t Utmach Fce Cont Pre 586

CARATULA

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL

TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA

TEMA:

“ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE

ALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE Y

DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,

FINANCIERO Y TRIBUTARIO”

AUTORA

Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRÉS ARIAS

DIRECTOR

Ing. SAMUEL CHUQUIRIMA ESPINOZA

Machala - El Oro - Ecuador

2013

II

RESPONSABILIDAD DELA AUTORA

Las ideas, comentarios y criterios expuestos en el presente tesis de grado, tema:

“análisis del sistema contable de almacenes ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje y

diseño del control interno contable, financiero y tributario” son de absoluta

responsabilidad de la autora.

____________________________________________

Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRÉS ARIAS

CC 070374707-1

Machala, febrero de 2013

III

APROBACIÓN DEL DIRECTOR

Ingeniero Comercial

Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.

Director de Tesis

CERTIFICA

Que la presente Tesis previo a la obtención del título de Ingeniero en Comercio

Internacional, titulada “ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE

ALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL

CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO”, fue

elaborada por la señorita Lcda. Lorena Jezabell Villacrés Arias, con sujeción al

proyecto de investigación y a mis consideraciones.

He revisado su contenido y forma, dado que cumplen con lo estipulado en el

reglamento de títulos y grados de la Facultad, por lo que emito mi criterio favorable

y autorizo su presentación para que continúe con el trámite correspondiente.

Atentamente,

____________________________

Ing. Com Samuel Chuquirima Espinoza MBA

DOCENTE F.C.E.

Machala, febrero del 2013.

IV

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO

_______________________

Ing. com. Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.

Director de tesis

_______________________

Ing. Manuel Nugra Montesdeoca

MIEMBRO DEL TRIBUNAL

_______________________

Ing. Octavio Señalin Morales

MIEMBRO DEL TRIBUNAL

Machala, febrero del 2013

V

DEDICATORIA

Este proyecto de Tesis es dedicado para tres personas

maravillosas; que me impulsaron en la búsqueda de mi sueño

anhelado; como lo es Marina que es como una segunda

Madre para mì que me brindó su apoyo en todo momento no

me dejo caer jamas impulsándome a seguir enfrente de mis

objetivos cuando lo precise , mi Hijo que es mi razón de

luchar ,de seguir adelante y muy especialmente a mi Abuelita

que hace poco tiempo la perdí, que gracias a sus consejos y

perseverancia que puso en mí, me ayudaron a seguir en este

sueño, sé que desde el cielo ella está velando mis pasos; este

título que recibiré es para ella mi Mami Angelita, para estas

personas que son lo más importante y que forman parte de mi

vida.

Jezabell Villacres Arias

VI

AGRADECIMIENTO

Dejo constancia de eterna gratitud:

A las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales por

preocuparse de la realización de las nuevas generaciones.

A todos y cada uno de los docentes que supieron entregar sus sabias

enseñanzas en los años de estudios regulares que cursamos durante el

proceso de formación en la Universidad.

A mis padres, quienes supieron apoyarme en todo sentido hasta el

final de la carrera, y aún lo están haciendo mientras realizo la presente

tesis; y a todos quienes de una u otra manera supieron estimularnos

para hacer posible la realización de la presente tesis

En especial al Ing. Samuel Chuquirima Espinoza. que en calidad de

Director de la Tesis me orientó con gran capacidad, experiencia y sin

egoísmo en el desarrollo de cada una de las temáticas de la misma.

La autora

VII

ÍNDICE GENERAL

CARATULA ................................................................................................................. I

RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA ................................................................. II

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ............................................................................ III

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO ...................................................... IV

DEDICATORIA ......................................................................................................... V

AGRADECIMIENTO ............................................................................................... VI

ÍNDICE GENERAL.................................................................................................. VII

ÍNDICE DE CUADROS ............................................................................................ IX

ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................................ X

ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................... XI

RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... XII

CAPÍTULO I .............................................................................................................. 14

EL PROBLEMA ........................................................................................................ 14

1.1. Justificación ............................................................................................. 15

1.2. Planteamiento del problema .................................................................... 17

1.2.1. Contextualización .................................................................................... 17

1.2.2. Análisis .................................................................................................... 18

1.3. Formulacion del problema ...................................................................... 20

1.3.1. Problema central ...................................................................................... 20

1.3.2. Formulacion de problemas complementarios ......................................... 20

1.4. Objetivos ................................................................................................. 20

1.4.1. Objetivo general ...................................................................................... 20

1.4.2. Objetivos específicos............................................................................... 20

CAPÍTULO II ............................................................................................................ 21

MARCO TEÓRICO. .................................................................................................. 21

2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ................................................... 22

2.1.1 Concepto de control interno .................................................................... 22

2.1.2 Controles internos contables versus controles internos administrativos . 23

2.1.3 Elementos del control interno administrativo ......................................... 23

2.1.4 Estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones ..... 23

2.1.5 Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de

transacciones .............................................................................................................. 23

2.1.6 Limitaciones del control interno ............................................................. 25

2.1.7 El control interno y los procedimientos. ................................................. 25

2.1.8 Métodos de evaluación del control interno ............................................. 26

2.1.9 La auditoría interna, concepto ................................................................. 26

2.1.10 Diferencias entre auditoría y control ....................................................... 29

2.1.11 El órgano de auditoría interna. (oa!) ....................................................... 30

2.1.12 Importancia del control interno ............................................................... 32

2.1.13 Tiempos de control .................................................................................. 33

2.1.14 Medidas para lograr un buen control interno .......................................... 35

2.1.15 Objetivos de un sistema de control interno ............................................. 36

2.1.16 El control interno de la empresa. ............................................................. 37

2.2 MARCO TEÓRICO CONTEXTUAL .................................................... 42

2.2.1 Almacenes pretty ..................................................................................... 42

VIII

2.3 Hipotesis central ...................................................................................... 42

2.4 Hipótesis particulares .............................................................................. 43

2.5 Matriz de hipótesis particulares y variables ............................................ 44

2.5.1 Variables e indicadores ........................................................................... 45

2.5.2 Definición conceptual y operacional de variables................................... 46

CAPÍTULO III ........................................................................................................... 48

METODOLOGÍA ...................................................................................................... 48

3.1 Selección de técnicas y unidades de investigación ................................. 49

3.2 Unidades de investigación ....................................................................... 49

3.3 Universo y muestra.................................................................................. 49

3.4 Descripción del procedimiento metodológico general ............................ 50

CAPITULO IV ........................................................................................................... 51

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.......................................... 51

4.1 Análisis de la entrevista realizada al personal de almacenes pretty ........ 52

4.2 Análisis de la entrevista realizada a los contadores públicos .................. 60

4.3 Conclusiones y recomendaciones............................................................ 65

4.3.1 Conclusiones ........................................................................................... 65

4.3.2 Recomendaciones .................................................................................... 66

CAPITULO V ........................................................................................................... 67

PROPUESTA ............................................................................................................. 67

5.1 Nombre de la propuesta........................................................................... 68

5.2 Justificación de la propuesta ................................................................... 68

5.3 Fundamentación de la propuesta ............................................................. 68

5.4 Objetivos de la propuesta ........................................................................ 68

5.4.1 Objetivo general ...................................................................................... 68

5.4.2 Objetivos específicos............................................................................... 68

5.5 Importancia de la propuesta .................................................................... 69

5.6 Ubicación sectorial y física ..................................................................... 69

5.7 Factibilidad .............................................................................................. 69

5.8 Descripción de la propuesta .................................................................... 69

5.9 Plan de acción de la propuesta ................................................................ 70

5.9.1 Control interno de caja ............................................................................ 70

5.9.2 Control interno de bancos ....................................................................... 93

5.9.3 Control interno de cuentas por cobrar ..................................................... 95

5.9.3.1 Cuentas por pagar .................................................................................... 80

5.9.3.2 Principios y procedimientos de control interno de cuentas y documentos por

pagar ............................................................................................................... 81

5.9.3.3 Control interno de los inventarios ........................................................... 83

5.9.4 Control financiero ................................................................................... 89

5.9.5 Control tributario ..................................................................................... 90

5.9.6 Misiones y Funciones del contador ......................................................... 91

5.9.7 Subcontador general ................................................................................ 93

5.9.8 Secretaría privada .................................................................................... 95

5.9.9 Dirección de contabilidad........................................................................ 96

5.9.10 Departamento de procesamiento contable............................................... 99

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 101

ANEXOS ............................................................................................................... 103

IX

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Árbol de problemas .................................................................................... 19

Cuadro 2 Matriz de hipótesis particulares y variables ............................................... 44

Cuadro 3 Variables e indicadores .............................................................................. 45

Cuadro 4 Definición conceptual y operacional de variables ...................................... 46

Cuadro 5 Selecciones de técnicas y unidades de investigación ................................. 49

Cuadro 6 Unidades de investigación .......................................................................... 49

Cuadro 7 Universo y muestra ..................................................................................... 49

Cuadro 8 Tamaño muestral ........................................................................................ 50

Cuadro 9 El plan de cuentas ....................................................................................... 52

Cuadro 10 Los estados financieros del almacén ........................................................ 53

Cuadro 11 La actual administración .......................................................................... 54

Cuadro 12 El control que se lleva en el almacén ....................................................... 55

Cuadro 13 La utilización de documentos ................................................................... 56

Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones ................................................................. 57

Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacén ................................................... 58

Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadería ........................................................... 59

Cuadro 17 Importancia del sistema de contabilidad .................................................. 60

Cuadro 18 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61

Cuadro 19 Técnicas a emplear ................................................................................... 62

Cuadro 20 Normas de calidad para información financiera....................................... 63

Cuadro 21 Los beneficios del sistema de control....................................................... 64

X

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1 El plan de cuentas ...................................................................................... 53

Gráfico 2 Los estados financieros del almacén .......................................................... 53

Gráfico 3 La actual administración ............................................................................ 54

Gráfico 4 El control que se lleva en el almacén ......................................................... 55

Gráfico 5 La utilización de documentos .................................................................... 56

Gráfico 6 Las notificaciones y sanciones ................................................................... 57

Gráfico 7 Tipo de respaldo que utiliza el almacén ..................................................... 58

Gráfico 8 Los saldos reales de la mercadería ............................................................. 59

Gráfico 9 Importancia del sistema de contabilidad .................................................... 60

Gráfico 10 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61

Gráfico 11 Técnicas a emplear ................................................................................... 62

Gráfico 12 Normas de calidad para información financiera ...................................... 63

Gráfico 13 Los beneficios del sistema de control ...................................................... 63

XI

ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1 ............................................................................................................... 102

ANEXO 2 ............................................................................................................... 103

ANEXO 3 ............................................................................................................... 105

ANEXO 4 ............................................................................................................... 106

XII

RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto se lo plantea con la finalidad de elaborar un diseño del control

interno contable, financiero y tributario de almacenes ‘PRETTY’ de la ciudad de

pasaje, la misma que generara un mejor control en el almacén tanto contable,

financiero y tributario.

Por eso es conveniente efectuar el presente estudio de investigación, el mismo que se

presenta en cinco capítulos descritos a continuación.

El Primer capítulo denominado El Problema; en el que comprende la justificación

del tema de estudio, el árbol de problema con el cual fundamento la realización de la

investigación del proyecto, la formulación del problema central con sus respectivos

problemas complementarios basado en el contexto de la empresa que se necesita para

el proyecto, el objetivo general que se espera lograr y plasmar en el desarrollo del

tema a través de los objetivos específicos.

El Segundo capítulo denominado marco teórico consta de dos partes la primera del

marco teórico conceptual que comprende conceptos acerca de la temática que se trata

en el trabajo de investigación, teniendo entre los más importantes los

siguientes:concepto de control interno, controles internos contables versus controles

internos administrativos, elementos del control interno administrativo, estudio y

evaluación del control interno por ciclos de transacciones, metodología para el

estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones, limitaciones del

control interno, el control interno y los procedimientos, métodos de evaluación del

control interno, la auditoría interna, concepto, diferencias entre auditoría y control, el

órgano de auditoría interna. (oai), importancia del control interno, tiempos de

control, medidas para lograr un buen control interno, objetivos de un sistema de

control interno, el control interno de la empresa. La Segunda parte que es el marco

teórico contextual, que hace referencia a los almacenes PRETTY, hipótesis central,

hipótesis particulares, matriz de hipótesis particulares y variables, variables e

indicadores, definición conceptual y operacional de variables.

XIII

El capítulo Tres se encuentra la selección de recopilación de datos, unidades de

investigación y la metodología que se ha usado para desarrollar las entrevistas que se

aplicaron así mismo como el tamaño muestral que se aplicó en este caso.

En el capítulo Cuatro trata acerca del análisis e interpretación de los resultados, que

una vez tabulados, se aplica un análisis y se los presenta en cuadros y gráficos para

su mejor comprensión. El capítulo consta del análisis de la entrevista realizada al

personal de almacenes PRETTY, el análisis de la entrevista realizada a los

contadores públicos, posteriormente las conclusiones y recomendaciones de estos

resultados.

Por último presentamos el capítulo Quinto en él se refiere a la propuesta del

proyecto que consta con el nombre de la propuesta, justificación de la propuesta,

fundamentación de la propuesta, objetivos de la propuesta, importancia de la

propuesta, ubicación sectorial y física, factibilidad, descripción de la propuesta, plan

de acción de la propuesta, misiones y funciones del contador general, subcontador

general, secretaría privada, dirección de contabilidad, departamento de

procesamiento contable que debe considerarse para el manejo del control interno del

almacén.

14

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

15

1.1. JUSTIFICACIÓN

La dinámica implantada por los adelantos de la tecnología, provocan en el mundo

innovaciones en herramientas y procesos de los que se vale la empresa moderna para

transformar materiales y proveer de bienes y servicios a una clientela cada vez más

exigente.

El cambio que se viene operando en las estructuras organizacionales actuales

responde a las transformaciones de métodos y procesos que se manejan acorde a los

adelantos de la ciencia al coherente y adecuado uso de recursos, a la sapiencia y

habilidades de líderes actuales.

Este marco de referencia se ajusta a las condiciones de desarrollo que advierten las

empresas ecuatorianas, las mismas que han logrado institucionalizar procesos de

planificación que han llevado al fortalecimiento de sus organismos y a la seguridad y

confiabilidad de sus ejecutores.

La provincia de El Oro, se ha caracterizado por el crecimiento socioeconómico

producto de las actividades productivas principalmente la agrícola, pecuaria, la

minera, entre las más importantes.

En consecuencia, en el cantón Pasaje se presentan un próspero crecimiento por lo

que esto implica un manejo muy prolijo en su sistema de control, más aún con las

exigencias actuales por parte de las modificaciones introducidas por el Servicio de

Rentas Internas, controles que hasta ahora han venido siendo descuidados, situación

que inevitablemente conduce a los empresarios aplicar innovaciones en el manejo

contable.

La situación descrita revela la presencia de una realidad de un problema que amerita

ser intervenido a partir de la instauración de un proceso reestructúratelo serio y

objetivo que culmine con el planteamiento de una solución concreta al problema.

Ante las circunstancias señaladas, propongo como proyecto de investigación el tema:

"ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE

LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO

16

CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO", el cual desde el punto de vista

reúne todas las condicionantes que demanda un estudio de las características y

magnitud de una tesis de grado y que a la par constituye una solución al problema

antes descrito.

El trabajo de investigación planteado se orienta a la instauración en ALMACENES

PRETTY de Pasaje de un nuevo sistema contable, mismo que implica innovaciones

en el control de inventario de existencias para un eficiente manejo de mercaderías.

Aproximaciones preliminares al objeto de estudio no se han podido evidenciar la

existencia de información teórica referencial producto de la realización de

investigaciones anteriores, existiendo insuficiencia teórica al respecto. Este vacío

pretendemos cubrirlo con el trabajo.

La relevancia del objeto de estudio radica en el hecho de que constituye una

imperiosa necesidad de innovación en ALMACENES PRETTY, cuya implantación

aportará a la solución de este problema y sus resultados contribuirán al mejoramiento

de. la imagen empresarial del almacén antes mencionado, la utilidad práctica de la

propuesta está dada en la posibilidad real de ser ejecutada dado el interés del

propietario y el convencimiento de la viabilidad del proyecto por parte del

proponente.

Si bien es cierto que el presente trabajo de investigación evidencia interés del

proponente ya que su realización permitirá optar por el título de Ingeniero en

Contabilidad y Auditoría.

Cabe señalar que la ejecución de la presente propuesta de investigación está

garantizada por el acceso a la información teórica referencial, ya sea a través de,

textos, revistas especializadas, Internet, etc.; por la solvencia teórica y metodológica

de los proponentes, producto de cinco años de estudios universitarios en la carrera de

contabilidad y auditoría; y, por la disponibilidad de tiempo y recursos económicos

que demande su elaboración.

En virtud de las argumentaciones expuestas, quien presenta el tema de tesis solicita

17

comedidamente a las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales y a los

miembros de la Comisión calificadora la aprobación del presente proyecto de

investigación.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1. CONTEXTUALIZACIÓN

Las empresas comerciales en todo el mundo se constituyen como negocios de

limitada inversión, los mismos que a medida que se levantan van creciendo y ello

implica que sus operaciones van siendo cada vez más complejas.

Con la aparición de la globalización los procesos y metodologías se van

transformando y ello conlleva a ir homogenizando los esquemas, por lo que ya se

está unificando los diseños en la presentación estados financieros en el mundo, y ello

implica además ir mejorando los elementos como el manejo de transacciones.

En Ecuador también se empezó a aplicar las normas internacionales de información

financieras NIIF ; y es obligatorio ya ir tomando en consideración estas

innovaciones para empezar su adaptación.

De esta manera en Almacenes Pretty del cantón Pasaje de la provincia de El Oro, es

imprescindible la actualización del manejo financiero, para dejar los viejos

prototipos e ir procurando solución a sus procedimientos en el manejo contable-

financiero de acuerdo a las normas internacionales de información financiera NIIF .

Se es consciente que en el ALMACENES PRETTY del cantón Pasaje de la provincia

de El Oro, existe disposiciones verbales en el sistema de control interno, situación

que provoca conflictos en la comunicación y ello repercute en la administración

contable financiera general y especialmente en la preparación de información para

elaborar los estados financieros siendo poco confiables los procedimientos del

control de actividades

Por lo tanto, la dificultad en labores de auditoría, evaluación y control interno de

ALMACENES PRETTY se detecta en los informes erróneos sobre la actividad del

18

negocio y facilitan acciones fraudulentas a quienes cumplen con las delicadas

funciones de registrar el movimiento transaccional.

Además, el talento humano que labora en ALMACENES PRETTY desconoce las

disposiciones de las tareas que deben cumplir y la forma en que deben realizarse,

ocasionando un ineficiente resultado, además genera malestar en el normal desarrollo

de las interrelaciones internas.

1.2.2. ANÁLISIS

PROBLEMA

Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantón Pasaje

CAUSAS PRIMARIAS

Plan de cuentas mal estructurado

Débil administración de Caja y Bancos

Escasa utilización de documentos de soporte.

No se realizan verificación físicas de la mercadería.

EFECTOS PRIMARIOS

Estados Financieros con falencias.

Posibles faltantes de efectivo.

Notificaciones y Sanciones de parte del S.R.I.

Desconocimiento de los saldos reales de la mercadería

19

ÁRBOL DE PROBLEMAS

Cuadro 1 Árbol de problemas

Estados Financieros con

falencias. Posibles faltantes de efectivo.

Notificaciones y Sanciones de

parte del S.R.I

Desconocimiento de los

saldos reales de la

mercadería

EFECTOS

PROBLEMA Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantón Pasaje

CAUSAS

Plan de cuentas mal estructurado Débil administración de Caja y

Bancos

Escasa utilización de

documentos de soporte.

No se realizan verificación

físicas de los inventarios.

20

1.3. FORMULACION DEL PROBLEMA

1.3.1. PROBLEMA CENTRAL

¿Cuáles son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del cantón

Pasaje?

1.3.2. FORMULACION DE PROBLEMAS COMPLEMENTARIOS

P.C.1 ¿En almacenes Pretty del cantón Pasaje el plan de cuenta esta mal

estructurado?

P.C.2 ¿Por qué es débil la administración de caja y banco de almacenes

PRETTY del cantón Pasaje?

P.C.3 ¿Por qué es escasa la documentación de soporte que soporta almacenes

PRETTY del cantón Pasaje?

P.C.4 ¿Por qué no se realizan verificaciones físicas en los inventarios de

almacenes PRETTY del cantón Pasaje?

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer cuáles son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del

cantón Pasaje.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

OE1. Conocer el plan de cuentas de almacenes PRETTY del cantón pasaje.

OE2. Determinar por qué es débil la administración de caja y bancos de

almacenes PRETTY del cantón Pasaje.

OE3. Establecer la documentación de soporte que se va a utilizar en almacenes

PRETTY en el cantón Pasaje.

OE4. Realizar las debidas verificaciones físicas en los inventarios de

almacenes PRETTY del cantón Pasaje.

21

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO.

22

2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

2.1.1 CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la

norma de ejecución del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio

y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para

determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la

naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de Auditoría.

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una unidad productiva para

salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su información financiera,

promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas establecidas

por la administración1.

OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO

1) Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia por

las políticas por prescritas o establecidas por la administración de la

organización.

2) promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones

instauradas por la administración serán la base soporte y punto de partida

para operar la compañía.

3) Asegurar la confiabilidad, oportunidad e integridad de la información

financiera, administrativa y operacional que se genera en la empresa.

4) Protección de los activos de la empresa este cuarto objetivo se da, de hecho,

con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe

haber políticas claras y específicas y que se respete, que involucren el buen

cuidado y alta protección y administración de los activos, por ejemplos en

los flujos de los fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los intervalos;

los inmuebles; maquinaria y equipo; etc.

1 CORDERO, Martín José, Gestión de contabilidad, ediciones Pirámide, 2008, páginas 177.

23

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

El Sistema Integral de Control Interno habrá de ser diseñado en función a los

objetivos que a continuación se enuncian:

a) Objetivos del Sistema Contable

b) Objetivos de Autorización

c) Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones

d) Objetivos de Salvaguarda Física

e) Objetivos de Verificación y Evaluación

2.1.2 CONTROLES INTERNOS CONTABLES VERSUS CONTROLES

INTERNOS ADMINISTRATIVOS

Los auditores están interesados principalmente en los controles internos de

naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad

de los registros contables y de los estados financieros).

Algunos controles internos no tienen relación con los estados financieros, y en

consecuencia no son de interés directo para el contador público independiente. La

gerencia está interesada en mantener controles internos eficientes sobre las

operaciones de la empresa y las actividades de venta, así como sobre las funciones

contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecerá controles

Administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesión a las

políticas fijadas en todos los departamentos de la organización.

El control administrativo incluye, pero no está limitado el plan de organización y los

procedimientos y registros que se relacionan con los proceso de toma de decisiones

que conducen a la autorización de transacciones por la administración.

Esa autorización es una función administrativa relacionada directa mente con la

responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización y es el punto en la que

se emplea para establecer el control contable de las transacciones.

24

El estudio y evaluación de control interno por los auditores incluirá siempre la

revisión de la prueba de los principales controles principales la revisión de los

controles internos de naturaleza pura mente administrativa general mente no queda

bajo la responsabilidad de los auditores correspondientes, cuyo objetivo es

dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros.

2.1.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Para una mejor comprensión de los factores que intervienen en el control interno

administrativo de la empresa, a continuación se presentan los elementos más

relevantes que forman parte del mismo2:

a) Organización

b) Procedimientos

c) Personal

d) Supervisión

2.1.4 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR

CICLOS DE TRANSACCIONES

Para establecer una relación más clara entre el estudio y evaluación del control

interno y la prueba de Auditoría, se debe reconocer que las transacciones que se

efectúan en una pueden agruparse en ciclos; ya que un estudio por cuentas pierde

de vista la dinámica. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno

a través de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una empresa.

2.1.5 METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES

La agrupación de transacciones en ciclos permite establecer una relación entre las

partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de acción es como sigue, para

cada ciclo:

2 DIEZ DE CASTRO, L. T., MASCAREÑAS, Ingeniería Financiera, La Gestión en los Mercados Financieros

Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie Management, Segunda Edición Madrid, 2008.

25

a) Identificación de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de

transacciones.

b) Identificación de las técnicas de control utilizadas por la empresa para lograr

dichos objetivos.

c) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del control interno.

d) Fijación de la naturaleza, extensión y oportunidad en la aplicación de las

pruebas de Auditoría.

2.1.6 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El control interno puede hacer mucho para proteger contra el fraude y asegurar la

confiabilidad de los datos contables. Es importante sin embargo reconocer la

existencia de limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Pueden

cometerse errores en la ejecución de los procedimientos de control, como resultados

de descuidos, incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La

alta gerencia puede evadir el control interno, al igual que aquellos procedimientos de

control que dependen de la separación de obligaciones, mediante la colusión entre

los empleados3.

2.1.7 EL CONTROL INTERNO Y LOS PROCEDIMIENTOS.

Como consecuencia de la especialización de labores, o departamentalización para el

manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto

para que los diferentes departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o

guía para sus trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil

y eficaz para los fines del negocio. Con ello se logra además, de impedir indebidas

desviaciones de los métodos establecidos, el fácil entrenamiento de nuevos

empleados, y la coordinación de labores entre los diferentes trabajos y

responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.

Dentro de estos tenemos:

3 MARTÍNEZ, Luz Patricia "Gestión Social del Talento Humano", Marzo 2009-

http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano.

http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano

26

• El Control Interno y de Personal.

• El Control Interno y la Supervisión

2.1.8 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

MÉTODO DESCRIPTIVO

Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y

procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas

que conforman la empresa, haciendo referencia a los sistemas o registros contables

relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripción debe hacerse

de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades

administrativas que intervienen; nunca se practicará en forma aislada o con

subjetividad.

MÉTODO GRÁFICO

Es aquel que señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a

través de los supuestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de

control para ejecución de las operaciones. Ejemplo de una gráfica de procedimientos

de manejo de transacciones (pedidos de clientes). Balizas.

MÉTODO DE CUESTIONARIOS

Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el

auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las

operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados

de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada

medida de control; mientras que las respuestas negativas señalan una falta o

debilidad en el sistema establecido.

2.1.9 LA AUDITORÍA INTERNA, CONCEPTO

La Auditoría es una función privativa del Contador Público Colegiado, y su ejercicio

está sujeto a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), aprobadas en los

diferentes Congresos Nacionales de la Profesión. La Auditoría Interna, es una

27

variante especializada de la Auditoría General, aplicada a una determinada, y es

entendida como la acción para el logro y superación de los objetivos y metas

trazadas por la organización. "La Auditoría Interna es una herramienta de gestión que

apoya a la alta Dirección de la, calificando y evaluando el grado de eficiencia,

eficacia, transparencia y economía con que se manejan los recursos institucionales”

8, así como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de política y

planes de acción, evaluando además la eficiencia de los sistemas administrativos y de

control, para de esta manera coadyuvar al logro de los propósitos fundamentales de

la organización4.

OBJETIVOS DE L AUDITORÍA INTERNA

1) Apoyar a la alta Dirección de la empresa, en sus esfuerzos por promover el

mejoramiento de la gestión, la eficiencia operacional y la adhesión a las

políticas que se señalen.

2) Propiciar que la ejecución de sus acciones se ajuste al ordenamiento legal

normativo que regula el funcionamiento de la empresa.

3) Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o

financieros, se ejecute en términos eficientes, eficaces y económicos, así

como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con

efectividad.

4) Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y

administrativos que permita la protección de los recursos y/o bienes

institucionales y que permita contar con información contable, suficiente,

pertinente y oportuna.

5) Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.

FUNCIONES

1) Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos

establecidos por la administración y recomendar las medidas que

4 http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3%B 1.

28

signifiquen mejorar su efectividad.

2) Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como,

las metas de corto, mediano y largo plazo, señalados por la Dirección

Superior y/o que emanen del proceso de planificación pertinente.

3) Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación

de información para el proceso de toma de decisiones.

4) Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los

recursos de la empresa, considerando aspectos técnicos, criterios

económicos, sociales y culturales existentes.

5) Promover la adopción de instrumentos de auto control (metas, indicadores,

etc.) en las unidades operativas de la organización de la empresa.

6) Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y

control, que generen resultados oportunos y veraces.

7) Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o

correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas (Auditorías

anteriores).

8) Auditoría, Normas Técnicas, Control Interno, Planificación del Trabajo,

Objetivos y Procedimientos.

9) Analizar la percepción externa (público, etc.) mediante un estudio y

seguimiento de quejas o denuncias que incidan en el funcionamiento de la

empresa, sobre aspectos que se espera que la compañía deba realizar.

PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El Principio de Auditoría, es una verdad fundamental, o sea la principal ley y

doctrina. "Los Principios de la Auditoría son las verdades o doctrinas básicas que

indican los objetivos de la Auditoría y sugieren la forma en que se alcanzan los

mismos.

Las Normas de Auditoría, son los requisitos relativos a la personalidad del Auditor y

al trabajo que desempeña, que se derivan de la naturaleza profesional de su actividad

29

en la Auditoría y de sus características específicas. Entre estas tenemos las Normas

Personales, Las Normas relativas a la Ejecución del Trabajo, y las Normas relativas a

la Información y el Dictamen.

Los Procedimientos de Auditoría, son los pasos a seguir en el desarrollo mismo de la

Auditoría y estos deben ser planificados con anticipación pero no perdiendo su nivel

de flexibilidad5.

2.1.10 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA Y CONTROL

1) La Auditoría es un examen, evaluación, estudio, revisión o investigación. El

control es un plan de la organización que suministra una división conveniente de

la responsabilidad funcional.

2) La Auditoría es sistemática y planeada. El control es un sistema de

autorizaciones y procedimientos adecuados que suministre un control razonable

sobre los activos, pasivos, ingresos y egresos.

3) La Auditoría está dirigida por un Contador Público Colegiado. El control está

dado por la Gerencia de la empresa.

4) La Auditoría es objetiva (imparcial) e independiente. El control son todas las

medidas coordinadas dentro de la entidad.

5) La Auditoría se efectúa con el fin de llegar a una conclusión o formar una

opinión sobre la confiabilidad de lo examinado. El control son prácticas sólidas

que deben seguirse en el desempeño de las funciones de cada una de las

operaciones de la entidad.

6) La Auditoría es un examen que ocurre después de llevado a cabo las

transacciones. El control se lleva a cabo en el transcurso de las operaciones que

efectúa la entidad.

7) La Auditoría está muy relacionada con el control porque en base a ella se puede

determinar la confiabilidad que se va a depositar en él al momento del examen.

5 CORDERO Martín José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 2008 Administración

financiera. Robert w. Johnson. Capitulo. Administración de inventarios. Inicio página 177.

30

8) La Auditoría nos permite medir el logro de las metas programadas determinando

si han sido obtenidas de manera eficaz y eficiente. El control es un sistema por

el cual se hace efectiva la administración.

9) La Auditoría es la herramienta importante del Sistema Nacional de Control.

2.1.11 EL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA. (OA)

CONCEPTO

Es la Oficina de Control Interno de la empresa, responsable de la fiscalización de sus

operaciones económicas, financieras y administrativas. Depende jerárquicamente del

Titular de la empresa o Alta Dirección.

FUNCIONES

1) Evaluar la correcta utilización de los recursos, verificando el cumplimiento

de las disposiciones legales y reglamentarias.

2) Determinar la razón de la Información Financiera.

3) Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los

resultados obtenidos, con relación a los recursos asignados y al

cumplimiento de los Planes y Programas aprobados.

4) Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión.

5) Fortalecer el Sistema de Control Interno.

6) Asesorar a los diferentes órganos, en lo que le corresponde.

7) Realizar Auditorías y Exámenes Especiales, a fin de recomendar las

medidas correctivas pertinentes.

8) Verificar la aplicación de dispositivos legales, sobre programación,

ejecución y evaluación del Presupuesto.

9) Evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de corto y mediano plazo.

10) Efectuar el seguimiento de los procesos administrativos, para dar

cumplimiento a las normas legales pertinentes.

31

11) Planificar y efectuar exámenes de control en los asuntos administrativos.

12) Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de las medidas

correctivas a efecto de superar las observaciones anotadas en acciones de

control anteriores.

RESPONSABILIDAD

1) Planificar, programar y ejecutar exámenes y evaluaciones, posteriores de las

actividades de la empresa, en sus aspectos presupuestario, económico,

financiero, patrimonial, normativo, operacional y de gestión, ejerciendo un

control integral e integrado fundado en criterios de economía, eficiencia y

eficacia.

2) Verificar el mantenimiento de un adecuado sistema de Control Interno

incorporado a la organización de la empresa, privilegiando las pautas

dictadas por la economía, eficiencia y eficacia.

ACCIONES

1) Elaborar el planeamiento general de la Auditoría interna, de acuerdo a las

Normas Generales de Control Interno y la Auditoría Interna, aplicando el

modelo de control integral e integrado.

2) Elaborar el Plan Anual de Auditoría Interna.

3) Remitir el Plan Anual de Auditoría Interna al máximo organismos para su

discusión y luego para su aprobación final.

4) Participar en la definición de normas y procedimientos a efecto de

establecer en acuerdo con la alta Dirección, el Sistema de Control Interno y

posteriormente efectuar su seguimiento.

5) Asesorar en la determinación de las normas y procedimientos propios del

Sistema de Control Interno.

6) Verificar el cumplimiento de políticas, programas y proyectos de

investigación, formación superior, capacitación y documentación e

32

información.

7) Revisar y evaluar la aplicación de los controles operativos, contables,

financieros, y legales.

8) Verificar si las operaciones son efectuadas de acuerdo con las normas

legales y de contabilidad aplicable a los niveles presupuestarios

correspondientes.

9) Determinar la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboración de

la información contable y los estados financieros.

10) Determinar la precisión de los registros y las medidas de resguardo tomadas

para protegerlo.

11) Realizar informes periódicos al Titular sobre las Auditorías y otros

controles practicados, y en su caso, formular las recomendaciones u

observaciones que correspondan.

12) Remitir un ejemplar de los informes y Auditorías realizadas.

13) Remitir informes al Titular sobre el seguimiento a las recomendaciones y

observaciones realizadas en anteriores exámenes.

14) Informar sobre los temas a la Asamblea General de socios o accionistas

cuando lo requieran.

15) Evaluar el cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos

determinados por la autoridad superior.

16) Tomar conocimiento integral de los actos y evaluar aquellos de significativa

trascendencia económica.

PLANIFICAR.-Es una técnica que coordina anticipadamente los comportamientos

de las diversas unidades financieras que participan en el Sistema Económico con el

objeto de alcanzar objetivos establecidos.

SISTEMA.-Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos acerca de una

materia determinada.

33

ESTRUCTURA.-Organización tal de las partes de un conjunto por la que el todo

resultante posee cohesión y permanencia'6.

2.1.12 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

El control interno es importante en una entidad u organismo porque comprende el

plan de la organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus

recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica

administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de

las políticas prescritas, el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se

ha incrementado en los últimos años, debido a lo práctico que resulta el medir la

eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial se centra en las

actividades básicas que ellas realiza, pues de ello depende para mantenerse en el

mercado. Es bueno resaltar que la empresa que aplica controles internos en sus

operaciones, se conducirá a conocer la situación real de los mismos, es por eso, la

importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se

cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos

coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y

resguardar su activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos de auditorías

internas, así como también llevar la eficiencia y la productividad y custodia en las

operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.

Con estos antecedentes podemos verificar que un departamento que no aplique

controles internos adecuados puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus

operaciones y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para

su gestión e incluso podría llevar a una crisis operativa; por lo que; se debe asumir

una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

6 "Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky” Enrique Benjamín,

México, FCA UNAM.

34

2.1.13 TIEMPOS DE CONTROL

El Ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.

(Antes, durante y después)

a) Control Previo: Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su

legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad

con los planes y presupuestos institucionales. El control previo será ejecutado

por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades.

El logro de los resultados previstos,

La ejecución eficiente y económica de las funciones encomendadas a cada

servidor;

El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, _

tecnológicos y financieros;

La protección al medio ambiente.

La adopción oportuna de las medidas correctivas necesarias.

b) Control Posterior: La unidad de Auditoría interna será responsable del control

posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades

institucionales, con posterioridad a su ejecución.

La máxima autoridad de cada entidad y organismo con la asesoría de su unidad de

auditoría interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con

posterioridad a la ejecución de las operaciones7:

1) El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y

normativas;

2) Los resultados de la gestión;

3) Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización

y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales,

7 "Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky” Enrique Benjamín,

México, FCA UNAM-.

35

tecnológicos materiales.

4) El impacto que ha tenido en el medio ambiente.

Por Objetivos: Salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables;

preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y

minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional,

prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las

responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades

legales.

Por jurisdicción: Control interno contable; control interno administrativo.

Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de

organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que

las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se

relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. Como

financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la

confiabilidad de la información contable.

Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan

con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes

administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y

que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables2.

Por métodos: Controles preventivos; controles de detección.

Por naturaleza: Controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;

controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad;

controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración;

controles documentales.

2.1.14 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las

necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero

36

existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los

cuales se encuentran los siguientes:

Establecer líneas claras de responsabilidad.

Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción.

Subdivisión de funciones.

Realizar Auditorías o comprobaciones internas.

Diseño adecuado de documentos y registros.

Las computadoras y el control interno.

EL costo del control.

El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a

aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la

evaluación de su confiabilidad.

2.1.15 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Son prácticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas

anteriormente de una manera implícita o explícita, sobre lo que es la clave para

entender el concepto que se está desarrollando o estudiando, ya que es sumamente

importante conocer cuáles son los objetivos que persigue el sistema de control

interno, para poder vivir dentro de la organización.

Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro

de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los

controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.

El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué

pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as! poder determinar

cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe

ir a la fuente del control.

Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder

controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:

37

1) Protección de los activos del patrimonio.

2) Obtención de información adecuada.

3) Promoción de la eficiencia operativa.

4) Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.

El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya

que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra

posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no

autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y

adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:

La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.

Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.

2.1.16 EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA.

Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la época en que se inicia la gran

transformación en la forma de encarar la producción, como consecuencia del

creciente desarrollo industrial, comenzó a notarse o percibirse la necesidad de

efectuar un control sobre la gestión de los negocios, ya que la evolución en la fase de

producción y comercialización se desarrolló en forma más acelerada que en las fases

administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue dando

mayor importancia a estos dos últimos conceptos y se reconoció la necesidad de

generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del importante

crecimiento operado dentro de las empresas.

Debido a este desarrollo industrial y económico, los comerciantes o industriales

propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas

productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia

necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organización y la respectiva

responsabilidad de los hechos operativos o de gestión.

Pero dicha delegación de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el proceso,

38

ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o procedimientos que

previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el patrimonio, que dieran

informaciones coherentes y que permitieran una gestión adecuada, correcta y

eficiente.

Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los

planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.

Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medición, evaluación, verificación y

corrección de las funciones operativas de los individuos dependientes o

subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades que

ejecuta contribuyen en carácter efectivo y verdadero al logro de los objetivos

prefijados por la dirección superior.

Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo

armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización, dirección

y control.

El control en su concepción más general examina, censura, con anterioridad

suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de

gestión, e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los dos últimos

convergen en uno de solo.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple y

alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnológicos aceleran

los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los

campos de la organización y la administración, pues esta debe reordenarse para

subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la

gestión de los negocios y que este se había quedado rezagado frente a un acelerado

proceso de la producción.

El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero

es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluación podrá determinar: la

naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar

39

durante la revisión de una empresa.

Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la

dirección de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor

funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y

mantenerlo, frente a los riesgos de pérdidas materiales o información que pudiera

haber sin él.

El alcance de control interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los

problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los

distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan, como,

por ejemplo: las funciones de registración, fabricación, ventas, compras, personal,

tesorería, finanzas, etc.

El método de control existente en las empresas incluye la comparación de una

actuación real, con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de

actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o

procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un controlo análisis de lo que

está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener

la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de

adoptar las medidas correctivas correspondientes.

CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL

Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de

control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de

información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un

factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.

La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la

conducta de los miembros de una determinada profesión.

Existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas

éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas

deontológicas. El utilitarismo 4se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor

40

cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya

en la visión deontológica'' prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en

las consecuencias propiamente dichas.

La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del código de

todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento ético y uno

no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que están en la

frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con

procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y

comportamiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para las

funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos

tecnológicos adecuados.

Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo,

fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o

rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo

predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en última

instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades.

La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple o

alcanza los objetivos que persigue.

Un plan de organización que satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de su

costo, es decir, del factor económico.

Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del

mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que perdura,

expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en

la vida diaria de la organización.

Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad,

41

responsabilidad y control.

Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y

control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los

departamentos y las gerencias.

Llevado este concepto al nivel individual, diríamos que: ninguna persona debe

controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros

individuos que provean un control recíproco.

De manera contraria, quien manejara la operación y la registración al mismo tiempo,

podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente importante o

muy difícil de detectar.

Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las funciones

de operación y registro por una misma persona o sector, pero debemos incorporar

otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia o

salvaguarda. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea dinero

u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las

funciones de operación y de registro.

Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, debemos continuar

con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que

ambos actúen de acuerdo con lo establecido en las políticas emanadas por la

dirección superior.

Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesita autoridad

proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que recibe la responsa.

Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente

definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones,

etc., perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en

cuanto a su interpretación.

Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar

42

o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,

responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control

necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda

al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o

alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del

sistema de información del ente.

2.2 MARCO TEÓRICO CONTEXTUAL

2.2.1 ALMACENES PRETTY

SOCIO FUNDADOR: Henry Alfonso Abad Ochoa

ACTIVIDAD PRINCIPAL: Venta de calzado y carteras, luego se

incrementó mochilas escolares.

AÑO DE FUNDACIÓN: 13 de mayo de 1976

AÑOS EN EL MERCADO: 35 años funcionando dentro del mercado,

compitiendo con los mejores precios y mejores ventajas para los

clientes.

VISIÓN: Ampliar nuestras oficinas en lugares estratégicos

CLIENTES: Dar una excelente atención y excelentes precios en

nuestros artículos de venta.

INFRAESTRUCTURA: Edificio Matriz ubicado en el Cantón Pasaje

y una Sucursal en la Ciudad de Machala

SISTEMA OPERATIVO: Sistema contable de Sotwart Mileniun

eficaz para controlar inventarios, ventas y el control contable8

8 Datos obtenidos en Almecenes Pretty

43

2.3 HIPOTESIS CENTRAL

Las falencias del Proceso contable de almacenes PRETTY del cantón Pasaje, se dan

por un plan de cuentas mal estructurado, por la débil Administración de caja y

Bancos, por la escasa documentación de soporte y porque nos e realizan

verificaciones físicas en los inventarios de mercadería.

2.4 HIPÓTESIS PARTICULARES

H.P. 1. El plan de cuentas mal estructurado en almacenes PRETTY dl cantón

pasaje generan estados financieros con falencias.

H.P. 2. La débil administración de caja y bancos genera posibles faltantes de

efectivo.

H.P. 3. La escasa utilización de documentos de soporte general notificaciones y

sanciones del S.R.I

H.P. 4. La no relación de las verificaciones físicas de la mercadería general

desconocimiento de los saldos reales de la mercadería.

44

2.5 MATRIZ DE HIPÓTESIS PARTICULARES Y VARIABLES

Cuadro 2 Matriz de hipótesis particulares y variables

HIPÓTESIS PARTICULARES VARIABLES

El plan de cuentas mal estructurado en

almacenes PRETTY del cantón Pasaje

genera estados financieros con falencias.

INDEPENDIENTES

Plan de cuentas mal estructurado.

DEPENDIENTE

Estados financieros.

La débil administración de caja y bancos

genera posibles faltantes de efectivo.

INDEPENDIENTES

La débil administración de caja y bancos

DEPENDIENTE

Faltantes de efectivo.

La escasa utilización de documentos de

soporte general notificaciones y

sanciones del S.R.I.

INDEPENDIENTES

Escasa utilización de documentos de

soporte.

DEPENDIENTE

Notificaciones y sanciones del S.R.I

La no realización de las verificaciones

físicas de la mercadería general

desconocimiento de los saldos reales de

la mercadería.

INDEPENDIENTES

No se realizan las verificaciones físicas

de la mercadería.

DEPENDIENTE

Desconocimiento de los saldos reales de

la mercadería.

45

2.5.1 VARIABLES E INDICADORES

Cuadro 3 Variables e indicadores

VARIABLES INDICADORES

INDEPENDIENTES

Plan de cuentas

Eficaz

Apropiado

Inapropiado

DEPENDIENTE

Estados financieros

Coherentes

Confiables

Inapropiado

INDEPENDIENTES

Administración

Acertadas

Erradas

DEPENDIENTE

Faltantes de efectivo

Excesivo

Escaso

INDEPENDIENTES

Utilización de documentos

Es inapropiados

Se desconoce

DEPENDIENTE

Notificaciones y sanciones del S.R.I

Excesivas

Normales

INDEPENDIENTES

Las verificaciones físicas de la mercadería.

Documentación física

Programa virtual

DEPENDIENTE

Los saldos reales de la mercadería.

Confiables

No confiables

46

2.5.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE

VARIABLES

Cuadro 4Definición conceptual y operacional de variables

VARIABLES DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN

OPERACIONAL

INDEPENDIENTES

Plan de cuentas

Llamado también nomenclador o

clasificador. Consiste en el nombre,

codificación y la debida precisión del

contenido económico de cada una de las

cuentas que recogerán el registro contable

de todas las operaciones.

Mediante la aplicación de

una entrevista a los

empleados del almacén

PRETTY se determinara

el correcto uso del plan

de cuentas del almacén

DEPENDIENTE

Estados financieros

Los estados financieros, también

denominados estados contables, informes

financieros o cuentas anuales, son informes

que utilizan las instituciones para reportar la

situación económica y financiera y los

cambios que experimenta la misma a una

fecha o período determinado





los estados financieros

que cuenta el almacén

INDEPENDIENTES

administración

La Administración también conocida como

Administración de empresas es la ciencia

social, técnica y arte que se ocupa de la

planificación, organización, dirección y

control de los recursos





la administración que

posee el almacén

DEPENDIENTE


Es la ausencia de dinero en una determinada

cuenta contable.




PRETTY se conocerá el

faltante de efectivo que

tiene el almacén

INDEPENDIENTES

Utilización de

documentos

Es la manera de cómo se procede y se debe

usar los documentos contables





la utilización de los

documentos con los que

el almacén trabaja.

47

DEPENDIENTE

Notificaciones y

sanciones del S.R.I

Son las citaciones que la institución

reguladora del país emite por las diversas

faltas contables que tienen cada una de las

entidades públicas o privadas que se

detectan durante su periodo contable.





que tipo de notificaciones

y sanciones recibe el

almacén por parte del SRI

INDEPENDIENTES

Las verificaciones

físicas de la

mercadería.

Es el control que se lleva de forma manual y

digital de las existencias que posee un

comercio en stock.





cual es el grado de

veracidad que tienen las

verificaciones físicas de

la mercadería con la que

cuenta el almacén

DEPENDIENTE

Los saldos reales de la

mercadería.

Es la existencia real con la que se cuenta en

el stock de un almacén




PRETTY se conocerá los

saldos reales que hay de

la mercadería en stock

con la que cuenta el

almacén

48

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

49

3.1 SELECCIÓN DE TÉCNICAS Y UNIDADES DE INVESTIGACIÓN

Cuadro 5 Selecciones de técnicas y unidades de investigación

VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS UNIDADESDE

INVESTIGAC.

INDEPENDIENTES

Plan de cuentas

Eficaz

Apropiado

Inapropiado

Entrevista Empleados

DEPENDIENTE

Estados financieros

Coherentes

Confiables

Inapropiado


INDEPENDIENTES

administración

Acertadas

Erradas Entrevista Empleados

DEPENDIENTE


Excesivo

Escaso Entrevista Empleados

INDEPENDIENTES

Utilización de

documentos

Es inapropiados

Se desconoce Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE

Notificaciones y

sanciones del S.R.I

Excesivas

Normales Entrevista

Empleados

INDEPENDIENTES

Las verificaciones físicas

de la mercadería.

Documentación

física

Programa virtual


DEPENDIENTE

Los saldos reales de la

mercadería.

Confiables

No confiables Entrevista

Empleados

3.2 UNIDADES DE INVESTIGACIÓN

Cuadro 6 Unidades de investigación

PERSONAS RECURSOS ACTIVIDADES

- Talento Humano que

labora en ALMACENES

PRETTY de Cantón

Pasaje

Boletines informativos

Publicaciones de revistas

Página web

- Guías de observación

- Entrevistas

- Revisión de archivos

3.3 UNIVERSO Y MUESTRA

Cuadro 7 Universo y muestra

PERSONAS NUMERO TÉCNICA

Personal de almacén 8 Encuesta

50

Para el desarrollo del presente trabajo de investigación "ANÁLISIS DEL SISTEMA

CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y

DISEÑO Del CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y

TRIBUTARIO", dado que el universo es pequeño se está aplicando la siguiente

fórmula:

Cuadro 8Ta

TAMAÑO MUESTRAL

Tm tamaño de la muestra

% Porcentaje (en decimal)

N Población universo 230

VC Valor constante

EA Error Admisible 9%

(%EA)^2 % de EA al cuadrado 0.0081

tm = N 230

[1+ (0.0081)(230)] VC + (%EA)^2 X N

3.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

GENERAL

En la presente investigación se está poniendo en práctica el método deductivo para la

demostración teórica-empírica; además de la técnica de investigación como la

entrevista.

La aplicación de las técnicas de investigación demanda la necesidad de identificar el

universo investigativo es decir hacia donde se aplica las técnicas para obtener la

información que demanda la investigación y es así que las técnicas utilizadas en este

proyecto son:

La técnica de la entrevista dirigida a los empleados de almacenes PRETTY se está

aplicando con la finalidad de obtener información sobre el análisis contable y

financiero de la empresa y la posibilidad de implementar un manual de instrucciones

para mejorar el control interno, para el efecto se dispone de un instrumento de

investigación que es la guía de entrevista donde contiene preguntas que permiten

conocer más sobre el tema estudiado.

= 80

51

CAPITULO IV

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

52

4.1 RESULTADOS DE LA GUÍA DE OBSERVACIÓN

La guía de observación se aplicó en las instalaciones y oficinas del almacén Pretty,

tomando en cuenta lo siguiente:

4.1.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Según lo que se observó, en este almacén no se maneja un procedimiento

documentado de las transacciones comerciales que se llevan a cabo cada dia. Por lo

cual en los estados financieros se maneja un valor mientras que en realidad la

situación económica del almacén es otro ocasionando problemas al momento de la

toma de decisiones.

4.1.2 ARCHIVOS CONTABLES

Los registros y demás información contable en el almacén Pretty no se encuentran

organizados, por lo que existen dificultades al momento de proveer información para

el proceso contable correspondiente.

4.1.3 PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE INVENTARIOS

La organización de la mercadería en la bodega es parcialmente adecuada, ya que se

evidencio que algunas ocasiones tienen problemas para ubicar cierto tipo de

mercadería.

4.1.4 ESTADOS FINANCIEROS

Se observó que en los estados financieros no se maneja una información detallada de

cada cuenta, por lo cual existe dificultades para poder evaluar y analizar la situación

financiera del almacén Pretty.

53

4.2 ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL

DE ALMACENES PRETTY

1. ¿Cómo considera el plan de cuentas que posee el almacén?

Cuadro 9 El plan de cuentas

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

Eficaz 1 12,50%

Apropiado 3 37,50%

Inapropiado 4 50,00%

TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY

Elaboración: La autora

Gráfico 1El plan de cuentas

Fuente: Personal de almacenes PRETTY


Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 1 de ellos que

representa al 12.50% consideran que el plan de cuentas que posee el alcen es eficaz,

mientras que 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que el plan de

cuentas es apropiado para el almacén y 4 empleados que representan al 50.00%

faltante indico que el plan de cuentas es inapropiado para el almacén

12,50%

37,50%

50,00%

PLAN DE CUENTAS

Eficaz

Apropiado

Inapropiado

54

2. ¿La forma en la que se presentan los estados financieros del almacén

considera que son?

Cuadro 10 Los estados financieros del almacén


Coherentes 6 75,00%

Confiables 2 25,00%

Inapropiado 0 0,00%



Gráfico 2Los estados financieros del almacén


representan al 75,00% consideran que los estados financieros del almacén son

coherentes, mientras que 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que

los estados financieros del almacén son confiables.

75,00%

25,00%

0,00%

Coherentes

Confiables

Inapropiado

55

3. La actual administración de los almacenes PRETTY es considerada

como

Cuadro 11 La actual administración


Acertada 6 75,00%

Erradas 2 25,00%



Gráfico 3La actual administración


representan al 75,00% consideran que la actual administración del almacén es

acertada, mientras que los 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que

la actual administración del almacén es errada.

75,00%

25,00%

Acertada

Erradas

56

4. Como considera el control que se lleva en el almacén con respecto al

faltante de efectivo en los estados financieros?

Cuadro 12 El control que se lleva en el almacén


Excesivo 5 62,50%

Escaso 3 37,50%



Gráfico 4El control que se lleva en el almacén


representan al 62,50% consideran que el control que se lleva en el almacén es

excesivo, mientras que los 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que

el control que se lleva en el almacén es escaso.

62,50%

37,50%

Excesivo

Escaso

57

5. ¿Cómo considera la utilización de documentos en el control interno que

posee el almacén?

Cuadro 13 La utilización de documentos


Es inapropiado 4 50,00%

Se desconoce 4 50,00%



Gráfico 5La utilización de documentos


representan al 50,00% consideran que la utilización de los documentos en el control

interno del almacén es inapropiada, mientras que los 4 empleados que se representan

con el 50,00% faltante dijeron que la utilización de los documentos en el control

interno del almacén se desconoce.

50,00% 50,00%

Es inapropiado

Se desconoce

58

6. Las notificaciones y sanciones que recibe el almacén por parte del SRI

en los últimos meses son

Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones


Excesivas 3 37,50%

Normales 5 62,50%



Gráfico 6Las notificaciones y sanciones


representan al 50,00% indicaron que las notificaciones y sanciones que recibe el

almacén por parte del SRI son excesivas, mientras que los 5 empleados que se

representan con el 62,50% faltante dijeron que las notificaciones y sanciones que

recibe el almacén por parte del SRI son normales las mismas que otro tipo de

almacén recibe durante su ejercicio contable.

37,50%

62,50% Excesivas

Normales

59

7. ¿Qué tipo de respaldo utiliza el almacén para las verificaciones físicas

de las mercaderías?

Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacén


Documentación física 8 100,00%

Programa virtual 0 0,00%



Gráfico 7Tipo de respaldo que utiliza el almacén

Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; los 8 empleados

que representan al 100,00% indicaron que las verificaciones físicas de las

mercaderías existentes en el almacén la realizan a través de documentación y la

misma que es el único respaldo existente para estas verificaciones.

100,00%

0,00%

Documentación física

Programa virtual

60

8. Los saldos reales de la mercadería con la que cuenta el almacén y que

se muestra a través del plan de cuentas

Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadería


Confiables 6 75,00%

No confiables 2 25,00%



Gráfico 8Los saldos reales de la mercadería


representan al 75,00% consideran que los saldos reales de la mercadería con la que

cuenta el almacén es confiable, mientras que los 2 empleados que se representan con

el 25,00% creen que los saldos de mercaderías existentes en el almacén no es

confiable.

75,00%

25,00%

Confiables

No confiables

61

4.3 ANÁLISIS DE LA ENCUESTAS REALIZADA A LOS

CONTADORES PÚBLICOS

1. ¿Por qué es importante para una empresa llevar un sistema de

contabilidad adecuado a las características de la empresa?

Cuadro 17Importancia del sistema de contabilidad


Garantiza la información financiera. 50 62,50%

Logra mayor eficiencia contable. 20 25,00%

Otros. 10 12,50%

TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro


Gráfico 9 Importancia del sistema de contabilidad

Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 50 de ellos que representan al

62,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la

información financiera, mientras que 20contadores más que representan el 25,00%

dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia

contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 12,50% faltante

indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una

empresa.

62,50%

25,00%

12,50%

Garantiza la información

financiera.

Logra mayor eficiencia

contable.

Otros.

62

2. ¿Cuáles serían las ventajas para la empresa al disponer de un sistema

de control interno?

Cuadro 18Las ventajas de un sistema de control


Oportuna presentación EE.FF. 30 37,50%

Reporte financiero real. 28 35,00%

Toma de decisiones aceptadas. 22 27,50%



Gráfico 10 Las ventajas de un sistema de control


37,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la

información financiera, mientras que 20 contadores más que representan el 35,00%

dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia

contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 27,50% faltante

indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una

empresa.

37,50%

35,00%

27,50% Oportuna presentación

EE.FF.

Reporte financiero real.

Toma de decisiones

aceptadas.

63

3. ¿De acuerdo a su experiencia que técnicas se deberán emplear para

evaluar el sistema de control

Cuadro 19Técnicas a emplear


Estudio de los problemas contables 30 37,50%

Análisis de los recursos 26 32,50%

Estudio de normas contables 24 30,00%



Gráfico 11 Técnicas a emplear


37,50% de acuerdo a su experiencia consideran que las técnicas que se deben

emplear para la evaluación del sistema de control es el estudio de los problemas

contables, mientras que 26 contadores más que representan el 32,50% de acuerdo a

su experiencia consideran que la técnica a emplear para la evaluación del sistema de

control es el análisis de los recursos, y los otros 24 contadores que representa al

30,00% faltante indicaron que según su experiencia consideran que la técnica que se

deben aplicar para la evaluación del sistema de control es el estudio de las normas

contables.

37,50%

32,50%

30,00% Estudio de los problemas

contables

Análisis de los recursos

Estudio de normas

contables

64

4. ¿A su criterio que normas se debe considerar en la práctica contable

para que la información financiera sea de calidad?

Cuadro 20Los beneficios del sistema de control


RTLI 25 31,25%

NIIF 29 36,25%

PCGA 26 32,50%



Gráfico 12 Los beneficios del sistema de control


31,25% considera que se debe aplicar las normas RTLI para las buenas prácticas

financieras contables, mientras que 29 contadores más que representan el 36,25%

indicaron que se deben aplicar las normas NIIF para que la información sea de

calidad, y los otros 26 contadores que representa al 32,50% faltante indicaron que

para que la gestión de información contable sea de calidad se deben aplicar las

normas PCGA.

31,25%

36,25%

32,50%

- RTLI

- NIIF

- PCGA

65

5. ¿Cuáles serían los beneficios al dispones de un sistema de control

interno?

Cuadro 21Los beneficios del sistema de control


Libros contables al día 25 31,25%

Estados financieros al tiempo 35 43,75%

Declaraciones tributarias oportunas 20 25,00%



Gráfico 13 Los beneficios del sistema de control


43,75% considera que el beneficio de disponer de un sistema de control interno en

una empresa es el tener los estados financieros a tiempo, mientras que 25 contadores

más que representan el 32,50% indicaron que el beneficio de disponer de un sistema

de control interno en una empresa es el tener los libros contables al día, y los otros 20

contadores que representa al 25,00% faltante indicaron que el beneficio de disponer

de un sistema de control interno en una empresa es para tener las declaraciones

tributarias oportunas.

31,25%

43,75%

25,00% Libros contables al día

Estados financieros al

tiempo

Declaraciones tributarias

oportunas

66

4.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.4.1 CONCLUSIONES

Una vez obtenidas los análisis correspondientes a las preguntas realizadas se procede

a determinar las conclusiones:

Según lo que se conoció en la investigación realizada en el almacén Pretty se

maneja un plan de cuentas de manera deficiente, por lo que se evidenció que

los empleados tienen problema al momento de distribuir la mercadería que se

comercializa en el almacén Pretty.

Los empleados del almacén PRETTY consideran que los estados financieros

del almacén se presentan de manera coherentes, pero sin embargo el personal

contable del almacén tiene problemas al registrar las transacciones

comerciales que se realizan a diario.

En el almacén PRETTY creen los empleados que la actual administración

debe realizar capacitaciones constantemente para un mejor rendimiento en el

área contable.

Los empleados del almacén PRETTY consideran que el registro de

inventarios que se lleva es de manera manual generando pérdidas de la

mercancía.

67

4.4.2 RECOMENDACIONES

Una vez obtenidas las conclusiones se puede determinar las siguientes

recomendaciones:

Rediseñar el plan de cuentas para mejorar el control de registro que lleva el

almacén Pretty estableciendo un manual que describa el uso de las cuentas

contables.

Determinar un manual de procedimientos que organice las actividades de

registro y control contable en el almacén PRETTY con el fin de considerar su

participación en el proceso del control interno.

Establecer una estructura adecuada de los estados financieros que permitan

revelar información contable detallada, otorgando a la gerencia la

herramienta para una toma de decisiones en base la situación real del

almacén.

Implementar procedimientos eficientes para el control de inventarios, a través

de la aplicación de documentos apropiados para un correcto registro del

movimiento de existencias.

68

CAPITULO V

PROPUESTA

69

5.1 NOMBRE DE LA PROPUESTA

“DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y

TRIBUTARIO DEALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE”

5.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

La investigación realizada demostró que el almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de

Pasaje es necesaria la creación del Manual de control interno contable financiero y

tributario, dado la falta de un documento en el que se contemple las normas a las que

atenerse para un mejor desenvolvimiento en la compañía

5.3 FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA

El éxito alcanzado por las compañías que se manejan con manuales para controlar

sus procedimientos nos alienta a confiar en los alcances e impactos de esta tesis.

La casi totalidad de compañías internacionales exitosas cuentan con Manuales de

procedimientos contable financiero.

5.4 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

5.4.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar actitudes metodológicas que optimicen el desempeño contable financiero

y tributario del departamento contable del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje

5.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aplicar procedimientos adecuados y eficientes al momento de registrar las

transacciones.

Elaborar un programa contable que cumpla con las necesidades de los requerimientos

de almacén Pretty para un mejor control financiero.

70

5.5 IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

La aplicación de esta propuesta es de suma importancia entre otros aspectos por los

siguientes:

Es un tema hasta hoy descuidado en la compañía y su uso es vital.

Es un campo del desarrollo del talento humano.

Contribuye al enriquecimiento de la programación de la compañía.

Capacita para revolver los retos del nuevo siglo.

Propicia cambios lo que permite el crecimiento profesional.

Contribuye a la transformación individual y consecuentemente a la

empresarial.

Control Interno de Bancos

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y

procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,

salvaguardar los movimientos bancarios, así como fomentar la eficiencia de

operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Principios de control interno de Bancos:

- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja

- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros

contables que controle su actividad.

-El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.

-La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de

contabilidad.

Revisión de la conciliación en bancos:

-Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo

mismo.

71

-Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente

largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.

-Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin

demora excesiva.

-Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.

-Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario.

- Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes.

Control para cada origen de entradas a caja y bancos:

A) Cobros por ventas de contado directo.

B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.

C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.

D) Cobros por ventas a crédito en plaza.

E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.

5.6 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA

La elaboración de la tesis permitió relacionarnos con ejecutivos y empleados del

almacén ‘PRETTY’, con autoridades de la Universidad Técnica de Machala,

autoridades de la facultad de ciencias empresariales y docentes universitarios.

5.7 PLAN DE ACCIÓN DE LA PROPUESTA

5.7.1 Control Interno de Caja

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y

procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,

salvaguardar el efectivo en caja, así como fomentar la eficiencia de operaciones y

adición de la política administrativa de cualquier empresa.

72

Principios de control interno de caja:

- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja

- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros

contables que controle su actividad.

-El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.

-La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de

contabilidad.

Objetivos del control interno de Caja:

-Evitar o prevenir fraudes de caja.

-Promover la eficiencia del personal de caja.

-Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.

-Descubrir malversaciones.

-Localizar errores de caja.

-Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

-Obtener información administrativa contable oportuna de caja.

CALZADO PRETTY

ACTA DE ARQUEO DE CAJA

FECHA: 05 de Julio del año 2012

EMPLEADO RESPONSABLE: Andrés Pineda Córdova

NOMBRE DEL DELEGADO: Ing. Hugo Román Calle

FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDOS

Julio 1-06 Saldo inicial 500,00

Julio 2-06 Cobro de letra de cambio 150,00 650,00

Julio 5-06 Depósito en cuenta bancaria 200,00 450,00

73

VALORES ENCONTRADOS

CANTIDAD DETALLE IMPORTE

100

9

20

30

01

NÍQUEL

Monedas de $ 1,00

BILLETES

Billetes de $ 10,00

Billetes de $ 1,00

Billetes de $ 5,00

CHEQUES

Cheque # 1440 del Banco de Machala Cta.

Cte.·# 20349.

Total Presentado

Saldo Contable

Faltante

Al valor de $ 440,00 ascienden el total de efectivo y

cheques que fueron contados en mi presencia y

devueltos al encargado de caja, a entera satisfacción.

90,00

20,00

150,00

80,00

$ 440,00

$ 450,00

$ 10,00

Andrés Pineda Córdova Ing. Hugo Román Calle

CAJERO ASISTENTE FINANCIERO

5.7.2 Control Interno de Cuentas por Cobrar

Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una

relación deberá coordinarse y verificarse el depósito bancario correspondiente. La

revisión y verificación encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y

giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco con el que trabaja la empresa,

de acuerdo con los registros y listas correspondientes.

Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la

empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente.

74

Entradas diversas a caja: Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de

activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los

recibos será igual al ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en

instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de

su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero.

Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que

no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se

suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de

manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.

Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general

nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de

cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad

recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia

ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el pago en el

cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y

pago; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para

que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.

Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta

bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de

conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.

Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: Cada día deberán cortarse los

registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se

comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a

contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los

cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja,

observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y

satisfactoriamente.

Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita

que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de

75

confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del

daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la

afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente.

Después de haber hecho la revisión, a continuación se marcan las sugerencias

respecto a dicho documento:

PROBLEMA No hay departamento de tesorería

CAUSA Por ahorrar recursos económicos

EFECTO Puede haber desvío de dinero

SUGERENCIA

Crear un departamento de tesorería para

un mejor control de los ingresos y

egresos de la compañía

ALTERNATIVA

Ascender a una persona de contabilidad

quien realizará las funciones de tesorería

de forma independiente

EN EL DIAGRAMA CONTABLE Los libros de producción y ventas son de

forma independiente

EFECTO Se puede alterar la información

SUGERENCIA

Cada departamento lleva el libro que

corresponda al final del mes se cotice la

información

ALTERNATIVA

Contratar los servicios de un

administrador para que haya una de las

funciones que le correspondan a cada

departamento

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de

verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados

por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo

corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de

la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema

de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

excesivas de inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos

76

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:

Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en

términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control

empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra

si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control

pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,

evitando acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la

eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción

correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se

utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual

sistema se utilice.

Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El

sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener

actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

77

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,

informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para

las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si

están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar

debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros

físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de

almacén debidamente autorizado.

Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de

mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los

inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en

consignación o en depósito.

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

Comprar el inventario en cantidades económicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual

conduce a pérdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto

de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y

concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de

78

los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte

importante de la organización.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se

eviten los robos.

Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado

computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en

valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los

registrados por contabilidad.

Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad

material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por

negligencia.

El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas

autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios

autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por

la persona que entrega y por la que recibe.

Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos,

tener acceso a los mismos.

Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u

artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

79

Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del

almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda

soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas

circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.

Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan

los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de

existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de

Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente

archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la

solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran

con la existencia real.

Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en

que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su

almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los

casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de

mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe

están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre

ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el

cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la

misma y hallara el costo unitario por artículo.

Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de

ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato

o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos

enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará

de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no

disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro

de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de

cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al

cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se

80

modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las

cantidades reservadas.

Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén

debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si

están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las

cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino

deseado.

Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio

5.7.2.1 Cuentas por Pagar

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales

(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o

contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce

meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un

tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.

Social Media 2013 Integre marketing digital a su negocio. Seminario en

Ecuador.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada

documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago

efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o

indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período

económico, deben reclasificarse a Corto Plazo.

5.7.2.2 Principios y Procedimientos de Control Interno de cuentas y

documentos por pagar

Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según

controles contables de la empresa y de los proveedores. Deben elaborarse

expedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente Informe de

Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las

http://www.emagister.com/curso-microsoft-excel-aplicado-contabilidad/cuentas-documentos-pagar-letra-cambio

81

facturas con el sello de “Pagado”. Es preciso mantener al día los mayores auxiliares

de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos

envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse

por cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse

por la Dirección. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores

auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control

correspondientes.[1]

Procedimientos de Comprobación Interna

Cuentas por Pagar Corto Plazo

Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores. Verificación de

los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar

si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas

cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30

días).Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a

su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para

determinar las envejecidas. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones

pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de

pago.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada

una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores. Análisis por edades

comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un

año. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,

etc.).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores. Analizar las

82

obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras

(contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

Documentos por Pagar

De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o

letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito,

igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma

de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los

valores por los cuales nos han concedido el crédito.

Letra de cambio

Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una

determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a

un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da

la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago

firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose,

indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga

efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo

señalado.

5.7.2.3 Control interno de los inventarios

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo

corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de

la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema

de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

excesivas de inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías

83

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:

Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en

términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control

empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mínimas, debido a que si

compra sin ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A

este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,

evitando acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la

eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción

correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se

utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual

sistema se utilice.

Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El

sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener

actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

84

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,

informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción

para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén

únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales

han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino

deseado.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros

físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de

almacén debidamente autorizado.

Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de

mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los

inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en

consignación o en depósito.

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o

descomposición.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

Comprar el inventario en cantidades económicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

cual conduce a pérdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

85

Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y

concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los

resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle

sentirse parte importante de la organización.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se

eviten los robos.

Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado

computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en

valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los

registrados por contabilidad.

Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de

responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante

o deterioros por negligencia.

El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas

autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios

autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado

por la persona que entrega y por la que recibe.

Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni

estos, tener acceso a los mismos.

86

Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia

de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los

clientes.

Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio

del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de

trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden

concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente

la cantidad máxima.

Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que

controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite

mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de

Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su

correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la

cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los

registros contables cuadran con la existencia real.

Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada

en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para

su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según

los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de

mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el

informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay

conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al

departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los

gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.

Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de

ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de

inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que

debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del

almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en

87

existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información al

encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea

anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo

disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de

salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues

este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.

Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del

almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén

únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o

requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que

tendrán el destino deseado.

88

FLUJOGRAMA DE INVENTARIO

RECEPCIÓN

DE

MERCADERI

A

- FACTURAS

- GUIAS / REMISIÓN

- BOLETA DE VENTA

- LIQUIDADCIÓN DE

COMPRA

PROVEDOR

SOLICITU

D DE

COMPRA

S

CONTROLDE

INVENTARIO

DESPACHO

DE

MERCADERI

A

AL MACEN PRETTY

ENTRADA LA ALMACEN

PRECIO DE VENTA AL

PÚBLICO

ART. LISTO PARA LA

VENTA

COMPRAS

ORDEN DE PEDIDO

89

5.7.3 CONTROL FINANCIERO

El Control Financiero es la fase posterior a la implantación de los planes financieros;

el control trata el proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere, para

garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los mismos,

debido a cambios imprevistos.

OBJETIVOS DEL CONTROL FINANCIERO

Diagnosticar: se aplica cuando existen áreas con problemas y se emplean

medidas de prevención antes que de corrección.

Comunicar: se realiza a través de la información de los resultados de las

diversas actividades de la empresa.

Motivar: de todos los logros que tenga la empresa, a través de sistemas de

control tendrán beneficios todos los empleados.

ELEMENTOS CLAVE Y ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

FINANCIERA

El proceso de planificación financiera tiene tres los elementos clave, los cuales se

exponen a continuación:

ELEMENTOS CLAVE

La planificación del efectivo: consiste en la elaboración del presupuesto de

caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las

utilidades, la empresa está expuesta al fracaso.

Los estados financieros pro forma: son útiles no sólo para la planificación

financiera interna; sino que forman parte de la información que exigen los

prestamistas.

La planificación de utilidades: esta se obtiene por medio de los estados

financieros pro forma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos,

activos, pasivos y capital social.

http://www.monografias.com/trabajos6/sicox/sicox.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/sicox/sicox.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/capintel/capintel.shtml

90

Este proceso también presenta siete (7) etapas fundamentales que se explican por sí

mismo:

1. Formulación de objetivos y sub objetivos.

2. Estudio del escenario, tanto interno como externo, de la empresa en el

horizonte de planificación.

3. Estudio de las opciones.

4. Evaluación de dichas opciones, ante los objetivos propuestos.

5. Elección de la alternativa más idónea.

6. Formulación de planes.

7. Formulación de presupuestos.

5.7.4 CONTROL TRIBUTARIO

La Norma Ecuatoriana de Auditoría en el párrafo Nº 7, habla de que la preparación

de los programas de auditoria, debe ser tal que los procedimientos escogidos, deben

considerar las evaluaciones de riesgo efectuadas, y manera muy importante el nivel

de certeza que estos deben proveer.

Algunos de los procedimientos de auditoria que se aplican en el plan de auditoría son

los siguientes:

Conciliaciones globales: Referidas al cruce de información que puede

efectuarse entre los valores por la base imponible en diferentes impuestos.

Conciliaciones de saldos con terceros: Utilizado para confirmar los saldos en

cuentas por pagar o cobrar.

Cuestionario de control tributario: Se efectúa el respectivo cuestionario para

analizar si el control interno es efectivo o no efectivo.

http://www.monografias.com/trabajos3/presupuestos/presupuestos.shtml

91

Análisis del cumplimiento de la legislación fiscal: En este sentido revisan que

las transacciones se realicen conforme disposiciones tributarias

OBJETIVOS

Cálculo de los impuestos sean correctos

Pagos de las declaraciones sean oportunos

Registros estén debidamente contabilizados.

5.7.5 MISIONES Y FUNCIONES DEL CONTADOR GENERAL

MISIÓN:

Ejercer la conducción, dirección, representación y control de la Contaduría General

del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

FUNCIONES:

Representar legalmente a la Contabilidad General del almacén ‘PRETTY’

de la ciudad de Pasaje, personalmente o por delegación o mandato.

Organizar y reglamentar el funcionamiento interno de la Contabilidad

General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, aprobando el

Manual de control interno.

Asignar funciones al Subcontador General y a los demás funcionarios y

auxiliares de contabilidad general del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de

Pasaje.

Proponer y efectuar contrataciones de personal para la realización de

trabajos específicos, estacionales o extraordinarios, que no puedan ser

realizados por su planta permanente, fijando las condiciones de trabajo y su

retribución.

Elevar anualmente para su consideración, a la Gerencia General el plan de

acción y el presupuesto de gastos del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de

92

Pasaje, para su posterior incorporación al Presupuesto General.

Administrar y ejecutar el presupuesto, resolviendo y aprobando los gastos

necesarios para su normal funcionamiento y fiscalizando la correcta

aplicación de los recursos presupuestarios.

Adquirir, licitar, adjudicar y contratar bienes, suministros y servicios

profesionales.

Disponer la utilización de bienes muebles e inmuebles para el uso de sus

oficinas y dependencias, conforme a la normativa vigente y a las

necesidades del servicio.

Asesorar al Poder Ejecutivo en la materia de su competencia.

Atender los pedidos de asesoría y asistencia técnica que le formulen los

ejecutivos de las filiales en materia de contabilidad, control y auditoria.

Aprobar y remitir al Departamento Financiero del almacén ‘PRETTY’ de la

ciudad de Pasaje, la Cuenta de Inversión de cada ejercicio financiero.

Apoyar la estructura organizativa del sistema de control interno bajo su

directa dependencia y los manuales e instructivos que determinen los

métodos y procedimientos de trabajo inherentes a ese sistema, e impartirá

las normas necesarias para su funcionamiento.

Registrar previamente los giros de pago o de entrega enviados a la Tesorería

General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

Concurrir y/o hacer concurrir al personal de su dependencia a reuniones,

cursos, seminarios, congresos, simposios, y toda otra actividad

complementaria relacionada con la Contaduría General del almacén

‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

Formular oposición u observación a todo acto que, llegado a su

conocimiento o intervención importe una violación a las normas legales.

Realizar toda otra función asignada por la Gerencia.

93

AUTORIDAD JERÁRQUICA:

Sobre el Subcontador General, Asesoría Legal, Secretaría Privada, Direcciones,

Departamentos y Divisiones que conforman la estructura orgánica de la Contaduría

General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

Especificación del puesto:

Para desempeñarse en éste cargo será necesario poseer título de contador público y

poseer una experiencia en el área financiera o de control del almacén ‘PRETTY’ de

la ciudad de Pasaje.

El cargo de Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje será

con dedicación exclusiva e incompatible con el desempeño de cualquier otra

actividad rentada, con excepción de la docencia.

El Contador General conservará su cargo mientras dure su buena conducta y solo

será enjuiciable en la misma forma y procedimiento que se aplica a los miembros del

Departamento Financiero del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

El Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, no obstante las

delegaciones de funciones que pueda realizar, conservará en todos los casos la plena

autoridad dentro de la organización y podrá abocarse al conocimiento y decisión de

cualquiera de las cuestiones planteadas.

5.7.6 SUBCONTADOR GENERAL

MISIÓN:

Asistir al Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, ser su

reemplazante en caso de ausencia o impedimento y compartir con aquellas tareas

diarias de despacho y conducción.

FUNCIONES:

Cumplir las funciones del Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la

94

ciudad de Pasaje en caso de ausencia o impedimento del mismo.

Controlar el funcionamiento de todo el organismo, informando al Contador

General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje sobre la marcha de

las operaciones y actividades.

Llevar a cabo todas las funciones asignadas por el Contador General del

almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

Analizar las condiciones económico-financieras de la Contaduría General

del ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, evaluando medidas que hagan a la

mejora de la marcha administrativa de las áreas a su cargo.

Verificar el cumplimiento de normas contables, financieras y de control

interno.

Coordinar la actuación de las distintas áreas a su cargo, delineando los

planes de trabajo y objetivos a alcanzar por cada una de ellas,

conjuntamente con los titulares de las mismas.

Distribuir entre los agentes a su cargo las tareas que no sean propias de la

Contaduría General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje y que

hayan sido solicitadas, a nivel de colaboración.

Coordinar con el Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de

Pasaje su asistencia y/o la de otros empleados del Organismo a reuniones,

cursos, congresos, simposios, etc.

Asesorar al Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de

Pasaje en materias relacionadas al funcionamiento de la Organización.

Proponer normas legales u operativas que hagan al objetivo del ente.

Realizar toda otra función, en materia de su competencia, que le sea

requerida.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA:

Del Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

95


Sobre la Asesoría Legal, Secretaría Privada, Dirección de Contabilidad, Dirección de

Control Interno, Dirección de Sistemas, Dirección de Administración de Bienes,

Departamento de Contrataciones.

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

Para desempeñar este cargo será necesario poseer título de contador público, poseer

una experiencia en el área financiera o de control de la administración pública o

privada nacional, en un tiempo no inferior a cinco años, contados desde la fecha en

que obtuvo su título universitario.

El cargo de Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje será

ejercido con dedicación exclusiva e incompatible con el desempeño de cualquier otra

actividad rentada, con excepción de la docencia.

5.7.7 SECRETARÍA PRIVADA

MISIÓN:

Asistir administrativamente y ejercer funciones de servicio y apoyo a las autoridades

superiores del Organismo, actuando como nexo de los recursos, medios y

requerimientos con el resto de la Organización.

FUNCIONES:

Asistir en las tareas diarias al Contador General y al Subcontador General


Atender los requerimientos que se formulen respecto a los trámites en curso

en el organismo, diligenciando los mismos.

Realizar el trámite y seguimiento de las gestiones que se le asignen,

informando sobre las acciones iniciadas y los resultados obtenidos.

Mantener un registro de solicitudes de audiencia y su efectivización.

96

Atender a las delegaciones y a las personalidades que concurran a

entrevistas con los funcionarios superiores.

Atender y responder las llamadas telefónicas, fax, correo electrónico, etc.

Tener a su cargo las actividades sociales de salutaciones, recordaciones,

obsequios, condolencias, etc.

Recibir a las personas y derivarlas al área que corresponda según el caso.

Enviar y recibir la correspondencia de la Organización.

Llevar el archivo y la numeración correlativa de notas, normas,

resoluciones, disposiciones, expedientes, informes, memorándum,

publicaciones en boletín oficial y toda otra información que corresponda,

emitidos y/o recibidos por la Contaduría General del almacén ‘PRETTY’ de

la ciudad de Pasaje.

Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia

que le sea requerida.


Del Contador General y del Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la

ciudad de Pasaje.

5.7.8 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

MISIÓN:

Procesar los hechos económicos registrados previamente por los Servicios

Administrativos Jurisdiccionales que afecten o puedan afectar el patrimonio del

almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje; y registrar las operaciones contables

complementarias y de ajuste necesarias, a efectos de producir y presentar

información contable y financiera para la toma de decisiones y para el control.

FUNCIONES:

Centralizar la ejecución presupuestaria de los Servicios Administrativos de

97

las jurisdicciones y más dependencias a su cargo, brindando además toda la

información necesaria para el correcto análisis y evaluación que realizará

oportunamente la Dirección Financiera.

Llevar la Contabilidad General de la Administración Central del almacén

‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, consolidando datos de los Servicios

Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en dicha consolidación -

cuando se requiera información contable-financiera con fines específicos -

datos provenientes de los organismos descentralizados correspondientes;

realizando las operaciones de ajuste y cierre necesarias, a efectos de

producir estados contable-financieros.

Procesar los estados contable-financieros, con las notas y anexos que

correspondan, enviados por las entidades filiales al almacén PRETTY de la

ciudad de Pasaje; a efectos de su integración a la Cuenta de Inversión del

ejercicio.

Coordinar el funcionamiento que corresponde instituir para registrar

contablemente las actividades desarrolladas por las jurisdicciones y

entidades del Sector adscrito al almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Controlar la correcta reconvención de los recursos de la Administración

almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, efectuando las correcciones

necesarias.

Verificar la razonabilidad de la ejecución presupuestaria en lo referido a

recursos y gastos de la Administración del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad

de Pasaje.

Determinar los lineamientos que debe contener la matriz de conversión de

las partidas presupuestarias a las cuentas de la contabilidad general,

coordinando con la Dirección de Sistemas su aplicación al sistema de

información financiera existente.

Centralizar la información referida al cierre de los presupuestos de recursos

y de gastos del Sector adscrito al almacén PRETTY, de la ciudad de Pasaje

para la elaboración del plan de control interno.

98

Formular la Cuenta de Inversión y remitirla al Contador General del

almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje para su aprobación.

Coordinar con la Dirección de Administración de Bienes el dictado de

normas contables referentes al registro de altas, bajas, modificaciones y

amortización de los bienes del almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje; y

la aplicación de criterios de valuación, de clasificación, etc.

Proponer al Contador General el dictado y/o modificación de normas e

instrucciones referidas a los clasificadores de cuentas, métodos de

registración y exposición de los estados contable-financieros; y toda otra

que estime necesaria.

Coordinar junto a la Dirección de Sistemas la determinación de las políticas

de seguridad a implementar, definiendo los niveles de acceso al sistema de

información financiera existente.

Mantener el archivo informático de la información contable y financiera de

la Administración Pública del almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Definir parámetros para la elaboración de reportes y diseñar modelos para la

exposición de la información contable y financiera, en coordinación con la

Dirección de Sistemas.

Confeccionar los modelos de los libramientos de pago o de entrega, sean

internos o no, para su emisión por las distintas jurisdicciones y entidades;

conjuntamente con la Dirección de Sistemas.

Interpretar las normas contables y los demás temas de su competencia.

Elaborar el manual de procedimientos de su dirección que fije pautas para el

desarrollo de las tareas administrativas de cada sector a su cargo.

Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia,



Del Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.

99


Sobre el Departamento de Procesamiento Contable, la División Coordinación de

Sistemas y el Departamento de Análisis e Información Financiera.

5.7.9 DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO CONTABLE

MISIÓN:

Centralizar y procesar la información relativa a las transacciones que afecten o

puedan afectar la situación económico-financiera de las jurisdicciones y entidades

filiales.

Funciones:

Controlar el funcionamiento del sistema de información financiera existente.

Centralizar la información contable y financiera de toda la Administración


Coordinar con la Dirección General de Presupuesto los procesos de

ejecución presupuestaria de la Administración del almacén ‘PRETTY’ de la

ciudad de Pasaje.

Llevar la Contabilidad General de la Administración Central, consolidando

datos de los Servicios Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en

dicha consolidación - cuando se requiera información contable-financiera

con fines específicos - datos provenientes de los organismos

descentralizados correspondientes; realizando las operaciones de ajuste y

cierre necesarias, a efectos de producir estados contable-financieros.

Procesar la información contable-financiera, para que permanentemente

muestre la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial; el estado

actualizado de deuda; así como los resultados operativos, económicos y

financieros de la Administración Central del almacén ‘PRETTY’ de la

ciudad de Pasaje y de cada organismo descentralizado.

Proponer al superior inmediato, para luego ser elevado al Contador General

100

del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, las modificaciones a las

cuentas contables vigentes, métodos de registración, preparación de

informes y otros; aplicables a todo el Sector del almacén ‘PRETTY’ de la

ciudad de Pasaje.

Procurar que el sistema de información financiera existente sea

implementado y utilizado por las jurisdicciones y entidades, conforme a su

naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de

información de sus órganos y niveles de dirección.

Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia,


5.8 PRESUPUESTO

ACTIVIDADES DETALLE CANTIDAD VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Reproducción de la propuesta Unidades 5 20 1.00

Capacitación al personal : Sistema de control interno Mensual 2 300 6.00

Valor del sistema de control interno - financiero 1 3.800 3.000

TOTAL PRESUPUESTO 3.700


101

5.9 CRONOGRAMA

AÑO 2014

# ACTIVIDAD

MESES

EN

FE

B

MA R

AB

MY

JN

JL

AG

SP

OC

NV

DC

1

Presentación de

la propuesta al

gerente de la

empresa

2 Aprobación de

la propuesta

3 Reajuste de la

propuesta

4 Ejecución de la

propuesta.

5

Implementación

del sistema de

control interno

6 Estructuración

7

Evaluación y

seguimiento del

control interno


102

BIBLIOGRAFÍA

ACHIG, Lucas: Enfoque y métodos de la investigación científica. Quinta

edición. Editorial El Conejo. Quito - 2001.

CALDAS, Marco: Preparación y Evaluación de Proyectos. Publicaciones H.

Quito 1995.

CORDERO Martín José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides,

Madrid, 2008 Administración financiera. Robert w. Johnson. Capitulo.

Administración de inventarios. Inicio página 177.

http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios

DIEZ DE CASTRO, L. T., y MASCAREÑAS, J.: Ingeniería Financiera. La

Gestión en los Mercados Financieros Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie

Management, Segunda Edición Madrid, 2008.

Clases dictadas por la Profesora Lucina Loaiza, en el Centro de Formación

Maracay CENFOMAR) Curso: "Administración de Almacén", Septiembre

2.006, Maracay Venezuela

http://www.monografias.com/trabajos81/administracion-almacen

"Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky”

Enrique Benjamín, México, FCA UNAM-

http://www.monografias.com/trabajos

MARTÍNEZ, Luz Patricia "Gestión Social del Talento Humano", Marzo

2009- http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano

OTONIN Barrera Fernando, La Ordenación de los Establecimientos

Comerciales, Madrid, 2005, pg. 322

http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/a5/63317943a211d189410000e

82 9fbbd/content.htm

http://www.monografias.com/trabajos81/administracion-almacen

http://www.monografias.com/trabajos

http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano

http://help.sap.com/saphelp_

103

http://webcache.googleusercontent.comlsearch?q=cache:3F3rIP7HqAJ:profe

sor.unimet.edu.ve/profesor/adminIPNP-

4.3.2.doc+QUE+ES+LA+TOMA+DE+inventmios&cd=4&hl=es&ct=clnk&g

1=ec

http://www.cervantesvirtual.comlservlet/SirveObras/0369173190021573983

22681012817 _3.pdf

http://www.definicion.org/registro-contable

http://www.gerencie.comlrotacion-de-inventarios.html

http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3

%B 1

http://www.monografias.comltrabajos17/la-evaluacion/la-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic2.shtm1

http://www.monografias.comltrabajos7/quesad/quesad.shtml

https://www.uursos.cl/ieb/200811/0335/22550l/material_docente/previsuali

zar ?id material=8417

Los nuevos estados financieros: cambios en el patrimonio neto y flujos de

efectivo. (Revista de Finanzas y Banca)- http://es. wikipedia.

org/wikilEstados _financieros

www.gobiernoenlinea.gov.com

http://webcache.googleusercontent.comlsearch/?q=cache:3F3rIP7HqAJ:profeso

http://webcache.googleusercontent.comlsearch/?q=cache:3F3rIP7HqAJ:profeso



http://www.definicion.org/registro-contable

http://www.gerencie.comlrotacion-de-inventarios.html/

http://www.monografias.comltrabajos17/la-evaluacion/la-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic2.shtm1

http://www.monografias.comltrabajos7/quesad/quesad.shtml

http://www.uursos.cl/ieb/200811/033

http://www.gobiernoenlinea.gov.com/

104

ANEXOS

105

ANEXO 1

TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES

'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL

INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"

PROBLEMA CENTRAL OBJETIVO

GENERAL

IllPOTESIS

CENTRAL

¿Cuáles son las falencias en el

proceso contable de

almacenes PRETTY del

cantón Pasaje?

Establecer cuáles son

las falencias en el

proceso contable de

almacenes PRETTY

del cantón Pasaje.

Las falencias del Proceso

contable de almacenes

PRETTY del cantón

Pasaje, se dan por un plan

de cuentas mal

estructurado, por la débil

Administración de caja y

Bancos, por la escasa

documentación de soporte

y porque nos e realizan

verificaciones físicas en

los inventarios de

mercadería.

106

ANEXO 2

"ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL

CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"

PROBLEMAS

COMPLEMENTARIOS

OBJETIVOS

ESPECÍFICOS

HIPÓTESIS

PARTICULARES VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS

UNIDADES DE

INVESTIGAC.

¿En almacenes Pretty del

cantón Pasaje el plan de

cuenta esta mal

estructurado?

Conocer el plan

de cuentas de

almacenes

PRETTY del

cantón pasaje.

El plan de cuentas

mal estructurado en

almacenes

PRETTY del

cantón Pasaje

genera estados

financieros con

falencias.

INDEPENDIENTES

Plan de cuentas

Eficaz

Apropiado

Inapropiado


DEPENDIENTE

Estados financieros

Coherentes

Confiables

Inapropiado


Por qué es débil la

administración de caja y

banco de almacenes

PRETTY del cantón

Pasaje?

Determinar por

qué es débil la

administración de

caja y bancos de

almacenes

PRETTY del

cantón Pasaje

La débil

administración de

caja y bancos

genera posibles

faltantes de

efectivo

INDEPENDIENTES

administración

Acertadas

Erradas Entrevista Empleados

DEPENDIENTE


Excesivo

Escaso Entrevista Empleados

107

PROBLEMAS

COMPLEMENTARIO OBJETIVOS ESPECÍFICOS

HIPÓTESIS

PARTICULARES VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS

UNIDADES

DE

INVESTIGAC.

¿Por qué es escasa la

documentación de

soporte que soporta


cantón Pasaje?

Establecer la

documentación

de soporte que se

va a utilizar en

almacenes

PRETTY en el

cantón Pasaje.

La escasa

utilización de

documentos de

soporte general

notificaciones y

sanciones del

S.R.I.

INDEPENDIENTES

Utilización de

documentos

Es inapropiados

Se desconoce Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE

Notificaciones y

sanciones del S.R.I

Excesivas

Normales Entrevista

Empleados

¿Por qué no se realizan

verificaciones físicas en

los inventarios de


cantón Pasaje?

Realizar las

debidas

verificaciones

físicas en los

inventarios de

almacenes

PRETTY del

cantón Pasaje.

La no realización

de las

verificaciones

físicas de la

mercadería general

desconocimiento

de los saldos reales

de la mercadería.

INDEPENDIENTES

Las verificaciones

físicas de la

mercadería.

Documentación

física

Programa virtual


DEPENDIENTE

Los saldos reales de

la mercadería.

Confiables

No confiables Entrevista

Empleados

108

ANEXO 3



ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS DE GRADO

GUÍA DE ENTREVISTA Y EMPLEADOS DE ALMACENES PRETTY

TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA

CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO

Y TRIBUTARIO"

ENTREVISTA DIRIGIDA A: Empleados de almacenes PRETTY

OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro contable

y financiero en almacenes PRETIY y determinar la factibilidad de diseñar un manual de

control interno.

1. ¿Cómo considera el plan de cuentas que posee el almacén?

Eficaz (,,,,,)

Apropiado (,,,,,)

Inapropiado (,,,,,)

2. ¿La forma en la que se presentan los estados financieros del almacén considera que

son?

Coherentes (,,,,,)

Confiables (,,,,,)

Inapropiado (,,,,,)

3. La actual administración de los almacenes PRETTY es considerada como

Acertada (,,,,,)

Erradas (,,,,,)

4. Como considera el control que se lleva en el almacén con respecto al faltante de efectivo

en los estados financieros?

Excesivo (,,,,,)

Escaso (,,,,,)

5. ¿Cómo considera la utilización de documentos en el control interno que posee el

almacén?

Es inapropiado (,,,,,)

Se desconoce (,,,,,)

6. Las notificaciones y sanciones que recibe el almacén por parte del SRI en los últimos

meses son

Excesivas (,,,,,)

Normales (,,,,,)

7. ¿Qué tipo de respaldo utiliza el almacén para las verificaciones físicas de las

mercaderías?

Documentación física (,,,,,)

Programa virtual (,,,,,)

8. Los saldos reales de la mercadería con la que cuenta el almacén y que se muestra a

través del plan de cuentas

Confiables (…..)

No confiables (…..)

OBSERVACiONES................................................................................................................ ..

ENTREVISTADOR..................................... FECHA…………………………….

109

ANEXO 4



ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS DE GRADO

GUÍA DE ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS DE ALMACENES PRETTY

TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE

LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,

FINANCIERO Y TRIBUTARIO"

ENTREVISTA DIRIGIDA A: contadores externos de ALMACENES PRETTY

OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro

contable y financiero en almacenes PRETIY Y determinar la factibilidad de diseñar un

manual de control interno.

1. ¿Por qué es importante para una empresa llevar un sistema de contabilidad

adecuado a las características de la empresa?

- Garantiza la información financiera.

- Logra mayor eficiencia contable.

- Otros.

2. ¿Cuáles serían las ventajas para la empresa al disponer de un sistema contable

eficiente?

- Oportuna presentación EE.FF.

- Reporte financiero real.

- Toma de decisiones aceptadas.

3. ¿De acuerdo a su experiencia que técnicas se deberán emplear para evaluar el

sistema contable?

- Estudio de los problemas contables

- Análisis de los recurso del departamento contable

- Estudio de normas contables

4. ¿A su criterio que normas se debe considerar en la práctica contable para que

la información financiera sea de calidad?

- RTLI

- NIIF

- PCGA

5. ¿Cuáles serían los beneficios al dispones de un sistema contable eficiente?

- Libros contables al día

- Estados financieros al tiempo

- Declaraciones tributarias oportunas

OBSERVACiONES..............................................................................................................

ENTREVISTADOR...................................... FECHA……………………………….

t Utmach Fce Cont Pre 586

Documents

Transcript of t Utmach Fce Cont Pre 586