Adm Presentacion

7/25/2019 Adm Presentacion

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Control


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1.- CONCEPTO DEL CONTROL.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en elcontexto organizacional para evaluar el desempeo general frente aun plan estratgico.

Henry Farol: El control consiste en vericar si todo ocurre deconformidad con el Plan adoptado con las instrucciones emitidas ycon los principios esta!lecidos. "iene como n sealar lasde!ilidades y errores a n de recticarlos e impedir #ue seproduzcan nuevamente.

$o!ert %. %uc&ele: El proceso de medir los actuales resultados enrelaci'n con los planes diagnosticando la raz'n de las desviacionesy tomando las medidas correctivas necesarias.

C&iavenato: El control es una funci'n administrativa: es la fase delproceso administrativo #ue mide y eval(a el desempeo y toma laacci'n correctiva cuando se necesita. )e este modo el control es unproceso esencialmente regulador.


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*a pala!ra control tiene muc&as connotaciones y su signicadodepende de la funci'n o del +rea en #ue se apli#ue, puede serentendida:

Como la funci'n administrativa #ue &ace parte del procesoadministrativo -unto con la planeaci'n organizaci'n y direcci'n y lo#ue la precede.

Como los medios de regulaci'n utilizados por un individuo o empresacomo determinadas tareas reguladoras #ue un controlador aplica enuna empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar lasdecisiones. "am!in &ay casos en #ue la pala!ra control sirve paradisear un sistema autom+tico #ue mantenga un grado constante de

u-o o de funcionamiento del sistema total, es el caso del proceso decontrol de las rener/as de petr'leo o de industrias #u/micas deprocesamiento continuo y autom+tico: el mecanismo de controldetecta cual#uier desv/o de los patrones normales &aciendo posi!lela de!ida regulaci'n.

1.- CONCEPTO DEL CONTROL(continua)


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1.- CONCEPTO DEL CONTROL(continua)

Como la funci'n restrictiva de un sistema para mantener a losparticipantes dentro de los patrones deseados y evitar cual#uierdesv/o. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personalpara evitar posi!les a!usos. Hay una imagen popular seg(n la cual lapala!ra control est+ asociada a un aspecto negativo principalmente

cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en elsentido de restricci'n coerci'n limitaci'n direcci'n refuerzomanipulaci'n e in&i!ici'n.

"am!in &ay otras connotaciones para la pala!ra control:

Compro!ar o vericar,

$egular,

Comparar con un patr'n,

E-ercer autoridad so!re alguien 0dirigir o mandar1,

Frenar o impedir.


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.CONTROL.

*a nalidad del control es garantizar #ue los resultadosde lo #ue se plane' organiz' y distri!uy' se a-usten lom+ximo posi!le a los o!-etivos preesta!lecidos tarea dela #ue de!en estar muy pendientes los e-ecutivos #ue se

encargaron de la planeaci'n y organizaci'n. *a esenciadel control radica en la vericaci'n de si la actividadcontrolada est+ alcanzando o no los o!-etivos oresultados deseados.

El control es un proceso #ue gu/a la actividad e-ecutadapara alcanzar un n determinado de antemano.


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2.- FINALIDAD DEL CONTROL(continua)

Como proceso el control presenta fases #ue de!en tomarse en cuentaen todo momento. *os puntos estrictamente necesarios en cual#uiersistema de control son:

2n o!-etivo un n predeterminado un plan una l/nea de acci'n unest+ndar una norma una regla decisoria un criterio una unidad de

medida.2n medio para medir la actividad desarrollada.

2n procedimiento para comparar tal actividad con el criterio -ado.

3lg(n mecanismo #ue corri-a la actividad en curso para alcanzar losresultados deseados.

*a aplicaci'n de estos conceptos generales y a!stractos a situacionesconcretas y pr+cticas depender+ de cada gerente. *os elementosmencionados siempre de!en estar incluidos en cual#uier sistema decontrol sea en el control de calidad presupuestario de producci'n deinventario de personal etc.


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*os est+ndares representan el desempeo deseado, loscriterios representan las normas #ue gu/an las decisiones.Proporcionan medios para esta!lecer lo #ue de!e &acerse y#u desempeo o resultado de!e aceptarse como normal odesea!le. Constituyen los o!-etivos #ue el control de!er+garantizar o mantener. *a funci'n m+s importante del controles determinar cu+les de!er/an ser los resultados o por lomenos #u esperar de determinada acci'n. *os est+ndares onormas proporcionan un mtodo para esta!lecer #u de!e&acerse. *os est+ndares pueden expresarse en tiempodinero calidad unidades f/sicas costos o /ndices. *aadministraci'n cient/ca se preocup' por desarrollar tcnicas#ue proporcionan !uenos est+ndares como el tiempoest+ndar en el estudio de tiempos y movimientos.

3.- FASES DEL CONTROL :I. Estab!ci"i!nto #!

!st$n#a%!s & c%it!%ios


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Entre los e-emplos de est+ndares o criterios podemos mencionar elcosto est+ndar los est+ndares de calidad y los est+ndares de volumende producci'n.

El proceso de control se lleva a ca!o para a-ustar las operaciones adeterminados est+ndares esta!lecidos de antemano, funciona de

acuerdo con la informaci'n #ue reci!e. Esta informaci'n permiteemprender acciones correctivas oportunas #ue son la !ase del control.En consecuencia el control de!e denirse de acuerdo con los resultados#ue se pretende o!tener con !ase en los o!-etivos planes pol/ticasorganigramas procedimientos. El control implica una comparaci'n conest+ndares esta!lecidos previamente para poner en marc&a la acci'ncorrectiva cuando se presenta un desv/o inacepta!le. Esta acci'n puede

incluir el e-ercicio de la autoridad y de la direcci'n aun#ue nonecesariamente en todos los casos. "am!in pueden revisarse ymodicarse los est+ndares -ados 0si no fueron esta!lecidos de maneraapropiada1 para adaptarlos a la realidad de los &ec&os a lasposi!ilidades de la empresa.




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5aturaleza variada de los est+ndares de control

Est+ndares ticos: est+ndares de comportamiento esperados del

personal y de la direcci'n.

Est+ndares de programaci'n: datos esperados al trmino de lasactividades.

Est+ndares de desempeo tcnico: niveles deseados de desempeo.

Costos est+ndar: costos normativos en #ue se incurre durante las fases

de operaci'n.

6ndicadores nancieros: /ndices #ue sealan relaciones entre elementos

o actividades y recursos nancieros aplicados 0como rotaci'n de

inventarios1.

Presupuestos: es#uemas de planeaci'n #ue contienen est+ndares

apro!ados para el control 0como presupuestos de ca-a o previsi'n degastos1.




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$etorno so!re la inversi'n: control para evaluar el desempeo de aplicaciones nancieras.

Criterios mixtos: est+ndares empleados para evaluar el desempeo de la empresa a largo plazo

como:

Filosof/a y calidad de la gerencia

Posici'n en el mercado

6magen de la empresa

7ia!ilidad de la empresa

8oral de la empresa

$elaciones con los clientes y el p(!lico

Entrenamiento y desarrollo del personal

6nnovaci'n e investigaci'n

Conservaci'n del patrimonio




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Para controlar el desempeo es necesario conocer por lomenos un poco de ste. El proceso de control se lleva aca!o para a-ustar las operaciones a est+ndarespreviamente esta!lecidos y funciona de acuerdo con la

informaci'n #ue reci!e. *a o!servaci'n o vericaci'n deldesempeo o del resultado !usca o!tener informaci'nprecisa de lo #ue se controla. *a ecacia de un sistemade control depende de la informaci'n inmediata so!re losresultados anteriores transmitida a #uienes tienen poderpara introducir cam!ios. *a unidad de medida de!er+

concordar con el criterio predeterminado y de!er+expresarse de modo #ue permita efectuar unacomparaci'n sencilla. El grado de exactitud de la medidadepender+ de las necesidades espec/cas de aplicaci'nde esa medida.

3.- FASES DEL CONTROL :

II. Obs!%'acin #! #!s!"!*o


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"oda actividad experimenta alg(n tipo de variaci'n erroro desv/o. Es importante denir los l/mites dentro de loscuales esa variaci'n se considera normal o desea!le. 5otodas las variaciones re#uieren correcci'n sino s'lo

a#uellas #ue so!repasen los l/mites de los criterios deespecicaci'n. El control separa lo normal de loexcepcional para #ue la correcci'n se concentre en lasexcepciones o los desv/os. Este aspecto recuerda muc&oel principio de excepci'n propuesto por "aylor. Paraconcentrarse en las excepciones el control de!e disponer

de tcnicas #ue sealen con rapidez d'nde se origina elpro!lema. 3l comparar los resultados con los est+ndaresesta!lecidos la evaluaci'n de!e enviarse siempre a lapersona o al 'rgano responsa!le.

3.- FASES DEL CONTROL :III. Co"a%acin #! #!s!"!*o

%!a con ! !s!%a#o


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*a comparaci'n del desempeo real con el proyectado nos'lo !usca localizar las variaciones errores o desv/ossino tam!in predecir otros resultados futuros. 3dem+sde proporcionar comparaciones r+pidas un !uen sistema

de control permite localizar posi!les dicultades omostrar tendencias signicativas para el futuro. 3un#ueno se puede modicar el pasado comprenderlo9partiendodel presente9puede ayudar a crear condiciones parao!tener me-ores resultados en las operaciones futuras. Engeneral la comparaci'n de los resultados reales con lo

planeados se lleva a ca!o mediante presentaci'n dediagramas informes indicadores porcenta-es y medidasestad/sticas. Estos medios de presentaci'n exigen #ue elcontrol disponga de tcnicas #ue le permitan tener mayorinformaci'n so!re lo #ue de!e controlarse.

3.- FASES DEL CONTROL :III. Co"a%acin #! #!s!"!*o

%!a con ! !s!%a#o


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*as medidas y los informes de control indican cu+ndo lasactividades #ue se realizan no logran los resultadosesperados y permiten esta!lecer condiciones para poneren marc&a la acci'n correctiva. El o!-etivo del control es

indicar cu+ndo cu+nta c'mo y d'nde de!e e-ecutarse lacorrecci'n. *a acci'n necesaria se emprende con !ase enlos datos cuantitativos o!tenidos en las tres fasesanteriores del proceso de control.


67. 3cci'n correctiva


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*as decisiones respecto de las correcciones #ue de!en &acerserepresentan la culminaci'n del proceso de control. *a acci'ncorrectiva #ue a-usta las operaciones a los est+ndarespreesta!lecidos es la esencia del control y su !ase es la informaci'n#ue reci!en los gerentes. Control es la funci'n administrativa #ue

consiste en medir y corregir el desempeo de los su!ordinados paragarantizar #ue se e-ecuten los planes dispuestos para alcanzar loso!-etivos. Es la funci'n seg(n la cual el administrador desde elpresidente &asta el capataz certica #ue todo lo #ue se &aceconcuerda con lo planeado. Fayol arma!a #ue en una empresa elcontrol consiste en compro!ar si todo se e-ecuta conforme al planadoptado las instrucciones dadas y los principios esta!lecidos. "iene

por o!-etivo indicar las fallas y los errores para recticarlos y noreincidir en ellos. ;e aplica a todo: cosas personas y acciones. *aplaneaci'n re#uiere programas co&erentes integrados y articuladosen tanto #ue el control exige la concordancia de planes y acciones.


67. 3cci'n correctiva


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Fases del control


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;e reconocen una serie de caracter/sticas generales #ue de!eposeer el control tales como:

< 6ntegral: 3sume una perspectiva integral de la organizaci'ncontempla a la empresa en su totalidad es decir cu!re todos los

aspectos de las actividades #ue se desarrollan en la misma.< Peri'dico: ;igue un es#uema y una secuencia predeterminada.

< ;electivo: )e!e centrarse solo en a#uellos elementosrelevantes para la funci'n u o!-etivos de cada unidad.

< Creativo: Contin(a !(s#ueda de /ndices signicativos para

conocer me-or la realidad de la empresa y encaminarla &acia suso!-etivos.

< Efectivo y Eciente: %usca lograr los o!-etivos marcadosempleando los recursos apropiados.

+.- CARACTER,STICAS

DEL CONTROL.


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< 3decuado: El control de!e ser acorde con la funci'ncontrolada !uscando las tcnicas y criterios m+s id'neos.

< 3daptado: 3 la cultura de la empresa y a las personas#ue conforman parte de ella.

< 8otivador: )e!e contri!uir a motivar &acia elcomportamiento deseado mas #ue a coaccionar.

< ;ervir de Puente: Entre la estrategia y la acci'n comomedio de despliegue de la estrategia en la empresa.

< Flexi!le: F+cilmente modica!le con capacidad decam!io.

+.- CARACTER,STICAS

DEL CONTROL.


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=. Esta!lece medidas para corregir las actividades de tal forma #ue sealcancen los planes exitosamente.

>. ;e aplica a todo: a las cosas a las personas y a los actos.

?. )etermina y analiza r+pidamente las causas #ue pueden originar

desviaciones para #ue no vuelvan a presentarse en el futuro.@. *ocaliza a los sectores responsa!les de la administraci'n desde elmomento en #ue se esta!lecen medidas correctivas.

A. Proporciona informaci'n acerca de la situaci'n de la e-ecuci'n de losplanes sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la

planeaci'n.B. $educe costos y a&orra tiempo al evitar errores.

;u aplicaci'n incide directamente en la racionalizaci'n de laadministraci'n y consecuentemente en el logro de la productividad detodos los recursos de la empresa.

.- IPORTANCIA DEL

CONTROL.


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;e listan los re#uisitos previos de un sistema de control:

El control de!e ser comprendido por todos a#uellos #ue utilizan u o!tienen susresultados.

)e!e anticipar e informar los desv/os a tiempo para emprender la acci'n correctivaantes de #ue ocurran desv/os m+s graves.

)e!e ser sucientemente exi!le para #ue sea compati!le con los cam!ios delam!iente organizacional.

)e!e ser econ'mico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistemade control.

)e!e indicar la naturaleza de la acci'n correctiva para #ue su e-ecuci'n concuerde

con el plan.

)e!e reducirse a un lengua-e 0pala!ras diagramas u otros modelos1 #ue permitauna r+pida visualizaci'n y sea de f+cil comprensi'n.

)e!e desarrollarse mediante la participaci'n activa de todos los gerentesinvolucrados.

/.- RE0ISITOS PREIOS DE

N SISTEA DE CONTROL.


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Fin

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