AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCESOS DE DETERMINACION ...
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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCESOS DE DETERMINACION, RESOLUCIONES Y RECURSOS DE REVISION DE LA DIRECCION DE RESPONSABILIDADES DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010. DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Quito - Ecuador
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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCESOS DE DETERMINACION, RESOLUCIONES Y RECURSOS DE REVISION DE LA DIRECCION DE RESPONSABILIDADES DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO.
Período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010.
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Quito - Ecuador
Manejo de expedientes tramitados en la Dirección de Responsabilidades -|Q-11
Foliación y archivo expedientes 1 -|
Organización de la Dirección de Responsabilidades 11Archivo y recepción de los documentos 12
Falta de datos en los sellos de recepción de documentos 1 2
CAPITULO IV
RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE
Componente responsabilidades
Cumplimiento de los procesos de la Dirección de Responsabilidades 14-15
Expedientes de informes pendientes de estudio en proceso de caducidad 16
Análisis de expedientes para determinación de responsabilidades 16-18
Oficios resumen y memorandos sin legalizar (Proyectos) 18
Proceso de determinación de las responsabilidades y resoluciones emitidas 18-19
Comunicaciones de glosa 20
Componente Resoluciones
Notificación de glosas y resoluciones21-22
Componente recurso de revisión
Resolución y Pronunciamiento del Recurso de Revisión 22-23
2
V-
Ref. Inf. Aproba____
Quito,
Señor DoctorCarlos Pólit FaggioniCONTRALOR GENERAL DEL ESTADOPresente
De mi consideración
Hemos efectuado la auditoría de gestión a los procesos de determinación, resoluciones y recursos de revisión de la Dirección de Responsabilidades por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010.
La auditoría de gestión se efectúo de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Se analizaron los componentes de las unidades de: Determinación de responsabilidades, Resoluciones y Recursos de Revisión.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,\D
DriTVíííiam Carrillo AbrilDIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA, encargado.
CAPÍTULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
Motivo de la auditoría
La auditoría de gestión a los procesos de determinación, resoluciones y recursos
de revisión de la Dirección de Responsabilidades, se realizó con cargo al Plan
Operativo de Control del año 2011 y en cumplimiento a la orden de trabajo 4940
DAI de 31 de marzo de 2011.
Objetivos de la auditoría
• Examinar y evaluar el control interno, la gestión y el desempeño
aplicados en los procesos administrativos y de control, respecto de la
determinación de responsabilidades y la formulación de resoluciones y
recursos de revisión.
• Determinar si la gestión de los procesos, se realizó de conformidad a los
principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia.
• Evaluar los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo
con los indicadores institucionales y de desempeño.
Alcance de la auditoría
La auditoría de gestión comprenderá las actividades realizadas dentro de los
procesos de determinación, resoluciones y recursos de revisión de la Dirección
de Responsabilidades, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y
el 31 de diciembre de 2010.
Enfoque de la Auditoría
La Auditoría de Gestión se orientó a la evaluación de la eficiencia y eficacia en la
e las actividades y el logro de los objetivos y metas.
2
Componentes auditados
• Determinación de Responsabilidades.
• Resoluciones.
• Recursos de Revisión.
indicadores utilizados
Los indicadores de procesos, destinados a medir en el cumplimiento de la misión
y objetivos de la Dirección de Responsabilidades y su función operativa, con los
cuales se midió y estableció las etapas de los procesos administrativos donde se
indica la celeridad del ciclo administrativo y agilidad en la determinación de las
responsabilidades son:
Grado de cumplimiento de los procesos
Expedientes entregados
PROMEDIO TOTAL 100% DE EXPED. ENTREG. PARA ANALISIS
PROMEDIO DEL 50% DE EXPED. ENTREGADOS PARA ANALISIS
El indicador de productividad que se refiere a la relación de entradas y salidas de
expedientes a ser analizados.
Expedientes analizados
PROMEDIO TOTAL 100% DE EXPED. ANALIZADOS
PROMEDIO DEL 50% DE EXPED. ANALIZADOS
Este indicador nos revela el nivel de cumplimiento d© tiempos en el estudio y
predeterminación de responsabilidades por informe.
Notificación de glosas y resoluciones
Notificaciones = Promedio total de notific. de la muestra
Promedio del 75% de la muestra
El producto resultante representa el tiempo de retraso para notificar, calculado
sobre el 75% de la muestra de expedientes que fueron notificados.
3
CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Misión
Estudiar y analizar, de manera objetiva e ¡mparcial, los informes de auditoría
realizados a través de los sistemas de control interno y externo, para determinar,
en el marco del respeto a los derechos y garantías constitucionales, la
imposición de responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal y resolver las impugnaciones y recursos.
Constituirse en el referente institucional de la justa aplicación del derecho
Estructura orgánica
El artículo 4 del Reglamento Orgánico Funcional Sustitutivo de la Contraloría
General del Estado, publicado en Registro Oficial 215 de 20 de noviembre de 2007,
señala que la Contraloría General del Estado está integrada por los siguientes
niveles administrativos:
• Alta Dirección;
• Asesoría, y Coordinación General;
• Auxiliar o de Apoyo; y,
• Lineal u Operativo.
A la Dirección de Responsabilidades el artículo 8) del Reglamento en mención, le
corresponde el nivel auxiliar o de apoyo.
Garantizar el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y calidad, en la
e: ............ us resoluciones a través del funcionamiento óptimo del sistema
Visión
Objetivo
4
de archivo y una efectiva fundamentación de los expedientes e
responsabilidades.
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Fortalezas
La Dirección de Responsabilidades es la unidad encargada de la
determinación, notificación y emisión de resoluciones sobre las
responsabilidades generadas por las unidades de auditoría
- Sistema informático SIRES, instalado para el registro y control de los
expedientes DIRES, lo que genera información rápida y veraz de los
procesos que maneja la Dirección de Responsabilidades, lo que constituye
en insumos para la toma de decisiones
- Sitio Web que le permite funcionar de manera desconcentrada con la
Dirección de Tecnología y acceder a la información a las Direcciones que lo
requieran.
Normas internas
Oportunidades
- Vigencia de entornos favorables a objetivos de fortalecimiento del Talento
humano
- Permanencia de políticas institucionales encaminadas a mejorar los procesos
administrativos
Debilidades
- Debilidad de normas, políticas internas y procedimientos internos que
regulen los procesos, administrativos de los diferentes departamentos, lo
que no permite una administración eficiente y efectiva de los procesos.
- Insuficiente comunicación fluida entre los niveles de funcionamiento de los
diferente^ departamentos de la DIRES
5
- Demora en los procesos administrativos de distribución de expedientes para
la determinación de las responsabilidades
Deterioro de las instalaciones de la Dirección de Responsabilidades
- Inestabilidad administrativa, que impide la consolidación en torno a los
objetivos de la DIRES
- Flujo excesivo de expedientes, lo que retrasa la asignación y el oportuno
estudio de los mismos.
- Falta de personal, existen 26 vacantes
La falta de disposiciones y normas que estandaricen los procesos para la
determinación de las responsabilidades, ha ocasionado su caducidad y
prescripción, lo que repercute en el cumplimiento del mandato constitucional del
año 2008.
Acción tomada por la entidad
Ante los hechos mencionados, el Contralor General del Estado, mediante
Acuerdo 013-CG-2011 de 7 de junio de 2011, art. 18, delegó la
predeterminación de las responsabilidades administrativas, civiles culposas y su
notificación, a la unidad que ejecutó la labor de control.
Base legal
En 1977 se expidió la ley Orgánica de Administración Financiera y Control
(LOAFYC) publicada en el Registro Oficial -337, de 16 de mayo de ese año, con la
cual se sustituyó a la Ley Orgánica de Hacienda Codificada.
El 12 de junio de 2002, en el Registro Oficial 595, se expidió la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, en la que se establece que bajo la dirección de
este organismo, se encuentra el sistema de control, fiscalización y auditoría del
Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y
evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del
- * ■ 1 utilización de recursos, administración y custodia de los bienes.
Amenaza
6
La gestión administrativa se rige por las normas que posibilitan cumplir la misión
de la Dirección de Responsabilidades, como las siguientes:
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento de
aplicación.
- Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento de aplicación.
Reglamento Orgánico Funcional Sustitutivo de la Contraloría General del
Estado.
- Reglamento Sustitutivo de responsabilidades y Reformas emitido por la
Contraloría General del Estado.
Monto de recursos examinados
En el período bajo examen, se emitieron 1372 glosas en el año 2009, por
95.175.442USD; en el año 2010 se emitieron 1256 glosas por 110.498.711 USD;
con relación a las resoluciones de glosa confirmadas se emitieron 748 por
74.773 558USD y resoluciones de glosas desvanecidas se emitieron 488 por
97.049 994USD.
s relacionados (Anexo 1)
7
CAPÍTULO III
RESULTADOS GENERALES
Seguimiento de recomendaciones
El 20 de julio del 2009, se aprobó el informe de auditoría número 001-DAI-2009,
emitido por la Dirección de Auditoría Interna.
Con memorando 0001830 de 4 agosto de 2010 y en respuesta al memorando
294-DAI de 10 de junio de 2010, con el cual la Dirección de Auditoría Interna
solicitó información en cumplimiento al artículo 92 de la LOCGE, la Directora de
Responsabilidades, encargada, informó que se ha dado cumplimiento a las
recomendaciones emitidas por la unidad de Auditoría Interna; posteriormente
con oficios 08 y 09-DAI-FR-DIRES de 22 de julio y 24 de agosto de 2011,
respectivamente, se dio a conocer sobre el incumplimiento de las
recomendaciones, respecto de lo cual, con memorandos 1838, 2383 y oficio s/n,
de 22 de julio, 24 de agosto y 29 de septiembre de 2011, en su orden, la
Directora de Responsabilidades, presentó documentos con los que argumenta el
cumplimiento de las recomendaciones, obteniéndose como resultado que de 13
recomendaciones, se han cumplido 7, lo que representa el 63%; y, el 37%
restante registra un cumplimiento parcial, tal como se detalla en Anexo 2.
Conclusión
La evaluación de las recomendaciones relacionadas con los objetivos de la
presente auditoría, refleja el cumplimiento parcial y en proceso de 6, su
aplicación permitirá visualizar un efecto directo en el fortalecimiento de los
mecanismos internos de control, de la unidad.
Recomendación
A la Directora de Responsabilidades
1. Establecerá por escrito y difundirá políticas, líneas de conducta y control,
donde consten indicadores, que permitan, no solo el cumplimiento de las
8
recomendaciones de informes anteriores, sino que además posibilite
medir, evaluar, comparar y efectuar el seguimiento de las mismas, con lo
que se conseguirá alcanzar los objetivos de la institución.
Organización de la Dirección de Responsabilidades
En el análisis de la presente acción de control, el proceso de determinación que
administró la Dirección de Responsabilidades, presentó dificultades en su
organización, de la misma manera el limitado manejo de estrategias de
comunicación y de herramientas tecnológicas, frente a la cobertura y la magnitud
de las operaciones, lo que ha incidido en la debilidad de la gestión para el
establecimiento oportuno de los objetivos y metas planteados.
Los hechos anteriormente descritos no han observado las Normas de Control
Interno 100-02, Objetivos del Control Interno; 100-03, Responsables del control
interno; 200-02, Administración Estratégica; 500-01 Controles Sobre Sistemas
de Información; 500-02 Canales de Comunicación abiertos; 600-01,
Seguimiento Continuo o en Operación; 600-02, Evaluaciones Periódicas.
Políticas permiten medir y evaluar la gestión administrativa.
El Plan Estratégico de la Contraloría General del Estado, cuenta con el marco
lógico para cada Unidad Administrativa, en los cuales se ha previsto diseñar
indicadores específicos para evaluar sus propias metas de productividad y
gestión; sin embargo, estos sólo se han enunciado y no ha sido política de la
Dirección de Responsabilidades la aplicación y utilización de criterios que
permitan medir, evaluar y comparar sistemáticamente la información asociada a
la cantidad, calidad, tiempo de los procesos medulares, consecuentemente no
existen métodos de evaluación y medición de la gestión y de los procesos
referidos, sobre la base de indicadores de eficiencia, eficacia y economía.
información que consta en el Sistema de Responsabilidades (SIRES)
El sistema de control de responsabilidades (SIRES) que maneja el proceso
administratiyo y técnico de los expedientes relacionados con los informes de las
actividades ejecutadas por las unidades de control, es de aplicación obligatoria, el
cual dispone de reportes con datos que permiten conocer el estado de ejecución
de los procesos desde el momento del ingreso de los informes de auditoría a
Secretaría de Responsabilidades, hasta la conclusión de su trámite, sin embargo
los datos que requiere el sistema no son ingresados oportunamente por los
usuarios, lo que incide en la calidad de la información que se requiere para la toma
de decisiones y el análisis respectivo, es así que:
- De 1022 expedientes escogidos como muestra, 331 que representa el
34%, no se ingresó la fecha con la cual se remitió el expediente al
Departamento de Determinación de Responsabilidades.
- Existen 808 expedientes que representan el 84% de la muestra, que no
tienen la fecha de recepción del analista a cargo del estudio.
No se registró la conclusión del estudio en 906 expedientes, que
representa el 88% de la muestra determinada.
- A pesar de existir el campo “nombre del funcionario responsable del
estudio”, en 868 expedientes, no fue utilizado y representa el 85% de la
muestra.
De los hechos mencionados anteriormente, se observa que la información, no
permite el control del trámite que sigue un expediente, además imposibilita
mantener información completa que garantice la confiabilidad, oportunidad e
integridad de la información; ocasionado por la falta de seguimiento y monitoreo
de los responsables de la supervisión, no se consideró las NCI 100-01, Control
Interno; NC1100-02, Objetivos del Control Interno; NCI 100-03 Responsables del
Control Interno.
Manejo de expedientes tramitados en la Dirección de Responsabilidades
En el levantamiento de la información preliminar, se evidenció que no se ha
elaborado un manual, para el manejo de los expedientes que se generan en la
unidad; lo que dificulta mantener un archivo apropiado de los documentos de
respaldo que se tramitan en la Dirección de Responsabilidades o fuera de ella,
tal es el caso del expediente del informe DIAPA-0020-2009, en el que se
evidenció: repetición de la numeración, hojas que no se encuentran foliadas,
hojas impresas en material reciclable y que pertenecen a otros procesos, falta de
evidencia de las notificaciones.
Foliación y archivo de expedientes
En la información solicitada, en el contenido de los expedientes se determinó lo
siguiente:
- Se encuentran con doble numeración o no la tienen.
- Existen hojas en blanco como parte de los expedientes, que se
encuentran foliadas sin que se encuentre inserto el sello que especifique
que es un espacio en blanco.
- Contienen borradores de resoluciones en hojas reciclables.
No se encuentran archivados en orden numérico o cronológico.
El foliado contienen tachones.
En el expediente GLOSA 1356-70 y el Memorando de Antecedentes, donde se
observó: doble foliación realizada a mano (expediente glosa); deficiencias en la
secuencia numérica entre las hojas foliadas con la numeración 1684 y 1803;
tampoco se encontró en todo el expediente la hoja número 476; de igual manera,
se verificó un comunicado dirigido al Contralor General del Estado, con fecha 31
de marzo de 2010, que se refiere a la existencia de un oficio No. 39823 DICOP,
que no fue localizado en el expediente.
No se consideró los principios de eficiencia, eficacia y calidad contemplados en
las NCI-100-02, Objetivos del Control Interno yNCI-500-01, Controles sobre
sistemas de información, debido a la falta de disposiciones y normas que
establezcan los mecanismos y formalidades para el manejo, archivo y foliación
11
Archivo y recepción de los documentos
La entrega de los documentos relacionados con los procesos que examinan los
analistas y determinadores, no se realiza incluyendo la fe de presentación por
parte de quien entrega la información, en la cual se especifiquen o describan los
documentos que se entregan, además no se sienta razón de la recepción, tanto
por la secretaria de la unidad, como del analista o determinador que recibe los
expedientes, la cual debe contener entre otro datos, la fecha y detalle de la
documentación.
Falta de datos en los sellos de recepción de documentos
En el expediente DIRES-1003-2006, en la foja 370, consta un documento
remitido, vía fax a la Contraloría General del Estado, recibido el 15 de febrero de
2008, el mismo que en su sello de recepción, no registra la “hora”, la persona a
quien fue asignado el trámite y el responsable del mismo, lo que no permite un
manejo apropiado de los documentos, no se consideró la NCI 500-01, Controles
Sobre Sistemas de Información.
Lo descrito se originó por la falta de supervisión en los procesos de
documentación y archivo, ya que se observa que los sellos de recepción de
documentos no son llenados en debida forma; lo que produce que no se pueda
determinar la responsabilidad del funcionario que estaba obligado a receptar la
documentación.
Conclusiones
Las deficiencias en la foliación y manejo de expedientes, es producto de
la ausencia de un manual que establezca los mecanismos y formalidades
para el manejo, archivo y foliación de los expedientes, lo que no permite
orientar la gestión en la administración de los expedientes.
No existen políticas que permitan medir y evaluar la gestión
administrativa.
12
- La falta de registro de algunos datos que prevé el sistema “control de los
procesos (SIRES)", generó que no se cuente con información confiable y
completa que permita realizar el seguimiento oportuno de ios procesos
ejecutados en la Dirección de Responsabilidades para la toma de
decisiones.
Recomendaciones
A la Directora de Responsabilidades
2. Dispondrá la aplicación de procedimientos de control por parte de los
funcionarios responsables de secretaría, a fin de que al momento de
receptar la documentación verifiquen que los sellos que se imponen
como fe de presentación, cumplan con todos los requerimientos, lo que
permitirá obtener mayor control sobre la permanencia y ubicación de los
documentos.
3. Solicitará a la máxima autoridad, promover a través de la Dirección de
Investigación Técnica y Normativa, la elaboración de un manual de
clasificación y conservación centralizada de documentos, que oriente al
servidor y servidora el manejo de los expedientes de manera óptima
dentro de los procesos de archivo y foliado.
4. En coordinación con los administradores de gestión, establecerá los
controles de entrada y salida de datos, con el propósito de preservar la
integridad de la información procesada por la Secretaría de
Responsabilidades y definirá a los usuarios responsables del manejo de
la información.
5. Solicitará a la Dirección de Planificación que participa en la elaboración
de los planes operativos y planificación estratégica, establezca para la
Dirección de Responsabilidades, las políticas que permitan medir,
evaluar y comparar, entre otros, la gestión realizada por la unidad y el
desempeño del personal; y, efectuará actividades de monitoreo y/o
supervisión para evaluar la calidad de su funcionamiento, para realizar
los ajustes pertinentes cuando las circunstancias así lo requieran.
r13
CAPITULO IV
RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE
COMPONENTE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES.
Cumplimiento de los procesos de la Dirección de Responsabilidades
Para efectos del examen, con corte al 31 de diciembre de 2010, se consideró
una muestra 1000 expedientes, de los cuales 331, fueron archivados por no
contener responsabilidades.
En los registros que contiene el Sistema de Responsabilidades (SIRES), constan
668 expedientes enviados al Departamento de Determinación, que son
archivados en espera de ser distribuidos entre los servidores encargados de su
estudio; se observa además que 90 expedientes, se entregaron a 27 servidores
para su estudio, lo que significa que 578 expedientes permanecieron en espera
de análisis; el tiempo promedio en este proceso fue de 162 días laborables,
comparado entre la fecha de ingreso al archivo del Departamento de
Determinación y la fecha de entrega al analista.
Para establecer el grado de productividad que se refiere a la relación de
entradas y salidas de expedientes a ser analizados, se consideró la relación que
existe entre los estándares y los resultados logrados, los cuales nos indican que
la demora en la distribución de expedientes es de 2,34 veces más que el
promedio.
Al 31 de diciembre de 2010, de los 90 expedientes que se distribuyeron para el
respectivo estudio, 71 fueron concluidos, con un promedio de estudio de 84 días
laborables.
Para determinar los rendimientos originados por la variación de los factores que
intervienen en el proceso de predeterminación de las responsabilidades, se
estableció que existe un promedio de estudio de expedientes de 32 días
laborables por expediente, al aplicar el indicador, el índice cuantitativo, es decir
la relación que existe entre los estándares y los resultados logrados, nos revelaO />7deic¿r c //
el nivel de cumplimiento de tiempos en el estudio y predeterminación de
responsabilidades por informe, que es de 2, 62 veces más que el promedio.
Si comparamos el total de expedientes de la muestra que ingresaron al archivo
del Dirección de Responsabilidades, con los expedientes analizados y que se
determinaron responsabilidades, cada analista, analizó en promedio 4
expedientes por año, considerando los tiempos establecidos por los analistas en
el trámite respectivo, que al ser comparado con el número de analistas que
aparecen en la muestra, vemos que se tramitaron el 10% de los expedientes.,
Al igual que en el proceso de la predeterminación, la emisión de la resolución
que confirma o desvanece las responsabilidades, tarda en promedio 393 días
laborables, cuando éste no debería sobrepasar los 240 días, según los tiempos
establecidos por la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en el
artículo 56 y los artículos 26 y 30 del Reglamento de Responsabilidades.
Al contrario de los casos anteriores, los tiempos utilizados para la calificación del
recurso de revisión y la respectiva resolución motivada de la muestra escogida,
guarda consistencia con los artículos 61 de la Ley orgánica de la Contraloría
General del Estado y 38 del Reglamento de Responsabilidades, donde están
establecidos los tiempos para el respectivo trámite.
Respecto de estas novedades, podemos anotar entre otros, los expedientes
DIRES- 0104-2005, DIRES-0921-2005, DIRES-0012-2005, y DIRES-1003-2006.
Los hechos comentados son ocasionados por la carga de expedientes que
deben ser tramitados y por todas las acciones que son interpuestas por los
responsables en caso de que amerite; no se consideró lo dispuesto en las NCI
100-02, Objetivos del Control Interno; NCI 401-03, Supervisión; NCI 600-01,
Seguimiento Continuo o en Operación y NCI 600-02, Evaluaciones Periódicas,
que constan en el Acuerdo 039 CG, publicado en Registros oficíales 78 y
Suplemento 87 de 1 y 14 de diciembre de 2009.Q Ü//V c S
15
Expedientes de informes pendientes de estudio en proceso de caducidad
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71, de la Ley Orgánica de la
Contraloría, vigente hasta el 11 de agosto de 2009, la facultad de la Contraloría
para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, caduca
en 5 años, contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas
actividades, hasta la fecha de la notificación de la predeterminación.
Según la información que consta en el sistema informático de Responsabilidades
(SIRES), al 31 de diciembre de 2010, fecha de corte para el examen, existen
1090 expedientes, con responsabilidades civiles sugeridas en los informes de
auditoría, que se mantienen en el archivo del Departamento de Determinación y
que no han sido analizados, debido a la significativa cantidad de informes que
ingresan a la Dirección de Responsabilidades y a la falta de personal para la
determinación de las responsabilidades.
Situación que dio lugar al incumplimiento de las NCI 100-02, Objetivos del
Control Interno; NCI 401-03, Supervisión; NCI 600-01, Seguimiento Continuo o
en Operación y NCI 600-02, Evaluaciones Periódicas, que constan en el Acuerdo
039 CG, publicado en Registros oficiales 78 y Suplemento 87 de 1 y 14 de
diciembre de 2009.
Análisis de expedientes para determinación de responsabilidades
En el proceso de predeterminación, que conlleva un promedio de dos años para
determinar una responsabilidad, contado desde el día en que se expide la orden
de trabajo, para efectuar la auditoría, hasta que se notifica la responsabilidad a
los administrados; existen algunas glosas caducadas al ingreso a la Dirección de
Responsabilidades y otro tanto caducó en el transcurso del procedimiento de
determinación, lo que no permitió que las responsabilidades determinadas sean
notificadas dentro del plazo legal establecido para el efecto, tal es el caso del
expediente DIRES-1003-2006 y expediente de glosa 0632-70:J?f z f v
16
El informe de auditoría que cubre el período entre 1 de julio de 2002 al 31 de
diciembre de 2004, fue aprobado el 22 de Junio de 2006, e ingresó a la
Dirección de Responsabilidades, el 11 de Octubre de 2006.
En el análisis de los períodos, se observó que el referido informe aprobado el 22
de Junio de 2006, ingresó a la Dirección de Responsabilidades con 9 meses de
anticipación para que las responsabilidades sean notificadas, antes de que
opere la caducidad, sin embargo, no se evidenció que operativamente, se hayan
realizado gestiones que prioricen el análisis del expediente.
Del expediente antes referido, se observa que dentro de la fase para contestar y
aportar pruebas por parte de los funcionarios a los cuales se les emitió las
glosas, la fecha máxima para interponer pruebas era el 17 de mayo de 2008 y,
por ende, la Resolución debía emitirse hasta el 14 de septiembre de 2008, no
obstante se la emitió con fecha 21 de agosto de 2009. El artículo 56 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, en la parte pertinente, dispone
que la resolución respecto de la determinación de responsabilidad civil culposa
se expedirá dentro del plazo de ciento ochenta días, contado desde el día hábil
siguiente al de la notificación de la predeterminación.
A fojas 10.223-10.225, existe un borrador de la providencia en el cual se
concede el “Recurso de Revisión”, haciéndose dentro de ésta, un recuento de la
fecha de notificación de la Resolución y de la fecha en la cual se interpuso el
Recurso de Revisión por parte de los recurrentes, sin embargo, el borrador de
ésta providencia no contiene fecha ni firma de responsabilidad, lo cual inobserva
el artículo 2 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, vigente hasta el
5 de octubre de 2010 y el artículo 1 de la Ley Orgánica del Servicio Público,
(literal b); del artículo 72 del Reglamento Orgánico Funcional Sustitutivo de la
Contraloría General del Estado y la NCI 500-01, Controles Sobre Sistemas de
Información.
En el expediente DIRES-0921-2005, se determina que con fecha 05 de junio de
2008, respecto de la Glosa 348, el interesado interpuso un recurso de revisión,
dentro de los sesenta días que le otorga el artículo 61 de la Ley Orgánica de la
Contraloría. El Recurso de Revisión, se concedió el 02 de junio de 2009 (foja 23)
17
es decir, se sobrepasó la fecha límite que se tenía por Ley para el
pronunciamiento de la Contraloría, sobre la procedencia o improcedencia del
recurso (05 de julio de 2008), por lo que no se observó el referido artículo que,
en su parte pertinente, dice:
.. En el plazo de treinta dias, contado a partir de la interposición del recurso, se analizará que los fundamentos expuestos por el peticionario guarden conformidad con las causales previstas en el artículo anterior. Si la prueba acompañada es pertinente y, fuere procedente el recurso, se dispondrá mediante providencia el otorgamiento del mismo; particular que será notificado al recurrente y, de haberlos, a los demás sujetos comprendidos en la resolución original objeto de la revisión..."
Oficios resumen y memorandos sin legalizar (Proyectos)
Los proyectos de oficio de determinación de responsabilidades y memorandos
no contienen firmas de responsabilidad, ni el cargo de quien lo realiza y tampoco
el número de hojas que se adjunta, por ejemplo, el expediente DIRES 1029-
2009, que no contiene el documento original, ni el memorando al cual el
funcionario determinador adjunta el oficio producto del análisis. No se evidencia
la firma de responsabilidad del determinador, ni la fecha, lo cual impide identificar
el tiempo utilizado por el analista para determinar las responsabilidades.
Proceso de determinación de las responsabilidades y resoluciones
emitidas
El proceso de predeterminación de las responsabilidades del Expediente DIRES-
0528-2006, tardó aproximadamente un año cuatro meses en el trámite, esto es,
desde la fecha que ingresó a la unidad, hasta la fecha de entrega del trámite a la
Secretaría de Responsabilidades, de los cuales 163 días laborables permaneció
en el archivo del Departamento de Determinación y 147 días laborables en
manos de los analistas, lo que, generó la pérdida de la facultad que tiene la
Contraloría para pronunciarse respecto del tema, como establece el artículo 71
de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, además que no
consideró la NCI-100-02, Objetivos del Control Interno.
De la información registrada en el Sistema de Responsabilidades SIRES, el
informe 008-06-DR7, se aprobó el 6 de junio de 2006; se envió a la Dirección deo'V ¿ <?> oo/fo qO
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Responsabilidades el 11 de julio de 2006, generándose el Expediente DIRES-
0987-2006; desde la fecha de aprobación del informe, 2006-06-06, hasta la
fecha de notificación de las glosas, 2008-11-14, pasaron 638 días laborables
aproximadamente, de los cuales 506 días laborables permaneció en el
Departamento de Determinación de Responsabilidades, lo que significa el 79%
del tiempo utilizado para este expediente.
Es importante mencionar que respecto de la resolución 2744 de 26 de agosto de
2011, a excepción de la comunicación sin número de 16 de septiembre de 2008,
dirigida a la Directora de Responsabilidades, encargada, por parte de la analista
asignada, en la cual informa sobre las responsabilidades administrativas, no se
encontró documento alguno que justifique la demora en la predeterminación de
las responsabilidades, no consideró la NCI-100-02, Objetivos del Control Interno.
Adicionalmente a los expedientes mencionados (anexo 3), adjunto al informe
constan 6 expedientes que de igual forma fueron analizados, los cuales
demuestran los tiempos ocupados para establecer las responsabilidades, en los
que, por caducidad, la Contraloría General del Estado perdió la facultad para
pronunciarse.
Comunicación de glosa
Del análisis realizado a los oficios contentivos de las glosas 5720, en calidad de
responsable principal y 5721 en calidad de responsable solidario, se desprende
que los mismos, no cuentan con la enunciación de las normas o principios
jurídicos en que se sustenta la responsabilidad, de conformidad con el artículo
25, letra (d), del reglamento sustitutivo de Responsabilidades, que indica:
"... Descripción pormenorizada de los hechos que originan la responsabilidad civil culposa, con la cuantificación del perjuicio económico causado y su demostración, y la relación de cómo o por qué tales hechos son imputables, por acción u omisión, a los sujetos de la responsabilidad, con la enunciación de las normas o principios jurídicos en que se sustentan, y la explicación de la pertinencia de su aplicación a tales hechos..."
Al respecto, con oficio 008-DAI-FR-DIRES-2011 de 22 de julio de 2011, se
comunicó los resaltados provisionales.
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Con memorando 2338 DIRESJSR de 24 de agosto 2011, la Directora de
Responsabilidad, expone varias consideraciones, las mismas que fueron
tomadas en cuenta por el equipo de auditoría
Conclusiones:
El grado de cumplimiento de los procesos, respecto de la determinación
de las responsabilidades administrativas y civiles, supera la relación que
existe entre los estándares y los resultados logrados.
La falta de seguimiento de los procesos pendientes, el tiempo excesivo
destinado para la predeterminación de las responsabilidades civiles
culposas y el reducido personal, originó que existan expedientes que
hasta la fecha de ejecución del presente examen, no fueron estudiados
para determinar las responsabilidades civiles correspondientes.
- Del total de expedientes de la muestra que ingresaron al archivo del
Departamento de Responsabilidades, comparados con los expedientes
analizados y de los que se determinó responsabilidades, representan el
10% de los expedientes tramitados.
- No existe un plazo específico para el análisis de los expedientes dentro
de la normativa actual; esto conlleva a que no lleve un control adecuado
de los plazos en que un determinador desarrolle su trabajo, circunstancia
que afectó la determinación de las responsabilidades oportunamente.
La falta de control en la recepción de los documentos, no permite
individualizar al responsable de ejecutar el análisis de la determinación
de las responsabilidades.
Recomendación
A la Directora de Responsabilidades
6. Dispondrá a los Administradores de Gestión responsables de los
procesos de ingreso de expedientes, emisión de resoluciones,
ciones, y, que periódicamente evalúen el proceso del control
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interno aplicado y comuniquen los resultados, con los correctivos
necesarios de las áreas que requieran fortalecimiento, lo que permitirá
agilidad y oportunidad en la información
COMPONENTE RESOLUCIONES.
Notificación de glosas y resoluciones
Para el análisis de las notificaciones, se tomó una muestra de 31 expedientes en
los cuales se estableció que el tiempo promedio que tarda una glosa en ser
notificada, comparando entre la fecha de culminación de la predeterminación de
la glosa y la fecha de su notificación, es de 125 días.
Como ejemplo de esto podemos ver en los expedientes DIRES-0104-2005, 230
días laborables; DIRES-0921-2005, 168 días laborables y DIRES-0157-2009,
142 días laborables que tardaron en ser notificadas, lo que significa que la
notificación se retrasó dos y media veces más tiempo que el promedio calculado
sobre el 75% de la muestra de expedientes que fueron notificados, que es de 48
días laborables:
El hecho comentado se originó por la falta de control de los procesos que
requiere la determinación de las responsabilidades y la cantidad de expedientes
que se tramitan, no se consideró las NCI 100-02, Objetivos del Control Interno;
NCI 401-03, Supervisión; NCI 600-01, Seguimiento Continuo o en Operación y
NCI 600-02, Evaluaciones Periódicas.
Conclusiones
- El tiempo utilizado para las notificaciones, cuyo promedio es de 125 días
laborables, ha ocasionado que un elevado número de trámites demoren
dos y media veces más tiempo que el promedio calculado, por lo que no
cumple con los principios fundamentales de eficiencia, eficacia, economía
y responsabilidad,//¿r?vy m?
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- Los plazos para notificar las glosas, actualmente no se han normado, lo
cual impide el cabal cumplimiento de principios de la administración
pública como la eficiencia y la responsabilidad.
Recomendación
A la Directora de Responsabilidades
7. Dispondrá a los Administradores de Gestión que soliciten
permanentemente a los servidores encargados de la notificación de las
resoluciones confirmatorias de glosas, presenten informes de avance de
las mismas, que conlleven a la eficiencia y eficacia en todas las etapas
procedimentales de la Dirección de Responsabilidades, lo que permitirá
que se regulen y se ejecuten en plazos razonables determinados
procedimientos.
COMPONENTE RECURSOS DE REVISIÓN.
Resolución y Pronunciamiento del Recurso de Revisión.
Expediente DIRES-0012-2009
La resolución que consta en el expediente GLOSA 1356-70, que confirma las
responsabilidades se elaboró el 28 de enero de 2010; si comparamos con la
fecha de la última notificación realizada a las glosas 5720, 5721, notificadas el
23 de marzo de 2009, el plazo estipulado en los artículos 30 del Reglamento
Sustitutivo de Responsabilidades y 56 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, no se cumplió, circunstancia originada por el tiempo de
demora en que los servidores encargados del estudio demoraron para resolver;
no se consideró la NC1-100-02, Objetivos del Control Interno.
El Recurso de Revisión de las glosas 5720, 5721, fue interpuesto por los
administrados el 29 de marzo de 2010, el recurso fue concedido el 27 de julio de
2010, es decir 85 días más tarde, pronunciamiento que debió ser realizado en el
plazo de 30 días contado a partir de la interposición del recurso, esto es, hasta el
o año, se incumplió lo establecido en los artículos 61 de la
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Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 37 del Reglamento
Sustitutivo de Responsabilidades.£
Conclusión
Existen recursos de Revisión que fueron concedidos, sin observar los plazos
establecidos, situación que afecta la consecución de los objetivos y metas y la
aplicación de los principios de eficiencia, eficacia y calidad.
Recomendación
A la Directora de Responsabilidades
8, Velará conjuntamente con el administrador de Gestión de resoluciones de
responsabilidad civil, en el caso de conceder el recurso de revisión se
notifique oportunamente con la providencia del otorgamiento del mismo,
particular que se realizará en los plazos legales pertinentes.
Atentamente,
RECTOR DE AUDITORÍA INTERNA ENCARGADO.
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