IN-GTH-01 APERTURA Y ACTUALIZACIÓN EXPEDIENTES …
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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL “ITBOY” Código: IN-GTH- 01 PROCESO Versión: 0 GESTION DEL TALENTO HUMANO Pág: 1 de 2 INSTRUCTIVO: APERTURA Y ACTUALIZACIÓN EXPEDIENTES LABORALES Fecha Aprobación: 26-10-2011 1. OBJETIVO: Realizar la apertura de las historias laborales de los funcionarios del Instituto de Tránsito de Boyacá, una vez se haya legalizado la vinculación del nuevo funcionario, garantizando su actualización constante y su salvaguarda. 2. DESARROLLO RESPONSABLE ACTIVIDAD IMAGEN Subgerente Administrativo y Financiero 1. Verifique la unidad de conservación sea la adecuada para la adecuada conservación de la información. (folder, carpeta) Técnico de Recursos Humanos 2. Marque cada carpeta con el nombre y número de cedula del funcionario. Técnico de Recursos Humanos 3. Con separadores organice la información (contratos, afiliaciones, cesantías etc…) y archive con gancho plástico. Técnico de Recursos Humanos 4. Organice cronológicamente los tipos documentales y ubíquelos en la carpeta de tal forma que al abrir el expediente se encuentre el primer documento de fecha más antigua y el ultimo la más reciente y folie con lápiz mina negra en la parte superior derecha de cada documento Técnico de Recursos Humanos 5. Si existe copias retírelas del expediente de manera que solo se salvaguarde un original de cada documento. Técnico de Recursos Humanos 6. A medida que se vaya ingresando documentos a las hojas de vida siga el número de foliación con lápiz mina negra en la parte superior derecha.
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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL “ITBOY” Código: IN-GTH-01
PROCESO Versión: 0
GESTION DEL TALENTO HUMANO Pág: 1 de 2
INSTRUCTIVO: APERTURA Y ACTUALIZACIÓN EXPEDIENTES LABORALES
Fecha Aprobación: 26-10-2011
1. OBJETIVO:
Realizar la apertura de las historias laborales de los funcionarios del Instituto de Tránsito de Boyacá, una vez se haya legalizado la vinculación del nuevo funcionario, garantizando su actualización constante y su salvaguarda.
2. DESARROLLO RESPONSABLE ACTIVIDAD IMAGEN
Subgerente Administrativo y
Financiero
1. Verifique la unidad de conservación sea la adecuada para la adecuada conservación de la información. (folder, carpeta)
Técnico de Recursos Humanos
2. Marque cada carpeta con el nombre y número de cedula del funcionario.
Técnico de Recursos Humanos
3. Con separadores organice la información (contratos, afiliaciones, cesantías etc…) y archive con gancho plástico.
Técnico de Recursos Humanos
4. Organice cronológicamente los tipos documentales y ubíquelos en la carpeta de tal forma que al abrir el expediente se encuentre el primer documento de fecha más antigua y el ultimo la más reciente y folie con lápiz mina negra en la parte superior derecha de cada documento
Técnico de Recursos Humanos
5. Si existe copias retírelas del expediente de manera que solo se salvaguarde un original de cada documento.
Técnico de Recursos Humanos
6. A medida que se vaya ingresando documentos a las hojas de vida siga el número de foliación con lápiz mina negra en la parte superior derecha.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL “ITBOY” Código: IN-GTH-01
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GESTION DEL TALENTO HUMANO Pág: 2 de 2
INSTRUCTIVO: APERTURA Y ACTUALIZACIÓN EXPEDIENTES LABORALES
Fecha Aprobación: 26-10-2011
RESPONSABLE ACTIVIDAD IMAGEN
Técnico de Recursos Humanos
7. Por cada unidad de conservación coloque máximo 200 folios, en caso de exceder este número realice apertura de nueva carpeta, marcándola con nombre y número de cedula e indicando el numero de la carpeta. (n de n).
Técnico de Recursos Humanos
8. En caso de que soliciten el préstamo de los soportes de las hojas de vida este se debe hacer con autorización de la subgerente Administrativa y Financiera y se debe relacionar en el formato “Control Préstamo de Documentos” FR-GED-03 de manera que se garantice su control
DOCUMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER CADA EXPEDIENTE LABORAL:
2.1 Hoja de vida con todos los soportes 2.2 Antecedentes disciplinarios 2.3 Antecedentes judiciales 2.4 Copia de la cédula de ciudadanía 2.5 Copia pasado judicial 2.6 Exámenes de ingreso 2.7 Exámenes periódicos 2.8 Exámenes de egreso 2.9 Afiliaciones a salud, pensión y riesgos profesionales 2.10 Cesantías 2.11 Incapacidades 2.12 Notificaciones de Vacaciones
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE NUBIA MIREYA ESPINOSA ROSMIRA ULLOA DELGADILLO RUBEN FABIAN MORALES HERNANDEZ
CARGO Subgerente Administrativa Y Financiera
Asesora Oficina Planeación y Sistemas
Gerente General
FECHA 24-10-2011 25-10-2011 26-10-2011
