ORIENTACIN Y CAPACITACIN DE PERSONAL

ORIENTACIN Y CAPACITACIN DE PERSONAL

La palabra capacitacin tiene muchos significados.

Nosotros lo estudiaremos como: desarrollo, el cual se divide en educacin y capacitacin.Por capacitacin entendemos, la preparacin de la persona para desempear el puesto.

Por educacin concluimos, la preparacin de la persona para el ambiente dentro o fuera de su trabajo.

EducacinTodo lo que el ser humano recibe del ambiente social durante su existencia. Tambin esta puede ser institucionalizada y de modo sistemtico.

En trminos generales, la educacin es la preparacin para la vida y por la vida.Tipos de educacinEducacin profesional Es la educacin institucionalizada o no, que busca preparar al ser humano para la vida profesional.

Formacin profesionalEs la que prepara a la persona para una profesin en determinado mercado de trabajo.Desarrollo profesionalEs la que perfecciona a la persona para ejercer una especialidad dentro de una profesin.

CapacitacinEs la educacin profesional para la adaptacin de la persona a un puesto o funcin. Se imparte en la empresas

CapacitacinEs el proceso educativo de corto plazo, por medio del cual las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en funcin de objetivos definidos.La capacitacin contiene:

La transmisin de conocimientos especficos

Actitudes

Desarrollo de habilidades

CompetenciasTipos de cambios de conducta por medio de la capacitacin

Transmisin de la informacin

El reto est en repartir informacin como un conjunto de conocimientos. Normalmente informacin sobre el trabajo, la empresa, sus productos, servicios, polticas, reglas, reglamentos, etc.

Desarrollo de habilidades

Es la capacitacin orientada directamente hacia las tareas y operaciones que realizaran.

Desarrollo o modificacin de actitudes

La modificacin de actitudes negativas para convertirlas en favorables. Puede implicar la adquisicin de nuevos hbitos y actitudes.

Desarrollo de conceptos

Se dirige a elevar la capacidad de retencin de ideas y filosofas, para facilitar la aplicacin de los conceptos en la prctica.

Objetivos de la capacitacinPreparar a las personas para la realizacin de diversas tareas del puesto.

Brindar oportunidades para el desarrollo continuo.

Cambiar la actitud de las personas.Ciclo de la capacitacinLa capacitacin implica un proceso de 4 etapas:

Deteccin de las necesidadesPrograma de capacitacinImplantacin y ejecucinEvaluacin de los resultados

Deteccin de las necesidades

Se refiere al diagnostico preliminar necesario.

Para la deteccin de capacitacin se necesitan tres niveles de anlisis. Anlisis organizacional (sistema organizacional)

Analiza toda la organizacin, es decir, misin, visin, objetivos, recursos y competencias.

Determina la importancia que se le dar a la capacitacin

Verifica los costos y beneficios esperados de la capacitacin.Anlisis de los recursos humanos (sistema de capacitacin)

Analiza el recurso humano de la organizacin

Procura asegurarse que la fuerza de trabajo sea suficientes en trminos cuantitativos y cualitativos.

**Fuerza de trabajo: Lo relativo a habilidades, competencias y actitudes que desea la organizacin para el presente y futuro.Cmo conocer si el ocupante del puesto necesita capacitacin?

Anlisis de las operaciones y tareas (sistema de adquisicin de habilidades)

Analiza las operaciones y tareas.

Permite preparar la capacitacin para cada puesto, con el objeto de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para desempearlo.

Medios para detectar las necesidades de capacitacinDiagnstico que requiere sustentarse en informacin pertinente.

Los principales son:

Evaluacin del desempeoPermite identificar a los empleados que realizansus tareas por debajo de un nivel satisfactorio.

ObservacinConstatar donde hay trabajo ineficiente, como equipos rotos, atrasos, desperdicios, ausentismos, etc.

ObservacinConstatar donde hay trabajo ineficiente,como equipos rotos, atrasos, desperdicios,ausentismos, etc.

CuestionariosInvestigaciones por medio de test y listas de control

Solicitud de supervisores y gerentes

Entrevistas con supervisores y gerentes

Reuniones interdepartamentales

Examen de empleados

Reorganizacin del trabajo

Entrevista de salida

Anlisis y perfil de puesto

Informes peridicos

Adems de estos medios existen algunos indicadores de necesidades de capacitacin:

Indicadores a priori: para sealar hechos que provocaran futuros requerimientos de capacitacinIndicadores a posteriori: problemas que se desprenden de necesidades existentesIndicadores a prioriExpansin de la empresaReduccin del numero de empleadosCambio de mtodos y procesos de trabajoSustituciones o movimientos de personalFaltas, licencias y vacaciones de personalExpansin de los serviciosModernizacin de la maquinaria o equipoIndicadores a posterioriProblemas de produccin, como: Calidad inadecuada de la produccinBaja productividadAveras frecuentes en el equipo e instalacionesGastos excesivos para el mantenimientoExceso de errores y desperdicio

Problemas de personal, como:Relaciones deficientes entre el personalNumero excesivo de quejasPoco o nulo inters por el trabajoFalta de cooperacinNmero excesivo de faltas y reemplazasTendencia a atribuir las fallas a los dems

Programacin de la capacitacinUna vez detectadas y determinadas las necesidades de capacitacin , se prepara su programa.

El programa de capacitacin se sistematiza y sustenta en los aspectos siguientes, que deben identificarse durante la deteccin.Cul es la necesidad?Dnde se determin en primer lugar?Ocurre en otra rea o divisin? Cul es su causa?Es parte de una necesidad mayor? Cmo resolverla: por separado o en combinacin con otras?Es necesario tomar alguna medida inicial antes de resolverla ?8.- La necesidad es inmediata? Cul es su prioridad con relacin a las dems?9.- La necesidad de permanente o temporal?10.- Cuntas personas y cuntos servicios se atendern?11.-Cunto tiempo hay disponible para la capacitacin?12.-Cul es el costo probable de la capacitacin?13.-Quin realizara la capacitacin?

La deteccin de las necesidades de capacitacin debe proporcionar la informacin siguiente para trazar el programa:

Qu se debe ensear?Quin debe aprender?Cundo se debe ensear?Dnde se debe ensear?Cmo se debe ensear?Quin lo debe ensear?Planeacin de la capacitacinAtender una necesidad para cada ocasinDefinicin clara del objetivo de la capacitacinDefinicin del grupo objetivoClculo de la relacin costo-beneficio del programaTecnologa educativa de la capacitacinEl paso es elegir las tcnicas de capacitacin para el programa.

Las tcnicas de capacitacin se clasifican con base en su utilizacin, tiempo y lugar de aplicacinTcnicas de capacitacin en cuanto a su utilizacinTcnicas de capacitacin orientadas al contenido: diseadas para la transmisin de conocimientos o informacin.

Tcnicas de capacitacin orientadas al proceso: diseadas para el cambio de actitudes, as como el desarrollo de habilidades interpersonales. Tcnicas de capacitacin mixtas: se utilizan para transmitir conocimientos y contenidos y alcanzar los objetivos establecidos para las tcnicas orientadas al proceso.

Sobresalen las tcnicas de conferencia, simulaciones y juegos.

Tcnicas de capacitacin en cuanto al tiempoSe clasifican en dos categoras: las aplicadas antes de ingresar al trabajo (induccin e integracin) y las aplicadas despus del ingreso.Tcnicas de capacitacin de induccin o de integracin a la empresa: pretende que el nuevo empleado se adapte y familiarice con la empresa.

Ofrece ventajas como: El nuevo empleado recibe informacin general necesaria de la empresa.Se conocen los reglamentos de la empresa.El empleado recibe instrucciones de acuerdo con la descripcin del puesto que ocupar.Tcnicas de capacitacin despus del ingreso al trabajo: se consideran dos aspectos:

Capacitacin en el lugar de trabajo.Capacitacin fuera del lugar de trabajo.

Tcnicas de capacitacin en cuanto al lugar se su aplicacinCapacitacin en el lugar de trabajo: pueden impartirla trabajadores, supervisores o especialista de staff.

Presenta varias modalidades:Rotacin de puestosEntrenamiento para algunas tareasEnriquecimiento del puesto

Capacitacin fuera del lugar de trabajo: no se relaciona directamente con el trabajo.

Las principales tcnicas de capacitacin fuera del trabajo son:Aulas para exposicionesConferenciasSeminarios y talleresPelculas, videocintas (televisin)Estudio de casosForos

Ejecucin de la capacitacinUna vez diagnosticadas las necesidades y elaborado el programa de capacitacin, el siguiente paso es su instrumentacin. La ejecucin de la capacitacin supone el binomio formado por el instructor y el aprendiz.Los instructores son las persona situadas en un nivel jerrquico cualquiera de la empresa que cuenta con experiencia o estn especializadas en determinada actividad y transmiten sus conocimientos a los aprendices.

La ejecucin de la capacitacin depende de los siguientes factores:

Adecuacin del programa de capacitacin a las necesidades de la organizacin: la capacitacin debe significar la solucin de los problemas que originaron las necesidades diagnosticadas.

Calidad del material de capacitacin: el material de enseanza pretende concretar la instruccin y facilitar la comprensin.

Cooperacin de los gerentes y dirigentes de la empresa: es necesario contar con el espritu de cooperacin del personal y con el respaldo de los directivos, pues todos deben participar en la direccin del programa.

Calidad y preparacin de los instructores: stos deben reunir cualidades personales como facilidad para las relaciones humanas, motivacin, didctica, as como conocimiento de la especialidad.Calidad de los aprendices: se obtienen mejores resultados cuando se selecciona bien a los aprendices, en funcin de la forma y el contenido del programa y de los objetivos de la capacitacin.Evaluacin de los resultados de capacitacinLa etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los resultados.

El programa de capacitacin debe incluir la evaluacin de su eficiencia, la cual debe considerar dos aspectos:Constatar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas en la conducta de los empleados.

Verificar si los resultados tiene relacin con la consecucin de las metas de la empresa.

La evaluacin de los resultados de la capacitacin se efecta en tres niveles:

Evaluacin en el nivel organizacionalEvaluacin en el nivel de los recursos humanosEvaluacin en el nivel de las tareas y operaciones

Evaluacin en el nivel organizacionalAumento en la eficiencia organizacionalMejora de la imagen de la empresaMejora del clima organizacionalAumento de la eficienciaMejora en la relacin entre empresas y empleados

Evaluacin en el nivel de los recursos humanos

Reduccin de la rotacin de personalReduccin de ausentismoAumento en la eficiencia individual de los empleadosAumento en las habilidades personalesAumento de conocimiento personalCambio de actitudes y conductas.

Evaluacin en el nivel de las tareas y operaciones

Aumento de productividadMejora en la calidad de los productos y serviciosReduccin del flujo de la produccinMejora en la atencin al clienteReduccin del ndice de accidentesReduccin del ndice de mantenimiento de maquinas y equipos1. Detencin de las necesidades especificas de capacitacin2. Aplicacin de los principios del aprendizaje3. Eleccin de mtodos adecuados para la instruccin9. Informe de la capacitacin4. Recopilacin de material y datos para la instruccin5. Elaboracin del programa de capacitacin6.Capacitacin de los instructores7. Ejecucin de la capacitacin8. Evaluacin y control de resultadosMedidas de eficaciaMtodos de evaluacinNivel 1:ReaccinEl aprendiz responde satisfactoriamente a la encuesta (satisfaccin con la experiencia de capacitacin).Nivel 2:ConocimientoEl aprendiz responde a la encuesta con aprendizaje completo (nuevos conocimientos y habilidades adquiridos).Nivel 3:ComportamientoLa evaluacin posterior del gerente indica que el aprendiz retiene el aprendizaje despus del acto (memoria observable en las habilidades).Nivel 4:ImpactoLa evaluacin posterior del gerente indica que el aprendiz todava retiene lo aprendi en el acto (aumento de la productividad en el mediano plazo).Nivel 5:ROIEl anlisis de costos/beneficios refleja un aumento de la productividad en el mediano plazo.Nivel 6:Transferencia de climaImplica factores en el ambiente laboral del aprendiz (clima) que ayudan o impulsan la transferencia de aprendizaje.Educacin a distanciaLas empresas y universidades intensifican la educacin a distancia por que adems de los bajsimos costos, incorporan nuevos servicios, formularios de inscripcin, material de apoyo, etc. Hoy, los llamados sites, pginas dedicadas a estructurar el intercambio de conocimiento entre grupos de intereses semejantes dentro de la empresa, es algo comn.Educacin corporativaTiene la ventaja de que es holstica, sistemtica, proactiva y sinrgica. Con frecuencia se basa en el concepto de universidad corporativa, la cual ms bien representa un proceso, una mentalidad, un estado de nimo generalizado, que un lugar fsico o entidad concreta en trminos estrictos.Conforme a esta visin, las organizaciones necesitan reunir cinco caractersticas simultneas y fundamentales, las cinco f: fast, focused, flexible, friendly y fun (veloz, enfocada, flexible, amigable, y divertida).Adems, las personas deben desarrollar competencias personales para actuar en los nuevos ambientes de negocios, a saber:1.- Aprender a aprender: las personas deben contribuir de manera constructiva en todo, desde la forma de asegurar la calidad de los productos hasta la de mejorar los procesos de la organizacin. 2.- Comunicacin y colaboracin: los equipos son la base de las organizaciones flexibles, y la eficiencia de las personas est cada vez ms ligada a su habilidad interpersonal de comunicacin y de colaboracin.3.- Raciocinio creativo y solucin de problemas: se espera que las personas en el nivel operativo descubran por s mismas cmo mejorar y agilizar su trabajo, pensando creativamente, desarrollando habilidades para resolver problemas y analizar situaciones, indagar, etc.

4.- Conocimiento tecnolgico: la importancia reside en el empleo del equipo de informacin que conecte al individuo con los miembros de sus equipos alrededor del mundo.

5.- Conocimiento global de los negocios: la capacidad para ver el todo sistemtico en el cual opera la organizacin es indispensable para cumplir la exigencia de agregar continuamente ms valor a la organizacin.6.- Liderazgo: es fundamental identificar y desarrollar a personas excepcionales, capaces de llevar a la organizacin hacia el nuevo siglo.7.- Autoadministracin de la carrera: las personas de todos los niveles de la organizacin deben asumir el compromiso de asegurar que cuentan con las calificaciones, el conocimiento y las competencias exigidas, tanto por su actividad actual, como por otras futuras.Se trata de provocar un cambio, se debe dar ms libertad a las personas para que aprovechen sus recursos ms importantes: inteligencia, talento y conocimientos.Competencias bsicasSon las cualidades personales esenciales para desempear las actividades y que diferencian el desempeo de las personas. Todo trabajador debe poseer un conjunto de competencias bsicas para desarrollar sus actividades en la empresa.Meister subraya que las nuevas competencias que exigen las empresas en los nuevos ambientes de negocios son las siguientes:1.- Aprender a aprender: las personas deben contribuir de forma constructiva en todo y, por tanto, deben estar en condiciones para aprender continuamente.2.- Comunicacin y colaboracin: con la adopcin de equipos, la eficiencia del individuo se relaciona cada vez ms con habilidades para la comunicacin y colaboracin.3.- Raciocinio creativo y resolucin de problemas: se espera que los trabajadores descubran por s mismos cmo mejorar y agilizar su trabajo.4.- Conocimiento tecnolgico: se resalta la utilizacin del equipo de informacin que conecta al individuo con los miembros de su equipo alrededor del mundo.5.- Conocimiento de los negocios globales: predomina la necesidad de tener a personas capacitadas en un conjunto de habilidades que tomen en cuenta el ambiente competitivo global, cambiante y voltil.6.- Desarrollo de liderazgo: las empresas realizan programas personalizados de aprendizaje.7.- Autoadministracin de la carrera: las personas deben asumir el compromiso de contar con las calificaciones, el conocimiento y las competencias exigidas, tanto por su actividad actual, como por otras futuras.Tendencias de los procesos para el desarrollo del personal1.- Fuerte enfoque en agregar valor a las personas y a la organizacin: el inters fundamental de las empresas exitosas es acrecentar el valor de las personas de manera continua e intensa de esta manera las empresas enriquecen su propio patrimonio, mejoran sus propios procesos internos e incrementan la calidad y productividad de sus tareas, as como de sus productos y servicios.2.- Participacin activa de los gerentes y sus equipos: cada vez hay ms conciencia de que cada persona debe asumir la responsabilidad de su propio desarrollo y de solicitar a su gerente los medios y recursos que le debe proporcionar para alcanzar su desarrollo profesional.3.- Intensa vinculacin con la actividad de la empresa: los procesos de desarrollo de RH se disean y elaboran como elementos integrantes de la planeacin estratgica de la empresa y ahora tambin se enfocan al objetivo de la empresa.

4.- Perfeccionamiento personal para mejorar la calidad de vida: las personas capacitadas, que cuentan con habilidades, trabajan con ms facilidad y confianza, por tanto, con ms placer y felicidad, por no hablar de la calidad y la productividad.5.- Continua preparacin de la empresa y de las personas para el futuro y para el destino: los programas de T&D cada empresa crea, modela y planea su futuro. Esto resalta la innovacin, el cambio y la creatividad.6.- Nuevos planteamientos derivados de la influencia de la tecnologa informtica: la capacitacin surge como un subproducto de la tecnologa informtica.7.- Adaptacin de las prcticas de capacitacin a las diferencias individuales: ahora, los procesos de desarrollo de los recursos humanos consideran las diferentes caractersticas de las personas y se adecuan poco a poco a ellas.8.- Importancia en las tcnicas grupales y solidarias: los procesos de desarrollo plantean una nueva forma de trabajo, en la cual los grupos y los equipos constituyen el ncleo de la actividad humana.9.- Mecanismos de motivacin y de realizacin personal: es comn la conciencia respecto a la importancia del desarrollo personal y gerencial. Muchas empresas estimulan a sus trabajadores para que no dejen de aprender y para que siempre valoren el conocimiento.10.- Bsqueda incesante de la excelencia: el xito de la empresa no significa un punto de llegada, sino el punto de partida. 11.- Compartir informacin en lugar de utilizar controles externos: la posesin y el dominio de la informacin produce el espritu de iniciativa y de emprendedor que permite un mejor desempeo y la formacin de emprendedores internos, el cual proporciona el campo personal para la ambicin responsabilidad y riesgo. 12.- Fuente permanente de realimentacin: la realimentacin permite a la persona saber cmo se est desempeando, le permite evaluarse y dirigirse sola y, al mismo tiempo, le proporciona mayor autonoma y un mayor periodo para la supervisin o el control externo.