedor, pulsamos “intro” y nos aparece la siguiente pantalla:

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Se especifica el importe y con el matchcode del campo texto se elige el concepto correspondiente a cada apunte, teniendo en cuenta que el código de los créditos empieza por N seguido de tres letras

Una vez seleccionado, la pantalla queda de la siguiente manera:

Se acepta la 1ª posición y accedemos a la pantalla con la segunda posición:

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Debemos introducir un “ * “ en el campo importe o indicar el importe de la posición 1:

Una vez conforme con los datos grabamos como lo hemos hecho

anteriormente, es decir con el icono y SAP nos indicará el número de documento que se ha generado:

Igualmente que en casos anteriores se puede visualizar los datos del documento contable:

Pulsando doble click en la posición 001, nos muestra los datos de esa posición de la siguiente forma:

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En esta pantalla vemos que la cuenta en la que se ha contabilizado es la 410001 – “Crédito de Liquidación” y que en el campo texto además del concepto aparece el código del acreedor. Uno a uno se deben introducir todos los créditos que hayan surgido a lo largo del día. 6.5 Cobros en metálico Cada día debemos introducir en la caja todos los cobros que nos hayan liquidado en metálico y que no procedan de recaudaciones ni de ajustes de recaudación ya que estos se han visto en sus apartados correspondientes.

Al seleccionar la transacción “Cobro Metálico” accedemos a la siguiente pantalla:

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En esta pantalla debemos elegir la sociedad de la deuda que se cobra, así como seleccionar si se trata del cobro de un préstamo, de un anticipo de una deuda futura o de cualquier otro tipo de Deuda (Normal). 6.5.1 Cobro Normal Si elegimos el cobro de una deuda Normal la siguiente pantalla será:

En esta pantalla se debe especificar sólo si es una delegación satélite el campo referencia. Y para todas las delegaciones el importe de la deuda cobrada en el campo importe. El tipo de deuda que se pretende cobrar la indicaremos en el campo texto (pulsando el matchcode) y el código del deudor en el campo cuenta. Si este último se desconociese se utilizaría el matchcode como en los casos anteriores. Los diferentes tipos de cobros siempre empiezan por C y seguido de tres letras:

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Una vez que se ha elegido el tipo de deuda a cobrar se selecciona el deudor:

Ahora podemos tratar partidas directamente pulsando “intro” con lo cual nos saldrán las deudas abiertas de este deudor en todas las sociedades de la Delegación o reducir el número de deudas a visualizar para su compensación a través de uno de los criterios que se especifican en “Otras Selecciones”. El “Concepto de liquidación” solo se utiliza para matar deudas que se han generado como operaciones de liquidación, como por ejemplo una Recaudación pendiente. Si marcamos este campo nos saldrá:

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En esta pantalla hemos marcado “Recaudaciones pendientes” de esta forma solo nos mostrará las recaudaciones pendientes que tenga abiertas. Ahora pulsamos el icono de tratar partidas

y nos muestra dichas partidas abiertas:

En este caso nos muestra una sola partida abierta como recaudación pendiente. Para asignar el cobro, pulsamos “intro” y a continuación hacemos doble clic sobre el campo “Importe neto” de la partida a cobrar:

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Si el cobro de la deuda fuese total, el importe del campo “Sin asignar” situado en la parte inferior derecha de la pantalla, sería 0 y podríamos grabar. Sin embargo estamos realizando un cobro parcial, por lo que una vez que hemos seleccionado la deuda a continuación debemos hacer doble clic en el campo “Importe pago” correspondiente a esa deuda. De esta forma, el importe del campo “Sin asignar” es 0 y ya podríamos grabar:

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Pulsando el icono procedemos a grabar el asiento y para visualizarlo hacemos como siempre.

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Si pulsamos doble click sobre la partida del deudor (posición 2):

Como se puede observar es una entrada en caja y una cancelación de una cuenta deudora 440001. Si no pulsamos la selección “Concepto de Liquidación” nos daría todas las deudas del cliente en cualquier sociedad de la delegación. Hay que tener mucho cuidado de hacer el cobro en caja en la misma sociedad titular de la deuda. 6.5.2 Cobro de Anticipo Si el cobro se refiere a un anticipo se debe especificar la sociedad y pulsar el icono de anticipo:

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En la siguiente pantalla indicaremos el código de interlocutor del recaudador si es una delegación satélite:

Y el deudor como hacemos habitualmente:

A continuación, pulsamos “intro” para acceder a la siguiente pantalla donde especificamos el importe Además se debe elegir en el campo texto el tipo de anticipo que corresponda:

En el campo texto se especifica el tipo de anticipo con el match code:

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Al pulsar “Intro” accedemos a la siguiente pantalla donde introduciremos los datos de la segunda posición. Como siempre ponemos “*” en importe y

grabamos con el icono de grabar .

El sistema nos avisa del número de documento creado:

Si lo visualizamos como venimos haciendo vemos que el documento creado es el siguiente:

Donde el deudor se ha contabilizado en la cuenta 437000 – “Anticipo de clientes”, como puede observarse al pulsar doble clic sobre la posición del deudor:

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6.5.3 Cobro de préstamos En el caso de un cobro de préstamo en metálico debemos indicar la sociedad y el icono “Préstamo”:

Aceptando accedemos a la siguiente pantalla:

Se especifica el cliente y tras pulsar “intro”, nos pide el número de préstamo el cual puede localizarse con el matchcode:

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Una vez seleccionado el nº de préstamo y tras pulsar “intro” debemos indicar el importe del cobro:

Una vez indicado el importe y tras pulsar “intro” el sistema nos muestra el desglose que realizará entre amortización de principal y cobro de intereses (Vía ajuste de recaudación) en el caso de tener intereses:

Aceptando accedemos a la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se puede marcar algún criterio para seleccionar las deudas, si no saldrían todas las existentes. Si pulsamos “intro” nos muestra las partidas abiertas correspondientes a anticipos de recaudación:

Podemos observar que el campo “Importe entrado” es distinto del importe total del cobro. Esto es debido a que el préstamo tiene intereses y el cobro de la deuda se tiene que realizar solo por el principal, por eso el sistema descuenta automáticamente el importe de los intereses del importe total a cobrar.

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Si pulsamos “intro” y a continuación hacemos doble clic sobre el campo “Importe neto” vemos que la partida a cobrar se activa. A continuación debemos hacer doble clic en la casilla Importe de pago de forma que vemos como el pago queda asignado al préstamo y en el campo “Sin asignar” el importe es 0.

Si grabamos, el programa nos irá informando de los documentos que contabiliza. En primer lugar del documento de ajustes correspondiente al cobro de los intereses:

Al aceptar, nos informa del documento de control de fondos generado (también correspondiente al cobro de intereses):

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Por último, al aceptar nos informa del documento de cobro contabilizado:

Vamos a visualizar los documentos

Este es el documento del cobro de la deuda. El cobro total ha sido de 95 € de los que 91,01 € se han destinado a cancelar el principal de la deuda y 3,99 € a intereses. Este importe de intereses se contabiliza como salida de caja (ajuste de recaudación) Si hacemos doble clic sobre la posición del cliente:

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Vemos que ha cancelado el préstamo en la 448000 - DEUDORES POR RECAUDACIONES ANTICIPADAS MÁQUINAS B. Para visualizar el otro apunte (el ajuste) seleccionaremos:

Indicaremos el nº de documento de ajuste (por los intereses) y pulsaremos “intro”:

Donde compensa la salida de caja del apunte anterior con una entrada en caja cuya contrapartida es una cuenta de ingresos de ajuste positivo de recaudación. 6.6 Cobro de deudas mediante efectos Como ya hemos visto, todas las recaudaciones y los ajustes de recaudación, se dan por cobrados en caja y sin embargo algunas de ellas pueden ser cobradas por talón, por ello al introducir el cobro del efecto, debemos compensar el cobro que se ha hecho en caja. Los cobros de efectos pueden complicarse, dado que con un mismo efecto nos pueden estar liquidando una o más deudas de uno o más clientes, de una o más sociedades(Generación de asientos multisociedad).

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En nuestro ejemplo generaremos un efecto simple por el cual cobramos de un cliente la recaudación y una deuda.

Al seleccionar la transacción “Cobro con efecto” accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad que cobra el efecto:

Tras pulsar “intro” accedemos a la siguiente pantalla:

En ella tenemos que indicar el cliente del efecto y si estamos cobrando Recaudación, Préstamo (Anticipo de recaudación) ó ambos. En nuestro ejemplo le indicaremos que cobramos Recaudación pero no préstamo:

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Al aceptar, nos pide la Sociedad y el Cliente de la recaudación, que no tienen porque coincidir con la sociedad titular del talón, así como el importe de la recaudación:

Tras pulsar “intro” nos pide que le indiquemos si existen más recaudaciones que cobrar, dado que se podría cobrar recaudaciones de otro local del mismo titular o de otro distinto.

En nuestro ejemplo indicamos que no y pulsamos el icono “Continuar” para acceder a la siguiente pantalla:

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La cual aceptamos sin mas para acceder a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se introducen los datos correspondientes al talón:

- Importe - Vencimiento - Vía de pago (En nuestro ejemplo L – Efecto / Letra a cobrar) Debemos tener en cuenta que los datos relativos a:

Aparecen completados cuando el cliente los tiene actualizados en sus datos maestros. Si no aparecen completados deben rellenarse con los datos del propio talón.

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La última fila:

Solo se debe rellenar si con el efecto se cobra también un anticipo de una factura que todavía no se ha emitido. En caso de existir sería igual que en metálico, en este ejemplo lo dejamos en blanco y suponemos que no se cobra ningún anticipo.

A continuación pulsamos el icono para introducir el nº del cheque ó efecto:

La entrada del nº de cheque / efecto la haremos en el campo . Una

vez completado el campo pulsaremos el icono

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y accedemos a la siguiente pantalla:

Aquí podríamos reducir el número de deudas que nos presente a cancelar, como no condicionamos a nada, saldrán todas las partidas pendientes de

cobro. Al volver a apretar el icono accedemos a la siguiente pantalla que nos muestra todas las sociedades donde el deudor tiene partidas abiertas y tan solo lo aceptamos.

Las deudas vivas son:

Vemos que en el campo “Importe entrado” ya se ha descontado el importe de la recaudación.

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Para realizar el cobro, nos colocamos en la deuda que corresponda, pulsamos “intro” y a continuación hacemos doble clic sobre la misma. Si el cobro es parcial (como en nuestro ejemplo) tenemos además que indicar el importe del cobro en el campo “Importe pago”:

Tenemos que recordar que mientras el importe del campo “Sin asignar” no sea 0, no podemos grabar.

Una vez asignado el cobro grabamos con . Como hemos hecho el cobro de una recaudación, el sistema contabiliza automáticamente un apunte de control de fondos de cuyo nº de documento informa:

Al aceptar, nos informa del nº de documento contabilizado:

Vamos a visualizar el documento de cobro:

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En la posición 001 vemos que se ha contabilizado una salida de caja por el importe de la recaudación (dado que ya se había considerado como entrada en caja en el asiento global de recaudación del día). De esta forma la caja queda cuadrada:

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La posición 002 es la del alta del efecto:

Y la posición 003 es la cancelación parcial de una factura de venta:

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6.7 Pago de créditos de liquidación A través de esta transacción contabilizaremos la devolución de los créditos de liquidación que se han cobrado en su día tal y como hemos explicado en el punto 6.4.

Al seleccionar la transacción “Pago de Liquidación” accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad:

Aceptamos y accedemos a esta pantalla donde se especifica el importe del pago:

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El texto se elige con el matchcode sabiendo que estos pagos empiezan por la letra “ P“ seguido de tres letras:

Una vez que se ha elegido se especifica el acreedor tal y como hemos hecho

en los Créditos y pulsamos el icono :

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Pulsamos “intro” y seleccionamos la partida a pagar haciendo doble clic sobre la misma. Si el pago fuera parcial, antes tenemos que seleccionar la etiqueta

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Una vez seleccionada la partida a pagar, verificamos que el importe “Sin asignar” sea 0.

Si todo es correcto grabamos pulsando el icono . El sistema nos asigna él numero de documento:

Si visualizamos el documento:

Y si hacemos doble click sobre el acreedor vemos el apunte de la posición 2:

Como podemos observar se trata de una salida de caja con la compensación de una deuda a pagar del acreedor. 6.8 Pago Pagaré Empleado

Cuando el recaudador tiene necesidad de efectivo, para compensar de manera manual el pagaré y la deuda de liquidación que se genera al contabilizar en pagaré al personal, se debe ejecutar la siguiente transacción:

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Esta transacción contabiliza de una sola vez la compensación de la deuda de liquidación del deudor de personal que es el recaudador, y la compensación del efecto.

Lo único que tenemos que rellenar es la sociedad, el código de deudor de personal del recaudador que tiene el efecto y la cuenta de caja contra la que se va a liquidar la deuda de liquidación:

Al darle a ejecutar el sistema nos muestra un listado con todos los pagarés que tiene pendientes ese recaudador:

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Unicamente podemos compensar un efecto cada vez, si intentamos compensar más de un pagaré el sistema nos dá el siguiente mensaje:

Una vez seleccionado el efecto en cuestión que se debe compensar debemos pulsar el botón “Aceptar”

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Y a continuación “contabilizar”

Entonces el sistema nos lleva al programa de cierre de deuda y nos propone un registro:

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A partir de este momento tenemos que seguir el mismo proceso como cuando intengramos el fichero de contabilización automatica de caja:

Y el sistema nos registra los dos documentos en cuestión exactamente igual que si los hicieramos por separado y de modo manual:

Compensación del efecto

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Compensación de la deuda de liquidación

6.9 Diferencias Deuda Recaudador

Esta transacción es única para las delegaciones satélite. El resto no la tendrán en su menú.

Al hacer doble click en la transacción se mostrará la pantalla de selección en la cual por defecto vendrá relleno el campo “Recaudador” con el código que se indicó al comienzo de las contabilizaciones con la transacción Z_RCAD

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A continuación se deberán rellenar los campos “Cliente”(coincidirá con el del recaudador), “Importe” Cuenta de Caja” y marcar el flag “Difer. Positivas”

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El asiento resultante sería como sigue:

*** En el caso en que se introduzca un código de cliente diferente al del recaudador, saltará un mensaje de error impidiendo continuar hasta que coincidan los dos códigos

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Si ha ingresado más de la totalidad (Transacción Z_DRAD)**Marcando “Difer.

Negativa”

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Aceptamos


7. OTRAS OPERACIONES FRECUENTES EN CAJA Como segundo gran grupo de operaciones que realiza el cajero habitualmente, hemos identificado aquellas transacciones que normalmente son independientes de los procesos de liquidación de los recaudadores con los clientes.

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7.1 Partidas preliminares Existe determinadas operaciones de caja de cobros y pagos correspondientes a deudas que no están contabilizadas previamente y que el cajero en principio no puede contabilizar, pero si debe reflejar en caja. Por ejemplo: Un pago de una Tasa donde no está contabilizada la deuda previamente. Para que el cajero pueda cuadrar la caja, deberá realizar estos cobros o pagos mediante la transacción de “Partidas preliminares”.

Al seleccionarla accedemos a la siguiente pantalla:

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Se debe especificar la sociedad, el importe y un texto que permita definir el concepto de la operación. Además se debe indicar si se trata de un pago ó un cobro:

Si lo aceptamos se crea el documento de forma automática y nos informa del numero:

Si visualizamos el asiento:

Vemos que solo refleja una salida de caja sin contrapartida. En los cobros reflejaría una entrada en caja sin contrapartida.

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De esta forma se podrán emitir los informes de caja sin que estén contabilizadas las deudas. Posteriormente ese mismo día u otro distinto, un contable contabilizará la factura y bien: completa el asiento preliminar si la contrapartida no es un tercero o bien anula el asiento preliminar y contabiliza la factura para después volver a introducir el apunte de pago en caja contra el acreedor. Al final de cada mes no pueden quedar apuntes preliminares en caja. 7.2 Anticipos a Justificar

Al seleccionar esta transacción accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad:

Tras pulsar “intro” nos aparece la siguiente pantalla:

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Como se puede observar esta pantalla es igual a la de los créditos en la que nos solicita es él numero de acreedor. En este caso el acreedor será el empleado que recibe el dinero y que deberá justificar posteriormente. El acreedor se selecciona como ya hemos visto en numerosas ocasiones, especificando él numero o buscando con el Match Code.

Se especifica el importe y se acepta (“intro”):

Se acepta y se pone un asterisco en el campo importe de la posición 2:

Se acepta y se graba

Se pude visualizar el asiento como venimos haciendo y sería:

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Hacemos doble clic en la posición 001:

Vemos que la cuenta donde se ha desviado es la 460001-Anticipos a Justificar. 7.3 Anticipos de nómina

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Su funcionamiento es idéntico al visto para los vales a justificar, con la única diferencia de la cuenta contable utilizada con el tercero, que para anticipos de nómina es la 460000 en vez de la 460001 que se utiliza en los Vales a Justificar. 7.4 Devoluciones de Anticipos A través de esta transacción registramos la justificación de los anticipos bien porque el empleado devuelve el dinero o bien porque entrega facturas por dicho importe o incluso una mezcla de ambas. En todos los casos siempre hay que dar por cobrada la deuda con una entrada de caja por la totalidad del importe y dar salida de caja por las facturas que nos justifique. También debemos registrar a través de esta opción la devolución de los anticipos de nómina cuando corresponda.

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Al seleccionar esta transacción accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos la sociedad:

Una vez indicada la sociedad aceptamos y accedemos a la siguiente pantalla:

Se especifica el importe, la cuenta del empleado y se pulsa tratar partidas, con ello nos salen sus partidas abiertas:

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Para activar la partida a pagar hacemos doble clic sobre ella:

Vemos como ahora el importe que queda sin asignar es 0, por lo que podemos pasar a grabar el asiento, que visualizado queda como:

Y pulsando sobre la posición 002:

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Vemos que ha cancelado la deuda de la cuenta 460001 – Anticipos a justificar 7.5 Traspaso de caja Tenemos dos tipos de traspasos entre cajas: - Multisociedades: Permite realizar traspasos entre diferentes sociedades

pero en la misma caja, generándose un apunte multisociedad. - Intersociedad: Permite realizar traspasos entre cajas de una misma

sociedad. Esta opción está disponible para los casos en los que existan “Cajas especiales”.

Al seleccionar esta transacción accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos el tipo de traspaso:

7.5.1 Traspaso Multisociedad

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Para poder registrar el traspaso para diferentes sociedades que tienen una misma caja es necesario que ambas sociedades estén creadas como deudor y acreedor en la otra sociedad. Para acceder a la siguiente pantalla, marcaremos el flag correspondiente y a continuación pulsaremos “intro”:

En esta pantalla se especifica la sociedad de donde sale el dinero, la sociedad donde entra el dinero y el importe de dinero traspasado. Pulsando “intro” a continuación, nos aparece un mensaje donde el sistema nos indica el nº de documento creado:

Si visualizamos el documento, vemos el asiento contabilizado:

Vemos que ha entrado dinero en caja contra la sociedad JMQU y si pulsamos dos veces en la posición 002 nos aparece:

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Vemos que en CPRO el contra apunte de caja lo ha llevado a la 551 (Cta. corriente con empresas del grupo) correspondiente a JMQU. Además en la pantalla anterior vemos que se ha generado un documento multisociedad con número 0001500294CPRO04 ello quiere decir que en JMQU ha generado el apunte contrario de forma automática:

Si en esta pantalla seleccionamos en el menú Entorno/ Ent.doc./ Documento original accedemos al documento multisociedad:

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En este documento vemos que en JMQU entra dinero en caja contra la 551 de CPRO y en CPRO entra dinero en caja contra la 551 de JMQU, además vemos que el número de documento en JMQU es el 1500026 mientras que el número de documento en CPRO es el 1500294.

Para ver el asiento en JMQU pulsaremos el icono y seleccionaremos el documento haciendo doble clic sobre el mismo:

7.5.2 Traspaso intersociedad

Tras seleccionar la opción “Intersociedad” y aceptar, accedemos a la siguiente pantalla:

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En ella indicaremos la sociedad y las cuentas de caja origen y destino del traspaso. Al aceptar, el sistema nos muestra un mensaje con el nº de documento contabilizado:

Si lo visualizamos, comprobaremos el traspaso realizado.

7.6 Ingreso en Bancos Los ingresos en bancos siempre se deben hacer desde la caja de una sociedad a una cuenta bancaria de la misma sociedad. Si se quiere ingresar dinero de una caja de una sociedad a la cuenta corriente de otra sociedad, primero hay que traspasar el dinero de la caja de la sociedad que pretende realizar el ingreso, a la caja de la sociedad titular de la cuenta bancaria donde se pretende realizar el ingreso. Después, desde la caja de dicha sociedad se realiza el ingreso.

Al seleccionar la transacción “Ingreso en Bancos” accedemos a la siguiente pantalla donde indicamos la sociedad:

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Tras indicar la sociedad, pulsamos “intro” accediendo a la siguiente pantalla:

En esta pantalla debemos desplegar el match code para seleccionar nuestro banco:

Esta pantalla deberá ser aceptada sin modificaciones y nos sale la lista de cuentas corrientes de esa sociedad donde es posible ingresar el dinero:

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Se hace doble clic sobre la que corresponda y nos aparece:

Si aceptamos los datos pulsando “intro”, nos pide el importe del ingreso:

Al aceptar el sistema nos informa del nº de documento contabilizado:

Si visualizamos el asiento comprobaremos el ingreso realizado en el banco:

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7.7 Depósitos de máquinas de cambio En aquellas delegaciones donde existen máquinas de cambio en propiedad, una vez que el empleado ha justificado mediante los vales, el dinero que ha depositado en las máquinas de cambio de los bares, tenemos que proceder a contabilizar una salida de caja que a efectos de control se imputará al cliente.

Al seleccionar esta transacción, el sistema nos presenta una pantalla en la que tenemos que introducir la sociedad:

Una vez indicada la sociedad aceptamos y accedemos a la siguiente pantalla:

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En el campo cuenta tenemos que introducir el código del local en el que se encuentra la máquina de cambio en la que hemos dejado el depósito. Pulsamos Intro para acceder a la siguiente pantalla, donde vamos a tener que introducir el importe del depósito, y el texto. En el campo de texto desplegamos el match code, y seleccionamos “Depósitos máquinas cambio”.

Al pulsar “intro” para acceder a la siguiente pantalla, el sistema nos solicita que indiquemos una clase de movimiento:

Indicaremos ‘100 – Alta’ y aceptaremos. En la siguiente pantalla, para que al asiento cuadre ponemos en el campo importe: (*). Y en el campo texto: (+), de esta manera traemos el texto de la primera pantalla.

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Una vez hecho esto, y para ver como ha quedado el documento, seguimos el siguiente camino: Documento / Simular vemos como queda:

Una vez hecho esto, y si todo es correcto, solo nos quedaría grabar: 7.8 Ingreso Caja Recaudador


Al hacer doble click en la transacción se mostrará la pantalla de selección en la cual por defecto vendrá relleno el campo “Recaudador” con el código que se indicó al comienzo de las contabilizaciones con la transacción Z_RCAD

En este caso se puede observar que en la pantalla de selección unicamente se muestra el Flag de Diferencias negativas con la indicación expresa de que supone menor deuda del recaudador (-deuda).

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A continuación se deberán rellenar los campos “Cliente” (coincidirá con el del recaudador) e “Importe”

En el caso en que se introduzca un código de cliente diferente al del recaudador, saltará un mensaje de error impidiendo continuar hasta que coincidan los dos códigos.

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7.9 Cobro tarjetas en depósito En aquellas delegaciones en las que funciona la operativa de las tarjetas en depósito se ha creado una transacción para contabilizar el cobro de las mismas. Esta transacción funciona de forma muy parecida al cobro metálico normal con alguna diferencia.

Al ejecutarla aparecerá la pantalla de selección en la cual únicamente hay que introducir el importe del cobro (previamente en los parámetros de caja se habrá indicado la fecha y la cuenta de caja deseada). El resto de campos vendrán rellenos por defecto:

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Una vez introducido el importe deseado y hacer intro se pasará a la selección de las partidas de depósito de la tarjeta, para ser compensadas con este cobro, pudiendose hacer de forma total o parcial

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Una vez que el saldo “sin asignar” es igual a cero, se debe simular el documento antes de su contabilización para verificar que es correcto

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Si el documento resultante es correcto, sólo habría que grabar.

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7.9 Albaranes de Bares En aquellas delegaciones en las que existe la línea de Bares/Salones existe la posibilidad de contabilizar el pago de los albaranes recibidos en los bares. Cada Bar ó Salon tendrá su propia caja especial en la delegación, por lo que antes de realizar la contabilización debemos asegurarnos que hemos elegido contabilizar en la cuenta de Caja especial correcta.

Al seleccionar la transacción “Albaranes Bares” accedemos a la siguiente pantalla en la que indicaremos la sociedad titular del Bar:

Elegiremos la sociedad correspondiente y pulsaremos

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En esta pantalla únicamente debemos indicar el código del proveedor correspondiente y pulsar “intro”.

En la pantalla siguiente completaremos el importe y el campo texto con la entrada correspondiente, bien directamente indicando el código ‘PAB’ o a través del matchcode. En caso de no indicar nada en dicho campo el sistema emitirá un mensaje de error.

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En la siguiente posición de documento cuadraremos el asiento pulsando (*) o rellenando el importe correspondiente. A continuación hacemos Documento / Simular para ver el asiento:

Si todo es correcto Grabaremos Si una vez contabilizado el asiento lo visualizamos

Haciendo doble click sobre la posición del acreedor

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Comprobaremos que el campo asignación de la posición del acreedor se ha rellenado con el código de la orden estadística del bar/salón correspondiente. Esto nos permitirá conocer, en el informe de Partidas abiertas de acreedores, los pagos efectuados en cada bar a los distintos proveedores, si en dicho informe delimitamos por el campo asignación, indicando los diferentes códigos de órdenes estadísticas. 7.10 Gestión de Pagares


Se contabilizaría la deuda pagaré del acreedor por medio de la transacción ZZMENF491, la cual se puede ejecutar en la siguiente ruta del menú de caja:

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En la pantalla que se muestra se deben rellenar los siguientes datos (todos campos obligatorios):

Código del Acreedor de personal

Sociedad ; por defecto se mostrará la sociedad OPIB

Importe; será idéntico para todos los pagarés.

Fecha de documento; esta fecha será a partir de la cual se calcula la

fecha de vencimiento, sumándole 5, 7 o 9 días.

Fecha de Contabilización

Condición de pago Z635; esta Condición de Pago engloba los tres

vencimientos posibles 5, 7 y 9 dias para que se proponga los 3

documentos. Se podría introducir la condición según vencimiento Z087-5

dias, Z089-7 dias y Z090-9 dias (***SOLO SON VALIDAS

CONDICIONES DE PAGO DE DIAS), proponiendo un único documento

con ese único vencimiento.

Banco Propio; Por defecto viene la indicación abreviada 572*2, que en

este caso podría ser la cuenta de mayor asociada a cualquiera de los

bancos propios que operaran en OPIB con la vía de pago 4-Pagare

empleado (CRG11 con 57208500102, CRC11 con 5720850002, CRS11

con 5720490072 o CRS21 con 5720490082).

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En esta pantalla existe la opción de seleccionar una variante de ejecución

creada anteriormente en el botón . Las variantes creadas son las siguientes:

Aceptamos

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En la siguiente pantalla el Sistema propone los tres documentos de las tres posibles selecciones (3 posibles vencimientos) de generación de deuda

Si se introdujera una única Condición de pago, por ejemplo la Z087-5 dias, el Sistema propondrá un solo documento con vencimiento de 5 dias

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En esta pantalla se podría desmarcar uno o varios documentos según lo

deseado y cambiar las fechas de vencimiento, grabando en para que se guarden las modificaciones. Después de la revisión/modificación de la selección, se debe hacer click en el

botón para que el Sistema proponga los documentos contables a contabilizar

Una vez revisados los documentos a contabilizar, se haría click en el botón

para realizar la contabilización, mostrándose seguidamente un listado con los documentos de cobro contabilizados, el ejercicio de contabilización y un mensaje de texto indicando si todo es correcto. En el caso que la contabilización diera algún error, se mostrará este en dicho campo de texto, como en el ejemplo que se muestra a continuación:

Haciendo doble click sobre el documento generado se accederá al mismo

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7.11. Emisión de Pagarés


Este asiento es un pago con efectos que se contabiliza por medio del Programa Automático de Pagos (Transacción F110), cuya ruta del menú es la siguiente:

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En la pantalla inicial , debemos indicar el día de ejecución del programa y un código que identificará al mismo (IMPORTANTE: si por alguna razón se anulan los documentos de pago asociados a una propuesta, teniendo que crear una nueva propuesta en la misma fecha que la anterior, se debe distinguir de la anterior modificando el identificador. También es de gran importancia no dejar nunca propuestas de pago sin terminar, es decir, sin haber realizado el pago).

A continuación al pinchar la etiqueta “Parámetros” se accede a la pantalla donde se definirán los datos normales de cualquier propuesta.

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En esta pantalla indicaremos: - La sociedad o sociedades para las que lanzaremos el programa - Las vías de pago que utilizaremos (Debemos indicar la vía o vías que se tratarán como efectos; en nuestro caso sería la 4 – Efecto al personal) - Fecha de contabilización: Sera la fecha con la que se contabilizará el documento en el sistema. - La fecha de “Pos.de deudor vencen el” y Siguiente fecha de contabilización (el sistema tomará todas aquellas facturas que venzan hasta esta fecha, pero sin incluirla). En nuestro caso para que selecione los tres documentos contabilizados anteriormente, se debe introducir como fecha del campo “Pos.de deudor vencen el” la del último vencimiento seleccionado en la transacción anterior. - Documentos creados hasta: Esta fecha recoge el último dia de grabación de documentos que queremos que el programa automático de pagos tenga en cuenta.

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Si hoy día 15.06.04, hemos grabado un documento y pretendemos que la propuesta recoja entre otros el documento introducido hoy, esa fecha tiene que ser la de hoy. Si le ponemos una fecha anterior, por ejemplo ayer, los docs. Introducidos en el sistema con fecha de registro hoy, no los tendrá en cuenta. Por eso es conveniente ponerle la fecha de hoy, es una manera de no olvidarse ningún documento. El acreedor ó los acreedores a los que queremos realizar el pago (seleccionando individualmente ó por intervalos).

Si se quiere incluir varios acreedores se puede realizar haciendo click en el

botón y una vez introducidos los códigos de acreedor se ejecuta en

, volviendo a la pantalla de los parámetros y quedando el botón en verde

.

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A continuación, pinchando sobre la etiqueta “Selección libre”, accedemos a la siguiente pantalla en la que podemos seleccionar ó excluir entre aquellas partidas abiertas que cumplan las condiciones determinadas en “Parámetros”:

Para excluir o seleccionar alguna partida en particular, desplegamos el match-code del campo “Nom.campo” y elegimos un criterio de selección (en nuestro ejemplo, por nº de documento).

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En el campo “Valores”, indicaremos que queremos seleccionar ó excluir (en nuestro ejemplo al seleccionar por nº de documento, indicaremos un nº de documento que decidamos incluir o excluir de la ejecución del pago). Una vez realizada la delimitación, determinaremos si la misma es de selección ó de exclusión. Para ello marcaremos ó no el flag “Excluir valores”. (En nuestro ejemplo excluimos del pago el nº de documento indicado).

Si no queremos realizar ninguna selección ó exclusión en particular, no completaremos los campos de esta etiqueta. De esta manera el sistema selecciona por defecto todas las partidas abiertas que cumplan las condiciones definidas en la pestaña “Parámetros”. El siguiente paso será pinchar sobre la etiqueta “Log.adicional” accediendo a la siguiente pantalla:

Marcaremos tres de los cuatro flag (1º, 2º Y 4º) para poder identificar posibles errores a la hora de lanzar el programa.

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En este punto sólo nos queda la etiqueta “Impresión y sop. Datos”. Si pinchamos nos aparecerá una pantalla en la que destacamos: Programa: será el RFFOUS_C tanto en el caso de cheques como de pagarés. Variante: la selección de criterios que configuremos para la impresión. Las vatiantes a elegir se muestran al hacer click en el desplegable

Teniendo el cursor en la variante , pulsaremos el botón “Actualizar variante” para ajustarlo a los datos de nuestro programa :

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Solo se modificaría la fecha de ejecución de programa, y característica de identificación pues son campos que tenemos que completar con los mismos datos con los que hemos denominado la propuesta de pagos. La pantalla al final, nos quedaría similar a la que sigue:

A continuación grabaremos estos datos en . Volveremos a la pestaña Status haciendo click en la pestaña, entonces el sistema nos pide confirmación para grabar los parámetros de la propuesta:

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Al pulsar “Si”, se pedirá también confirmación de la fecha de emisión de los pagarés,

Al aceptar en , se mostrará otra vez la pantalla de confirmación para grabar

y tras pulsar “Si”, se pasa directamente a la pestaña status. En la etiqueta “Status” observamos ahora que aparece el mensaje que confirma que los parámetros se han registrado:

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El siguiente paso será planificar la propuesta de pago, para ello

pincharemos el botón “Planificar Propuesta”: botón

En la pantalla que aparece, se mostrará fecha del día en el que lo estamos haciendo y marcaremos solo el flag “Ejecución inmediata” y a continuación

pulsaremos “intro” o el botón . De esta manera vemos como aparece en la etiqueta “Status” un mensaje confirmando que la propuesta se ha creado.

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Vemos las pantallas que aparecen cuando pinchamos en algunos

pulsadores: Al hacer click en este botón se mostrarán los documentos seleccionados

Pincharemos en Nos permite modificar algunas condiciones preestablecidas como puede ser bloqueos de pagos, banco, descuento, etc:

Hacer click en “Si” se mostrarán los documentos seleccionados que se generaron en la primera contabilización.(***Si apareciera alguna partida de las seleccionadas con el indicador en rojo, significa que es una excepción y que no se pagará al ejecutar el pago posteriormente).

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Haciendo doble click en cualquiera de los documentos se observan los datos refrentes al nuevo tipo de pagarés

Haciendo doble clic sobre la partida, accedemos a la pantalla donde podemos bloquear ( con inidcador “G” ) ó desbloquear la misma para el pago quitando el indicador de bloqueo si tuviera:

También podemos desde esta pantalla cambiar el banco propio por el cual

se dará salida transitoria al pago, para ello pulsaremos en

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En esta pantalla elegiremos el banco propio por el cual pagaremos el efecto

y pulsaremos el botón

Si se realiza cualquier modificación, esta debe grabarse.

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Ya solo quedaría lanzar el programa (que ya supone contabilización), para

ello pulsamos el botón como en cualquier propuesta pero marcando el Flag de “Crear medio de pago” al planificar el pago.

Al hacer click en el botón para refrescar, se mostrará en la pantalla información de que se ha realizado el pago

Después al visualizar el log del pago ( ) se observa que se han contabilizado los tres documentos de pago correspondientes

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Para visualizar uno de los tres documentos de pago contabilizados de esta propuesta habría que ejecutar la transacción FB03-Visualizar, cuya ruta del menu de caja es la siguiente

En esta pantalla se deben rellenar los siguientes campos:

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Al hacer intro se mostrará el documento

En la posición del acreedor se observa los datos del pagaré

En las partidas del acreedor se puede también observar que ahora los documentos abiertos son los de la clase ZP que generaron el pagaré, habiéndose compensado el documento DD de deuda creado inicialmente.

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Si hubiera necesidad de anular alguno/s de los documentos de pago generados en la propuesta de pago, se podría hacer por la transacción FCH8 cuya ruta del menú de caja es la siguiente:

En la siguiente pantalla los campos a rellenar serían los siguientes:

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Una vez rellenos los campos se debe hacer click en el botón . Si continuamos en la propuesta, al visualizar el log de la ejecución del pago

( ), se puede ver que se ha generado dos órdenes SPOOL, una de la lista adjunta (se marcó en la variante de impresión) y la del pagaré, que al imprimir esta última, nos muestra correctamente el pagaré

Ruta del menú: Sistema—Ordenes SPOOL propias

El pagaré resultante sería de la siguiente manera:

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Si se tuviera necesidad de reimprimir los pagarés generados, se podría hacer por la transacción FCH7 cuya ruta del menú de caja es la siguiente:

En la pantalla que se muestra se deben rellenar los siguientes campos:

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Al ejecutar esta transacción de reimpresión del pagaré, no se anulan los documentos de pago y si únicamente el pagaré, reimprimiéndose el siguiente de la remesa nº 4, es decir, si se anula por ejemplo el pagaré 6245037, se reimprimiría con los mismos datos que el anterior pero con numeración 6245038. Si se desea revisar el registro de pagarés (usados y sin usar) de las remesas de los bancos de la delegación, se podría hacer por la transacción FCHN - Registro de cheques, cuya ruta del menú de caja es la siguiente

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Al hacer doble click se muestra la pantalla de selección en la cual se debe

indicar la sociedad y el banco en cuestión, ejecutando al hacer click en

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8. CIERRE DEL DIA Una vez que el cajero termine de registrar todos los movimientos y cuadre la caja deberá realizar el proceso de cierre del día.

8.1 Compensar partidas

Al ejecutar esta transacción, conseguimos que todas aquellas partidas que hemos pagado ó cobrado completamente, no vuelvan a visualizarse a la hora de tratar partidas abiertas. Por ejemplo, un préstamo a un Bar y los cobros parciales que se hacen del mismo, siempre aparecen a la hora de tratar las partidas abiertas del

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cliente mientras no esté totalmente compensado. El dia en el que se cobre la última cuota del préstamo y este quede cancelado, al pulsar el botón “Compensar Pas” todas ellas desapareceran de la lista de partidas abiertas. Al realizar esta operación, el sistema nos dispara un informe con las partidas que han sido compensadas.

8.2 Informe de caja

A través de esta transacción el cajero podrá visualizar e imprimir el informe de su caja.

En esta pantalla indicaremos el plan de cuentas “CODE” y la cuenta de caja correspondiente a la delegación. Si en el campo sociedad no indicamos nada, emitiremos el informe para todas las sociedades con movimientos en dicha caja. A través de los campos “Fecha Desde” y “Fecha Hasta” podemos limitar el informe a un día específico ó a un intervalo de contabilización. Es necesario que completemos el campo “Partidas abiertas en fecha clave” con la misma fecha que contiene el campo “Fecha Desde”. El flag “Incluir Preliminares” viene marcado por defecto y en principio no debe modificarse.

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Una vez indicados los datos adecuados, pulsaremos el botón “Ejecutar” de forma que accedemos al informe:

Como podemos observar, en el informe nos aparecen todos los movimientos del día ó días, con los conceptos correspondientes. Los apuntes en fondo azul son los documentos preliminares registrados. Al final del informe tenemos el saldo inicial (en este ejemplo -2.434,53), los movimientos del día (13.193,17) y el saldo final (10.758,64).

Si queremos imprimir el informe, pulsaremos el botón . Desde este informe, podemos acceder a cualquiera de los documentos haciendo doble clic sobre el nº:

En esta pantalla se muestran al final dos columnas con los códigos y nombres de los recaudadores (“Núm interl.” y “Nombre”). Estos campos no se alimentarán hasta que la PDA del recaudador no devuelva el número del mismo junto con sus diferentes movimientos. Otra forma de ejecución del Informe de Caja es en la que se marca la opción “Recaudador”

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Al ejecutar esta opción se mostrarán los datos pero en formato ALV (con más opciones de tratamiento), donde por defecto vendrá ordenando por recaudador y subtotalizando los movimientos del mismo. 8.3 Traspaso de Caja a Sociedad Cabecera

Esta transacción es única para las delegaciones satélite con varias sociedades. El resto no la tendrán en su menú.

Este programa traspasa de manera automática los saldos de la cuenta de caja de cada sociedad de la delegación a la sociedad cabecera de dicha delegación. Este programa se debe ejecutar diariamente al finalizar las contabilizaciones de caja del día.

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La ruta que se debe seguir para ejecutarlo es en el menú de Caja Cierre del día/ Traspaso de Caja a Sociedad Cabecera

Al entrar en dicha transacción nos encontramos con la siguiente pantalla:

Por defecto el sistema nos propone la fecha en la que se han contabilizado las operaciones de caja, es decir, la fecha del día. Para poder cambiar esta fecha se debe ejecutar el programa:

Cuando ejecutamos en la pantalla de selección pasamos al siguiente listado:

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Aquí nos aparece el acumulado de los movimientos de ese día para cada sociedad de la delegación que no son la sociedad cabecera.

Si ejecutamos el informe de caja para ese día marcando la opción de “Recaudador” y subtotalizamos por sociedad vemos que efectivamente las cifras que aparecen en nuestra transacción es la suma de todos los movimientos de caja contabilizados ese día:

Para contabilizar sólo nos queda pulsar el botón

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Una vez contabilizados todos los documentos nos aparecerá el siguiente log:

Si hacemos doble clic sobre cada uno de los documento pasaremos a ver el detalle:

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Y si volvemos a sacar el informe diario de caja y subtotalizamos por sociedad vemos que todas las sociedades No-cabeceras quedan con un saldo cero y todo se llevado a la sociedad cabecera:

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8.4 Informe histórico de movimientos por recaudador


Se ha desarrollado un nuevo informe para obtener los movimientos diarios de los recaudadores de una delegación.

Dicho informe se encuentra en el menú de Caja en Cierre del día/ Informe Hº de movimientos por recaudador

Los campos de selección a rellenar son los siguientes:

- Sociedad. Sociedad o sociedades de la delegación en la que se quiere analizar los movimientos de los recaudadores. Es un campo obligatorio. En caso de que en la delegación que estemos analizando operen más de una sociedad, podemos analizar los movimientos de los recaudadores para todas ellas o para alguna en concreto.

- Recaudador. Código de Interlocutor del recaudador o recaudadores que se quiere analizar. Si se deja este campo en blanco el informe nos mostrará todos los recaudadores que intervienen en dicha delegación.

- Cuenta de caja. Código SAP de la cuenta contable de caja de la delegación.

- Fecha de selección. Si se quiere analizar los movimientos de un día en concreto basta con rellenar este campo con dicha fecha:

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En caso de quererse analizar un intervalo debe rellenarse el intervalo completo:

Si por ejemplo queremos ver los movimientos de todos los recaudadores de la delegación de Andalucía durante la primera semana de septiembre del 2013 tenemos que rellenar los campos de selección de la siguiente manera:

Campos del Informe

El informe se divide en tres partes: datos maestros, movimientos en metálico y talones.

- Datos maestros:

o Deudor. Código de deudor de personal que tiene dicho recaudador.

o Código Recaudador. Código de interlocutor de dicho recaudador.

o Nombre. Nombre del maestro de interlocutor.

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- Movimientos en metálico:

o Saldo Inicial. Es el saldo del deudor de personal (recaudador) en la cuenta 440001 (CME L) al día anterior a la fecha de inicio del intervalo de selección. En este saldo no se tienen en cuenta los pagarés de personal que dicho recaudador tenga en su poder.

o Cobro Pagaré. Es la suma de los pagarés de personal que dicho recaudador haya cobrado en el intervalo de selección.

o Recaudaciones. Es el total recaudaciones realizadas por el recaudador en el intervalo de selección.

o Cobros Operativa. Es el importe total de cobros en metálico que dicho recaudador ha recogido en el intervalo de selección.

o Pagos Operativa. Es el acumulado del total de pagos en metálico realizados por el recaudador, resultantes de la operativa diaria, durante el intervalo de selección.

o Ingreso en Bancos. Total del efectivo ingresado en bancos por el recaudador durante el intervalo de selección.

o Ingreso en Caja. Total del efectivo entregado en la delegación por dicho recaudador en el intervalo de selección.

o Total Operativa. Es la suma de todos los movimientos de caja realizados por ese recaudador en el intervalo de selección. Dicho resultado puede ser positivo o negativo. Se calcula de la siguiente manera:

Total Operativa = (Cobro Pagaré + Recaudaciones + Cobros Operativa) - (Pagos Operativa + Ingreso Bancos + Ingreso Caja)

o Saldo Final. Es el Saldo Inicial más el Total Operativa, y si todo se contabiliza correctamente debe cuadrar con el importe de Saldo Cuenta Deudor.

o Saldo Cuenta Deudor. Saldo del deudor de personal (recaudador) en la cuenta 440001 (CME L) al final del intervalo de selección.

En este saldo tampoco se tienen en cuenta los pagarés de personal que dicho recaudador tenga en su poder.

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- Talones:

o Saldo Inicial Talones. Es el importe total de talones que el recaudador tiene en su poder al inicio del intervalo de selección. Es decir, es el total de cobros con efecto-cheques contabilizados hasta el día anterior al intervalo de selección, que se hayan registrado en el sistema con el código de interlocutor de dicho recaudador en su cabecera. En esta casilla si hacemos doble clic pasamos a ver el detalle de los cheques sin remesar que componen este acumulado.

o Talones del periodo. Acumulado del total de talones que el recaudador ha recogido durante el intervalo de selección. En esta celda también podemos hacer doble clic y ver el detalle de los talones que se han contabilizado en el intervalo de selección con el código del recaudador.

o Talones recibidos. Sumatorio del total de talones que otros recaudadores le hayan entregado al recaudador en cuestión. En esta columna aparecerá el importe de todos aquellos talones a los que se les haya cambiado el código de recaudador en la cabecera del documento por el código de nuestro recaudador. En esta celda si hacemos doble clic también pasamos a ver el detalle de los talones que han tenido movimientos en el intervalo de selección.

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o Deposito en Caja. En esta casilla aparece el importe de todos los talones sin remesar que el recaudador ha entregado en la delegación durante el intervalo de selección. En esta celda si hacemos doble clic también pasamos a ver el detalle de los talones que han tenido movimientos en el intervalo de selección.

o Ingreso en banco. Sumatorio del total de talones contabilizados hasta el final del intervalo de selección, que el recaudador ha remesado en el banco durante el intervalo de selección.

En esta celda si hacemos doble clic también pasamos a ver el detalle de los talones que han tenido movimientos en el intervalo de selección.

o Talones entregados. Importe total de talones que el recaudador ha entregado a otros recaudadores en el intervalo de selección. En esta columna aparecerá el importe de todos aquellos talones a los que se les haya cambiado el código de recaudador en la cabecera del documento del código de nuestro recaudador a otro recaudador. En esta celda si hacemos doble clic también pasamos a ver el detalle de los talones que han tenido movimientos en el intervalo de selección.

o Saldo Final Talones. Es el importe total de talones que el recaudador tiene en su poder al final del intervalo de selección. Es decir, es el total de cobros con efecto-cheques contabilizados hasta el último día del intervalo de selección, que se hayan registrado en el sistema con el código de interlocutor de dicho recaudador en su cabecera y que no han sido ni remesados, ni depositados en la delegación ni entregados a otro interlocutor.

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Por último en esta casilla si hacemos doble clic también vemos el detalle de los cheques sin remesar que componen este acumulado.

8.5 Enviar Mail

Por último y para cerrar la caja del día debemos ejecutar la transacción “Enviar Mail” través del cual el cajero comunicará, al responsable correspondiente (vendrá establecido por defecto), que se ha cerrado la/s caja/s correspondiente. Dicha comunicación contendrá el informe de caja con las contabilizaciones realizadas.

En esta pantalla el sistema nos muestra todas las cajas pendientes de cerrar en la Delegación. El cajero podrá elegir las cuentas de caja que desea cerrar marcando el flag correspondiente (se podrán utilizar también

los botones y “Marcar Todo” y “Desmarcar Todo” respectivamente). Una vez marcadas las cajas que corresponda se pulsa el icono , emitiendo el sistema el siguiente mensaje:

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En este punto indicar que se cerrarán también las cuentas de caja contabilizadas con fecha anterior a las que el cajero seleccione para cerrar, es decir, si el cajero decide cerrar la caja 0570103000 del día 11.06.2004, se cerrarán igualmente las cajas del día 10.06.2004, 09.06.2004 y anteriores que estuvieran pendientes de cerrar, dado que se entiende que el cajero ha cuadrado también dichas cajas. Si esto ocurre aparecerá el siguiente mensaje:

Una vez realizado este cierre no se podrá contabilizar en las cajas que hayan sido cerradas, a no ser que el responsable de las mismas así lo autorice utilizando la aplicación correspondiente.

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