ITIO Tema 2

Tema 2: El Sistema de Información en la Empresa

Agenda

� Introducción

�Valor y necesidad de la Información

�Sistemas de Información vs. Informatización

�Papel de las TI en las organizaciones.

�Concepto de Sistema de Información.

�Características de todo Sistema de Información.

�Características de todo Sistema de Información.

�Tipo de información a suministrar por un sistema de información.

�Funciones de un sistema de información

�Por que sistema de información

�Enfoque contemporáneo de los sistemas de información

�Nuevas opciones de diseño de la organización

2.1.- Introducción

�Ritmo de cambio acelerado: globalización, intensificación competencia, reducción de márgenes, calidad.

�Sistemas de Información apoyo a la estrategia de la Organización.

�Elemento estratégico para competir (los sistemas de información son un medio no un fin para conseguir los objetivos de las organizaciones)

2.2.- Valor y necesidad de la Información

�Tierra, trabajo, capital e información

� “Información es poder”

�Desinformación arma arrojadiza

�Desinformación arma arrojadiza

�Fuentes personales e informales de información directiva: “Círculo de Contactos”, “Información privilegiada” de carácter no sistemático, difícil obtención por medios tradicionales

2.3.- Sistemas de Información vs. Informatización

� Informatización condición necesaria pero no suficiente para SI.

�SI = Informatización + Diseño de un sistema integrado que relacione informaciones obtenidas por las diversas aplicaciones de la empresa para mejorar los procesos de toma de decisiones. (Business Process Management)

�SI aporta información (contenido, formato y terminología) interna apropiada.

�A combinar con información externa: e-mail, prensa, magnitudes macroeconómicas, etc.

2.4.- Papel de las TI en las organizaciones

� “Apoyo” para alcanzar objetivos de forma eficaz y eficiente.

�Análisis de los procesos de negocio.

Estrategia de

Negocio

�Análisis de los procesos de negocio.

�Cambio potencial de las bases competitivas del sector: nuevos productos, barreras de entrada.

Tecnologías de la

Información

Sistemas deInformación

2.5.- Concepto de Sistema de Información

�Definición:

“Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (BD) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad

selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma.”

Andreu, Ricart y Valor


Definición:

“Conjunto integrado de procesos, principalmente for males,

�Procesos formales: que la organización conoce y sabe utilizar.

�Procesos informales: importantes y cada vez más aplicables (multimedia, comunicaciones, etc.)

�Integración de datos y procesos que permita la “compatibilidad” entre las aplicaciones


Definición:

“...desarrollados en un entorno usuario-ordenador.. .”

�Coordinación de tareas realizadas por el hombre y la máquina

�Aunque podría existir conceptualmente un Sistema de Información sin ordenadores, éstos aportan mayor productividad y alcance de la información procesada.

�Existen tareas que el hombre realiza mejor: intuición, valoraciones informales, otras las hace mejor el ordenador aportando rapidez de cálculo y fiabilidad.


Definición:

“... que operando sobre un conjunto de datos estruct urados (BD) de una organización”

�Flexibilidad

�Integración de requerimientos de usuario

�Independencia de datos respecto a programas.

�Capacidad de normalización


�Datos : Estímulos recibidos del exterior, filtrados en base a criterios predeterminados y almacenados mediante algún soporte informático.

� Información : Surge cuando alguien considere los datos planteando relaciones entre ellos (nuevos datos con los ya almacenados), relevantes para el desempeño de sus actividades.

�Conocimiento : Información que aporta conclusiones acerca de otras informaciones. (Varias informaciones y sus relaciones)

Finlay, Paul; “Introducing Decision Support Systems”, 1989


Definición:

“... recopilan, procesan y distribuyen selectivamen te la información necesaria...”

�Evitando sobrecargas. No es lo mismo cantidad de

�Evitando sobrecargas. No es lo mismo cantidad de información que calidad de información.


Definición:

“... para la operatividad habitual de la organizaci ón y las actividades propias de la dirección de la misma.”

�Apoyando el análisis, la planificación, el proceso de toma

�Apoyando el análisis, la planificación, el proceso de toma de decisiones. Por medio de un adecuado sistema de interrogación (SQL) con procedimientos “ad hoc”, para mejorar las tareas de gestión de la organización.

2.6.- Características de todo Sistema de Información

�Que determinan el valor/coste.

• Disponibilidad de la información necesaria.

• “Solo la información justa.”

• Información presentada en diversos

• Funciones diversas para atender a variadas necesidades.

• Flexibilidad (adaptación a nuevas necesidades)

• Información presentada en diversos formatos.

• Incorporando relaciones entre informaciones.

• Tiempo de respuesta del sistema.

• Exactitud.

• Fiabilidad (en un periodo de tiempo)

• Seguridad

• Reserva

• Interface amigable con el usuario.

2.7.- Tipos de información a suministrar por un SI

• Soporte de tareas por niveles de dirección:

• Dirección General. Planificación estratégica, asignación de recursos a las unidades funcionales. Aborda problemas a largo plazo. Presupuestos, objetivos de ventas, producción, etc.

• Dirección Funcional. Obtención y gestión (eficaz y eficiente) utilización de recursos para el logro de objetivos. Control presupuestario, Existencias, Seguimiento de ventas,

para el logro de objetivos. Control presupuestario, Existencias, Seguimiento de ventas, Productividades.

• Dirección Operativa. Realización efectiva de tareas específicas. Orientada a transacciones, problemas de continua reincidencia, repetitivos, bien estructurados: pedidos, albaranes, ordenes de compra.


• Cada nivel de dirección utiliza datos suministrados por los niveles más bajos junto con los generados en el propio nivel.

• Dirección General. Información estratégica sobre todas las facetas relevantes para la planificación: análisis de alternativas en la asignación de recursos, información de mercado, cambios legislativos, análisis de la competencia, apoyo a actividades de comunicación y liderazgo.

• Dirección Funcional. Información (externa e interna) para la planificación táctica, el control y la toma de decisiones que afectan a la rentabilidad a corto plazo: supervisión y revisión de

y la toma de decisiones que afectan a la rentabilidad a corto plazo: supervisión y revisión de operaciones, control.

• Dirección Operativa. Para la resolución de problemas que puedan surgir en el desarrollo de la actividad cotidiana:

• Información diaria sobre indicadores que puedan emitir una advertencia de algún deterioro en rendimiento.

• Información periódica permanente.


� Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

� (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial) Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

� Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

� Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

� Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

externa a la misma.

� Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

� Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

� Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

� Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).


� Otra clasificación, según el entorno de aplicación:

� Otra clasificación, según el entorno de aplicación:

� Entorno transaccional : Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

� Entorno decisional : Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

2.8.- Funciones de un sistema de información

ENTORNO

ORGANIZACIÓN

ClientesProveedores

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Procesamiento

Clasificar

Agencias reguladoras

Accionistas Competidores

Entrada Salida

Retroalimentación

Clasificar

Ordenar

Calcular

2.9.- Por que sistema de información

Administración de la cadena de abastecimiento

Rentabilidad y posición

estratégica de la empresa

Administración de la empresa

Administración del cliente

Administración del conocimiento

Recolección y almacenamiento

Transformación Distribución

Actividades de procesamiento de la información

Valor de negocios

Actividades Administrativas

Planeacion Coordinación Control Modelo y toma de decisiones

almacenamiento de datos

den sistemas de negocios

Distribución

2.10.- Enfoque contemporáneo de los sistemas de información

Enfoques técnicos

Ciencias de la

Investigación de operaciones

Sociología

Ciencias de la computación

Enfoques conductuales

Ciencias de la administración

Sociología

EconomíaPsicología

2.11.- Nuevas opciones de diseño de la organización

�Organizaciones planas y el cambiante proceso administrativo

�Separación del trabajo de su ubicación física

�Reorganización de los flujos de trabajo (BPM)

�Reorganización de los flujos de trabajo (BPM)

� Incremento de la flexibilidad en las organizaciones

�Redefinición de las fronteras de la organización: Nuevas rutas de colaboración

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