INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL LICITACIÓN ...cfia.or.cr/cfiamail/info...

Licitación Abreviada 2009LA-000003-01 “Mant. Edificio” 1

INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL LICITACIÓN ABREVIADA 2009LA-000003-01

“MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y SERVICIO DE EMERGENCIAS PARA EL SISTEMA ELECTRICO, AIRES ACONDICIONADOS, UPS, SISTEMA DE

BOMBEO DE AGUA POTABLE Y PLANTA ELÉCTRICA” La Sección de Proveeduría del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), ubicada en San Vicente de Moravia, del antiguo Colegio Lincoln 200 oeste, 100 sur y 200 oeste, en el cuarto piso de las oficinas centrales, recibirá ofertas hasta las 10:00 horas del 23 de noviembre de 2009, para el “MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y SERVICIO DE EMERGENCIAS PARA EL SISTEMA ELECTRICO, AIRES ACONDICIONADOS, UPS, SISTEMA DE BOMBEO DE AGUA POTABLE Y PLANTA ELÉCTRICA” de acuerdo con las siguientes condiciones:

CAPÍTULO Nº 1 CONDICIONES GENERALES

1. Presentación de ofertas:

La oferta debe presentarse debidamente firmada por el profesional oferente o por el representante legal de la empresa oferente, en formato de texto u hoja electrónica según corresponda y además escritas a máquina, sin borrones, entrerrenglonadas, ni tachaduras, en caso de error deberá salvarse mediante nota. Los ítems de la oferta deben corresponder en numeración y contenido y en orden cronológico, cuando proceda, con los del cartel, ésta debe estar foliada y con su respectivo índice al inicio. La oferta deberá ser presentada antes de la hora de cierre de recepción, en un sobre cerrado en el exterior debe indicarse el nombre, dirección, teléfono, facsímil del oferente y debe contener la siguiente leyenda:

INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL

LICITACIÓN ABREVIADA 2009LA-000003-01 “MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y SERVICIO DE EMERGENCIAS PARA EL SISTEMA ELECTRICO, AIRES ACONDICIONADOS, UPS, SISTEMA DE

BOMBEO DE AGUA POTABLE Y PLANTA ELÉCTRICA”

Debe incluir toda la información necesaria para la aplicación del sistema de evaluación previsto en este cartel, en los formatos establecidos, así como cualquier información que el oferente estime pertinente agregar.

2. Objetivo

Dado que el IFAM no cuenta con especialistas dedicados al mantenimiento preventivo, correctivo y de emergencias ni equipo para brindar el servicio citado anteriormente, y que tuvimos anteriores problemas de atención a daños presentados a equipos y que esto obedece a las diferentes ofertas, razón por la que se pretende recoger en una sola oferta que en forma integral asuma la responsabilidad del servicio contratado para que éste se mejore. Lo anterior, sin que se de la posibilidad de que se divida la responsabilidad cuando se argumenta que la misma recae en otras personas o


empresas. Por lo que es necesario contratar los servicios externos para ejecutar los planes de mantenimiento preventivo, correctivo y de emergencias al edificio y equipo para el año 2010.

3. Disponibilidad Presupuestaria

El IFAM cuenta con una disponibilidad presupuestaria anual, para esta contratación, de ¢9.0000.00,00 (Nueve millones de colones exactos). Este proceso de Licitación Abreviada está sujeto a la aprobación del Presupuesto Ordinario de 2010, por parte de la Contraloría General de la República, por lo tanto, la eficacia y validez de la adjudicación queda sujeta a la aprobación de dicho documento por parte de la Contraloría General de la República.

4. Copias

Cada oferta deberá ser acompañada de un original y una copia debidamente firmada en papel común, la cual deberá incluir todos los documentos que contiene el original, estos deberán estar foliados y con su respectivo índice.

5. Idioma

La oferta debe ser presentada en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta.

6. Certificaciones, Declaraciones Juradas y Comprobantes:

A. El adjudicatario deberá presentar las siguientes certificaciones:

6.1. Registral, notarial o fotocopia certificada notarialmente, en que conste que el firmante tiene suficiente poder para someter a consideración la oferta. Además, indicar las calidades, el domicilio y la dirección del oferente, y las citas de inscripción en el Registro Nacional. En el caso de que sea persona jurídica, deberá indicarse la fecha de constitución de la empresa y número de cédula jurídica. Sea persona física o jurídica, deberá fotocopia certificada de la cédula.

La personería certificada del firmante de ofertas de empresas extranjeras, será acreditada conforme al Código de Comercio.

6.2. Registral o de notario público que indique que la sociedad está legalmente

inscrita, vigente y con capacidad jurídica para actuar. 6.3. En todos los casos que la información que se accede en la Proveeduría del

IFAM, del “Sistema para verificación del cumplimiento del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social”, refleje que el oferente no se encuentra al día con el pago de las obligaciones con esa institución, deberá el presentar certificación de la Caja Costarricense de Seguro Social


(C.C.S.S) donde se exprese lo contrario, en caso de que aparezca como “Patrono no inscrito” deberá presentar un documento emitido por la C.C.S.S. en donde se le exonera de ese requisito.

6.4. El adjudicatario que se encuentre inscrito y activo en el Registro de

Proveedores del IFAM, y que haya aportado la documentación indicada en los incisos anteriores, no se verá obligado a aportarla nuevamente siempre y cuando declare bajo juramento que la información contenida en dichos documentos se encuentra vigente a la fecha de adjudicación y que lo consignado en ellos se mantiene invariable.

B. Declaraciones juradas

El oferente deberá presentar bajo la gravedad de juramento las siguientes declaraciones juradas

6.5. De no encontrarse en ninguno de los casos de imposibilidad legal, para

contratar con la Administración, a que se refiere el artículo 22 y el artículo 22 bis, de la Ley de Contratación Administrativa.

6.6. De encontrarse al día con las obligaciones del régimen de impuestos

nacionales, a que se refiere el artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (R.L.C.A.).

6.7. De que de que el oferente no está inhabilitado para contratar con la

Administración, por habérsele sancionado de acuerdo con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. La sanción impuesta por una Administración, aplicará para todo el Sector Público.

6.8. De que el oferente no está inhabilitado para el ejercicio del comercio y que no

se encuentra declarado en estado de insolvencia o quiebra

C. Comprobantes

6.9. Del INS que evidencie la cancelación del seguro obligatorio de riesgos del trabajo según lo estable el artículo 16.3 de la norma que lo regula.

6.10. Del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA) que

indique que el oferente o la empresa a subcontratar (según lo indicado en el punto Nº2.7.2, del capítulo 2 de este cartel) se encuentra debidamente incorporado y que está a derecho con sus obligaciones como tal.

D. Registro de Proveedores

6.11. Los oferentes deben estar inscritos en el Registro de Proveedores del IFAM, al

menos un día antes de la fecha de apertura.


Para tal efecto, el interesado debe aportar los requisitos solicitados para el Registro de Proveedores, cuyo detalle puede ser obtenido gratuitamente en la Sección de Proveeduría o en el sitio de Internet www.ifam.go.cr, en “Actualidad Informativa”.

Dicha documentación deberá entregarse directamente en la Sección de Proveeduría. Los oferentes que se encuentran inscritos y activos en el Registro de Proveedores del IFAM, y que hayan aportado la documentación indicada en los incisos anteriores, no se verán obligados a aportarla nuevamente cuando hagan expresa referencia de ello en su oferta, y declaren bajo juramento que la información contenida en dichos documentos se encuentra vigente a la fecha de la apertura de las ofertas y que lo consignado en ellas se mantiene invariable.

7. Plazo de Contratación

El plazo de la contratación es 1 año pero podrá prorrogarse por períodos iguales hasta por un máximo de contratación de cuatro años a criterio de la Junta Directiva del IFAM y aceptación del adjudicatario, previa valoración del informe de resultados y comprobación de disponibilidad de recursos presupuestarios, contado a partir de la fecha de entrega, por parte de IFAM, de la orden de compra correspondiente.

8. Inicio de labores Se requerirá la prestación del servicio a partir del mes de febrero de 2010, el adjudicatario deberá iniciar sus labores, dentro de los dos (2) días naturales siguientes al comunicado, por parte del IFAM, de que la orden de compra se encuentra confeccionada.

9. Vigencia de la Oferta

La oferta tendrá una vigencia no menor a 2 meses, a partir de la fecha de su presentación y así debe ser indicado expresamente en la misma.

10. Precio

10.1. Los precios cotizados serán, en forma mensual en colones

costarricenses. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.

El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en este cartel. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y


letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

10.2. En caso de que la propuesta sea en moneda distinta al colón, la orden de

compra, para el adjudicatario, se confeccionará al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección.

10.3. El IFAM no se obliga a aceptar la oferta de menor precio si considera que la

misma resulta ruinosa o si por el contrario considera la oferta excesiva. 10.4. El oferente deberá señalar claramente los impuestos a que está afecto el

servicio, e indicar si están o no incluidos en el precio. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N° 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, o sea se presumirá que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago del Impuesto Sobre las Ventas.

10.5. Todo oferente está en la obligación de entregar su oferta por la totalidad de los

equipos a atender, y de forma detallada por unidad. Aquella oferta que sea presentada por monto global será descartada. Por tanto, se debe proporcionar una cotización del precio que detalle al menos: 1-Servicio de mantenimiento eléctrico, 2-Servicio de mantenimiento de aires acondicionados, 3-Servicio de mantenimiento de UPS, 4-Servicio de mantenimiento de planta eléctrica, 5- Servicio de mantenimiento del sistema de bombeo de agua potable.

11. Forma de Pago:

Los pagos serán parciales por mes vencido contra presentación de factura revisada y autorizada por el Jefe de la Sección de Servicios Generales, debe presentar asimismo fotocopia de la Orden de compra, para tramitar cada uno de los pagos el IFAM verificará que el adjudicatario se encuentra al día en el pago de las cuotas patronales ante la Caja Costarricense de Seguro Social.

Importante: El IFAM tramitará los pagos cuando los documentos presentados cumplan con las siguientes características:

1. Las facturas deben estar debidamente autorizadas, según lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda.

2. La empresa presentará mensualmente con la factura de pago, copia de la

planilla presentada a la Caja Costarricense de Seguro Social para su verificación y aprobación por parte de la Jefatura de la Sección de Servicios Generales.

El IFAM cuenta con una plataforma tecnológica de pagos electrónicos por lo que los pagos que por diferentes conceptos realiza el IFAM se hacen por medio del depósito automático en la cuenta corriente o de ahorros (en colones) que tengan los oferentes con cualquier entidad del Sistema Bancario Nacional.


Por lo anterior junto con la oferta deberá presentarse el formulario de pagos automáticos debidamente completo. Ese formulario está a disposición en la dirección: www.ifam.go.cr, ícono “actualidad informativa” una vez ahí en el ícono de “Proveeduría”. Aquellos proveedores que ya lo hayan presentado únicamente deberán indicarlo en la oferta.

12. Garantías

12.1. Garantía de participación

12.1.1 Previo a la presentación de la oferta en la Sección de Proveeduría, se debe depositar en la Unidad de Tesorería de la Sección de Contabilidad y Finanzas del IFAM, la Garantía de Participación.

12.1.2 La garantía deberá ser rendida por cualquiera de los medios que permite el

artículo Nº 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con una vigencia no menor a dos meses, contado a partir de la fecha máxima de recepción de ofertas.

12.1.3 La Garantía de Participación se establece en un 3% (tres por ciento) del

valor total de la cotización, en caso de alternativa en una misma oferta, la garantía debe calcularse sobre la base del mayor valor propuesto.

12.1.4 El oferente debe adjuntar a su propuesta copia de la garantía de

participación y del recibo de la misma. 12.1.5 En caso de que el depósito sea en efectivo el monto deberá ser entregado

en colones costarricenses. Si se deposita la Garantía requerida en efectivo y en moneda distinta al Colón, por contar el IFAM solamente con cuentas corrientes en Colones y con fin de depositar el monto en las cuentas respectivas, la suma depositada será convertida a colones al tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.

12.1.6 En caso de títulos valores transmisibles por endoso, éstos deberán

depositarse debidamente endosados. 12.2. Garantía de Cumplimiento

12.2.1 El adjudicatario, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha en que quede firme el acto adjudicador, debe depositar, en la Unidad de Tesorería del IFAM, una Garantía de Cumplimiento por el equivalente al 8% (ocho por ciento), del monto adjudicado.

12.2.2 La garantía deberá ser rendida por cualquiera de los medios que permite el

artículo Nº 42 del R.L.C.A, con una vigencia no menor a dos meses, posterior a la fecha probable de recepción definitiva del objeto de esta contratación.


12.2.3 De no rendirse dicha garantía dentro del término y forma aquí dispuesta se procederá conforme a lo normado en el R.L.C.A., así como a ejecutar la garantía de participación conforme a lo regulado sobre el particular en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento.

12.2.4 La garantía se rendirá de conformidad con lo estipulado en el artículo Nº 42

del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

12.2.5 En caso de que el depósito sea en efectivo el monto deberá ser entregado en colones. Si se deposita la Garantía requerida en efectivo y en moneda distinta al Colón, por contar el IFAM solamente con cuentas corrientes en Colones y con fin de depositar el monto en las cuentas respectivas, la suma depositada será convertida a colones al tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.

12.2.6 En caso de títulos valores transmisibles por endoso, éstos deberán

depositarse debidamente endosados. 13. Devolución de la Garantía

13.1. De participación: será devuelta a petición del interesado, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En el caso del adjudicatario, se devolverá una vez rendida a satisfacción la garantía de cumplimiento y se hayan observado las restantes formalidades necesarias para el inicio del contrato.

La Garantía de Participación no se devolverá al adjudicatario mientras no rinda la garantía de cumplimiento, lo cual será dentro de los cinco días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación.

13.2. La garantía de cumplimiento: se devolverá dentro de los veinte (20) días

hábiles siguientes a la fecha en que el IFAM haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual.

13.3. En caso de que la Garantía de participación o de cumplimiento haya sido

depositada en efectivo y en moneda distinta al Colón, por contar el IFAM solamente con cuentas corrientes en Colones y siendo que para depositar el monto en las cuentas respectivas, el monto depositado debió ser convertido a colones al tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura o de la firma del contrato, el monto que se devolverá tanto a los participantes como al adjudicatario será el monto en colones resultante de la conversión realizada al momento en que se recibió la garantía de participación o cumplimiento según corresponda.

14. Plazo de entrega

Este contará a partir de que el IFAM notifique al adjudicatario que está a su disposición la Orden de Compra para su retiro.


15. Elegibilidad

La elegibilidad de las ofertas está condicionada a su ajuste a las condiciones y especificaciones del cartel y a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta. Serán elegibles las ofertas que obtengan una calificación total de 75 o más puntos. Una vez determinado que las ofertas cumplen con los aspectos legales generales y las condiciones específicas y que se determine cuáles son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá con su calificación según el sistema de valoración y comparación de las ofertas y de acuerdo con el método establecido en el presente cartel. Luego de ese procedimiento, se tendrá como adjudicatario al oferente que obtenga el mayor puntaje de acuerdo con lo establecido en el presente cartel.

No obstante, si ninguna de las ofertas recibidas alcanza los mismos, el IFAM se reserva el derecho de adjudicar a la oferta mejor calificada.

16. Plazo para Adjudicar

El IFAM resolverá la adjudicación de esta contratación en un plazo máximo de 22 días hábiles, contados a partir de la fecha máxima para recepción de ofertas, debiendo comunicar la resolución correspondiente a todos los oferentes. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo, en cuyo caso los oferentes estarán obligados a prorrogar la vigencia de sus ofertas y de sus garantías de participación. El IFAM no adjudicará de manera parcial este proceso y se reserva el derecho de declarar desierto el presente concurso.

17. Naturaleza de los Servicios Contratados

La presente contratación es sin relación de subordinación jurídico-laboral, en consecuencia no existirá responsabilidad alguna del IFAM en relación con el pago del seguro contra riesgos del trabajo ante el Instituto Nacional de Seguros, así como tampoco con los regímenes de enfermedad y maternidad e invalidez, vejez y muerte ante la Caja Costarricense de Seguro Social, ni cualquier otra carga social.

18. Aprobación Interna La ejecución de esta contratación, queda sujeta al otorgamiento de la Aprobación Interna del contrato, que regulará la prestación de servicios, por parte de la Dirección Jurídica del IFAM, conforme al Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, promulgado por la Contraloría General de la República.


19. Contrato

El adjudicatario deberá comparecer a firmar el contrato el día hábil siguiente a la comunicación respectiva por parte del IFAM. Esta comunicación la hará el IFAM mediante fax o cualquier otro medio expedito. Corresponderá al adjudicatario cubrir el costo total de las especies fiscales de ley correspondientes (Artículo 272 del Código Fiscal). El adjudicatario está obligado a retirar una copia del contrato debidamente refrendado un día hábil después de que se le notifique que debe pasar a recogerlo. Después de que se cuente con la aprobación interna se procederá a la confección de la Orden de Compra. A partir de la entrega de la orden de compra correrá el plazo para la prestación del servicio. Queda entendido que el contrato suscrito sólo podrá ejecutarse una vez que este cuente con la Aprobación Interna y que el rechazo de la Aprobación interna por defectos insubsanables de la contratación, hará insubsistente la adjudicación sin responsabilidad para el IFAM.

20. Lugar para notificaciones Todo participante deberá consignar en su oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal, domicilio exacto, teléfono y fax, para los efectos del artículo 4 de la Ley de Notificaciones, citaciones, otras comunicaciones judiciales y el artículo 174 Bis del Código Procesal. Queda expresamente autorizado el uso del fax para hacer o recibir notificaciones. Las notificaciones para el IFAM, pueden ser enviadas al fax número 2240-7123.

21. Ampliaciones o aclaraciones

El IFAM se reserva el derecho de solicitar ampliaciones o aclaraciones que no impliquen modificación de la oferta, así como verificar cualquier información suministrada.

22. Otras Disposiciones

Cualquier condición no prevista en el cartel se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna del IFAM, la Ley de Administración Financiera, Ley de la Contratación Administrativa y su respectivo reglamento.


CAPÍTULO Nº 2 EVALUACIÓN DE OFERTAS

2.4 Serán evaluadas por el sistema de evaluación que a continuación se detalla, las

ofertas que guarden un ajuste total a las especificaciones de este concurso e incorporen o brinden la información atinente a este propósito. Las ofertas que incumplan con lo anteriormente establecido resultarán declaradas inadmisibles.

2.5 Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en

cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que a su juicio, se considere necesario investigar. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.

2.6 Es obligación del oferente, velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto del

contrato y los requerimientos cartelarios, reúna todos los elementos informativos que inciden en la evaluación.

2.7 La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima que puede

obtener un oferente es cien por ciento. Para los cálculos correspondientes, que indiquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales, sin realizar redondeo. Se utilizará un sistema de evaluación ponderado de la siguiente manera:

2.7.1 PRECIO DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR (50%)

La oferta que cotiza el menor costo, se denomina oferta base y recibirá la cantidad máxima de puntos indicada. La asignación de puntos al resto de las ofertas se realizará en forma inversamente proporcional, utilizando la siguiente fórmula:

PRECIO DEL SERVICIO = Monto oferta menor precio * 50

Monto oferta a evaluar

2.7.2 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (40%)

El adjudicatario debe constatar que posee vasta experiencia en el servicio de mantenimiento de sistemas eléctricos de edificios, de equipos para climatización, de grupos electrógenos, de sistema de bombeo de agua potable y de UPS. De no presentar referencias completas en su oferta, ésta quedará descalificada. Si la empresa que presenta la oferta no es la que realizará el servicio directamente,

Concepto Puntos

Precio de los servicios a contratar 50 Experiencia de la empresa 40 Equipo 10 Total puntaje 100


deberá presentar la referencia de la empresa en consorcio y por tanto se debe presentar también original o copia certificada del acuerdo consorcial, delimitando claramente el campo de participación de cada una de las empresas participantes. La experiencia será valorada en consorcio y no separadamente. En todo caso los consorcios siempre serán responsables solidarios ante la administración contratante. La empresa oferente deberá de brindar directamente como mínimo un 50% del monto ofertado por los servicios solicitados, de conformidad con el artículo 69 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. De acuerdo con el párrafo anterior, si la empresa subcontrata alguno de los servicios requeridos, deberá aportar un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, en caso de resultar adjudicatario, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas. Tanto para el oferente como para las empresas subcontratadas deberá de aportarse la documentación necesaria que permita acreditar su experiencia para la calificación del punto siguiente. Obras realizadas: No serán admitidas ofertas de empresas que no presenten al menos dos contratos por cada servicio. El Oferente deberá proporcionar una lista de los trabajos realizados en los últimos tres años (similares al requerido), indicando el nombre de la empresa a la que se le prestó el servicio, el tipo de mantenimiento, números de teléfonos y fax de la misma así como el nombre de la persona que estuvo a cargo de las obras. Por cada obra realizada igual o similar a la requerida, se acreditaran 2 puntos, hasta un máximo de 20 puntos por cada tipo de mantenimiento (eléctrico, aires acondicionados, sistema de bombeo de agua potable, UPS y grupo electrógeno). El puntaje mínimo permitido para cada servicio no podrá ser menor a 4 puntos, es decir, se debe contar con experiencia en un mínimo de dos obras por tipo de servicio, para que la oferta sea sujeta a evaluación. Por tanto, el máximo puntaje a evaluar serán 100 puntos, los cuales corresponderán a un 40% asignado para la experiencia de la empresa. Tratándose de contratación o subcontratación la experiencia se empezará a contar a partir de que la empresa esté inscrita debidamente como tal en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA). Este porcentaje decrecerá en forma directamente proporcional, conforme a la siguiente ecuación: Porcentaje obtenido = Puntos obtenidos x 0.4 Donde: Puntos obtenidos = sumatoria de los tipos de servicios documentados multiplicada por dos.


2.7.3 EQUIPO (10 %)

Se tomará en cuenta el equipo (no herramientas básicas) que el oferente indique en este punto, para el mantenimiento preventivo, tomándose en cuenta la cantidad y tipo de los mismos. Para lo anterior, el oferente deberá presentar en su oferta una lista de los equipos a utilizar, los cuales se valoran en 1 % cada uno, hasta un máximo de 10 %. Ejemplos de equipos a utilizar:

• Bombas de presión para lavado • Bombas de vacío • Bomba de recuperación de gas refrigerante • Rastreador de circuitos energizados • Medidores digitales de temperatura • Medidor de energía: corriente de arranque, factor de cresta, frecuencia,

continuidad, resistencia, tensión AC/DC. • Equipo para registrar y medir parámetros de la Calidad de Energía

solicitado por el cartel, por el ofrecimiento de este equipo se le proporcionará 2 puntos.

2.7.4 CRITERIOS DE DESEMPATE

Si el resultado de este concurso arroja empate entre dos o más oferentes, se tomarán en cuenta de manera independiente, los criterios de desempate que a continuación se detallan, de acuerdo al siguiente orden:

1. Menor Precio. 2. Mayor Experiencia 3. Mayor cantidad de equipo

De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Sección de Proveeduría del IFAM. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada, será el adjudicatario.

La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa.

De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente.


CAPÍTULO Nº 3 INFORMACIÓN GENERAL

CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS A PRESTAR A. Requerimientos Técnicos para el Diagnóstico del Sistema Eléctrico

El oferente para el diagnóstico deberá cumplir con todos y cada uno de los siguientes objetivos: - Examinar e identificar cada uno de los circuitos a instalar, incluyendo todas las

cargas existentes del edificio (IFAM-MEIC): iluminación, tipos de carga a tomas de corriente, aires acondicionados, elevadores, UPS, planta eléctrica, portones eléctricos, bombas del sistema de agua potable, compresor hidroneumático.

- Verificar la capacidad y ordenar cada uno de los nuevos tableros de distribución

eléctrica.

- Verificar la capacidad y ordenar cableado y breakers.

- Actualizar los planos unifilares del sistema de distribución eléctrica.

- Inspeccionar y medir el sistema de tierras.

- Evaluar la calidad de energía existente y establecer áreas críticas.

- Diseñar propuestas para el mejoramiento de la calidad del sistema de distribución eléctrica.

El oferente deberá realizar las siguientes actividades para cumplir los objetivos antes mencionados.

1. En los tableros de distribución eléctrica deberá:

1.1. Hacer una limpieza general 1.2. Ajustar contactos, tornillos y bornes. 1.3. Si hace falta rastrear, e identificar los circuitos nuevos en cada uno de los

tableros. El rastreo se deberá realizar utilizando instrumentos electrónicos especiales (rastreador de circuitos) que permitan el rastreo sin desconexión de disyuntores (incluir documentación técnica del instrumento). El instrumento deberá ser capaz de rastrear circuitos individuales así como también identificar disyuntores

1.4. Verificar la apropiada alimentación de circuitos. 1.5. Verificar la capacidad y estado de los disyuntores. (breakers) al ampliar la

cantidad de salidas 1.6. Propuestas de mejoras para el diseño existente. 1.7. Si se hacen cambios en los tableros se debe verificar el balance de cargas 1.8. Rotulación especial de los tableros. Las opciones de texto deben incluir: tipos

y tamaños uniformes, no mayor a 5 cm, enmarcado de etiqueta.


2. En el cableado deberá: 2.1. Verificar el estado físico y conductivo del cable. 2.2. Verificar calibres de alimentadores, tierras y neutros basado en normas NEC. 2.3. Revisar juntas o empalmes. 2.4. Ordenar el cableado. 2.5. Verificar el estado de ductos y tuberías. 2.6. Reportar parámetros externos que afectan los conductores.

3. Evaluar el sistema de tierras

3.1. Verificar las de conexiones apropiadas al sistema de tierras. 3.2. Evaluar el estado y la conexión del sistema de tierras. 3.3. Verificar la existencia de calibres apropiados de conexión entre tableros,

basado todo en el código eléctrico nacional (CODEC) o el código eléctrico de Estados Unidos (NEC.

3.4. Verificar y medir el sistema de pararrayos en techo del edificio, cableado,

grapas, soportes, puntas y puesta a tierra.

4. Marcar e identificar los tableros eléctricos si se requiere. 4.1. Verificar y rotular los tableros de distribución y cada uno de los circuitos si se

requiere. 4.2. Utilizar material vinílico para la rotulación, utilizando colores llamativos. 4.3. Revisar y actualizar los planos eléctricos, debe incluir la distribución de los

circuitos (diagrama unifilar) y los tableros, de forma gráfica. Estos planos se deben pegar en cada tablero en la parte posterior de la puerta, con un tamaño adecuado a la misma.

4.4. 4.5. Los planos deben ser firmados por un ingeniero eléctrico, electromecánico o

de mantenimiento industrial, incorporado y miembro activo del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

4.6. Los planos se deben entregar en forma física, impresa y en formato digital, en Compact Disk (CD).

Como ayuda al Adjudicatario el IFAM facilitará por medio de copias digitales los planos con la distribución arquitectónica del edificio.

5. Monitorear y evaluar la Calidad de Energía

5.1. Se deberá evaluar durante el mantenimiento en diferentes puntos de la red de distribución, la Calidad de Energía, o la frecuencia y severidad de las desviaciones en la entrada de potencia a los equipos eléctricos.

5.2. Se deberá entregar un informe por escrito de las mediciones realizadas.

Deberán hacer referencia a mínimo cinco diferentes puntos y con un tiempo promedio de 48 horas por punto.


5.3. Se deberá también hacer propuestas y recomendaciones para mejorar y contrarrestar los efectos de las perturbaciones eléctricas, basados en los informes presentados.

6. Reportes y recomendaciones

Se deberá entregar informes detallados cuando se requiera que incluyan la situación a la fecha, puntos críticos y propuestas para mejoras en:

- Red de distribución eléctrica (tableros, disyuntores, cableado, etc.) - Propuestas de mejoras en el sistema de tierras. - Propuestas de protección eléctrica. - Propuestas de uso racional de la energía eléctrica.

B. Sistemas de aire acondicionado, UPS, sistema de bombeo de agua potable y planta eléctrica de emergencia: De forma especifica se tendrá que dar servicio de mantenimiento preventivo, correctivo y servicio de emergencias, para los aires acondicionados, la UPS, sistema de bombeo de agua potable y la planta eléctrica de emergencia que posee el IFAM, conforme a la lista de equipos que al final de este punto se indican. Es requisito indispensable, que toda empresa visite previamente el edificio de IFAM, para tener criterio de cotización. La empresa que no cumpla con este requisito, quedará automáticamente descalificada.

1. Programa de mantenimiento

1.1. Ficha Técnica de las Unidades

El Oferente deberá realizar una Ficha Técnica para cada unidad de aire acondicionado, UPS, sistema de bombeo de agua potable y planta eléctrica que se incluyen en el Contrato, en la cual se detallarán todas las características técnicas de las unidades incluyendo todos sus componentes.

El Oferente deberá adjuntar con la oferta el formulario propuesto para la ficha técnica a utilizar, el IFAM aprobará dicho formulario una vez adjudicado el contrato y realizadas las observaciones correcciones y modificaciones que considere pertinentes. El adjudicatario tendrá un plazo de 22 días naturales a partir de la fecha de inicio del contrato, para entregar los formularios debidamente llenos al Jefe de la Sección de Servicios Generales del IFAM.

1.2. Historial de Mantenimiento

El oferente deberá realizar un formulario del historial de mantenimiento para cada una de las unidades de aire acondicionado, UPS, sistema de bombeo de agua potable y planta eléctrica incluidas en el contrato, en el cual se


detallarán todas las actividades de mantenimiento preventivo realizadas en las unidades, así como cualquier tipo de modificación o mejora que se realice sobre las mismas. El oferente deberá adjuntar en su oferta el formulario propuesto para el historial de mantenimiento a utilizar, el IFAM aprobará dicho formulario una vez adjudicado el contrato y realizadas las observaciones, correcciones y modificaciones que considere pertinentes.

1.3. Mantenimiento Preventivo

El oferente deberá realizar un formulario de mantenimiento preventivo, de aplicación general en todas las unidades de aire acondicionado, UPS y planta eléctrica que abarcará el contrato, y en la cual se detallarán todas actividades a realizar durante las visitas de mantenimiento preventivo y que como mínimo incluirá las siguientes actividades:

1.3.1 Sistemas de aire acondicionado

1.3.1.1 Unidad Condensadora

a. Lavado de serpentines y equipo en general b. Identificación de ruidos anormales y su respectiva

corrección. c. Revisión de anclajes d. Verificación de operación del compresor e. Verificación de funcionamiento de resistencia del deposito

de lubricante f. Verificación de retornos de líquido al compresor g. Verificación y registro de presiones de succión y descarga h. Cambiar roles y chumaceras dañados i. Reparación de ejes, muñoneras y aspas j. Verificación de Nivel de refrigerante k. Verificación y reparación de estado de tuberías, fugas de

refrigerante y funcionamiento de filtros, deshidratadores, aislamiento, acoples, anclajes, etc.

l. Verificación y registro de voltaje de alimentación y consumo de corriente del compresor y motor del ventilador.

m. Verificación del nivel de aceite n. Registro de sobrecalentamiento del refrigerante o. Limpieza y pintura del motor y compresor p. Medición de aislamiento del compresor.

1.3.1.2 Unidad Evaporadora

a. Lavado de serpentín y equipo en general b. Aplicación de pintura anticorrosivo. Esta actividad

necesariamente se deberá de realizar en todos los caso


con compresor y pistola, no se aceptarán aplicaciones de pintura con brocha.

c. Identificación de vibraciones, ruidos anormales y su respectiva corrección

d. Revisión de anclajes e. Alineamiento y estado de poleas f. Cambio de fajas dañadas y verificación de tensión. g. Limpieza o Lavado de filtros para aire. Cambiar si esta

deteriorado. h. Limpieza bandeja de condensado y tubería de drenaje de

condensados. Pintar tuberías. i. Verificación de funcionamiento de dispositivo de expansión j. Reparación total de aislamientos dañados. k. Cambiar roles o chumaceras dañados de los motores. l. Reparación de ejes, muñoneras y aspas. m. Verificación de estado de acoples flexibles y estado de

ductos de distribución de aire. n. Verificación y registro de voltaje de alimentación y

consumo de corriente del motor del ventilador. o. Limpieza y pintura de turbina y motor. p. Verificación y limpieza de recipiente para agua del

humificador. q. Pintura de unidad evaporadora si lo requiere, pintar con

equipo a presión (pistola). r. Alimentación Eléctrica y Control s. Verificación de estado de medios de desconexión y de

protección, fusibles, termo magnéticos, t. conductores, conductos, etc. u. Verificación de estado y operación de los elementos de

control eléctrico de la unidad como contactores, reles, presostatos, transformadores.

v. Resoque general de conexiones eléctricas w. Comprobación de operación de controles de temperatura x. Verificación de envío de alarma por alta temperatura y. Verificar, limpiar y cambiar cables, terminales, líneas de

potencia y control dañados. z. Limpieza de contactos del contactor.

1.3.1.3 Misceláneos

a. Registro de temperatura y humedad relativa en las salas b. Revisión, limpieza, reparación y pintura de ductos de

distribución de aire, rejillas de difusión y retorno. Se deberá de reparar totalmente, pintar, restaurar el aislamiento térmico y soportaría.

c. Corrección de fugas e infiltraciones de aire d. Limpieza, reparación y pintura de estructura metálica de

soporte de las unidades.


e. El contratista se compromete a dejar limpio el lugar de trabajo.

El oferente deberá considerar las actividades indicadas anteriormente como mínimas requeridas, por lo que deberá proponer y considerar cualquier otro tipo de actividad que considere pertinente para mantener en óptimo estado de operación las unidades de aire acondicionado que abarcara el contrato.

1.3.2 Planta eléctrica de emergencia:

Las actividades de mantenimiento preventivo a realizar, así como la frecuencia con que deben dar son las que se detallan a continuación:

1.3.2.1 Actividades mensuales:

a. Sistemas de lubricación:

- Búsqueda y corrección de fugas externas de aceite mediante resoque de tornillo, conexiones, acoples o el reemplazo de juntas y sellos.

- Examen y resoque del tapón de la varilla de nivel y del tubo de relleno, deberá revisarse también las tuberías de retorno y alimentación del turbocargador.

- Comprobación del nivel de aceite del motor y el gobernador y ajuste de los mismos a niveles correctos en caso de ser necesario.

- Lubricación del turbocargador en reposo (standby).

b. Sistemas de enfriamiento: - Búsqueda y corrección de fugas externas de agua mediante

resoque de tornillos, abrazaderas de mangueras y conexiones o el reemplazo de juntas o mangueras.

- Revisión de correcta operación del calentador de agua. - Revisión de estado de mangueras, llaves y conexiones,

sustitución de los mismos en caso de ser necesario. - Comprobación del nivel de agua y rellenar en caso

necesario.

c. Sistema de admisión y escape: - Búsqueda y corrección de fugas o filtraciones en las

conexiones del sistema de aire. - Revisión y corrección de restricciones en los filtros de

admisión de aire mediante lavado o reemplazo de los elementos del filtro.

- Búsqueda y corrección de restricciones, fugas o filtraciones en el sistema de escape.

d. Sistema de combustible:


- Busqueda y corrección de fugas de combustible en los siguientes lugares: Bomba y filtros de combustible, tubos y conexiones entre ellos así como el tanque. Tubos y conexiones de entrada en la válvula de corte de combustible. Puntos de unión de tuberías y mangueras entre el motor y el tanque.

- Búsqueda y corrección de filtraciones de aire o aceite en el sistema de combustible.

- Drenaje de combustible de los tanques para desalojo de aguas y sedimentos.

- Revisión de operación de los tanques diarios. - Medición del nivel de combustible de los tanques diarios y

del tanque principal.

e. Sistema eléctrico: - Revisión y ajuste para correcta operación del sistema de

precalentamiento. - Revisión y ajuste del sistema de carga de batería. - Revisión y ajuste de nivel y gravedad específica del

electrolito de la batería. - Limpieza y acondicionamiento de las baterías de la planta

(bornes, tapas, etc.) - Prueba de controles y alarmas de seguridad; verificación de

señalización remota. - Prueba de dispositivos iniciadores y actuadores de

protección de la planta. - Prueba del sistema eléctrico de corte de arranque. - Limpieza y revisión de los circuitos del panel de control.

1.3.2.2 Actividades semestrales:

Estas actividades se realizarán en adición a las detalladas en los apartados A y B según correspondan estas últimas.

a. Sistema de lubricación:

- Cambio o drenaje de sedimentos de los filtros. - Cambio de aceite del motor. - Lubricación del alternador, generador y arrancador.

b. Sistema de enfriamiento: - Limpieza externa del radiador con vapor o método

equivalente satisfactorio. - Cambio del refrigerante del sistema. - Verificación del funcionamiento de los termostatos.

c. Sistema de admisión y escape:

- Cambio de los filtros de admisión de aire. - Limpieza del respiradero del motor.


d. Sistema de combustible - Cambio de los filtros de combustible.

e. Sistema de eléctrico

- Limpieza general del alternador, generador y arrancador. - Revisión total del arrancador (carbones, roles, bendix,

solenoide, etc.) - Revisión del motor del generador. - Resoque de terminales de salida del generador.

f. Otros

- Revisión de los turbo cargadores. - Resoque de los anclajes de la planta. - Pintura del sistema de escape con pintura de aluminio para

alta temperatura.

1.3.2.3 Actividades anuales Estas actividades se realizarán en adición a las detalladas en los apartados a,b,c y d, según corresponda:

a. Sistema de lubricación

- Medición de la presión de aceite

b. Sistema de enfriamiento - Limpieza mecánica interna del radiador.

c. Sistema de combustible:

- Ajuste y calibración de válvulas e inyectores. - Calibración de la bomba de inyección.

d. Sistema eléctrico:

- Revisión de los elementos de estado sólido del excitador del generador.

- Revisión del regulador de voltaje de la planta.

e. Otros - Medición de compresiones. - Resoque general de tornillería.

El adjudicatario deberá brindar el servicio de mantenimiento preventivo a cualquier otro componente o sistema no anotado en el apartado anterior, y deberá efectuarlo de acuerdo con las recomendaciones del fabricante según el modelo y tipo de la planta en cuestión.

El oferente deberá considerar las actividades indicadas anteriormente como mínimas requeridas, por lo que deberá proponer y considerar cualquier otro tipo de actividad que considere pertinente para mantener en óptimo estado de operación las unidades de aire acondicionado que abarcara el contrato.


1.3.3 Unidad de potencia ininterrumpida (UPS):

Con una frecuencia bimensual, se tendrán que ejecutar las siguientes operaciones de mantenimiento preventivo:

- Revisión y detección de posibles fallas de todo el equipo en su

parte de control, potencia y emergencia. Dentro de esta actividad se debe considerar: análisis del banco de baterías, conmutadores, convertidores e inversores eléctricos, interruptores electrónicos, todo el análisis vía software que permita valorar la UPS y el modelo respectivo

- Reparación de daños menores como ajustes, restauración

operativa por software o aquellas operaciones que no requieran elementos principales del sistema, como tarjetas, y otros elementos indicados en el punto 1.7 de este cartel.

- Limpieza de todos los elementos de control, potencia y

emergencia con dieléctrico autorizado o recomendado por fabricante.

1.3.4 Sistema de bombeo de agua potable:

En cuanto al servicio de mantenimiento preventivo, este se realizará de forma bimensual, ejecutando las siguientes operaciones de mantenimiento preventivo:

- -Revisión total del sistema de tuberías, verificando posibles fugas,

vibraciones excesivas o anormales, adecuado funcionamiento de todas las válvulas. Reparación de todas aquellos daños menores que se presenten, que no implique la sustitución de los elementos indicados en el punto 1.7; se consideran empaques, soldaduras, sellos, anclajes, fijaciones, como elementos básicos a suministrar por el adjudicatario. Se incluye todo lo que es la red de tuberías desde el medidor de Acueductos y Alcantarillados, hasta las válvulas de paso principales de los circuitos por piso y hasta los hidrantes del sistema contra incendios.

- Revisión total del sistema de presurización del tanque

hidroneumático, corroborando funcionamiento de presostatos, manómetros, válvulas, tuberías, fugas, etc. Reparar lo necesario, siempre y cuando no implique sustitución de repuestos indicados en el punto 1.7.

- Revisión, diagnóstico y pruebas de las motobombas, verificando

fugas, mala conmutación, pérdida eléctrica, desalineamiento, rozamiento mecánico, otros, que se determinen y que se requiera de su inmediata intervención. Reparar todo lo necesario que no


implique lo indicado en el punto 1.7, como prensaestopas, sellos, limpieza de conmutadores, tortillería, fijación, etc.

- Revisión, diagnóstico y pruebas del Sistema de control,

verificando falsos contactos, desgaste de elementos, inoperación de protecciones, etc. Reparar todo lo necesario que no implique lo indicado en el punto 1.7.

- Se incluye todo el sistema de distribución de agua potable desde

el medidor de Acueductos y Alcantarillados, hasta las válvulas de paso principales de los circuitos por piso y hasta los hidrantes del sistema contra incendios.

1.4. Programa de Mantenimiento Preventivo.

El oferente deberá presentar un programa detallado de mantenimiento preventivo para las unidades indicadas, considerando los aspectos mencionados anteriormente. Este programa deberá contemplar una frecuencia de mantenimiento de cuatro meses para las unidades de aire acondicionado de ventana, tres meses para las split y para la unidad del aula de capacitación y aire de precisión del centro de cómputo, con el detalle de las actividades a realizar indicado anteriormente y la duración de las mismas. Todas las unidades de aire acondicionado tendrán una revisión de funcionamiento y medición de parámetros con una frecuencia mensual. De igual forma se deberá presentar el programa para la UPS, el sistema de bombeo de agua potable y para la planta eléctrica de emergencia, con la frecuencia que se indica en el detalle de mantenimiento de cada equipo.

El programa deberá ser presentado en forma de cronograma para un plazo de un año. Este deberá ser adjuntado con la oferta y será (al igual que los formularios requeridos anteriormente) requisito indispensable para poder participar en el presente concurso.

1.5. Control de Actividades de Mantenimiento Preventivo

Durante la ejecución del contrato, el adjudicatario deberá presentar una copia de los formularios de mantenimiento preventivo con todos los datos obtenidos, en cada visita, al administrador del contrato designado por el IFAM, para su correspondiente análisis ocho días naturales después de realizada la misma.

1.6. Control de Documentación

Para realizar el control de las actividades de mantenimiento y mantener actualizados los datos registrados en las fichas técnicas, diagramas eléctricos e historial de mantenimiento, el adjudicatario deberá reportar en forma escrita cualquier modificación realizada en un plazo no mayor a ocho


días naturales a la ejecución de la misma, sea esta realizada por medio de mantenimiento preventivo o correctivo.

1.7. Materiales y Repuestos

El oferente deberá indicar en su oferta las características técnicas de los materiales a utilizar para la ejecución de las actividades de mantenimiento en general (químicos, lubricantes, etc.). Con base a la información suministrada, el IFAM procederá a evaluar y aprobar los materiales propuestos, y en el caso que no sean satisfactorios para el IFAM, el oferente que resulte adjudicatario deberá acoger los materiales recomendados por el IFAM para la ejecución de las actividades de mantenimiento. Las calidades y características de los materiales a utilizar durante la vigencia del contrato, permanecerán invariables a lo largo del mismo, a excepción, que previa autorización del administrador del contrato por parte de IFAM, proceda a cambiar la marca o tipo de los materiales utilizados. Todos los materiales y repuestos requeridos para la ejecución del mantenimiento preventivo de los equipos que abarcan la presente contratación serán suministrados por el adjudicatario y deberán considerarse dentro del monto global de la oferta. Además tendrán que ser de buena calidad y de acuerdo a lo recomendado por el fabricante de los equipos.

En el caso de los aires acondicionados: los compresores, motores, termostatos y sensores de voltaje, tarjetas electrónicas, no se consideraran como parte de los materiales y repuestos indicados anteriormente, es decir, estos serán los únicos repuestos o materiales autorizados por el IFAM como adicionales, en caso de daño comprobado en los mismos, y sin que exista negligencia comprobada del adjudicatario. De igual forma en el caso de la UPS: transformadores, tarjetas, conmutadores, relés, baterías, en el caso del sistema de bombeo: contactores, motores, presostatos, válvulas, manómetros, relés, disyuntores y en el caso de la planta eléctrica: componentes del motor de combustión, generador y sistemas de acoplamiento y control eléctrico entre las partes básicas, así como baterías, contactores, relés y disyuntores.

1.8. Ejecución de Labores

En el caso de los aires acondicionados el adjudicatario deberá laborar en salas y espacios en donde se encuentran equipos de cómputo y personal de oficina, por esta razón, éste deberá describir el procedimiento que utilizará para la realización de las labores de mantenimiento, garantizando que: a. Los equipos de cómputo, comunicación y documentos, no serán

afectados.

b. No habrá interferencia con las labores de operación de los equipos indicados.


c. La duración de las labores de mantenimiento se realizaran de tal manera que el tiempo fuera de servicio de las unidades durante la ejecución de dichas labores sea el menor posible.

d. No habrá almacenamiento de material residual producto de las labores de

mantenimiento, es decir, la forma en que se eliminará cualquier material de desecho será asumida por el adjudicatario.

e. En las salas de equipo digital y donde exista equipo redundante el

mantenimiento será efectuado sin poner fuera de servicio la totalidad de los equipos.

Así mismo, las garantías anteriores que apliquen, se deben considerar en la atención de la UPS y la planta eléctrica. Debido a la naturaleza de la carga a la cual brinda respaldo la planta eléctrica y la UPS, las actividades de mantenimiento deberán efectuarse durante horas hábiles y con la debida comunicación a la administración del instituto, para evitar problemas en el quehacer de las dos instituciones que alberga el edificio, esto con el fin de garantizar la operación inmediata de los sistemas de emergencia.

En el caso del sistema de bombeo, se requiere una mayor coordinación por manejarse el agua potable que alimenta a las dos instituciones que alberga el edificio, porque de ser posible se debe efectuar los mantenimientos que sacan de operación el sistema, fuera de la jornada laboral respectiva.

1.9. Lista de equipos a atender: Además de la atención del sistema eléctrico del edificio, se tendrán que atender los siguientes equipos de forma específica:

Equipo Marca Ubicación

Planta eléctrica Kohler Sótano AireAcond.split ducto York OficComputoy Auditorio Aire Ac.mini split TEMPSTAR Consultorio medico-PB Aire ACOND CASSETE

MITSUBISHI Sala Sesiones J.D. 5P

Aire Ac.mini split Air Pro Sótano (UPS) Aire Ac mini split Air Prio Central Telefónica Aire de ventana Mitsubishi Asistente Presidencia Aire de ventana Mitsubishi Asistente Presidencia Aire Ac.mini split Air Pro Dirección Administrat. Aire Ac.mini split Air Pro Departamento legal Aire Ac.mini split Air Pro Dirección Ejecutiva Aire de ventana Mitsubishi SECRET. Presidencia Aire de Precisión Liebert Data Center Sistema de bombeo constituido por: - 2 bombas marca Aurora, modelo 3446 con acople flexible, 135 GPM, 15.0 HP,


NPSHR= 2.74 m, Presión de trabajo 70-90 psi, 240 voltios, 3 fases. -1 Compresor marca smith, modelo 28, 2.8 CFM, 98 psi, 1 HP, 208 voltios 2 fases. -Tanque hidroneumático metálico horizontal, 4600 litros, presión de prueba 150 psi. - Accesorios de control, valvulería y tuberías. UPS LIEBERTH 40 kva, 3

fases

1.10. Cláusula penal

1.10.1 Si existiera atraso en la fecha de entrega del servicio

prestado de acuerdo con los términos de la oferta y el cartel y ese atraso no fuere formalmente justificado de manera satisfactoria ante la respectiva Unidad Administrativa, el contratista deberá cubrir por concepto de multa, por cada día de atraso, la suma equivalente al 5% del monto total del servicio o reparación que se aplique y facture, hasta el máximo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

1.10.2 Para los efectos de este aparte, únicamente se considerara

atraso justificado, circunstancias no imputables al contratista, originadas por caso fortuito, por fuerza mayor, o hechos del IFAM debidamente demostradas por escrito ante la Unidad Administrativa responsable, dentro del impostergable plazo de un (01) día hábil posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.

El control y trámite atinente a lo aquí dispuesto, estarán a cargo de la persona titular de la Jefatura de la Sección de Servicios Generales.

1.10.3 Las multas se aplicarán directamente a las facturas tramitadas para

el pago de los respectivos servicios, si no es aceptada la justificación del contratista o si ésta no procede.

El oferente deberá hacer manifestación expresa en su propuesta de que acepta esta condición.”


CAPITULO IV CONDICIONES ESPECIALES

1. El presente contrato tendrá vigencia a partir de la entrega de la Orden de Compra

que regula el servicio, según los términos del punto Nº8 capítulo I del presente cartel, en los que se deberá dar un Mantenimiento total al sistema eléctrico del edificio, a cada una de equipos de aire acondicionado, a la UPS, a la planta eléctrica del edificio IFAM y al sistema de bombeo de agua potable, de manera que se garantice que todos los sistemas y equipos se encuentren desde un inicio en perfectas condiciones de operación.

2. Todas las actividades de mantenimiento deberán ser realizadas bajo la mejor

práctica de ejecución y con la consideración de las recomendaciones hechas por los fabricantes de los equipos y componentes de los mismos.

3. Todo el material y equipo necesarios para llevar a cabo la labor contratada será

suministrado por el adjudicatario.

4. El Adjudicatario debe, mediante manifestación escrita, aceptar el pago de cualquier suma que por concepto de deducible de aquellas pólizas con que cuenta el IFAM, para la protección de su propiedad y actividad, en caso de ocurrir alguna pérdida que sea imputable al adjudicatario por su falta, dolo, negligencia, imprudencia o impericia, o bien por no acatar las recomendaciones que este Instituto haga en materia de Seguridad y Protección.

5. El servicio ha de brindarse dentro de lo posible en la jornada de diez horas a

iniciarse a las 07:00 horas y no prolongarse después de las 17:00 horas todos los días, de lunes a viernes; deben considerarse además fines de semana o feriados en caso de trabajos especiales, o emergencias, según solicitud y autorización de la Administración.

6. El adjudicatario deberá en todo momento observar las normas de seguridad y

control de pérdidas que a través del inspector o encargado solicite el IFAM. 7. El oferente deberá especificar claramente en su oferta que el IFAM queda libre de

toda responsabilidad civil directa, indirecta o laboral, como consecuencia de la contratación, así como a responder por daños parciales o totales al equipo e instalaciones propiedad del IFAM que resulte dañado por negligencia comprobada por parte de su personal. Los mismos serán rebajados al adjudicatario en la factura inmediata, presentada para trámite de pago.

8. El adjudicatario deberá contratar y mantener por todo el tiempo de duración de los

servicios una póliza de riegos del trabajo y póliza de responsabilidad civil, emitidas por el Instituto Nacional de Seguros; además de las responsabilidades con la C.C.S.S, de las cuales presentará mensualmente copia de la planilla presentada a la C.C.S.S. para verificación del IFAM. Las pólizas antes citadas deberán ser presentadas a satisfacción del IFAM junto con la garantía de cumplimiento.


9. El personal contratado por el adjudicatario, durante la permanencia en las

instalaciones del IFAM, estará sujeto a las normas disciplinarias que la Institución mantiene dentro de sus instalaciones. El irrespeto de tales normas faculta al IFAM para solicitar el retiro de dichas personas sin responsabilidad alguna para el Instituto.

10. El adjudicatario garantizará la capacidad del personal que utilizará en este trabajo,

asimismo elaborará una lista con sus respectivos nombres y números de cédulas de identidad.

11. El personal contratado por la empresa adjudicataria deberá de contar con

autorización por escrito para el acceso a las diferentes áreas, el que debe ser emitido por el administrador del presente contrato.

12. El personal que realice el servicio contratado por este medio deberá informar por

escrito al Inspector del IFAM sobre cualquier daño que encuentre en las instalaciones del edificio (fugas de agua, ruidos anormales, alimentaciones eléctricas, etc.)

13. El equipo descrito se encuentra operando, pero es obligatorio que los

oferentes inspeccionen el sitio, así como su funcionamiento, con el fin de que tengan una idea clara de la magnitud del trabajo. La visita de inspección deberá ser previamente coordinada con el Jefe de la Sección de Servicios Generales o con el encargado asignado de IFAM.

14. La presente contratación bajo ningún supuesto podrá generar con cargo al IFAM

beneficios de orden laboral (vacaciones, aguinaldo, preaviso, cesantía, etc., al personal de la empresa).

15. Todo adjudicatario está en la obligación de aceptar en cualquier momento y

durante el período del presente contrato la sustitución o cambio por parte de IFAM de unidades de aire acondicionado o la inclusión de nuevas unidades de aire acondicionado en los sitios listados en la tabla de equipos. Se calculará el respectivo ajuste de precios tomando como base el promedio de costo unidad de aire acondicionado, similar al adquirido.

16. Todos los materiales de lubricación, limpieza, así como el reemplazo de

componentes menores (tales como abrazaderas, filtros, sellos, tapones, acoples o juntas, y todo aquel que se requiera en el servicio rutinario de los servicios solicitados), que se requieran durante la ejecución del mantenimiento preventivo serán aportados por el adjudicatario los cuales deben ser nuevos y originales. Igualmente lo anterior regirá en la sustitución de aquellas partes o componentes mencionados directamente en el apartado 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3 y 1.3.4, del capitulo III del presente cartel, producto de las rutinas de mantenimiento.

17. El IFAM podrá solicitar formalmente al adjudicatario la sustitución de los elementos

que a su juicio no ofrezcan las debidas garantías de buen servicio o seguridad


para el usuario y el equipo y que no hayan sido comprendidos dentro de las rutinas de mantenimiento. El IFAM suministrará dichos elementos. El adjudicatario deberá responder por escrito al IFAM a más tardar tres días hábiles luego de la notificación, lo siguiente: Fecha de sustitución de los elementos solicitados. Razonamiento sobre los aspectos que llevan a no efectuar los reemplazos.

18. El mantenimiento preventivo es aquel que se realiza con la finalidad de prever

situaciones bajo las cuales el edificio y el equipo pueda llegar a dañarse, para así evitar una posible falla que lo lleve a la inoperancia total o parcial.

19. Durante sus labores de mantenimiento preventivo, el adjudicatario deberá tomar

las previsiones del caso a fin de evitar accidentes y reducir al mínimo los inconvenientes a las personas que en algún momento necesitarán del servicio de las instalaciones del IFAM.

20. El mantenimiento correctivo es aquel servicio brindado a los componentes de los

equipos, cuando algún desperfecto lo llevara a un mal funcionamiento y lo lleve a ser inoperante (avería).

21. Servicio de mantenimiento correctivo. Cualquier anomalía, falla o avería detectada

por el oferente en las visitas de mantenimiento preventivo deberá ser reparada dentro del período que previamente haya establecido en su cotización y autorice la administración. Las visitas adicionales serán a solicitud del Jefe de la Sección de Servicios Generales y no tendrán costo adicional para el IFAM. Los materiales, mano de obra y repuestos que deban utilizarse en la atención de cualquier avería serán suministrados por el IFAM, siempre y cuando se demuestre por el adjudicado, que la falla se debió a mala operación, uso inadecuado, fatiga, o cualquier otra circunstancia que se le pueda aplicar al IFAM o falla de fabrica del equipo, pero en ningún caso por falta de mantenimiento o servicio de suministros y repuestos inadecuados.

22. Para el mantenimiento correctivo (reparación de averías) el oferente deberá contar

con otro formulario que también debe adjuntar a la oferta y que debe incluir como mínimo los siguientes datos: Fecha, nombre del cliente, dirección, identificación del Sistema, hora de inicio y finalización de la atención de la avería, total de horas trabajadas, nombre del personal técnico involucrado, descripción del servicio correctivo efectuado y en caso de reemplazo de partes también se identificarán claramente cada una de ellas (cantidad, nombre y número de parte).

23. En caso de que se requiera algún repuesto, materiales y mano de obra, según

corresponda, para realizar una reparación y asegurar el funcionamiento continuo de los equipos, el contratista cotizará el repuesto nuevo y original oportunamente y con la autorización de la Jefatura de la Sección de Servicios Generales, formalizada mediante una orden de compra, procederá a realizar la sustitución. Será facturado por separado cuando corresponda según los procedimientos de pago del IFAM. Los repuestos dañados o que sean sustituidos de los equipos deberán ser entregados a la Jefatura de la Sección de Servicios Generales.


24. Durante el mantenimiento correctivo el adjudicatario deberá enviar una copia de este formulario indicado en el punto 22, debidamente lleno a la persona designada por el IFAM como administrador del contrato, dentro de los dos días hábiles posteriores a la reparación de la falla.

25. Cuando se considere necesario, el IFAM. solicitará el servicio de reparación de

emergencia al adjudicatario. Para este efecto, el IFAM permitirá el acceso del personal técnico correspondiente a las áreas del edificio donde se encuentran los equipos e instalaciones. El adjudicatario deberá garantizar la atención del servicio de llamadas de emergencias las 24 horas del día durante todos los días del año, incluyendo horas y días no hábiles, para lo cual deberá suministrar al IFAM, al inicio del servicio, los datos de la o las personas a las cuales se les debe notificar en caso de avería, indicando: número telefónico, número de fax, número de radiolocalizador si lo hubiere. Dicho personal deberá estar localizable todo el tiempo. Las visitas que realice el adjudicatario para la atención de llamadas de emergencia y que se demuestre por el adjudicatario, que obedecieron a problemas que se le imputen al IFAM o al fabricante de los equipos, tal y como se indica en este cartel, su costo será adicional para el IFAM previa autorización de la Jefatura de la Sección de Servicios Generales. Caso contrario serán asumidas por el adjudicatario.

26. Al presentarse una avería en los sistemas y equipos objeto de este contrato,

personas designadas por el IFAM le notificarán al adjudicatario, primero por vía telefónica y luego mediante el servicio de telex o facsímil, suministrado en ambos casos los siguientes datos: Dirección, identificación del sistema, daño que presenta el equipo, prioridad de la avería y la hora en que se notifica al adjudicatario. Es importante aclarar que el uso del teléfono representa para el IFAM, el medio más importante para la canalización de las averías. El facsímil o correo electrónico se usará para formalizar el trámite antes mencionado.

27. Una vez notificada cualquier avería el personal técnico del adjudicatario deberá

apersonarse al sitio a un tiempo no mayor a los 90 minutos. Cualquier incumplimiento a este plazo deberá ser justificado de forma satisfactoria. Su no aceptación puede ser causal para rescindir el contrato.

28. Una vez que sea atendida cualquier avería en los equipos y sistemas, el

adjudicatario deberá llamar por teléfono y cerrar el reporte de dicha avería a las personas y teléfonos designados.

29. Para todos los repuestos utilizados en mantenimiento preventivo, correctivo y

mejoras, el contratista otorgará una garantía no menor a 3 meses. Para los trabajos realizados el oferente deberá dar una garantía en la mano de obra de al menos tres meses.

30. El adjudicatario deberá estar anuente a que en cualquier momento a solicitud del

IFAM, realizar las inspecciones necesarias en conjunto o individual, para determinar la calidad del servicio.


31. El oferente deberá presentar un programa de entrenamiento básico para ser dirigido al personal que el IFAM designe como administrador del contrato. Con esta medida se pretende que el administrador asegure un correcto uso del equipo, así como una adecuada supervisión del servicio del mantenimiento. Para el curso solicitado se deberá adjuntar el temario y duración del mismo.

32. Si se dieran disconformidades en los trabajos realizados, éstos deben ser

corregidos dentro de los tres días siguientes luego de presentada la denuncia respectiva por la contraparte del IFAM. Una vez que los trabajos queden a entera satisfacción del encargado responsable de controlar la ejecución de la obra, se dará un visto bueno al reporte de avería sobre la aceptación o rechazo de la obra en fiscalización.

33. Se debe programar y realizar ordinariamente una reunión cada dos meses, y

extraordinariamente las veces que el IFAM lo solicite con dos días de anticipación, entre el adjudicatario y la administración del IFAM, a efecto de aclarar puntos de interés para ambas partes.

34. El oferente deberá referirse concretamente a cada uno de los apartados de las

"Condiciones Específicas" y no podrá utilizar al referirse a ellos con términos como “aceptado”, “entendido”, “cumplimos”, etc. Además deberá contestar en forma ordenada tal y como lo solicita el cartel.

Los oferentes y el adjudicatario se responsabilizan a darle el manejo apropiado y exclusivo, únicamente para los efectos de la presente contratación, a los planos y cualquier otra información que se les suministre.

INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL LICITACIÓN ...cfia.or.cr/cfiamail/info...

Documents

Transcript of INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL LICITACIÓN ...cfia.or.cr/cfiamail/info...