Metodología de ejecución de la Auditoría de Gestión.

Etapas de la Auditoría de Gestión.

1. Exploración Y Examen Preliminar

Comprende el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe

realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos:

1. Estructura organizativa y funciones.

2. Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe

valerse de los correspondientes diagramas.

3. Características de la producción o del servicio.

4. Capacidad de producción o servicio instalada.

5. Plan de producción o servicios.

6. Sistemas de costos, centros de costos, áreas de responsabilidad, los

presupuestos de gastos y su comportamiento.

7. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales

fundamentales.

8. Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.

9. Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con

sus respectivas calificaciones.

10. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnológicas, así como ficha de

costo actualizada.

11. Existencia de normas de trabajo.

12. Revisar las informaciones que obra en el expediente único que contiene

resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones

fiscales, anteriores.

13. Verificación de las fuentes de financiamiento;

14. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo

cual se tendrá en cuenta:

15. Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y

dinámicos.

16. Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno.

17. Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la

eficacia del Control Interno; y

18. Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del

Control Interno.

19. Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados

Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su

situación financiera y los resultados de sus operaciones sí como el

cumplimiento de las disposiciones económico - financieras.

20. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas

automatizados de los procesamientos de la información.

21. Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de

la entidad.

22. Revisar Informes Económicos y otros documentos que brinden información

general sobre la situación de la entidad.

23. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Técnicos,

y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones

política y de masas; y

24. Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de observar

el funcionamiento en su conjunto.

Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse

fuentes externas si se considera necesario. Al concluir la misma el Jefe de Auditoría

deberá evaluar la conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la

situación del control. Este será aconsejable cuando se considere que la duración de la

auditoría pueda prolongarse, con vista a permitir que la administración comience a

adoptar medidas, lo que al decidirse contribuirá a aligerar el informe final.

Planeamiento

Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar

el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otros:

El análisis de los elementos obtenidos en la exploración, que deberá conducir a:

Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las

expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones

y materias críticas;

Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas; y

Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar

Definición de los objetivos específicos de la auditoría.

Estos objetivos serán presentados a la autoridad facultada, para que de su

aprobación; y determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.

Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se

determinará:

Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y

Qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.

Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos

trazados. Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por

el jefe de auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.

Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el

presupuesto.

Ejecución

En esta etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la

auditoría, por lo que se deberá:

Verifica toda la información obtenida verbalmente; y

Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado

por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:

1. Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los

incumplimientos y las desviaciones;

2. Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.

3. Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del

incumplimiento.

4. Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y

eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de

instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones

inteligentes y oportunas:

5. El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la

base de los objetivos definidos en el planeamiento.

6. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la

unidad de auditoría debidamente facultado; y

7. Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en

cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.

Informe

El contenido del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma

clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de

dirección.

No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:

1. Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los

específicos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento".

2. Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del

incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas

antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también

de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de

cumplimiento de las 3 " Ë " y su interrelación.

3. Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones

vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse

4. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no

comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en

la entidad.

5. Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el

precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así

como un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos

para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.

6. Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe

reflejar el hallazgo más relevante de forma amena, diáfana, precisa y concisa

que motive su lectura.

La Auditoría Financiera

Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social; con

el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los

resultados de éstas para poder informar sobre los mismos. La auditoría financiera

mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por

ejemplo: los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a

bancos, proveedores, accionistas, entre otros., a esta técnica le interesan los

desperdicios, errores, fraudes pasados, entre otros., y se enfocan a la mera situación

financiera.

Objetivos de la Auditoría Financiera.

Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los

principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar

una opinión acerca del manejo financiero.

La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los

estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la

información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad,

dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la

información posee. El informe o dictamen que presenta el contador público

independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros y por

consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó.

Para cumplir lo anterior, el trabajo de auditoría implica, como finalidad

inmediata proporcionar al propio auditor los elementos de juicio y de convicción que

le permiten sustentar de una manera objetiva su dictamen. Esto conduce a que en cada

caso determine, según las circunstancias, las pruebas que necesita para cumplir

profesionalmente su trabajo.

La Auditoría Financiera se efectúa en forma externa, por su amplia utilidad de

validar la información financiera frente a terceros, pero esto no implica que no pueda

efectuarse en forma interna, aunque esto no es usual por lo restringido de su uso.

Procedimientos y criterios de auditoria

Procedimientos

Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un

grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen

mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su

opinión.

Es la combinación de dos o más técnicas, mientras que la conjugación de dos

o más procedimientos de auditoria derivan los programas de auditoria, y al conjunto

de programas de auditoria se le denomina plan de auditoría.

Criterios

Los criterios de Auditoría Financiera se definen entonces, como las normas y

principios de contabilidad prescritos por la Contaduría general de la Nación, que

viene a ser el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y

circunscriben la información contable.

Objetivos en el Análisis del Estudio del Balance General y el Estado de

Ganancias y Pérdidas.

Al estudiar las normas de auditoría concluye que el Contador Público debe

efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la

empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar

a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad

que ha de dar a sus pruebas de auditoría.

El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la

formulación de un programa de auditoría, que al ejecutarse permite al Contador

Público emitir un dictamen sobre los estados financieros.

El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control

interno, es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del

sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del

examen. La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la

auditoría sino que continúan en el transcurso de ella.

Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda

recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos

se deben comunicar por medio de memorándum de sugerencias, conteniendo las

deficiencias localizadas en la organización del negocio.

Muestreo estadístico en auditoria

Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a

menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de

transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna

característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en

relación con las características.

Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la

selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que

es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene

la misma posibilidad de ser seleccionadas.

Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos

para definirla:

Los objetivos de la auditoría

El universo

El riesgo y la certidumbre

Error tolerable

Error esperado en el universo

Las técnicas de muestreo.

Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y el

control interno, el auditor no selecciona todas las operaciones procesadas durante el

ejercicio, ya que el coste del examen sería astronómico y la entrega del informe se

demoraría durante meses; utiliza técnicas de muestreo: al examinar una muestra

representativa de un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener

conclusiones acerca de todo el grupo.

El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden

inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o

población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada

muestra.

La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número

de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el

examen de la serie completa.

Fases

Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que

deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas;

especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se

entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoría.

Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las

unidades concretas que formarán parte de la muestra.

Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a

seleccionar y que formarán la muestra.

Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.

La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:

1. Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período

determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden

alfabético.

2. Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo

deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.

3. Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y

posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo

en bloque.

Entrevistas

Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar

a cabo la auditoría (ejecución), como también para analizar y reportar los resultados.

El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de

calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir

los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Un auditor de

calidad para determinar si el auditado las está utilizando correctamente y de manera

efectiva. Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los

equipos de auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación

para realizarlas.

Esto incluye:

1. Selección cuidadosa de los entrevistados

2. Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del

calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los

entrevistados y evitar una posible duplicación.

3. Revisión de la información disponible

4. Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las

entrevistas.

5. Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación

6. Diagrama causa y efecto

Encuesta

Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un

formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.

La encuesta se emplea básicamente para investigar, indagar o sondear sobre

un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una

investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones

requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema. Las encuestas pueden ser

útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser enviadas

por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras

personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se

interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores.

Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el

programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios,

administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información

que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria.

Diagrama de Flujo

Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en

términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra

el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por ¨tuberias¨ y

¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del

sistema.

Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son

sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los

canales por donde circulan los datos.

Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que

permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la

organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes

con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.

Sistema de Control Interno

El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de

una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las

transacciones comerciales. El trabajo, en base al análisis de los circuitos

administrativos y contables, se dirige a la evaluación de dicho sistema, verificando

que los controles funcionen y cumplan con su objetivo.

El control interno junto con la categorización de objetivos, los componentes y

criterios para la efectividad, y las discusiones asociadas, constituyen la estructura

conceptual del tema.

El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de

desempeño y rentabilidad, prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar

información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y

regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma puede

ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y

sorpresas a lo largo del camino.

Las exigencias de los negocios y su complejidad exigen de la auditoria una mayor

profundidad y planeación de los trabajos en la evaluación del control interno así como

una adecuada apreciación de los temas a evaluar donde, de manera general no pueden

faltar a nuestro criterio elementos como:

El tamaño de la empresa o negocio.

Características de la actividad fundamental.

Organización interna de la entidad.

Naturaleza de la entidad.

Problemas específicos.

Requisitos legales.

Analizar los estados financieros.

En la actualidad el control interno se ha dividido para su evaluación en cinco

componentes interrelacionados, derivados de la manera en como la administración

realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Aunque los

componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas

pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser

menos formales o menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña

puede tener un control interno efectivo.

Auditoría Operacional.

Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o

parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o

contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas. Su

propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados

por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones

evaluadas relacionadas básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y

economía. Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, además

de evaluar la calidad de las operaciones.

Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en

forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo. Políticas y

procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los

recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han

alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

La Auditoria Operacional formula y presenta una opinión sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad

y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante

modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, desarrolla la

habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas

adversos evidente en la eficiente administración.

Objetivos y Alcance de la Auditoría Operacional.

El Objetivo de la Auditoria Operativa es identificar las áreas de reducción de

Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines

constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas, en base a lo cual se determina

que:

1. La Auditoria Operativa determina si la función o actividad bajo examen

podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.

2. Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la producción del

departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan

variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los

Estados Financieros.

3. La Auditoria Operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia

importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.

4. La Auditoria Operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan

realizado durante el ejercicio.

5. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.

6. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la

cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.

Metodología de la Auditoría Operacional

No existe aun una metodología que aplique un auditor operativo en la

realización de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su

experiencia como auditor.

Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría operativa:

1. Familiarización: Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la

actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.

2. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de

transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de

esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea

necesario par que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al

realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas:

calidad, periodo correcto y costo.

3. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente

cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen y examen.

4. Informar De Los Resultados A La Dirección: el Auditor debe reservarse para la

conclusión del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y

mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los

hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia

que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una

aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

Las normas de auditoria generalmente aceptadas, pueden clasificarse como

siguen:

Normas Generales o Personales

Normas relativas a la Ejecución del Trabajo

Normas relativas a la información y al dictamen

Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los

principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los

auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas

garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

Las NAGAS tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de

Auditoria de Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de

Norteamérica en el año 1948.

Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y

se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona

humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor

La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento

técnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser

contador Público para ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener

entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir además de los

conocimientos técnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación

práctica en el campo de una buena dirección y supervisión.

Este adiestramiento, capacitación y práctica constante forma la madurez del

juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes

intervenciones, encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoria como

especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizará

calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para

regular su actuación.

En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener

independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad

profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones

(políticas, religiosas, familiares, entre otros.) y subjetividades (sentimientos

personales e intereses de grupo).

Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional. Si

bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no

solamente debe serlo, sino también parecerlo, es decir, cuidar su imagen ante los

usuarios de su informe, que no sólo es el cliente que lo contrató sino también los

demás interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, entre otros.)