Irene Martín González

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TESORERÍA con dos tizones

Eres libre de:

Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra. Hacer obras derivadas.

Bajo las siguientes condiciones: Debes reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador

(pero no de una manera que supiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).

No puedes utilizar esta obra para fines comerciales. Si alteras o transformas esta obra, o generas una obra derivada, sólo puedes distribuir la obra

generada bajo una licencia idéntica a ésta.

EQUIPO REDACTOR Y DE DISEÑO Irene Martín González (Grupo Scout Castilla, Scouts Palencia mSc)

Equipo “Con dos tizones”, SCyL 2013

ILUSTRACIONES Héctor Castro (Grupo Scout San Pablo, MSC Salamanca)

Open Office. Trademark by The Apache Software Foundation. Microsoft Office. © 2013 Microsoft.

PDF Creator. © NV2 Sarl.

AGRADECIMIENTOS A todas aquellas personas que han puesto su granito de arena en esta publicación: A Mario del Grupo Scout Barrio del Carmen de Palencia, a Rodrigo tesorero Scouts Segovia, a Nacho Cartón tesorero del Grupo Scout Horizonte de Valladolid y a Teyko extesorera de Scouts Valladolid, por

enviarnos materiales y contestar al email de SCyL. A Toñin y Sherpa, miembros del equipo “Con dos Tizones”, por su interés dentro de esta

publicación. A Josete, miembro del equipo “Con dos Tizones”, por su apoyo y revisión del documento.

A Samu por empezar y terminar esto juntos. A Alberto, por creer cada día en mí.

Y por supuesto, al equipo “Con dos tizones” que un día a unas horas poco propicias comenzamos este proyecto.

A Mayte y a Pilar, presidenta y gerente de Scouts de Castilla y León mSc, por su constante apoyo incondicional y su apuesta por este proyecto que empieza a dar sus frutos.

A ti, porque estás leyendo esta publicación y así, apostando por este proyecto y sumándote a él de cierta manera, espero que puedas disfrutar leyendo muchas más.

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Índice Perfil del Tesorero ................................................................................................................... 4

Responsabilidades del Tesorero................................................................................................. 5

Herramientas del Tesorero ........................................................................................................ 6

Presupuesto ........................................................................................................................ 6

Seguimiento del pago de cuotas ............................................................................................ 7

Administrar el dinero............................................................................................................ 7

Informes económicos actividades .......................................................................................... 7

Custodiar las facturas ........................................................................................................... 8

Tramitación de subvenciones ................................................................................................ 8

Realización de cuentas anuales ............................................................................................. 8

Control cuenta bancaria ....................................................................................................... 9

Otros .................................................................................................................................. 9

Anexos .................................................................................................................................. 10

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Perfil del Tesorero Lo primero y antes de nada, debes saber que si encajas en este perfil te costará poco llevar a cabo tu

labor, pero el interés y las ganas son suficientes para ser tesorero. Un buen perfil para llevar a cabo

una Tesorería debe tener las siguientes características:

Buen trato, ser amable y cortés: Debido al constante contacto con otros agentes de tu

asociación o grupo

Persona muy organizada: La Tesorería de una asociación o grupo lleva mucho trabajo y debes

ser una persona muy organizada, para saber en cada momento que se hace con el dinero, en

que se gasta…

Dominio de herramientas informáticas: Para realizar un buen seguimiento anual de la

Tesorería es necesario saber usar herramientas informáticas útiles para ello como el Excel.

Abierto y comunicativo: Las cuentas tanto del grupo como de la asociación pueden ser

consultadas, por ello se ha de ser muy explicativo y ser capaz de responder a cualquier duda.

Facilidad en la búsqueda de nuevas formas de financiación: En los momentos que vivimos,

ante la necesidad de autofinanciación tanto para los grupos como para las asociaciones, es

necesario conocer diferentes vías de búsqueda de financiación.

Habilidad en el manejo del dinero: Debido al constante flujo de dinero es recomendable para

ser un buen tesorero tener un buen manejo del mismo, así como de las cuentas básicas para

poder realizar de la mejor manera posible las tareas de la Tesorería.

Quiero reiterar la importancia de todos y cada uno de los ítems que definen a un buen tesorero. Si

alguien se escuda en que no puede tomar el cargo y colaborar con el grupo o la asociación porque no

tiene alguno de los puntos descritos anteriormente, tal vez lo que le falte sea compromiso pues es

una labor que siempre se puede aprender.

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Responsabilidades del Tesorero Al igual que en la sección anterior (Perfil del tesorero), no se establece como obligatorio lo que aquí

se expone. Las responsabilidades que puede tener que desempeñar un Tesorero son las siguientes:

Presupuesto: Al comienzo de cada periodo es necesario, hacer un balance del dinero

disponible y con ello realizar un pequeño presupuesto

Seguimiento de pago de cuotas y actividades: El Tesorero tiene que llevar un seguimiento

continuo del pago de las cuotas y actividades de los socios tanto a nivel de grupo como de

asociación.

Administrar dinero: El Tesorero es el encargado de gestionar el dinero, de manera que ceda

dinero para los gastos necesarios, solicitando la justificación de ese pago mediante factura o

ticket justificativo.

Informes económicos de actividades: Llevar un informe de los ingresos y gastos de cada una

de las actividades.

Custodiar las facturas: Guardar las facturas justificativas de los pagos para su posterior uso

en alguna subvención y a efectos fiscales deben conservarse durante un periodo de 4 años.

Tramitación subvenciones: Se ha de realizar el seguimiento de las subvenciones, de tal

manera que se conozcan los plazos tanto de solicitud como de justificación y se realice todo

el proceso de la misma hasta que se cobra por parte del grupo o asociación.

Realización de cuentas anuales: Según el plan general contable las asociaciones sin ánimo de

lucro estamos obligadas a realizar las cuentas anuales. Dichas cuentas anuales se componen

de tres elementos: cuenta de pérdidas y ganancias, balance de situación y memoria económica

(incluido en el BOE Nº 86 resolución del 26 de marzo de

2013: http://www.boe.es/boe/dias/2013/04/10/pdfs/BOE-A-2013-3781.pdf)

Control cuenta bancaria: Llevar un control de los movimientos que se realizan a través de la

cuenta bancaria, así como la realización de transferencias, domiciliaciones…

Pagos y cobros: Todos los pagos y cobros del grupo o asociación ya sean realizados

personalmente o confirmados en su defecto.

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Herramientas del Tesorero En este apartado vamos a ir viendo cuales son las herramientas más útiles para llevar a cabo cada una

de las responsabilidades del Tesorero.

Para la gran mayoría de las responsabilidades del Tesorero se pueden llevar de manera organizada y

eficaz mediante una hoja de cálculo, recomendando el Open Office Calc y especialmente el Microsoft

Excel.

Imagen 1: Logotipos de Open Office Calc y Microsoft Excel

Para enviar este tipo de documentos a otras personas y pueda ser editado es necesario que se mande

en un formato adecuado para que todo el mundo pueda verlo (.odt o.doc).

En el caso en que sólo se utilice el documento para ser leído, hay que guardarlo en formato .pdf, para

ello existe una herramienta de conversor a pdf

Imagen 2: Logotipo de PDF creator

Presupuesto Para la elaboración de un presupuesto se presentan los gastos e ingresos previstos para el grupo o la

asociación.

Ingresos: Recoge todos los ingresos que recibe el grupo o la asociación, ya sea en forma de cuotas o

cualquier tipo de subvención

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Gastos: Recoge los gastos que se prevén realizar durante el año. Pagos de cuotas, seguros,

actividades, acampadas, etc.

(Uso de una hoja de cálculo)

Seguimiento del pago de cuotas La mejor manera de llevar un seguimiento del pago de cuotas dependerá en función del mecanismo

que en el grupo se lleve a cabo.

En el caso de realizarse mediante domiciliaciones, es fácil seguir el rastro ya que solo aquellos recibos

que se devuelven son los que no han pagado las cuotas.

En cambio cuando no se hace mediante domiciliación sino por ingreso o transferencia bancaria es

necesario llevar un seguimiento más minucioso de tal manera que el secretario pase el directorio

completo y mediante una hoja de cálculo pueda realizarse de manera efectiva ese proceso, es decir,

mensualmente o cada dos meses habrá que sacarse un extracto del banco ir revisando quienes de

nuestros socios han pagado o no.

Administrar el dinero Para todos aquellos Tesoreros que manejáis dinero, lo más importante es no tener excesivo dinero en

efectivo, pero siempre disponible para el día a día para el grupo o asociación, como bien dije al

comienzo de las herramientas cualquier hoja de cálculo y el Excel en particular puede servir para

todas las funciones que lleva a cabo un Tesorero.

Lo más cómodo es que el dinero se solicite con antelación (adelantos), con un presupuesto más o

menos aproximado. Y lo importante es que todo el dinero que se dé para cualquier gasto se registre

y se entregue ticket o factura justificativa.

Es recomendable no usar cuentas personales para cobros y pagos del grupo o la asociación, si el

volumen es grande más de 3.000€ la cuenta puede ser investigada y traer problemas al tesorero.

Informes económicos actividades Todas aquellas actividades grandes que se realicen (acampadas, actividades de coordinadoras, etc.)

el Tesorero lleva un informe económico de la actividad, de tal manera que refleja los ingresos y todos

aquellos gastos que se realizan para dicha actividad ya sea de material, albergues…

(Uso de una hoja de cálculo)

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Custodiar las facturas Las facturas son necesarias para toda justificación de una subvención, pero a pesar de que no se usen

para ello hay que conservarlas al menos cuatro años. Lo mejor es guardarlas de manera mensual.

Tramitación de subvenciones Las subvenciones siempre tienen varios pasos:

Solicitud: La subvención tiene que salir publicada en el boletín oficial, para realizar la solicitud

es necesario presentar junto con la documentación que se solicita un proyecto, en él se debe

incluir las actividades que se van a realizar junto con la fecha de realización y un breve

resumen de la actividad.

Justificación: Para realizar la justificación hay que presentar varias cosas, una memoria en el

que se presenten todas las actividades realizadas del proyecto junto con las facturas de gasto

de dichas actividades.

En ambos casos normalmente la convocatoria pide un formato específico de presentación. Se puede

realizar con un procesador de texto, recomendando el Open Office Writer y Microsoft Word. Al igual

que con las hojas de cálculo, para que pueda ser visualizado y con posibilidad de modificación por

otros es necesario enviarlo en formato (.odt o .doc respectivamente), para enviarlo sólo para su

lectura lo podemos hacer en pdf para ello hay varias herramientas de transformación.

Imagen 3: Logotipos de Open Office Writer y Microsoft Word

Realización de cuentas anuales Cuenta de pérdidas y ganancias: Una forma fácil es mediante un balance de sumas y saldos en el que

se registren todos los gastos e ingresos de manera clara.

La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento cuya utilidad es conocer el resultado del año, es

decir, si ha habido más gastos que ingresos, si se ha gastado lo mismo que se ha ingresado o se ha

gastado menos que los ingresos. Por ello es bueno que todas las partidas incluidas estén claras y sean

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comprensibles para cualquiera. En los anexos se incluyen varios ejemplos de manera que visualmente

puede verse con mayor precisión.

Balance de situación: En el balance de situación se informa de cómo se encuentra económicamente

el grupo o la asociación, de tal manera que incluye todo lo que se tiene, ya sea el dinero en efectivo,

en el banco, el material así como las deudas que tienen otros con nosotros.

Tanto para el balance de sumas y saldos como para el balance de situación la mejor herramienta es

un procesador de texto, ya sea Open Office Calc o Microsoft Excel.

Memoria económica: En la memoria económica tiene que haber una explicación de todas las partidas

que aparecen tanto en el balance de sumas y saldos con los ingresos y gastos como en el balance de

situación.

Para efectuar la memoria económica la herramienta que el Tesorero ha de usar es un procesador de

datos, Open Office Writer o Microsoft Word

Control cuenta bancaria El Tesorero puede llevar un control de todos los movimientos que se realizan en la cuenta bancaria,

una manera útil es tener la posibilidad de acceder de manera online a los movimientos de la cuenta

así como de realizar transferencias, de esa manera se pueden visualizar los movimientos e incluso

traspasar ese extracto a Microsoft Excel (posibilidad que te dan los diferentes bancos cuando se saca

el movimiento de saldos).

Actualmente desde el móvil existe una aplicación que posibilita vigilar la entrada y salida del dinero

así como un registro de los gastos. Solo disponible para Android: MONEYWHISE.

Otros Las hojas de cálculo así como la memoria nos son útiles para años posteriores, por su rápido acceso

a la información y sobre todo para poder realizar futuros presupuestos con gastos que se repiten.

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Anexos

Anexo 1: Ejemplo de presupuesto Scouts Valladolid

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Anexo 2: Ejemplo presupuesto Scouts Palencia

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Anexo 3: Seguimiento del pago de cuotas y otros del Grupo Scout Barrio del Carmen (Scouts Palencia)

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Anexo 4: Seguimiento del pago de cuotas

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Anexo 5: Plantilla Gastos e Ingresos Grupo Scout Horizonte (Scouts Valladolid)

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Anexo 6: Plantilla ingresos y gastos Grupo Scout Barrio del Carmen (Scouts Palencia)

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Anexo 7: Plantilla pagos actividades Grupo Scout Iberos (Scouts Valladolid)

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Anexo 8: Plantilla Informe económico actividades Scouts Valladolid

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Anexo 9: Flujos de Caja (control cuenta bancaria y dinero en efectivo) del Grupo Scout Iberos (Scouts Valladolid)

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Anexo 10: Hoja de ingresos de un balance de sumas y saldos de Scouts Valladolid

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Anexo 11: Hoja de gastos de un balance de sumas y saldos de Scouts Valladolid

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Anexo 12: Hoja de gastos de un balance de sumas y saldos de Scouts Palencia

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Anexo 13: Hoja de ingresos de un balance de sumas y saldos de Scouts Palencia

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Anexo 14: Ejemplo de un balance de situación de Scouts Palencia

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Anexo 15: Plantilla nota de cobro Scouts Palencia

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Anexo 16: Plantilla nota de pago (transferencia) Scouts Palencia

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