FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE...

i

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PORTADA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA

EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A

TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN

FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA “BAUTISTA

DURANTE EL AÑO 2011”

AUTORA: TÉCNICA LEIDY GABRIELA ULLOA CIFUENTES

ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN

SANTO DOMINGO – ECUADOR

2013

ii


“UNIANDES”

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR

Yo, MBA Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por

disposición de Cancillería de UNIANDES, CERTIFICO que la presente Tesis sobre el

tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA

UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”, previo

a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas

C.P.A., ha sido desarrollada por la Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes, quien ha

cumplido con las disposiciones legales establecidas por esta Universidad, por lo que

Autorizo su presentación para la sustentación respectiva.

Atentamente.-

MBA. Leonardo Carrión Hurtado.

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“UNIANDES”

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Yo, Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes, portadora de la cédula de ciudadanía

N°172298469-5, declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “SISTEMA DE

CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA

CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”, con el propósito de dar solución

a un problema que se está presentando en una empresa, previo a la obtención del Título de

Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.PA., es auténtica y original y

que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los

Andes “UNIANDES”.

Atentamente.-

___________________________

Téc. Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes

iv


“UNIANDES”

DEDICATORIA

La presente Tesis está dedicada:

A Dios principalmente por darme la oportunidad de existir, soñar y poder cumplir con esos

sueños, por ser mi fuente de inspiración quien ha alimentado día a día cada uno de mis

anhelos, quien me ha impulsado a seguir y luchar, quien a pesar de todo me permite ver

una vez más reflejado en mí el cumplimiento de su promesa al permitirme culminar con

tan preciada meta.

A mis Padres quienes me han acompañado en cada uno de los pasos que he dado a lo largo

de mi vida, por darme su amor incondicional y acompañarme siempre, por ser quienes con

sus experiencias de vida han sabido otórgame las mejores enseñanzas que se pueden

recibir, por ser aquellos que me instan a seguir, a luchar por aquello que anhelo y por sobre

todas las cosas darme la mejor de las herencias, el Temor y Amor a Dios.

A mis hermanas y hermano, que han sido mis fieles compañeros, por compartir conmigo

cada una de las alegrías por los objetivos cumplidos, por ser aquellos que con su sola

presencia me inspiran a querer luchar por algo más en mi vida.

A Ruth Jaqueline León Sarmiento, quien a pesar de no estar presente físicamente durante

v

todo este proceso, fue aquella sierva de Dios útil, aquella que dio el impulso que necesitaba

al emprender tan preciada carrera universitaria, aquella que sin dudarlo dos veces confió en

mí, y aportó para que este sueño hoy pueda hacerse realidad.

A mis queridas compañeras, amigas y hermanas Adriana Silva, Karina Naranjo, María

Zambrano, Andrea Hallo, Paola Jiménez, Diana Maya, Magaly Ordoñez, Daniela Dalgo y

Elizabeth Ramón, aquellas amigas incondicionales, con quienes compartí toda una vida

universitaria, aquellas con las que disfrute cada uno de mis logros y quienes han estado

presentes a lo largo de este tiempo compartiendo e impulsándome a seguir,

demostrándome así el verdadero significado de la amistad.

“Ya te lo he ordenado: ¡Se FUERTE y VALIENTE! ¡No tengas miedo ni te desanimes!

Porque el Señor tu Dios te acompañará SIEMPRE a dondequiera que vayas” Josué 1:9

Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes

vi


“UNIANDES”

AGRADECIMIENTO

La presente investigación es el resultado del esfuerzo en conjunto de todos aquellos que

directa o indirectamente me apoyaron e instaron con cada uno de sus consejos a continuar,

a aquellos que me enseñaron que la vida es una sola y un precioso regalo que Dios me ha

dado razón por la cual debo honrarlo en todo.

Mi principal agradecimiento es para Dios que ha sido mi fiel amigo, mi dulce caminar, mi

ayuda incondicional, aquel que siempre estuvo presto a escucharme y animarme en los

momentos más decisivos de mi vida, aquel que peleó por mí y que gracias a su ánimo y

sabiduría otorgada hoy puedo alcanzar una de mis metas propuestas.

A mis Padres Blanca Cifuentes y Rodrigo Ulloa, aquella pareja fiel y ejemplo para mí en

todo, aquellos que supieron encaminarme e impulsarme a soñar y alcanzar esos sueños, a

ellos que pusieron todas sus esperanzas en mí, y forman parte importante de este logro.

Al MBA. Leonardo Carrión, por brindarme su apoyo a lo largo de esta etapa universitaria,

y en especial su apoyo en la Asesoría de Tesis, por compartir sus conocimientos

académicos conmigo y permitirme plasmarlos en este trabajo.

vii

A mis maestros Lcdo. Hernán Maldonado, MBA. Amanda Martínez, Ing. Mario Cabezas

y demás catedráticos que compartieron sus conocimientos conmigo los cuales aportaron en

mi vida personal y profesional convirtiéndome en la profesional que hoy en día soy.

A mis compañeros y amigos de la Universidad con quienes compartí esta preciosa etapa

universitaria, aquellos a los cuales considero parte de mi familia por los momentos

compartidos y todos aquellos consejos que me instaban a continuar.

Al Consejo Directivo de la Unidad Educativa Cristiana Bautista, los cuales me permitieron

desarrollar el presente trabajo de tesis brindándome la apertura necesaria para plasmar el

trabajo.

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” la cual me abrió sus

puertas y me permitió prepararme, permitiéndome adquirir los más preciados

conocimientos y crecer profesionalmente para posteriormente aportar con la colectividad.

Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada……….. ...................................................................................................................... i

Certificación del asesor .......................................................................................................... ii

Declaración de autoría .......................................................................................................... iii

Dedicatoria…… .................................................................................................................... iv

Agradecimiento. .................................................................................................................... vi

Índice de contenidos ........................................................................................................... viii

Índice de cuadros ................................................................................................................ xiii

Índice de gráficos ................................................................................................................ xiv

Índice de anexos ................................................................................................................... xv

Resumen ejecutivo .............................................................................................................. xvi

Executive summary ........................................................................................................... xviii

Introducción….. ..................................................................................................................... 1

CAPÍTULO I

1. EL PROBLEMA

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 3

1.1.1. Formulación del Problema .................................................................................. 5

1.1.2. Delimitación del Problema ................................................................................. 6

1.1.3. Línea de investigación ........................................................................................ 6

1.2. OBJETIVOS ....................................................................................................... 7

1.2.1. Objetivo General ................................................................................................. 7

1.2.2. Objetivos Específicos .......................................................................................... 7

1.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 8

1.3.1. Justificación Práctica .......................................................................................... 8

1.3.2. Justificación Técnica. .......................................................................................... 9

1.3.3. Justificación Económica ..................................................................................... 9

1.3.4. Aportación científica ........................................................................................... 9

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................... 11

2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................. 11

ix

2.2.1. Contabilidad ...................................................................................................... 11

2.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad ............................................................................. 12

2.2.1.2. Importancia de la Contabilidad ......................................................................... 13

2.2.2. Auditoría ........................................................................................................... 13

2.2.2.1. Objetivo de la Auditoría .................................................................................... 14

2.2.3. Sistema de Control Interno ............................................................................... 15

2.2.3.1. Objetivos del Control Interno ........................................................................... 16

2.2.3.2. Importancia del Sistema de Control Interno ..................................................... 17

2.2.3.3. Tipos de Controles ............................................................................................ 17

2.2.3.3.1. El control Gerencial .......................................................................................... 17

2.2.3.3.2. El control Contable ........................................................................................... 18

2.2.3.3.3. El control Administrativo u operativo .............................................................. 19

2.2.3.3.4. El Control Presupuestario ................................................................................. 19

2.2.3.3.5. El Control de Informática ................................................................................. 19

2.2.3.4. Procedimientos Generalmente aceptados para mantener un buen control ........ 20

2.2.3.5. Informe COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras) ........................... 20

2.2.4. Gestión Financiera ............................................................................................ 24

2.2.4.1. Definiciones de Administración Financiera ...................................................... 24

2.2.4.2. Objetivos o Fines de la Administración Financiera .......................................... 25

2.2.4.3. Clasificación de la Administración Financiera ................................................. 26

2.2.4.4. Planes Financieros ............................................................................................ 27

2.2.4.5. Objetivos Financieros ....................................................................................... 28

2.2.4.6. Políticas Financieras ......................................................................................... 29

2.2.4.6.1. Sobre endeudamiento con Bancos .................................................................... 29

2.2.4.7. Estados Financieros .......................................................................................... 29

2.2.4.7.1. Esquema de Análisis ......................................................................................... 30

2.2.4.8. Decisiones Financieras ...................................................................................... 31

2.2.4.8.1. Decisiones de Inversión.- .................................................................................. 32

2.2.4.8.2. Decisiones de Financiamiento.- ........................................................................ 32

2.2.4.8.3. Decisiones de administración de activos.- ........................................................ 33

2.2.4.9. Razones Financieras .......................................................................................... 33

2.2.4.9.1. Razones de Liquidez ......................................................................................... 34

2.2.4.9.2. Razones de Endeudamiento .............................................................................. 36

2.2.4.9.3. Razones de Rentabilidad ................................................................................... 36

x

2.3. IDEA A DEFENDER ....................................................................................... 37

CAPÍTULO III

3. MARCO METODOLÓGICO

3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 38

3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ......................................................................... 39

3.2.1. Investigación Bibliográfica ............................................................................... 39

3.2.2. Investigación de Campo .................................................................................... 39

3.2.3. Investigación Aplicada ...................................................................................... 39

3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................................ 40

3.3.1. Población ........................................................................................................... 40

3.3.2. La Muestra ........................................................................................................ 40

3.3.3. Cálculo de la Muestra ....................................................................................... 41

3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN .. 42

3.4.1. Métodos ............................................................................................................. 42

3.4.1.1. Método Inductivo-Deductivo ............................................................................ 42

3.4.1.2. Método Analítico Sintético ............................................................................... 43

3.4.1.3. Método Descriptivo .......................................................................................... 43

3.4.2. Técnicas e Instrumentos .................................................................................... 43

3.4.2.1. Técnicas ............................................................................................................ 43

3.4.2.1.1. La Observación ................................................................................................. 43

3.4.2.1.2. La entrevista ...................................................................................................... 44

3.4.2.1.3. La encuesta ........................................................................................................ 44

3.4.2.2. Instrumentos ...................................................................................................... 44

3.4.2.2.1. Cuestionarios ..................................................................................................... 44

3.4.2.2.2. Guías de entrevista ............................................................................................ 45

3.4.2.3. Tabulación e interpretación de datos ................................................................ 45

3.4.2.3.1. Entrevista realizada al Representante Legal de la Unidad Educativa Cristiana

Bautista ............................................................................................................. 45

3.4.2.3.2. Aplicación de la entrevista a la Asistente Contable .......................................... 50

3.4.2.3.3. Aplicación de encuestas a los Clientes de la Unidad Educativa Cristiana

Bautista ............................................................................................................. 60

3.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ............................................. 61

3.6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 61

xi

3.6.1. Conclusiones ..................................................................................................... 61

3.6.2. Recomendaciones ............................................................................................. 62

CAPÍTULO IV

4. MARCO PROPOSITIVO

4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: ...................................................................... 64

4.2. DESARROLLO PROPUESTA ........................................................................ 64

4.2.1. Justificación ...................................................................................................... 64

4.2.2. Objetivo General ............................................................................................... 65

4.2.2.1. Objetivos Específicos ........................................................................................ 66

4.2.3. Análisis Situacional .......................................................................................... 66

4.2.3.1. Análisis F.O.D.A. .............................................................................................. 67

4.2.4. Propuesta del Sistema de Control Interno ......................................................... 69

4.2.4.1. Direccionamiento Estratégico ........................................................................... 69

4.2.4.1.1. Visión Propuesta ............................................................................................... 69

4.2.4.1.2. Misión Propuesta .............................................................................................. 69

4.2.4.1.3. Objetivos Institucionales ................................................................................... 70

4.2.4.1.4. Políticas Institucionales .................................................................................... 71

4.2.4.1.5. Filosofía Institucional ....................................................................................... 71

4.2.4.2. Ambiente de Control ......................................................................................... 72

4.2.4.2.1. Integridad y Valores Éticos ............................................................................... 72

4.2.4.2.2. Compromiso de ser competentes ...................................................................... 74

4.2.4.2.3. Junta Administrativa. ....................................................................................... 74

4.2.4.2.4. Filosofía y estilo operacional de la Gerencia .................................................... 75

4.2.4.2.5. Estructura Organizacional ................................................................................. 76

4.2.4.2.6. Asignación de autoridad y responsabilidad ...................................................... 78

4.2.4.2.7. Políticas y Prácticas del Personal ...................................................................... 99

4.2.4.3. Valoración de Riesgos .................................................................................... 108

4.2.4.3.1. Objetivos de Operaciones ............................................................................... 108

4.2.4.3.2. Objetivos de Información Financiera .............................................................. 108

4.2.4.3.3. Objetivos de Cumplimiento ............................................................................ 109

4.2.4.3.4. Identificación de Riesgos ................................................................................ 110

4.2.4.4. Actividades de Control ................................................................................... 123

4.1.4.4.1. Políticas de Manejo Propuestas ...................................................................... 123

xii

4.1.4.4.2. Proceso de la Información Manual de Procedimientos .................................. 133

4.1.4.4.3. Diseño de Flujogramas de Procesos. .............................................................. 141

4.2.4.5. Sistemas de Información Contable y de Comunicación ................................. 149

4.2.4.5.1. Integración de Operaciones.- .......................................................................... 149

4.2.4.5.2. Calidad de la Información ............................................................................... 183

4.2.4.6. Monitoreo ........................................................................................................ 183

4.2.4.6.1. Informe de las Deficiencias ............................................................................ 183

4.2.4.6.2. Participantes en el Control .............................................................................. 189

4.2.4.6.3. Talento Humano (Modelo de Evaluación de Desempeño de Personal

Propuesto) ....................................................................................................... 191

4.2.4.6.4. Control Interno en sus fases ............................................................................ 195

4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ........................................................... 199

4.4. CONCLUSIONES .......................................................................................... 200

4.5. RECOMENDACIONES ................................................................................. 202

4.6. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 203

ANEXOS…….. ................................................................................................................. 205

xiii

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro N° 01 Elementos del Control Interno Modelo COSO .......................................... 22

Cuadro N° 02 Razones de Liquidez .................................................................................. 35

Cuadro N° 03 Razones de Endeudamiento ....................................................................... 36

Cuadro N° 04 Razones de Rentabilidad ............................................................................ 37

Cuadro N° 05 Composición de la Muestra ....................................................................... 41

Cuadro N° 06 Cálculo de la Muestra de Clientes (Padres de Familia) ............................. 42

Cuadro N° 07 Análisis FODA .......................................................................................... 68

xiv

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico N° 01 Objetivos del Control Interno .................................................................... 16

Gráfico N° 02 Componentes del Control Interno .............................................................. 21

Gráfico N° 03 Objetivos o Fines de la Administración Financiera ................................... 25

Gráfico Nº 04 Clasificación de la Administración Financiera .......................................... 26

Gráfico N° 05 Esquema para el Análisis financiero .......................................................... 31

Gráfico Nº 06 Tipos de Razones ....................................................................................... 34

xv

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 01: Carta de aprobación del perfil de tesis

Anexo 02: Carta de certificación de la empresa

Anexo 03: Código de ética propuesto

Anexo 04: Formato de entrevista

Anexo 05: Formato de encuesta

xvi

RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad la Contabilidad constituye una herramienta imprescindible por entidades e

instituciones que realizan una actividad económica, ya que mejora el manejo de las

finanzas, define si es posible realizar una inversión, establece un control exhaustivo de

deudas así como un manejo preciso de los pagos tributarios.

A su vez requiere la implementación de herramientas como el Control Interno, el cual

contribuye la seguridad del sistema contable que se utiliza en la institución, fijando y

evaluando los procedimientos administrativos y contables promoviendo el cumplimiento

de objetivos

La presente tesis se ha desarrollado en Cuatro Capítulos:

En el capítulo I, se instituyen las causas y efectos que determinan el problema, a su vez se

proponen objetivos generales, específicos y la justificación de la presente investigación.

En el Capítulo II, se fundamentó teóricamente basado en fuentes bibliográficas sobre

Contabilidad, Control Interno, y la Gestión Financiera permitiendo desarrollar el modelo

de Control Interno COSO.

En el Capítulo III, se analiza e interpreta los datos obtenidos mediante la aplicación de las

técnicas de investigación (encuestas y entrevistas) aplicadas al Representa Legal, Director,

Asistente Contable y Clientes, los mismos que evidenciaron las problemáticas existentes y

así plantear un Diseño de Control Interno eficiente.

xvii

En el Capítulo IV, se ha diseñado un Manual de Control Interno en base al Modelo COSO,

el mismo que consta de cinco elementos en los que se ha propuesto el diseño y aplicación

de un manual de funciones, manual de procedimientos, flujogramas de procesos, políticas

de manejo del disponible, exigible y realizable de tal manera que se pueda obtener

información financiera más confiable y así aportar a la toma de decisiones.

El presente trabajo investigativo pretende constituirse en una herramienta de

administración y control con miras a mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa

Bautista.

xviii

EXECUTIVE SUMMARY

Accounting today is an indispensable tool for organizations and institutions engaged in

economic activities and improving financial management, defines whether it is possible to

make an investment, provides a thorough survey of debts and precise handling of payments

tributaries. Turn requires the implementation of tools such as Internal Control, which

contributes to the safety of the accounting system used in the institution, setting and

evaluating administrative and accounting procedures and promoting the achievement of

objectives.

Financial Management covers all processes are to achieve, maintain and use the money, in

turn is one that makes the vision and mission in monetary transactions.

In this research, we analyze and interpret the data obtained through the application of

research techniques (surveys, interviews) applied to the Directors of the institution and

clients, and thus design an efficient internal control system.

The Internal Control Model (COSO) proposed consists of five elements on which it is

proposed the design and implementation of a manual functions, operating procedures,

process flow charts, available management policies enforceable and achievable so you can

get reliable financial information and thus contribute to decision-making.

This research work is intended as a management tool and control to improve the Financial

Management Education Unit Baptist.

1

INTRODUCCIÓN

El diseño y aplicación de Sistemas de Control Interno en las instituciones constituye una

importante herramienta la cual provee de innumerables ventajas a los directivos y personal

administrativo de las instituciones que las aplican ya que, sus objetivos principales son

promover a la obtención de información financiera suficiente y confiable, lograr la

eficiencia y efectividad de la operaciones y fomentar el cumplimiento de las políticas,

normas, leyes y regulaciones aplicables.

En el caso de la Unidad Educativa Cristiana Bautista, se ha podido determinar que no

cuenta con manuales de funciones, manuales de procedimientos, políticas de manejo del

disponible, exigible y realizable y a su vez existe cierta dificultad en la distribución y

asignación clara de las funciones y responsabilidades a ser ejecutadas por el personal, cabe

señalar que cada uno de los procesos y el personal en si no es evaluado razón por la cual a

la presente se pueden evidenciar retrasos en cuanto a la emisión de informes y en muchos

de los casos se observan deficiencias al no tener la documentación debida que soporte la

emisión de la información financiera.

Para el efecto, mediante el desarrollo del Capítulo II el cual está basado en investigaciones

bibliográficas se ha podido fundamentar teóricamente la importancia de la aplicación de

Modelos de Control Interno.

En el Capítulo III, se procede mediante la aplicación de técnicas de investigación

(encuestas, entrevistas), a obtener el criterio de cada uno de los participantes directos de la

2

actividad y el problema que se evidencia en la institución los cuales a su vez aportaron con

posibles soluciones que posteriormente se valida en la idea a defender.

En el capítulo IV se propone un Modelo de Control Interno el mismo que va dirigido a

mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista en el cual, se

propone el análisis y evaluación constante de los procesos desarrollados, establecer puntos

de control en la asignación de responsabilidades de los miembros de la institución,

establecer manuales de funciones, procedimientos y políticas internas por cada área de tal

manera que la información que se genere sea veráz, clara, oportuna, eficiente y facilite a la

posterior toma de decisiones.

3

CAPÍTULO I

1. EL PROBLEMA

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

De acuerdo con el gran crecimiento que se ha evidenciado en los últimos años en cuanto a

la actividad empresarial es necesario recalcar la gran importancia que ha tenido la

aplicación de un sistema contable el cual sea basado en el conjunto de normas teóricas de

carácter flexible, y a su vez facilite el eficiente registro, clasificación y resumen de los

hechos económicos que se generan en la empresa, con el propósito de producir datos

reales y útiles para la toma de decisiones.

A su vez dentro de este sinnúmero de actividades que se ejecutan en el campo contable

administrativo es indispensable la correcta aplicación de Procesos eficientes, que sirvan

para verificar si las operaciones que se realizan conforme a las decisiones tomadas y

aplicando las políticas de la institución.

La Unidad Educativa Cristiana Bautista nace con la necesidad de brindar una educación

complementada con la enseñanza y aplicación de valores cristianos a los jóvenes y

señoritas de nuestra provincia.

La institución empezó a funcionar en las instalaciones de la Primera Iglesia Bautista (Av.

29 de mayo y Tsáchila esquina), el mismo que actualmente acoge a 22 alumnos de Jardín,

4

164 alumnos de escuela y 63 alumnos de Colegio, instalaciones que año tras año se han ido

adecuando para brindar mayor comodidad a los estudiantes de la Institución.

Mediante la elaboración del árbol de Problemas se ha podido determinar que la principal

problemática se encuentra en la deficiencia del sistema de control Interno que se aplica en

la institución, el cual abarca especialmente:

La carencia de políticas financieras, que normen el eficiente manejo de la

información contable estableciendo plazos máximos de cobro de mensualidades,

entrega de reportes, y análisis en general de tal modo que si existieran problemas se

puedan tomar las medidas correctivas del caso a tiempo.

Otro aspecto a considerarse es la constante rotación del personal que existe, debido

a que la institución tiene dificultad para cubrir con sus obligaciones con terceros,

situación que se genera ya que hasta el momento no se ha evaluado si las

aportaciones otorgadas por los Padres de Familia permiten cubrir las necesidades

de la Institución, como son pago de salarios, gastos de mantenimiento, gastos

administrativos, materiales, entre otros.

Se evidencia la carencia de políticas financieras, ocasionando el retraso de

información en cuanto a la presentación de balances y estados financieros que

posibiliten la toma de decisiones.

La inadecuada segregación de funciones es uno de los problemas de más

consideración ya que esto ocasiona que exista pérdida y manipulación de la

5

información financiera debido a que la misma persona autoriza, custodia y registra

las operaciones contables.

Otra problemática es el inadecuado proceso de selección y evaluación del personal

que labora en la institución, situación que limita el mejoramiento del nivel

académico de los estudiantes y de hecho la mala asignación de maestros ya que por

la necesidad se otorgan diversas cátedras en las cuales no son especializados.

Además existe un deficiente control del presupuesto establecido para las diversas

adquisiciones a realizarse durante el año escolar, siendo necesario resaltar que no se

lleva un control de inventarios de materiales y activos fijos, situación que genera el

mal uso de recursos y desperdicios de los mismos.

Es evidente que si no se toman las medidas correctivas a cada una de las situaciones antes

descritas, éstas perjudicarán gravemente en el ingreso, procesos y Gestión Financiera las

mismas que se traducen en la inadecuada toma de decisiones afectando el eficiente y eficaz

manejo y operatividad de la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”

1.1.1. Formulación del Problema

¿La implementación de un Sistema de Control Interno eficiente, podrá mejorar la Gestión

Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista?

6

1.1.2. Delimitación del Problema

La presente investigación se llevó a cabo en la Unidad Educativa Cristina “BAUTISTA”,

la misma que brinda los servicios de Educación basados en principios, fundamentos y

valores cristianos a los habitantes de nuestra provincia; está ubicada en la Av. 29 de Mayo

y Tsáchila esquina. La Institución cuenta con 22 alumnos de Jardín, 164 alumnos de

escuela y 63 alumnos de Colegio, a su vez el Departamento Administrativo está

conformado por el Representante Legal, 1 Directora, 1 Secretaria la misma que ejerce las

funciones de Auxiliar Contable, 1 Contador Externo, 15 Maestros y 1 Conserje.

El tiempo de la presente investigación es durante el período 2011-2012

El Objeto de Estudio es el Sistema de Control Interno aplicado en la Unidad Educativa

Cristiana Bautista.

El Campo de Acción es la Gestión Financiera aplicada en la institución.

1.1.3. Línea de investigación

El presente proyecto de investigación tiene como finalidad desarrollar y aplicar la teoría

del control contable como la encargada de fiscalizar las diferentes actividades y procesos

que se llevan a cabo para la consecución de los objetivos de la gestión financiera que

permitan favorecer el crecimiento institucional en la Unidad Educativa Cristiana Bautista.

A su vez pretende mostrar la aplicación misma de la contabilidad como la capacidad de

interpretar, representar e intervenir las principales problemáticas contemporáneas en el

7

marco de las relaciones económicas, ecológicas y culturales generando así información

coherente que facilite la eficiente toma de decisiones.

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo General

Diseñar un Sistema de Control Interno que permita mejorar la Gestión Financiera en la

Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA” durante el período 2011

1.2.2. Objetivos Específicos

Fundamentar bibliográficamente los procesos de Contabilidad y Auditoría, Sistema

de Control Interno y Gestión Financiera

Validar toda la información mediante la aplicación de encuestas y entrevistas en las

cuales se evidencie la verdadera problemática de la Institución Educativa.

Proponer un diseño de un Sistema de Control Interno aplicado a la Gestión

Financiera con la finalidad de mejorar los procesos, procedimientos y otorgamiento

de la información a los representantes de la Institución.

8

1.3. JUSTIFICACIÓN

En vista del auge que ha surgido en torno a la actividad empresarial y la necesidad de

aplicar Sistemas Contables los cuales viabilicen el efectivo registro, clasificación y

resumen de las actividades económicas se evidencia la necesidad de aplicar procedimientos

eficientes, que permitan constatar si las actividades desempeñadas se enmarcan en las

políticas establecidas por la empresa de tal modo que como resultado de dicho análisis sea

propicio para la correcta toma de decisiones en las instituciones.

1.3.1. Justificación Práctica

La Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”, brinda los servicios de educación particular

a los diferentes habitantes de la provincia Tsáchila, la misma que está basada en principios

y valores Cristianos; esta institución cuenta con un Sistema Contable el cual se ajusta a los

requerimientos de la institución.

Luego de haber realizado un examen minucioso y conocer las actividades que se

desarrollan en torno a la misma, se ha evidenciado la dificultad que existe debido a la falta

de políticas y procedimientos los cuales vayan enfocados a normar el correcto

funcionamiento de las diferentes áreas y departamentos que forman parte de la Unidad

Educativa.

La correcta aplicación e implementación de dichas políticas permitirá normar el correcto

funcionamiento de las diversas áreas, lograr los objetivos y metas planteadas por el área y

9

por ende aportar al logro de los objetivos empresariales y promover el crecimiento de la

institución.

1.3.2. Justificación Técnica.

En la realización de este proyecto de investigación se aplicaron las normas, técnicas y

herramientas de la investigación tales como entrevistas, encuestas, entre otros, los cuales

permitieron la correcta recolección de la información de tal modo que aportaron a la

realización de un diagnóstico de la situación económica, financiera, administrativa y de

control permitiéndonos a su vez conocer la situación actual que se vive en la Institución.

1.3.3. Justificación Económica

Es necesario señalar que los costos en los que se han incurrido para la realización de este

proyecto de investigación con el tema “Sistema de Control Interno y Gestión Financiera en

la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA” para el año 2011, son realmente ínfimos en

comparación con los beneficios que este aportará a la misma si se aplica la propuesta

presentada ya que esta aportará a la eficiente toma de decisiones.

1.3.4. Aportación científica

Este proyecto de investigación científica basa su estudio en el Diseño de un Sistema de

Control Interno para la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”, el mismo que contiene

las diferentes políticas y procedimientos que vayan en pro del mejoramiento del área o

departamento que forma parte de la Institución.

10

Es imprescindible señalar que dicho proyecto de investigación servirá de ejemplo para las

diferentes empresas de nuestro medio las cuales se dediquen a actividades similares o

posean un similar manejo administrativo-contable.

Además el presente proyecto permitirá obtener una mayor especialización en el tema

propuesto, así también como el título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y

Finanzas C.P.A.

11

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

El presente proyecto de investigación con el tema “Sistema de Control Interno para

mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Cristiana “BAUTISTA”, no registra

antecedentes en esta ciudad debido a que no se ha considerado a la institución para la

realización de proyectos de esta categoría; sin embargo luego de haber analizado la base de

datos de la Universidad, se encontraron Proyectos con similares características los cuales

van enfocados al Diseño de un Sistema de Control Interno, muestra de ello es el Proyecto

realizado por la Ing. Leidy Salazar con el tema “Sistema de Control Interno y Gestión

Financiera para la empresa de pinturas Ecuapintur”

2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

El proyecto de Investigación con el tema “Diseño de un Sistema de Control Interno para

mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Cristiana “BAUTISTA”, en la cual se destaca

su variable dependiente siendo la Gestión Financiera y como variable Independiente el

Análisis del Sistema de Control Interno, basarán su estudio en el análisis de los siguientes

temas y subtemas:

2.2.1. Contabilidad

Existen diversos conceptos de varios autores; todos ellos con plena validez, pero podemos

12

conceptuar los siguientes términos:

Según Rubén Sarmiento define a la Contabilidad como “la técnica que analiza, interpreta,

y registra cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una

empresa”1

“La contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por

medio de un sistema dinámico de control e información que se sustentan tanto en un marco

teórico, como en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de

los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y

obligaciones de la empresa y de la presentación relevante de la situación económico-

financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados

periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apunten el

crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo

usen.”2

Considerando las definiciones antes expuestas se puede describir a la Contabilidad como

una herramienta que nos permite analizar, resumir y registrar los hechos económicos que

genera la empresa, así también nos permite obtener una imagen numérica de la situación de

la empresa de tal modo que oriente a la gerencia a la eficaz toma de decisiones.

2.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad

El objetivo principal es conocer la situación económico-financiera de una empresa en un

1SARMIENTO Rubén, Contabilidad General, Impresos Andino, Marzo 2004, pág. 5

2 ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Editorial McGraw-Hill. Séptima edición. 2011 Pág.8.

13

período determinado, que generalmente es de un año; así como también analizar e

informar sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los

intereses de la empresa.

2.2.1.2. Importancia de la Contabilidad

Permite conocer la real situación económico-financiera de una empresa; en cambio cuando

no llevamos contabilidad, no se reconoce con exactitud cuánto se tiene, cuánto nos deben

o debemos, cuál es el volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva sólo se tiene una

idea aproximada de la situación económica de la empresa, es decir en forma empírica.

2.2.2. Auditoría

“El vocablo auditoria es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,

comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros procesos, circuitos, etc.

Hoy en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión

o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma

vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica

inmediata de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran

clasificación de la auditoría diferenciando entre auditorías económicas y auditorías

especiales”3

Según Philip Defliese, Henry R. Jaenicke, entre otros, definen a la Auditoría como “el

proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las

3 DE LA PEÑA GUTIÉRREZ Albert, Auditoría un Enfoque Práctico, Madrid-Paraninfo 2011, Pág. 5

14

afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las

declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes

interesadas”4

De acuerdo a los criterios antes expuestos, se puede determinar que la Auditoría es el

examen crítico de los diferentes actos y acontecimientos económicos, con la finalidad de

evaluar la evidencia obtenida para posteriormente emitir un informe en el cual se detalle

los resultados adquiridos.

2.2.2.1. Objetivo de la Auditoría

“La definición internacional más aceptada, dice que el objetivo de un examen de los

estados financieros de una compañía, por parte de un auditor independiente, es la expresión

de una opinión sobre si los mismos reflejan razonablemente su situación patrimonial, los

resultados de sus operaciones y los cambios de la situación financiera, de acuerdo con los

principios de contabilidad generalmente aceptados y con legislación vigente.”5

“El objetivo principal de la auditoría de los estados financieros de una sociedad,

considerando en su conjunto, es la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto

una opinión técnica sobre lo que dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos

significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así

como el resultado de sus operaciones en el periodo examinado, de conformidad con los

PCGA.”6

4 PHILIP L. Defliese, HENRY R. Jaenicke, et al, Auditoría Montgomery, Grupo Noriega Editores, México,

2° Edición 2001, Pág. 37 5 MIRA NAVARRO, Juan, Apuntes de Auditoría, www.eumed.net 2006, Pág. 4

6 AGUIRRE ORMACHEA, Juan, Auditoría y Control Interno, Inmagrag s.l. 2005. Pág. 15

http://www.eumed.net/

15

Acorde a lo anteriormente expuesto se define que el objetivo de la Auditoría consiste en la

emisión de un dictamen emitido por el auditor independiente, el cual determine la

razonabilidad de la información expuesta en los estados financieros los cuales a su vez

reflejan la situación financiera de la empresa al final de un proceso contable de acuerdo

con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.

2.2.3. Sistema de Control Interno

Según lo expuesto por Samuel Alberto Mantilla se entiende por Control Interno, “al

proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una

entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de

objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables7

Retomando lo establecido por Cepeda Gustavo Alonso, establece que “el control según una

de sus acepciones gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección. El

propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización

y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados”8

7MANTILLA Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO, Ecoe Ediciones, Cuarta Edición, 2005 pág.

14 8 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw Hill, Santa Fé de Bogotá 2000,

pág. 3

16

En conclusión el Control Interno es el conjunto de procedimientos los cuales nos permiten

realizar una inspección global y determinada de las diferentes actividades a evaluarse, con

la finalidad de aportar y mejorar la efectividad y eficiencia de las operaciones y mejorar la

información financiera la cual se traduce a la eficaz toma de decisiones.

2.2.3.1. Objetivos del Control Interno

“El diseño, la implementación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento

del Sistema de Control Interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los

siguientes objetivos:

Gráfico N° 01.- Objetivos del Control Interno9

Fuente: CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial Mc.Graw-Hill,

Santa Fé de Bogotá 2000, 7-9

Elaborado por: Téc. Leidy Ulloa

9 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw Hill, Santa Fé

de Bogotá 2000, pág. 7-9

17

2.2.3.2. Importancia del Sistema de Control Interno

“Todas las empresas ya sean públicas, privadas o mixtas, ya sean comerciales, industriales

o financieras deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen

sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico; además

de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes

de los estados financieros.

Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad

física y numérica de bienes y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y

bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipo de oficina, reparto,

maquinaria, etc. Es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno dificulta la

colusión de empleados, fraudes, robos, etc.”10

El Control Interno es de gran importancia ya que promueve la integridad física y numérica

de bienes y activos de las empresas.

2.2.3.3. Tipos de Controles

“Existen cinco tipos de controles los cuales son:

2.2.3.3.1. El control Gerencial

Está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus

acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organización. Los

10

PERDOMO MORENO, Abraham., Fundamentos de Control Interno, Editorial Thompson, Novena

Edición 2004, Pág. 04

18

elementos propios del control gerencial interno son:

Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores

Sistemas de administración participativa

Comunicaciones abiertas

Motivación.

2.2.3.3.2. El control Contable

Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los

métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la

protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables,

presupuestales y financieros de las organizaciones.

Los objetivos del control contable son:

La integridad de la información

La validez de la información

La exactitud de la información

El mantenimiento de la información

19

La seguridad física

Definición de autoridad y responsabilidad

2.2.3.3.3. El control Administrativo u operativo

Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y

procedimientos que están relacionados, en primer lugar con el debido acatamiento de las

disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de

dirección y administración, y en segundo lugar con la eficiencia de las operaciones.

2.2.3.3.4. El Control Presupuestario

Es una herramienta técnica en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección

por objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar

determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia

esa rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

2.2.3.3.5. El Control de Informática

Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de

control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y oportunos sobre las

operaciones. Los elementos del control son:

Definición clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar

20

Fijación de diferentes niveles de acceso a la información”.

2.2.3.4. Procedimientos Generalmente aceptados para mantener un buen control

“Según Gustavo Cepeda, se debe cumplir una serie de procedimientos necesarios para

mantener un buen control tales como:

Delimitar las responsabilidades

Segregar funciones de carácter incompatible

Dividir el procesamiento de cada transacción

Seleccionar funcionarios hábiles y capaces

Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información

Hacer rotación de deberes

Finanzas (pólizas)”.11

2.2.3.5. Informe COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras)

“La definición de COSO del Control Interno, hace énfasis en que el control interno es un

proceso, o un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo. El proceso se efectúa por

11 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw – Hill, Santa Fé de Bogotá

2000, págs. 14-15

21

medio de individuos, no solamente a partir de manuales de políticas, documentos y formas.

Finalmente la definición de control interno es completa, en el sentido de que ésta considera

el logro de objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y

cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto abarca los métodos mediante los cuales la alta

gerencia delega autoridad y asigna responsabilidad para funciones como venta, compra,

contabilidad y producción”12 (O.RAY Whittington, KURT Pany, 2000, pág. 172)

El Control Interno varía significativamente entre una organización y otra, dependiendo de

factores como su tamaño, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos. Sin embargo,

para un control interno satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño,

algunas características son esenciales. El control interno de una organización incluye cinco

componentes o elementos:

Gráfico N° 02.- Componentes del Control Interno

Fuente: PriceWaterhouse Cooper Seminario COSO

Elaborado por: Técnica. Leidy Ulloa

12 O. RAY Whittington, KURT Pany, Auditoría un Enfoque Integral, Editorial McGraw-Hill, Santa Fé de

Bogotá 2000, pág. 172

22

Cuadro N° 01 Elementos del Control Interno Modelo COSO

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO MODELO COSO

N° ELEMENTO DEFINICIÓN CLASIFICACIÓN

1 AMBIENTE DE

CONTROL

Establecen políticas y

procedimientos adecuados que

promueven los valores

compartidos y el trabajo en

equipo para el logro de los

objetivos de la organización. Es

uno de los principales

componentes ya que delimita las

actividades y funciones a

desarrollarse por el Talento

Humano.

1.- Integridad y Valores Éticos.

2.- Compromiso de ser

competentes.

3.- Estructura Organizacional.

4.- Asignación de autoridad y

responsabilidad.

5.- Filosofía y estilo operacional de

la Gerencia.

6.- Políticas y Prácticas sobre

Recursos Humanos

2 EVALUACIÓN DEL

RIESGO

Consiste en la identificación y

en el análisis de los hechos que

pueden interferir en el logro de

los objetivos. A partir de una

correcta identificación de

riesgos, la entidad puede

determinar cómo reducir o

eliminar el impacto de esos

riesgos.

1.- Objetivos de Operaciones.- Relacionados con la efectividad y

eficacia de las operaciones de la

organización.

2.- Objetivos de Información

Financiera.- Se refiere a la

obtención de información financiera

confiable.

3.- Objetivos de Cumplimiento.- Están dirigidos a la adherencia a

leyes y reglamentos así como

tambien a las políticas emitidas por

la administración.

23

3 ACTIVIDADES DE

CONTROL

Son políticas y procedimientos

que se establecen para prevenir

o mitigar riesgos que impedirían

el cumplimiento de los objetivos

de la organización

1.- Revisiones de Alto Nivel.

2.- Funciones Directas o actividades

administrativas.

3.- Procesamiento de Información.

4.- Controles Físicos.

5.- Indicadores de Desempeño

4 SISTEMA DE

INFORMACIÓN

CONTABLE Y DE

COMUNICACIÓN

En torno a las actividades de

control se encuentran los

sistemas de información y

comunicación, los cuales

permiten que el personal de la

institución capte e intercambie

la información necesaria para

conducir, administrar y controlar

sus operaciones.

1.- Integración con las Operaciones.

2.- Calidad de la Información

5 MONITOREO

Proceso que asegura la calidad

del desempeño del resto de los

elementos del Control Interno en

forma continua a través del

tiempo. Incluye la

administración y supervisión

regular de las actividades

1.- Informe de las Deficiencias.

2.- Participantes en el Control y sus

responsabilidades.

Fuente.- MANTILLA, Samuel Alberto. Control Interno Informe COSO. Cuarta edición. Ecoe ediciones.2005.pág.18-90

Elaborado por.- Técnica. Leidy Ulloa

24

2.2.4. Gestión Financiera

2.2.4.1. Definiciones de Administración Financiera

De acuerdo a lo expuesto por Van Horne, James C, et alt (DE LA PEÑA GUTIÉRREZ,

2010), establece que “la administración financiera se refiere a la adquisición, el

financiamiento y la administración de activos, con algún propósito general en mente.

Entonces la función de los administradores financieros en lo tocante a la toma de

decisiones se puede dividir en tres áreas principales: las decisiones de inversión, las de

financiamiento y las de administración de activos”13

Según Perdomo Moreno Abraham, define a la Administración Financiera como “una fase

de la administración general, que tiende a maximizar el patrimonio a largo plazo; captar

fondos y recursos por aportaciones y préstamos; coordinar el capital de trabajo, inversiones

y resultados; recopilar, estudiar e interpretar los datos e información pasada y proyecciones

futuras, para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas y objetivos preestablecidos

por la empresa”14

En definitiva se puede definir a la administración o Gestión financiera como la

“herramienta que se refiera al de adquisiciones, financiamientos y administración de los

activos fijos, de tal modo que facilite el logro de los objetivos que persigue la empresa.

13 VAN HORNE, JAMES C, WACHOWICZ, JOHN JR, Fundamentos de la Administración financiera,

Pearson Education, México, 2002 14 PERDOMO Moreno Abraham, Planeación Financiera para épocas normales y de inflación, sexta edición,

editorial Thomson, 2004

25

2.2.4.2. Objetivos o Fines de la Administración Financiera

Los principales Fines u Objetivos de la Administración Financiera son los siguientes:

Gráfico N° 03.- Objetivos o Fines de la Administración Financiera

Fuente: Morillo Mauricio

15

Elaborado por: Técnica Leidy Ulloa

15

MORILLO, Mauricio, Estrategias inteligentes para el desarrollo de su empresa, Edicuatorial,

Edición 17, 2001

26

Planeación Financiera

Planeación Personal Planeación Empresarial

P. Patrimonial P. Integral

P. Normativa P. Estratégica P. Táctica P. Operativa P. Imprevistos

Objetivos Premisas

Políticas

Propósitos Estrategias

Fines

Tácticas

Sub objetivos

Sub estrategias

Metas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

Métodos

Objetivos

Substitutos

Inestables

Planes Financieros

2.2.4.3. Clasificación de la Administración Financiera

Gráfico Nº 04 Clasificación de la Administración Financiera

27

El Control Financiero es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros,

el control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para organizar que

se sigan los planes y para modificar los planes existentes, debido a cambios imprevistos,

permite a la dirección de la empresa, disponer de información suficiente y oportuna que

permita asegurar que se están siguiendo los planes necesarios para conseguir los objetivos

y modificar los planes y lineamientos existentes, en respuesta a los cambios del ambiente

operativo, tanto interno como externo.16

2.2.4.4. Planes Financieros

Conjunto de proyectos o planes normativos, estratégicos, tácticos, operativos y

contingentes, cuantificables en tiempo y cifras monetarias, para precisar el desarrollo de

actividades futuras de la empresa, a corto, mediano y largo plazo.

a) Correctivos

Tendientes a asegurar el cumplimiento de los objetivos señalados de otros planes,

en los casos de desviaciones, señalados por los mecanismos de control.

Tendientes a asegurar el cumplimiento de objetivos modificados respecto a los

planes originales, cuando las desviaciones denotadas por los mecanismos de control

se juzguen imposibles o incosteables de corregir total o parcialmente, sea por lo

tanto necesario o más conveniente modificar las metas y objetivos originales.

16

WESTON, Fred, Guía de Gestión Financiera, Primera Edición, Ediciones Deusto, España, págs.

408-412, 2000

28

b) De desarrollo

Tendientes a lograr objetivos de expansión: penetración de mercado, desarrollo de

productos nuevos para el mismo mercado o desarrollo de nuevos mercados para los

mismos productos o bien una combinación de estos objetivos.

2.2.4.5. Objetivos Financieros

a) Rendimiento sobre la inversión

b) Índice de endeudamiento total (apalancamiento financiero)

c) Relación de capital de trabajo

d) Relación del pasivo a plazo mayor de un año respecto al activo fijo

e) Existencias en caja y bancos en relación con el volumen de ingresos

f) Rotación de cuentas por cobrar

g) Rotación de inventarios

h) Dividendo por acción

i) Porcentaje de dividendos sobre utilidades

29

2.2.4.6. Políticas Financieras

2.2.4.6.1. Sobre endeudamiento con Bancos

Especie de moneda

Monto mínimo y máximo en cada banco

Tasa máxima de interés

Plazos mínimos y máximos

Formas de amortización de los créditos y garantías máximas a otorgar

Características de las instituciones bancarias con las que deben contratarse17

2.2.4.7. Estados Financieros

El análisis financiero implica el uso de diferentes estados financieros. Estos tienen varias

funciones. Por principios de cuentas, en el balance general se presenta un resumen de los

activos, pasivos y capital propio de una empresa en determinado momento, por lo general

al final de un año o trimestre. Posteriormente, el estado de resultados es un resumen de los

ingresos y gastos de la empresa en determinado período, que casi siempre es de un año o

trimestre, aunque el balance general es una “Panorámica” de la situación financiera de una

17 PERDOMO Moreno Abraham, Planeación Financiera para épocas normales y de inflación, sexta edición,

editorial Thomson, 2004

30

compañía en determinado período, el estado de resultados es un resumen de su rentabilidad

a través del tiempo. A partir de estos dos estados, se pueden generar otros estados

secundarios, un estado de las fuentes y aplicaciones de los fondos y otro de los flujos de

efectivo.

2.2.4.7.1. Esquema de Análisis

Cuando se analiza una empresa es posible recurrir a diferentes métodos. Muchos analistas

tienen un procedimiento favorito para hacer algunas generalizaciones sobre las empresas

en cuestión. Con riesgo de pisar terreno sagrado, presentamos un esquema conceptual

cuando se considera el financiamiento externo.

Considerados en orden, nuestra atención en el primer caso se centra en las tendencias y la

estacionalidad de las necesidades de fondos de las empresas. ¿Qué cantidad de recursos se

necesitarán en el futuro y cuál es la naturaleza de estas necesidades? ¿Las necesidades

tienen un componente estacional?

Entre las herramientas de análisis que se utilizan para responder estas preguntas se

encuentran las fuentes y los usos de los estados de fondos, estados de flujos de efectivo y

presupuestos en efectivo.

31

Gráfico N° 05.- Esquema para el Análisis financiero

Fuente: Principios de Auditoría, Decimocuarta edición, 2005


Las razones financieras son las herramientas se utilizan para evaluar la situación y el

desempeño financiero de las empresas.

Los analistas financieros utilizan estas razones como los médicos competentes recurren a

los estudios de gabinete. Combinados y a través del tiempo, estos datos proporcionan

información valiosa sobre el estado de salud de una compañía, su situación financiera y su

rentabilidad.

2.2.4.8. Decisiones Financieras

“La administración financiera se refiere a la adquisición, el financiamiento, y la

administración de activos, con algún propósito general en mente. Entonces la función de

los administradores financieros en lo tocante a la toma de decisiones se puede dividir en

tres áreas principales: las decisiones de inversión, las de financiamiento, y las de

administración de activos.

Análisis de las necesidades de

fondos de la empresa

Análisis de la situación

financiera y rentabilidad de la

empresa

Análisis del riesgo empresarial

de la compañía

Determinación

de las

necesidades

financieras de la

empresa

Negociaciones

con los

proveedores de

capital

32

2.2.4.8.1. Decisiones de Inversión.-

La decisión de inversión es la más importante de las tres decisiones de las firmas, cuando se

trata de crear un valor. Comienza con la determinación del total de activos que necesitan

poseer la empresa. Los administradores financieros necesitan determinar los montos en

dólares que aparecen sobre las líneas dobles a la izquierda del balance general, es decir el

tamaño de las firmas. Aunque se conozca esta cifra, aún habrá que decidir la composición de

los activos. ¿Qué cantidad de los activos totales de las empresas se destinarán a la caja o al

inventario? Tampoco se debe ignorar lo opuesto a las inversiones: el desvío o fuga de

capitales. Es necesario reducir, eliminar o sustituir aquellos activos que dejan de ser viables

en términos económicos.

2.2.4.8.2. Decisiones de Financiamiento.-

La segunda de las decisiones más importantes de las firmas es la de financiamiento. Aquí,

los administradores financieros se centran en la integración de la parte derecha del balance

general. Si analiza la mezcla de financiamiento de las empresas en las distintas industrias,

observará marcadas diferencias. Algunas firmas tienen deudas relativamente fuertes,

mientras otras casi no están endeudadas.

Cuando se ha decidido la mezcla del financiamiento, los administradores financieros aún

deben determinar la forma más aconsejable de conseguir físicamente los fondos necesarios.

Se debe entender la mecánica de obtención de un préstamo a corto plazo, y de suscripción de

un contrato de arrendamiento a largo plazo, o la venta de bonos o acciones.

33

2.2.4.8.3. Decisiones de administración de activos.-

La tercera decisión importante de las firmas es la administración de activos. Cuando se

adquieren activos y se obtiene el financiamiento adecuado, también es necesario

administrarlos con eficiencia. Los administradores financieros tienen distintos grados de

responsabilidad operativa sobre los activos existentes. Esta responsabilidad los obliga a

preocuparse más por el manejo de activos circulantes que por el manejo de los activos fijos.

Una parte importante de la responsabilidad en lo que se refiere al manejo de los activos fijos

recaería en los administradores operativos que recurren a este tipo de activos.”18

2.2.4.9. Razones Financieras

Las razones financieras pueden medir en un alto grado la eficiencia y comportamiento de

la empresa.

La información que genera la Contabilidad, y que se resume en los estados Financieros,

debe ser interpretada y analizada para poder comprender el estado de la empresa al

momento de generar dicha información, y una forma de hacerlo es mediante una serie de

indicadores que permiten analizar las partes que componen la estructura financiera de la

institución.

Estas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puede precisar el grado

de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, cobertura y todo lo que tenga

18 VAN Horne, JAMES C, WACHOWICZ John Jr., Fundamentos de Administración

Financiera, Undécima Edición, Editorial Pearson Educación, México 2002

34

que ver con su actividad. Las razones financieras se pueden subdividir en cinco tipos

distintos: razones de liquidez, apalancamiento financiero, actividad y de rentabilidad.

Gráfico Nº 06 .- Tipos de Razones

Fuente.- La Investigación.

Elaborado por: Téc. Leidy Ulloa

2.2.4.9.1. Razones de Liquidez

Son aquellas que estudian la capacidad de pago en efectivo o en documentos cobrables de

una empresa. Estos indicadores surgen de la necesidad de medir la capacidad que tienen las

empresas para cancelar sus obligaciones de corto plazo. Sirven para establecer la facilidad

o dificultad que presenta una compañía para pagar sus pasivos corrientes con el producto

de convertir a efectivo sus activos corrientes. Se trata de determinar qué pasaría si a la

RAZONES DE BALANCE

GENERAL

RAZONES DE ESTADO DE RESULTADOS Y

DE ESTADO DE RESULTADOS/BALANCE

GENERAL

Las razones de

apalancamiento

financiero (deuda)

muestran el nivel

de financiamiento

de las empresas a

través de deuda.

Las razones de liquidez

determinan la capacidad

de las empresas para

cumplir con sus

obligaciones de corto

plazo

Las razones de cobertura

relacionan los cargos

financieros de las empresas

con su capacidad para

pagarlos o cubrirlos.

Las razones de actividad

determinan la eficiencia de las

compañías en el manejo de sus

activos.

Las razones de rentabilidad relacionan

utilidades con las ventas y la inversión

35

empresa le exigieran el pago inmediato de todas sus obligaciones a menos de un año.

Cuadro N° 02 Razones de Liquidez

RAZÓN FINANCIERA FÓRMULA

Razón Corriente o Índice de Solvencia

(IS).- Trata de verificar las disponibilidades

de la empresa, a corto plazo, para afrontar

sus compromisos, también a corto plazo.

Capital Neto de Trabajo (CNT).- Expresa

en términos de valor lo que la razón

corriente presenta como una relación.

Prueba Acida.- Pretende verificar la

capacidad de la empresa para cancelar sus

obligaciones corrientes pero sin depender de

la venta de sus existencias

Rotación de Cuentas por Cobrar (RCC).-

Mide la liquidez de las cuentas por cobrar

por medio de su rotación.

Plazo promedio de cuentas por Cobrar

(PPCC).- Es una razón que indica la

evaluación de la política de créditos.

Rotación de Cuentas por Pagar (RCP).-

Sirve para calcular el número de veces que

las cuentas por pagar se convertirán en

efectivo en el curso del año.

36

2.2.4.9.2. Razones de Endeudamiento

Son aquellas que indican el monto de dinero de terceros que se utilizan para generar

utilidades, estas son de gran importancia ya que estas deudas comprometen a la empresa en

el transcurso del tiempo.

Cuadro N° 03 Razones de Endeudamiento


Razón de Endeudamiento (RE).- Mide la proporción

del total de los activos aportados por los acreedores de

la empresa.

Razón Pasivo-Capital (RPC).- Indica la relación entre

los fondos a largo plazo que suministran los acreedores

y los que aportan los dueños de las empresas.

Razón Pasivo a Capitalización Total (RPCT).- Sirve

para calcular el porcentaje de los fondos a largo plazo

que suministran los acreedores, incluyendo las deudas

LP

2.2.4.9.3. Razones de Rentabilidad

Son aquellas que permiten analizar el valor de las ganancias de la empresa con respecto a

un nivel dado de ventas, de activos o a la inversión de los dueños.

37

Cuadro N° 04 Razones de Rentabilidad


Margen Bruto de utilidad (MBU).-

Indica el porcentaje sobre las ventas

después que la empresa ha pagado sus

existencias.

Rotación del activo total (RAT).- Indica

la eficiencia con que la empresa puede

utilizar sus activos para generar ventas.

Rendimiento de la Inversión (RI).-

Determina la efectividad total de la

administración para producir utilidades

con los activos disponibles.

2.3. IDEA A DEFENDER

Con el Diseño del Modelo de Control Interno basado en el sistema COSO el cual se

caracteriza por determinar como objetivo primordial la eficiencia y eficacia de las

operaciones, determinar la información contable en la preparación de la información

financiera y el cumplimiento de leyes y normas aplicables, mejorará la Gestión Financiera

en la Unidad Educativa Cristiana Bautista garantizando así la eficiente gestión y el logro de

los objetivos propuestos.

38

CAPÍTULO III

3. MARCO METODOLÓGICO

3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

El presente trabajo de investigación científica con el tema “Sistema de Control Interno para

mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana BAUTISTA durante el año

2011” se basó en la aplicación de los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con una

mayor tendencia a lo cuantitativo.

La aplicación del paradigma cualitativo es evidente debido a que se pretende mejorar la

gestión financiera de la Unidad Educativa, situación que se va a lograr mediante el análisis

de las capacidades, habilidades, formas de pensar y modo de comportarse del personal

administrativo, personal docente, estudiantes y padres de familia; factores que favorecerán

a determinar las áreas críticas, identificando causas y efectos de las mismas de tal modo

que facilite la mejor aplicación de la propuesta.

El paradigma cuantitativo, ya que para el respectivo análisis de la problemática se

realizaron encuestas al personal administrativo, docente, padres de familia y estudiantes,

aplicando en cada uno de los casos el muestreo, técnica que nos facilitó la obtención de

resultados numéricos que van orientados a medir el grado de control que se aplican en las

diferentes áreas. El objetivo primordial de combinar la aplicación de los paradigmas

cualitativos y cuantitativos en el proyecto de investigación es para de este modo lograr

relacionar los diferentes capítulos del mismo, ocasionando así la total validez y

confiabilidad de los datos expuestos.

39

3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN

3.2.1. Investigación Bibliográfica

La investigación Bibliográfica constituye una herramienta primordial ya que basa su

análisis en la recopilación de la información en cuanto al planteamiento de teorías,

hipótesis, técnicas y más instrumentos aplicables al tema, situación que permite validar

toda la información descrita en el Capítulo II del presente proyecto de investigación.

3.2.2. Investigación de Campo

La aplicación de este tipo de investigación se da en el capítulo III de la presente Tesis, y

hace referencia a la aplicación de técnicas, métodos y procedimientos los cuales permiten

obtener una mejor compresión de las situaciones que se generan debido a la carencia de

procesos eficientes, esta técnica es claramente aplicada mediante la utilización de

encuestas, entrevistas y cuestionarios los mismos que permiten evidenciar y analizar la

situación que normalmente se genera en la institución.

Dichas entrevistas se aplicaron a los directivos de la Institución y personal administrativo

que se encuentra íntegramente relacionado con la Gestión Financiera de la Unidad

Educativa, en las cuales se evidencia la carencia de un sistema de control interno eficiente.

3.2.3. Investigación Aplicada

Se basa fundamentalmente en la obtención de los conocimientos sobre Control Interno, de

40

tal modo que permita la correcta aplicación de las técnicas y procedimientos teóricos en las

diferentes situaciones que se viven en las empresas de nuestro medio proporcionando así

un total beneficio y crecimiento organizacional de las mismas.

El presente proyecto de investigación se verá sustentado mediante la propuesta

desarrollada en el capítulo IV el mismo que pretende mejorar la gestión financiera de la

institución durante el período 2011.

3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA

La población hace referencia al conjunto de unidades o elementos que están plenamente

relacionados con el medio en el que se desarrolla la problemática expuesta.

3.3.1. Población

El universo del presente proyecto de investigación, está conformado por un representante

Legal, una Directora, una Secretaria la misma que a su vez desempeña las funciones de

Asistente Contable, un Contador Externo, quince Docentes, 22 alumnos de Jardín, 164

alumnos de la escuela y 63 alumnos del colegio, un Conserje y alrededor de 20

proveedores

3.3.2. La Muestra

La muestra es la parte representativa de la población, para la realización del presente

proyecto se ha considerado la aplicación de la muestra en el cálculo de los padres de

41

familia, involucrados los cuales forman parte importante de la Institución y por ende

conocen de la problemática existente.

Cuadro N° 05 Composición de la Muestra

POBLACIÓN NUMERO

Representante Legal Junta Administrativa 1

Director 1

Asistente Contable 1

Colector 1

Contador Externo 1

Padres de Familia 249

TOTAL 254

3.3.3. Cálculo de la Muestra

La muestra es un sub conjunto de casos o individuos de una población estadística, los

cuales se obtienen con la intención de inferir en propiedades de la totalidad de la

población, para lo cual deben ser representativas de la misma.

Fórmula:

42

Cuadro N° 06 Cálculo de la Muestra de Clientes (Padres de Familia)

DATOS

n= Muestra ¿…………..?

E= Error Muestral 0,05

N= Población 249

FORMULA


3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

3.4.1. Métodos

3.4.1.1. Método Inductivo-Deductivo

Para la desarrollo del presente proyecto se empleó el método inductivo-deductivo ya que

nos permite asociar las diferentes situaciones que se generan en la institución e identificar

así la problemática principal, a su vez facilita el establecimiento de causas y efectos los

cuales van a servir de guía para la elaboración de una propuesta coherente la cual tenga

como principal objetivo el otorgamiento y aplicación de procesos coherentes que normen

la eficiente ejecución de las actividades que desempeña la Institución.

43

3.4.1.2. Método Analítico Sintético

Este método nos permite distinguir los elementos de un todo, analizando las diferentes

áreas, tareas y procedimientos que se realizan en cada departamento la cuales forman parte

de la Institución, a tal punto que se pueda obtener la mayor cantidad de información sobre

lo investigado, con la finalidad de lograr plantear una propuesta la cual tiende a la

reconstrucción o reingeniería total del área crítica analizada en la Unidad Educativa

Cristiana Bautista.

3.4.1.3. Método Descriptivo

En la realización del presente proyecto, se intenta describir la situación que se genera en la

Institución a tal punto que se evidencie de manera inmediata la principal problemática que

esta presenta, con la finalidad de servir de guía a empresas o Instituciones que presente una

problemática con similares características.

3.4.2. Técnicas e Instrumentos

Las técnicas e instrumentos son recursos o procedimientos de los que se vale el

investigador para acercarse a los hechos y acceder a la información. En la presente

investigación se detallan las siguientes:

3.4.2.1. Técnicas

3.4.2.1.1. La Observación

Esta técnica consiste en observar detenidamente el hecho o caso que se va a analizar, con

44

la finalidad de obtener el mayor número de datos, recolectar información concerniente al

tema y registrarla para que posteriormente sea analizada en su totalidad

3.4.2.1.2. La entrevista

Esta técnica consiste en obtener datos mediante el diálogo entre dos o más personas, con el

fin de obtener información de parte de los diversos involucrados en la Institución de tal

modo que se logre recolectar y conocer los puntos de vista de los diferentes colaboradores

y personal administrativo, así como dirigentes de la Institución.

3.4.2.1.3. La encuesta

Esta técnica permite obtener datos de diferentes personas cuyas opiniones son de vital

importancia para el investigador, ya que se obtiene el punto de vista de los demás

involucrados y no solamente de los administradores de la institución.

3.4.2.2. Instrumentos

Los instrumentos a aplicarse son los siguientes:

3.4.2.2.1. Cuestionarios

Para sustentar el presente proyecto de investigación se aplicaron instrumentos tales como

los cuestionarios de encuestas, las que fueron dirigidas a los clientes potenciales,

representados por los Padres de familia de la institución los cuales calificaron el servicio

que es brindado por la institución, facilitando así obtener la perspectiva de los clientes y

sustentar su grado de apreciación de la misma.

45

3.4.2.2.2. Guías de entrevista

Las guías de entrevista son uno de los instrumentos que tienen mayor relevancia en el

desarrollo de la presente tesis, ya que nos facilitó obtener la perspectiva del representante

legal de la Unidad Educativa, Directora y de la Asistente Contable Administrativa,

permitiéndonos conocer así los diferentes procesos y actividades que se llevan a cabo y

forman parte de la gestión administrativa de la Institución.

3.4.2.3. Tabulación e interpretación de datos

3.4.2.3.1. Entrevista realizada al Representante Legal de la Unidad Educativa Cristiana

Bautista

La presente entrevista cuenta de diecinueve preguntas.

CONTROL DEL EFECTIVO:

1.- ¿Qué tipo de controles contables se ha establecido en la empresa, para el manejo

del efectivo?

En la institución se han establecido controles como

Registro de Ingresos y Egresos

Registro de las Ventas

46

Registro de Compras

Toda recepción se sustenta con facturas o recibos

Toda la documentación queda bajo la responsabilidad de una sola persona

2.- ¿Para administrar el ingreso del efectivo, existe alguna política o normativa

impuesta en la empresa? Indique cuál.

Las políticas que se manejan son :

Existe una sola persona encargada de registrar las ventas

El dinero recibido es depositado diariamente

3.- ¿La empresa diversifica sus proveedores?

La empresa no diversifica sus proveedores

4.- ¿Con cuántos proveedores cuenta usted?

En la institución se posee alrededor de 20 proveedores

5.- ¿Cuánto tiempo de crédito les otorgan sus proveedores?

Los proveedores nos otorgan 30 días de crédito.

47

6.- ¿La empresa maneja sus ingresos de inventarios con un registro?

En la institución no se lleva un control de inventarios

7.- ¿Con cuánta antelación se elabora el presupuesto?

Los presupuestos se elaboran desde 1 a 3 meses de antelación.

8.- ¿Qué tiempo toma en cuenta para realizar un flujo de caja?

En la institución no se elabora flujos de caja.

9.- ¿La administración del flujo de caja influye directamente en la solvencia que una

empresa pueda tener?

Se considera que la administración del flujo de Caja Chica influye algunas ocasiones en la

solvencia.

10.- ¿Existe un análisis financiero de los resultados de la empresa al finalizar el

período de operaciones?

El análisis financiero no se lo realiza constantemente.

11.- ¿Al realizar un pago se observan todas las formalidades del caso, como

documentos de respaldo completos, por ejemplo?

Si se revisa que se presenten todos los documentos de soporte y a su vez que estos cumplan

48

con los requisitos establecidos por la administración tributaria.

12.- Los egresos de la institución tienen una revisión correspondiente cada cierto

tiempo, es decir con documentos de respaldo?

Dicha revisión se lo realiza a veces

13.- ¿Existe una política de pagos que norme la correcta recolección de las

mensualidades?

En la actualidad no existe una política que norme la correcta recolección de mensualidades.

14.- ¿Qué estados financieros son requeridos en la Institución?

Normalmente los Estados Financieros que se elaboran para la respectiva presentación e

informe a los directivos de la institución son:

a.- Estado de Pérdidas y Ganancias

b.- Estado de Situación Financiera

c.- Estado de Flujos de Efectivo (no tan común)

15.- ¿Con qué frecuencia se presenta ante el Directorio los resultados obtenidos o los

Balances con la información financiera de la Institución?

Dicha información es presentada anualmente

49

16.- ¿Todos los pagos a los diferentes proveedores son realizados mediante la emisión

de cheques?

Si, en consecuencia todos los pagos realizados a los diferentes proveedores son emitidos

por medio de cheques.

17.- ¿Poseen un cronograma de pago a los proveedores?

A la presente en la institución no se maneja un cronograma de pagos para los diferentes

proveedores.

18.- ¿Delega funciones en relación con la autorización y firmas de los cheques

empleados para los diferentes pagos?

En el caso de la firma de cheques, no se delega dicha función a ningún otro empleado, con

la finalidad de ejercer control.

19.- ¿En caso de no contar con la firma respectiva de los cheques, cuál es el

procedimiento que se aplica?

Normalmente cada uno de los cheques para su emisión debe poseer dos firmas, uno de los

Autorizados para firmar, lo hace con antelación, es decir firma cheques en blanco y

posteriormente el otro firmante es el responsable de la Autorización para efectuar dicho

pago.

50

3.4.2.3.2. Aplicación de la entrevista a la Asistente Contable

INGRESOS Y DISPONIBILIDADES

1. Enuncie brevemente el origen de los ingresos que perciben:

INGRESOS

N° DETALLE VALOR

1 MATRICULAS 64,00

Escuela 26,00

Colegio 38,00

2 CERTIFICADOS FINAL DE AÑO 2,00

3 CERTIFICADOS VARIOS 1,00

4 DERECHOS DE GRADO 35,00

5 BOLSILLOS 1,50

UNIFORMES

TALLAS DETALLE VALOR

28 Uniforme Completo 29,60







2.- Describa brevemente el procedimiento de recepción de éstos y las áreas

responsables.

Normalmente las ventas son realizadas por la Persona encargada de colecturía y la

Asistente Contable, las mismas que reciben el requerimiento, posteriormente emiten la

factura y reciben el dinero o cheque por el producto o servicio vendido.

51

3.- ¿Son recibidos los ingresos con la documentación comprobatoria necesaria para su

registro contable.

Una vez recibido el dinero por la cancelación de mensualidades, se registra el pago en un

documento provisto (Ticket) para el control de pagos por cada estudiante.

4.- ¿En qué momento se depositan los ingresos captados?

Se realizan depósitos diarios (en la mañana o tarde respectivamente)

5.- Describa brevemente el procedimiento para efectuar los depósitos

a.- La asistente contable, realiza la papeleta correspondiente

b.- Posteriormente se entrega al Conserje de la Institución el mismo que se encargará de

realizar el depósito correspondiente.

c.- Finalmente el Conserje entrega el comprobante del depósito a la persona encargada.

6.- ¿Existe el registro de firmas ante los bancos autorizados para disponer de los

recursos?

Si existe el respectivo registro de las firmas autorizadas ante los bancos en los cuales se

dispone con cuentas corrientes y de ahorros.

CAJA CHICA

7.- ¿Cuál es el monto que se maneja en Caja Chica?

Se maneja un monto de caja chica el cual está establecido en los $ 100,00 mensuales.

52

8.- ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de caja?

No se realizan arqueos de Caja.

9.- ¿Posen políticas de manejo del fondo de caja chica?

No se poseen políticas las cuales normen el eficiente manejo del mismo

10.- ¿Poseen un Manual de Procedimientos, en el cual se especifique cada una de las

actividades a desarrollarse?

Actualmente no se cuenta con un manual de Procedimientos.

11.- ¿La persona responsable del fondo realiza otras funciones?

Si, la persona encargada desarrolla varias actividades anexas a esta.

BANCOS

12.- ¿Cuantas cuentas bancarias maneja la institución?

Poseen tres cuentas bancarias en distintas instituciones financieras.

13.- Propósito con que fueron abiertas

El objetivo primordial para el cual fueron creados es para salvaguardar los ingresos de la

institución.

53

14.- Cuantos funcionarios están facultados para firmar cheques, y son firmas

conjuntas o separadas?:

Están facultados para la firma de cheques, dos funcionarios de la institución, y se maneja la

naturaleza de firmas conjuntas.

15.- ¿Con qué periodicidad se elaboran las conciliaciones bancarias?

Las conciliaciones bancarias son realizadas mensualmente

16.- ¿Quién efectúa las Conciliaciones Bancarias?

Son realizadas por la Asistente Contable

17.- ¿La persona que realiza las conciliaciones bancarias tiene otras funciones?

La encargada de realizar las conciliaciones bancarias si desarrolla otras actividades

referentes al área Contable.

18.- ¿A cargo de quien están las chequeras?

El manejo de las chequeras está a cargo del Asistente Contable.

19.- ¿Con qué frecuencia los firmantes asisten a la oficina para efectuar las firmas y

autorizaciones de los pagos respectivos?

Uno de los firmantes, lo hace una vez por mes, tiempo en el cual deja firmados cheques en

54

blanco; a su vez el otro firmante lo hace siempre y cuando la Asistente Contable lo solicite,

normalmente tres veces por semana.

ADQUISICIONES

20.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales y

suministros?

No existe un programa calendarizado, las adquisiciones se realizan siempre y cuando se

presente el requerimiento.

21.- ¿El área de adquisiciones tiene un presupuesto definido?

Anualmente se incluye en el presupuesto la adquisición de productos y suministros que se

presumen van a ser utilizados durante el año escolar.

22.- ¿Qué áreas participan en la elaboración de presupuestos?

Para la elaboración del presupuesto participa toda el área administrativa de la institución, y

posteriormente el mismo debe ser presentado a la Junta Administrativa, situación que no se

cumple con normalidad

23.- ¿Qué aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de

compras, programas de producción, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos

productos?

Para la elaboración de los presupuestos se toman en cuenta los requerimientos de las áreas

55

y los presupuestos de años anteriores.

24.- ¿El área de adquisiciones posee políticas de manejo internos?

El área en si no se encuentra conformada, dicha actividad es desarrollada por la asistente

contable y Colector de la institución, los cuales no poseen políticas alguna.

25.- ¿Quién autoriza las compras?

En algunos casos las compras son autorizadas por el Representante Legal y/o Director de la

institución.

26.- ¿Quién autoriza las compras mayores?

Se verifica el grado de importancia y necesidad de la misma y posteriormente es autorizada

la compra por el Representante Legal y/o Director de la institución.

27.- Se verifica que en las requisiciones tramitadas, exista saldo presupuestario para

proceder la adquisición

Si se procede a la verificación del saldo presupuestario antes de proceder con la

adquisición.

28.- ¿En caso de que no exista presupuesto, qué procedimiento se sigue para su

autorización?

En caso de no existir presupuesto se categoriza el requerimiento, posteriormente se

56

presenta la factura o proforma al Representante legal y/o Director siendo uno de los dos

los únicos responsables de la autorización para efectuar dicha compra.

29.- ¿Existe una sola persona encargada de manejar los ingresos y egresos de la

mercadería?

No existe una persona encargada del área.

30.- ¿Se realizan inventarios físicos?

No se realizan inventarios físicos

31.- ¿Se evalúa el desempeño de los trabajadores?

No se evalúa constantemente a los trabajadores administrativos, las evaluaciones solo son

enfocadas al personal docente de la institución.

32.- ¿Se reciben mercaderías a consignación?

No se reciben mercaderías a consignación

33.- ¿Se comunica el personal de control de inventarios sobre las funciones,

actividades y responsabilidades que tiene?

Se comunica de manera general, pero normas establecidas netamente para el área no

existen.

57

34.- ¿Se controla o supervisa el desarrollo de las actividades del personal del área?

No se controla

PROVEEDORES

35.- ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por

pagar a proveedores?

Cada una de las facturas de los diferentes proveedores son ingresados al Sistema

informático contable el mismo que emite un reporte o estado de cuenta por cliente.

36.- ¿Cuál es el trámite de recepción y revisión de facturas

a.- El Proveedor emite la factura

b.- Asistente Contable y/o Colectora, recibe la factura

c.- Asistente Contable revisa que la factura cumpla con todos los requisitos de ley

d.- Asistente Contable ingresa la factura al Sistema Informático Contable.

37.- ¿Cuál es el área responsable de ello?

El Área responsable de esta actividad es Contabilidad

38.- ¿Hay métodos establecidos para controlar las facturas recibidas?

No existen métodos o procedimientos específicos para desarrollar dicha actividad.

58

39.- ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos contraídos

con proveedores?

Si se registra contablemente en el Sistema Contable que maneja la Institución, Quick

Books.

40.- ¿Se tiene establecido la política de no firmar cheques en blanco o al portador?

No se tiene establecido políticas internas para la eficiente consecución de las actividades.

CONTABILIDAD Y RECURSOS FINANCIEROS

41.- ¿Se cuenta con un catálogo o Plan de Cuentas?

Si existe un catálogo o Plan de Cuentas el cual cumple con todos los requerimientos de la

Institución.

42.- ¿El catálogo de cuentas comprende todas las cuentas y subcuentas del sistemas

contable?

Si cumple con todos los requerimientos de la Institución ya que abarca todas las cuentas

necesarias en el continuo manejo de la misma.

43.- Existen procedimientos establecidos y normas adoptadas para el manejo de las

distintas transacciones como son: compras, ventas, entradas, y salidas de caja, pagos,

59

entre otros…?

Existen algunas normas de carácter general, las cuales se han establecido solo de manera

verbal, y no constan como un manual de procedimientos o políticas establecidas por áreas.

44.- ¿Qué estados financieros se generan y con qué periodicidad?

Los Estados Financieros que se elaboran en la institución son: Estado de Pérdidas y

Ganancias, Estado de situación Financiera, los cuales son presentados cada vez que solicite

alguno de los Directivos de la Institución.

45.- ¿Hay un manual de contabilidad general?

No existe un Manual de manejo y aplicación Contable.

46.- ¿Existe un sistema presupuestal?

Si existe un Presupuesto el cual es elaborado anualmente.

60

3.4.2.3.3. Aplicación de encuestas a los Clientes de la Unidad Educativa Cristiana Bautista

VARIABLE

CALIFICACIÓN

EX

CE

LE

NT

E

BU

EN

A

RE

GU

LA

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CU

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PO

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CE

NT

E

1.- ¿Cómo califica la atención brindada por la

Unidad Educativa Cristiana Bautista? 55,19% 35,72% 9,09% 0%

2.-¿La calidad de servicio que ofrece el personal

administrativo y docente de la institución es

eficiente? 92,86% 7,14%

3.- Considera necesario mejorar los procesos y

gestión administrativa de la institución? 88,31% 11,69%

4.- ¿Qué tan importante es para usted la

estructura organizacional de la institución? 81,17% 12,99% 5,84% 0%

5.- ¿Qué servicios y áreas cree usted que se

deberían mejorar o implementar? 19,57% 12,50% 15,76% 42,39% 9,78%

6.- ¿Cree usted que existe personal calificado y

eficiente? 77,27% 22,73%

7.- ¿Cómo califica usted los servicios educativos

que presta la institución, en cuanto a calidad? 62,34% 25,32% 9,09% 3,25%

8.- ¿Si mejorara el nivel del servicio, aportaría

usted con mayor cuota US $? 83,77% 16,23%


61

3.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER

De acuerdo con el resultado obtenido mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a

los principales involucrados con la actividad contable dentro de la institución se ha podido

determinar la carencia de políticas internas de manejo, así como el establecimiento de

procedimientos, a su vez se evidencia una deficiente estructura organizacional, y falencias

en el control mismo del cumplimiento y logro de objetivos propuestos, situación que se

traduce en una inadecuada gestión financiera dentro de la institución.

Por tal razón se considera de vital importancia diseñar un sistema de control interno con la

finalidad de mejorar la Gestión Financiera, control que satisfaga las crecientes necesidades

de los funcionarios que laboran en la institución y estimule al crecimiento y desarrollo

mismo de la Unidad Educativa Cristiana Bautista.

Por lo manifestado, se verifica plenamente la idea a defender.

3.6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.6.1. Conclusiones

Se establece que el sistema de control interno en la Unidad Educativa Cristiana es

deficiente, situación que se evidencia en el mal manejo de sus recursos.

No existe un eficiente control del disponible situación que se traduce en el

incumplimiento de los objetivos propuestos

62

Existe carencia de políticas internas que normen el funcionamiento de cada área

No se han especificado las funciones y procedimientos a desarrollarse por cada una

de las personas que laboran en la Unidad Educativa Bautista.

No existe una sola persona que se encargue del manejo y control de inventarios

Los reportes e informes financieros no son presentados periódicamente a los

Directivos de la institución.

3.6.2. Recomendaciones

Diseñar un Modelo de Control Interno que pretenda cumplir con los objetivos

institucionales dispuestos.

Establecer políticas y procedimientos para cada una de las actividades desarrolladas

en la institución, con la finalidad de hacer un buen uso de los recursos.

Asignar responsabilidades por área a cada uno de los trabajadores de la institución

con la finalidad de mejorar su estructura organizacional.

Controlar el desempeño del talento humano de la institución con la finalidad de

impulsar al crecimiento y desarrollo de los mismos, así como al cumplimiento de

metas.

Establecer controles en las diferentes áreas (disponible, Exigible, Realizable) con la

63

finalidad de mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana

Bautista.

De acuerdo con las conclusiones y recomendaciones de los párrafos anteriores se diseña la

siguiente propuesta:

Sistema de Control Interno Modelo COSO

a.- Direccionamiento Estratégico

b.- Ambiente de Control

c.- Valoración de Riesgos

d.- Actividades de Control

e.- Información y Comunicación

f.- Monitoreo

64

CAPÍTULO IV

4. MARCO PROPOSITIVO

4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA:

“SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA

UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”

4.2. DESARROLLO PROPUESTA

4.2.1. Justificación

A medida que las diferentes organizaciones existentes en nuestro medio alcanzan un grado

de crecimiento tanto físico como organizacional, se ve reflejada en ellas de la misma

manera algunos cambios los cuales se orientan en el campo administrativo-contable.

La aplicación de la Contabilidad como herramienta primordial de la Gestión Financiera, al

ser la técnica que analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos o

transacciones contables de la institución, permitiéndonos a su vez obtener una imagen

numérica de lo que en realidad sucede en la vida y actividad de la institución y una base en

cifras para orientar las actuaciones gerenciales en la toma de decisiones las cuales vayan

orientadas a la salvaguarda y correcta utilización de los recursos con los que dispone la

institución.

65

Del mismo modo dentro de la administración financiera de las organizaciones, es

importante alcanzar la efectividad y eficiencia de las operaciones que se desarrollan,

manejar la confiabilidad de la información financiera, lograr el cumplimiento de las leyes y

regulaciones aplicables de tal modo que mediante la correcta aplicación de un Sistema de

Control Interno que enmarque cada uno de los puntos antes expuestos se pueda preservar la

existencia de cualquier organización y apoyar e influir en su desarrollo, logrando contribuir

a alcanzar los resultados esperados, esto se expresa claramente en el Marco Teórico del

Capítulo II del presente proyecto de investigación.

Tomando en consideración las diferentes situaciones que se han llevado a cabo en la

Unidad Educativa Bautista, tanto en su estructura organizacional, administrativa y

contable, y de acuerdo a los resultados obtenidos en las diferentes encuestas las cuales

fueron dirigidas al personal administrativo, docente y clientes potenciales de la misma, se

presentan situaciones que evidencian la necesidad de aplicar un Sistema de Control Interno

el cual vaya orientado a mejorar la Gestión Financiera de la institución logrando así

cumplir, mejorar y proponer nuevas metas tanto administrativas como financieras las

cuales vayan en pro del mejoramiento y crecimiento institucional, por tal motivo se

justifica la propuesta del presente proyecto de investigación.

4.2.2. Objetivo General

Mejorar la Gestión Financiera mediante el diseño de un Sistema de Control Interno para la

Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”.

66

4.2.2.1. Objetivos Específicos

En el estudio del Control Interno y mediante la aplicación del Modelo COSO se establecen

los siguientes componentes:

a) Determinar el direccionamiento estratégico que rige la vida institucional de la

Unidad Educativa Cristiana Bautista.

b) Definir un Ambiente de Control Institucional eficiente.

c) Evaluar el riesgo existente al momento de la aplicación misma del Sistema de

Control Interno propuesto.

d) Diseñar actividades de Control en el área Administrativa-Contable.

e) Determinar un Sistema de Información Contable y de Comunicación eficiente.

f) Establecer un plan de monitoreo en el cual se planteen los objetivos propuestos

mediante la aplicación del mismo.

4.2.3. Análisis Situacional

La Unidad Educativa Cristiana Bautista inicia sus actividades el 28 de abril de 1993, fecha

en la que según el acuerdo ministerial N° 060 autoriza el funcionamiento de la Escuela

67

Particular “Sin nombre”, funcionando del segundo al séptimo año de básica.

Desde esa fecha han surgido diferentes cambios tanto en la estructura física, cuerpo

docente y administrativo, cambios que han sido en pro del mejoramiento y crecimiento

institucional, en la actualidad se cuenta con educación inicial y básica hasta el décimo año.

4.2.3.1. Análisis F.O.D.A.

El Análisis FODA es una de las herramientas esenciales que aporta al proceso de

Planeación Estratégica y proporciona la información necesaria poniendo en evidencia

cuales son las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que posee la institución

en las diferentes áreas que la componen.

Luego de un análisis realizado a la Unidad Educativa Cristiana Bautista se establece el

siguiente diagnóstico:

68

Cuadro N° 07 Análisis FODA

UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA

"BAUTISTA"

ANÁLISIS "FODA"

COMPONENTES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES

1.- Ubicación 1.- La infraestructura física

2.- Servicios Básicos 2.- Carencia de Laboratorios

equipados

3.- Capilla de devocionales y reuniones 3.- Continua rotación del personal

Docente

4.- Personal Docente ampliamente capacitados 4.- Carencia de espacios

recreacionales

5.- Buena relación entre Personal docente,

administrativo y Padres de Familia de la

Institución

5.- Falta de cumplimientos de un

cronograma mensual de pagos

6.- Crecimiento poblacional 6.- Excesiva confianza con los Padres

de Familia

7.- Sistema de educación basado en principios y

valores humanísticos y cristianos

7.- Incumplimiento del reglamento

interno por desconocimiento

8.- Calidez afectiva hacia los estudiantes 8.- Niños/as mal alimentados

9.- Aplicación de técnicas para desarrollar

destrezas (adecuada pedagogía)

10.- Programa de becas

COMPONENTES EXTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1.- Ubicación estratégica en zona urbana 1.- Ventas ambulantes

2.- Educación basada en principios y valores

Cristianos

2.- Localización de salas de juegos,

karaokes y otros a los alrededores

3.- Padres de Familia colaboradores 3.- Cambiante situación económica

del país

4.- Misioneros extranjeros que colaboran

esporádicamente

4.- Mayores oportunidades y

beneficios otorgados por el gobierno

seccional a los establecimientos

fiscales

69

4.2.4. Propuesta del Sistema de Control Interno

Con el propósito de obtener un Modelo de Control Interno que permita mejorar la Gestión

Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista, se ha planteado el modelo COSO el

cual se desarrolla en los siguientes elementos:

4.2.4.1. Direccionamiento Estratégico

La Unidad Educativa Cristiana “Bautista”, basa su educación en conocimientos científicos

sustentados en valores Humanísticos, de ahí que se plantea la siguiente Misión y Visión.

4.2.4.1.1. Visión Propuesta

Ser una Institución reconocida por la calidad impartida en cuanto a la formación de niños,

niñas y jóvenes de nuestro medio, educación basada fundamentalmente en principios

humanísticos sin descuidar la vinculación con los sectores social, económico, cultural,

étnico y ecológico de nuestro país; manteniendo como principal fortaleza personal docente

capacitado y motivado a conservar una continua preparación académica acorde a los

requerimientos de nuestro medio globalizado, con tendencia al crecimiento en

infraestructura, adecuación y funcionalidad de los distintos laboratorios y biblioteca con

implementos físicos y tecnología de punta, promoviendo así la inclusión de nuevos

servicios y la aplicación del Bachillerato Polivalente, satisfaciendo las crecientes

necesidades de los habitantes de nuestra provincia.

4.2.4.1.2. Misión Propuesta

Brindar a los niños, niñas y jóvenes de nuestro medio una educación integral basada en

70

principios y valores humanísticos y cristianos con vastos conocimientos científicos de tal

modo que permita el continuo crecimiento físico e intelectual de los estudiantes que en ella

se forman, manteniendo un cuerpo docente altamente capacitado y preocupado por el

desarrollo de los mismos, orientado a aportar positivamente al desarrollo institucional y de

la colectividad en general.

4.2.4.1.3. Objetivos Institucionales

a) General

Impulsar a la Comunidad Educativa a trabajar en función de formar estudiantes

creativos, críticos y participativos mediante el empleo adecuado de recursos existentes;

capaces de desenvolverse activamente ayudando al cambio y progreso de la sociedad.

b) Específicos

Lograr una capacitación docente de acuerdo a las necesidades de la institución.

Realizar eficientemente la planificación aplicando efectivamente la nueva

Reforma Curricular.

Fortalecer la práctica de valores y actitudes positivas dentro y fuera de la

institución.

Participar activamente en el desarrollo educativo de acuerdo a las políticas del

plantel.

71

4.2.4.1.4. Políticas Institucionales

La institución ofrece una infraestructura funcional.

a) Personal Docente: seguir capacitándose.

b) Función Administrativa: Legalización del Reglamento Interno y presentar un

organigrama funcional para su aplicación.

c) Directivos:

Impulsar a la creación del Bachillerato Polivalente y otra especialidad.

Capacitar al Personal Docente con seminarios, talleres intensivos en temporada

vacacional.

Facilitar créditos en diversas instituciones de alimentación, medicina y

vestuario.

Participación continua en entidades benéficas en forma gratuita o a bajo costo

económico.

4.2.4.1.5. Filosofía Institucional

Cultivamos valores éticos y morales con fundamentación cristiana

Respetamos la diversidad étnica, cultural, religiosa y de género de nuestros

72

estudiantes

Respetamos la integridad personal y familiar de nuestros educandos

Participamos todos en los procesos instructivo-formativos

Propiciamos en la práctica la identidad, autonomía, equidad y justicia

Vinculamos la educación al trabajo

Alimentamos la crítica y reflexión frente a la realidad que vivimos

Buscamos el cumplimiento de deberes y derechos ciudadanos

Fomentamos la preservación del medio ambiente

Somos una institución de servicio no de lucro.

4.2.4.2. Ambiente de Control

El Ambiente de Control sirve como fundamento para los otros componentes, ya que

proporciona una atmósfera en la cual la gente conduce sus actividades y cumple con sus

responsabilidades de control. A su vez cubre los siguientes factores:

4.2.4.2.1. Integridad y Valores Éticos

Los objetivos de una entidad y la manera como se logren, están basados en preferencias,

73

juicios de valor y estilos administrativos, tales estándares reflejan la integridad de sus

integrantes y el compromiso con los valores éticos; enfocando así la integridad como un

pre-requisito para el comportamiento ético en todos los aspectos de las actividades de las

empresas.

Una de las maneras más efectivas de transmitir un mensaje de comportamiento ético es la

implementación de un código de ética en el que se detalle los objetivos que se desean

alcanzar en determinado período, logrando así involucrar a cada uno de los participantes.

a) Código de Ética

El código de ética es un conjunto unificado y ordenado de principios y normas que se

basan en el valor de la responsabilidad para con cada uno de los que conforman la

institución. La aplicación institucionalmente del código de ética pretende exigir en los

miembros de la Unidad Educativa esfuerzos comunes para mejorar continuamente los

comportamientos, fortalecer los compromisos, adquirir mayor madurez, desarrollar la

conciencia ética, posibilitar el desarrollo humano y la convivencia de tal modo que

permita una constante mejoría en la calidad de vida y logro de los principios y

objetivos institucionales.

Al igual que en las demás entidades, se propone la aplicación del presente código de

ética (Ver Anexo 03) en la Unidad Educativa Bautista el cual tiene como principal

objetivo normar y aportar con principios a valores basados en la responsabilidad y

cumplimiento de las labores encomendadas.

74

4.2.4.2.2. Compromiso de ser competentes

La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las

tareas que definen los trabajos individuales a fin de lograr la eficiencia en el desarrollo de

las funciones a desempeñarse por el recurso humano que forma parte de la Unidad

Educativa Cristiana Bautista, los administradores de la institución establecen un perfil de

funciones acorde a las necesidades de cada cargo, en el cual se detallan perfiles,

experiencia, conocimientos, actitud y aptitudes necesarias. El manual de funciones

propuesto se detalla posteriormente.

4.2.4.2.3. Junta Administrativa.

La Junta Administrativa es un organismo de control que hace las funciones de un Comité

de Auditoria cuyo principal objetivo es supervisar el control interno de la Institución y

aportar así a la posterior toma de decisiones.

La Junta Administrativa está integrada por:

Representante Legal o Presidente

Asesor Externo

Secretario

Tesorero

75

Vocales principales

Vocales suplente

4.2.4.2.4. Filosofía y estilo operacional de la Gerencia

La gerencia es un cargo que ocupa una persona en determinada institución lo cual tiene

dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar

todos los recursos mediante la aplicación del proceso de planeamiento, organización,

dirección y control de las actividades a fin de lograr los objetivos propuestos.

La filosofía y el estilo de operación de la administración afecta la manera como la empresa

o institución es manejada. Al establecer un análisis general de la situación de la institución

se recomienda la aplicación del estilo de gerencia basado por objetivos.

La Gerencia por objetivos es la meta hacia la cual dirige sus esfuerzos. Al momento de

determinar un objetivo se está planteando un propósito, y cuando se aplica en una

institución, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia

Al establecer un programa basado en un conjunto de propósitos u objetivos a lograrse en

un determinado tiempo, se es propenso a la aplicación de una evaluación integral la misma

que permita:

Medir el desempeño personal

76

Medir las competencias (conductas)

Diseñar programas de desarrollo

4.2.4.2.5. Estructura Organizacional

El objetivo primordial de contar con un organigrama estructural, y aplicarlo es mejorar la

estructura organizativa y administrativa de la Institución, estableciendo un mayor control

interno y externo de las diferentes áreas y departamentos, en el cual se detalle el grado de

dependencia de los colaboradores, con la finalidad de señalar grados de jerarquía los cuales

son necesarios para la evaluación de desempeños en determinado período.

El tipo de organigrama utilizado por la Unidad Educativa es el organigrama vertical en el

cual se detalla la estructura jerárquica desde arriba hacia abajo, determinando claramente

las dependencias y controles ejercidos a los mismos.

Se propone que en el organigrama de la institución conste la Junta Administrativa, la cual

hace las veces del Comité de Auditoría y es el departamento Contralor de las demás

dependencias de la Institución, a su vez la Junta Administrativa como tal, estará integrada

por funcionarios independientes (es decir los miembros de la Junta administrativa no

desempeñarán funciones en la Unidad Educativa.)

77

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA "BAUTISTA"

Est. Sanc Social

Salud Cultural

Medio

AmbienteDeportes

1° Año 2° Año 3° Año 4° Año 5° Año 6° Año

Comité Aula

10° Año7° Año 8° Año 9° Año

Educación y Cultura Salud y Medio Ambiente Servicios y Recursos Deportes y Recreación Defensoría de Derechos

Gobierno Estudiantil

Auxiliar Servicios Generales

C.P.Grados Comisiones

COMISIONES COMITÉ C. P. F.

Secretaria/Colector Contador Externo

Vicerrector Inspector General

Junta General Profesores Consejo Directivo

Supervisor

Rector/Director

Consejo Técnico

Representante Legal

Junta Administrativa

78

4.2.4.2.6. Asignación de autoridad y responsabilidad

Con la finalidad de mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana

Bautista se elabora un Manual de Funciones en el cual se especifican actividades a

desarrollarse y nivel jerárquico al cual reportarán el desarrollo de las mismas aquellos que

intervienen directamente en el proceso contable.

Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078

Santo Domingo de los Tsáchilas

Elaborado L.U

P.2.

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

JUNTA ADMINISTRATIVA

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Ninguna

MISIÓN DEL PUESTO: Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar

el desarrollo y cumplimiento de las diferentes áreas que forman parte de la Unidad

Educativa Bautista, así como velar por el bienestar de la Iglesia en general, logrando

mejorar la imagen, posicionamiento educativo y la correcta vinculación con la

colectividad.

PERFIL:

Conocimientos de Administración, Finanzas, Administración del Talento

Humando y Gerencia

Liderazgo

Capacidad para trabajar en equipo

Proactivo

ELABORADO POR:

TÉCNICA LEIDY ULLOA

REVISADO APROBADO

79



Elaborado L.U

P.2.1

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES


Ética e integridad personal

Auto aprendizaje y desarrollo profesional

Responsabilidad

Desarrollador de proyectos

RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:

Con todas las áreas de la institución.

RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:

Organismos de control administrativo, tributario, laboral y educativo

Comunidad

REQUISITOS MÍNIMOS:

EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía,

Contabilidad o carreras a fines

FUNCIONES:

Mantener reuniones periódicas, dejando asentadas las deliberaciones en un libro

de actas

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

80



Elaborado L.U

P.2.2

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES


Opinar acerca de la designación y desvinculación del personal que labora en

la institución.

Vigilar el cumplimiento de las funciones asignadas al personal de la

institución.

Opinar sobre la información financiera presentada a los organismos de

control.

Verificar el cumplimiento de leyes y otras normas regulativas

Intervenir en situaciones de posibles conflictos de intereses y fraudes

Analizar y aprobar los estados financieros

Recibir y analizar los informes emitidos por la Institución y la Iglesia.

Aprobar proyectos que vayan en pro del mejoramiento y crecimiento de la

institución.

Participar en las decisiones administrativas, financieras, siendo el organismo

que norme la aplicación de las mismas.

Velar por la Integridad de la Institución

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

81



Elaborado L.U

P.2.3

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

REPRESENTANTE LEGAL

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Junta Administrativa

MISIÓN DEL PUESTO: Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar

el desarrollo y cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, así como el

desarrollo de un plan estratégico que permita alcanzar lo establecido en la visión,

logrando mejorar la imagen, posicionamiento educativo y la correcta vinculación con la

colectividad.

PERFIL:

Conocimientos de Administración, Finanzas, Administración del Talento

Humando y Gerencia

Liderazgo

Capacidad para trabajar en equipo

Proactivo

Ética e integridad personal

Auto aprendizaje y desarrollo profesional

Responsabilidad

Desarrollador de proyectos



ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

82



Elaborado L.U

P.2.4

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

REPRESENTANTE LEGAL


Organismos de control tributario, laboral y educativo


EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía o

carreras a fines

EXPERIENCIA: Tres años en labores iguales o similares a las del cargo

FUNCIONES:

Representar legal, judicial y extra judicialmente a la Unidad Educativa

Cristiana “Bautista”, el cual deberá ser ecuatoriano y domiciliado en nuestro

país

Cumplir y hacer cumplir el estatuto, reglamento y resoluciones de la

asamblea general y Directorio.

Presentar el informe anual de actividades a la Asamblea General para su

posterior aprobación

Ejecutar la política administrativa, económica, laboral y social de la Unidad

Educativa Bautista, de acuerdo al presente estatuto y reglamento interno

Presidir las asambleas generales y de directorio

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

83



Elaborado L.U

P.2.5

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

REPRESENTANTE LEGAL

Autorizar y firmar cheques en conjunto con el Director

Seleccionar al personal Docente, Administrativo y de Servicio.

Velar por la Integridad de la Institución

Asistir a eventos y actividades que desarrollen el Jardín, Escuela y Colegio

Bautista

Asistir a conferencias, simposios nacionales e internacionales que enfoquen

la educación moral, intelectual, espiritual y física del niño y adolescente

Recibir informes del Director o Rector del establecimiento en base a las

actividades y funciones que desempeña.

Solicita y revisa Informes de Inventarios.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

84



Elaborado L.U

P.2.6

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

DIRECTOR

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Junta Administrativa

SUPERVISA A: Personal Administrativo y Docente

MISIÓN DEL PUESTO: Realizar labores de dirección en el ámbito administrativo,

representar las diferentes actividades a desarrollarse en pro del mejoramiento de la

institución, ejecutar labores de planificación, organización, dirección y control de los

planes a desarrollarse en la gestión administrativa y pedagógica.

PERFIL:

Mantener un liderazgo democrático

Transmitir positivismo y motivación permanente en la institución

Ser ético y moral en la ejecución de su rol

Cumplir con los deberes y derechos institucionales y sociales.

Aplicar procedimientos de sustento administrativo con sustento científico,

técnico y psicopedagógico

Asesorar y orientar las acciones institucionales en sentido cooperativo y

corporativo

Trabajar en equipo para la planificación, organización, dirección, evaluación y

control de las actividades educativas

Estimular las capacidades y talentos de sus colaboradores

Mantener una comunidad horizontal, abierta y flexible

Ser humanista, serio y responsable

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

85



Elaborado L.U

P.2.7

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

DIRECTOR

Mantener una gestión permanente y proactiva

Ser ejemplo de ética Profesional




Organismos de control tributario, laboral y educativo

Comunidad


El Rector o Director es la máxima autoridad dentro del plantel y debe ser

designado por la Junta Administrativa de la Iglesia Bautista

Educación: Título Académico en Ciencias de la Educación.

Experiencia: Un (1) año en labores iguales o similares al cargo

FUNCIONES:

Dictar oportunamente las disposiciones que estimare conveniente para mejorar la

educación y puesta en marcha de la institución.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

86



Elaborado L.U

P.2.8

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

DIRECTOR

Vigilar para que la educación y formación cristiana se realice con la

programación establecida.

Mantener un diálogo sereno, amigable, y constante con todos los miembros de la

comunidad educativa, mejorando así el clima institucional y procurar la toma de

decisiones adecuadas para la misma

Gestionar la obtención de materiales e implementos necesarios para las

diferentes dependencias de la institución.

Controlar la elaboración de las listas de útiles escolares

Adaptar el calendario estudiantil, cuando las circunstancias así lo ameriten

Justificar la inasistencia del personal docente, administrativo y de servicio

Vigilar el cumplimiento de los contratos de obra suscritos a favor de la

institución

Comunicar por escrito las reuniones a realizarse con 48 horas de anticipación,

salvo el caso de fuerza mayor

Solicitar y revisar los informes de Inventarios

Solicitar y revisar mensualmente informes de Cartera

Solicita revisión del stock de materiales y suministros

Solicita que se verifique el presupuesto

Autoriza la adquisición de materiales y suministros

Autoriza o niega la devolución de ventas

Autoriza la emisión de descuentos en caso de encontrar diferencias de

inventarios

Autoriza la realización de ajustes

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

87



Elaborado L.U

P.2.9

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

INSPECTOR GENERAL

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Director – Junta Administrativa

SUPERVISA A: Personal Docente y Alumnos

MISIÓN DEL PUESTO: Es el responsable de velar por la seguridad y disciplina de los

estudiantes, además es el encargado de la organización y logística de las actividades que

se desarrollen dentro de la institución.

PERFIL:

Mantener un liderazgo democrático

Transmitir positivismo y motivación permanente en la institución

Ser ético y moral en la ejecución de su rol

Cumplir con los deberes y derechos institucionales y sociales.

Aplicar procedimientos de sustento administrativo con sustento científico,

técnico y psicopedagógico

Asesorar y orientar las acciones institucionales en sentido cooperativo y

corporativo

Trabajar en equipo para la planificación, organización, dirección, evaluación y

control de las actividades educativas.

Estimular las capacidades y talentos de sus colaboradores

Mantener una comunidad horizontal, abierta y flexible

Ser humanista, responsable y serio.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

88



Elaborado L.U

P.2.10

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

INSPECTOR GENERAL

Mantener una gestión permanente y proactiva.

Ser ejemplo de ética Profesional.




Organismos de control educativo

Comunidad


Es la tercera autoridad del plantel y debe poseer título académico en Ciencias de

la Educación

Experiencia: Debe poseer por lo menos (1) año de experiencia en la ejecución de

labores similares.

FUNCIONES:

A más de lo establecido en el art. 101 del Reglamento de la Ley de Educación vigente,

se detallan los siguientes:

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

89



Elaborado L.U

P.2.11

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

INSPECTOR GENERAL

Ser ejemplo y guiar a la comunidad educativa en el aspecto moral y espiritual.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones internas de la institución.

Velar por el orden y disciplina de los alumnos.

Participar en el proceso de recuperación de cartera o cobro de mensualidades a

los estudiantes

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

90



Elaborado L.U

P.2.12

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

CONTADOR EXTERNO

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Director – Junta Administrativa

SUPERVISA A: Asistente Contable-Colectora

MISIÓN DEL PUESTO: Proponer, velar, procurar y controlar que los objetos y metas

de la institución en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás

recursos financieros se manejen de manera exitosa y precisa a fin de satisfacer los

requerimientos de los directivos, y órganos de control de la institución.

Diseñar, proponer y ejecutar las acciones de capacitación para funcionarios y la

comunidad en general en los temas tributarios, contable, financiero y demás temáticas

del área.

PERFIL:

Conocimientos: Título Académico Doctor, Ingeniero, Licenciado en Sistemas,

Finanzas, Contabilidad CPA

Creatividad

Liderazgo

Responsabilidad

Discreción

Cumplimiento

Ética profesional

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

91



Elaborado L.U

P.2.13

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

CONTADOR EXTERNO


Todas las dependencias


Servicio de Rentas Internas (SRI)

Instituto de Seguridad Social (IESS)

Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)


EDUCACIÓN: Contador titulado con licencia profesional.

EXPERIENCIA: Dos años de experiencia profesional en el área.

FUNCIONES:

Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la

institución, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos

siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

Refrendar los soportes de registro de las operaciones financieras y contables de

la entidad, informando de cualquier demora, incongruencia o anomalía a los altos

directivos, en procura de salvaguardar la integridad del proceso contable

administrativo.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

92



Elaborado L.U

P.2.14

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

CONTADOR EXTERNO

Efectuar las causaciones contables, de conformidad con los soportes

documentales, incluyendo los diversos ajustes, amortizaciones y provisiones a

que haya lugar.

Revisar la elaboración de los soportes contables y los asientos en los libros de

contabilidad, mayores y auxiliares disponiendo de una herramienta eficaz en el

completo entendimiento y detalle de la contabilidad de la institución.

Revisar las conciliaciones bancarias realizadas por la asistente contable/colector

de la institución mantener a los directivos permanentemente informados al

respecto y en caso de encontrar alguna anomalía informarles de inmediato

Elaborar los Estados Financieros de la institución y sus notas, a más tardar dentro

de los primeros diez días del mes siguiente al corte, en forma oportuna y de

conformidad con todas las normas del régimen contable ecuatoriano y demás

normas aplicables a ellos, atendiendo las instrucciones impartidas por los Niveles

Gerenciales y la Junta General de Accionistas.

Llevar por medio del programa el control sobre el presupuesto de la entidad.

Determinar las obligaciones tributarias y ante terceros, informando de ello

oportunamente al Gerente Financiero.

Proponer y ejecutar políticas para el manejo contable y financiero de la entidad.

Responder por el adecuado registro, actualización y archivo de los libros de

Contabilidad y los soportes contables y en general toda la documentación

contable de la entidad.

Asistir a los funcionarios de la institución y comerciantes en el área tributaria,

contable y financiera.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

93



Elaborado L.U

P.2.15

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

ASISTENTE CONTABLE

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Contador Externo

UNIDAD: Contabilidad

MISIÓN DEL PUESTO: Ejecutar tareas de manipulación de documentos contables

además del buen manejo del sistema numérico para la verificación de cálculos previos a

la elaboración de su comprobante de pago, y a la realización e ingreso al sistema de

asientos contables que validen las operaciones de ingresos o egresos.

PERFIL:

CONOCIMIENTOS: Sistemas Contables, Contabilidad.

Creatividad

Lealtad

Responsabilidad

Cumplimiento

Ética.




Servicio de Rentas Internas (SRI)

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

94



Elaborado L.U

P.2.16

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

ASISTENTE CONTABLE

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)


Educación: Bachiller en ciencias Contables y Administrativas.

Experiencia: Un año de experiencia profesional en el área.

FUNCIONES:

A más de lo establecido en el art. 130 Y 131 del Reglamento de la Ley de Educación

vigente, se detallan los siguientes:

Recaudar y custodiar los valores mensuales de los estudiantes, los mismos

que deben ser depositados diariamente.

Organizar el archivo de comprobantes de ingresos, egresos y otros

documentos en general

Ser ejemplo y guiar a la comunidad educativa en el aspecto moral y

espiritual.

Informar oportunamente a la iglesia sobre los ingresos, gastos y saldos que

tenga la institución.

Mantener codificado los bienes del plantel

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

95



Elaborado L.U

P.2.17

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

ASISTENTE CONTABLE

Mantener actualizados los inventarios de bienes de las diferentes

dependencias de la institución

Participar en la elaboración del presupuesto anual de la institución

Llevar el manejo de la caja general y caja chica de la entidad.

Realizar los depósitos de los cobros realizados por el jefe de operaciones.

Realizar las facturas mensuales por el servicio para ser entregados a los

clientes.

Llevar el control de las facturas emitidas a clientes y la cancelación de las

mismas por prestación de servicios.

Realizar las liquidaciones del personal saliente, para ser revisados por el

contador.

Realizar conciliaciones bancarias mensuales hasta 10 días después de

recibido el estado de cuenta.

Realizar roles del pago del personal.

Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese

solicitada por su inmediato superior.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

96



Elaborado L.U

P.2.18

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

COLECTOR

UNIDAD A LA QUE REPORTA: Contador Externo

UNIDAD: Contabilidad

MISIÓN DEL PUESTO: Asistir al Contador, y Asistente Contable en el control y el

adecuado manejo contable y del presupuesto.

PERFIL:

Título Académico: Licenciado, Técnico o Bachiller en Contabilidad.

Experiencia: 1 año.

Conocimientos adicionales: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y

Microsoft Office: Word, Excel.

Planificador, metódico, ordenado.

Capacidad de análisis y de síntesis.

Excelentes relaciones interpersonales.

Eficiente administración del tiempo.

Capacidad de trabajo bajo presión.



ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

97



Elaborado L.U

P.2.19

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

COLECTOR


Organismos de control

Comunidad


Educación: Bachiller en ciencias Contables y Administrativas.

Experiencia: Un año de experiencia profesional en el área.

FUNCIONES:

Llevar el control eficiente del efectivo, del cual será custodio, así como cumplir y

hacer cumplir las políticas establecidas para el control del mismo.

Realizar cobros por servicios que presta la institución y realizará pagos en

cheques que serán firmados conjuntamente con el Rector.

Realizar los cuadres de caja diarios, en los cuales confrontará la información

emitida durante el día con el disponible.

Depositar diariamente los dineros recaudados y archivar las papeletas para su

contabilización.

Informar mensualmente o cuando el Gerente Administrativo o el Rector le

soliciten.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

98



Elaborado L.U

P.2.20

Fecha Julio

2013

MANUAL DE FUNCIONES

COLECTOR

Cumplir y hacer cumplir la Ley de Educación, el Reglamento Interno del plantel

y todas las disposiciones del Gerente Administrativo y Rector.

Emitir los reportes de Cartera Vencida Mensualmente, en los cuales se detallen

los clientes y tiempo de vencimiento de la deuda.

Receptar las órdenes de pedido de materiales e inventarios, proceder a la

respectiva revisión y autorización por el Director para posteriormente proceder a

su compra.

Realizar los reembolsos de caja Chica a tiempo de tal modo que siempre se

cuente con disponible en el Fondo.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

99

4.2.4.2.7. Políticas y Prácticas del Personal

Con la finalidad de normar el comportamiento del recurso humano dentro de la institución

se proponen las siguientes políticas de recursos humanos, las cuales tienen total

concordancia con lo dispuesto por el Código de Trabajo y el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social.



Elaborado L.U

P.3.

Fecha Julio

2013

POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS


La Unidad Educativa Cristiana Bautista propone como políticas de Recursos Humanos,

al conjunto de pautas y criterios para la gestión, las cuales rigen las relaciones entre la

empresa y sus colaboradores quienes laboran en la institución.

I.- POLÍTICAS GENERALES DE RECURSOS HUMANOS

Los ciudadanos tienen derecho a ingresar a trabajar en la institución sin

distinción de clase social, raza, sexo, edad, afiliación política, siempre que

cumplan con los requisitos exigidos por la Institución.

El Talento Humano responderá a los planes proyectos y procesos establecidos

por la institución

El talento humano será administrado considerando los principios de equidad,

justicia y honestidad, y su estabilidad se definirá por el grado de desempeño en

las labores encomendadas.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

100



Elaborado L.U

P.3.1

Fecha Julio

2013


II.- POLÍTICAS DE DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS DE

TRABAJO

Los puestos de trabajo serán descritos en el Manual de Funciones expuesto, el

cual describe las diferentes labores a realizarse.

La revisión y actualización de los puestos de trabajo se los realizará cada dos

años.

III.- POLÍTICAS DE SELECCIÓN

Toda persona deberá cumplir con los requisitos expuestos en el Manual de

Funciones

Deberán ser expuestas a pruebas psicológicas en las cuales se puedan evidenciar

si cumple con el grado de competencias que requiere determinado cargo

El o los candidatos al cargo deberán ser entrevistados por la Directora del

Plantel.

Toda persona deberá presentar los siguientes requisitos los cuales lo habilitan

como participante el proceso de selección de la institución:

Ser mayor de edad, salvo lo dispuesto en el Art. 35 del Código del

Trabajo. La Institución no asume responsabilidad alguna en el caso de

que los Trabajadores hagan declaración falsa con relación a la edad o

presenten documentos, que no sean auténticos o que contengan errores.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

101



Elaborado L.U

P.3.2

Fecha Julio

2013


Hoja de vida profesional

Cedula de Ciudadanía

Papeleta de votación

Dos certificados de Honorabilidad y buena conducta.

Certificados de los trabajos anteriores.

Certificados de Estudios.

IV.- POLÍTICAS PARA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS

La suscripción de contratos de servicios serán autorizados por el Director de la

Institución.

Todos los contratos de trabajo que celebre la Institución serán por escrito y

estarán sujetos a lo que prescribe este Reglamento y el Código del Trabajo:

Contrato a Prueba: el mismo que tendrá una duración de 90 días, tiempo

en el cual La Institución o los Trabajadores podrán darlo por terminado,

por convenir a sus intereses.

Terminado el período de prueba, cumplirá el plazo mínimo legal de un

año

Contrato a Plazo fijo.

Contrato Indefinido.

Contrato Eventual: que se celebrará para atender una mayor demanda de

trabajo en actividades habituales de La Institución. El contrato Eventual

no podrá tener una duración mayor de ciento ochenta días continuos en

un año.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

102



Elaborado L.U

P.3.3

Fecha Julio

2013


V.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

Cumplir fielmente las órdenes emanadas por el Director, el representante legal de

la institución o de quien haga sus veces.

Los Trabajadores están obligados a someterse a todas las normas que prescriben

el Código del Trabajo y demás Leyes, Reglamentos y normas de uso interno en

la institución.

Los Trabajadores deberán cumplir con sus labores con el debido cuidado y

prudencia, absteniéndose de poner en peligro su seguridad y la de sus

compañeros de trabajo, así como la de sus patronos y bienes de la Institución.

Respetar a los ejecutivos, técnicos y compañeros de trabajo, observar educación,

moralidad y cortesía con sus superiores y compañeros

Cumplir con los horarios y horas de trabajo asignadas.

Presentarse al trabajo en forma limpia y con ropa de trabajo

Acatar y cumplir las normas y procedimientos que adopte la Institución para el

control de la puntualidad y asistencia de personal.

Cuidar y mantener en debida forma los útiles, maquinaria, herramientas y demás

bienes que le fueren entregados para la ejecución de su trabajo o que en razón de

su labor estuvieren a su cargo.

VI.- PROHIBICIONES AL TRABAJADOR

Revelar secretos técnicos, prácticos e información confidencial de la Institución.

Alterar de cualquier forma los controles de asistencia

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

103



Elaborado L.U

P.3.4

Fecha Julio

2013


Ingresar al trabajo o salir portando armas, paquetes, maletines y cualquier clase

de objetos y sustancias prohibidas por las Leyes o ajenas a sus funciones.

Presentarse desaseado, sin uniforme, desarreglado o en mal estado, por efectos

de descuido personal, alcohol, uso de drogas o estupefacientes.

Realizar propaganda partidista, política o religiosa en el lugar de trabajo.

Adoptar actitudes de desafío o resistencia y decir expresiones groseras a sus jefes

o compañeros de trabajo, o reñir con ellos.

Permanecer sin autorización en el lugar de trabajo después de concluido su turno

o jornada correspondiente.

Dormir durante los turnos y horarios de trabajo

Desperdiciar los materiales o causar daños o destrozos a los bienes de la

Institución

Utilizar los bienes de la Institución, en beneficio personal, sin previa autorización

de la Dirección o Representante Legal.

VII.- POLÍTICAS PARA TERMINACIÓN DE CONTRATOS

Adicionalmente a las dispuestas en el Código de Trabajo, los contratos se darán

por terminado por las siguientes causas.

Por renuncia del Trabajador

Inasistencia injustificada por tres días consecutivos

Por robo o fraude

Pagos indebidos a proveedores

Pérdidas de inventarios

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

104



Elaborado L.U

P.3.5

Fecha Julio

2013


VIII.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Son obligaciones del Empleador las previstas en el Art. 42 del Código del Trabajo y:

Sujetarse al presente Reglamento.

Pagar los Sueldos y Salarios a sus Trabajadores puntualmente y en el lugar de

trabajo

Enviar con oportunidad las planillas de aportes personales y patronales al IESS

Afiliar al IESS a sus trabajadores que según la Ley corresponda, y enviar con

oportunidad los avisos de entrada, salida y de accidentes de trabajo

Notificar a sus trabajadores, con suficiente anticipación, las modificaciones que

sufrieren los turnos u horarios de trabajo

Proporcionar a los Trabajadores los materiales, herramientas, equipos y

maquinarias necesarias para la ejecución de su trabajo

IX.- HORARIO DE TRABAJO

La jornada máxima de trabajo será de ocho horas diarias, es decir de cuarenta

horas semanales, salvo modificaciones legales.

Se establece como días de descanso obligatorio, los días sábado y Domingo

Todos los Trabajadores sin excepción, los días de trabajo, están obligados a

firmar con su puño y letra, la hora de entrada y salida en el documento de control

propuesto para el caso.

El horario de trabajo, podrá ser cambiado, por las siguientes razones:

Causas legales

Necesidades de la operación

Por fuerza mayor

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

105



Elaborado L.U

P.3.6

Fecha Julio

2013


Los trabajadores en general, previo su consentimiento, laborarán jornadas

suplementarias o extraordinarias, las mismas que para efectos del pago podrán

ser verificadas por los superiores jerárquicos.

El pago de las horas suplementarias y extraordinarias, se efectuará en la quincena

inmediata a la corriente (en la que se laboraron dichas horas) y por ningún

motivo podrá acumularse; cualquier omisión deberá ser inmediatamente

reclamada por el trabajador y atendida por la persona responsable.

De acuerdo a lo dispuesto en el Art. 65 del Código del Trabajo, La Institución

reconocerá a los trabajadores los días de descanso obligatorio, pero si por la

naturaleza de su operación, tuviere que trabajar, La Institución les pagará con el

recargo legal.

Cuando el trabajador no pudiere concurrir a su trabajo, por enfermedad u otra

causa justa, comunicará a La Institución del particular dentro de las primeras 4

horas, y justificará dentro de las veinticuatro horas subsiguientes al hecho su

inasistencia si fue por enfermedad, con certificado médico del IESS o del médico

de la Institución; y, cuando sea por otra causa justa mediante un documento

explicativo.

Los trabajadores que incurrieren en faltas injustificadas de inasistencia o

puntualidad, por un tiempo mayor a tres (3) días consecutivos en un periodo

mensual de labor, dará derecho a la Institución para solicitar el Visto Bueno;

todo de conformidad con el numeral 1° del Art. 172 del Código del Trabajo, que

dice: “Por faltas repetidas e injustificadas de puntualidad o asistencia al trabajo.”

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

106



Elaborado L.U

P.3.7

Fecha Julio

2013


XI.- PERMISOS Y LICENCIAS

El Trabajador podrá solicitar permiso para salir del lugar de trabajo, o para dejar

de asistir a sus funciones, mediante aviso escrito que se presentará con la debida

anticipación indicando el motivo del permiso y el tiempo que ha de emplearse en

él. La Institución, se reserva la facultad de conceder o no los permisos que se

soliciten, tomando en consideración las causas que lo motiven y las necesidades

de trabajo.

Los permisos que se concedan constarán por escrito y se anotarán en los registros

y controles respectivos.

XII.- DE LOS DIAS DE DESCANSO Y VACACIONES

Son días de descanso obligatorio los señalados en el Art. 65 del Código del

Trabajo. Cuando sea necesario ejecutar tareas en esos días se actuará

consideraciones los valores a cancelarse por días laborados.

De conformidad al Art. 69 del Código de trabajo, las vacaciones anuales a que

tengan derecho los trabajadores, deberán solicitarse a la Institución por escrito.

El periodo en que deban gozar de sus vacaciones los Trabajadores, los

determinará el Empleador y se hará constar así en la solicitud presentada por el

Trabajador.

Las vacaciones se podrán conceder después de que el Trabajador haya cumplido

un año ininterrumpido de trabajo en la Institución. La Institución se reserva la

facultar de conceder o no vacaciones anticipadas.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

107



Elaborado L.U

P.3.8

Fecha Julio

2013


V.- PAGO DE REMUNERACIONES

Todo trabajador empezará ganando el valor establecido para su cargo de acuerdo

con los sueldos de la tabla salarial establecida por el Ministerio de Relaciones

Laborales.

Los sueldos estarán acorde a la función, grado de responsabilidad y perfil.

Dentro de este marco salarial se considerará los siguientes aspectos para

establecer una variación en el salario:

En directa relación con el perfil del trabajador.

Grado de responsabilidad de su cargo.

Eficiencia en el desempeño de sus funciones.

Se pagarán sobresueldos de acuerdo con el horario que labore.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

108

4.2.4.3. Valoración de Riesgos

4.2.4.3.1. Objetivos de Operaciones

Los Objetivos Operacionales tienden a proporcionar una herramienta que permita mantener

un control continuo en desarrollo y consecución de metas propuestas, de tal manera que se

eleve el nivel de eficiencia en los servicios que presta la institución.

4.2.4.3.2. Objetivos de Información Financiera

La finalidad que persiguen los objetivos de Información Financiera, es garantizar que la

información que se maneje en la institución sea suficiente, pertinente, oportuna, clara, y

que revele la situación actual de la institución aportando de ese modo a que posteriormente

se puedan tomar decisiones acertadas en pro del mejoramiento de la misma.

Con el cumplimiento de los Objetivos de información Financiera se pretende:

Mantener un registro adecuado de los ingresos y egresos de la institución

Mantener mayor control en cuanto a los inventarios y activos fijos.

Determinar el correcto uso del disponible con el que cuenta la institución.

Emitir reportes mensuales de cuentas por cobrar y por pagar de tal modo que

109

puedan ser cubiertas en los plazos establecidos

4.2.4.3.3. Objetivos de Cumplimiento

Los Objetivos de Cumplimiento pretenden:

Evaluar el sistema de Control Interno existente en la Unidad Educativa Cristiana

“Bautista”

Asignar responsabilidades y funciones para los diferentes cargos que se desarrollan

en la institución

Definir los procedimientos para la consecución de las actividades de tal manera que

pueda ser objeto de evaluación.

Determinar los documentos e informes que deben ser manejados en cada proceso

con la finalidad de evaluar su desempeño.

Identificar los riesgos existentes

110

4.2.4.3.4. Identificación de Riesgos

UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA

ÁREA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO: CARMEN VERDEZOTO CARGO Directora

P/T A REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013

OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno

1.- AMBIENTE DE CONTROL

Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades

No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1

P% C.P.% OBSERVACIONES

1,1 ¿La institución cuenta con un

Código de Ética? 3 2% 2,0%

1,2

¿Se han determinado índices de

desempeño para medir el

cumplimiento de metas?

1 3% 0,0%

1,3

¿Se pagan bonificaciones a los

trabajadores en base a la

consecución de metas?

1 4% 0,0% cada año


Manual de Funciones? 1 3% 0,0%

Normas generales

Ley de educación


Manual de Procedimientos? 1 3% 0,0%

1,6

¿Se han asignado

responsabilidades y autoridad para

las distintas áreas?

2 2% 1,0%

1,7 ¿Cuentan con organigramas

funcionales y/o estructurales? 3 2% 2,0%

1,8 ¿Existe un proceso de selección

para la contratación de personal? 2 3% 1,5%

director, psicóloga, 2

delegados

1,9

¿El personal que labora en la

institución es capacitado para

desarrollar sus actividades?

2 2% 1,0%


reglamento interno de trabajo? 1 3% 0,0%

1,11

¿La institución cumple con la

suscripción de contratos en el

MRL?

3 1% 1,0%

1,12

¿Se verifica antes de realizar una

compra si esta está considerada en

el presupuesto?

1 1% 0,0%

1,13 ¿Se presentan estados financieros

mensualmente? 1 2% 0,0%

Se emiten siempre y

cuando sean

solicitados

Suman 22 31% 9%

111

2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO

Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento

No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


2,1 ¿La institución posee un Manual de

Procedimientos? 1 3% 0,0%

2,2 ¿Se han determinado objetivos

institucionales? 3 2% 2,0%

2,3 ¿Los Objetivos institucionales son

comunicados a los trabajadores? 2 2% 1,0%

2,4 ¿Se realiza una planificación por cada

área de trabajo? 2 2% 1,0%

2,5 ¿Los Objetivos de área tienen relación

con los Objetivos Institucionales? 3 2% 2,0%

2,6 ¿Poseen un Sistema informático

Contable? 3 2% 2,0%

2,7 ¿Se monitorea constantemente a la

Competencia? 1 2% 0,0% 1 vez al año

2,8 ¿Se establecen controles que permitan

mejorar los procesos? 2 2% 1,0%

2,9

¿El Sistema Contable es manejado solo

por personal capacitado y encargado del

área?

3 2% 2,0%

Subtotal evaluación del riesgo 20 19% 11%

3.- ACTIVIDADES DE CONTROL

Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función

No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


3,1

¿La administración analiza los

procedimientos con miras a disminuir

los riesgos?

2 4% 2,0%

3,2 ¿Existe descripción de funciones para

cada uno de los puestos de trabajo? 1 4% 0,0%

3,3 ¿Se evalúa el desempeño de los

trabajadores? 2 4% 2,0%

3,4 ¿Existe un área o persona encargada

de la evaluación? 2 5% 2,5% Consejo Directivo

3,5 ¿Se realizan controles físicos de las

productos dispuestas para la venta? 2 4% 2,0%

Subtotal Actividades de Control 9 21% 9%

112

4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información

No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


4,1 ¿La comunicación interna y externa

existente es adecuada? 3 3% 3,0%

4,2

¿Existe una eficiente comunicación al

personal sobre los objetivos, actividades

y metas propuestas para cada período?

3 3% 3,0% Directora

4,3

¿Existe una retroalimentación con los

jefes de áreas en los cuales se den a

conocer las falencias y necesidades?

2 2% 2,0%

4,4 ¿Se presentan estados Financieros

constantemente a los Directivos? 1 2% 1,0%

Subtotal información y comunicación 8 10% 9%

5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN

Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno

No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


5,1 ¿Se controla el logro de objetivos por

cada área? 2 4% 2,0%

5,2

¿Se investiga, evalúa y propone

procesos que mejoren las áreas

afectadas?

2 3% 1,5%

5,3 ¿Se da seguimiento a cada una de las

observaciones realizadas? 3 3% 3,0%

5,4 ¿Se controla los ingresos y pagos

realizados por la institución? 2 3% 1,5%

5,5

¿Se investiga, evalúa y corrige los

errores encontrados en el área de

inventarios?

1 3% 0,0% no existe personal

encargado

5,6 ¿Se evalúa y monitorea las actividades

y resultados por parte del Gerente? 1 3% 0,0%

Subtotal monitoreo y supervisión 11 19% 8,0%

TOTAL 70 100% 45%

Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:

113

NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO

76 - 100% 3 BAJO

51 -75%

2 MODERADO

15 . 50% 45% 1 ALTO

a) Disponible


ÁREA COLECTORA

FUNCIONARIO: PETITA PARRALES CARGO COLECTORA

P/T B REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013

OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno en el área de Caja-Bancos



No. Cuestionario SI = 3 +/-

2 NO=1 P% C.P.% OBSERVACIONES

1,1 ¿Existen políticas que normen el

manejo del efectivo? 1 3% 0,0%

1,2

¿Se han determinado por escrito los

montos de efectivo que se deben

manejar en caja chica?

1 2% 0,0%

1,3 ¿Se realizan cierres de Caja Diarios? 3 3% 3,0%

1,4 ¿La institución cuenta con un Manual

de Funciones? 1 3% 0,0%

1,5

¿Existe un lugar seguro en donde se

guarde el dinero durante el día hasta

su posterior depósito?

3 3% 3,0%

1,6

¿Se realizan depósitos diarios de los

valores recibidos por cuentas por

cobrar?

3 4% 4,0%

1,7 ¿Se realizan arqueos de Caja? 1 2% 0,0%

1,8 ¿Se realizan conciliaciones Bancarias


1,9




3 2% 2,0%

Suman 19 24% 14%

114



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


2,1 ¿La institución posee políticas para el

manejo de Caja Chica? 1 3% 0,0%

2,2 ¿Se han determinado los montos de

dinero que se manejaran en caja chica? 3 2% 2,0%

2,3 ¿Se emiten comprobantes de Ingreso al

momento de recibir dinero? 1 2% 0,0%

2,4 ¿Se realizan conciliaciones bancarias en

forma mensual? 3 2% 2,0%

2,5 ¿Se ha capacitado al custodio de Caja

para la realización de su labor? 1 2% 0,0%

2,6 ¿Se firman cheques en blanco para la

realización de pagos? 3 2% 2,0%

2,7 ¿Los depósitos son realizados

diariamente? 3 3% 3,0%

Subtotal evaluación del riesgo? 15 16% 9%



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


3,1

¿Se registran inmediatamente las

facturas de proveedores y clientes

emitidas?

1 5% 0,0%

3,2 ¿Se evalúa su desempeño y el de sus

compañeros? 2 5% 2,5% verbalmente si

3,3

¿Se verifica si la información de los

reembolsos de Caja Chica están

justificados con las facturas recibidas?

2 4% 2,0%

asistente Contable

revisa a Colectora

semanalmente

3,4

¿Se hace una revisión previa de los

cheques emitidos para evitar su

devolución?

3 5% 5,0%

3,5

¿Se facturan todos los valores por

concepto de pago de mensualidades y

venta de uniformes?

3 6% 6,0%


115





4,1

¿Considera usted que cuenta con un

sistema adecuado en cuanto al cobro

de mensualidades ?

1 4% 0,0% 70% no pagan a tiempo y

30% si

4,2


personal sobre los objetivos,

actividades y metas propuestas para

cada período?

1 5% 0,0%

4,3

¿Mantienen canales idóneos para la

comunicación de quejas y

sugerencias?

1 3% 0,0%






5,1

¿Se controla el grado de cumplimiento

de las políticas establecidas para el

área?

1 5% 0,0%

5,2


nuevas estrategias que permitan

mejorar los procesos?

2 5% 2,5%



5,4

¿Se controla los ingresos que tiene la

institución a través del manejo de los

fondos en cuentas bancarias?

3 5% 5,0%




TOTAL 57 100% 43%


116


76 - 100% 3 BAJO

51 -75%

2 MODERADO

15 . 50% 43% 1 ALTO

b) Exigible


ÁREA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO: LIDYA MEJIA CARGO ASIST. CON

P/T C REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013




No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


1,1

¿Cuenta la institución con un

manual de procedimientos en

cuanto a las cuentas por cobrar?

1 6% 0,0%

1,2




1 6% 0,0%

1,3 ¿Se han determinado fechas límites

de pago de mensualidades? 1 6% 0,0%

1,4

¿Se establecen cargos extras por no

realizar la consignación de

mensualidades a tiempo?

1 5% 0,0%

1,5

¿Se da a conocer a tiempo el

listado de niños y jóvenes que

están exonerados de pago?

2 4% 2,0%

1,6

¿Se emiten reportes mensuales de

Cartera Vencida a los Junta

Administrativa?

2 5% 2,5% siempre y cuando lo

soliciten

1,7


institución está capacitado para


3 5% 5,0%

Suman

11 37% 10%

117



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


2,1

¿Se evalúa el grado de cumplimiento en

cuanto a las fechas de pago de

mensualidades?

2 6% 3,0%

2,2

¿Existen restricciones para que los

empleados manipulen el sistema

informático de contabilidad?

3 5% 5,0% Asistente Contable y

Colectora




No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


3,1 ¿Se hace gestión para la recuperación

de cartera vencida? 3 6% 6,0%

3,2

¿Se controla que las exoneraciones de

pago a los estudiantes beneficiados se

realicen?

3 5% 5,0%

3,3 ¿Se controla mensualmente los reportes

de Cartera Vencida? 2 5% 2,5% mensualmente

3,4

¿Existe un área o persona encargada de

verificar y proceder al cobro de cuentas

vencidas?

2 5% 2,5% Asistente Contable o

Colectora




No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


4,1

¿Se comunica interna y externamente a

tiempo en cuanto a los valores

establecidos por matrículas y

mensualidades?

3 5% 5,0%

4,2

¿Se comunica al personal de control de

cartera sobre las funciones, actividades y

responsabilidades que tienen?

2 6% 3,0%

4,3




2 5% 2,5%


118



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


5,1 ¿Se monitorean las actividades

realizadas por el personal del área? 2 5% 2,5%

5,2

¿Se analiza, verifica, y aporta con nuevas

estrategias para la consecución de

objetivos?

2 5% 2,5%




TOTAL 40 100% 54%


Tim

PUNTAJE CALIF RIESGO

76 - 100% 3 BAJO

51 -75% 54% 2 MODERADO

15 . 50% 1 ALTO

119

c) Realizable


ÁREA INVENTARIOS

FUNCIONARIO: LIDYA MEJIA CARGO ASIST: CONT

P/T D REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 18/07/2013

OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno de Inventarios



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


1,1

¿Considera usted que la institución

cuenta con personal idóneo para el

desarrollo de estas actividades?

1 6% 0,0%

1,2 ¿Considera que el número de encargados

del área son suficientes? 1 5% 0,0%

1,3 ¿El personal que labora en el área recibió

un Manual de Funciones? 1 5% 0,0%

1,4 ¿Poseen políticas internas que les permita

ejercer de mejor manera su labor? 1 5% 0,0%

1,5 ¿La institución cuenta con un Manual de


1,6 ¿Se evalúa el desempeño del personal? 1 5% 0,0%

Suman 6 30% 0%



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


2,1

¿Existen restricciones para que los

empleados manipulen los reportes y

facturación de la mercadería?

3 7% 7,0%

2,2 ¿Se establecen controles en el manejo de

la mercadería a vender? 1 2% 0,0%


120



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


3,1

¿Existe una sola persona encargada de

manejar los ingresos y egresos de las

mercaderías?

3 6% 6,0%

3,2 ¿Se realizan inventarios Físicos? 1 7% 0,0%



3,4 ¿Evitan recibir mercaderías a

consignación? 3 6% 6,0%

3,5 ¿Se realizan los pedidos de mercaderías

con documentos de respaldo? 2 6% 3,0%

3,6 ¿Se compara la mercadería con las notas

de pedido antes de recibir la misma? 1 6% 0,0%




No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


4,1

¿Considera usted que cuenta con un sistema

adecuado de comunicación interna y externa

para el control de inventarios?

1 4% 0,0%

4,2

¿Se comunica al personal de control de

inventarios sobre las funciones, actividades

y responsabilidades que tienen?

1 5% 0,0%


121



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


5,1 ¿Se controla y supervisa el desarrollo de sus

actividades al personal del área? 1 6% 0,0%

5,2 ¿Se ejecuta un monitoreo de las actividades y

resultados del departamento por parte del Gerente? 1 5% 0,0%

5,3 ¿Se investiga, evalúa y corrige los errores

encontrados en el área de inventarios? 1 5% 0,0%


TOTAL

26 100% 19%



76 - 100% 3 BAJO

51 -75%

2 MODERADO

10 - 50% 19% 1 ALTO

NIVEL PORCENTAJES

ALTO 76 - 100%

MODERADO 51 -75%

BAJO 10 - 50%

122

RESULTADOS OBTENIDOS

ÁREA

NIVEL DE

CONFIANZA PUNTAJE RIESGO

Entorno

Empresarial Bajo 45% Alto

Disponible Bajo 43% Alto

Exigible Moderado 54% Moderado

Realizable Bajo 19% Alto

El nivel de riesgo de la actividad empresarial se encuentra enmarcado en un nivel

moderado alto en razón de las siguientes consideraciones:

De acuerdo a la evaluación, el Nivel de Confianza del Entorno Empresarial es Bajo, y por

ende el Riesgo es Alto, debido a la carencia de políticas, Manuales de Funciones,

Manuales de Procedimientos, y determinación de responsabilidades. En cuanto al Análisis

en si del Activo Corriente Disponible (Caja General, Caja Chica y Bancos) el Nivel de

Confianza es Bajo, dando así como resultado un Nivel de Riesgo Alto, en tal área se

obtuvo estos resultados debido a la carencia de políticas que normen el manejo del

efectivo.

La inexistencia de Manuales de Funciones, falta de controles diarios como la elaboración

de documentos o informes que justifiquen el manejo del efectivo. Considerando el análisis

del Exigible, el Nivel de Confianza es Moderado, y el nivel de Riesgo es Moderado, en

dicha área se debe establecer mayores controles en cuanto al cobro de las aportaciones de

Padres de familia. Finalmente en cuanto al análisis del Realizable, el Nivel de Confianza es

Bajo y el Riesgo que se presenta el Alto, evidenciando una total deficiencia en cuanto al

manejo de inventarios.

123

4.2.4.4. Actividades de Control

Con la finalidad de aportar a que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos

a la consecución de los objetivos institucionales se propone el siguiente manual, el cual es

la recopilación de políticas y procedimientos de manejo de las principales áreas expuestas

a riesgos en la Unidad Educativa Cristiana Bautista

4.1.4.4.1. Políticas de Manejo Propuestas



Elaborado L.U

P.4.

Fecha Julio

2013

MANUAL DE POLÍTICAS

POLÍTICAS MANEJO DE CAJA CHICA

1. OBJETIVO

Crear normas, que permitan el manejo de la Caja Chica, con el fin de tener un sistema

ágil de provisión de fondos que opere con un adecuado control interno.

2. ALCANCE

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

Personal Administrativo y Docente

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

124



Elaborado L.U

P.4.1

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS MANEJO DE CAJA CHICA

POLÍTICAS

La Unidad Educativa Cristiana “Bautista” manejará Caja Chica en sus oficinas

de Santo Domingo y tendrán como responsable al Colector de la Institución

La cantidad aprobada para Caja Chica, será autorizado por el Director de la

institución y se destinará a cubrir pagos menores.

El fondo será una cantidad fija y se reembolsará en la cantidad exacta de los

gastos relacionados, cuando estos lleguen al 70% en el caso de la Caja Chica.

La persona encargada del manejo de la Caja Chica, responderá por el manejo de

los saldos en efectivo y de los comprobantes de pago por los valores cancelados.

En el caso del manejo de la Caja Chica, el efectivo y los comprobantes estarán

siempre en una cajilla metálica de seguridad.

Siempre se tendrá una factura o nota de venta, vigente y con el RUC que

identifique quien presta el servicio, que justifique el desembolso, los que

evidenciarán la naturaleza y propiedad del pago y estarán debidamente

aprobados por el Director de la institución.

El fondo de la Caja Chica debe ser reembolsado solamente con cheque a nombre

del custodio de Caja Chica previa a la presentación del Reembolso de los gastos

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

125



Elaborado L.U

P.4.2

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS MANEJO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA

OBJETIVO

Crear normas, que permitan el manejo eficiente de la Cartera, con el fin de contar con un

sistema ágil, el cual permita determinar con exactitud los ingresos a obtenerse durante

un período determinado, dando así lugar a la asignación adecuada de los mismos.

ALCANCE

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

Clientes

POLÍTICAS

La Junta Administrativa y la Dirección de la Institución anualmente se encargará

de definir el valor económico en el que se establecerá tanto las matrículas y

pensiones que deberán ser canceladas mensualmente por los Padres de Familia

que asuman dicho compromiso con la institución, el mismo que no excederá de

lo establecido y regulado por el Ministerio de Educación.

Se determina como fecha máxima de pago durante los 5 primeros días del mes,

valores que corresponden a las mensualidades o colegiaturas.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

126



Elaborado L.U

P.4.3

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS MANEJO Y RECUPERACION DE CARTERA

Se exonera de la cancelación de colegiaturas a aquellos estudiantes que poseen

becas ya sean por méritos en actividades deportivas, situación económica o

méritos académicos previa autorización del Representante Legal y Director de la

institución.

En caso de que la cancelación de colegiaturas no se realicen durante los 12

primeros días del mes, se establece un recargo del 10% al valor total.

Una vez dado el incumplimiento se aplicará el plan de Cobranzas el cual abarca

3 etapas.

Se emitirá las respectivas facturas por todo el dinero recibido o transferencias

que soporten las aportaciones de los Padres de Familia

Mensualmente se emitirá un informe de Cuentas por Cobrar al Director e

Inspector de la institución los cuales son los encargados de gestionar para el

cobro inmediato de las mismas.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

127



Elaborado L.U

P.4.4

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS MANEJO DE COMPRAS

OBJETIVO

Crear normas, que permitan el manejo de Compras, con el fin de mejorar los

procedimientos y promover al crecimiento de la institución.

ALCANCE

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

POLITICAS

La colectora y Asistente Contable estarán pendientes de los productos

existentes y sus saldos para informar al Director, el cual es el encargado de

autorizar la compra de los mismos.

El Director es el encargado de solicitar los saldos y las necesidades de los

clientes para realizar los pedidos a los proveedores.

Previo a la compra se solicitarán proformas, con la finalidad de elegir las

mejores ofertas de los proveedores.

Antes de realizar o autorizar una compra se deberá revisar si se estableció

presupuesto para la misma, caso contrario el área que solicita deberá

justificar los mismos.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

128



Elaborado L.U

P.4.5

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS MANEJO DE COMPRAS

Siempre se considerará elegir productos de calidad, los cuales satisfagan las

necesidades de los clientes y cumplan con los estándares de calidad.

Todos los pedidos se realizarán emitiendo una orden de pedido la cual debe estar

debidamente autorizada por el Director de la Institución.

Al recibir los productos solicitados, el pedido debe ser confrontado con la Orden

de Pedido y la factura emitida por el proveedor a quien se solicite el producto.

Todas las compras finiquitadas deben ser registradas en el Sistema Informático

Contable.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

129



Elaborado L.U

P.4.6

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO

OBJETIVO

Establecer normas que permitan el eficiente manejo de inventarios, y suministro y

materiales que adquiere la institución anualmente con la finalidad de satisfacer las

necesidades de sus clientes (estudiantes), brindándoles un servicio completo.

ALCANCE

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

POLÍTICAS

Los productos que consten en inventarios, deberán ser solicitados con al menos

tres meses de anticipación de tal modo que al inicio del período escolar se pueda

contar con todos los materiales que requieran los alumnos.

El lugar donde los productos serán almacenados, deberá mantenerse siempre

limpio y ordenado

Los productos que se reciban y se almacenen deben ser respaldados con los

respectivos documentos

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

130



Elaborado L.U

P.4.7

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO

Los productos deben ser ingresados y registrados en el Sistema Informático

contable antes de ser ubicados en las perchas de la bodega.

Los productos deben ser a su vez registrados en los documentos previstos para el

control (Kardex) por parte del custodio.

Los productos deberán ser clasificados y codificados de acuerdo con las

necesidades.

Se deberán emitir reportes mensuales en cuanto a las existencias de bodega a la

Directora de la institución.

Los productos deberán ser custodiados por un solo responsable, el cual se hará

cargo del manejo del mismo.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

131



Elaborado L.U

P.4.8

Fecha Julio

2013


POLÍTICAS DE DEVOLUCIONES

ALCANCE:

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

POLÍTICAS

No se aceptan devoluciones de productos sin la debida autorización del Director

de la institución ya que todo producto vendido debe ser revisado por el cliente.

Si el producto va a ser devuelto debe ser dentro del mismo día en el que se

realizó la compra.

En caso de autorizarse la devolución, el cliente deberá presentar el producto

junto con la factura y se realizará el cambio de producto.

El Producto devuelto debe estar en buenas condiciones.

Una vez realizada la devolución debe registrarse inmediatamente en los

documentos de control interno (área) y en el sistema informático contable con el

que dispone la institución.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

132



Elaborado L.U

P.4.9

Fecha Julio

2013


POLITICAS DE CONTEO DE INVENTARIOS

ALCANCE:

Director

Contador

Asistente Contable

Colector

POLÍTICAS

La Junta Directiva o el Director de la institución son los encargados de solicitar

el conteo de inventarios,

Se realizará el conteo de inventarios de manera semestral en presencia del

contador

Al momento de la realización del inventario se deberán tomar las medidas de

salud del caso (utilización de mascarillas y guantes para la manipulación de los

productos).

Se realizarán los conteos de inventarios de manera ordenada

Se utilizarán documentos para hacer la comparación de los registros actuales y la

toma física de los mismos.

Se verificará el ingreso de todas las facturas de ventas, compras y devoluciones a

la fecha.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

133

4.1.4.4.2. Proceso de la Información Manual de Procedimientos


Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha

15 Julio

2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 1 De 8

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL.-

El presente manual de procedimientos, detalla las diferentes procesos que se

llevan a cabo en el desarrollo mismo de las actividades en las áreas y

departamentos que forman parte de la Unidad Educativa Cristian “Bautista”

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.-

Determinar las diferentes actividades que se desarrollan en las áreas o

departamentos de la Institución.

Elaborar los flujo gramas en los que se detalle la activad, responsable y orden

cronológico en que se deberían desarrollar

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

134



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Los Jefes de Área presentan sus requerimientos al Director.

El Director solicita a Colecturía que revise el stock de los suministros,

materiales y productos solicitados.

Colecturía informa sobre los saldos de productos solicitados, por cantidad,

variedad.

El Director solicita al Asistente Contable se verifique el presupuesto asignado

para la adquisición de los suministros y productos requeridos.

El Asistente Contable informa sobre el presupuesto asignado para tal adquisición

Colecturía solicita proformas de los suministros y materiales que se requieren a

los diferentes proveedores.

El Director analiza las ofertas de sus proveedores y autoriza la adquisición de los

mismos al proveedor que más convenga

Colecturía entrega la Orden de Pedido, al proveedor autorizado para la compra.

Los Proveedores se acercan a entregar los productos.

Colecturía verifica que los productos estén acorde a la orden de pedido emitida

(cantidad, precios) además verifica que la factura.

Si los productos presentan novedades, Colecturía debe solicitar nuevos productos

en los cuales cumplan con los requerimientos.

Si los productos no presentan novedades la factura será entregada al Asistente

Contable para su posterior ingreso al sistema

Colecturía ingresa en su registro los productos y materiales adquiridos.

El Asistente Contable emite el respectivo Comprobante de retención si fuere el

caso y emite el cheque para la cancelación de los productos adquiridos de

acuerdo con el método de pago que se aplique con el proveedor.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

135



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS DE VENTAS DE UNIFORMES LIBROS Y

CERTIFICADOS

El Cliente debe solicitar el producto a Colecturía.

Colecturía recibe el pedido, verifica el stock y muestra el producto requerido al

cliente.

El Cliente verifica el producto de tal manera que cumpla con sus requerimientos

Colecturía emite la factura, documento que autoriza la salida del producto.

El producto se entregará al cliente contado y comparado con la factura emitida

El cliente procederá a cancelar los valores respectivos por los productos

adquiridos en efectivo o a crédito según las condiciones de pago establecidas

para cada cliente

Colecturía elabora la orden de ingreso en el que se detallan los valores recibidos

por la venta de los productos.

Se entrega al Auxiliar Contable la factura, una copia del Comprobante de Ingreso

emitido y los valores recaudados para su posterior depósito y archivo.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

136



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS DE COBRO DE MENSUALIDADES

Al Inicio del Año escolar, el asistente Contable entregará un cronograma de

pagos o agenda Financiera en la cual se encuentran señalados las fechas de pago

mensualmente

El cliente a llegar la fecha señalada, cancela los valores respectivos a

mensualidades a Colecturía.

Colecturía emite la factura y el Comprobante de Ingreso respectivo en la cual se

hace constar los respectivos descuentos por cancelar en las fechas establecidas o

los recargos señalados en caso de exceder de la fecha de pago

Colecturía entrega al cliente una copia de la Factura, una copia del Comprobante

de Ingreso de tal modo que pueda sustentar su pago.

Al Final del día se realiza un corte y se entregan las facturas y los Comprobantes

de Ingresos emitidos al Asistente Contable para su posterior registro en el

sistema y archivo.

ELABORADO POR:

TÉCNICA LEIDY ULLOA REVISADO APROBADO

137



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO

Los productos que van a ser almacenados deben ser ingresados a los registros por

el Colector quien será el custodio de inventarios y registrados contablemente por

la Asistente Contable.

Antes de que los productos sean almacenados se deberá verificar que la bodega y

las perchas estén limpias, actividad que será realizada por el Personal de

Limpieza de la institución.

Los productos recibidos deben ser clasificados de acuerdo a los requerimientos

de cada grado y ser codificados.

Una vez que se han codificado, los productos deben ser almacenados en los

lugares que correspondan manteniendo el orden.

Los productos adquiridos en fechas anteriores deberán ser los primeros en

despacharse.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

138



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS PARA DEVOLUCIONES DE VENTAS

El Cliente solicita la devolución del producto

El Colector revisa el documento y verifica si cumple con las condiciones

establecidas para la devolución.

Elabora el documento de devolución

El Director Autoriza o niega la devolución del producto.

Si procede la devolución el Colector procede al reingreso del producto y emite

documentos de ingreso a bodega

Se ubican los productos en los lugares correspondientes.

Se entrega el nuevo producto que solicita el cliente

Se factura el nuevo producto

Se entrega la factura y el Comprobante de egreso de bodega a contabilidad.

Auxiliar contable ingresa la información al sistema informático contable y

archiva los documentos.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

139



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS PARA CONTEO SEMESTRALES DE INVENTARIOS

La Junta Administrativa o Director de la Institución solicita el conteo físico de

inventarios

Se verificará que se hayan ingresado todas las facturas de compras, ventas y

devoluciones hasta la fecha.

El Auxiliar contable imprimirá los saldos contables de los productos.

Se dividirá el conteo por perchas para facilitar la detección de errores

Se procederá a contar de arriba hacia abajo de derecha a izquierda.

Se abrirán todas las cajas para verificar las unidades almacenadas

Se verificará el conteo de los productos en los cuales se tenga algún tipo de duda.

Si se encuentra un producto que no esté registrado, se procederá a clasificarlo y

se anotará al final del registro.

Se tomará en cuenta las fechas de adquisición de los productos con la finalidad

de que sean despachados los más antiguos.

Al final de cada inventario se procederá a verificar si existen diferencias.

Si existieran diferencias se volverá a contar el producto.

Si las diferencias persisten el Contador verificará los documentos para constatar

si existen ingresos o salidas no registradas.

Si no se encuentran sustentos que justifiquen las diferencias, el Contador

solicitará al Director al responsable de bodega o a su vez se someterá a la

decisión emitida por el Director.

El Director autoriza descuentos

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

140



15 Julio

2013


PROCEDIMIENTOS PARA CONTEO SEMESTRALES DE INVENTARIOS

El Director autoriza la realización de ajustes

Contador realiza los ajustes respectivos

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

141

4.1.4.4.3. Diseño de Flujogramas de Procesos.



Fecha

15 Julio

2013

MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 1 De 5

GRÁFICOS A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS

El óvalo se lo utilizara para indicar el inicio

o el fin de un proceso

El rectángulo representa una actividad a

seguir dentro de un procedimiento.

Este símbolo representará el uso de un documento

en el proceso

Este símbolo representa que dentro del proceso se

Utilizará una actividad y un documento al mismo

Tiempo

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

142



Fecha

15 Julio

2013


GRÁFICOS A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS

El Rombo se lo utilizará para indicar que el

Proceso existe una toma de decisión

Las flechas señalan la continuidad de los

Procesos.

Al emplear este símbolo en el flujo grama, se

Entenderá que se archivará la documentación

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

143



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS

N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto. Gráfico

1 Inicio

2 Presentan requerimientos y Stock Jefes Área x x

3 Solicita a Colecturía que se

revise el stock Director x

4 Informa sobre los saldos de los

productos requeridos Colecturía x

5 Solicita al Asistente Contable que

se verifique el presupuesto Director x

6 Informa sobre el presupuesto

asignado

Asistente

Contable x

7 Solicita proformas de los

productos requeridos Colecturía x

8

Analiza las ofertas de los

proveedores y autoriza la

adquisición

Director x x

9 Solicita productos y entrega la

Orden de Pedido Colecturía x

10 Entregan los productos

solicitados Proveedores x

11 Verifica que los productos estén

acorde a la Orden de Pedido Colecturía x x

12 Recibe la factura y la entrega al

Asistente Contable Colecturía x x

13 Ingresa en su registro los

productos adquiridos x

14

Emite el Comprobante de

Retención y el Cheque para la

cancelación de factura

Asistente

Contable x

15 Archiva documentos Asistente

Contable x

16 Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

Si

144



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS

N

° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto Gráfico

1 Inicio

2 Solicita el producto a Colecturía Cliente x

3 Recibe el pedido, verifica el

stock y muestra el producto Colecturía x x

4 Verifica el producto obtenido Cliente x

5 Emite la Factura, documento

que valida la salida del producto Colecturía x

6

Entrega el producto, contado y

comparado con la factura

emitido

Colecturía x x

7 Cancela la factura según las

políticas establecidas Cliente x

8

Elabora el Comprobante de

Ingreso, detallando los valores

recibidos

Colecturía x

9

Entrega al Auxiliar Contable

una copia de la Factura, y el

Comprobante de Ingreso

Colecturía x x

10

Ingresa los documentos al

Sistema y verifica que estén

correctos

Auxiliar

Contable x x

11 Archiva documentos Auxiliar

Contable x

12 Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

145



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE COBRO DE MENSUALIDADES


1 Inicio

2

Entrega un Cronograma de

Pagos o Agenda

Financiera

Asistente

Contable x

3

Al llegar las fechas

señaladas, cancela los

valores pendientes

Cliente x

4

Emite la Factura y el


respectivo

Colecturía x

5

Entrega al cliente una

copia de la Factura y

comprobante de Ingreso al

Cliente

Colecturía x x

6

Realiza un corte al final de

día y detalla los valores

recaudados

Colecturía x x

7 Ingresa la información al

Sistema Contable

Asistente

Contable x

8 Archiva los documentos Asistente

Contable x

9 Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

146



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMAS DE ALMACENAMIENTO

N Procedimiento o proceso Responsabl

e Actividad Docto. Gráfico

1 Inicio

2 Los productos se ingresan a

los registros.

Colector/

Auxiliar

contable

x

3 Los espacios de

almacenamiento se limpian

Personal de

Limpieza x

4

Se verifican que los

productos estén debidamente

ingresados en los registros

Colector x

5 Se identifica productos y se

ubica su codificación Colector x

6

Se ubican productos por

perchas y bodegas según la

variedad

Colector x

7

Se ubican delante de las

perchas los productos con

menor fecha a caducar.

Colector x

8 Se entrega a contabilidad los

documentos Colector

x

9 Se archiva Auxiliar

Contable x

Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

Si

No

147



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE DEVOLUCIONES DE VENTAS


1 Inicio

2 Solicita la devolución del producto Cliente x

3 Verifica si cumple con las condiciones

establecidas para la devolución Colector x

4 Elabora el documento de devolución Colector x

5 Autoriza o niega la devolución del producto solicitado

Director x

6

Si se autoriza la devolución se procede al reingreso del producto y se emite el

ingreso de bodega

Colector x x

7 Se ubican los productos o suministros en el lugar correspondiente

Colector x

8 Se entrega el nuevo producto que solicita

el cliente Colector x

9 Se factura el nuevo producto entregado Colector x

10 Se entrega la factura y el comprobante de egreso a Contabilidad

Colector x x

11 Ingresa la información al sistema

informático contable

Asistente

Contable x

12 Archiva documentos Asistente

Contable x

Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

148



Fecha

15 Julio

2013


FLUJOGRAMAS DE CONTEO DE INVENTARIOS SEMESTRALES


1 Inicio

2 Solicita conteo a contador inventario. Junta Admin /Director

x

3

Verifica que se hayan ingresado todas las

facturas de compras, ventas y devoluciones de ventas a la fecha

Contador x

4 Imprime saldos. Auxiliar

contable x

5 Se dividirá el conteo por perchas o tipo

de clasificación que se posea Contador x

6 Se abrirán todas las cajas para verificar las unidades.

Contador y empleados.

x x

7

Se verificará el conteo de los productos o

suministros en los cuales se tenga algún tipo de duda de las cantidades.

Contador y

empleados. x x

8

Se considerará las fechas de adquisición de los productos y suministros de tal

manera que puedan ser despachados los

más antiguos

Contador y

empleados. x

9 Se registra saldos, diferencias y se

justifican

Contador y

empleados. x x

10 Entrega informe a la Junta Administrativa o Director

Contador x

11 Si existe diferencias se asignan

responsables y se procede a descuento

Junta Admin

/Director x

12 Se realiza ajustes Contador x

Fin

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

149

4.2.4.5. Sistemas de Información Contable y de Comunicación

Los Sistemas de Información Contable y de Comunicación tienen como principal objetivo

identificar, capturar y comunicar a los empleados la información necesaria para la

eficiente consecución de sus labores, logrando así obtener reportes con la información

operacional y financiera que refleje la realidad de la institución y permita seguir creciendo

a la misma.

4.2.4.5.1. Integración de Operaciones.-



15 Julio

2013

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Pág. 1 De 33

DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE

La Unidad Educativa Cristiana Bautista, basa sus ingresos en el cobro de matrículas,

mensualidades, venta de certificados, uniformes, y alquiler del bar de la institución, para el

eficiente desarrollo y control de su actividad económica, maneja el Sistema Contable Quick-

Books, el cual cuenta con los siguientes módulos :

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

150



15 Julio

2013



Ventana Principal Sistema Contable Quick-Books

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

151



Fecha

15 Julio

2013



CUPÓN.-

El presente diseño de documento tiene como principal objetivo presentar en forma

detallada cada uno de los valores que deben ser cancelados por los Clientes (Alumnos)

en los períodos establecidos. Cabe señalar que el presente documento es emitido por el

Sistema Contable pero hasta la presente no se ha utilizado el mismo.

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO

Customer.- Digitar los apellidos y nombres del Cliente (Alumno)

Class.- Determinar si es aporte de la Escuela o Colegio.

Date.- Detalle la fecha en la que se prevé el cobro de los valores a definirse.

Ítem.- Describir si corresponde a aportes por concepto de Matriculas,

mensualidades u otros..

Description.- Detallar el mes al que corresponde dicho aporte

V/Unitario.- Se detalla el valor a cancelarse

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

152



Fecha

15 Julio

2013



Total.- Digitar el valor total a cancelarse por dicho concepto

Save and New.- Hacer click en este icono para guardar y llenar otro ítem.

Estado de cuenta por cliente (Cupón)

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

153



Fecha

15 Julio

2013



Comprobante de Ingreso.-

Nombre.- Apellidos y nombres del Cliente (Alumno)

Concepto.- Determinar el concepto (Pago de matrículas, mensualidad,

otros..)

Forma de Pago.- Especificar si el pago fue realizado en efectivo o en cheque

Cantidad.- Define el número de aportes o cuotas que va a cancelar

Descripción.- Detallar el concepto (pago de matrículas, mensualidades,

otros...) especificando el mes al que corresponde.

V/Unitario.- Regir este valor en base a lo dispuesto a inicios de año escolar

V/Total.- Calcular la totalidad de la deuda.

Total.- Detallar el total en números

La suma de.- Detallar el total en letras

Elaborado por.- Revisa el documento y posteriormente firma el mismo de

tal modo que se genere las debidas responsabilidades.

Autorizado por.- Firma la persona autorizada para su eficiente consecución

Recibí Conforme.- Firma el Beneficiario.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

154



Fecha

15 Julio

2013




UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA COMPROBANTE DE

RUC: 179173681801

INGRESO

DIRECCION

: Av. 29 de Mayo y Tsáchila

N° 0000001 TELÉFONO: 2-751-768

NOMBRE:

CHEQUE:

VALOR:

CONCEPTO:

EFECTIVO: VALOR:

CANT DESCRIPCIÓN V/UNITARIO V/TOTAL

TOTAL

La suma de: __________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBÍ CONFORME:

___________________ ___________________ ___________________

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

155



Fecha

15 Julio

2013



REEMBOLSO DE CAJA CHICA.-

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO

N°.- Se debe detallar el número de reembolso de Caja Chica que se va a emitir.

Fecha.- Se describe la fecha que consta en la respectiva factura o nota de venta

que respalde el pago de la misma.

N° Documento.- Se detalla el número de la factura o nota de venta

Detalle.- Se describe a quien se compró y que materiales se adquirieron.

Destino.- Se debe especificar para que área o departamento se van a utilizar los

materiales o suministros adquiridos.

Valor.- Se detalla el valor a pagar de la factura o nota de venta recibida.

Cuenta contable.- Se detalla la cuenta contable a la cual se va a registrar la

compra

Responsable.- Se escribe el nombre del Custodio de Caja

Fecha.- Detallar la fecha en la que se está realizando el corte de caja chica

N° Cheque.- Una vez realizado el reembolso se especifica el número de cheque

recibido.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

156



Fecha

15 Julio

2013




REEMBOLSO DE CAJA CHICA N° 0001-2011

FECHA N° DCTO DETALLE DESTINO VALOR C/CONTABLE

02/10/2011 2376465 Copias e Impresiones Escuela

20,00

02/10/2011 2376465 Copias e Impresiones Colegio

20,00

TOTAL

40,00

RESPONSABLE:

FECHA:

N° CHEQUE:

TOTAL FONDO:

50,00

TOTAL REEMBOLSO:

40,00

SALDO:

10,00

RESPONSABLE

FONDO:

AUTORIZADO POR:

Modelo Reembolso de Caja Chica

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

157



Fecha

15 Julio

2013



Arqueos de Caja

Responsable.- Escribir el nombre del Custodio del fondo

Hora.- Detallar la hora exacta en la que se realiza el arqueo de Caja

Realizado por: Escribir el nombre de la persona que realiza el arqueo de

Caja

Fecha.- Escribir la fecha en la que se realizó el arqueo de Caja

Fondo asignado.- Detallar el valor del fondo que se maneja acorde a las

políticas de la institución

Efectivo en Caja.- Detallar el valor encontrado en caja, a su vez se deberá

detallar por tipo en el anexo del Conteo físico.

Reembolsos en Trámite.- Se debe detallar los valores correspondientes a las

Facturas, o notas de venta que hayan sido canceladas y aun no se han

considerado en reembolso alguno.

Total Disponible.- Detallar el total del disponible encontrado a la fecha

Diferencia.- En caso de existir diferencias, se harán constar en este punto

Firmas de Responsabilidad.- Deberán firmar el custodio y quien reviso.

Autorizado por.- Firma la persona autorizada para su eficiente consecución

Recibí Conforme.- Firma el Beneficiario.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

158



Fecha

15 Julio

2013



Modelo de Arqueo de Caja


ARQUEO DE CAJA N° 001

RESPONSABLE ________

HORA: ________

REALIZADO

POR: ________

FECHA: ________

Fondo asignado (por política de la institución) $ 100,00

Efectivo en Caja

$ 65,00

Reembolsos en trámite

$ 15,00

Facturas

10,25

Notas de Venta

4,75

Faltante

$ 20,00

Sobrante

Total Disponible

$ 80,00

Diferencia

$ (20,00)

RESPONSABLE

REVISADO POR

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

159



Fecha

15 Julio

2013



Detalle de los valores en efectivo (monedas y billetes)

Conteo Físico

Monedas Cantidad Total

$ 1,00

$ 0,50

$ 0,25

$ 0,10

$ 0,05

5

0

0

0

0

$ 5,00

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,01 0 $ 0,00

Total Monedas $ 5,00

Billetes Cantidad Total

$ 20,00 1 $ 20,00

$ 10,00 1 $ 10,00

$ 5,00 3 $ 15,00

$ 1,00 15 $ 15,00

Total Billetes $ 60,00

TOTAL DISPONIBLE $ 65,00

A su vez se debe considerar que cada uno de los documentos que respaldan el

reembolso de Caja Chica deben poseer cada uno de los requerimientos

exigidos por la Administración Tributaria (Fechas, documentos vigentes,

valores claros sin tachones, datos de la institución, entre otros.)

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

160



Fecha

15 Julio

2013


DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL EXIGIBLE

Agenda Financiera (Control Cuentas por Cobrar)


RUC: 1791736818001

DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila

TELÉFONO: 2-750-646 2-751-768

AGENDA FINANCIERA

FECHAS LÍMITES DE PAGO

Primera Cuota 1-5 de Abril

Segunda Cuota 1-5 de Mayo

Tercera Cuota 1-5 de Junio

Cuarta Cuota 1-5 de Julio

Quinta Cuota 1-5 de Agosto

Sexta Cuota 1-5 de Septiemb

Séptima Cuota 1-5 de Octubre

Octava Cuota 1-5 de Noviemb

Novena Cuota 1-5de Diciembre

Décima Cuota 1-5 de Enero

VALOR: $ 38,00 Escuela (desde 1° a 7° año de educación

básica)

$ 40,00 Colegio (desde 8° a 10° año de educación

básica)

NOTA: Si los valores correspondientes no se cancelan hasta la fecha señalada se

gravará un recargo adicional del 10%

Estado de cuenta por cliente (Cupón)

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

161



Fecha

15 Julio

2013



Al momento en que se realiza el cobro de las mensualidades o aportaciones por parte de

los Padres de Familia, la Colectora se encarga de emitir la respectiva factura.

El sistema Contable con el que dispone la institución, emite la factura con los datos

respectivos, documento que abaliza el cobro de los valores antes expuestos.

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-

Customer Job.- En este campo se especifica el apellido y nombre del

Cliente, el cual con anterioridad debe ser ingresado en la base de datos

haciendo constar los datos pertinentes para la emisión de facturas (C.I o

RUC, Apellidos y nombres, Dirección, Teléfono)

Class.- Se especifica si el alumno pertenece a la escuela o colegio

Ítem.- En este campo se detalla si se trata del pago de mensualidades,

matrículas o compra de certificados.

Cantidad.- Este campo hace referencia al número de cuotas o aportes que se

están cancelando.

Descripción.- Se hace contar (digitando) el pago, y el mes al que pertenece

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

162



Fecha

15 Julio

2013



V/Unitario.- En este campo hacer constar el número de aportación que se

está recibiendo (1,2,3,4…..)

Total.- En este campo se calcula automáticamente el valor correspondiente al

aporte recibido, siempre y cuando los datos anteriores sean los correctos.

Factura Clientes

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

163



Fecha

15 Julio

2013



Una vez ingresadas al sistema cada una de las facturas emitidas, éste nos permite ir

retroalimentando la base de datos de Clientes (Customers), la cual nos permite emitir

reportes por cliente a los Directivos de la Institución facilitando así la gestión de Cobro

Puntualmente.

Reporte de Cuentas por Cobrar por Cliente

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

164



Fecha

15 Julio

2013


DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE

ORDEN DE PEDIDO:


Proveedor.- En este campo se debe especificar los apellidos y nombres o razón

social del Proveedor al cual se vaya a solicitar los productos.

RUC.- Se debe especificar los datos del RUC

Dirección.- En este campo de detalla la dirección del Proveedor

Cantidad.- En este campo se detalla el número de prendas a solicitarse

Descripción.- En este campo se detalla el producto a solicitarse, especificando

las características del mismo (Tallas, Códigos, etc..)

Destino.- Se hace constar como destino Bodega, ya que todos los productos

recibidos deberán ingresar a bodega.

V/Unitario.- Detallar el valor o costo unitario (anteriormente acordado)

V/TOTAL.- En este campo el valor se calcula al multiplicar el número de

unidades por el costo unitario.

TOTAL.- En este campo se detalla la suma en dólares del pedido, haciendo

constar si posee IVA o no (desglose)

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

165



Fecha

15 Julio

2013



Firmas de Responsabilidad.- Al final de la presente Orden de Pedido, se debe

hacer constar las firmas de responsabilidad de la persona que Solicita, autoriza

y quien recibe el pedido.

Orden de Pedido


RUC: 1791736818001

DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila ORDEN DE PEDIDO

TELÉFONO: 2-751-768 N° 0000001

PROVEEDOR: Balladares Cristian

DIRECCIÓN: Coop. Padres de Familia

RUC: 1710038475001

TELÉFONO : 3741-234

CANT DESCRIPCIÓN DESTINO V/UNITARIO V/TOTAL

50 Chompas Talla S Bodega 12,00

62,00

25 Calentadores Talla 36 Bodega 20,00

45,00

SUB-TOTAL

107,00

IVA 12%

12,84

IVA 0%

-

TOTAL

119,84

SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

166



Fecha

15 Julio

2013



En vista de la actividad que se desarrolla en la Unidad Educativa, y los pocos productos

que se manejan en cuanto a Inventarios, el Sistema Contable no posee un Módulo

específico ara Control de Inventarios.

No obstante de ello, existe un control de inventarios ya que algunos de ellos (uniformes,

libros y certificados) llegado un determinado período son destinados a la venta, dicho

control se ejerce, al momento de ingresar la factura direccionando a la cuenta de

Inventarios.


Módulo de Proveedores (Vendor)

Type.- En este campo se detalla el producto que se adquirió

Número.- Se especifica el número de la Factura que nos han emitido

Date.- Se hace constar la fecha en que se realizó la compra

Account.- En este campo se especifica la cuenta contable, en este caso al

tratarse de registro de Inventarios se direcciona a dicha cuenta.

Amount.- Se especifica el monto total de la compra.

Save.- Finalmente se da clic en guardar para continuar con el ingreso de datos

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

167



Fecha

15 Julio

2013



Factura con cargo a Inventarios

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

168



Fecha

15 Julio

2013



Una vez ingresados los datos, el sistema Contable emite un reporte con el detalle de

existencias de inventarios que maneja la Unidad Educativa Cristiana Bautista de tal

modo que nos facilita el control y posteriores pedidos.

Reporte de Inventarios

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

169



Fecha

15 Julio

2013



ORDEN DE INGRESO A BODEGA DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS DE

OFICINA


Documento N°: Se detalla el número de Documento, el cual debe estar en orden

secuencial.

Fecha: Se ubica la fecha en que se elabora el documento de ingreso, ubicando

día, mes y año.

Cantidad: Se registrará las unidades de productos que ingresa al almacén.

Artículo: Se registra el nombre del artículo y característica del mismo.

Fecha de ingreso: Se ubica la fecha de entrada del artículo o material.

Proveedor: Se registra el nombre del proveedor que nos vende el producto.

Firmas: Se ubica la firma de quien deja el material en bodega o almacén.

Observaciones: Se registrará cualquier novedad, o condiciones con la que se

ingrese el producto.

Entregado por: Firma de la persona que entrega.

Recibe por: Firma de la persona que recibe.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

170



Fecha

15 Julio

2013




RUC: 1791736818001


TELÉFONO: 2-750-646 2-751-768

ORDEN DE INGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE OFICINA

FECHA

DOCUMENTO N°

DIA MES AÑO

CANTIDAD ARTÍCULO FECHA DE

INGRESO PROVEEDOR FIRMA

Observaciones:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

ENTREGADO POR:

RECIBIDO POR:

Orden de Ingreso de Productos y Suministros de Oficina

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

171



Fecha

15 Julio

2013



FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS

INSTRUCTIVO PARA LLENAR DOCUMENTOS:

RUC/C.I.- Se detalla el número de RUC o cédula de identidad del cliente

Cliente.- Se ubica el nombre y apellido del cliente

Dirección.- Se describe la dirección del Cliente.

N° Factura.- Se detalla el número de factura con la que se realizó la compra.

Fecha.- Se detalla la fecha en la que se está realizando la devolución.

Cantidad.- Establecer la cantidad de productos o suministros que se devuelven.

Código.- Se detalla el código con el cual se define al producto o suministro una

vez ingresados en bodega.

Descripción del Producto.- Detallar el producto que se devuelve.

Valor.- Detallar el valor de venta del producto.

Observaciones.- En este campo se detalla el motivo por el cambio o devolución

del producto.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

172



Fecha

15 Julio

2013




RUC: 1791736818001

DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y

Tsáchila

TELÉFONO: 2-751-768

FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS

N° 0000001

RUC: FECHA

CLIENTE: DIA MES AÑO

DIRECCIÓN:

N° FACTURA:

CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO VALOR

Especificar motivo de cambio y/o devolución:________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

___________________ ___________________ ___________________

DEVUELTO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:

Formato de Devolución de productos y suministros

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

173



Fecha

15 Julio

2013



EGRESO DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS


RUC/C.I.- Se detalla el número de RUC o cédula de identidad del cliente

Cliente.- Se ubica el nombre y apellido del cliente

N° Factura.- Se detalla el número de factura que se emitió al momento de la

venta.

Fecha.- Se detalla la fecha en la que se está realizando la entrega.

Código.- Se detalla el código del producto o suministro.

Cantidad.- Establecer la cantidad de productos o suministros que se entregan,

este debe concordar con el número de productos facturados

Descripción del Producto.- Detallar el producto que se está entregando.

Valor.- Detallar el valor de venta del producto.

Observaciones.- En este campo se especifican detalles como nombres de la

persona a quien se entrega.

Firmas de Responsabilidad.- Deben firmar la persona que autoriza, entrega y

recibe el producto

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

174



Fecha

15 Julio

2013




RUC: 1791736818001

DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y

Tsáchila


EGRESO DE BODEGA DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS

N° 0000001

RUC: FECHA

CLIENTE: DIA MES AÑO

REF. FACT:

CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR

Observaciones: ______________________________________________________

____________________________________________________________________

Recibe

___________________ ___________________ ___________________

AUTORIZADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

175



Fecha

15 Julio

2013



AUXILIAR DE INVENTARIOS (BODEGA)


Artículo.- Se detalla el nombre del artículo que se está ingresando a bodega

Código.- Se establece el código correspondiente para control de bodega

Cantidad Máxima.- Se detalla el valor máximo que se haya adquirido

Cantidad Mínima.- Se detalla el valor mínimo que se maneje en bodega

Valor Unitario.- Se detalla el costo Unitario del producto

Fecha.- Se detalla la fecha en la que se realiza el movimiento (ingreso,

devolución o egreso de los productos)

Detalle.- Se describe el movimiento que se haya realizado (ingreso, devolución o

egreso de los productos)

Entradas.- Si se registra una compra los valores tanto como la Cantidad, Valor

Unitario y Valor Total, deben registrarse en el campo de las Entradas ya que

estas suman al total de adquisiciones.

Salidas.- Si se registra una venta o devolución en ventas los valores tanto como

la Cantidad, Valor Unitario y Valor Total, deben registrarse en el campo de las

Salidas ya que estas disminuyen del total de adquisiciones.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

176



Fecha

15 Julio

2013



Firmas de Responsabilidad.- En este campo firman las personas que elaboran y

custodian el ingreso y salida de los productos de bodega, y la persona que revisa

el buen manejo del mismo (Contador)


RUC: 1791736818001



AUXILIAR DE INVENTARIOS

ARTIC: CANT. MAX:

V/UNITARI

O:

CÓDI: CANT. MIN: V/TOTAL:

FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS

CANT V/UNIT V/TOT CANT V/UNIT V/TOT CANT V/UNIT V/TOT

____________________________ ____________________________

ELABORADO POR: REVISADO POR:

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

177



Fecha

15 Julio

2013


DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DE SUMINISTROS OF.

REQUISICIÓN DE SUMINISTROS DE OFICINA


Área.- En este campo de detalla el área para el cual se están solicitando los

suministros y materiales.

Jefe de Área.- En este campo se especifica el nombre del Jefe del Área de tal

modo que se pueda evidenciar que existe control.

Detalle de Suministros y Materiales.- En este campo se encuentran detallados

los principales suministros y materiales que frecuentemente son solicitados por

cada una de las áreas que forman parte de la institución, en frente de cada

suministro se encuentra un paréntesis, se debe marca con una X en los

suministros solicitados.

Otros.- Este campo se hará uso siempre y cuando alguno de los suministros que

se requieran no se encuentren en el listado anteriormente expuesto de tal modo

que se pueda proceder a su adquisición.

Firmas de Responsabilidad.- Al final del documento siempre se harán contar

las firmas de responsabilidad de quien Solicita, autoriza y recibe los materiales y

suministros detallados.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

178



Fecha

15 Julio

2013


DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DE SUMINISTROS OF.

Requisición de Suministros y Materiales

UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA REQUISICIÓN DE ÚTILES

RUC: 1791736818001

DE OFICINA


N° 0000001 TELÉFONO: 2-751-768

AREA:

JEFE DE

AREA:

( ) Esfero negro

( ) Cuaderno académico 100 h

( ) Esferos rojo

( ) Cuaderno peq. 100 h

( ) Esfero azul

( ) Libretas N° 12

( ) Lápiz 0.5

( ) Cinta de embalaje

( ) Lápiz 0.7

( ) Cinta transparente peq.

( ) Minas 0.5

( ) Clips sencillo

( ) Minas 0.7

( ) Clips varios colores

( ) Marcador Fino negro

( ) Resmas de Hojas A4

( ) Marcador Fino azul

( ) Hojas tamaño oficio

( ) Marcador Fino rojo

( ) Hojas tamaño carta

( ) Marcador Permanente

( ) Sobres de manila

( ) Posit

( ) Sobres tamaño oficio

( ) Borrador blanco

( ) Reglas

( ) Corrector

( ) Resaltador varios colores

( ) Carpetas Normales

( ) Portalápices

( ) Carpetas para archivar

( ) Papelera

( ) Carpetas multifuncional ( ) Pizarra pequeña

( ) Separadores plásticos

( ) Borrador tiza líquida

Otros: ____________________________________________________________________________

SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

179



Fecha

15 Julio

2013


DOCUMENTOS PROPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros son los que nos muestran la situación económica real de la

institución, es por ello la necesidad de que estos sean presentados a la Junta Directiva

mensualmente de tal modo que pueda facilitar a los mismos a tomar decisiones en pro

del mejoramiento y crecimiento de la Institución.

Estado de pérdidas y Ganancias

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

180



Fecha

15 Julio

2013



REPORTE DE COMPRAS:

Este reporte nos presenta en forma detallada las compras realizadas durante la semana,

mes, trimestre, entre otros… de tal manera que facilite la emisión de reportes y pago de

impuestos al SRI

Reporte de Compras

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

181



Fecha

15 Julio

2013



REPORTE DE CAJA DIARIO:

Mediante este reporte se pueden realizar cuadres de Caja Diarios, de tal modo que nos

permitan mantener un adecuado control del Efectivo del cual dispone la institución.

Reporte de Caja Diario

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

182



Fecha

15 Julio

2013



ESTADO DE SITUACIÓN FINACIERA:

Es el documento que muestra la situación financiera de un negocio a una fecha

específica. En este informe solo se utilizan las cuentas reales (activo, pasivo y capital) y

en él se cumple la ecuación fundamental de contabilidad: Activo es igual a Pasivo más

Capital (A = P + C), y también el principio básico de Contabilidad de la “Partida

Doble”, las cantidades de los activos y los pasivos deben ser iguales.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

183

4.2.4.5.2. Calidad de la Información

Con cada uno de los documentos propuestos y el eficiente registro de la información en el

Sistema Contable, nos facilitará la obtención de reportes y estados financieros que

muestren la realidad de la Institución, siendo un elemento primordial para la toma de

decisiones por parte de la Junta Administrativa que norma el eficiente funcionamiento de

la Unidad Educativa Bautista.

4.2.4.6. Monitoreo

4.2.4.6.1. Informe de las Deficiencias

a) Alcance del Informe

En el presente informe se detallan las diferentes actividades relacionadas con la

Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana Bautista durante el año 2011, este

análisis se realizó aplicando los cinco elementos del Modelo COSO (Ambiente de

Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación

y Monitoreo).

b) Resumen Gerencial.

Considerando la problemática que presenta la Unidad Educativa Cristiana Bautista, y

luego de haber realizado un examen exhaustivo de las diferentes causas y efectos del

mismo, se propone el Diseño del Sistema de Control Interno Modelo COSO, cuyo

principal objetivo es proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

184

consecución de objetivos de rentabilidad y rendimiento, y a su vez prevenir la pérdida

de recursos y la obtención de información financiera fiable.

El Modelo en sí, parte con la implementación de un Direccionamiento Estratégico, el

cual está basado en la formulación de propósitos y finalidades de la institución, en base

a la Misión y Visión, plasmados en un documento donde se consignan los objetivos

definidos para un largo plazo los cuales se convierten en la estrategia de supervivencia,

crecimiento, perdurabilidad, sostenibilidad y mejoramiento continuo de los servicios

que presta a sus clientes. Adicionalmente se ha establecido un Código de Ética,

políticas que normen el eficiente desenvolvimiento del Recurso Humano, asignación de

responsabilidades y niveles jerárquicos, manuales de funciones y procedimientos para

los diferentes puestos de trabajo, de tal manera que si cada uno de estos se aplican se

pueda aportar a mejorar la gestión Financiera de la Unidad Educativa.

EVALUACIÓN DE LAS FASES DEL CONTROL INTERNO

Ambiente de Control

El ambiente de Control abarca el conjunto de circunstancias que rigen el

accionar de una institución, ya que tienen influencia directa en la manera como

se estructuran las actividades, se establecen objetivos y se valoran los riesgos.

Al aplicarlo en la Unidad Educativa Cristiana Bautista se propuso u

direccionamiento estratégico el cual está integrado por los siguientes sub-

elementos:

185

Integridad y Valores Éticos.- La conducta ética y la integridad

administrativa son producto de la Cultura Corporativa la cual incluye

estándares éticos y de comportamiento, para ello se propuso un Código

de Ética más completo el cual abarca Principios, Valores Corporativos y

Objetivos Institucionales los cuales siendo totalmente socializados,

pretenden reforzar el comportamiento del recurso humano de la

institución.

Junta Administrativa.- Se detallan cada una de las funciones y el rol que

deben cumplir los miembros de la Junta Administrativa, la cual hará las

veces de ente contralor de las diferentes actividades que se realicen en la

institución.

Filosofía y Estilo Operacional de la Gerencia.- En vista de las

actividades que se desarrollan en la Unidad Educativa y teniendo pleno

conocimiento que el estilo operacional que se aplique afecta la manera

como la institución es manejada y por ende los resultados de la misma

se propuso la aplicación de una administración por objetivos.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad.- Considerando este sub-

elemento se propone la implementación de un Manual de Funciones en

el cual se detallen las funciones, atribuciones y niveles jerárquicos a

quien debe reportar, instando así a mejorar la organización en sí de la

institución.

186

Políticas y Prácticas de Recursos Humanos.- Las políticas de recursos

humanos nos permiten delimitar el comportamiento del Recurso

Humano en pro de mantener un ambiente organizacional saludable y

promover la armonía en el mismo, por tal razón se propone la

implementación de Políticas de recursos Humanos en las cuales se

establecen los horarios de trabajo, derechos y obligaciones de los

trabajadores, entre otros.

Valoración de Riesgos

Mediante este elemento del Control Interno se pretenden limitar los riesgos que

existen y afectan las actividades de la Institución. Para ello se plantearon

cuestionarios los cuales evalúan los diferentes componentes del Modelo COSO

(Ambiente de Control, Valoración de riesgos, Actividades de Control, Sistemas

de Información Contable y Comunicación y Monitoreo), en tal análisis se pudo

constatar que:

Al no contar con un Manual de Funciones que norme y rija el desarrollo

de las actividades, así como los niveles jerárquicos a los cuales reporta,

ocasiona que a determinados trabajadores se sobrecargue de actividades,

al momento de presentarse algún inconveniente no sabe a quién acudir.

Al no existir manuales de Procedimientos las actividades se desarrollan

pero empleando en muchos de los casos el doble de tiempo y recursos

empleados para los mismos.

187

Al no existir políticas que normen el funcionamiento de los

departamentos de la institución ocasiona que se empleen el doble de

recursos, no se logre los objetivos propuestos y no se cuente con la

información contable suficiente y clara de tal manera que los reportes e

informes a la Junta Administrativa no sean lo suficientemente claros.

Actividades de Control

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un

reaseguro para el cumplimiento de los objetivos orientados hacia la prevención

y neutralización de los riesgos, para ello se plantearon políticas y diagramas de

procesos para:

Políticas y Procedimientos para el Control del Disponible (Caja, Caja

Chica y Bancos)

Políticas y Procedimientos para el Control del Exigible (Cuentas por

Cobrar)

Políticas y Procedimientos para el Control del Realizable (Inventarios)

Sistemas de Información Contable y Comunicación

Los Sistemas de Información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar

datos relativos a actividades internas y externas, las cuales muchas veces

188

funcionan como herramientas de supervisión, para ello se han diseñado

formatos de documentos en que los administradores, y encargados de cada tarea

generen documentos con la información pertinente, competente y confiable de

tal manera que nos permita identificar los errores y responsables de los mismos.

Entre los Formatos propuestos tenemos:

Formato de Ingreso de Caja

Formato para Reembolsos de Caja Chica

Formato para Arqueos de Caja

Formato para Conciliaciones Bancarias

Formato de Agenda Financiera

Formato de Reportes de Cuentas por Cobrar Mensuales

Formato de órdenes de pedido de suministros y materiales.

Formato de órdenes de ingreso de productos a bodega

Formato de devolución de productos

Formato de egresos de productos

Formato de auxiliares de inventarios (Kardex)

Monitoreo

El objetivo primordial del Monitoreo es asegurar que el control interno

funciona adecuadamente a través de la Supervisión, Actividades Continuas o

Evaluaciones Puntuales.

189

4.2.4.6.2. Participantes en el Control

N° ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR TIEMPO OBSERVACIÓN

1 Entorno

Institucional

a.) Supervisar el

cumplimiento de normas,

procedimientos, manuales de

funciones, manuales de

procedimientos y las

políticas y prácticas de

Recursos Humanos

propuestos

Representante

Legal

y/o Director

Mensual

Indicadores de

Cumplimiento,

Evaluación,

Eficiencia,

Eficacia,

Productividad

2

Activo

Corriente

Disponible

(Caja, Caja

Chica, Bancos)

a.) Supervisar el

cumplimiento de las normas

para el manejo de Caja

Chica

Contador

Directora

Diario

1.- Se propone la

Evaluación de los

Procesos por

medio de los

Flujogramas

2.- En caso de

obtener resultados

negativos,

investigar las

causas para tomar

los correctivos

necesarios.

b.) Verificar que se elaboren

los respectivos

Comprobantes de Ingreso

Diario

c.) Evaluar el desarrollo de

los Arqueos de Caja (tiempo,

persona quien lo realiza y

novedades registradas)

Mensual

d.) Controlar que se realicen

las Conciliaciones Bancarias

Mensualmente

Mensual

e.) Monitorear los cuadres de

Caja Diarios Diario

f.) Controlar que se cumplan

los procedimientos

propuestos para cada

proceso

Diario

190


3

Activo

Corriente

Exigible

(Cuentas por

Cobrar)

a.) Verificar el grado de

cumplimiento de Pago de los

diferentes clientes

Representante

Legal /

Director/

Asistente

Contable

Mensual

1.- En caso de

obtener resultados

negativos,

investigar las

causas para tomar

los correctivos

necesarios.

b.) Controlar la aplicación de

las políticas para

recuperación de cartera Diario

c.) Verificar que los reportes

de Cartera sean emitidos

mensualmente

(Representante Legal,

Director e Inspector) Mensual

d.) Controlar que se facturen

todos los valores por

concepto de mensualidades,

matriculas, u otros aportes Diario


4

Activo

Corriente

Realizable

(Inventarios)

a.) Verificar el cumplimiento

de políticas, funciones y

procesos debidamente

documentados

Director /

Asistente

Contable

Diario 1.- En caso de

obtener resultados

negativos,

investigar las

causas para tomar

los correctivos

necesarios.

b.) Controlar el respectivo

ingreso de las facturas al

sistema Diario

c.) Evaluar el grado de

cumplimiento en cuanto a los

reportes de existencias de

inventarios emitidos Mensual

191

4.2.4.6.3. Talento Humano (Modelo de Evaluación de Desempeño de Personal Propuesto)


RUC: 1791736818001



EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

NOMBRE:

CARGO:

AREA:

FECHA:

INSTRUCCIONES

1.- Lea detenidamente cada ítem

2.- Responda con objetividad y claridad marcando con una X la respuesta elegida

SIGLAS DETALLE S Siempre actúa de esa manera CS Casi siempre actúa de esa manera O Ocasionalmente actúa así R Rara vez actúa de esa manera N Nunca actúa de esa manera

3.- Una vez elegida su respuesta ya no se podrá hacer corrección alguna.

192

FACTORES CALIFICACIÓN

1.- Orientación a Resultados.- Capacidad para alcanzar metas establecidas eficientemente, mejorando la calidad del servicio brindado y a su vez manteniendo un mayor

rendimiento personal e institucional

a.) Logra consistentemente los resultados establecidos para la posición y cargo que desempeña S CS O R N

b.) Alcanza los resultados propuestos con los niveles de calidad necesarios S CS O R N

c.) Cumple eficientemente con la planificación y cronograma de estudio establecido S CS O R N

d.) Propone e implementa nuevas técnicas innovadoras consiguiendo mejorar notablemente el

mismo S CS O R N

e.) Ejecuta y revisa bien su trabajo, logrando cumplir los objetivos y acciones esperadas S CS O R N


2.- Trabajo en Equipo: Actitud de trabajar cooperativamente con distintos niveles y áreas para el logro de una meta común.

a.) Aporta con metas comunes a través del cumplimiento de responsabilidades individuales S CS O R N

b.) Anima a los miembros de su equipo y/compañeros a ser fieles y participar efectivamente para

el desarrollo de su área S CS O R N

c.) Contribuye con su tiempo y recursos para ayudar a otros a lograr objetivos y metas planteadas. S CS O R N

d.) Participa y promueve la cooperación de los miembros de su equipo para participar en

actividades conjuntas con otras áreas. S CS O R N

e.) Propone alternativas para mejorar los resultados que vayan en pro del mejoramiento del área y

de la institución en general S CS O R N

193


3.- Comunicación: Habilidad para escuchar, preguntar, expresar conceptos e ideas de manera efectiva, para conseguir los objetivos organizacionales.

a.) Escucha a los demás con empatía, comprendiendo sus puntos de vista y evitando prejuicios. S CS O R N

b.) Comparte información relevante, y difunde adecuadamente los datos con la finalidad de

mantener actualizados a los demás S CS O R N

c.) Expone sus opiniones con claridad cuando corresponde, en reuniones y cuando se lo requiera S CSS O R N

d.) Comunica oportunamente la información y datos pertinentes a las funciones que desempeña S CS O R N

e.) Maneja con confidencialidad y verifica constantemente la información que manipula S CS O R N


4.- Integración de valores: Disposición a obrar en todo momento consecuentemente con los valores y políticas organizacionales

a.) Cumple con las políticas, procedimientos y normas organizacionales establecidas S CS O R N

b.) Admite sus errores y actúa para corregirlos. Brinda y genera confianza S CS O R N

c.) Trata equitativamente, es decir con respeto e igualdad a todas las personas. Responde siempre

con la verdad. S CS O R N


5.- Capacidad de generar soluciones nuevas para resolver problemas o situaciones requeridas por su puesto y la organización

a.) Demuestra una actitud positiva frente al cambio y asume su responsabilidad S CS O R N

c.) Investiga y descubre nuevas aplicaciones para optimizar sus procesos, ideas y servicios que

brinda S CS O R N

d.) Demuestra interés por estar actualizado y prepararse. Aplica sus conocimientos a fin de

mejorar sus servicios. S CS O R N

194


6.- Disposición para centrarse en entender los requerimientos o necesidades reales de los clientes.

a.) Se interesa por conocer y entender las necesidades de sus clientes y está siempre dispuesto a

ayudarlo S CS O R N

b.) Entiende la importancia que tiene la calidad de su trabajo para lograr la satisfacción de los

clientes S CS O R N

c.) Se preocupa por mantener contacto directo y atención permanente con sus clientes potenciales

y futuros. S CS O R N

d.) Cumple los compromisos adquiridos con los clientes internos y externos. S CS O R N

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

RANGOS CALIFICACIÓN

25-20 SOBRESALIENTE

19-15 MUY BUENO

14-10 BUENO

9-0 REGULAR

195

4.2.4.6.4. Control Interno en sus fases

A su vez como medida de control se propone la evaluación y supervisión continua de cada

una de las áreas, evaluando el desempeño, y grado de cumplimiento de las tareas,

funciones y procedimientos a desarrollarse, para lo cual se propone la supervisión por

medio de cuestionarios emitidos a los responsables directos del área a evaluarse. A

continuación se propone un ejemplo de cuestionarios el mismo que evalúa el Entorno

Empresarial, a su vez cabe señalar que se deben desarrollar cuestionarios que evalúan cada

área con la finalidad de determinar las áreas críticas de las mimas.

a.) Cuestionario para Evaluar el Entorno Empresarial.


ÁREA

FUNCIONARIO: CARGO

P/T A REALIZADO POR: FECHA




No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1



Código de Ética? 0 0% 0,0%

1,2




0 0% 0,0%

1,3

¿Se pagan bonificaciones a los

trabajadores en base a la

consecución de metas?

0 0% 0,0%


Manual de Funciones? 0 0% 0,0%


Manual de Procedimientos? 0 0% 0,0%

196

1,6

¿Se han asignado

responsabilidades y autoridad para

las distintas áreas?

0 0% 0,0%

1,7 ¿Cuentan con organigramas

funcionales y/o estructurales? 0 0% 0,0%

1,8 ¿Existe un proceso de selección

para la contratación de personal? 0 0% 0,0%

1,9




0 0% 0,0%


reglamento interno de trabajo? 0 0% 0,0%

1,11

¿La institución cumple con la

suscripción de contratos en el

MRL?

0 0% 0,0%

1,12 ¿Se han determinado políticas para

cada área de la institución? 0 0% 0,0%

1,13 ¿Se presentan estados financieros


Suman 0 0% 0,0%



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


2,1 ¿La institución posee un Manual de


2,2 ¿Se han determinado objetivos

institucionales? 0 0% 0,0%

2,3 ¿Los Objetivos institucionales son

comunicados a los trabajadores? 0 0% 0,0%

2,4 ¿Se realiza una planificación por cada

área de trabajo? 0 0% 0,0%

2,5 ¿Los Objetivos de área tienen relación

con los Objetivos Institucionales? 0 0% 0,0%

2,6 ¿Poseen un Sistema informático

Contable? 0 0% 0,0%

2,7 ¿Se monitorea constantemente a la

Competencia? 0 0% 0,0%

2,8 ¿Se establecen controles que permitan

mejorar los procesos? 0 0% 0,0%

2,9

¿El Sistema Contable es manejado solo

por personal capacitado y encargado del

área?

0 0% 0,0%

Subtotal evaluación del riesgo 0 0% 0,0%

197



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


3,1

¿La administración analiza los

procedimientos con miras a disminuir

los riesgos?

0 0% 0,0%

3,2 ¿Existe descripción de funciones para

cada uno de los puestos de trabajo? 0 0% 0,0%



3,4 ¿Existe un área o persona encargada

de la evaluación? 0 0% 0,0%

3,5 ¿Se realizan controles físicos de las

productos dispuestas para la venta? 0 0% 0,0%

Subtotal Actividades de Control 0 0% 0,0%



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


4,1 ¿La comunicación interna y externa

existente es adecuada? 0 0% 0,0%

4,2


personal sobre los objetivos, actividades

y metas propuestas para cada período?

0 0% 0,0%

4,3




0 0% 0,0%

Subtotal información y comunicación 0 0% 0,0%

198



No. Cuestionario

SI = 3

+/- 2

NO=1


5,1 ¿Se controla el logro de objetivos por

cada área? 0 0% 0,0%

5,2


procesos que mejoren las áreas

afectadas?

0 0% 0,0%



5,4 ¿Se controla los ingresos y pagos

realizados por la institución? 0 0% 0,0%

5,5

¿Se investiga, evalúa y corrige los

errores encontrados en el área de

inventarios?

0 0% 0,0%




TOTAL 0 0% 0,0%



76 - 100% 3 BAJO

51 -75% 2 MODERADO

15 - 50% 1 ALTO

199

4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

Para validar el presente proyecto de investigación se requiere la participación de la Junta

Directiva, Director/a, personal administrativo y docente los cuales mediante su aporte

estratégico permitan mejorar la Gestión Financiera de la institución, logrando así brindar

un mejor servicio y cumplir con los objetivos planteados.

El presente Diseño de Control Interno a los Directivos para ser evaluado y considerado

para su posterior aplicación, ya el mismo pretende mejorar los niveles de control ejercidos

especialmente en el área contable y administrativa, áreas que forman parte primordial de la

Gerencia Financiera de la institución.

200

4.4. CONCLUSIONES

Mediante la presente investigación se pudo constatar que la Unidad Educativa

Cristiana Bautista no estaba aplicando un Sistema de Control Interno eficiente,

ya que luego de la evaluación respectiva se observaron dificultades en cuanto al

manejo del efectivo, recuperación de cartera, inventarios; situación que se

traduce en la ineficiencia, bajo rendimiento y mal empleo de recursos.

La propuesta presentada sustenta teóricamente las dos variables en las que

desarrollando cada uno de los elementos del Modelo de Control Interno COSO

permite mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana

Bautista.

Siendo una investigación enfocada al paradigma cuali-cuantitativo con mayor

tendencia cuantitativo debido a que genera resultados cuantificables

(numéricos), mediante la aplicación de técnicas, métodos, procedimientos y a

través de la interpretación de los resultados obtenidos se corroboró la existencia

de la problemática señalada y la importancia de aplicación de un Modelo de

Sistema de Control Interno como la posible solución e la gestión financiera.

Se ha desarrollo un modelo de control interno basado en los elementos del

sistema COSO, que incluye es establecimientos de un ambiente de control

adecuado, procesos de control de los riesgos, basados en actividades de control

debidamente establecidas con políticas y procedimientos tanto para el área

operativa como administrativa, diseñando formularios que garanticen la

201

comunicación eficiente para finalmente establecer un plan de monitoreo que

permita evaluar la consecución de los objetivos, la aplicación del personal y el

desempeño del sistema a implementarse.

202

4.5. RECOMENDACIONES

Junta Administrativa y/o Director:

Aplicar el presente Manual de Sistema de Control Interno el cual tiene como

principal objetivo mejorar la Gestión financiera en la institución y entidades

similares a ésta.

Mejorar los canales de comunicación y socializar el presente manual entre todos los

empleados y colaboradores de tal manera que cada uno pueda conocer las

funciones, procedimientos, responsabilidades y derechos que poseen permitiendo

de este modo mejorar la identidad con la institución en la que laboran.

Velar por el cumplimiento y aplicación del Manual por parte del recurso humano

que labora en la institución

A los empresarios

Utilizar el sistema de control interno como una herramienta para garantizar los

procedimientos y la confiabilidad de la información

A los estudiantes de la escuela de contabilidad y auditoria

Utilizar el presente trabajo como una fuente de consulta.

4.6. BIBLIOGRAFÍA

AGUIRRE ORMACHEA , J. (2005). Auditoría y Control Interno. Inmagrag s.l Cuarta

Edición.

AGUIRRE ORMACHEDA, J. m. (2001). AUDITORÍA III. En J. m. AGUIRRE

ORMACHEDA, AUDITORÍA III. Madrid: Cultural.

AGUIRRE, J. (2005). Auditoria y Control Interno. Madrid: Ediciones S.A.

Albert, D. L. (2011). Auditoría un Enfoque Práctico. Madrid-Paraninfo.

Alberto, M. S. (2005). Control Interno Informe COSO. Ecoe Ediciones.

ALVAREZ TORRES, M. (2006). Manual para elaborar manuales de politicas y

procedimientos. México: Panorama.

ANAYA TEJERO, J. J. (2008). Almacenes, Analisis, Diseño y Organización. Madrid:

ESIC.

CEPEDA , A. G. (2000). Auditoría y Control Interno. Sta Fé de Bogotá: McGraw-Hill.

DE LA PEÑA GUTIÉRREZ, A. (2010). Auditoría un Enfoque Práctico. Madrid:

Paraninfo.

DONELLY, G. (2001). Fundamentos de Dirección y Administración de Empresas.

Octava Edición.

ESTUPIÑÁN, R. (2006). Control Interno y Fraude. Ecoe Ediciones.

FONSECA, O. (2011). Sistema de Control Interno para Organizaciones. Iico

Ediciones.

GRUPO OCEANO. (2004). Enciclopedia Práctica de la Contabilidad . Barcelona

España: Océano.

MANTILLA, S. A. (2005). Control Interno Informe COSO. Ecoe Ediciones Cuarta

Edición.

MORILLO, M. (2001). Estratégias Inteligentess para el desarrollo de su empresa. 17°

Edición.

MULLER, M. (2004). Fundamentos de Administración de Inventarios. En M. Muller,

Fundamentos de Administración de Inventarios. Bogotá: Norma.

NEUBALL GONZALEZ Leonardo, DEL BOSQUE Leonardo. (2005). Principios de

Auditoría. McGraw-Hill/Interamericana Editores.

NEWBALL GONZALEZ Leonardo, DEL BOSQUE Ricardo. (2005). Principios de

Auditoría . McGraw-Hill/Interamericana Editores.

O.RAY Whittington, KURT Pany. (2000). Auditoría un Enfoque Integral. Sta Fé de

Bogotá: McGraw-Hill.

PERDOMO MORENO, A. (2004). Fundamentos de Control Interno. Thompson.

PERDOMO, M. (2004). Planeación Financiera para épocas normalesy de inflación.

Thomson.

PERDOMO, M. A. (2004). Planeación Financiera para épocas normales y de

inflación. Thomson.

PHILIP L. Defliese, HENRY R Jaenicke, JERRY D Sullivan, GNOSPELIUS Richard

A. (2001). Auditoría Montgomery. México: Noriega Editores.

Rubén, S. (2004). Contabilidad General. Impresos Andinos .

STEINER, G. (2000). Planificación Estratégica. Barcelona: Editorial Cecsa.

VAN HORNE James, WACHOWICZ John Jr. (2002). Fundamentos de la

Administración Financiera. México: Pearson Education.

WESTON, F. (2000). Guía de Gestión Financiera. España: Deusto.

ZAPATA S Pedro, ZAPATA S Mercedes. (2003). Introducción a la Contabilidad y

Documentos Mercantiles.

ZAPATA SANCHEZ, P. (2011). Contabilidad General. McGraw-Hill Septima Edicion.

ANEXOS

ANEXO 01:

CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL DE TESIS

ANEXO 02:

CARTA DE CERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

ANEXO 03:

CÓDIGO DE ÉTICA PROPUESTO



Elaborado L.U

P.1.

Fecha Julio

2013

CÓDIGO DE ÉTICA

CAPÍTULO I

NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CÓDIGO DE ÉTICA

La Unidad Educativa Cristiana Bautista, requiere un Código de Ética que se desarrolle a

la par con las funciones educativas, promoviendo el cumplimiento de las actividades

institucionales.

El presente código de ética se aplicará a todos quienes forman parte de la comunidad

educativa y regirá su conducta general y particular relativa a sus compromisos

específicos. Los miembros de la institución deberán comportarse aplicando los valores

éticos tales como la lealtad, sinceridad, legalidad, seriedad, responsabilidad, solidaridad,

amor al prójimo, respeto y cortesía.

CAPÍTULO II

DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS

Los principios de ética son normas o criterios que sirven de referencia para determinar la

calidad de los actos y fundamentar la toma de decisiones

Dentro de los principios éticos que se promueven en los estudiantes tenemos:

Formación para la valoración Humana

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO



Elaborado L.U

P.1.1

Fecha Julio

2013

CÓDIGO DE ÉTICA

Formación para producir el cambio social

Formación para vivir la democracia

Formación para crear entes reflexivos y críticos

Formación para la equidad y la solidaridad

Formación para la investigación científica y técnica

Formación para la comprensión de la diversidad

Formación para la integración multicultural y étnica

Formación para la productividad

Formación para la convivencia pacífica

A su vez también se establecen principios o valores corporativos que se sustenten en:

Respeto.- Hace referencia a la consideración en cuanto a la diversidad étnica,

cultural, religiosa y de género de las personas

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO



Elaborado L.U

P.1.2

Fecha Julio

2013

CÓDIGO DE ÉTICA

Identidad.- Pretende fomentar y mantener la identidad, autonomía, equidad y

justicia.

Responsabilidad.- Fomenta la aplicación de este valor como principal

objetivo ya que solo mediante la concentración del mismo se pretende

mejorar el cumplimiento de los deberes y obligaciones tanto personales,

familiares e institucionales.

Solidaridad.- Aplicada en la correcta vinculación con la colectividad y apoyo

a los sectores más vulnerables de nuestra comunidad.

Amor.- Valor que pretende difundir y mejorar las relaciones interpersonales,

familiares e institucionales.

Honestidad.- Los trabajadores y alumnos, cumplirán a cabalidad cada una de

las actividades y obligaciones que incurre con su trabajo, las cuales deberán

ser leales ante sus compañeros

Creatividad.- Se considera como el desarrollo eficiente de las actividades

desempeñadas, tratando de dar un extra en el desarrollo de las mismas

poniendo a muestra las habilidades físicas e intelectuales de cada uno de los

colaboradores.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO



Elaborado L.U

P.1.3

Fecha Julio

2013

CÓDIGO DE ÉTICA

CAPÍTULO III

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Los objetivos institucionales son los propósitos o metas a alcanzar durante determinado

período. Los objetivos que rigen la vida y gestión institucional son:

Integrar a los estudiantes en un trabajo escolar el mismo que se caracterice por su

eficiencia, además establecer la correcta vinculación de los estudiantes con la

colectividad de tal modo que se pueda apoyar en los diferentes sectores

económicos, culturales, sociales y étnicos de nuestro medio.

Formar niños, niñas y jóvenes con pensamiento investigativo, reflexivo, crítico y

destrezas que les permitirán asumir roles de liderazgo en los diferentes campos y

áreas en las cuales se desenvuelven.

Fomentar el desarrollo integral (físico, intelectual, psicológico y afectivo-social)

de los estudiantes de la Unidad Educativa Bautista

Aportar eficientemente al desarrollo y formación humanística de los estudiantes

con base en la aplicación de valores morales, éticos y sociales.

Formar ciudadanos y entes positivos para nuestra sociedad capaces de ejercer los

roles y requerimientos ciudadanos, contribuyendo de este modo a la construcción

y mantención de la vida en democracia y en paz.

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO



Elaborado L.U

P.1.4

Fecha Julio

2013

CÓDIGO DE ÉTICA

CAPITULO IV

NORMAS GENERALES

El presente Código de ética de la Unidad Educativa Cristiana Bautista establece

responsabilidades, regula derechos, deberes y la conducta de todos los miembros de la

Institución consigo mismos y con los que los rodean. Estas normas se aplican a todos los

miembros de la institución, los cuales asumen el compromiso de conocerlas, asumirlas y

cumplirlas.

Santo Domingo de los Tsáchilas, 09 de julio del 2013

________________________ _________________________

DIRECTORA PRES. COM. PADRES DE FMLIA

ELABORADO POR:


REVISADO APROBADO

ANEXO 04:

FORMATO DE ENTREVISTA

a) Formato de entrevista aplicada al Representante Legal de la Unidad Educativa

Cristiana Bautista

CONTROL DEL EFECTIVO:

1.- ¿Qué tipo de controles contables se ha establecido en la empresa, para el manejo

del efectivo?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2.- ¿Para administrar el ingreso del efectivo, existe alguna política o normativa

impuesta en la empresa? Indique cuál.

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

3.- ¿La empresa diversifica sus proveedores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

4.- ¿Con cuántos proveedores cuenta usted?

_________________________________________________________________________

5.- ¿Cuánto tiempo de crédito les otorgan sus proveedores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

6.- ¿La empresa maneja sus ingresos de inventarios con un registro?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

7.- ¿Con cuánta antelación se elabora el presupuesto?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

8.- ¿Qué tiempo toma en cuenta para realizar un flujo de caja?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

9.- ¿La administración del flujo de caja influye directamente en la solvencia que una

empresa pueda tener?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

10.- ¿Existe un análisis financiero de los resultados de la empresa al finalizar el

período de operaciones?

11.- ¿Al realizar un pago se observan todas las formalidades del caso, como

documentos de respaldo completos, por ejemplo?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

12.- Los egresos de la institución tienen una revisión correspondiente cada cierto

tiempo, es decir con documentos de respaldo?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

13.- ¿Existe una política de pagos que norme la correcta recolección de las

mensualidades?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

14.- ¿Qué estados financieros son requeridos en la Institución?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

15.- ¿Con qué frecuencia se presenta ante el Directorio los resultados obtenidos o los

Balances con la información financiera de la Institución?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

16.- ¿Todos los pagos a los diferentes proveedores son realizados mediante la emisión

de cheques?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17.- ¿Poseen un cronograma de pago a los proveedores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

18.- ¿Delega funciones en relación con la autorización y firmas de los cheques

empleados para los diferentes pagos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

19.- ¿En caso de no contar con la firma respectiva de los cheques, cuál es el

procedimiento que se aplica?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

b) Formato de entrevista a aplicada al Asistente Contable

INGRESOS Y DISPONIBILIDADES

1. Enuncie brevemente el origen de los ingresos que perciben:

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2.- Describa brevemente el procedimiento de recepción de éstos y las áreas

responsables.

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

3.- ¿Son recibidos los ingresos con la documentación comprobatoria necesaria para su

registro contable.

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

4.- ¿En qué momento se depositan los ingresos captados?

_________________________________________________________________________

5.- Describa brevemente el procedimiento para efectuar los depósitos

_________________________________________________________________________

6.- ¿Existe el registro de firmas ante los bancos autorizados para disponer de los

recursos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CAJA CHICA

7.- ¿Cuál es el monto que se maneja en Caja Chica?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

8.- ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de caja?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

9.- ¿Posen políticas de manejo del fondo de caja chica?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

10.- ¿Poseen un Manual de Procedimientos, en el cual se especifique cada una de las

actividades a desarrollarse?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

11.- ¿La persona responsable del fondo realiza otras funciones?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

BANCOS

12.- ¿Cuantas cuentas bancarias maneja la institución?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

13.- Propósito con que fueron abiertas

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

14.- Cuantos funcionarios están facultados para firmar cheques, y son firmas

conjuntas o separadas?:

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

15.- ¿Con qué periodicidad se elaboran las conciliaciones bancarias?

_________________________________________________________________________

16.- ¿Quién efectúa las Conciliaciones Bancarias?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17.- ¿La persona que realiza las conciliaciones bancarias tiene otras funciones?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

18.- ¿A cargo de quien están las chequeras?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

19.- ¿Con qué frecuencia los firmantes asisten a la oficina para efectuar las firmas y

autorizaciones de los pagos respectivos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

ADQUISICIONES

20.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales y

suministros?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

21.- ¿El área de adquisiciones tiene un presupuesto definido?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

22.- ¿Qué áreas participan en la elaboración de presupuestos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

23.- ¿Qué aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de

compras, programas de producción, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos

productos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

24.- ¿El área de adquisiciones posee políticas de manejo internos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

25.- ¿Quién autoriza las compras?

_________________________________________________________________________

26.- ¿Quién autoriza las compras mayores?

_________________________________________________________________________

27.- Se verifica que en las requisiciones tramitadas, exista saldo presupuestario para

proceder la adquisición

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

28.- ¿En caso de que no exista presupuesto, qué procedimiento se sigue para su

autorización?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

29.- ¿Existe una sola persona encargada de manejar los ingresos y egresos de la

mercadería?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

30.- ¿Se realizan inventarios físicos?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

31.- ¿Se evalúa el desempeño de los trabajadores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

32.- ¿Se reciben mercaderías a consignación?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

33.- ¿Se comunica el personal de control de inventarios sobre las funciones,

actividades y responsabilidades que tiene?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

34.- ¿Se controla o supervisa el desarrollo de las actividades del personal del área?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

PROVEEDORES

35.- ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por

pagar a proveedores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

36.- ¿Cuál es el trámite de recepción y revisión de facturas

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

37.- ¿Cuál es el área responsable de ello?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

38.- ¿Hay métodos establecidos para controlar las facturas recibidas?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

39.- ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos contraídos

con proveedores?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

40.- ¿Se tiene establecido la política de no firmar cheques en blanco o al portador?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CONTABILIDAD Y RECURSOS FINANCIEROS

41.- ¿Se cuenta con un catálogo o Plan de Cuentas?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

42.- ¿El catálogo de cuentas comprende todas las cuentas y subcuentas del sistemas

contable?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

43.- Existen procedimientos establecidos y normas adoptadas para el manejo de las

distintas transacciones como son: compras, ventas, entradas, y salidas de caja, pagos,

entre otros…?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

44.- ¿Qué estados financieros se generan y con qué periodicidad?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

45.- ¿Hay un manual de contabilidad general?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

46.- ¿Existe un sistema presupuestal?

_________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

ANEXO 05:

FORMATO DE ENCUESTA

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS

ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

ENCUESTA APLICADA A CLIENTES

“La presente investigación tiene como principal objetivo la recolección de información pertinente

de tal modo que sustente el Proyecto de Investigación con el tema Sistema de Control Interno y

Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista de Sto. Dgo.”

PREGUNTAS:

1) ¿Cómo califica la atención brindada por la Unidad Educativa Cristiana Bautista?

Excelente

Buena

Regular

Mala

2) ¿La calidad del servicio que ofrecen el personal administrativo y docente de la

Institución es eficiente?

SI NO

3) ¿Considera necesario mejorar los procesos y gestión administrativa de la

Institución?

SI NO

4) ¿Qué tan importante es para usted la estructura organizativa?

Muy Importante

Importante

Poco Importante

Nada Importante

5) ¿Qué servicios y áreas cree usted que se deberían implementar?

Educación Pre Inicial

Educación a nivel del Jardín (otros paralelos)

Educación Secundaria

Mejorar la Infraestructura

Mejorar el cuerpo Docente

6) ¿Cree usted que existe personal calificado y eficiente?

SI NO

7) ¿Cómo califica usted los servicios educativos que presta la institución, en cuanto a

calidad?

Muy Buena

Buena

Regular

Mala

8) Si mejorara el nivel del servicio aportaría Ud., con mayor cuota US$

SI NO

“El saber es uno de los tesoros más preciados” Van Hord

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!

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