Informe desarrollo Practica Empresarial Implementación del ...

Informe desarrollo Practica Empresarial

Implementación del Área de Gestión Humana

CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL

CDEM

Presentado por:

INES ALEXANDRA TOLOZA PEREZ

MAGALI ROCIO URUEÑA SANCHEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Bogotá D.C, Noviembre de 2015

Informe desarrollo Practica Empresarial

Implementación del Área de Gestión Humana

CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL

CDEM

Presentado por:

INES ALEXANDRA TOLOZA PEREZ

MAGALI ROCIO URUEÑA SANCHEZ

Docente:

ELSA RODRIGUEZ MARTINEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Bogotá D.C, Noviembre de 2015

Dedicatoria

A, nuestras familias que nos han apoyado durante este

proceso de estudio.

A, nuestros amigos que nos han acompañado en cada

momento dándonos apoyo y colaboración.

A todos ellos dedicamos este trabajo con mucho cariño y

agradecimiento.

“Un emprendedor ve oportunidades allá donde otros solo ven problemas”.

Michael Gerber.

Agradecimientos

Las autoras expresamos agradecimiento a la organización Representaciones es

Inversiones Elite Ltda, especialmente a la Doctora Olga Patricia Parga Cerón, Directora de

Gestión Humana y al Doctor Jorge Enrique Echeverry Guzman, Gerente General, por darnos

la oportunidad de realizar nuestra práctica empresarial y mediante los conocimientos

adquiridos en nuestra carrera contribuir al crecimiento de tan prestigiosa empresa.

De igual forma expresamos agradecimiento a la Doctora Elsa Rodríguez, Profesora y

Tutora de la Práctica Empresarial de la Universidad Cooperativa de Colombia, quien con su

experiencia y dedicación ha contribuido a la elaboración y presentación de este proyecto.

Finalmente agradecemos a la Universidad Cooperativa de Colombia por brindarnos la

oportunidad de formar parte del CDEM a través de la Opción de Grado- Practica Empresarial

y por formarnos y enseñarnos durante nuestra carrera a ser mejores personas y profesionales

de Éxito.

Tabla de Contenido

Introducción ............................................................................................................................... 12

Justificación ............................................................................................................................... 14

Carácter Situacional ................................................................................................................... 16

Reseña Histórica: ................................................................................................................... 16

Nombre: ................................................................................................................................. 17

Misión: ................................................................................................................................... 17

Visión: .................................................................................................................................... 18

Tipo de influencia social: ....................................................................................................... 18

Tipo de Actividad: ................................................................................................................. 18

Cobertura de la Actividad: ..................................................................................................... 18

Ubicación geográfica: ............................................................................................................ 19

Estructura de la empresa: ....................................................................................................... 19

Servicios: ............................................................................................................................... 21

Datos Responsable de la práctica por parte de la organización: ............................................ 21

Línea Base: ............................................................................................................................ 21

Formulación del Problema......................................................................................................... 23

Diagnostico Empresarial............................................................................................................ 24

Metodología del Diagnostico Utilizada ................................................................................. 24

Implementación y desarrollo del Diagnostico ....................................................................... 28

Conclusiones y Resultados del Diagnostico .......................................................................... 58

Antecedentes de la Práctica ....................................................................................................... 62

Análisis del Entorno Empresarial .............................................................................................. 64

Análisis Interno Empresarial ..................................................................................................... 66

Objetivo General........................................................................................................................ 67

Objetivos Específicos: ........................................................................................................... 67

Marco Teórico ........................................................................................................................... 67

Marco Referencial: ................................................................................................................ 67

Marco Conceptual: ................................................................................................................. 75

Marco Normativo: .................................................................................................................. 79

Plan de Trabajo .......................................................................................................................... 81

Cronograma de Actividades ...................................................................................................... 82

Propuesta de Implementación del Proceso del Área de Gestión Humana ................................ 84

Resultados .................................................................................................................................. 94

Descripción de Resultados ..................................................................................................... 94

Impacto de la propuesta ......................................................................................................... 95

Logros .................................................................................................................................... 95

Indicadores Aplicados ............................................................................................................ 96

Presupuesto ............................................................................................................................ 98

Conclusiones .............................................................................................................................. 99

Recomendaciones .................................................................................................................... 101

Referencias Bibliográficas:...................................................................................................... 102

Anexos ..................................................................................................................................... 105

Lista de Tablas

Tabla No 1. FODA Representaciones e Inversiones Elite Ltda.………………...……………29

Taba No 2. Preguntas Orientadoras Empleados Administrativos…………………..………..58

Tabla No 3. Preguntas Orientadores Empleados Operativos………………..………………..59

Tabla No 4. Análisis del Entorno Empresarial Representaciones e Inversiones Elite Ltda.....65

Tabla No 5. Recursos Representaciones e Inversiones Elite Ltda.……………..……………..66

Tabla No 6. Matriz Legal Representaciones e Inversiones Elite Ltda.……….……………….79

Tabla No 7. Plan de Trabajo práctica empresarial…...………………………………………..81

Tabla No 8. Cronograma de Trabajo Práctica Empresarial…...………………………………82

Tabla No 9. Indicadores de Gestión………………….…………………….………………….96

Tabla No 10. Presupuesto………...……….……………………………….………………….98

Lista de Figuras

Figura No 1. Estructura Representaciones e Inversiones Elite Ltda…………………………. 20

Figura No 2. Dirección de Gestión Humana…………………………………….…………… 30

Figura No 3. Dirección de Gestión Humana- Asistencia………………………..…………… 30

Figura No 4. Nomina………………………………………………………………………… 31

Figura No 5. Coordinador HSEQ………………………………………………….…………. 31

Figura No 6. Recepción……………………………………………………………………... 32

Figura No 7. Mantenimiento…………………………………………………………………. 32

Figura No 8. Archivo………………………………………………………………………… 33

Figura No 9. Empleados Operativos…………………………………………….…………… 33

Figura No 10. Empleados Operativos…………………………………………….………….. 34

Figura No 11. Estructura de la Encuesta. …………………………………………………….37

Figura No 12. Pregunta 1, empleados Operativos………………………………..…………. 39

Figura No 13. Pregunta 2, empleados Operativos…………………………………………... 40


Figura No 15. Pregunta 4, empleados Operativos …………………………………………...42

Figura No 16. Pregunta 5, empleados Operativos……………………………………………43



Figura No 19. Pregunta 8, empleados Operativos …………………………………………...46


Figura No 21. Pregunta 1, empleados Administrativos……………………………….…….. 48

Figura No 22. Pregunta 2, empleados Administrativos ……………………………………...49


Figura No 24. Pregunta 4, empleados Administrativos ……………………………….……..52

Figura No 25. Pregunta 5, empleados Administrativos ……………………………….……..53

Figura No 26. Pregunta 6, empleados Administrativos……………………………….…….. 54




Figura No 30. Consolidado Preguntas Empleados Administrativos…………….………….. 59

Figura No 31. Consolidado Preguntas Empleados Operativos. ……………………….…….60

Figura No 32. Comparación resultados Empleados Administrativos y Operativos…….….. 61

Figura No 33. Estructura de los Procedimientos a Desarrollar……………………………….84

Figura No 34. Estructura Propuesta para el Área de Gestión Humana……………………….86

Figura No 35. Estructura Proceso de Selección……………………………………………… 89

Figura No 36. Estructura Proceso de Inducción……………………………………………....91

Figura No 37. Estructura Proceso de Capacitación………………………………………….. 94

Figura No 38. Indicadores de Gestión………………………………………………………. 97

Figura No 39. Costo Salario Asistente de Bienestar y Desarrollo del Talento Humano……...99

11

Prólogo

Este proyecto representa para nosotras las autoras una alegría inmensa al presentar con

gran orgullo esta propuesta a la organización Representaciones e Inversiones Elite Ltda.,

denominada “Implementación del Área de Gestión Humana”, realizada a través de un

esfuerzo mancomunado, logrando cumplir cada una de las metas y objetivos en este escrito

planteados.

En este trabajo presentamos una investigación profunda del procedimiento general de

Gestión Humana y sus diferentes componentes como los son el procedimiento de Selección,

Inducción y Capacitación demostrando mediante las diferentes teorías administrativas y el

trabajo de campo la importancia de su eficiente implementación y ejecución dentro de una

organización.

Este proyecto inicia con una introducción de los hallazgos encontrados en la

organización a través de los instrumentos de la observación, la entrevista y la encuesta,

seguido de una investigación mediante los diferentes marcos teóricos (Referencial, Conceptual

y Normativo) y terminando con la propuesta de recomendación de las soluciones posibles a

implementar, los logros ejecutados y las conclusiones del estudio.

Magali Rocio Urueña Sánchez

Inés Alexandra Toloza Pérez

Autoras

12

Introducción

"Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una

oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber.”

– Albert Einstein”

La selección de personal idóneo debe ser uno de sus objetivos principales a cumplir por

una organización, personal que a través de sus cualidades intelectuales ofrezca a la

organización ventajas competitivas que le permitan ser líder en el mercado, este debe ser

complementado con un proceso de Inducción y Capacitación que refuerce las características

laborales del trabajador que se visualizaron en el proceso de Selección.

El proceso de Inducción adicionalmente proporciona al candidato escogido

información completa de la organización y sus funciones a realizar logrando una adaptación

más eficaz tanto en su puesto de trabajo como en la empresa contratante.

El proceso de Capacitación debe ir centrado en temas que respondan a los objetivos,

metas y estrategias de la empresa, periódicamente se debe realizar una evaluación que logre

seguir identificando las competencias, conocimientos y habilidades de cada empleado así

como sus falencias. El beneficio que obtendrá la empresa es que el candidato seleccionado

tenga más sentido de pertenecía con la organización y con sus responsabilidades actuales y

futuras e igualmente el trabajador se beneficiará porque se refuerza con capacitaciones su

carrera y especialidad.

13

Es por esto que la propuesta desarrollada aportara a Representaciones e Inversiones-

Elite Ltda., el diseño de un proceso de Selección que provea personal idóneo, con la

experiencia y formación académica necesaria para desempeñarse en un cargo específico, dará

la retroalimentación necesaria a los trabajadores para ejercer sus labores e infundirá sentido

de pertenencia hacia la organización y la capacitación constante será reforzamiento y

complemento del conocimiento del trabajador generando mayor eficiencia y eficacia en la

labor asignada.

Diseñar un proceso de Selección, Inducción y Capacitación del personal se convertirá

en una herramienta de gran utilidad para la empresa Representaciones e Inversiones Elite

Ltda., pero también para el candidato reclutado que participa en él, ya que con la

implementación de la técnicas sistematizadas y estructuradas tales como: entrevista, pruebas

psicotécnicas, exámenes médicos y ocupacionales, se podrá obtener información suficiente y

objetiva sobre las características físicas y psicológicas (aptitudes, inteligencia, habilidades y

destrezas específicas, motivación y personalidad), logrando escoger el mejor candidato e

identificando las cualidades y calidades con que este trabajador cuenta para poder ubicarlo en

el puesto de trabajo más adecuado.

Se elige realizar la práctica empresarial en el área de Gestión Humana por que se

evidencia debilidad en los procesos, teniendo en cuenta que el Talento Humano es

fundamental en cualquier organización y contar con personal calificado facilitara a la

organización ser más eficaz, eficiente y productiva, sin contar los constantes cambios del

mundo moderno donde hoy en día los empleados de una empresa son la columna vertebral, los

que tienen la visión del éxito.

14

Justificación

Debido a quejas recurrentes que ingresan por el conducto comercial, la Gerencia

General de Representaciones e Inversiones Elite Ltda., está convencida de la existencia de un

problema crítico en el recurso humano de la organización, puesto que se trata de no

conformidades que tienen ese factor en común, el cual está involucrado en un alto grado en

todos los componentes de la prestación de los servicios de la empresa:

1. La programación, ejecución y control de las tareas y rutinas de la empresa depende

totalmente del personal de la organización a diferentes niveles, desde el directivo

hasta el operativo.

2. El suministro de insumos y elementos contempla la adquisición, recibo,

almacenamiento, alistamiento, despacho y distribución de pedidos para la

prestación del servicio, lo que también involucra y depende en alto grado del factor

humano.

3. Finalmente, el suministro y operación de los equipos y la maquinaria con que se

presta el servicio dependen también en su adquisición, entrega inicial, operación y

mantenimiento técnico, del personal de la empresa.

Por esto se considera que es necesaria la revisión y reestructuración del proceso de

Gestión Humana de la organización, de manera que su implementación permita corregir la

ocurrencia y reiteración de esas situaciones.

15

Al involucrarnos directamente en el proceso y conocer las reclamaciones y no

conformidades recibidas, encontramos que el proceso de Gestión Humana de la Empresa no

cuenta con los sub-procesos de Selección, Inducción y Capacitación de personal apropiado

lo que se refleja en:

1. Alta rotación de personal que fomenta constantes cambios, incapacidades y renuncias.

2. Funciones inadecuadas con el perfil del empleado

3. Falta de experiencia de los empleados contratados.

4. Ausencia de sentido de pertenencia de los empleados con la Organización.

5. Falta de conocimiento para realizar algunas tareas específicas.

6. Insatisfacción del cliente con la labor realizada por el personal.

7. Constantes Quejas y reclamos de los clientes.

Basados en la fundamentación anterior concluimos que se hace necesario para

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., reestructurar su proceso de Gestión Humana,

incluyendo procedimientos de Selección, Inducción y Capacitación de personal adecuados a

las necesidades de la organización y de sus clientes, lo que le permitirá encontrarse a la

vanguardia de los cambios que a nivel de las ciencias de la Administración ha tenido este

proceso y fortalecer la estructura humana de la organización, mejorando y optimizando en

consecuencia su desempeño y resultados.

16

Esta propuesta a corto plazo permitirá a la organización contar con clientes satisfechos

por la prestación del servicio lo que se verá reflejado en la fidelización de los mismos, en la

consecución de nuevos clientes con origen en el factor multiplicador y de manera consecuente

en el incremento de las ventas. Además le permitirá contar con empleados motivados y con

sentido de pertenencia que realizaran las labores asignadas de forma efectiva, disminuyendo

los costos de reproceso que implica la alta rotación.

La consecuencia de no reestructurar el proceso de gestión humana significaría para la

organización contar con clientes insatisfechos que rápidamente buscaran otro proveedor que

satisfaga sus necesidades además de ser multiplicadores de su experiencia negativa generando

un rezago de clientes potenciales.

A nivel del personal de la organización la consecuencia de no reestructurar el proceso

significa contar con empleados que no se encuentran capacitados para la realización de la

labor asignada aumentando de forma directa el índice de accidentalidad, contribuyendo

además con su bajo sentido de pertenencia y fidelidad así como un clima laboral inadecuado,

lo que continuará viéndose reflejado en la deficiente prestación del servicio.

Carácter Situacional

Reseña Histórica:

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., fue constituida el 24 de Octubre de 1988 y

registrada bajo el número 250014 del libro IX de la notaria VI de Bogotá D.C., con más de

17

veinticinco (25) años de experiencia en el mercado es una empresa reconocida por su

excelencia en la prestación del servicio de aseo, cafetería y mantenimiento, responsabilidad y

cumplimiento, así como por una respuesta ágil y efectiva ante los requerimientos de los

clientes. Conformada por un equipo de profesionales con amplia experiencia técnica, logística

y comercial, se ha logrado ampliar, fortalecer y consolidar en un mercado competitivo, en el

cual ha llegado a convertirse en una de las empresas líderes, contando a la fecha con más de

1.000 empleados a nivel nacional enluciendo, atendiendo y manteniendo las instalaciones de

diversos clientes en los sectores público y privado.

Nombre:

Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Misión:

“Prestar el servicio de Aseo, cafetería, mantenimiento locativo, jardinería, preparación

y suministro de alimentos que garantice la satisfacción del cliente en el momento y lugar que

los necesiten, a través de la búsqueda constante de eficiencia y eficacia con el mejoramiento

continuo de nuestros procesos, así como participar en el desarrollo social y cultural del país

en armonía con el medio ambiente, mediante el constante fortalecimiento de los recursos

humanos”.

18

Visión:

“Posicionar a Representaciones e Inversiones Elite Limitada en el mercado nacional e

internacional como una empresa líder a través de productos y servicios de excelente calidad,

también destacada, por el valor que le asigna a la conducta ética de sus miembros y por el

esfuerzo permanente con el compromiso constante de armonía hacia el medio ambiente”.

Tipo de influencia social:

La Responsabilidad social de la empresa Representaciones e Inversiones Elite Ltda., se

centra en fomentar empleo para personas de escasos recursos y la preferencia de madres

cabeza de familia.

Tipo de Actividad:

Prestación de servicios de aseo, cafetería y mantenimiento.

Cobertura de la Actividad:

Representaciones e Inversiones Elite Limitada, presta sus servicios de aseo, cafetería y

mantenimiento a nivel nacional a empresas de diferentes sectores del mercado como Entidades

financieras y Bancos, Clínicas y Hospitales, industrias, laboratorios farmacéuticos,

Instituciones Educativas, Entidades y Empresas del Sector Público y Privado, Comercios,

Todo tipo de oficinas, Edificios y Conjuntos de propiedad Horizontal entre otros.

19

Ubicación geográfica:

Representaciones e Inversiones- Elite Ltda., se encuentra ubicada en la ciudad de

Bogotá D.C., en la calle 102 No 70G-63, Barrio Santa Rosa Norte, localidad Suba.

Estructura de la empresa:

20

Figura No 1. Estructura Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Fuente: Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

21

Servicios:

El objeto social de la empresa Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es prestar el

servicio de aseo, limpieza, suministro de implementos de aseo, compra, distribucion y venta

de los mismos, servicio de cafeteria, suministro de implementos de cafeteria, compra,

distribucion y venta de los mismos, servicio de cafeteria. Ademas podra prestar el servicio de

jardineria, mantenimiento de zonas verdes, poda y tala de arbustos, mantenimiento tecnico

locativo y trabajos en alturas.

Datos Responsable de la práctica por parte de la organización:

Nombre: Olga Patricia Parga Ceron

Cargo: Directora de Gestion Humana

Correo: [email protected]

Direccion de la Empresa: Calle 102 No 70G-63

Telefono Fijo: 271 1456- 643 2979 Ext. 106

Celular: 313 4909456- 317 8934837

Línea Base:

La administración de la gestión del talento en una organización es una de las más

grandes responsabilidades designadas al área de gestión humana, inicialmente conocida como

área de recursos humanos, nombre que no explotaba el total de las atribuciones que según la

globalización deben tener las personas contratadas para una labor especifica en una empresa,

mailto:[email protected]

22

no se trata de ver al empleado como un instrumento sustituible que hacia parte de los activos

de fijos de una empresa, actualmente son los empleados, su conocimiento y habilidades los

que prometen el éxito de las organizaciones.

Es por esto que el área de gestión humana en su función de administración de personal,

debe ser lo más acertada y pertinente posible, debe ir enfocada a encontrar personal que

cumpla las expectativas de lo que quiere la organización, respondiendo el por qué se contrata a

una persona en lugar de otra para un cargo especifico, a planificar y realizar la inducción y

capacitación del personal con el fin de lograr de éste, el desempeño, el desarrollo y la eficacia

que requieren la organización para el cumplimiento de sus objetivos.

Siendo necesario el ingreso de los nuevos trabajadores a las organizaciones, el proceso

de selección, inducción y capacitación se vuelve totalmente necesario, este proceso debe

constar de pasos específicos que decidirán el candidato escogido para ocupar el cargo vacante.

“la selección de personal es la elección del individuo adecuado para el cargo adecuado

tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal así como la

eficacia de la organización, haciendo énfasis en que con la selección de personal se buscan

solucionar dos problemas fundamentales: Adecuación del hombre al cargo y eficiencia del

hombre en el cargo” (Chiavenato, 2005, p. 238)

Es así como (Chiavenato, 2005, p. 238) define la importancia que tiene el proceso de

selección, inducción y capacitación para las organizaciones identificando que los seres

humanos cuentan con características, habilidades y cualidades diferentes, actúan y piensan

diferente siendo fundamental en el proceso de selección, inducción y capacitación tener como

23

punto de partida la observación de estos factores para poder predecir a futuro el resultado de

su contratación, su rendimiento y adecuación al cargo.

Basados en la fundamentación anterior se hace necesario para Representaciones e

Inversiones Elite Ltda. , reestructurar su proceso de Selección, Inducción y Capacitación de

personal lo que le permitirá encontrarse a la vanguardia de los cambios que ha tenido este

proceso y fortalecer la estructura humana de la organización, mejorando y optimizando en

consecuencia su desempeño y resultados.

Formulación del Problema

Dentro del ámbito de la prestación de los servicios de la empresa Representaciones e

Inversiones Elite Ltda., el área comercial en cabeza del Gerente General ha recibido durante

los últimos dos años múltiples y reiteradas quejas de los clientes quienes coinciden en que no

obtienen el servicio esperado por deficiencias en la realización de las tareas y rutinas,

desconocimiento de las labores, poco compromiso y alto ausentismo entre otras, así como otra

serie de quejas que tienen que ver de manera indirecta con estas mismas causas.

Revisadas las situaciones generadas se observa que hay un factor común en todas ellas:

el deficiente desempeño del personal, lo cual indica deficiencias estructurales en el proceso de

Gestión Humana, área de apoyo de la organización que no provee el talento humano adecuado

para la prestación del servicio.

24

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es una empresa que presta servicios de

aseo, cafetería y mantenimiento. Dichos servicios cuentan con un componente alto de factor

humano para su desempeño, por lo que el área de gestión humana se vuelve eje central del

cumplimiento del objeto social de la compañía.

El hecho de que esta organización que cuenta con más de 1000 empleados y 25 clientes

no satisfaga sus necesidades y las de sus clientes la coloca en desventaja frente a la gran

competencia del mercado y la hace perder clientes- ventas potenciales que es de lo que le

permite su crecimiento y sostenibilidad en el mercado.

Diagnostico Empresarial

Metodología del Diagnostico Utilizada

La metodología a emplear para la creación de esta propuesta de implementación del

área de gestión humana en Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es de tipo Descriptivo

con enfoque cualitativo que según Sampieri, Collado, Lucio (2006) “Usa la recolección de

datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para

establecer patrones de comportamiento y probar teorías”.

En cuanto a los estudios de alcance Descriptivo según Dankhe, (1989) “buscan

especificar las propiedades, las características y los perfiles de las personas, grupos o

comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis”. Es decir miden, evalúan

25

o recolectan datos sobre diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o componentes

del fenómeno a investigar. (Sampieri, et al., 2006, p. 102).

El diseño de esta investigación es transversal porque la información se va a tomar en

tiempo actual real en un único momento, según Sampieri, et al. (2006) menciona “son

estudios que recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es

describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado. Es como

tomar una fotografía de algo que sucede”.

El método que se empleara en esta propuesta para el desarrollo del diagnóstico de

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es la Matriz FODA, técnica que fue originalmente

propuesta por Albert Humphrey durante los años 60's y 70's en los Estados Unidos durante una

investigación del Instituto de Investigaciones de la universidad de Stanford que tenía como

objetivo descubrir por qué fallaba la planificación corporativa.

Esta metodología tiene como fin estudiar las situaciones de una organización

permitiendo analizar de forma profunda sus características internas y externas, evaluando sus

fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para de esta forma generar y planificar

estrategias que permitan minimizar las debilidades y amenazas y maximizar las fortalezas y

oportunidades generando para la empresa ventajas competitivas que le permitan conservar un

desarrollo viable y sostenible en el tiempo.

26

Para determinar las falencias de forma precisa procedemos a determinar la técnica de

investigación a través del instrumento que se define como “los instrumentos son los medios

materiales que se emplean para recoger y almacenar la información” (Arias, 1999).

Para este caso los instrumentos escogidos son en primera instancia la observación que

involucra no solo el sentido de la vista, sino todos los sentidos para poder llegar a comprender

una situación en todo su contexto y que según Sampieri, et al. (2006) “no involucran un

formato específico, sino que es a juicio del observador su registro y almacenamiento”.

En segunda instancia utilizaremos la entrevista Sampieri, et al. (2006) la define como

“una reunión para intercambiar información entre una persona (entrevistador) y otra

(entrevistado)”, la cual nos da una mayor claridad del proceso actual y de sus necesidades, es

información de primera fuente, además de ser muy precisa y detallada. (Se realizara una

entrevista a la persona encargada del proceso de gestión humana y a la gerencia general).

En tercera instancia utilizaremos un cuestionario estructurado que según Sampieri, et

al. (2006) “consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir en

donde se pueden usar preguntas cerradas, con respuesta delimitada (si o no, positivo o

negativo) y repuesta abiertas, que dependen de la percepción del entrevistado.”

Para que un instrumento sea eficaz debe ser confiable y tener validez. La confiabilidad

de un instrumento de medición según Sampieri, et al. (2006) se refiere al “grado que su

aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce resultados iguales”.

27

La validez Según Sampieri, et al. (2006) se refiere “al grado en que un instrumento

realmente mide la variable que pretende medir. Por ejemplo un instrumento válido para medir

la inteligencia, debe medir la inteligencia y no la memoria”.

Para determinar nuestra validez y confiabilidad del instrumento escogido se ha

determinado una población definida como: “conjunto de todos los casos que concuerdan con

ciertas especificaciones” y una muestra también definida como “Subgrupo de la Población”.

(Sampieri, Collado, Lucio, 2006, p. 230).

Población: 100 empleados de la organización, los cuales contaran con el siguiente

perfil:

1. Ser empleados de la Organización.

2. Conocer la prestación de los servicios de la organización.

Muestra: 20 empleados operativos y 10 administrativos que responderán nuestro

cuestionario estructurado.

El procedimiento utilizado será el siguiente:

1. Definir y analizar la descripción del problema.

2. Definir fuentes primarias y secundarias para la realización de la investigación previa.

3. Mediante la recolección de la información se elaborara el marco teórico.

4. Planteamiento de objetivos (Objetivo general y específicos)

28

5. Determinar población y muestra.

6. Definición de instrumentos a utilizar y variables a medir.

7. Recolección de la información arrojada por los instrumentos.

8. Análisis de la información y

9. Conclusión

El análisis resultado de esta investigación se presentara en graficas estadísticas tipo torta que

nos permitirá comparar y analizar el resultado de los datos.

Implementación y desarrollo del Diagnostico

FODA:

29

Tabla No 1. FODA Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Nota: construcción Propia de las Autoras.

OPORTUNIDADES AMENZAS

Externo1.Incrementar los niveles de satisfacción del cliente interno.

1.Fuerte competencia ya que existen mas de 30 casas de Aseo

en Bogota D.C.

2.Incrementar los niveles de satisfacción del cliente Externo. 2.Lealtad de los clientes hacia la competencia

3.Incrementar el nivel de pertenencia de los empleados con la

organización.3.Cambios de las necesidades y gustos de los clientes

Interno

4.Incrementar las ventas a través de la gestión del talento humano

brindando mayor satisfacción al cliente externo en la prestación del

servicio.

4. Cambios en la normatividad de la contratacion estatal

5.Reconocimiento de la empresa por la calidad en la prestación del

servicio

FORTALEZAS ESTRATEGIA F.O. ESTRATEGIA F.A.

1.Es una empresa colombiana legalmente constituida.A travez del gran conocimiento con el cuenta la empresa del mercado,

elevaremos los niveles de satisfaccion cliente externo (F2-O2)

Trabajar en conjunto con la gerencia de la organización para

mostrarle sus posibles beneficios si mejora sus procesos internos

como la lealtad del cliente por la calidad en la prestacion del

servicio. (A2-F8)

2.Conocimiento del mercadoA travez del gran conocimiento con el cuenta la emprsa del mercado,

elevaremos las ventas de Empresa (F4-O2)

Incluir en este proceso a entidades externas como FENASEO,

SENA , para buscar su colaboración en el mejoramento y

cumplimieto de algunos de los procesos de la organizacion. (A3-

F7)

3.Cuenta con gran cantidad y diversidad de servicios y

productos productos

Con el personal altamenta calificado que tiene la empresa,

mejoraremos el reconocimento y nombre de la empresa en el

mercado. (F5-O6)

Mejorar el conocimiento de la organización, buscando uniones

con la competencia que fortalezan al gremio en general (A1-F2)

4.Cuenta con gran experiencia en el Mercado

Incrementar los niveles de satisfaccion del ciente interno osea los

trabajadores, haciendo mas eficiente y practica la estructura

organizacional.(F1-O5)

5.Tiene una estructura organizacional solidaNuevos clientes con un aumentos en la diversificacion de mas

servicios y productos (F3-O5)

6.Cuenta con personal calificado con experiencia y

conocimiento en su area

7.Dispone de los recursos necesarios para realizar una

inversion en el mejoramiento de sus procesos

8.Cuenta con la disposicion de cambio de sus directivos

DEBILIDADES ESTRATEGIA D.O. ESTRATEGIA D.A.

1.Falta de direccion y control dentro de la organizacionParticipación activa de todos los miembros de la organización para

mejorar los procesos externos (D1-O2)

Inlcuir y mejorar el proceso de direccion y control para crear

estrategias que puedan vencer los obstaculos de la competencia

(D1-A1)

2.No existe cumplimiento de tiempos en el desarrollo de las

actividades inherentes a la prestacion de servicio.

Identificación de las necesidades de planeacion de la organización en

aras de incrementar la ventas(D4-O4)

Diseño de planeacion en cada proceso que permitar estar a la

vanguardia en los cambios de gustos y necesidades de los

clientes. (D4-A3)

3.falta de personal que se movilice hasta los puestos de

trabajo para el desarrollo de las actividades propuestas.

Creacion de convenios con diferentes entidades externan que

permitan incrementar los niveles de satisfaccion del cliente externo.

(D5-02)

Inclusion del personal de la organización para que a travez de su

buen desempeño laboral se cree una mayor lealtad del

cliente(D3-A2)

4.Falta de planeación para el desarrollo de los procesos de

las diferentes areas de las empresa

5.Ausencia de convenios que permitan suplir necesidades de

capacitacion

30

Observación:

Figura No 2. Dirección de Gestión Humana


Figura No 3. Dirección de Gestión Humana- Asistencia


31

Figura No 4. Nomina


Figura No 5. Coordinador HSEQ


32

Figura No 6. Recepción


Figura No 7. Mantenimiento


33

Figura No 8. Archivo


Figura No 9. Empleados Operativos


34

Figura No 10. Empleados Operativos


Resultado de la Observación:

Una vez realizado el proceso de observación se ha podido identificar que

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es una organización que cuenta con las

herramientas necesarias para lograr conseguir el objetivo de mejorar la prestación de sus

servicios.

De igual forma se evidencia el Área de Gestión Humana cuenta con gran cantidad de

afluencia de personal y constantes llamadas de personal operativo diariamente lo que de

35

alguna forma se convierte en motivo de que sus procesos se hagan de forma rápida e

improvisada.

Aunque cuenta con una persona que le asiste en su actividad, es evidente que el

volumen de trabajo es alto y requiere de bastante tiempo el ejecutar cada una de sus tareas.

En cuanto a las mejoras a realizar es de vital importancia que el Área de Gestión

Humana cuente con un puesto de trabajo que tenga privacidad para la atención del personal, ya

que se observó al momento de realizar las entrevistas a los postulantes y/o descargos al

personal la información se filtra a todas las áreas a su alrededor.

Entrevista con la Gerencia General (Anexo):

Con el ánimo de conocer las expectativas de la gerencia general de la organización con

nuestro trabajo de práctica empresarial se realizó una entrevista en la que se evidencia el

interés en la implementación del área de Gestión Humana, estructurando los procesos de

Selección, Inducción y Capacitación.

La gerencia General nos explica de forma detallada las quejas de los clientes y las

falencias que se han presentado en el Área de Gestión Humana, las cuales han sido plasmadas

en la justificación y formulación del problema de este proyecto.

36

De igual forma argumenta que dicha implementación tiene como objeto tener clientes

más satisfechos con el servicio, lo que va enlazado directamente con los resultados

comerciales de la organización.

Entrevista con la Dirección de Gestión Humana (Anexo):

Posteriormente se realizó una entrevista con el Área de Gestión Humana de la

organización, quien nos da un pequeño preámbulo del proceso actual, de las falencias que

desde su mismo puesto percibe y de la justificación del porque no se están realizando algunas

actividades del proceso de Selección, Inducción y Capacitación.

Dentro de los inconvenientes presentados se detallan los siguientes:

1. Puesto de Trabajo no adecuado a las condiciones de las actividades a desarrollar.

2. Falta de apoyo de personal en el Área de Talento Humano

3. Tiempo insuficiente para las actividades a desarrollar

Diseño y aplicación de Encuesta:

Instrumento: Cuestionario Estructurado

Figura No 11. Estructura de la Encuesta.

38

Nota: Construcción Propia de las Autoras.

39

Una vez aplicado el instrumento el resultado fue el siguiente:

Empleados Operativos (Preguntas 1-9)

Figura No 12. Pregunta 1, empleados Operativos

¿Conoce usted la Misión y Visión de la Organización?

RESPUESTA No DE EMPLEADOS

SI 6

NO 14

TOTAL 20


En este resultado se evidencia que la mayoría de los encuestados (70%), cifra bastante

representativa no conoce la Misión y Visión de la Organización, lo que refleja que no se está

realizando un proceso de Inducción acertado al inicio de la contratación de los empleados.

40

Para disminuir esta falencia se recomienda utilizar apoyos didácticos como una cartilla

de Inducción y un Video que facilite la lectura y comprensión de esta información a todos los

empleados.


¿De acuerdo a su experiencia en nuestra organización como

califica nuestro servicio al cliente?


BUENO 11

REGULAR 9

MALO 0

TOTAL 20


En este resultado se evidencia que un poco más de mitad (55%) de los empleados

consideran que el trato brindando por las funcionarias integrantes del Área de Gestión

41

Humana es bueno, lo que demuestra el interés en mejorar día a día en sus procesos y la

importancia que se da al cliente interno.

Sin embargo es necesario seguir mejorando para que el nivel de desempeño en este

indicador logre llegar más allá de un 90% de empleados satisfechos. Este puede ser mejorado

con un buzón de sugerencias que permita identificar las peticiones de los empleados de forma

que se mejoren la percepción positiva en el servicio.


¿Está de acuerdo con el manejo de los procesos de Talento

Humano (selección, inducción y capacitación) actualmente

aplicados en la compañía?.


SI 11

NO 9

TOTAL 20

NOTA: Construcción Propia de las Autoras.

42

En este indicador se puede evidenciar que aunque los empleados operativos (45%)

cuentan con inconformidades en los procesos desarrollados en el área de Gestión Humana,

existe un gran número de personas que consideran estar de acuerdo con la gestión realizada

(55%).

Esto puede ser reflejo e ir de la mano con el indicador de servicio al cliente brindado

anteriormente y con la poca experticia con la que cuentan los operarios para poder deducir lo

que esta correcto desde un punto de vista administrativo en una organización.


¿Tuvo usted un proceso de inducción oportuno?


SI 10

NO 10

TOTAL 20

NOTA: Construcción Propia de las Autoras.

43

Este resultado fue muy representativo en la investigación ya que la mitad (50%) de los

empleados operativos considera haber tenido un proceso de inducción oportuno y la otra mitad

no (50%). Para determinar un resultado más ajustado a la realidad, este indicador se relaciona

con la primera pregunta de este instrumento, determinado que los empleados aun no

diferencian entre el proceso de inducción de rutinas con el proceso de inducción, lo que

posiblemente genera este resultado controversial y nos lleva a concluir la necesidad de mejorar

este proceso en el Área de Gestión Humana.


¿Considera que es importante para usted como empleado de la

organización contar con un proceso de Gestión Humana que

implemente el proceso de inducción?


SI 20

NO 0

TOTAL 20


44

Este resultado demuestra y ratifica la importancia de la implementación del proceso de

Inducción en el Área de Gestión Humana, los empleados (100%) piden un proceso de

Inducción, lo que hace a esta propuesta generar un valor significativo dada su necesidad y

aceptación por parte del personal. Es importante destacar que aunque para los cargos

operativos se hace sin planificación, su realización y direccionamiento deben ser

estructurados de mejor manera para obtener buenos resultados en el desempeño del personal.


¿Ha recibido capacitación (es) por parte de la organización

afines con la labor desempeñada?


SI 8

NO 12

TOTAL 20


45

En el resultado evidenciamos que la mayoría de los empleados (60%) no reciben la

capacitación necesaria para la realización de las actividades requeridas en su puesto de trabajo

lo puede generar que no se esté realizando de forma correcta la prestación del servicio. Siendo

este proceso fuente fundamental para el desempeño eficaz y eficiente de las labores a realizar

por los empleados se sugiere adaptarlo y ejecutarlo rápidamente.


¿Considera que es importante para usted como empleado de

la organización contar con un proceso de Gestión Humana

que implemente el proceso de capacitación de acuerdo a sus

necesidades?


SI 20

NO 0

TOTAL 20


46

El (100%) de los empleados operativos respondieron de forma positiva la necesidad de

implementar un proceso de capacitación, lo que confirma la importancia de la implementación

del proceso de capacitación en el Área de Gestión Humana, lo que hace a esta propuesta

generar un valor significativo dada su necesidad y aceptación por parte del personal.


¿Fue informado sobre sus funciones a desempeñar?


SI 11

NO 9

TOTAL 20


Referente a si fue o no informado sobre las actividades a desarrollar aunque la mayoría

de los empleados coincidieron en que si (55%), es preocupante el hecho de que un porcentaje

tan grande haya respondido que no fue así (45%), por esto se investigó con las personas el

47

motivo de su respuesta y se llegó a la conclusión de que aunque se informó que se había

contratado como operario de Aseo, Cafetería y/o mantenimiento, nunca se detallaron las

actividades a realizar en el puesto de trabajo. Esta respuesta nos motiva a sugerir a la

organización la elaboración de un Manual de Funciones por cargo que sería entregado al

momento de la contratación del personal e incluirlo como anexo en el contrato laboral; de

igual forma se sugiere el Jefe directo debe explicar al nuevo trabajador cada una de sus

funciones de manera grupal o individual, según sea el caso y solicitarles si tienen dudas, para

aclarar las mismas y si es el caso que firme que recibieron y comprendieron dichas funciones.


¿En su puesto de trabajo ha tenido que realizar funciones

que no están relacionadas con el cargo?


SI 11

NO 9

TOTAL 20


48

En este indicador se evidencia que el (55%) del personal operativo a realizado

funciones que no son inherentes al cargo, lo que demuestra la necesidad de establecer no solo

un manual de funciones por cargo que permita al empleado conocer que actividades hacen

parte de su cargo y cuáles no, sino que también permita al supervisor y al cliente, que son las

personas llamadas a ser en el puesto de trabajo- jefes, el alcance de las labores y

responsabilidades de cada operario para que no se extralimiten en las exigencias que realizan.

Esta situación también radica en que los clientes piden favores a los operarios que no

hacen parte de la labor que contrataron con la empresa como hacer mandados, sacar copias,

archivar y en general desempeñar labores ajenas al objeto del contrato de prestación de

servicios, etc., para las cuales no están capacitados e implican algún tipo de riesgo adicional.

Empleados Administrativos (Pregunta 1-9)

Figura No 21. Pregunta 1, empleados Administrativos

¿Conoce usted la Misión y Visión de la Organización?


SI 7

NO 3

TOTAL 10

49


A diferencia de los empleados a nivel operativo en este resultado se evidencia que la

mayoría de los empleados conocen la empresa de forma más detallada, su misión, visión y que

han recibido oportunamente esta información. La sugerencia es continuar manteniendo y

mejorando el indicador y lograr llegar a que el 100% de sus empleados adquieran este

conocimiento.


¿De acuerdo a su experiencia en nuestra organización como

califica nuestro servicio al cliente?


BUENO 7

REGULAR 3

MALO 0

TOTAL 10

50


En este indicador se ve reflejado que el cliente interno (70%) está satisfecho con la

forma de atención al cliente bridada por el Área de Gestión Humana. Se sugiere mantener este

indicador y lograr que con el tiempo sea el 100% del personal administrativo el que se

encuentre conforme con la atención al cliente interno, lo que se puede mejorar con un buzón

de sugerencias, en el que se manifieste las peticiones de los empleados.


¿Está de acuerdo con el manejo de los procesos de talento

humano (selección, inducción y capacitación) actualmente

aplicados en la compañía?


SI 5

NO 5

TOTAL 10

51


En este indicador vemos una percepción importante de división igualitaria (50%) de los

empleados administrativos en cuanto a la percepción de los proceso realizados por el Área de

Gestión humana.

Sería de gran utilidad e importancia identificar el motivo de respuesta de este indicador

con la muestra seleccionada para poder realizar las mejoras que logren que estos procesos

llenen las expectativas y satisfagan las necesidades a nivel del cliente interno.

Este resultado también nos da como referente prioritario le necesidad de la

implementación de los procesos de selección, inducción y capacitación.

52


¿Tuvo usted un proceso de inducción oportuno?


SI 3

NO 7

TOTAL 10


El resultado de esta medición refleja que a nivel administrativo es aún menor la

realización del proceso de inducción que a nivel operativo.

El hecho de ser tan baja la cantidad de personas que recibieron inducción (30%) puede

generar en la empresa dificultades en el nivel de desempeño de sus empleados, por esto se

sugiere aplicar de forma estricta este procedimiento en la fecha de ingreso de los trabajadores.

53




que implemente el proceso de inducción?


SI 10

NO 0

TOTAL 10


Este resultado es absoluto y contundente (100%) tanto en los empleados

administrativos como en los operativos y muestra que el personal entiende la importancia de

contar con un proceso de inducción acertado que sea aplicado de forma eficiente y oportuna.

El hecho de que los empleados le den su aceptación total a este proceso indica que

cuentan con el interés en realizar la implementación de esta propuesta.

54


¿Ha recibido capacitación (es) por parte de la organización

afines con la labor desempeñada?


SI 5

NO 5

TOTAL 10


Este resultado muestra que la mitad (50%) de los empleados encuestados han recibido

alguna capacitación referente a su puesto de trabajo y la otra mitad no.

Es de gran importancia determinar si solo algunos puestos han disfrutado de este

beneficio y como los han escogido, considerando que el proceso de capacitación aplica y es

fundamental para todos los cargos desde los más pequeños hasta los más grandes.

55




que implemente el proceso de capacitación de acuerdo a sus

necesidades?


SI 10

NO 0

TOTAL 10


Este resultado es absoluto (100%) tanto en los empleados administrativos como en los

operativos y muestra que el personal entiende la importancia de contar con un proceso de

capacitación acertado que sea aplicado de forma eficiente y oportuna.

El hecho de que los empleados le den su aceptación total a este proceso indica que

cuentan con el interés en realizar la implementación de esta propuesta.

56


¿Fue informado sobre sus funciones a desempeñar?


SI 7

NO 3

TOTAL 10


Este resultado muestra una mejor retroalimentación del cargo en los empleados

administrativos al inicio de las labores contratadas.

Se sugiere dar a conocer y hacer entrega del manual de funciones a cada uno de los

empleados en la fecha de ingreso para conservar y mejorar este indicador, esto permitirá a la

organización contar con empleados mejor informados sobre sus funciones lo que generara que

no se presente ninguna controversia en la ejecución de las mismas.

57


¿En su puesto de trabajo ha tenido que realizar funciones

que no están relacionadas con el cargo?


SI 6

NO 4

TOTAL 10


Se puede evidenciar que la percepción de los empleados administrativos en su mayoría

(60%), se les ha pedido realizar tareas que no se relacionan con su cargo.

Este indicador puede ser el resultado de confundir el empleado con uno de confianza y

manejo convirtiéndolos en toderos que realizan muchas actividades a la vez, de uno o más

cargos, pero sin responsabilidad y sin medir los riesgos implícitos.

58

Se sugiere clarificar las funciones de cada cargo para que no se adicionen actividades

que no sean inherentes a la labor contratada.

Conclusiones y Resultados del Diagnostico

En cuanto a la encuesta aplicada tanto a los empleados administrativos como

operativos, obtuvimos los siguientes resultados en donde se evidencia la falta de aplicación y

la necesidad de incluir en el proceso de Gestión Humana, sub procesos de Selección,

Inducción y Capacitación estructurados de acuerdo a las necesidades de la organización.

Empleados Administrativos

Tabla No 2. Preguntas Orientadoras empleados Administrativos

PREGUNTAS ORIENTADORAS

Empleados

Administrativos

SI NO

Conoce usted la Misión y Visión de la Organización. 7 3

Está de acuerdo con el manejo de los procesos de Talento Humano (selección, inducción

y capacitación) actualmente aplicados en la compañía. 4 6

Tuvo usted un proceso de inducción oportuno 3 7

Considera que es importante para usted como empleado de la organización contar con un

proceso de Gestión Humana que implemente el proceso de inducción. 10 0

Ha recibido capacitación (es) por parte de la organización afines con la labor

desempeñada. 4 6


proceso de Gestión Humana que implemente el proceso de capacitación de acuerdo a sus

necesidades.

10 0

Fue informado sobre sus funciones a desempeñar 7 3

En su puesto de trabajo ha tenido que realizar actividades que no están relacionadas con el

cargo 6 4


59

Figura No 30. Consolidado Preguntas Empleados Administrativos.


Empleados Operativos

Tabla No 3. Preguntas Orientadoras empleados Operativos

PREGUNTAS ORIENTADORAS Empleados Operativos

SI NO

Conoce usted la Misión y Visión de la Organización. 6 14

Está de acuerdo con el manejo de los procesos de Talento Humano (selección, inducción

y capacitación) actualmente aplicados en la compañía. 11 9

Tuvo usted un proceso de inducción oportuno 10 10


proceso de Gestión Humana que implemente el proceso de inducción. 20 0

Ha recibido capacitación (es) por parte de la organización afines con la labor

desempeñada. 8 12


proceso de Gestión Humana que implemente el proceso de capacitación de acuerdo a sus

necesidades.

20 0

Fue informado sobre sus funciones a desempeñar 11 9

En su puesto de trabajo ha tenido que realizar actividades que no están relacionadas con el

cargo 11 9

Nota: Construcción propia de las Autoras.

0123456789

10

Empleados Administrativos SI

Empleados Administrativos NO

60

Figura No 31. Consolidado Preguntas Empleados Operativos.

C


Comparación Datos Empleados Administrativos y Operativos

En aras de dar mayor claridad a los resultados obtenidos en el total de personal tanto

administrativo como operativo en la encuesta a continuación se muestran los resultados

graficados en su conjunto, lo que permite visualizar de forma más clara las falencias

encontradas en este instrumento.

0

5

10

15

20

25

Empleados Operativos SI

Empleados Operativos NO

61

Figura No 32. Comparación resultados Empleados Administrativos y Operativos

.

Nota: Construcción Propia de las Autoras

De acuerdo al resultados identificamos que el recurso humano es el factor más

importante en la calidad de la prestación del servicio de Representaciones e inversiones Elite

Ltda., y que la mayoría de las falencias se presentan en este proceso, por lo que se recomienda

intervenir el área encargada de proveer y desarrollar el talento humano en la organización

“área de gestión humana” , ya que no cuenta con procesos determinados y específicos de

Selección, Inducción y Capacitación lo que está generando para empresa serios inconvenientes

en la prestación del servicio lo que se refleja de forma inmediata en las ventas de la empresa.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Empleados Administrativos SI

Empleados Administrativos NO

62

De igual forma observamos la necesidad y el interés de los empleados, tanto

operativos como administrativos, en la implementación de esta propuesta ya que ayudaría no

solo a la organización sino a cada trabajador desempeñarse mejor en su cargo, obteniendo una

capacitación específica de su labor, lo que permitirá posibles ascensos internos y transmitirá

un mayor sentido de pertenencia y lealtad hacia la empresa.

Antecedentes de la Práctica

Esta propuesta surge de la necesidad de conocer e indagar de forma profunda los

cambios a los que deben responder las organizaciones ante la globalización, la importancia

que tiene el Talento humano en crear ventajas competitivas ante otras organizaciones y la

pertinencia de las teorías administrativas en este proceso.

Este tema fue desarrollado y abordado mediante una monografía de la profesora

Mignelys García Bello, en Diciembre de 2012, a través de la Universidad Central "Marta

Abreu" de Las Villas en Cuba.

Mignelys García Bello (2012) destaca la importancia del recurso humano en la empresa

y la necesidad de que las organizaciones eleven su competitividad a través de la capacitación

constante ya que si existe una administración adecuada el factor humano esta puede formar

parte del mejoramiento de la organizaciones haciéndolas más eficientes y eficaces.

De igual forma concluye Mignelys García Bello (2012) “Al realizar un análisis de los

conceptos anteriormente expuesto por los diferentes autores, en opinión personal, se puede

63

destacar que las personas constituyen el pilar fundamental de cualquier organización por lo

que la restricción fundamental para alcanzar muchos objetivos humanos no es la capacidad

intelectual o de fuerza; sino la habilidad para trabajar eficazmente con otros. En la época

actual las personas se han convertido en la ventaja competitiva principal de las empresas”

Otro estudio fue el realizado por Catalina López Burgos y Luz Delia Torres Jiménez,

estudiantes de la universidad tecnología de Pereira en el 2008, quienes mencionan el proceso

de globalización como un eje importante que obliga a las organizaciones a generar ventajas

competitivas y estar a la vanguardia de los cambios concluyendo que el sector productivo debe

mejorar sus procesos administrativos.

Mencionan Catalina López Burgos y Luz Delia Torres Jiménez (2008) “no se conoce

un estudio que valore las distintas técnicas del Desarrollo del Talento Humano, tales como

Planeación, Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción, Capacitación y Evaluación del

Desempeño que se llevan a cabo dentro de la organización”.

Los resultados obtenidos son encontrar que la capacitación y la inducción son

importantes porque: “consolidan la integración de los miembros de la organización,

promueven la creatividad, innovación y disposición para el trabajo, reduce costos, conduce a

una rentabilidad más alta, mejora el conocimiento de los puestos a todos los niveles,

contribuye a la formación de líderes” (Catalina López Burgos y Luz Delia Torres Jiménez

,2008)

64

Así mismo en estudio hecho por Ricardo Muñoz Garzón de la Universidad Nacional

de Colombia, en Bogotá D.C., 2009 a través de su monografía proceso de reclutamiento y

selección: caso de estudio AIESEC.

Esta monografía tenía como objetivo principal “Examinar el proceso de captación de

miembros en AIESEC a la luz de los postulados teóricos para encontrar aspectos que permitan

mejorar este proceso en la organización” (Ricardo muñoz, 2009)

Como resultado se obtuvo:

“El diseño y la descripción de puestos puede añadirse como una actividad previa al

reclutamiento en AIESEC, lo cual permite mejorar la estructura del proceso de reclutamiento y

selección de nuevos miembros de acuerdo a los objetivos del área de Talento Humano”.

(Ricardo muñoz, 2009)

“La administración de personal sugiere que las captaciones pueden desarrollarse a

partir de la identificación de una necesidad, lo cual genera a AIESEC la posibilidad de que el

proceso pueda desarrollarse continuamente y no cada cierto tiempo” (Ricardo muñoz, 2009)

Análisis del Entorno Empresarial

65

Tabla No 4. Análisis del Entorno Empresarial Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Condición Variables

Condiciones Económicas

1. Disponibilidad de créditos.

2. Tasas de interés.

3. PIB, inflación, deuda pública.

4. Cambios en la demanda de diferentes categorías de bienes y

servicios

Condiciones Políticas

1. Cambios de ley de la contratación publica

2. Tarifas especiales.

3. Reglamentos a la importación y exportación.

4. Mercado laboral.

Condiciones Sociales

1. Ubicación de negocios primarios, secundarios y terciarios.

2. Seguridad ciudadana

3. Altos costos de la propiedad raíz

Condiciones Tecnológicas

1. Inventario de tecnologías relacionadas con nuestra actividad.

2. Evolución de cada una de ellas.

3. Estudio de las tecnologías de los competidores.

Condiciones Educativas

1. Niveles de educación en el País

2. Reformas a la educación

4. Número de profesionales relacionados con nuestra actividad.

Condiciones Culturales

1. Confianza en el gobierno.

2. Cambios en la población: raza, edad, sexo, riqueza, rural-urbano,

gustos, preferencias.

Condiciones Mercado

1. Incremento de la competencia

2. Ventas asociadas con el sector.

3. Clientes potenciales.

4. Cambios en el mercado

Condiciones Ambientales

1. Cambio de Políticas de Responsabilidad social empresarial

2. Contaminación Ambiental

Nota: Construcción Propia de la Autoras.

66

Análisis Interno Empresarial

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., es una empresa con más de 25 años de

constituida lo que demuestra una gran experiencia en los servicios prestados, su sede principal

se encuentra en la ciudad de Bogotá D.C., cuenta con una estructura organizacional sólida y

profesionales encargados de sus diferentes áreas que soportan de forma ágil y eficiente la labor

encomendada.

Tabla No 5. Recursos Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Recurso Se Tiene Se Necesita Se identifica

Recursos

Humanos:

1. Estructura organizacional (más

de 25 empleados administrativos).

2. Personal profesional calificado.

3. Persona operativo (más de 1000

empleados)

1. Involucrar a las diferentes áreas

para que engranen en busca de un

objetivo común.

2. Mejorar los diferentes procesos

de las áreas encargadas de la

prestación del servicio.

1. El factor humano es

el mayor componente

en la prestación de los

diferentes servicios de

la organización.

Recursos

Materiales:

1. Sede propia.

2. vehículos propios.

3. Equipos propios.

No se requiere ni se identifica mejorar estos recursos.

Recursos

Financieros:

1. Patrimonio

2.Capital de trabajo

3.Ventas Apropiadas

4. Cupos de créditos financieros

5. Cupos con proveedores


Recursos

Tecnológicos:

1. Equipos de comunicación

2. TIC (Internet, correos

electrónicos)

3. Computadores.


Nota: Construcción Propia de la Autoras.

67

Objetivo General

Implementar el Área de Gestión Humana, incluyendo los procesos de Selección, Inducción y

Capacitación de personal, con los cuales se pretende la prestación eficaz del servicio en la

empresa Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Objetivos Específicos:

1. Observar el funcionamiento del Área de Gestión Humana.

2. Diagnosticar el resultado del proceso actual.

3. Identificar las necesidades de la organización en materia de talento humano para la

creación y diseño de un Manual de Cargos y Perfiles.

4 Proponer un procedimiento de Gestión Humana que incluya Selección, Inducción y

Capacitación de personal.

Marco Teórico

Marco Referencial:

Dentro de las teorías acerca del proceso de Selección, Inducción y Capacitación de

personal se encuentran diversas posturas o diferentes formas de como estructurar este proceso,

68

aunque casi todas van encaminadas en la misma dirección y en busca de los mismos

resultados, garantizar personal idóneo a las organizaciones que les permitan ser líderes en el

mercado.

Uno de sus grandes exponentes fue Taylor (1856 - 1915) ingeniero y economista

norteamericano quien elaboró un sistema de organización racional del trabajo, ampliamente

expuesto en su obra “Principles of Scientific Management” (1912), postuló unos principios

básicos de organización con el fin de maximizar la eficiencia de la mano de obra, mediante la

división sistemática de las tareas, la organización racional del trabajo en sus secuencias,

procesos y el cronometraje de las operaciones, más un sistema de motivación mediante el pago

de primas al rendimiento, suprimiendo de esta forma toda improvisación en la actividad

industrial (Arnoletto, 2007, pág. 44)

Los cuatro principios que dieron un giro a la manera sobre cómo se hacía el trabajo en

su época son:

1. Aumentar la especialización y la división del trabajo para hacer más eficiente el

proceso.

2. Analizar sistemáticamente la relación entre el trabajador y el proceso de la tarea para

maximizar eficiencia.

4. Tener procedimientos escritos para cada tarea y asegurar que se sigan mediante

supervisión y control de calidad.

69

4. Buscar la prosperidad de empleador y empleados por igual, conectando paga e

incentivos directamente con la producción. (Arnoletto, 2007, pág. 44)

Taylor plantea que para lograr eficiencia en los procesos además de la división de

tareas mencionada anteriormente se debe tener un procedimiento que describa las funciones

que el empleado debe ejecutar, que es lo que hoy en día se conoce como manual de funciones

del cargo, a través de este manual los trabajadores conocerán su labor precisa para la cual

fueron contratados y permitirá de igual forma supervisar el cumplimiento de las mismas.

Este autor de gran influencia para la época actual fue uno de los primeros y principales

expositores de cómo hacer para mejorar la selección de personal, como estructurar un proceso

de que alguna forma lleve a que los resultados sean escoger entre varios candidatos al indicado

o a mejorar las capacidades del recurso humano actual.

La selección de personal es una de las preocupaciones más representativas en las

organizaciones actúales, las cuales se han modernizado a medida que va evolucionado el

proceso de globalización en los diferentes países, ya que el personal de una organización se ha

convertido en herramienta de competitividad ante otras organizaciones. De dicho personal

depende que las fortalezas de cada organización sean superiores y que a través de ella se

demuestren la superioridad y solidez necesarias para permanecer vigente en el mercado.

Otra de las teorías más recientes es la de Idalberto Chiavenato, reconocido por la

excelencia de sus trabajos en Administración y en Recursos Humanos y por su influencia en la

definición y aplicación de modernos e innovadores conceptos administrativos aplicados a

70

prestigiosas organizaciones. Plantea “una planeación rigurosa del proceso de reclutamiento

mediante la ejecución de tres fases” (Chiavenato, 2005, pág. 209), de la buena ejecución de

estas fases dependen los resultados.

Según (Chiavenato, 2005, pág. 209) las fases que componen el proceso de selección

de personal, son:

1. Investigación Interna. Personas que la organización requiere, qué necesita la

organización del personal a contratar, perfiles, experiencia, valores etc.

2. Investigación Externa. Lo que el mercado de recursos humanos puede ofrecerle,

localización de las fuentes de reclutamiento.

3. Técnicas de reclutamiento por aplicar.

Según (Chiavenato, 2005, pág. 246) el primer pasó de aplicación del proceso es la

información acerca del cargo que puede hacerse de Cinco formas:

1. Descripción y análisis del cargo: Inventario de los aspectos intrínsecos y

extrínsecos que debe cumplir el aspirante.

2. Aplicación de la técnica de los incidentes críticos: Consiste en que los jefes directos

anotan sistemática y rigurosamente todos los hechos y comportamientos de los

71

ocupantes del cargo considerando que han producido un mejor o peor desempeño

en el trabajo.

3. Requerimiento de personal: Verificación de la información consignada en el

requerimiento, a cargo del jefe inmediato especificando los requisitos y

características deseables del aspirante al cargo.

4. Análisis del cargo en el mercado. Cuando se trata de un cargo nuevo, se puede

realizar la verificación, en empresas del mismo sector, de las características y

perfiles a contratar.

5. Hipótesis de Trabajo. En caso de no poderse hacer ninguna de las anteriores, se

debe recurrir a la hipótesis de trabajo, es decir a una predicción aproximada del

contenido del cargo y su exigibilidad. En este paso lo que se debe es buscar

características, habilidades y destrezas con las que debe contar la persona a

contratar.

Según (Chiavenato, 2005, pág. 249) una vez obtenida la información acerca del cargo

que debe ocuparse, el paso siguiente es la elección de las técnicas de selección más adecuadas.

Las técnicas de selección pueden clasificarse en cinco grupos:

1. Entrevistas de selección (Dirigidas y no Dirigidas)

2. Pruebas de conocimientos o capacidad (Generales o específicas)

72

3. Pruebas psicométricas (Generales o específicas)

4. Pruebas de Personalidad

5. Técnicas de Simulación.

Este autor nos muestra de forma más precisa los componentes del proceso de selección

de personal, las acciones a ejecutar y el porqué de la importancia de la realización de cada una.

Aunque Taylor con su teoría de la División del trabajo contribuyó a la efectividad de la

contratación del personal, toda vez que se hizo más sencillo encontrar un perfil adecuado para

un cargo específico, se requiere un proceso de selección más elaborado y dirigido a tener éxito

en la consecución del personal adecuado para una organización, como el planteado por

Idalberto Chiavenato, el cual cuenta con pasos más precisos y herramientas que permiten a las

organizaciones actuales tomar decisiones más asertivas en cuanto a la contratación de

personal.

Idalberto Chiavenato también nos deja claro que el realizar un buen proceso de

selección es una forma segura de encontrar trabajadores idóneos, pero debe ser acompañado

de otros procesos que fortalezcan las habilidades y aptitudes de los empleados, este otro

proceso en mención debe ser el de Capacitación. Chiavenato afirma: “La capacitación es la

forma de poder enseñar a los trabajadores lo que necesita la organización y mejorar su

desempeño, desarrollar sus habilidades y aumentar sus competencias, vista como una

herramienta que puede aumentar la productividad” (Chiavenato, 2008, p. 371)

73

Según Idalberto Chiavenato la información guía el comportamiento de las personas y

las vuelve más eficaces.

De igual forma este proceso debe ser planeado rigurosamente identificando las

necesidades que se deben cubrir así como los temas en los cuales se debe enfocar, los tiempos,

los métodos y que habilidades se pretenden desarrollar y cuales conservar en el trabajador.

Para verificar si los resultados de este proceso se están consiguiendo, lo más acertado es

desarrollar una evaluación de competencias que muestre en que aspectos debemos seguir

trabajando.

Oramas (2005), define “Las actividades de capacitación adicionalmente a la difusión

de conocimiento, fomentan las relaciones entre los miembros de la entidad, lo cual tiene como

valor agregado una mayor fluidez en el desarrollo del trabajo, ya que contribuye a mejorar la

comunicación, en términos de reducción de las barreras que genera la escasa o nula relación

directa entre los miembros de la organización favorecida por las tecnologías modernas”.

Para las empresas modernas debe ser un objetivo primordial que el personal sea

capacitado y los temas que se deben tocar en este espacio son: la importancia de la

organización, sus procesos, sus objetivos y estrategias. Esto permitirá a los empleados

involucrarse más a fondo sobre la temática de la organización y ayudará sin duda al desarrollo

personal de cada empleado.

Otro proceso de gran importancia que debe integrar el proceso del área de gestión

humana es el proceso de inducción. Hoy en día las empresas pequeñas, medianas y grandes

74

están sujetas a la constante globalización y a la competencia que no descansa, es necesario

tener Talento Humano dispuesto a sacar la empresa adelante, por tanto es indispensable la

inducción, la cual permite que el personal seleccionado tenga el conocimiento necesario y la

capacidad para contribuir al desarrollo de la organización.

Díaz (2008), define la importancia de la inducción “Un nuevo empleado debe recibir a

su llegada una orientación adecuada tanto de la empresa como del trabajo que debe realizar.

Unas cuantas horas de capacitación o incluso algún gesto alentador, harán que el empleado se

convierta en un entusiasta de tiempo completo”.

El talento humano es lo que hace que una empresa funcione realmente, por tanto es

fundamental que las empresas seleccionen y recluten el personal lo más calificado posible, el

cual debe estar a la altura del mercado laboral, esto es de gran importancia ya que es la cara al

cliente, su trabajo, su eficiencia y eficacia es lo que permitirá que sean escogidos para nuevos

negocios y así lograr los objetivos y metas de la organización.

Naranjo (2014), indica “Las organizaciones deben precisar esos patrones de conducta

y las competencias que necesitan para focalizar el negocio, e identificar esos rasgos y

características en las personas que vinculen, para que puedan ser productivas, efectivas y den

respuesta a los objetivos y metas organizacionales”.

Cada candidato seleccionado y contratado debe contar con las competencias necesarias

que generen un valor agregado a la organización, por tanto las empresas deben saber dónde

ubicar a la persona, dependiendo sus habilidades y destrezas.

75

Marco Conceptual:

La administración del talento humano ha evolucionado a medida que la globalización

avanza, los empleados se convierten en el factor principal en las organizaciones, el cual tener

el personal calificado permite tener competitividad y así tener una ventaja en el mercado que

le permita el cumplimiento de sus objetivos y metas.

Según (Chiavenato, 2009) “el contexto de la gestión del talento humano está

conformado por las personas y las organizaciones. Las personas pasan gran parte de sus vidas

trabajando en las organizaciones, las cuales dependen de las personas para operar y alcanzar el

éxito”.

“Las personas dependen de las organizaciones en que trabajan para alcanzar sus

objetivos personales e individúales. La posibilidad de Crecer en la vida y tener éxito depende

de que se crezca dentro de las organizaciones. Por otra parte. Las organizaciones dependen

directa e irremediablemente de las personas, para operar, producir bienes y servicios, atender a

los clientes, competir en los mercados y alcanzar objetivos generales y estratégicos. Es seguro

que las organizaciones jamás existirían sin las personas que les dan vida, dinámica, impulso,

creatividad y racionalidad” (Chiavenato, 2009, p. 5)

Después de haber revisados diferentes autores y concepto es importante clasificar los

conceptos claves para el desarrollo de la implementación del área de gestión humana.

76

“En este contexto, el área de recursos humanos (RH) es una de las áreas que más

cambios experimenta. Los cambios son tantos y tan grandes que hasta el nombre del área ha

cambiado. En muchas organizaciones, la denominación de administración de Recursos

humanos (ARH) está sustituyéndose por gestión de talento humano” (Chiavenato, 2009, p. 2)

Definición de Talento Humano:

El término RH como gestión de personas o gestión del talento humano puede tener tres

significados diferentes (Chiavenato, 2009, p. 2):

1. “RH como función o departamento: unidad operativa que funciona como

órgano de asesoría (staff), es decir, como elemento que presta servicios en el

terreno de reclutamiento, la selección, la formación, la remuneración, la

comunicación, la higiene y la seguridad en el trabajo, las prestaciones,

etcétera”.

2. “RH como conjunto de prácticas de recursos humanos: Es la forma en cómo la

organización maneja sus actividades de reclutamiento, selección, formación,

remuneración, prestaciones, comunicaciones, higiene y seguridad en el

trabajo”.

3. “RH como profesión: Son los profesionales que trabajan de tiempo completo

con los recursos humanos a saber: seleccionadores, formadores,

77

administradores de salarios y prestaciones, ingenieros de seguridad, médicos,

etcétera”.

Definición de Administración de las Personas:

Es hablar de gente, de mente, de inteligencia de vitalidad, de acción y proacción

(Chiavenato, 2009)

Definición de Organización:

“Las organizaciones son auténticos seres vivos. Cuando logran el éxito tienden a crecer

o, cuando menos, a sobrevivir. El crecimiento conlleva una mayor complejidad de los recursos

que necesitan para sus operaciones, como aumentar el capital, incrementar la tecnología, las

actividades de Apoyo, etc.” (Chiavenato, 2009, p. 4)

Definición de Competencia:

Según Malagón y Montes (2007) cita a (UNESCO, 1999) “Es el conjunto de

comportamientos socioafectivos y habilidades cognoscitivas, psicológicas, sensoriales y

motoras que permiten llevar a cabo adecuadamente un desempeño, una función, una actividad

o una tarea”

78

Definición de Manual de funciones:

“El manual es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que

proporcionan información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas. El manual

debe describir con detalles los tramites, indicando quien tiene que efectuarlos y cómo”

(Orozco, 207, p. 135)

Según (Macchiavello, 2010) “El Manual de Organización y Funciones, es un

documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de

trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en

el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos

considerados en el Cuadro para Asignación de Personal”.

Definición de Selección de personal:

“La selección de personal funciona como un filtro que solo permite entrar a la

organización a algunas personas, aquellas que cuentan con las características deseadas. Un

antiguo concepto popular afirma que la selección de personal consiste en la elección precisa de

la persona indicada para el puesto correcto en el momento oportuno. En términos más amplios,

la selección busca, de entre diversos candidatos, a quienes sean más adecuados para los

puestos que existen en la organización, o para las competencias que necesita, por tanto,

pretende mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño humano, así como la eficacia de la

organización” (Chiavenato, 2006, p. 137).

79

Definición de Proceso de Inducción:

Según Corral, Gil, Velasco, Serrano (2011) cita a Koontz y Weihrich (2004) “un

programa de inducción es un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,

asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para

llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoya en presupuestos”.

Definición de Definición de capacitación:

“La capacitación casi siempre ha sido entendida como el proceso mediante el cual se

prepara a la persona para que desempeñe con excelencia las tareas específicas del puesto que

ocupa. Actualmente la capacitación es un medio que desarrolla las competencias de las

personas para que puedan ser más productivas, creativas e innovadoras, a efecto de que

contribuyan mejor a los objetivos organizacionales y se vuelvan más valiosas. Así, la

capacitación es fuente de utilidad, porque permite a las personas contribuir efectivamente con

los resultados del negocio Chiavenato, 2006, p. 371).

Marco Normativo:

Tabla No 6. Matriz Legal Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

ASPECTO -

PELIGRO TEMA DE

GESTIÓN

ORIGEN REQUISITO ARTICULOS

APLICABLES OBLIGACION

Accidentes Ministerio de la

Protección Social

Resolución 1401 de

2007 Todos

Por la cual se reglamenta la investigación

de incidentes y accidentes de

trabajo.

80


Accidentes Ministerio Trabajo y

Seguridad Social Decreto 1295/94

20,

21,22,25,26,27

Notificar accidentes de trabajo,

enfermedades profesionales y novedades de

trabajadores a la ARL

Accidentes Presidencia de la

republica Decreto 1530/96 Todos

Reportar a ARL accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales de trabajadores

en misión


republica

Código Sustantivo

del Trabajo 23,27,29

PRIMERA PARTE. Derecho Individual de

Trabajo. TITULO I. Contrato Individual de

Trabajo. CAPITULO I. Definición y

Normas Generales.


republica

Código Sustantivo

del Trabajo 127 al 134 y 145

TITULO V. SALARIOS.CAPITULO I.

Disposiciones Generales. Elementos

Integrantes. Pagos que no Constituyen

Salarios. Salario en Especie. Viáticos.

Jornal y Sueldo. Periodos de pago.

CAPITULO II. Salario Mínimo.

Accidentes Ministerio Trabajo y

Segú Social Resolución 1016/89 Todos

Por la cual se reglamenta la organización,

funcionamiento y forma de los Programas

de Salud Ocupacional que deben desarrollar

los patronos o empleadores en el país.

Enfermedades

Laborales Ministerio trabajo

Decreto 1477 de

2014 Todos

Decretar Tabla de enfermedades Laborales

Deroga el decreto 2566/2009

Clase de Riesgo Ministerio Trabajo y

Seguridad Social Decreto 1295/94

24, 56, 57, 58, 61,

62

Determinar la clase de riesgo de la empresa

con la ARL

Primeros auxilios Ministerio Salud

Ley 9/79 127

Tener las facilidades y recursos necesarios

para la prestación de primeros auxilios a los

trabajadores

Cesantías Ministerio de

Protección Social

Circular 011 de

2011

Toda Alcance del artículo 21 de la Ley 1429 de

2010. Retiro Parcial de Cesantías

Comité de Convivencia

Laboral

Ministerio de

Trabajo

Resolución 1356 de

2012 Todos

Por la cual se modifica parcialmente la

resolución 652 de 2012. Ampliar el plazo

establecido para la conformación del

comité de convivencia

Afiliaciones Congreso de La

Republica

Decreto 4465 de

2011

Artículo 15, 17,

22, 23, 157, 161

Por la cual se crea el sistema de seguridad

social integral y se dictan otras

disposiciones

Protección Contra

incendios

Instituto Colombiano

de Normas Técnicas

Normal Técnica

Colombiana Toda

Especifica las señales de seguridad para el

uso en el campo de la protección y lucha

contra incendios

EPP Ministerio Trabajo y

Seguridad Social

Resolución 2400/79

355 a 370

TÍTULO IX. De las Herramientas en

General.

CAPÍTULO I. De las Herramientas de

Mano. Calidad, almacenamiento y uso de

las herramientas de mano

Alturas Ministerio de la

Protección Social

Resolución 1409 de

2012 Todos

Por el cual se establece el Reglamento de

seguridad para protección contra caídas en

trabajo en alturas.

81

Plan de Trabajo

Tabla No 7. Plan de Trabajo práctica empresarial

OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES RESPONSABLES

Conocer el proceso

Actual del área de

gestión humana en la

organización

Retroalimentación del proceso por la

persona en cargada en la organización

y otros directivos.

Realizar visita de reconocimiento a la

organización

Alexandra Toloza

Magali Urueña Identificar las actividades que

conforman el proceso actual

Comunicación con la persona

encargada del área de gestión humana

en la organización y con otros

directivos.

Conocer las necesidades específicas de

la organización.

Entrevista con la Directora de Gestión

Humana y la Gerencia General.

Diagnosticar el proceso

actual.

Creación de Matriz DOFA, que

permita conocer las Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades y

Amenazas del área de gestión humana

y de la organización en general.

Recolectar la información necesaria

Generación de lluvia de ideas Alexandra Toloza

Magali Urueña

Creación de indicadores de medición y

satisfacción del proceso actual por el

cliente interno.

Elegir los instrumentos de medición

para el cumplimiento de esta meta

(Observación y Encuesta u otro)

Identificar las

necesidades de la

Organización en materia

de Talento Humano y

Elaboración de un

manual de cargos y

perfiles

Identificar las necesidades de las

diferentes áreas de la organización

mediante investigación en libros,

documentos, artículos, etc.

Recolección de información necesaria

para el diseño de un manual de cargos

y perfiles acorde a la organización

Alexandra Toloza

Magali Urueña

Identificación de funciones

desarrolladas por los empleados

contratados en los cargos actuales y de

las especificaciones técnicas del

servicio a prestar. Entrevista con la persona encargada

de cada área de la organización.

Entrevista con una persona que ocupe

cada cargo de la organización. Identificación de la estructura

organizacional de la empresa

Identificación de Experiencia y

Niveles de Estudio requerida para

cada cargo

82

Proponer un

procedimiento de

Gestión Humana que

incluya Selección,

Inducción y Capacitación

de personal.

Identificar las necesidades del área de

gestión humana y de la organización

mediante investigación en libros,

documentos, artículos, etc.

Recolección y distribución de las

actividades necesarias para ejecutar

un buen proceso de selección,

inducción y capacitación

Recolección de la información

necesaria sobre necesidades de

capacitación. Alexandra Toloza

Magali Urueña Recolección de la información con la

persona encargada del área de gestión

humana para retroalimentar

conocimientos y necesidades.

Entrevista con la persona encargada

de cada área de la organización.

Entrevista con una persona que ocupe

cada cargo de la organización.

Recolección de la información con el

gerente de la organización para

escuchar las sugerencias de mejora que

percibe y que necesita la organización


Cronograma de Actividades

Tabla No 8. Cronograma de Trabajo Práctica Empresarial.

83


Actividad 1

Agosto

08 - 14

Ago

15 - 21

Ago

22 - 28

Ago

29 Ago –

04 Sep

05 - 11

Sep

12 - 18

Sep

19 - 25

Sep

26 -02

Oct

03 – 09

Oct

10 – 16

Oct

17 –

23

Oct

24-30

Oct

31 Oct

– 06

nov

07 -13

Nov

14 – 20

Nov

21 – 27

Nov

Formulación del Anteproyecto

Jornada de Inducción

Capacitación General en la

Universidad

Capacitación específica por parte de la Universidad

Entrega Anteproyecto a la Universidad

Primera intervención en la Empresa

Inicio de la practica en la Empresa

Entrega Informe parcial 1

Cierre Etapa 1

Elaboración Marco Teórico

Elaboración de Matriz FODA e instrumentos para realizar el

Diagnostico.

Elaboración Plan de Selección, Inducción y Capacitación y Manual

de Cargos y Perfiles.

Socialización y retroalimentación a la

tutora de la Opción de Grado

Socialización y retroalimentación a la

tutora de la Empresa

Entrega Informe parcial 2

Cierre Etapa 2

Cierre trabajo de campo en las

empresas

Entrega Informe final a docentes

Entrega informes finales a

coordinación

84

Propuesta de Implementación del Proceso del Área de Gestión Humana

De acuerdo a los resultados obtenidos a través del diagnóstico realizado se determinó

la necesidad e importancia de la creación de un Manual General del Proceso de Gestión

Humana, que incluya los sub proceso de Selección, Inducción y Capacitación, en donde se

plasme de forma clara y precisa las actividades a realizar en cada uno, las responsabilidad y

los tiempos de ejecución garantizando a la organización una eficiente y eficaz prestación de

los servicios a los clientes tanto internos como externos.

Guiados de la estructura propuesta por Chiavenato los procesos incluirán y se

estructuraran así:

Figura No 33. Estructura de los Procedimientos a Desarrollar.


PROCESO DE GESTION

HUMANA

PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO

DE INDUCCION

PROCEDIMIENTO

DE CAPACITACION

Es la escogencia del individuo

adecuado para el cargo adecuado, o

escoger entre los candidatos reclutados

a los más adecuados, para ocupar los

cargos existentes en la empresa,

tratando de mantener o aumentar la

eficiencia y el rendimiento de personal.

(Chiavenato, 2006)

Es un proceso de información

cuya meta es contribuir a la

adaptación del trabajador hacia

su grupo y las herramientas de

trabajo. (Chiavenato, 2006)

Entendida como el proceso mediante

el cual se prepara a la persona para que

desempeñe con excelencia las tareas

específicas del puesto que ocupa.

Actualmente la capacitación es un

medio que desarrolla las competencias

de las personas. (Chiavenato, 2006)

85

Procedimiento General Gestión Humana

Objetivo:

Proveer y desarrollar un proceso que permita suministrar y mantener de manera

eficiente y oportuna el Talento Humano competente, comprometido que facilite a

Representaciones e Inversiones Elite Ltda., el logro de los objetivos propuestos.

Este procedimiento cubre las siguientes actividades:

1. Reclutamiento

2. Selección

3. Contratación

4. Inducción general y específica

5. Identificación y suministro de capacitaciones.

6. Plan de acción o mejoramiento de competencias

7. Evaluación de Desempeño.

Para este proceso Actualmente se cuenta con el siguiente personal:

1. Directora de Gestión Humana.

2. Director de Operaciones.

3. Asistente de Gestión Humana.

4. Coordinador HSEQ.

86

Teniendo en cuenta las diferentes actividades a realizar se propone implementar la

siguiente estructura:

Figura No 34. Estructura Propuesta para el Área de Gestión Humana.


Áreas de Apoyo al departamento de Gestión Humana:

1. Departamento de Operaciones.

2. Coordinación de HSEQ.

Proceso de Selección

Objetivo: Establecer el procedimiento para la selección del personal operativo y

administrativo para la empresa Representaciones e Inversiones Elite Ltda.

Directora de Gestión

Humana

Asistente de

Gestión Humana

Asistente de Bienestar y

Desarrollo de Talento Humano

87

Requisición de Personal:

El proceso de Gestión Humana inicia con una requisición de personal, que es enviada

por los directores de área a través de correo electrónico diligenciando el formato respectivo,

indicando el cargo que necesitan.

Reclutamiento:

El reclutamiento se plantea se haga a través de los siguientes mecanismos:

1. Base de Datos de hojas de vida que han sido entregadas en la empresa.

2. Presentación de candidatos referidos por parte de clientes o recomendación por

trabajadores de la misma empresa.

3. Contactos telefónicos con otras empresas que actúan en el mismo mercado.

4. Por internet, a través de bolsas de empleo, o el SENA.

5. Instituciones no formales.

6. Para el cargo de supervisor, en lo posible ocupar está vacante mediante ascenso de sus

empleados operativos que cumplan el perfil.

Clasificación y Selección de las Hojas de Vida

Se realiza una clasificación de las hojas de vida que se ajusten o cumplen con los

requisitos del cargo.

88

Aplicación de Pruebas de Selección

Las personas que sean invitadas o apliquen para el cargo vacante son llamadas y se les

aplica pruebas psicotécnicas. Gestión humana realiza la verificación de referencias contenida

en la hoja de vida, verifica la evaluación de cumplimiento del perfil y entrega a la persona

encargada los candidatos con su respectiva documentación (Hoja de vida, soportes de

educación, experiencia y los análisis de pruebas psicotécnicas) para que le haga una entrevista

final con el jefe inmediato y se dé el visto bueno para su contratación.

Contratación

El candidato escogido es llamado indicándole los documentos que se necesitan para su

vinculación y se le hace entrega de la orden médica para la práctica del respectivo examen

médico de ingreso de acuerdo al profesiograma por cada cargo.

Una vez el candidato regresa del examen médico se verifican los documentos que le

fueron solicitados para su contratación como son:

1. Hoja de vida del candidato.

2. Certificados de los dos últimos empleadores o ultimo en caso de que sea solo uno, con

especificación del tiempo de servicio, cargos u oficios desempeñados.

3. Cuatro fotocopias del documento de identificación.

4. Antecedentes de Policía Nacional.

5. Antecedentes de Procuraduría General de la Nación.

89

6. Fotocopia de la libreta de servicio militar (si el contrato lo exige).

7. Constancia, certificados de estudio o declaración extra juicio del último año cursado

(cuando aplique o información escrita del último año cursado).

8. Examen médico ocupacional de admisión.

9. Dos Referencias personales

10. Constancia de EPS y AFP

Figura No 35. Estructura Proceso de Selección


PROCESO DE

SELECCION

Reclutamiento

Clasificación de Hojas

de Vida

Requisición de Personal

Contratación

Directores de Área y/o

Gerencia General

Director de Gestión

Humana


Humana


Humana, Asistente de

Gestión Humana

Responsable y Área de

Apoyo

90

Proceso de Inducción

Objetivo:

Asegurar que el personal que ingrese por primera vez a la organización

Representaciones e Inversiones- Elite Ltda., conozca la estructura organizacional, misión,

visión, política y objetivos, uso de servicios de salud, ARL y Fondo Pensional, así como sus

responsabilidades y autoridades dentro y fuera de la organización.

Los temas a desarrollar son:

Inducción General

1. Generalidades de la empresa

2. Políticas internas de la Organización (Valores, Filosofía, Derechos Laborales,

Obligaciones del Empleador y del Trabajador, Forma de Remuneración, Vacaciones,

Seguridad Social y prestaciones sociales etc.)

3. Misión, visión, política de calidad.

4. Estructura organizacional.

5. Aspectos generales y legales en Seguridad, Salud En el Trabajo y Ambiente,

Reglamento Interno de Trabajo.

6. Políticas de seguridad, salud en el Trabajo y ambiente.

7. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

91

Inducción Específica

1. Manejo de Insumos y Maquinaria.

Figura No 36. Estructura Proceso de Inducción.


Proceso de Capacitación

Objetivo:

Proporcionar instrucciones para identificar y suministrar las necesidades de

capacitación y/o entrenamiento, asegurando la competencia del personal de la organización

que mejore la calidad de los servicios prestados por Representaciones e Inversiones Elite

Ltda.

PROCESO DE

INDUCCION

General

Especifica

Director de Gestión Humana-

Director de Operaciones-

Departamento de HSEQ




Desarrollo de Talento Humano-

Técnico de Mantenimiento-

Proveedor de Insumos.


Apoyo

92

Identificación de las Necesidades de Capacitación

Los medios que se pueden utilizar para identificar las necesidades de capacitación son

los siguientes:

1. Diseñar un cronograma de seguimiento por parte de la Asistente de Bienestar y

Desarrollo de Talento Humano de acuerdo a las necesidades de cada contrato.

2. Identificar cuando se realiza el reclutamiento del personal, y el candidato no cumpla

con el perfil de cargos.

3. Medir el resultado de la Evaluación del Desempeño.

4. Identificar las necesidades de capacitación por el jefe inmediato en cada uno de los

sitios de trabajo o áreas de la empresa, las cuales deben ser comunicadas al Director

de Gestión Humana.

5. Evidenciar que la competencia del personal es una causa de incumplimiento de los

servicios prestados.

6. Registrar un alto grado de accidentalidad e incidentes del personal operativo y

administrativo.

93

Determinación de la forma de Realización

Una vez se han determinado las necesidades de capacitación, se inicia la programación

de capacitación por parte del Director de Operaciones, la Asistente de Bienestar y Desarrollo

del Talento Humano, el coordinador HSEQ el cual consiste en determinar ¿Cuál es la

necesidad? ¿La necesidad es inmediata? ¿Cuál es su prioridad con relación a las demás? ¿La

necesidad es permanente o temporal? ¿Cuál es el tiempo disponible para la capacitación?

¿Cuál es el costo de la capacitación? Así mismo determinar ¿qué debe enseñarse?, ¿qué

personas deben aprender? ¿quién debe enseñar?

Para su realización se puede contar con entidades externas como: ARL, Cajas de

compensación, Cámara de Comercio, FENASEO, SENA

De forma interna como apoyo a esta actividad se encuentra el Departamento de

Operaciones, Departamento de HSEQ, Coordinadores, Supervisores, Técnico de

Mantenimiento, Proveedores de Insumos y se adicionaría como coordinadora y encargada a la

Asistente de Bienestar y Desarrollo del Talento Humano.

Evaluación de la Capacitación

El plan de formación se evalúa de la siguiente manera:

94

La eficacia de la sesión de formación se hará con un examen escrito o práctico al

finalizar la misma, en éste aspecto se hacen preguntas al personal o a través de actividades

lúdicas para su comprensión del tema.

Figura No 37. Estructura Proceso de Capacitación.


Resultados

Descripción de Resultados

El resultado de este proyecto consiste en lograr insertar en el proceso general de

Gestión Humana, los sub procesos de Selección, Inducción y Capacitación dejando a la

organización Representaciones e Inversiones Elite Ltda., procedimientos escritos, ayudas

audiovisuales que facilitarán las actividades de tan importante área e integrarán a otras áreas

en su correcto funcionamiento.

PROCESO DE

CAPACITACION

Identificación de las

Necesidades

Determinación de la

forma de Realización



Coordinadores, Supervisores.


Apoyo

Evaluación de la

Capacitación


Director de Operaciones- Asistente

de Bienestar y Desarrollo del

Talento Humano, Coordinador

HSEQ, coordinadores,

Supervisores.




Desarrollo del Talento Humano

95

A nivel interno de las autoras es una amplia experiencia para nuestro currículo que

aumenta nuestra confianza y permite mostrar nuestras habilidades y conocimientos adquiridos

en nuestra carrera profesional en aras de dar a una organización una solución estratégica para

mejorar sus procesos.

Impacto de la propuesta

El Impacto de este proyecto se encuentra enmarcado en la realización de una propuesta

para la implementación del Área de Gestión Humana que cubre las necesidades de la

organización Representaciones e Inversiones Elite Ltda., y que le permitirá fortalecer su

estructura interna lo que se verá reflejado de forma positiva tanto interior como exteriormente

permitiendo que se consolide como una empresa de gran calidad en la prestación de sus

servicios mejorando su nivel de satisfacción del cliente e inmediatamente incrementando sus

ventas.

A nivel interno le permitirá contar con empleados de alto nivel de pertenencia y lealtad

que ayudaran mediante su trabajo a que la organización sobresalga frente a la competencia

por su eficiencia y eficacia en las actividades desarrolladas tanto a nivel administrativo como

operativo.

Logros

1. Se logró identificar una problemática en la organización de vital importancia para el

incremento de sus ventas y fidelización de clientes actuales y potenciales.

96

2. Se realizó el planteamiento a la organización Representaciones e Inversiones Elite

Ltda., de una propuesta para la implementación del Área de Gestión Humana de

acuerdo a las necesidades de la organización.

3. Se cumplieron los cuatro objetivos inicialmente trazados en este proyecto.

4. Se logró diseñar un procedimiento general de Gestión Humana, acompañado de los

subprocesos de Selección, Inducción y Capacitación aprobados por la Gerencia de la

organización.

5. Como profesionales de la carrera Administración de Empresas logramos profundizar y

reforzar nuestros conocimientos acerca del Área de Gestión Humana lo que nos

permitirá encontrarnos a la vanguardia laboral en cualquier organización.

6. Logramos demostrar que la Universidad Cooperativa de Colombia cuenta con

profesionales idóneos, competentes de diversos conocimientos, habilidades y talentos

laborales y personales.

Indicadores Aplicados

El cumplimiento de esta Práctica Empresarial lo medimos por el cumplimiento de los

objetivos planteados así:

Tabla No 9. Indicadores de Gestión.

97

Objetivo General

Objetivos Específicos

Porcentaje

mínimo de

Cumplimiento

Porcentaje

Ejecutado

Implementar el Área de

Gestión Humana,

incluyendo los procesos

de Selección, Inducción

y Capacitación de

personal, con los cuales

se pretende la prestación

eficaz del servicio en la

empresa

Representaciones e

Inversiones Elite Ltda.

Observar el funcionamiento

del Área de Gestión

Humana.

100% 100%

Diagnosticar el resultado

del proceso actual.

100% 100%

Identificar las necesidades

de la organización en

materia de Talento Humano

para la creación y diseño de

un manual de cargos y

perfiles.

100%

100%

Proponer un procedimiento

de Gestión Humana que

incluya Selección,

Inducción y Capacitación

de personal.

100%

100%


Figura No 38. Indicadores de Gestión.


0

20

40

60

80

100

120

Observar elfuncionamiento

del Área deGestión

Humana.

Diagnosticar elresultado del

proceso actual.

Identificar lasnecesidades dela organizaciónen materia de

talento humanopara la creacióny diseño de un

Manual deCargos yPerfiles.

Proponer unprocedimiento

de GestiónHumana que

incluyaSelección,

Inducción yCapacitación de

personal.

Porcentaje mínimo de Cumplimiento

Porcentaje Ejecutado

98

Presupuesto

Para la construcción de esta propuesta se tuvieron en cuenta unos costos implícitos así:

Tabla No 10. Presupuesto

Descripción de la

Necesidad

Perfil y/o Descripción

Tipo de

Contrato

Vr. Persona

y/o elemento

Mes

Valor Anual

Salariog Asistente de

Bienestar y Desarrollo del

Talento Humano

Profesional, Técnico o Tecnólogo en

Administración de Empresas, Ingeniería

Industrial, Psicología o carreras afines

con mínimo 1 año de Experiencia

Indefinido

$ 1.648.605

$ 19.783.260

Costo Cartilla de Inducción

Cartilla Papel caña de azúcar, Tamaño

Carta (Valor Unitario $ 1000)

Aproximadamente 100 al mes.

N.A.

$ 100.000

$ 1.200.000

Costo Video de Inducción

Donación Autoras del Proyecto, no representa costo para la Organización, pero si se sugiere su

actualización y mejoramiento continuo.

Presupuesto Capacitaciones

Generales

Instituciones de Educación Formal y No

Formal

N.A.

$ 1.666.667

$ 20.000.000

Presupuesto Capacitaciones

Especificas

Instituciones de Educación Formal

N.A.

$ 2.500.000

$ 30.000.000

Papelería y Útiles de

Oficina

Esferos, Papel Carta etc.

N.A.

$ 333.333

$ 4.000.000

Valor Total Anual Antes de Imprevistos $ 6.248.605 $ 74.893.260

Imprevistos 10% $ 624.861 $ 7.498.326

Valor Total Anual después de Imprevistos $ 6.873.466 $ 82.391.586


Discriminación del Costo del Personal Propuesto

El costo total del salario para la organización se discrimina así:

99

Figura No 39. Costo Salario Asistente de Bienestar y Desarrollo del Talento Humano.


Conclusiones

El área de Gestión Humana es parte vital para el buen funcionamiento de una

organización, permitiendo a través de su gestión contar con empleados que satisfagan las

necesidades de la misma y con su labor ayuden a que la organización sea viable y sostenible

en el tiempo.

Es indispensable implementar en el proceso general del Área de Gestión Humana, el

proceso de Selección, lo que permite que las organizaciones cuenten con el personal adecuado

100

que cumpla las expectativas laborales a través de sus habilidades, fortalezas, destrezas y

conocimientos.


proceso de Inducción, lo que permitirá que los empleados contratados conozcan la

organización, sus objetivos, metas y estrategias para que direccionen su labor en ayuda a su

cumplimiento. También da a conocer el método más efectivo para desarrollar las actividades

inherentes a su cargo lo que genera a la empresa una mayor productividad y eficacia.


proceso de Capacitación, lo que permite a la organizaciones reforzar el conocimiento de sus

empleados para que se destaquen en el cumplimiento sus funciones y de la misma forma crear

un lazo de aceptación, lealtad y sentido de pertenencia logrando que su comportamiento sea

positivo hacia la empresa.

Representaciones e inversiones Elite Ltda., es una organización que cuenta con los

recursos necesarios para fortalecer su estructura interna logrando con ello aumentar su

reconocimiento en mercado, destacarse sobre la gran competencia y contar con empleados

más comprometidos, felices y leales lo que se verá reflejado positivamente en la prestación de

sus servicios.

101

Recomendaciones

De acuerdo al análisis realizado a través del proceso de Consultoría al Área de Gestión

Humana en la organización Representaciones e Inversiones Elite Ltda., y de elaborar una

propuesta de acuerdo a las necesidades observadas se recomienda a la organización ejecutar la

estructura propuesta para esta área y considerar la contratación de una persona que sirva de

apoyo en la identificación, realización y control de los procesos de Inducción y Capacitación.

Es indispensable avaluar la puesta en marcha de la propuesta realizada, para lo cual se

recomienda hacerlo con nuevos consultores que midan la eficiencia del planteamiento

elaborado.

Es de suma importancia que a través de la Dirección de la organización se dé a conocer

la propuesta realizada, su beneficio y la necesidad de que las diferentes áreas (Dirección de

operaciones, Coordinador HSEQ) hagan parte de este proceso y/o se complementen en su

ejecución.

Es necesario que se haga entrega de un Manual de Funciones por cargo que permita a

los empleados conocer el alcance de sus funciones y a sus jefes inmediatos para que no se

hagan peticiones que no estén enmarcadas dentro de la labor contratada.

Se recomienda considerar la ubicación y diseño de puesto de trabajo de la Directora de

Gestión Humana teniendo en cuenta sus actividades a desarrollar.

102

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105

Anexos

Anexo No 1. Registro de Entrevistas realizadas.

Anexo No 2. Encuestas realizadas al personal Administrativo y Operativo.

Anexo No 3. Procedimiento General del Área de Gestión Humana.

Anexo No 4. Procedimiento de Selección y anexos.

Anexo No 5. Procedimiento de Inducción de Personal y Anexos.

Anexo No 6. Procedimiento de Capacitación de Personal y Anexos.

Anexo No 7. Folleto de Inducción de la organización.

Anexo No 8. Video de Inducción General de la organización.

Anexo No 9. Registros Fotográficos.

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