CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 45

NODO VELEZ, CARARE OPON

EMPRESAS PÚBLICAS DE CIMITARRA APC

INFORME DEFINITIVO APC CIMITARRA

( No. 000165 29 Septiembre 2014 )

RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO REPRESENTANTE LEGAL

2012 - 2015

VIGENCIA 2013

BUCARAMANGA, SEPTIEMBRE DE 2014




INFORME DEFINITIVO


NODO VELEZ CARARE OPON

EMPRESAS PÚBLICAS DE CIMITARRA APC

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditora Fiscal

EQUIPO AUDITOR

EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERA Contador Público

RODRIGO OSORIO TRUJILLO

Economista

ORIANA NICOLLE GUAMAN DUARTE

Abogada

MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR Coordinadora Auditoria




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4 1.1.1. Ejecución Contractual 4 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 21 1.1.3 Gestión Ambiental 22 1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 23 1.1.5 Control Fiscal Interno 25 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 26 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 26 1.2.1.1 Estados Contables 26 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 33 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 36 2 OTRAS ACTUACIONES 41 2.1 Seguimiento a controles de Advertencia 41 2.2 Atención a Quejas y Denuncias 41 3. CUADRO DE TIPIFICACION DEOBSERVACIONES 42 3.1 CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS Y COMUNICADAS 44 4. CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 44 5. PRONUNCIAMIENTO 45




INFORME DEFINITIVO


1. RESULTADOS DE AUDITORIA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Empresa Públicas de Cimitarra APC, vigencia 2013, bajo los siguientes parámetros:

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Empresas Públicas de Cimitarra APC, para la vigencia 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Interno

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION

Como resultado de la auditoría adelantada a las Empresas Públicas de Cimitarra APC, el concepto sobre el Control de Gestión se determina como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores:

1.1.1 Ejecución Contractual

Las Empresas Públicas de Cimitarra APC, en los artículos 18, 19 y 20 del Manual de Contratación, hacen referencia a las siguientes modalidades de selección y escogencia del contratista: Contratación Directa, Concurrencia de Oferentes y Licitación Pública, las cuales se aplican de acuerdo a las siguientes cuantías de la contratación: Contratación directa: los contratos indicados en el artículo 18 del manual interno de contratación (sin importar su cuantía) o todos aquellos contratos igual o inferior a 140 salarios mínimos legales mensuales vigentes; es decir; 82.500.000, para la vigencia 2013.




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Concurrencia de oferentes: De conformidad con el artículo 19 del manual interno de contratación opera para todos aquellos contratos superiores a 140 salarios mínimos legales mensuales vigentes; es decir; 82.500.000, para la vigencia 2013. Licitación Pública: Solo opera, de conformidad con el artículo 20 del manual interno de contratación, para aquellos contratos en donde se entreguen áreas de servicio exclusivo. El presupuesto destinado a la contratación para la vigencia 2013 de la APC de Cimitarra fue de :MIL SETECIENTOS CINCUENTA MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS SETENTA Y SIETE PESOS CON CUARENTA Y NUEVE CENTAVOS MCTE ($1.750.666.277,49) CUADRO CONSOLIDADO DE LA CONTRATACION REALIZADA POR LA APC DE CIMITARRA PARA LA VIGENCIA 2013. Se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación: En la vigencia 2.013 se celebraron 51 contratos por valor de $1.750.666.277,49 distribuidos así

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 9 $1.339.720.477,49

Prestación de Servicios 36 $ 242.988.000,00

Consultoría u Otros 6 $ 167.957.800,00

TOTAL $1.750.666.277,49

Fuente: Empresas Públicas de Cimitarra APC.

CUANTIAS CONTRATACIÓN VIGENCIA 2013 EMPRESAS PÚBLICAS DE CIMITARRA – ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

COOPERATIVA

SELECCIÓN CONTRATISTA VIGENCIA:

CUANTIAS PARA CONTRATAR

DESDE HASTA

Smlmv Pesos smlmv Pesos

Menor cuantía

Cero smlmv

0 140 smlmv

82.530.000

Mayor Cuantía

140,1 smlmv

82.530.001 En adelante

Mayores a 82.530.001

SELECCIÓN CONTRATISTA VIGENCIA:

CUANTIAS PARA CONTRATAR

DESDE HASTA

Smlmv Pesos smlmv Pesos

Menor cuantía

Cero smlmv

0 140 smlmv

82.530.000

Mayor Cuantía

140,1 smlmv

82.530.001 En adelante

Mayores a 82.530.001




INFORME DEFINITIVO


La Empresa pública de Cimitarra APC, hace parte de las organizaciones de economía solidaria sus actos en materia de contratación se rigen por lo previsto en el artículo 43 del decreto 1482 de 1989, en consonancia con lo dispuesto en el numeral 1.3.2.1 de la resolución 151 de 2001, expedida por la CRA y los artículos 30,32,y 39 de la ley 142 de 1994, de tal forma que el régimen aplicable a los actos y contratos de las Empresas Públicas de Cimitarra A.P.C, es de derecho privado; ahora bien, lo anterior no obsta para que la Contraloría General de Santander, efectúe revisión a la inversión de los dineros que administra atendiendo a la naturaleza pública de los mismos. Para el proceso auditor se verificó la correcta inversión de los dineros ingresados al Presupuesto General de Rentas y Gastos de la APC, de tal manera el grupo auditor de la Contraloría General de Santander seleccionó para el proceso auditor una muestra de cinco (05) contratos los cuales ascienden a la suma de $535.289.383 y equivalen al 30% del total de la contratación efectuada por la entidad y al 10% de la totalidad de los contratos. CUADRO DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA VIGENCIA 2013

(C) Número

Del Contrato

(C) Modalid

ad De Selecció

n

(C) Clase De Contrato

(C) Objeto Del Contrato

(D) Valor Inicial Del Contrato

(C) Nombre Completo

Del Contratista

(*)

(F) Fecha De

Suscripción Del

Contrato (Aaaa/mm

/dd)

(F) Fecha Inicio Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(F) Fecha Terminació

n Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

0-00034 Concurren

cia de oferentes

Contrato de Obra

Civil

Construcción muro de protección de la bocatoma - tubería de aducción e instalaciones eléctricas planta de tratamiento del acueducto del municipio de cimitarra - departamento de Santander.

$ 369.998.383

JOHANY ALBERTO RAMIREZ OTERO

5/27/2013 5/27/2013 9/27/2013

0-00024 Directa Contrato de Obra

Civil

Contrato De Prestación de servicios para la operación para la ejecución del proceso de compost orgánico en el relleno sanitario del Municipio de Cimitarra

$ 30,000,000

CORPORACIÓN

AMBIENTAL DEL CARARE

OPON

3/1/2013 3/1/2013 12/31/2013




INFORME DEFINITIVO


0-00037 Concurren

cia de oferentes

Contrato de Obra

Civil

Contrato para la campaña de sensibilización y educación de los usuarios del servicio de aseo del municipio de Cimitarra para fomentar la separación en la fuente y el reciclaje, así como la ejecución formal de la campaña de sensibilización en el casco urbano del municipio de Cimitarra y el corregimiento de Puerto Araujo.

$127,791,000 6/6/2013 6/6/2013 10/8/2013

0-00055 Directa Contrato de Obra

Contrato De Mantenimiento y Limpieza de ochenta (80) Sumideros de casco urbano del municipio de Cimitarra.

$ 6,000,000

CLAUDIA ROCIO CORZO LOZADA

10/9/2013 10/9/2013 10/17/2013

0-00016 Directa

Prestación de

Servicios Profesional

es

Contrato De Prestación de Servicios Profesionales de Asesoría y Asistencia Técnica.

$ 1,500,000

LEIDY YOHANA

ABRIL HERNANDEZ

2/11/2013 2/11/2013 2/25/2013

ANALISIS DE LA CONTRATACION VIGENCIA 2013

Una vez verificada la información de los contratos seleccionados en la muestra del SIA, se obtuvo los siguientes resultados:

1. Para la vigencia 2013, tuvo un total de 51 contratos, por un valor total de $1.750.666.277,49.

2. la APC. NO celebró ningún contrato bajo la modalidad de urgencia

manifiesta.

3. Las Empresas Pública de Cimitarra – Administración Pública Cooperativa, no presenta manual de supervisión e interventoría.

OBSERVACION No 1 Alcance Administrativo: La entidad no cuenta con un manual de supervisión e interventoría con el cual pueda delegar responsabilidad en funcionarios o contratistas que realicen tales actividades, lo anterior teniendo en cuenta el




INFORME DEFINITIVO


deber de control y seguimiento que debe efectuar la entidad a través de las personas designadas para ello, con relación a la ejecución de los contratos y convenios que suscriba. Por consiguiente se determina éste hecho como un hallazgo Administrativo que debe ser incluido como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO

CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO “Lo primero que hay que advertir, es que las Empresas Públicas de Cimitarra solo ejerce condiciones de SUPERVISIÓN y RESIDENCIA de la OBRAS que lleva a cabo las Empresas, toda vez que, las INTERVENTORIAS, siempre han sido EXTERNAS y a cargo de la entidad que suscribe de una parte, los convenios con las EE.PP. de Cimitarra - A.P.C. ;es decir; cuando se han suscrito convenios con el Municipio de Cimitarra, la interventoria ha sido ejercida por parte del Municipio, y así mismo cuando, se han suscrito convenios con el Departamento de Santander, la interventoria ha sido efecuada por parte del Departamento. Por consiguiente, las EE.PP de Cimitarra – A.P.C. con sus propios recursos económicos y logisticos, solo lleva a cabo la función de supervisión y residencia externa de obra, la cual se materializa con un ingeniero civil de planta. Ahora bien, precisado lo anterior, cabe indicar sobre este particular que, , respecto de la naturaleza jurídica de las empresas públicas de cimitarra – Administración – Pública Cooperativa, no es receptora de la obligación de constituir un manual de supervisión e interventoria, como si ocurre para el caso de entidades de derecho público. Y esto encuentra fundamento al tenor de lo previsto en los articulos 30 y ss de la ley 142 de 1994, así como en la naturaleza y régimen jurídico propio de las entidades del sector solidario al cual se encuentra adscrito las Empresas Públicas de Cimitarra - Administración Pública Cooperativa. Sin embargo, y sin perjuicio de lo indicado, las Empresas Públicas de Cimitarra – A.P.C. si cumple con el deber de vigilar las obras que le encargan en virtud de su objeto social, función que se lleva a cabo con los mas altos rigores técnicos y profesionales y sujetos a obligaciones contractuales, las cuales per se imponen un deber de obligatorio cumplimiento y atención. Es así que, para la vigencia 2013, (y tambien para 2014) las EE.PP. de Cimitarra – A.P.C. tienen al interior de su nomina (contrato laboral), un ingeniero civil, encargado de llevar a cabo las supervisiones de todas las obras a cargo o bajo la tutela de las Empresas Públicas de Cimitarra, cuyas obligaciones laborales consisten en:

DECIMA.- FUNCIONES Y LABORES: el EMPLEADO estará sometido a las funciones inherentes al cargo para la cual fue contratado, las cuales se señalan en reglamento interno de trabajo y el manual de funciones de las Empresas Públicas de Cimitarra – Administración Pública Cooperativa, igualmente, y dada la calidad de la labor desempeñada de forma personal por el EMPLEADO el EMPLEADOR podrá a su arbitrio asignar tareas u oficios adicionales, siempre y cuando se respete la dignidad del EMPLEADO y la jornada de trabajo pactada. Igualmente además de las funciones asignadas, el EMPLEADO tendrá especialmente las siguientes: 1) Verificar personal y periódicamente la ejecución idónea y oportuna de los contratos de obra civil en los que intervenga las EE.PP de Cimitarra A.P.C. como contratista. 2) Elaborar las actas que sean de su competencia, tales como reuniones y recibo de informes y entrega parciales de obra 3) Conceptuar por escrito sobre la viabilidad y necesidad de las adiciones y prórrogas de los contratos de obra en los que intervenga las EE.PP de Cimitarra A.P.C. como contratista. 4) Rendir informes sobre la ejecución y desarrollo de los contratos, por escrito al Gerente de las EE.PP. de Cimitarra A.P.C. 5) Avalar los pagos que se hagan a los contratistas por parte de las EE.PP. de Cimitarra A.P.C. para lo cual deberá verificar que los contratistas cumpla con sus obligaciones frente a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones y parafiscales de conformidad con la normatividad vigente, para dar cumplimiento al artículo 27 del Decreto 2170 del 2002. 6) Informar por escrito a las EE.PP. de Cimitarra A.P.C., las anomalías que se presenten durante la ejecución de los contratos de obra y proponer soluciones. 7) Presentar informe técnico dentro de los 15 días siguientes a la finalización de cada uno de los contratos a su cargo y vigilancia. 8) Efectuar todas las comunicaciones u órdenes por escrito. 9). Cualquier otra que sea necesaria para el buen desarrollo y ejecución del contrato. PARAGRAFO: El residente no podrá sin autorización escrita y previa del Gerente de las EE.PP. de Cimitarra A.P.C., ordenar




INFORME DEFINITIVO


trabajo alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o valor de los contratos, ni efectuar modificación alguna de la concepción de las obras principales.

(Se anexa contrato laboral 2013.) Igualmente y, como corolario de lo anterior, en cada uno de los contratos de obra que celebra las EE.PP. de Cimitarra - A.P.C., se indica en el texto negocial (contrato), quien ejerce la interventoria y quien la supervisición, de tal forma que la obra nunca quede exposita o sin la vigilancia técnica requerida, respecto de las obligaciones contractuales. Así las cosas, con base en lo expuesto y asi mismo en el hecho que las EEPP de Cimitarra, mantienen un monitoreo constante e idoneo respecto de la SUPERVISION de las OBRAS, y toda vez que la INTERVENTORIA, siempre han sido externas, debe desestimarse la OBSERVACION DE AUDITORIA N. 1. Y eliminarse del informe definitivo “

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA

Teniendo en cuenta que la entidad acepta la inexistencia del manual mencionado, donde se puedan establecer responsabilidades y obligaciones frente a las cuales los supervisores y/o interventores deben responder, el presente hallazgo se confirma, con la finalidad de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad en procura de corregir estas inconsistencias

4. En las Empresas Públicas de Cimitarra se encuentran liquidados todos los contratos de obra ejecutados en la vigencia 2013

ANALISIS DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA VIGENCIA 2013

Los contratos revisados y estudiados en desarrollo de la presente Auditoría Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la APC de Cimitarra-Santander son: 1. CONTRATO DE OBRA No. 0034 de 2103 MODALIDAD DE SELECCIÓN: Concurrencia de oferentes OBJETO: Construcción Muro De Protección De La Bocatoma - Tubería De Aducción E Instalaciones Eléctricas Planta De Tratamiento Del Acueducto Del Municipio De Cimitarra - Departamento De Santander. VALOR: $ 369.998.383, 49

CDP: De fecha 19 de abril de 2013 CONTRATISTA: Jiovany Alberto Ramírez Otero

REPRESENTANTE LEGAL: Rodrigo Alonso Gallego Agudelo SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 27 de mayo de 2013 PLAZO: 4 meses ACTA DE INICIO: 11 de junio de 2013 de 2013 SUPERVISOR: Juan Carlos Cáceres Hernández, ingeniero civil. ACTA DE MODIFICACION DE CANTIDADES Y DE ITEMS NO PREVISTOS No.1: La cual se suscribió teniendo en cuenta que como resultado de la ejecución del contrato, se evidenció la necesidad de ajustar las cantidades pactadas inicialmente, sin que ello modificara el valor del contrato, lo anterior basados en los requerimientos efectuados por la ESSA en cuanto a la parte eléctrica, donde solicitaba un cambio en el tramo de la red eléctrica, lo cual implicaba mayor cantidad de cable y un poste de luz adicional, y los materiales rocosos eventuales encontrados, lo cual obligó a desviar un tramo de la tubería de 12 pulgadas.




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INFORMES DE INTERVENTORIA: Un primer informe de fecha 9 de agosto de 2013, con grado de avance del 44%, un segundo informe de interventoría de fecha 13 de septiembre con grado de avance de 78.66%, y un informe final de interventoría de fecha 18 de octubre de 2013. ACTA DE RECIBO PARCIAL No.1: de fecha 9 de agosto de 2013, por valor de $177.276.746.93. INFORME DE ACIVIDADES: De fecha 11 de junio de 2013 al 12 de agosto de 2013, de fecha 13 de junio al 13 de septiembre de 2013 ACTA DE RECIBO PARCIAL No. 2: por $113.763.773.11 de fecha 18 de octubre de 2013. ACTA DE RECIBO FINAL: 100%, del 10 de octubre de 2013, por valor de 78.957.863 ACTA DE LIQUIDACION: 11 de diciembre de 2013 Teniendo en cuenta que en la APC de Cimitarra, tenía la obligación como operador de los servicios públicos domiciliarios de prestar eficiente y continuamente los servicios públicos domiciliarios, de acueducto, aseo y alcantarillado, y con base en contrato de operación suscrito entre municipio y la APC, la administración de la entidad consideró necesario adelantar todas las obras de infraestructura necesarias para la normal prestación de los servicios operados, así las cosas se estableció que el acueducto presentaba falencias en su bocatoma toda vez que carecía de la infraestructura tipo civil consistente en: un muro de protección de la bocatoma, tubería de aducción de las instalaciones eléctricas de la planta de tratamiento, por lo tanto la APC procedió a suscribir convenio No.143 de 2013, con la alcaldía municipal de Cimitarra, por valor de $407.461.821, con aportes del municipio de $370,000,000 y de $37.561.821 de las Empresas Publicas de Cimitarra. Con base en lo anterior se celebró contrato de obra aplicando la modalidad de selección por concurrencia de oferentes artículos 27 y 28 del manual de contratación, del cual se presentaron los siguientes proponentes: el Ingeniero Jiovanny Alberto Ramírez, el señor Santiago Sánchez Vesga y el ingeniero Alfonso Rey Gamboa en representación de la constructora RST Ltda, siendo adjudicado el contrato al señor Jiovanny Ramírez Otero, suscribiendo minuta el día 27 de mayo de 2013, con el objeto de efectuar las siguientes actividades: -Construcción de muro de protección de la bocatoma, -Construcción de tubería de aducción -Construcción de las instalaciones eléctricas de la planta de tratamiento Del anterior contrato se informa se presentaron tres informes de interventoría de fechas: 9 de agosto de 2013, con grado de avance del 44%, de fecha 13 de septiembre con grado de avance de 78.66%, y un informe final de interventoría de fecha 18 de octubre de 2013. Además reposan dos informes de actividades de fecha 11 de junio de 2013 al 12 de agosto de 2013, y un segundo informe de fecha 13 de junio al 13 de septiembre de 2013. Finalmente se informa el día 10 de octubre de 2013, se efectuó acta de recibo final al contrato con grado de avance del 100%, liquidándose el mismo el día 11 de diciembre de 2013.




INFORME DEFINITIVO


REGISTRO FOTOGRAFICO VISITA DE OBRA




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION No 2

Alcance Administrativo: En revisión efectuada al presente contrato se observó la administración de la APC, no efectúa los respectivos descuentos del Fondo de Seguridad Ciudadana. Por consiguiente se determina éste hecho como una observación Administrativa que debe ser incluida como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

Alcance Disciplinario: La administración de la APC de Cimitarra, no efectuó en el presente contrato de obra, el descuento del 5% del fondo de seguridad ciudadana, aporte establecido en la ley 418 de 1997 artículo 20 que establece: “todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la nación, departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición”; en consecuencia lo anterior se determina como un presunto hallazgo de tipo administrativo y disciplinario según lo dispone la Ley 734 de 2.002, articulo 34, numeral 1.

Alcance Fiscal: La Administración de la APC, en la ejecución del presente contrato de obra no realiza el respectivo descuento del 5% correspondiente al fondo de seguridad ciudadana; lo anterior ocasiona un posible daño fiscal según lo contempla la Ley 610 de 2.000, artículo 6º; la cuantía del posible daño fiscal se determina por el valor del descuento que equivale a la suma de $ 18.499.919.15

TIPO DE OBSERVACION RESPONSABLE

ADMINISTRATIVO RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO

DISCIPLINARIO RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO (GERENTE), JUAN CARLOS CÁCERES HERNÁNDEZ, (SUPERVISOR)

FISCAL

RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO (GERENTE), JUAN CARLOS CÁCERES HERNÁNDEZ, (SUPERVISOR)

NORMAS VIOLADAS Ley 610 de 2.000, artículo 6º

CUANTIA $ 18.499.919.15




INFORME DEFINITIVO


CONTRADICCION PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO “Para proceder a dar respuesta a esta observación resulta fundamental en primer lugar traer a colación la fuente formal que rige, el fondo de seguridad y el descuento del 5% respecto de los contratos de obra.

CAPITULO 3 Contribución especial

ARTÍCULO 120. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición.

Jurisprudencia Vigencia Las concesiones de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales pagarán con destino a los fondos de seguridad y convivencia de la entidad contratante una contribución del 2.5 por mil del valor total del recaudo bruto que genere la respectiva concesión.

Esta contribución sólo se aplicará a las concesiones que se otorguen o suscriban a partir de la fecha de vigencia de la presente ley.

Se causará el tres por ciento (3%) sobre aquellas concesiones que otorguen las entidades territoriales con el propósito de ceder el recaudo de sus impuestos o contribuciones.

Autorízase a los Gobernadores Departamentales y a los Alcaldes Municipales y Distritales para celebrar convenios interadministrativos con el Gobierno Nacional para dar en comodato inmuebles donde deban construirse las sedes de las estaciones de policía.

PARÁGRAFO 1o. En los casos en que las entidades públicas suscriban convenios de cooperación con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción de obras o su mantenimiento, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos de esta contribución.

PARÁGRAFO 2o. Los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales, que celebren los contratos a que se refiere el inciso anterior, responderán solidariamente por el pago de la contribución del cinco por ciento (5%), a prorrata de sus aportes o de su participación.

PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 39 de la Ley 1430 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El recaudo por concepto de la contribución especial que se prorroga mediante la presente ley en contratos que se ejecuten a través de convenios entre entidades del orden nacional y/o territorial deberá ser consignado inmediatamente en forma proporcional a la participación en el convenio de la respectiva entidad.

Con base en la norma arriba trascrita, habrá de identificarse que, para la procedencia de la contribución al fondo de seguridad, se requiere como uno de los elementos estructurales de la contribución que, la entidad contratante sea una entidad de Derecho Público. En tal sentido, el municipio de Cimitarra, mediante acuerdo 022 de 1998, reestructuro el fondo de seguridad, y dado el carácter tributario de esta contribución determino en su artículo 4 literal a. que, los recursos del fondo, será conforme a lo previsto en el artículo 120 de la ley 418 de 1997. Así las cosas, debe dejarse con completa claridad, que las Empresas Públicas de Cimitarra – A.P.C. NO ES una entidad de derecho público, puesto que tal naturaleza jurídica se tiene a partir de lo previsto en la ley 489 de 1998 en sus articulo 38 y 68 y a todas luces dentro de la estructura del estado, NO SE ENCUENTRA el régimen societario conocido como Administración Pública Cooperativa, como parte integrante de la estructura del estado ni mucho menos con la categoría jurídica de entidad de derecho público, aunado esto a que las EE.PP. de Cimitarra A.P.C. no es una cooperativa pública, si no, por el contrario privada, lo cual se desprende del certificado de existencia y representación legal el cual permite hacer un análisis preciso y diáfano del capital privado de las EE.PP. de Cimitarra A.P.C. lleva a concluir que no se configura el sujeto pasivo y activo de la contribución tributaria que tiene como destino el fondo de seguridad.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1106_2006.html#6

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1430_2010.html#39




INFORME DEFINITIVO


Ahora bien, del análisis de la norma transcrita se colige que la contribución sobre contratos de obra pública tiene como elementos estructurales los siguientes:

Su hecho generador es la suscripción de contratos de obra pública con entidades de derecho

público;

El sujeto activo responsable de su recaudo será la entidad pública contratante. El sujeto activo

beneficiario será la nación o la entidad territorial a la que pertenezca la entidad pública contratante

(en algunos casos uno y otro son idénticos);

El sujeto pasivo será la persona natural o jurídica (pública o privada) con la cual la entidad pública

suscriba el contrato de obra pública;

La base gravable será el valor total del contrato, y

La tarifa será del 5%.

De tal forma que, para que se consolide la obligación tributaria, deben converger todos y cada uno de los elementos que componen el gravamen o tributo, en tal sentido, y ante la ausencia de uno, no puede configurarse bajo ningún criterio la condición de sujeto pasivo del impuesto. De otra parte, es necesario referirnos ahora a diversos aspectos relacionados con el tema en análisis, a saber: i) la naturaleza de las empresas de servicios públicos mixtas y su sujeción a la contribución sobre contratos de obra pública; ii) el hecho generador de la contribución sobre contratos de obra pública, y iii) la distribución del recaudo por concepto de la contribución sobre contratos de obra pública. Así las cosas, es menester indicar que:

i. El artículo 38 de la Ley 498 de 1998, titulado “Integración de la Rama Ejecutiva del Poder Público en

el orden nacional”, norma que, al enlistar los organismos que conforman el sector descentralizado

por servicios de la Rama Ejecutiva, en su literal d) incluye a “las empresas oficiales de servicios

públicos domiciliarios”, pero no a las empresas mixtas o privadas de la misma naturaleza. Debe

recordarse que según lo define el numeral 5º del artículo 14 de la Ley 142 de 1994, no demandado

en esta oportunidad, la empresa de servicios públicos oficial “es aquella en cuyo capital la Nación,

las entidades territoriales, o las entidades descentralizadas de aquella o estas tienen el 100% de los

aportes”.

ii. El artículo 68 de la misma Ley que señala que “son entidades descentralizadas del orden nacional…,

las empresas oficiales de servicios públicos y las demás entidades creadas por la ley o con su

autorización, cuyo objeto principal sea el ejercicio de funciones administrativas, la prestación de

servicios públicos o la realización de actividades industriales o comerciales con personería jurídica,

autonomía administrativa y patrimonio propio. Como órganos del Estado aun cuando gozan de

autonomía administrativa están sujetas al control político y a la suprema dirección del órgano de la

administración al cual están adscritas…” (La expresión subrayada es la acusada). Como puede

observarse, esta disposición incluye dentro de las entidades descentralizadas del orden nacional a

las empresas oficiales de servicios públicos, pero no hace lo propio con las empresas mixtas o

privadas de la misma naturaleza.

De tal forma que, la Empresa de servicios públicos privada. Es aquella cuyo capital pertenece mayoritariamente a particulares, o a entidades surgidas de convenios internacionales que deseen someterse íntegramente para estos efectos a las reglas a las que se someten los particulares.

Nótese como una empresa de servicios públicos privada es aquella que mayoritariamente pertenece a particulares, lo cual, a contrario sensu, significa que minoritariamente pertenece al Estado o a sus entidades. Y que una empresa de servicios públicos mixta es aquella en la cual el capital público es igual o superior al cincuenta por ciento (50%), lo cual significa que minoritariamente pertenece a particulares. Así las cosas, una y otra se conforman con aporte de capital público, por lo cual su exclusión de la estructura de la Rama Ejecutiva y de la categoría jurídica denominada “entidades descentralizadas” resulta constitucionalmente cuestionable, toda vez que implica, a su vez, la exclusión de las consecuencias jurídicas derivadas de tal naturaleza jurídica, dispuestas expresamente por la Constitución. Así las cosas, se evidencia y queda palmario que las EMPRESAS PÚBLICAS DE CIMITARRA - APC, tal y como se va venido indicando y probando, es una entidad de derecho PRIVADO, por consiguiente no es sujeto pasivo de la contribución de seguridad. En efecto, conforme al anterior análisis y de acuerdo a ciertas distinciones elaboradas por la doctrina tributaria, es posible atribuir tres significados a la noción de sujeto activo de un tributo. Así, de un lado, es posible hablar del sujeto activo de la potestad tributaria, que es la autoridad que tiene la facultad de crear y regular un determinado impuesto. De otro lado, es posible hablar del sujeto activo de la obligación tributaria, que es el acreedor concreto de la suma pecunaria en que, en general se concreta el tributo y quien tiene entonces la facultad de exigir esa prestación. Y finalmente, podemos hablar del beneficiario del tributo, que es la entidad que finalmente puede disponer de esos recursos.




INFORME DEFINITIVO


De tal forma que, las Empresas Públicas de Cimitarra – APC, de conformidad con su naturaleza y regimen jurídico, así como por el objeto social que efectúa, no se circunscribe como sujeto activo o pasivo del impuesto de seguridad, lo que redunda en el hecho en que no se encuentra obligado a sufragar dicha contribución. De otra parte habrá que indicar que el hecho generador de la contribución recae sobre contratos de obra pública, en tal sentido, el hecho generador de la contribución sobre contratos de obra pública es: la suscripción de contratos de obra pública con entidades de derecho público. De tal manera, habida consideración de la existencia de un régimen especial de contratación para el desarrollo de su objeto social, surge el interrogante frente a si los contratos suscritos por las empresas de servicios públicos, incluidas las mixtas, inciden en el acaecimiento del hecho generador de la contribución. Sobre el particular habrá que traer a colación lo manifestado por la jurisprudencia colombiana en donde se precisó, por parte de La honorable Corte Constitucional en sentencia C-1153 de 2008, con ponencia del Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra, al declarar la constitucionalidad del artículo 6º de la Ley 1106 de 2006, expreso: Como puede verse, el estatuto de contratación administrativa define el contrato de obra a partir de elementos subjetivos, es decir de criterios que atienden a la calidad de los sujetos contratantes y no al objeto del contrato, pues claramente indica que “son contratos de obra los que celebren las entidades estatales…”. Es decir, el elemento esencial que define la presencia de un contrato de esta naturaleza es que sea celebrado por una entidad estatal. Así pues, el Estatuto de contratación dice que “son contratos de obra los que celebren las entidades estatales”; y la norma acusada afirma que “todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público” deberán pagar la contribución en ella regulada. De lo que se infiere que los contratos de obra pública a que alude la disposición acusada no pueden ser sino los mismos contratos de obra (simplemente de obra) a que se refiere el artículo 32 del Estatuto de contratación administrativa, toda vez que por el solo hecho de ser suscritos “con entidades de derecho público”, caen dentro de esa categoría jurídica por expresa disposición legal. Así las cosas, a juicio de la Sala no se presenta una falta de claridad y certeza insuperable en la definición del hecho gravado, pues cuando la norma acusada expresamente prescribe que la contribución que regula se causa por el hecho de suscribir “contratos de obra pública” con “entidades de derecho público” o celebrar contratos de adición al valor de los existentes, no cabe otra interpretación plausible distinta de aquella que indica que el contrato al que se refiere es el definido en el estatuto de contratación a partir de elementos subjetivos, referentes a la calidad publica de la entidad contratante. Por lo anterior, la Corte estima que la descripción del hecho gravado si es suficientemente precisa para satisfacer las exigencias del principio de legalidad tributaria. Del apartado jurisprudencial transcrito, es dable colegir que lo que define a un contrato como de obra pública, para efectos de la contribución sobre contratos de obra pública de que trata el artículo 6º de la Ley 1106 de 2006, es la calidad de publica de la entidad que actúa como contratante y no el objeto del contrato ni el régimen de contratación al cual se sujeta el contratista. Al decir de la Corte “…el elemento esencial que define la presencia de un contrato de esta naturaleza es que sea celebrado por una entidad estatal”.

Por consiguiente, al no ser las EE.PP. de Cimitarra una Entidad de derecho público, no existe la causación de la contribución, por ausencia de uno de los elementos estructurales (sujeto activo) razón por la cual debe

desestimarse la OBSERVACION DE AUDITORIA N. 2. Y eliminarse del informe definitivo.” CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta las contradicciones presentadas por la entidad auditada, este Ente de Control confirma la observación con alcance Administrativo, Disciplinario y Fiscal, conforme a los parámetros establecidos por la Contraloría General de la República, donde se estableció la competencia para realizar control sobre los recursos públicos que manejaran las APC, sin importar su naturaleza, lo anterior atendiendo al hecho de haberse efectuado el presente contrato de obra en su mayor parte con recursos destinados por la alcaldía municipal de Cimitarra. 2. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 024 de 2013 MODALIDAD DE SELECCIÓN: Contratación Directa




INFORME DEFINITIVO


OBJETO: Contrato de Prestación de servicios para la operación para la ejecución del proceso de compost orgánico en el relleno sanitario del Municipio de Cimitarra VALOR: $30.000.000 FUENTE: Recursos Propios CONTRATISTA: CORPAMCO

REPRESENTANTE LEGAL: Jaime Castellanos Pinzón SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 1 de marzo de 2013 PLAZO: 10 meses ACTA DE INICIO: 11 de marzo de 2013 SUPERVISOR: Juan Carlos Cáceres Hernández INFORMES DE ACTIVIADES: Marzo 31 de 2013,con cronograma de actividades, certificación de perifoneo y registro fotográfico, de 10 de abril de 2013, de mayo de 2013, junio de 2013, julio de 2013, agosto de 2013. INFORMES DE INTERVENTORIA: del 11 de marzo al 10 julio de 2013. ACTA DE PAGO No. 1: del 26 de julio de 2013, por valor de 12.000.000, correspondiente a los pagos de marzo, abril, mayo y junio. ACTA DE PAGO No.2: 20 de agosto de 2013, por 3.000.000, correspondiente al pago del mes de julio. SUSPENSIÓN No.1: 11 de septiembre de 2013, por fallas en el sistema eléctrico de la planta. ACTA DE LIQUIDACION POR MUTUO ACUERDO: 18 de diciembre de 2013, debido a que se hacía imposible el cumplimiento total del contrato por las fallas eléctricas que no permitían el desarrollo del funcionamiento de la planta, quedando un saldo a favor de la APC de $12.000.000. Teniendo en cuenta que en el municipio de Cimitarra, se encontraba ubicado el predio la florida en el cual operaba el relleno sanitario y allí mismo se encontraba la planta para la trasformación de compost orgánico, la APC en cumplimiento de sus funciones operarias y así mismo salvaguardando la salubridad vio la necesidad de optimizar el funcionamiento del relleno y la planta de compostaje, para lo cual se requirió la puesta en marcha de dicha planta y efectuar la trasformación de los residuos orgánicos. Por lo tanto la APC de Cimitarra procedió a suscribir contrato de prestación de servicios con CORPAMCO, para la operación y ejecución del proceso de compost orgánico, que implicaba realizar: la recolección de residuos orgánicos operación de la planta de compostaje, procesamiento del compost para el abono orgánico.

Del anterior contrato reposan informes de actividades de marzo 31 de 2013, del 10 de abril de 2013, de mayo de 2013, junio de 2013, julio de 2013 y agosto de 2013, los cuales se encuentran soportados con los cronogramas de actividades, certificación de perifoneo y los registros fotográficos.

Posteriormente se suscribió acta de suspensión de fecha 11 de septiembre de 2013, fundamentada en las fallas del sistema eléctrico en la planta, debido a lo cual se realizó liquidación del contrato por mutuo acuerdo de fecha 18 de diciembre de 2013, a causa de la imposibilidad en el cumplimiento total del mismo,

OBSERVACION No 3

Alcance Administrativo: En revisión efectuada al presente contrato se observó la administración de la APC, no efectúa certificación de inexistencia de personal de




INFORME DEFINITIVO


planta que desarrolle las actividades contratadas, lo cual se encuentra establecido en el artículo 22 del manual de contratación. Por consiguiente se determina éste hecho como una observación Administrativa que debe ser incluida como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO “Sin perjuicio del regimen privado que gobierna los actos y contratos de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, Frente a este punto, debo indicar que, la afirmación no se compadece con la realiadad, por el contratario, dicho requisito precontractual y administrativo si se cumple a cabalidad por parte de las Empresas Públicas de Cimitarra en rigor con lo indicado en el manual interno de contratación, en todos y cada uno de los contratos que esta suscribe. De tal forma que hacer un manifestación de esta categoria, rompe la realidad documental y contractual de cada uno de los contratos celebrados durante la vigencia 2013. En tal sentido, me permito apartamente respetuosamente observación que se circunscribe a indicar que las EE.PP. de Cimitarra – A.P.C. no cumple con la emisión del certificado de inexistencia, puesto que de la muestra auditada tal situación se evidencio en un solo contrato, (en los demas si obra el certificado de inexistencia) lo que quiere decir que una excepción no hace la regla. Sin embargo y a partir del informe preliminar suscrito por parte de la Contraloria, se procedio a identificar cual fue la falla o la razón por la cual no se encontraba dicha certicación en el expediente contractual, y es etablecio que la misma fue radicada y/o archivada en otro contrato (es decir un contrato quedo con dos certficaciones de inexistencia, en donde una pertenecia al contrato, mientras la otra no), lo que quiere decir que lo que se presento fue un error humano al momento del archivo, mas no una violación o transgresión al manual de contratación por consiguiente, respetuosamente solicito se desestime desestimarse la OBSERVACION DE AUDITORIA N. 3. Y se elimine del informe definitivo.”

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta las contradicciones presentadas por la entidad auditada, donde acepta la misión del hecho generador de la presente observación, este Ente de Control confirma el hallazgo con alcance Administrativo. 3. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 037 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: concurrencia de oferentes OBJETO: Contrato para la campaña de sensibilización y educación de los usuarios del servicio de aseo del municipio de Cimitarra para fomentar la separación en la fuente y el reciclaje, así como la ejecución formal de la campaña de sensibilización en el casco urbano del municipio de Cimitarra y el corregimiento de Puerto Araujo. VALOR: $128.003.697 FUENTE: Convenio No. 165 de 2012 “aunar esfuerzos para la realización de un programa de educación ambiental dirigido a los usuarios del servicio de aseo en el municipio de cimitarra”, por valor de 155.527.126, el municipio aporta 128.003.127 y la APC aporta 27.523.429

CONTRATISTA: Corporación ambiental del carare opón - coorpanco

REPRESENTANTE LEGAL: Jaime Castellanos Pinzón SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 6 de junio de 2013




INFORME DEFINITIVO


PLAZO: 4 meses VALOR A CANCELAR: $127.771.000 ANTICIPO: $63.895.500 ACTA DE INICIO: de fecha 17 de junio SUPERVISOR: Juan Carlos Cáceres Hernández INFORMES DEL INTERVENTOR: Octubre 15 de 2013 ACTA DE MAYORES Y MENORES CANTIDADES: 19 de julio de 2013, en las cuales se suprime la entrega de volantes informativos promocionales, y se ejecutan 11.498 entre de volantes ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL: 15 de octubre de 2013, por $125.830.291, y saldo a favor de la APC, $2.707.708, con una amortización del anticipo de $ 63.895.500, valor a pagar en la siguiente acta $61.187.791 ACTA DE LIQUIDACION: 29 de octubre de 2013 Teniendo en cuenta que la APC, luego de operar y prestar el servicio de aseo residencial pudo observar y establecer las falencias culturales de los usuarios del servicio, en la medida que estos, no efectuaban procedimientos básicos de separación de las basuras en la fuente, lo que repercutía en una inadecuada disposición finalidad de los residuos sólidos, puesto que el proceso de compostaje se veía truncado al no estar debidamente separados los residuos orgánicos de los inorgánicos, lo anterior generaba un alto grado de afectación a la comunidad, por consiguiente la administración de la APC vio la necesidad de adelantar y reforzar un proceso educativo que permitiera enterar a todos los usuarios del servicio de aseo de separar en la fuente los residuos. Debido a lo anterior se suscribió contrato de prestación de servicios el día 6 de junio de 2013, con la Corporación ambiental del carare opon-coorpanco, para ser ejecutado en un plazo de 4 meses, por valor de $127.771.000, efectuándose los siguientes

APORTES

APORTES EN BIENES Y SERVICIOS DE LA EMPRESAS PUBLICAS- ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA

VALOR

Coordinator general $ 12,072,000.00

Promotores $ 15,451,429.00

Total Aportes EE. PP. AP.C $ 27,523,429.00

MUNICIPIO DE CIMITARRA VALOR

Capacitación personal operativo (incluye: alquiler de salón; alquiler de equipos (video beam, computador, cámara, papelería) y personal que realiza la capacitación) $ 10,406.880

Producción, edición emisión comercial de televisión $ 2,111.400

Producción, edición emisión cuñas radiales en FM $ 1,642.800

Kit de Recolección $ 96,075.600

Kit de Canecas de Basura ( 3 Canecas, incluye porta canecas) $ 0.00

Charlas de Sensibilización y educación $ 4,674.600

Volantes informativos y promocionales $ 2,691.000

Alquiler de Vehículo $ 10.188.720

Total costo AIU:

127.791.000




INFORME DEFINITIVO


ACTIVIDADES A EJECUTAR

Ítem Actividad Und Cantidad

1 Equipo Operativo

1.01 Coordinador general Mes 4.00

1.02 Promotores Mes 4.00

1.03

Capacitación personal operativo (inlcuye: alquiler de salón; alquiler de equipos (video beam, computador, cámara, papelería) y personal que realiza la capacitación)

Gbl 1.00

SUBCAPITULO 1 Equipo Operativo

2 Campaña de Divulgación

2.01 Producción, edición emisión comercial de televisión

Mes 3.00

2.02 Producción, edición emisión cuñas radiales en FM

Mes 3.00

SUBCAPITULO 2 Campaña de Divulgación

3 Elementos de Recolección

3.01 Kit de Recolección-7 bolsas de colores, 3 costales, 1 volante informativo

Und 11.500.00

SUBCAPITULO 3 Elementos de Recolección

4 Material Didáctico

4.01 Charlas de Sensibilización y educación Und 7.00

4.02 Volantes informativos y promocionales Und 11,500.00

SUBCAPITULO 4 Material Didáctico

5 Transporte

5.01 Alquiler de Vehículo Mes 3.00

SUBCAPITULO 5 Transporte

Del anterior contrato, reposa informe de actividades del interventor respecto de las actividades efectuadas en el contrato, actas de capacitación a promotores, del 2 al 5 de junio de 2013 y del 19 de junio al 17 de julio de 2013; así mismo se presentaron las planillas correspondientes las entregas de los kits de reciclaje Reposa certificación de la producción, edición y emisión de un comercial de televisión expedida por el señor Rito Ardila en calidad de representante legal del canal cable 2, de fecha 18 de octubre de 2013, por 3 meses de julio a octubre Además reposa certificación expedida por el señor Diana Carolina Torres Peña, en calidad de secretaria general de sonora estéreo , de fecha 14 de octubre de




INFORME DEFINITIVO


2013, de julio a octubre de 2013; y constancias de Charlas de Sensibilización y educación, suscritas por os colegios: integrado el Carare, la Candelaria, colegio Puerto Araujo. 4. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 24 MODALIDAD DE SELECCIÓN: Directa OBJETO: Contrato de Mantenimiento y Limpieza de ochenta (80) Sumideros de casco urbano del municipio de Cimitarra VALOR: 6.000.000 CONTRATISTA: Claudia Roció Corzo Lozada

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 9 de octubre de 2013 PLAZO: 10 días ACTA DE INICIO: 11 de octubre de 2013 SUPERVISOR: Rodrigo Gallego Agudelo INFORMES DE ACTIVIDADES: 18 de octubre de 2013 con registro fotográfico CERTIFICAION DE CUMPLIMIENTO: 18 de octubre de 2013. ACTA DE LIQUIDACION: 29 de octubre de 2013 Teniendo en cuenta que la APC, estaba obligada a realizar el mantenimiento y limpieza de los sumideros, vio la necesidad de contratar la prestación de servicios para la limpieza de los mismos, toda vez que no estaba en condiciones de ejecutar por sus propios medios y sus propios recursos dicho mantenimiento. Del anterior contrato reposa informe de actividades del supervisor de fecha 18 de octubre de 2013, acompañado del registro fotográfico 5. CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No 003 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: Prestación de Servicios OBJETO: Contrato De Prestación de Servicios Profesionales de Asesoría y Asistencia Técnica. VALOR: $1.500.000 CONTRATISTA: Leidy Johana Abril Hernández

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 11 de febrero de 2013 PLAZO: 15 días ACTA DE INICIO: 13 de febrero de 2013 SUPERVISOR: Rodrigo Gallego CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO: 28 de febrero de 2013 ACTA DE LIQUIDACION: 14 de marzo de 2013 Teniendo en cuenta que la APC, requería contratar una asistencia profesional para la asesoría y elaboración de los indicadores de gestión de la APC, ya que esta no estaba en condiciones de ejecutar por sus propios medios y sus propios recursos logísticos y humanos, de lo cual derivo la necesidad de adelantar el presente proceso de contratación.

Ahora bien, se informa que en revisión a la carpeta contractual se observó, reposan archivos del sistema de indicadores de gestión, y la certificación de cumplimiento del supervisor del contrato




INFORME DEFINITIVO


1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta OBSERVACION N°4: NO RENDICION DE LA INFORMACION A TRAVES DEL APLICATIVO SIA La entidad no rinde la información del formato F_20_1ª_AGR (Formato de contratación), la información financiera para la vigencia 2013, siendo este hecho un hallazgo administrativo reiterado que se incluyó en el plan de mejoramiento de la vigencia inmediatamente anterior y no lo cumplieron, entorpeciendo la labor misional de la Contraloría General de Santander, respecto de la revisión en forma precisa y detallada de la información solicitada a través de este aplicativo SIA, para la vigencia 2013. Por lo que este ente de control da cumplimiento a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de Santander establecidos en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA - SANCIONATORIO

Presunto (s) Responsables (s) RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO (Gerente)

Descripción No rendición de la información financiera a través del aplicativo SIA.

Causa

La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Cimitarra APC, no rindió información a través del aplicativo SIA, como se encuentra establecido en la Resolución 294 del 2009, emitido por esta Contraloría.

Efecto No se pudo desarrollar una planeación del proceso auditor a fin de desarrollar trabajo de campo.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

“En este punto, lo primero que hay que indicar es, que las Empresas públicas de Cimitarra APC, hace parte de las organizaciones de economía solidaria y sus actos en

materia de contratación se rigen por lo previsto en el artículo 43 del decreto 1482 de

1989 en consonancia con lo dispuesto en el numeral 1.3.2.1 de la resolución 151 de

2001, expedida por la CRA y los artículos 30,32,y 39 de la ley 142 de 1994, de tal

forma que el régimen aplicable a los actos y contratos de las Empresas Públicas de Cimitarra A.P.C. es de derecho privado. Texto, del cual se desprende que por virtud de la ley y de la naturaleza jurídica de las Empresas Públicas de Cimitarra – A.P.C. estas no se encuentran obligadas a reportar la información al SIA. Sin embargo y sin perjuicio a lo manifestado, es deber precisar que solo hasta el año 2014, y en virtud del plan de mejoramiento presentado y aprobado en el año 2014, se procedió hasta el mes de mayo de 2014 a solicitar la respectiva clave y usuario, y así mismo la capacitación a los funcionarios de la APC.




INFORME DEFINITIVO


Capacitación esta, que dicho sea de paso, se está efectuando los días 4 y 5 de septiembre de 2014. Así las cosas se solicita que esta observación igualmente se desestime y sea eliminada del informe final toda vez que las Empresas Públicas de Cimitarra – A.P.C. ya tomo las medidas correctivas al respecto y se encuentra llevando a cabo las instrucciones unilaterales de la Contraloría.”

CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Según análisis al derecho a la réplica presentada por la entidad auditada; donde manifiesta que en virtud de la Ley y de la naturaleza jurídica de las Empresas Publico de Cimitarra – APC estas no se encuentra obligadas a reportar la información al SIA; Situación en la cual el grupo auditor y teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley 42 de 1993, el cual reza lo siguiente en el Artículo 2º. “Son

sujetos de control fiscal los órganos que integran las ramas legislativa y judicial, los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales, los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales, los organismos creados por la Constitución Nacional y la ley que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos

del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República; por tal situación y teniendo en cuenta que la Empresa Publicas de Cimitarra Administradora Publica Cooperativa A.P.C. estaba obligada a reportar dicha información a la Contraloría General de Santander, a fin de ejercer Control Fiscal a este entidad; por lo que se concluye convalidar la observación de tipo Sancionatorio. Frente a la Observación de tipo administrativo, la entidad auditada manifiesta que hasta el mes de mayo se solicito la clave y usuario y así mismo capacitación de los funcionarios; este ente de Control concluye que si bien es cierto la entidad pidió claves en el mes de Junio de 2014, las cuales fueron adjudicadas al auxiliar de tesorería LUZ SADIA AYALA VILLAMIL, y al tesorero de la entidad MIGUEL ANGEL RUA VELEZ; estas clave ya habían sido adjudicadas en el mes de julio de 2009; al tesorero de la entidad en ese tiempo ISNIEDA ARDLA AGUIRRE, y al gerente de la entidad ENRIQUE OLARTE HERREÑO; situación que hace contemplar que desde esa fecha; la entidad ya contaba con los medios para subir la información al aplicativo SIA, lo que contempla convalidar la observación de tipo administrativo. 1.1.3 Gestión Ambiental Las empresas públicas de cimitarra mediante contrato de operación número de 001 de 2009 y que fue prorrogado el 21 de abril de 2014 por cinco años más, es la encargada de operar lo relacionado con los servicios públicos domiciliarios de agua y saneamiento básico ( acueducto alcantarillado y aseo) en la parte urbana y en el corregimiento de Puerto Araujo. Las Empresas públicas de Cimitarra APC manifiestan que lo relacionado con la parte ambiental le corresponde de manera exclusiva a actos propios del municipio, pero sin embargo realizó las siguientes actividades:




INFORME DEFINITIVO


Realiza mantenimiento cada dos meses de la bocatoma y desarenadores de las quebradas la Toroba y agua fría donde se toma el recurso hídrico para abastecer el acueducto municipal. En cuanto al tratamiento de agua potable la APC realiza mantenimientos periódicos a los filtros, vertederos, bomba dosificadora, guadañado de zonas verdes. En cuanto a la disposición final de los residuos sólidos realizó mantenimiento al relleno sanitario para lo cual realizo una inversión de $20.000.000. En lo que tiene que ver con la Planta de beneficio animal realizó convenio con el municipio para realizar el mantenimiento a la PTAR y hacer algunas adecuaciones al centro de beneficio animal, según un requerimiento dejado por el INVIMA. Uso Racional del Agua En cuanto el uso racional del agua, las empresas Públicas implementaron campañas educativas de sensibilización para el uso racional del agua, las cuales se llevaron a cabo bajo la modalidad de casa a casa, así como charlas instructivas. Igualmente se efectúa una campaña constante mediante la publicidad impresa en todos y cada uno de los recibos que se entregan a los usuarios. Calidad del Agua: La APC realiza control de calidad de agua a través del laboratorio de Control y Gestión Ambiental donde le realiza el análisis fisicoquímico y microbiológico del agua, igualmente la secretaria de Salud del Departamento realiza este análisis el cual durante la vigencia de 2013 arrojo un análisis sin riesgo, lo cual es apto para el consumo humano. Planta de Residuos sólidos: La APC de Cimitarra en convenio con el municipio realizó campañas de sensibilización y educación a los usuarios desde la fuente, con el fin de darle un manejo adecuado a estos residuos para dar cumplimiento a las normas, para mejorar la calidad del servicio y evitar la contaminación con lixiviados en las calles la APC adquirió un vehículo compactador. Igualmente el municipio hizo entrega de un buldócer que se requiere para el relleno sanitario de forma permanente con el fin de hacer el manejo adecuado a los residuos sólidos que se van a depositar en la celda para dar cumplimiento a las normas ambientales. 1.1.4 Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2011 Las Empresas Públicas de Cimitarra APC, presenta un plan de mejoramiento a la vigencia 2011, con seis (6) acciones de mejoramiento, las cuales se verificaron durante el trabajo de campo y se observó que la administración de la APC ya cumplió a cabalidad con este plan de mejoramiento.




INFORME DEFINITIVO


PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2012

N° DEL HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO CALIFICACION DE CUMPLIMIENTRO

CALIFICACION DE

EFECTIVIDAD

1

No descuenta el 5% en los contratos de obra correspondiente al fondo de seguridad ciudadana

0 0

2 Inexistencia de los estudios de necesidades y conveniencia

2 2

3

Las Empresas públicas de Cimitarra APC no rindieron la información sobre la cuenta correspondiente a la vigencia 2012 en el SIA.

0 0

4 Incumplimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2011

2 2

5

El equipo auditor observó que no presenta oficina de Control Interno Pero se tiene como mecanismo de control una revisoría fiscal quien hace el control de las deficiencias , internas, seguimiento a través de los indicadores de gestión responsabilidad de las cifras de los estados financieros dentro de los sistemas de controles al interior de la entidad

0 0

6

Debilidades presentadas en Control Interno Contable: La Empresa de Servicios Públicos no aplica evaluaciones al sistema contable, lo que desborda un grado de desarrollo deficiente, ya que no se está dando aplicación a los procedimientos de control a esta dependencia, de igual manera, no operó un seguimiento a cada una de las actividades desarrolladas para la contabilización de los hechos económicos que permitiera tener control y verificación de las cifras consignadas para la elaboración de los estados financieros.

0 0

7

Inconsistencias en la contabilización de los hechos económicos: Revisado el Libro auxiliar de caja en la vigencia 2012, se pudo establecer se presentaron saldos negativos, situación que no corresponde al manejo y dinámica de la cuenta por cuanto en ella se registran pago en efectivo recepcionados en la tesorería de la Institución, así como las consignaciones que se realizan, siendo una situación irregular que se acrediten sumas en exceso de los ingresos registrados como débito.

2 2

8

Inconsistencia en el reporte de Inventarios: Al verificar el balance de comprobación de la vigencia 2012, se observó que la empresa de servicios públicos no registra el inventario de los materiales utilizados en la prestación de los servicios públicos; si bien es cierto existe un almacén para manejar

0 0




INFORME DEFINITIVO


materiales e implementos no se entiende el por qué no se cuantifica el inventario para que haga parte de los estados financieros, evidenciándose una vez más que no se está realizando inventarios físicos al terminar la vigencia para que se refleje la realidad económica de la Empresa.

9

Falta de planeación presupuestal, originada en la realización de compromisos presupuestales sin el respaldo del recaudo efectivo, generando déficit presupuestal

2 2

En cuanto al plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia de 2012 fue probado el 6 de mayo de 2014 a la fecha del trabajo de campo se había realizado algún avance en cuanto a los hallazgos 4, 7 y 9 ya se cumplieron. Igualmente se encuentra dentro de las fechas establecidas, por lo tanto no se puede realizar ninguna calificación. 1.1.5 Control Fiscal Interno SEGUIMIENTO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO OBSERVACION No 5:

El equipo auditor observó que no presenta oficina de control interno, por lo anterior, se deja plasmada una observación de tipo administrativa con el fin de establecer metas para la corrección de las deficiencias internas y de igual forma hacerle seguimiento en próximas auditorías.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA

PRESUNTO(S) REPONSABLE(S) RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO, Gerente.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Ante esta observación la administración no realiza ningún pronunciamiento, por lo tanto la observación administrativa se convalida, para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.




INFORME DEFINITIVO


1.2. CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 1.2.1.1 Estados Contables AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contaduría General de la Nación, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Los registros contables se procesan a través del software financiero y contable SIA, los cuales una vez evaluados se puede observar la generación de reportes que son consolidados en el paquete de contabilidad. BALANCE GENERAL Los estados financieros de la EMPRESA PÚBLICAS DE CIMITARRA APC, se encuentra soportados por los libros auxiliares, registros contables, que incluye las conciliaciones bancarias, que en su totalidad son aplicados por el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas por la Contaduría General de la Nación. El balance general es un estado financiero básico, de naturaleza estática que presenta durante la vigencia 2013, la situación de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CIMITARRA APC., en cuanto a sus activos, pasivos y patrimonio. El equipo auditor verificó las tendencias de las cuentas principales del Balance General, para el periodo de la vigencia 2011-2012-2013, según se muestra en el siguiente cuadro:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CIMITARRA APC

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

BALANCE GENERAL 2011 2012 2013

ACTIVO 668.558 244.753 458.881

PASIVO 464.379 109.598 314.405

PATRIMONIO 204.179 135.155 126.920 Fuente: Información suministrada por la entidad.

Según balance general a 31 de diciembre de 2013, los activos de la Empresa de Servicios Públicos de Cimitarra, ascendieron a $458.881.914, el cual presentó un incremento frente a la vigencia anterior de un 46.66%, correspondiente a la incorporación de bienes adquiridos mediante leasing financiero de un carro compactador contabilizado en la cuenta otros activos; por otro lado se observa un incremento de los pasivos en un 65.14%; correspondiente a la deuda adquirida de




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la banca comercial Leasing Bancolombia; para constituir un patrimonio de la entidad por $126.920.081. BANCOS CONCILIACIONES BANCARIAS OBSERVACION No. 6 SE OBSERVA DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS CONCILIADOS Y LOS VALORES REFLEJADOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DESCRIPCION

RUBRO CONTABLE

NUMERO DE CUENTA SALDO EN BANCOS

SALDO EN LIBROS

11100501 Cta 7694 Banco BBVA 35,977,462 32,977,462

11100502 Cta 771-0 acueducto BBVA 11,747,429 11,747,429

11100504 Cta 7736-6 alcantarillado BBVA 7,933,147 7,933,147

11100505 Cta 785-0 matadero BBVA 2,909,447 2,909,447

11100506 Cta 788-4 Araujo BBVA 1,729,904 1,729,904

11100637 Cta Aho 287-151799, mejoramiento del acueducto del Barrio Villa

Pinzón del casco urbano - -

11100639 Cta Aho 287-155998, Cov. Aunar esfuerzos para la adecuación de las

instalaciones y mantenimiento de la Petar del matadero Municipal de Cimitarra.

- -

11100640 Cta Aho. 287-157770 Con. Aunar esfuerzos para el mantenimiento y

mejoramiento del acueducto del corregimiento de Puerto Araujo y del Casco urbano del Municipio.

- -

11100641 Cta Aho 287-157903 Cov. Aunar esfuerzos para la ampliación,

mejoramiento y limpieza del Sistema de alcantarillado en el casco urbano del Municipio de Cimitarra.

- -

11100632 Cta Aho, 306875664258 Bancolombia 1,966,992

1,966,992

TOTAL 62,264,381 59,264,381

Según conciliaciones allegadas en el proceso auditor reporta unos saldos en libros de $59.264.381; mientras que los saldos reportados en el balance general en la cuenta 1110 reflejan valores por $89.158.839; diferencias que establecen a este ente de control que los estados financieros de la entidad, no son confiables y razonables; situación que debe ser aclarada a este ente de Control.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA

Presunto (s) Responsables (s) Rodrigo Alonso Gallego Agudelo (Gerente)

Descripción

Se observa diferencias entre los saldos conciliados y los valores reflejados en los estados financieros.

Causa Dentro de las conciliaciones allegadas por la entidad auditada, suman saldo en libros por




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$59.264.381, valores que difieren a los reportados en la cuenta de balance 1110 por $89.158.839.

Efecto

Que la Información financiera presentada por la entidad no sea confiable ni oportuna, lo que limita dar un pronunciamiento favorable de confiabilidad es los estados contables.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

“Me permito informar que el equipo de Auditoría solicitó las conciliaciones de diciembre, no teniendo en cuenta que hubo cuentas que no tuvieron movimientos hasta cierta fecha de la vigencia 2013; y no alcanzaron el mes de diciembre de 2013 a tener movimientos. Anexo la relación de cuentas bancarias a nombre de las EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA-ADMINISTRACION PUBLICA COPERATIVA-APC, donde especifica cuenta por cuenta y el último mes de conciliación de dicha cuenta, verificando que el saldo en Bancos y el Saldo reflejado en el Balance de las EMPRESAS PUBLICAS, coincide perfectamente.

ANEXO:Certificaciones bancarias de las cuentas sin movimientos año 2013, mayor analítico de la cuenta financiera Comultrasan y Balance de Prueba año 2013 de las cuentas”

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA

Teniendo en cuenta lo expresado por el presunto responsable en la controversia, donde allega cuadro de cada una de las cuenta con sus respectivos soportes el cual coincide con los valores reportados en la cuenta de balance por valor de $89.158.836; este ente de control concluye que si bien es cierto que la entidad auditada anexa cada uno de los soportes a fin de subsanar la deficiencia administrativa; en el trabajo de campo, debe llegar la totalidad de los soportes requeridos en el momento de la realización del procesos auditor, a fin de evitar futuras confusiones con los diferentes entes de control; situación por el cual este ente de Control convalida la observación de tipo Administrativo.

RUBRO CONTABLE NUMERO DE LA CUENTA SALDO EN BANCOS SALDO EN LIBROS MES DE CONCILIACION11100501 Cta 7694 Banco BBVA 35.977.462,00$ 32.977.462,00$ DICIEMBRE11100502 Cta 771-0 Acueducto BBVA 11.747.429,00$ 11.747.429,00$ DICIEMBRE11100504 Cta 7736-6 Alcantarillado BBVA 7.933.147,00$ 7.933.147,00$ DICIEMBRE11100505 Cta 785-0 Matadero BBVA 2.909.447,00$ 2.909.447,00$ DICIEMBRE11100506 Cta 788-4 Araujo BBVA 1.729.904,00$ 1.729.904,00$ DICIEMBRE11100637 Cta aho 287-151799 -$ -$ DICIEMBRE11100639 Cta aho 287-155998 Conv aunar -$ -$ DICIEMBRE11100640 Cta aho 287-157770 Conv. -$ -$ DICIEMBRE11100641 Cta Aho 287-157903 Conv. DICIEMBRE11100632 Cta ahor 306875664258 1.966.992,00$ 1.966.992,00$ DICIEMBRE11100610 Cta Financiera Comultrasa 29.869.057,00$ 29.869.057,00$ MAYO11100606 Cta 287-12696-5 Convenio 7.040,00$ 7.040,00$ SIN MVTOS 201311100616 Cta 287-12872-2 Conv. 0,03$ 0,03$ SIN MVTOS 201311100621 Cta 287-13043-9 Conv. 12.483,00$ 12.483,00$ SIN MVTOS 201311100622 Cta 287-13042-1 Conv. 4.451,00$ 4.451,00$ SIN MVTOS 201311100625 Cta 287-13308-6 Ahs 1.424,00$ 1.424,00$ SIN MVTOS 2013

TOTALES 92.158.836,03$ 89.158.836,03$

ANEXO HALLAZGO No 7EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA, ADMINISTRACION PUBLICA COOPERATIVA




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INVERSIONES A diciembre 31 de 2013 la entidad presenta inversiones patrimoniales no controladas en entidades del sector solidario por $224.515; saldos que no han variado frente a los valores reportados en la vigencia anterior. DEUDORES Los deudores de las empresas de servicios públicos de Cimitarra a 31 de diciembre de 2013, ascendieron a $133.639.607, correspondiente a deudores por ventas de bienes comercializados sobre deudores de medidores de acueducto por $132.800 y deudores de materiales por $27.000, mas unos deudores por prestación de otros servicios por $1.071.454. Los deudores por servicios públicos ascendieron en $120.760.116, correspondiente a la prestación de servicios públicos el cual se relacionan a continuación:

SERVICIOS PUBLICOS DEUDORES

Servicios de acueducto 58,543,102

Servicios de alcantarillado 26,664,867

Servicio de Aseo 35,552,147

TOTAL 120,760,116

Los deudores por servicios públicos domiciliarios, se encuentran distribuidos en deudores de servicio de acueducto por $58.543.102; representados en deudores por cargo fijo en acueducto por $11.591.661, deudores por consumo de acueducto por $38.752.318, deudores por conexiones de acueducto por $240.430, deudores por tarifa plena de acueducto $7.463.557, ajustes a la centena por $714.719, cuotas de cofinanciación deuda anterior por $349.403 y saldos del sistema anterior por $860.450; los deudores por servicio de alcantarillado corresponde a deudores sobre cargo fijo de alcantarillado por $4.494.238, deudores por vertimientos de alcantarillado por $16.491.630 y deudores sobre tarifa plena de alcantarillado por 5.678.997; los deudores por el servicios de aseo se encuentra representados en deudores por cargo fijo de aseo por $3.726.930, deudores por barrido, limpieza y aseo por $9.394.791, deudores por recolección, trasporte de aseo por $15.384.213, y deudores por tratamiento y disposición final de aseo por $7.046.212. Los deudores por concepto de avances y anticipos entregados, corresponden a saldos en anticipos para la adquisición de bienes y servicios por $21.849 y anticipos de saldos a favor por impuestos y contribuyentes de retención en la fuente por $336.442. Los otros deudores por concepto de reclamaciones e indemnizaciones a compañías de seguros por valor de $10.640.680; corresponde a pagos realizados al señor JUAN LAUTARO VELASCO RAMOS identificado con la cedula de ciudadanía No.91.132.761 expedida en la ciudad de Cimitarra, quien se desempeñaba como conductor del carro compactador has el día 22 de de febrero de 2012, fecha en la que sufrió una parálisis el cual lo dejo incapacitado en más del 50% de su cuerpo el cual impidió seguir ejerciendo su cargo; lo que la entidad está asumiendo las obligaciones por concepto de seguridad social (EPS, AFP,




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PARAFISCALES) y pagos del contrato hasta que se defina la situación con el fondo de pensiones. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los saldos representados en la propiedad plantan y equipo a 31 de diciembre de 2013, ascendieron a $24.811.411, correspondiente a muebles, enseres y equipos de oficina por $360.000, redes líneas y cables por $450.000, maquinaria y equipo por $18.775.540, equipos medico científico por $2.282.525, mueble y enseres por $4.025.518, equipos de computación y comunicación por $8.525.244, equipos de trasporte tracción y elevación por $3.989.999; menos unas depreciaciones acumuladas realizadas a la propiedad planta y equipo por valor de $14.127.415. OTROS PASIVOS Los otros pasivos de las empresas de servicios públicos de Cimitarra APC se encuentran representados en bienes adquiridos en Leasing Financiero correspondiente al carro compactador adquirido por la entidad por valor de $240.000.000. PASIVOS Los pasivos de las empresas de servicios publico domiciliarios del municipio de Cimitarra cerraron con saldo en libros en $314.405.995, correspondiente a operaciones de crédito público de la banca comercial sobre leasing financiero con Bancolombia por $219.009.143, cuentas por pagar para la adquisición de bienes y servicios nacionales por $895.840, adquisición de bienes y servicios del exterior por $5.319, obligaciones por acreedores por $26.846.675, obligaciones por concepto de retención en la fuente por $10.074.980, obligaciones sobre depósitos recibidos de terceros por $2.495.210 y otras cuentas por pagar por $24.024.018. Las obligaciones laborales y de seguridad social cerro con saldo en libros por $31.054.809, correspondiente a nomina por pagar por $630, cesantías por $20.462, cesantías por $20.462.543, intereses sobre cesantías por $12.925 y vacaciones por $10.578.711. PATRIMONIO El patrimonio para la vigencia 2013, registra unos saldos en libros por valor de $126.920.081, presentando una disminución frente a la anterior vigencia de un 7.13%, quedando constituido por un patrimonio institucional de aporte sociales sobre cuotas partes de interés social por $3.478.300, reservas para protección de aportes por $19.160.161, resultado del ejercicio por $19.969.360 y un patrimonio institucional incorporado por $84.312.259. ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL INGRESOS La empresa de servicios Públicos domiciliarios del Municipio de Cimitarra APC presentó ingresos durante la vigencia 2013, según libros de contabilidad por $1.751.031.162; correspondiente a ingresos por venta de bienes comercializados por $1.444.493, sobre medidores de agua por $1.109.993 y otras ventas de bienes




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comercializados por $334.500; por venta de servicios públicos se presentaron los siguientes ingresos: Como se puede analizar, en la vigencia 2013, los ingresos por venta de servicios público, presentó un incremento de un 6.46% frente a la anterior vigencia; presentándose incremento en los ingresos del servicio de acueducto de un 7.93%, por servicio de alcantarillado un 7.49%, por aseo los ingresos se incrementaron en un 4.80% y los ingresos por matadero presentaron un incremento de un 5.62%. Los otros ingresos los conforman los rendimientos financieros sobre los depósitos en las entidades financieras por $4.541, e ingresos extraordinarios por concepto de recuperaciones por $4.599 y otros ingresos extraordinarios por $1.306. INGRESOS FACTURADOS POR CONCEPTO DE SUBSIDIOS

MES FACTURADO

DESCRIPCIÓN X SERVICIO SUBSIDIO FACTURADO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

SALDO A FAVOR DEL MUNICIPIO DICIEMBRE DE 2012

(13,719,758.35)

DICIEMBRE 2012 11,343,420.68 6,238,946.35 19,937,304.38 37,519,671.41

ENERO 12,960,904.87 7,063,025.24 20,031,861.38 40,055,791.49

FEBRERO 12,016,743.77 6,583,013.32 20,081,857.38 38,681,614.47

MARZO 11,451,006.46 6,315,406.34 20,158,573.38 37,924,986.18

ABRIL 12,550,588.71 6,854,708.60 20,204,337.38 39,609,634.69

MAYO 11,939,690.07 6,568,286.45 20,301,639.38 38,809,615.90

JUNIO 11,597,167.28 6,403,293.07 20,296,027.38 38,296,487.73

JULIO 12,172,507.86 6,682,623.42 20,339,339.38 39,194,470.66

AGOSTO 12,091,451.24 6,642,324.58 20,338,299.38 39,072,075.20

SEPTIEMBRE 11,729,947.42 6,528,912.42 20,313,051.38 38,571,911.22

OCTUBRE 11,760,177.49 6,498,962.34 20,351,521.38 38,610,661.21

NOVIEMBRE 11,789,146.40 6,504,853.71 20,435,653.38 38,729,653.49

TOTALES 143,402,752.25 78,884,355.84 242,789,465.56 465,076,573.65

Las empresas de servicios públicos domiciliarios durante la vigencia 2013, facturó por concepto de subsidios por concepto de acueducto, alcantarillado y aseo la suma de $465.076.573.

SERVICIO PUBLICO 2012 2013

ACUEDUCTO 541,571 588,220

ALCANTARILLADO 291,472 315,060

ASEO 563,835 592,265

MATADERO 239,591 253,862

TOTAL 1,636,469 1,749,407




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INGRESOS POR SUBSIDIOS

MES SUBSIDIADO FECHA GIRO TOTAL SUBSIDIO

RECIBIDO MAYOR O MENOR

VALOR GIRADO

DICIEMBRE 2012-ENERO-FEBRERO-MARZO

5/9/2014 140,484,463.41 22,158.21

ABRIL 7/15/2014 38,831,419.00 (778,215.69)

MAYO-JUNIO 7/30/2014 77,887,676.78 781,573.15

JULIO 8/12/2014 38,831,419.00 (363,051.66)

AGOSTO 9/9/2014 38,831,419.00 (240,656.20)

SEPTIEMBRE 10/10/2014 38,831,419.00 259,507.78

OCTUBRE 11/8/2014 38,831,419.00 220,757.79

NOVIEMBRE 12/6/2014 38,831,419.00 101,765.51

TOTAL RECIBIDO 465,080,412.54 3,838.89

El Municipio de Cimitarra recibió por concepto de subsidios de acueducto, alcantarillado y aseo, durante la vigencia fiscal 2013, la suma de $465.080.412. GASTOS Los gastos operacionales de administración a diciembre 2013, ascendió en $582.205.526, los cuales presentaron un incremento frente a vigencia anterior de un 7.8% ejecutados en pago de sueldos y salarios por $462.650.489, para pago de sueldos de personal por $143.695.943, honorarios por $61.956.000, vacaciones por $6.044.266, auxilio de transporte por $1.647.350, pago de cesantías por $11.542.758, intereses sobre las cesantías por $1.385.131, capacitación, bienestar social y estímulos por $429.104, dotación y estímulos a trabajadores por $782.000, contratos de personal temporal por $229.287.458, pago de viáticos por $3.334.000 y prima de servicios por $11.546.479. Para contribuciones efectivas la entidad ejecuto la suma de $36.502.422, para aportes a cajas de compensación familiar por $5.540.649, cotizaciones a seguridad social en salud por $11.498.706, cotización a riesgos profesionales por $3.294.723, y cotizaciones a entidades administradoras del régimen pensional por $16.258.344; sobre aportes sobre la nómina en la vigencia se ejecutó la suma de $6.813.089, para pago en aportes al ICBF por $4.088.118 y aportes al SENA por $2.724.971. Para gastos generales las empresas de servicios públicos ejecutaron la suma de $49.404.645, para pago de materiales y suministros $5.949.700, servicios públicos por $10.722.468, impresos, publicaciones, suscriptores y afiliaciones por $7.216.468, fotocopias y útiles de oficina por $2.407.356, comunicaciones y transporte por $271.300, seguros generales por $13.645.071, elementos de cafetería y restaurante por $3.441.950 y otros gastos generales por $3.441.950; sobre Impuesto, contribuciones y tasas la entidad pago la suma de $26.834.880, correspondiente a pagos en registros por $944.756, contribuciones para otras entidades por $14.256.000 y otros impuestos y contribuciones por $11.634.124.




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Sobre las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones se presentan saldos en la cuenta de gastos por $61.209.332; correspondiente a provisiones para protección de propiedades planta y equipo por $58.464.938, sobre depreciaciones de redes líneas y cables por $405.000, depreciaciones sobre la maquinaria y equipo por $2.887.740, depreciaciones sobre enseres y equipos de oficina por $1.982.967, depreciación sobre equipos de comunicación y computación por $3.802.659, depreciación de equipos de transporte tracción y elevación por $48.909.572 y depreciación de equipos de oficina y despensa por $477.00; mas unas amortizaciones a los intangibles sobre licencias por $2.744.394. Los otros gastos corresponden al pago de intereses sobre deuda pública de largo plazo sector financiero por $21.611.495, gastos financieros sobre comisiones por $4.579.761 y otros gastos extraordinarios por $1.952.000. Se presentan costos de venta para operación sobre bienes comercializados de medidores de agua, luz y gas por $4.555.555 y otros costos de venta de bienes comercializados por $7.284.420. Los costos de producción para la venta de servicios públicos durante la vigencia 2013; se presentó en servicios personales por $251.526.855, en costos para pago de licencias, contribuciones y regalías por $10.000.000, en órdenes de contrato de mantenimiento y reparaciones por $210.627.341, costos en honorarios por $11.994.396, costo de servicios públicos de energía y alumbrado público por $42.059.322, materiales y otros costos de operación por $11.617.246, seguros por $6.553.760, impuestos y tasas por $41.581.610 y ordenes, contratos por otros servicios por $18.000.000. EXCEDENTE DEL EJERCICIO Como producto del comportamiento de los ingresos y gastos de la vigencia, se registra un excedente del ejercicio para el año 2013 de $17.555.836, excedente que corresponde al uno por ciento (1%) en relación a los ingresos totales generados por la Entidad. 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable Frente a la evaluación realizada por el grupo auditor a fin de avaluar los procedimientos desarrollados dentro del control interno contable, en cumplimiento a lo establecido en la Resolución 357 de julio de 2008, a fin de generar información contable con las características de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia en procura de lograr la gestión eficiente de transparencia y control de los recursos; este ente de Control en la auditoría realizada a la vigencia fiscal 2012; dejo una observación administrativa, para que a través del plan de mejoramiento, el cual se encuentra en desarrollo a fin de subsanar las debilidades de tipo administrativo detectadas por el grupo auditor.




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REPORTE DE INFORMACIÓN AL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN SUI.

La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidad de establecer, administrar, mantener y operar el Sistema Único de Información para los Servicios Públicos, SUI, de conformidad con lo establecido en la Ley 689 de 2001. El sistema centraliza las necesidades de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos. Busca estandarizar requerimientos de información y aportar datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos. Contar con Información oportuna y de calidad proveniente de los prestadores de servicios públicos domiciliarios es de gran importancia para el desarrollo de los objetivos misionales de las entidades sectoriales de servicios públicos. Por esta Razón el SUI cuenta con mecanismos y herramientas de apoyo para el acceso y reporte de Información al mismo. La administración de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE CIMITARRA APC, ha venido registrando oportunamente el cargue de la totalidad de información concerniente a la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo urbano al Sistema Único de Información- SUI de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios-SSPD; información básica y oportuna para efectos de desarrollar procesos de planeación, regulación, control, vigilancia y supervisión.

FACTURACION La facturación por venta de servicios públicos domiciliarios se lleva a cabo a través del programa de facturación SOFTWARE INTEGRIN, el cual proporciona una facturación mensual eficiente para el cobro de los usuarios. USUARIOS DE ACUEDUCTO, Y ALCANTARILLADO Y ASEO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE CIMITARRA APC Según información suministrada por la Empresa Pública de Cimitarra APC, la información de suscriptores correspondiente a la vigencia 2009, 2010,2011, 2012 y 2013, fue tomada de información suministrada por la entidad, como se detalla a continuación:

PERIODO ESTRATO/ CLASE

DE USO NUMERO DE

SUSCRIPTORES TOTAL DE

SUSCRIPTORES

2009

RESIDENCIAL 2,718

2,992 COMERCIAL 242

OFICIAL 32

2010

RESIDENCIAL 2,812

3,090 COMERCIAL 245

OFICIAL 33

2011 RESIDENCIAL 2,904 3,189




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COMERCIAL 250

OFICIAL 35

2012

RESIDENCIAL 3,063

3,344 COMERCIAL 246

OFICIAL 35

2013

RESIDENCIAL 3,063

3,344 COMERCIAL 246

OFICIAL 35

De acuerdo con el perfil socioeconómico de EMPRESA PUBLICA DE CIMITARRA APC y el nivel de cobertura alcanzado por la empresa, el mayor volumen de usuarios se concentra en el estrato RESIDENCIAL respectivamente a lo largo de cuatrienio. Lo que ha sido el servicio de aseo se ha hecho especial interés de recuperar el componente de aseo en el cual se observó que por barrido y limpieza presentó un total de 3,235 suscriptores, recolección y transporte 3,241 y total disposición 3,334 DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2013, de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CIMITARRA APC, los cuales, según los documentos y anexos presentados en el desarrollo de la auditoría, constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2013, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERA, portador de la tarjeta profesional número 81075- T. OPINIÓN SIN SALVEDADES: En mi opinión los Estados Financieros de la vigencia 2013, presentan razonablemente CON SALVEDADES, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CIMITARRA APC, a 31 de diciembre de 2012, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por Contaduría General de la Nación, igualmente la información suministrada durante el proceso de auditoría ha sido la necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada ya que las inconsistencias que se presentaron estuvieron reflejadas en un índice inferior al diez por ciento (10%) equivalente a un parámetro que evidencia inconsistencias en los saldos reflejados en libros, con los valores conciliados, en la vigencia fiscal del 01 al 31 de Diciembre de 2013.




INFORME DEFINITIVO


1.2.1.2 Gestión Presupuestal Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la Administración de las Empresas Públicas de Cimitarra- APC, el equipo auditor realizó el análisis teniendo como criterio los Estatutos de la Administración Pública Cooperativa y disposiciones internas. El Consejo de Administración de las Empresa Públicas de Cimitarra APC, mediante Acta No 11 del 19 de diciembre de 2012, presentó y aprobó el presupuesto de las EE. PP de Cimitarra para la vigencia de 2013 en la suma de $1.759.600.000.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS. La APC presenta un presupuesto definitivo de $1.759.600.000 y recaudo el 99.51% ($1751020714.68) de lo presupuestado, así:

OBSERVACIÓN N° 7:

La APC no adiciona los recaudos que sobrepasan lo presupuestado, en tanto que debe hacer un análisis del presupuesto hacia el último trimestre del año para observar el comportamiento del recaudo ha sido a favorable o desfavorable y así adicionar los mismos.

TIPO DE OBSERVACION. ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLES RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO, Gerente

Descripción de la Observación No adiciona los recaudos que sobrepasan

Nombre Ppto Inicial Adiciones Ppto Definitivo Ppto

Recaudado

Ing Por Recaudar % Rec % Part

TOTAL

PRESUPUESTO

1,759,600,000 0 1,759,600,000 1,751,020,715 (8,579,285.32) 99.51 100

TOTAL

ACUEDUCTO

495,982,505 0 495,982,505 589,832,434 93,849,928.63 118.92 33.69

ALCANTARILLADO 244,554,232 0 244,554,232 315,060,632 70,506,399.65 128.83 17.99

ASEO 326,252,263 0 326,252,263 592,265,485 266,013,222.40 181.54 33.82

Aportes, traspasos

y transferencias

municipales

692,811,000 0 692,811,000 253,862,164 (438,948,836.00) 36.64 14.50

EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA APC.

INGRESOS 2013

ACUEDUCTO 34%

ALCANTARILLADO 18%

ASEO 34%

Aportes, traspasos y

transferencias municipales

14%

RECAUDOS APC




INFORME DEFINITIVO


lo presupuestado Causa Recauda más de lo presupuestado Efecto No puede comprometer más recursos, si estos

no son incorporados

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO. “A partir de la vigencia de 2014, se tuvieron en cuenta las observaciones dada por el equipo auditor, donde manifestaron que los recaudos no estaban afectando presupuesto; de manera errada la APC, afectada presupuesto en el momento de la facturación de los servicios públicos, subsanando este procedimiento desde enero de 2014.”

CONCLUSIONPOR PARTE DE LA CONTRALORIA.

De acuerdo a la réplica de la APC, reconoce que no está afectando correctamente el presupuesto, en cuanto que los recursos recaudados demás de lo presupuestado, por cada centro de costo, deben adicionarse, observando su comportamiento a nivel global durante la vigencia. Por lo tanto se deja en firme el hallazgo administrativo. ACUEDUCTO Por el servicio de Acueducto recaudó el 118.92% ($589.832.433.63) de lo presupuestado y corresponde al 33.69% del toral de los ingresos de la APC.

ALCANTARILLADO Por el servicio de Alcantarillado recaudó el 128.63% ($315.060.631.65) de lo presupuestado y corresponde al 17.99% del toral de los ingresos de la APC.


Recaudado

Ing Por

Recaudar

% Rec % Part

TOTAL

ACUEDUCTO

495,982,505 0 495,982,505 589,832,434 93,849,928.63 118.92 33.69

ACUEDUCTO 448,386,193 0 448,386,193 519,744,754 71,358,560.87 115.91 29.68

Venta de Bienes 3,310,000 0 3,310,000 1,438,993 (1,871,007.00) 43.47 0.08

Venta de servicios 445,076,193 0 445,076,193 518,305,761 73,229,567.87 116.45 29.60

ACUEDUCTO

ARAUJO

47,596,312 0 47,596,312 70,087,680 22,491,367.76 147.25 4.00

Venta de Bienes 102,000 0 102,000 5,500 (96,500.00) 5.39 0.00



INGRESOS ACUEDUCTO 2013


Recaudado

Ing Por

Recaudar

% Rec % Part

ALCANTARILLADO 244,554,232 0 244,554,232 315,060,632 70,506,399.65 128.83 17.99


Venta de servicios -

ARAUJO

8,097,700 0 8,097,700 23,045,792 14,948,091.77 284.60 1.32


INGRESOS ALCANTARILLADO 2013




INFORME DEFINITIVO


ASEO Por el servicio de Aseo recaudó el 181.543% ($592.265.485), de lo presupuestado y corresponde al 33.82% del toral de los ingresos de la APC.

APORTES TRASPASOS Y TRANSFERENCIAS MUNICIPALES Por el servicio de Aseo recaudó el 33.64% ($253.862.164), de lo presupuestado y corresponde al 14.50% del toral de los ingresos de la APC.

Nota. Los contratos interadministrativos efectuados con la Alcaldía Municipal, no lo llevan al presupuesto, lo manejan en cuentas bancarias y ascienden a

$1.336.617.404.1. No obstante en el presupuesto de la vigencia de 2011, sí los llevaban.


Recaudado


ASEO 326,252,263 0 326,252,263 592,265,485 266,013,222.40 181.54 33.82

ASEO Venta de

servicios

304,357,275 0 304,357,275 536,199,172 231,841,897.40 176.17 30.62

Cargo Fijo Comercial 27,634,260 0 27,634,260 50,865,766 23,231,506.00 184.07 2.90

Barrido y limpieza de

areas Publica

165,293,775 0 165,293,775 141,107,966 (24,185,808.60) 85.37 8.06

Recoleccion y

transporte de

residuos solidos

48,983,256 0 48,983,256 247,707,714 198,724,458.00 505.70 14.15

Tratamiento y

disposicion Final

62,445,984 0 62,445,984 96,517,726 34,071,742.00 154.56 5.51

INGRESOS ASEO 2013


Recaudado


ASEO ARAUJO -


Cargo Fijo Comercial 1,629,396 0 1,629,396 5,845,127 4,215,731.00 358.73 0.33

Barrido y limpieza de

areas Publica

4,208,136 0 4,208,136 15,823,747 11,615,611.00 376.03 0.90

Recoleccion y

transporte de

residuos solidos

12,480,880 0 12,480,880 23,376,685 10,895,805.00 187.30 1.34

Tratamiento y

disposicion Final

3,576,576 0 3,576,576 11,020,754 7,444,178.00 308.14 0.63

Nombre Ppto Inicial Adicione

s

Ppto Definitivo Ppto

Recaudado


Aportes, traspasos y

transferencias municipales

692,811,000 0 692,811,000 253,862,164 (438,948,836.00) 36.64 14.50

TRASPASO POR

SUBSIDIOS MUNICIPALES

435,411,000 0 435,411,000 0 (435,411,000.00) 0.00 0.00

Subsidios municipales por

prestacion de servicios

publicos

435,411,000 0 435,411,000 0 (435,411,000.00) 0.00 0.00

TRASPASO POR

ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

257,400,000 0 257,400,000 253,862,164 (3,537,836.00) 98.63 14.50

Administracion del Matadero 257,400,000 0 257,400,000 253,862,164 (3,537,836.00) 98.63 14.50


APORTES TRASPASOS Y TRANSFERENCIAS MUNICIPALES




INFORME DEFINITIVO


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS El presupuesto inicial de gastos ascendió a la suma de $1.759.600.000 y se efectuaron traslados presupuestales por $239.415.766, para un presupuesto definitivo de $1.759.600.000. OBSERVACION N° 8.

Los actos administrativos de los traslados presupuestales no se emiten como resolución, ni se encuentran numerados. Tipificándose una observación de tipo administrativa.

TIPO DE OBSERVACION. ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLES RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO, Gerente

Descripción de la Observación Los traslados presupuestales no se emiten por resolución, ni se encuentran numerados

Causa No se tienen procedimientos presupuestales

Efecto Desorden administrativo.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO “La APC, se permite informar que estaba disponible para su revisión dichos asientos contables con su respectiva resolución, la cual no fue solicitada por el equipo auditor durante la visita, procedo a remitirla y anexarla en esta oportunidad, de tal forma que se complemente la información requerida.”

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Una vez revisada la réplica y los documentos enviados, se puede observar que la entidad ya efectuó la respectiva numeración de las resoluciones, Por lo tanto se deja sin efecto el hallazgo administrativo. Las Empresas Públicas de Cimitarra- APC ejecutó gastos en un 86.7% ($1.702.460.259.55) de lo presupuestado y realizó pagos por valor de $1.650.539.750.74, quedando obligaciones por $51.920.509.

Nombre Ppto Inicial Adiciones Creditos Contra

Creditos

Ppto

Definitivo

Ppto

Ejecutado

pagos % Ejec % Pag

GASTOS APROBADOS

(CR)

1,759,600,000 0 239,415,766 239,415,766 1,759,600,000 1,702,460,260 1,650,539,751 -96.75 100.00

Servicios personales

asociados a la nómina

586,048,424 0 31,531,289 23,230,095 594,349,618 586,056,279 545,642,100 -98.60 34.42

Servicios personales

indirectos

270,957,376 0 23,789,000 29,981,918 264,764,458 263,758,801 263,758,801 -99.62 15.49

Contribuciones inherentes a

nómina sector privado

89,580,168 0 2,821,630 0 92,401,798 89,173,772 81,547,952 -96.51 5.24

Adquisición de bienes 389,614,032 0 112,326,113 102,046,399 399,893,746 390,616,895 390,616,894 -97.68 22.94

Adquisición de servicios 294,400,000 0 36,594,647 37,148,267 293,846,380 259,558,090 255,677,582 -88.33 15.25

Impuestos y multas 57,000,000 0 17,128,000 18,284,000 55,844,000 55,837,610 55,837,610 -99.99 3.28

Amortización Deuda Pública

Externa

50,000,000 0 0 28,725,087 21,274,913 20,990,857 20,990,857 -98.66 1.23

Intereses, Comisiones y

Otros Gastos de Deuda

Pública Externa

22,000,000 0 5,225,087 0 27,225,087 26,467,955 26,467,955 -97.22 1.55

Inversión Sector Medio

Ambiente

0 0 10,000,000 0 10,000,000 10,000,000 10,000,000 -100.00 0.59

EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA APC

EJECUCION DE GASTOS




INFORME DEFINITIVO


Los gastos de la APC, que reportaron un mayor índice son los de servicios personales con un 55.15% y la adquisición de bienes y servicios el 38.19%. - SERVICIOS PERSONALES Los servicios personales directos se encuentran distribuidos de acuerdo a los centros de costos: Por servicios personales directos ejecutó el 98.60% ($586.056.279) de lo presupuestado y pagó $545.642.100 y corresponde $34.42% del total del gasto.

El rubro más representativo en centro de costo de Aseo es de Barrido de calles y áreas públicas en la suma de $142.930.654, la cual hacen contratos mensuales individuales por la suma de 260.000, aproximadamente de 40 a 5 personas.. - SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS. Por servicios personales directos ejecutó el 99.62% ($263.758.801) de lo presupuestado y pagó $263.758.801 y corresponde $15.49% del total del gasto.

Por servicios personales indirectos se contrató el contador público, el revisor fiscal, el jurídico. Por servicios personales indirectos de acueducto y alcantarillado, ejecutó honorarios para las pruebas de laboratorio. Por servicios personales indirectos de aseo, ejecutó servicios del Operador Buldócer Botadero de Basura. Por servicios personales indirectos matadero, ejecutó los servicios de personal matadero y honorarios de médico veterinario.

Centro de costo Ppto

Definitivo

Ppto

Ejecutado

pagos % Ejec % Pag

Servicios personales asociados a

la nómina

594,349,618 586,056,279 545,642,100 -98.60 34.42

ADMINISTRATIVO 221,025,029 220,369,031 203,108,748 -99.70 12.94

SERVICIOS PERSONALES

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

154,413,158 150,508,188 138,123,403 -97.47 8.84

SERVICIOS PERSONALES ASEO 218,911,431 215,179,060 204,409,949 -98.30 12.64


EJECUCION DE GASTOS


Definitivo

Ppto

Ejecutado

pagos % Ejec % Pag

Servicios personales indirectos 264,764,458 263,758,801 263,758,801 -99.62 15.49


INDIRECTOS ADMINISTRATIVOS

62,956,000 61,956,000 61,956,000 -98.41 3.64


INDIRECTOS ACUEDUCTO Y ALCA

12,000,000 11,994,396 11,994,396 -99.95 0.70


INDIRECTOS DE ASEO

8,721,000 8,720,947 8,720,947 -100.00 0.51


INDIRECTOS MATADERO

181,087,458 181,087,458 181,087,458 -100.00 10.64


EJECUCION SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS




INFORME DEFINITIVO


- ADQUISICIÓN DE BIENES Por servicios adquisición de bienes ejecutó el 97.68% ($390.616.895.27) de lo presupuestado y pagó $390.616.893.95 que corresponde $22.94% del total del gasto.

SITUACION PRESUPUESTAL - EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA APC La APC, presenta un superávit presupuestal de $48.560.455.


SITUACION PRESUPUESTAL

2013 2012 2011

RECAUDO 1,751,020,715 1,612,008,900 4,855,701,555

COMPROMETIDO 1,702,460,260 1,543,708,211 6,506,222,916

SALDO 48,560,455 68,300,689 -1,650,521,361

2. OTRAS ACTUACIONES

2.1 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA Revisada las vigencias anteriores y la pagina Web de la Contraloría General de Santander, se evidencio por parte del equipo auditor no se han realizado Controles de Advertencia a la APC de Cimitarra- Santander, sin embargo está cumpliendo con el control de advertencia 0015 del 17 de septiembre el 2013 referente a las pólizas de manejo de los bienes. 2.2 ATENCION DE QUEJAS Y DENUNCIAS Según certificación expedida por la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social no se encuentra registrada ninguna queja a nombre de las Empresas Públicas de Cimitarra APC.


Definitivo

Ppto

Ejecutado

pagos % Ejec % Pag

Adquisición de bienes 399,893,746 390,616,895 390,616,894 -97.68 22.94

ADQUISICION DE BIENES

ADMINISTRATIVOS

19,630,496 17,468,750 17,468,750 -88.99 1.03


ACUEDUCTO

189,103,654 184,690,537 184,690,537 -97.67 10.85


ALCANTARILLADO

1,500,000 1,489,700 1,489,700 -99.31 0.09

ADQUISICION DE BIENES ASEO 171,673,496 168,981,809 168,981,807 -98.43 9.93


MATADERO

17,986,100 17,986,100 17,986,100 -100.00 1.06


EJECUCION ADQUISICIÓN DE BIENES




INFORME DEFINITIVO


3. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES Contratación

#

TIPO DE OBSERVACION

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

1 X

Alcance Administrativo: La entidad no cuenta con un manual de supervisión e interventoría con el cual pueda delegar responsabilidad en funcionarios o contratistas que realicen tales actividades, lo anterior teniendo en cuenta el deber de control y seguimiento que debe efectuar la entidad a través de las personas designadas para ello, con relación a la ejecución de los contratos y convenios que suscriba.

Por consiguiente se determina éste hecho como un hallazgo Administrativo que debe ser incluido como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

Alcance Administrativo- Rodrigo Alonso Gallego Agudelo

7

2 X X X

Alcance Administrativo: En revisión efectuada al presente contrato se observó la administración de la APC, no efectúa los respectivos descuentos del Fondo de Seguridad Ciudadana. Por consiguiente se determina éste hecho como un hallazgo Administrativo que debe ser incluido como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

Alcance Disciplinario: La administración de la APC de Cimitarra, no efectuó en el presente contrato de obra, el descuento del 5% del fondo de seguridad ciudadana, aporte establecido en la ley 418 de 1997 artículo 20 que establece: “todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la nación, departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición”; en consecuencia lo anterior se determina como un presunto hallazgo de tipo administrativo y disciplinario según lo dispone la Ley 734 de 2.002, articulo 34, numeral 1.

Alcance Fiscal: La Administración de la APC, en la ejecución del presente contrato de obra no realiza el respectivo descuento del 5% correspondiente al fondo de seguridad ciudadana; lo anterior ocasiona un posible daño fiscal según lo contempla la Ley 610 de 2.000, artículo 6º; la cuantía del posible daño fiscal se determina por el valor del descuento que equivale a la suma de $ 18.499.919.15

Alcance Administrativo: Rodrigo Alonso Gallego Agudelo Alcance Fiscal Y Disciplinario: Rodrigo Alonso Gallego Agudelo (Gerente), Juan Carlos Cáceres Hernández,

(Supervisor)

18.499.919.15 12




INFORME DEFINITIVO


3 x

Alcance Administrativo: En revisión

efectuada al presente contrato se observó la administración de la APC, no efectúa certificación de inexistencia de personal de planta que desarrolle las actividades contratadas, lo cual se encuentra establecido en el artículo 22 del manual de contratación. Por consiguiente se determina éste hecho como un hallazgo Administrativo que debe ser incluido como acción correctiva dentro del respectivo Plan de Mejoramiento de la entidad.

16

Control Interno:

#

TIPO DE OBSERVACION



CUANTIA PAG

A D P F S

4 x x

Las Empresas Públicas de Cimitarra APC no rindió la información sobre la cuenta correspondiente a la vigencia de 2013 en el SIA, por lo anterior se consolida una observación de tipo administrativo y sancionatorio

RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO Gerente

21

5 X

El equipo auditor observó que no presenta oficina de control interno, por lo anterior, se deja plasmado una observación de tipo Administrativa con el fin de establecer metas para la corrección de las deficiencias internas y de igual forma hacerle seguimiento en próximas auditorías.


25

Financiera

N°

TIPO DE OBSERVACION



CUANTIA PAG

A D P F S

6 X

Según conciliaciones allegadas en el proceso auditor reporta unos saldos en libros de $59.264.381; mientras que los saldos reportados en el balance general en la cuenta 1110 reflejan valores por $89.158.839; diferencias que establecen a este ente de control que los estados financieros de la entidad, no son confiables y razonables; situación que debe ser aclarada a este ente de Control


27

Presupuesto

#

TIPO DE OBSERVACION

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG

A D P F S

7 X No adiciona los recaudos que sobrepasan lo presupuestado


36

8 DESVIRTUADO 39




INFORME DEFINITIVO


3.1 CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS Y COMUNICADAS

TIPO DE OBSERVACION

CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 7

DISCIPLINARIOS 1

PENALES 0

FISCALES 1 18.499.919.15

SANCIONATORIOS 1

TOTAL HALLAZGOS 10

Nota: En la tabla de hallazgos se repitió el mismo hallazgo 6 y 7, por lo tanto se hace la corrección .

4. CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION

Control de Gestión: De acuerdo a la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular realizada a la APC de Cimitarra al realizar un análisis sobre las variables que encierra lo correspondiente al control de gestión como lo es: la Gestión contractual, , legalidad, gestión ambiental, plan de mejoramiento control fiscal interno y las tecnologías de información (Tics) , el equipo auditor concluye que fue favorable dado que aun presentan debilidades que pueden corregirse antes de terminar el periodo de la actual administración. Contratación: Como resultado de la auditoria adelantada a la vigencia 2013, el concepto sobre el Control de Gestión es favorable en su mayoría, toda vez que se dio aplicabilidad a al manual de contratación de la APC; sin embargo esta entidad deberá mejorar en los aspectos relativos a la supervisión, control y seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la administración municipal, en pro de la eficacia para una solución adecuada de las necesidades detectadas en los estudios previos. Financiera y Presupuestal En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2013, de la APC de Cimitarra, los cuales, según los documentos y anexos presentados en el desarrollo de la auditoría, constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2013, generan un pronunciamiento razonable CON SALVEDADES, en todo aspecto significativo, la situación financiera a 31 de diciembre de 2013, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por Contaduría General de la Nación. La entidad lleva los registros del presupuesto por causación y no por caja, la APC. no adiciona los recaudos que sobrepasan lo presupuestado y revisados la ejecución de gastos selectivamente, no se observó que hayan cambiado destinación los recursos.




INFORME DEFINITIVO


5. PRONUNCIAMIENTO

La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe definitivo y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LAS EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA APC, no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2013 cuyo responsable es, RODRIGO ALONSO GALLEGO AGUDELO gerente, NO SE FENECE.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) EDUIN NILSON GONZALEZ RODRIGO OSORIO TRUJILLO Profesional Especializada Profesional Universitario (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR ORIANA NICOLLE GUAMAN DUARTE Profesional Universitario Coordinadora Auditoria (ORIGINAL FIRMADO) ANA MILENA BETRAN QUIÑONEZ Auditora Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub contralora Delegada para el proceso de Control Fiscal

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:...

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