MODULO II:MODULO II:

PLANIFICACION PLANIFICACION Y Y

ADMINISTRACION DEL TIEMPO ADMINISTRACION DEL TIEMPO

““ AprenderAprender es descubrir lo que ya es descubrir lo que ya sabes.sabes. Hacer Hacer es demostrar que lo es demostrar que lo sabes ”sabes ”

“ “ La llave para abrir la La llave para abrir la cerradura del éxito personal, cerradura del éxito personal,

está guardada dentro de está guardada dentro de nosotros mismos.”nosotros mismos.”

Deseo Deseo Ferviente-FeFerviente-Fe

Motivo-Motivo-AcciónAcción

Objetivos-Objetivos-MetasMetas Resultados-Resultados-

Repetición Repetición

Plan de Acción-Plan de Acción-EjecuciónEjecución

MonitoreoMonitoreo--

SeguimienSeguimientoto

El Plan MaestroEl Plan Maestro

Son los objetivos personales o profesionales que queremos alcanzar a corto o largo plazo;

1. Fijate objetivos realistas.2. Planea con antelación.3. Elige objetivos que te satisfagan

personalmente. 4. Mejor sustituir que erradicar 5. Procurate colaboracíón

Que son las Metas u Objetivos Que son las Metas u Objetivos ??

1. Es concreto, se refiere a algo verificable en la realidad.

1. Es especifico en terminos de resultado cuando estipula limites que aseguran su comprensión, evitando las generalidades.

Requisitos del Objetivo ?Requisitos del Objetivo ?

1. Es evidente.

1. Es medible-Progreso del logro.

1. Las condiciones de ejecución son requisitos que aseguran la calidad del logro.

Requisitos del Objetivo ?Requisitos del Objetivo ?

1. Debe ser posible o de riesgo moderado, pero que represente un desafio para el individuo.

7. Debe ser logrado por el interesado

Requisitos del Objetivo ? Requisitos del Objetivo ? (continua…)(continua…)

El concepto de tener control a través de planes y programas, es fundamental para la administración del tiempo y los recursos para incrementar la efectividad.

Que es Planificar ?Que es Planificar ?

Es predeterminar los eventos futuros.

Es realizarlos dándole seguimiento continuo bajo un proceso de mejora.

Planificar ?Planificar ?

1.Que Hacer ?2.Para que o Por que ?3.Con quien ?4.Cuando ?5.Cuanto ?6.Donde ?7.Determinar los Indicadores de

Logro.

Plan de Acción - Plan de Acción - Ejecución Ejecución

VAMOS A RELAJARNOS

CONSEJOS PARA

APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO      

EL TIEMPO....

 

  Cuántas veces dedicamos empeño, tiempo y trabajo a cosas efímeras cuando podríamos estar realizando obras mucho más importantes, no solamente para nuestro carácter y para nuestra beneficio sino para beneficio de aquellos que nos rodean.

Tome decisiones a tiempo:

Las personas que toman decisiones a tiempo resultan interesantes para los demás, especialmente en el área de trabajo.

Esto facilita afrontar los problemas que surjan sin precipitarse.

 

Adicción a lo urgente

I Crisis Problemas acuciantes Proyectos con fechas de

Vencimiento, reunions y preparaciones

II Preparación Prevención Clarificación de valores Planificación Creación de relaciones Verdadera recreación Catalizar el poder interior

III Interruciones, algunas

llamadas telefónicas Correspondencias, informes Reuniones Muchos asuntos acuciantes e

inmediatos Muchas actividades

populares

IV Trivialidades, ajetreo Correspondencia

publicitaria Algunas llamadas telefónicas Acciones que representan

pérdida de tiempo Actividades “de escape”

Urgente No urgenteIm

po

rtant

eN

o im

po

rtante

PRODUCTIVIDAD

DEL TIEMPO 

Identificando Objetivos Significativos

Creando Próxima Acción Estratégica

Agendando y Completando Próxima Acción Estratégica

Revisión y Determinación de Progreso

  Para hacer más productivo nuestro tiempo es

necesario ordenar y priorizar nuestras actividades.

  Debemos dividir nuestro tiempo en dos partes: el

tiempo que podemos controlar y el tiempo que no podemos controlar.

 

TIEMPO INCONTROLABLE

El tiempo que no se puede controlar es el que se tiene que emplear en una situación inesperada o en una urgencia.

Por ejemplo, cuando le convocan a una reunión que no estaba planificada.

Diez Creencias que Limitan la Productividad

• Demasiada información fluyendo muy rápido.

El problema no es el volumen, es como se procesa y organiza el volumen de información recibida.

• Recibo demasiadas interrupciones.

Implementar límites personales que permitan tiempo sin interrupciones de trabajo.

• No tengo la disciplina para estar organizado.

No es la disciplina la que falta, es la motivación para realizar los cambios necesarios.

Diez Creencias que Limitan la Productividad

• Debo mantener todo.Las estadísticas de la cantidad de información referencial que es utilizada es un 50% de la almacenada.

• No puedo encontrar lo que necesito cuando lo necesito.

Implementar un sistema referencial puede ahorrarle 50 minutos diarios.

• Requiere demasiado tiempo estar organizado.Puede ahorrar de una a dos horas al día utilizando un sistema integrado de administración .

Diez Creencias que Limitan la Productividad

• La organización mutila mi libertad y creatividad.Todo lo contrario, fomenta y soporta la creatividad.

• No soy bueno con la tecnología. Es algo que puede ser aprendido con la correcta

enseñanza.• No hay suficiente tiempo en el día.

El problema no es el tiempo, sino, que podemos hacer con el tiempo que tenemos.

• Por naturaleza no soy organizado.La organización es una destreza que puede ser aprendida como cualquier otra.

Adicción a lo urgente

   Pocos nos percatamos de que forma

poderosa influye la urgencia en nuestra elección de las cosas que debemos hacer.

¿Hasta que punto lo urgente controla su vida?

1. Lista diariamente sus tareas pendientes ______ ______ ________________________

 2. Prioriza ordenando sus tareas ______

______ ________________________ 3. Logra realizar todas las actividades listadas ______

______ ________________________ 4. Mantiene organizada su área de trabajo ______

______ ________________________ 

ANALICE LA EFICACIA CON QUE ADMINISTRA SU TIEMPO

5. Se distrae con facilidad en otros asuntos ______

______ ________________________ 6. Toma decisiones apropiadas y a tiempo ______

______ ________________________ 7. Llega puntual a las citas, reuniones ______

______ ________________________

8. Delega las tareas adecuadamente ______ ______ ________________________

 

ANALICE LA EFICACIA CON QUE ADMINISTRA SU TIEMPO

9. Cooperan sus colaboradores con entusiasmo ______ ______ ________________________

 10. Realiza las tareas más difíciles en su período del día de mayor productividad ______

______ ________________________ 11. Tiene el hábito de colocar las cosas en su sitio ______ ______

________________________ 12. Encuentra con facilidad lo que archiva ______

______ ________________________ 

ANALICE LA EFICACIA CON QUE ADMINISTRA SU TIEMPO

Aprenda a decir “sí” o “no”, “Lo haremos”, “En otra ocasión”.

RECUERDE:

NADA AHORRA TANTO TIEMPO COMO UNA RESPUESTA A TIEMPO!!!

 

Bibliografía Lo primero es lo primero. Stephen Covey. Paidós

Empresa Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas.

Stephen Covey. Paidós Empresa Take bak your life. Sally McGhee, Microsoft Press. Time Management. Marshall Cook, Streetwise.

Gracias por haber asistido a este taller!

DINÁMICA DE CIERRE