SUPERINTENDENCIA

DE SALUD

APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD.

RESOLUCIÓN EXENTA Nº 16 8 3 SANTIAGO, o 8 NOV 2016

VISTO: lo dispuesto en el DFL Nºl, de 2005, de Salud, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del DL Nº 2763, de 1979, y de las Leyes NºlS.933 y NºlS.469; en el DFL Nº 1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley NºlS.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la Ley Nºl9.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en la Ley Nºl9.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en el Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886, el Decreto Supremo N°79, de 26 de junio de 2015, del Ministerio de Salud, que designa a la persona que indica en el cargo de Superintendente de Salud y la Resolución Nº 1600, de 2008, de la Contraloría General de la República;

CONSIDERANDO:

1° Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nºl9.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, la Superintendencia de Salud debe elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, el que se deberá ajustar a la Ley de Compras y su Reglamento.

2° Que dicho Manual deberá referirse, a lo menos, a las siguientes materias: planificación de las Compras, selección de procedimientos de compras, formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, gestión de contratos y de proveedores, recepción de bienes y servicios, procedimientos para el pago oportuno, política de inventarios, uso del sistema de información, autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del proceso de compras, organigrama de la entidad y de las aéreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos, y los mecanismos de control interno tendientes a evitar posibles faltas a la probidad, además un procedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las garantías.

3° Que, en virtud de lo expuesto, esta Superintendencia ha resuelto actualizar y aprobar su Manual de Procedimientos de Adquisiciones, por lo que dicto la siguiente:

RESOLUCIÓN:

1º APRUÉBASE el siguiente "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD", cuyo texto íntegro es el siguiente:

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE

ADQUISICIONES

PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD

,,

2

Í NDICE INTRODUCCIÓN ... ..... ....... .... .... ........... .... .... .. .. .. ...... .... ....... .. .. ...... .... .. ...... . ... ... ...................... 5 l. NORMAS APLICABLES AL PROCESO DE COMPRA ........ .. ... ... ... ................. ... ...... .. .. .. 6 2. GLOSARIO ...... . .. ... .. . ............................. ..... . . .............................. . .............. . .

7 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL. ................................................ 9

3.1. Organigrama de la Superintendencia de Salud .. ... .... ... ........ .. ...... ....... ............ ........ .. . 9 3 .2 . Áreas, funcionarios y Unidades involucradas en el Proceso ....... ... ........... ... ... ........ .. 10

de Abastecimiento. 3 .3. Competencia de los Funcionarios involucrados en el Proceso de

abastecimiento.11 3.4. Conflictos de intereses ...... .. .... .... ...... ..... ............. ... ... ...... ... ..... ... ..... ....... ... .... ........ ..... ... .. 12

4. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS 4 .1 . Metodología de planificación de las compras .... ...... ...... ... ...... .... ..... ... .. .... .... .. ... ...... ... 12 4.2. Compras Planificadas .... ...... ....... ..... ......... .... ....... ..... ...... ... ...... .... .... .... .... ... .... .. ..... .. ......... 13 4.3. Compras no planificadas ... ..... .. ..... .... .. ......... .... .... ..... .... ... .......... .. .... .. ........ .... ... ........... ... 13

S. PROCESO DE ADQUISICIONES EN LA SUPERINTENDENCIA .... .. ....... .. .. .... ... .... ... 14 6. SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA ... ...... .... .. .... ................. ..... ..... .. .. ...... .. ...... . 14 7. MODALIDADES DE COMPRA .. .... ...... .... .. ... ...... ........... .. ............ ... .. .. .......... ... .... .. ... ... ... ....... 15

7. 1. Convenio Marco " CHILECOMPRA EXPRESS" .... .... ... ....... .... .. .... ... ... .. ...... ... ....... .. ...... .... 15 7.2. Gran Compra ... ..... .... .. ...... ......... .. ..... ...... .......... .... .. .... ... .......... ..... .. .. .. ... ... .... .... ...... ... ... ..... . 16

7 .2.l Publicación Gran compra .. .. ...... ... .. .... ........ ...... ........ .... ...... ...... ...... ........ ...... ... ..... 16 7.2 .2 Recepción y evaluación de ofertas de la Gran Compra ... ................ ... .. ......... 16 7 .2.3 Acuerdo Complementario .... .... ...... .. ...... ....... ... .. ... ............. ..... ... .. .... .... .... .. ..... .... . 16 7 .2.4 Envío orden de compra ... .... .. ... ........ ... .... ... .. ....... ..... ...... ......... .. .... ...... .. .. ....... ...... . 17

7.3 . Licitación Pública .............. .. ... .. ... ...... ........ .... ... ....... .. ... ....... ..... ... .... .... ... .. ... ........ ..... ..... .... 17 7 .3.1 Llamado a licitación pública .... .... .... .. ...... .... ..... ...... ............... .. ...... .......... .. ... ...... .. . 17 7 .3.2 Recepción y evaluación de ofertas licitación pública .... ...... .... .. .. .. ............... ... 18 7.3.3 Envío orden de compra ............ ... .. ....... .. ...... ..... .......... .... ... .. ... ... ... .. .. .... ..... ............ 18

7.4. Licitación Privada ....... .... .. .. .. .. ....... .. ... .. ... ..... .... .. ... ..... .... .. ...... ........ ..... ... .... ..... .. ......... ..... .. 18 7.4.1. Recepción y evaluación de ofertas licitación privada ...... .... .. ... .. .. .. ....... .. ...... 19 7.4.2. Envío orden de compra ........... ... ... ... .... ............ .... ............. ....... .. ... ... .... .. .. ............ 19

7.5. Comisión Evaluadora ... ..... .... ... ..... .. .... ... .... ...... ... .... ... ............ .... ... .. .... ... .. ............. .. .... .... . 20 7.5 .1 funciones y obligaciones de la Comisión Evaluadora ................ ..................... 20

7.6. Trato o Contratación Directa .... ...... ... ... ...... .... .......... .... ........ .......... ... .. ..... ... .. ... .... ..... .... . 21 7.7. Compras y Contrataciones Excluidas del sistema .... .. ..... .... ...... .... ... ....... .. .. ...... .. .... . 21

8. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS ...... .. ... .. ........... ....... ....... .. ... ... ... .... .. ...... 22 8. 1 . Documentos Persona Jurídica ... .... .... .... .... ..... .. ....................... ..... ...... .... .... .... .. ...... ....... . 22 8.2. Documentos Persona Natural .. .......... .... ... ...... ........ .... .. .. ..... .. .... ..... ....... ..... ... ...... ..... .... . 22 8.3. Garantía del Contrato ........ ... ... ... ... ... .. ..... .... .... ... .. .. ... .... ...... ......... .. .... .... ........... ......... ..... 22 8.4. Documentos del proceso de compras (Licitación o Gran compra) ...... .. .. ........... .. 22 8 .5 . Documentos del proceso de compras (Trato Directo) ........ ...... ... ......... .. ... ...... .. ...... 22

9. SEGUIMIENTO O MONITOREO DE LA COMPRA - GESTIÓN TÉCNICA .. .... .. .... .. 23 DE CONTRATOS

10.CLASIFICACIÓ N DE CONTRATOS ........... .... .... .......... ..... .... ....... .... .... ..... ...... .. .. .... ..... ... ... 24 10.1 Contrato con componente fijo .... ... .... ... ..... ... .............. ......... ... .... .... ........................ .... . 24 10.2 Contrato con componente fijo más variable ................ .. ...... ... ..... ... .... ... ...... ..... ....... 24 10.3 Contrato con componente variable .... ... ........ .. ....... .. .. ... .... ... .. .... ..... .. .. .. .. .... .. .. .... ...... . 24

11.FORM ULACIÓN DE BASES ................ . .......................................... . ......... . ... ... 25 12.CRITERIOS DE EVALUACIÓ N .......................................................... . ....... . .. .. 25 13.RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ..................................................... . ... 27

13.1. Informe de Recepción Conforme .... ...... ...... ... .... .... ... ... .... .. .... .... ...... ...... .... .. .. .. ... .... ... . 27 14.GESTIÓN DE PAGO A PROVEEDORES ............................ . ............................. 27 15.POLÍTICA DE INVENTARIO ......................................................................... 28 16.GESTIÓN DE GARANTÍAS ............................................................................ 28 17.MECANISMOS DE CONTROL INTERNO ........................................................ 30 18.USO DEL SISTEMA DE INFORMACION ....................................................... 30 19.ANEXOS ..................................................................................................... . . 32

19.1 . Proceso de Adquisiciones .. ... .... ... ..... ... ........ ... .... .. ......... ........ ... .. .. ............. ....... ...... ... 32 19.2. Definición Inventario Crítico ....... ..... ...... .. ...... .... ... .............. ....... ..... ....... ....... .... ...... .. 33 19 .3 . Planificación anual de las compras .. ... .. ... ... ...... .... ..... ..... .. ... ..... ... ... .. .... .. ........ ..... ... 34

19.4 . Selección Mecanismo de Compra .... .. ...... ...... ............... .. ......... ........ ... ....... ..... .... .... 35 19 .5. Compras de Convenio Marco .. ... .............................. .. .................. ... ... .. ...... ...... ........ 36 19 .6. Gran Compra de Convenio Marco .. ... ......... ... .......... .... ... .. ....... .... ... ... ................. ..... 37 19 .7 . Licitaciones Públicas .. ... ... .. .. ... .. .. ... ................................................. ..... .. .. .. ... .. ... .... .. ... 38 19.8 . Licitaciones Privadas ...... .. ..... ...... ............. .. ............ ... .... ............................ .... ... ... .. .. .. . 39 19.9. Trato o contratación directa .... .... .... ...... ..... .. ......... ... ............................................ ... .40 19.10. Gestión Administrativa de Contratos ......... .. ..................... ....................... ... .... ........ 41 19.11. Seguimiento o monitoreo de compras ...................... .. .. .................................... .... .42

4

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimiento de Adqu isiciones para la Superintendencia de Salud, ha sido el aborado de conformidad a lo dispuesto en el artículo 4° del Decreto Supremo Nº 250, de 2004 , del Ministeri o de Hacienda , que aprueba el Regl amento de la Ley Nº 19. 886, de Bases Sobre Contratos Adm inistrativos de Suministro y Prestación de Servicios .

Su objetivo es simplificar el conocimiento y la aplicación de la Ley y el Reglamento de Compras Públicas, de todos los actores que participan en los procesos de adquisición a que convoca esta Superintendencia, para lo cual se han incorporado en él las reglas y los principios básicos que deben aplicarse en esta materia.

Para su elaboración se tomó como base el Reglamento de Compras Públicas y se incorporaron los procedimientos que utiliza la Superintendencia en sus procesos de adquisiciones.

Resulta necesario destacar que los princ1p1os de efi ciencia , eficacia, t ranspa re ncia, igualdad de los oferentes, y estricta sujeción a las bases, son los que esta Superintendencia reconoce y aplica al momento de llevar a cabo sus procesos de com pras y contrataciones.

Este Manual se publicará en el Sistema de Información y en la Intranet de la Institución, pa ra su con sulta y aplicación por todos los func ionarios de esta Superintendencia.

1. NORMAS APLICABLES AL PROCESO DE COMPRA:

Sin perjuicio de las reglas y principios generales aplicables a la Adm inistración Pública y a todos los funcionarios y al personal que la integran, los procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios se regirán por las siguientes normativas:

Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nºl9.886.

Decreto Ley Nºl.263, de 1975, Orgánico de la Administración Financiera del Estado; y su normativa complementaria.

DFL Nºl/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley NºlS.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Ley Nºl 9.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado

Ley Nº16.653 sobre Probidad Administrativa aplicable de los Órganos de la Administración del Estado.

Ley Nºl 9. 799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Ley de Presupuesto Anual del Sector Público.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circulares del Ministerio de Hacienda.

Resolución Nº1600, de 2008, de la Contraloría General de la República.

Instrucciones sobre el Ejercicio Contable Anual, de la Contraloría General de la República.

Instrucciones y directivas de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas.

Políticas y condiciones de uso del Sistema de Información.

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2. GLOSARIO

Para efectos del presente Manual, y sin perJu1c10 de las definiciones contenidas en la normativa respectiva, en particular lo dispuesto en el artículo 2° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:

• Superintendencia: Superintendencia de Salud.

• Superintendente: Superintendente de Salud.

• Contraparte Técnica: Departamento, .Unidad o funcionario de la Superintendencia, que genera un requerimiento de contratación de suministro de bienes y/o servicios de acuerdo a la normativa contenida en la Ley Nºl9.886, encargado de entregar la información técnica suficiente y en los plazos que correspondan; participa activamente en el proceso de compras y actúa como interlocutor con el proveedor en todo lo relacionado con materias técnicas y administrativas propias de la contratación y del contrato que regula la relación entre las partes. Le corresponderá a la Contraparte Técnica, entre otros, efectuar las recepciones y realizar las validaciones, revisiones y aprobaciones de los productos propios de la contratación que corresponden a las fases definidas respectivas, y que serán entregados por el proveedor. Al efecto, le corresponderá especialmente: (1) Solicitar la ejecución de cada uno de los servicios y/o productos contemplados por las Bases Técnicas. (2) Convocar al proveedor a reuniones periódicas para evaluar el avance y calidad de los bienes y/o servicios contratados. (3) Proporcionar al proveedor la información disponible y asistencia que requiera para el desarrollo de su trabajo. (4) Evaluar los informes entregados por el proveedor. Su aprobación o rechazo será comunicado al proveedor vía correo electrónico u otro medio idóneo, con cop ia al Encargado Técnico designado por él. (5) Emitir los Informes de Cumplimiento del proveedor. (6) Informar a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, respecto de cualquier incumplimiento del proveedor a las obligaciones asumidas por este en virtud del contrato. (7) Autorizar los pagos respectivos .

• Inspector Técnico de Contrato: Funcionario designado por la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, encargado de monitorear durante la vigencia del contrato el desempeño del proveedor, en términos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecución de garantías, aplicación de multas, etc. La designación tendrá en consideración criterios de importancia estratégica para la Institución y/o complejidad en la contratación.

• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Este espacio estará a cargo de un funcionario designado por la Jefatura del Sub Departamento de Finanzas y Confabilidad.

• Garantía: . Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar los actos del procedimiento de contratación respectivo, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel y oportuno cumplimiento de contrato).

• Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que 'está asociado a una orden de compra.

• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar productos fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.

• Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la institución compradora y proveedor, y tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de bienes o servicios. Este documento es validado con la firma de los responsables del proceso, ya sea en el documento en formato papel o emitido en forma electrón ica según corresponda.

• Proveedor hábi l: Proveedor que cumple con las habilidades legales para prestar serv1c1os a los Organismos que integran la Administración del Estado. En el caso de los proveedores inscritos en el registro oficial de Proveedores (Chile Proveedores) y cuenten con las habilidades establecidas por ley, el Registro otorga un "Certificado" que acredita tal circunstancia.

• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un bien o servicio que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compras del Organismo. Su formalización se concreta con el envío del "formulario único de compras" definido para estos efectos.

8

3.

3.1.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL

Organigrama de la Superintendencia de Salud

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3.2. Áreas, funcionarios y Unidades involucradas en el Proceso de Abastecimiento

El proceso de abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una institución pública, para obtener aquellos bienes y/o servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este proceso forma parte de la Cadena de Abast ecim iento de la organización y como tal, su desempeño depende del desempeño de todos sus eslabones. Una adecuada gestión de abastecimiento, es responsabilidad de todas aquellas áreas o eslabones que participan de esta cadena, a continuación se identifican:

Superintendente: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la Institución realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando la máx ima eficiencia y transparencia en las decisiones adoptadas en los distintos procesos de compra.

Ad m inist ra dor del Sistema de Información: Nombrado por la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, corresponde a un perfil del Sistema de Información, el cual es responsable de crear, modificar y desactivar a los usuarios de la Superintendencia. Además, determina los perfiles de cada usuario, sea: Supervisor, Operador, Abogado, Auditor y Observador.

Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la Superintendencia con facultades específicas para generar un requerimiento de compra, a través del formulario establecido para ello. Los usuarios requirentes deben enviar sus requerimientos a través del formulario único de compras al Jefe de su Unidad, Subdepartamento, Departamento o Intendencia para su revisión, aprobación y derivación al Jefe del Departamento Administración y Finanzas, quien analiza la pertinencia y, en caso de ser autorizados, los deriva a la Unidad de Adqu isiciones. Una vez que el requerimiento se encuentra despachado, la Unidad Requirente será considerada para todos los efectos como la Contraparte Técnica de la contratación respectiva.

Un idad Requ irent e: Unidad o Departamento al que pertenece el usuario Requirente.

Departament o de Administración y Finanzas: Departamento encargado de gestionar, administrar y controlar los recursos financieros, de personal , tecnológicos, de adquisiciones, infraestructura, logística y Bienestar, para lo cual debe velar por la correcta formulac ión y ejecución presupuestaria. En su labor le corresponde utilizar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa aplicable. Interviene en la gestión del requerimiento, desde su recepción hasta su ejecución presupuestaria.

Unidad de Adquisiciones: Encargada de administrar los procesos de compras públicas conforme a la normativa vigente. Esta Unidad depende orgánicamente del Departamento de Administración y Finanzas, pertenecen a ella los operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los proceso relacionados con las adquisiciones, ajustadas a la

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normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a toda la Institución, cautelando con ello su normal funcionamiento.

La Unidad de Adquisiciones es responsable de:

• Generar un proceso de mejoramiento continuo de la gestión de abastecimiento. • Gestionar, planificar y asesorar en los procesos de compra, trabajando en conjunto

con las áreas técnicas. • Elaborar y/o colaborar en la preparación de bases, términos de referencia,

solicitud de cotizaciones, etc. • Evaluar en conjunto con la contraparte técnica, permanentemente los contratos

vigentes y gestionar otros necesarios para el buen funcionamiento de la Superintendencia.

• Gestionar la evaluación de proveedores, de modo de contar con la retroalimentación de la contraparte técnica a fin de asegurar la calidad y los servicios contratados.

Bodega: Área dependiente del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad, encargada de la recepción, del almacenamiento, despacho, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requieren para el normal funcionamiento de la Superintendencia.

Fiscalía: Unidad responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de la Superintendencia, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados al proceso de contratación, prestar asesoría a los funcionarios encargados de la Unidad de Adquisiciones en materias jurídicas y orientar a las unidades internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración del Estado.

Oficina de Partes: Unidad que depende orgánicamente de la Unidad de Logística y que interviene en los procesos de compra al momento de enumerar y actuar como Ministro de Fe en los documentos administrativos, resoluciones y contratos, que acompañan cada proceso.

3.3. Competencia de los Funcionarios Involucrados en el Proceso de Abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos técnicos, habilidades y experiencia con que deben contar las personas involucradas en el desarrollo de los procesos de abastecimiento de la Superintendencia.

Los funcionarios de la Unidad de Adquisiciones de la Superintendencia deberán acreditar periódicamente las competencias y conocimientos para el proceso de abastecimiento mediante la prueba que se establezca para estos efectos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Esta prueba permitirá mantener activo el usuario y la clave que cada integrante de esta Unidad utilice para trabajar con el Sistema de Información. Tanto la jefatura de la Unidad como los analistas, deberán estar acreditados bajo el perfil que el Administrador de Sistema define para cada uno. Éstos pueden ser:

Perfil administrador Perfil supervisor Perfil operador

Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública, como asimismo los perfiles diseñados por el Subdepartamento de Recursos Humanos de la Superintendencia.

3.4. Conflictos de intereses

Los funcionarios de la Superintendencia actuarán con estricto apego al princ1p10 de probidad en la función pública en los procedimientos de contratación pública de la institución.

De acuerdo a lo establecido en la Ley N°20.880 sobre probidad en la función pública y prevención de los conflictos de intereses, el principio de probidad en la función pública consiste en observar una conducta funcionaria intachable, un desempeño honesto y leal de la función o cargo con preeminencia del interés general sobre el particular. Ex iste co nflict o de intereses en el ejercicio de la función pública cuando concurren a la vez el interés general propio del ejercicio de las funciones con un interés particular, sea o no de carácter económico, de quien ejerce dichas funciones o de los terceros vinculados a él determinados por la ley, o cuando concurren circunstancias que le restan imparcialidad en el ejercicio de sus competencias.

Lo anterior se recoge ex presamente en el DFL Nºl/19 .653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley Nºl8.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo artículo 62 numeral 6 establece: "Contravienen especialmente el principio de probidad administrativa, las siguientes conductas : 6. Intervenir, en razón de las funciones, en asuntos en que se tenga interés personal o en que lo tengan el cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive. Asimismo, participar en decisiones en que ex ista cualquier circunstancia que le reste imparcialidad. Las autoridades y funcionarios deberán abstenerse de participar en estos asuntos, debiendo poner en conocimiento de su superior jerárquico la implicancia que les afecta".

Por tanto, los funcionarios de la Superintendencia deben cumplir íntegramente con la normativa sobre probidad en la función pública y prevención de conflictos de intereses, en especial lo relativo a la declaración de intereses y patrimonio que deban realizar las aut oridades y funcionarios en los casos y condiciones previstos, así como de efectuar cualquier actuación que implique contravenir las normas señaladas.

Es por ello que el artículo 6 bis del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886, establece ex presamente que "Las autoridades y funcionarios, así como los contratados a honorarios en los casos en que ex cepcionalmente participen en procedimientos de contratación, de los organismos regidos por la ley Nº19.886 y el presente Reglamento, deberán abstenerse de participar en los procedimientos de contratación regulados por dichos cuerpos normativos, cuando ex ista cualquier circunstancia que les reste imparcialidad, en los términos del artículo 62, Nº 6, de la Ley Nº 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado" .

En adición, el inciso cuarto del artículo 37 del Reglamento precitado dispone: " Los m iembros de la comisión evaluadora, sí ex istiera, no podrán tener conflictos de intereses con los Oferentes, de conformidad con la normativa vigente al momento de la evaluación" . Para ello, los integrantes deberán realizar la correspondiente declaración en el Informe de la Comisión Evaluadora respectiva.

4 . PLANIFICACI Ó N DE LAS COMP RAS

El Plan Anual de Compras y Contrataciones corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que la Superintendencia planifica comprar o contratar durante un año calendario.

El objetivo de la plan ificación es que la Superintendencia defina qué necesita comprar o contratar durante ese lapso en materia de bienes y/o servicios. Esta li sta referencial se confecciona en base a las compras realizadas en años anteriores, cons iderando que la gran mayoría se mantiene constante de un año a otro.

El Presupuesto Anual para la Superintendencia es aprobado por las entidades correspondientes. El proceso de asignación de los recursos es liderado por el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, en conjunto con la jefatura del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad, quienes presentan al Comité Ejecutivo una propuesta de d istribución del presupuesto para los distintos Departamentos.

Una vez val idada esta información, se procede a elaborar el Plan Anual de Compras, requiriendo, entre otras la siguiente información: nombre del product o, rubro al que pertenece, periodicidad, unidad de medida, monto estimado, etc., todo acorde a las necesidades de la Institución, respaldado por el consumo histórico y los nuevos proyectos autorizados .

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El Plan Anual de Compras y cualquier modificación, deben ser publicados en el Sistema de Información, de acuerdo a las instrucciones vigentes sobre la materia establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública.

4.1. Metodología de planificación de las compras

La Superintendencia, en el mes de noviembre del periodo presupuestario vigente, deberá dar inicio a las actividades para la gestión y formulación del Plan Anual de Compras, el que luego debe ser publicado para conocimiento público en el Sistema de Información de acuerdo a las instrucciones impartidas para ello por la Dirección de Compras y Contratación Pública.

El proceso se inicia con el insumo proporcionado por el Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad . Este insumo se denomina Programación Financiera, y contiene información del inventario de arrastre y del presupuesto detallado y aprobado para la gestión del año siguiente de la Superintendencia.

La Programación Financiera es enviada por la jefatura del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, quien verifica, con las jefaturas o contrapartes de las d iferentes Unidades Técnicas, los proyectos de compra a contratar en el año siguiente. La jefatura de la Unidad de Adquisiciones coordina reuniones con las jefaturas de las Unidades Técnicas, para precisar los proyectos de compras: mecanismo de compra, especificaciones técnicas, criterios de evaluación cuando corresponda, fecha estimada de compra y contraparte técnica.

La jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora el Plan Anual de Compras y lo presenta a la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas. Mediante reuniones ambos revisan y realizan los ajustes necesarios. Una vez elaborado el Plan, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora la resolución exenta que aprueba el Plan Anual de Compras. Dicha resolución es enviada a Fiscalía para la visación . Una vez visada, la resolución es enviada a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para gestionar la visación por parte de la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, y del Superintendente. Una vez firmada y foliada, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones publica la resolución que contiene el Plan Anual de Compras, en el Portal Mercado Público.

A continuación, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora el Programa detallado de Compras, el cual contiene todas las compras que se ejecutarán en el año, así como su fecha de publicación, el monto involucrado, la modalidad de compra y el responsable de la adquisición. Dicho programa es enviado a la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, para su validación.

4.2. Compras Planificadas

La planificación de compras contempla, dentro de los procesos que se deben trabajar en el año, compras planificadas y otras no planificadas, que sí deben considerarse, por ejemplo; las mantenciones correctivas, compras que surjan de un imprevisto o requerimientos especiales. La ejecución de las compras planificadas queda normada con la programación de compras, ya que ésta define las fechas para los distintos hitos que se llevan a cabo para cada proyecto de compra y que complementa la información que cont iene el Plan Anual de Compras que se publica en el Sistema de Información.

La información que se trabaja en conjunto con las áreas técnicas, contiene a modo de referencia:

Área (centro de costo, unidad requirente) Descripción bien o servicio Empresa contratada (si existe contrato vigente) Estado actual contrato Vigencia Cronograma de trabajo con área técnica Fecha envío a Fiscalía (según corresponda) Contraparte Técnica Mecanismo de compra Rango de monto de la compra Cantidad de OC (referencial)

Observaciones

Con este insumo y el FORMULARIO UNICO DE COMPRAS enviado por la unidad requirente, los analistas de compras ejecutan los procesos de acuerdo a las fechas definidas, aplicando para cada caso el mecanismo de compra de acuerdo a lo definido en función de lo que estipula la Ley de Compras. De este modo se generarán las órdenes de compra de convenio marco o las resoluciones que llaman a licitación para dar inicio al proceso licitatorio o en su defecto y como medida excepcional, las resoluciones para contratación d irecta, basadas en alguna de las causales estipuladas para esos efectos.

4 .3. Compras no plan ifica das

Siempre existe la posibilidad de que surjan compras no planificadas, frente a este escenario, la Institución debe estar preparada y contar con un procedim iento que las aborde.

Los usuarios que estén autorizados para hacer requerimientos de compras y que se vean en la obligación de solicitar la compra de un bien y/o servicio que haya quedado fuera de la planificación anual o que por su naturaleza no pueden ser plan ificadas, deberán formular sus requerimientos a través del FORMULARIO ÚNICO DE COMPRAS. La jefatura de la Unidad requirente lo revisa, aprueba y envía el requerimien t o al Jefe del Departamento Administración y Finanzas, quien analiza la pertinencia y en caso de ser autorizado, lo deriva a la Unidad de Adquisiciones. La jefatura de la Un idad de Adquis iciones lo clasificará como requerimiento " fuera del plan de compras" , revisará la completitud de la información y propondrá en una primera instancia el mecanismo de compra, en función de la estrategia y del presupuesto, para finalmente asignar al analista de compra. En forma paralela, supervisa y controla la ejecución de cada proceso.

El analista designado, realiza la última revisión de los antecedentes para efectuar la compra y se pone en contacto con el área técnica en caso de requerir alguna aclaración o mayor especificación. Luego de esto, continúa el proceso de compra de acuerdo al mecanismo que corresponda.

S. PROCESO DE ADQUISICIONES EN LA SUPERINTENDENCIA

La Jefatura de la Unidad o Área requirente enviará al Departamento de Administración y Finanzas el requerimiento, a través del FORMULARIO ÚNICO DE COMPRAS, considerando los sigu ientes plazos para el envío de la orden de compra del producto o servicio :

• Para compras en modalidad de Convenio Marco, considerar 15 días • Para compras en modalidad de Licitación Pública, considerar 90 días • Para compras en modalidad de Trato Directo, considerar 20 días

Estos plazos podrían estar sujeto a modificación, dependiendo de eventualidades y del tipo de licitación. Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calcula rá conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el periodo requeridos.

El requerim iento contendrá al menos la siguiente información:

• Individualización del producto o servicio a contratar. • Cantidad requerida. • Monto total estimado para la contratación. • Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. • Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. • Bases Técnicas y/o Términos de Referencia, según corresponda.

Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Superintendencia, deberá realizarse a través del portal www.mercadopublico.cl, de acuerdo a lo establecido en la Ley.

6. SELECCIÓN DEL MECANIS MO DE COMPRA

Una vez definido qué se necesita comprar, es necesario determinar qué mecanismo se utilizará para adquirir el bien y/o servicio respectivo. Los mecanismos de compra se

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encuentran definidos y acotados por la Ley Nº19.886 de Compras Públicas y su Reglamento.

La normativa de Compras Públicas establece el siguiente orden para proceder a la contratación de los bienes y/o servicios necesarios para el cumplimiento de la función administrativa:

l. Convenio Marco 2. Licitación pública 3. Licitación privada 4. Trato directo

El encargado de indicar el procedimiento de contratación que corresponda frente a un requerimiento determinado será la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Esta indicación seguirá lo que se haya dispuesto en el Plan Anual de Compras respectivo o, en caso contrario, los lineamientos institucionales o estratégicos que se hayan establecido, el marco presupuestario correspondiente, y la complejidad o especificidad del bien y/o servicio que se trate. En todo caso, la indicación respetará siempre la normativa vigente, en particular que se haya efectuado - en primer lugar - la búsqueda del bien y/o servicio requerido en el catálogo Convenio Marco, y solo en el caso que dicho requerimiento no se encuentre en dicho catalogo se procederá a la licitación pública para su contratación, salvo que existan las circunstancias excepcionales que permitan proceder a través de la licitación pr ivada o el trato directo.

Una vez recibido el requerimiento y constatado que el bien y/o servicio no se encuentra en el catálogo de Convenios Marco, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones informará inmediatamente de esta situación a la Unidad Requirente para que aporte los antecedentes necesarios para proceder a la licitación pública o, excepcionalmente, la licitación privada o trato directo que corresponda.

7. MODALIDADES DE COMPRA

7.1. Convenio Marco "CHILECOMPRA EXPRESS"

De acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Públicas y su Reglamento, las adquisiciones, obligatoriamente, deben ser llevadas a efecto por esta vía, cuando el bien o servicio requerido se encuentre en el catálogo Chilecompra Express.

Si la compra es menor a 1000 UTM, el analista elabora la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en la plataforma de MercadoPúblico. El analista adjunta el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestaria) a la Orden de Compra y lo envía al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente realiza la notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el Convenio Marco el producto es entregado y tramitado el pago.

Sin perjuicio de lo anterior, una vez revisado el Catálogo Electrónico, la Superintendencia evaluará los bienes y/o servicios, las características técnicas, y en general las condiciones que ofrezca dicha forma de contratación. Si la Superintendencia obtiene condiciones más ventajosas referidas a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales, tales como; plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir que las ex istentes en el Catálogo Electrónico, se procederá en conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas. Habiendo realizado el procedimiento antes mencionado, se procederá de acuerdo a los mecanismos de contratación previstos en la normativa señalada. La Unidad Requirente y/o la Contraparte Técnica respectiva, en conjunto con la Unidad de Adquisiciones de la Superintendencia, deberán mantener los respectivos antecedentes de esta contratación, así como las mencionadas cond iciones más ventajosas, para su revisión y control posterior tanto de las unidades internas como externas (v.gr. Contraloría General de la República).

7.2 Gran Compra

7.2.1 Publicación de la Gran Compra

Si la compra es mayor o igual a 1000 UTM, se deberá efectuar el procedimiento de gran compra previsto en el Reglamento. El analista encargado de compra genera una Ficha en el Sistema de Información con el nombre y el detalle del bien y/o servicio que requiere, y al mismo tiempo crea el documento denominado "Intención de Compra". Para la generación de la ficha, el analista debe tener todos los antecedentes, detalles, especificaciones, definiciones de fechas de entrega, de características, etc., información que es proporcionada por la Unidad Técnica respectiva.

La intención de compra incluirá, a lo menos, el bien y/o servicio requerido, los criterios de evaluación, y las condiciones particulares del acuerdo complementario que eventualmente se suscriba. El analista elabora la Resolución que aprueba la intención de compra, la que es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la Contraparte Técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente.

La intención de compra y la resolución son escaneadas y subidas a la plataforma por el analista encargado de compra, invitándose a los proveedores adjudicados en el convenio marco de ese producto o servicio particular. Los proveedores aceptan o desisten de la invitación en un plazo mínimo de 10 días hábiles. Cumplido este plazo el sistema cierra el proceso y se descargan las ofertas recibidas.

7.2.2 Recepción y evaluación de ofertas de la Gran Compra

Una vez transcurrido el plazo de publicación de la gran compra, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos y anexos solicitados en la intención de compra. El analista debe identificar, en esta etapa, aquellas ofertas que administrativamente queden fuera del proceso de evaluación y declarar su inadmisibilidad.

El analista encargado crea una carpeta con los archivos correspondientes a las ofertas admisibles y las envía a la Unidad Técnica para que ésta proceda a la revisión, evaluación y análisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de determinar si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en la intención de compra publicada.

La Contraparte Técnica elabora un ranking con la comparación de las ofertas y selecciona la mejor oferta. Comunicará a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones la selección de la mejor oferta, mediante acta de evaluación firmada por la dicha Contraparte.

El analista revisa el acta, coteja la información y elabora la resolución que selecciona la oferta. La resolución es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la contraparte técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente. Esta resolución se adjunta a la orden de compra que se envía al proveedor seleccionado, quedando como respaldo del proceso.

7.2.3 Acuerdo complementario

Dependiendo de la complejidad de los bienes y/o serv1c1os, puede resultar necesario materializar la contratación a través de un acuerdo complementario, suscrito por la Superintendencia y el proveedor seleccionado. En este acuerdo pueden consignarse, entre otros aspectos, el monto de la garantía de fiel cumplimiento, si existiere, así como todas las otras condiciones particulares de la adquisición y que requieran de alguna especificación más detallada (v.gr. plazos de entrega del bien y/o servicio).

7.2.4 Envío orden de compra

El analista genera la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se envía la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el Convenio Marco el bien o servicio será entregado, la Contraparte Técnica hará el seguimiento y control de ejecución de la adquisición, respecto

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de la logística y operación . Iniciará el proceso de pago, a cargo del Subdepto. de Finanzas y Contabilidad previa recepción conforme de la Contraparte Técnica.

Con todo, cabe señalar que la Unidad de Adquisiciones efectuará el procedimiento de contratación vía Convenio Marco de acuerdo a los términos expresamente previstos en el mismo, en particular lo dispuesto en las Bases de Licitación del Convenio Marco que se trate, cons iderando, entre otros aspectos, los criterios de evaluación y el contenido de los acuerdos complementarios que se hubieran establecido en dichas bases.

7.3 Licitación Pública

Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que garantiza la eficacia, eficiencia y transparencia, constituyendo la regla general del Proceso de Compra. Por lo tanto, su uso es obligatorio, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico "ChileCompra Express" o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. El procedimiento de Licitación Pública es un proceso que se caracteriza por asegurar una amplia participación, pues se trata de un llamado abierto del cual podrán participar todos aquellos que tengan intereses y capacidad para satisfacer la necesidad que gatilla la administración de ese proceso de compra.

Para el procedimiento de contratación a través de licitación pública, la Unidad de Adquisiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.

7.3.1. Llamado a licitación pública

La jefatura de la Unidad de Adquisiciones designará un analista, quien se contactará con la Contraparte Técnica para solicitar y/o ajustar las bases técnicas de la licitación. El analista efectúa consultas a la Contraparte Técnica con el propósito de conformar las bases administrativas de la licitación. Aprobadas las bases técnicas y administrativas por la Contraparte Técnica, el analista elabora la resolución que "aprueba las bases de licitación y designa comisión evaluadora". Esta resolución es revisada, en conjunto, por la Jefatura del Departamento, la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el analista encargado de la compra, una vez aprobada es enviada para visación de la Fiscalía, mediante el sistema de Gestión de Tramites de Fiscalía (GTF). Una vez obtenida la visación por parte de la Fiscalía, la resolución es enviada a quien corresponda para la visación final.

Una vez emitido el certificado de disponibilidad presupuestaria, el analista, dependiendo de los montos involucrados, solicita la firma de la autoridad que corresponda respecto de la resolución que autoriza el llamado de licitación y designa comisión evaluadora, distinguiendo lo siguiente:

Entre 100 y 1.000 UTM, firma la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas (Resolución Exenta Nº 201, de fecha 10 de febrero de 2011)

Superior a 1.000 UTM, la resolución es firmada por el Superintendente. Cabe señalar que si la licitación excede 5.000 UTM, será enviada a la Contraloría General de la Republica para el trámite de toma de razón.

El analista solicita folio a la Oficina de Partes, separa la documentación adjunta a la resolución, para publicarla en el Sistema de Información (Bases Administrativas, Bases Técnicas y Formularios y anexos), y genera el formulario electrónico de la licitación en el Portal. El analista solicita autorización electrónica a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Una vez autorizada, el analista publica en el Sistema de Información.

El analista enviará un correo electrónico a la Contraparte Técnica, miembros de la Comisión Evaluadora, Jefatura de DAF y Jefatura de Adquisiciones, informando el calendario de la licitación, y que se encuentra publicada en el Sistema de Información.

7.3.2. Recepción y evaluación de ofertas

Una vez transcurrido el plazo de publicación de la licitación pública, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos, anexos y formularios solicitados en el llamado. Además deberá identificar, en esta etapa, aquellas ofertas qu¡e administrativamente queden fuera de bases, y declarar su inadmisibilidad.

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El analista encargado crea una carpeta con los archivos correspondientes a las ofertas admisibles y las envía a la Comisión Evaluadora para que ésta proceda a la revisión, evaluación y an álisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de dete rmina r si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en las bases de la l ic itación pública.

La Comisión Evaluadora elabora un ranking con la comparación de las ofertas y propone, en el acta de evaluación, la mejor oferta o en su defecto la deserción o inadmisibilidad del proceso.

El analista revisa el acta , coteja la información, y elabora la resolución correspondiente, la cual es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la Contraparte Técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente o a quien delegó esta atribución. Esta resolución se publica en el Sistema de Información.

7.3.3 Envío orden de compra

Habiéndose acreditado que el proveedor era hábil para contratar con el Estado, y adjudicada la licitación, el analista genera la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se envía la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Cumplidos los requisitos establecidos en la adjudicación y el contrato respectivo, el bien y/o servicio será entregado y se dará inicio al proceso de pago a cargo del Subdepto. de Contabilidad y Finanzas .

7 .4 Licit ación Privada

Se trata de un mecanismo excepcional contemplado en la Ley de Compras y su Reglamento, cuyo uso se encuentra restringido a situaciones especiales ex presamente previstas en la normativa. A diferencia de la licitación pública, en este mecanismo de contratación solo podrán concursar aquellos proveedores que fueren invitados para tal efecto por la Superintendencia.

Para el procedimiento de contratación a través de licitación privada, la Unidad de Adquisiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.

La jefatura de la Unidad de Adquisiciones designará un analista, que va a ejecutar la licitación privada. El analista y la Contraparte Técnica definirán en conjunto los proveedores que serán invitados, los que serán como mínimo tres. El anal ista elabora la resolución que aprueba el llamado a licitación privada. Esta resolución es revisada, en conjunto, por la Jefatura del Departamento, la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el analista encargado de la compra, una vez aprobada es enviada para visación de la Fiscalía. La resolución es enviada para visación del Fiscalía, mediante sistema GTF. Una vez obtenida la visación por parte de la Fiscalía, la resolución es enviada a la jefatura de la Intendencia o Departamento pertinente, jefatura de la Unidad Técnica, jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el propio analista para su visación.

Una vez emitido el certificado de disponibilidad presupuestaria, el analista, dependiendo de los montos involucrados, solicitará la firma de la autoridad respecto de la resolución que autoriza el llamado de licitación y designa com isión evaluadora, distingu iendo lo sigu iente:

Entre 100 y 1.000 UTM, firma la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas. (Resolución Exenta Nº 201, de fecha 10 de febrero de 2011)

Superior a 1.000 UTM, la resolución es firmada por el Superintendente. Cabe señalar que si la licitación excede 5.000 UTM, será enviada a la Contraloría General de la Republica para el trámite de toma de razón.

El analista solicita folio a la Oficina de Partes, separa la documentación adjunta a la resolución, para publicarla en el Sistema de Información (Bases Administrativas, Bases Técnicas y Formularios y anexos), y genera el formulario electrónico de la licitación en el

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Portal. El analista solicita autorización electrónica a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Una vez autorizada, el analista publica, en el Sistema de Información, la licitación y los nombres de al menos tres invitados a participar de la licitación.

El analista envía un correo electrónico a todos los involucrados en la compra, informando el calendario de la licitación, y que se encuentra publicada en el Sistema de Información.

7.4.1. Recepción y evaluación de ofertas licitación privada

Una vez transcurrido el plazo de publicación de la licitación privada, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos, anexos y formularios solicitados en el llamado. El analista debe identificar, en esta etapa, aquellas ofertas que administrativamente queden fuera de bases, y declarar su inadmisibilidad.

El analista encargado crea una carpeta con los archivos correspondientes a las ofertas recibidas y las envía a la Comisión Evaluadora para que ésta proceda a la revisión, evaluación y análisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de determinar si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en las bases de la licitación.

La Comisión Evaluadora elabora un rank ing con la comparación de las ofertas y propone, en el acta de evaluación, la mejor oferta o en su defecto la deserción o inadmisibilidad del proceso .

El analista revisa el acta, coteja la información, y elabora la resolución correspondiente, la cual es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la contraparte técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente o a quien delegó esta atribución. Esta resolución se publica en el Sistema de Información.

7.4.2 Envío orden de compra

Habiéndose acreditado que el proveedor era hábil para contratar con el Estado, y adjudicada la licitación, el anal ista generará la Orden de Compra y la enviará a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se enviará la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en la adjudicación el bien y/o servicio será entregado y se dará inicio al proceso de pago a cargo del Subdepto de Finanzas y Contabilidad.

7.5 Comisión Evaluadora

La Comisión Evaluadora es un grupo de al menos 3 funcionarios públicos internos o externos a la Superintendencia, nombrados por la Jefatura de Administración y Finanzas, para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación Pública o Privada. Su creación será obligatoria siempre que se realice una licitación superior a 1.000 UTM, y en aquellos casos que revistan gran complejidad. La Comisión Evaluadora será designada mediante el acto administrativo respectivo que apruebe las Bases.

Los miembros de la comisión no podrán incurrir en algún tipo de conflicto de interés con los oferentes en el proceso licitatorio, ni circunstancia alguna que reste imparcialidad para su evaluación, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 12 de la Ley Nºl 9.880 y del artículo 37 del Reglamento de la Ley Nº19.886. Asimismo, no podrán establecer ningún tipo de comunicaciones a las señaladas en las respectivas bases de licitación.

En caso que un miembro de la Comisión tuviese un conflicto de interés con esta licitación , de acuerdo a la normativa vigente y lo señalado en el presente manual, éste deberá inhabilitarse de seguir participando, debiendo dejar constancia de dicha circunstancia en el informe de evaluación, procediendo al inmediato reemplazo del funcionario i nha bi 1 ita do.

Es importante mencionar, que quienes sean nominados para formar parte de la Comisión Evaluadora, deberán abstenerse de solicitar vacaciones y/o días administrativos en las fechas informadas en las bases de licitación, para realizar la evaluación de las ofertas. Para efectos de lo anterior, será responsabilidad de las jefaturas respectivas coordinar dichos procesos evitando causar inconvenientes en los procedimientos de contratación que precisamente han solicitado en la esfera de sus atribuciones.

7.5.1 Funciones y obligaciones de la Comisión de Evaluación

Corresponderá a la Comisión Evaluadora:

a) Verificar la admisibilidad de las propuestas en conformidad a lo previsto en las respectivas bases de licitación y lo que le informe el analista de la Unidad de Adquisiciones según corresponda.

b) Realizar el proceso de análisis, estudio y evaluación de las ofertas y antecedentes.

c) Elaborar un cuadro de todas las propuestas participantes ordenadas por orden del puntaje obtenido.

d) Elaborar el "Informe de la Comisión Evaluadora" de todas las propuestas participantes, el cual deberá ser suscrito por todos los integrantes de la Comisión. Este Informe deberá considerar todas las materias indicadas en el artículo 40 bis del Reglamento de la Ley de Compras Públicas. Al efecto, se deberá dejar constancia, en especial, de lo siguiente: Fecha del Informe de Evaluación; individualización de los oferentes y los montos de sus ofertas; las ofertas que, fruto de la evaluación administrativa fueron declaradas inadmisibles por no cumplir con los requisitos solicitados en las bases de licitación, debiendo especificar en tal caso, cuales requisitos no fueron cumplidos; la asignación de los puntajes en cada criterio o subcriterio y las formas de cálculo aplicadas para la asignación de dicho puntaje, de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en las respectivas bases. La asignación de puntajes deberá indicar a los proponentes en orden descendente, de manera de poder readjudicar la licitación a otro oferente, en caso que ello estuviera contemplado en las bases; y la propuesta de adjudicación del oferente seleccionado o deserción según corresponda, dirigida a la autoridad facultada para adoptar la decisión final.

7.6. Trato o Contratación Directa

El trato o contratación directa procederá, con carácter excepcional, solo en las circunstancias contempladas expresamente en la Ley de Compras Públicas y su Reglamento.

Si un requerimiento no se encontrare en Convenio Marco, el Jefe de la Unidad de Adquisiciones indicará el mecanismo de contratación a través del trato directo de acuerdo a lo indicado en el numeral 6 de este Manual, siempre y cuando se haya determinado que la causal prevista en la normativa se encuentra cabalmente ajustada a las circunstancias fácticas del requerimiento. Para estos efectos, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones solicitará toda la información a la Unidad Requirente para adoptar una decisión en ese sentido. Si la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones estimare que no se cumplen con los requisitos para proceder al trato directo, informará de lo anterior a la Unidad Requirente con copia a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas.

Una vez determinado este mecanismo excepcional de contratación, el analista solicitará a la Contraparte Técnica los Términos de Referencia de la contratación directa, así como todo antecedentes que se requiera para proceder a dicha contratación (Autorizaciones, Cotizaciones, Programas, Currículum, etc.). Igualmente, el analista se encargará de revisar que el proveedor respectivo se encuentre hábil para contratar con el Estado.

Para el procedimiento de contratación a través de trato directo, la Unidad de Adquisiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.

El analista elabora la resolución que aprueba el trato directo, la cual es enviada para su visación y trámite correspondiente.

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Una vez firmada la resolución por parte del Superintendente, el analista sol icita folio a la Oficina de Partes, para publicarla en el Sistema de Información (Términos de Referencia ) , y genera la Orden de Compra. La Orden de Compra debe ser emitida en un plazo máx imo de 24 horas contadas desde la fecha de la resolución.

El analista envía un correo electrónico al proveedor y los involucrados internos, para informar la contratación.

7.7 Compras y Contrataciones Excluidas del Sist ema.

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, podrán efectuarse fuera del Sistema de Información las siguientes contrataciones:

a) Bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados

a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias correspondientes.

c) Las contrataciones que se financien con gastos de representación , en conformidad a la Ley de Presupuestos respectiva y a sus instrucciones presupuestarias.

d) Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos básicos de agua potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no ex ista n alternativas o sustitutos razonables

El Jefe de la unidad de Adquisiciones revisará la pertinencia de realizar las contrataciones señaladas precedentemente a través del Sistema de Información, y en caso que no se opte por dicho mecanismo, deberá informar las compras y/o contrataciones efectuadas en el sitio web de la Superintendencia, en el banner de transparencia activa " otras compras y adquisiciones".

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8. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS El proceso se inicia con la elaboración del proyecto de contrato a cargo del analista de Contrato de la Unidad de Adquisiciones. Los documentos que se requieren para elaborar el proyecto de contrato son:

8.1 Documentos Persona Jurídica • Documento de constitución de persona jurídica. • Certificado de vigencia de la persona jurídica. • Documento donde conste la representación legal de la persona que firmará el

contrato. • Certificado de vigencia de poderes del representante legal.

8.2 Documentos Persona Natural

8.3

8.4

8.5

• Fotocopia Legalizada de Cédula de Identidad.

•

• • • • •

• •

Garantía del Contrato Documento que garantiza el fiel y oportuno cumplimiento del contrato de acuerdo a las bases de licitación y la normativa vigente.

Documentos respecto de licitaciones o mecanismo de Gran Compra en Convenio Marco Resolución que aprueba el llamado a Licitación/ intención de compra . Resolución de Modificación de Bases (si existiera) . Preguntas y respuestas . Informe de evaluación . Resolución que autoriza la adjudicación / selección de ofertas .

Documentos respecto de Trato Directo: Resolución que Aprueba el Trato Directo . Resolución que Aprueba los Términos de Referencia .

Para elaborar el proyecto de contrato, el analista de contratos utilizará el formato "modelo de contrato" o "modelo acuerdo complementario", según corresponda, de acuerdo a los formatos institucionales que se encuentren vigentes.

Elaborado el proyecto de contrato, se creará una carpeta digital en P:\Administración\ADQUISICIONES\TRAMITACIÓN FISCALÍA, en la cual se incorporará el proyecto de contrato y todos los documentos que sirvieron de antecedentes para su elaboración.

El Jefe de la Unidad de Adquisiciones revisará el proyecto de contrato y su documentación. Una vez que lo apruebe, traspasará la información al Sistema de Trámite de Fiscalía (GTF) e indicará el nombre del abogado que tuvo a cargo el proceso licitatorio.

Fiscalía revisará y aprobará el documento, enviando dos ejemplares en formato papel a la Unidad de Adquisiciones, y dejará el proyecto en formato Word en el GTF. En caso que sean necesarias correcciones, Fiscalía informará, a través del Sistema de Gestión de Trámites, a la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones para que proceda a su revisión.

El analista de contratos coordinará la firma del documento con el proveedor.

Una vez firmados los ejemplares del contrato, el analista de contratos de la Unidad de Adquisiciones, elaborará la Resolución que aprueba el contrato y continuará con la tramitación del documento, hasta la obtención de la firma de la autoridad competente.

Posteriormente, se gestionará la numeración de la resolución y se procederá a la publicación en la plataforma dispuesta por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, generando y enviando la respectiva orden de compra. Se adjuntarán los documentos que respalden el proceso de compras.

Finalmente el analista de contratos informará a la Unidad Técnica, sobre el envío de la orden de compra, para que ésta inicie el seguimiento y control del cumplimiento del contrato.

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9. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA - GESTIÓN TÉCNICA DEL CONTRATO

Una vez adjudicada la licitación, seleccionada la oferta, emitida la orden de compra, o suscrito el contrato definitivo, según corresponda, los bienes y/o servicios deberán ser provistos conforme a los términos de la contratación que se trate. Dependiendo del caso, la entrega podrá ser puntual o podrá definir una relación de suministros que permanezca en el tiempo. En cualquier caso, la relación con los proveedores permanecerá mientras el bien y/o servicio sea suministrado a la Superintendencia. Durante todo este periodo, la Contraparte Técnica será responsable de monitorear el desempeño del proveedor, en términos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecución de garantías, aplicación de multas, etc.

Sin perjuicio de lo anterior, la Jefatura del departamento de Administración y Finanzas, podrá designar a un Inspector Técnico de Contrato (ITC) para el seguimiento y control del acuerdo a un funcionario de la Unidad o Contraparte Técnica, para aquellos contratos que por su importancia estratégica para la Institución y/o complejidad en la contratación lo requieran. Cuando se designe a un ITC, asumirá las funciones que le correspondan a la Contraparte Técnica del contrato respectivo.

La tarea de seguimiento y control de la contratación, se define como la gestión técnica del contrato y es responsabilidad del ITC llevarla a cabo, entendiendo que el ITC es el ente técnico "experto" en el requerimiento que se ha adquirido, siendo éste quien ha definido las características específicas y generales del bien y/o servicio contratado. Por tanto es quien tiene la capacidad técnica para fiscalizar la calidad, cantidad y oportunidad de cumplimiento por parte del proveedor.

Dentro de las responsabilidades del Inspector Técnico de Contrato, se encuentran las siguientes:

l. Supervisión del servicio o bien contratado. 2. Conocimiento de lo que se puede o no solicitar a nombre del contrato u orden de

compra. 3. Solicitar ejecución de servicios o entrega de bienes, oportunamente y de acuerdo al

procedimiento definido en las bases de licitación o trato directo. Asimismo, corresponderá también, solicitar las prórrogas, ampliaciones, o términos anticipados, de acuerdo a lo establecido en las bases de Licitación o trato directo.

4. Corresponderá solicitar la aplicación del procedimiento de multas que se haya definido en las bases de licitación, convenio marco respectivo o trato directo, ante incumplimientos del contrato por parte del proveedor.

5. Gestionar la relación con el proveedor, para mantener con éste una vinculación fluida con el objeto de prever a tiempo los posibles roces o dificultades que pudieren presentarse durante la vi da del contrato. Cuando corresponda a temas netamente comerciales, se dará aviso a la Unidad de Adquisiciones para que realice las gestiones correspondientes.

En la etapa final de la contratación, se deberá realizar el pago por los bienes y/o servicios recibidos o prestados. Ello entonces exigirá que la Contraparte Técnica o ITC entregue el informe de cumplimiento del Contrato al Subdepto. de Finanzas y Contabilidad, monitoreando el nivel de avance del contrato y dejando plasmado en éste el cumplimiento de sus cláusulas, y exigiendo los productos o etapas requeridas para dar cumplimiento al objetivo por el cual el proveedor ha sido contratado.

10. CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS

Teniendo presente tanto la gestión administrativa como técnica de los contratos, se hace necesario definir una clasificación que se genera dentro de los tipos de contratos que surgen:

10.1 Contrato con componente fijo

Para estos efectos se denomina "Componente Fijo", aquella contratación de la que existe una total claridad de las cantidades a recibir y cuyo monto no tiene variación durante la vigencia del contrato. En este tipo de contratación existe sólo un Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) el que se publica junto a la Resolución adjudicataria;

en el caso de los Tratos Directos (TD) se publicará junto a la respectiva orden de compra. El CDP deberá actualizarse al inicio de un nuevo período presupuestario.

10.2 Contrato con componente fijo más variable

Para este tipo de contratación, el componente denominado "fijo" sigue la lógica indicada en el párrafo anterior.

Respecto del " componente variable", para estos efectos será aquel tipo de bien o servicio complementario o relacionado al componente fijo. En cuanto a los CDP, existirá aquel por el total del componente fijo que se publica al momento de la adjudicación y el variable que se irá generando cada vez que se realice una compra. El CDP deberá actualizarse al inicio de un nuevo período presupuestario.

10.3 Contrato con componente variable

Este tipo de compra surge de la necesidad de contar con una contratación flexible, que pueda satisfacer las necesidades de la Superintendencia a medida que vayan surgiendo, y que si bien, todo indica que serán requeridos ciertos bienes y/o servicios, no se cuenta con la certeza absoluta de cuándo sucederá el requerimiento de éstos, ni de las cantidades que serán requeridas; en algunos casos la multiplicidad de componentes exige contar con un presupuesto para poder comenzar a gestionar la compra.

Este tipo de contratación se subdivide en:

a) Contrato Variable sin presupuesto, Contratación flexible en la cual no conocemos la cantidad a requerir, sin embargo son conocidos los precios unitarios de los bienes o servicios (Itemizado), por ejemplo; el Contrato de suministro de agua Purificada y vasos

b) Contrato Variable con Presupuesto, Contratación flexible en la cual no conocemos la cantidad a requerir por este concepto, pero si conocemos el valor máximo del presupuesto a utilizar, por ejemplo el Contrato de suministro de Obras Menores.

Para ambos casos, el monto máximo de la totalidad de las órdenes de compra que se envíen no podrá superar el correspondiente a la denominación de la licitación que origina el contrato (Ll, LE, LP, LQ) y/o el presupuesto referencial que se señale en la licitación, según se indica:

Tipología Rango Observaciones Licitación

L1 Hasta 100 UTM Valor UTM del llamado a licitación Entre 100 y 1000

Valor UTM del llamado a licitación LE UTM *

Entre 1000 y Valor UTM del llamado a licitación

LP 2000 UTM * Entre 2000 y

Valor UTM del llamado a licitación LO 5000 UTM*

Desde 5000 UTM Afecto a Toma de Razón (valor UTM de

LR enero del año en curso)

SE (Trato Directo) Desde 2.500 UTM Afecto a Toma de Razón (valor UTM de enero del año en curso)

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11. FORMULACIÓN DE BASES

Para determinar el contenido de las bases se debe considerar lo dispuesto en la Ley N°19.886 y su Reglamento, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.

Las bases de licitación deberán contener a lo menos: • Introducción. • Objetivos de la Licitación. • Perfil y requisitos de los participantes . • Etapas y Plazos de la Licitación. • Calificación e idoneidad de los participantes, lo cual será validado con los

antecedentes legales y ad m inistrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal Chile Proveedores.

• Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). • Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si

corresponde). • Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del

contrato, término anticipado, etc., si correspondiere. • Modalidad de Pago. • Naturaleza, monto, forma y oportunidad de restitución de las garantías de seriedad

de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. • Multas y Sanciones. • Nombre y Medio de contacto en la Institución. • El plazo de entrega del bien y/o servicio adjudicado. • Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de

remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años y la oportunidad en ellos serán requeridos.

• Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requieren contratar, las cuales deben ser genéricas, sin hacer referencias a marcas específicas.

12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos licitatorios de contratación cuenten con criterios de evaluación y estos se pueden clasificar en:

• Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento).

• Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc.

• Criterios administrativos, tales como cumplimiento de requisitos formales, que pueden utilizarse en caso de un empate.

La acreditación de los antecedentes administrativos y legales que se sol icitan a los oferentes, como por ejemplo : constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, garantías, entre otros, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos administrativos de postulación.

La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas bases o Términos de Referencia , según correspond a.

Para determinar los Criterios ele Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de

¡

los objetivos) . Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación.

Las variables a medir deben tener asociadas una meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos tramos de Evaluación (Va loración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de eva luación debe consta r de al menos dos criterios de evaluación , además del precio ofertado.

En el caso del Convenio Mareo, a través del mecanismo de contratación vía Grandes Compras, la Superint endencia utilizará "en lo que sea aplicable", los crite ri os prev iamente defi n idos en las bases de licitación del convenio marco respect ivo y su apl icación y ponderación serán en conformidad a lo dispuesto en el Reglamento y la directiva de con t ratación pública Nº 15, que otorga recomendaciones para la aplicación del mecanismo de grandes compras.

Criterios Sustenta bles

La Su peri ntendencia, como institución que forma parte del Sector Salud, utiliza criterios susten tables en sus contrataciones, asignando una ponderación adecuada considerando los bienes y/o servicios a licitar. En ese sentido, al momento de determinar las especificaciones o características de los bienes y/o servicios que se requieren, la Superintendencia debe considerar las propiedades de sustentabilidad del producto o servicio a adqu irir, esto es, que incluya aspectos o que permitan catalogar la mencionada contratación como sustentable.

Al efecto, se incluirán criterios sustentables o derivados de materias de alto impacto social, tales como, aquellos relacionados con el cumplimiento de normas que privilegien el med ioambien te, la contratación de personas en situación de discapacidad o de vulnerabilidad socia l y con otras materias relacionadas con el desarrol lo inclusivo; así como con el impu lso a las empresas de menor tamaño y con la descentralización y el desa rrol lo local. Est os puntajes o ponderaciones no podrán, en caso alguno, ser los únicos que se co nsideren para determinar la adjudicación de la oferta más conven iente.

Para estos efectos, se atenderá a lo dispuesto en las directivas que sobre la materia elabore la Dirección de Compras y Contratación Pública, tales como la Directiva Nº 13 sobre instrucciones pa ra realizar contrataciones sustentables en el mercado público chi leno, la Directiva N º 17 sobre recomendaciones para realizar contrataciones públicas inclusivas y que promuevan la igualdad de oportunidades en el mercado público, la Directiva Nº20 sobre enfoque de género en compras públicas, la Directiva Nº25 sobre recomendaciones para la contratación de bienes y servicios incorporando criterios ambienta les y de eficiencia energética, y la Directiva Nº26 sobre recomendaciones para una mayor eficiencia en la contratación de bienes y servicios, entre otras.

26

13. RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS

Se define como la actividad que se requiere para recibir, comprobar e informar la entrega de los bienes y/o servicios que se han requerido y adquirido.

• Si los productos recibidos corresponden a insumos o materiales de oficina, el responsable de recibir estos bienes es el encargado de Bodega.

• Si los productos son inventariables, éstos serán recibidos por la Unidad de Logística, quien es el responsable de informar al encargado de registro de activos para su control.

• Si los servicios recibidos han sido solicitados por alguna Unidad de la Superintendencia, éstos son entregados directamente por el proveedor a dicha Unidad.

13.1 Informe de Recepción Conforme

Una vez que el requirente reciba los bienes y/o serv1c1os solicitados y la respectiva factura, deberá ejecutar la emisión del Informe de Recepción Conforme, que funda el pago según el procedimiento p1-evisto para este efecto.

Es importante que el encargado de la recepción, verifique que los bienes y/o servicios corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra y/o Contrato correspondiente y genere el informe de recepción conforme a través del formulario que disponga la institución.

14. GESTIÓN DE PAGO A PROVEEDORES

Documentos y condiciones de un Estado de Pago

• Factura de compra o el respectivo instrumento tributario de cobro. • Orden de compra. • Informe de cumplimiento, si corresponde. • Otros documentos e hitos que establezca el contrato (certificado de cumplimiento

de obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores, listado de pago imposiciones, liquidacio es de sueldos, nóminas de trabajadores, etc.).

• Todos los documentos e informes deben contener los vistos buenos y autorizaciones de las jefaturas y/o Unidades Técnicas respectivas.

Una vez recib ida toda la documentación indicada, se validará el cumplimiento de las exigencias contractuales y comerciales para proceder al pago correspondiente.

De existir estados de pagos con error o incompletos y/o facturas o instrumentos tributarios de cobro pendientes de pago por algún motivo, se envía por escrito las alertas necesarias y se devolverá la documentación, si corresponde, a la persona encargada de la Recepción de Finanzas y Contabilidad, para que esta pueda tramitar, complementar o corregir, según corresponda.

Posteriormente, se preparará y emitirá egreso contable a través del sistema SIGFE, y se adjuntará al comprobante de egreso la factura o el respectivo instrumento tributario de cobro y el estado de pago.

Finalmente, el encargado de pago genera el cheque o archivo de texto para transferencia electrónica para pago a proveedores. Para todos los efectos, se ajustarán los procedimientos a lo dispuesto en el párrafo 6 sobre "Pagos" del Capítulo VIII sobre "Contrato de Suministro y Servicio" del Reglamento de la Ley de Compras Públicas.

15. POLÍTICA DE INVENTARIO

La política de inventario se ela orará siempre en concordancia con las metas y objetivos institucionales y sus principales objetivos son:

• Asegurar disponibilidad de bienes e insumos para la operación y adecuada gestión institucional.

• Mantener actua lizado y asegurados los bienes institucionales a valor de mercado. • Mantener en óptimas condiciones los bienes institucionales. • Mantener los registros cronológicos, valorizados y actualizados de los bienes

institucionales. • Contar con información verídica al momento de definir una adquisición de bienes para

la institución. • Real izar periód icamente mejoras continuas a los procesos y proced imiento de

inventarios . • Optimización de tiempo en almacenaje y búsqueda de la calidad del servicio y

atención del usuario, agregando valor a las actividades que se desarrollan.

16. GESTIÓN DE GARANTÍAS

Las garantías tienen por objetivo proteger los intereses fiscales y apoyar la gestión de Adquisiciones de la Superintendencia. Estas se deben pedir para resguardo de contratos de mayor cuantía o donde exista riesgo de incumplimiento que pudiera afectar de manera importante la operación de la Superintendencia y/o la calidad de los servicios que se presta a la ciudadan ía.

Tipos de Ga rantías

• Ga rant ía de Seriedad de la Oferta: se util iza para garantizar que el oferente m antenga las condiciones de la oferta realizada hasta que se suscriba el contrato o acepte la orden de compra.

• Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato: se utiliza para garantizar el co rrecto cumplimiento por parte del proveedor adjudicado, de todos los com promisos que se derivan del contrato.

Tipos de Docume ntos utilizados para Garant ías

• Vale Vista. • Boleta de Ga rantía Bancaria. • Pól iza de Seguros de Garantía. • Cert ifi cado de Fianza. • Todos aquellos que aseguren el cobro de la misma de manera rápida y efectiva,

siempre que se cumpla con las condiciones dispuestas en la normativa de Compras Públicas.

Det a lle del Proceso

A continuación se presenta en forma detallada cada una de las etapas, responsables y cond iciones de cada proceso.

Actividad - Et apa Cuando Responsable GARANTÍ A DE SERIEDAD DE LA OFERTA l. Presentar garantía de Se solicita en bases de Oferente que presenta oferta.

seriedad de la oferta . licitación. 2 . Recepción de Garantía de Oferente presenta oferta y Oficina de partes recibe y

Se ri edad de la oferta. documento de garantía en despacha a Secretaria forma física en Oficina de Subdepto. Finanzas y Partes de la Institución o Contabilidad. electrónica (Ley Nº 19.799)

3. Entrega Garantía de Recibida Garantía de Secretaria Subdepartamento Seriedad de la Oferta a Seriedad de Oficina de Partes de Finanzas y Contabilidad. Tesorería . u Oferente.

4. Ingreso a Sistema Secretaria Subdepto. de

Tesorería encargada de Contratos y entrega Custodia de Garantías. comprobante recepción a

Finanzas y Contabilidad

oferente. entrega a Tesorería.

5 . Impresión Detalle de Garantía de Seriedad Tesorería encargada de Recepción de Garantía por ingresada a sistema de Custod ia de Garantías. ID de Chile compra. contratos.

6.Archivar Garantía en Impresión de Detalle Tesorería encargada de forma Transitoria en Caja Recepción y Garantía(s) de Custodia de Garantías. Fuerte. Seriedad Adjunta (s) .

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Al cierre mensual, análisis y

7. Mantención control de actualización de estado de Encargado de Licitación. y las garantías (Garantía Tesorería encargada de Garantías de Seriedad. activa, Disponible para Custodia de Garantías. devolución devuelta).

8. Envío Reporte detalle Garantías al cierre

Co análisis y actualización Tesorería encargada de mensual a jefatura de estado de garantías. Custodia de Garantías.

Subdepartamento Finanzas v Contabilidad.

Garantía Seriedad Liberada poi· Adjudicación (devolución a no adjudicados) o

9. Devolución de Garantía de Presentación de Garantía Fiel Tesorería encargada de Seriedad. Cumplimiento (Empresa Custodia de Garantías.

adj udicada) y Solicitud presencial de personal de la empresa oferente.

Actividad - Etapa Cuando Responsable GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO.

Se solicita en bases de Presentar: Adjudicado

l. Presentar garantía de Fiel licitación términos de o

o seleccionado. Cumplimiento. referencia según

Solicitar: Gestor de contratos. corresponda. Adjudicatario entrega boleta Unidad de Adquisiciones recibe

2. Recepción de Garantía de de garantía en unidad de y despacha a Secretaria Fiel Cumplimiento. adquisiciones, en forma física Subdepto. Finanzas y

o electrónica (Lev Nº 19.799) Contabilidad.

3. Entrega Garantía de Fiel Recibida Garantía de Fiel

Secretaria Subdepartamento Cumplimiento de

Cumplimiento a Tesorería. Adquisiciones.

de Finanzas y Contabilidad.

Tesorería encargada de Custodia de Garantías.

Secretaria Subdepto. de Si, Resolución que autor iza el 4. Ingreso a Sistema Finanzas y Contabilidad contrato no está i ng res a do en

Contratos e imprime y entrega a Tesorería y el Sistema de Contrato, se debe entrega comprobante de Contrato de Respaldo ingresar en opción "Contratos" recepción a Adjudicatario. Ingresado en Sistema de Nº 999999999, habilitado para

Contratos. el registro de garantías recibidas que aún no se ha tramitado el contrato.

5. Impresión Detalle de Recepción de Garantía por Boleta de Fiel Cumplimiento

Tesorería encargada de ID de Chile compra Orden y contrato ingresados en

Custod ia de Garantías. de Compra asociada al si stema de contratos. Contrato.

6.Archivar Garantía en Impresión de Detalle Tesorería encargada de forma Transitoria en Caja Recepción y Garantías de Fiel Custodia de Garantías. Fuerte . Cumplimiento Adiunta.

7. Mantención y control de Al cierre mensual, análisis y Gestión de Contratos. Garantías de Fiel actualización de estado de Tesorería encargada de Cumplimiento. las garantías (Garantía Custodia de Garantías.

activa, Disponible para devolución, devuelta, renovación).

8. Envío Reporte detalle Garantías mensual a Con análisis y actualización Tesorería encargada de jefatura Subdepto. de estado de garantías. Custodia de Garantías. Finanzas y Contabilidad

Garantía Liberada por

9. Devolución de Garantía de Término de Contrato o

Tesorería encargada de Fiel Cumplimiento.

Renovación de Garantía y Custodia de Garantías.

Solicitud de devolución de Empresa Adjudicada

~ 2/J

10 . Archiva Garantía entregada y Tesorería encargada de comprobante de entrega. comprobante de entrega Custodia de Garantías.

firmado.

17. M ECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Corresponde a todos los funcionarios públicos y con mayor énfasis a los funcionarios involucrados en los procesos de compra, acatar el principio de probidad que establece " observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preminencia del interés general sobre el particular", asumiendo las responsabilidades administrativas, civiles y penales a que haya lugar si se contraviene dicho principio.

Al respecto el fu ncionario debe tener un desempeño honesto y leal de la función o cargo, entendiendo por desempeño honesto que no puede usar en beneficio propio o de terceros, la información a que tenga acceso; ni hacer valer la posición funcionaria para influir sobre una persona para conseguir un beneficio, así como no puede emplear dinero o bienes en provecho propio. Tampoco puede recibir donativos, ventajas o privilegios, excepto donativos oficiales y protocolares.

La Superintendencia, a través de la Unidad de Auditoria Interna, ejercerá el control y fiscalización del cumplimiento a la normativa de Compras Públicas e instrucciones institucionales en pro de las mejoras de los procesos de compra, evita ndo faltas a la probidad, y otras materias atingentes.

Sin perju icio de esto, el Jefe del Servicio es el responsable de controlar que los procesos de adquisición se efectúen bajo la normativa de probidad vigente .

Directivos, funcionarios y personal a honorarios que participe directa o indirectamente en el proceso de compra, deberán abstenerse de participar en los procedimientos de contratación regulados por la normativa de Compras Públicas, cuando exista cualquier circunstancia que les reste imparcialidad . Se recomienda en el caso de las Comisiones de Evaluación, que sus integrantes suscriban una declaración simple indicando que no tienen vínculo familiar, de amistad u otro que pueda restarle imparcialidad y objetividad al proceso de contratación respectivo .

18. USO DEL SISTEMA DE INFORMACION

Definición de Perfiles Para operar en el Sistema de Información, la Superintendencia, conforme a su Estructura Orgánica para los procesos de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios, estará compuesta por los Roles y Perfiles que se detallan a continuación:

a) Gestor Institucional El Superintendente, al ser la autoridad max1ma de la Superintendencia, tendrá esta calidad y será responsable de aplicar y hacer efectivas las responsabilidades y funciones que corresponda a los funcionarios de la institución en lo referente a las disposiciones

30

legales establecidas para los procesos de adquisición y/o contratación de bienes o servicios. Adicionalmente a estas responsab ilidades, tiene el perfil de Observador, con los siguientes atributos:

• Gest ión de Reclamos • Indicadores de Resúmenes • Indicadores de Plataforma de Probidad Activa

b) Administrador del Sistema Actuará el Jefe de la Unidad Adquisiciones y el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, indistintamente, y tendrán el perfil de Supervisor, quienes ejercerán con las siguientes facultades especiales en el Sistema de Información:

• Creación y desactivación de usuarios; • Creación y desactivación de unidades de compra; • Determinar perfiles de cada usuario, como Supervisor, Operador, Abogado,

Auditor u Observador; • Actualización de datos básicos de los usuarios de la Superintendencia registrados

en el Sistema de Información; • Otorgar atributos adicionales por perfil; y • Creación, edición y publicación del Plan Anual de Compras.

19. ANEXOS

• Flujogramas 19.1. Proceso de Adquisiciones

Adqutsicioit"lleS -1

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32

19.2 Definiición Inventario Crítico

l ""'~~.~-1 Adquis iciones --········· .... ____ s_u_b_d_e_p_(_º _· -f -in_a_n zas y Contabilíd ad

OefiniCl ón de Inven tario Critico

1 ··············-----{

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19.3 Plan ifi cación a n ual de las compras

Phnílicación Anual de COHP1!S

Unidades T écnic(}s Un"idadde Adquísi~

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19.S Compras de Convenio Marco

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19.6 Gran !Compra de Convenio Marco

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19.7 Licitaciones Publicas

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19.8 Licitaciones Privadas

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19.9 Trato o contratación directa

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19.10 Gestión Administrativa de Contratos

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19.11 Seguimiento o monitoreo de compras

Seguimiento o monitoroode la roT(n

Unidad Técnica

42

2° PUBLÍQUESE en el Sistema de Información el Manual de Procedimientos de Adquisiciones que se aprueba po r el presente acto, y déjese establecido que dicho 'manual formará parte de los antecedentes que regulan los procesos de compra de la Superintendencia de Salud, de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nºl9.886.

ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y PUBLIQUESE EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓ N DE LA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PUBLICA

DISTRIBUCIÓN: • Depto. Administración y Finanzas • Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad • Unidad de Adquisiciones • Oficina de Partes • GTF 1538

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