CAPITULO I

TÉCNICA

2 Etimología de la palabra Técnica:

TÉCNICA proviene del Griego texvn (tékne), arte, oficio, técnica. Es un procedimiento o

conjunto de reglas, normas protocolos, que tienen como objetivo obtener un resultado

determinado, ya sea en el campo de la ciencia, de la tecnología, del arte, del arte del

deporte, de la educación o en cualquier otra actividad.

1.2 Significado de técnica:

Es un conjunto de procedimientos o recursos que se usan en una ciencia o en una

actividad determinada. Habilidad que tiene una persona para hacer uso de estos

procedimientos o recursos. Aplicación practico de los métodos y de los conocimientos

relativos a las diversas ciencias.

1.3 Concepto de Técnica:

Existen diversas maneras de realizar una acción, la misma siempre depende de nuestros

gustos, comodidades o afinidades con diversos materiales. Entendemos por técnica a un

procedimiento o grupo de procedimientos que tienen el fin de obtener un resultado

especifico sin importar el campo en donde nos estemos desenvolviendo (arte, tecnología

o ciencia).

La definición de técnica nos dice que esta requiere de destrezas intelectuales como a su

vez manuales, habitualmente para llevarla a cabo se necesita de la ayuda de

herramientas y el adecuado conocimiento para manipular. Muchos se han preguntado si

la “técnica”. Dentro del parámetro humano decimos que la técnica se hace presente

cuando el hombre siente la necesidad de modificar algo; puede ser transmitida hacia

otras personas, un padre puede enseñar a su hijo a construir una silla de manera

proporcionándole el conocimiento necesario. Las técnicas pueden inventarse como

aprenderse y al mismo tiempo, pueden modificarse según los gustos o las necesidades;

se cree que solo los seres humanos pueden constituir algo con la imaginación que luego

materializaran en la vida real.

1.4 Técnicas Secretariales:

Cada día son más las tareas y responsabilidades que se delegan al Asistente Ejecutiva,

este se ve obligado a mantenerse actualizado en nuestro habilidades y competencias, se

hable de asistentes multifuncionales, con conocimientos en idiomas, herramientas de

informática, negocios, recursos humanos, contabilidad, marketing, gestión empresarial,

compras, inversiones, finanzas, etc., la lista de requisitos imprescindibles aumenta

notoriamente.

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1.5 TÉCNICAS A EMPLEAR EN NUESTRA LABOR SECRETARIAL:

1.5.1 Cualidades Morales e Intelectuales:

Lealtad: a la empresa, al jefe, a los compañeros. Ser siempre

positivo en el trabajo, aun cuando haya contrariedades, se

debe ser fiel al equipo de trabajo y a la responsabilidades.

Cuando se acepta un trabajo, nos comprometemos a entregar

todo nuestros empeño y dedicación, ya que se tiene un puesto

de confianza.

Atención: prestar la debida atención a quienes nos solicitan colaboración, aun

cuando no sea parte de nuestras obligaciones, si no podemos ayudarles, indicarles la

persona a quien deben dirigirse. debemos mostrar un interés genuino y escuchar a

las personas.

Confidencialidad: no divulgar los secretos que se nos a confiado, ni tampoco dar

información aunque tengamos acceso a la misma, si no estamos autorizados o

consideramos que no es correcto.

Conciencia profesional: desarrollar nuestro trabajo concienzudamente, dando lo

mejor de nosotros, haciendo todo perfecto, como verdaderos profesionales.

Discreción: no preguntar lo que no debemos, respetar la individualidad de nuestros

compañeros, ser sinceros, objetivos y no dejemos llevar por las apariencias, ni por la

simpatía o antipatía que nos inspiren las personas. Tratar a todos por igual.

Entusiasmo: mostrar energía, tenacidad, vigor y dinamismo.

Buena educación: deben desarrollarse ámbitos más allá de lo que nos hayan

inculcado en nuestros hogares, si fuera necesario, la dignidad, el sentido social, la

caridad, la bondad y la humildad son virtudes que deben acompañarnos siempre. Hay

que despojarse de esos aires de superioridad.

Dominio de sí mismo: nos será de gran utilidad para adoptarnos a cualquier

circunstancia y hacerle frente a las responsabilidades que asumamos, sin temores ni

dudas, con la confianza de que sabemos y podremos hacerlo.

Criterio: esto es, saber lo que queremos y tener metas para lograrlo, con optimismo,

buen humor y sentido. aquí es muy importante tener madurez de juicio, aunque

seamos muy jóvenes, ya que a veces deberemos actuar como personas con mucha

experiencia y conocimientos.

Iniciativa: no trate de eludir responsabilidades. Tenga iniciativa propia y no espere a

que le digan lo que tiene que hacer. Debe ir siempre adelante así demostrara que

tiene confianza en sus posibilidades recuerde que es la base de su excito.

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Honestidad: no perjudique a sus compañeros, si nos gusta que nos hagan daño,

debemos evitar el hacerlo. Sea honesto consigo mismo. La deshonestidad no significa

solamente robar, mentir y engañar. También hay otras como la hipocresía, la

calumnia y la envidia.

Auto Control: la secretaria debe de ser una persona tranquila serena, capaz de

mantener ecuánime ante unas situaciones difíciles o momentos cruciales.

ECUANIME: es un adjetivo que permite nombrar aquel que tiene ecuanimidad. Este

término, por su parte, hacer referencia a la imparcialidad de juicio y a la igualdad y

constancia de ánimo.

Buena Voluntad: Toda organización requiere en algunas oportunidades de un

esfuerzo adicional de sus servicios cuando se lo requiere y calidad.

Simpatía: es el carácter de una persona que hace agradable, atractiva a los demás y

es la opinión de una buena secretaria que va a demostrar a ser eficiente con su

responsabilidad, por su preparación y por la confianza que ha inspirado su negocio.

Tacto: es una cualidad fácil de adquirir, propóngaselo y lo lograra. Escuche a la

persona que se acerquen a usted. Si dice algo que lo moleste, calle y piense dos

veces lo que va contestar, con esto, demostrara que está usando su inteligencia. Hay

que hacer más cordiales las relaciones con nuestros compañeros. La falta de tacto es

provocada con frecuencia por el nerviosismo, enfermedad, preocupaciones, etc.

Practique esta cualidad para dar mayor realce a su personalidad.

Tino: habito o facilidad de acertar a tientas con los que se busca, moderación,

prudencia en una acción.

Sutileza: cualidad de sutil. Dicho o concepto excesivamente agudo y falso de verdad,

profundo o exactitud.

Prudencia: es la virtud de actuar de forma justa, adecuada y con cautela.

Capacidad de Anticipación: saber adelantarse a los problemas es clave para

solucionar de la manera más eficiente.

Dedicación: la secretaria debe sobresalir teniendo talento, pero es mejor sobresalir

teniendo constancia y dedicación.

Previsión: significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la

organización.

Cultura general: la secretaria debe tener conocimiento acerca de cultura general ya

que nos permite saber muchas cosas y aplicarlas en la vida cotidiana o para mejorar

problemas.

1.5.2 En nuestro aspecto personal:

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El secretarial debe desarrollar una personalidad agradable, amoldándose al ambiente de

la oficina donde vaya a trabajar. La personalidad no es un don mágico que nos llega de

momento todo ser humano la posee. A los tres años, ya tenemos nuestra propia

personalidad; a los 21 ya la tenemos más definida. Toda persona tiene algo único y

propio que la distingue de las demás es algo que nos permite comportarnos y reaccionar

en forma particular ante un determinado problema. Es normal que durante nuestra vida

cotidiana nos enfrentemos a situaciones que van formando hábitos en nosotros, que más

tarde se convierten en patrones de conducta.

1.5.3 En la salud y la personalidad: en la actualidad, el ritmo de

vida que llevamos es acelerado, por esta razón debemos tener

presente nuestra salud.

Si nuestro estado de salud es anormal, contantemente sufrimos

dolor de cabeza, nerviosismo, cansancio, etc. Vale la pena

hacernos un examen y ver el motivo para poner el remedio. El

estado de salud se va reflejando en nuestro trabajo.

Las salud es muy importante, el sentirse sano nos permitirá

desarrollar nuestro trabajo eficientemente, con ánimos para cuidar nuestro físico. En la

actualidad todos deseamos ser atractivos y modernos.

1.5.4 En la presentación personal: es de suma importancia la presentación secretarial,

pues no hay nada como sentirse seguro, ayudado por las reglas

higiénicas como es nuestro baño diario, el uso de un desodorante,

uñas perfectamente limpias y bien cuidadas y, como toque final,

nunca debe faltarnos un perfume o colonia suave y agradable.

Hay físicos diferentes: de alta o baja estatua, de contextura gruesa,

delgada o mediana; de tez morena o blanca cabello largo o corto, de

color negro, rubio o castaño. Algunos de estos rasgos son difíciles de

corregir. Por eso, tenemos que poner de nuestra parte para parecer más elegantes, lo

cual resulta fácil con un buen maquillaje discreto, peinad sencillo y adecuado a nuestra

fisonomía y un poco de color en los labios, que harán lucir una boca fresca, en el caso de

las mujeres.

Por lo que respecta a su vestuario, es aconsejable que use prendas sencillas y prácticas,

sin llegar a los extremos, pudiendo seguir la moda dentro de sus posibilidades

económicas. El mejor modo de asegurarse que iniciara el nuevo día con una ropa bien

combinada y en orden es dedicar unos minutos, la noche anterior para seleccionarla.

Un guardarropa elegante y variado no cae como llovido del cielo. Es el fruto de una

planeación cuidadosa y de compras inteligentes. Escoge prendas que se adapten a

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diferentes situaciones, a menos de que disponga de un presupuesto ilimitado para su

vestidura.

Una de las primeras tareas en su trabajo consistirá en proyectarse una “nueva imagen”

en lo tocante al vestuario. Procure que su ropa armonice con su personalidad.

Pregúntese si determinado artículo pasara pronto de moda. Esto es de gran importancia,

si la pieza en cuestión es cara, además la ropa de trabajo debe ser de buen material para

evitar que se arrugue después de estar sentado varias horas.

No olvide los artículos adicionales que complementan el guardarropa, ya que el modo de

lucirlos dice mucho de usted y de su sentido de la elegancia. Artículos como bolsos,

joyas, zapatos, fajones o fajas, pueden dar gran realce a su aspecto. Escoja accesorios

que combinen con varias piezas de su vestuario, esto en el caso de las mujeres.

El aspecto personal te dará mucha seguridad y confianza, le hará sentir bien, cómodo, a

gusto y con deseos de hacer bien su trabajo, sin temor de enfrentarse a las personas y

sus obligaciones.

1.5.5 En atención al público:

Técnicas para tratar con las personas:

No criticar

Apreciar las buenas cualidades.

Hable acerca de lo que el otro quiere.

Interésese sinceramente por los demás.

Sonría

Mencionar el nombre del otro.

Sea un buen oyente.

Evite la discusión.

Comience el diálogo en forma amistosa

Crea en él.

¿Qué hacer frente a una persona agresiva?

No pierda el control de la situación.

Actúe de forma contraria. Sea humilde y transparente en sus actos; sepa escuchar;

sea empático, póngase “En los zapatos del otro”, reconozca sus errores y saque

provecho de ellos; sepa disculparse; sea paciente, sencillo, comprensivo; reflexione

ante los consejos de los demás; y, aprenda caminar por la vida cobijado por un

paraguas que nos proteja de la lluvia de las agresiones. Son parte de la vida pero

aprendamos a capear para ellas no nos moje.

Aprenda a perdonar. Sí, tal como leyó: A perdonar. Si sabe amar. Sabrá perdonar. Es

terapéutico porque al extraer de mí el veneno de la agresión estoy expulsando el odio,

la amargura, el resentimiento y esto cura mi alma.

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Otras maneras para el control de las emociones son las siguientes:

Lograr expresar con palabras lo que sentimos. Verbalizar.

¿no entiendes bien qué te pasa? pues empieza a explicarlo.

Cuando logramos expresar en palabras lo que sentimos damos un gran paso hacia el

gobierno de nuestros sentimientos.

"Una vez que tienes el valor de mirar al mal cara a cara, de verlo por lo que realmente

es y de darle su verdadero nombre, carece de poder sobre ti y puedes destruirlo"

Lloyd Alexander

Pensar, leer y hablar sobre los sentimientos.

Es muy útil plantearse si no tendré yo los defectos que identifico en los demás. Es lo

más probable.

Identificar nuestros defectos y valores dominantes.

Actitud crítica hacia el origen de la preocupación

¿cuál es la posibilidad real de que eso suceda?

¿qué es razonable hacer para evitarlo?

¿sirve de algo que siga dándole vueltas?

Reflexionar sobre las causas. ¿Qué pensamientos se esconden en el núcleo de la

tristeza? Cuestionar su validez y considerar alternativas positivas.

Que la reflexión no acabe en lamento.

No sólo hay males que denunciar, también hay buenos ejemplos para seguir.

Centrarse en lo constructivo

La distracción es muy útil cuando los pensamientos deprimentes no tienen causa

directa clara con moderación..

Evitar pensamientos victimitas.

Desahogo con quien nos pueda ayudar.

Esforzarse en ver lo positivo de cualquier situación.

Descansar.

Pensar en los demás.

En los momentos de enfado se piensan, se dicen y se hacen cosas de las que nos

habremos arrepentido al poco tiempo, pero producen heridas que son difíciles de

curar.

Hay que aprender a buscar una salida a los enfados que no perjudique a los demás.

PERFIL DE LOS VISITANTES.TIPO CARACTERÍSTICAS CUALIDADES QUE

REQUIERES

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NERVIOSO MalhumoradosExigentesExcitablesImpacientes

PacienciaConsideraciónSerenidadProntitud

INSEGURO TímidosIndecisosAncianos/Sordos

GentilezaDecisiónComprensión-Ayuda

DESAGRADABLE IndagadoresPlaticadoresInsultantes

ElocuenciaBrevedadSutileza

EXASPERANTES CriticonesIndiferentesSilenciososOportunistas

SeguridadTactoDiálogoConvicción

CON SENTIDO COMÚN CortesesInteligentes

CordialidadEficiencia

Recuerda:

Llamar a la gente por su título o nombre.

Mirar al visitante de frente para apreciar sus expresiones y estado de ánimo.

Escuchar con atención y sin interrumpir.

Proporcionar de forma clara la información que se te solicite, despejando las dudas

que puedan existir.

Aguarda pacientemente su respuesta.

Establece compromisos de solución marcando día y hora.

Si no existe solución díselo amablemente.

Despídelo afectuosamente demostrando interés en la persona.

1.5.6 En el uso adecuado del teléfono:

La importancia cada vez más predominante del uso que se le

da al teléfono es reconocida por todos y algo que no debe

dejarse nunca de lado es la forma como demostramos nuestra

personalidad al emplearlo.

Su uso parece la actividad más simple y común de nuestro

mundo actual, y sin embargo, el uso correcto es casi un arte

que pocas personas dominan. Entre otras cualidades utilizar el

teléfono exige una voz clara, buena dicción, amabilidad en el

tono de hablar, brevedad y concisión.

Reglas de oro para el uso del teléfono:

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Cortesía (al contestar siempre sonríe, hacerlo suaviza tu tono de voz).

Adecua cada llamada a un máximo de 5 min.

Establece un vínculo personal al contestar, saluda y menciona tu nombre.

Refuerza este vínculo al mencionar el nombre de la institución.

Refleja mucho interés en el contenido de la llamada.

Identifica a la persona con la que hablas y sólo hasta entonces brinda la información

que se te solicita.

Ten a la mano lápiz y papel, evita pérdidas de tiempo.

No dejes abandonada a una persona en la línea ni retengas llamadas

innecesariamente.

Delega tu teléfono cuando no estés en tu lugar.

Despídete amable y cortésmente.

Si dejas la bocina, hazlo de forma suave, no lo tires ni grites.

Espera a que cuelgue primero quien llamó.

1.5.7 En la administración del tiempo:

La administración del tiempo se debe conceptualizar como una manera de ser y una

forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más

importantes y críticos de los ejecutivos. Algunas de las características del tiempo son:

Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el

máximo grado de efectividad.

Puede ser un recurso escaso si no se controla en función de las prioridades que se le

asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se

planteen.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:

Tener objetivos generales y programas establecidos.

Concentrar los esfuerzos en cada actividad.

Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a

realizar.

Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar.

Asignar el tiempo disponible a tareas en orden de prioridad.

Registrar detalladamente cómo se piensa utilizar el tiempo por día, por semana y por

mes, con espacios de 10 minutos entre cada una de las citas.

Utilizar los últimos 20 minutos de labores en planear el día siguiente.

Respetar las actividades y compromisos establecidos.

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Establecer fechas límites para cumplir con los compromisos.

No posponer o aplazar la toma de decisiones.

Eliminar las actividades de bajo valor para el logro de los objetivos.

Reducir las interrupciones a un mínimo.

Mantener a la vista la agenda del día.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un

esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a

otros y la sincronización conjunta de esfuerzos, para asegurar los resultados

esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un don, que puede desarrollarse por la mayoría de

las personas que se lo propongan.

1.5.8 En el manejo de la agenda:

Resulta muy común que la Agenda sea utilizada tradicionalmente para registrar los

compromisos o asuntos a tratar en un lapso determinado de tiempo, sin embargo en la

mayoría de las ocasiones se pasa por alto lo valioso que resulta esta herramienta.

La agenda debe utilizarse para organizar las actividades del ejecutivo, las cuales deben ir

de la mano con los objetivos delineados en la planeación previamente definida con total

independencia del registro de las citas o compromisos que se presentan en forma

cotidiana.

Por esto es necesario establecer claramente con el Ejecutivo los objetivos asignados a

cada área y registrar cronológicamente las actividades a realizar, señalando siempre los

resultados a obtener derivados de cada acción.

Una vez que se tienen estos elementos de información, es responsabilidad de cada

asistente retroalimentar al ejecutivo con las tareas por realizar, las realizadas, los

objetivos cumplidos y por cumplir, así como los ajustes que se harán derivando en

nuevas acciones las cuales también deberán ser registradas en la agenda.

Elementos necesarios para diseñar la agenda.

Objetivos del área.

Personas o áreas involucradas.

Acciones a seguir.

Fecha de ejecución.

Fecha de evaluación.

Ajustes por realizar.

Fecha de evaluación

Conclusión de la Acción.

Informe Final.

1.5.9 En el lugar de trabajo:

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Espacio físico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del frío y del calor.

Mobiliario funcional.

Medios técnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones básicas y

auxiliares de su competencia:

Ordenador personal

Impresora

Fax

Teléfonos, etc.

Otros medios materiales necesarios.

En todo caso, le será útil y conveniente también a la secretaria poner orden en su espacio

de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

1.5.10 En grandes empresas:

La secretaria de la empresa ocupa un papel muy importante porque ayuda a que se

desarrolle las actividades entre los jefes de la empresa y debe poseer una personalidad

con valores, conocimientos y una destreza y control emocional. Por lo tanto la secretaria

debe conocer lo siguiente:

Capacidad de contacto y coordinación: se refiere a la habilidad y al acierto de hacer

decidir diferentes agendas de trabajo, saber transmitir adecuadamente las ordenes,

las solicitudes, as comunicaciones y saber coordinar cortésmente para que ajuste su

calendario en función a los objetivos designados de su área o departamento.

Capacidad de acción y reacción: es saber cuándo hay que acelerar u proceso o una

tarea cuando una cuestión debe dejarse en reposo hasta que sea el momento

oportuno.

Capacidad de confidencialidad y diplomacia: es saber que puede decir a cada

persona sobre una cuestión determinada que debe tomar una iniciativa. La secretaria

debe saber qué tipo de nivel de explicación o escusa debe dar a cada uno según la

relación que tengan en su departamento con su jefe es decir debe conocer el tipo de

persona y la calidad de información a entregar.

1.5.11 En la toma de decisiones:

Las decisiones son un proceso que finaliza con la adopción de una determinada

alternativa. La colaboración en las decisiones no suele ser muy frecuente, son tomadas

por la Alta dirección, pero el fenómeno de la globalización y las nuevas filosofías

empresariales, contribuyen cada vez más, a que el sistema organizativo de la empresa

deje de ser tan jerarquizado en forma piramidal.

Cuando se trabaja plenamente en equipo la toma de decisiones es un proceso que se

realiza con más frecuencia y en el que participan todos los integrantes del equipo.

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El papel del personal de apoyo es importantísimo.

Acto de reflexión, que nos ayudará en parte a determinar cuál será la actuación futura de

la empresa.

Cuando se planifica se están tomando una serie de decisiones, según el compromiso en

objetivos que vayamos a alcanzar, podemos encontrarnos con tres tipos principalmente

Decisiones estratégicas

Decisiones tácticas

Decisiones operativas

Decisiones estratégicas: Son aquellas que afectan a toda la empresa (o a una

buena parte de la misma) durante un largo periodo de tiempo. Influyen, por lo tanto,

en los objetivos generales de la empresa y en su modelo de negocio. Estas

decisiones son tomadas por los máximos responsables de las compañías

(presidentes, directores generales, comités de dirección, etc.).

Decisiones tácticas: Afectan únicamente a parte de la empresa, o a parte de sus

procesos, y generalmente se toman desde un solo departamento (o de unos pocos).

Tienen un impacto relevante a medio plazo (1 o 2 años, como máximo), y son

tomadas por cargos intermedios (jefes de departamento, gerentes, etc.)

Decisiones operativas: Afectan a actividades específicas, con un alcance muy claro,

y su efecto es inmediato o muy limitado en el tiempo. Estas decisiones son

responsabilidad de los niveles bajos de la jerarquía empresarial (jefes de equipo,

encargados de área, dependientes, etc.)

Toma de decisiones: obstáculos

Dificultad para expresar las opiniones de cada individuo

Presentar las ideas ante el equipo. Miedo escénico, pánico al ridículo

La opinión tiende a alinearse con la de los demás perdiendo valor

El equipo de trabajo se considera más fuerte, el individuo es más prudente

La noción del riesgo es psicológicamente importante

El sentimiento de responsabilidad está más disimulado

A mayor riesgo menos expectativas de éxito

Decisiones con riesgos son muy valoradas

Hay que disponer de las capacidades necesarias para afrontarlo sin llegar al fracaso

Objetivos diferentes

Cada integrante del equipo puede tener objetivos diferentes

Lograr separar los objetivos personales de los de la organización puede ser complejo

y ocasionar confusiones

Etapas básicas en el proceso de toma de decisiones.

Identificar la situación

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Estudiar la situación, analizarla completamente

Determinar las posibles alternativas

Establecer criterios de análisis de las alternativas

Analizar las alternativas

Seleccionar la alternativa más adecuada

Ejecutar el plan de acción

Realizar el seguimiento y control de las acciones y sus resultados

Frases para una buena motivación personal:

Tú eres una persona con mucho talento.

Tú hablas muy bien.

Tú eres inteligente.

Tú sabes cómo hacer sentir bien a otros.

Tú personalidad ilumina.

Tú eres creativo.

Tú ayudas a otros cuando lo necesitan.

Y otras que se pueden crear.

1.5.12 Técnicas para tener una oficina saludable: Buscando en Google otra cosa y de

casualidad llego a un artículo de Publico que me ha parecido bueno, es una imagen que

detalla a grandes rasgos las normas para tener una oficina saludable.

Nuestra posición frente al monitor:

El monitor o más específicamente la pantalla tiene que estar en un ángulo de entre

5% y 25% por la línea de nuestra visión horizontal aproximadamente.

La distancia entre nosotros y el monitor varía de acuerdo al tamaño de este último.

Por ejemplo para un monitor de 17 pulgadas la distancia aconsejada es de 50,80

centímetros, muchos recomiendan entre (50cm y 100cm) promedio para todos los

monitores de uso convencional.

El monitor siempre debe estar centrado con respecto a nosotros, muchas veces por

cuestiones operativas lo tenemos hacia uno de los lados, pero esto no es lo óptimo.

Brillo y contraste: Deberíamos poder regular los mismos para que sean similares o

fácilmente equiparables con los de la habitación que nos encontramos.

Tamaño de las fuentes: El tamaño de las tipografías en caso de poder regularlas

deberían ser entre dos y tres veces mayores de la más pequeña que podemos leer

sin problemas.

Ubicación del monitor en la habitación:

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Hay que evitar colocarlo en espacios donde tengamos una ventana detrás a la que no

le podamos reducir la intensidad luz que ingresa, esto es porque nuestra vista nunca

se termina de adaptar al brillo de la pantalla.

Tampoco es recomendable que tengamos luces u objetos que emitan luz y esta se

refleje directamente en la pantalla, la pantalla muchas veces funciona a modo de

espejo y la luz directa de una lámpara a nuestras espaldas va directo a nuestra retina.

Adicionales:

Para conservar nuestra salud no deberíamos prolongar la fijación de nuestra vista por

periodos muy largos de tiempo, lo recomendable es hacer pausas, por ejemplo cada

20 minutos de uso una pequeña pausa de 20 segundas para descansar la vista.

Evitar las pantallas sucias: Las partículas de suciedad que se acumulan en la pantalla

son causantes de una reducción de la calidad y nitidez de visualización, es otro factor

que agota nuestra visibilidad.

1.6 CARACTERÍSTICAS:

Planificada, en cuanto que el desarrollo armónico y eficiente.

Controlada, a fin de medir y garantizar el cumplimiento de las actividades

administrativas.

Desconcentrada, para hacer factible la atención del servicio a las diferentes áreas de

la empresa.

Coordinada, en razón de que la  requiere una concordancia y armonización de todos

los sectores y entidades que desarrollan este servicio.

Interdisciplinaria, por cuanto la educación, al haber dejado de ser actividad de una

sola profesión, requiere del esfuerzo de diversos especialistas.

Dinámica, de manera que la toma y ejecución de decisiones sea lo más rápida.

flexible y eficaz posible.

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Innovadora, para introducir nuevos métodos y procedimientos  administrativos, así

como para posibilitar o apoyar los cambios estructurales.

Participativa, para lograr aportes e ideas que beneficien, inclusive de otros grupos y a

la comunidad

Siendo la administración general consideramos perfectamente viable la aplicación de

sus diversas técnicas, procedimientos e instrumentos para el desarrollo de la

secretaria.

1.7 IMPORTANCIA:

Con el pasar del tiempo, cada vez gana más importancia para las empresas el generar un

ambiente de trabajo agradable para sus empleados. Así, el hecho que los trabajadores se

encuentren a gusto y contentos, es una estrategia básica para aumentar los índices de

productividad individual y por supuesto incrementar las ganancias de cualquier compañía.

Por eso, si usted quiere mejorar su eficiencia debe intentar mentalizarse y auto motivarse

para encontrarle el gusto a su trabajo.

Aumenta la calidad del trabajo.

Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la entidad.

Se reducen los tiempos en las investigaciones.

Disminuyen los gastos institucionales.

Existe un mayor conocimiento e información.

Surgen nuevas formas de abordar un problema.

Se comprenden mejor las decisiones.

Son más diversos los puntos de vista.

Hay una mayor aceptación de las soluciones.

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CAPITULO II

CONCEPTO DE ARCHIVO

2 CONCEPTO DE ARCHIVO

Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas

durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados

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y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina

archivo al espacio físico o la institución.

Los documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de si

gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como

fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al

servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan

registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de

estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de

forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia,

puedan ser localizados fácil y prontamente.

2.1 ¿Para qué es útil el archivo?

Los archivos sirven a favor de:

LA ADMINISTRACION PÚBLICO: para lograr una mayor eficacia y una

transparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus funciones.

LA CIUDADANÍA: para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos

públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo

Estado de Derecho.

LA INVESTIGACIÓN Y LA DIFUNCIÓN DE CULTURA: como un repositorio de la

memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se

vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivístico de

la Nación, que se encuentra protegido por la Legislación archivística vigente. De allí

que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentación

archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos,

entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin

autorización de la administración competente: el Archivo General de la Nación o los

Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones.

2.2 ACCESO A LOS ARCHIVOS:

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos

públicos en los términos consagrado por la Ley.

2.3 AUTOMATIZACIÓN:

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Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación

de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo.

2.4 ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING):

Proceso de recolección de fracciones o partes de Word Wide Web y la garantía de que la

colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuro investigadores,

historiadores y públicos en general.

2.5 ACCESIBILIDAD:

La característica de ser de fácil acceso o útil con un mínimo de barreras.

La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos.

Autorización para localizar y recuperar información de uso (consultado o de

referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la

publicidad de los actos y documentos oficiales.

2.6 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

Los documentos pasan por etapas de vida administrativas que a su vez dan lugar a

diferentes niveles de archivo. Estas etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos

administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un

archivo permanente.

PRIMERA ETAPA: Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación

por los canales regulares, en busca de respuestas y soluciones al asunto que le ha

dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable

de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y,

en algunos casos, del denominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.

SEGUNDA ETAPA : Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el

documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formara

parte del “ARCHIVO CENTRAL”.

TERCERA ETAPA: Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor

permanente p histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e

informativo, principalmente confines de investigación. Su archivamiento y

conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTORICO”.

2.7 TIPOS DE ARCHIVOS

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Para la adecuada conservación del material documentación que se debe archivar, es

necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales

del archivo, así se encuentran archivadores de diversas índole como los archivadores

verticales, laterales, las bandejas de escritorio rotativos, multiusos, automatizados, el

microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como tarjetas en una serie

de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad

principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito

para el cual han sido creados, serán más calificados como sistema de almacenamiento

de información. Además la eficacia del archivo dependerá también de la vigencia de los

registros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de

archivos, entre ellos:

2.7.1Archivo Vertical: Los documentos son almacenados

en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las

gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otras con el

borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se

escribe la identificación de lo que allí se conserva.

2.7.2 Archivo Lateral: Los documentos se archivan uno al

lado del otro como los libros de estantería en una

biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en

carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

2.7.3 Archivo Horizontal: Los documentos son almacenados

en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,

archivadores o cajones. Este archivo es válido en el

caso de tener que archivar pocos documentos o cundo

se trate de planos o mapas.

2.7.4 Por la frecuencia de consultas: también se pueden mencionar los archivos

activos, semi-activos e inactivos.

2.7.5 Archivos Activos: aquel donde los documentos son consultados frecuentemente

o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no

pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior

a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

2.7.6 Archivo Semi-activo: se conservan los documentos que han sido retirados del

archivo activo finalizando el año fiscal. Su finalidad es suministrar información

para comprobar operaciones realizadas.

Pág. 19

2.7.7 Archivo Inactivo: se conservan los documentos de consulta poco frecuentes, que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la

destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

2.8 MATERIALES DE UN ARCHIVO

Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios

para conservar, retirar y usar la información que se necesita, así se tiene:

2.8.4 Carpetas: cartulinas dobladas en dos, con pestañas en la hoja de atrás. En la

pestaña se escribe el rotulo, que indica el

contenido de la carpeta. Las carpetas son

utilizadas para colocar documentos relacionados

con una persona, firma o institución o referidas a

un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos

tipos de carpetas: Carpetas individuales y

carpetas miselaneas.se decide el tipo de carpetas a usar, dependiendo del

volumen de correspondencia que se recibe en el periodo de archivo, que

puede ser de seis meses a un año.

2.8.5 Carpetas Individuales: son las que asignan a

corresponsales activos o personas con las cuales

se mantiene comunicación constante y a la cual se

hace necesario referirse frecuentemente.se ordena

alfabéticamente detrás de cada guía primaria.

Dentro de la carpeta los papeles se ordenan

cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha,

las más recientes al frente. Para abrir carpetas individual, el corresponsal

debe tener por lo menos cinco documentos.

2.8.6 Carpetas Misceláneas: usadas para archivar documentos de aquellos

corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta

contiene de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la

correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle

carpeta individual. Es el hogar “Temporal” de toda correspondencia.

2.8.7 Guías: tarjetas indicadoras hechas de cartón

fuerte y resistente, provista de una pestaña en la

parte superior donde aparece el título, nombre o

Pág. 20

asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde debe

archivarse o localizarse los documentos.

2.8.8 Rótulo: título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica

cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

2.9 PRINCIPIOS FUNDAMENTELES DE LA CLASIFICACIÓN DE UN ARCHIVO:

Los principios fundamentales en un proceso de archivar son:

Clasificar, ordenar y archivar.

Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivara un documento. Es

establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

Ordenar: separar los documentos de aquellos grupos de la clasificación ha señalado.

Archivar: colocar los documentos en el lugar determinado.

Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

De estas cuatro funciones, la más importante y la que va a condicionar e informar toda

nuestra actividad archivística es, evidentemente, la recuperación inmediata de los

documentos.

De nada nos sirve simplemente tener la información ordenada y guardada, si somos,

nosotros y nuestros equipos, capaces de encontrar rápidamente cualquier tipo de

información.

Esta función ha de tenerse siempre presente pues ve a informar todas las decisiones que

tomemos en las diferentes fases del ciclo de vida de un archivo.

Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que

uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen deferencias,

como la clasificación en el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación

señala el camino a seguir y el método a ejecutar.

2.10 FUNDAMENTOS METOLÓGICOS DE UN ARCHIVO

Siempre surgen grandes dudas al decidir las categorías en las que vamos clasificar

nuestros archivos. Para ayudarnos en la elección debemos conseguir que nuestros

sistemas de clasificación cumplan los siguientes criterios metodológicos.

Pág. 21

LÓGICA: En nuestro trabajo cotidiano, nos encontramos con archivo de muy diferente

índole. El sistema clasificado para cada uno de ellos deberá ajustarse a nuestras

necesidades con respecto a cada archivo.

En nuestro despacho, tenemos variedad de archivos: para las tarjetas de nuestros

visitantes, para los teléfonos de contratos, para los expedientes y documentos que nos

llegan y que nosotros generamos, y nuestros archivos informáticos de todo lo que

producimos, entre otros. Todos estos archivos necesitamos ajustarse a la Lógica de sus

Necesidades: los tarjeteros deberán quizás ordenar por el nombre de la compañía, los

expedientes por temas o por nombres de empresas, etc.

Para conocer más fácilmente la lógica que conviene aplicar a cada uno de ellos, solo

tendremos que estar atentos a:

Cómo me piden los documentos

Cómo necesitamos la información

¿Me piden los documentos por el número del expediente (numérico) o por el título del

expediente: Refinería de Tarragona?

Si estuviéramos en el departamento de facturación nos podrían pedir las facturas a

varias formas: por el número de factura, por el código del proveedor, por el nombre de la

empresa que factura, etc. La lógica nos reclama que nuestra clasificación debería seguir

las mismas pautas que la solicitud, lo que no será óbice para tener, si es preciso,

“referencias cruzadas” que nos den información adicional.

RIGOR: Como nos dice el diccionario, rigor es “escrupulosa severidad, propiedad y

precisión”.

Para que nuestro archivo funcione, esto es, podemos encontrar los documentos de forma

inequívoca y rápida, tendremos que establecer unas normas de funcionamiento y

seguirlas de forma rigurosa, o sea sin excepciones ni criterios subjetivos.

SENCILLEZ: Se nos pueden presentar varias opciones para clasificar. La más

sencilla es siempre la más adecuada. La manera de alfabetización los apellidos, con

o sin preposiciones y artículos, la conveniencia o no de las abreviaturas, la

proliferación de demasiadas categorías, etc., son ejemplos todos para aplicarla la

regla de la sencillez y que veremos a lo largo del libro.

2.11 CLASES DE ARCHIVO

Pág. 22

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes

clase de archivo.

2.11.1ARCHIVO CENTRALIZADO:

Archivo localizado en un único departamento.

Economía en espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el

personal.

Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización.

La centralización se puede realizar solo con documentos definitivos.

2.11.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO O DEPARTAMENTAL

cada departamento tiene su propio archivo

permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que

otros departamentos no tengan acceso a ellos).

Rapidez en acceso de uso inmediato.

Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una

persona con responsabilidad directa sobre el mismo.

2.11.3 ARCHIVO MIXTO

Descentralizados o departamentales los archivos activos y semiactivos.

Centralizado el archivo inactivo y/o histórico.

2.12 VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS CLASES DE ARCHIVO

ARCHIVO VENTAJAS INCOVENIENTES

CENTRALIZADO _ Orden y control

_ Asequible a todos

_Economiza duplicados

_Economiza espacio y

equipo

_ Es estático

_Requiere personal

especializado

_Retrasa la información

_Servicio de información

Pág. 23

_El procedimiento de

archivo es uniforme

(horario, fotocopias, etc.)

_ Servicio riguroso de

prestamos

DESCENTRALIZADO O

DEPARTAMENTA

_Mayor autonomía

_Posibilidad de ajuste

permanente

_Rapidez de acceso

_No requiere personal

especializado

_Norma estrictas en cuanto

a números de copias que

deben hacer de cada

documento

_Puede faltar información a

otros usuarios.

_falta de conocimiento en el

personal para organizar de

forma eficaz un archivo

_Incrementa de las tareas

diarias de las secretarias

para mantener el archivo

_Si no hay normas claras y

explicables, las búsquedas

y el control de los

documentos puede resultar

difícil

MIXTO

DESCENTRALIZADO CON

CPNTROL CENTRAL PARA

ARCHIVOS INACTIVOS

(mediana y gran empresa)

_Mayor elasticidad en el

sistema mismo

_ Pronta y efectiva

respuesta y localización de

información

_Exige coordinación

efectiva entre las

dependencias el archivo

central

_El archivo central debe

establecer normas que se

adaptan a las necesidades

de cada dependencia:

publicarlas, difundirlas y

controlar su aplicación.

2.13 CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS:

Las principales características de esta estructura son:

Sencillez

Adaptabilidad

Independencia

Almacenamiento permanente

Fácil acceso

Que brinde seguridad

Pág. 24

Agilidad en el procesamiento de información

Ubicado en un lugar claro, cómodo y ventilado.

2.14 FINALIDAD DEL ARCHIVO

En una organización, los fines fundamentales del archivo son:

Ser el centro activo de la información y de la documentación, de forma que nos

permita desarrollar nuestro trabajo de forma eficaz.

El archivo es como una biblioteca particular a la que recurrimos constantemente

para poder realizar nuestro trabajo: contestar cartas, realizar ofertas, preparar

informes, etc.

Proporcionar los mejores servicios, al menor coste posible. Para proporcionarnos

el mejor servicios - almacenar y recuperar eficazmente - nuestros archivo puede

nuestro archivo puede necesitar una inversión en las técnicas más sofisticadas

(indudablemente costosas), o simplemente será precisa la adquisición de dos cajones

de archivo más, que nos permitirán tener la documentación en perfecto orden, y en

perfecto estado de conservación.

La organización del archivo puede consistir óptima solo cuando proporciona los

mejores servicios a la organización con el menor costo posible.

Ser un instrumento que nos ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios

en los que afecta a las necesidades de buen funcionamiento de nuestro archivo.

El control de los documentos es tan importante como el diseño y el sistema elegido de

archivo. La organización de préstamos de nuestro archivos y conocer si los otros

servicios contribuyen o no a mantener el buen funcionamiento del nuestro.

Asegurar la perfecta conservación de los documentos tanto activos como

inactivos.

No podremos decir que tenemos un verdadero archivo cuando los documentos se

encuentren arrugados, descoloridos, elegibles o rotos. Suponen un verdadero

despilfarro tantos archivos, inactivos y conocer si los otros servicios contribuyen o no

a mantener el buen funcionamiento del nuestro.

Asegura la perfecta conservación de los documentos tanto activo como inactivo.

No podremos decir que tenemos un verdadero archivo cuando los documentos se

encuentren arrugados, descoloridos, ilegibles rotos. Suponen un verdadero despilfarro

tantos archivos, inactivos y/o históricos, guardados en costosas naves, mal

señalados, con humedad y malas condiciones, que hacen difícil y a veces inútil la

recuperación de los documentos.

2.15 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Pág. 25

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se

recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El

procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en

forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad

de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

El progreso de toda organización, así como el volumen cada vez mayor de información

que recibimos, tienen, cada vez más, a sustituir la intuición genial y las dotes brillantes

del individuo por la estandarización y unificación de métodos y criterios de eficacia en el

trabajo.

Los archivos son como colección de datos, sirven para la entrada y salida de

documentación necesaria en las instituciones, por lo cual la documentación que ahí

reposa constituye un auxiliar fundamental para las labores de las secretarias, pues les

proporcionan referencia precisas sobre hechos, proyectos y fechas.

Es importante para sus actividades que puedan ser localizados con facilidad y que

vuelvan al mismo lugar para realizar las mismas consultas.

Pág. 26

CAPITULO III

LABOR SECRETARIAL

Pág. 27

3 Etimología de Secretaria:

Secretaria viene del latín SECRETRARIUS, se dice que es la persona a quien se le

comunica un secreto para que lo calle.

3.1 Concepto de Secretaria:

Es la persona que desempeña funciones administrativas en una empresa o institución

en forma organizada, eficiente, honesta, eficaz y discreta. Con buena presentación, la

cual sebe contar con un perfil profesional. Es encarga de recibir y redactar la

correspondencia de un jerárquico, llevar adelante la agenda de este y custodiar y ordenar

los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como

auxiliar administrativo.

La secretaria es la persona que se encarga de diferentes funciones básicas para que su

colaborador o jefe no tenga que preocuparse por llamadas telefónicas, recepción de

documentos y de más. Su profesión seria auxiliar administrativo que gestiona el tiempo

del empresario o persona con el cual trabaja.

Las diferentes tareas que cumple entre otras es:

Atender llamadas telefónicas

Recepción de documentos

Archivar documentación

Tramitación de documentos y vencimientos

Atención de clientes entre otras funciones básicas y elementales.

3.2 TIPOS DE SECRETARIAS:

3.2.1 Secretaria Ejecutiva Bilingüe.- Trabaja con ejecutivos de alto nivel, conoce todos

los trámites de la oficina y los asuntos que administra su jefe inmediato, debe atender los

asuntos privados que su jefe superior le encomienda, lo representa en eventos

especiales. Conoce otro idioma además del propio.

Generalmente se desempeña en empresas transnacionales y maneja todos los asuntos

privados, tanto del jefe de la empresa.

3.2.1 Secretaria Administrativa.- Recibe, clasifica, distribuye y contesta la

correspondencia interna y externa, conoce todo el movimiento de su área y

de la oficina en general. Se encarga del material de trabajo, la papelería,

las compras, el fondo resolvente, etc.

3.2.2 Secretaria Taquimecanógrafa.- Se desempeña como auxiliar en sesiones

o reuniones de consejo, en asambleas de sindicatos y en donde es

Pág. 28

necesario tomar notas y apuntes textuales. Es imprescindible una

excelente redacciones, ortografía y mecanografía.

3.2.3 Secretaria Recepcionista – Telefonista.- En empresas pequeñas una

sola persona ejecuta ambas tareas, pero en oficinas grandes se requiere

de mayor número de personal para dar información, recibir quejas, atender

al público, etc.

3.2.4 Secretaria de Recursos Humanos consiste en la planeación,

organización, desarrollo y coordinación, así como también control de

técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal. A la

vez que la organización representa el medio que permite a las personas

que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados

directa o indirectamente con el trabajo.

3.2.5 Secretaria de Marketing o Mercadeo el objetivo básico está definido por

la satisfacción de las necesidades de los consumidores, complementado

con otros objetivos tales como penetración de mercados, metas de ventas,

canales de distribución, etc., para lo cual se recurre a la utilización de una

serie de herramientas, tales como investigación: de mercados, promoción

y publicidad, sistemas de distribución y otros.

Durante mucho tiempo, el termino Marketing, ha sido asociado y muchas veces

confundido principal y casi exclusivamente con las actividades de publicidad y

promoción. Además de éstas, incluye diseño de productos, técnicas de ventas,

etc.

El Marketing está constituido por todas las actividades tendientes a generar u

facilitar cualquier intercambio cuya finalidad sea satisfacer las necesidades o

Deseos Humanos

La esencia del marketing es un intercambio o transacción cuya finalidad es la

satisfacción de las necesidades y deseos humanos.

La función del marketing es la de organizar el intercambio entre los productores y

consumidores. En esta definición se aplica tanto a la organizaciones comerciales

como a las sin fines de lucro.

Significa conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y

dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas

aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización.

3.2.7 Secretaria de Operaciones: Se relaciona con la producción de bienes y

servicios y es ejecutada por los gerentes de operaciones, quienes trabajan sobre

Pág. 29

el proceso de transformación de inputs en outputs. El gerente trabaja sobre el

proceso de transformación, tomando decisiones sobre eficiencia y efectividad

operaciones es responsable de la producción de los bienes o servicios de las

organizaciones. Este departamento toma decisiones que se relacionan con la

función de operaciones y los sistemas de transformación que se utilizan.

Decisiones clave: proceso, capacidad, inventarios, fuerza de trabajo, calidad.

En el área de Producción el objetivo básico es la fabricación de la cantidad óptima

de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo

específico, los complementarios son entre otros lograr niveles mínimos de

desperdicio, niveles óptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra. Para

esto se cuenta con herramientas tales como estudios de tiempo y movimientos,

programación lineal, estadísticas y diseños.

3.2.8 Secretaria de Finanzas: Hasta finales de la década de los setenta, cuando

se hablaba de finanzas, la gente lo relacionaba con contabilidad, el movimiento

contable, el registro e interpretación de las transacciones económicas, ese era el

estudio del pasado.

El enfoque moderno de las finanzas incluye estudios profundos. Han dejado de

ser un campo preocupado fundamentalmente por la obtención de fondos para

abarcar la administración de activos, la asignación del capital y la valuación de la

empresa en  el mercado global; ya no son un campo con un interés primordial en

el análisis externo de la empresa, sino que dan gran importancia a la toma de

decisiones dentro de la empresa. La principal característica de las finanzas

actuales es su cambio continuo por nuevas ideas y técnicas”.

Resumiendo, Administración Financiera se puede definir como el manejo de los

fondos de una empresa con el fin de alcanzar el objetivo básico financiero y

fundamentado en una serie de decisiones financieras.

Por último, el objetivo básico financiero está definido, no como la maximización de

utilidades, sino como la maximización de la riqueza de los dueños de la empresa,

la cual viene a ser igual a la maximización del valor de la empresa.

Para el manejo financiero adecuado de la empresa, se cuenta con una serie de

herramientas tales como: El análisis financiero, los presupuestos, el flujo de caja,

las matemáticas financieras, las técnicas de administración de activos y pasivos,

el estado de fuente y aplicación de fondos y la contabilidad administrativa, entre

otros.

Pág. 30

3.3 PRINCIPALES FUNCIONES QUE DESARROLLA:

La Secretaria tiene que contar con diversas funciones entre las cuales generalizando son:

Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

Reclutar las solicitudes por parte del departamento de servicios al cliente.

Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y

servicios de estos.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente,

para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo.

Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento

dentro de la empresa.

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los

compromisos y demás asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tu jefe.

Mejorar y estar en constante aprendizaje.

3.3.1 La Secretaria del Área de Finanzas:

Encargada del Fondo menor o Caja Chica.

Llevar un Libro Banco con la información de la cuenta corriente.

Encargada de confeccionar los comprobantes de depósitos.

Debe realizar los depósitos bancarios.

Mantención del archivo de documentos bancarios.

Llevar registro de los depósitos que efectúen terceros (clientes).

Registrar a diario el saldo disponible de la cuenta corriente.

Llevar registro de las fechas en que los clientes deben depositar.

Confección, Despacho y Recepción de la documentación financiera.

Relacionarse cordialmente con entidades financieras y pagadoras.

Manejo de las fechas de compromisos tributarios y contables.

Informe de compromisos por vencer.

Manejo de las fechas de cobro a los clientes.

Manejar vocabulario que permita desenvolverse en el área.

Llevar al día informe de Cheques por cobrar.

Confeccionar listado de clientes deudores y facturas vencidas.

Confeccionar cartas de cobranza.

3.3.2 La Secretaria de área Marketing:

Pág. 31

Mantención de buenas relaciones con las empresas proveedoras de servicios:

Gráficos, Publicitarios, Estudios de Opinión y Mercadeo.

Organización y coordinación de reuniones de trabajo.

Confección de informes con todas las ideas presentadas en las Reuniones Creativas.

Mantención de agenda de proveedores de servicios requeridos por el Departamento.

Cotización de productos tales como: envases, etiquetas y otros similares.

3.3.3 La Secretaria de Recursos Humanos:

Confección de Contratos.

Confección de Comprobante de Feriado.

Confección de Carta de Desahucio y Finiquitos.

Confección de Certificados, según solicitud del personal.

Llenado de planillas de cotizaciones provisionales.

Confección de solicitudes de obtención de credencial de salud.

Solicitudes de incorporación a Cajas de Compensación.

Tramitar solicitudes de autorización de cargas, subsidios familiares y similares.

Depósitos bancarios por concepto de pensiones alimenticias.

Mantención de agenda con los datos de entidades provisionales, administradoras de

fondos de pensión, cajas de compensación.

Confeccionar y Tramitar declaraciones de accidente del trabajo.

Manejar vocabulario y conceptos que le permitan un correcto desempeño en esta

área.

3.3.4 La Secretaria de Operaciones:

Recepción de solicitudes de servicios o productos.

Confección de informes de servicios prestados o bienes producidos.

Recepción y tramitación de solicitudes de reparación y mantención. 

3.4 CUALIDADES PERSONALES   DE LA SECRETARIA MODERNA

 Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las

destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y

además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro

de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las

siguientes: 

Discreción.-  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y

tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados

de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información

que conoce.  

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Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder

adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo.

Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina

de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que

tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo

indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe

con precaución y criterio.

Puntualidad.-  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe

ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las

labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de

manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden.-  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina,

archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso

cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en

equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los

demás compañeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar

información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea

más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un

esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad

de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe

mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se

relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y

su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en

la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo

tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando

este la solicite.

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Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros

de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.  

3.5 FORMACIÓN DE LA SECRETARIA:

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto

que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así

como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas

un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de

los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa

cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y

además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier

nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le

permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional: 

Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto

que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos 

documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas

ortográficas.    

Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la

herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber

hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo,

elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.     

Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel

de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por

escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar

distintas clases de documentos administrativos y comerciales.

Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras

y números, evitará confusiones y errores.      

Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los

sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información

adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.

Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel

escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones

internacionales.     

Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la 

matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los

porcentajes, intereses, tasas, etc. 

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Contabilidad.-  Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para

poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.    

3.6 CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS:

3.6.1 PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL:

Dignidad. La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga

infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y

dignidad.

Integridad. Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Secreto profesional. Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en

los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión. 

3.6.2 PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:

Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el

ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen. El

derecho y la oblación del secreto profesional comprende: Las confidencias e información

personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio

profesional. Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores,

compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su

labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos. La información cuyo

contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra

información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de

personas específicas. La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla

fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior. El secreto profesional no

debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que

debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir

información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él

mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los

límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que

conforman el perfil personal de la secretaria. 

Relaciones con sus Compañeros: La secretaria debe abstenerse de cualquier

competencia desleal en relación con sus compañeros. La discreción es un elemento

específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su

capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente

que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros

miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia

(comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos

de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la

Pág. 35

secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional. Es obligación de toda

secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su

intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal

funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

Relaciones con la Empresa: La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar

apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la

política interna de la misma. La secretaria no aceptará remuneración profesional que

no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está

prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén

directamente relacionadas con la transmisión de información. La secretaria tiene el

deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni

coacciones para eludir su cumplimiento. 

En Relación con su Profesión: La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar

sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento.

Demostrará permanentemente afán de superación y pro actividad, tanto en lo

personal como en su contribución a la empresa. La secretaria debe abstenerse de

realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.

Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a

vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener. Ascensos no merecidos

y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo

que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y

conocimientos y años de servicio lo tiene más merecido. Conseguir que personas que

no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de

esta profesión. Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del

secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión. Ha de ser consciente de

que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer. Ha de

conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es

apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores

contenidos en el código como para ampararse en él.

3.7 IMPORTANCIA DE LA SECRETARIA

Si bien todos los puestos dentro de una empresa

son imprescindibles, el de la secretaria o asistente

ejecutiva se volvió cada vez más importante, y ya

no solo es esa persona que tiene que cumplir

órdenes directas de su jefe, sino que en la

actualidad tiene decisión y peso propio.

Pág. 36

 

Ya no solo es suficiente con tener conocimientos administrativos, atender el teléfono y

poseer simpatía, sino que hay que tener un profundo conocimiento de los recursos

humanos, del mundo económico-financiero y de los asuntos públicos e institucionales.

Ahora también puede correr por cuenta de la secretaria elaborar y llevar adelante

proyectos especiales y tener a su cargo el manejo de procedimientos internos de los

distintos sectores de la oficina. Se interesa también por el CORE BUSINESS (núcleo de

los negocios) y está informada sobre la realidad política y social.

 

Dentro de esta nueva concepción de las secretarias ejecutivas hay que hacer la

diferenciación entre dos tipos de secretarias: por un lado están aquellas de las Pymes y

las empresas chicas y por otra parte las que trabajan en grandes empresas y

multinacionales. Las primeras no solamente tienen que atender a solo un jefe sino que un

grupo de varias personas demandará sus servicios. Tienen más apego por la empresa y

un vínculo más personal con todos los integrantes.

Por otra parte las secretarias de compañías grandes tienen más posibilidades de

capacitarse en distintas ramas, atienden a solamente un jefe y las chances de ascenso

son mayores. Pero de esta forma no tienen un compromiso emocional importante con la

empresa ni con sus jefes. 

Los especialistas en recursos humanos afirman que la diferencia principal radica en que

las secretarias de las empresas más grandes tienen un concepto moderno del rol de la

mujer en la sociedad y en el secretariado, en cambio las asistentes de empresas

pequeñas siguen con el pensamiento de las secretarias modelo siglo XX. 

La renovación y la importancia de las asistentes no hacen más que revalorizar al puesto y

marcar el cambio de una época en la cual la secretaria dejó de cumplir órdenes

ciegamente a impartirlas y tener más injerencia.

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