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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

PROCESO: COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN COACTIVA

BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE DE 2019

http://www.supersalud.gov.co/


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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................. 3

2. CRITERIOS ............................................................................................................ 3

3. ALCANCE .............................................................................................................. 6

4. METODOLOGIA .................................................................................................... 6

5. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 7

6. FORTALEZAS……………..…………………………………………………..…………9

7. LIMITANTES….….……………………………………………………………..……….10

8. INFORME….. ...................................................................................................... .14

8.1. Muestra Seleccionada ................................................................................... ..14

8.2. Resultados de la Auditoría ………………..……………….………………………17

8.3. Riesgos de Corrupción ………………………………………....................…..….43

8.4. Riesgos de Gestión …………………………….……….…………….…..….....….48

8.5. Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG ……………….……..….51

9. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO………........................................55

10. HALLAZGOS……..….……………………………….……………..….…….............56

10.1. No Confomidades…………………………………………………………………..56

10.2. Recomedaciones………………………………..……………………….….…......58

11. CONCLUSIONES ………………………………………………...…….…………….60

12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR………….…61



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1. OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas por el proceso “Cobro Persuasivo

y por jurisdicción Coactiva”, para establecer que se hayan realizado conforme con los

procedimientos establecidos, las leyes, normas vigentes y demás documentación

aplicable en la operación.

2. CRITERIOS

Los criterios de auditoría tenidos en cuenta para la verificación, versan respecto de la

normatividad aplicable al proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” y sus

procedimientos, los cuales se reseñan a continuación:

Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo

El artículo 91, de la Ley 1437 de 2011(Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo) que establece: "Salvo norma expresa en contrario, los actos

administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido anulados por la

Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no

podrán ser ejecutados en los siguientes casos: (…)

Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos

que correspondan para ejecutarlo.

Notificación y caducidad.

La notificación es el acto simbólico y solemne mediante el cual, el Estado entera al

particular de una determinación unilateral respaldada en la supremacía que le confiere

la autoridad soberana que le distingue y separa de los administrados.



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Los actos administrativos de carácter particular, como es el caso de las multas, requieren

como requisito fundamental la notificación de la Resolución que pone fin a la actuación

administrativa, para que produzca efectos legales.

La Ley 1437 de 2011: en el artículo 66. Dispone "Los actos administrativos de carácter

particular, deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones

siguientes" (artículos 67 al 73).

El artículo 52. De la misma Ley, señala: "Caducidad de la facultad sancionatoria. Salvo

lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer

sanciones caducadas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que

pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la

sanción debe haber sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de

los actos que resuelven los recursos, los que deberán ser decididos, so pena de pérdida

de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna

interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se

entenderán fallados a favor del recurrente, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial

y disciplinaria que tal abstención genere para el funcionario encargado de resolver".

Expedición constancia de Ejecutoria.

La Ley 1437 De 2011, en su artículo 87, dispone: "Firmeza de los Actos Administrativos.

Los actos administrativos quedarán en firme:

1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su

notificación, comunicación o publicación según el caso.

2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión

sobre los recursos interpuestos.

3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos,

si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.



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4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los

recursos.

5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el

silencio administrativo positivo".

Saldos en Cartera

Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, en su artículo 2, que

establece: "El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de

Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de

aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en

la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan".

✓ Ley 1949 de 2019 “por la cual se adicionan y modifican algunos artículos de las

leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011 y se dictan otras disposiciones”

✓ Ley 1564 del 12 de Julio de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General

del Proceso y se dictan otras disposiciones”.

✓ Ley 1437 de 2.011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo”.

✓ Ley 1066 del 29 de julio de 2006, “Por la cual se dictan normas para la

normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”.

✓ Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, “Por medio del cual se reglamenta la

Ley 1066 de 2006”

✓ Decreto 1405 del 28 de julio de 1999, “Por medio del cual se reglamentan el sistema

y el método para la fijación de la tasa anual que cancelarán las entidades cuya

inspección, vigilancia y control corresponda a la Superintendencia Nacional de

Salud, y se dictan otras disposiciones”.

✓ Decreto 624 del 30 de marzo de 1989 “Por el cual se expide el Estatuto Tributario

de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.”



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✓ Decreto 1280 del 22 de abril 2008 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1405

de 1999 y se dictan otras disposiciones”.

✓ Resolución 2630 de 2015 “Por la cual se adopta el reglamento interno de remisión

de títulos ejecutivos al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva”

✓ Resolución 116 del 15 de febrero de 2007 “Por la cual se adopta el Reglamento del

Procedimiento Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.

✓ Resolución 2022 del 11 de octubre de 2013 “Por la cual se asignan funciones al

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y a su Coordinador”.

✓ Caracterización “Proceso Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” código

CJCR01, versión 2 y los procedimientos: Cobro Persuasivo” código CJPD01,

versión 2, “Cobro por Jurisdicción Coactiva” CJPD02, versión 2 y demás formatos

o documentos que hacen parte del proceso a auditar.

✓ Mapas de Riesgos Operacionales y de Corrupción.

✓ Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

✓ Tablas de retención documental

3. ALCANCE

Incluye los procedimientos asignados al Proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción

Coactiva, en el periodo comprendido entre el 01/01/2019 al 30/09/2019, mapas de

riesgos tanto de corrupción como de gestión, planes de mejoramiento, MIPG y Gestión

Documental.

4. METODOLOGIA

Para el desarrollo de este ejercicio auditor, se utilizaron las siguientes técnicas

metodológicas:



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✓ Anuncio y presentación del Plan de Auditoría.

✓ Apertura de la Auditoría.

✓ Ejecución de la auditoría (in – situ).

✓ Presentación del informe preliminar de auditoría al proceso auditado.

✓ Presentación del informe final de auditoría al Despacho del señor Superintendente

Nacional de Salud.

✓ Gestión de Planes de Mejoramiento en caso de que haya lugar a ello.

5. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 19931, la Ley 1474 de

20112 y el Decreto Reglamentario No 1537 de 20013 a la Oficina de Control Interno le

compete “verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro

de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de

todos los cargos” así como “verificar que los controles asociados con todas y cada una de las

actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren

permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad”.

De igual forma la Ley 1066 de 2006 “por la cual se dictan normas para normalización de la

cartera publica y se dictan otras disposiciones”, estableció en el artículo 5 la faculta de cobro

coactivo para las entidades estatales que, en el ejercicio de las actividades y funciones

administrativas, tengan que recaudar rentas o recursos públicos.

Puede decirse, por consiguiente, que la jurisdicción coactiva es la función asignada a un

organismo o a servidor público para qué sin que tenga que recurrir a la autoridad judicial,

1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” 2 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 3 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”



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haga exigible por vía ejecutiva las deudas fiscales expresas, claras y exigibles a favor de

la entidad pública con jurisdicción.

Esta potestad obedece a la necesidad de recaudar de manera expedita los recursos

económicos que legalmente le corresponden y que son indispensables para el

funcionamiento y la realización de los fines de las entidades del estado. Su aplicación

correcta es vital, para disminuir la deuda pública y sanear las finanzas.

“La jurisprudencia ha definido la jurisdicción coactiva como un “privilegio exorbitante” de la

administración, que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención

judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se

encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto a dichos recursos se necesitan con

urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales.

La finalidad de la jurisdicción coactiva consiste en recaudar en forma rápida las deudas a favor

de las entidades públicas, para así poder lograr el eficaz cumplimiento de los cometidos

estatales” 4.

El artículo 365 de la Constitución Política señala que “los servicios públicos son inherentes

a la finalidad social del Estado” que es deber de éste “asegurar su prestación eficiente a

todos los habitantes del territorio nacional” que “podrán ser prestados por el Estado,

directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares” y que “en

todo caso, el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos

servicios”.

Con la emisión de la Sentencia C-921 de 2.001, la Corte Constitucional hizo énfasis en

el deber que tiene el Estado colombiano de dirigir y coordinar la prestación del servicio

público de salud, labor que se ha venido cumpliendo por intermedio de la

Superintendencia Nacional de Salud. Su papel, entonces, es ser la Entidad que asegura

4 Sentencia Corte Constitucional C-666/00



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“la prestación oportuna, permanente y eficiente del servicio de seguridad social en salud

y lograr que los recursos destinados a su financiación se utilicen exclusivamente para

tales fines”.

Con fundamento en lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud tiene amplias

facultades que van desde la investigación, evaluación, adopción de medidas correctivas,

coercitivas o sancionatorias, hasta el seguimiento a las fallas administrativas detectadas.

Así lo entendió la Corte en la Sentencia C-936 de 2.011, oportunidad en la que señaló

que “las funciones de inspección, vigilancia y control consisten en (i) el seguimiento, monitoreo

y evaluación del SGSSS, (ii) la formulación de recomendaciones para advertir, prevenir, orientar,

asistir y propender porque las entidades del sistema cumplan con sus deberes y funciones y,

finalmente, (iii) la toma de decisiones correctivas y la imposición de sanciones por incumplimiento

por acción u omisión, entre otros”.

En la Superintendencia Nacional de Salud, se inicia con la etapa de cobro persuasivo,

en el que se insta al deudor a que pague o que suscriba un acuerdo de pago con la

Supersalud. Si mediante el cobro persuasivo no se logra obtener el cumpliendo de la

obligación, la Coordinación expedirá un mandamiento de pago, en el que se podrán

decretar medidas cautelares sobre los bienes del deudor, acto administrativo que deberá

notificarse en debida forma al deudor, tal como se dispone en Estatuto Tributario. Desde

esta etapa, se da inicio formal del cobro coactivo, al interior del cual el deudor podrá

proponer excepciones con la finalidad de no pagar y que se declare terminado el

procedimiento de cobro coactivo.

6. FORTALEZAS

Se identificaron como fortalezas durante el desarrollo de la auditoria la disposición de los

funcionarios que operan los procesos auditados, en cuanto al suministro de la

información requerida en términos de oportunidad, así como para absolver algunas

dudas al grupo auditor, lo cual permitió una eficiente labor de verificación de los



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expedientes objeto de la muestra seleccionada; su confrontación con la normatividad

aplicable y con las actividades que describen su ejecución en cada una de las etapas del

proceso.

7. LIMITANTES

No fue posible lograr la asignación del usuario en el modo CONSULTA para poder

acceder al aplicativo TEMIS, a pesar de las múltiples solicitudes realizadas por la OCI,

tanto a la Oficina Asesora Jurídica, Oficina Tecnologías de la Información y al

Coordinador del Proceso Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, como se puede

demostrar en los siguientes correos, así:



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Como se puede evidenciar en los pantallazos que anteceden, se realizaron múltiples

requerimientos, sin obtener una respuesta positiva que le permitiera al equipo auditor

acceder a verificar los documentos de los procesos de cobro persuasivo y por

Jurisdicción Coactiva, lo anterior limitando el ejercicio auditor, por no poder revisar a

cabalidad la totalidad de la información de los expedientes, toda vez que la muestra se

basó en los expedientes físicos aportados por el proceso auditado.

OBSERVACIÓN DEL GRUPO COBRO PERSUASIVO Y POR JURISDICCIÓN

COACTIVA - NURC 3-2019-22470 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2019.

“Limitantes para la auditoría

En relación con la limitante a la auditoría expuesta por parte de la Oficina de Control Interno,

cabe destacar que desde la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Cobro Persuasivo y

Jurisdicción Coactiva, se realizaron todas las gestiones tendientes a permitir el acceso de los

auditores a la herramienta Temis, de ello que el proveedor haya habilitado el usuario LTRIANA

en el IMC, conforme obra en el correo de 5 de noviembre de 2019, que se plasma en el folio 12

del informe preliminar.



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Por lo anterior, resulta necesario precisar que, de forma posterior a la creación del usuario

LTRIANA, la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Cobro, no tuvieron conocimiento de la

imposibilidad de ingresar a la herramienta TEMIS, de manera que hubiera podido coadyuvar con

la presentación de solicitudes o elevar los requerimientos del caso, destacando que en el

momento en que se recibió la solicitud de parte de la Oficina de Control Interno, con total

diligencia que gestionó el otorgamiento de acceso, conforme a las competencia que nos asisten.

De forma previa a abordar los temas objeto de observación por parte de la Oficina de Control

Interno, es oportuno precisar que el procedimiento de cobro administrativo coactivo, groso modo,

se encuentra compuesto por dos etapas que han sido denominadas dentro del marco normativo

atinente como persuasiva y coactiva, resaltando que las dos son inherentes a una misma acción

o proceso”.

Análisis Oficina De Control Interno

Con relación a la limitante asociada en el informe preliminar de auditoria, como se

enuncio, el equipo auditor para el día 05/11/2019 remite correo electrónico a la

funcionaria encargada de la OTI para lograr el cambio de la contraseña y de esa forma

poder acceder al IMC, por lo cual se requirió mediante correo electrónico de manera

urgente la asesoría para ingresar al aplicativo TEMIS – COBRA, no recibiendo respuesta

alguna a nuestro requerimiento; con base en lo anterior se configuró una limitante para

la realización de la auditoria toda vez que no fue posible verificar la información de los

expedientes que se encuentran digitalizados en dicho aplicativo, validándolo solo con la

información física suministrada por el proceso auditado.

Etapas del Proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva

Así mismo, es preciso aclarar que la presente auditoria tiene como alcance enero –

septiembre de la vigencia 2019, estableciendo verificar una muestra selectiva y aleatoria

de los expedientes adelantados por el proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción

Coactiva, los cuales fueron inspeccionados de acuerdo con las Resoluciones No. 0116



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del 15 de febrero de 2007 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar

trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” y

Resolución No. 006400 del 5 de julio de 2019 “Por medio del cual se adopta el manual de

Cobro Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud”. Por lo tanto, el criterio de

evaluación se encuentra sujeto a la periodicidad de la muestra seleccionada y teniendo

en cuenta las fecha en los cuales fueron expedidos los actos administrativos.

8. INFORME

8.1. Muestra Seleccionada

Esto permitió al equipo auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas

características de los expedientes seleccionados para formar o ayudar en la emisión de

una conclusión concerniente al universo de la muestra que se extrae.

De acuerdo con la información solicitada por la OCI, el día 08/10/2019, a la Oficina

Asesora Jurídica y al Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, quién mediante correo electrónico del 11/10/2019, dio respuesta remitiendo la

información requerida por la OCI para iniciar el proceso de auditoría, la Oficina de Control

Interno procedió a realizar un muestreo selectivo y aleatorio , donde se tuvo en cuenta

la cuantía de los procesos tanto de Cobro Persuasivo como de Jurisdicción Coactiva, de

los procesos de multas y tasa, seleccionando la siguiente muestra, así:

MUESTRA SELECCIONADA DE MULTAS EN ETAPA DE COBRO PERSUASIVO DEL PERIODO

COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)

No. De

identificación

Vigilado Resolución

Proceso

Saldo a

capital

817000248

ASOCIACION MUTUAL LA ESPERANZA

ASMET SALUD ESS EPS S PARL002968 $14.552

824001398

ASOCIACION DE CABILDOS INDIGENAS DEL

CESAR Y LA GUAJIRA- DUSAKAWI EPSI PARL001065 $2.568

900298372 CAPITAL SALUD EPS S.A.S PARL002757 $25.466

900298372 CAPITAL SALUD EPS S.A.S PARL002889 $12.127



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La muestra antes descrita corresponde al 100% del capital pendiente por cobrar en la

etapa persuasiva. Saldo a capital ($54.714), valor de los procesos auditados ($54.714).

MUESTRA SELECCIONADA DE TASA EN ETAPA DE COBRO PERSUASIVO DEL

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL (01/01/2019 AL 30/09/2019)

No. De

identificación

Vigilado Obligación Saldo a

capital

900156264

NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE

SALUD S.A. L-2019-000321 $1.948.432.173,00

900156264

NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE

SALUD S.A. L-2019-000356 $1.566.363.131,00

805000427

COOMEVA ENTIDAD PROMOTORA DE

SALUD- COOMEVA EPS SA L-2019-000329 $819.623.454,00

800027704

CENTRO COLOMBIANO DE

FERTILIDAD Y ESTERILIDAD

CECOLFES SAS SIGLA CECOLFES L-2019-002220 $414.132,00


jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($10.164.587.531), valor de los procesos auditados

($4.334.832.890).

MUESTRA SELECCIONADA DE MULTAS EN ETAPA DE COBRO COACTIVO DEL


No. De

identificación

Vigilado Resolución

Proceso

Saldo a capital Mandamiento

de pago

811004055

EMPRESA MUTUL PARA EL

DESARROLLO INTEGRAL DE LA SALUD

E.S.S. -EMDISALUD ESS PARL000200 $ 1.953.105.000 7437

824001398

ASOCIACION DE CABILDOS

INDIGENAS DEL CESAR Y LA GUAJIRA-

DUSAKAWI EPSI PARL001567 $ 781.242.000 7359

891780185

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL UNIVERSITARIO

FERNANDO TRONCONIS PARL000348 $ 484.447.860 7360

890399045

DISTRITO DE BUENAVENTURA- VALLE

DEL CAUCA PARL001536 $ 359.371.320 7364



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814000337

ASOCIACION MUTUAL EMPRESA

SOLIDARIA DE SALUD EMSSANAR ESS PARL000074 $ 351.558.900 7366

892280033

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE

SINCELEJO ESE PARL001665 $ 328.121.640 7367

800026685 MUNICIPIO DE SAN JACINTO PARL003589 $ 281.559.440 7477

812007229

CENTRO INTEGRAL DE ALTA

TECNOLOGIA EN SALUD IPS LIMITADA

EN LIQUIDACIÓN - CIATS IPS LTDA PARL000275 $ 269.137.700 7370

805027743 DUMIAN MEDICAL SAS PARL000058 $ 249.997.440 7374

819001309 ESE HOSPITAL LOCAL SAN JOSE PARL000151 $ 234.372.600 7381


jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($9.024.339.104), valor de los procesos auditados

($5.292.913.900).

MUESTRA SELECCIONADA DE TASA EN ETAPA DE COBRO COACTIVO DEL


No. De

identificación

Vigilado Obligación Saldo a capital Mandamiento

de pago

900311736 ROL POSITIVO SAS L-2019-000001 $344.728,00 7025

900594496 I.P.S MULAMANA S.A.S L-2019-000017 $344.728,00 7066

900017655

EMPRESA UNIPERSONAL TM

AMBULANCIAS L-2019-000079 $344.728,00 7127


jurisdicción coactiva. Saldo a capital ($3.102.552), valor de los procesos auditados

($1.034.184).

Lo anterior permite obtener una evidencia suficiente, fiable, relevante y útil para cumplir

con los objetivos de la auditoría.



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Una vez establecida la muestra, el equipo auditor diseñó cuadros de verificación donde

se tuvieron en cuenta las actividades incorporadas en los dos (2) procedimientos5, con

el objeto verificar su cumplimiento.

8.2. Resultados de la Auditoría

A continuación, se reseñan los expedientes objeto de la muestra, especificando respecto

de cada uno de estos, las actuaciones realizados por el proceso, seguido del análisis

para cada caso por el equipo auditor y la indicación de la consecuente i) Conformidad:

recomendación; ii) Observación y iii) No conformidad, resultado de la valoración de estos.

De antemano señala el equipo auditor que, en lo referente a Pérdida de ejecutoriedad

del acto administrativo, de los expedientes que fueron tomados en la muestra, no se

observó el incumplimiento a lo establecido en el artículo 91, de la Ley 1437 de 2011

(Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo)6.

En relación con el fenómeno jurídico de Caducidad, en la Etapa de la Facultad

Sancionatoria, con base en la muestra de auditoría, se pudo establecer lo siguiente

en la gestión emprendida en el expediente que se describe a continuación.

5 “Procedimiento que se encarga de Realizar acciones de cobro persuasivo” (CJPD01), versión 2. y “Procedimiento que se encarga de Realizar actuaciones jurídicas de cobro por jurisdicción coactiva” (CJPD02), Versión 2.

6 Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido

anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser

ejecutados en los siguientes casos: 1. Cuando sean suspendidos provisionalmente sus efectos por la Jurisdicción de

lo Contencioso Administrativo. 2. Cuando desaparezcan sus fundamentos de hecho o de derecho. 3. Cuando al cabo

de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos. 4.

Cuando se cumpla la condición resolutoria a que se encuentre sometido el acto. 5. Cuando pierdan vigencia.



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Expediente Procedimiento Cobro Persuasivo Actividad

incumplida Entidad vigilada

PARL

002761 de

2017

Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2,

"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro persuasivo",

se le debe informa al deudor:

A. La cantidad de dinero que debe cancelar.

B. Cuenta en la cual debe consignar.

C. La resolución que sustenta la medida.

D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago dentro

de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación,

aspecto este que, en el oficio de cobro persuasivo contenido en

el expediente, no se evidenció.

Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el análisis

de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo", código

CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino allí establecido

fue excedido.

Asociación de

Cabildos

indígenas del

Cesar y la Guajira

DUSAKAWI EPS-

I.

Tres Millones

Seiscientos Ochenta y

Ocho Mil Quinientos

Ochenta y Cinco Pesos

($3.688.585)

Al ser verificado el expediente identificado con número PARL 002761 DE 2017, Se

concluyó que NO existió pérdida de competencia en el asunto, en razón a que los

recursos interpuestos fueron resueltos y notificados antes del 24/01/2019 fecha en la

cual se cumplía el año de interposición de estos; es decir, se resolvieron trece (13) días

antes de que ello aconteciera.

Al respecto valga la pena recordar lo establecido por la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se

expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”

Artículo 52. Caducidad de la Facultad Sancionatoria:

"Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer

sanciones caducas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere

ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber

sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los

recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término

de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden

en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente (...).



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“De la caducidad

Como parte del análisis realizado por pate de la OCI, se encuentra lo relativo a la caducidad de

la facultad sancionatoria, la cual por disposición expresa del artículo 829-1 del Estatuto Tributario,

por tratarse de un aspecto propio del control de legalidad de los actos administrativos, no puede

ser objeto de discusión en instancia de cobro, de ello que, todo juicio de legalidad del acto

impositivo de la obligación sea ajeno a las competencias del Grupo de Cobro, máxime cuando el

legislador previó que las manifestaciones unilaterales de la Administración se encuentren

revestidas por la presunción de legalidad, entre tanto el acto en el que han sido plasmadas no

sea anulado o revocado por la autoridad competente.

De esta forma, teniendo como fundamento lo previsto en el artículo 829-1 del ET, la caducidad

de la facultad sancionatoria, no debe ser objeto de valoración en instancia de cobro”.


Con relación a lo enunciado por el equipo auditor en la página 16 del informe preliminar,

“Caducidad, en la Etapa de la Facultad Sancionatoria, con base en la muestra de

auditoría,” se está haciendo referencia es a lo establecido en el expediente identificado

con el número PARL 002761 de 2017,gestionado por la Superintendencia Delegada de

Procesos Administrativos, lo cual permitió concluir la conformidad de lo actuado con base

en lo determinado por la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.



20

Artículo 52. Caducidad de la Facultad Sancionatoria 7. Más no, en lo determinado en el

artículo 829-1 del Estatuto Tributario 8, tal como lo manifiesta el auditado mediante NURC

3-2019-22470 del 09/12/2019.

De este modo sea esta la oportunidad para aclarar que el propósito del equipo auditor

de la Oficina de Control Interno fue generar la conformidad de lo actuado por un proceso

que es proveedor del proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva objeto de

la auditoria.

Evaluación procedimiento Cobro Persuasivo que dio lugar a la formulación de una

recomendación.

A continuación, se relacionan los procesos que fueron evaluados en la etapa persuasiva,

con las actividades incumplidas, así:

Expediente

Procedimiento

Cobro

Persuasivo

Actividad incumplida Entidad

vigilada Valor del Cobro

PARL 3589

DE 2019 X


"Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de cobro

persuasivo", se le debe informa al deudor:




D. Además, se le debe indicar que debe realizar el pago

dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la

comunicación, aspecto este que en el oficio de cobro

Municipio de

San Jacinto

Bolívar -

Secretaría de

Salud

Doscientos

Ochenta y un

Millones

Quinientos

Cincuenta y

Nueve mil

Cuatrocientos

Cuarenta Pesos

($281.559.440).

7 "Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer sanciones caducas a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente (...).

8 En el procedimiento administrativo de cobro, no podrán debatirse cuestiones que debieron ser objeto de discusión

en la vía gubernativa.

La interposición de la revocatoria directa o la petición de que trata el artículo 567, no suspende el proceso de cobro,

pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo.



21

persuasivo visible a folio 22 del expediente, no se

evidenció.

Adicionalmente, debe señalarse que lo establecido por el

análisis de tiempo del procedimiento "Cobro Persuasivo",

código CJPD01, no fue cumplido toda vez que el termino

allí establecido fue excedido.

PARL

000151 DE

2018

x











evidenció.





Hospital Local

San José E.S.E

- Municipio de

Pueblo Viejo

Magdalena

Doscientos

Treinta y Cuatro

Millones

Trescientos

Setenta y Dos Mil

Seiscientos Pesos

($234.372.600).

PARL

002968 DE

2017

x











evidenció.





Asociación

Mutual de la

Esperanza

"ASMETSALUD

E.S.S. E.P.S".

Cinco (5) Salarios

Mínimos Legales

Mensuales

Vigentes para la

fecha de

expedición del

acto

administrativo

(29/12/2017).

PARL

002761 DE

2017

X




Asociación de

Cabildos

Indígenas del

Tres Millones

Seiscientos

Ochenta y Ocho



22






comunicación, aspecto este que, en el oficio de cobro

persuasivo contenido en el expediente, no se evidenció.





Cesar y la

Guajira

DUSAKAWI

EPS-I.

Mil Quinientos

Ochenta y Cinco

Pesos

($3.688.585)

L -

2019000356 X


"Actividad No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente

ejecutoriados, con el Memorando de la Dependencia

(oficio remisorio) y los actos administrativos para solicitar

el cobro, registrar en la base de datos y asignar el

consecutivo de cobro persuasivo".

Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las

acciones de cobro se debe contar con la Certificación de

Ejecutoría, remitido por los Superintendentes Delegados,

la Secretaría General o la Oficina Asesora de Planeación,

aspecto este que como se evidenció no se cumplió toda

vez que la constancia de ejecutoria obrante en el plenario

si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del

Grupo de Notificaciones, también lo es que, no contiene

la información requerida para determinar cuando el título

ejecutivo quedo en firme, lo cual permite dar inicio a las

acciones de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva en

los términos señalados por la normas vigentes en la

materia.

Nueva

Empresa

Promotora de

Salud S.A.

Mil Quinientos

Sesenta y Seis

Millones

Trescientos

Sesenta y Tres

mil Ciento Treinta

y Un Pesos

($1.566.363.131).

PARL

002757 DE

2017

X Se concluyó la conformidad de la actuación realizada

Capital Salud

Entidad

Promotora de

Salud Régimen

Subsidiado

S.A.S

Tres Millones

Seiscientos

Ochenta y Ocho

Mil Quinientos

Ochenta y Cinco

Pesos

($3.688.585)

PARL

000348 DE

2019

X




E.S.E Hospital

Universitario

Fernando

Troconis

Cuatrocientos

Ochenta y Cuatro

Millones

Cuatrocientos



23








evidenció.





Cuarenta y Siete

Mil Ochocientos

Sesenta Pesos

($484.447.860.00)

PARL

002382 DE

2017

X



persuasivo", se le debe informa al deudor:A. La cantidad

de dinero que debe cancelar. B. Cuenta en la cual debe

consignar.C. La resolución que sustenta la medida.D.

Además, se le debe indicar que debe realizar el pago




evidenció.Adicionalmente, debe señalarse que lo

establecido por el análisis de tiempo del procedimiento

"Cobro Persuasivo", código CJPD01, no fue cumplido

toda vez que el termino allí establecido fue excedido.

Empresa

Mutual para el

Desarrollo

Integral de la

Salud -

EMDISALUD.

Setenta y Tres

Millones

Setecientos

Setenta y Un Mil

Setecientos

($73.771.700)

L-2019-

000079 x

No aplica el procedimiento de Cobro Persuasivo, código

CPJD01 V2

Empresa

Unipersonal TM

AMBULANCIAS

$ 344.728

L-2019-

000329 X


CPJD01 V2

COOMEVA

EPS SA $ 819.623.454

L-2019-

002220 x


CPJD01 V2

CECOLFES

SAS $ 414.132

PARL

000074 x


CPJD01 V2

EMSSANAR

E.S.S $ 500.673.616

L-2019-

000001 x


CPJD01 V2

ROL POSITIVO

SAS $ 344.728

PARL

001536 x


CPJD01 V2

Distrito de

Buenaventura $ 474.424.339

PARL

000058 x


CPJD01 V2

DUMIAN

MEDICAL

S.A.S

$ 266.227.214



24

PARL

002889 X


CPJD01 V2

CAPITAL

SALUD EPS

S.S.A.S

$ 7.377.170

PARL

001665 x


CPJD01 V2

Hospital

Universitario de

Sincelejo

$ 328.121.640

PARL

000275 X


CPJD01 V2

CIATS IPS

LTDA $ 269.137.700

PARL

001065 x

No aplica el procedimiento de Procedimiento Cobro

Persuasivo, código CPJD01 V2

DUSAKAWI

EPS-I $ 3.906.210

Al verificar los expedientes PARL 3589 de 2019, PARL 000151 de 2018, PARL 002968

de 2017, PARL 002761 de 2017, L – 2019000356, PARL 000348 de 2019, PARL 002382

de 2017, L-2019-000079, L-2019-000329, L-2019-002220, PARL 000074, L-2019-

000001, PARL 001536, PARL 000058, PARL 002889, PARL 001665, PARL 000275 y

PARL 001065, se concluyó, el no cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de

Cobro Persuasivo, código CPJD01 V2, "Actividad No. 5" - "Realizar comunicación de

cobro persuasivo", toda vez que si bien es cierto, se le indicó, la cantidad de dinero que

debe cancelar, la cuenta en la cual debe consignar, la resolución que sustenta la medida;

atendiendo lo contemplado en dicho procedimiento; también lo es que, NO se evidenció

en los oficios de cobro persuasivo emitidos, que se le haya indicado lo referente a realizar

el pago dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, de hecho,

en algunos casos (ver cuadro de verificación), el mismo día en que se realizó el cobro

persuasivo, se libró mandamiento de pago, aspecto este que no va en contravía de lo

estipulado por la Ley, pero si, del procedimiento establecido por la Entidad para esos

efectos.

Adicionalmente, se concluyó, que lo establecido por el análisis de tiempo del

procedimiento "Cobro Persuasivo", código CJPD01 v2, no fue cumplido toda vez que el

término allí establecido (2 meses) fue excedido en algunos casos.

En ese orden de ideas, debe señalarse de igual forma, que el equipo auditor de la Oficina

de Control Interno, cuenta con evidencia de las gestiones que actualmente está



25

adelantando la Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, ante la Oficina Asesora de Planeación en el sentido de efectuar modificación

del procedimiento CJPD02, al igual que una actualización del Manual de Cobro,

gestiones formalizadas mediante comunicación interna 3-2019-18834 radicada el 11 de

octubre de 2019, a lo cual ya se ha manifestado desde la dependencia que brinda la

orientación metodológica respectiva (OAP), la necesidad de realizar algunos ajustes a la

propuesta de modificación para la respectiva formalización en el Sistema Integrado de

Gestión (SIG) institucional.

Es así, como el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula a la Oficina

Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, la

recomendación No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 10.2 del presente informe.



“Observaciones al cobro persuasivo

En relación con la ejecución de las actuaciones de orden persuasivo y las observaciones

plateadas(sic), a partir de la identificación de oportunidades de mejora, a partir del año 2018 se

inició un proceso tendiente a actualizar el manual de cobro de la Superintendencia Nacional de

Salud, así como de los procedimientos y documentación asociada, en procura de acompasarlos

no solo con las normas actuales, sino con la necesidad de ser más eficientes y eficaces frente a

una creciente demanda de obligaciones para gestionar.

Producto de lo anterior, luego de un extenso proceso para la consolidación de un documento

definitivo, a través de la Resolución 6400 de 2019, se adoptó el Manual de Cobro Coactivo de la

SNS, en el cual se tuvo como objetivo maximizar los recursos que la ley otorga para la gestión

de cartera pública, de forma que se potencien los resultados. Bajo el mismo derrotero, aplicado

un método inductivo, se repensaron los procedimientos existentes y en procura de la mejora

continua (sic) continuamos en ejecución de la modernización de la documentación.



26

Los ítems que la norma interna de cobro anterior previa para el cobro persuasivo, devenía de

una época en la que la Entidad no tenía a disposición de los vigilados las alternativas que hoy,

luego de un proceso de fortalecimiento del uso de herramientas tecnológicas, ha habilitado, para

que de una forma intuitiva, todos los usuarios de la Entidad, que tengan obligaciones pendientes

de pago, puedan acceder desde cualquier lugar a través de un computador y acceder a los

mecanismos para la liquidación y satisfacción.

La norma interna para el recaudo de cartera y su ejecución cotidiana demandaban la necesidad

de actualización y mejora, debido a aspectos como los anotados por el Grupo Auditor en materia

del contenido de la comunicación de cobro persuasivo y el término para su ejecución, por ello,

en el proceso de mejora cuya fase inicial concluyó con la emisión de la Resolución 6400 de 2019,

se hizo un planteamiento basado en una línea totalmente diferente a la que históricamente se

había usado, a lo que se ha sumado la aplicación de un esquema para la gestión de procesos

de cobro, fundada en la imperativa necesidad de impulsar en grandes bloques, para contrarrestar

el alto número de obligaciones en instancia de cobro y paralelamente garantizar la gestión

debida.

Es así como producto de la norma actualizada y de las metodologías de impulso que se han

venido aplicado(sic), la gestión de procesos se ha potenciado, lo cual proporcionalmente se ha

visto reflejado en un aumento sustancial en los índices de recuperación de certera.

En lo que respecta al cobro persuasivo, durante 2019 se han emitido más de 5 mil requerimientos

de pago respecto de las obligaciones que han sido allegadas al Grupo de Cobro”.


La recomendación realizada por el equipo auditor va enfocada a que el proceso al

momento de actualizar los procedimientos establecidos para cobro persuasivo

establezca actividades que permitan seguir el paso a paso de acuerdo con lo definido en

el Manual de Cobro Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual fue

adoptado mediante Resolución No. 6400 de 2019; toda vez que, de acuerdo con las



27

evidencias aportadas, la Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y

Jurisdicción Coactiva en el momento se encuentran haciendo las gestiones ante la

Oficina Asesora de Planeación OAP para lograr la modificación de los procedimientos

asociados al proceso auditado.

En el tema de actualización del Manual de Cobro y procedimientos, la recomendación se

sustentó en el hecho que, se evidenció en la muestra actividades NO cumplidas, al igual

que el análisis de tiempos del procedimiento de cobro persuasivo, no obstante ante el

proceso de actualización de los procedimientos, no se vio la necesidad de generar No

Conformidad que permitiera a través del correspondiente tratamiento, generar su cabal

cumplimiento; sino, que se determinó generar la recomendación para que el producto

que surja del proceso de actualización, se cumpla.

Evaluación Etapa Persuasiva que dio lugar a formulación de una No Conformidad.

A continuación, se relacionan los procesos que fueron evaluados en desarrollo del

procedimiento de Cobro Persuasivo, así:

Expediente

Procedimiento

Cobro

Persuasivo

Actividad incumplida Entidad

vigilada

Valor del

Cobro

L – 2019-

000356 X

Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2, "Actividad

No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el

Memorando de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos

administrativos para solicitar el cobro, registrar en la base de datos

y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".

Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las acciones de

cobro se debe contar con la Certificación de Ejecutoría, remitido por

los Superintendentes Delegados, la Secretaría General o la Oficina

Asesora de Planeación, aspecto este que como se evidenció no se

cumplió toda vez que la constancia de ejecutoria obrante en el

plenario si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del Grupo

de Notificaciones, también lo es que, no contiene la información

requerida para determinar cuando el título ejecutivo quedo en firme,

Nueva

Empres

a

Promot

ora de

Salud

S.A.

Mil

Quinientos

Sesenta y

Seis Millones

Trescientos

Sesenta y

Tres mil

Ciento

Treinta y Un

Pesos

($1.566.363.1

31).



28

lo cual permite dar inicio a las acciones de cobro persuasivo y

jurisdicción coactiva en los términos señalados por la normas

vigentes en la materia.

L - 2019-

000321 X

Procedimiento de Cobro Persuasivo código CPJD01 V2, "Actividad

No. 1 -"Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el

Memorando de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos

administrativos para solicitar el cobro, registrar en la base de datos

y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".

Al respecto debe señalarse que, para dar inicio a las acciones de

cobro se debe contar con la Certificación de Ejecutoría, remitido por

los Superintendentes Delegados, la Secretaría General o la Oficina

Asesora de Planeación, aspecto este que como se evidenció no se

cumplió toda vez que la constancia de ejecutoria obrante en el

plenario si bien esta suscrita (firmada), por el coordinador del Grupo

de Notificaciones, también lo es que, no contiene la información

requerida para determinar cuando el título ejecutivo quedo en firme,

lo cual permite dar inicio a las acciones de cobro persuasivo y

jurisdicción coactiva en los términos señalados por la normas

vigentes en la materia

Nueva

Empres

a

Promot

ora de

Salud

S.A.

Mil

Novecientos

Cuarenta y

Ocho

Millones

Cuatrocientos

Treinta y Dos

mil Ciento

Setenta y tres

($1.948.432.1

73).

Al ser verificados los expedientes antes descritos, se estableció el hecho que ante la

presentación de recurso de reposición sin que obre evidencia de su resolución, se

adelantaron labores de cobro persuasivo.

Además, tal y como se describió, obran constancias de ejecutoria sin que se incorporen

datos o la fecha de ejecutoria del acto administrativo o título ejecutivo que contiene la

obligación.

Sobre el particular debe mencionar el equipo auditor de la Oficina de Control Interno,

atendiendo lo evidenciado al momento de verificar los expedientes, la necesidad de

formular No Conformidad de la actuación de cobro persuasivo emprendida por el Grupo

de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica, en ejecución

del proceso "Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva" - procedimiento "Cobro

Persuasivo", en razón, a que se gestionó el cobro persuasivo de una obligación que aún

no estaba en firme, toda vez que, el título ejecutivo contentivo de la obligación, había



29

sido impugnado al existir la interposición de un recurso de reposición el cual no ha sido

resuelto.

De igual forma debe señalarse que, al Grupo de Cobro persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, le asiste el deber de verificar en qué condiciones se encuentra la

documentación que le ha sido allegada, y en caso de no estar conforme a las

normatividad vigente en la materia, los procedimientos del Subsistema de Gestión de la

Calidad de la Entidad y el Manual de Cobro, estas diligencias deben ser devueltas para

la realización de los ajustes del caso; al respecto, el procedimiento de Cobro Persuasivo,

código CJPD01 V2 establece que:

Actividad No. 1: "Recibir los expedientes debidamente ejecutoriados, con el Memorando

de la Dependencia (oficio remisorio) y los actos administrativos para solicitar el cobro,

registrar en la base de datos y asignar el consecutivo de cobro persuasivo".

Descripción: El secretario del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva recibe

el Titulo Ejecutivo con el Memorando de la Dependencia (oficio remisorio), y la

Certificación de Ejecutoría, remitido por los Superintendentes Delegados, la Secretaría

General o la Oficina Asesora de Planeación.

Las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud deben seguir las

indicaciones internas de la entidad (Circular interna 028 de 2013 y las que la modifiquen

o complementen), al remitir los documentos al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva.

Registra en la base de datos y asigna el consecutivo de cobro persuasivo.

De este modo se establece que, si bien es cierto la emisión de una constancia de

ejecutoría sin fecha e información acerca de la ejecutoria del acto de liquidación de Tasa,

y el cargue tardío de los recursos en el aplicativo, motivó la iniciación de gestiones de



30

cobro persuasivo sin que hubiere lugar a ello, también lo es que, existe el deber del

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de verificar el estado de la

documentación aportada y en caso de no cumplir los requisitos o contener las

características que permitan gestionar el cobro, se debe solicitar su ajuste.

Con base en lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula la No

Conformidad No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 10.1 del presente informe.



“Hallazgo 1:

Ahora bien sobre el particular de las obligaciones por concepto de tasa a cargo de NUEVA EPS

sobre las cuales se inició la etapa d (SIC)cobro persuasivo, es necesario que se tenga en cuenta

por parte de la Oficina de Control Interno que, para el momento en que se (sic)los actos de

liquidación oficial fueron arrimados al Grupo de Cobro, conforme a los documentos que

conformaban el titulo ejecutivo, eran firmes y ejecutables, lo cual por un hecho sobreviniente,

perdió vigencia, como quiera que desde el área líder del proceso de determinación de la

obligación, se identificó la existencia de recursos pendientes de decidir, llevando a que la firmeza

que había sido informada al funcionario ejecutor tuviese que ser levantada, luego de haber

iniciado las gestiones persuasivas.

De esta forma, se destaca que la situación particular de las tasas a cargo de NUEVA EPS

objetada por parte de la Oficina de Control Interno, no se originó en hechos imputables al Grupo

de Cobro, aunado a que este equipo actuó en debida forma, teniendo en cuenta las

circunstancias y documentos obrantes para la época.

Resulta imperativo destacar que para el momento en que se realizó la gestión persuasiva antes

anotada, las liquidaciones contaban con una constancia de ejecutoria expedida por la

Coordinación del Grupo de Notificaciones de Secretaría General, la cual, se insiste, fue levantada

de forma sobreviniente (posterior) a partir del cargue al aplicativo SGT de los recursos de



31

reposición interpuestos por el deudor, por lo cual los presupuestos fácticos presentes y evidentes

para ese momento, impiden que se le pueda señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a

haber actuado en ausencia de la constancia de ejecutoria.

En concordancia con lo anterior, es preciso destacar que los expedientes que originaron el

hallazgo planteado en el informe preliminar, corresponden a obligaciones por concepto de tasa

que, como es sabido, se tramitan a través de un flujo de BPM en el Sistema de Gestión de Tasa

SGT, el cual una vez una obligación es registrada con la regla de negocio de firmeza, inicia de

forma automática una instancia para el Grupo de Cobro, de forma que este tenga conocimiento

de la existencia de la obligación e inicie las actuaciones tendientes a su recuperación.

Con base en lo anterior, de forma respetuosa, solicitamos que el hallazgo sea retirado”.

De igual forma se enuncia correo electrónico del 11/12/2019 emanado por el Jefe de la

Oficina Asesora Jurídica a la Jefe de la Oficina de Control Interno, donde establece que:

“Buenas tardes.

Dra. Chávez, atentamente me permito informarle que el señor Carlos Méndez preparó la

respuesta al hallazgo informado por la OCI sobre el tema de las actuaciones de cobro a la NUEVA

EPS a través del memorando 3-2019-22470, el cual fue revisado por el suscrito. Igualmente, el

funcionario me explicó de forma detallada el sentido de la respuesta y la fuente de la información

que sustentó la misma.

Me parece importante tener en cuenta que la OAJ, como usuaria de los servicios de la

dependencia de Notificaciones, ejecuta las actividades de cobro sobre la base de las constancias

de ejecutorias emitidas por SG, sin que le corresponda al grupo de Cobro hacer auditoría sobre

un proceso que se entiende surtido bajo el liderazgo de otra área. En todo caso, agradecemos

su interés en beneficio de la mejora del proceso, y quedamos muy atentos a cualquier necesidad

de información adicional.

Con sentimientos de consideración y aprecio”.



32


Con el propósito presentar un análisis objetivo de la observación presentada desde la

coordinación del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina

Asesora Jurídica, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno realiza

pronunciamiento en los siguientes términos:

Sea lo primero, retomar los elementos dispuestos en el escrito de observaciones, en aras

de establecer la viabilidad o no, de despachar favorablemente la solicitud elevada, en el

sentido de retirar el hallazgo del informe preliminar de auditoría.

En ese orden de ideas el escrito señala que, por parte del equipo auditor de la Oficina

de Control Interno, se deben tener en cuenta que: “para el momento en que se (SIC) los

actos de liquidación oficial fueron arrimados al Grupo de Cobro, conforme a los documentos que

conformaban el titulo ejecutivo, eran firmes y ejecutables,. y añade: “lo cual por un hecho

sobreviniente, perdió vigencia, como quiera que desde el área líder del proceso de determinación

de la obligación, se identificó la existencia de recursos pendientes de decidir, llevando a que la

firmeza que había sido informada al funcionario ejecutor tuviese que ser levantada, luego de

haber iniciado las gestiones persuasivas”.

Hasta aquí, se concluye con base en lo manifestado que, en sentir del Grupo de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, el título ejecutivo que contenía la obligación de pagar

el tributo de Tasa de Vigilancia en favor de la Superintendencia Nacional de Salud por

parte de la NUEVA EPS tuvo dos (2) momentos o estados, a saber:

▪ Uno inicial donde el acto administrativo de liquidación de la Tasa estuvo en firme,

atendiendo la certificación emitida por el Grupo de Notificaciones, y

▪ Otro donde el acto administrativo de liquidación de la Tasa NO estuvo en firme, en

razón a que se interpusieron recursos, los cuales fueron cargados en el Aplicativo

SGT de manera posterior a la emisión del Constancia de Ejecutoría.



33

Al respecto el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, señala, cuando los actos

administrativos quedan en firme, al preceptuar:

Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:

1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.

3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo.

Tal y como lo preceptúa la norma traída a colación, respecto de la firmeza de los actos

administrativos, solo se puede predicar, un momento en que el acto administrativo cobra

firmeza, que, para el caso de la muestra de auditoría, esto es, actos administrativos de

liquidación de Tasa a la NUEVA EPS, aplica el numeral 2° del referido artículo 87, en

atención a que ese tipo o clase de actos administrativos son susceptibles de la

interposición de recursos para el agotamiento de vía gubernativa, y en consecuencia,

solo desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión

sobre los recursos interpuestos por dicha entidad vigilada, se podría predicar que las

Resoluciones No. L – 2019000356 y L - 2019-000321 estaban en firme.

Corolario de lo anterior, debe señalarse que, la norma en comento no preceptúa la

posibilidad que un acto administrativo este en firme, y luego pierda dicha firmeza por

hechos sobrevinientes como lo manifestó el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva; sino que a partir de los acontecimientos que se produzcan dependiendo la

clase de acto administrativo que materialice la voluntad de la administración, como lo es,

desde el día siguiente a la notificación del acto administrativo en caso que contra este

no procedan recursos, o desde el día siguiente a la notificación de la resolución de los



34

recursos que procedían y que hayan sido resueltos, o al vencimiento del término para

interponerlos, se pude hablar de firmeza del acto administrativo.

No obstante, lo anterior, y en gracia de discusión, reiterando lo expuesto en el informe

preliminar de auditoria, se debe reiterar que el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, dio inicio a labores de cobro persuasivo librando el correspondiente oficio, en

razón a la expedición por parte del Grupo de Notificaciones de una Constancia de

Ejecutoria cargada en el Aplicativo SGT, del cual se debe mencionar, no contenía la

identificación del acto administrativo, la fecha del acto administrativo, el tipo de

notificación, la fecha de notificación, y consecuentemente no contenía tampoco la fecha

de ejecutoria de los actos administrativos que liquidaron la Tasa (Resoluciones No. L –

2019000356 y L - 2019-000321), así:

Fuente: Sistema de Gestión de Tasa – SGT.

Ahora bien, al verificar el procedimiento vigente para la fecha de realización de labores

persuasivas, procedimiento “CJPD01” – V2 del Sub Sistema de Gestión de la Calidad

institucional, en este, se encontraba definida una actividad (Actividad No. 1), tendiente a

determinar por parte del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, las

condiciones en que eran allegados los documentos para la realización del cobro,

estipulando que en caso de no cumplir o satisfacer los requisitos necesarios para

gestionarlo, estos deberían ser devueltos para los correspondientes ajustes; aspecto no



35

evidenciado en la documentación obrante en el expediente, contrario sensu, si un

formato (Constancia de Ejecutoria) que no contenía la identificación del acto

administrativo, la fecha del acto administrativo, el tipo de notificación, la fecha de

notificación, y menos la fecha de ejecutoria del acto administrativo, información relevante

y necesaria para declarar la obligación como clara, expresa y exigible.

A continuación, se presenta la trazabilidad de los expedientes en comento, en el

aplicativo SGT:

A. Expediente L - 2019 – 00356.

Con base en la trazabilidad contenida en el aplicativo y en los expedientes en físico

allegados al equipo auditor, se pudo evidenciar que:



36

1. El día 17/09/2019 fue cargada certificación de firmeza, en las condiciones ya

reseñadas.

2. A folio 29 del expediente, obra oficio de cobro persuasivo NURC 2-2019-136080 del

07/10/2019, en el cual se extiende invitación al vigilado a cargo de la obligación, a

fin procediera a su cancelación, evitando verse abocado a un proceso de cobro

coactivo.

3. Que para el día 15/10/2019 fue cargado por parte del área encargada de ello, el

recurso interpuestos en termino por parte de la NUEVA EPS, sin que, a la fecha de

verificación del expediente por parte del equipo auditor de la Oficina de Control

Interno, obrara evidencia de su resolución.



37

Debe anotarse que, al ser revisada la Constancia de Ejecutoria en el aplicativo, se

identifica con claridad las condiciones en que se encontraba la misma, es decir, una

certificación de ejecutoria firmada desde la coordinación del Grupo de Notificaciones, sin

que esta tuviera incorporada la información necesaria que permitiera establecer si el acto

administrativo se encontraba ejecutoriado.



38

B. Expediente L – 2019 - 000351

Con base en la trazabilidad contenida en el aplicativo y en el expediente en físico

allegado al equipo auditor, se pudo evidenciar que:

1. Que para el día 12/09/2019 fue cargado por parte del área encargada de ello, el

recurso interpuesto por parte de la NUEVA EPS.



39

2. El día 17/09/2019 fue cargada certificación de firmeza, en las condiciones ya

reseñadas.

3. A folio 29 del expediente obra oficio de cobro persuasivo NURC 2-2019-136079 del

07/10/2019, en el cual se extiende invitación al vigilado a cargo de la obligación, a

fin procediera a su cancelación, evitando verse abocado a un proceso de cobro

coactivo.



40

Al ser revisada la Constancia de Ejecutoria en el aplicativo, se identifica con claridad las

condiciones en que se encontraba la misma, es decir, una constancia firmada desde la

coordinación del Grupo de Notificaciones, sin que esta tuviera incorporada la información

necesaria que permitiera establecer si el acto administrativo se encontraba ejecutoriado;

precisando que, en todo caso, se libró oficio de cobro persuasivo, sin que se resolviera

el recurso interpuesto.

De otro lado, siguiendo con los planteamientos expuestos en el escrito de observaciones

identificado con NURC 3 – 2019 – 22470 del 09/12/2019, proveniente de la coordinación

del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en el mismo se manifiesta que:

“[…] los presupuestos fácticos presentes y evidentes para ese momento, impiden que

se le pueda señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina

Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a haber actuado

en ausencia de la constancia de ejecutoria”.

Al respecto, sea esta la oportunidad de aclarar que, se coincide con el Grupo de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en que el origen de la afectación, tuvo lugar en el

cargue de una Constancia de Ejecutoria emanada del Grupo de Notificaciones, que si

bien es cierto, dadas las condiciones ya anotadas en que se produjo y se encuentra el

documento, indujo a error, lo que consecuentemente generó la realización de labores de

cobro persuasivo desconociendo que respecto de los actos administrativos se habían

interpuesto recursos; también lo es que, al revisar la Constancia de Ejecutoría, se

identifica claramente que la misma no contiene la información necesaria para establecer

si el acto administrativo estaba ejecutoriado.

En lo relacionado con lo afirmado “señalar al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica de ser responsable de una no conformidad relativa a haber

actuado en ausencia de la constancia de ejecutoria”. (Negrillas Extratextuales); debe

señalarse que el informe preliminar no afirmó que se hubiera actuado al realizar labores

de cobro persuasivo “en ausencia de la constancia de ejecutoría”; pues lo que siempre se

indicó, fue de la expedición de una certificación o constancia de ejecutoria anómala que



41

indujo a error y motivo a realizar labores de cobro persuasivo, al desconocerse que

respecto de los actos administrativos de liquidación de Tasa se habían interpuesto

recursos.

Es decir que, al ser cargada la certificación, el flujo del Sistema de Gestión de Tasa SGT,

generó de forma automática la alerta para la iniciación del cobro tendientes a la

recuperación de la obligación, a lo cual el Grupo de Cobro Persuasivo y jurisdicción

Coactiva procedió de conformidad, sin percatarse del estado en que fue cargada dicha

constancia.

En consecuencia, que el equipo auditor de la Oficina de Control Interno retire del informe

de auditoría el hallazgo formulado, conllevaría a desconocer que el proceso de Cobro

Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, por las razones anotadas, se vio afectado; en

concreto, por la emisión de Constancia de Ejecutoría por parte del Grupo de

Notificaciones sin que los actos administrativos se encontraran ejecutoriados, lo cual

indujo a error al operador jurídico en sede de cobro persuasivo, coadyuvado, por la

omisión en verificar que la información y/o documentación allegada (Constancia de

Ejecutoría), estuviera conforme y contara con las características necesarias que

permitieran dar inicio a la labores de cobro.

Con base en lo anterior, se ratifica la No Conformidad formulada, con el fin a través

de un análisis de causas en el marco del diseño de un Plan de Mejoramiento, se puedan

implementar los controles que se requieran a fin de evitar que la situación detectada se

reitere.

Debe mencionarse que el Sistema de Control Interno del cual hace parte la Oficina de

Control Interno, es el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,

principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados

por una entidad, en este caso de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de

procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la

administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas



42

constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Alta Dirección,

atendiendo las metas u objetivos previstos.

El control interno de gestión se encuentra encaminado a lograr la modernización de la

administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de cada

organización, tendiente a la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los

órganos y entidades del Estado.

Y es precisamente en esos y otros postulados, que se formuló la No Conformidad,

encontrándose sustentada y planteada, en un escenario de anticipación, más que en uno

de retroalimentación, toda vez que ante el planteamiento de un escenario hipotético, por

ejemplo, no solo se habría podido emitir un oficio de cobro persuasivo invitando a un

presunto deudor a pagar una obligación que no estaba en firme, sino, que además se

hubiese podido librar mandamiento de pago en ejercicio de la facultades coactivas

legalmente asignadas, o aún, efectuar el decreto de medidas cautelares, aspecto que

tendría otra connotación, diferentes impactos y consecuencias negativas al Sistema de

Control Interno institucional.

No debe perderse de vista que la auditoría de gestión que por este se presenta, es una

actividad independiente y objetiva de aseguramiento, concebida para agregar valor y

mejorar las operaciones de la Entidad, aportando elementos bajo un enfoque sistemático

y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,

control y gobierno.

Es pertinente señalar que, la No conformidad es formulada al proceso de Cobro

Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, en atención a que es este el proceso

directamente afectado con la situación no conforme, y proceso sobre el cual recae el

proceso de auditoría de gestión; lo anterior, permitirá que en conjunto con el Grupo de

Notificaciones adscrito a la Secretaria General, y las demás dependencias que se estime

pertinente deban contribuir al proceso de mejoramiento, puedan diseñar y ejecutar el

correspondiente plan, para lo cual se puede contar con la orientación metodológica que



43

en la materia pueda brindar la Oficina Asesora de Planeación, aspecto que en ejercicio

de control posterior, será objeto de verificación por parte de la Oficina de Control Interno,

con el fin de establecer su efectividad y consecuente cierre exitoso.

No obstante, lo anterior, sea pertinente señalar que de conformidad con el Plan Anual de

Gestión (PAG) de la Oficina de Control Interno para la vigencia 2020, aprobado por la

instancia competente para ello, se adelantará auditoría de gestión al proceso de

notificaciones.

Con base en lo anterior se ratifica la no conformidad No 1.

8.3. Riesgo de Corrupción.

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno monitoreo del riesgo de corrupción

denominado “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar a pérdida

de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”, enfocando su

verificación en las causas que lo generan, las consecuencias que acarrearía su

materialización, y el cumplimiento de las acciones de mitigación previstas.



44

Como única causa identificada (interna y externa), se encuentra “Interés indebido de

servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus funciones en provecho propio o de

un tercero”, y como consecuencias las siguientes:

➢ Pérdida económica para la entidad en caso de disminución de sanciones

administrativas.

➢ Pérdida de credibilidad (materialización de riesgo reputacional).

➢ Procesos disciplinarios, responsabilidad fiscal y penal.

Hasta aquí sea pertinente señalar de conformidad con lo establecido por el

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP)9 que: “En esta etapa se deben

establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus

consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos, análisis teóricos, opiniones

informadas y expertas y las necesidades de las partes involucradas”.

Al visualizar la matriz en la cual se encuentra dispuesta la gestión o administración de

este riesgo, se observa en el riesgo identificado, las causas que lo puede generar y las

consecuencias que su materialización acarrearía; aspectos relevantes en la fase de

identificación del riesgo, donde adicionalmente se debe tener en cuenta para gestionar

adecuadamente el riesgo, como mínimo los siguientes interrogantes:

➢ ¿Qué puede suceder?

➢ ¿Como puede suceder?

➢ ¿Cuándo puede suceder?

➢ ¿Qué consecuencias tendría su materialización?

Al confrontar estos conceptos, con el riesgo objeto de monitoreo, se concluyó que:

9 Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas – Octubre/2018.



45

➢ Al identificar el riesgo, es decir, ¿el que puede suceder?, se estableció que puede

existir “Interés indebido de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus

funciones en provecho propio o de un tercero”, en este punto debe contemplarse la

relación que tendría con la afectación del cumplimiento del objetivo estratégico o

del proceso según sea el caso; para ello se trae a colación el objetivo estratégico

del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, el cual es “Adelantar acciones

necesarias propias del cobro persuasivo y jurisdicción coactiva, a través de gestiones y

actos administrativos con el fin de recuperar la cartera a favor de la Superintendencia

Nacional de Salud”.

Con base en lo anterior, se concluyó relación entre el objetivo del proceso y el riesgo

identificado, cumpliendo con el lineamiento establecido.

➢ En relación con el ¿cómo puede suceder?, se deben establecer las causas a partir

de los factores determinados en el contexto; en este orden de ideas como ya se

describió, al riesgo identificado, solo le fue asignada una (1) causa: “Interés indebido

de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus funciones en provecho

propio o de un tercero”, concluyendo el cumplimiento del lineamiento en este

sentido, lo cual no es óbice para eventualmente identificar otra causa(s), generando

los respectivos controles a las mismas.

➢ En lo que atañe al ¿Cuándo puede suceder? se definió para este riesgo de

corrupción una probabilidad de ocurrencia de “Rara vez”, estableciendo los

siguientes controles preventivos para su mitigación:

a. Verificación y control de documentos por parte del coordinador del grupo, y

b. Procedimientos formales aplicados por los profesionales del grupo.



46

En lo referente a la verificación y control de documentos por parte del coordinador del

grupo, este aspecto fue evidenciado en la muestra de auditoría tenida en cuenta en el

ejercicio auditor, es decir, la revisión que gestiona la coordinación del Grupo de trabajo,

respecto de la proyección de documentos y actos administrativos que elaboran los

colaboradores asignados a dicha dependencia.

En este punto valga la pena indicar, la necesidad de revisar en términos de pertinencia,

si el control “verificación y control de documentos por parte del Coordinador del Grupo”,

cuenta con las características de un control, es decir, se recomienda cotejar con los

parámetros y lineamientos que ha emitido el Departamento Administrativo de la Función

Pública, si ese es un verdadero control, y si el mismo contribuye a los fines para los

cuales fue diseñado.

Ahora bien, en lo referente al otro control establecido, denominado “procedimientos

formales aplicados por los profesionales del grupo”, tal y como se ha evidenciado, se

concluyeron incumplimientos del procedimiento CJPD01 “Cobro Persuasivo”, los cuales

se reitera, han sido desarrollados en el presente informe, precisando que, este

procedimiento, está siendo objeto de actualización, encontrando como aspecto

preponderante para la gestión del riesgo de corrupción que ahora nos ocupa, que el



47

procedimiento que surja de esa labor de actualización, sea cumplido a cabalidad por los

colaboradores del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, lo cual beneficia

entre otros, a la prevención de la materialización del riesgo de corrupción identificado.

➢ En lo atinente a ¿qué consecuencias tendría su materialización?, se identificaron

como tales, la pérdida económica para la entidad en caso de disminución de

sanciones administrativas, pérdida de credibilidad (materialización de riesgo

reputacional), y el adelantamiento de procesos disciplinarios, responsabilidad fiscal

y penal.

Sobre el particular debe mencionarse que la primera consecuencia, “pérdida económica

para la entidad en caso de disminución de sanciones administrativas” (Negrillas

Extratextuales), no vislumbra, salvo mejor concepto en contrario, una relación directa y

fuerte con el riesgo de “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar

a pérdida de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”; es decir,

al observar la consecuencia, se identifica como tal, que efectivamente haya una “pérdida

económica para la entidad”, pero no ocasionada como se describe en la matriz, por la

“disminución de sanciones administrativas”, aspecto que concierne a otro(s) proceso(s)

institucional(es) como lo es el de “Gestión del Proceso administrativo”, observando que

dicha pérdida económica para la entidad en el marco del proceso “Cobro Persuasivo y

por Jurisdicción Coactiva” tendría un origen en el eventual Interés indebido de servidores

públicos al retardar u omitir el ejercicio de sus funciones en provecho propio o de un

tercero; aspecto que se recomienda verificar y de ser el caso ajustar.

En lo atinente a las otras consecuencias, se concluyó su conformidad en relación con

el riesgo identificado.

Ahora bien, en relación con el Plan de Manejo del Riesgo, se estableció como acción la

“Determinación del universo de obligaciones en gestión”, actividad a realizar dentro del



48

01/02/2019 al 31/12/2019, generando como registro de esta un “Levantamiento de bases

de datos de expedientes y seguimiento de gestión formato Inventario Documental GDFT11”.

Al respecto el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, cuenta dentro de los

papeles de trabajo del presente ejercicio de auditoría, el avance que se tiene en cuanto

al levantamiento de las bases de datos de expedientes y seguimiento de gestión formato

Inventario Documental incorporadas código GDFT11, estando a la expectativa que

desde la coordinación del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, el día

31/12/2019 se culmine esa importante labor, que contribuiría no solo a gestionar el riesgo

de corrupción identificado, sino a establecer con corte 2019, cual es la cartera objeto de

recaudo a gestionar en la vigencia 2020, y las metas que al respecto se deben suscribir.

Resta señalar que, no se evidenció materialización del riesgo de corrupción denominado

“Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro coactivo dando lugar a pérdida de

fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción ejecutiva”, en atención a

que la muestra de auditoría versó respecto de expedientes de la presente vigencia 2019,

y bajo el entendido que el periodo con que cuentan los deudores para cancelar las

deudas que tengan con la Entidad, vence antes de que prescriba el periodo para el cobro,

esto es, cinco (5) años contados a partir de la fecha de firmeza del acto administrativo

que contenga la obligación.

El análisis antes efectuado conlleva a la formulación de la recomendación No 2. la cual

se detalla en el numeral No. 10.2 del presente informe.

8.4. Riesgo de Gestión.

Se debe tener en cuenta que un riesgo de gestión: es la posibilidad de ocurrencia de

eventos que afecten los procesos de la entidad.



49

Para lo cual el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva tiene identificado

dos (2) riesgos catalogados como de gestión, los cuales se encuentran publicados en la

matriz de riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud, estando en el aplicativo de

Planeación y Gestión (ITS), de acuerdo con la versión 5 del 25/09/2019, así:

Riesgo No. 1 “Vencimiento de términos, para el desarrollo del proceso de Cobro

Coactivo.”

Para lo cual estableció dos (2) acciones las cuales tienen fecha de cumplimiento el

20/12/2019, así:

1. Realizar reuniones con el grupo de trabajo con el fin de hacer énfasis en los

controles y riesgos asociados al procedimiento.

Para el cumplimiento de dicha actividad el proceso Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, mensualmente en cumplimiento de la Resolución 8900 del 27/07/2018,

realiza seguimiento e imparte indicaciones referentes a evitar la materialización de

los riesgos tanto de corrupción como de gestión.

2. Incremento del recurso humano.

En cumplimiento de la actividad propuesta se realizó la contratación de personal

profesional de prestación de servicio, para adelantar labores relacionadas con el

proceso Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.

En relación con el riesgo No 2. “Pérdida de documentación de los expedientes.”

Para lo cual estableció dos (2) acciones las cuales tienen fecha de cumplimiento el

20/12/2019.

1. Solicitar ajustes (a demanda) del Software de digitalización de expedientes.



50

De acuerdo con las necesidades que se presenten se han realizados los

requerimientos al contratista y administradores del programa Génisis a la Oficina

de Tecnología de la Información (OTI).

2. Solicitar al grupo de talento humano (a demanda) la contratación de personal para

lo pertinente.

Para cumplir con esta actividad se realizaron las gestiones ante Secretaria General,

lográndose la contratación de dos (2) contratistas.



“Riesgos

En materia de los riegos asociados al proceso y el tratamiento dado a los mismos, se debe

destacar que, el modelo de gestión a través del cual el Coordinador del Grupo de Cobro realiza

la validación y control de los documentos, al igual que el estricto cumplimiento del procedimiento

previsto en el Estatuto Tributario, contribuye de forma eficaz a que no se materialice el riesgo,

como quiera que como se anotó de forma previa, la actividad del funcionario ejecutor y del equipo

que lo acompaña, está firmemente enfocado en que no exista un ápice de inoperancia de la

Administración en la ejecución de las acciones tendientes a hacer efectivas las obligaciones”.


La recomendación identificada por el equipo auditor está enfocada a que se analicen

las consecuencias descritas por el proceso las cuales deben estar alineadas al control

establecido para mitigar la ocurrencia del riesgo en concordancia con lo determinado por

el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP); tal como se establecen

en el numeral 8.3 “Riesgo de Corrupción”.



51

8.5 Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG

La Oficina de Control Interno para la presente vigencia 2019, se ha propuesto en ejercicio

de sus roles de Enfoque a la Prevención, Liderazgo Estratégico y Evaluación y

Seguimiento a la gestión institucional, analizar de manera concreta los postulados del

modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en consonancia con la gestión que

en cada ejercicio de verificación se emprenda.

Es así como en la auditoría de gestión, al proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, el referido ejercicio no es la excepción.

De este modo, se consideró pertinente abordar lo relativo a la 5° Dimensión: “Información

y Comunicación”, para lo cual debe tenerse en cuenta que:

“MIPG define la Información y Comunicación como una dimensión articuladora de las demás,

puesto que permite a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus

operaciones a través de todo el ciclo de gestión”.10

En relación con el alcance de esta dimensión el modelo establece que:

[…] para tales fines se requiere contar con canales de comunicación acordes con las

capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información.

En este sentido, es importante que tanto la información como los documentos que la soportan

(escrito, electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para facilitar la operación de la

entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de datos y garantizar la

trazabilidad de la gestión. Por su parte, la comunicación hace posible difundir y transmitir la

10 Manual Operativo MIPG.



52

información de calidad que se genera en toda la entidad, tanto entre dependencias como frente

a los grupos de valor […].

El desarrollo de esta dimensión, concretamente deberán tenerse en cuenta los

lineamientos de las siguientes políticas desarrollas igualmente por MIPG:

a. Gestión documental.

b. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.

En concreto, para lograr la adecuada implementación de esta dimensión se recomienda:

➢ Diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura,

procesamiento y generación de datos dentro de ella y en su entorno, que

satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la

gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la

entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de

los grupos de valor. (Negrillas Extratextuales).

➢ Identificar y gestionar la información externa.

➢ Identificar y gestionar la información y comunicación interna.

En este punto de Identificar y gestionar la información y comunicación interna, debe

destacarse con base en lo planteado por MIPG que, tal necesidad, hace referencia al

conjunto de datos que se originan del ejercicio de las funciones de la entidad y se

difunden dentro de la misma, para una clara identificación de los objetivos, las

estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de sus operaciones.

Para ello es necesario garantizar su registro y divulgación oportuna, exacta y confiable,

en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de

decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto de la entidad.



53

En una entidad eficaz, la información y la comunicación fluyen en varias direcciones lo

que conduce a la necesidad de establecer estrategias comunicativas concretas y canales

de comunicación formales que aseguren los flujos de información, ascendente,

descendente y transversal.

Es importante señalar que, en materia de sistemas de información y comunicación, se

deben seguir las indicaciones señaladas en materia de TIC para gestión de la política de

Gobierno Digital, implementando un adecuado esquema operativo en las

organizaciones.

Lo anterior lo trae a colación el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, con el fin,

invitar a la reflexión institucional, al análisis de las necesidades de información que tiene

el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, en el sentido que para la

activación de la operación a su cargo, debe contar con información confiable, oportuna y

exacta, teniendo en cuenta que este importante proceso tiene varios proveedores como

los son, el emisor título ejecutivo o el emisor de la certificación de ejecutoria de este,

debiendo analizar el líder del proceso, si los controles establecidos en la operación,

permiten que la información que estos proveedores le brindan, a través de los canales

formalmente establecidos, tengan embebidos los atributos antes descritos; evitando la

materialización de errores que puedan generar consecuencias, que impidan que el

objetivo del proceso no se cumpla, esto es, adelantar la gestión de cobro coactivo para

la recuperación de las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud.

▪ 3ª. Dimensión: Gestión con Valores para Resultados.

Esta dimensión contenida en el modelo agrupa un conjunto de políticas, o prácticas e

instrumentos que tienen como propósito permitirle a la organización realizar las

actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las



54

decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del

servicio público.

Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas:

a. La primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de

la organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y

b. Referente a la relación Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”.

Para el desarrollo de esta dimensión, deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las

siguientes políticas de gestión y desempeño institucional:

De la ventanilla hacia adentro: Fortalecimiento organizacional y simplificación de

procesos, Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público, Gobierno digital,

Seguridad digital, Defensa jurídica, Mejora normativa Relación Estado Ciudadano.

De la ventanilla hacia fuera: Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana en

la gestión pública, Servicio al Ciudadano, Gobierno Digital e Integridad.

Es así, como el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realiza en esta

oportunidad, énfasis en la política de Fortalecimiento organizacional y Simplificación de

Procesos, con ocasión del ejercicio de actualización de los procedimientos de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, que en la actualidad se están llevando a cabo,

invitando a que el producto que surja de esta relevante labor (procedimientos

actualizados), cuenten con conocimiento claro, de cuáles son las necesidades actuales

del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, estableciendo a partir de

ello, los recursos existentes y los que eventualmente se requieren para adelantar la

gestión encomendada, y en especial, las metas o resultados que como proceso se deben



55

fijar en la próxima vigencia, expresándolos en términos de productos de calidad, con

efectos e impactos muy positivos en los estados financieros, en concreto, en los ingresos

de la Superintendencia Nacional de Salud.

9. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO

Al consultar el aplicativo de Planeación y Gestión (ITS), se pudo evidenciar que, al

proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, le asiste la gestión de cinco (5)

planes de mejoramiento, con un estado abierto, identificados con números (234, 430,

431, 494 y 493), de los cuales cuatro (4), esto es, (430, 431, 494 y 493), tienen fecha de

vencimiento para el mes de diciembre de 2019.

Con relación al plan 234, el proceso de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva no ha

suscrito el respectivo plan de mejoramiento, lo anterior, incumpliendo lo establecido en

el procedimiento “Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades”, código

PMPD01, Versión 8; el cual establece en el acápite “análisis de Tiempo”, en el punto dos

(2) que:

“• La dependencia responsable del tratamiento del servicio no conforme y la no conformidad,

desde el momento que recibe la aceptación hasta que formula plan de mejoramiento en el

aplicativo dispuesto por la entidad, demorará máximo diez (10) días hábiles”.

El detalle del seguimiento a estos planes de mejoramiento se puede observar con mayor

grado de detalle en el informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento adelantado por

la Oficina de Control Interno en el presente mes de noviembre y radicado mediante

memorando NURC 3-2019-20973 del 18/11/2019.

Con base en lo anterior se formula la No conformidad No. 2, la cual se detalla en el

numeral No. 10.1 del presente informe.



56

10. HALLAZGOS

10.1. No Conformidades.

10.1.1 Emitir oficio de Cobro Persuasivo sin que se haya resuelto los recursos.

El proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva”, en razón a que por conducto

de los expedientes L – 2019000356 y L - 2019-000321, se gestionaron cobros

persuasivos de obligaciones que aún no se encontraba en firme, toda vez que, los títulos

ejecutivos contentivos de las obligaciones allí contenidas fueron objeto de impugnación,

mediante recursos de reposición los cuales no han sido resueltos.

Debe precisarse que de conformidad con el reporte generado a través del aplicativo que

controla y automatiza los procesos de cobro coactivo, se pudo identificar que desde el

Grupo de Notificaciones se cargó en la herramienta con fecha posterior, los recursos de

reposición interpuestos; lo que permitió concluir que ante la emisión de las constancias

de ejecutoria del acto emitidas por el Grupo de Notificaciones "sin fecha de ejecutoría del

acto administrativo", se indujo a error al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, lo cual motivo a iniciar las acciones de cobro persuasivo.

Por último, debe señalarse que, la formulación de la No Conformidad, se encuentra

sustentada en que al realizar un análisis de causa – raíz, se pueda emprender un Plan

de Mejoramiento que contemple la realización de actividades y la adopción de controles

que impidan que las situaciones detectadas se vuelvan repetir o se presenten de manera

reiterada, afectando el proceso de cobro y consecuente recaudo de las obligaciones en

favor de la Superintendencia Nacional de Salud, ante la eventual interposición de

excepciones en sede administrativa, o la demanda de nulidad de la actuación

administrativa de cobro en sede judicial.



57

10.1.2. No suscripción de Plan de Mejoramiento

En el aplicativo de Planeación y Gestión Institucional (ITS) se encuentra dispuesta la no

conformidad No. 234 la cual señala:

“Teniendo en cuenta, que a la fecha del Seguimiento a Planes de Mejoramiento (Abril de

2019) no se ha realizado por parte de la Oficina Asesora Jurídica, actividad del Plan No.

53 registrado en el aplicativo de Planeación y Gestión Instituciona (ITS) con fecha 20 de

Junio de 2018, derivado de Auditoria a la Subdirección Financiera, se declara No

Conformidad por incumplimiento del numeral 10.2 No Conformidad y Acción Correctiva

de la ISO 9001:2015, así como, lo establecido en el Análisis de Tiempo del Procedimiento

Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades (PMPD01) La

dependencia responsable del tratamiento del servicio no conforme y la no conformidad,

desde el momento que recibe la aceptación hasta que formula plan de mejoramiento en

el aplicativo dispuesto por la entidad, demorará máximo diez (10) días hábiles”

Sobre el particular debe señalarse que, a la fecha de la auditoria el proceso de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, no ha suscrito el respectivo plan de mejoramiento,

tal como lo enuncia en el memorando del seguimiento a los Planes de Mejoramiento

realizado por la OCI en el mes de octubre y en la imagen anexa.



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10.2. Recomendaciones

10.2.1. Definir en los procedimientos, las actividades que se deben emprender.

La Oficina Asesora Jurídica – Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, definir

con claridad en sus procedimientos, las actividades que se deben emprender para la

realización de labores de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva, en acato de las

normas que regulan la materia, estableciendo políticas de operación específicas y

análisis de tiempos para la ejecución de esas actividades, en términos prudentes y

razonables, sin perder de vista que el objetivo primordial del proceso de cobro persuasivo

y jurisdicción coactiva, es obtener un recaudo eficiente de las obligaciones que sean

claras, expresas, actualmente exigibles y que se encuentren en firme, en favor de la

Superintendencia Nacional de Salud.



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10.2.2. Verificar y ajustar el mapa de riesgo de corrupción.

Al ser monitoreado el riesgo de corrupción identificado en la matriz de riesgos de

corrupción de la Entidad, instrumento que hace parte del Sistema Integrado de

Planeación y Gestión ITS, denominado “Favorecer, retardar u omitir la ejecución del cobro

coactivo dando lugar a pérdida de fuerza ejecutoria o prescripción del derecho a ejercer la acción

ejecutiva”, se concluyó que, el mismo cumple con los lineamientos establecidos por el

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) incorporados en su Guía

para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas de

Octubre de 2018, en relación con el ¿Qué puede suceder?, Como puede suceder?,

estableciendo las causas a partir de los factores determinados en el contexto, el

¿Cuándo puede suceder? y ¿Qué consecuencias tendría su materialización?, al

determinar los posibles efectos que tendría su ocurrencia.

No obstante, lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno recomienda,

en lo referente a las consecuencias identificadas, se analice si la consecuencia “pérdida

económica para la entidad”, es originada o tiene relación como se describe en la matriz, por la

“disminución de sanciones administrativas”, aspecto este que podría ser concerniente a otro

proceso institucional, o por el contrario, dicha pérdida económica para la entidad en el

marco del proceso “Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva” tendría un origen en el

eventual “Interés indebido de servidores públicos retardando u omitiendo el ejercicio de sus

funciones en provecho propio o de un tercero”, es decir, en eventuales acciones u omisiones

generadas en la gestión del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y no de

la gestión a cargo de otra dependencia o de otro proceso.

Aunado a lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno recomienda a los

colaboradores asignados al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, una vez

sean actualizados los procedimientos de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva,

aspecto que se espera se culmine en la presente vigencia 2019, cumplirlos a cabalidad,

esto es en cuanto a las actividades que el mismo contemple, generando los registros que



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el mismo establezca, cumpliendo las políticas de operación y análisis de tiempos que

este defina, lo cual contribuirá en la mitigación del riesgo de corrupción identificado.

11. CONCLUSIONES

✓ Con relación al procedimiento de Cobro Persuasivo, se evidenció por parte del

equipo auditor oportunidades de mejoramiento debiendo establecerse controles

adicionales a los existentes que impidan que las no conformidades detectadas se

reiteren.

✓ Con relación al procedimiento de Cobro Coactivo, se estableció la conformidad de

lo actuado en la muestra; precisando que la misma, versó respecto de expedientes

iniciados en la vigencia 2019, lo que conllevó a que las actuaciones que se deben

adelantar en desarrollo de este procedimiento, en algunos casos no se hayan

realizado, en atención a la gestión primaria que se debe gestionar en fase de cobro

persuasivo.

✓ En el seguimiento realizado al Mapa de Riesgos Operativos, se evidencio que el

proceso de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, ha realizado los

seguimientos en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación (OAP), para

comprobar que efectivamente los controles realizados están cumpliendo con el

objetivo de reducir el riesgo y evitar su materialización.

✓ En lo referente al riesgo de corrupción, se concluyó su no materialización, aunado,

a que el mismo cumple en términos generales con los lineamientos establecidos

por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) incorporados en

su Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades

Públicas de Octubre de 2018; más allá del mejoramiento continuo que se debe

seguir implementando, al afinar aún más la administración de este riesgo, por



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ejemplo, adecuando en mayor grado las consecuencias que se puedan originar

ante la eventual materialización, lo anterior en relación con las causas establecidas.

12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR

Es de señalar que con Memorando NURC 3-2019-22470 del 9 de diciembre de 2019, el

Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva, en ejercicio del

derecho a la contradicción y defensa, presentó dentro de los cinco (05) días hábiles

concedidos para tal efecto, las observaciones al informe preliminar de auditoria que se

radicó con NURC 3-2019-22073 el 2 de diciembre del año en curso.

De igual forma el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, remite correo electrónico del

11/12/2019, a la Jefe de la Oficina de Control Interno, donde establece (…) Dra. Chávez,

atentamente me permito informarle que el señor Carlos Méndez preparó la respuesta al hallazgo

informado por la OCI sobre el tema de las actuaciones de cobro a la NUEVA EPS a través del

memorando 3-2019-22470, el cual fue revisado por el suscrito. Igualmente, el funcionario me

explicó de forma detallada el sentido de la respuesta y la fuente de la información que sustentó

la misma. (…).

En tal sentido, se elevaron observaciones a algunos de los hallazgos detectados por el

equipo auditor, los cuales fueron analizados por estos y respecto de cada uno de ellos

se emitieron pronunciamientos de fondo y con base en las evidencias recaudadas,

debiéndose precisar que se hacen aclaraciones respecto de la No Conformidad No. 1, la

cual queda plasmada en el presente informe final.

Corolario de lo anterior, es menester concretizar que del ejercicio auditor resultaron los



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siguientes hallazgos: dos (2) no conformidades y dos (2) recomendaciones; debiéndose

aclarar que para las no conformidades se requiere la formulación de planes de

mejoramiento para la mejora continua del proceso auditado.

Finalmente, los hallazgos detectados en la presente Auditoría, serán incorporados en el

aplicativo Sistema Integrado de Planeación y Gestión (ITS); por ello, se solicita a la OAJ,

que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la notificación

generada en ese aplicativo, se registren los correspondientes Planes de Mejoramiento

de las No Conformidades, encaminados a subsanar las situaciones registradas, y a las

cuales la Oficina de Control Interno realizará seguimiento posterior.

Cordialmente,

ROSEMARY CHÁVEZ RODRÍGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno

Equipo Auditor: Luís Alberto Triana Lozada

Profesional Especializado. Oficina de Control Interno (Líder de auditoría)

Guillermo Alberto Corredor Martinez

Profesional Especializado Oficina de Control Interno. (Acompañante)


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