GESTIÓ DELS MAGATZEMS SANITARIS UD5“-DELS... · 2014. 3. 3. · MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA...
Transcript of GESTIÓ DELS MAGATZEMS SANITARIS UD5“-DELS... · 2014. 3. 3. · MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA...
GESTIÓ DELS
MAGATZEMS SANITARIS
UD5
Prof. Imma Buiza
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
2
1. MAGATZEM SANITARI
Qualsevol centre sanitari assistencial rep una gran quantitat i varietat de materials i instrumental que cal
conèixer i classificar per tal de permetre un bon funcionament del centre sanitari.
• DEFINICIÓ DE MAGATZEM
– Espai físic on es guarden les mercaderies necessàries per a la prestació d’un servei.
– Conjunt d’articles i material que posseeix una organització a l’espera de la seva utilització
posterior en les diferents seccions o unitats de la pròpia organització.
• CARACTERÍSTIQUES
– Rebre, emmagatzemar i distribuir els articles.
– Han de respectar les normes de seguretat i higiene.
– El seu funcionament es facilita a través de la gestió d’estocs o existències (mercaderies
emmagatzemades).
– Han de ser independents de la resta d’instal·lacions del centre per tal d’evitar la circulació
innecessària de personal per les seves dependències.
• OBJECTIU
– Mantenir unes existències suficients per tal de garantir una continuïtat de les funcions dels
diferents serveis i àrees de la clínica o centre sanitari.
• FUNCIONS DEL MAGATZEM
• Sol·licitar el reabastiment de productes
• Recepció i registre dels materials
• Rebuig del material que no satisfaci els requisits (devolució i reposició)
• Condicionar, protegir i conservar els articles.
• Evitar les pèrdues i deteriorament del material emmagatzemat.
• Distribuir adequadament els articles als diferents serveis.
• Establir una adequada rotació d’estocs.
• Registrar i controlar el moviment d’articles (estimacions d’estocs mínims i màxims periòdics)
• Controlar el consum d’articles als diferents serveis.
• Dissenyar i elaborar la documentació utilitzada al magatzem.
• TIPUS DE MAGATZEMS
3 classificacions segons:
Quantitat de material Magatzem central
Magatzem general
Magatzem petit
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
3
Tipus de producte emmagatzemat Magatzem d’aliments
magatzem de llenceria
Magatzem de combustibles
Magatzem de farmàcia
Funcionament Magatzem tancat
Magatzem obert
CLASSIFICACIÓ SEGONS LA QUANTITAT DE MATERIAL EMMAGATZEMAT.
• MAGATZEM CENTRAL
• Gran capacitat.
• Emmagatzemen grans quantitats de material i productes
diversos.
• S’usen en grans complexes hospitalaris o serveixen a més
d’un hospital.
• MAGATZEM GENERAL
• Es troba a l’interior del centre sanitari.
• Reuneix la major part de les existències per facilitar el
funcionament de la institució.
• Facilita el material a tots els serveis.
Magatzem general d’un hospital.
• MAGATZEM PETIT
• Es localitzen a cada planta de l’hospital.
• Disposen d’existències mínimes per garantir el funcionament de la
unitat per un període curt de temps.
El material es reposa de forma freqüent.
CLASSIFICACIÓ SEGONS EL TIPUS DE PRODUCTE EMMAGATZEMAT.
• En un centre hospitalari, tots els articles sol·licitats es reben al magatzem a excepció d’aquells
que s’emmagatzemen en magatzems especials:
• ALIMENTS
– Són productes peribles, amb moviment constant.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
4
– S’emmagatzemen en cambres pròpies per a cada tipus d’aliment (temperatura ambient,
refrigeració o congelació).
– Es localitza prop de la cuina.
• LLENCERIA
– Magatzem de tota la roba que s’usa a l’hospital: roba de llit,
tovalloles, vestuari personal,...
– N’hi sol haver un a cada planta de l’hospital.
– Pot haver-n’hi un de central.
• COMBUSTIBLES I GASOS
– Necessiten dipòsits especials per al seu emmagatzematge:
gasoil per a la calefacció, l’oxigen,...
• FARMÀCIA
– Rep i emmagatzema els productes farmacèutics.
• CLASSIFICACIÓ SEGONS EL FUNCIONAMENT
– Magatzem tancat:
• Només hi poden accedir professionals autoritzats.
• Es registra cada entrada i sortida de producte.
• Cost elevat però major control
• S’usa en magatzems generals.
– Magatzem obert:
• Poden accedir-hi persones alienes als autoritzats.
• El recompte d’articles és menys rígid.
• S’usa en magatzems petits de plantes hospitalàries.
APROVISIONAMENT
• APROVISIONAR
– Posar a disposició d’una organització tots els productes, béns i serveis procedents de
l’exterior i que són necessaris per al seu funcionament.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
5
– Per assolir aquest objectiu cal:
• Preveure les necessitats
• Planificar les necessitats en el temps
• Buscar-les en el mercat
• Adquirir-les
• ARXIU D’INFORMACIÓ DE COMPRES
– Normalment s’usen bases de dades que inclouen informació sobre els proveïdors i productes
en forma de fitxes.
• Fitxa del proveïdor
FITXA DEL PROVEIDOR
NÚM.
EMPRESA: NIF/CIF
Adreça
Tel. Fax e-mail
PRODUCTE REF. CATÀLEG/CODI
Observacions
• Fitxa del producte
FITXA DEL PRODUCTE
NÚM.
PRODUCTE
TIPUS:
CODI:
PROVEÏDOR
PROVEÏDOR
PROVEÏDOR
PROVEÏDOR
Observacions
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
6
• ESTUDIS DE MERCAT
– Reunir i analitzar les informacions disponibles referents a la producció, distribució i venda
d’un article o material i dels seus possibles proveïdors.
• INFORMACIÓ DE PROVEÏDORS
– Conèixer la realitat de les disponibilitats d’un proveïdor en concret mitjançant el contacte
directe: visites, entrevistes amb agents comercials,...
En instal·lacions mitjanes-petites, les gestions d’aprovisionament les realitza el responsable d’aquesta
àrea.
En institucions grans es pot dur a terme:
• COMPRA CENTRALITZADA
– Cada centre sanitari públic sol·licita al Sistema Regional de Salut el material homologat.
– El SRS s’encarrega de la compra del material i el distribueix.
– Material homologat: materials amb característiques definides: mobiliari, material
d’oficina, material informàtic, material clínic d’ús general,....
• COMPRA DESCENTRALITZADA
– Cada institució gestiona les seves pròpies compres.
– Es fa un concurs públic per escollir el proveïdor amb millors ofertes en relació
qualitat/preu.
• SISTEMA MIXT
– Alguns materials s’adquireixen de forma centralitzada i d’altres descentralitzada.
– El més freqüent.
El subministrament dels materials a les diferents unitats o serveis es pot fer de:
• FORMA PROGRAMADA
– Els productes es subministren abans que s’esgotin.
• FORMA URGENT
– Els productes es subministren quan la unitat o servei ha quedat desproveïda del material i
cal una reposició immediata.
2. GESTIÓ DEL MAGATZEM
Cada vegada més s’està externalitzant ja sigui per reduir costos, aprofitar al màxim l’espai i evitar
despeses de personal.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
7
Un magatzem extern s’encarrega de guardar i distribuir el material.
OBJECTIUS
Saber quina quantitat de cada article s’ha d’emmagatzemar.
Controlar el moviment dels articles per reposar-los abans que s’esgotin.
2. 1. GESTIÓ D’EXISTÈNCIES I D’ESTOCS
Determinar la quantitat i el tipus de productes que han de ser emmagatzemats.
Cal que existeixi un equilibri entre la quantitat de productes per tal de satisfer:
La demanda del producte
El cost del producte
Existeixen 2 tipus d’estocs:
DIPÒSIT O ESTOC NORMAL O ACTIU
El necessari per mantenir l’activitat de l’organització.
La tendència general de les empreses és la de:
Mantenir els magatzems al mínim per reduir costos.
Utilitzar el sistema just in time o estoc zero: el proveïdor és l’encarregat d’emmagatzemar
el producte i el subministra puntualment en un període molt breu de temps.
Això pot provocar amb freqüència ruptura d’estocs o d’inventaris.
DIPÒSITS O ESTOCS MÍNIMS
Quantitat mínima de cada article indispensable per a un bon funcionament.
Es fixen en funció de:
Terminis de lliurament dels proveïdors
Demanda previsible.
DIPÒSIT DE SEGURETAT
Mesura de seguretat complementària a l’estoc mínim (El necessari per atendre una
demanda augmentada).
Com més variable sigui el ritme de demanda o terminis de lliurament, major haurà de ser
el dipòsit de seguretat
DIPÒSIT O ESTOC MÀXIM
Quantitat màxima que pot ser emmagatzemada d’un determinat producte.
MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA
Permet calcular el punt de comanda, és a dir, el moment en què s’ha de realitzar la
comanda per tal d’evitar que s’esgotin les existències del dipòsit o estoc actiu.
Permet calcular-lo quan la demanda i els terminis de compra són predictibles.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
8
Càlcul del punt de comanda
SEGUIMENT D’EXISTÈNCIES
Consisteix en saber quina és la quantitat de productes i materials de cada classe disponibles dins un
magatzem.
Per fer-ho s’usen:
FITXES DE MAGATZEM
o Registre continu d’entrades i sortides d’articles.
o Se sol usar una base de dades amb fitxes de cadascun dels articles.
o El disseny de les fitxes depèn de cada magatzem, però sempre hi ha un mínim de dades:
FITXA DE MAGATZEM
Núm.
Mètode de valoració:
Article
Tipus /varietat:
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
9
Codi: GHF:
Data
comanda
Data
entrada
Proveïdor/
Núm. fact.
Núm.
Sèrie/lot
Data
sortida
Destinació entrades Sortides Existències
Unitats Preu valor Unitats Preu valor Unitats Preu valor
• FITXES D’INVENTARI
• Permet verificar que les existències registrades es troben realment en estoc.
• INVENTARI: recompte manual de tots els articles del magatzem, localitzant els que hagin
caducat, s’hagin deteriorat o hagin quedat obsolets per donar-los de baixa.
• Per tal de realitzar l’inventari cal:
• Localitzar cada article.
• Identificar l’article de forma clara i precisa.
• Verificar el nombre total d’articles de cada classe i varietat.
• Identificar els articles que s’han de retirar.
• Donar de baixa aquests articles.
• Registrar tota la informació obtinguda.
• FITXES D’INVENTARI
INVENTARI
Consulta/unitat:
Data:
Article/producte Núm. sèrie/lot Unitats Data de caducitat Localització
• Existeixen tres models per a realitzar inventaris:
• INVENTARI ANUAL
– Es realitza un cop a l’any.
– Per fer-lo cal bloquejar el moviment al magatzem.
– Es fa coincidir amb el final de l’exercici econòmic.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
10
– Si es detecten errors cal inspeccionar entrades i sortides d’un any.
• INVENTARI PERMANENT
– S’inventarien diàriament les existències dels articles que han registrat moviment durant
la jornada.
– Els errors es detecten ràpidament.
– Complicat en organitzacions amb molt de moviment.
• INVENTARI ROTATIU
– Model intermedi entre els dos anteriors.
– Es basa en el principi de Pareto:
• Una petita part dels articles suposen un alt percentatge del valor total
emmagatzemat
• Una porció mitjana suposa un percentatge mitjà
• Una part important de l’emmagatzematge representa un valor petit.
– Es realitza un inventari parcial amb freqüències establertes segons el principi anterior:
• Pocs articles necessiten un seguiment més estricte: més delicats, més cars, per
patir menys deteriorament, revisió quinzenal.
• Per un grup major, serà suficient un control trimestral.
• Per un percentatge ampli n’hi haurà prou amb un control anual.
• INVENTARI AUTOMATITZAT
• La majoria de programes informàtics usats en gestió sanitària, ofereixen utilitats per a realitzar
inventaris de forma automatitzada.
3.VALORACIÓ D’EXISTÈNCIES
S’utilitza per a conèixer el valor del capital immobilitzat de què es disposa en forma de materials
emmagatzemats.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
11
Cal tenir en compte:
• Preu unitari o costos directes
• Despeses d’emmagatzematge o costos indirectes.
Per valorar les existències i les sortides finals s’usen 3 mètodes:
• MÈTODE FIRST IN, FIRST OUT (FIFO)
• Entre les existències que es tenen es consumiran les que primer entren, les més antigues.
• Mètode útil quan els preus són estables, però no en èpoques d'inflació perquè es sobrevalora el
preu del producte.
• MÈTODE LAST IN, FIRST OUT (LIFO)
– L’últim que entra és el primer que surt.
– Es consumeixen abans les últimes existències a arribar.
– D’aquesta manera les existències es valoren amb els preus més antics i el material usat al
preu actual.
– Aconsellable en moments d’inflació.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
12
• MÈTODE PMP (PREU MITJÀ PONDERAT)
• Valora les mercaderies emmagatzemades calculant la mitjana ponderada del preu pagat
per cada unitat en dipòsit.
• El preu obtingut és el que s’aplica a les unitats que surten del magatzem.
• Més usat.
3. PRÀCTIQUES CORRECTES EN L’EMMAGATZEMATGE DE PRODUCTES SANITARIS
• L’emmagatzematge d’aquest tipus de productes ha de garantir que :
– Es mantinguin les característiques físiques i químiques que recomana el fabricant incloent
el transport.
– Es garanteixi l’autenticitat dels productes.
– Es faciliti el seguiment de cada lot de material per poder-lo retirar en cas de risc per la
salut.
– S’asseguri l’adequada rotació dels productes.
– Es garanteixi el seguiment de la circulació de substàncies i productes sotmesos a una
vigilància especial.
4. CLASSIFICACIÓ DELS MITJANS MATERIALS
• Existeixen 2 grans grups de materials sanitaris:
– FÀRMACS O MEDICAMENTS
• Substàncies o combinació de substàncies usades per prevenir, diagnosticar,
alleujar tractar o curar malalties.
• Necessiten condicions específiques d’emmagatzematge.
• S’emmagatzemen a la farmàcia hospitalària.
– PRODUCTES SANITARIS
• Equips, dispositius, materials, instruments i altres articles necessaris per a
l’assistència als pacients ( gases, sondes, guants, agulles,...
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
13
• SIMBOLOGIA PER ETIQUETAR ELS PRODUCTES SANITARIS
• La classificació es pot realitzar per diferents criteris:
• Classificació segons l’ús i la durada
– Material fungible
• Material que es consumeix amb l’ús.
• Diferenciarem:
• Material d’un sol ús: inclou el material de cures (gases, cotó, guants,...)
d’higiene (esponges, sabó,...)
• Material reutilitzable: inclou el petit instrumental: pinces Kocher, tisores,
pinces portacotons,...
– Material inventariable
• No es consumeix amb l’ús, però pot deteriorar-se.
• Es correspon amb materials d’equipament o instrumentació que sol ser més cara:
aparells de radiologia, llits, ordinadors, mobiliari,...
• Classificació ABC segons el principi de Pareto
– Grup A:
• Articles de preu elevat i reduït nombre d’unitats.
• Han d’estar especialment controlats pel valor que representen.
• Ex: recanvis d’un equip de radiologia.
– Grup B
• Articles amb una posició intermèdia en valor i quantitat.
• Requereixen un control intermedi.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
14
• Ex: balances electròniques de precisió.
– Grup C
• Articles amb poc valor unitari, però dels quals n’ha d’existir una gran quantitat pel
seu gran consum.
• Control menys estricte:
• Ex: cotó.
• Classificació segons exigències d’emmagatzematge:
– Material sense exigències especials:
• Requereixen uns mínims de neteja, temperatura, ventilació i humitat.
• Ex: fàrmacs que poden mantenir-se en un ambient sec i fresc.
– Material amb exigències especials
• Estèril
• Requereixen uns mínims de neteja, temperatura, ventilació i humitat.
• Cal controlar la data de caducitat, indicadors d’esterilitat i ruptura
d’envasos.
• Material làbil
• Són substàncies o productes que es deterioren fàcilment per diferents agents
físics.
• Peribles: període de caducitat inferior a cinc anys des de la data de
fabricació.
• Termolàbils: s’alteren fàcilment per l’acció de la calor. Ex: vacunes
• Ambient fresc (10-20ºC)
• Refrigeració (2-8ºC)
• Congelació
• Fotosensibles: s’alteren per acció de la llum directa.
• Productes higroscòpics: s’alteren per absorció d’aigua del medi. Ex:
medicaments efervescents
• Classificació segons els riscos:
– No perillosos:
• La seva manipulació no provoca riscos per a la salut.
– Perillosos:
• La seva manipulació exigeix mesures especials:
• La perillositat s’indica amb un pictograma.
• Poden ser:
• Tòxics: per diferents vies i en petites quantitats poden causar la mort.
• Corrosius: en contacte amb teixits vius, poden destruir-los.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
15
– Materials caducats i defectuosos.
• Productes o materials que per alguna causa han estat rebutjats pels controls de
qualitat i s’han d’eliminar del magatzem.
• S’emmagatzemen separats i ben identificats.
5. CONDICIONS CORRECTES D’EMMAGATZEMATGE
• Els magatzems han de complir una sèrie de condicions mínimes pel que fa a:
• CONSTRUCCIÓ I ESTRUCTURA:
– Edifici estable i sòlid.
– Dimensions suficients per facilitat l’accés i permetre una circulació fluida de personal i
material.
– Il·luminació adequada.
– Portes i vies de sortida lliures d’obstacles per facilitar una evacuació ràpida i segura en
situacions d’emergència.
– Les instal·lacions generals: aigua, llum,... Han d’estar en perfectes condicions de
conservació.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
16
– Segurs per evitar riscos de caigudes, xocs contra objectes, esfondraments o caigudes de
material emmagatzemat.
– Senyalització de zones amb risc.
• CONSTRUCCIÓ I ESTRUCTURA:
• NETEJA
– Parets i superfícies llises, de material rentable i fàcil neteja.
– Facilitar la temperatura ambient, humitat i ventilació adequades.
– Programa de manteniment i neteja que inclogui la desratització i desinsectació.
• ZONES DEL MAGATZEM
– Molls: zona de descàrrega del material
– De recepció: zona on es rep la mercaderia.
– D’emmagatzematge: instal·lacions necessàries per garantir les condicions específiques
d’emmagatzematge de cada material.
– De residus: pels residus i materials caducats, estaran convenientment senyalitzats.
– D’oficines: per a realitzar tasques d’administració.
– Zona de sortida: on es preparen i condicionen els materials i productes per a la sortida.
– Picking: zona de recollida del material.
C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris
17
• FORMES D’EMMAGATZEMATGE
– Prestatgeria: els productes s’emmagatzemen en prestatgeries fixes amb les dimensions
adequades a cada tipus de producte.
– Palets o suports de fusta: els productes s’hi col·loquen a sobre, deixant espais de
circulació.
– Contenidors: els productes s’introdueixen en caixons o contenidors de diverses
dimensions, es dipositen en prestatgeria o s’apilen.
– Blocs o piles: s’apilen uns sobre els altres, sempre que es pugui.
– Dispensació automatitzada o sistemes carrussel: s’usen blocs o armaris que es mouen i
controlen automàticament.