TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos

Sesión 08 – Material de Lectura v1

SESIÓN

CIERRE DEL PROYECTO

ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE CIERRE DEL PROYECTO

EMITIR CURVA S FINAL DEL PROYECTO

EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO

8.1. CIERRE DEL PROYECTO

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de Dirección de Proyectos

para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre, el Director

del Proyecto (Project Manager) revisará toda la información anterior procedente de

los cierres de las fases previas para asegurarse que todo el trabajo esté completo y que haya alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance se mide con relación al

Plan para la Dirección del Proyecto, el Director del Proyecto revisará este

documento para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el proyecto

está cerrado. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos de análisis y documentación de las razones de las acciones

emprendidas en caso que un proyecto se dé por finalizado antes de su fecha de

culminación de acuerdo al cronograma establecido.

Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo,

incluyendo metodologías paso a paso relativas a:

Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación

o salida de la fase o del proyecto.

Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o

resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones.

Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase,

auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las Lecciones Aprendidas y archivar

la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización.

Un Proyecto se puede cerrar cuando se acaba con éxito o cuando:

Los objetivos no se han cumplido y no se puede o quiere volver a intentar.

Se termina o recorta el presupuesto.

Se re-asignan los recursos a tareas más prioritarias.

La organización pierde interés.

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Teniendo los documentos de rendimiento del proyecto o fase y toda la información generada a lo largo del mismo, se produce:

El archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados que se archivarán

para su posterior uso, previa distribución a todos los participantes implicados.

Cierre Administrativo: Aprobación por parte del Patrocinador (Sponsor) de la terminación del proyecto o fase.

Lecciones Aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto, ¿qué se puede mejorar

en el futuro?

8.1.1. ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE CIERRE DEL PROYECTO

Ingresar la Fecha de Término del Proyecto.

Cuando se refieren a introducir la fecha de término del proyecto, quiere decir que

se debe de establecer la Fecha de estado como la fecha de fin del proyecto. Para esto siga los pasos a continuación:

1. Diríjase a la pestaña Proyecto » en el grupo Estado, dé clic en la fecha de

estado e ingrese la fecha fin de su proyecto.

FIGURA 1: Ingresar Fecha de estado del proyecto.

INTRODUCCIÓN DEL PORCENTAJE COMPLETADO

Uno de los métodos más sencillos para hacer el seguimiento del progreso de las

tareas es indicar el Porcentaje completado. Puede asignar un valor de Porcentaje

completado a cualquier tarea para registrar el progreso de ésta.

Nota

El ingreso de un valor de Porcentaje completado también afecta a los valores de Duración real y Duración restante. Si registra cualquiera de estos valores,

Project actualiza automáticamente los otros.

Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea

1. Haga doble clic a una tarea cuyo Porcentaje completado desee actualizar.

2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña

“General” » ingrese en el campo Porcentaje completado, el Porcentaje de

avance de la tarea.

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FIGURA 2: Ingreso del Porcentaje Completado mediante tareas.

Adicionando la columna Porcentaje Completado a una Tabla

1. Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista » haga clic en “Agregar

nueva Columna” » elegir “% Completado”.

FIGURA 3: Adicionando la columna Porcentaje completado a una tabla

Nota

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio

ponderado es modificado hacia sus respectivas Tareas resumen, incluyendo al porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project también permite

ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una Tarea resumen y calcula el

Porcentaje completado para subtareas.

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Usando el Botón Porcentaje Completado de la Cinta

1. Seleccione la pestaña Tarea » Grupo Programación » Puede hacer clic en los

botones 0%, 25%, 50%, 75% ó 100% para ingresar rápidamente el estado de

una tarea o grupo de tareas.

FIGURA 4: Botón Porcentaje completado de la cinta.

Usando la división vista en dos paneles

1. Seleccione la pestaña Vista » Grupo Vista en dos paneles » Seleccione “Detalles”.

2. Dentro del Formulario de tareas haga clic derecho y elija “recursos y

predecesoras” » puede ingresar el % completado en el formulario de tareas

encima del campo Posposición. Recuerde hacer clic en “Aceptar” para grabar el

porcentaje.

FIGURA 5: Porcentaje completado usando vista en dos paneles.

En el diagrama se visualiza el Porcentaje ingresado.

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ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Suponga que un equipo de trabajo ha empezado a ejecutar un proyecto hace unos

meses. Ciertas tareas se han completado y otras se encuentran en progreso.

Cuando los esfuerzos del equipo son requeridos en un nuevo proyecto que tiene

prioridad alta, dejan el proyecto que estaba en ejecución en espera. Terminado el proyecto con prioridad alta, el equipo tiene que regresar al proyecto inicial.

¿Qué se haría con el Plan de Proyecto? Las fechas programadas en las que se

estaba trabajando tienen una demora ahora de dos meses. ¿Se tiene que volver a

ajustar todas las tareas del proyecto de nuevo para alinearlas con el calendario

actual?

Microsoft Project moverá todas las tareas incompletas a partir de la fecha que le

indique y se podrá continuar a partir de dicha fecha.

Esto también funciona con períodos de tiempo más cortos, tanto si son unas pocas

semanas, como si son unos pocos días de ciertas tareas.

Para actualizar el proyecto, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Estado » haga clic en el ícono

“Actualizar proyecto” .

FIGURA 6: Columna % completado

2. Seleccione la opción “Actualizar trabajo completado al” »Introduzca la fecha de

fin del proyecto en el cuadro correspondiente. Por defecto, aparece la “Fecha de

Estado” » Seleccione la opción “Por porcentaje completado”, finalmente haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 7: Actualizar el proyecto para tareas no completadas.

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Nota

Para poder actualizar el proyecto completo se debe establecer la Fecha de

estado con un día extra para así poder obtener el 100% en la columna de %

completado.

Se puede utilizar este método (Por porcentaje completado) para actualizar el

“proyecto completo” o “sólo las tareas seleccionadas”. Realice los siguientes pasos:

1. En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto”, seleccione la opción “Proyecto completo” o “Tareas seleccionadas”.

2. Por defecto, una tarea que esté en progreso se dividirá de forma que el trabajo

restante se programará después de la fecha que se indique.

FIGURA 8: Opciones de Actualizar el proyecto.

Si no desea que las tareas en curso queden divididas, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Archivo » Opciones.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo, haga clic en “Programación” y después en el

grupo “Opciones de Programación de este Proyecto” » Diríjase al cuadro de

selección “Dividir tareas en curso” para desmarcarlo » haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 9: Programación para no dividir las tareas.

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Para reprogramar las tareas, usando una fecha de referencia para completar, se siguen los siguientes pasos:

1. En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto”, haga clic en “Reprogramar

trabajo restante para que empiece después de:”

2. Introduzca la fecha a partir de la que se estimará que se complete el trabajo (por defecto, aparece la fecha actual).

FIGURA 10: Actualizar el proyecto utilizando una fecha de referencia.

Emitir el Informe de Resumen del Proyecto

Para emitir el informe Resumen del Proyecto, siga los pasos que se muestran a

continuación:

1. Diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Informes » seleccione la opción

“Informes”.

2. En el cuadro de dialogo “Informes”, seleccione “Generales”, se abre un cuadro de

diálogo “Informes generales”.

3. Por último, seleccione Resumen del proyecto » haga clic en “Seleccionar”.

FIGURA 11: Grupo Informes, botón Informes

Nota

Toda tarea incompleta que tenga una delimitación de fecha como: “No

comenzar antes del” o “No comenzar después del”, no pueden ser

reprogramadas. Lo que prevalece son las delimitaciones y MS Project da la

opción de decidir cómo gestionarlas. Se puede introducir cualquier fecha de reprogramación, incluso si está en el pasado. Si una tarea está en

curso, los datos no tendrán que estar después de la fecha de fin de la

tarea existente o de la fecha de comienzo real.

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FIGURA12: Informes Generales

FIGURA 13: Resumen del Proyecto

4. El Informe de Resumen del proyecto se visualiza en una pantalla compartida con

una pantalla de impresión:

FIGURA 14: Informe Resumen del Proyecto

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EJERCICIO 1: Actualización del Proyecto e Informe de Resumen del Proyecto

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la

Sesión 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración

de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios

Usted está gestionando un proyecto de Restauración de ventanas, y su proyecto

ha finalizado. Para eso se le pide a usted, como Director de Proyecto (Project

Manager), que actualice el proyecto hasta su fecha final, para así obtener el % completado al 100%. Utilice lo aprendido anteriormente para Actualizar el proyecto

y emitir el Informe de Resumen del Proyecto.

Luego de visualizar el informe Resumen del proyecto final, responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánta es la duración prevista del proyecto? ________________________

2. ¿Cuánta es la duración real del proyecto? _________________________

3. ¿Cuánto es el costo previsto del proyecto? ________________________

4. ¿Cuánto es el costo real del proyecto? ___________________________

8.1.2 EMITIR LA CURVA S FINAL DEL PROYECTO

MS Project 2010 puede crear informes visuales en Excel o Visio. Esto le permite

controlar y comunicar información del proyecto de manera mejorada en

comparación con lo disponible en el MS Project 2007.

La curva S es un gráfico que se puede diseñar en Excel utilizando los datos acumulados de fase temporal como Valor Planificado (PV), Valor acumulado (EV),

Costo Real (AC); para el informe final del proyecto.

Para emitir la curva S final del proyecto, siga los pasos a continuación:

1. Para emitir la Curva S final del proyecto, diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Estado, establezca la fecha final de su proyecto.

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FIGURA 15: Fecha de Estado

2. Diríjase al grupo Informes » dé clic en “Informes visuales”.

3. En el cuadro de diálogo “Informes visuales”, se muestra Microsoft Excel y

Microsoft Visio como plantillas seleccionadas por defecto. En el caso de “Informe de horas extra del Valor Acumulado” (Curva S) se grafica con la plantilla de

“Microsoft Excel”.

4. Escoja “Informe de horas extra del Valor Acumulado” (Curva S) de la lista

desplegable de la pestaña Todas » dé clic en “Editar plantilla”.

FIGURA 16: Informes visuales

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5. La primera opción que se muestra es “Seleccionar campos”, donde se visualiza

dos recuadros: “Campos disponibles” y “Campos seleccionados”. Dé clic en el

botón “Quitar todos”.

FIGURA 17: Informes visuales, quitar campos seleccionados.

6. Luego de haber retirado todos los “Campos seleccionados”, del recuadro

“Campos disponibles” escoja Valor acumulado, Valor planeado y AC. Dé clic

en “Editar plantilla”.

FIGURA 18: Seleccionar campos.

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7. Estos pasos, le generaran un documento en Excel, en el cual se muestra la

curva S final del proyecto.

FIGURA 19: Curva S

8. Para desplegar la Curva S, diríjase a la hoja de cálculo de Excel “Uso de la asignación con VA” que se encuentra en la parte inferior de la imagen anterior.

En la columna trimestre, despliegue T1.

FIGURA 20: Despliegue de la Curva S.

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9. Dé clic en la hoja de cálculo Gráfico 1 que se encuentra en la parte inferior de la

imagen y se muestra la Curva S final del proyecto.

FIGURA 21: Gráfica de la Curva S final del proyecto.

EJERCICIO 2: Informe Final de la Curva S

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la

Sesión 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Cronograma

de certificados automotriz “y en base a este archivo trabaje el ejercicio y

guarde los cambios

Usted es el Director de Proyecto (Project Manager) y su jefe desea reunirse para

evaluar el rendimiento de los costos del proyecto, con el fin de revisar si se está

cumpliendo con todos los requerimientos de costos acordados previamente con los

Patrocinadores (Sponsors). Para eso, se le pide a usted que entregue el informe

final de la Curva S, para esto considere que el proyecto debe ser actualizado al

100% y poner como fecha de estado el 25/10/00, luego emita la Curva S final del

proyecto y responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánto es el Valor Acumulado en la semana 35? ____________________

2. ¿Cuánto es el Valor Planeado en la semana 42? ______________________

3. ¿Cuánto es el AC en la semana 31? _______________________________

4. ¿Cuánto es el total del Valor planeado, AC y Valor Acumulado del proyecto?

____________________________________________________________

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8.1.3 EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO FINAL DEL PROYECTO

Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información

sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y

proyecciones. El proceso Informar el Desempeño implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la Línea Base a fin de comprender

y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados

del mismo.

Los Informes de Desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado

para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede revelar

información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores

de estado para cada área (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).

Entre los informes más elaborados, se incluyen:

El análisis del desempeño pasado.

El estado actual de los riesgos e incidentes.

El trabajo completado durante el período.

El trabajo que se completará a continuación.

El resumen de los cambios aprobados en el período.

Otra información relevante que debe ser revisada y analizada.

Un Informe completo también debería incluir la conclusión proyectada del proyecto (incluidos el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o

de manera excepcional.

Conforme el proyecto avanza, la información sobre las actividades del mismo se

recopila de manera sistemática. Esta información puede relacionarse con diversos resultados de desempeño, incluyendo:

El estado de los entregables.

El avance del cronograma.

Los costos incurridos.

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Como ejemplo, presentamos el siguiente formato de Informe de Desempeño Final

del Proyecto:

FIGURA 22: Formato de Estado Final del Proyecto

Para obtener los valores de EV (MS Project denomina al Valor Ganado como Valor

Acumulado, “VA”), PV y AC; siga los pasos a continuación:

1. Diríjase a la pestaña Vista » grupo Datos » despliegue el botón “Tablas” »

Seleccione “Más tablas”.

FIGURA 23: Grupo Datos, Más tablas.

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2. En el cuadro de diálogo “Más tablas”, dé clic en la opción “Tarea” » Seleccione

Valor Acumulado, dé clic en aplicar.

FIGURA 24: Más tablas, selección Valor acumulado.

3. Como resultado del paso anterior, obtenemos los siguientes datos de la tabla Valor Acumulado.

FIGURA 25: Se muestra PV, VA y AC para emitir el Informe de Desempeño

Final.