Post on 07-Oct-2015
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OPERACIONALIZACIN DEL PLAN CORPORATIVO
Si bien existen varias tcnicas para operacionalizar los planes corporativos
que pueden encontrarse fcilmente en libros, manuales y pginas de
Internet, la clave de estos procesos reside en la organizacin del
pensamiento de quienes participan en actividades de planeacin.
Para poder usar cualquier tcnica, el pensamiento en el cerebro tendra
que estar organizado de una manera especial, correspondiendo a cada
tcnica una pregunta especfica, as:
Pregunta Tcnica
Qu queremos resolver
(problemas) o lograr
(oportunidades)
Tcnicas para medir brechas empresariales
que la organizacin debe cerrar
Qu o proyecto permite resolver
la discrepancia
Tcnicas para formular los objetivos
corporativos que permiten cerrar las brechas
Qu metas corporativas deben
lograrse
Tcnicas para determinar las caractersticas
de cantidad, calidad y costo de los objetivos
corporativos
Cmo sabremos que estamos
logrando las metas corporativas
Tcnicas para efectuar el control del logro de
los objetivos corporativos
Qu deben hacer las reas para
conseguir las metas corporativas
Tcnicas para determinar los programas y
proyectos necesarias para lograr las metas
Qu necesita adquirir la
organizacin y con qu cuenta
Tcnicas para definir las condiciones
bsicas, para realizar el plan corporativo
Cules son las condiciones
mnimas para realizar el plan
corporativo
Tcnicas para definir las condiciones bsicas
para la realizacin del plan corporativo
1.- Medir brechas para detectar problemas y oportunidades
Contando con el direccionamiento estratgico, la gerencia y su equipo
directivo tienen la posibilidad de establecer la existencia de brechas en el
cumplimiento de su misin, comparando el estado actual con el estado
deseado en cuanto a la cantidad, la calidad y el costo de los productos,
bienes o servicios, que brinda a sus clientes. As detecta la organizacin
problemas cuando los resultados actuales son inferiores a los planificados
en vigencias anteriores y detecta oportunidades cuando los resultados
actuales son inferiores a lo que podra obtener por comparacin con
empresas similares de la localidad, la regin, el pas o an el mundo.
Justamente, los objetivos del plan corporativo anual se definen como
estrategias para cerrar las brechas frente a los retos del direccionamiento
estratgico y frente a los problemas y oportunidades detectadas en el
cumplimiento de su misin.
2.- Formular objetivos corporativos para cerrar las brechas
Entonces, los objetivos corporativos se
definen a partir de la identificacin de
brechas. Como tcnica, el equipo gerencial
debe expresar en modo infinitivo el
propsito que seala la decisin de
responder de modo resolutivo frente a la
brecha. Por ejemplo, si estimamos que tendremos la oportunidad de
atender en el prximo ao 5.000 cirugas de alta complejidad y que en el
presente slo estamos en capacidad de atender 4.500 y tenemos
entonces un dficit anticipado de 500 intervenciones, es decir, una brecha
del 10%, expresaremos el objetivo as: Incrementar, en el ao 2008, la
capacidad de atencin en un 10% de modo que se puedan realizar 5.000
cirugas de alta complejidad.
Este es el proceso ms crtico de la planeacin puesto que involucra
definir qu, cunto, cundo y bajo la responsabilidad de quin se plantea
lograr un propsito. Un objetivo bien formulado debe llenar los siguientes
requisitos:
Utilizar un verbo de accin que implica adquirir un compromiso
especfico.
Especificar el resultado clave que se va a conseguir.
Especificar un lmite para su cumplimiento.
Especificar los factores de costo mximo.
Ser especfico y cuantitativo y, por tanto, medible y verificable.
Ser consecuente con la misin general y con el objetivo del escaln
superior.
Especificar solamente el QU, el CUNDO y evitar definir el POR QU
y el CMO.
Ser realista y alcanzable, pero tambin representar un reto significativo.
Proporcionar la mxima utilidad sobre la inversin requerida en tiempo
y recursos, cuando se compara con otros objetivos que han sido
analizados.
Ser consecuente con los recursos disponibles o previstos.
3.- Especificar los requerimientos de cumplimiento
Los objetivos sealan siempre las intenciones que tenemos de actuar. Si
no fuera porque, algunas veces, no somos precisos en su definicin, no
hara falta este paso. Aunque algunos directivos expresan objeciones a la
cuantificacin, como si sta desmeritara la intencin, es evidente para la
mayora de los gerentes que cuantificar enriquece las cualidades de las
intenciones, y hace posible que se vuelvan concretas. Como tcnica, nos
preguntamos si en la definicin del objetivo hemos precisado TODAS las
caractersticas de cantidad, calidad y costo que nos interesa lograr.
Por ejemplo nos proponemos realizar las 5.000 intervenciones de alta
complejidad en una, dos o ms especialidades? Atenderemos
prioritariamente algn grupo poblacional, nios, adultos, personas de
tercera edad? Recibiremos solicitudes privadas, de medicina prepagada,
de EPS? Sern atendidos por especialistas vinculados a la planta de
personal o contratados a destajo?
4.- Definir los controles
Habiendo especificado los requerimientos
de los objetivos corporativos se hace fcil
definir los controles de logro de los
mismos. En cambio, en ausencia de ese
nivel de precisin los equipos gerenciales
se vern obligados a especular o imaginar
qu controles serviran para hacer seguimiento de lo que tienen
vagamente definido.
Como tcnica, si la gerencia sabe cunto, de qu clase, cundo y a qu
costo igualmente puede definir los instrumentos de control e indicadores
apropiados para asegurar el cumplimiento de objetivos.
5.- Operacionalizar en programas y proyectos
Con objetivos formulados con precisin la gerencia sabe para dnde va y
si llega al punto buscado ha tenido eficacia. Pero como hay caminos ms
eficientes, ms cortos, ms fciles para lograr los objetivos, el equipo
gerencial debe ocuparse de identificarlos. As, antes de entender un plan
como un conjunto de acciones sin direccin cuando, equivocadamente,
algunos lderes se enfrascan en elegir caminos sin saber para dnde van,
el paso siguiente es precisar programas y proyectos que la organizacin
debe acometer contando con la estructura de las organizacin de sus
reas y con la estructura de la planta.
Un programa operacionaliza un objetivo de la organizacin que tiene
carcter duradero porque as se resuelve un problema o se afronta una
oportunidad permanente, mientras que un proyecto operacionaliza un
objetivo de carcter coyuntural porque as se atiende un problema o una
oportunidad temporal. Por este motivo los programas tienden a
incorporarse dentro de la estructura de organizacin de las reas y
convertirse en sus objetivos, mientras que los proyectos aparecen y
desaparecen segn la evolucin de la empresa.
Por ejemplo, para incrementar el 10% de capacidad de atencin de
cirugas de alta complejidad, podemos requerir abrir un programa
(permanente) de relacin con aseguradoras de accidentes profesionales
que se incorporara en el rea de mercadeo de la estructura
organizacional; al mismo tiempo, podemos requerir un proyecto (temporal)
de ampliacin de la planta fsica para instalar nuevas salas de ciruga.
6.- Calcular los insumos y recursos que deben adquirirse
Con los programas y proyectos a la vista, el equipo directivo planificador
est en capacidad de reconocer cuntos insumos y de qu clase necesita
para que sea posible alcanzar los objetivos corporativos. Igualmente, est
en capacidad de precisar qu otros recursos debe adquirir para poner en
marcha el macroproceso.
La diferencia entre insumos y recursos consiste en que los primeros son la
materia prima que a travs del proceso se convierte en el objetivo o
producto; es decir, el insumo est en el producto. En cambio, los recursos
son las personas, los recursos energticos, las instalaciones, los equipos y
la maquinaria que participan en la transformacin; normalmente, se
denominan recursos fsicos, financieros y humanos.
Como tcnica necesitamos una nocin aproximada de lo que
acadmicamente llamamos funcin de produccin, es decir, una especie
de frmula que relaciona la cantidad de insumos que se necesitan para
producir una cantidad de producto e, igualmente, las cantidades de los
dems recursos que intervienen en la produccin.
Es necesario entonces mantener actualizados los inventarios de los
insumos y recursos disponibles no slo en trminos de cantidades sino
agregando siempre una evaluacin de la calidad de los mismos.
7.- Identificar las condiciones bsicas
El modelo mental para formular el plan corporativo se cierra con la
clarificacin de qu condiciones son indispensables para poder realizarlo.
Necesitamos alguna autorizacin legal o formal para hacer legtima la
realizacin del plan? Necesitamos incorporar anticipadamente expertos,
consultores o trabajadores? Debemos esperar el resultado de algn
estudio o consulta preliminar?