El enfoque de procesos

1El enfoque de procesos

En las organizaciones modernas2ProcesoConjunto de actividades quese ejecutan coordinadamentepara alcanzar un objetivo. Todos los Procesos son mejorablesLas Mejoras las realizanlas personasEn el mbito de la Gestinde ValorLas organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesosEl enfoque de procesosEl resultado organizacional se alcanza a travs de una red compleja de procesos.

Es necesario identificar, organizar y administrar la red de procesos y sus interrelaciones.

El enfoque de procesosLos procesos y sus interrelaciones deben ser objeto de anlisis y de mejoramiento continuo.

Son los procesos principales (crticos) los que deben atenderse prioritariamente.

El enfoque de procesosEl resultado de un proceso constituye generalmente el input del siguiente proceso.

Resulta imprescindible que cada proceso tenga un dueo o responsable

Organizacin basada en procesosOrienta los procesos fundamentales hacia las necesidades de los destinatarios del producto o servicio.

Representacin de la organizacin de acuerdo con los procesos relevantes.

Se apoya en la priorizacin de los procesos de realizacin

Organizacin basada en procesosMaximiza la capacidad de los procesos que van ms all de los sectores y la propia organizacin.

Aparecen el destinatario y el proveedor en el campo visual.

Permite la organizacin de los procesos desde el enfoque del valor.

Tareas del responsable del procesoIdentificar y delimitar los procesos

Definir las responsabilidades

Conducir el proceso

Definir las entradas (input) necesarias

Disponer los recursos adecuados

Resultados. Establecer los indicadores de evaluacin a partir del objetivo formulado.

Tipos de procesosProcesos de conduccin

Procesos de realizacin

Procesos de apoyoProcesos de conduccinFundamentales para la organizacinFormulacin de la misin y la visin.

Diseo de las polticas y objetivos.

Diseo y desarrollo de la estrategia.

Planificacin y desarrollo.

Procesos de realizacin Vinculados a la generacin de valorSon aquellos a travs de los cuales se desarrollan, generan y atienden las prestaciones requeridas por el destinatario del bien o servicio.

Procesos de apoyoNecesarios para sostener losprocesos de conduccin y realizacin.

RRHHComunicaciones internasMantenimiento.LogsticaAdministracionCapacitacinServicios generalesDESPERDICIOTodo lo que sea distinto a los recursos mnimos absolutos de materiales, mquinas, y mano de obra necesarios para agregar valor al producto.

Cmo enfocar a procesos un Sistema de Gestin Etapas:

I. La identificacin y secuencia de los procesos.

II. La descripcin de cada uno de los procesos.

III. Medicin de los procesos.

IV. Control de los procesos.

V. La mejora de los procesos.I. La identificacin y secuencia de los procesos: El Mapa de ProcesosEs la representacin grfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestin.Para su elaboracin se debe:

1.Identificar los procesos clave de la organizacin.

2. Agrupar los procesos identificados.

3. Establecer interrelaciones entre los procesos.1. Identificar los procesos clave: Factores a tener en cuenta Influencia en la satisfaccin del cliente.Los efectos en la calidad del producto/servicio.Influencia en Factores Clave de xito (FCE).Influencia en la misin y estrategia.Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.Los riesgos econmicos y de insatisfaccin.Utilizacin intensiva de recursos

2. Agrupar los procesos identificados en tres categoras:Procesos estratgicos o de conduccin: Aquellos vinculados al mbito de las responsabilidades de la direccin y, principalmente, al largo plazo.

Procesos operativos o de realizacin: Aquellos procesos ligados directamente con la realizacin del producto y/o la prestacin del servicio.

Procesos de apoyo: Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. 3. Establecer interrelaciones

II. La descripcin de los procesosA. Descripcin de las actividades del proceso: Para llevar a cabo la descripcin del proceso es recomendable realizar una representacin grfica del mismo. Las dos tcnicas bsicas para representar procesos son:

Diagrama de Flujo o Flujograma.

Cursograma Analtico.Diagrama de Flujo o FlujogramaAporta un conocimiento bastante claro y global del proceso.

Ejemplo: Proceso de fabricacin de una resina

Cursograma AnalticoForma organizada de registrar y representar todas las actividades que realiza una persona en una estacin o rea de trabajo, mientras elabora un producto o brinda un servicio a un cliente.

II. La descripcin de los procesosB. Descripcin de las caractersticas del proceso:

Ficha de proceso

Una Ficha de Proceso se puede considerar como un soporte de informacin que pretende recabar todas aquellas caractersticas relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, as como para la gestin del proceso.

Ficha de proceso: Datos que se deberan incluirMisin u objetoPropietario del procesoLmites del procesoAlcance del procesoIndicadores del procesoVariables de controlInspeccionesDocumentos y/o registrosRecursosEjemplo: Ficha de proceso

III. Medicin de los procesosLos indicadores son mediciones del funcionamiento de un proceso.

Indicadores de eficacia: Miden lo bien o lo mal que un proceso cumple con las expectativas de los destinatarios del mismo.

Indicadores de eficiencia: Miden el consumo de recursos del proceso.

PREGUNTAS FUNDAMENTALESPROPOSITO

Qu se hace ?

Porqu se hace de esa manera?

Podria hacerse algo diferente ?

Que debera hacerse ?

PREGUNTAS FUNDAMENTALESLUGAR

Donde se hace?

Por que se hace alli?

En que otro sitio podria hacerse?

Donde debera hacerse?

PREGUNTAS FUNDAMENTALESSUCESION Cuando se hace ? Por que se hace entonces?

Puede hacerse en otro momento?

Cuando debera hacerse ?PREGUNTAS FUNDAMENTALESPERSONA

Quien/es lo hace/n ?

Por que lo hace/n esa/s persona/s ?

Quien/es otro/s podria/n hacerlo ?

Quien/es debiera/n hacerlo ?PREGUNTAS FUNDAMENTALESMEDIOS Como se hace ?

Por que se hace de ese modo?

Podra hacerse de otro modo?

Como debiera hacerse? PROBLEMASituacin o resultado indeseado con el cual un agente (individual o colectivo) con suficiente inters, se enfrenta con la intencin de corregirlo.

La cuidadosa, absoluta y detallada atencin a la formulacin del problema es la piedra fundamental para un posterior anlisis exitoso

Enfocar debidamente la esencia de lo pretendido es la clave para un buen modelo

33Planificacin Estratgica

Investigacin y Desarrollo

Revisin Anual

Investigacin de Mercado

Pedidos

Planificacin de Productos

Mezclado

Conformado

Transporte

Compras de materia prima

Horno

Almacn

Mantenimiento

Sistema de Informacin

Formacin

Cliente

Decisin

Actividad

Inicio o fin de un proceso

Documento

Se emplea para expresar el comienzo o el fin de un conjunto de actividades.

Dentro del diagrama se emplea para representar una actividad.

Representa una decisin.

Se utiliza para indicar la existencia de un documento relevante.

Representa el flujo de producto, informacin y la secuencia en que se ejecutan las actividades.

INICIO

Pesar materia prima

Agregar reactor

Reaccin qumica

Sacar muestra

Medir viscosidad

Viscosidad OK?

NO

Enfriar y descargar

SI

FIN

Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento.

Transporte: Indica el movimiento de los trabajadores, materiales y equipo de un lugar a otro.

Inspeccin: indica que se verifica cantidad, calidad o ambas.

Almacenamiento: Indica depsito de un objeto bajo vigilancia en un almacn donde se lo recibe o entrega mediante alguna forma de autorizacin.

Retraso: Indica la demora en el desarrollo de los hechos, por ejemplo, trabajo en suspenso entre dos operaciones sucesivas o abandono momentneo no registrado de cualquier objeto hasta que se necesite.

INTENSA

REVISION DE REQUISITOS DEL PRODUCTO

FP - 722

Proceso: Revisin de los requisitos del producto

Propietario: Director Comercial

MISION: Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes estn correctamente definidos en ofertas, pedidos y contratos, aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.

DOCUMENTACION PC - 722

ALCANCEEmpieza: Cuando comenzamos cualquier relacin laboral.Incluye: Ofertas, pedidos y contratos. Recogida de informacin para asegurar la capacidad.Termina: Con la elaboracin de una oferta, aceptacin de un pedido o modificacin del mismo.

ENTRADAS: Necesidades del cliente. Informacin sobre capacidad de produccin y stock.PROVEEDORES: Clientes. Produccin. Logstica.

SALIDAS: Ofertas. Pedidos aceptados. Contratos firmados. Modificaciones a los anteriores.CLIENTES: Cliente externo.

INSPECCIONES:Inspeccin mensual de las ofertas y pedidos.

REGISTROS: Reclamaciones, devoluciones, FORM 722.1

VARIABLES DE CONTROL:Inmovilizado de producto final.Capacidad de produccin.Plazo de entrega estndar.Catlogo de productos.Poltica comercial.

INDICADORES:

722.1 = % de ofertas aceptadas722.2 = % ofertas/pedidos/contratos no conformes722.3 = % modificaciones de requisitos por causa propia

Revisin: 02Fecha:2007/07/30