Cmo superar una migracin ERP

DISTRITO KSoftware ERP y programas de gestin y facturacin multisectoriales

Hace aos su empresa apost por un software de gestin que hoy se ha quedado obsoleto? No est contento con su servicio tcnico y busca una opcin mejor en el mercado que no le deje solo cuando surjan complicaciones? Ha comenzado su aventura con un ERP OpenSource esttico y no costumizable y ahora que su empresa ha crecido y evolucionado necesita integrar otra herramienta ms competente, adaptable y dinmica?

Este tipo de situaciones se dan muy a menudo y lo complejo de una nueva implementacin puede hacer de estas transiciones una seria complicacin.

En Distrito K estamos habituados a asistir y ayudar a muchas empresas en este cometido, por lo que nos ha parecido interesante mostrar cmo una implementacin puede realizarse de la manera menos incmoda posible.

Objetivos realistas, funcionalidades necesariasUna primera fase en el proceso de implementacin se debe basar en construir un informe preciso de la actividad y del rol que el nuevo ERP debe ocupar dentro de esta. Se deben establecer una serie de objetivos fundamentales bsicos. No hay nada ms frustrante que disponer de un nmero elevado de funcionalidades que no necesitamos y que no cumplen una tarea central en los procesos de la empresa.

Una tarea bsica para un ERP es ayudar a visibilizar datos tiles de manera que tengamos acceso claro al funcionamiento diario de nuestra empresa, lo que nos da la oportunidad de analizar qu procesos son o no rentables o qu procesos son o no mejorables. Debemos entender cmo nuestro ERP se puede estructurar de manera que se centre en la recogida efectiva de este tipo de informacin relevante.

Sinceridad y potencialConviene hacer una reflexin clara y honesta de los puntos dbiles que se dan en nuestras operaciones. La idea es que el ERP a implementar ayude a sacar el mximo partido a partir de mejorar esos puntos dbiles. Se trata de una herramienta pensada para llevarnos al futuro, no un simple medio para automatizar procesos manuales.

Estamos hablando de explorar el potencial de una actividad a travs del uso de herramientas tecnolgicas, no se trata de convertir procesos caducos en procesos caducos integrados en nuevas tecnologas. De la misma manera, procesos que son la columna vertebral de nuestra empresa, que son nuestro elemento diferenciador, deben ser priorizados de manera que se mejore nuestra capacidad de destacar frente a competidores.

Seleccin y clasificacin de informacin Existe una oportunidad manifiesta de mejorar nuestra base de datos cuando abordamos un proceso de implementacin. No estamos obligados a simplemente trasladar toda la informacin acumulada de un programa a otro. Es conveniente decidir qu datos son realmente tiles y qu datos pueden ser dejados atrs ya que no nos servirn en el futuro. No tenemos necesidad de mantener nuestro sistema antiguo en un rincn de la oficina, solo tenemos que tomar decisiones sobre lo que vale la pena conservar y llevarlo a nuestra nueva herramienta.

Otra consideracin es la de valorar nuevas variables en la clasificacin de datos. Quiz nuestro sistema anterior no dispone de ciertas variables y caractersticas o quiz nos interese introducir nuevos campos.

Clasificar nuestros datos de manera ms completa nos ofrecer la oportunidad de disponer de informacin ms precisa y, por lo tanto, de tener una visin ms clara y detallada de todos nuestros procesos.

Datos como nuestra cartera de clientes, fichajes de personal, histricos, pueden ayudarnos a ver cmo se comportan nuestros procesos y poder realizar ajustes que los mejoren de cara al futuro. En muchos casos esta tarea se basa en redirigir nuestra informacin actual a un nuevo destino dentro de la estructura del nuevo ERP.

S resulta conveniente aprovechar jornadas de inactividad para agilizar el procesos de migracin de datos sin interferir o parar la actividad de la empresa. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del volumen de datos, se puede tratar de procesos que lleven un tiempo considerable completar.

Estructura de accesos y formaciones especficasPor razones de seguridad debemos contemplar la edificacin de un sistema de cdigos de acceso o perfiles de usuario. Solemos identificar con los clientes de Distrito K quines tendrn acceso al ERP con el fin, no solo de definir roles y perfiles de acceso, sino tambin para saber cmo orientarlos, segn su papel en la empresa hacia el uso correcto de la nueva herramienta. Nuestro servicio facilita la formacin a medida de los futuros usuarios de la aplicacin pero es el cliente el que debe ayudarnos a identificar cmo estructurar esos usuarios para que tengan acceso a funcionalidades especficas, y no cometan errores a la hora de introducir informacin fuera de su mbito de competencia. No es lo mismo el uso que har de un ERP un empleado en el departamento contable que un operario en planta o un miembro del equipo comercial. Se trata de una cuestin tanto de seguridad, como de eficiencia.

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