Taller 2 sistemas de información i grupo 12 luis mena trab final

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UNIVERSIDAD ISAE 2014

ISAE UNIVERSIDAD

TECNICO EN INFORMATICA

LICENCIATURA EN INFORMATICA

SISTEMA DE INFORMACIÓN I

LUIS MENA8-811-1965

PROFESOR ERNESTO SANCHEZ

GRUPONo. 12

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Introducción

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas.

Este proyecto presentar una descripción general del sistema de información gerencial, el sistema gerencial de bases de datos y el sistema de desarrollo.

El propósito es entender el papel que juega el sistema de información en la toma de decisiones, ya que través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas, asimismo la importancia en la entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información y los elementos que componen el sistema de información.

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Índice

1. Sistemas de Información2. Generalidades3. Entrada de Información4. Almacenamiento de información5. Procesamiento de Información6. Salida de Información7. Actividades que realiza un Sistema de Información8. Tipos y Usos de los Sistemas de Información9. Sistemas Transaccionales10. Sistemas de Apoyo de las Decisiones11. Sistemas Estratégicos12. Evolución de los Sistemas de Información13. Actividades de un Sistema de Información14. Ciclo de vida de los Sistemas de Información15. Tipos de sistemas de información

4.1 Desde un punto de vista empresarial

4.2 Sistemas de información estratégicos

4.3 Otra clasificación, según el entorno de aplicación

4.4 Sistemas de información de espionaje

16. Aplicación de los sistemas de información17. Estudio de los sistemas de información18. Sistemas de información como arma estratégica19. Sistemas de información gerencial20. Capacidades de un sistema de información gerencial21. Cómo utilizar la información para tomar decisiones22. Cómo funciona un sistema de información gerencial23. ¿De dónde viene la información gerencial?24. Cómo desarrollar un sistema efectivo de información gerencial25. Cómo diseñar o evaluar un sistema de información gerencial26. Herramientas y técnicas27. Bibliografía28. Glosario

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Sistema de información

Elementos de un sistema de información.

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

Personas ; Datos ; Actividades o técnicas de trabajo ; Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de

comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información es de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Esquema_sistema_de_informacion.png

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GeneralidadesEl término sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:

En informática, un sistema de información es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información.

En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.

En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:

o Estructura: Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente,

tales como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, etc.

Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.

o Canales: que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.

o Comportamiento: Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros

servicios mediante el intercambio de mensajes. Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios

internos o servicios. En geografía y cartografía, un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza

para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.

En representación del conocimiento, un sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al

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nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático.

En matemáticas dentro de la teoría de los dominios, un sistema de información Scott (por su inventor Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraiclattices.

En matemáticasteoría de conjunto difuso, un sistema de información es un sistema de atributo-valor.

En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.

Actividades de un Sistema de Información

Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.

Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:

Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

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Determinar las necesidades. Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

Propuesta. Contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto de desarrollo del SI.

Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

Implementación. Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación (programa) generada en la etapa de Codificación.

Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

Tipos de sistemas de información

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

Sistemas Competitivos Sistemas Cooperativos Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.

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Desde un punto de vista empresarial

El modelo de la pirámide

La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.

Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Four-Level-Pyramid-model.png

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Sistemas_de_informacion_evolucion.png

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Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Sistema Planificación de Recursos (ERP).- j{viene de las primeras letras: Enterprise ResourcePlanning: cuyo objetivo es la planificación de los recursos de una organización. Típicamente esto se lo ha utilizado en empresas productivas que han seguido metodologías de planificación MRPII. El objetivo es tener claramente identificado como llegar a los productos finales desde la materia prima; es decir desde un inventario de materia prima e insumos poder determinar la cantidad que llegaremos a generar de productos finales para ponerlos a disposición del mercado}. Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Sistemas de información estratégicos

Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores.

Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicio disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:

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Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratégica. Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en

que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Otra clasificación, según el entorno de aplicación

Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

Sistemas de información de espionaje

Si bien la mayor parte de sistemas de información operan con el conocimiento de los agentes sobre los que se recaba información (sistemas públicamente conocidos), el auge de las comunicaciones electrónicas ha hecho que proliferen sistemas secretos de espionaje como por ejemplo el programa PRISM por el cual la Agencia de Seguridad Nacional (NSA) intituida por el gobierno estadounidense ha operado desde 2007, espiando a líderes y presidentes de otros países (aliados y adversarios de Estados Unidos), y se ha afirmado que tiene capacidad para interceptar decenas de miles de comunicaciones telefónicas por minuto. Gran parte de lo que se conoce sobre dicho sistema de información se conoció a partir del escándalo por las filtraciones de Edward Snowden (2013).

Previamente, el parlamento europeo había abierto comisiones de investigación sobre sistemas de intercepción de comunicaciones electrónicas, conocido actualmente como Echelon, operada conjuntamente por Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Australia y Nueva Zelanda.

Aplicación de los sistemas de información

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

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En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes

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tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Cálculo de antigüedad de saldos. Cálculo de intereses moratorios. Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catálogo de clientes. Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Pólizas contables (interfase automática) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

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Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

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Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

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Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (ManufacturingResourePlanning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Evolución de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

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En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

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Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización: Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración: Las características de esta etapa son las siguientes:

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

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Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos: Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez: Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales

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Fundamentos de los sistemas de información

Para comprender mejor el concepto de sistemas de información y su papel dentro de cualquier organización es necesario tener en cuenta el concepto de sistema por separado.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: entrada, procesamiento, salida.

Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas en el entorno.

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Recursos de los sistemas de información.Dentro del entorno en el cual se desarrolla cualquier organización por lo general pueden distinguirse cinco componentes asociados con los sistemas de información entre ellos esta el componente de los recursos humanos, recursos de datos, recursos de software, de hardware, y por último los recursos de redes, como explicare más adelante.

Recursos humanos: involucra a especialistas en sistemas de información dentro de la organización como analistas de sistemas, programadores, operadores de computadores. Y los usuarios finales (alguna otra persona que utilice sistemas de información).

Recursos de hardware: uso de máquinas dentro de una organización para mejorar su trabajo tales como computadores, monitores de vídeo, unidades de disco magnético, impresoras y escáner ópticos. Y el uso de los diferentes medios disponibles como los discos flexibles, cinta magnética, discos ópticos, tarjetas de plástico, formularios de papel.

Recursos de software: referente a los programas de sistemas operativos, de hojas de cálculo, de procesadores de palabras, de nóminas. Procedimientos de ingreso de datos, corrección de errores, distribución de los cheques de nomina.

Recursos de datos: descripciones del producto, registro de clientes, archivos de empleados, bases de datos sobre inventarios.

Recursos de redes: medios de comunicaciones, procesadores de comunicaciones, acceso a redes y software de control.

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Productos de información, informes gerenciales y documentos comerciales que utilizan presentaciones de texto y gráficos, respuestas de audio y formularios de papel.

Actividades básicas de los sistemas de información.

Entrada. Capturar mediante un escáner óptico las etiquetas de códigos de barras en la mercancía.

Procesamiento. Calcular el pago de empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina.

Salida. Generar informes y presentaciones sobre el desempeño de las ventas. Control. General señales audibles para indicar el ingreso apropiado de datos de

venta.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA PARA LAS ORGANIZACIONES Y EMPRESAS

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la

forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes

mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de

información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación

logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

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Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.

Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro

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alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

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TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:Automatizar los procesos operativos.Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión SupportingSystem). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno

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global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets[2] y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica.

En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es

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decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.

ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI. Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICAAl considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta.

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La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:

a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,

c) Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,

d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las páginas electrónicas para simulación y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.”

La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos.

Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manuales, electromecánicos y computarizados. En tres (3) funciones: Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones

Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un Sistema de Información Gerencial. Ejemplo:

Sistema de Información para Administradores

En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.

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Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basados en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.

Sistemas de Información de Informes Financieros Externos

Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas fuera de la organización y otras organizaciones; ésta es una de las formas en que una organización interactúa con su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad de que el dinero que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales del estado financiero de compañía.

Estos informes externos pueden tener propósitos limitados (los que envían a las oficinas del gobierno, del seguro social o impuestos retenidos); o bien, estados financieros con propósito general, como hojas de balance de la compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema especial que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en las oficinas del gobierno.

Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de la información financiera necesaria para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta práctica no permite a los administradores tener un sistema de informes internos acorde con sus necesidades.

Sistema de Información de Inteligencia

En la mayoría de las organizaciones que tienen un plan a largo plazo, éste es un plan maestro desde el punto de vista de que hay otros sistemas de planeación subordinados, e integrados con el sistema de planeación a largo plazo, como se verá a continuación:

Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza sistemáticamente la información acerca del ámbito social, político, legal, regulatorio y económico de uno o más países, así como de la salud y prospectos futuros de la industria en la que se encuentra la organización y acerca de sus competidores pueden descubrirse los patrones que, por ejemplo, indican un cambio inminente o que sugieren las estrategias de largo plazo de compañías competidoras.

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No obstante, proporcionan información para la planeación que, de otra manera los administradores no recibirán. Estos sistemas también reducen la cantidad de tiempo que los administradores deben dedicarse a reunir la información de la planeación, lo que les deja más tiempo para lo que es la planeación en sí misma.

Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi independiente de los otros sistemas. Debido a que la mayoría de la información reunida está dirigida a la planeación estratégica, aunque una parte puede ser útil para la planeación de corto plazo o para actividades de operación.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la computadora.

Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información gerencial tenemos:

Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados indirectamente con actividad de ventas.

Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de procesamiento por lote es de una sola transacción, en el cual cada operación entra sola en el sistema de computo. En general el procesamiento por lote de una sola transacción se usa cundo al acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.

Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de transacciones, archivos de registros y programas. la conmutación de mensajes usa esta red de comunicaciones de computadoras. El cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por medio del cual los administradores de una organización mandan cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.

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Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su procesamiento.

CÓMO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA TOMAR DECISIONES

Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones incluyen:

Selección apropiada de objetivo para fijar metas;

Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios

Coordinación de actividades del sector público y del sector privado;

Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios;

Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes.

CÓMO PUEDE AYUDAR UN SIG EFECTIVO A UN ADMINISTRADOR

Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay que contestar a las siguientes preguntas:

¿Se recolecta la información en forma continua y regular?

¿Es confiable la información recolectada?

¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?

¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?

¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

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CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.

¿DE DÓNDE VIENE LA INFORMACIÓN GERENCIAL?

Por lo general, la información se origina en los distintos "subsistemas" de una organización, tales como: la infraestructura de servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el departamento de administración de suministros, el departamento de infraestructura física, etc. La información llega en varios tipos de registros, entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los diferentes niveles y departamentos.

Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada, los gerentes podrán determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos socioeconómicos, demográficos, etc.

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CÓMO DESARROLLAR UN SISTEMA EFECTIVO DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una tarea organizacional de gran envergadura.

Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera, pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial sin que esto represente una gran carga para la organización. Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el administrador puede responsabilizarse de este proceso.

CÓMO DISEÑAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.

Es muy probable que éstas sigan una serie de pasos para obtener una visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos más importantes son los siguientes:

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OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: QUÉ PREGUNTAR, QUÉ OBSERVAR, QUÉ VERIFICAR

¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar?

Qué preguntar:

¿Proporciona el sistema información sobre lo siguiente?

¿Ayuda el sistema al personal en lo siguiente?

¿Permite el sistema acceder a información detallada en lo siguiente?

Qué observar: Qué verificar:

de la planeación

Demanda de métodos de PF. Utilización de los servicios existentes. Cobertura de la población.

Determinar objetivos generales y específicos.

Componentes del programa. Resultados por regiones. Grupos poblacionales.

del monitoreo

Obtención de metas. Uso de métodos. Costo de los servicios.

Identificar y resolver problemas.

Logros por actividad. Utilización del personal. Gastos.

de la evaluación

Número de:Nuevos usuarios.Nuevos clientes.Usuarios activos.Cambio de métodos.Abandonos.

Determinar el énfasis del programa en el futuro. Determinar si se está alcanzando sus objetivos.

Resultados por unidad.Resultados agregados.Resultados comparativos.

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¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?

Qué preguntar:

Personas que usan la información

La dirección.

Personal a cargo de progs.Personal administrativo.Miembros de la comunidad.

Los resultados están disponibles cuando se les necesita.

La información es consultada antes de llevar a cabo las decisiones.

Recolección de información especial (no rutinaria)

Investigaciones.Grupos focales.Entrevistas de salida.Evaluación rápida.

Puede llevarse a cabo cuando se detectan vacíos en la información.

Puede llevarse a cabo con un esfuerzo y costo razonables por los miembros del personal.

Capacidad de informe

Análisis.Presentación.Conclusiones.

Claridad.Precisión.Que esté completo.Puntualidad.

Se entienden la información y su interpretación.

Disponibili-dad de la información

Comunicación.Retroalimentación.

Fuente y destino de los informes.

El personal en todos los niveles tiene la información que necesita para trabajar.

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Acciones para mejorar el sistema de información

Maneras sencillas para mejorar el SIG

La revisión por parte del administrador sirve para indicar en qué áreas debe mejorarse el SIG. Hay muchas formas en las cuales un sistema de información puede desarrollarse. Muchas de las mejoras podrán hacerse mediante:

La eliminación de información innecesaria;

El mejoramiento de los informes en los cuales se hace la retroalimentación;

Involucrando al personal en el uso regular de la información para planear, supervisar y evaluar sus actividades.

A continuación se describen ejemplos de acciones simples que pueden incrementar la efectividad del sistema de información:

Recolección de datos: Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por el personal. Este personal requiere capacitación sobre el uso de los nuevos formularios.

Registro de datos: Los miembros del personal cometen muchos errores al totalizar la información de los registros. Las hojas de resumen simples con instrucciones y capacitación en su uso, pueden ayudar a reducir estos errores matemáticos.

Análisis e interpretación de los datos: Los supervisores pueden no utilizar la información mensual del número de usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador, porque los informes pueden ser difíciles de leer. Es posible que una gráfica que ilustre el desempeño de cada trabajador puede mejorar el seguimiento y de paso el desempeño de los trabajadores.

La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicios y para proporcionar retroalimentación.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Tablero de Control Gerencial

Una nueva herramienta para el control estratégico de empresas, que le permite contar con claros indicadores de gestión, solo unas horas después de finalizado el mes.

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Dirigido a aquellas empresas que, aún generando esta información en diversas áreas, no poseen los mecanismos para su rápido análisis.

Frente a la saturación de información que la nueva tecnología informática ha generado, el TABLERO DE CONTROL GERENCIAL (TCG) viene a satisfacer necesidades específicas:

a. Información vital concentrada para captar en treinta minutos la realidad de la empresa.

b. Información inmediata para disponer de los datos necesarios que aseguren el correcto desarrollo de la estrategia.

EL ANALISIS DE TRANSFORMACION

Este análisis es un conjunto de pasos que nos permiten diseñar y hacer con esto un DFD, con características de flujo de transformación, en una plantilla para la estructura del programa.

Revisar el modelo fundamental del sistema Revisar y refinar los diagramas de flujo de datos del software

Se debe determinar qué tipo de características posee si de transformación o transacción, se debe aislar el centro de transformación especificando los límites de los flujos de datos tanto de entrada como de salida. Se debe realizar una descomposición de primer nivel y de segundo nivel.

Se debe realizar una mejora de la calidad del software utilizando las heurísticas.

MAPA CONCEPTUAL

Los sistemas más comunes que existen son el de escritorio el cual conocemos como sistema operativo que es fundamental para que funcione en conjunto con el hardware.

También los sistemas web que son las aplicaciones que nos ayudan para que podamos navegar y consultar los sitios de la Internet.

Hoy en día sin que nos demos cuenta la tecnología ha avanzado y los sistemas centrales de algún equipo no solo se aplica a las PC sino que también los pequeños dispositivos necesitan de un sistema operativo para funcionar como lo son los celulares y algunos otros dispositivos móviles como memorias con reproductor integrado.

http://grantonio4.wordpress.com/2010/08/22/mapa-conceptual/

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IMPLEMENTACION Y EVALUACION

En la implementación se verifica e instala la aplicación en el nuevo equipo de software, además de la capacitación a los usuarios que laboran en la empresa y que lo vallan a utilizar.

Cuando la aplicación esta terminada se implementa en unas cuantas computadoras de la empresa en donde se estará probando para comprobar que este funciona de una manera adecuada, en dado caso que fallara se le hará saber al programador.

http://grantonio4.wordpress.com/2010/08/22/implementacion-y-evaluacion/

http://grantonio4.files.wordpress.com/2010/08/mapa.png

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MUERTE DEL SISTEMA

Cuando la empresa está en este punto es porque su sistema está obsoleto y tienen que volver a implementar un nuevo sistema el cual deberá de pasar por los pasos que se vieron con anterioridad.

PRUEVAS DEL SISTEMA

Como su nombre lo dice es cuando el programa está listo, pero el programador lo utiliza unos cuantos días para ver de cerca cómo funciona en casa de funcionar adecuadamente, el programa se entrega pero por otro lado si este falla, hay que solucionar la falla.

http://grantonio4.wordpress.com/2010/08/22/pruevas-del-sistema/

http://grantonio4.files.wordpress.com/2010/08/a-las-pruebas____.jpg

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Los sistemas de procesamiento de transacciones

Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.

Sistemas Transaccionales

• A través de estos se logran ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

• Son el 1er tipo de S.I. que se implanta en las organizaciones; Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

• Son intensivos en entradas y salidas de información, sus cálculos y procesos son poco sofisticados.

• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, a través de estos se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

• Son fáciles de justificar ante la dirección general ya que sus beneficios son visibles y palpables

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Conclusión

Hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Información adecuado y eficaz que le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.

Además las empresas deben ir adecuándose a las nuevas tecnologías (Informáticas), para así tener una visión más amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.

Por último, podemos decir que dentro de los sistemas de información el principal es el contable, pues toda entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.

En este proyecto se adquirió un conocimiento básico de la importancia del sistema de información gerencial para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información. Esto sirve de base de apoyo a los niveles medio y alto gerenciales para la toma de decisiones. Finalmente, es útil como una herramienta para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización. También sirve para adquirir el conocimiento sobre el desarrollo de los sistemas mediante los diferentes tipos de desarrollo de sistemas de información.

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BIBLIOGRAFÍA

www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_información

http://www.hyperion.com/view/inteligencia.com [Consulta 1999, Octubre 25].

http://www.vision-software.com [Consulta 1999, Noviembre 01].

https://sip.rec.uba.ar/

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GLOSARIO

DATA MART: Datos de un área de negocio. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información de una materia concreta, de un área de negocio, para los usuarios de un departamento.

DATA WAREHOUSE: Almacén de datos. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información concerniente a todo el ámbito de la empresa, para todos los usuarios de la misma. También se utiliza para referirse a BussinessIntelligence.

DRILL DOWN/DRILL UP: Mecanismo de navegación que permite desplazarse en una estructura (visión) multidimensional desde lo global hacia el detalle (drill down) o viceversa (drill up). Herramientas de data mining: (Minería de datos): Son herramientas que posibilitan, a los usuarios, analizar grandes cantidades de información con el propósito de descubrir indicadores de conocimiento (tendencias, segmentación, relaciones causales, etc).

Herramientas EIS/DSS: Son herramientas para la creación de entornos de acceso a la información que permiten la toma de decisiones basadas en información preprocesada, estructurada con alto nivel de resumen y bajo de detalle, presentada en un entorno gráfico del usuario muy intuitivo.

Herramientas OLAP: (On-Line Analytical Processing).-Facilitan a los analistas de negocios ejecutivos la navegación mediante la rotación de tablas, gráficos, mapas, técnicas de drill-down/up, a través de las múltiples dimensiones de los datos del entorno de businessinteligence.

Herramientas de query RELACIONAL: Son herramientas que facilitan la creación de consultas complejas sin necesidad de que el usuario conozca la estructura de base de datos ni su codificación.

Herramientas de REPORTING: Son herramientas que permiten a los usuarios o departamentos de sistemas la creación y mantenimiento de informes impresos, en un entorno ágil, amigable y orientado al negocio.

HYPERION: Fabricante de herramientas analíticas estándar que se apoyan en la tecnología más avanzada y las herramientas OLAP, capaces de ofrecer ayuda real a los ejecutivos, que pueden desarrollar y revisar con rapidez y sencillez los planes que mejoran la efectividad de la empresa.

HYPERION ESSBASE OLAP SERVER: Es la plataforma empresarial para la elaboración de informes, análisis, modelos y presupuestos. Permite el acceso de lectura/escritura de múltiples usuarios, capacidad de almacenamiento de datos a gran

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escala, realización de cálculos analíticos sólidos y consultas OLAP sofisticadas (proceso analítico on-line).

INTELIGENCIA EMPRESARIAL: Técnicas y herramientas que permiten manipular la información y los datos existentes para extraer nuevos datos e informaciones, críticas para el éxito del negocio.

MOLAP: Multidimensional On-Line Analytical Processing. Es el OLAP cuando la Tecnología SGBDP es multidimensional.

PILLAR: Capacidad de manipular los datos de las bases de datos existentes y convertirlos en información critica.

ROLAP: Relational On-Line AnaliticalProcessing; Es el OLAP cuando la Tecnología del SGBD es relacional.

SGBDM: Sistema Gestor de Bases de Datos Multidimensional, MDBMS; Multidimensional Database Management System.

SGBDR: Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional, RDBMS; RelationalDatabase Management System.

Web Browser: Es una arquitectura de implementación de las distintas herramientas que permiten que el usuario trabaje desde un navegador estándar a través de Internet/Intranet.

Taller 2 sistemas de información i grupo 12 luis mena trab final

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