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Introducción

En la unidad didáctica 5 estudiamos la base de datos Access: aprendimos a crear una base de datos y a creardentro de ella tablas, consultas, formularios e informes. En esta unidad seguiremos avanzando en elconocimiento de Access:

Aprenderemos a configurar diversas propiedades de los campos.Veremos como crear relaciones entre tablas para mejorar las prestaciones de las bases de datos.Realizaremos consultas más complejas que las vistas en la unidad 5.Aprenderemos a mejorar la presentación de los informes.

Conceptos avanzados de Access

Introducción

En la unidad didáctica 5 estudiamos la base de datos Access: aprendimos a crear una base de datos y a creardentro de ella tablas, consultas, formularios e informes. En esta unidad seguiremos avanzando en elconocimiento de Access:

Aprenderemos a configurar diversas propiedades de los campos.Veremos como crear relaciones entre tablas para mejorar las prestaciones de las bases de datos.Realizaremos consultas más complejas que las vistas en la unidad 5.Aprenderemos a mejorar la presentación de los informes.

Conceptos avanzados de Access

Bases de datos relacionales

Microsoft Access se define como un programa gestor de base de datos relacionales; esto es, puedenestablecerse relaciones entre las distintas tablas de una base de datos, de modo que se comporten como "untodo" y puedan realizarse operaciones tales como tomar datos de una para introducirlos en otra, obtenerinformación de varias tablas...

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablasrelacionadas. La relación entre dos tablas es única y se establece a través de un campo común a ambas.Aunque no es necesario que el campo tenga el mismo nombre, pero sí es aconsejable, ya que es una manerade evitar posibles errores a la hora de crear la relación.

Lo que sí es necesario es que los campos implicados en la relación sean del mismo tipo, excepto si uno esnumérico y el otro autonumérico y en ambos se ha seleccionado el mismo tamaño de campo.

Este sistema tiene numerosas e importantes ventajas, entre las que podemos indicar:

En cada tabla se almacenan unos determinados datos, que no tienen por qué repetirse en las tablas,excepto los del campo común.Mayor velocidad de trabajo y ahorro de espacio en disco; al no tener que incluir datos repetidos endistintas tablas.Facilidad para mantener datos actualizados; el dato solo se tendrá que modificar en una sola tabla.

Con un sencillo ejemplo comprenderá que es una base de datos relacional. Imagine que quiere llevar el controldel alquiler de películas de un videoclub, donde se muestre el cliente y la película que tiene alquilada el cliente.Entonces la base de datos tendrá dos tablas relacionadas a través del campo común IDPelícula.

Clientes

IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula

100 Antonio López 10

Películas

IDPelícula Nombre Película Precio

10 Toda la verdad 3

Uniendo la información de las dos tablas que tenemos arriba podemos determinar qué película tiene alquiladacada cliente y el precio del alquiler.

IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula Nombre Película Precio

100 Antonio López 10 Toda la verdad 3

¿Por qué es necesario unir las tablas?, ¿por qué no poner los datos en la misma tabla con la información delcliente?. Con la ayuda de la siguiente tabla se pueden resolver estas dudas.

IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula Nombre Película Precio

100 Antonio López 10 Toda la verdad 3

101 María Carrasco 11 American Beauty 2.50

102 Jesús Rincón 10 Toda la verdad 3

Para modificar el precio del alquiler de la película "Toda la verdad", habría que ir modificando registro a registrotodos los datos. Bien en esta tabla resultaría muy fácil, pero si hubiera que cambiar una tabla con 2500registros, ya no sería tan fácil. Utilizando dos tablas sólo habría que modificar una vez los datos.

Si se eliminara el registro 101, la referencia de la película "American Beauty" desaparecería, si alguien alquilarade nuevo esa película habría que introducir los datos de la película de nuevo. Si se utilizan dos tablas esto noocurre, sólo habría que buscar el registro correspondiente a esa película y añadirlo a la tabla clientes.

Conceptos avanzados de Access

Tablas avanzadas

La clave para entender el proceso de diseño de una base de datos radica en comprender la forma en que unsistema de administración de bases de datos relacionales, como Access, almacena los datos. Un buen diseñode la base de datos hará que la información sea proporcionada de forma eficaz y precisa.

Cuando hablábamos en la unidad didáctica 5 del diseño de bases de datos, destacábamos la importancia dedividir en distintas tablas la información que desea procesar. Gracias a que Access es una base de datosrealiacional, podremos relacionar la información de las diversas tablas y sacar partido de ello.

En estas dos tablas, la primera, "Empleados", recoge todos los datos referentes a empleados y la segunda,"Pedidos", es donde se almacenan los pedidos que recibe la empresa. Como verá, existe un campo en común"Id Empleado", este campo es el que relaciona las dos tablas, para poder mostrar información coherente, es

decir, si quiere mostrar los pedidos que realiza un empleado necesitará relacionar las dos tablas. En este

apartado aprenderá a crear y modificar este tipo de relaciones entre tablas con Access.

También aprenderá en este apartado a usar algunas propiedades muy útiles de los campos.

Conceptos avanzados de Access

Estableciendo las propiedades de campo

Como ya sabrá la pestaña inferior de la ventana de diseño de tabla, recoge las propiedades de los campos.

Estableciendo las propiedades de los campos en el modo de presentación Diseño de una tabla es posiblecontrolar la apariencia de los datos, evitar su introducción incorrecta, especificar valores predeterminados yacelerar la búsqueda y ordenación de la tabla. Puede establecer formatos y reglas que solo permitan laintroducción de determinados datos.

Las propiedades de campos se ven y se modifican individualmente para cada campo. Al abrir una tabla en elmodo de presentación Diseño, Access muestra los valores de las propiedades del campo activo en la parteinferior de la ventana tabla.

Tamaño del campo.Formato.Lugares Decimales.Máscara de entrada.Título.Valor predeterminado.Regla de Validación, Texto de validación.Requerido.Permitir longitud cero.Indexado.

Dependiendo del tipo de dato que se utilice en el campo, se mostraran unas u otras propiedades.

Si quiere más espacio para introducir o editar el valor de una propiedad, presionandoMAYUSCULA + F2, mostrará el cuadro zoom. Si necesita ayuda de Access sobre alguna propiedad, accederá a ella pulsando F1, aunque

también puede ver a la derecha de las propiedades una breve descripción de la que estáseleccionada.

Autoevaluación

Las propiedades de campos afectan:

a) Al campo en concreto donde se establece la propiedad.

b) A todos los registros de la tabla.

c) A un solo registro.

Conceptos avanzados de Access

Fijando el formato y la máscara de entrada

El formato se puede definir para todos los tipos de campo menos para los del tipo OLE. Esta opción permiteque el usuario pueda determinar la forma en que Access 2000 muestra la información almacenada en el campo.

Los formatos definidos en el diseño de la tabla de datos los utilizará Access en las tablas, consultas,

formularios e informes creados a partir de este momento sin afectar a los que estuvieran creados conanterioridad.

Por ejemplo, se puede hacer que el número almacenadosea mostrado con separadores de millar o no, que losvalores de fecha salgan con texto o número.

Existen tipos de campos que tienen predefinidos un tipode formato.

Numérico y de moneda: Contiene númerosenteros o fraccionarios.Fecha/Hora: Contiene fechas y horas para losaños 100 al 9999 en Access 2000.Sí/No: Puede también especificar que muestre Verdadero/Falso, -1 para Sí y 0 para No.

Aunque los formatos incorporados en Access resolverán la mayor parte de las necesidades, también se puedeespecificar el que se desee. Para establecer en la propiedad Formato un formato personalizado, se introduce lossimbolos de formato que representan el formato deseado. Algunos ejemplos de formatos serían:

Formato Valor Resultado

"Con el número" 000 12 Con el número 012

mmmm aaaa 31/05/94 Mayo 1994

ddd mmmm aa 31/05/94 Mar Mayo 94

> hola HOLA

hhmm "horas" 16:00 1600 horas

Dependiendo del tipo de dato, Access dispone de formatos diferentes. Los formatospredefinidos Fecha / Hora, Numérico y Moneda, Texto y Memo y Sí / No varían en función delpaís especificado al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de

Windows. Access muestra los formatos apropiados para el país seleccionado.

DEMO: Vea cómo dar formato.

1. Abrir una tabla en vista Diseño.

2. Insertar un campo Numérico y situarse en la propiedad formato.

3. Introducir "Con el número:" 0000.

4. Pasar Hoja de datos.

5. Introducir un nuevo registro y ver resultado.

Puede utilizar la propiedad Máscara de Entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores quelos usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.

Esta propiedad la poseen los campos de tipo Texto, Numérico, Moneda y Fecha/Hora, se utilizan cuando todaslas entradas del campo tiene el mismo formato o uno muy parecido. Por ejemplo, puede crear una máscara deentrada para un campo Número de teléfono, código postal, la matrícula del coche, etc.

De esta forma el usuario de la base de datos sólo puede introducir el número de la forma indicada, si no Accessmostrará un error.

Lo mejor es utilizar el Asistente para máscaras de entrada, para establecer la propiedad automáticamente, paraello:

1. Abra una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo parael cual desea definir una máscara de entrada.

3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga enel botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de

entrada , situado al lado del cuadro de la propiedadMáscara de entrada y siga las instrucciones de los cuadrosde diálogo del asistente.

Para los campos Numérico y Moneda es necesario introducir lasmáscaras de entrada manualmente.

Puede introducir la definición de la Máscara de entrada en la hoja depropiedades sin utilizar el asistente, pero en la mayoría de los casos, resulta más sencillo utilizarlo.

No hay que confundir las propiedades Formato y Máscara de entrada. La propiedad Formatosirve para visualizar los datos. La propiedad Máscara de entrada sirve para introducir losdatos.

DEMO: Vea cómo crear una máscara de entrada.

1. En la Vista diseño de la tabla, seleccionar el campo.

2. Situarse en la propiedad Máscara de entrada, y pulsar en el Asistente, si muestra el mensaje de que necesita guardar la

página aceptar.

3. Con el asistente abierto, seleccionar la opción Número.

4. Pulsa Finalizar.

5. Guardar la tabla.

Autoevaluación

La Máscara de entrada se utiliza para...

a) visualizar los datos de una determinada forma.

b) que los datos una vez introducidos no se vean.

c) introducir un valor predeterminado por defecto.

d) controlar los valores que se introducen.

Conceptos avanzados de Access

Ajustando el tamaño y estableciendo títulos

Puede ajustar el tamaño de los campos o establecer el título referente a un campo que aparecerán en uninforme o formulario.

Tamaño del campo

Puede usar la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en uncampo de tipo Texto o Numérico. De este modo se asegura que el campo puede almacenar cualquier valor quese introduzca y que los números introducidos no sean mayores de lo esperado.

Tipo Texto: en estos campos se determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir enel campo. Si este valor no se toca, por omisión permite introducir 50 caracteres. Por ejemplo, si se fija elvalor de esta campo en 5, solo se podrá introducir palabras con este tamaño. Existe un mínimo de 1 y unmáximo de 250 caracteres.Tipo Numérico: este tipo permite determinar el valor máximo que se podrá introducir y si el número tendráo no decimales.

DEMO: Vea cómo limitar el tamaño del campo.

1. Abrir la tabla en la vista Diseño.

2. Situarse en el campo, en la propiedad tamaño del campo establecer el valor a 9.

3. Pasar a vista Hoja de datos y comprobar que funciona.

Propiedad Título

Permite adjuntar al campo un texto, con unalongitud máxima de 2.042 caracteres. El textosirve como encabezado de columna para loscampos de la tabla o de sus consultasasociadas en la vista Hoja de datos. Tambiénutilizará el título para nombrar los encabezadosde columna de los informes, así como elnombre que utilizará ese campo en unformulario. Si no se usa ningún título, Accessusará como título el valor de la propiedadNombre del campo.

Si produce un cambio en el tamaño de un campo Numérico en una tabla que contiene ya datos. Sicambia la propiedad de un tipo fraccionario (doble, simple ) a un tipo entero (Entero, entero largo),Access redondeará automáticamente los valores, perdiéndose la parte fraccionaria del número.

Autoevaluación

Si en una tabla con datos se modifica el tamaño de campo a 5, los datos existentes secortan a ese tamaño. ¿Se pueden recuperar los datos perdidos?

a) Si, se puede recuperar.

b) No, los datos se pierden al guardar la tabla.

Conceptos avanzados de Access

Usando la propiedad indexado

Los registros dentro de una tabla no guardan un orden determinado. A menos que esto se especifique, se vanalmacenando dentro de la tabla de manera aleatoria.

La indexación es un sistema para hacer clasificaciones en una tabla, se persigue ordenar los datos ypresentarlos en un orden determinado.

Para indexar hay que determinar el campo o los campos índice y el tipo de índice. Generalmente, se indexaránlos campos que se necesiten más a menudo, para buscar registros o filas en las tablas .

Un índice es una tabla interna que contiene dos columnas: el valor del campo o campos por los que se haefectuado la indexación, y la posición de ese registro en la tabla de datos. Los índices funcionan de la mismamanera que los índices de los libros.

Se pueden crear tantos índices como se desee, pero cada vez que se introducen o editan datos, Access debereorganizar todos los índices, lo que consume una pequeña cantidad de tiempo.

Para poner un campo de una tabla comoíndice, tenemos que seleccionarlo en lavista diseño y, en la opción Indexado de laparte inferior, seleccionaremos la opciónque nos interese:

No: elimina el índice que tenía creado este campo o no lo crea.Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo seleccionado.Sí (Sin duplicados): crea un índice para el campo seleccionado, de forma que no puedan existir dos filasen la misma tabla que contengan en ese campo el mismo valor. Al seleccionar esta opción, Access 2000no permite introducir datos duplicados en los campos con esta opción seleccionada.

No se puede crear un índice en los campos de tipos Memo, Hipervínculo u Objeto OLE.

Autoevaluación

¿Es recomendable utilizar siempre índices?

a) Si, porque de esta forma se accede más rapidamente a los datos.

b) No, solo cuando la tabla lo requiera porque consumen tiempo.

Conceptos avanzados de Access

Utilizar índices y claves

Los campos de índice son los que permiten, entre otras cosas, definir claves y relacionar tablas. Para crear unabase de datos relacional, se han de definir claves en todas las tablas que tengan relación con otras.

La clave principal es un campo o una combinación de campos de la tabla cuyo contenido identifica de formaúnica a cada registro de la misma. La clave principal es indexada automáticamente, luego Access utiliza elíndice para acelerar muchas de susoperaciones. Un índice es una tabla con todoslos valores de la clave principal y una serie depunteros a la posición en que está el dato.

Por ejemplo, si tenemos una tabla clientes, paradiferenciar un registro de otro, habría que utilizaruna clave principal. Podría utilizar un campoexistente, que siempre va a ser distinto, como el NIF, o bien crear un campo nuevo, que sería distinto para cadaregistro, para ello podría utilizar el tipo de datos Autonumérico o como en la tabla de abajo donde Id. de clienteson unas siglas que nunca se van a repetir.

Los índices se pueden utilizar para multitud de tareas, dependiendo de la tarea, se puede utilizar uno u otroíndice. En la tabla siguiente se muestran las utilidades más comunes que se pueden dar a los índices.

Acción Tipo de índice

Ordenar los registros para verlos,consultarlos o imprimirlos.

Índice único, o principal o con duplicados.

Controlar la entrada de valores duplicadosen un campo y ordenar los registros.

Tabla de base de datos: un índice principal oúnico.

Preparar el establecimiento de relacionesentre tablas .

Dependiendo del papel de la tabla en larelación, el índice será único o principal.

Para preparar las relaciones entre las tablas de la base de datos, se deben identificar los campos comunesentre las tablas a relacionar y convertirlos en índices. Access 2000 proporciona tres propiedades para losíndices:

Principal: los índices principales garantizan que en un campo sólo se introducen valores únicos.Determinan el orden en que se procesan los registros. Se puede crear un índice principal para cada tablaincluida en una base de datos. Este tipo de índice es el que define el campo que es clave en la tabla.Único: esta propiedad indica si el campo índice permite valores duplicados o no. Si el campo se hadefinido como clave, no podrá nunca admitir valores duplicados.Ignorar nulos: permite que los campos que tienen valores nulos, no formen parte del índice.

Access 2000 crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y lo utiliza para buscarregistros y crear enlaces entre tablas. El índice clave principal requiere que existan valores en el campo claveprincipal y no admite valores duplicados.

Las tablas sin clave principal no pueden utilizarse para crear una relación y en ellas, lasbúsquedas y ordenaciones pueden ser más lentas.

Conceptos avanzados de Access

Creando claves

Es imprescindible especificar una clave principal si desea crear una relación predeterminada entre las tablas o sidesea actualizar simultáneamente dos o más tablas relacionadas.

Para crear una clave principal

Una tabla con clave principal presenta las siguientes ventajas:

Microsoft Access crea automáticamente un índice parala clave principal, lo cual acelera las consultas y otrasoperaciones que desee realizar en la tabla.

Cuando vea los registros en un formulario o en una hojade datos, Access los presentará de formapredeterminada según el orden de la clave principal.

Cuando agregue datos a la tabla, Access no le permitiráintroducir registros con el mismo valor de clave principalque otro registros existente. Por ello, tendrá laseguridad de que cada registro está identificado demanera exclusiva.

Una vez definida la clave principal, Access impide que en loscampos de la clave principal se almacenen en la tabla de valores duplicados o nulos. Cuanto más pequeño seael tamaño de la clave principal, las búsquedas se realizan más rápidamente.

Para la mayoría de las tablas, es más fácil designar un solo campo como clave principal. Pero si ningún campoindividual de su tabla contiene valores exclusivos, quizá sea conveniente tener más de un campo como claveprincipal.

Imagine que en una biblioteca existen dos libros con el mismo título, pero por distintas circunstancias ha sidoescrito por distintos autores, entonces necesitara dos entradas para ese libro, pero si el título es único, nopodrá hacerlo porque se repetiría. Para solucionarlo solo tiene que poner como clave principal Titulo y Autor deesta manera puede tener dos libros con el mismo titulo y distintos autores.

Cuando guarde una tabla nueva sin establecer una clave principal, Access le pedirá que cree una. Si

elige "Sí", se creará un campo ID que utiliza el tipo de dato Automérico para asignar un valorúnico a cada registro.

DEMO: Vea cómo crear una clave constituida por dos campos.

1. Desde la ventana de Diseño de la tabla se selecciona el campo a convertir en clave y, desde su botón selector,

se despliega el menú contextual. Si la clave de la tabla está formada por varios campos de la tabla, primero se seleccionan

manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras se marcan los campos y se hace clic sobre su selector.

2. Hacer clic sobre el icono llave en la barra herramientas o bien en el menú contextual hacer clic sobre clave principal.

3. En el selector aparece una llave para indicar que el campo es clave. Ahora se pueden crear los índices de las tablas que

forman la base de datos.

4. Al crear una clave en una tabla, ésta puede estar vacía, no contener datos o ya tenerlos previamente introducidos. Si la

tabla ya tiene datos y se crea un campo clave, puede que éste tenga valores repetidos o valores nulos. Entonces, Access

2000 muestra un mensaje de error y no permite crear una clave sobre ese campo, se tendrá que seleccionar otro.

Para eliminar una clave de una tabla

A la hora de eliminar una clave principal hay que tener en cuenta si la tabla esta o no relacionada. Si es asítendrá que eliminar la relación que existe entre las dos tablas para poder eliminar la clave principal.

DEMO: Aquí se verá la forma de eliminar una clave.

1. Desde la ventana de diseño de la tabla se selecciona el campo definido como clave y, desde su botón selector, se hace

clic en el botón derecho del ratón para desplegar su menú contextual. Si la clave de la tabla está formada por varios

campos de la tabla no hace falta seleccionar ambos, bastará con seleccionar uno de ellos. Si pulsamos sobre el icono de

la barra de herramientas clave principal también tendrá el mismo efecto.

2. Se selecciona la opción de Clave principal.

3. En el selector desaparece la llave para indicar que el campo ya no es clave. Entonces, se puede guardar la tabla sin campo

clave o volver a definir otro campo como clave.

Autoevaluación

Sobre una clave principal:

a) Es un índice.

b) No admite valores repetidos.

c) Es una relación.

d) Admite valores nulos.

Conceptos avanzados de Access

Creando índices

Los índices permiten encontrar y ordenar registros más rápidamente. Se pueden crear índices basados en unsolo campo o en varios campos de una tabla.

Es recomendable pensar qué campos se van a indexar. Serán los que se utilicen de forma frecuente, los queordenan o los que permiten crear relaciones con otras tablas . La clave principal de una tabla se indexa de formaautomática. Existe una serie de campos sobre los que no se puede crear un índice: Memo, Hiperenlace yObjeto OLE. El número máximo de índices que soporta una tabla es 32.

Se pueden crear tantos índices como sean necesarios, hasta un máximo de 32, esto no quiere decir que setengan que crear índices en todos los campos , ya que al introducir datos en una tabla, éstos se tienen quereorganizar, tardando más cuantos más índices tenga definidos la tabla, si se prevé que un campo va aalmacenar muchos valores repetidos, no tiene sentido indexarlo, ya que no se conseguirá acelerar la búsquedade información de forma sensible.

Para crear un índice en una tabla, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Al definir un campo en la ventana Diseño, debe seleccionar Sí en la propiedad Indexado del campo.

2. Desde la ventana Diseño de la tabla, ysobre su barra de título, se hace clic enel botón derecho del ratón paradesplegar su menú contextual. Seselecciona la opción Índices, que activasu cuadro de diálogo y muestra todoslos campos que se definieron comoindexados en las propiedades decampo de la ventana de diseño o bienpulsa sobre el icono

3. Esta ventana permite seleccionar loscampos indexados para asociar lostipos de índice a cada campo.

4. Una vez que los campos son indexados, se pueden asociar las propiedades disponibles para ellos.

Para cambiar las propiedades de un índice, hay que seleccionarlo y, a continuación, modificar las propiedadesteniendo en cuenta lo siguiente:

Si ya ha sido definida la clave de la tabla, el nombre del índice aparece señalado como Primary Key y laspropiedades de una clave son siempre: Principal, Única:sí e Ignorar nulos: no, ya que una clave principalnunca puede admitir valores nulos.

Es posible cambiar la clave de una tabla desde este cuadro de diálogo, basta con seleccionar el campoque se quiere hacer clave y poner Sí en la propiedad Principal.

Si algún otro campo sólo puede admitir valores únicos, sin ser clave de la tabla, se tiene que seleccionarla propiedad Principal a No y la propiedad Única a Sí.

Se puede crear un índice compuesto por varios campos para facilitar la búsqueda de información, por ejemplo,cuando se buscan pedidos en la tabla, primero se busca el pedido y, a continuación, todos los productos queforman parte de éste.

DEMO: Vea la manera de crear un índice.

1. Hacer clic derecho en la barra de títulos de la tabla, sacar el menú contextual y seleccionar índice.

2. En la ventana de índices, se hace clic en la primera fila libre de la columna Nombre de índice. En su campo se escribe el

nombre del índice.

3. En la columna Nombre de campo se selecciona el primer campo de la tabla que va a formar parte de este índice.

4. Se selecciona el campo que va a estar relacionado con el índice.

5. En la siguiente fila se indica el nombre del segundo índice Nombre de campo y se selecciona el segundo campo que va a

formar el índice. Esto se puede ir realizando con todos los campos que se quieran añadir al índice. Access 2000 permite

hasta un máximo de 10 campos por índice compuesto.

6. Por omisión, el orden que determina Access 2000 es ascendente, para cambiarlo tiene que hacer clic en la columna Orden

correspondiente a cada campo y seleccionar la opción deseada.

7. Para salvar estos índices, se cierra la ventana y se salvan los cambios de la tabla al cerrar la ventana de diseño de ésta.

Los índices se pueden eliminar desde la ventana de índices. Para ello, se tiene que seleccionar el índice y, acontinuación, se pulsa el botón <Supr>.

Hay que tener cuidado con la eliminación de índices, ya que el que se suprime, puede estar formando la clavede la tabla o ser parte de ella, cuando lo intentemos eliminar Access mostrará un error, y no dejara eliminar elíndice.

DEMO: Éste es un ejemplo de cómo eliminar un índice.

1. Hacer clic en icono de índices y sacar la ventana de índices.

2. Selecciona el índice a borrar.

3. Pulsar la tecla <supr> o bien mediante el menú contextual/eliminar filas.

Conceptos avanzados de Access

Relaciones entre tablas

Cuando se establece una relación entre tablas, una de ellas actuarácomo tabla primaria y la otra como tabla relacionada. Es aconsejableque la tabla primaria tenga declarado el campo común como claveprincipal.

Si entre dos tablas existe una relación y se crea otra, esta sustituirá ala anterior ya que, como se ha indicado, no puede existir más de unarelación entre dos tablas. Sin embargo, una tabla si puede tener dos omás relaciones con otras, siempre que sea con tablas distintas. Ya queuna tabla, por norma general, no es capaz de resolver todos nuestrosproblemas, por lo que es necesario utilizar más de una.

Cuando diseñe la base de datos, haga un diagrama enun papel con las relaciones existentes entre las tablas.Anote los campos mediante los cuales se relacionan sus

tablas. Después de crear las tablas, utilice las notas paraestablecer todas las relaciones.

Autoevaluación

¿Cuántas relaciones se pueden establecer entre dos tablas?

a) Las que se quiera.

b) Tantas como campos tengan.

c) Sólo una.

d) Siempre dos.

Bases de datos relacionales:http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml [Versión PDF]

Conceptos avanzados de Access

Utilizando la ventana Relaciones

La ventana relaciones es muy útil y esencial porque en ella podemos crear y ver las relaciones existentes entoda la base de datos. Veremos como añadir, eliminar tablas e imprimir todas las relaciones.

Para visualizar la ventana de relaciones pulse sobre el botón

, o desde el menú Relaciones de la barra de herramientas.

Si el diseño de la relación se guardó previamente, se mostraráel diseño guardado. De lo contrario, se muestra el cuadro dediálogo Mostrar tabla, que permite seleccionar tablas oconsultas para agregar a la ventana Relaciones.

Las tareas que podemos realizar en la ventana de relacionesson:

Seleccionar tablas o consultas para agregar a la ventana

Relaciones Mostrar todas las relaciones existentes, de esta forma podemos ver todas las relaciones que hay creadaen la base de datos

Mostrar relaciones directas, si pulsamos este botón cuando tenemos seleccionada una tabla, mostrará

todas las relaciones que tiene esa tabla

DEMO: Insertar y eliminar tablas en la ventana Relaciones.

1. Hacer clic en el icono mostrar ventana Relaciones.

2. Hacer clic en icono mostrar tablas y seleccionar las tablas o consultas a mostrar.

3. Sacamos menú contextual y seleccionar la opción ocultar tabla o bien pulsar la tecla <supr>.

En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin decrear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones.

DEMO: Imprimir la ventana Relaciones.

1. Selecciona el menú Imprimir relaciones en el menú Archivo.

2. Hacer clic en Imprimir en la ventana de diálogo Imprimir.

Autoevaluación

En la ventana relaciones solo se pueden mostrar tablas relacionadas.

a) Falso, también se pueden mostrar tablas sin relacionar.

b)Verdadero, solo se pueden añadir aquellas tablas que estánrelacionadas.

Conceptos avanzados de Access

Creando relaciones. Integridad referencial

Access permite crear tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas; cada una de ellas tienen unascaracterísticas que condicionan el comportamiento final de la base de datos.

Debe seleccionar correctamente el tipo de relación entre las tablas para obtener elresultado esperado.

Relación uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla A sólopuede estar enlazado con un único registro de la tabla B y viceversa. Estetipo de relación es la que menos se utiliza. Normalmente se utiliza cuandouna tabla tiene una gran cantidad de campos y se quiere dividir en dostablas. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un únicoDNI.Relación uno a muchos: Cada registro de la tabla A puede estar enlazadocon varios registros de la tabla B, pero cada registro de la tabla B sólopuede estar enlazado con un registro de la tabla A. En el siguiente ejemplo,un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugaren un equipo.Relación muchos a muchos: Cada registro de la tabla A puede estarenlazado con varios registros de la tabla B y viceversa. En el siguiente ejemplo, un vendedor puede habervendido muchos artículos y un artículo puede haber sido vendido por muchos vendedores.

El tipo de relación viene determinado según estén definidos los campos relacionados:

Si ambos campos son claves principales o tienen índices únicos, Access crea una relación uno a uno.Si uno de los campos es una clave principal o un índice único, Access crea una relación uno a muchos.Si la clave principal de la tercera tabla contiene dos campo claves, uno por cada tabla, entonces se tratade una relación muchos a muchos, que equivale a dos relaciones de uno a muchos. Se permite, de estamanera, relacionar dos tablas con una tercera.

Para crear relaciones entre las tablas que forman la base de datos se ha de seguir la siguiente secuencia:

Abrimos la ventana de relaciones.Se añaden las tablas de la base de datos. Si la ventanaBase de datos está vacía, aparece de forma automática elcuadro de diálogo Mostrar tabla que permite añadir lastablas necesarias para crear las relaciones de la base dedatos. Se van seleccionando las tablas a añadir y se haceclic sobre el botón Agregar.Por último, se crean relaciones entre las tablas, para elloarrastramos el campo que queremos relacionado de latabla A sobre el campo de la tabla B.

DEMO: Vea la forma de establecer relaciones entretablas.

1. Pulsar con el botón derecho en el título de la ventana de la Base de

datos y acceder al comando "Relaciones...".

2. Pulsar con el botón derecho en el título de la ventana "Relaciones" y utilizar el comando "Mostrar tabla...". Agregamos las

tablas que nos interesen.

3. Nos vamos a la ventana de relaciones y marcamos el campo de una tabla que queremos relacionar, hacemos clic en el

borde del cuadro de tabla, y determinamos las condiciones de la relación.

4. Para facilitar esta tarea también sería posible utilizar la técnica de Arrastrar y soltar :Arrastrar el campo de la tabla

principal que va a relacionar y soltar sobre el campo de la tabla secundaria con el que lo quiera relacionar (el la demo se

hace doble clic, para facilitar la demostración).

5. Aceptar en el cuadro de modificar relaciones.

La integridad referencial se refiere a un conjunto dereglas por las que se rige Access para garantizar que lasrelaciones entre registros de las tablas relacionadas sonválidas y que no se modifican o eliminanaccidentalmente los datos relacionados. De esta formaAccess mantendrá la base de datos actualizada yordenada, sin datos aislados.

Las funcionalidades que nos proporciona la integridadreferencial son:

No se pueden añadir registros en la tablasecundaria, a no ser que haya un registro con esenúmero en la tabla principal. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe,pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id.de cliente.No se puede cambiar un valor de la clave principal si ese registro tiene registros relacionados. Porejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados aese empleado en la tabla Pedidos.No se puede borrar un registro de una tabla principal si existen registros relacionados en la tablasecundaria. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existenpedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.

Si selecciona las opciones actualizar y eliminar, la funcionalidad de las reglas cambia un poco:

Cuando la casilla de verificaciónActualizar en cascada los camposrelacionados está activada, el cambio deun valor de clave principal en la tablaprincipal actualiza automáticamente elvalor coincidente en todos los registrosrelacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo, con esta opción marcada, al actualizar el identificadorde un empleado, el identificador de la tabla secundaria referente a ese empleado también se modifica.Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, laeliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tablasecundaria. Por ejemplo, si eliminamos un empleado de la tabla y este ha realizado pedidos, Access nosinformará que se va a eliminar el empleado y todos los registros relacionados con él, de esta forma en latabla de pedido no quedarán registros asignados a este empleado.

Para poder aplicar las reglas de integridad referencial, en la tabla principal, el campo por el que se a va aestablecer la relación debe ser una clave principal, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datosy las tablas pertenecer a la misma base de datos.

Si quiere que se apliquen las reglas de integridad referencial en una relación sólo tiene quemarcar las casillas correspondientes.

DEMO: Como establecer reglas de integridad.

1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a modificar.

2. Seleccionar la relación, sacar el menú contextual y elegir Modificar relaciones o bien hacer doble clic sobre la relación.

3. En la ventana Modificar relaciones marcar la opción Exigir integridad referencial, la opción "Actualizar..." asociada y pulsar

sobre Aceptar.

Autoevaluación

El conjunto de reglas que ayuda a mantener la Base de datos actualizada y ordenada, sindatos aislados se llaman...

a) Reglas de integridad referencial.

b) Reglas de tablas.

c) Reglas de relación.

d) Reglas de Access.

Conceptos avanzados de Access

Modificando y eliminando relaciones

Las relaciones, una vez creadas, se pueden modificar de forma que se adapten en todo momento a lasnecesidades de diseño.

Para modificar o eliminar una relación debe activarse su ventana y seleccionar la opción correspondiente, biende los menús de la aplicación, bien del menú contextualasociado a cada relación. Veamos un ejemplo:

Para modificar una relación, se deben realizar estospasos:

En la ventana Relaciones, se hace clic sobre lalínea que representa la relación. Cuando larelación está seleccionada, su línea parece entrazo más grueso.Con la relación seleccionada se hace clic con elbotón derecho del ratón, para desplegar su menú.Se selecciona la opción Modificar relación, queabre el cuadro de diálogo Modificar relaciones, con las características de la relación o bien Eliminar queeliminará la relación existente entre las dos tablas.

Para eliminar o modificar una relación es conveniente cerrar todas las tablas abiertas. Si la tabla no esta cerradano es posible realizar relaciones con integridad referencial.

Si nos encontramos en otra ventana, debemos cambiar a la de Base de datos haciendo clic en Relaciones de labarra de herramientas. Si las tablas cuya relación se desea modificar o eliminar no están mostradas en pantalla,se debe hacer clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas y doble clic en cada tabla que se deseeagregar. A continuación, se elige Cerrar.

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones podemos seleccionar las tablas sobre las quecrear relaciones así como modificar los campos relacionados, así como crear nuevasrelaciones. Recuerde que los tipos de datos de los campos relacionados deben ser iguales.

DEMO: La forma correcta de modificar relaciones en una tabla se explica en esta demostración.

1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a modificar.

2. Seleccionar la relación, sacar el menú contextual y elegir Modificar relaciones o bien hacer doble clic sobre la relación.

3. En la ventana Modificar relaciones cambiar los campos a relacionar de cada tabla.

DEMO: La forma correcta de eliminar relaciones en una tabla se explica en esta demostración.

1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a eliminar.

2. Seleccionar la relación a eliminar, sacar el menú contextual y elegir eliminar o bien pulsar <supr>.

3. Aceptar en la ventana de confirmación.

Conceptos avanzados de Access

Copiando tablas

Access 2000 permite copiar tablas , dando la posibilidad de clonar su estructura solamente o bien la tablacompleta con todos los datos que contenga en ese momento.

A la hora de trabajar con las tablas , se permite copiar a través de varias opciones:

Estructura solamente: para crear tablas que tenganuna estructura muy similar a la que se copia, pero sinlos datos que contenga. Es decir, tendrá una nuevatabla con los mismos campos y propiedades que latabla copiada. Para realizar cambios en su estructura,una vez creada, se selecciona y se hace clic en elbotón Diseño para modificarla.

Estructura y datos: para crear una tabla con la mismaestructura y los datos que contenga, es decir, creauna réplica exacta de la tabla pero con distintonombre.

Anexar datos a la tabla existente: permite copiar los datos de la tabla seleccionada a la tabla de destino.En el campo Nombre de tabla, se selecciona una tabla ya existente en la base de datos y que tenga lamisma estructura, de esta forma se añaden los datos de la tabla origen a los datos de la tabla destino.

DEMO: Vea la forma de copiar una tabla.

1. Abrir la base de datos.

2. Desde la ventana Base de datos, seleccionar la solapa tablas .

3. Seleccionar la tabla a copiar.

4. Desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Copiar.

5. Pegamos la tabla que hemos copiado, usando por ejemplo el icono Pegar de la barra de herramientas Estándar.

6. En el cuadro de diálogo que aparece introducir el nuevo nombre de la tabla a crear.

7. Seleccionar Estructuras solamente y pulsar la tecla Aceptar.

Autoevaluación

A la hora de copiar una tabla se puede copiar...

a) estructura y datos.

b) estructura.

c) datos.

d) relaciones.

Conceptos avanzados de Access

Realizando consultas avanzadas

Como vimos en la unidad didáctica 5, las consultas se utilizan para buscar y recuperar los datos que cumplenunas condiciones especificadas, pudiendo incluir datos de varias tablas.

En los siguientes apartados veremos cómo realizar consultas utilizando criterios de búsqueda y los diferentestipos de consultas existentes en Access.

Conceptos avanzados de Access

Estableciendo criterios de búsqueda

Una de las finalidades más importantes de las consultas es la de seleccionar un grupo de registros quecumplen una determinada característica.

La selección de registros se realiza mediante la introducción de un criterio (condición) en la rejilla QBE de lapantalla diseño. Éstos han de escribirse en las filas Criterios. Las consultas darán respuestas a preguntascomo: ¿Cúal es el producto más vendido?, ¿Quién tiene la edad comprendida entre 20 y 30?...

El criterio o condición es una característica común a todos los registros que deseamos seleccionar y sólo sobreel campo que indiquemos. Para introducir un criterio se procede de la siguiente forma.

1. El criterio se introduce en la fila Criterios y en lacolumna correspondiente al campo sobre el quese realizará la consulta.

2. Se escribe el dato que debe tener los registrosque se desean seleccionar y pulsa <Intro>.

3. Para mostrar la Hoja de datos, donde aparecerántodos los registros que cumplen la condición

pulsa sobre el botón .

4. Para volver a la Venta Diseño y poder editar laconsulta, solo hay que pulsar el botón

El procedimiento realizado por Access para seleccionar los registros es la comparación del dato de cadaregistro, en el campo especificado, con el criterio introducido y, en el caso de coincidir, presentará el registro enla tabla de datos de la consulta. La rejilla QBE, recibe tal nombre de la abreviación de Query By Example

(Consulta por ejemplo).

Para introducir los criterios:

Si el tipo de campo es de Texto. Debe escribirse del dato del mismo modo en que está introducido en latabla, pero encerrado entre comillas, aunque si no se hace, Access las coloca automáticamente.En los campos Numéricos debe introducirse el número con su correspondiente punto decimal (si tuviera).No puede incluir signos monetarios.Si el tipo de campo es Fecha puede indicar la fecha de la siguiente forma: 28 Feb 1994, 28/02/1994; 28-02-1994.

En los campos Memo y Objeto OLE no se pueden introducir criterios.

Conceptos avanzados de Access

Utilizando operadores de comparación

Antes ha realizado consultas para seleccionar registros que contuvieran un determinado dato en un campo. Enestos casos, el criterio constaba sólo de dicho dato, que debía introducirse en la celda del campo en cuestión,y de la fila de criterios, en la rejilla QBE. Mediante la utilización de operadores de comparación y comodines enlos criterios puede realizar una búsqueda más precisa:

Carácter

Uso

Ejemplo

= Hace coincidir cualquier letra o numero.= 100; muestra los registrocoincidentes.

<>

Si se utiliza con número, busca aquellos que sonmenores. Si lo utiliza con letras muestra aquella que sonmenores que ella en el abecedario.

< 400; muestra 350, pero no450.En el abecedario el criterio<"C"; muestra la letra A y Bpero no la Z

<=>=

Mayor igual (>=) o menor igual (<=), busca aquellosvalores que sean mayor/menor e igual que el criteriointroducido.

>=400; mostrara todos losvalores situados por encimade 400 (inclusive).

<>Distinto de... Busca los datos que son distintos del criterioindicado.

<>400; muestra todos losvalores que no coincidan con400.<>"Amapola"; muestraregistros que no coincidancon Amapola

A la hora de realizar una consulta, a veces resulta interesante seleccionar campos que contengan undeterminado dato. Por ejemplo, para buscar todos los nombre de Ciudades que empiecen por la letra "A" o bienbuscar aquellas que comiencen por B y tenga la terminación "ona".

Para realizar este tipo de consultas se utilizan los caracteres comodín, el signo de interrogación (?) quesustituye a un carácter cualquiera o bien el signo asterisco (*) que sustituye a varios caracteres.

Por ejemplo, si tuviera una tabla con los nombres de las ciudades, y el criterio es "B*", obtendrá Barcelona,Badajoz, Badalona... Pero si se introduce como criterio "B*ona", obtendrá Barcelona, Badalona...

Los caracteres comodín puede utilizarse conjuntamente con los operadores de comparación, si se utiliza comocriterio >"B*", la consulta mostrará aquellos registros que no comienzan ni por las letras A, B.

El operador Entre .. y .. busca los registros que coinciden con los valores indicados. Por ejemplo, en el casoEntre "A*" y "D*" como criterio para Ciudad, Access mostrará todas las ciudades que comiencen por A, B, C yD.

Si quiere introducir una condición en un campo, pero no quiere que se muestre, sólo tiene que desmarcar lacasilla Mostrar, situada en la rejilla.

DEMO: Vea el proceso para crear una consulta utilizando criterios.

1. Con la consulta en vista diseño, añade los campos necesarios.

2. Indica el criterio.

3. Mostrar los resultados.

Autoevaluación

¿Se pueden utilizar caracteres comodines con operadores de comparación?

a) Si.

b) No, sólo uno de ellos.

Conceptos avanzados de Accesss

Utilizando varios criterios

Es posible seleccionar un conjunto de registros más específicos indicando varias características comunes aellos, es decir, utilizando varios criterios en la consulta.

Cuando se utiliza más de un criterio en una consulta, éstos estarán relacionados entre sí de dos modosdiferentes:

Que deban cumplirse los criterios a la vez. Esta relación de criterios se corresponde con el operadorlógico "Y". Por ejemplo, para buscar ciudades que empiecen por A y D, se introduciría en el criterio(>="A" Y <="D"), de esta forma se obtendría las ciudades cuya primera letra esté entre las dos letrasindicadas, es decir se mostrarían las que empiezanpor A, B, C, D.Que deba cumplirse uno de los criterios indicados,muestra el registro que cumple una de las doscondiciones o ambas. Esta relación corresponde conel operador lógico "O". Por ejemplo, si quiere buscarlas personas que tienen como apellido ("Ruiz" O"Aparicio"), el conjunto de registros obtenidos serántodas las personas que se apelliden Ruiz y Aparicio.Si en vez de colocar el operador O, coloca "Ruiz" enla celda criterios y "Aparicio" en la celda inferior serealiza la misma función.Para buscar un campo nulo, se utiliza el operador Es Nulo.

También puede introducir criterios que afectan a distintos campos, para ello es necesario escribir cada uno delos criterios en la celda correspondiente de cada campo.

Si los criterios deben cumplirse a la vez, se escriben en la misma línea de criterios. Por ejemplo,personas de apellido Gómez y que vivan en Sevilla, pues se introduciría el criterio "Gómez" en el campoApellidos y en la misma fila, en el campo Ciudad, el criterio "Sevilla".Si tiene que cumplirse uno de los criterios, se deben de escribir en líneas de criterios diferentes. De estaforma los registros que se seleccionan deben cumplir, al menos, uno de los criterios indicados. El mismoejemplo que el anterior pero ahora quiero las personas que sean de Sevilla o se apelliden Gómez. Seutilizarían los mismos criterios, pero ahora colocados en distinta fila.

Puede ordenar de forma ascendente o descendente los registros. Para ello se selecciona la opción deseada enla celda Orden de la rejilla. Si ordena varios campos estos se producirán según la posición del campo.

Conceptos avanzados de Access

Tipos de consultas

La consulta de selección es el tipo más habitual. Con ella se obtienen los datos de una o más tablas y semuestran los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros.

Además de este tipo de consulta, Access ofrece otros tipos de consultas según la necesidad de cadamomento:

Consultas de selección: además de lo visto en los apartados anteriores este tipo de consultas tambiénpuede agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de acción.

Consultas de tabla de referencias cruzadas: Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestravalores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según unconjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo (por filas) de la hoja de datos y otro conjunto dehechos enumerados en la parte superior (por columnas) de la hoja de datos.

Consultas de parámetros: Permiten, por medio de un cuadro de diálogo modificar las condiciones de laconsulta en el momento de ejecución. Las consultas de selección utilizadas hasta ahora se caracterizanporque tienen el criterio de selección incrustadoen el diseño de la consulta. Habrá ocasiones enque será necesario ejecutar una consulta concriterios variables.Por ejemplo, si necesita ir visualizando losregistros de clientes por la primera letra delapellido, tendría que modificar el criterio en laconsulta cada vez que la ejecute para poder obtener lo que desea (A*, luego B*...) si se utiliza lasconsultas de parámetros, cada vez que la ejecute Access mostrara un cuadro que nos pedirá queintroduzcamos el criterio.

Consultas SQL.

DEMO: Vea el proceso para crear una consulta de parámetros.

1. Crea una consulta nueva en Vista Diseño.

2. Agrega algunas tablas mediante el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Añade campos a la consulta haciendo doble clic sobre ellos.

4. Introducir una frase entre [] en la celda Criterios.

5. Guarda la consulta y ejecutala pulsando sobre el botón Ejecutar de la barra Diseño de consultas.

6. Sal de la vista diseño y ejecuta de nuevo el formulario.

Conceptos avanzados de Access

Informes avanzados

Como vimos en la unidad didáctica 5, los informes se utilizan para presentar, de forma impresa o por pantalla,cierta información almacenada en la base de datos. En dicha unidad aprendimos a crearlos; en los siguientesapartados veremos como modificar la presentación de los informes creados para adaptarla a nuestrasnecesidades. Precisamente, esa posibilidad de configurar la forma de presentación de los informes es la ventajaque ofrecen sobre la impresión directa de las hojas de datos o de las consultas.

Conceptos avanzados de Access

Presentación de informes

La creación de un informe desde cero, así como las modificaciones que se realizan en uno ya creado serealizan en lo que se denomina Generador de informe.

Access tiene tres modos de presentación: Diseño, Vista preliminar y Vista previa del diseño.

El modo de presentación Diseño se utiliza para cambiar el diseño de un informe existente o para crear unnuevo informe desde el principio

El modo Vista preliminar se utiliza para comprobar los datos de todo el informe.El modo Vista previa del diseño se utiliza para comprobar la fuente, el tamaño de la fuente y el diseñogeneral de un informe (este icono solo esta activado si el informe está en Vista Diseño.

Se puede acceder al generador de informes de diversas formas. Partiendo de la vista preliminar, el botón de laizquierda de Imprimir es Vista, la que permite seleccionar la opción Vista diseño, que abre la ventana delGenerador de informes

La otra forma de acceder a él es desde la ventana Base de datos, seleccionando el objeto Informes y haciendoclic en el botón Diseño.

Hay que observar que la barra de herramientas Cuadro de herramientas, es la misma que laque se utiliza para crear formularios.

DEMO: A través de esta demostración sabremos cómo acceder al generador deinformes.

1. Seleccionar el objeto Informes.

2. Marca el informe y pulsar sobre Diseño.

Conceptos avanzados de Access

Eliminado y añadiendo secciones

En el modo de presentación Diseño, el diseño del informe aparece en forma de secciones y controles.

Un generador de informes siempre debe dividir los informes en, al menos, las siguientes partes o secciones paraque el informe sea mínimamente legible:

Encabezado del informe: aparece una sola vez al principio del informe. Puede utilizarse para elementoscomo título del informe, fecha de impresión. El encabezado del informe se imprime antes que elencabezado de página de la primera página del informe.Encabezado de página: aquí se escribirá el título que se quiere que aparezca en cada una de las páginasdel informe, si tiene más de una. Generalmente, se escriben los nombres de los campos que apareceránen la sección Detalle.Detalle: contiene el cuerpo principal de los datos del informe, se escribirán los datos del informe ycontendrá los campos que quiere que se impriman en el informe.Pie de página: se determina la información que se quiere quede impresa en cada una de las páginas delinforme.Pie del informe: se determina la información que se quiere que quede impresa al final del informe, encaso de tener muchas páginas, quedará impresa en la última página del informe.

Es posible que en algún informe no se quiera incluir un encabezado o un pie. Para ello, se puede ajustar eltamaño de la sección con una altura cero o su propiedad visible a No, para que no se muestre.

DEMO: Vea como ocultar un encabezado o pie de página..

1. Abrir un informe en vista diseño.

2. Hacer doble clic sobre la barra horizontal "Encabezado de informe".

3. En la ventana de propiedades establecer la propiedad visible a No.

4. Luego hacer lo mismo con el pie de informe.

5. Pasar a Vista preliminar para ver el resultado.

6. Hacer doble clic sobre encabezado y en el cuadro de propiedades establecer la propiedad visible a No.

Aparte de las secciones que se crean mediante el asistente, el usuario puede crear o eliminar las seccionesnecesarias, conforme el diseño que necesite en cada momento.

Para eliminar una sección se han de seguir los siguientes pasos:

1. Desde la ventana de Diseño se selecciona la opción Ordenar y Agrupar del menú Ver, que muestra loscampos que forman parte del informe. Los campos que están seleccionados para ordenar o agrupar elinforme disponen de una marca a la izquierda.

2. Se selecciona el campo a eliminar haciendo clic en la parte izquierda del campo y se elige la opción Noen el campo Encabezado de grupo. Con esto, se consigue suprimir la sección formada por ese campo.Si lo que se quiere es eliminar el campo del informe, se selecciona, y con él marcado, se pulsa la tecla<Supr>. De forma inmediata Access 2000 genera un mensaje que permite confirmar la eliminación deeste campo.

De forma similar a como se eliminan secciones en los informes, se pueden añadir nuevas secciones paraagrupar datos en un informe, para ello hay que hacer lo siguiente:

1. Desde la ventana de Diseño se selecciona la opción Ordenar y Agrupar del menú Ver. Esto abre laventana del mismo nombre que muestra los campos que forman parte del informe.

2. Para seleccionar uno de los campos del informe y formar una sección de agrupamiento, se selecciona elcampo y, en la opción Encabezado de grupo, se selecciona la opción Sí.

3. Existe también la opción Pie de grupo, que crea una sección que permite introducir campos calculadospara los datos agrupados por esta sección.

Para hacer que estos cambios sean permanentes sobre el diseño del informe, se hace clicen el botón para cerrar la ventana y, de forma automática, Access 2000 genera un cuadrode diálogo que obliga a confirmar los cambios realizados.

DEMO: Compruebe cómo eliminar y añadir secciones a un informe.

1. Acceder a generador de informes.

2. Abrir la propiedad Ordenar y Agrupar del menú Ver.

3. Quitar encabezado y pie de grupo.

4. Comprobar el resultado en Vista Preliminar.

Autoevaluación

¿Cómo se denomina el cuerpo principal del informe?

a) Encabezado de informe.

b) Detalle.

c) Pie de informe.

d) Pie de sección.

Conceptos avanzados de Access

Introduciendo saltos de página

Se puede utilizar un salto de página para señalar dónde se quiere empezar una nueva página dentro de unasección. Por ejemplo, cuando desee dividir la información del encabezado o el pie del informe en dos páginasnuevas, se utiliza una salto de página. Si se quiere comenzar una página nueva antes o después de unasección, se usa la propiedad Forzar nueva página de la sección.

Para insertar saltos de página también se puede usar el control de salto de página, que es comocualquier otro control. Puede seleccionarlo haciendo clic en él. Una vez seleccionado, se puede copiar,eliminar. Esto es válido tanto para los informes como para los formularios, aunque la mayor utilidad seconsigue en los primeros.

Access marca el salto de página con una línea corta punteada en el borde izquierdo del informe. Para eliminarun salto de página, se selecciona la línea corta punteada haciendo clic sobre ella y se pulsa la tecla <Supr>.

DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo introducir saltos de página.

1. Se abre el informe en la vista Diseño.

2. Se hace clic en la herramienta Salto de página del cuadro de herramientas.

3. Se hace clic en el informe donde se desea colocar el salto de página. Se coloca el salto de página encima o debajo de los

controles para evitar dividir los datos de ese control.

Conceptos avanzados de Access

Agregando fecha

En un informe se puede agregar rápidamente una fecha o un número de página. En ambos casos se utiliza elmenú Insertar. Además, a la hora de insertar un Número de página, puedeseleccionar la posición o el formato del número:

Formato: Si se selecciona la opción Página N, muestra en cada página elnúmero que le corresponde (Página 3), sin embargo si se selecciona laPágina N de M, Access mostrara el número que corresponde a esapágina y el total de ellas (Página 2 de 19).Posición: Se puede colocar al final (pie del informe) o al principio de lapágina (encabezado del informe).

Si se introduce una Fecha/hora se puede seleccionar entre introducir la fecha ola hora, en ambos casos se puede seleccionar el formato que se desea.

DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo introducir una Fecha.

1. Abrir un informe en Vista Diseño.

2. Seleccionar la opción Fecha/Hora del menú Insertar.

3. Establecer el formato deseado de la fecha.

4. Establecer el formato deseado de la hora.

5. Ver el resultado en la Vista Preliminar.

Conceptos avanzados de Access

Creando etiquetas

La creación de etiquetas está muy relacionada con la creación de informes que sirven para la generación demailings o envíos postales masivos.

Los siguientes pasos describen cómo generar de la forma más rápida y sencilla etiquetas postales para unmailing:

1. En la ventana Base de datos se selecciona el objeto Informes. A continuación, se hace clic en el botónNuevo. Desde la ventana Nuevo Informe, se selecciona la opción Asistente para etiquetas. Esta ventanapermite seleccionar la tabla desde la que se van a extraer los datos para generar esas etiquetas. Si elmailing que se va a realizar va a ser a los clientes de una compañía, la tabla a seleccionar será la declientes. Se pulsa el botón Aceptar.

2. La acción anterior abre la ventana Asistente para etiquetas para seleccionar el formato de las etiquetasse van a crear. Existe gran cantidad de formatos de etiquetas en el mercado, cuya ventana dispone deuna amplia lista que permite optar por los formatos de uso más habitual.

Además de seleccionar el formato de la etiqueta, se puede elegir la unidad de medida. Si es la unidadinglesa, la lista de etiquetas cambia las unidades a pulgadas. También es posible que se quiera utilizarpapel continuo, en vez de hojas para la impresión.

Otra opción es crear su propio formato de etiquetas, para ello dispone de el botón Personalizar. Estoabre la ventana Nuevo tamaño de etiqueta, que dispone de una lista con los formatos personalizados. Sies la primera vez que se va a crear un formato de etiqueta, esta lista aparece vacía. La ventana disponede un botón Nueva que permite generar el nuevo formato de etiqueta. En esta ventana puede determinartodos los márgenes necesarios para generar el nuevo tipo de etiqueta que necesite. Simplemente bastacon situar el puntero del ratón sobre los cuadros que determinan las diferentes longitudes y escribirlas.Una vez que se han escrito todas las longitudes, en el cuadro de texto se escribe el nombre del formatode la etiqueta y se hace clic en el botón Aceptar.

3. Para el ejemplo que se está desarrollando, se seleccionará el fabricante Avery y el número de productoOML 202, una vez señalada, se hace clic en el botón Siguiente.

4. La siguiente ventana le permite seleccionar el tipo y tamaño de la letra que va a imprimir en las etiquetas,así como su color. Una vez seleccionado, se pulsa el botón Siguiente.

5. La ventana permite seleccionar la información que se va a imprimir en la etiqueta, también permitegenerar la etiqueta prototipo. La ventana está dividida en dos partes: la derecha y la izquierda, que ofreceuna lista con los campos de la tabla que seleccionó en la primera ventana. Como las etiquetas son paraun mailing a efectuar sobre todos los clientes de la compañía, se irán seleccionando de formaconsecutiva los campos a imprimir. En primer lugar, se selecciona el campo NombreCompañia y se haceclic sobre el botón que se encuentra entre la lista con los campos de la tabla y la etiqueta prototipo. Unavez seleccionado, se pulsa <Intro>, lo que le permitirá poner el siguiente campo debajo del que acaba deañadir. Los campos que se han seleccionado son, Nombre de la compañía, Dirección, Ciudad, Región,Código postal y País.

6. La siguiente ventana permite ordenar la impresión de las etiquetas. Dispone de una lista en su parteizquierda que muestra todos los campos por los que se pueden ordenar estas etiquetas.

7. La última ventana del Generador de etiquetas sirve para almacenar en forma de informe el trabajorealizado. En este caso, el nombre utilizado ha sido Etiquetas Clientes. Las etiquetas se guardan de lamisma forma que se guardan los informes y están disponibles dentro de la solapa Informes de la ventanaBase de datos. Cuando se ejecuta en modo Vista previa, las etiquetas se muestran en una ventana comola utilizada para mostrar informes. Para imprimir las etiquetas seleccione el botón Imprimir.

DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo crear etiquetas.

1. Abrir el Asistente para etiquetas.

2. Seleccionar el origen de datos.

3. Establecer el formato tanto el tipo de letra así como el tamaño.

4. Agregar los campos que se quieran visualizar.

5. Establecer el campo por el que serán ordenadas las etiquetas a la hora de mostrarse.

Autoevaluación

¿Qué es una etiqueta?

a) Un tipo de formulario.

b) Un tipo de tabla.

c) Un tipo de informe.

Conceptos avanzados de Access