UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE...
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UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL CARRERA SISTEMAS TESIS DE GRADO Creación de un sistema administrativo - contable automatizado para la empresa de lubricantes “los ángeles” en el recinto los ángeles del cantón Buena Fe. AUTOR HUGO MARCELO QUINGA VERDEZOTO DIRECTOR ING. RAMIRO RIVERA GARCÍA Msc. Quevedo - Los Ríos - Ecuador 2012 UNIVERSIDAD TECNICA ESTATAL DE QUEVEDO
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PORTAD AUNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
CARRERA SISTEMAS
TESIS DE GRADO
Creación de un sistema administrativo - contable automatizado
para la empresa de lubricantes “los ángeles” en el recinto los
ángeles del cantón Buena Fe.
AUTOR
HUGO MARCELO QUINGA VERDEZOTO
DIRECTOR
ING. RAMIRO RIVERA GARCÍA Msc.
Quevedo - Los Ríos - Ecuador
2012
UNIVERSIDAD TECNICA ESTATAL DE QUEVEDO
ii
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
CARRERA SISTEMAS
CREACIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO - CONTABLE
AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA DE LUBRICANTES “LOS ÁNGELES”
EN EL RECINTO LOS ÁNGELES DEL CANTÓN BUENA FE.
TESIS DE GRADO PRESENTADO AL HONORABLE COMITÉ TÉCNICO
ACADEMICO ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
COMO REQUISITO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
SISTEMAS
MIEMBROS DEL TRIBUNAL
Abg. Mirian Cárdenas Zea Msc.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL DE TESIS
Ing. Lucrecia Llerena Guevara Msc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
Ing. Ramiro Rivera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
Ing. Ramiro Rivera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
Ing. Jefferson Bravo Salvatierra Msc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
Ing. Ramiro Rivera García Msc.
DIRECTOR DE TESIS
QUEVEDO – LOS RÍOS – ECUADOR
2012
CERTIFICACIÓN
iii
ING. RAMIRO RIVERA GARCÍA MSC. Docente de la Unidad de Estudios a
Distancia de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Certifica:
Que el egresado HUGO MARCELO QUINGA VERDEZOTO, realizó la
investigación propuesta y ha cumplido a cabalidad con los requisitos de
desarrollo de software y el correspondiente informe técnico de la tesis de grado
titulada CREACIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO - CONTABLE
AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA DE LUBRICANTES “LOS ÁNGELES”
EN EL RECINTO LOS ÁNGELES DEL CANTÓN BUENA FE, bajo mi dirección,
y las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.
ING. RAMIRO RIVERA GARCÍA MSC.
DIRECTOR
iv
DECLARACIÓN
Yo, HUGO MARCELO QUINGA VERDEZOTO, Egresado de la carrera Análisis
de Sistemas, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito no ha sido
presentado por ninguna institución dedicada a la investigación, ni grado o
calificación profesional.
Por medio de la presente declaración cedo los derechos de propiedad intelectual
correspondiente de este trabajo a la Universidad Técnica Estatal de Quevedo,
Unidad de Estudios a Distancia, según lo establecido por la ley de Propiedad
Intelectual, por su reglamento y por la normativa institucional vigente.
HUGO MARCELO QUINGA VERDEZOTO
v
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer en primer lugar a Dios, por permitirme vivir en un mundo
maravilloso donde he encontrado amor y tranquilidad.
Dejar constancia del agradecimiento de manera muy especial a mi Director de
tesis quien con su paciencia y capacidad profesional me ha guiado y apoyado
durante el proceso de mi formación profesional.
También mis más sinceros agradecimientos a todos los Docentes - Tutores, que
intervinieron con sus conocimientos para poder continuar con mis objetivos
adelante, y es más a todos quienes conforman la familia de la Unidad de
Estudios a Distancia que me apoyaron en todos los momentos de mi vida
estudiantil.
A todas aquellas personas que de una u otra manera contribuyeron para la
elaboración de la presente investigación.
vi
DEDICATORIA
A DIOS, sobre todo.
Dedico este trabajo fruto del esfuerzo y sacrificio de mis
queridos PADRES, mismos que han hecho posible hacer
realidad mi gran sueño, por el apoyo incondicional y fuerza
moral oportuna sobre todo en los momentos arduos del
caminar estudiantil.
Hugo Marcelo Quinga
vii
ÍNDICE GENERAL
1 INTRODUCCION ............................................................................................ 1
1.1 Planteamiento del problema .................................................................... 2
1.1.1 Formulación del problema .................................................................. 3
1.1.2 Delimitación del problema .................................................................. 3
1.2 Justificación y factibilidad ......................................................................... 3
1.3 Objetivos .................................................................................................. 4
1.3.1 General ............................................................................................... 4
1.3.2 Específicos ......................................................................................... 4
1.4 Hipótesis .................................................................................................. 4
2 REVISIÓN DE LA LITERATURA .................................................................... 5
2.1 Sistema Informático ................................................................................. 5
2.1.1 Definición ............................................................................................ 5
2.1.2 Estructura de los Sistemas Informáticos………………………………..5
2.2 Base de Datos ......................................................................................... 7
2.2.1 Definición ............................................................................................ 7
2.2.2 Características .................................................................................... 7
2.2.3 Proceso para hacer una base de datos…………………………………7
2.2.4 Requerimientos de las Bases de Datos .............................................. 7
2.2.5 Características de las Bases de Datos………………………………….7
2.2.6 Ventajas en el uso de Bases de Datos ............................................... 9
viii
2.3 Microsoft Visual Basic .Net .................................................................... 10
2.3.1 Microsoft .NET .................................................................................. 10
2.3.2 NET Framework................................................................................ 10
2.4 Ingeniería de software............................................................................ 11
2.4.1 Definición .......................................................................................... 11
2.4.2 Objetivos de la ingeniería de software…………………………………11
2.4.3 Diferencia con demás ingenierías..................................................... 12
2.4.4 Procesos de la Ingeniera de Software .............................................. 12
2.4.4.1 Análisis de requerimientos ......................................................... 13
2.4.4.2 Especificación ............................................................................ 13
2.4.4.3 Documentación .......................................................................... 13
2.5 Gestión Administrativa-contable ............................................................ 14
2.5.1 Administración Contable ................................................................... 14
2.6 Arquitectura Cliente/Servidor ................................................................. 15
2.6.1 Evolución de la arquitectura cliente servidor………………………….15
2.6.2 Conceptos ........................................................................................ 16
2.6.3 Elementos de la Arquitectura Cliente/Servidor……………………….17
2.7 El Lenguaje de Consulta Estructurado (Sql)………………………………17
2.7.1 Definición .......................................................................................... 18
2.7.2 Administrador de Servicios (SQL)..................................................... 18
2.7.3 Analizador de Consultas (SQL) ........................................................ 19
ix
2.7.4 Entorno de Datos .............................................................................. 19
2.7.5 Formulario ........................................................................................ 20
2.7.5.1 DDL. (Data Definition Lenguage) ............................................... 21
2.7.5.2 DML. (Data Manipulation Language) ......................................... 22
2.7.5.3 Tablas del Sistema ..................................................................... 22
2.7.5.4 Vistas ......................................................................................... 23
2.7.5.5 Procedimientos Almacenados .................................................... 24
2.8 Empresa ................................................................................................. 25
2.8.1 Definición .......................................................................................... 25
2.8.2 Características de la Empresa. ......................................................... 25
2.8.3 Naturaleza de la Empresa ................................................................ 25
2.8.4 Tipos de Empresa............................................................................. 25
2.8.5 Gestión Administrativa ...................................................................... 25
2.8.6 Pasos claves en la gestión administrativa ........................................ 26
2.8.7 Gestión Administrativa Moderna ....................................................... 27
2.8.7.1 En qué consiste mejorar los servicios automatizados ................ 27
2.8.8 La Contabilidad ................................................................................. 27
2.8.8.1 Objetivos de la contabilidad ....................................................... 28
2.8.8.2 Importancia de la Contabilidad ................................................... 29
2.8.9 Proceso Contable ............................................................................. 29
2.8.10 Los Inventarios .............................................................................. 29
x
2.8.11 Cartera .......................................................................................... 29
2.8.12 Bancos .......................................................................................... 30
2.8.13 Control en Forma Automatizada .................................................... 31
2.8.14 Toma de decisiones ...................................................................... 31
2.8.14.1 Importancia de la toma de decisiones……………………………32
3 MATERIALES Y MÉTODOS ......................................................................... 33
3.1 Localización y duración de la investigación……………………………….33
3.2 Materiales y equipos .............................................................................. 33
3.3 Tipo de Investigación ............................................................................. 34
3.3.1 Bibliográfica ...................................................................................... 34
3.3.2 Aplicada ............................................................................................ 35
3.3.3 De Campo ........................................................................................ 35
3.3.4 Científica ........................................................................................... 36
3.4 Métodos de Investigación ...................................................................... 36
3.4.1 De observación ................................................................................. 36
3.4.2 Analítico ............................................................................................ 36
3.4.3 Sintético ............................................................................................ 37
3.4.4 Inductivo ........................................................................................... 37
3.5 Fuentes .................................................................................................. 37
3.5.1 Las Fuentes ...................................................................................... 38
3.5.2 Primarias .......................................................................................... 38
xi
3.5.3 Secundarias ...................................................................................... 38
3.6 Técnicas e instrucciones de evaluaciones ............................................. 38
3.6.1 Técnicas de Evaluaciones ................................................................ 38
3.6.2 Entrevistas ........................................................................................ 38
3.6.3 Encuesta ........................................................................................... 38
3.7 Población ............................................................................................... 39
3.8 Procedimiento Metodológico. ................................................................. 40
3.8.1 Etapa de Análisis .............................................................................. 40
3.8.2 Etapa de Diseño ............................................................................... 40
3.8.3 Codificación ...................................................................................... 40
3.8.4 Pruebas. ........................................................................................... 40
3.8.5 Implantación. .................................................................................... 40
4 RESULTADOS .............................................................................................. 41
4.1 Resultado de las Encuestas ................................................................... 41
4.2 Resultado de la Entrevista ..................................................................... 43
5 DISCUSIÓN .................................................................................................. 45
6 PROPUESTA ................................................................................................ 46
6.1 Antecedentes ......................................................................................... 46
6.2 Desarrollo del software .......................................................................... 47
6.3. Modelo Dinámico. .................................................................................. 47
6.4.1 Iniciar sesión ..................................................................................... 48
xii
6.4.2 Crear cuenta de usuario ................................................................... 48
6.4.3 Administrar Cargo ............................................................................. 49
6.4.4 Administrar Productos ...................................................................... 50
6.4.5 Administrar Agenda .......................................................................... 51
6.4.6 Administrar Documentos de Venta ................................................... 52
6.4.7 Administrar Documento de Compra .................................................. 53
6.4.8 Administrar Plan de Cuentas ............................................................ 54
6.4.9 Administrar Reportes ........................................................................ 55
6.5 Modelo funcional. ................................................................................... 55
6.5.1 Ingresar al sistema ........................................................................... 56
6.5.2 Crear Cuenta de Usuario .................................................................. 56
6.5.3 Administrar cargos ............................................................................ 57
6.5.4 Vender Productos ............................................................................. 58
6.5.5 Comprar Productos ........................................................................... 59
6.5.6 Administrar agenda ........................................................................... 60
6.5.7 Plan de Cuentas ............................................................................... 61
6.5.8 Reportes ........................................................................................... 62
6.6 Modelo de objetos. ................................................................................. 63
6.6.1 Diagrama de Objetos (EJEMPLO) .................................................... 64
6.7 Técnicas para documentación del sistema UML. ................................... 64
6.7.1 Caso de Uso ..................................................................................... 65
xiii
6.7.1.1 Roles y tareas de los usuarios ................................................... 65
6.7.2 Caso de Uso General. ...................................................................... 67
6.7.3 Caso de uso expandido .................................................................... 68
6.7.3.1 Inicio de Sesión .......................................................................... 69
6.7.3.2 Administrar cargo ....................................................................... 70
6.7.3.3 Crear cuenta de usuario ............................................................. 71
6.7.3.4 Administrar Agenda .................................................................... 71
6.7.3.5 Administrar Producto .................................................................. 72
6.7.3.6 Administrar Documentos de venta ............................................. 72
6.7.3.7 Administrar documentos de compra………………………………72
6.7.3.8 Administrar plan de cuentas ....................................................... 73
6.7.3.9 Caso de uso Realizar Reporte ................................................... 73
6.7.4 Diagrama de Secuencia ................................................................... 73
6.7.4.1 Inicio de Sesión .......................................................................... 73
6.7.4.2 Administrar cargo ....................................................................... 73
6.7.4.3 Crear cuenta de usuario ............................................................. 74
6.7.4.4 Administrar Agenda .................................................................... 74
6.7.4.5 Administrar Producto .................................................................. 74
6.7.4.6 Administrar Documentos de venta………………………………...74
6.7.4.7 Administrar documentos de compra ........................................... 75
6.7.4.8 Administrar plan de cuentas ....................................................... 76
xiv
6.7.4.9 Obtener Reportes ....................................................................... 77
6.7.5 Diagrama de Actividades .................................................................. 79
6.7.5.1 Inicio de Sesión .......................................................................... 80
6.7.5.2 Administrar cargo ....................................................................... 81
6.7.5.3 Crear cuenta de usuario ............................................................. 83
6.7.5.4 Administrar Agenda .................................................................... 84
6.7.5.5 Administrar Producto .................................................................. 85
6.7.5.6 Administrar Documentos de venta………………………………...93
6.7.5.7 Administrar documentos de compra ........................................... 86
6.7.5.8 Obtener Reportes ....................................................................... 89
6.7.6 Diseño Lógico de la Base de Datos .................................................. 97
6.7.7 Diseño Físico de la Base de Datos ................................................... 98
xv
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Figura 1: Diagrama de Estados Iniciar Sesión. ........................... …………….….47
Figura 2: Diagrama de Estados Crear Cuenta de Usuario...................................48
Figura 3: Diagrama de Estados Administrar Cargo..............................................49
Figura 4: Diagrama de Estados Administrar Productos.......................................50
Figura 5: Diagrama de Estados Administrar Agenda...........................................51
Figura 6: Diagrama de Estados Administrar Documentos de Venta……………..52
Figura 9: Diagrama de Estados Administrar Reportes…………………………….55
Figura 10: Diagrama de flujo de datos Ingresar al sistema. ................................ 56
Figura 11: Diagrama de flujo de datos Crear Cuenta de Usuario. ..................... ..56
Figura 12: Diagrama de flujo de datos Administrar cargos..................................57
Figura 13: Diagrama de flujo de datos Vender Productos ................................... 58
Figura 14: Diagrama de flujo de datos Comprar Productos. ............................... 59
Figura 15: Diagrama de flujo de datos Administrar Agenda................................60
Figura 16: Diagrama de flujo de datos Pland de cuentas...................................61
Figura 17: Diagrama de flujo de datos Reportes. ................................................ 62
Figura 18: Diagrama de Objetos ......................................................................... 63
Figura 19: Caso de Uso General. ........................................................................ 67
Figura 20: Diagrama de Secuencia Inicio de Sesión...........................................80
Figura 21: Diagrama de Secuencia Administrar cargo.........................................81
xvi
Figura 22: Diagrama de Secuencia Crear cuenta de Usuario. ............................ 82
Figura 23: Diagrama de Secuencia Administrar Agenda. .................................... 83
Figura 24: Diagrama de Secuencia Administrar Producto. .................................. 84
Figura 25: Diagrama de Secuencia Documentos de Venta…………………...85
Figura 26: Diagrama de Secuencia Administrar Documentos de compra. .......... 86
Figura 27: Diagrama de Secuencia Plan de Cuentas. ......................................... 87
Figura 28: Diagrama de Secuencia Obtener Reportes. ....................................... 88
Figura 29 Diagrama de actividades Inicio de Sesión...........................................89
Figura 30 Diagrama de actividades Administrar cargos. ..................................... 90
Figura 31 Diagrama de actividades Crear Cuenta de Usuario.............................91
Figura 32 Diagrama de actividades Administrar agenda.....................................92
Figura 33 Diagrama de actividades Administrar Productos.................................93
Figura 34 Diagrama de actividades Administrar Documentos de Venta. ........... 94
Figura 35 Diagrama de actividades Administrar Documentos de Compra. ........ 95
Figura 36 Diagrama de actividades Reportes. .................................................... 96
Figura 37: Diseño Lógico de la Base de Datos. .................................................. 97
Figura 38: Diseño físico de la Base de Datos. .................................................... 97
I INTRODUCCIÓN
Los avances tecnológicos han permitido que el hombre se desempeñe de
manera eficiente, lo que en gran medida, ha motivado a ser más exigentes para
mantenerse en el mercado competitivo.
De esta forma, se ha llegado a alternativas de gran impacto a través del tiempo
como son: Internet (correo electrónico), cables de comunicación (ejemplo: fibra
óptica), telefonía celular, televisión por cable, etc.
Los procesos automatizados en la actualidad han tenido una gran aceptación;
son factores que permiten mejorar la empresa, pudiendo realizar labores
complejas para el hombre de forma rápida, de gran beneficio para distintos
sectores, económicos, sociales y culturales de nuestra sociedad.
La utilización de un sistema contribuye favorablemente al crecimiento de la
empresa, permite maximizar la utilización de los recursos, se logra transformar
positivamente los servicios que brinda la empresa generando la aceptación y
confianza de los clientes.
La empresa Lubricantes “Los Ángeles” cumple sus labores durante todo el año,
labora con 5 empleados quienes ganan un sueldo fijo, nació bajo la necesidad de
los habitantes de los alrededores, por ello pretende cumplir eficientemente
brindando un servicio adecuado.
Tener varios años en el mercado le ha permitido mantenerse líder en la zona, por
la atención y productos de calidad que brinda a su distinguida gama de clientes,
siempre dándose a conocer por su integración con la comunidad.
Por todas estas causas el sistema se constituye en una herramienta eficiente
para la dirección la empresa, a fin de obtener una automatización y un
2
mejoramiento en lo que respecta en el ahorro de tiempo y agilidad en los
procesos contables administrativos.
1.1 Planteamiento del problema
La empresa durante años ha tratado de dar un buen servicio a sus clientes,
hasta llegar a convertirse en una de las empresas más solicitadas de la zona y
sus alrededores con un promedio de 300 a 400 clientes mensuales. Mediante
entrevista con su gerente se pudo determinar los problemas que, a continuación
se detallan.
En la actualidad la empresa si cuenta con un control de ingresos y salidas de
mercaderías, llevado manualmente, generando desajustes económicos en la
empresa. No trabaja con un registro permanente y adecuado, cuando se cambia
algún dato se lo hace en varias hojas lo cual dificulta el desenvolvimiento de las
actividades.
La facturación se lleva en forma manual, al requerir información de productos,
clientes y proveedores no hay información inmediata lo que genera retraso en la
facturación y molestias al cliente.
El proceso administrativo contable se realiza manualmente, ocasionando
desorganización y pérdidas económicas a la empresa.
La empresa no tiene registro de emisión de cheques, causa desorden en las
cuentas bancarias y en la adquisición de mercaderías. No existe control de
proveedores de mercaderías debido a que muchos de ellos ofrecen los mismos
productos de diferente calidad y precio, causando desventajas para la empresa.
3
1.2 Formulación del problema
¿Cómo incide la inexistencia de un sistema administrativo– contable
automatizado para la toma de decisiones en la empresa Lubricantes “Los
Ángeles”?
1.3 Delimitación del problema
Campo: Administrativo
Área: Informática
Objeto: Sistema Informático
Espacio: Lubricadora “Los Ángeles”
Año: 2012
1.4 Justificación y factibilidad
El sistema Informático será una herramienta de fácil manejo, ahorrará dinero y
recursos al momento de prestar servicios, al final con el uso de éste existirá una
satisfacción compartida entre empresa y cliente.
Será de gran beneficio para la empresa y sus clientes, permitirá mejorar
significativamente el servicio, a la vez genera un impacto positivo contribuyendo
al crecimiento de la empresa, la principal beneficiada.
El presente trabajo de tesis es factible porque cuenta con el total apoyo de su
gerente propietario y el acceso a la información, será de vital importancia para la
toma de decisiones y el desarrollo en la empresa.
También se podrá contar con recursos técnicos y de información necesarios para
el desarrollo positivo y eficiente, logrando cumplir las expectativas planteadas en
la empresa Lubricantes “Los Ángeles”.
4
1.5 Objetivos
1.5.1. General
Crear un sistema Administrativo – Contable automatizado para la empresa
lubricantes “Los Ángeles” en el recinto los Ángeles del cantón Buena Fe, en el
año 2012 con el fin de mejorar los procesos de la gestión administrativa.
1.5.2. Específicos
Diagnosticar el control de la información que se maneja en la lubricadora
“Los Ángeles”
Analizar los procesos y flujos de información para el nuevo sistema.
Delinear los flujos de información que se implementarán en el desarrollo del
sistema.
Diseñar la Base de Datos con las herramientas adecuada.
Usar la ingeniería del software más adecuado para el desarrollo de la
aplicación.
1.6. Hipótesis
La implementación del sistema contable automatizado permitirá mejorar los
procesos administrativos contables, para la toma de decisiones de la empresa
Lubricantes “Los Ángeles”.
5
II REVISIÓN DE LA LITERATURA
2.1 Sistema Informático
2.1.1 Definición
Martínez (2009). Un sistema informático es el conjunto departes
interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano (humanware) que
permite almacenar y procesar información. El hardware incluye computadoras o
cualquier tipo de dispositivo electrónico inteligente, que consisten
en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc. El
software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo
especialmente importante los sistemas de gestión de bases de datos. Por último
el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema
(analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.
Yánez (2008). Conjunto de elementos interconectados o relacionados para el
tratamiento de información. El más básico es un ordenador típico. Los más
complejos son las redes, sistemas de procesamiento en paralelo.
También un conjunto de programas dedicados a una aplicación específica,
incluye software, soportes, documentación, manuales de procedimiento.
2.1.2 Estructura de los Sistemas Informáticos
Martínez (2009). Los sistemas informáticos suelen estructurarse en Subsistemas.
Subsistema físico: asociado al hardware. Incluye entre otros elementos CPU,
memoria principal, la placa base, periféricos de entrada y salida, etc.
Subsistema lógico: asociado al software y la arquitectura. Incluye al sistema
operativo, el firmware, las aplicaciones y las bases de datos.
6
Cohen (2003). Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente
incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como
sinónimo de sistema de información computarizado.
Los elementos que interactúan entre sí son: equipo computacional, recurso
humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas
de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de Información: proceso en el cual el sistema toma los datos que
requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo,
teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
Almacenamiento de Información: es una de las actividades más importantes
que tiene una computadora, a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de La Información: permite la transformación de los datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, hace
posible que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir
de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un
año base.
Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son
las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.
7
2.2 Base de Datos
2.2.1 Definición
Valle (2007). Una base de datos se define como un fichero en el cual se
almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella
posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza
normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el
listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos).
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base
varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después
se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto
de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad
aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de
datos, que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada
campo, se llama gestor de datos, permite saber cada registro o fila.
El programa que sirve para manejar toda la información se denomina sistema
gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft
Access, Lotus Aproach parados, u Oracle.
2.2.2 Características
Valle (2007). Independencia de los Datos. Es decir, los datos no dependen del
programa, cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de
duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor
aprovechamiento del espacio además evitamos existan inconsistencias entre los
datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos
contradictorios.
8
- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad
de los datos.
- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, los registros
son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
2.2.3 Proceso para hacer una base de datos
Valle (2007) El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de
información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos
aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.
La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas,
es vital para la gestión efectiva. El diseño de la estructura de una tabla consiste
en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los
valores o datos que contendrá los campos.
2.2.4 Requerimientos de las Bases de Datos
Martin (2008). El análisis de requerimientos para una base de datos incorpora las
mismas tareas que el análisis de requerimientos del software.
Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la identificación de
las funciones e interfaces; se requiere la especificación del flujo, estructura y
asociatividad de la información, debe desarrollarse un documento formal de los
requerimientos. Los requerimientos administrativos son:
Requiere de un cambio conceptual y organizacional.
Elementos claves de organización en un ambiente de Bases de Datos.
Sistema de administración de base de datos Administración de información.
Tecnología de administración de base de datos Usuarios.
Planeación de información y tecnología de modelaje.
9
2.2.5. Características de las Bases de Datos
Martin (2008). Una base de datos contiene entidades de información que están
relacionadas vía organización y asociación. La arquitectura lógica de una base de
datos se define mediante un esquema que representa las definiciones de relación
entre las entidades de información. La arquitectura física de una base de datos
depende de la configuración del hardware residente. Sin embargo, tanto el
esquema (descripción lógica como la organización (descripción física) deben
adecuarse para satisfacer los requerimientos funcionales, de comportamiento
para el acceso al análisis y creación de informes.
2.2.6 Ventajas en el uso de Bases de Datos
Martin (2008). La utilización de bases de datos como plataforma para el
desarrollo de sistemas de aplicación en las organizaciones se ha incrementado
notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su
utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:
Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios
considerar la información como un recurso corporativo que carece de
dueños específicos.
Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos
con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán
hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
Permite compartir información.
10
2.3 Microsoft Visual Basic .Net
2.3.1 Microsoft .NET
Fraile (2008).Es una plataforma de desarrollo y ejecución de aplicaciones. No
sólo brinda todas las herramientas y servicios necesarios para desarrollar
modernas aplicaciones empresariales y de misión crítica, también nos provee de
mecanismos robustos, seguros y eficientes para afirmar que la ejecución sea
óptima. Los componentes principales de la plataforma .NET son:
Un entorno de ejecución de aplicaciones, también llamado “Runtime”, es un
componente de software su función es ejecutar las aplicaciones .NET e
interactuar con el sistema operativo ofreciendo sus servicios y recursos.
Un conjunto de bibliotecas de funcionalidades y controles reutilizables, con una
enorme cantidad de componentes programados listos para ser consumidos
por otras aplicaciones.
Un conjunto de lenguajes de programación de alto nivel, junto con sus
compiladores y linkers, permitirán el desarrollo de aplicaciones sobre la
plataforma .NET.
2.3.1. NET Framework.
2.3.2 NET Framework.
Fraile (2008).Constituye la plataforma y elemento principal sobre el se asienta
Microsoft .NET. De cara al programador, es la pieza fundamental de todo el
nuevo modelo de trabajo, que proporciona las herramientas y servicios que
necesitará en su labor habitual de desarrollo.
Fraile (2008).NET Framework permite el desarrollo de aplicaciones a través del
uso de un conjunto de herramientas y servicios que proporciona, que pueden
11
agruparse en tres bloques principales: el Entorno de Ejecución Común o
Common Language Runtime (CLR a partir de ahora); la jerarquía de clases
básicas de la plataforma o .NET Framework Base Classes; y el motor de
generación de interfaz de usuario, que permite crear interfaces para la web o
para el tradicional entorno Windows, así como servicios para ambos entornos
operativos.
2.4. Ingeniería de software
2.4.1. Definición
Cervantes (2008). La aplicación de un enfoque sistemático (ordenado),
disciplinado y cuantificable al desarrollo, operación y mantenimiento de software,
esto es, la aplicación de la ingeniería en el área del software.
Abarca al grupo de métodos, técnicas y herramientas que se utilizan en la
producción del software, más allá de la actividad principal de programación.
La ingeniería de software requiere la gestión de proyectos para desarrollar una
aplicación en el plazo previsto y con el presupuesto establecido que sea
satisfactorio para el cliente.
Cervantes (2008). Ingeniería, disciplina y profesión enfocada a la aplicación de
conocimiento científico y técnico que utiliza recursos físicos para diseñar e
implementar diversos artefactos (estructuras, máquinas, dispositivos, sistemas y
procesos) para realizar un objetivo deseado y alcanzar criterios especificados.
2.4.2. Objetivos de la ingeniería de software
Galas (2006). En la construcción y desarrollo de proyectos se aplican métodos y
técnicas para resolver los problemas, la informática aporta herramientas y
procedimientos sobre los que se apoya la ingeniería de software.
12
Mejorar la calidad de los productos de software
Aumentar la productividad y trabajo de los ingenieros del software.
Facilitar el control del proceso de desarrollo de software.
Suministrar a los desarrolladores las bases para construir software de alta
calidad en una forma eficiente.
Definir una disciplina que garantice la producción y el mantenimiento de los
productos software desarrollados en el plazo fijado y dentro del costo
estimado.
2.4.3. Diferencia con demás ingenierías
Cervantes (2008). La ingeniería de software es distinta de las demás disciplinas
de ingeniería dada la naturaleza intangible del software. Busca integrar principios
de matemáticas y ciencias de la computación con principios de ingeniería que
fueron desarrollados para producir artefactos físicos. La disciplina de ingeniería
de software puede ser vista como un campo de la ingeniería con una conexión
más fuerte a la disciplina de las ciencias de la computación que en campos más
tradicionales de ingeniería.
2.4.4. Procesos de la Ingeniera de Software
Cervantes (2008). La ingeniería de software requiere llevar a cabo numerosas
tareas, dentro de etapas como las siguientes:
2.4.4.1. Análisis de requerimientos
Cervantes (2008). Extraer los requisitos y requerimientos de un producto de
software es la primera etapa para crearlo. Mientras que los clientes piensan que
ellos saben lo que el software tiene que hacer, se requiere de habilidad y
13
experiencia en la ingeniería de software para reconocer requerimientos
incompletos, ambiguos o contradictorios.
2.4.4.2. Especificación
Cervantes (2008). La especificación de requisitos describe el comportamiento
esperado en el software una vez desarrollado. Gran parte del éxito de un
proyecto de software radicará en la identificación de las necesidades del negocio,
la interacción con los usuarios funcionales para la recolección, clasificación,
identificación, priorización y especificación de los requisitos del software.
2.4.4.3. Documentación
Cervantes (2008). Todo lo concerniente a la documentación del propio desarrollo
del software y de la gestión del proyecto, pasando por modelaciones
(UML),diagramas de casos de uso, pruebas, manuales de usuario, manuales
técnicos, etc.; todo con el propósito de eventuales correcciones, usabilidad,
mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema.
2.5. El Lenguaje de Consulta Estructurado (Sql)
2.5.1. Definición
Pérez (2007). Microsoft SQL Server.- es un sistema de administración y análisis
de datos relacionados que además ofrece compatibilidad con XML y HTTP y
funciones avanzadas de administración de bases de datos para automatizar y
facilitar las tareas habituales.
2.5.2. Administrador de Servicios (SQL)
Pérez (2007). Es una pequeña aplicación que permanece activa en la bandeja
de íconos de la barra de tareas de Windows de la Computadora donde esté
instalado el SQL.
14
2.5.3. Analizador de Consultas (SQL)
Pérez (2007). El Analizador de Consultas.- es una aplicación de Microsoft Win32
que constituye una excelente herramienta para la ejecución en línea e interactiva
de instrucciones y secuencias de comandos de Transact-SQL.
El Analizador de consultas SQL Server es una herramienta gráfica que permite:
Crear consultas y otras secuencias de comandos de SQL y ejecutarlas en
bases de datos de SQL Server (Ventana de consulta).
Crear rápidamente los objetos de base de datos de uso más frecuente
desde secuencias de comandos del Examinador de objetos).
Copiar rápidamente objetos de base de datos existentes (Función de
secuencia de comandos del Examinador de objetos).
Ejecutar procedimientos almacenados sin conocer los parámetros
(Función de ejecución de procedimiento del Examinador de objetos).
Depurar procedimientos almacenados (Depurador de T-SQL).
Depurar problemas de rendimiento de consultas.
Localizar objetos en bases de datos (función de búsqueda de objetos y
trabajar con ellos).
Insertar, actualizar ó eliminar rápidamente filas en una tabla.
Crear métodos abreviados de teclado para consultas utilizadas con
frecuencia.
Agregar al menú Herramientas comandos utilizados con frecuencia.
15
2.5.4. Entorno de Datos
Pérez (2007). Son elementos útiles para reducir al máximo la necesidad de
escribir código cuando se utiliza acceso a datos mediante ADO.
2.5.5. Formulario
Es una de las partes más importantes, ya que aquí es donde se diseña la
pantalla o pantallas que forman parte de un programa.
2.5.5.1. DDL. (Data Definition Lenguage)
Ramírez (2001). Se usa para definir y manejar los objetos de la base de datos
como las bases de datos, tablas y vistas. Las declaraciones de DDL normalmente
incluyen Create Table y Drop para cada objeto.
CREATE.- Utilizado para crear nuevas tablas, campos e índices.
DROP.- Empleado para eliminar tablas e índices.
ALTER.- Utilizado para modificar las tablas agregando campos o
cambiando.
Definición de los campos.
2.5.5.2. DML. (Data Manipulation Language)
Ramírez (2001). Se usa para manipular los datos contenidos en los objetos de la
base de datos, mientras se usa las declaraciones como INSERT, SELECT,
UPDATE y DELETE.
SELECT.- Utilizado para consultar registros de la base de datos que
satisfagan un criterio determinado.
16
INSERT.- Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos en
una única operación.
UPDATE.- Utilizado para modificar los valores de los campos y registros
especificados.
DELETE.- Utilizado para eliminar registros de una tabla de una base de
datos.
2.5.5.3. Tablas del Sistema
Ramírez (2001). Se usan para guardar la configuración del SQL Server, la
información y definiciones de objetos, usuarios y permisos para todas las bases
de datos.
2.5.5.4. Vistas
Pérez (2003). Una vista es una tabla virtual cuyo contenido está definido por una
consulta. Al igual que una tabla real, una vista consta de un conjunto de
columnas y filas de datos con un nombre.
2.5.5.5. Procedimientos Almacenados
Ramírez (2001). Los Procedimientos Almacenados o Store Procedures (En
inglés) son unidades de código compuestas por una o más sentencias Transact-
SQL o T-SQL y que son almacenados en el servidor.
Los procedimientos almacenados de SQL Server son similares a los
procedimientos de otros lenguajes de programación en el sentido que pueden:
Aceptar parámetros de entrada y devolver varios valores en forma de parámetros
de salida al lote o al procedimiento que realiza la llamada.
17
Contener instrucciones de programación que realicen operaciones en la base de
datos, incluidas las llamadas a otros procedimientos.
2.6. Arquitectura Cliente/Servidor
2.6.1. Evolución de la arquitectura cliente servidor
La era de la computadora central, Valle (2007)."Desde sus inicios el modelo
de administración de datos a través de computadoras se basaba en el uso de
terminales remotas, que se conectaban de manera directa a
una computadora central". Dicha computadora central se encargaba de prestar
servicios caracterizados por que cada servicio se prestaba solo a un grupo
exclusivo de usuarios.
La era de las computadoras dedicadas, Valle (2007). Esta es la era en la que
cada servicio empleaba su propia computadora, permitía que los usuarios del
servicio se conectaran directamente. Esto es consecuencia de la aparición de
computadoras pequeñas, de fácil uso, más baratas y más poderosas de las
convencionales.
La era de la conexión libre, Valle (2007). Hace más de 10 años que las
computadoras escritorio aparecieron de manera masiva. Permitió
que parte apreciable de la carga de trabajo de cómputo tanto en el ámbito
de cálculo como en el de presentación se lleven a cabo desde el escritorio del
usuario. En muchos de los casos el usuario obtiene la información que necesita
de alguna computadora de servicio. Estas computadoras de escritorio se
conectan a las computadoras de servicio empleando software que permite la
emulación de algún tipo de terminal. En otros de los casos se les transfiere la
información haciendo uso de recursos magnéticos o por trascripción.
La era del cómputo a través de redes, Valle (2007). Está basada en
el concepto de redes de computadoras, la información reside en una o varias
18
computadoras, los usuarios de esta información hacen uso de computadoras
para laborar y todas ellas se encuentran conectadas entre sí. Esto brinda la
posibilidad de que todos los usuarios puedan acceder a la información de todas
las computadoras y a la vez que los diversos sistemas intercambien información.
La era de la arquitectura cliente servidor, Valle (2007). "En esta arquitectura la
computadora de cada uno de los usuarios, llamada cliente, produce una
demanda de información a cualquiera de las computadoras que proporcionan
información, conocidas como servidores" estos últimos responden a la demanda
del cliente que la produjo.
Los clientes y los servidores pueden estar conectados a una red local o
una red amplia, que se puede implementar en una empresa o a una red
mundial como lo es Internet.
Bajo este modelo cada usuario tiene la libertad de obtener la información que
requiera en un momento dado proveniente de una o varias fuentes locales o
distantes y de procesarla como según le convenga. Los distintos servidores
también pueden intercambiar información dentro de esta arquitectura.
2.6.2. Conceptos
Que es una arquitectura, Valle (2007). Es un entramado de componentes
funcionales que aprovechando diferentes estándares, convenciones, reglas y
procesos, permite integrar una amplia gama de productos y servicios
informáticos, que pueden ser utilizados eficazmente dentro de la organización.
Debemos señalar que para seleccionar el modelo de una arquitectura, hay que
partir del contexto tecnológico y organizativo del momento y, que la arquitectura
Cliente/Servidor requiere una determinada especialización de cada uno de los
diferentes componentes que la integran.
19
Que es un cliente, Valle (2007). Es el que inicia un requerimiento de servicio. El
requerimiento inicial puede convertirse en múltiples requerimientos de trabajo a
través de redes LAN o WAN. La ubicación de datos o aplicaciones es totalmente
transparente para el cliente.
Que es un servidor, Valle (2007). Es cualquier recurso de cómputo dedicado a
responder los requerimientos del cliente. Los servidores pueden estar
conectados a los clientes a través de redes LANs o WANs, para proveer de
múltiples servicios a los clientes y ciudadanos tales como impresión, acceso a
bases de datos, fax, procesamiento de imágenes, etc.
2.6.3. Elementos de la Arquitectura Cliente/Servidor
Matos (2005). En esta aproximación, y con el objetivo de definir y delimitar el
modelo de referencia de una arquitectura Cliente/Servidor, debemos identificar
los componentes que permitan articular dicha arquitectura, considerando que
toda aplicación de un sistema de información está caracterizada por tres
componentes básicos:
Presentación/Captación de Información
Procesos
Almacenamiento de la Información
2.7. Empresa
2.7.1. Definición
García (2008). Es una entidad que mediante la organización de elementos
humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a
cambio de un precio, permite la reposición de los recursos empleados y la
consecución de los objetivos determinados.
20
Andrade (2008). La empresa es aquella entidad formada con un capital social, y
que aparte del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número
de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y
mercantiles, o la prestación de servicios.
Romero (2007). Define la empresa como "el organismo formado por personas,
bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones
a su clientela"
Matos (2005). Se concibe como unidad de producción de la economía, tanto en
los países de libre mercado, como en los países socialistas.
Una empresa es el ejercicio profesional de una actividad económica
planificada con la finalidad o el objetivo a determinar en el mercado de bienes
o servicios y una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad.
Determinadas fases al desarrollar una actividad económica.
Es una acción que se lleva a cabo para obtener objetivos específicos.
Persona jurídica cualquiera que sea su régimen jurídico y cuya actividad
consista en la producción de bienes y servicios destinados al mercado.
Proyecto con carácter de continuidad llevando a cabo determinadas actividad.
Unidad básica de producción cuya función principal es coordinar los factores
de producción con la unidad de producir bienes y servicios.
Organización mercantil o industrial que se dedica a la explotación a las cosas
que se expresa sea pública o privada.
Organización sometida a una autoridad con miras a ofrecer una o varias
actividades de producción.
21
2.7.2. Características de la Empresa.
Matos (2005). Es una unidad de producción, decisión, financiera y
organizada. Fayol describe la práctica de la administración como algo distinto a
la contabilidad, las finanzas, la producción y otras funciones, características de
los negocios. Sostenía que la administración era una actividad común a todos los
esfuerzos humanos en los negocios, el gobierno y hasta el hogar.
Todas las empresas cumplen una función económica, proporcionan una fuente
de empleo y una función social, pues al generar empleo contribuyen a preservar y
profundizar el bienestar nacional.
Los objetivos de una empresa desde el punto de vista consisten en:
1. Producir bienes y servicios.
2. Obtener beneficios.
3. Lograr la supervivencia.
4. Mantener un crecimiento.
5. Ser rentable.
El logro de estos objetivos por parte de una empresa de acuerdo al tipo de
actividad que realicen persigue sus objetivos particulares de ahí los objetivos de
las pequeñas y medianas empresas sean crear suficientes fuentes de empleos,
de manera que disminuya el desempleo que existe en nuestro país.
2.7.3. Naturaleza de la Empresa
Domínguez (2007). La empresa es la institución característica y fundamental de
toda sociedad, que además de centralizar y organizar las actividades de los
hombres que tienen por fin la adaptación de los recursos terrestres a las
22
necesidades humanas, ha demostrado ser la única forma de organización
económica que puede asegurar el pleno rendimiento del trabajo.
Matos (2005). Una empresa se crea para producir vender y controlar. Cuando
una empresa inicia sus operaciones por lo regular tendrá la función de elaborar
un producto (producción) venderlo (mercadotecnia) e investigar los resultados
(finanzas o control).
2.7.4. Tipos de Empresa
Matos (2005). Existen dos tipos de empresas que son Públicas y Privadas:
Públicas: Este tipo de empresa el capital pertenece al Estado y generalmente su
final es satisfacer las necesidades sociales.
Privadas: El capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es
eminentemente lucrativa.
Según su capital pueden ser:
a. Micro Empresas: Unidades productivas menores que las pequeñas
empresas que difieren en el monto de capital y la cantidad de empleados.
b. Pequeñas Empresas: Unidades que tienen dueños y gerentes locales, que
trabajan en un solo lugar.
c. Medianas Empresas: generalmente no son de un único dueño, se forman
como compañía por acciones.
d. Grandes Empresas: tienen grandes capacidades y
tienen acceso al crédito ilimitado; la mayoría de los casos funciona como
su principal fuente de financiamiento. Se diferencia de las demás en que
realizan grandes inversiones y obteniendo grandes beneficios sobre estas
inversiones, estas poseen mayores tecnología sus costos son menores por
que producen en grandes escalas.
23
2.7.5. Gestión Administrativa
Magu (2007). Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla
sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo:
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Matos (2005). Acción que se realiza para la consecución de algo o la tramitación
de un asunto, es acción y efecto de administrar. Es la capacidad de la institución
para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los
recursos disponibles. Coordinar todos los recursos disponibles para conseguir
determinados objetivos.
Suárez (2004). La gestión administrativa en una empresa es uno de los factores
más importantes cuando se trata de montar un negocio, de ello dependerá el
éxito que tenga dicho negocio o empresa.
Este estudio está basado en ciencias administrativas y financieras que emprende
también la contabilidad, la mercadotecnia, las finanzas corporativas, y la dirección
estratégica. Para completar la definición, podemos decir que la gestión y
administración son parte de la rama del derecho legal como también es la base
de todo funcionamiento de una empresa.
2.7.6. Pasos claves en la gestión administrativa
Suárez (2004). El proceso de gestión y administración es algo así como el núcleo
de la administración de finanzas, como disciplina de estudio y además está
presente en la mayoría de las definiciones que podemos encontrar en cualquier
lado sobre la misma.
En este aspecto decimos que el mismo consta de ciertos pasos básicos tales
como: la planificación; la organización; la economía y dirección, y el control de
gestión.
24
2.7.7. Gestión Administrativa Moderna
Suarez (2004). Podemos decir que la gestión administrativa moderna es la
acción de confeccionar una sociedad que sea económicamente
estable cumpliendo con una mejora en cuanto a las normas sociales y con un
gobierno que sea mucho más eficaz. Pero si nos referimos a la gestión
administrativa de una empresa entonces debemos tener claro que la misma
funciona en base a la determinación y la satisfacción de muchos objetivos en los
aspectos políticos, sociales y económicos que reposan en la competencia que
posea el administrador. En los casos donde se presentan situaciones algo más
complejas para las que se necesitara la acumulación de recursos materiales en
una empresa, la gestión administrativa ocupa un lugar importante para el
cumplimiento de los objetivos.
Es uno de los factores que más influyen en cuanto a la gestión administrativa
pública, fundamentalmente el crecimiento y desarrollo tanto el ámbito social como
el económico de un país.
En resumen podemos decir que cualquier empresa o institución se desenvuelve
una cierta cantidad de tareas que se apoyan en la gestión administrativa. Para
que se produzca el correcto desarrollo de la gestión administrativa es necesario
que contribuya en una mejora para la eficiencia en el seno de la organización.
La persona responsable de la gestión administrativa es garantizar la disposición
de determinadas capacidades y habilidades con respecto a este tema, por
ejemplo, la capacidad de liderazgo, de dirección y en especial la capacidad de
motivación que puede proporcionar a su equipo de trabajo. La gestión
administrativa de cualquier entidad debe disponer de fundamentos coherentes
cuando lleve a cabo la utilización de recursos económicos, materiales y
humanos para el cumplimiento de objetivos.
25
2.7.7.1. En qué consiste mejorar los servicios automatizados
Gutiérrez (2010). Los servicios automatizados son utilizados por una serie de
empresas, mejorarlos consiste en eliminar tareas repetitivas, incrementar la
eficiencia y reducir los costes operativos. Hay tres categorías de servicios
automatizados: programadas, iniciado por el usuario y el tiempo de iniciado. La
integración de los sistemas informáticos en las operaciones comerciales diarias
ha hecho que el desarrollo y la aplicación de posibles servicios automatizados a
gran escala.
El término automatización de los servicios se utiliza para describir cualquier
programa de computadora que funciona sin intervención humana. Y mejorarlo
pretende una satisfacción de las necesidades que se pretenden cubrir.
2.7.8. La Contabilidad
Villasmil (2008). Es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados. Los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos.
Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la
corriente de cobros y pagos, las tendencias de
las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda
conocer la capacidad financiera de la empresa.
2.7.8.1. Objetivos de la contabilidad
Villasmil (2008). Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y
gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba
a terceros, la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su
26
primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros
técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello
deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a usuarios internos para suministrar y
facilitar la administración intrínseca. Para ello, comprende información histórica
presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de
la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado que también se
denomina contabilidad histórica.
2.7.8.2. Importancia de la Contabilidad
Villasmil (2008). Es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal.
27
2.7.9. Proceso Contable
Sánchez (2007). La información contable que presenta una empresa es
elaborada a través de un proceso contable.
El ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y
resumidas para la obtención de los estados financieros.
Este proceso está conformado por los siguientes pasos:
1. Registrar las transacciones en el diario general.
2. Pasar la información del diario general al mayor general.
3. Obtener el balance de comprobación.
4. Registrar los asientos de ajuste.
5. Obtener el balance de comprobación ajustado.
6. Formular los estados Financieros.
7. Hacer los asientos de cierre.
8. Obtener el balance de comprobación después del cierre.
2.7.10. Los Inventarios
Gil (2008). Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios es importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario por lo general es el activo mayor en sus balances
28
generales y los gastos por inventarios llamados costo de mercancías vendidas
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.
2.7.11. Cartera
Gil (2008). Son entidades que deben a la empresa por haberles vendido
mercancías a crédito, sin exigirle especial garantía documental; esta cuenta
aumenta cada vez que la empresa vende mercancías a crédito, disminuye cuanto
los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancías o se les
concede algún descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el
valor de las venta efectuadas a crédito que la empresa tiene el derecho a cobrar.
El control de la cartera permite un adecuado manejo de los recursos económicos,
cuando existe un alto porcentaje de cartera por cobrar ocasiona déficit y en
algunos casos pérdidas cuantiosas para la empresa.
2.7.12. Bancos
Jácome (2009). Es una cuenta contable del Activo Corriente disponible en la cual
se registran todas las operaciones que se vincule con manejo de dinero efectivo,
cheques, depósitos a plazo provenientes del giro normal del negocio.
2.7.13. Control en Forma Automatizada
Jácome (2009). Al llevar en forma automatizada todo lo referente a los procesos
contables, permite una información rápida y verás. Manejo ordenado, cumpliendo
29
con los principios contables, proceso de información de la empresa pudiendo
obtener en cualquier momento datos requeridos de cualquier cuenta contable del
giro del negocio.
La forma automatizada permite disminuir costos y tiempo lo que beneficia al
crecimiento económico, también genera aceptación y confianza de sus clientes.
2.7.14. Toma de decisiones
Suárez (2009). El proceso mediante el cual se realiza una elección entre las
opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes
contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando
metodologías cuantitativas que brinda la administración) . La toma de decisiones
consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos
de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un
conflicto latente).
La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una
persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a
un problema que se presente en la vida; es decir, si una persona tiene un
problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones
con ese específico motivo.
En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, un estado
anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están
presentes, no existirá decisión.
Para tomar una decisión, cualquiera sea su naturaleza, es
necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle
solución. En algunos casos, por ser simples y cotidianos, este proceso se realiza
de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en
los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener
30
repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de
la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más
estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el
problema.
2.7.14.1. Importancia de la toma de decisiones
Suarez (2009). Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes
aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Se clasifican en
cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la
situación para decidir y como decidir.
2.8. Gestión Administrativa-contable
2.8.1. Administración Contable
Matos (2005). La administración contable comprende lo relacionado al manejo
de los fondos económicos que poseen las organizaciones, La gestión
administrativa es uno de los temas más importantes a la hora de tener un negocio
de esto dependerá el éxito o fracaso de la empresa. En los años hay
mucha competencia por lo tanto hay que retroalimentarse en cuanto al tema.
Valle (2007). La modernización de las instituciones implica la transformación de
la gestión administrativa así como cambios en las relaciones internas y con el
entorno. Es necesario flexibilizar las estructuras, hacerlas más livianas y
promover esquemas que aseguren mayor compromiso de todas las
dependencias de la institución, agilizando los procesos internos.
Da Silva (2002). Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que
se explican a continuación:
31
1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un
conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, incluye:
Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y
objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos,
programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias
necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al
tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas
palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y
cómo se va a lograr.
Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a
favor del cumplimiento de metas organizacionales y grupales; por lo tanto,
tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administración.
Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
Organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.
Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la
detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la
corrección de éstas.
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de
recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y
de información.
3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se
realizan en la organización, al igual que los recursos, son indispensables
para el logro de objetivos establecidos.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la
32
realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito
de lograr los objetivos o metas de la organización.
5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de
objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima
cantidad de recursos.
33
III MATERIALES Y MÉTODOS
3.1 Localización y duración de la investigación
El presente trabajo se realizó en las instalaciones de la lubricadora “Los Ángeles”,
la misma que está ubicada en el Km.52 vía Santo Domingo - Quevedo. Por su
posición geográfica se encuentra en la zona sur oeste de la provincia de Los
Ríos.
La duración del presente trabajo de investigación fue de 180 días.
3.2 Materiales y equipos
Equipos y materiales que se utilizaron en la investigación:
Descripción
Cantidad
MATERIALES
Fotografías 10
Cuadernos 2
Anillados 10
Empastado 3
Lápiz 10
CD 10
Resma de papel 4
Esferos 3
Grapadora 1
Perforadora 1
Clips 30
Carpetas 10
Libros 10
Revistas 8
34
HARDWARE
Cámara Fotográfica 1
Computadora 1
Impresora 1
Memory Flash 1
SOFTWARE
Microsoft Access 1
Microsoft Visual Basic.Net 1
3.3 Tipo de Investigación
El Sistema para Gestión Administrativa estuvo enmarcado en una modalidad
cualitativita y cuantitativa para conocer los porcentajes y valores que inciden en el
estudio del presente trabajo de tesis.
3.3.1 Bibliográfica
Permitió relacionar las experiencias obtenidas en el estudio de diferentes autores.
Se utilizó libros, revistas e internet.
3.3.2 Aplicada
Esta investigación se realizó poniendo en práctica todos los conocimientos
adquiridos, de esta manera solucionar los problemas presentados en la empresa.
Se utilizaron todos los procesos para el análisis y desarrollo de la aplicación.
3.3.3 De Campo
Mediante esta investigación se recolectó la información en el lugar donde se
realiza la gestión Administrativa - Contable, donde se produce los datos
35
primarios, teniendo así como ventaja la vivencia de la realidad y problemas que
se producen en la empresa para lo cual se utilizaron técnicas de recolección de
datos (cuestionarios, entrevistas,).
3.3.4 Científica
Al ser una actividad de búsqueda que se caracteriza por ser reflexiva, sistemática
y metodológica, permitió demostrar los modelos teóricos a través del desarrollo
de una aplicación práctica.
3.4. Métodos de Investigación
3.4.1 De observación
Se lo empleó para determinar la realidad administrativa actual y el registro de los
pormenores en el área administrativa-financiera en la empresa lubricantes “Los
Ángeles”
3.4.2 Analítico
Este permitió analizar todos los contenidos y literaturas que se tendrá que revisar
para la obtención de información precisa y necesaria que coopere con la
investigación y la búsqueda de soluciones.
3.4.3 Sintético
Es un proceso de unión de elementos para formar un todo, a partir de los
elementos distinguidos por el análisis; se trata en consecuencia de hacer una
explosión metódica y breve, en resumen.
36
3.4.4 Inductivo
La investigación partió de hechos particulares hasta llegar a conclusiones
generales, aplicables a la organización que brinda servicios favorables para el
usuario final.
3.5 Fuentes
3.5.1 Las Fuentes
Es el origen de una información especialmente para la investigación, según su
originalidad pueden ser primaria, secundaria y terciaria.
3.5.2 Primarias
Personal que labora en la administración tanto los encargados de inventarios,
caja, ventas, compras, y demás empleados de la lubricadora.
3.5.3 Secundarias
Consulta en el internet que se realiza de acuerdo al avance del trabajo de tesis y
la consulta en libros, módulos y folletos.
Asesoría técnica de tutores conocedores del tema.
3.6 Técnicas e instrumentos de evaluaciones
3.6.1 Técnicas de Evaluaciones
Los instrumentos y técnicas de investigación que se utilizaron dentro del Sistema
Administrativo-Contable automatizado de la empresa Lubricante “Los Ángeles”
del recinto Los Ángeles de Patricia Pilar fueron la entrevista y la encuesta.
37
3.6.2 Entrevistas
Se realizó un cuestionario de preguntas, con la finalidad de recopilar información
para conocer los problemas que acontecen en la empresa, se aplicó al Gerente,
personal administrativo, proveedores y clientes.
3.6.3 Encuesta
Se obtuvo de un conjunto de preguntas dirigidas al personal administrativo de la
empresa Lubricantes “Los Ángeles”, con el objetivo de determinar las
necesidades e inquietudes de la empresa.
3.7 Población
Todas las personas que forman parte del proceso de comercialización ya sean
estos empleados, gerentes, proveedores y clientes.
Cuadro No 1. Población de la Empresa Lubricantes “Los Ángeles”
PERSONAS TOTAL
Directivo 1
Administrativo 3
Empleados 2
Clientes Permanentes 70
Clientes Ocasionales 20
TOTAL 96
Fuente: Encuestas realizadas a clientes de la lubricadora “Los Ángeles” Elaborado por: El Autor.
38
3.8 Procedimiento Metodológico.
Para realizar el diseño se utilizó el proceso de dominio público, proceso
Unificado, y una especificación más detallada, Rational Unified Process, (RUP).
Este principio dominante motiva el uso de conceptos reutilizables tales como
patrón del software, lenguajes 4GL o marcos de referencia (frameworks) por
nombrar algunos. Se puede acompañar por las representaciones visuales de la
arquitectura como el lenguaje UML.
Para los sistemas lo principal es realizar estudios necesarios que permitan
identificar los métodos y formas como se va a desarrollar dicho sistema,
buscando aspectos fundamentales que ayuden de manera positiva en la
obtención de los estudios necesarios.
Localizar cual es el problema presente en la empresa, mediante la indagación de
la información con la que se cuenta, obtener los aspectos positivos, negativos
para mejorar buscando la solución más indicada, luego de ese proceso se
determina que el problema se puede resolver con la creación del sistema
administrativo – contable automatizado, se tendrá la justificación necesaria para
proceder a la creación del mismo. Después se procedió a la investigación de las
fuentes primarias y secundarias antes mencionadas a este propósito para
realizar toda la documentación necesaria como cuadro de entidad relación,
gráficos de caso de uso, métodos de desarrollo de código, etc. Todo esto ayudó a
la creación de la Base de Datos y el respectivo código fuente con lo cual se logró
solucionar el problema por el cual atraviesa la empresa.
3.8.1 Etapa de Análisis
En esta etapa se buscó la información necesaria para poder estudiarlas
detenidamente, que consiste en un análisis detallado de las actividades que se
realizan en la empresa.
39
3.8.2 Etapa de Diseño
Al finalizar el análisis se procedió al desarrollo del diseño para la implementación
del Sistema Administrativo Contable Automatizado de la Empresa. En esta
etapa de diseño se desarrollaron los procedimientos y esquemas de pantallas
con formularios a emplear.
3.8.3 Codificación
Se desarrollo la codificación de cada una de las necesidades encontradas
durante el análisis que se realizó. Cumpliendo los parámetros necesarios y
facilitando las peticiones del usuario, así el área administrativa quedo
automatizada y lista para la parte siguiente.
3.8.4 Pruebas
Fue necesaria la realización de pruebas, permitiendo corregir posibles errores y
anormalidades en el sistema, así se cumplió con los requisitos que se estipuló en
el análisis y diseño antes de ser entregado a la empresa.
3.8.5 Implantación
En esta fase final donde el usuario ejecuta el sistema, se empleó la técnica de
capacitación al personal que va a trabajar en el programa, después de haber
realizado pruebas para comprobar que el sistema no falle ni arroje errores y
descartar problemas al momento de la implementación del Sistema.
40
IV RESULTADOS
4.1 Implementación de un Sistema Automatizado
La investigación se la realizó en la Empresa Lubricantes “Los Ángeles” empresa
privada que se dedica a la comercialización de lubricantes para vehículos en toda
su gama. Está ubicada en el Cantón Buena Fe, Parroquia Patricia Pilar, Recinto
Los Ángeles, cuenta con una infraestructura propia y los equipos necesarios para
brindar la atención adecuada a sus clientes.
Los procesos automatizados en la actualidad han tenido una gran aceptación;
son factores que permiten mejorar la empresa, pudiendo realizar labores
complejas para el hombre de forma rápida, de gran beneficio para distintos
sectores, económicos, sociales y culturales de nuestra sociedad.
La utilización de un sistema contribuye favorablemente al crecimiento de la
empresa, permite maximizar la utilización de los recursos, se logra transformar
positivamente los servicios que brinda la empresa generando la aceptación y
confianza de los clientes.
La empresa Lubricantes “Los Ángeles” cumple sus labores durante todo el año,
labora con 5 empleados quienes ganan un sueldo fijo, nació bajo la necesidad de
los habitantes de los alrededores. Tener varios años en el mercado le ha
permitido mantenerse líder en la zona.
Por todas estas causas la implementación de un Sistema Automatizado se
constituye en una herramienta eficiente para la dirección la empresa, generando
ahorro de tiempo y agilidad en los procesos contables administrativos.
41
4.2 Resultado de las Encuestas
Para realizar el estudio se llevó a cabo la toma de noventa y seis encuestas a
clientes de la Lubricadora “Los Ángeles”.
1. ¿La atención que brinda en la actualidad la empresa es eficiente?
De acuerdo al Cuadro 1, el 79% de las personas encuestadas opinaron no están
de acuerdo que la empresa brinda una atención eficiente y el 10,67% está de
acuerdo, que la atención es eficiente. La mayoría de los encuestados esperan un
mejor trato y tiempo de atención, siendo necesaria la implementación de un
Sistema Automatizado y así lograr una mayor eficiencia en la empresa.
Cuadro 1. La atención en la empresa es eficiente
VARIABLE PORCENTAJE
Totalmente de acuerdo 6,33 De acuerdo 10,67 En desacuerdo 79,00 Totalmente en desacuerdo 4,00
TOTAL 100 %
Fuente: Encuestas realizadas a clientes de la lubricadora “Los Ángeles”
Elaborado por: El Autor
2: ¿Un programa contable computarizado simplificará las labores dentro de
la empresa?
De acuerdo al Cuadro 2, el 66% de los encuestados están totalmente de acuerdo
que un sistema contable computarizado ayuda a simplificar las labores dentro de
la empresa, y tan solo el 6,33% en desacuerdo de la implementación de un
sistema contable computarizado. Al contar con la aceptación de los encuestados
brinda la seguridad para la realización del sistema.
42
Cuadro 2: Un programa computarizado simplifica labores
VARIABLE PORCENTAJE
Totalmente de acuerdo 66,00 De acuerdo
25,00
En desacuerdo
6,33 Totalmente en desacuerdo 2,67
TOTAL 100 %
Fuente: Encuestas realizadas a clientes de la lubricadora “Los Ángeles”
Elaborado por: El Autor
3: ¿Capacitar al personal en manejo de programas computarizados para
mejorar los servicios de la empresa?
De acuerdo al Cuadro 3, el 79,67% de los encuestados están totalmente de
acuerdo que se debe capacitar al personal para utilizar programas informáticos
contables, y tan solo el 2% en desacuerdo, mediante la capacitación se logrará
mejorar el servicio que se brinda a los clientes.
Cuadro 3: Capacitar al personal en manejo de programas computarizados
VARIABLE PORCENTAJE
Totalmente de acuerdo 76,67 De acuerdo
19,67
En desacuerdo
2,00 Totalmente en desacuerdo 1,67
TOTAL 100 %
Fuente: Encuestas realizadas a clientes de la lubricadora “Los Ángeles”
Elaborado por: El Autor
4: ¿Implementar este sistema informático para el control administrativo
contable en la empresa, y adaptarse a estos nuevos cambios?
Adaptarse a los cambios que implica implementar un sistema en una empresa es
complicado, pero la gran mayoría apoya que se debe adaptarse, el 49,67% está
totalmente de acuerdo, y un 11,67% en desacuerdo. Toda empresa está sujeta a
43
la modernización, de implementarse este sistema contribuiría a la maximización
de recursos y por ende un aumento de la rentabilidad.
Cuadro 4: Adaptarse a los nuevos cambios en la empresa
VARIABLE PORCENTAJE
Totalmente de acuerdo 49,67 De acuerdo
35,67
En desacuerdo
11,67 Totalmente en desacuerdo 3,00
TOTAL 100 %
Fuente: Encuestas realizadas a clientes de la lubricadora “Los Ángeles”
Elaborado por: El Autor
4.2 Resultado de la Entrevista
La entrevista se realizó al dueño de la lubricadora, para recopilar la información
necesaria se realizaron las siguientes preguntas:
1: ¿Cada cuánto tiempo solicita un reporte de su empresa?
Generalmente lo realizo cada mes, para verificar los pagos que debo hacer,
verificar cuanto he perdido, he ganado, para ver el ritmo que lleva mi empresa.
2: ¿Cuánto tiempo les lleva a sus empleados presentarle estos reportes
que necesita?
Suelen tardar unos 4 a 5 días, debido que hay que revisar cartera, bodega. Lo
que demora es la revisión de las cuentas por cobrar y por pagar.
3: ¿Lleva algún registro de sus clientes, y de llevarlo como lo realiza?
La información que solicitamos a nuestros clientes la guardamos en hojas que
registramos el plan de cobro, para saber a quién corresponde y en cuanto tiempo
se va saldando la deuda, en realidad no tenemos un cuaderno específico para
44
guardar la información de nuestros clientes solo en una agenda guardamos los
nombres y número de teléfonos de la mayoría.
4: ¿Para el registro de la información de los proveedores, tiene un lugar
establecido?
Exactamente No, de igual forma que a los clientes los guardamos en una agenda
y si necesitamos más información, buscamos en una factura que nos hayan
otorgado.
5: ¿Cómo registra los ingresos y egresos de materiales y productos a su
empresa?
Todos los registros se realizan de tres maneras, primero la contable para poder
cuadrar todo a fin de mes que consiste en registrar el asiento contable en el libro
mayor, también los registros de bodega, mediante un kardex y un inventario
general, el tercero pues al guardar los documentos correspondientes que
respalden lo que ha hecho la empresa.
6: ¿Considera que la implementación de una aplicación administrativa y
contable a la vez, será de gran ayuda a su empresa?
Apoyo en gran manera a la tecnología, espero que su utilización en mi empresa
sea de gran ayuda, para mi tranquilidad y poder llevar un control eficiente y fácil
de manipular. Al principio será complicado adaptarse, espero que funcione de
manera adecuada y precisa.
45
V DISCUSIÓN
De acuerdo al análisis de los resultados, se detectaron problemas en cuanto
atención al cliente que acude a la lubricadora, la empresa no cuenta con un
sistema para controlar todos los inconvenientes que en ocasiones provoca
molestias.
La empresa tiene ciertos puntos muy importantes, al momento de registrar el
ingreso de un producto o material que necesita, se debe verificar que sea lo
solicitado, la cantidad correcta y en caso de reclamo, se genera un nuevo
proceso que debe ser controlado en todas las fases, al momento de automatizar
la información se disminuirá el proceso y será más fácil de comprobar la
inconsistencia y duplicidad de información. Esta realidad coincide con lo
expresado por Farías (2007) quien afirma que un sistema de control implica la
existencia de metas y planes que ningún administrador puede controlar sin ellos,
para desempeñar las funciones de negocios en las empresas de acuerdo con sus
estrategias, normalizar la información que ingresa y egresa, deben participar
todos los órganos implicados en la toma de decisiones.
Al aplicar un sistema de información que controle los procesos que realiza la
empresa, se puede determinar las fugas de información y mejorar los procesos,
diseñando un sistema con los parámetros precisos para aumentar la eficiencia y
eficacia de la empresa. Coincide con lo mencionado por Viteri (2007) quien
expresa que el proceso de determinar un sistema de control es lo que se está
llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias.
Mediante los diagramas de modelado de datos se elabora el diseño ajustado a
las necesidades de la empresa, de tal forma el diseño del control administrativo y
contable, al diseñar todos los procesos de la empresa, se determinan todas las
operaciones y procedimientos que se requiere, se establece los elementos
necesarios y las capacidades en Hardware, Software y Elemento Humano.
46
VI PROPUESTA
SISTEMA ADMINISTRATIVO - CONTABLE AUTOMATIZADO PARA LA
EMPRESA DE LUBRICANTES “LOS ÁNGELES”, EN EL RECINTO LOS
ÁNGELES DEL CANTÓN BUENA FE.
6.1 Antecedentes
La falta de un Sistema Automatizado en la Empresa Lubricantes “Los Ángeles” a
permitido el desarrollo de esta investigación, puesto que es un software que
ayuda a optimizar los recursos, disminuyendo costos y genera un mayor control
de las diferentes labores que realiza el personal administrativo. La atención que
se brinda al cliente con la utilización del sistema es ágil, disminuyendo
significativamente el tiempo destinado a cada cliente.
Este documento tiene como finalidad detallar la Especificación del Software, el
mismo que está elaborado en base a los requerimientos del usuario y previo
estudio realizado en la empresa.
Dentro de este documento se especifica de una manera clara y concisa todas las
funcionalidades y restricciones del sistema, el cual deberá cumplir con los
requerimientos del usuario dentro del Control Administrativo.
6.2 Desarrollo del software
En la construcción y desarrollo del software se aplican métodos y técnicas para
resolver los problemas y procedimientos sobre los que se apoya la ingeniería de
software. Todo lo concerniente al desarrollo del software y la gestión del
proyecto, pasando por modelaciones (UML), diagramas de casos de uso,
pruebas, manual de usuario, todo con el propósito de eventuales correcciones,
mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema.
47
6.3. Modelo Dinámico.
El modelo dinámico de la metodología OMT se lo representa gráficamente
mediante diagramas de estado.
6.3.1 Iniciar sesión
Figura 1: Iniciar Sesión.
Validar datos
Volver a
ingresar
datos
<Default
text>
DATOS LLENOS
USUARIO ACTIVADO
CONECTADO
48
6.3.2 Crear cuenta de usuario
Figura 2: Cuenta de Usuario.
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD
SOLICITAR
DATOS
VALIDAR
DATOS
BUSCANDO CONTACTOS
CONTACTO DISPONIBLE
DATOS DE CUENTA LLENOS
CUENTA DE USUARIO GUARDADA
49
6.3.3 Administrar Cargo
Figura 3: Administrar Cargo.
ASIGNAR
CARGO
GUARDAR
CAMBIO
CONTACTO SELECCIONADO
CARGO ASIGNADO
GUARDADO
50
6.3.4 Administrar Productos
Figura 4: Administrar Productos.
SELECCIONAR
PRODUCTO
CREAR
PRODUCTO
SOLICITAR
DATOS
VALIDAR
DATOS
PRODUCTOS LISTADOS
PRODUCTO CREADO DATOS DE PRODUCTO LLENOS
PRODUCTO MODIFICADO
51
6.3.5 Administrar Agenda
Figura 5: Administrar Agenda.
SOLICITAR
DATOS
CREAR
SOLICITAR
DATOS
VALIDAR Y
GUARDAR
CONTACTOS LISTADOS TIPO SELECCIONADO
CONTACTO MODIFICADO
DATOS LLENOS
52
6.3.6 Administrar Documentos de Venta
Figura 6: Documentos de Venta.
CALCULAR
TOTALES
GUARDAR
DOCUMENTO
LLENAR ITEMS
DE
DOCUMENTO
CREAR
DOCUMENTO
REGISTRAR
DATOS
SELECCION
AR TIPO
DOCUMENTOS VENTA LISTADOS
DOCUMENTO CREADO
TIPO DOCUMENTO SELECCIONADODATOS DOC VENTA LLENOS
DATOS DE ITEM DE DOCUMENTO LLENOS CALCULOS DE DOCUMENTOS LISTOS
DOCUMENTO DE VENTA BLOQUEADO
53
6.3.7 Administrar Documento de Compra
Figura 7: Documentos de compra.
CALCULAR
TOTALES
GUARDAR
DOCUMENTO
LLENAR ITEMS
DE
DOCUMENTO
CREAR
DOCUMENTO
REGISTRAR
DATOS
SELECCION
AR TIPO
DOCUMENTOS COMPRA LISTADOS
DOCUMENTO COMPRA CREADO
TIPO DOCUMENTO COMPRA SELECCIONADO
DATOS DOC COMPRA LLENOS
ITEM DE DOCUMENTO COMPRA LLENO
TOTALES DE DOCUMENTO LISTOS
DOCUMENTO DE COMPRA BLOQUEADO
54
6.3.8 Administrar Plan de Cuentas
Figura 8: Plan de Cuentas.
CREAR
CUENTA
REGISTRAR
DATOS
REGISTRAR
DATOS
VERIFICAR
CUENTA
PLAN DE CUENTAS LISTADO
CUENTA CREADA
INFORMACION DE CUENTA LLENA
CUENTA GUARDADA
55
6.3.9 Administrar Reportes
Figura 9: Administrar Reportes
56
6.4 Modelo funcional.
El modelo funcional de la metodología OMT se representa mediante diagramas
de flujo de datos
6.4.1 Ingresar al sistema
Figura 10: Diagrama de flujo de datos Ingresar al sistema.
6.4.2 Crear Cuenta de Usuario
Figura 11: Diagrama de flujo de datos Crear Cuenta de Usuario.
57
6.4.3 Administrar cargos
Figura 12: Diagrama de flujo de datos Administrar cargos.
58
6.4.4 Vender Productos
Figura 13: Diagrama de flujo de datos Vender Productos
59
6.4.5 Comprar Productos
Figura 14: Diagrama de flujo de datos Comprar Productos.
60
6.4.6 Administrar agenda
Figura 15: Diagrama de flujo de datos Administrar Agenda.
61
6.4.7 Plan de Cuentas
Figura 16: Diagrama de flujo de datos Plan de cuentas.
62
6.4.8 Reportes
Figura 17: Diagrama de flujo de datos Reportes.
63
6.5 Modelo de objetos.
El modelo de objeto de la metodología OMT se representa mediante diagramas
de objetos.
6.5.1 Diagrama de Objetos (EJEMPLO)
Figura 18: Diagrama de Objetos
0..1
0..*
0..1
0..*
0..10..*
CONTACTO
- CODIGO_CON : int
EMPLEADO
CLIENTE
PROVEEDOR
FACTURAS
- CODIGO_FAC : int
FACTURA_COMPRA
FACTURA_VENTA
PRODUCTO
- CODIGO_PRO : int
FACTURAS::FACTURA_VENTA
- CODIGO_FACVEN : int
FACTURAS::FACTURA_COMPRA
- CODIGO_FACCOM : int
CONTACTO::EMPLEADO
- CODIGO_EMP : int
CONTACTO::CLIENTE
- CODIGO_CLI : int
CONTACTO::PROVEEDOR
- CODIGO_PRO : int
64
6.6 Técnicas para documentación del sistema UML.
UML recomienda utilizar los procesos que otras metodologías tienen definidos.
En las categorías de diagramación en UML existen varios tipos de diagramas,
según su utilidad dentro del diseño de sistemas.
• Diagrama de Casos de Uso
• Diagrama de Secuencia
• Diagrama de Actividades
6.6.1 Caso de Uso
6.6.1.1 Roles y tareas de los usuarios
USUARIO TAREAS Y FUNCIONES
Iniciar Sesión
Crear Agenda
Modificar Agenda
Eliminar Agenda
Imprimir Agenda
Buscar Agenda
Crear Productos
Modificar Productos
Eliminar Productos
Imprimir Productos
ADMINISTRADOR
65
USUARIO TAREAS Y FUNCIONES
Buscar Productos
Crear Categoría
Modificar Categoría
Eliminar Categoría
Imprimir Categoría
Buscar Categoría
Crear Parámetro
Modificar Parámetros
Realizar Reportes
USUARIO TAREAS Y FUNCIONES
ENCARGADO DE FACTURACION
Realizar Consultas
Verificar Existencia Mínima
Realizar Kardex
Realizar Cuenta por Cobrar
Iniciar Sesión
Realizar Compras
Buscar Compras
Eliminar Compras
Modificar Compras
66
USUARIO TAREAS Y FUNCIONES
Imprimir Compras
Realizar Ventas
Buscar Ventas
Cargar Proforma
Imprimir Ventas
Modificar Ventas
Eliminar Ventas
Realizar Proforma
Buscar Proforma
Imprimir Proforma
Modificar Proforma
Eliminar Proforma
Cuadro 11.Caso de Uso Roles y Tareas de los Usuarios
67
6.6.2 Caso de Uso General.
Figura 19: Caso de Uso General.
68
6.6.3 Caso de uso expandido
6.6.3.1 Inicio de Sesión
Caso de Uso Inicio de sesión
Identificador 001
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control de los usuarios que ingresan al sistema
Resumen El usuario ingresará su clave y contraseña cuando haga
uso del sistema
Pre-
Condiciones
Estar registrado como usuario
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Usuario y Clave correctos
Cuadro 12. Caso de Uso Inicio de Sesión
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando el usuario
debe ingresar al sistema
3.-Ingresa usuario y
contraseña
Respuesta del Sistema
2.- Muestra usuario y
contraseña.
4.-Válida la información
ingresada.
5.-Ingresa al sistema.
Acciones del Actor
FA:3. El usuario y/o
contraseña son
incorrectos
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
69
6.6.3.2 Administrar cargo
Caso de Uso Administrar cargo
Identificador 002
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Administrar los cargos de los usuarios del sistema
Resumen Se le asigna a cada contacto de la agenda un cargo, para
delimitar el uso del sistema dependiendo el cargo que
desempeña.
Pre-
Condiciones
Estar registrado como contacto en la agenda de la
empresa
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Tipo de Agenda
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando se registra
un nuevo contacto en la
agenda de la empresa.
2.-Selecciona el cargo al
contacto.
Respuesta del Sistema
3.-Válida la información
ingresada.
4.-Guarda .el cargo del
contacto en la agenda
de la empresa.
Acciones del Actor
FA:3. Los datos
personales son
incorrectos.
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
70
6.6.3.3 Crear cuenta de usuario
Caso de Uso Crear cuenta de usuario
Identificador 003
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Permitir la creación de usuarios para que utilicen el
sistema
Resumen El administrador de usuarios le asignará un usuario y
clave de usuario a los contactos de la agenda.
Pre-
Condiciones
Existir como contacto en la agenda y no tenga cuenta de
usuario.
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Contraseña y repetición de contraseña correctos
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando se escoge
un contacto
3.-asigna usuario y
contraseña
Respuesta del Sistema
2.- valida inexistencia de
usuario para el contacto
4.-Válida la información
ingresada.
5.-Guarda nueva cuenta
de usuario.
Acciones del Actor
FA:3. La clave y la
repetición de la clave
son incorrectas
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
71
6.6.3.4 Administrar Agenda
Caso de Uso Administrar agenda
Identificador 004
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control de los contactos de la agenda de la
empresa
Resumen Llevar el control de los contactos de la agenda,
ingresando y editando en la agenda y modificando el
estado del contacto en la empresa.
Pre-
Condiciones
No existir en la agenda
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Cedula, ruc o pasaporte y fecha de nacimiento
Acciones del Actor
1.-crea nuevo contacto
en la agenda.
2.-ingresa la información
del contacto en la
agenda
Respuesta del Sistema
3.-Válida la información
ingresada.
4-.Guarda al nuevo
contacto en la agenda de
la empresa.
Acciones del Actor
FA: 3. El numero de
cedula de identidad o
pasaporte son incorrectos
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
72
6.6.3.5 Administrar Producto
Caso de Uso Administrar producto
Identificador 005
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control de los productos de la empresa.
Resumen El encargado de registrar los productos, registra al
producto, modifica sus datos y guarda en el sistema.
Pre-
Condiciones
Existencia del producto.
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Máximo y mínimo de Stock de producto
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando el usuario
debe ingresar un
producto.
3.-Modifica un producto
Respuesta del Sistema
2.- valida información
del producto.
4.-Guarda al sistema.
5.-Guarda al sistema.
Acciones del Actor
FA:3. La cantidad del
producto no corresponde
a la capacidad de Stock.
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
73
6.6.3.6 Administrar Documentos de venta
Caso de Uso Administrar Documentos de venta
Identificador 007
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control de los documentos de venta en el
sistema.
Resumen El encargado de los documentos de venta, los registrará,
validará y anulará de ser necesario en el sistema.
Pre-
Condiciones
Ninguno.
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Códigos de documentos.
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando se ingresa
un nuevo documento de
venta.
Respuesta del Sistema
2.-Válida la información
ingresada.
3.-Guarda al sistema.
Acciones del Actor
FA:3. Códigos de
documentos de venta
incorrectos
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
74
6.6.3.7 Administrar documentos de compra
Caso de Uso Administrar Documentos de compra
Identificador 008
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control de los documentos de compra
Resumen El usuario ingresará el documento de compra al sistema
Pre-
Condiciones
Permiso de usuario par realizar el ingreso
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Código de documentos
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando se ingresa
un nuevo documento de
venta.
Respuesta del Sistema
2.-Válida la información
ingresada.
3.-Guarda al sistema.
Acciones del Actor
FA:3. Códigos de
documentos de compra
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
75
6.6.3.8 Administrar plan de cuentas
Caso de Uso Administrar plan de cuentas
Identificador 009
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito Llevar el control del plan de cuentas
Resumen Controlar las cuentas registradas en el plan de cuentas.
Pre-
Condiciones
Tener el permiso de usuario para realizar la operación.
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Ninguna
Excepciones Ninguna
Operaciones Ninguna
Validaciones Nivel de cuentas
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso
inicia cuando el usuario
debe registrar cuentas
en el plan de cuentas
del sistema
Respuesta del Sistema
2.-Válida la información
ingresada.
5.-Guarda al sistema.
Acciones del Actor
FA:3. El usuario y/o
contraseña son
incorrectos
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
76
6.6.3.9 Caso de uso Realizar Reporte
Caso de Uso Obtener reporte
Identificador 010
Importancia Primario Implementación Real Tipo Básico
Propósito El administrador obtenga reportes de las diferentes
operaciones.
Resumen El administrador necesita reportes de una o varias
operaciones realizadas por él.
Pre-
Condiciones
El administrador deberá haber ingresado su cuenta y
contraseña de usuario.
Tener toda los datos ingresados
Flujo Normal
de Eventos
Flujo alterno
Post-
condición
Los datos son visualizados
Excepciones Ingresar al caso inicio de sesión.
Operaciones Imprimir
Validaciones Nivel de cuentas
Acciones del Actor
1.- Este caso de uso inicia
cuando el administrador
requiere un reporte.
2.- escoge el reporte a
visualizar
4.- imprime la información
Respuesta del Sistema
3.-Visualiza la
información
Acciones del Actor
FA: 3. Los datos no
existen
Respuesta del Sistema
Mensaje de Error.
77
6.6.4 Diagrama de Secuencia
6.6.4.1 Inicio de Sesión
Figura 20: Diagrama de Secuencia Inicio de Sesión.
78
6.6.4.2 Administrar cargo
Figura 21: Diagrama de Secuencia Administrar cargo.
Guardar
asignar cargo
verificar tipo
Sleccionar contacto
ADMINISTRADOR TIPO DE CONTACTO2CONTACTO
Guardar
asignar cargo
verificar tipo
Sleccionar contacto
79
6.6.4.3 Crear cuenta de usuario
Figura 22: Diagrama de Secuencia Crear cuenta de Usuario.
GUARDAR
MODIFICAR CONTRASEÑA
GUARDAR
INGRESAR DATOS DE CUENTA
CREAR CUENTA
VERIFICAR CUENTA
SELECCIONAR CONTACTO
AGENDAUSUARIOADMINISTRADOR
GUARDAR
MODIFICAR CONTRASEÑA
GUARDAR
INGRESAR DATOS DE CUENTA
CREAR CUENTA
VERIFICAR CUENTA
SELECCIONAR CONTACTO
80
6.6.4.4 Administrar Agenda
Figura 23: Diagrama de Secuencia Administrar Agenda.
GUARDAR
MODIFICAR
GUARDAR
ESCOGER TIPO
REGISTRAR
ADMINISTRADOR CONTACTO TIPO DE CONTACTO
GUARDAR
MODIFICAR
GUARDAR
ESCOGER TIPO
REGISTRAR
81
6.6.4.5 Administrar Producto
Figura 24: Diagrama de Secuencia Administrar Producto.
CALCULAR VENTAS ITEM
ENTREGAR REPORTE
FIRMA DE LA SECRETARIA
PASAR LA CANTIDAD DE COMPRA POR ITEM
LISTAR LOS PRODUCTOS COMPRADOS
SELECCIONAR PERIODO
SECRETARIA FACTURA COMPRA DIRECTOR REPORTEFACTURA VENTA
CALCULAR VENTAS ITEM
ENTREGAR REPORTE
FIRMA DE LA SECRETARIA
PASAR LA CANTIDAD DE COMPRA POR ITEM
LISTAR LOS PRODUCTOS COMPRADOS
SELECCIONAR PERIODO
82
6.6.4.6 Administrar Documentos de venta
Figura 25: Diagrama de Secuencia Documentos de Venta.
GUARDAR FACTURA COPIA
ENTREGAR FACTURA ORIGINAL
ENTREGAR PRODUCTOS
FIRMA DE CLIENTE
SOLICITAR FIRMA AL CLIENTE
REGISTRAR DATOS AL CLIENTE
SOLICITAR DATOS AL CLIENTE
CALCULAR TOTAL FACTURA
CALCULAR ITEM
REGISTRAR PRODUCTOS
INGRESAR FECHA
BUSCAR PRODUCTOS
RECIBIR RESETA
SOLICITAR RECETA
VENDEDOR CLIENTE PRODUCTO FACTURA VENTA SISTEMA
GUARDAR FACTURA COPIA
ENTREGAR FACTURA ORIGINAL
ENTREGAR PRODUCTOS
FIRMA DE CLIENTE
SOLICITAR FIRMA AL CLIENTE
REGISTRAR DATOS AL CLIENTE
SOLICITAR DATOS AL CLIENTE
CALCULAR TOTAL FACTURA
CALCULAR ITEM
REGISTRAR PRODUCTOS
INGRESAR FECHA
BUSCAR PRODUCTOS
RECIBIR RESETA
SOLICITAR RECETA
83
6.6.4.7 Administrar documentos de compra
Figura 26: Diagrama de Secuencia Administrar Documentos de compra.
GUARDAR FACTURA
ENTREGAR COPIA DE FACTURA
FIRMAR LA FACTURA
VERIFICAR PRO EN FAC
RECIBIR PRODUCTO
RECIBIR PRODUCTO
SOLICITAR FACTURA
SECREETARIA PROVEEDOR PRODUCTO FACTURA COMPRA
GUARDAR FACTURA
ENTREGAR COPIA DE FACTURA
FIRMAR LA FACTURA
VERIFICAR PRO EN FAC
RECIBIR PRODUCTO
RECIBIR PRODUCTO
SOLICITAR FACTURA
84
6.6.4.8 Obtener Reportes
Figura 27: Diagrama de Secuencia Obtener Reportes.
CUENTAS DE USUARIOS
RECIBIR REPORTE
IMPRIMIR
SEGUN TIPO
PRODUCTOS
DATOS DE AGENDA
DATOS DE DOCUMENTOS
SOLICITA REPORTE
ADMINISTRADOR REPORTE AGENDADOCUMENTOS PRODUCTOSTIPO AGENDA USUARIOS
CUENTAS DE USUARIOS
RECIBIR REPORTE
IMPRIMIR
SEGUN TIPO
PRODUCTOS
DATOS DE AGENDA
DATOS DE DOCUMENTOS
SOLICITA REPORTE
85
6.6.5 Diagrama de Actividades
6.6.5.1 Inicio de Sesión
Figura 28 Diagrama de actividades Inicio de Sesión.
USUARIO SISTEMA
NO
SI
INGRESAR AL SISTEMA MOSTRAR FORMULARIO DE INGESO
INGRESAR USUARIO Y CONTRASEÑA VALIDAR DATOS
PERMITIR ACCESO
CORRECTOS
86
6.6.5.2 Administrar cargo
Figura 29 Diagrama de actividades Administrar cargos.
87
6.6.5.3 Crear cuenta de usuario
Figura 30 Diagrama de actividades Crear Cuenta de Usuario.
88
6.6.5.4 Administrar Agenda
Figura 31 Diagrama de actividades Administrar agenda.
89
6.6.5.5 Administrar Producto
Figura 32 Diagrama de actividades Administrar Productos.
90
6.6.5.6 Administrar Documentos de venta
Figura 33 Diagrama de actividades Administrar Documentos de Venta.
91
6.6.5.7 Administrar documentos de compra
Figura 34 Diagrama de actividades Administrar Documentos de Compra.
92
6.6.5.8 Obtener Reportes
Figura 35 Diagrama de actividades Reportes.
ADMINISTRADOR SISTEMA
INGRESA AL FORMUOLARIO DE REPORTES
SELECCIONA EL TIPO
VISUALIZA REPORTE
IMPRIMIR ENVIAR
VISUALIZAR DATOS
93
6.6.6 Diseño Físico de la Base de Datos
Figura 36: Diseño Fisico de la Base de Datos.
94
VII CONCLUSIONES
El manejo de la información en la empresa Lubricantes Los Angeles a sido
empirico, no a existido un control adecuado, el archivo no cuenta con todos
los movimientos detallados, al momento de recolectar la información el
problema principal fue la desorganización y la poca información que se
almacena, no existia un libro que detalle los movimientos diarios tanto de
ingresos, gastos, inventarios, costos, etc. Tan solo existían hojas sueltas con
datos poco relevantes, por lo que se concluye que el manejo de la información
a sido deficiente y es de vital importancia implementar un sistema
automatizado para mejorar relativamente el control de la información.
Después de revisar como presta sus servicios la empresa se ha concluido que
procesos deben constar en el sistema a implementar, para que ayuden a
disminuir las tareas que actualmente se realizan generando costos
innecesarios asi se logrará maximizar los recursos que tiene la empresa. Con
esto hay una satisfaccion compartida entre cliente/servidor.
A sido necesario recurrir a diferentes autores para el desarrollo de esta
investigación se ha podido sintetizar los diferentes criterios en el desarrollo
del sistema, tomando en cuenta todos los aspectos como son diseño,
programación, lenguaje, contabilidad, administración. Con la aplicación de
esta información se a diseñado el sistema automatizado a implementar en la
empresa.
Para el diseño de la base de Datos a sido necesario un estudio profundo de
las carencias con que cuenta la empresa y el tipo de sistema recomendado a
implementar, al ser una empresa pequeña no requiere un sistema sofisticado
por ello necesita el diseño de una base de datos adecuada para lo cual se ha
utilizado el motor de Base de datos SQL Server 2008.
95
Para el desarrollo del sistema se ha investigado la metodología adecuada
para todo el proceso de ingeniería de Software como es UML, SQL Server
2008 y Visual Studio Net, todo para cumplir con los requerimientos de la
Empresa.
96
RECOMENDACIONES
Se recomienda capacitar constantemente al personal administrativo, llevando
un mayor control del archivo y toda la información de la empresa llevarla de
forma ordenada y correcta. Realizar constantes pruebas al personal para
mantenerlo actualizado en los cambios que se presenten.
Es necesaria una correcta utilización del sistema, seguir los procesos tal como
se detalla en el manual de usuario para evitar trabas o problemas con el
desarrollo del sistema en la empresa, se recomienda que utilicen el sistema
personal que haya sido capacitado.
Una vez aplicado el sistema en la Empresa se deberá llevar un mantenimiento
y actualización constante, de existir algún cambio en las actividades de la
empresa se informe al encargado para adaptar dichos cambios al sistema
implementado.
Se recomienda un manejo adecuado del sistema, para evitar información
errónea, ya que entre los procesos existe una correlación y un colapso, lo que
generaría pérdidas no deseadas a la empresa.
De presentarse un crecimiento acelerado de la empresa recurrir a una
ingeniería de software acorde a las nuevas necesidades que presente la
empresa, para mantener la agilidad en la atención al cliente.
97
RESUMEN
El propósito de este trabajo es implementar un sistema de control administrativo
contable, el mismo que permitirá mantener actualizada la información de los
productos, controlar los ingresos y egresos de mercadería, emitir facturas de
manera automática y obtener costos por producto de una manera fácil y rápida.
El sistema de información ha sido desarrollado usando las siguientes
herramientas: Microsoft Visual Studio.Net 2010 y Base de Datos SQL Server
2005.
Una vez finalizado el desarrollo del sistema, se lo implementó en la empresa,
mediante esta aplicación el administrador y los usuarios encargados de
facturación y de bodega podrán utilizar el programa para realizar los siguientes
procesos: Registrar Cliente, Proveedores, Productos, Crear, modificar, imprimir,
eliminar cargos, usuarios, unidad de medidas, categorías, parámetros,
Movimientos Facturación ventas, Ingreso de mercadería, proforma, generar,
reportes, mediante consultas realizadas como son facturas por cobrar, por pagar
y facturas vencidas de los clientes.
Todos los que ingresen al sistema deberán iniciar sesión, ingresando su nombre
de usuario y su contraseña.
En resumen este control administrativo contable permitirá a los usuarios del
sistema ingresar, egresar y controlar productos existentes y verificar stock
mínimo y máximo, tener un mayor control de los productos existente para evitar la
falta de productos y poder generar las ventas.
98
SUMMARY
The purpose of this work is to implement a system of control administrative
accountant the same one that will allow to maintain modernized the information of
the products, to control the revenues and merchandise expenditures, to emit
invoices in an automatic way and to obtain costs for product in an easy and quick
way. The system of information has been developed using the following tools:
Visual Microsoft Studio.Net 2010 and Database SQL Server 2005.
After the development of the system, implemented it in the company, through this
application the administrator and users responsible for billing and winery may use
the program to perform the following processes:
To register Client, Suppliers, Products, to create, to modify, to print and to
eliminate positions, users, unit of measures, categories, parameters, Movements
Billing sales, merchandise entrance, preform, to generate. Report, by means of
consultations carried out as they are invoices to get paid, to pay and the clients'
conquered invoices, to change their countersign, to carry out revenues of
products and office of the same ones to the clients.
All who enter the system should log by entering your username and password.
In summary this system of control administrative accountant will allow the users of
the system to enter, egresses and to control existent products and to verify
minimum stock and maximum, to have a bigger control of the existent products to
avoid the lack of products and power to generate the sales, in the same way
he/she will be able to obtain reports to carry out inventories and to verify the
invoices that are required.
99
BIBLIOGRAFÍA
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Disponible en: http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20informatico.php
Sistemas Informáticos, 19 de Octubre 2011.
XII. ANEXOS
UNIVERSIDAD TECNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
OBJETIVO: Encuesta para determinar las necesidades del software de la
empresa de Lubricantes “Los Ángeles” dirigida a:
AUXILIAR CONTABLE, BODEGUERO, ATENCION AL CLIENTE
1. ¿Considera que la atención que brinda en la actualidad la empresa es
eficiente?
a.- Totalmente de acuerdo
b.- de acuerdo
c.- En desacuerdo
d.- Totalmente en desacuerdo
2. ¿A través del programa contable computarizado está usted de acuerdo
que se simplifiquen las labores dentro de la empresa?
a.- Totalmente de acuerdo
b.- De acuerdo
c.- En desacuerdo
d.- Totalmente en desacuerdo
2
3. ¿Cree usted oportuno capacitar al personal en manejo de programas
computarizados para mejorar los servicios de la empresa?
a.- Totalmente de acuerdo
b.- de acuerdo
c.- En desacuerdo
d.- Totalmente en desacuerdo
4. ¿De implementarse este sistema informático para el control
administrativo contable en esta empresa, está usted de acuerdo en
adaptarse a estos nuevos cambios?
a.- Totalmente de acuerdo
b.- de acuerdo
c.- En desacuerdo
d.- Totalmente en desacuerdo
3
UNIVERSIDAD TECNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
OBJETIVO: Entrevista para determinar las necesidades del software de la
empresa de Lubricantes “Los Ángeles” dirigida a:
GERENTE PROPIETARIO
1: ¿Cada cuánto tiempo solicita un reporte de su empresa?
2: ¿Cuánto tiempo le lleva a sus empleados presentarle estos reportes que
necesita?
3: ¿Lleva algún registro de sus clientes, y de llevarlo como lo realiza?
4
4: ¿Para el registro de la información de los proveedores, tiene un lugar
establecido?
5: ¿Cómo registra los ingresos y egresos de materiales y productos a su
empresa?
6: ¿Considera que la implementación de una aplicación administrativa y
contable a la vez, será de gran ayuda a su empresa?
5
MANUAL DE USUARIO
Ingresar al sistema
Pasos a seguir.
1. El usuario debe hacer doble clic en el ícono del sistema de la aplicación, al
hacer doble clic le aparecerá la ventana de control de lubricadoras, en la
cual se selecciona la Lubricadora con la cual se desea trabajar y hacer
doble clic sobre ella:
Figura 1: Ventana de Selección de lubricadoras.
2. Se presenta la ventana de Inicio de Sesión en la cual el usuario debe
ingresar el nombre de usuario y la contraseña y hacer clic en el botón
Aceptar, el sistema lo verificará y de ser correcto ingresa al sistema, de lo
contrario le volverá a pedir que llene los datos:
Figura 2: Ventana de Inicio Sesión..
6
3. Si el usuario desea volver a la ventana de selección de empresa para
cambiar de empresa, presione el botón Cancelar.
MENÚ PRINCIPAL
En la ventana principal, el usuario encontrara el Menú principal, el cual consta de
tres opciones que son: CONTABILIDAD, FACTURACIÓN e INGRESO.
CONTABILIDAD
Esta opción permite al usuario el control de las cuentas de la empresa, siendo así
el flujo de los documentos contables y los asientos respectivos.
Figura 3: Menú Principal
Si el usuario hace clic en el botón CONTABILIDAD, aparecen las siguientes
opciones: PLAN DE CUENTAS, COMPROBANTES, BALANCE e INFORMES.
7
PLAN DE CUENTAS
En el formulario plan de cuentas, es en el cual se administran todas las cuentas
del Plan de Cuentas, en el cual puedes agregar y editar las cuentas que sean
necesarias para llevar la correcta administración de la empresa.
Figura 4: CONTABILIDAD - Plan de Cuentas.
Pasos a seguir:
1. Haciendo clic en la opción PLAN DE CUENTAS
2. En el formulario del Plan de Cuentas el usuario puede ver una tabla en la
que aparecen todas las cuentas. En la cual se puede navegar, seleccionar
una cuenta para editarla o eliminarla.
3. Para agregar una cuenta, hacer click en el botón Nuevo y llenar los datos
de la cuenta y hacer clic en guardar.
8
COMPROBANTES
En el formulario de Comprobantes se encuentran todos los comprobantes que ha
generado la empresa, estos son los comprobantes contables correspondientes a
los diferentes periodos contables de la empresa.
Figura 5: CONTABILIDAD - Comprobante Contable.
A través de esta ventana se ingresan, editan o anulan a los comprobantes
contables que adquiere o genera la empresa.
Pasos a seguir
1. Hacer clic en COMPROBANTES. Aparece la ventana de control de
documentos.
2. Hacer clic en el botón nuevo. Habilita un nuevo registro de comprobante.
3. Ingresar los datos del comprobante:
a. Escoger la fecha del comprobante
b. La cuenta que representa
c. Ingresar los datos del comprobante
9
4. Hacer clic en guardar
Para editar un comprobante, necesita buscar el comprobante que desea editar
y hacer clic en Editar.
Para eliminar un comprobante, seleccione el comprobante y luego haga clic
en Eliminar.
BALANCE
En la opción de BALANCE se despliega un submenú en el cual se presentan las
opciones de Balances que requiere la empresa.
Figura 6: CONTABILIDAD- Menú de Balances.
Para acceder a uno de ellos primeramente se debe seleccionar el Balance que se
necesita.
Después escoger el periodo contable del cual se necesita el Balance. Despues
de hacer clic a una de las opciones hacer clic en el botón OK.
10
Figura 7: CONTABILIDAD - menú de selección de periodo contable.
Según la opción que haya escogido, se presentará el Balance Correspondiente.
Estado de Situación General
El Estado de Situación General presenta todas las cuentas y sus respectivos
valores.
Figura 8: CONTABILIDAD - Estado de situación General
Estado de Situación Detalle
Este reporte es igual que el reporte del Estado de situación General, pero en este
aparece las cuentas más detalladas del Reporte General.
11
Figura 9: CONTABILIDAD - Estado de Situación Detalle.
Balance de Comprobación
En este Reporte se presenta el Balance de Comprobación, el cual es donde se
presentan todos los ingresos y egresos de la empresa.
.
12
Figura 10: CONTABILIDAD - Balance de Comprobación.
Estado de Resultados
En este formulario se presenta el Reporte de Estado de Resultado, en el cual se
observa si la empresa ha conseguido utilidad o pérdida.
Figura 11: CONTABILIDAD - Balance.
INFORME
Mediante este formulario se puede presentar un reporte de las cuentas internas
de una cuenta dentro del plan de cuentas,
13
Figura 12: CONTABILIDAD - Informe.
FACTURACIÓN
Esta opción se utiliza para registrar los documentos de facturación, se registran
las ventas que realiza la empresa.
Figura 13: Menú Principal - FACTURACIÓN.
El botón FACTURACIÓN tiene el submenú en el cual se presenta la opción de
DOCUMENTO.
14
DOCUMENTO
Figura 14: FACTURACIÓN - Documento.
Pasos a seguir
1. Hacer clic en DOCUMENTO. Aparece la ventana de control de
documentos.
2. Hacer clic en el botón nuevo. Habilita un nuevo registro de documento.
3. Ingresar los datos del documento:
a. Escoger la fecha del documento
b. La cuenta que representa
c. Ingresar los datos del documento
4. Hacer clic en guardar
15
Si el usuario quiere editar un documento, necesita buscar el comprobante que
desea editar y hacer clic en Editar.
Si el usuario quiere eliminar un documento, seleccione el documento y luego
haga clic en Eliminar.
PARAMETROS
Esta opción está diseñada para llevar el control de los componentes de la
empresa como son: la agenda, los usuarios, los tipos de documentos y
comprobantes con los que trabaja la empresa, y desde luego los productos que
esta comercializa.
Figura 15: Menú Principal - Parametros
16
AGENDA
En este formulario se permite el ingreso de los contactos a la Agenda, la Agenda
es la que administra toda la información de los contactos de la empresa.
Figura 16: INGRESO - Agenda.
USUARIOS
17
Figura 17: INGRESO – Usuarios.
TIPO DOCUMENTOS
Figura 18:: INGRESO - Tipo Documento.
TIPO DE COMPROBANTES
18
Figura 19: INGRESO - Tipo Comprobantes.
PRODUCTO
Figura 20: INGRESO - Productos.
