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¿Cómo administrar mi empresa sin tener que estar presente?

ERP y Business Intelligence

Enterprise Resource Planning ERPSistemas de Recursos Empresariales

Business Intelligence Inteligencia de Negocios

Dr. Ralf Eder L.

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Sistemas de recusos empresariales¿En qué consisten?

• Buscan integrar los datos y apoyar todas las funciones de la empresa.

• Integran varios aspectos funcionales de la empresa, así como funciones de socios y proveedores.

• La meta es hacer el flujo de información dinámico e inmediato, para que éste sea más útil y de valor para el negocio.

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• Otra meta es integrar departamentos y funciones de toda la empresa en una sola infraestructura que comparte una base de datos para cubrir las necesidades de cada departamento.

• Este tipo de sistemas reemplaza a varios sistemas independientes que típicamente existían en las empresas, resolviendo la integración de varias fuentes en tiempo real.

Sistemas de recusos empresariales

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COMPONENTES

HARDWARE Servidores y periféricos

SOFTWARE Sistema operativo y base de datos

INFORMACIÓN Datos organizacionales de fuentes internas y externas

PROCESOS Procesos de negocios, procedimientos y políticas

PERSONAS Usuarios finales y personal del área de sistemas

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BENEFICIOS ESPERADOS

• Los datos se capturan una vez y se utilizan por todos, aumentando la veracidad y calidad de los mismos

• Mejoras al mantenimiento, por estar el personal de Tecnologías de información centralizado

• Consistencia de la interfase a lo largo de las diversas aplicaciones implica menos entrenamiento de empleados, mayor productividad y posibiidad de movimiento de puestos

• Mejora la seguridad de los datos y aplicaciones, debido a mejores controles y la centralización de hardware

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REVISIÓN DE MÓDULOS • Producción

Apoya en la planeación y optimización de la capacidad de manufactura, partes, componentes y materiales utilizando datos históricos de producción y proyecciones de venta

• ComprasClarifica el proceso de suministro de materias primas requeridas y otras provisiones

• Administración de inventariosFacilita el mantenimiento de los niveles adecuados de inventario en un almacen

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REVISIÓN DE MÓDULOS• Ventas y Mercadotecnia

Implanta funciones de formulación de pedidos, programación de pedidos, envíos y facturación

• FinanzasAglutina datos finacieros de varios departamentos funcionales generando varios reportes valiosos

• Recursos HumanosDefine la administración del capital humano, registrando roles, funciones, competencias, etc.

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BENEFICIOS DE MÓDULOS CLAVE

• Auto servicio• Administración del desempeño• Datos financieros• Administración de Recursos Humanos• Ejecución de Suministros y Logística• Desarrollo y Producción• Ventas y Servicio

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IMPLICACIONES• Complejidades al instalar, configurar y mantener el

sistema incrementan, lo que hace necesario personal especializado de TI e instalacion de hardware y redes extra

• Consolidación del hardware, software y personas puede ser complicado y difícil de lograr

• El proceso de conversión y transformación de datos de un sistema anterior puede ser complejo

• Puede haber resistencia y una baja temporal de productividad al reentrenar al personal de TI y a los usuarios finales

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BENEFICIOS

• Se genera agilidad en la empresa al responder a cambios en el medio ambiente para crecer o mantener la participación de mercado

• Al compartir información entre áreas funcionales apoya la colaboración entre empleados

• Al ligar e intercambiar información en tiempo real con socios en la cadena de suministro se mejora la eficiencia lo que baja los costos

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CONSIDERACIONES

• Mejor servicio a clientes al haber mejor flujo de información a través de los distintos departamentos

• Se mejora la eficiencia de los procesos de negocios al efectuar cambios y ajustes en los mismos

• El re-entrenar a todos los empleados en el nuevo sistema puede ser costoso y tomar tiempo

• El cambio de roles en los departamentos puede crear alboroto y resistencia al nuevo sistema

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IMPLANTACIÓN• El secreto para una implantación exitosa es

usar una metodología probada

• Las implantaciones pueden llegar a ser riesgosas si no se tiene un plan del proyecto

• Debe haber una necesidad de cambio muy bien comunicada

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SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Y SOFTWARE

• Lo mejor para una empresa sin experiencia en el desarrollo de estos sistemas es el comprar una opción en el mercado

• Antes de seleccionar un proveedor, la empresa debe evaluar sus necesidades actuales y futuras de éste tipo de sistemas

• Revise el hardware, software e infraestructura en redes, así como los recursos disponibles para la implantación

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EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

• Funciones de negocio ó módulos que apoya el software• Características y capacidad de integración del software• Viabilidad financiera del proveedor, así como tiempo que

ya están en el negocio• Licenciamiento y políticas de actualización• Servicio y soporte al cliente• Costo total de propiedad• Requerimientos de infraestructura de TI• Integración con software de terceros• Soporte e integración con sistemas legados• Servicios de consultoría y entrenamiento• Planes a futuro a corto y largo plazo

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LA OPERACIÓN Y POST-IMPLANTACIÓN

Cinco áreas de estabilización:• Entrenamiento a usuarios finales• Soporte reactivo, por ejemplo la solución de

incidentes y poblemas• Auditoría para garantizar la calidad de datos en el

nuevo sistema• Corrección de datos para asegurar la migración, a

partir de los resultados de la auditoría• Nuevas características y funcionalidades en apoyo

a las necesidades cambiantes de la empresa

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ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Resulta ser un equilibrio entre tres fuerzas:

RecursosTiempo Alcance

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LAS PERSONAS Y LA EMPRESA

Administración del proyectoPara que un Sistema de Recursos Empresariales sea implantado exitosamente, la administración del proyecto debe demostrar mucho liderazgo a través de un plan de implantación claro y muy bien entendido, vigilando de cerca el presupuesto asignado.

Consultores

Frecuentemente las empresas sin experiencia en la implantación de Sistemas de Recursos Empresariales utilizan los servicios de consultores especializados

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IMPLICACIONES PARA LA GERENCIA

• La implantación de Sistemas de Recursos Empresariales resulta ser una actividad compleja para cualquier empresa

• La implantación requiere de mucha supervisión del líder de proyecto

• Sin embargo éstos sistemas proveen funcionalidad mejorada para la empresa

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EN RESUMEN

• Aún cuando los riesgos de implantación son altos, los beneficios son mayores para cualquier empresa

• La integración de datos ayuda a que la empresa cumpla mejor con las demandas de un mundo de los negocios rápido y dinámico

• El uso de los Sistemas de Recursos Empresariales al proveer una integración de datos y procesos de negocios le proporciona a la empresa la oportunidad de expandirse y cambiar conforme cambia el negocio en sí

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EN RESUMEN

• La solución comprende la inclusión de hardware, software, información, procesos de negocios y personas para desempeñar las fases fundamentales de cualquier sistema de información:

ENTRADA, PROCESAMIENTO, SALIDA

• La selección de un Sistema de Recursos Empresariales se debe basar en éstas necesidades y qué tan bien un proveedor cumple con estas necesidades tanto hoy como en el futuro

• Para tener éxito en la implantación, la empresa y su gerencia tiene que entender claramente el proceso de implantación

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CICLO DE VIDA

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EVOLUCIÓN SUGERIDA

• Adaptado deEnterprise Systems for Management (capítulos uno y tres)

Luvai Motiwalla Jeffrey Thompson ISBN-10: 013233531XISBN-13: 9780132335317Prentice Hall2009

Business Intelligence, 2/E (capítulo uno)

Efraim Turban Ramesh Sharda Dursun Delen David King ISBN-10: 013610066XISBN-13: 9780136100669Prentice Hall2011

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BIBLIOGRAFÍA

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Preguntas ¿?