COLOMBIANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DEL CARIBE LTDA

AUDITORIA DE GESTION

(Talento Humano)

EULIN OROZCO OROZCO

ELDIS CABRALES URIANA

HERNAN HERNANDEZ CENTENO

MANUEL MONTERO

Docente

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA

FACULTDAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA

IX SEMESTRE

2010

1. AUDITORIA DE GESTION

Las entidades buscan estrategias para lograr sus objetivos, y dependiendo de la naturaleza de sus operaciones e industria, del entorno regulador en que operan, y de su tamaño y complejidad, enfrentan una diversidad de riesgos de negocio. La administración es responsable por identificar tales riesgos y por responder a ellos. Sin embargo, no todos los riesgos se relacionan con la temática que el auditor se propone considerar en la auditoría de gestión.

Gestión. Es la actuación de la dirección y abarca lo razonable de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos.

En el desarrollo de la dirección empresarial cada día adquiere más importancia el enfoque de la administración estratégica como elemento clave para el éxito de una empresa lo cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditoría de gestión al disponer de un marco conceptual de las características y el proceso de una buena dirección empresarial. Sin embargo, la auditoría de gestión no sólo es desarrollada por la auditoría externa sino que es un campo de acción de la auditoría interna, teniendo en cuenta que el informe cambia de enfoque y contenido de acuerdo con los usuarios a quienes se les dirija.

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. 

La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales:

* Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

* Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.

* Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.

* Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.

* Comprobar la correcta utilización de los recursos.

En este tipo de auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada empresa auditada.

La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión el relación con los objetivos generales, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.

El pronunciamiento numero 7 sobre revisoría fiscal del Consejo Técnico de la Contaduría Publica, señala para la auditoría de gestión los siguientes objetivos, alcance y proyectos que este ejecutando la empresa para lograr los objetivos y resultados del plan de gestión.

1) Análisis del ambiente interno.a) Fortalezas b) Debilidades

2) Análisis del ambiente externoa) Oportunidadesb) Amenazas

3) Dirección organización

a) Filosofíab) Objetivosc) Metas

Revisión de la documentación que genera la entidad Documentar los procesos y sub procesos importantes Identificar los riesgos principales del negocio Evaluar los controles de la empresa Elaborar conclusiones relativas a las debilidades en la formulación de las

estrategias y las deficiencias en la ejecución. Revisión de de la implementación del plan estratégico, para lo cual se

revisaran los resultados financieros y operacionales. Revisar los resultados financieros, comerciales y operativos cotejándolos

con los puntos de referencias establecidos y los estándares a fin de identificar desviaciones importantes y tendencias emergentes

Toma de acciones correctivas.

1.1. Selección y diseño de los medidores de desempeño

El proceso de la auditoría de gestión requiere de un modelo cuantitativo expresado en forma de indicadores cuyo seguimiento se pueda llevar a cabo fácilmente. En la selección y diseño de los indicadores se debe:

Identificar los indicadores que mejor reflejen las metas y objetivos propuestos.

Identificar os indicadores claves del desempeño los factores críticos de éxito.

Identificar para cada uno de los indicadores propuestos las fuentes de información y las acciones necesarias para que esta información sea oportuna y confiable.

Analizar el desempeño financiero Analizar el desempeño operacional

2. OBJETIVO GENERAL

Realizar una autoría de gestión de los recursos humanos de la empresa COLOMBIANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DEL CARIBE LTDA, en la ciudad de Riohacha con el fin de verificar si se satisface las necesidades tanto materiales como morales de las diferentes categorías del personal.

2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Verificar la existencia de objetivos, planes coherentes y realistas.

Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.

Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.

3. ALCANCE

Por medio de la auditoría de gestión al llegaremos al área de talento humano de COLVISEG DELCARIBE LTDA, para lograr los objetivos propuestos de esta auditoría.

4. METODOLOGIA

La auditoría de gestión al recurso humano para la empresa COLVISEG DEL CARIBE LTDA, se llevara a cabo por medio de indicadores de gestión aplicados al área de Talento Humano, utilizando los siguientes criterios:

Eficiencia Rotación interna Proporcionalidad Promedio de antigüedad Capacitación Reclutamiento Selección Disciplinario Calificación de meritos Accidentalidad Bienestar Ausentismo Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales Conflictividad

5. OBTENCION DE EVIDENCIAS

Las evidencias obtenidas fueron a través del documento G-04 SISTEMA DE GESTION, publicad en la pagina web www.cvsc.com.co/gestordocumental.

COLOMBIANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DEL CARIBE LTDA

(COLVISEG DEL CARIBE LTDA)

6. PLAN ESTRATEGICO

6.1. MISION

Somos una organización especializada en proveer servicios de seguridad integral, fundamentados en la calidad de nuestros procesos, con la participación de de un grupo profesionales competentes, soporte tecnológico y disposición de los recursos necesarios, para garantizar de esta forma la seguridad de nuestros usuarios y de comunidad en general.

6.2. VISION

Estar consolidados en el año 2012 como un grupo empresarial en el ramo de la seguridad a través de diferentes unidades de negocios que garanticen la continuidad y crecimiento de la organización.

6.3. POLITICA DE CALIDAD

Colviseg del Caribe Ltda., se compromete a proveer servicio de seguridad integral, fundamentados en el cumplimiento de las necesidades y expectativas del cliente, convirtiéndose en un Socio Estratégico, a través de sistemas de trabajo en conjunto Cliente – Colviseg, asignando los recursos necesarios y formando integralmente a sus colaboradores en la cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

6.4. POLITICIA DE CONTROL Y SEGURIDAD

Colviseg del Caribe Ltda. Consciente de la responsabilidad con sus clientes y la comunidad en general , se compromete a prevenir que sus actividades de vigilancia y seguridad sean utilizadas con fines lícitos, para esto implementa programas orientados hacia el control del narcotráfico y el terrorismo, apoyados en sus procesos y en la formación y bienestar integral de todos sus colaboradores y su núcleo familiar.

6.5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

1. Los trabajadores de colviseg del Caribe Ltda., comprendemos que el servicio de vigilancia es un asunto de exclusiva seguridad y que de nuestras actuaciones depende la vida y bienes de nuestros clientes.

2. Para lograr la credibilidad de nuestros clientes, garantizamos cumplir nuestra misión basad, en actividades agiles, confiables y efectivas, evitando la burocracia y perdida de tiempo.

3. Participamos en el diseño de constantes plataformas tendientes a satisfacer la necesidad de bienestar de nuestros clientes, con el propósito de convertirnos en sus socios estratégicos.

4. Creemos en paralelo con nuestros clientes generando un valor agregado sostenible con los servicios de seguridad privada.

5. Proporcionamos a todos nuestros colaboradores la oportunidad de desarrollo, estimulando su liderazgo, y participación en la toma de decisiones.

6. Realizamos todas nuestras actividades laborales e institucionales bajo los lineamientos del modelo de aseguramiento de la calidad, norma NTC ISO 9001/2008

7. Apoyamos las actividades que se generan en beneficio de la comunidad a través de la participación educativa, salud y medio ambiente.

6.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Otorgar respaldo Administrativo Solido con la Integración de nuestros diferentes Sistemas de Gestión en la Operación que Asesora la Gestión del Riesgo y Continuidad de Negocio.

Contribuir con la generación de ambientes seguros por nuestro compromiso Social, Humano y Económico Empresarial.

Prestar Servicios de SEGURIDAD INTEGRAL aplicando Metodologías probadas y efectivas.

Ayudar con la Obtención de Productividad, Eficiencia y Competitividad, al dar la tranquilidad y el respaldo para dedicar sus recursos y esfuerzos a los temas claves de su negocio.

Apoyar con nuestros Sistemas Administrativos, Operativos y Tecnológicos Procesos particulares del Cliente, en el cumplimiento con las regulaciones o mandatos corporativos.

Tener en cuenta alcanzar su Satisfacción Total, por intermedio del entendimiento de sus necesidades y expectativas.

Ser asesor confiable y capaz de tomar decisiones críticas que impliquen avanzar en una seguridad de Bienes y Personas, articulando la protección en los procesos organizacionales, no como restricciones de hecho, sino como característica propia del hacer.

Tener Control y Conocimiento de todas sus informaciones de manera integrada, principalmente con el seguimiento y registro de todas las interacciones con la empresa, que quedan disponibles para todos los sectores que necesiten de esa información, para guiar la toma de decisiones.

Ser estratégico en la Gestión y Gobierno de la seguridad de la información.

6.6. VALORES CORPORATIVOS

Comprometidos con el mejoramiento continuo de la calidad de nuestros servicios

Oportunos y confiables frente a las necesidades de nuestros clientes.

Leales y éticos en nuestros actos y en los negocios.

Valoramos ayer, hoy y siempre al ser humano como el factor más importante de nuestras actividades.

Incondicionalmente estamos dispuestos a colaborar con las autoridades siempre que este en nuestro alcance.

Somos cumplidores de las leyes y respetamos la normatividad que nos rige.

Estamos comprometidos firmemente con el progreso y bienestar de cada trabajador y de la comunidad.

Garantizamos un estricto cumplimiento de todo lo propuesto a nuestros clientes.

MISIONVISION

VALORES Y PRINCIPIOS

CORPORATIVOS

MOTIVACION DEL TALENTO

HUMANO

7. PROGRAMAS

7.1. Bienestar 7.2. Premio incentivo a la calidad7.3. Seguridad, Salud ocupacional y medio ambiente (SSOMA)

6.6.1 COPASO6.6.2 Reporte de incidentes y accidentes 6.6.3 Inspecciones en los puestos de trabajo

Satisfacción del Cliente

8. MEDIDAS DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

Los siguientes datos fueron obtenidos por el director de Talento Humano con los datos promedio mensual y algunas evaluaciones al personal operativo de Colviseg del Caribe Ltda.

INDICADOR DATOS PROMEDIO MENSUAL

Ventas $52.000.000.ooNo. De empleados 55 empleados No. Hrs. Ausente 10 Hrs. No. De traslados 6 traslados No. De cargos 55 empleados Cantidad de retiros 3 retiros Cantidad de empleados 55 empleados Cargos ocupados por mujeres 3 cargos Empleados con 5 años de labor 12 empleados Presupuesto de capacitación $2.000.000.ooSalarios pagados $20.458.000.ooNo. De aspirantes 10 aspirantes No. De vacantes 2No. De personas que superan las pruebas 8 personas No de aspirantes 10 aspirantes No. De seleccionados que superan periodo de prueba

9 personas

Sanciones aplicadas 4 sanciones Personal con insatisfacción 8 personas Personas evaluadas 45 personas

8.1. Análisis cuantitativo de gestión

Eficiencia: la eficiencia de la mano de obra esta determinada por la relación entre ventas que pueden estar expresadas en dinero, unidades, volumen y el numero de empleados que puede ser reemplazado por hora/hombre, salarios cancelados durante un periodo determinado imputables a un producto o solamente medir los salarios de la fuerza de ventas.

Ventas = $52.000.000.oo = 2,54 No. De empleados $20.458.000.oo

.

Ausentismo: indica el grado de satisfacción del trabajador

No. Hrs. Ausente = 10 Hrs = 0,034 = 3,4%

No. Hrs. Efectivas Trabajadas 288 Hrs.

De la totalidad de las horas efectivas laboradas por los empleados, presenta un índice de ausentismo mensual en promedio del 34%

Rotación Interna:

No. Traslados y/o ascensos = 6 traslados = 0, 11 = 11%No. Cargos 53 cargos.

Rotación Externa:

Cantidad de Retiros = 3 retiros = 0,05 = 5%Cantidad promedio de empleados 55 empleados.

En un promedio mensual, la compañía rota a su personal en in 5% en los diferentes puestos de trabajo

Los indicadores de rotación deben ser metidos por un periodo y el denominador puede ser la fuerza normal aprobada, o la cantidad de puestos ocupados. La rotación puede ser medida para cada nivel gerencial y para cada clase de cargos, midiendo así, la rotación global y la rotación especifica.

Proporcionalidad: Mide el comportamiento de la políticas de la gerencia

Empleados Permanentes = 53 empleados = 17,66Empleados Transitorios 3 empleados

De acuerdo a las políticas de la empresa, el 17.66% de los empleados actuales son transitorios.

Promedio de antigüedad: De acuerdo con el objetivo de medición puede ser 5 a 10 años, 10 a 15, menos de 2

Empleados con 5 años o menos = 40 empleados = 0,72 = 7,2%

Total de empleados 55 empleados

El 72% de los empleados tienen menos de 5 años laborando con la compañía

Capacitación:

Presupuesto de capacitación = $2.000.000.oo = 0,097 = 9.7% Salarios pagados $20.458.000.oo

La empresa cuenta con el 9.7% de los salarios para invertirlos en capacitación para el personal

Presupuesto de capacitación = $2.000.000.oo = 0,038 = 3,8% Presupuesto de ventas $52.000.000.oo

La empresa cuenta con el 3,8% de las ventas obtenidas para invertirlo en capacitación para el personal

Reclutamiento:

No. De aspirantes = 10 aspirantes = 5 No. De vacantes 2 vacantes

Por cada 2 vacantes la empresa cuenta con 10 aspirantes para cubrir dicho puesto.

No. De personas que superan el periodo de pruebas = 6 personas = 0,6 No. Aspirantes por cargo 10 aspirantes

De cada 10 aspirantes a un cargo, la empresa cuenta con 6 personas que superaron el periodo de prueba de un puesto de trabajo.

Selección:

No. De personas que superan el periodo de pruebas = 6 personas = 3 Total seleccionados 2 seleccionados

La empresa cuenta con 6 personas que superaron el periodo de pruebas para cubrir dos vacantes.

Disciplinario:

Sanciones aplicadas = 4 sanciones = 0,72 = 7,2% Numero de empleados 55 empleados

Del 100% de los empleados se le aplicaron sanciones al 7,2% por diferentes motivos

Calificación de meritos:

Personal calificado con insatisfacción = 8 personas = 0,17 = 1,7% Numero de evaluados 45 evaluados

Del 100 de las personas evaluadas en cuanto a personal calificado con insatisfacción, el 1,7% de los empleados presentan insatisfacción en sus puestos de trabajos.

Accidentalidad: el grado de accidentalidad puede evaluarse de acuerdo con la gravedad, días de incapacidad, frecuencia, área de la fabrica y turnos.

Accidentes con incapacidad = 0 = 0% Total accidentes 3 accidentes

La compañía en los últimos periodos no ha presentado accidentes ni incidentes de trabajo que generaran incapacidad.

Bienestar:

Costo de los programas de bienestar = $800.000.oo = 0,039 = 3,9% Total salarios pagados $20.458.000.oo

Del 100% de los salarios pagado, la empresa cuenta con el 3,9% para destinarlos en los diferentes eventos del programa de Bienestar.

9. EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN ESTRATEGICOFunción de Recurso Humano

COLOMBIANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DEL CARIBE LTTDA, es una organización dedicada a la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada en sus diferentes modalidades, dentro de su estructura organizativa orienta al su recurso humano a ser competitivo y profesionales dentro de su labor diaria, tiene definido un programa de Bienestar orientado a motivar a los trabajadores a la realización de sus labores con diferentes eventos que propicien el estado anímico de sus empleados como son día de los niños, cumpleaños, día de las madres, premio de incentivo a la calidad.

Colviseg del Caribe Ltda., en cumplimiento de las leyes, maneja un programa de Salud Ocupacional y medio ambiente donde se capacita frecuentemente al personal administrativo y operativo en los diferentes riesgos a los que se expone en cada puesto de trabajo, de igual forma, están en permanente comunicación con el personal encargado de la orientación de la seguridad industrial para los trabajadores en sus diferentes puestos de trabajo. Sin embargo, al medir el plan estratégico, se puede observar que algunos indicadores se encuentran deficientes en cuanto a la puesta en marcha del mismo, con base a esto, podemos hacer las respectivas recomendaciones.

Grafica 1.1

Categoría 10%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

Eficiencia Ausentismo Rotacion Interna Rotacion externa Antigüedad Capacitacion ReclutamientoSelección Disciplinario Merito Accidentalidad Bienestar

Siguiendo la grafica de los indicadores de gestión en función del Recurso Humano, se puede notar las siguientes Observaciones:

Colviseg del Caribe Ltda., lleva un registro coherente de su proceso de selección, donde se observa que cuenta con personal suficiente para cubrir sus vacantes.

Durante un periodo determinado no se reportaron accidentes ni incidentes laborales que pudieran haber causado incapacidades al personal, lo que reporta el índice de ausentismo en 0.

Gran cantidad de empleados llevan menos de 5 años con la compañía, lo que puede ser un tanto perjudicial debido al nivel de rotación externa de la empresa, se puede concluir que hay un mayor grado de insatisfacción laboral.

De acuerdo al margen de ventas de la compañía, se invierte muy poco en capacitación para el recurso humano, lo que puede traer perjuicios en cuanto a la capacidad de los empleados para ejercer un cargo.

Presenta un alto índice en cuanto a la capacidad de selección del personal, lo que lleva a generar una buena imagen ante los demás aspirantes a las diferentes vacantes.

La empresa aplica las respectivas sanciones al personal cuando para fijar un margen de sanciones a los demás empleados.