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INFORME MAPA DE RIESGOS OPERATIVOS Y DE CORRUPCION -VIGENCIA 2013 Oficina de Planeación
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INFORME MAPA DE RIESGOS OPERATIVOS Y DE CORRUPCION -VIGENCIA 2013
Oficina de Planeación
Contenido
1. Introducción…………………….…….…………………………………………………... 3
2. Metodología…………………………………………………………………………….……..3
3. Resultados de la aplicación metodológica…………………….…………….9
4. Conclusiones………………………………………………………………………………… 34
1. Introducción
La Administración del Riesgo se constituye en una herramienta importante para garantizar el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, mediante la implementación y seguimiento de las políticas de administración del riesgo ya sean de enfoque operativo o de corrupción.
Teniendo en cuenta que la Defensoría del Pueblo mediante Resolución 2006 de 2010, expedida en cumplimiento de la obligación de establecer y aplicar políticas de administración del riesgo determino que los Jefes de dependencia y Coordinadores de programas y proyectos son responsables de conocer y cumplir las políticas adoptadas con respecto a la gestión de riesgos, la cual debe estar integrada y ser inherente a la planificación estratégica y a la planificación anual de la Defensoría del Pueblo. Igualmente en esta resolución se adoptó el mapa de riesgos operativos de la Entidad.
La Oficina de Planeación es la responsable de coordinar con las dependencias la actualización permanente del mapa de riesgos, en el mes de abril la Entidad publicó en la página web el Mapa de Riesgos de Corrupción, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2641 de 2012.
El pasado 15 de julio se expidió la Resolución 1014 de 2013, por la cual se adoptó el Plan Estratégico 2013 – 2016, siendo importante la actualización de los mapas de riesgos operativos y de corrupción, la cual se presenta en este informe.
2. Metodología La Metodología utilizada en el ámbito de nuestra competencia (Oficina de Planeación) fue la siguiente:
Una vez elaborado el Instructivo para el ajuste del mapa de riesgos operativos y de corrupción y divulgado a los funcionarios mediante correo electrónico y a través de paloma mensajera en la página Web de la Defensoría, se iniciaron las visitas a las dependencias para la asesoría y acompañamiento en la actualización del mapa de riesgos por el equipo de mapa de riesgos de la Oficina de Planeación, posteriormente se enviaron correos electrónicos a los funcionarios encargados dentro de las dependencias remitiéndoles las nuevas matrices para actualizarlos, y luego de varias visitas de acompañamiento se enviaron correos electrónicos con observaciones sugeridas por la oficina de Planeación para ser analizadas por cada proceso. El total de dependencias del nivel central a las cuales se solicitó la entrega del mapas de riesgos fue 24, logrando una respuesta del 95% de ellas, si se observa que la delegada de políticas públicas no entrego la información solicitada.
A continuación se relacionan las fechas de visitas a cada dependencia:
Asesorías y Solicitudes presénciales a los procesos sobre mapas de riesgos
Fecha Hora Dependencia 22 de octubre 2013 3:45 pm Dirección Nacional del RAJ 23 de octubre 2013 8:35 am Financiera 23 de octubre 2013 10:40 am Contratación 23 de octubre 2013 3:15 pm Jurídica 23 de octubre 2013 4:00 pm Talento humano 24 de octubre 2013 11:20 am Administrativa 25 de octubre 2013 8:30 am Dirección Nacional de ATQ 25 de octubre 2013 10:00 am Financiera 25 de octubre 2013 3:30 pm Prensa 28 de octubre 2013 4:00 pm Contratación 28 de octubre 2013 5: 15 pm Sistemas 29 de octubre 2013 3:00 pm Dirección Nacional de ATQ 30 de octubre 2013 9:55 am Sistemas 30 de octubre 2013 10:30 am Se hizo un recorrido por
diferentes dependencias solicitado el envío de los mapas: Financiera, Promoción y divulgación, jurídica, Recursos y acciones judiciales, prensa, administrativa.
31 de octubre 2013 9:30 am Sistemas 8 de noviembre 2013 8:30 am Talento humano 8 de noviembre 2013 3:30 pm Administrativa 12 de noviembre 2013 2:30 pm Dirección Nacional del RAJ 12 de noviembre 2013 3:00 pm Talento humano 12 de noviembre 2013 4:30 pm Prensa 19 de noviembre 2013 9:30 am Dirección Nacional de
Promoción y divulgación 2 de diciembre 2013 3:10 Se hizo un recorrido por
diferentes dependencias solicitado el envío de los mapas: Promoción y divulgación, Recursos y acciones judiciales, ATQ, talento humano, sistemas
A continuación se relacionan las fechas de visitas a cada delegada:
Asesorías y Solicitudes presénciales a los procesos sobre mapas de riesgos
Fecha Hora Dependencia 01 de octubre 2013 3:15 pm Políticas Publicas
23 de octubre 2013 2:30 pm Victimas 24 de octubre 2013 11:00 am Niñez 24 de octubre 2013 3:00 pm Indígenas 24 de octubre 2013 9:00 am Derechos Colectivos 28 de octubre 2013 2:30 pm Política Criminal 29 de octubre 2013 4:00 pm Asuntos Constitucionales
08 noviembre 2013 10:00 am Política Criminal 08 noviembre 2013 11:30 am Victimas 13 noviembre 2013 8:30 am Niñez 13 noviembre 2013 3:30 pm Políticas Publicas 14 de noviembre 2013 2:30 pm Niñez 15 noviembre 2013 9:30 am SAT 18 de noviembre 2013 8:00 am Salud 18 de noviembre 2013 8:30 am Colectivos 18 de noviembre 2013 3:00 pm Desplazados 19 de noviembre 2013 10:00 am Asuntos Constitucionales 19 de noviembre 2013 11:30 am Indígenas 20 de noviembre 2013 10:00 am SAT 02 de diciembre 2013 9:00 am Niñez 02 de diciembre 2013 9.30 am Indígenas 04 de diciembre 2013 9:21 am Asuntos Constitucionales 04 de diciembre 2013 9:30 am Indígenas 04 de diciembre 2013 9:31 am Colectivos 04 de diciembre 2013 9:35 am SAT 04 de diciembre 2013 9:45 am Política Criminal 04 de diciembre 2013 10:10 am Niñez 04 de diciembre 2013 10:20 am Desplazados 04 de diciembre 2013 11:00 am políticas Publicas 04 de diciembre 2013 11:55 am Salud 04 de diciembre 2013 12:00 am Victimas
Con respecto a las regionales se les envió la invitación a la video conferencia sobre la elaboración de los mapas de riesgos, la cual fue efectuada los días 27 de noviembre y 4 de diciembre en los horarios de 11 a 12 de la mañana y de 2 a 3 de la tarde.
En forma presencial durante los días 12 y 13 de diciembre de 2013, se asesoró en la elaboración de los mapas de riesgos operativos y de corrupción a las Defensoras regionales de la Guajira y San Andrés respectivamente.
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Se anexa el listado de la trazabilidad de correos electrónicos en lo correspondiente a envío del instructivo para la elaboración de mapas de riesgos, envío de las nuevas matrices, recepción de mapas, devolución de mapas con sugerencias y recepción de los mapas en forma definitiva.
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La contextualización documental permitió a los funcionarios, fortalecer la cultura de identificación y análisis de riesgos en las actividades diarias de la Defensoría del Pueblo y proponer acciones más eficaces para su control.
3. Resultados de la aplicación metodológica
A continuación se relaciona la fecha de recibido de los mapas de riesgos operativos y de corrupción radicados en la Oficina de Planeación, los cuales fueron construidos por los líderes de los procesos en compañía de su grupo de trabajo y bajo la asesoría de ésta Oficina.
Mapas recibidos procesos Fecha de recibido Jurídica 31 de octubre 2013 Comunicaciones 18 de noviembre 2013 Financiera 7 de noviembre 2013 Administrativa 15 de noviembre 2013 Contratación 18 de noviembre 2013 Control Interno 25 de noviembre 2013 Sistemas 2 de diciembre 2013 Talento humano 3 de diciembre de 2013 Planeación 5 de diciembre de 2013 Veeduría 5 de diciembre de 2013 DNATQ 2 de diciembre 2013 DNRAJ 5 de diciembre 2013 DNDP 2 de diciembre 2013 DNPDH 5 de diciembre 2013
Mapas recibidos Delegadas Fecha de recibido Niñez 5 de diciembre 2013 Colectivos 5 de diciembre 2013 Constitucionales 5 de diciembre 2013 Indígenas 5 de diciembre 2013 Política Criminal 5 de diciembre 2013 Políticas Publicas No entregó Victimas 5 de diciembre 2013 Población Desplazada 5 de diciembre 2013 Salud y Seguridad 5 de diciembre 2013 Sistema Alertas Tempranas 5 de diciembre 2013
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Mapas recibidos Regionales
Fecha de radicado en planeación
Fecha de envió por email
Amazonas 23 de Diciembre de 2013 16 de diciembre de 2013 Antioquia 19 de diciembre de 2013 Antioquia-Urabá 19 de Diciembre de 2013 Carta explicativa Arauca No reporto Atlántico 13 de diciembre de 2013 11 de Diciembre de 2013 Bogotá No reporto Bolívar No reporto Boyacá 06 de Diciembre de 2013 Caldas 10 de Diciembre de 2013 9 de Diciembre de 2013 Caquetá No reporto Casanare No reporto Cauca 23 de Diciembre de 2013 17 de Diciembre de 2013 Cesar 17 de Diciembre de 2013 Choco 23 de Diciembre de 2013 23 de Diciembre de 2013 Córdoba 16 de diciembre de 2013 Cundinamarca 18 de Diciembre de 2013 18 de Diciembre de 2013 Guainía No reporto Guaviare 16 de diciembre de 2013 16 de Diciembre de 2013 Huila 11 de Diciembre de 2013 06 de Diciembre de 2013 La Guajira 19 de Diciembre de 2013 19 de Diciembre de 2013 Magdalena 16 de Diciembre de 2013 Meta 23 de Diciembre de 2013 09 de Diciembre de 2013 Nariño 23 de Diciembre de 2013 20 de Diciembre de
2013 Norte de Santander No reporto Norte de Santander Ocaña
5 de Diciembre de 2013 5 de Diciembre de 2013
Putumayo No reporto Quindío 5 de Diciembre de 2013 5 de Diciembre de 2013 Risaralda 5 de Diciembre de 2013 05 de Diciembre de 2013 San Andrés y Providencia 18 de Diciembre de 2013 18 de Diciembre de 2013 Santander 09 de Diciembre de 2013 Santander Magdalena Medio
09 de Diciembre de 2013
Sucre 23 de Diciembre de 2013 19 de Diciembre de 2013 Tolima 13 de Diciembre de 2013 Valle del Cauca No reporto Vaupés No reporto Vichada No reporto
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En cumplimiento de una de las obligaciones de la Oficina de Planeación establecidas en la Resolución 2006 de 2010 Artículo 8, la Oficina consolidó los mapas de riesgos operativos y de corrupción, producto de esta labor presenta un compendio de las principales causas encontradas en el ejercicio, susceptibles de acciones correctivas para evitar la materialización al interior de las Dependencias bien sea a través de acciones de mejoramiento e implementación de controles al interior de ellas. –ver resolución 2006 de 2010, la cual puede ser consultada en el normograma publicado en el enlace de la página de la Defensoría del Pueblo –institucional / información institucional / Enlaces / Normatividad / normatividad institucional / ver minisitio.
Ahora bien, dentro del análisis que efectuó la Oficina de Planeación se evidencia en cuadro adjunto en la columna final con una equis “X”, las causas que son de competencia directa de los Jefes de las Dependencias al igual existiendo otras que son de facultad del Comité de Coordinación de Control Interno, insumo este que le servirá para evaluar la pertinencia de coordinar la implementación de políticas y acciones.
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Alto volumen de solicitudes de aspirantes a defensores públicos X
Falta de organización y/o políticas claras en la gestión de actividades. XConcentrar actividades en el nivel central que podrían ser ejecutables a nivel Regional.
X
Medios inadecuados e insuficientes X
Insuficiencia de personal en el trámite administrativo para el pago de las indemnizaciones ordenas por sentencia judicial
X
Falta de medios logísticos y técnicos para el desplazamiento y comunicación con los despachos judiciales. La dirección carece de vehículo para el traslado oportuno de los funcionarios a los despachos judiciales , así como de un medio de comunicación eficaz con los despachos
X
Falta de conocimiento actualizado de la jurisprudencia de la Corte Constitucional
X
Falta de capacitación en el desarrollo del Sistema Visión Web RAJ X71 18TOTAL CAUSAS POR LIDER Y CCCI
TOTAL CAUSAS 89
DIRECCIÓN NACIONAL DE DEFENSORÍA
PUBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS Y
ACCIONES JUDICIALES
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Producto de este trabajo, se presenta a continuación el consolidado de causas del mapa de riesgos operativos:
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Como se puede observar de las 372 causas identificadas, el 66% le corresponde administrarlas a los líderes de los procesos y el 34% al Comité de Coordinación de Control Interno en lo que respecta a debilidades en la gestión documental, carencia de talento humano y tecnologías de la información.
RIESGOS DE CORRUPCIÓN
De acuerdo con la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, se entiende por riesgo de corrupción:
“la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses
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de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio en particular.”
Los siguientes son los resultados de las causas de los riesgos de corrupción identificados:
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Las regionales presentan las siguientes causas para los riesgos de corrupción identificados:
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Analizando los resultados se concluye que de las 127 causas identificadas de riesgos de corrupción, al 98% de estas causas su administración les corresponde a los líderes de los procesos mientras que solamente el 2% le corresponde al Comité de Coordinación de Control Interno.
En un segundo escenario de análisis efectuado por la Oficina, se presenta un tercer resumen de las principales causas de riesgos operativos y de corrupción
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PRINCIPALES CAUSAS DE RIESGOS OPERATIVOS Causas Cantidad % Gestión Documental 20 5% Falta de personal 48 13% Deficiencia tecnológica 54 15% Incumplimiento en procedimientos 155 42% Falta de capacitación 50 13% Inadecuada infraestructura 29 8% Insuficiencia presupuestal 16 4% Total 372 100%
PRINCIPALES CAUSAS DE RIESGOS DE CORRUPCION Causas Cantidad % Falta de personal 7 6% Incumplimiento de procedimientos 64 50% Debilidad tecnológica 3 2% Falta de ética 44 35% Concentración del Poder 9 7% Total 127 100%
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Se puede observar que de las 372 causas de riegos operativos, el 42 % corresponde al incumplimiento de los procedimientos, el 15% a la deficiencia tecnológica, el 13% a la falta de capacitación, el 13% a la falta de personal, el 8% a la inadecuada infraestructura, gestión documental el 5% y el 4% a la Insuficiencia presupuestal. De las 127 causas de riesgos de corrupción, el 50 % son por incumplimiento de los procedimientos, el 35% por falta de ética, el 7% por concentración del poder, el 6% por falta de personal y el 2% por debilidad tecnológica.
Estos resultados dejan claramente identificado, que las debilidades e incumplimientos en los procedimientos son las causas principales de los riesgos tanto operativos y de corrupción (42% y 50% respectivamente), seguido de las debilidades tecnológicas y de personal en las causas de riesgos operativos, mientras que en corrupción le sigue la falta de ética de los servidores y funcionarios de la entidad.
Las causas anteriormente estudiadas, arrojaron a nivel nacional la identificación de 253 riesgos operativos (Ver anexo uno), de los cuales 109 riesgos obtuvo la evaluación de “Muy grave” y “Grave” que hacen parte del mapa de riesgos institucional (Ver anexo dos) y los restantes 144 riesgos su calificación fue de “Moderada”, “Leve” y “Muy Leve”. El siguiente cuadro muestra los resultados de acuerdo con la evaluación del riesgo:
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EVALUACION DEL RIESGO OPERATIVO NUMERO DE RIESGOS IDENTIFICADOS
Muy grave 51
Grave 58
Moderado 99
Leve 21
Muy Leve 24
Con respecto a los riesgos de corrupción, sus causas identificaron 96 riesgos a nivel nacional, los cuales en su totalidad hacen parte del mapa de riesgos de corrupción de la entidad (Ver anexo tres). El siguiente cuadro muestra los resultados:
EVALUACION RIESGO DE CORRUPCION NUMERO DE RIESGOS IDENTIFICADOS
Muy grave 3
Grave 86
Moderado 5
Leve 2
Muy Leve 0
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4. Conclusiones
Que al efectuar un buen control al interior de las Dependencias se puede mitigar los riesgos. Tienen asiento el análisis de las causas en la falta de conocimiento y aplicación de procedimientos operativos y de corrupción con una participación del 42% y 50% respectivamente, lo cual puede generar resultados incoherentes frente al cumplimiento de los objetivos de los énfasis del Plan Estratégico, teniendo en cuenta que dichos objetivos implican el desarrollo de procesos.
Le siguen la debilidad tecnológica y falta de capacitación que alcanza con el 15% y el 13% respectivamente, toda vez que no existen instrumentos seguros que permitan realizar un control eficiente y efectivo a cada una de las actividades que desarrollan las dependencias de la Entidad por falta de tecnología adecuada y debilidades en el plan de capacitación.
Con respecto a la falta de personal se constituye en el 13% de las causas registradas en la estadística, seguido de las debilidades en la infraestructura con el 8%, el manejo documental e insuficiencia presupuestal con un 5% y 4% respectivamente.
Los resultados estadísticos a las causas que en la Defensoría del Pueblo generan riesgos de corrupción se registraron un 50% por el incumplimiento de los procedimientos, el 35% a la falta de ética de los funcionarios, el 7% por concentración del poder, el 6% por falta de personal y el 2% por debilidad tecnológica.
Dentro de las competencias que le corresponden a la Oficina de planeación se encuentra la coordinación permanente del mapa de riesgos de acuerdo con la resolución 2006 de 2010 en su artículo octavo, es por ello que dentro del Plan de Acción Anual de la Oficina se incorporó esta tarea.
La citada resolución 2006 de 2010, en su artículo octavo enuncia que “la elaboración y actualización del mapa de riesgos estará a cargo de los responsables de los procesos con el apoyo de su equipo de trabajo y la asesoría del equipo MECI-CALIDAD.” En este sentido la oficina de planeación asesoro y acompaño a los líderes de los procesos y al equipo operativo MECI-CALIDAD en el levantamiento de la información cuyos resultados se están presentando al Comité de Coordinación de Control Interno.
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El Comité de Coordinación de Control Interno es la instancia encargada de aprobar y adoptar las modificaciones a los mapas de riesgos, en cumplimiento del artículo noveno de la resolución 2006 de 2010.
Una vez aprobados los mapas deben ser puestos en conocimiento de la Alta Dirección para que defina las políticas de administración de los riegos y garantice la asignación de los recursos necesarios para su ejecución, tal como lo señala el artículo cuarto de la mencionada resolución.
Por otro lado, la cultura de la administración del riesgo por ser un tema de transversalidad, a la Oficina de Control Interno le compete de acuerdo con la resolución 2006 de 2010, hacerle seguimiento a “la aplicación de acciones preventivas y los ajustes necesarios para asegurar un manejo efectivo de los riesgos.” Igualmente estos seguimientos son insumo para el cumplimiento de uno de sus roles: el fomento a la cultura del control.
Proyecto: Oficina de Planeación -Equipo de mapa de riesgos
