Unidad II: comunicacin en las empresas

PRESENTACINLa comunicacin en la empresa es muy importante por lo que esta debe estar consciente de lo esencial que es brindar un servicio de calidad, por lo que la comunicacin debe estar dentro y fuera de la empresa ya que los tiempos han cambiado ya no es como antes que todos los esfuerzos estaban dedicados al producto, a ganar ms y ser los primeros en el mercado, hoy es importante manejar la comunicacin empresarial, valorar el capital humano de su empresa y comprender al consumidor.

OBJETIVOS Informar cual es la misin de la organizacin, su filosofa y sus valores (informacin externa e interna). Informar a la organizacin de los sucesos econmicos, polticos, sociales y financieros que la pueden afectar o beneficiar. Analizar la eficacia y eficiencia de los sistemas de comunicacin en las organizaciones

Identificar, analizar y aplicar destrezas comunicacionales efectivas, requeridas en el contexto organizacional.

COMPETENCIAS GENERALES Identifica el flujo de la comunicacin interna y externa en un contexto organizacional para lograr una eficiente interaccin con su entorno.

Determina la importancia de de la comunicacin como proceso de mejora.

Mantiene, mejora y evala procesos de comunicacin que viabilicen los esquemas productivos y de prestacin de servicios de las organizaciones.

REVISION DE PRESABERESDe acuerdo con Durkheim: Los presaberes o prenociones son representaciones esquemticas y sumarias de la realidad, que se forman por la prctica y para ellaAs mismo para David Ausbel (1776) el conocimiento y experiencias previas de los estudiantes son las piezas claves de la conduccin de la enseanza. Por ello es importante que usted antes de iniciar este mdulo, responda las siguientes preguntas, de acuerdo con su experiencia, conocimiento, etc. Si su empresa no comunica existe? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cmo mejorar la comunicacin en la empresa?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Por qu nos cuesta tanto comunicarnos?

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De qu depende la eficacia de un plan de comunicacin? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cules son los medios de comunicacin en una empresa?

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UNIDAD No. 2COMUNICACIN EN LAS EMPRESASCaptulo I: La comunicacin en las organizaciones. Redes y flujos de la comunicacin.

Captulo II: Lineamientos de la comunicacin interna. Lineamientos de la comunicacin eterna. Las relaciones bidireccionales con los pblicos de inters. Relaciones pblicas para ejecutivos.

Captulo III: La comunicacin en la empresa como funcin estratgica. Parmetros para analizar los planes de comunicacin estratgicas para la organizacin.

Captulo IV: Importancia de una buena comunicacin empresarial. La preocupacin por una comunicacin empresarial. Toda organizacin requiere una buena comunicacin empresarialCOMPETENCIAS:Al finalizar la unidad el estudiante desarrollar las siguientes competencias:COGNITIVASIdentifica y analizaCOMUNICATIVASMejora y evala los procesos de comunicacin para una adecuada gestin de la comunicacin de las empresas AXIOLOGICASEntrega puntual las actividades propuestas

INTRODUCCIN

La comunicacin en el mbito laboral aparece como un elemento fundamental, independientemente de las caractersticas de la empresa. Esta comunicacin es imprescindible para que las relaciones, internas y externas, de la empresa se mantengan vivas. Una comunicacin eficiente unifica las distintas actividades que se dan dentro de la organizacin y favorecen la identificacin de los trabajadores con su tarea. En consecuencia, el desempeo en el puesto de trabajo, la satisfaccin y la motivacin se ven favorecidas.

Para que la comunicacin en la empresa sea efectiva, es necesario conocer los distintos tipos de comunicacin que se dan dentro de ella, as como los soportes ms habituales que se utilizan. Porque los problemas ms graves en las empresas tienen su origen en una comunicacin deficiente, ya sea interna o externa.

CAPTULO ICOMUNICACIN EN LAS EMPRESASLa comunicacin en las empresas es uno de los puntos ms importantes y crticos, pues de esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Si esta no es efectiva y no cuenta con los mtodos correctos y eficientesse corre el riesgo de llegar a puntos crticos como: malos entendidos, notificacin inadecuada de las prioridades, rdenes confusas o aplicacin de criterios personales mal interpretados (yo pens quea m me dijeron queyo no saba que), todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo. Uno de los principales obstculos, es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano con la falta de consciencia con relacin a la complejidad de la comunicacin interpersonal y organizacional.

Fuente:gif.arturo-lacomunicacin.blogspot.c

Las empresas aun no comprenden la importancia de la comunicacin en el crecimiento de sus negocios. Esto, porque no conocen la ventajas que derivan de ella tanto para la organizacin como para las personas que trabajan en ella. Los beneficios de la comunicacin deben ser aprovechados por todas las empresas, no importa si es grande o pequea, sus ventajas deben ser explotadas al mximo para el buen funcionamiento del negocio. Muchas organizaciones de xito han comprendido que la comunicacin contribuye a mejorar el ambiente y el clima laboral, de esta forma los empleados se encuentran motivados e identificados con los objetivos que la empresa quiere alcanzar y contribuir al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad.

La comunicacin se construye da a da en las reuniones, en el intercambio diario y permanente, esto influye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que la empresa ofrece; en la capacitacin a los empleados y en el reconocimiento a su buen desempeo individual y grupal en la empresa. Una buena comunicacin entre los miembros del equipo de trabajo y un buen clima organizacional es lo que define la calidad duradera del ambiente interno. La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organizacin genera lentitud en los procesos y en las respuestas.Cuando las personas se sienten identificadas con la organizacin y existe un ambiente de favorable, transmiten una imagen positiva hacia afuera. Es decir, la comunicacin interna y la comunicacin externa estn vinculadas.La comunicacin en las organizaciones Sin comunicacin no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atencin de clientes o pblico, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qu decir de lo individual, sin comunicacin no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal". Fernando Barraza.La comunicacin en una organizacin es de gran importancia, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes reas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organizacin fuerte, slida y en crecimiento. La actividad humana se desarrolla a travs de la comunicacin, al relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicacin han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones. "La comunicacin propicia la coordinacin de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutirrez, 1988.) En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compaeros. Gracias a la comunicacin, los individuos que integran la organizacin logran entender su papel dentro de ella, y as ofrecen mejores resultados respecto a su actividad. Est comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el resultado de una mala comunicacin. Son tan fuertes los poderes de la comunicacin que pueden dar como resultado la larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia que adems de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un proyecto, tambin se puede lograr que se formen lazos con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la productividad de la organizacin. Dentro de una organizacin se necesita el constante uso de la comunicacin, ya que la comunicacin propicia la coordinacin de actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos comunicamos para trabajar en equipo, ensear a otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y Jeanne, 1983). Un adecuado flujo de comunicacin en una organizacin, tanto para sus pblicos internos como externos, facilita que los objetivos para los que fue creada se cumplan; adems de promover actitudes favorables de los pblicos a la organizacin, las cuales son indispensables para que sta subsista y se desarrolle. Gran parte de los problemas de efectividad, tanto dentro de las organizaciones como en la vida personal, est relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros. La comunicacin eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman parte del pblico interno y externo de la organizacin, desarrollan adecuadamente sus actividades y as se logran los objetivos de dicha organizacin. Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicacin eficaz, es el saber escuchar. En una organizacin se tiene que saber qu necesita la otra parte, qu piensa, qu opina de la organizacin. Teniendo estos datos, se puede estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicacin, pero es esencial que exista una evaluacin y seleccin en los mensajes y medios que se vayan a utilizar hacia su pblico, tomando en cuenta el perfil de la organizacin Existen dos factores importantes para lograr una comunicacin efectiva en una organizacin: un buen sistema de comunicacin y la persona que lo har efectivo. Algunas organizaciones no le dan la importancia debida a la implementacin de un sistema organizado de comunicacin y mucho menos a tener en su organigrama una persona capacitada que se encargue de ste. En este tipo de empresas el encargado de la comunicacin es un individuo "sui generis" que arregla desde el problema personal del director, hasta los contactos con fines benficos para su compaa. En otras empresas no pasa de ser un mal necesario que se soportaba porque poda dar un prestigio aparente a la compaa. En otras ocasiones el encargado de la comunicacin, dentro de la empresa, es aquel que no est rindiendo en su profesin o puesto original, y entonces, se le congela designndole esta funcin, o bien, organiza eventos (reuniones, convivios, etc.) mediante las relaciones que tiene en este campo. Esta persona, designada errneamente, desconoce lo que se necesita para disear mensajes efectivos, que lleguen y cumplan con los objetivos organizacionales y no cuenta con los conocimientos bsicos para disear, implementar y dirigir un sistema de comunicacin efectiva. En fin, desconoce los beneficios de un sistema de comunicacin, no utiliza el medio adecuado para comunicarse efectivamente con sus empleados, clientes, directivos, etc., ignora las caractersticas, naturaleza, ventajas, desventaja, usos de cada uno de los medios, tanto internos como externos y de los pblicos a los cuales se dirigen.Pero no en todas las empresa pasa eso, poco a poco algunas han ido cambiado. Le dan importancia a la comunicacin, implementan efectivos sistemas para comunicarse con sus diferentes pblicos y el concepto y las actividades del encargado de la comunicacin es diferente. Ya no es el organizador de eventos sociales, sino que sus actividades van ms all de eso, son el crear una comunicacin armoniosa con todos sus pblicos, conociendo sus necesidades y diseando mensajes que ayuden a cumplir los objetivos organizacionales. Contratan expertos en las reas de comunicacin y les brindaran el apoyo que necesitan, y esto tiene como resultado mayor productividad. Redes de la comunicacin.Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.La cadena sigue rgidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisin de los datos es lo ms importante.La rueda se apoya en un lder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un lder, es rpido y alta precisinToda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es ms adecuada si se busca una mayor satisfaccin, su precisin es moderada y no es probable que surjan lideres.Todos los Canales:En cuanto a las redes informales la informacin puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como ms confiable y crebles que las informaciones emitidas por la gerencia a travs de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigedad y en condiciones que crean aprensin, por ejemplo el secreto y la competencia que tpicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designacin de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.Es importante entender que el chisme es una parte de la red de informacin de cualquier grupo u organizacin, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto. Este tipo de comunicacin suele perjudicar el clima laboral de la empresa. Por ello deben evitarse, mediante el establecimiento de buenos sistemas de informacin y comunicacin.Sugerencias para reducir las consecuencias negativas de los rumores Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes Explique las decisiones y los comportamientos que podran parecer inconsistentes o secretos. Enfatice las desventajas, como tambin las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye una provocacin de ansiedad ni una fantasa no habladaEleccin del canal adecuado: La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un mnimo de ambigedad mientras que los no rutinarios son complicados y tienden a confundir. Los gerentes pueden comunicar los mensajes rutinarios a travs de los canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines, informes generales, memorandos y cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a travs de los canales ricos como el correo electrnico, telfono y conversaciones cara a cara. Un gerente de alto rendimiento estar ms sensible a la adecuada seleccin del canal a la hora de transmitir la informacin.Flujo de las comunicaciones Dentro de la empresa se producen diferentes tipos de comunicacin que son imprescindibles para su buen funcionamiento y que estn directamente relacionadas con el resultado empresarial. Si tenemos en cuenta la direccin en que circula la informacin hasta llegar a sus destinatarios podemos hablar de flujos de informacin que pueden ser internos y externos.

Externos, que relaciona a la empresa con el exterior en aspectos como el marketing, servicio de atencin al cliente y las relaciones pblicas.

Internos, que se producen entre el personal de la empresa, en aspectos como la toma de decisiones acertadas, el buen clima laboral en el trabajo y la informacin que debe llegar a los trabajadores para que se sientan integrados en los distintos proyectos. A su vez la comunicacin interna circula en sentido horizontal y vertical.

Horizontal. (Tambin llamada lateral)La comunicacin que se da entre dos o ms miembros de un mismo nivel jerrquico y cumple funciones de intercambio de informacin, coordinacin y apoyo entre el personal. Un claro ejemplo serian las comunicaciones entre jefes de departamento para integrar y coordinar los distintos trabajos.

Vertical. Cuando se transmite de arriba hacia abajo o viceversa que a su vez puede ser descendente y ascendente, segn la direccin:

Vertical descendente: Es la comunicacin que circula desde puestos superiores a inferiores. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado cumplen funciones de informar, motivar, controlar, asignar tareas, proporcionar instrucciones y trasmitir rdenes.

Vertical ascendente: Es la comunicacin que circula desde puestos inferiores a superiores y cumple funciones de evaluacin de los procesos en los que participan los trabajadores y las trabajadoras, informar, sugerir, informes de desempeos preparados por supervisores, buzones de sugerencia, encuesta de actitud de los empleados y empleadas, procedimientos para expresar quejas o sugerencias. La falta de comunicacin genera conflictos en el mbito empresarial y es responsabilidad de la direccin el iniciar y mantener una buena comunicacin en la empresa y que la informacin fluya en ambas direcciones algo importante e imprescindible para lograr alcanzar las metas propuestas con el mnimo de problemas. Un ejemplo prctico sera el caso de una persona encargada de la supervisin de un departamento que recurre a un memorndum o carta para transmitir un mensaje a un empleado o empleada, cuando una llamada seria ms rpida y apropiada ya que conseguira evitar el proceso burocrtico, la organizacin debe corregir este problema y podra hacerlo mediante cursos instructivos, seminarios y actividades de grupo que aclaren la red adecuada en cada caso.

CAPTULO II

LINEAMIENTOS DE LA COMUNICACIN INTERNA.La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido. Es un error pensar que la comunicacin interna es un lujo y algo exclusivo de las grandes empresas y mxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ah que se est convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todava son pocas las entidades que desarrollan una adecuada poltica de comunicacin interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratgicos de la compaa para conseguir retener el talento. Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con xito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organizacin. Y es precisamente aqu donde la comunicacin interna se convierte en una herramienta estratgica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compaa.Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artfice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organizacin y esto slo es posible si los trabajadores estn informados, conocen los diferentes entramados de la compaa, su misin, su filosofa, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, estn dispuestos a dar todo de s mismos. Adems, no debemos olvidar que la comunicacin interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compaas. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la direccin y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicacin interna. En cuanto a los tipos de comunicacin interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicacin en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos. Debemos recordar que el dilogo entre la direccin y los trabajadores ha de ser constante. El feedback es fundamental en este tipo de comunicacin. Y decimos esto porque todava existen compaas que confunden la comunicacin con la informacin. La diferencia est muy clara: mientras que esta ltima consiste en la simple transmisin de mensajes, para que exista comunicacin se necesita una respuesta por parte del receptor. Lineamientos de la comunicacin externa La comunicacin externa se define como el conjunto de operaciones de comunicacin destinadas a los pblicos externos de una empresa o institucin, es decir, tanto al gran pblico, directamente o a travs de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes pblicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc. En la actualidad, la publicidad ha dejado de ser la nica herramienta vlida para introducir un mensaje en el mercado y ha dado paso a una nueva etapa ms imaginativa: la comunicacin integral.Pero, cmo podemos implantar con xito una poltica de comunicacin externa en nuestro negocio? Son muchas las herramientas que la comunicacin pone a nuestra disposicin y que bien utilizadas pueden aportarnos importantes ventajas competitivas adaptndolas al target de nuestro producto o servicio: el marketing directo, el product placement, el marketing relacional, las RR PP, el patrocinio, las ferias e Internet, que ha hecho realidad conceptos como interactividad, personalizacin, etc. y que est creando nuevas oportunidades para las empresas y los profesionales. Hoy en da la comunicacin se ha convertido en una herramienta estratgica dentro de toda institucin que quiera estar bien posicionada en el mercado. Esto no quiere decir que la comunicacin sea la clave del xito, pero s que forma parte de l, y de hecho a travs de ella vamos a acercar al mercado la imagen que queremos que se tenga de nuestra institucin, lo que nos va a permitir posicionarnos de manera ms competitiva.Evidentemente, la realidad demuestra que posicionar una institucin o producto requiere de un anlisis previo del mercado para conocer qu es lo que demandan los consumidores, seguido del lanzamiento del producto o servicio que mejor satisfaga sus necesidades a travs de los canales de distribucin ms rentables y, por ltimo, su comercializacin. Hasta aqu, nada que no lleven a cabo todas las empresas. Por tanto, lo que nos va a dar la posibilidad de diferenciarnos del resto va a ser la comunicacin entendida en su sentido ms global, pues nos va aportar un valor aadido permitiendo crear en el consumidor la necesidad de adquirir nuestro producto y hacer que el cliente se decante por el nuestro frente al de la competencia.Por qu, si no, en igualdad de caractersticas e igualdad de precios, los consumidores elegimos uno u otro producto? La respuesta es fcil. Sencillamente por la percepcin que tenemos de cada marca, percepcin que se traduce en imgenes almacenadas en la memoria, y que tienen su origen en las distintas estrategias de comunicacin lanzadas por la compaa en los diferentes soportes. Es importante tener presente que la comunicacin no debe estar al margen de las caractersticas y objetivos que definen a la institucin, sino ms bien todo lo contrario: la comunicacin corporativa debe ser un reflejo de la estrategia empresarial. Resulta obvia, por tanto, la importancia de una buena estrategia de comunicacin y la eleccin de un buen mensaje para que sta sea efectivo..Relaciones bidireccionales con los pblicos de inters.

El hombre como ser social no puede permanecer aislado uno con otro, por lo que necesita tener comunicacin con los de su comunidad, rea, amigos. para desenvolverse y desarrollarse como ser humano. A partir de aqu es donde surge la importancia de la comunicacin, debido a que esta es indispensable como el capital y el personal de una empresa porque es un factor de imagen, desempeo y rentabilidad de una organizacin creando y manteniendo lazos comunicativos y equitativos entre la empresa y el pblico interno y/o externo As mismo, otra manera de reflexionar acerca de la retroalimentacin es a travs de la comunicacin bidireccional o de doble sentido. La comunicacin unidireccional, del emisor al receptor solo sirve para difundir informacin. Este monologo es menos efectivo que la comunicacin bidireccional, que establece un dialogo entre emisor y receptor.

Grunig1 va an ms lejos cuando postula el ideal del modelo de relaciones pblicas como una comunicacin simtrica bidireccional. Es decir, la comunicacin est equilibrada entre el emisor y el receptor. Grunig afirma: en el modelo simtrico, la comprensin y no la persuasin, es el objetivo principal de las relaciones pblicas. En realidad, la investigacin ha demostrado que la mayora de las organizaciones tiene motivaciones mixtas cuando estableces una comunicacin bidireccional con los pblicos objetivos. Aunque es cierto que pueden utilizar el dialogo para lograr una visin ms precisa de cmo pueden ajustarse a las necesidades de un pblico, su motivo suele ser asimtrico: convencer al pblico del punto de vista de la organizacin mediante el dialogo.

Relaciones pblicas para ejecutivos.Es un conjunto de acciones planificadas de comunicacin, destinadas al pblico en general y difundidas sin contrapartida inmediata, que una organizacin realiza para influir positivamente en la opinin y actitud general 1James E. Grunig es un terico norteamericano de las relaciones pblicashacia la misma. En las grandes empresas suele haber un departamento de relaciones pblicas o de relaciones exteriores que desarrolla actividades relacionadas con todas las reas de la empresa, y no slo con l rea de marketing. Una denominacin frecuente para esta funcin es la de consultar estratgico de comunicacin. Se pueden realizar las siguientes actividades:

Relaciones con los medios de comunicacin, la empresa trata de controlar la informacin que aparece en los medios de comunicacin relacionada con ella. Redacta notas y comunicacin de prensa, noticias y artculos, etc. Y mantiene abierta la comunicacin de forma permanente con los periodistas en una relacin interesada para ambas partes.

Patrocinio y mecenazgo, el patrocinio significa amparo, proteccin, auxilio y el mecenazgo se refiere al patrocinio de las letras, las artes, la cultura, la ciencia. Son formas de apoyo a actividades sociales, culturales, deportivas, para favorecer la predisposicin del pblico hacia los productos, marcas o la propia empresa. Es frecuenta actividades de comunicacin de productos que tienen prohibida la publicidad, como cigarrillos o bebidas alcohlicas. Adems, se pretende ofrecer una imagen corporativa solitaria y, ala vez, ayudar a los ms necesitados a favorecer el desarrollo de actos que contribuyan a mejorar nuestra sociedad. Comunicacin corporativa, se refiere a la comunicacin interna y externa sobre la empresa. Trata de crear un estado de opinin favorable a las actividades e iniciativas de la empresa y utiliza instrumentos como el informe o la memoria anual, el correo directo y publicaciones propias. Exposiciones y ferias comerciales, son acontecimientos en los que la empresa puede acceder a los diferentes pblicos. Adems de decidir en qu ferias participa, hay que preparar, organizar y atender el stand, as como dotarlo del presupuesto que requiera. Las ventajas de esta forma de comunicacin son:-Permite hacer muchos clientes en poco tiempo.-El cliente es el que visita a la empresa y la empresa obtiene informacin sobre l.-La asistencia favorece la creacin de imagen de empresa y de prestigio.

Otras de las actividades son el asesoramiento a la direccin, lobby o grupo de presin, etc. Las relaciones pblicas se realizan en el mbito interno y externo de la empresa. En el mbito interno, informando a los accionistas, empleados y sus representantes sindicales, y tratando con ello de estimular la motivacin y colaboracin del equipo humano. Y en el mbito externo, transmitiendo una buena imagen de la empresa y sus productos hacia los consumidores, proveedores, distribuidores, competidores, organismos pblicos y medios de comunicacin. La promocin de ventas provoca incrementos de ventas a corto plazo, mientras que la publicidad acta a medio plazo y su efecto principal se da en el posicionamiento del producto, de la marca o de la empresa, por su parte, las relaciones pblicas actan a largo plazo y afectan al posicionamiento de la empresa.

CAPTULO III

LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA COMO FUNCIN ESTRATGICA

.Mara Alejandra di Fonzo, dice que El contexto en que se desenvuelven las empresas sin duda ha cambiado. La globalizacin plantea escenarios distintos a los acostumbrados, entornos poco estables en los que la empresa est hoy, ms que antes, afectada por sucesos que se producen en lugares muy alejados del planeta. En este nuevo contexto, la comunicacin adquiere un rol fundamental como correa de transmisin de la organizacin para su funcionamiento operativo, y subraya su importancia como elemento constructor de la identidad y la cultura. La identidad de la empresa, su personalidad, es su activo ms preciado porque es el nico elemento que le permite diferenciarse de la competencia. Lo que una empresa comunica no es nada ms ni nada menos que lo que la empresa es, las competencias que la hacen fuerte y digna de reconocimiento. La comunicacin es una funcin estratgica1 y apoya estructuralmente el proyecto empresarial, en tanto se convierte en un instrumento para la calidad. Esto se lograr si los mensajes fluyen adecuadamente y si la arquitectura de la organizacin est acorde para lograr una comunicacin que est integrada con sus objetivos. Las empresas con mejores estndares de servicio le otorgan a la comunicacin una importancia estratgica. Se comunican internamente para motivar a sus empleados y mantenerlos al tanto de los xitos y fracasos de la organizacin y asegurar que las metas y objetivos son bien comprendidos por todos. Las comunicaciones internas colaboran a crear compromiso de parte de sus integrantes y la cohesin de los valores que forman parte de la cultura. Se trata de poner a disposicin de los empleados aquella informacin que puede ser de utilidad para su gestin y favorecer la participacin. Las comunicaciones externas tienen como objetivo que los clientes y el entorno comprendan lo que la compaa ofrece: generar credibilidad, estar por delante de las expectativas de los clientes e integrar las sugerencias e ideas de los mismos en la oferta de servicio de su organizacin. De esta manera, los clientes satisfechos se convierten en clientes comprometidos, y a la gente comprometida le encanta hablar de sus compromisos. Para que est organizada, la comunicacin en la empresa debe ser abierta, para comunicar con el exterior (medio); tener una finalidad, es decir, debe estar vinculada a objetivos y a un plan de conjunto; debe ser multidireccional, es decir, de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna-externa, etc.; debe estar instrumentada y valerse de herramientas, soportes, dispositivos e indicadores seleccionados en funcin de los objetivos; debe estar adaptada integrando sistemas de informacin administrables y adaptados a las necesidades especficas de cada sector. Un buen plan de comunicacin, debe plantearse, al inicio, los siguientes objetivos: Determinacin de la estrategia de comunicacin. Definicin del estilo de comunicacin. Establecimiento de redes internas de comunicacin. Optimizacin de los recursos de comunicacin propios.

El plan, una vez diseado, involucra la utilizacin de distintas herramientas para su puesta en marcha, que sern elegidas de acuerdo a los objetivos planteados previamente. Las comunicaciones deben ocupar un rol destacado en el desarrollo de la organizacin, deben ser la herramienta mediante la cual la empresa expresa su personalidad, sus fortalezas, aquello que la hacen nica e irrepetible. El desafo de las empresas modernas es comprender que la inversin es un intangible como son las comunicaciones devuelve beneficios que si bien no pueden medirse en parmetros contables, ayudan a construir las percepciones que los distintos pblicos (tanto internos como externos) tienen de sus acciones y a transmitir los valores que constituyen su mdula espinal.PARMETROS PARA ANALIZAR LOS PLANES DE COMUNICACIN ESTRATGICAS PARA LA ORGANIZACIN

La comunicacin estratgica debe ser entendida como un proceso participativo que permitir trazar una lnea de propsitos que determina el cmo se pretende lograr los objetivos. El proceso de comunicacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los actores de la misma, ya que su legitimidad y el grado de adhesin dependern en gran medida del nivel de participacin con que se implemente. La comunicacin estratgica requiere de una adecuada planificacin, entendiendo esta como el proceso por el que una organizacin, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve y fijados sus objetivos a corto y largo plazo, selecciona las estrategias ms adecuadas para lograr esos objetivos y define los proyectos a ejecutar para el desarrollo de esas estrategias. Para lograr esa adecuada planificacin es indispensable fortalecer la imagen de liderazgo de la organizacin y determinar cmo mejorar la atencin a su pblico externo, tomando en cuenta cules sern las demandas que plantee el entorno y el tipo de dificultades y obstculos que pueden entorpecer la capacidad de respuesta de la organizacin. Cuando se pretende una comunicacin estratgica eficaz, las fortalezas y debilidades del ambiente interno de la organizacin tambin deben ser tomados en cuenta, sobre todo determinar qu es capaz la organizacin de hacer con los medios y recursos disponibles, as como los elementos de la estructura interna que podran mostrarse inadecuados o insuficientes a la hora de una mayor exigencia por parte del pblico externo en cuestin. Si no hay suficiente coincidencia entre la misin de la organizacin, sus capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a una organizacin que desconoce su real utilidad. Entonces, un efectivo plan estratgico ayuda a balancear estas tres fuerzas, a reconocer potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los riesgos. La comunicacin debidamente planificada se convierte en un instrumento de gestin, de negociacin y de control. En ese sentido, el plan de comunicacin permite orientar la toma de decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar en el futuro. Al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir, producto de la bsqueda de consenso entre quienes participan en la comunicacin para definir las expectativas y aspiraciones de los grupos e individuos que intervienen en ese proceso. Fundamentalmente, un plan estratgico de comunicacin produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una gestin ms eficiente, liberando recursos humanos y materiales, as como promoviendo la participacin del receptor, para que ste intervenga de manera directa en el proceso. La planificacin estratgica de la comunicacin genera fuerzas de cambio que evitan que, por el contrario, las instituciones se dejen llevar por los cambios. Es indudable que existen presiones sobre los servicios pblicos, lo que provoca, en muchos casos, que stos acten automticamente sin tener espacios de reflexin. De ah la importancia de que las organizaciones planifique para tomar el control sobre s mismas y que no slo reaccionen frente a reglas, estmulos externos o procedimientos viciados ineficientes, sino que logren una ejecucin efectiva y una evaluacin que les permita obtener los frutos esperados.

PLANESTRATGICODECOMUNICACIN

Un plan estratgico de comunicacin es una propuesta de acciones de comunicacin basada en datos, objetivos y presupuestos debidamente planificados. Este plan es una rama del plan de mercadeo de la organizacin, por lo que deben ir de la mano y nunca pueden contradecirse, por el contrario deben obedecer a las polticas institucionales y a la misin y visin de la misma. Desafortunadamente, hacer comunicacin en una empresa u organizacin se ha visto con un enfoque simplista, y se cree que cualquiera puede hacerlo, por lo que no se le ha dado la importancia que la comunicacin tiene dentro de la gestin organizacional. Ya se ha comprobado que por si sola una accin de comunicacin no es la panacea para las necesidades de la organizacin y que por el contrario, muchas veces se convierten un arma de doble filo que en lugar de favorecerla le genera serios problemas.

La comunicadora Gabriela Herrera Martnez recomienda asumir el compromiso de elaborar un trabajo serio y responsable, basado en la investigacin de las necesidades reales, las posibilidades y en particular el contar con la orientacin de un personal con los conocimientos profesionales especializados en el desarrollo de un plan estratgico de comunicacin. Antes de implantar algo en materia de comunicacin corporativa, considere seriamente si la empresa est dispuesta a darle el mantenimiento adecuado.(Herrera, 2004).Herrera hace nfasis en que la comunicacin organizacional, bien llevada a la prctica es un proceso y un esfuerzo permanente que debe ser considerado como parte de su hacer cotidiano. Si no se le va a dar mantenimiento constante, continuidad y seguimiento a las acciones o estrategias de comunicacin propuestas, aprobadas e implantadas en una organizacin, no vale la pena invertir dinero ni esfuerzo en algo espordico, eventual o circunstancial. Para implementar un plan estratgico de comunicacin efectivo y evitar as los dobles filos que pueden representar las acciones aisladas y no expertas que un especialista en la materia aplique los cuatro pasos bsicos que sistematizan la comunicacin en la organizacin.

Estos cuatro pasos bsicos son los siguientes: 1. Investigacin yadicin.Emitir un diagnstico que sirva de base para el plan de comunicacin requerido. Permite conocer el estado de la organizacin, saber cules son sus necesidades en trminos reales, cientficamente definidos.

2. Planeacin y programacin. En esta etapa se decide y propone la forma de solucionar el problema o de satisfacer la necesidad de comunicacin encontrada. En esta etapa se planean y calendarizan las estrategias que se llevarn a cabo y se presenta en blanco y negro, de la forma ms completa posible (incluyendo recursos requeridos, presupuestos y formas de evaluacin). Es importante que todo lo que se proponga realizar sea acorde a los recursos (humanos, materiales y econmicos) con que cuenta la empresa, a su cultura y filosofa corporativas, y repercuta en el alcance de los objetivos corporativos.

3.Implantacin del plan estratgico de comunicacin:Esta fase implica llevar a cabo lo planeado y aprobado, de la forma en que fue pensado y programado.

4.EvaluacinGracias a la etapa de evaluacin se conoce qu tanto fueron aceptadas o rechazadas las estrategias planeadas, aprobadas e implantadas, y cun efectivas o no resultaron. Con esta fase, que puede empezar desde el mismo momento en que se implantaron las estrategias, se cierra un ciclo y comienza el otro, en el que, por lgica, la fase 4, se convierte tambin en fase 1, cuando el proceso se vuelve un continuo.

CAPTULO IV

IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIN EMPRESARIAL

Cada da se otorga ms importancia a las relaciones entre las personas y las empresas, por lo que la comunicacin empresarial ha tenido un gran auge en los ltimos aos. Una de las cosas ms importantes para las empresas es mantener una buena imagen corporativa, ya sea adentro de las personas, que son el mercado a las cuales ellas estn destinadas, o bien con las mismas empresas que tiene en el mercado, competencia directa, proveedores y otros. Es por ellos que los esfuerzos que hacen todos los das las estas instituciones en mejorar las comunicacin empresarial, se ve reflejada en muchos aspectos, lo que ha resultado se positivo para muchos nuevos profesionales, que han visto ac una buena posibilidad de trabajo.

Como todas las cosas que se ponen de moda, la comunicacin empresarial ha sido motivo de seminarios, conferencias y muchas otras reuniones de profesionales especializados en la materia, en los cuales se exponen todas las teoras, nuevas tendencias e innovaciones para tener una comunicacin empresarial exitosa.La comunicacin empresarial es un amplio terreno no explotado del todo an, ya que como todas las nuevas tendencias provenientes de los pases desarrollados, se demoran un tiempo en estar en real funcionamiento en nuestro pases, con el retraso obvio que tienen sus beneficios producto de este desfase de tiempo.

LA PREOCUPACIN POR UNA COMUNICACIN EMPRESARIALDentro de una empresa siempre sern importantes las relaciones entre las personas y las mismas empresas, y es por eso que el auge de la comunicacin empresarial ha comenzado. Dentro de una empresa una de las cosas ms importantes es la imagen corporativa, pues es la cara que la empresa est mostrando a sus clientes y por la cual ellos decidirn acercarse a ella.Muchas de las empresas, hace algunos pocos aos carecan de personasque se dedicaran al tema de la comunicacin empresarial. Hoy en da es casi imposible imaginarse una gran empresa o institucin que carezca de hombre destinados a la preocupacin por la comunicacin empresarial. Esto ha tenido muchos efectos positivos dentro del desarrollo de las empresas, donde por medio de esta tcnica se pretende mejorar las relaciones humanas y de contacto con otros. Los periodistas han sido los ms beneficiados con este crecimiento por la preocupacin de la comunicacin empresarial. Ellos que por muchos aos haba visto colapsado su mercado laboral, donde las oportunidades eran cada vez ms escasas, ven en este campo un enorme territorio para desarrollarse. Esto ha llevado al perfeccionamiento de las personas en las distintas materias de la comunicacin empresarial, con el consiguiente beneficio de tener profesionales ms experimentado y preparados.Dentro de lo especializados en comunicacin empresarial, estn los relacionistas pblicos. Ellos se preocupan constantemente de mantener bien posicionada la imagen de la empresa dentro del mercado, para lo cual utilizan diversos mtodos y tcnicas. Dentro de ello est la publicidad. Utilizan espacios pblicos o privado, promocionando las virtudes que tiene la empresa, en general bajo un ambiente tranquilo y de preocupacin por las personas y sus trabajadores. Con ello llegan a las personas, las cuales se van haciendo su imagen de la empresa mentalmente, que tiene efectos positivos a la hora de la eleccin por parte del cliente. Ellos y sus tcnicas y conocimientos, se ha visto invadidos en el ltimo tiempo por otros profesionales que han venido a cumplir con la tarea de preocuparse por la comunicacin empresarial.La imagen que tiene la empresa en el exterior, ya sea del pas o bien de en el extranjero, es fundamental para que la empresa siga creciendo en su rubro. Los grupos de personas que estn trabajando en las secciones dedicadas a mantener una buena comunicacin empresarial, deben conocer aspectos relacionados a distintos mbitos. Deben saber manejar grupos de gente de una menara satisfactoria, ya son con personas con las que se trabaja y no mquinas.Debe tener conocimiento acerca de marketing y publicidad, ya que son estas muchas de las herramientas que se utilizan para hacer un buen trabajo. El orden que deben llevar, de manera de establecer planes y programas para mejorar las relaciones, buscar establecer nuevas relaciones o darle prioridad a ciertos grupos en un momento dado, que exija la eleccin ante mucha demanda. Todos estos aspectos y muchos ms son los que deben ser solucionados por los profesionales dedicados a establecer, mantener y mejorar la comunicacin empresarial. Por ello, la comunicacin empresarial ha sido tildada como una materia compleja, que requiere estar constantemente actualizado, de manera de ir integrando mtodos antiguos con algunos nuevos que sean ms innovadores y permitan queobtener mejores resultados. Hace algunos aos atrs, temas como la comunicacin empresarial eran absolutamente desconocidos. La comunicacin empresarial es un conceptorelativamente nuevo, que ha surgido como muchos otros nuevos conceptos, a raz de muchas investigaciones. Como el conocimiento humano va aumentando de forma acelerada, el estudio de los comportamientos humanos y delas sociedades se ha transformado en una herramienta muy til a la hora de decidir estrategias por parte de las empresas. Ello ha llevado a que concepto como la comunicacin empresarial hayan ganado terreno y se estn insertando cada da ms dentro de las necesidades que tienen las empresas o instituciones. Se ha establecido que las personas tienen conductas y formas de eleccin particulares cuando se le presenta de determinada forma una egresa o producto. Por ello es que se han diseado estrategias de comunicacin empresarial y de publicidad que han instaurado dentro de su proceder las conclusiones que se extraen de estos estudios. Esto ha permitido elaborar tcnicas de comportamiento y de proceder que pueden resultar ser muy complejas, peroque estn certificadamente destinadas a mejorar la comunicacin empresarial, obteniendo de esta manera todos los beneficios que se desprenden de una buena comunicacin empresarial.

TODA ORGANIZACIN REQUIERE UNA BUENA COMUNICACIN EMPRESARIAL.

Son muchos los escpticos de utilizar estas nuevas formas de comunicacin empresarial, incluso son muchos los que dudan de los verdaderos resultados de ellos en la empresa. Como el costo de mantener un buen equipo destinado a mantener una buena comunicacin empresarial es alto y los mtodos que ellosutilizan para realizar su trabajo tambin son decostos elevados, no todas las empresas pueden disfrutar de sus potenciales beneficios. Por ello quetanto los escpticos como quienes carecen de los recursos para tener comunicacin empresarial satisfactoria, se ven en desventaja con respecto a su competencia que si cuenta con estas tcnicas. Lo que si es una constante en el mundo empresarial, es que las grandes empresas y aquellas internacionales cuenten siempre con un equipo tcnico especializado que se dedica de forma exclusiva a mantener una buena comunicacin empresarial, no dedicndose a otras tareas dentro de la empresa, que no sean para las que fueron contratados.

GLOSARIO UNIDAD N2

COMUNICACIN BIDIRECCIONAL: La comunicacin bidireccional, en la que emisor y receptor/es intercambian mensajes precisando la informacin recibida, solicitando aclaraciones y comprobando lo que el oyente ha entendido, resulta ms eficaz, especialmente si junto a la comunicacin verbal tambin se utiliza a la no verbal.COMUNICACIN INTERNA: es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.

COMUNICACIN EXTERNA: se define como el conjunto de operaciones de comunicacin destinadas a los pblicos externos de una empresa o institucin, es decir, tanto al gran pblico, directamente o a travs de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes pblicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc.

FLUJOS DE COMUNICACIN: nos referimos a los procesos de comunicacin que se llevan a cabo al interior de la organizacin de acuerdo a la estructura formal (organigrama).

MECENAZGO: Proteccin o ayuda econmica que ejerce una institucin o una persona a una actividad artstica o intelectual.

REDES DE COMUNICACIN: Una red es un sistema de comunicaciones, ya que permite comunicarse con otros usuarios para compartir archivos y perifricos.

RUMORES: son proposiciones para ser credas que se transmiten de persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan datos para comprobar su veracidad. Se trata de especulaciones no confirmadas que se intentan dar por ciertas con un objetivo determinado, y que condicionan el comportamiento de los dems por encima de la informacin objetiva.

BIBLIOGRAFIA Berlo, D. K. (1979). El Proceso de Comunicacin. Argentina: AteneoBonilla Gutirrez, C. (1988). La comunicacin, funcin bsica de las Relaciones Pblicas . Mxico: TrillasHerrera Martnez, Gabriela, Vale la pena invertir en comunicacin organizacional?. Ed. Mico Panoch, Argentina 2004.N, Santon. (2005) Las tcnicas de comunicacin en la empresa. Bilbao DeustonRonald Adler, Jeanne Marquarte (1983). Communicating at Work Principles and Practices for Business and the Professions. 3a ed. http://www.recrea-ed.cl/comunicacion/empresarial.htm